第一篇：國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的通知

國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的通知 檔辦[2010]116號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館,各計(jì)劃單列市檔案局、館,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館,中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門(mén),總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室,各人民團(tuán)體檔案部門(mén),各中央企業(yè)檔案部門(mén),中國(guó)照片檔案館,中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院: 《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》已經(jīng)編制完成,經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn),現(xiàn)予以發(fā)布。請(qǐng)各級(jí)檔案部門(mén)參照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家檔案局辦公室

二○一○年六月十七日 數(shù)字檔案館建設(shè)指南 國(guó)家檔案局 二○一○年六月 說(shuō) 明

本指南由國(guó)家檔案局提出并歸口。

本指南起草單位:國(guó)家檔案局技術(shù)部、福建省檔案局、山東省檔案局、青島市檔案局。本指南主要起草人:王良城、蔡學(xué)美、潘積仁、黃建峰、王憲東、郭玉東、馮劍波。本指南主要審查人:李和平、姜之茂、方昀、韓李敏、黃玉明、何伍愛(ài)、趙國(guó)俊。目錄

1總體要求........................................................1 1.1概述.........................................................1 1.2 建設(shè)原則與要求..................................1 1.3建設(shè)目標(biāo).................................................2 1.4建設(shè)內(nèi)容.................................................3 1.5建設(shè)步驟.................................................4 2.管理系統(tǒng)功能要求.....................................6 2.1收集功能要求.........................................7 2.2管理功能要求.........................................8 2.3 保存功能要求......................................9 2.3.1長(zhǎng)久保存策略........................................9 2.3.2 存儲(chǔ)架構(gòu)選擇.....................................9 2.4利用功能要求...........................................10 3.應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建...................11 3.1運(yùn)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā).........................................11 3.2服務(wù)平臺(tái)建設(shè)...........................................12 3.3軟硬件設(shè)備配置.......................................14 3.3.1系統(tǒng)軟件選擇........................................14 3.3.2硬件設(shè)備配置........................................15 4.數(shù)字檔案資源建設(shè).......................................16 4.1電子文件接收...........................................17 4.2檔案數(shù)字化..............................................18 4.3資源整理..................................................19 4.4 建立數(shù)字檔案資源庫(kù).............................20 5.保障體系建設(shè)..............................................21 5.1安金保障體系建設(shè)..................................21 5.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè).................................23 數(shù)字檔案館建設(shè)指南

1.總體要求 1.1概述

數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類(lèi)檔案館為造應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

建沒(méi)數(shù)字檔案館，有利于促進(jìn)國(guó)家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高各級(jí)政府公共服務(wù)能力，有利于促進(jìn)社會(huì)主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿(mǎn)足廣大人民群眾對(duì)現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過(guò)調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開(kāi)發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。1.2建設(shè)原則與要求

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實(shí)效。

統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)整體框架和基木要求，及時(shí)將數(shù)字檔案館建設(shè)與區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實(shí)施步驟。

項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破。實(shí)施項(xiàng)目帶動(dòng)戰(zhàn)略，支撐和帶動(dòng)數(shù)字檔案館整體建設(shè)和發(fā)展。將數(shù)字檔案館建設(shè)分成若干子項(xiàng)目，以項(xiàng)目帶動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)及推進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，有利于獲得黨委政府和有關(guān)部門(mén)的重視和投入，有利于集中人力物力有針對(duì)性地重點(diǎn)解決數(shù)字檔案館建設(shè)中的核心問(wèn)題。

需求導(dǎo)向、保證安全。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向，著眼于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾在線(xiàn)利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動(dòng)檔案信息資源的共享。應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，建立健全安全管理制度，完善災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全。

合理適用、穩(wěn)步實(shí)施。要重視前期調(diào)研，進(jìn)行可行性研究，結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)工作實(shí)際，提出創(chuàng)新性高、應(yīng)用性強(qiáng)的功能需求，以確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和項(xiàng)目建設(shè)的合理性、適用性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)人員應(yīng)全程參與，及時(shí)研究和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正偏差。重大項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等方面進(jìn)行全程監(jiān)理。1.3建設(shè)目標(biāo)

數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)是：緊緊依靠國(guó)家和當(dāng)?shù)匦畔⒒A(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境，充分利用各種政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)、公眾網(wǎng)平臺(tái)以及各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)資源，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本部門(mén)本單位一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動(dòng)館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會(huì)共享服務(wù)。

其中，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)。1.4建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案館總體建設(shè)內(nèi)容主要包括:

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線(xiàn)與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿(mǎn)足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開(kāi)發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類(lèi)數(shù)字檔案資源庫(kù)群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴(lài)性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過(guò)不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。1.5建設(shè)步驟

數(shù)字檔案館建設(shè)一般分項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)、項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)等幾個(gè)步驟進(jìn)行。（1）項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)

根據(jù)社會(huì)信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。成立由檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項(xiàng)目籌備小組，對(duì)本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文件狀況、黨委政府各部門(mén)和公眾對(duì)檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研，研究提出項(xiàng)目可行性報(bào)告，向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T(mén)提出數(shù)字檔案館立項(xiàng)申請(qǐng)。在與相關(guān)主管部門(mén)充分溝通后，由主管部門(mén)組織專(zhuān)家對(duì)項(xiàng)目可行性報(bào)告進(jìn)行論證。（2）項(xiàng)目招投標(biāo)

項(xiàng)目經(jīng)立項(xiàng)批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。充分征求檔案館各業(yè)務(wù)部門(mén)、相關(guān)專(zhuān)家的意見(jiàn)，對(duì)數(shù)字檔案館的功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成功能需求方案。功能需求方案應(yīng)既符合檔案管理的實(shí)際需要，又便于計(jì)算機(jī)編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中實(shí)現(xiàn)。

（3）項(xiàng)目實(shí)施

按照數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、總體內(nèi)容和項(xiàng)目可行性研究報(bào)告立項(xiàng)批復(fù)的要求，制訂詳細(xì)的項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施方案，明確項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容、進(jìn)度和時(shí)間安排，有計(jì)劃地推進(jìn)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與調(diào)試、軟硬件集成、項(xiàng)目試運(yùn)行與驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施工作。項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理，確保項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。（4）運(yùn)行維護(hù)

項(xiàng)目驗(yàn)收后，應(yīng)適時(shí)調(diào)整、明確數(shù)字檔案館各功能模塊的管理職責(zé)，加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)，建立數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務(wù)管理工作為主線(xiàn)、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機(jī)制。要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會(huì)外包服務(wù)保障為依托運(yùn)行與維護(hù)體系。2.管理系統(tǒng)功能要求

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶(hù)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

2.1收集功能要求

系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)學(xué)信息資源等功能。

（1）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上，保證接收過(guò)程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用。

（2）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線(xiàn)接收和脫機(jī)接收方式。

（3）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

（4）系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線(xiàn)或離線(xiàn)接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。（5）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。2.2管理功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝?lèi)數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類(lèi)、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能:

（1）按照設(shè)定的分類(lèi)方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。（2）過(guò)濾重份數(shù)據(jù)和重新分類(lèi)、編號(hào)。

（3）對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將來(lái)不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。（4）輔助人工完成檔案的開(kāi)放鑒定工作。

（5）對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

（6）對(duì)檔案類(lèi)型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類(lèi)檔案信息。（7）輔助完成館藏實(shí)體檔案編目（著錄、標(biāo)引)、整理、出入庫(kù)房整理等工作。（8）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。2.3保存功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長(zhǎng)久保存策略的確定；二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。2.3.1長(zhǎng)久保存策略

