第一篇：數(shù)字檔案館室一體化的實(shí)踐與思考

“數(shù)字檔案館室一體化”的實(shí)踐與思考

--以紹興市檔案局（館）工作創(chuàng)新為例

紹興市檔案局 梁國(guó)燦

摘 要：檔案數(shù)字化包括國(guó)家檔案館與機(jī)關(guān)企事業(yè)單位兩個(gè)層次，如何將數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室作為一個(gè)有機(jī)整體統(tǒng)一建設(shè)，從而避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，避免重復(fù)建設(shè)，又能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與國(guó)家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享。這是一個(gè)新的研究課題。本文提出解決數(shù)字檔案館室建設(shè)中上述問(wèn)題的創(chuàng)新路徑——數(shù)字檔案館室一體化。文章以紹興市檔案局（館）的工作創(chuàng)新為例，系統(tǒng)地分析了數(shù)字檔案館室一體化的實(shí)施背景，實(shí)施的基本內(nèi)容，對(duì)全面實(shí)施數(shù)字檔案館室一體化項(xiàng)目的意義及有關(guān)理論問(wèn)題作了分析與思考，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的措施和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 數(shù)字檔案館 數(shù)字檔案室

加快檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全保存和便捷利用，已經(jīng)成為各級(jí)檔案部門乃至全社會(huì)的共識(shí)。檔案數(shù)字化包括國(guó)家檔案館與機(jī)關(guān)企事業(yè)單位兩個(gè)層次。在具體實(shí)踐中，這兩個(gè)層次往往是分頭進(jìn)行，各做各的。由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與有關(guān)的業(yè)務(wù)要求不一致，從而造成機(jī)關(guān)企事業(yè)單位數(shù)字化成果難以與檔案館有效對(duì)接。類似的問(wèn)題，還反映在檔案的安全管理、數(shù)字化成果共享等各個(gè)方面。如何將數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室作為一個(gè)有機(jī)整體統(tǒng)一建設(shè)，從而避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè) 1 單位與國(guó)家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享，這是檔案部門面臨的一個(gè)新課題。

近年來(lái)，紹興市檔案局（館）圍繞數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)，不斷探索與實(shí)踐，特別是今年以來(lái)，在市委、市政府的支持下，創(chuàng)造性地實(shí)施“市級(jí)數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目），即以紹興市檔案局（館）為主體，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將市檔案館館藏檔案和對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的市級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位室藏檔案集中進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案進(jìn)行館室交換、登記備份等安全管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息化建設(shè)項(xiàng)目。

該項(xiàng)目的實(shí)施，進(jìn)一步開創(chuàng)了數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的良好局面。同時(shí)，也為有效解決上述問(wèn)題提供了新的思路。本文結(jié)合紹興市檔案局（館）的工作創(chuàng)新，就“數(shù)字檔案館室一體化”有關(guān)實(shí)踐與理論問(wèn)題作一些理性分析與思考。

一、實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的基本背景

（一）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，全面落實(shí)設(shè)施和人才保障。

1、主動(dòng)爭(zhēng)取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來(lái)，紹興市檔案局積極爭(zhēng)取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實(shí)施。隨著信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提 供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個(gè)統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動(dòng)與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)--紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級(jí)。此系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)市級(jí)部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交、到數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)、發(fā)布利用、進(jìn)館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年底，該系統(tǒng)通過(guò)國(guó)家檔案局組織的科研項(xiàng)目驗(yàn)收，目前已在市級(jí)機(jī)關(guān)72家部門（單位）使用。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提升檔案隊(duì)伍信息化素質(zhì)。多年來(lái)，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每有計(jì)劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是2005年以來(lái)，全面實(shí)施檔案網(wǎng)上年檢，主動(dòng)加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實(shí)踐鍛煉機(jī)會(huì)。通過(guò)網(wǎng)上年檢，有效地實(shí)施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強(qiáng)了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

（二）以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和典型引路，全面夯實(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

1、開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紹興市檔案局（館）在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制訂了《紹興市市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法（試行）》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。去年5月，在全省率先出臺(tái)《紹興市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份作出了全面的具體規(guī)定，可操作性強(qiáng)，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

