第一篇：南京市數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程

南京市數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》

發(fā)布日期：2012-04-24 15:26:00

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關(guān)于印發(fā)《南京市數(shù)字檔案室

建設(shè)規(guī)程》的通知

各區(qū)（縣）檔案局，各有關(guān)機關(guān)、企事業(yè)單位：

為進一步推進我市檔案信息化建設(shè)，落實《南京市檔案信息化“十二·五”發(fā)展規(guī)劃》、《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》中“有序啟動數(shù)字檔案室建設(shè)”任務(wù)的要求，結(jié)合我市實際情況，在征求了市局（館）信息化領(lǐng)導小組、各區(qū)（縣）檔案局和有關(guān)單位意見并修改的基礎(chǔ)上，形成《南京市數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》（以下簡稱《規(guī)程》）?，F(xiàn)將《規(guī)程》印發(fā)給你們，供各單位參考。

數(shù)字檔案室建設(shè)應堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃、項目帶動、保證安全，穩(wěn)步實施”的原則，以實現(xiàn)在“雙軌制”環(huán)境下對電子文件和電子檔案進行有效管理為目標，全面提高各級檔案部門對電子文件和電子檔案的綜合管理能力，全面改善對本單位中心工作的保障能力和服務(wù)效率，進一步促進南京檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，滿足國家、社會和公眾日益增長的檔案信息需求，為構(gòu)建社會主義和諧社會和建設(shè)“幸福都市”、“智慧南京”，提供全方位檔案信息服務(wù)。

各單位要充分認識到數(shù)字檔案室建設(shè)是各單位信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必備基礎(chǔ)，應將數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位的信息化建設(shè)總體規(guī)劃，并從人、財、物等方面給予必要的保障。各單位應參照本《規(guī)程》，結(jié)合本系統(tǒng)、本行業(yè)上級業(yè)務(wù)主管部門的有關(guān)規(guī)定和本單位的實際情況確定各自數(shù)字檔案室建設(shè)的具體方案。

市檔案局負責全市數(shù)字檔案室建設(shè)的業(yè)務(wù)指導和服務(wù)，以及檢查和專項驗收工作。

日

二〇一一年十二月二十

前 言

數(shù)字檔案室建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。為指導和規(guī)范各單位數(shù)字檔案室建設(shè)，保證數(shù)字檔案信息的安全保管、規(guī)范使用和有效管理，特制定本規(guī)程。

本規(guī)程由南京市檔案局提出并組織起草。

數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程

1.范圍

本規(guī)程包括數(shù)字檔案室建設(shè)的基本原則、內(nèi)容構(gòu)成和技術(shù)要求等。

本規(guī)程適用于我市各級機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。國家、省駐寧單位、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

2.術(shù)語

數(shù)字檔案室：在統(tǒng)一的標準規(guī)范下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以保證電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性為基礎(chǔ)，對各類電子文件的收集、歸檔、整理、保管、利用全過程，實現(xiàn)文件和檔案一體化管理的虛擬檔案室。

3.規(guī)范性文件

3.1 執(zhí)行標準：

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《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）

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《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）

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《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）

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《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）l

《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

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《非關(guān)系型數(shù)據(jù)格式標準(征求意見稿)》

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《電子文件全程管理系統(tǒng)測評規(guī)范(征求意見稿)》

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《電子文件全程管理業(yè)務(wù)需求指南(征求意見稿)》

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《電子文件全程管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標準(征求意見稿)》

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《電子文件全程管理應用接口規(guī)范(征求意見稿)》

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《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15-1995）

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《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）

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《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）

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《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）

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《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）

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《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》(DA/T 38-2008)

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《會計檔案案卷格式》（DA/T 39-2008）

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《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）

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《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）

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《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）

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《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB 32/505-2002）

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《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》（DB 32/T 1892—2011）

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《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式》

（DB 32/T 1893—2011）

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《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）

3.2 參考文檔：

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檔案管理軟件功能設(shè)計要求暫行規(guī)定（國家檔案局2001年6月5日發(fā)布）

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電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局令第6號，2003年7月28日發(fā)布）

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機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號，2006年9月19日發(fā)布）

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電子文件管理暫行辦法（中辦國辦 廳字(2009)39號）

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國家檔案局辦公室關(guān)于征求《專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）》意見的通知（檔辦[2011]101號）