長(zhǎng)久保存策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。

（1）應(yīng)當(dāng)選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開(kāi)放格式或主流格式。（2）定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

（3）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及整理和利用的需要，選擇在線(xiàn)、近線(xiàn)、離線(xiàn)、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式。

（4）計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。2.3.2存儲(chǔ)架構(gòu)選擇

根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲(chǔ)技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲(chǔ)設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶(hù)數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案館合理安全的存儲(chǔ)容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件存儲(chǔ)器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存儲(chǔ)技術(shù)方法。2.4利用功能要求

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過(guò)公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、資源發(fā)布、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng):

（1）能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿(mǎn)足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢(xún)要求。

（2）能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。（3）能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。

（4）能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線(xiàn)交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。（5）能夠輔助開(kāi)展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

（6）能夠進(jìn)行檔案利用訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

（7）能夠?qū)τ脩?hù)、數(shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門(mén)類(lèi)設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。3.應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建

鼓勵(lì)各地區(qū)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)或購(gòu)置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復(fù)開(kāi)發(fā)，降低應(yīng)用成木。應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)當(dāng)遵循整體性、開(kāi)放性、穩(wěn)定性等原則。鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)公司應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開(kāi)發(fā)。

（1）整體性。系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購(gòu)置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境，選擇恰當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)工具和技術(shù)路線(xiàn)，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系，形成一個(gè)整體。

（2）開(kāi)放性。系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

（3）穩(wěn)定性。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)采用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。3.2服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)一般應(yīng)面向不同對(duì)象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建三個(gè)服務(wù)平臺(tái)，并提供相應(yīng)層級(jí)數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù)。

數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同檔案開(kāi)發(fā)范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)。一般主要包括：一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來(lái)館利用檔案人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)；二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)的面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺(tái)；三是利用公眾網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會(huì)公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。（1）基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)

局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)。局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備館藏?cái)?shù)字檔案?jìng)饔堋⒔粨Q、存儲(chǔ)、安全防護(hù)的功能，承擔(dān)檔案館“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基木功能，滿(mǎn)足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需耍。局域網(wǎng)通常還要承擔(dān)輔助檔案實(shí)體管理的功能。

（2）基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái) 政務(wù)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案館連接本級(jí)各黨政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺(tái)。它依托本級(jí)政務(wù)網(wǎng)，能夠接收各立檔單位電子文件，能夠?yàn)檎?wù)網(wǎng)用戶(hù)提供在線(xiàn)檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)的檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。

鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)。（3）基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)

公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)，如公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)，是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會(huì)共享的有效途徑之一，它依托公眾網(wǎng)，通過(guò)檔案網(wǎng)站建立滿(mǎn)足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時(shí)，采集具有重要保存價(jià)值的各類(lèi)數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會(huì)最廣泛共享。該平臺(tái)還可采取必要的安全措施，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流。檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:（1）GB50174-2008 電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范;

（2）GB/Z24294-2009 信息安全技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)信息安全實(shí)施指南。3.3軟硬件設(shè)備配置 3.3.1系統(tǒng)軟件選型

數(shù)字檔案館系統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等方面。

操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況來(lái)選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統(tǒng);服務(wù)器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務(wù)量、并發(fā)用戶(hù)、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)首先滿(mǎn)足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理的需求，并充分考慮技術(shù)和管理成本；其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的支持；再次要考慮其開(kāi)放性和擴(kuò)展性，為將來(lái)系統(tǒng)的升級(jí)、遷移免除后顧之憂(yōu)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)的將來(lái)采用的軟件，并充分考慮今后幾年數(shù)據(jù)量的要求。在前期規(guī)劃時(shí)，不僅需要決定使用的類(lèi)型和版本，還需要規(guī)劃設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；不僅需?？紤]當(dāng)前存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)信息類(lèi)型，還要考慮將要接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)信息類(lèi)型。

其他軟件配置。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)交換、OCR、格式轉(zhuǎn)換、非線(xiàn)性編輯、全大檢索等方面的軟件。3.3.2 硬件設(shè)備配置

數(shù)字檔案館系統(tǒng)硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備。系統(tǒng)中每個(gè)獨(dú)立任務(wù)應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)器來(lái)承擔(dān)處理任務(wù)。服務(wù)器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，可以分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類(lèi)。主服務(wù)器主要承擔(dān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理以及應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行，主服務(wù)器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。輔助服務(wù)器包括輔助應(yīng)用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、文件服務(wù)器等，承擔(dān)系統(tǒng)中非核心功能的處理任務(wù)。一個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實(shí)際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨(dú)立的服務(wù)器，可根據(jù)財(cái)力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶(hù)數(shù)量及其訪問(wèn)量等，合理選定。

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備主要包括傳輸介質(zhì)、集線(xiàn)器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等。雙絞線(xiàn)和光纖是最常用的傳輸介質(zhì)，物理上分散的多臺(tái)計(jì)算機(jī)只有通過(guò)傳輸介質(zhì)才能連接在一起形成網(wǎng)絡(luò);集線(xiàn)器可以放大傳輸信號(hào)，主要用于小型網(wǎng);交換機(jī)是一種基于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，具有網(wǎng)絡(luò)流量控制等性能，是大型網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)的必需設(shè)備;要使網(wǎng)絡(luò)之間互連，則必須配備路由器;光電轉(zhuǎn)換設(shè)備是實(shí)現(xiàn)雙絞線(xiàn)和光纖兩種不同傳輸介質(zhì)的信號(hào)轉(zhuǎn)換的設(shè)備。

存儲(chǔ)設(shè)備主要包括磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)架構(gòu)而選擇存儲(chǔ)設(shè)備。數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、非線(xiàn)性編輯系統(tǒng)等。

終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備，通常是指獨(dú)立工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。數(shù)字檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展必須依托這些設(shè)備，通過(guò)終端訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，完成信息處理工作。一個(gè)數(shù)字檔案館終端設(shè)置應(yīng)考慮三種用戶(hù)，即社會(huì)用戶(hù)、檔案館工作人員、檔案館聘請(qǐng)的數(shù)據(jù)加工和處理人員。4.數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類(lèi)資源庫(kù)等內(nèi)容。

4.1電子文件接收

應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收進(jìn)館制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

為了保證有價(jià)值的數(shù)字檔案資源接收進(jìn)館，從數(shù)字檔案館建設(shè)開(kāi)始，就應(yīng)按照數(shù)字檔案館功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。在范圍上，除了參照紙質(zhì)檔案接收要求，還應(yīng)針對(duì)電子文件多樣性、形象性的特點(diǎn)，接收反映重大事件、重要活動(dòng)、重大變化的電子形式的記錄；在種類(lèi)上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)等各種形式的電子文件。應(yīng)當(dāng)明確電子文件移交的方式和時(shí)限。移交方式可以是在線(xiàn)也可以離線(xiàn)移交，但不論何種移交方式，以安全、高效、準(zhǔn)確為原則。與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)電子文件的移交和接收之前，應(yīng)要求和督促立檔單位建立正確無(wú)誤的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并保證其內(nèi)容的一致性。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進(jìn)行質(zhì)量檢查、開(kāi)展技術(shù)服務(wù)等。

電子文件的接收與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:(1)GB/Tl 8894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范;(2)DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則;(3)DA/T46-20文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案;

(4)DA/T47-2009版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求;(5)DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范。4.2檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來(lái)源。如果對(duì)館藏檔案無(wú)法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。