2、精心指導(dǎo)，成功創(chuàng)建了一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個(gè)方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，其中重點(diǎn)是室藏紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全保存和便捷利用；電子文件檔案化是將本單位在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上運(yùn)行的電子文件導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)任務(wù)。近年來(lái)，紹興市檔案局先后確定一批領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較好的單位，積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作。在試點(diǎn)單位的確定中，注重樹立各種類型的先進(jìn)典型，便于普遍借鑒學(xué)習(xí)。既選擇檔案門類多、數(shù)量大、財(cái)力較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)管理部門，又選擇檔案門類單

一、數(shù)量較少、經(jīng)濟(jì)并不寬裕的普通機(jī)關(guān)單位；既選擇使用市統(tǒng)一開 發(fā)的軟件的單位，也選擇使用省垂直管理系統(tǒng)開發(fā)的軟件的單位。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復(fù)雜性，紹興市檔案局在工作中對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進(jìn)，成熟一個(gè)驗(yàn)收一個(gè)。去年命名表彰5家單位為“市級(jí)示范數(shù)字檔案室”，同時(shí)公布一批檔案信息化建設(shè)示范單位。其中市機(jī)管局、市旅游局等單位的數(shù)字檔案已經(jīng)實(shí)施登記備份。2008-2010連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會(huì)議上，每年都確定一家先進(jìn)單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

（三）起步早，標(biāo)準(zhǔn)高，數(shù)字檔案館建設(shè)取得新的全面進(jìn)展。

1、加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后,作為國(guó)家檔案局確定的地（市）級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)單位，紹興市檔案館按照國(guó)家檔案局技術(shù)部的指導(dǎo)意見，在中國(guó)人民大學(xué)相關(guān)專家、教授和北京量子偉業(yè)公司的支持下，對(duì)業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進(jìn)行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為重點(diǎn)，全面推進(jìn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個(gè)集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來(lái)，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到 了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局（館）機(jī)關(guān)的運(yùn)行效率，初步實(shí)現(xiàn)了局（館）綜合業(yè)務(wù)運(yùn)行規(guī)范化、管理科學(xué)化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。去年11月份該項(xiàng)目作為2008年國(guó)家檔案局科研課題通過(guò)了國(guó)家局技術(shù)部組織的驗(yàn)收。

2、加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲(chǔ)存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。截至今年5月底，市檔案館建成目錄數(shù)據(jù)共306萬(wàn)條，全文掃描共141萬(wàn)件781萬(wàn)頁(yè)，專題數(shù)據(jù)庫(kù)共10個(gè)，形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。去年12月，在國(guó)家檔案局召開“全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)上，紹興市檔案局（館）作了經(jīng)驗(yàn)介紹。今年7月市檔案館以98.8分通過(guò)國(guó)家一級(jí)檔案館驗(yàn)收。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實(shí)踐

去年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成翔實(shí)的調(diào)研報(bào)告（以下簡(jiǎn)稱報(bào)告）。報(bào)告建議市級(jí)各部門（單位）的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費(fèi)由市財(cái)政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門（單位）不再自行承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。報(bào)告提出，集中開展市級(jí)部門（單位）檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財(cái)政資金。

報(bào)告在報(bào)送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，引起了他們的 重視。今年2月份，紹興市發(fā)改委發(fā)文批復(fù)，同意以市檔案局（館）為主體，實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目總投資1685萬(wàn)元，建設(shè)資金由市財(cái)政安排。實(shí)施期限為2010-2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏和2008至2010年新增檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏?cái)?shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.涉密網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

在今年3月召開的全市檔案工作會(huì)議上，紹興市委、市政府對(duì)全市數(shù)字檔案室建設(shè)以及登記備份工作作出全面部署。市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010—2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計(jì)劃》（紹市委辦發(fā)?2010?30號(hào)），對(duì)市直數(shù)字檔案室建設(shè)作出具體安排，整個(gè)“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目涉及市級(jí)133個(gè)機(jī)關(guān)部門（單位）。

實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進(jìn)中的工作機(jī)制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)的有效路徑。今年上半年市檔案局多次召開有關(guān)會(huì)議，組織業(yè)務(wù)研討和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一思想，落實(shí)分工，進(jìn)一步明確業(yè)務(wù)要求與標(biāo)準(zhǔn)，并精心組織招投標(biāo)等工作。其中今年計(jì)劃完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的30個(gè)部門(單位)正在積極實(shí)施。6月份，經(jīng)向全社會(huì)公開招標(biāo)后，中標(biāo)的數(shù)字化加工企業(yè)正式進(jìn)場(chǎng)，首批10多個(gè)部門（單位）檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。在數(shù)字化工作過(guò)程中，市檔案局（館）特別注重加工質(zhì)量，明確 要求數(shù)字化成果既要符合機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)要求，以實(shí)現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享，并形成了一套有效的流程和制度?？梢灶A(yù)計(jì)，整個(gè)項(xiàng)目建成后，不僅市級(jí)部門（單位）的數(shù)字檔案室全面建成，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫(kù)總量將會(huì)達(dá)到4500萬(wàn)頁(yè)。