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電子文件歸檔與管理辦法（蘇檔發(fā)[2005]6號）

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電子文件管理細則（試行）（蘇辦[2010]58號）

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南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定（寧委辦發(fā)[2008]21號）

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南京市實物檔案管理辦法（寧檔[2006]37號）

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南京市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（暫行）（寧檔[2006]78號）

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南京市檔案館專題目錄數(shù)據(jù)格式

4.基本原則

4.1 文檔一體原則：保證在不同信息系統(tǒng)中形成的應歸檔電子文件，能及時、完整地進入數(shù)字檔案室。

4.2 館室一體原則：保證在數(shù)字檔案室中形成的電子檔案，符合同級數(shù)字檔案館進館要求，并能通過在線或脫機的方式定期向檔案館移交。

4.3 安全原則：建立健全必要的工作制度，重視安全技術(shù)和設(shè)備應用，加強安全管理，確保數(shù)字檔案室管理的各類文件及檔案數(shù)據(jù)在應用、存儲和傳輸過程中的安全。

5.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

5.1 電子文件歸檔

5.1.1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限，按《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

5.1.2 電子文件的歸檔內(nèi)容，應包括與紙質(zhì)文件內(nèi)容相對應的電子文件、電子辦文單及元數(shù)據(jù)等。

5.1.3 電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和歸檔格式，應符合相關(guān)技術(shù)標準要求；暫時未制定標準的，應選擇開放或主流的格式標準。

5.1.4 對于本單位形成的各類業(yè)務(wù)文件，要按照國家檔案局《專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）》進行歸類，實時或定期歸檔為專業(yè)檔案。

5.1.5 對于實物、照片及音視頻文件，要按照相關(guān)標準規(guī)范實時或定期歸檔為實物檔案、照片檔案、聲像檔案等電子檔案。

5.1.6 對于上述各類文件的歸檔管理，如有國家、省相關(guān)標準的，要按照標準執(zhí)行；沒有相關(guān)標準的，應按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.2 電子檔案保管

5.2.1 在建立相應的管理機制、工作流程、技術(shù)保障措施的基礎(chǔ)上，確保電子檔案內(nèi)容的安全保管；屬于國家秘密級以上的電子檔案保管，應按照國家有關(guān)規(guī)定進行管理。

5.2.2 對電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，應根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的備份策略，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等技術(shù)方式定期進行備份；在使用脫機載體進行備份時，脫機載體的制作、選擇和保管，應參照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008)、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T l5-95）、《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）等相關(guān)標準。

5.3 電子檔案封裝及移交

5.3.1 數(shù)字檔案室應實現(xiàn)向國家綜合檔案館移交各類電子檔案的功能。

5.3.2 移交的方式應包括在線移交和脫機移交。在線移交須通過電子政務(wù)網(wǎng)上傳移交內(nèi)容，脫機移交須定期把移交內(nèi)容存儲在光盤載體上向檔案館移交。

5.3.3 數(shù)字檔案室向國家綜合檔案館移交的內(nèi)容，應包括檔案目錄數(shù)據(jù)及與之相對應的電子封裝包（EEP）。具體要求應參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）、《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式》（DB 32/T 1893—2011）等相關(guān)標準。5.3.4 數(shù)字檔案室移交的內(nèi)容應由檔案員和分管領(lǐng)導使用數(shù)字證書（個人/單位證書）進行數(shù)字簽名。選用的電子簽名服務(wù)及其認證證書應符合《電子認證服務(wù)管理辦法》等國家相關(guān)規(guī)定。其電子簽名的驗證環(huán)境及相關(guān)技術(shù)資料、數(shù)據(jù)應與檔案一并移交，以便此類文檔能夠長期可讀和提供利用。

5.4 電子檔案利用

5.4.1 對實現(xiàn)數(shù)字化的檔案，應按權(quán)限及時提供利用。

5.5 建立檔案借閱登記和利用效果登記臺帳等。

6.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

6.1 數(shù)字檔案室運行的網(wǎng)絡(luò)，應與互聯(lián)網(wǎng)實行物理/邏輯隔離。

6.2 數(shù)字檔案室應在保證安全的前提下，部署在應歸檔文件資源相對豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。