數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開(kāi)展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專(zhuān)業(yè)公司實(shí)施加工。這一模式效率相對(duì)較高，投資相對(duì)節(jié)省，普遍適用于各類(lèi)檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關(guān)保密資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)公司。

檔案數(shù)字化工作之前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:（1）DA/T31.2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范;（2）DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。4.3資源整理 在對(duì)信息資源進(jìn)行有序、有效管理之前，必須進(jìn)行整理，包括分類(lèi)、價(jià)值鑒定、開(kāi)放審查等。應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案信息進(jìn)行有序排列，當(dāng)前國(guó)家尚未制訂針對(duì)數(shù)字檔案信息分類(lèi)的規(guī)則，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類(lèi)、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，確定數(shù)字檔案信息的合理分類(lèi)方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效控制。

電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，必須進(jìn)行開(kāi)放利用的鑒定工作，并通過(guò)技術(shù)檢查，譬如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信思。

檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶(hù)范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對(duì)涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布;內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)(包括政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等)使用;開(kāi)放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開(kāi)放鑒定是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。

4.4建立數(shù)字檔案資源庫(kù)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫(kù)一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或元數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)的排序等處理，形成由計(jì)算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過(guò)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，一般是通過(guò)人工錄入建庫(kù)方式建立;二是通過(guò)接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案，一般通過(guò)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)中提取而形成，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補(bǔ)充完善后建立。

保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項(xiàng)重措施。元數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)接照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過(guò)對(duì)電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程信息進(jìn)行自動(dòng)生成和適當(dāng)人工添加而形成。

內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類(lèi)、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過(guò)與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實(shí)施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來(lái)也會(huì)采用其他技術(shù)方法對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。對(duì)于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:(1)GB/T20163-2006中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式;(2)DA/T134994檔號(hào)編制規(guī)則。5.保障體系建設(shè)

安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

安全保障體系建設(shè)主要通過(guò)兩方面途徑實(shí)現(xiàn)。一是按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必耍的軟硬件設(shè)施。數(shù)宇檔案館系統(tǒng)一般要求達(dá)到二級(jí)(系統(tǒng)審計(jì)保護(hù)級(jí))以上安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和項(xiàng)目施工。建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的檔案信息安全保密工作。二是建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過(guò)程中的安全保密管理工作。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

應(yīng)當(dāng)遵循的有關(guān)信息安全規(guī)范:

(1)GB17859-1999信息安全技術(shù)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分準(zhǔn)則;(2)GB/T24363-2009信息安全技術(shù)信息安全應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃規(guī)范;(3)GB/Z243 64-2009 信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理指南;(4)GA/T671-2006終端計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等級(jí)技術(shù)要求。5.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館各項(xiàng)功能的必要前提。數(shù)字檔案館建設(shè)要嚴(yán)格遵守國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

各地在建設(shè)數(shù)字檔案館過(guò)程中，具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程如果尚無(wú)相關(guān)上位標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可以向國(guó)家檔案行政管理部門(mén)提出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制修訂建議，或根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況制訂相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并積極上報(bào)有關(guān)部門(mén)，上升為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

第二篇：數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告

數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告

目 錄

1概述 1 2總體要求 1 2.1指導(dǎo)思想 1 2.2總體要求 1 3技術(shù)要求 2 3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境 2 3.2性能要求 2 3.3安全要求 2 4業(yè)務(wù)需求 2 4.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案 2 4.2文書(shū)檔案 3 4.3技改、基建、設(shè)備檔案 3 4.4聲像檔案 4 4.5專(zhuān)題 4 4.6資料 4 5功能需求 5 5.1 數(shù)據(jù)采集 5 5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口 5 5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口 6 5.1.3 與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成 6 5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口 6 5.2 歸檔整編 6 5.3檔案著錄 7 5.4原文管理 10 5.5檔案查詢(xún) 11 5.6 統(tǒng)計(jì)/報(bào)表 11 5.7 鑒定與銷(xiāo)毀 13 5.8技術(shù)資料接收、分發(fā)與調(diào)撥 13 5.9受控管理 14 5.10資料管理 15 5.11編研 15 5.12館務(wù)管理 15 5.13 WEB利用 16 6系統(tǒng)管理與維護(hù) 17 6.1系統(tǒng)設(shè)置 17 6.2用戶(hù)、權(quán)限 17 6.3日志管理 18 6.4備份與恢復(fù) 19 6.5人員分工 19 7其他需求 19 附件1：檔案各著錄項(xiàng)目屬性表 20 附件2：OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性表 24 附件3：文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表 26

1概述

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，總體架構(gòu)包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理應(yīng)用系統(tǒng)、運(yùn)行機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系六大部分，其中管理系統(tǒng)平臺(tái)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵部分，本著長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、分布實(shí)施的原則，結(jié)合我單位工作實(shí)際，提出此需求。明確應(yīng)具有的功能、性能，使系統(tǒng)分析人員和軟件開(kāi)發(fā)人員清楚了解我單位的需求，并在此基礎(chǔ)上完成符合我單位要求的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作。2總體要求 2.1指導(dǎo)思想

×××數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是航空工業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)的重要組成部分，也是所信息化平臺(tái)建設(shè)建項(xiàng)目之一。在系統(tǒng)構(gòu)上首先要滿(mǎn)足《××××企事業(yè)單位數(shù)字化檔案館建設(shè)內(nèi)容》的需要，同時(shí)應(yīng)符合××信息化平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)要求。

系統(tǒng)應(yīng)在目前的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理＋檔案管理系統(tǒng)＋OA系統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上，著眼于現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展要求，充分考慮到未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案資源管理的功能設(shè)計(jì)方面具有拓展性、前瞻性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性，使本系統(tǒng)既滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)管理的需要，又能夠適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。

2.2總體要求

系統(tǒng)功能應(yīng)包含數(shù)字檔案管理工作的全部領(lǐng)域。功能模塊的設(shè)置應(yīng)適合我××檔案管理實(shí)際要求和未來(lái)發(fā)展的需求。

系統(tǒng)應(yīng)具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。對(duì)操作人員的重要操作提供信息反饋，設(shè)計(jì)良好的聯(lián)機(jī)幫助。系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，要充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來(lái)可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時(shí)間能夠滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)信息處理的需求。系統(tǒng)要封裝和集成一些常用工具軟件。

系統(tǒng)安全性、保密性符合國(guó)家和行業(yè)通用要求。

3技術(shù)要求

3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境 采用B/S方式和C/S方式。客戶(hù)端支持微機(jī)和工作站。

支持Windows XP和Windows 2000等操作系統(tǒng)。3.2性能要求

系統(tǒng)易維護(hù)、可擴(kuò)充。

接口功能強(qiáng)大，實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接。數(shù)據(jù)處理響應(yīng)速度快。

查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確，保證查全查準(zhǔn)。

具有可擴(kuò)展性，檔案管理系統(tǒng)必須能夠在用戶(hù)的使用率、用戶(hù)的數(shù)目增加很快的情況下，保持合理的性能。3.3安全要求

軟件運(yùn)行性能穩(wěn)定，滿(mǎn)足系統(tǒng)安全性和數(shù)據(jù)保密性的需要。具備故障預(yù)警、檢查和處理機(jī)制、防止數(shù)據(jù)因意外情況丟失或損壞，有完善的備份和恢復(fù)機(jī)制。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則和安全審計(jì)原則，采用嚴(yán)格的安全體系，保證數(shù)據(jù)在處理和傳輸過(guò)程中的安全。支持CA安全認(rèn)證系統(tǒng)，能夠進(jìn)行密碼升級(jí)。應(yīng)用模塊功能安全應(yīng)分級(jí)控制。系統(tǒng)應(yīng)具備完備的安全日志。