三、實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的若干認(rèn)識(shí)與思考

紹興市檔案局（館）確定全市十二五檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是，市直133個(gè)部門（單位）以及檔案工作目標(biāo)管理已通過(guò)省級(jí)認(rèn)定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣（市、區(qū)）80%以上的機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和國(guó)有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實(shí)施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級(jí)檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案遠(yuǎn)程服務(wù)功能，并根據(jù)國(guó)家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫(kù)。通過(guò)三年時(shí)間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級(jí)電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認(rèn)為，這是一個(gè)積極又穩(wěn)妥的目標(biāo)，經(jīng)過(guò)努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的?！皵?shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的實(shí)施，將為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進(jìn)一步提高和市級(jí)部門（單位）數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

（一）全面實(shí)現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)。

據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達(dá)到3721萬(wàn)頁(yè)。此外，還有32312張照片、3110盒錄像（音）帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進(jìn)館單位，室藏檔案遲早都要接收進(jìn)市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，即保證檔案數(shù)字化工作，既達(dá)到市級(jí)部門（單位）數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時(shí)又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求，以避免重復(fù)勞動(dòng)。這是一個(gè)新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問(wèn)題的銜接，特別是解決檔號(hào)對(duì)接、案卷級(jí)和文件級(jí)條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問(wèn)題成為實(shí)施數(shù)字檔案館室一體化項(xiàng)目的重要內(nèi)容，或者說(shuō)是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面臨的任務(wù)。當(dāng)然，引導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實(shí)、有效，更是實(shí)施館室一體化項(xiàng)目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果----數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自今年起，各機(jī)關(guān)單位向紹興市檔案館移交實(shí)體檔案，原則上同時(shí)移交對(duì)應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實(shí)體檔案接收—檔案數(shù)字化，再接收—再數(shù)字化--這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

（二）加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實(shí)施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)?？h級(jí)以上檔案行政管理部門和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢(shì)下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過(guò)來(lái)促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺(tái)的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存（一套聯(lián)機(jī),一套脫機(jī)），一套在市檔案局（館）登記備份。顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的成功實(shí)施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進(jìn)。

自去年12月浙江省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》以來(lái)，作為省檔案局確定的全省檔案登記備份工作試點(diǎn)單位，紹興市檔案局積極籌劃，深入調(diào)研，結(jié)合實(shí)際大膽探索，檔案登記備份工作已經(jīng)取得一定成效。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目，市檔案登記備份中心所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施已經(jīng)陸續(xù)到位。特別是在紹興市委、市政府的高度重視下，數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年市委、市政府對(duì)市級(jí)機(jī)關(guān)部門崗位目標(biāo)責(zé)任制的考核內(nèi)容。

（三）實(shí)施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實(shí)現(xiàn)檔案信 息資源整合與共享開辟新的有效途徑。

紹興市委、市政府“兩辦”發(fā)文要求，各部門、單位數(shù)字檔案室建成后，其電子文件和數(shù)字檔案及時(shí)在市檔案局（館）登記備份；同時(shí)市檔案館提供館藏對(duì)應(yīng)全宗數(shù)據(jù)庫(kù)一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進(jìn)一步調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)以及檔案進(jìn)館的積極性，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享、互連互通。無(wú)論是市級(jí)部門、單位將數(shù)字化成果向市檔案局（館）進(jìn)行移交和備份，還是市檔案館將館藏?cái)?shù)字檔案復(fù)制對(duì)應(yīng)進(jìn)館單位，都將使對(duì)方極大地?fù)碛叙^（或室）藏檔案的電子數(shù)據(jù)。由于這種整合不是類似接收實(shí)物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的雙贏或共贏。通過(guò)增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關(guān)單位乃至全社會(huì)檔案信息資源的利用。同時(shí)，登記備份的主要目的之一是，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。這也是確保數(shù)字檔案絕對(duì)安全的最后一道屏障。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，這是一件利國(guó)利民的好事情，必將得到大多數(shù)單位的理解和支持。