6.3 數(shù)字檔案室所在網(wǎng)絡(luò)與不同安全等級的網(wǎng)絡(luò)之間需交換數(shù)據(jù)時，應按經(jīng)協(xié)商的交換標準，通過移動存儲介質(zhì)進行數(shù)據(jù)交換。

7.硬件設(shè)施

7.1 數(shù)字檔案室應配備必要的硬件設(shè)施。主要包括：計算機、專用服務(wù)器、移動存儲設(shè)備、有自動進紙功能的中/低速掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源等。

7.2 有條件或有需要的單位還可考慮選配：有自動進紙功能的高速掃描儀、磁盤陣列設(shè)備、雙機熱備服務(wù)器、磁帶機等。

8.系統(tǒng)軟件

8.1 操作系統(tǒng)：應選擇與硬件環(huán)境相匹配的主流操作系統(tǒng)。

8.2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：應選擇能滿足數(shù)字檔案室性能要求、適應本單位信息化總體規(guī)劃、技術(shù)成熟、后期維護有保障的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

9.應用軟件

9.1 電子文件歸檔管理：文書類電子文件元數(shù)據(jù)應按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）執(zhí)行，必須確保具有上述標準中的必選元數(shù)據(jù)和滿足相關(guān)條件的條件選元數(shù)據(jù)，其他元數(shù)據(jù)應根據(jù)需要盡量補全。歸檔電子文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和有關(guān)資料應能在保證安全的前提下，通過在線或脫機的方式，從單位OA系統(tǒng)實時或定期進入電子文件歸檔管理狀態(tài)，并進行真實、完整、有效性方面的鑒定、檢測。其他各類歸檔業(yè)務(wù)文件也應能通過在線或脫機的方式，從單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)實時或定期進入歸檔管理狀態(tài)。應實現(xiàn)對收文、發(fā)文、會議文件、各類業(yè)務(wù)文件、實物、照片、音視頻文件及其他材料等各類電子文件進行登記、查詢、借閱、統(tǒng)計、預歸檔等輔助功能。

9.2 電子檔案管理：各類電子檔案應當按照文件主題、存儲載體、涉密程度、安全等級、形成時間、保管期限和相關(guān)管理要求進行分類整理，建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，提供檢索途徑。應實現(xiàn)檔案及資料的著錄、整理編目、借閱、編研、統(tǒng)計、鑒定劃控、目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)檢索、庫房管理等功能。9.3 電子檔案封裝及移交：應根據(jù)相關(guān)標準實現(xiàn)對電子檔案的電子簽名和封裝等功能，并能與綜合檔案館實現(xiàn)在線或脫機移交。

9.4 電子檔案利用：在保證安全的前提下，方便快捷的對本單位工作人員提供符合其規(guī)定權(quán)限的各類檔案的利用和服務(wù)功能，其方式可考慮通過與服務(wù)對象的信息系統(tǒng)進行集成實現(xiàn)，也可與服務(wù)對象的信息系統(tǒng)通過鏈接及單點登錄實現(xiàn)?；竟δ軕ǎ悍窃诰€查閱和登記、在線查閱及審批、查閱臺帳管理等。

9.5 系統(tǒng)管理：應包括部門和用戶管理、應用權(quán)限控制、檔案和文件的類目管理、數(shù)據(jù)導入導出、報表管理、字典維護、密碼管理、數(shù)據(jù)安全管理及日志管理等功能，實現(xiàn)系統(tǒng)的有效管理和定期備份。

9.6 其它：可根據(jù)需要自行設(shè)計并實現(xiàn)其它管理功能。

10.檔案數(shù)字化

10.1 基本要求

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根據(jù)相關(guān)規(guī)范和要求以及本單位的實際情況制定符合上級行政及業(yè)務(wù)主管部門要求的數(shù)字化規(guī)范及實施計劃。

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涉密檔案原則上不進行內(nèi)容的數(shù)字化處理。

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存量檔案的批量數(shù)字化，在保證安全的前提下可采用外包方式進行。

10.2 目錄數(shù)字化

10.2.1 依據(jù)標準：

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現(xiàn)行文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文書檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)、照片檔案目錄數(shù)據(jù)及會計檔案目錄數(shù)據(jù)按照現(xiàn)有標準執(zhí)行。