4業(yè)務(wù)需求

系統(tǒng)要能夠能滿(mǎn)足日常業(yè)務(wù)管理需要，主要包括對(duì)型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題、文書(shū)、技改、基建、設(shè)備、聲像、專(zhuān)題、資料等門(mén)類(lèi)檔案的管理。4.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案主要為我單位科研活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）。技術(shù)文件采用文件級(jí)著錄模式（取消案卷級(jí)著錄），著錄時(shí)，應(yīng)包含案卷號(hào)、分類(lèi)號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、案卷題名等反映案卷級(jí)信息的著錄項(xiàng)，以便自動(dòng)生成案卷級(jí)信息（技術(shù)文件走OA流程，歸檔過(guò)程參見(jiàn)文書(shū)檔案歸檔過(guò)程）。技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）以單份文件圖紙為單位進(jìn)行管理（取消案卷級(jí)著錄），文件級(jí)著錄時(shí)，目錄單號(hào)等反映同一目錄單信息的屬性必著，更改單和技術(shù)單與圖紙要關(guān)聯(lián)管理。

在管理系統(tǒng)中，能夠?qū)@些檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、整編、歸檔、著錄、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷(xiāo)毀、分發(fā)、調(diào)撥等業(yè)務(wù)操作。

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分。4.2文書(shū)檔案

文書(shū)檔案以件為保管單位，主要管理OA系統(tǒng)歸檔的電子文件和一些紙質(zhì)文件掃描后電子文件。對(duì)于OA系統(tǒng)中的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息(條目信息、全文、文件處理單信息)，自動(dòng)歸檔到文件管理模塊中，補(bǔ)充著錄信息后，再整編歸檔到檔案管理模塊中。對(duì)于紙質(zhì)掃描的電子文件，直接在檔案管理模塊中，進(jìn)行條目信息著錄，并進(jìn)行全文掛接。

在這些業(yè)務(wù)流程中，能夠進(jìn)行著錄、修改、全文掛接、整編、歸檔、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、鑒定銷(xiāo)毀等基本的業(yè)務(wù)操作。文書(shū)檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分 4.3技改、基建、設(shè)備檔案

技改、基建、設(shè)備檔案主要為我單位在技術(shù)改造、基本建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中形成的技術(shù)文件、合同、圖紙、設(shè)備資料等，對(duì)這些檔案主要以項(xiàng)目成套或單臺(tái)（套）配套管理，只進(jìn)行目錄級(jí)著錄管理。由于這些檔案的形成存在著階段性、不確定性，在管理過(guò)程中，采取預(yù)歸檔立卷的方式，先在文件管理中進(jìn)行文件級(jí)著錄，等文件齊全，再批量歸檔整編到檔案管理模塊中。

在管理過(guò)程中，系統(tǒng)要能夠?qū)@些檔案進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷(xiāo)毀等基本的業(yè)務(wù)操作。技改、基建、設(shè)備檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分。4.4聲像檔案

聲像檔案主要是在科研生產(chǎn)生活過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的以聲音、圖像等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，主要有照片、底片、光盤(pán)、磁帶、錄像帶等，分為科研類(lèi)（型號(hào)、設(shè)備）、人物類(lèi)、會(huì)議類(lèi)、文娛活動(dòng)類(lèi)等。對(duì)于光盤(pán)、磁帶、錄像帶進(jìn)行目錄級(jí)管理，照片、數(shù)字視頻進(jìn)行文件級(jí)著錄、全文掛接，照片檔案全文掛接時(shí)，十個(gè)文件一個(gè)壓縮包進(jìn)行掛接，掛接的第一個(gè)壓縮包中的文件為這個(gè)主題中最為重要的十個(gè)照片，數(shù)字視頻則著錄完信息后直接掛接。在管理過(guò)程中，能夠進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)操作，支持各種音頻、視頻格式的全文讀取。聲像檔案著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分。4.5專(zhuān)題

專(zhuān)題中管理的對(duì)象包括編研庫(kù)（大事記、組織沿革、專(zhuān)題匯編等）和素材庫(kù)(從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫(kù)或從檔案庫(kù)外通過(guò)輸入、掃描、摘錄等方式得到的材料)。對(duì)其管理的功能包括制作專(zhuān)題目錄，管理各專(zhuān)題的名稱(chēng)、時(shí)間、期限、專(zhuān)題類(lèi)別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢(xún)專(zhuān)題等功能。專(zhuān)題著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分 4.6資料

我單位資料主要為外來(lái)的參考資料、密級(jí)資料。

對(duì)于外來(lái)的參考資料，可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)操作。

對(duì)于密級(jí)資料，除了可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)操作外，還可以進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，非檔案管理員只能進(jìn)行目錄級(jí)的檢索，不可以瀏覽全文。

資料著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分。5功能需求 5.1 數(shù)據(jù)采集

通過(guò)數(shù)據(jù)接口及其他方式對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與單位的OA、PDM、文件編號(hào)系統(tǒng)、軍工上報(bào)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口

通過(guò)管理應(yīng)用系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的收文、發(fā)文、技術(shù)文件在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，通過(guò)驗(yàn)證，將全文（PDF格式）、條目信息及文件處理單提取的屬性信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔，并向OA系統(tǒng)反饋預(yù)歸檔成功和失敗的信息。

對(duì)于收、發(fā)文的條目屬性信息，通過(guò)接口，將OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中的字短信息進(jìn)行匹配，傳輸至文檔管理模塊中。全文信息則在OA系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換成PDF格式，通過(guò)接口，與條目信息自動(dòng)匹配掛接后，上傳至全文FTP站點(diǎn)。

對(duì)于收、發(fā)文的文件處理單中的信息，OA系統(tǒng)提取其屬性信息，傳至檔案管理系統(tǒng)中，與條目信息自動(dòng)匹配，建立關(guān)聯(lián)，生成數(shù)據(jù)庫(kù)表，檔案管理系統(tǒng)提供文件處理單模板，并在文書(shū)檔案全文瀏覽界面上增加瀏覽文件處理單按鈕，根據(jù)模板生成信息完整的文件處理單。對(duì)于技術(shù)文件，在OA系統(tǒng)中將審簽信息和全文自行匹配生成全文信息，轉(zhuǎn)換成PDF格式和條目屬性信息一起傳輸至檔案管理模塊，并進(jìn)行自動(dòng)匹配。

OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)在向檔案系統(tǒng)歸檔過(guò)程中，OA系統(tǒng)將全文信息上傳到管理應(yīng)用系統(tǒng)FTP服務(wù)器后，需要將OA數(shù)據(jù)歸檔的操作日志寫(xiě)入到檔案系統(tǒng)中備查。

能夠?qū)崿F(xiàn)從OA辦公系統(tǒng)向管理應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)移交，保證OA系統(tǒng)的屬性與檔案系統(tǒng)的屬性保持一致（OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性見(jiàn)附件2）。

管理應(yīng)用系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制用戶(hù)對(duì)電子附件瀏覽、下載、打印等功能權(quán)限。對(duì)電子附件操作的控制上，滿(mǎn)足對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)OA歸檔數(shù)據(jù)時(shí)的安全性要求。5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口