然而，“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的實(shí)施，特別是全面實(shí)施檔案登記備份，仍然面臨兩大難題：（1）對(duì)于部分“檔案大戶”，尤其是民生檔案資源集聚部門與單位，出于對(duì)部門利益或安全受損的顧慮，或者自恃地位特殊，因而可能對(duì)集中數(shù)字化工作，尤其是實(shí)施登記備份、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享，持抵觸態(tài)度甚至拒絕配合。（2）由于 檔案登記備份尚缺乏法律依據(jù)，對(duì)于拒絕檔案信息資源共建共享和登記備份的行為難以有效制約。因此，在現(xiàn)有法律框架體系下全面實(shí)施檔案登記備份，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享，各級(jí)檔案部門需要進(jìn)一步加大實(shí)踐與探索的力度。

實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目，是一個(gè)巨大的系統(tǒng)工程，涉及單位面廣、檔案數(shù)量多，建設(shè)周期長(zhǎng)、軟硬件依存度高、管理難度大。紹興市檔案局（館）將全力以赴，進(jìn)一步構(gòu)建市本級(jí)公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)。可以設(shè)想，隨著數(shù)字檔案館室一體化項(xiàng)目的全面實(shí)施成功，紹興市檔案館的檔案信息資源將極大豐富，公共服務(wù)的能力將極大提高，并極大地促進(jìn)檔案信息資源在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)以及社會(huì)各界共享使用。

2010年9月2日

作者簡(jiǎn)介：梁國(guó)燦，男，浙江新昌人，1964年5月出生，1986年7月畢業(yè)于杭州大學(xué)歷史系檔案專業(yè)?，F(xiàn)任紹興市檔案局副局長(zhǎng)。郵政編碼：312000。電話：0575-88225052。手機(jī)：***

第二篇：數(shù)字檔案館的調(diào)查與分析

中國(guó)廣州檔案網(wǎng)數(shù)字檔案館的調(diào)查與分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅猛發(fā)展,數(shù)字檔案館的概念逐漸被提出并受到廣泛的關(guān)注。它的出現(xiàn)和發(fā)展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務(wù)類型,而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發(fā)展空間。我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)工作也應(yīng)運(yùn)而生。

那么什么是數(shù)字檔案館呢？數(shù)字檔案館是指檔案收集、處理、存儲(chǔ)、查詢等檔案管理活動(dòng)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，即虛擬檔案。它是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)方式互相聯(lián)結(jié)，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

中國(guó)廣州檔案網(wǎng)就是這樣的一個(gè)數(shù)字檔案館。中國(guó)廣州檔案網(wǎng)以館藏的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案達(dá)十萬(wàn)多卷，包括明代和清代以來(lái)的各種舊時(shí)官府文書、地圖、地契、歷史圖片等；中華人民共和國(guó)成立后形成的六百萬(wàn)卷檔案以及各種專門檔案盒為數(shù)眾多的文物、實(shí)物和各種新舊報(bào)刊、圖書資料為來(lái)源，建立了豐富便捷的網(wǎng)絡(luò)途徑?，F(xiàn)在，以中國(guó)廣州檔案網(wǎng)為例，通過(guò)調(diào)查與分析它的網(wǎng)站布局、內(nèi)容建設(shè)、檔案信息資源特色、利用及搜索方式等內(nèi)容。在與其他數(shù)字檔案館比較的基礎(chǔ)上，提出了一些自己對(duì)該數(shù)字檔案館發(fā)展的意見與看法。

一、網(wǎng)站布局

網(wǎng)站布局是指當(dāng)網(wǎng)站欄目結(jié)構(gòu)確定之后，為了滿足欄目設(shè)置的要求需要進(jìn)行的網(wǎng)頁(yè)模板規(guī)劃。中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容比較豐富精彩。但是內(nèi)容多了之后，其網(wǎng)站布局就不會(huì)那么的美觀大方。我們可以將其與中國(guó)第一歷史檔案作比較，中國(guó)第一歷史數(shù)字檔案館的網(wǎng)站布局：就簡(jiǎn)單地包括基本概況、查檔指南、服務(wù)項(xiàng)目、精品展臺(tái)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、清史工程、成果展示、檔案出版、檔案知識(shí)、工作聯(lián)系等板塊，依次按順序排列。也許是因?yàn)橹袊?guó)廣州檔案網(wǎng)的所包括的內(nèi)容比較繁雜，因此其布局就顯得比較的雜亂。比如說(shuō)，它沒(méi)有一個(gè)總的項(xiàng)目來(lái)統(tǒng)籌以下的子項(xiàng)目。整個(gè)網(wǎng)頁(yè)就像是內(nèi)容的堆積。當(dāng)然，有時(shí)候缺點(diǎn)換個(gè)角度看也可以是優(yōu)點(diǎn)，這樣的布局可以讓初次瀏覽該網(wǎng)頁(yè)的公眾盡可能的接受更多的信息。其他的特色還有在文字的旁邊往往還配有圖片，圖文并茂可以達(dá)到更好的瀏覽效果。