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其它專業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)：參照《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式》（DB 32/T 1893—2011）及市檔案局根據(jù)各專業(yè)管理規(guī)范和要求制定的目錄數(shù)據(jù)格式，垂直管理的機關(guān)單位可以依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)上級部門各專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求以及綜合檔案館的進館要求制定。

10.2.2 范圍：完成本單位室藏全部檔案的案卷級、文件級目錄數(shù)字化。10.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化

10.3.1 依據(jù)標準：按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）和《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）執(zhí)行。

10.3.2 范圍：2011年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2006年以來的室藏檔案數(shù)字化；2012年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2005年以來的室藏檔案數(shù)字化；以此類推。

10.4 照片檔案數(shù)字化

10.4.1 依據(jù)標準：按照《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）執(zhí)行。

10.4.2 范圍：完成本單位室藏全部照片的數(shù)字化。

10.5 實物檔案數(shù)字化

10.5.1 依據(jù)標準：按照《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）執(zhí)行。

10.5.2 范圍：完成本單位室藏全部實物檔案的數(shù)字化。

10.6 多媒體檔案數(shù)字化

10.6.1 依據(jù)標準：按照《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB 32/T 1894—2011）執(zhí)行。

10.6.2 范圍：完成本單位室藏全部多媒體檔案的數(shù)字化。

11.數(shù)據(jù)安全

11.1 按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立信息內(nèi)容安全保密防護體系，實行嚴格的安全保密管理。

11.2 指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期對檔案數(shù)據(jù)的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，每年不得少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并處理。

11.3 數(shù)據(jù)歸檔入庫前，應對數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性進行必要的鑒定，確認達到要求后，才可正式入庫保管。

11.4 歸檔入庫后的檔案數(shù)據(jù)，原則上不能進行刪、改操作。數(shù)據(jù)確有錯誤的，在刪、改時應由應用系統(tǒng)形成必要的日志以備查證。

11.5 對正在運行的應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，應采用必要的技術(shù)策略和措施，實現(xiàn)在線的應用備份和數(shù)據(jù)備份；同時，必須定期對數(shù)據(jù)進行脫機備份，并使用專用的電子文件柜保存脫機載體。

11.6 檔案數(shù)據(jù)運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化，可能影響其效果或安全時，應當及時將其遷移、轉(zhuǎn)換。

11.7 反映檔案數(shù)據(jù)保管利用過程的相關(guān)信息應當記錄和保存。

12.系統(tǒng)安全 12.1 應在《中華人民共和國保守國家秘密法》和本單位保密規(guī)定的指導下實施數(shù)字檔案室的建設(shè)。

12.2 應根據(jù)需要加強應用系統(tǒng)對訪問的安全控制，保證信息的使用、存儲、傳輸安全。應防止越權(quán)訪問，以及防止因偶然或惡意的原因使系統(tǒng)遭到破壞、更改、泄露。

12.3 應采用國家有關(guān)主管部門審驗通過的正版查毒、殺毒軟件，實時對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。

12.4 應根據(jù)實際需要采用通過安全資質(zhì)認證的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，采用信息保護、訪問控制、責任認定等技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)中可疑的訪問進行記錄、跟蹤，阻止非法訪問，保護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應用系統(tǒng)的安全。12.5 應定期對系統(tǒng)漏洞進行掃描，主動查找并升級各種設(shè)備存在的漏洞，避免可能引起的破壞。

12.6 有條件的情況下，應該通過政府CA或本單位的CA，采用數(shù)字證書技術(shù)，實現(xiàn)對各種用戶身份的有效鑒別，確保用戶身份的合法性

13.制度建設(shè)

13.1 建立本單位電子文件歸檔制度，明確電子文件歸檔范圍、歸檔程序、歸檔方法及開放范圍等。

13.2 建立本單位電子檔案管理制度，明確規(guī)定電子檔案維護管理的職責和要求等。

13.3 建立本單位電子檔案移交制度，明確規(guī)定電子檔案的移交范圍和程序等。

13.4 建立本單位電子檔案利用制度，明確規(guī)定電子檔案網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標準，電子檔案的利用范圍等。