通過(guò)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)接口，將LCA系統(tǒng)中的定型狀態(tài)數(shù)據(jù)包括產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零件的三維模型、二維圖樣、及相關(guān)屬性信息導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中管理，實(shí)現(xiàn)飛機(jī)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。5.1.3 與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成

通過(guò)數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行字段匹配，可以將文件編號(hào)系統(tǒng)中的條目信息，通過(guò)點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，傳輸至檔案管理系統(tǒng)中的整編模塊，檔案管理員進(jìn)行信息補(bǔ)充，再進(jìn)行歸檔組卷、全文掛接，形成完整的檔案信息。

文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表見(jiàn)附件三。5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口

通過(guò)此接口，將檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入定型系統(tǒng)，完成軍工產(chǎn)品定型電子文檔的上報(bào)工作。對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行連接配置，配置成功后，進(jìn)行兩系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)和字段對(duì)應(yīng)，建立庫(kù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在定型接口主界面中，左右顯示檔案管理系統(tǒng)和定型系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)，可以選擇檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入定型系統(tǒng)的指定節(jié)點(diǎn)下，同時(shí)將數(shù)據(jù)的全文傳送到定型系統(tǒng)中。5.2 歸檔整編

檔案整編能夠?qū)⒋淼奈募l目進(jìn)行整理編輯，并進(jìn)行歸檔立卷，其功能結(jié)構(gòu)如圖所示： 將待整理的文件（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理的文件、條目錄入的數(shù)據(jù)、文件歸檔的數(shù)據(jù)、檔案拆檔的數(shù)據(jù)、其他數(shù)據(jù)接口的數(shù)據(jù)）條目進(jìn)行整理，補(bǔ)充形成檔案所需的基本信息，然后根據(jù)歸檔立卷的規(guī)則，將整編好的文件轉(zhuǎn)化形成檔案。用戶(hù)可以自定義歸檔立卷的規(guī)則，按歸檔立卷規(guī)則將文件組卷歸檔，將已形成檔案的文件進(jìn)行拆檔、卷內(nèi)調(diào)整、以及整理案卷級(jí)與其對(duì)于文件級(jí)的關(guān)系（如案卷級(jí)的總頁(yè)數(shù)為文件頁(yè)數(shù)和，案卷級(jí)密級(jí)為文件密級(jí)最高條目的密級(jí)等）。多條文件組卷時(shí)，自動(dòng)形成案卷級(jí)條目的一些信息。

待整理文件庫(kù)與檔案庫(kù)的所存儲(chǔ)的信息字段結(jié)構(gòu)如果不一致，用戶(hù)可以進(jìn)行對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置，保存，以便歸檔時(shí)自動(dòng)調(diào)用。

在檔案整編點(diǎn)擊歸檔時(shí)，增加數(shù)據(jù)查重功能，對(duì)于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，則提示用戶(hù)不能歸檔。在檔案整編主界面中，應(yīng)顯示待整編狀態(tài)的文件數(shù)據(jù)，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，如修改、插入、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出等，以完成數(shù)據(jù)信息的添加。

歸檔立卷時(shí)，系統(tǒng)提供手動(dòng)立卷和自動(dòng)立卷功能，手動(dòng)立卷只需補(bǔ)充一些數(shù)據(jù)信息，就可以生成一個(gè)案卷，自動(dòng)立卷，按照用戶(hù)設(shè)置的整理規(guī)則生成相關(guān)的案卷級(jí)或類(lèi)目項(xiàng)的基本內(nèi)容。自動(dòng)組卷時(shí)，如果系統(tǒng)檢索到案卷號(hào)的字段信息與檔案庫(kù)中已存在的案卷信息重復(fù)，系統(tǒng)應(yīng)提示用戶(hù)并由用戶(hù)選擇自動(dòng)將文件歸屬到原始案卷中還是手動(dòng)立卷。歸檔成功后的案卷記錄和所屬文件應(yīng)以不同顏色顯示。5.3檔案著錄

檔案著錄是管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，提供數(shù)據(jù)收集的功能。檔案著錄功能結(jié)構(gòu)圖如下：

數(shù)據(jù)著錄：可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、保存、復(fù)制、剪切，可以進(jìn)行單個(gè)文件或批量文件的掃描、掛接、上傳等操作。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可以設(shè)置一定的時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)保存，權(quán)限可以控制到字段級(jí)。一般用戶(hù)修改和刪除的權(quán)限只限于操作自己著錄的數(shù)據(jù)。

選擇檔案管理樹(shù)型結(jié)構(gòu)中的某一類(lèi)型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)時(shí)，即可以進(jìn)行數(shù)據(jù)瀏覽與編輯工作，系統(tǒng)默認(rèn)瀏覽狀態(tài)。

插入功能：用戶(hù)選中一條要修改的數(shù)據(jù)，右鍵或者點(diǎn)擊工具欄上的插入圖標(biāo)，可以在這一條數(shù)據(jù)的前面插入一條新的數(shù)據(jù)。

修改功能：用戶(hù)可以對(duì)所有字段實(shí)現(xiàn)批量修改或替換。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高級(jí)方式。其中填充方式為針對(duì)選中數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)已定義數(shù)據(jù)字段，按照輸入的內(nèi)容進(jìn)行批量替換或置空處理；序列生成方式按照用戶(hù)輸入的起始值及所定義的步長(zhǎng)（如＋1或＋2）來(lái)完成數(shù)據(jù)字段的批量替換；高級(jí)方式可以按照用戶(hù)自定義的規(guī)則來(lái)完成數(shù)據(jù)字段的批量替換。

刪除功能：能夠一次刪除多條記錄，在刪除前，系統(tǒng)提示是否要?jiǎng)h除，經(jīng)用戶(hù)確定后方可刪除。

保存功能：除了在工具欄上有保存按鈕，右鍵有保存功能，Ctrl+s快捷保存外，還可以設(shè)定一定的時(shí)間實(shí)現(xiàn)自動(dòng)保存。

導(dǎo)入功能：能夠?qū)⒁汛嬖诘臄?shù)據(jù)源文件（如：DBF、XML、EXCELL和Access數(shù)據(jù)文件）導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下。檔案著錄信息批量導(dǎo)入時(shí)，當(dāng)重復(fù)導(dǎo)入時(shí)，能夠提示重復(fù)的數(shù)據(jù)，不重復(fù)的數(shù)據(jù)提示是否繼續(xù)導(dǎo)入。在導(dǎo)入的過(guò)程中，系統(tǒng)能夠自動(dòng)校正數(shù)據(jù)字段類(lèi)型。導(dǎo)出功能：能夠?qū)?dāng)前節(jié)點(diǎn)下的某些或者全部檔案數(shù)據(jù)記錄導(dǎo)出成數(shù)據(jù)文件保存（如：DBF、XML、和Excel數(shù)據(jù)文件）。

編輯功能：提供剪切、復(fù)制、粘貼、全選、批量修改、查找替換、數(shù)據(jù)查重功能。選擇數(shù)據(jù)記錄的方式，既可用鼠標(biāo)左鍵選中某一條記錄，也可以用Shift鍵＋鼠標(biāo)左鍵來(lái)順序選擇多條記錄，或者用Ctrl鍵＋鼠標(biāo)左鍵來(lái)間隔選擇多條記錄，或者用全選功能選擇當(dāng)前窗口下的所有數(shù)據(jù)。