例如：網(wǎng)上展廳，珍品薈萃，蘭臺(tái)園地，政民互動(dòng)等項(xiàng)目旁邊都配有相對(duì)應(yīng)的圖片。

二、內(nèi)容建設(shè)

只要我們仔細(xì)觀察就可以看到中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的網(wǎng)站主要可以概括為這樣幾個(gè)版塊：檔案業(yè)務(wù)工作類欄目、檔案資源服務(wù)功能性欄目、館藏特色專欄、在線服務(wù)四大板塊。中國(guó)廣州檔案網(wǎng)其中的一大特色是在其網(wǎng)頁(yè)上有“網(wǎng)站地圖”這一項(xiàng)目。在“網(wǎng)站地圖”這一項(xiàng)目中，我們可以清晰的看到該網(wǎng)站由11個(gè)一級(jí)欄目，67個(gè)二級(jí)欄目構(gòu)成，涵蓋了檔案工作的各個(gè)方面。其中局館設(shè)置包括局（館）長(zhǎng)致辭和局（館）機(jī)構(gòu)兩個(gè)欄目；政策法規(guī)包括國(guó)家級(jí)、廣東省、廣州市以及其他省市四個(gè)欄目；接收征集包括收集范圍、收集方法、收集標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)益維護(hù)和光榮榜五個(gè)欄目；檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)包含的內(nèi)容比較多，主要有：重大項(xiàng)目建設(shè)、民生檔案工作、企業(yè)檔案工作、檔案館工作、農(nóng)村檔案工作、聲像檔案工作、機(jī)關(guān)檔案工作、檔案信息化工作以及檔案保護(hù)工作這樣幾個(gè)與檔案資源息息相關(guān)的欄目；檔案學(xué)會(huì)包括報(bào)刊信息、學(xué)會(huì)理事、學(xué)會(huì)章程三個(gè)欄目；政務(wù)公開包括政務(wù)公開目錄、檔案行政、計(jì)劃總結(jié)和人事任免四個(gè)欄目；政民互動(dòng)主要包括在線咨詢、網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上投訴、便民信息、當(dāng)年今日、在線留言六項(xiàng)構(gòu)成；網(wǎng)上展覽包括展覽活動(dòng)和聲像檔案兩項(xiàng)；珍品薈萃主要有特藏室、名人檔案、史料珍藏以及重大事項(xiàng)四項(xiàng)內(nèi)容；蘭臺(tái)園地包括國(guó)際交流、蘭臺(tái)學(xué)院、檔案人才、檔案與生活四項(xiàng)；最后一個(gè)一級(jí)欄目是羊城風(fēng)貌，主要展現(xiàn)的是廣州地區(qū)的文化與特色，比如說(shuō)廣州概況、名城古跡、革命歷史、食在廣州、古城史話、民俗文化等。此外還有像圖片新聞、視頻點(diǎn)播、通知公告等特色欄目?？傊痪湓挘袊?guó)廣州檔案網(wǎng)的內(nèi)容比較的完備與具體。能夠讓每一個(gè)瀏覽其網(wǎng)頁(yè)的公眾都能夠有所收獲。

其中我個(gè)人比較喜愛的是珍品薈萃這一比較富有內(nèi)涵的欄目，在這里我們可以了解更多的檔案信息。在它的史料珍藏這一欄目里我們可以欣賞到廣州的名勝古跡，比如廣州解放紀(jì)念雕塑、黃花崗七十二烈士墓等。除此之外還有建筑風(fēng)貌、園林綠化、書院學(xué)府、西關(guān)風(fēng)情等比較能夠反映這一地區(qū)歷史與文化的景象。更多的還有這一地區(qū)的重大歷史事件、名人檔案、特藏室和編研成果都逐一的有所體現(xiàn)。