13.5 建立本單位檔案數(shù)據(jù)安全保密制度，明確檔案安全管理工作責任。

13.6 各單位還可根據(jù)本單位的實際需要，制定與數(shù)字檔案室相關(guān)的其它各項管理制度。

14.施工、監(jiān)理與驗收

14.1 數(shù)字檔案室的建設(shè)，應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，優(yōu)先選擇具備信息安全服務(wù)資質(zhì)及計算機信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的公司進行施工，并優(yōu)先選擇具備信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進行全程監(jiān)理。

數(shù)字檔案室的應用軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理，應通過同級或上級檔案局的專業(yè)驗收。

第二篇：檔案室建設(shè)

一、檔案室基本任務(wù)

1、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和政策，負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)公司檔案工作。

2、制定公司檔案工作的規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查公司檔案制度的執(zhí)行情況。

3、負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管各類永久、長期保存的檔案及有關(guān)資料，組織實施公司檔案的信息化建設(shè)，負責電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理。

4、開展檔案開發(fā)利用，編輯檔案參考資料、編制檢索工具、積極開發(fā)檔案

信息資源，為公司各項工作做好服務(wù)工作。

5、對公司各部門檔案工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查，對專、兼職檔案工

作人員進行業(yè)務(wù)培訓。

6、開展檔案宣傳教育活動。

7、完成公司領(lǐng)導交辦的任務(wù)。

二、檔案員隊伍建設(shè)

1、專(兼)職檔案員必須遵守國家的法律法規(guī)，認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀守法，具備檔案專業(yè)知識和一定的科學文化知識。

2、公司綜合檔案室專職檔案員列入公司事業(yè)編制，檔案員隊伍實行專、兼職人員與臨時聘請人員相結(jié)合。

3、公司專(兼)職檔案員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其職稱和待遇按國家及地方的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案管理員工作職責

1、熱愛檔案工作，學習檔案工作的基本知識和方法，接受部門分管檔案工作負責人的領(lǐng)導和學校檔案室的業(yè)務(wù)指導，積極參加檔案培訓。

2、負責指導本部門其他人員做好文件材料的形成、積累和整理等預立卷工作，最后完成立卷工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

3、注意文件材料的安全和保密，按規(guī)定時間集中本部門形成的所有檔案向校檔案室移交，并提供移交目錄，辦理交接手續(xù)。

四、檔案室辦工設(shè)備

1、檔案事業(yè)所需經(jīng)費，應單獨立項，列入公司預算，由領(lǐng)導統(tǒng)籌安排。

2、公司應充分考慮到檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模，本著方便利用、安全保管、有利發(fā)展的原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。

3、公司要有計劃地為綜合檔案室配置適應檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)備，如：計算機、復印機、錄音機、照像機、掃描儀、除濕機等。

五、檔案設(shè)備維護使用

1、檔案設(shè)備建立統(tǒng)計臺帳，準確反映檔案設(shè)備配置的時間、數(shù)量、型號、價格、功能，防止檔案設(shè)備丟失。

2、建立健全檔案設(shè)備檔案，便于對其使用維護。每天下班前，由檔案員對檔案庫房進行檢查，并作好記錄。

3、檔案設(shè)備要有專人管理和使用，定期對檔案設(shè)備進行保養(yǎng)和維修，檢查并清除安全隱患。

4、設(shè)備發(fā)生故章時，應及時向公司辦公室匯報，對責任事故進行分析，吸取教訓，杜絕人為事故隱患。

第三篇：檔案室建設(shè)標準

檔案室建設(shè)標準

一、各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù):

1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。

2、地面承重最大容量為1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架時應不大于1200公斤/平米。

3、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

4、每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來計算。

5、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。

6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應設(shè)在檔案室(庫)內(nèi)，應設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。

7、空調(diào)安裝位置應避免空調(diào)出風直接吹向文件資料。

8、館室內(nèi)應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。

二、檔案室的采光、通風要求

1、采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應和人造光來照明。

2、檔案室、查閱檔案及其他技術(shù)用戶應防日光直射，并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。

3、檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應選用防爆燈，防止用電時間過長發(fā)生失火。燈光，當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

4、檔案室通風也應采用自然風，如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調(diào)進行通風。

三、檔案室溫濕度要求

1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設(shè)置長年的溫控裝置，溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的，溫度的變化幅度不得超過溫度±2℃,相對濕度45%RH 不大于60%RH，有濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的相對濕度的日變化幅度不得超過±5%。注意:溫、濕度的測量點，是指在地面以上1.5m和距書架柜前0.4m處測量的數(shù)值。