查重功能：能夠?qū)Ξ?dāng)前數(shù)據(jù)記錄窗口或者制定數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較查詢(xún)，執(zhí)行后，列出具有重復(fù)字段的數(shù)據(jù)記錄。要查重的數(shù)據(jù)字段可由用戶(hù)自定義。

記錄功能:可以對(duì)數(shù)據(jù)記錄方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的定位和查看，當(dāng)用戶(hù)定位到指定的數(shù)據(jù)記錄項(xiàng)后，再打開(kāi)這個(gè)節(jié)點(diǎn)，仍然顯示定位到的那個(gè)數(shù)據(jù)記錄。記錄排序可以通過(guò)點(diǎn)擊瀏覽界面的字段名稱(chēng)，進(jìn)行快速的排序，也可以設(shè)置自定義排序條件進(jìn)行排序。當(dāng)輸入不合法的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)不合法的原因，并返回上一步操作。著錄界面：用戶(hù)可以自定義著錄界面，可以預(yù)覽著錄界面效果。

設(shè)置后退功能按鈕，以便著錄保存后取消上一步操作，并自動(dòng)刷新到最新操作界面。各種數(shù)據(jù)窗口的界面，字段的先后順序、長(zhǎng)度，行高度等界面風(fēng)格在窗口退出時(shí)保存其變化，再次打開(kāi)窗口時(shí)與退出時(shí)保持一致。最后一次排序條件、查詢(xún)條件也將保存，便于再次利用。在左側(cè)顯示型代號(hào)下的數(shù)據(jù)庫(kù)分類(lèi)信息，點(diǎn)擊相關(guān)節(jié)點(diǎn)即可在右側(cè)顯示數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表每頁(yè)顯示記錄數(shù)目可以自定義，多出的記錄分頁(yè)顯示?？梢詫?duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行類(lèi)似EXCELL的操作，如可以進(jìn)行查找，替換，隱藏列，雙擊記錄進(jìn)行編輯，并可以在其上進(jìn)行文件的分發(fā)，調(diào)撥，報(bào)表打印等功能。

著錄規(guī)則：根據(jù)數(shù)據(jù)著錄時(shí)一些具有共性的特點(diǎn)，用戶(hù)可以制定不同檔案的著錄規(guī)則，如“份數(shù)”字段默認(rèn)為1，“序號(hào)”字段為序列增長(zhǎng)，“題目”字段上下條相似，定義為順帶。字段顯示：不同用戶(hù)對(duì)于同一檔案庫(kù)，需要看到（或被允許看到）數(shù)據(jù)庫(kù)的字段（或先后順序）不同，通過(guò)字段顯示模塊能夠?qū)崿F(xiàn)用戶(hù)自定義需要顯示的字段。

代碼維護(hù)：某些著錄字段，只有幾種固定的代碼可供輸入，如“密級(jí)”字段的內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、秘密、機(jī)密、絕密；“保管期限”字段的永久、長(zhǎng)期、短期等。為了便于著錄和防止輸入錯(cuò)誤，將這些字段定義為代碼，在數(shù)據(jù)著錄時(shí)形成下拉選擇框提供用戶(hù)選擇。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用戶(hù)可以在系統(tǒng)中選擇。

回收站：系統(tǒng)刪除文件時(shí)，并不將文件從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接刪除，而是刪除到回收站中。對(duì)于一些誤刪除的文件，通過(guò)回收站可以進(jìn)行還原，達(dá)到保護(hù)文件的目的。回收站中的數(shù)據(jù)再次刪除或清空的權(quán)限分為兩種情況：

1、無(wú)限制（隨時(shí)可將回收站中的數(shù)據(jù)刪除）；

2、刪除的記錄在一定時(shí)間后，才能刪除。

在打開(kāi)回收站時(shí)，顯示出全部的刪除文件及路徑

5.4原文管理

管理應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)原文能夠?qū)崿F(xiàn)掃描、掛接/上傳、瀏覽、下載等功能，其功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

原文掃描：提供原文批量掃描的功能，將紙質(zhì)的文件通過(guò)掃描儀批量掃描后形成電子文件保存在一起。為圖像處理、文字識(shí)別、原文掛接上傳做準(zhǔn)備。

原文掛接：提供原文批量掛接上傳的功能，將需要掛接原文的條目與相對(duì)應(yīng)的原文建立關(guān)聯(lián)，并將關(guān)聯(lián)好的原文上傳到對(duì)應(yīng)的原文服務(wù)器，以便提供原文瀏覽利用的功能。

用戶(hù)選中要掛接原文的數(shù)據(jù)記錄，點(diǎn)擊工具欄上的原文掛接或者右鍵，可以進(jìn)行原文掛接，用戶(hù)可以一次選取多個(gè)電子文件進(jìn)行掛接，對(duì)于錯(cuò)選的電子原文，可以進(jìn)行刪除，在掛接過(guò)程中，用戶(hù)可以對(duì)原文進(jìn)行壓縮加密，并提供解密功能。

原文下載：能夠?qū)⒃膹奈募?wù)器上下載到本地，進(jìn)行利用。原文下載的功能需要嚴(yán)格審查利用者的權(quán)限，沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限，便不能進(jìn)行原文下載。

原文瀏覽：系統(tǒng)提供通用的瀏覽器，可以打開(kāi)一般格式的電子原文，包括一些二維和三維的圖形文件。

第三篇：數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

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【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時(shí)代檔案?jìng)鬟f和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中面臨著諸多不容樂(lè)觀難以解決的問(wèn)題，對(duì)此我們要有清醒的認(rèn)識(shí)。本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)所面臨的10個(gè)方面的問(wèn)題。

【關(guān) 鍵 詞】數(shù)字檔案館/問(wèn)題

【 正 文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

1.1 認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴(lài)特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問(wèn)題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(zhǎng)的路。

1.2 技術(shù)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴(lài)性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]

1.3 管理制度上的問(wèn)題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題

數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國(guó)航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取所面臨的主要問(wèn)題有：

2.1 存儲(chǔ)的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題”。[5]一般說(shuō)來(lái)，磁盤(pán)的壽命是3～5年，光盤(pán)也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤(pán)，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有一臺(tái)普通電腦可以讀出來(lái)。

2.2 機(jī)讀語(yǔ)言格式?！坝?jì)算機(jī)語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì)問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語(yǔ)言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3 對(duì)設(shè)備的依賴(lài)。數(shù)字檔案必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等等”。[7]

數(shù)字檔案的失真問(wèn)題

“檔案數(shù)字化工作的生命線(xiàn)在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來(lái)說(shuō)無(wú)疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題

安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱(chēng)之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒(méi)有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣?guó)外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問(wèn)題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，離開(kāi)了高新技術(shù)的支撐，就沒(méi)有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問(wèn)題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。

5.1 數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語(yǔ)種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的帶寬條件和用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。

5.2 技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問(wèn)題。

5.3 技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專(zhuān)家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì)造成數(shù)字檔案信息無(wú)法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國(guó)檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮?shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，如何結(jié)合我國(guó)實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問(wèn)題”。[12]然而，要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨著很多問(wèn)題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國(guó)檔案信息系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿(mǎn)足跨行業(yè)、跨部門(mén)的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問(wèn)題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問(wèn)題；其四，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問(wèn)題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問(wèn)題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問(wèn)題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書(shū)有復(fù)本，許多圖書(shū)館保存的圖書(shū)都一樣。因而國(guó)家圖書(shū)館和省市圖書(shū)館的部分圖書(shū)數(shù)字化后，其他圖書(shū)館特別是中小型圖書(shū)館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國(guó)各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書(shū)館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書(shū)館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書(shū)館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國(guó)家