二、檔案信息資源特色

1、網(wǎng)站定位準(zhǔn)確，網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)新穎。網(wǎng)站建設(shè)的前期定位決定網(wǎng)站建設(shè)的方向。2007年《我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站測(cè)試報(bào)告》結(jié)果顯示，資源服務(wù)指標(biāo)平均得分39.2%；業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)平均得分 49.3%； 網(wǎng)站建設(shè)指標(biāo)平均得分 60.1%。這些情況反映了我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站在網(wǎng)站資源和業(yè)務(wù)功能方面建設(shè)則較弱。不過(guò)從中國(guó)廣州檔案網(wǎng)我們可以看出它基本擺脫了上述的弊端，網(wǎng)站資源比較豐富，表現(xiàn)形式多樣，有文字、圖片和視頻等各種載體。在業(yè)務(wù)功能方面，該網(wǎng)站以建立方便人民群眾的網(wǎng)上檔案信息資源利用體系為目的，具有比較多的服務(wù)通道。之前已經(jīng)有提到，中國(guó)廣州檔案網(wǎng)所包含的內(nèi)容比較多，因此在網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)排版方面稍微有一些雜亂。

2、欄目規(guī)劃得當(dāng)，檔案工作面面俱到。網(wǎng)站規(guī)劃為這樣幾個(gè)版塊：檔案業(yè)務(wù)工作類欄目、檔案資源服務(wù)功能性欄目、館藏特色專欄、在線服務(wù)四大板塊。由11個(gè)一級(jí)欄目和67個(gè)二級(jí)欄目構(gòu)成，涵蓋了檔案工作的各個(gè)方面。完全沒(méi)有欄目堆砌、功能零散、信息冗余的不科學(xué)狀態(tài)。

3、資源高度整合，服務(wù)功能完善。中國(guó)廣州檔案館蘊(yùn)藏著豐富的館藏資源，將這些珍貴的信息資源有效整合和提供統(tǒng)一的平臺(tái)對(duì)外發(fā)布利用是深入貫徹國(guó)家檔案局檔案信息化工作要求的重要內(nèi)容，也是網(wǎng)站建設(shè)的意義所在。比如圖說(shuō)廣州、網(wǎng)上展廳和珍品薈萃等欄目資源高度整合，比較有可觀性和可讀性。在其服務(wù)功能方面，有公共服務(wù)和檔案用品服務(wù)等，此外還有網(wǎng)上預(yù)約、在線咨詢、網(wǎng)上投訴、便民信息以及網(wǎng)上留言這些項(xiàng)目，可以說(shuō)是比較完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。這里我想說(shuō)這樣一個(gè)事情，我在第一次瀏覽該網(wǎng)站的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)在圖說(shuō)廣州——領(lǐng)導(dǎo)重大活動(dòng)的第一幅圖片的字幕中“毛主席”寫成了“毛主度”，于是我向其工作郵箱里發(fā)了一封郵件指出錯(cuò)誤，中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的有關(guān)人員第二日就給了我回復(fù)：“非常感謝您的來(lái)信，錯(cuò)字已改正，歡迎您繼續(xù)關(guān)注我們的網(wǎng)站，謝謝?！蓖ㄟ^(guò)這件事情，我們可以看出中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的處事很有效率，即服務(wù)功能完善。

四、利用與搜索方式

怎樣充分地利用一個(gè)網(wǎng)站的資源是比較重要的問(wèn)題。中國(guó)廣州檔案網(wǎng)通過(guò)一站式搜索對(duì)該網(wǎng)站的信息資源進(jìn)行搜索與查詢，達(dá)到資源共享的目的，利用者只需輸入想要關(guān)注內(nèi)容的關(guān)鍵字即可查閱到與之相同或相似的檔案信息。但是，這

樣的搜索范圍比較大，我認(rèn)為中國(guó)廣州檔案網(wǎng)在這一方面可以分專題建立搜索平臺(tái)便利公眾。

最后，我想說(shuō)的是，給中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的建議已經(jīng)在行文過(guò)程中提出，希望這篇文章可以給利用中國(guó)廣州檔案網(wǎng)的公眾一些幫助。

第三篇：數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀與發(fā)展前景

湖北大學(xué)本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）

目錄

一、數(shù)字檔案館的概論...............................1

1．?dāng)?shù)字檔案館的含義.........................1

2．?dāng)?shù)字檔案館的特點(diǎn).........................1

3．?dāng)?shù)字檔案館的功能.........................1

二、數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀...............................1