2、對于干燥的地區(qū)可采用加濕機，定期用濕拖把拖地來保證環(huán)境濕度。

3、濕度過大的地區(qū)，如南方地區(qū)可采用抽濕機。

4、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應采取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應有過熱現(xiàn)象。

四、檔案室潔凈度要求

1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設(shè)置紗門，紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。

3、定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。

五、檔案室防雷接地要求

1、機房建筑以鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)為宜:計算機機房的保護接地應與建筑的防雷接地共用一組接地體。

2、接地引入線的長度不應該超過30m，其材料宜采用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材，不同金屬互連時，應防止電化腐蝕。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動范圍要求。

2、計算機機房或數(shù)據(jù)機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

3、蓄電池一般設(shè)計兩組并聯(lián)，UPS蓄電池一般只設(shè)計一組UPS設(shè)計需要設(shè)計冗余備份，可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時，主要敦變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用。

4、檔案館室內(nèi)照明的照度標準應符合規(guī)范要求。

七、檔案庫房要求

1、檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫)的溫度應控制在14℃~24℃，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±2℃，相對濕度應控制在45%~60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13℃~15℃，相對濕度應控制在35%~45%。

2、各庫房及庫外應科學地安設(shè)溫濕度記錄儀表，潮濕地區(qū)應配備去濕機，專門庫房應安裝空調(diào)設(shè)備。

3、庫房內(nèi)外溫濕度應定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)，注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。

4、空調(diào)、去濕或增濕設(shè)備應定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應按設(shè)備要求定期校驗。

5、檔案柜密集回應與墻壁保持一定距離(一般柜背與墻不小于10cm，柜側(cè)間距不小于60cm)，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風降溫。

第四篇：檔案室建設(shè)方案1

檔案室實施方案

一、指導思想

加強檔案的集中統(tǒng)一管理，保證公司檔案的完整、準確；確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務(wù)功能。

二、檔案管理工作

（一）檔案材料的收集

建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；及時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。

（二）檔案的歸檔、立卷與管理

依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容順序分成若干層次和類別進行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件、請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

（三）檔案的保管

防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。

（四）檔案的鑒定分類

從檔案的內(nèi)容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應設(shè)立專人專柜保管，并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價值。

（五）檔案借閱、利用工作

凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)主管領(lǐng)導簽批后方能調(diào)閱。

案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領(lǐng)導。

本公司內(nèi)檔案管理的利用方式有：

1、提供檔案原件；

2、提供檔案復印件；

3、提供文獻索引資料。

4、檔案管理部門應主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)。

三、檔案室工作職責：

1、完成文書檔案、聲像檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案、房產(chǎn)檔案，在每年的規(guī)定時間（即每半年）完成檔案的接收（收集）、整 理、分類、歸檔等工作。

2、做好室藏建設(shè)。一是整理檔案庫房，達到規(guī)定要求。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。

3、開展檔案開發(fā)利用工作，辦理借閱與咨詢；積極開發(fā)檔案信息資源，為本公司工作服務(wù)。

4、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護檔案有功者，提請公司給予表彰。

5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

第五篇：檔案室建設(shè)技術(shù)規(guī)范

單位檔案室建設(shè)要求參考技術(shù)規(guī)范

一、檔案室設(shè)施的基本含義

檔案室設(shè)施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬件的總稱。主要包括檔案用房、檔案柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉及計算機、網(wǎng)絡(luò)、儲存設(shè)備等。

二、檔案室設(shè)施建設(shè)的基本原則

從本單位實際出發(fā)，最大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用。維護檔案的完整，一是指保持檔案內(nèi)容和形式的有機聯(lián)系和完整；二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護檔案的安全，一是指不發(fā)生丟失、火災、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故；二是指防止檔案內(nèi)容泄密。方便檔案的利用，一是指運用計算機等現(xiàn)代化管理手段，提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境、復制檔案的條件和設(shè)備等。

三、檔案用房建筑

1.檔案用房建筑設(shè)計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，提出檔案用房的建筑要求

2.檔案用房要按照功能區(qū)分原則，力求達到功能合理，流程便捷。檔案用房要實行“三分開”（檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室分開）。為了便于安全管理，檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室應設(shè)在同一樓層。