圖書(shū)館（原北京圖書(shū)館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬(wàn)人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂弧⒍佛^和中央檔案館三個(gè)國(guó)家檔案館的年平均利用人次也不過(guò)5960人次”，[15]三個(gè)館加起來(lái)與國(guó)家圖書(shū)館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長(zhǎng)期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書(shū)館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來(lái)就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，只不過(guò)未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問(wèn)題。數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題

與其說(shuō)數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來(lái)的，不如更實(shí)際地說(shuō)是由巨額資金支撐起來(lái)的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來(lái)兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門(mén)還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問(wèn)題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1 檔案部門(mén)方面的問(wèn)題。

8.1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問(wèn)題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開(kāi)發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購(gòu)買(mǎi)軟件和硬件，還是開(kāi)發(fā)專(zhuān)用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說(shuō)到底，仍是以政府投入為主。但國(guó)家的綜合國(guó)力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門(mén)，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來(lái)就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來(lái)說(shuō)，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問(wèn)題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2 數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問(wèn)題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無(wú)底洞”，需要不斷地投入大量資金來(lái)維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來(lái)的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。

8.1.2.2 設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問(wèn)世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問(wèn)世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3 數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專(zhuān)家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見(jiàn)又不容易解決的難題。

8.1.3 向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問(wèn)題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2 利用者方面的問(wèn)題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問(wèn)題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國(guó)上網(wǎng)所需資費(fèi)來(lái)看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國(guó)家的10多倍，而用戶(hù)的平均收入又低于發(fā)達(dá)國(guó)家的若干倍。我國(guó)80-90%的用戶(hù)認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過(guò)高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來(lái)，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義； 數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問(wèn)題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些法律問(wèn)題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。

9.1 檔案法規(guī)方面的問(wèn)題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來(lái)仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開(kāi)支。而對(duì)外國(guó)利用者來(lái)說(shuō)，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開(kāi)放的，是不受?chē)?guó)界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒(méi)有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2 著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無(wú)法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說(shuō)，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說(shuō)，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3 數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問(wèn)題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]

數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問(wèn)題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問(wèn)題，都是一些不易解決的難題。

10.1 數(shù)字檔案館的概念問(wèn)題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來(lái)，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問(wèn)題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。

10.2 數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問(wèn)題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門(mén)的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無(wú)限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問(wèn)題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書(shū)館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書(shū)館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書(shū)館，任何人都可以到這個(gè)無(wú)所不包的圖書(shū)館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書(shū)立說(shuō)。這就把數(shù)字圖書(shū)館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無(wú)所不包。它不僅包括了書(shū)目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書(shū)館的這種“擴(kuò)張”，使本來(lái)就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來(lái)，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書(shū)館的海洋里，成為數(shù)字圖書(shū)館的一部分。

10.3 數(shù)字檔案的概念問(wèn)題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來(lái)認(rèn)識(shí)，無(wú)非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說(shuō)傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說(shuō)在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來(lái)越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書(shū)、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來(lái)，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來(lái)的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來(lái)，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

第四篇：國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知

國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知

檔發(fā)〔 2002 〕 8 號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門(mén)，總參檔案局，解放軍檔案館，武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門(mén)，中國(guó)照片館：

為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實(shí)施信息化帶動(dòng)策略，以檔案信息化帶動(dòng)檔案事業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，促進(jìn)全國(guó)檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高，根據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十五 ” 計(jì)劃》的總體安排，研究制訂了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)、本部門(mén)實(shí)際貫徹執(zhí)行。

國(guó)家檔案局 中央檔案館

二 ○○ 二年十一月二十五日“ 十五 ” 期間，全國(guó)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和 “ 三個(gè)代表 ” 重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

“ 十五 ” 期間，全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開(kāi)展公眾網(wǎng)查詢(xún)檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門(mén)要努力建設(shè)并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化；依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的檔案目錄信息中心，為逐步構(gòu)建中國(guó)檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)造條件；依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)。

一、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

⒈ 繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高各級(jí)各類(lèi)檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。到 “ 十五 ” 末，全國(guó)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，力爭(zhēng)東部地區(qū)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)達(dá)到 90%，縣以上各級(jí)國(guó)家檔案館達(dá)到 70% ；中西部地區(qū)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)達(dá)到 80%，縣以上各級(jí)國(guó)家檔案館達(dá)到 50%。

⒉ 各省、自治區(qū)、直轄市檔案局館都要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并且與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)聯(lián)通。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區(qū)、直轄市及主要中心城市檔案局館力爭(zhēng)全部建立局域網(wǎng)；省以下檔案局館的局域網(wǎng)建設(shè)以北京市、天津市、江蘇省為試點(diǎn)，80% 的區(qū)縣市檔案局館建立局域網(wǎng)并與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)聯(lián)通。

⒊ 西部地區(qū)要把檔案信息建設(shè)納入實(shí)施西部大開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略的范疇，充分發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，逐步推進(jìn)西部地區(qū)檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，努力探索一條適合當(dāng)?shù)貦n案信息化建設(shè)的路子。

二、檔案信息資源建設(shè)

⒋ 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。到 “ 十五 ” 末，有條件的省級(jí)檔案館全部館藏檔案案卷級(jí)目錄都要實(shí)現(xiàn)機(jī)檢，重要全宗檔案逐步實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄機(jī)檢。

⒌ 各級(jí)機(jī)關(guān)向檔案館移交檔案時(shí)，要逐步做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案館要基本實(shí)現(xiàn)接收檔案時(shí)同時(shí)接收已有的機(jī)讀目錄。

⒍ 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案目錄中心的建設(shè)。進(jìn)一步完善明清、民國(guó)和革命歷史檔案資料三個(gè)目錄中心的建設(shè)。鼓勵(lì)各地區(qū)國(guó)家綜合檔案館建立區(qū)域性檔案文獻(xiàn)機(jī)讀目錄中心，推進(jìn)檔案信息資源共享。

⒎ 積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過(guò)接收電子檔案、對(duì)各種類(lèi)型檔案進(jìn)行數(shù)字化等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢(xún)，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

⒏ 加強(qiáng)電子文件歸檔管理。各級(jí)機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。選擇有條件的單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔管理。從 2002 年開(kāi)始，在統(tǒng)戰(zhàn)部、財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、中國(guó)銀行、中國(guó)建設(shè)銀行等單位以及北京、上海、杭州等地的市級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展電子文件歸檔的試點(diǎn)工作。

⒐ 研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制訂電子檔案管理辦法。在北京、上海、江蘇、浙江、福建、廣東等地選擇國(guó)家檔案館和中央企業(yè)檔案館開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收電子檔案試點(diǎn)工作。

⒑ 積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平。以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟實(shí)施。首先在中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館，以及北京、天津、遼寧、上海、江蘇、安徽、廣東、重慶、陜西、青島、杭州等省、市檔案館開(kāi)展檔案數(shù)字化工作試點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)館藏重要全宗紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化，并在館內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。其他有條件的檔案館也要進(jìn)行這方面的研究和探索。

⒒ 中央、國(guó)家機(jī)關(guān)檔案部門(mén)向中央檔案館移交的檔案。有條件的一般要進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)并入中央檔案館和中央、軍事家機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

三、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

⒓ 進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，盡快在全國(guó)推廣應(yīng)用相對(duì)統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

⒔ 推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，在中央、國(guó)家機(jī)關(guān)以及省直機(jī)關(guān)中普及應(yīng)用文檔一體化管理系統(tǒng)，并與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。

⒕ 各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要積極參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)。加強(qiáng)檔案信息建庫(kù)入網(wǎng)工作，爭(zhēng)取將各地檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要信息資源庫(kù)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)、信息港建設(shè)總格局中，為逐步構(gòu)建中國(guó)檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)積極創(chuàng)造條件。

⒖ 充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。省級(jí)以上檔案館應(yīng)盡可能建設(shè)自己的檔案網(wǎng)站（省級(jí)以上檔案部門(mén)網(wǎng)站開(kāi)通時(shí)間表見(jiàn)附件一），已經(jīng)建立網(wǎng)站的要不斷加以完善，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，有計(jì)劃地上載開(kāi)放檔案目錄，有條件的可上載已公開(kāi)的檔案全文信息，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢(xún)和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。

⒗ 各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門(mén)應(yīng)建立鏈接本地區(qū)各級(jí)各類(lèi)檔案網(wǎng)站的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，積極探索實(shí)現(xiàn)館際互聯(lián)的路子。在逐步推進(jìn)地區(qū)性館際互聯(lián)的基礎(chǔ)上，不斷促進(jìn)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享。以國(guó)家檔案局網(wǎng)站為龍頭，逐步與各地檔案網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)鏈接，最終構(gòu)建全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)，為全社會(huì)提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

⒘ 建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。在總結(jié)深圳、青島建設(shè)數(shù)字檔案館初步經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，進(jìn)一

步在杭州市檔案館、天津開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館、江蘇省電力公司檔案館等開(kāi)展試點(diǎn)工作。

四、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

⒙ 加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。加快研究和制訂電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展。

⒚ 完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，采取切實(shí)措施進(jìn)行宣傳與貫徹。“ 十五 ” 期間，要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)，加快建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施機(jī)制。已經(jīng)出臺(tái)的相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)，要認(rèn)真試行，總結(jié)完善；承擔(dān)有關(guān)試點(diǎn)任務(wù)的檔案部門(mén)，應(yīng)率先出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在試行的基礎(chǔ)上加以完善，爭(zhēng)取上升為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在全國(guó)范圍內(nèi)推行。

（“ 十五 ” 期間擬制訂的檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章見(jiàn)附件二。）

五、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

⒛ 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。堅(jiān)持各級(jí)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修制度，把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入指導(dǎo)性教學(xué)計(jì)劃；加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。檔案業(yè)務(wù)人員參加檔案信息化等知識(shí)培訓(xùn)的時(shí)間應(yīng)多于 20 課時(shí)。．加強(qiáng)檔案信息建設(shè)相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)課程與教材的建設(shè)和管理。國(guó)家檔案局將積極推動(dòng)教材編寫(xiě)工作，并定期組織對(duì)備案教材進(jìn)行評(píng)選和推薦。

六、檔案信息安全保障體系建設(shè)．組織建設(shè)檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級(jí)檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案部門(mén)的內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?3 ．各級(jí)檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工和中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。參加各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)的檔案部門(mén)，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度。非公開(kāi)的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開(kāi)檔案目錄查詢(xún)服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

第五篇：國(guó)家檔案局發(fā)布9號(hào)令

國(guó)家檔案局發(fā)布《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》

本報(bào)訊（記者 王乃迎）11月21日，國(guó)家檔案局發(fā)布第9號(hào)令，公布《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》），1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》同時(shí)廢止。這個(gè)《規(guī)定》以及國(guó)家檔案局前不久發(fā)布的《國(guó)家基本專(zhuān)業(yè)檔案目錄》（第一批）（第二批）與國(guó)家檔案局2006年發(fā)布的8號(hào)令相銜接，構(gòu)成了建設(shè)覆蓋人民群眾檔案資源體系法規(guī)架構(gòu)的基本輪廓，標(biāo)志著我國(guó)檔案資源建設(shè)步入新的發(fā)展階段。

2009年召開(kāi)的全國(guó)檔案館工作會(huì)議提出了修訂《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的意見(jiàn)，要求在充分考慮本級(jí)黨政機(jī)關(guān)的二級(jí)甚至三級(jí)單位永久檔案的歸宿問(wèn)題，充分考慮民生檔案的接收問(wèn)題，充分考慮改制和破產(chǎn)企業(yè)重要檔案的接收等問(wèn)題的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整擴(kuò)大檔案館的接收范圍。

《規(guī)定》指出，各級(jí)各類(lèi)檔案館要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)下，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，依法開(kāi)展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館?！兑?guī)定》分別對(duì)各級(jí)綜合檔案館，各級(jí)專(zhuān)門(mén)檔案館，國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)立的檔案館接收檔案的范圍作出了明確規(guī)定?！兑?guī)定》要求，省級(jí)以上（含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和

30年以上（含30年）的檔案。

《規(guī)定》提出，檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要求，建立電子文件備份中心，開(kāi)展電子文件備份工作。檔案館在收集檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專(zhuān)用設(shè)備。《規(guī)定》要求各級(jí)各類(lèi)檔案館根據(jù)本《規(guī)定》制定本館的收集檔案范圍細(xì)則和工作方案，經(jīng)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意后施行。

《規(guī)定》的頒布施行，從宏觀上解決了新時(shí)期國(guó)家檔案資源體系科學(xué)布局、合理歸屬、有法可依等根本性問(wèn)題。

各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

國(guó)家檔案局令

第 9 號(hào)

《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》已經(jīng)2011年11月11日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。局長(zhǎng)

二○一一年十一月二十一日

為了建設(shè)覆蓋人民群眾的、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的國(guó)家檔案資源體系，劃定各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案的范圍，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》，制定本規(guī)定。

第一條 各級(jí)各類(lèi)檔案館要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)下，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，依法開(kāi)展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。

第二條 各級(jí)綜合檔案館依法接收本級(jí)下列組織機(jī)構(gòu)的檔案：

1.中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)及所屬各部門(mén)；

2.人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

3.人民政府及其所屬各部門(mén)和單位；

4.人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

5.人民法院、人民檢察院；

6.各民主黨派機(jī)關(guān)；

7.工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體；

8.國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位。

各級(jí)綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級(jí)綜合檔案館接收范圍。

第三條 新中國(guó)成立前本行政區(qū)內(nèi)各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)

組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。

本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案、涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案列入綜合檔案館收集范圍。

經(jīng)協(xié)商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會(huì)組織、集體和民營(yíng)企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，也可以通過(guò)接受捐贈(zèng)、購(gòu)買(mǎi)等形式獲取。

第四條 各級(jí)部門(mén)檔案館，收集本部門(mén)及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交。

第五條 各級(jí)專(zhuān)門(mén)檔案館，收集本行政區(qū)內(nèi)某一專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專(zhuān)門(mén)檔案或檔案副本。

第六條 國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)立的檔案館，收集本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案。國(guó)有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位發(fā)生撤銷(xiāo)等情況，其檔案可按照有關(guān)規(guī)定由本級(jí)綜合檔案館接收。

第七條 省級(jí)以上（含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。

第八條 檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要求，建立電子文件備份中心，開(kāi)展電子文件備份工作。

第九條 檔案館在收集檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專(zhuān)用設(shè)

備。

第十條 各級(jí)各類(lèi)檔案館要根據(jù)本規(guī)定制定本館的收集檔案范圍細(xì)則和工作方案，經(jīng)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意后施行。第十一條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布）同時(shí)廢止。原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2011年12月1日總第2237期