在檔案庫房面積應能容納本機關(guān)形成的全部檔案，并能容納由本機關(guān)自行保管（不向檔案館移交）的全部檔案。

3.檔案庫房以東或南朝向為宜，墻壁要具有隔熱、防潮性能。在樓層安排上不用一樓、地下室和最高層。檔案庫房應集中布置，遠離易燃、易爆場所，不能緊鄰衛(wèi)生間等潮濕、有污染源的部位。

4.檔案庫房要符合檔案防護的基本要求，即防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)。

5.檔案庫房凈高不應低于2.40m。當有梁和通風管道時，其局部凈高不應低于2.20m。為防止溢水流入庫房，室內(nèi)比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層布置且樓地面有高差時，應采用坡道連通。

6.檔案庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉，門應具備防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大于5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施，設(shè)紗窗；當采用高窗時，墻的下部應增設(shè)通風口，通風口設(shè)金屬網(wǎng)。檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網(wǎng)等安全防護措施。

7.檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。檔案庫房地面平均承重應為5KN/㎡以上，采用密集架時承重應不低于在12KN/㎡為宜。

8.檔案庫房墻體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久，具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。

9.檔案庫內(nèi)嚴禁設(shè)置明火設(shè)施，庫房的電源開關(guān)應設(shè)于庫房外，并應設(shè)有防止漏電的安全保護設(shè)置，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式?？照{(diào)設(shè)施應單獨設(shè)置配電線路，并采用穿金屬管保護。庫房內(nèi)不應設(shè)置消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區(qū)。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內(nèi)墻上。

四、檔案庫房的安全防護

1.健全制度：檔案庫房管理制度，包含庫房日常安全管理，定期安全檢查，每天溫濕度控制、保持整潔衛(wèi)生、遵守保密規(guī)定等內(nèi)容。檔案員每月應對所保存的檔案進行一次檢查，每年對所保存的檔案進行一次清點核對，并做好檢查、清點記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時匯報并采取相應的措施。

2.防高溫、防潮：檔案庫房溫度控制在14-24℃，每晝夜波動幅度不大于±2℃；相對濕度控制在45%-60%之間，每晝夜波動幅度不大于±5%。

庫房內(nèi)應配備溫濕度儀，應配備空調(diào)、除濕機、加濕器等調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備。

當溫濕度超過標準時必須采取措施使之符合要求，檔案庫房安裝柜式或壁掛式空調(diào)為宜。

3.防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時，宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾，避免陽光直射檔案。

4.防有害生物：檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍，檔案箱柜內(nèi)應放置防蟲、防霉藥品，并及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器，凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他墻身孔洞也應采取防護措施。

5.防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵，箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。

6.防火：檔案庫房應配備消防器材，采用氣體或干粉型，并定期檢查更換。庫房內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸煙。庫房內(nèi)各類電器使用方法要規(guī)范，8小時以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查，確保萬無一失。

7.防盜：檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。

五、檔案室設(shè)施設(shè)備配置及裝具質(zhì)量

1.對于新建的檔案庫房應該安裝質(zhì)量符合國家標準、數(shù)量充足的檔案并安裝使用空調(diào)、去濕機、加濕器或?qū)Ｓ玫臏貪穸茸钥叵到y(tǒng)。

2.應配備檔案專用、高配置的計算機、掃描儀、光盤刻錄、網(wǎng)絡(luò)和存儲設(shè)備，可配備檔案專用打印機及復印機、照相機、防磁柜、消毒柜等設(shè)備。

3.檔案柜、或密集架架應適合放置A4、B5紙型、會計檔案、基建圖紙等各種類型檔案，宜采用不燃燒材料或難燃燒材料制成。

4.檔案柜、架排列的各部分尺寸應該達到以下要求：主通道凈寬不應小于1.00m，兩行間凈寬不應小于0.80m，頂端部與墻的間隔不應小于0.60m。庫房內(nèi)柜、架應成行垂直于有窗的墻面，外墻采光窗宜與檔案柜架間的通道相對應，當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。

5.卷皮(盒)的印制使用應符合國家檔案局頒布的“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱”行業(yè)標準(DA/T24—2000)。為保證質(zhì)量，檔案卷皮(盒)應采用本區(qū)檔案部門統(tǒng)一印制的檔案卷皮(盒)。