1．國(guó)際現(xiàn)狀...........................1

2．國(guó)內(nèi)現(xiàn)狀...........................1

3．基層檔案管理的現(xiàn)狀............................1

三、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題......................2

1．檔案基礎(chǔ)理論問(wèn)題.........................2

2．檔案工作實(shí)踐問(wèn)題.........................2

四、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)策研究..........................3

五、數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)...........................3

六、結(jié)束語(yǔ)..............................3

參考文獻(xiàn)..................................4I

數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和多媒體技術(shù)為一體的綜合電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)，檔案館正在逐步邁入數(shù)字檔案館的發(fā)展階段。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)方式互相聯(lián)結(jié)，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 現(xiàn)狀 對(duì)策 發(fā)展

一、數(shù)字檔案館的概論

1．?dāng)?shù)字檔案館的含義

數(shù)字檔案館應(yīng)是基于網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)，通過(guò)建立各基層企事業(yè)單位數(shù)字檔案館、檔案信息傳輸平臺(tái)、檔案信息管理平臺(tái)、制定一系列標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會(huì)化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。

2．?dāng)?shù)字檔案館的特點(diǎn)

a）數(shù)字資源的多樣性：一是依托于實(shí)體檔案的數(shù)字化；二是通過(guò)各種途徑收集、組織、加工相關(guān)數(shù)字信息形成的數(shù)字信息。b）具有一定的開放性：依托于網(wǎng)絡(luò)，一方面能夠在線采集網(wǎng)上信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。另一方面能夠針對(duì)利用者不同的需求，提供多樣化的服務(wù)。c）技術(shù)的多變性：由于數(shù)字檔案館依靠于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、基礎(chǔ)于內(nèi)容的檢索技術(shù)等，其存儲(chǔ)技術(shù)、載體、格式、閱覽方式等，都呈現(xiàn)出不斷進(jìn)步、變化的動(dòng)態(tài)。

3．?dāng)?shù)字檔案館的功能

a)信息集成功能。數(shù)字檔案館的建立，使我們可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)特定區(qū)域內(nèi)的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，改變了以往單一的檔案實(shí)體的保管形式。通過(guò)信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關(guān)信息的中心，所以，信息集成將成為數(shù)字檔案的首要功能。b)資源共享功能。由于在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)開放式的檔案數(shù)字傳輸、利用，集成的數(shù)字化檔案信息可以被網(wǎng)絡(luò)上的全體終端所獲取，基層檔案館也可以根據(jù)自身的需要，獲取網(wǎng)絡(luò)內(nèi)其它檔案網(wǎng)站的相關(guān)信息，這樣，無(wú)論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據(jù)自己的需要，在隨時(shí)隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數(shù)據(jù)乃至全文，數(shù)字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實(shí)現(xiàn)檔案利用的理想化目的。c）社會(huì)記憶功能。數(shù)字檔案館的建設(shè)將應(yīng)用國(guó)家相應(yīng)的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實(shí)體保管模式，代之以轄區(qū)內(nèi)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社團(tuán)和部分個(gè)人檔案的數(shù)字化集成管理，使人類各方面、各階層實(shí)踐活動(dòng)的記錄得到妥善的保管、利用，檔案是社會(huì)記憶的主要工具。數(shù)字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會(huì)記憶功能的實(shí)現(xiàn)。

二、數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

1．國(guó)際現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟(jì)的全球化、社會(huì)的信息化不僅加速了人類社會(huì)歷史發(fā)展的進(jìn)程，而且日益深刻改變著人類的工作、生活及思維方式。信息化成了當(dāng)代國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略制高點(diǎn)，是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，也是我國(guó)產(chǎn)業(yè)優(yōu)化升級(jí)和實(shí)現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2．國(guó)內(nèi)現(xiàn)狀

雖然我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展剛剛起步，但技術(shù)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展、改革開放的成果已經(jīng)為大力發(fā)展數(shù)字檔案館創(chuàng)造了有力的條件。2004年深圳市建成了國(guó)內(nèi)第一個(gè)數(shù)字檔案館，而青島數(shù)字檔案館也實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動(dòng)了我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

3．基層檔案管理的現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館對(duì)于縣級(jí)檔案館作為國(guó)家基層檔案館來(lái)說(shuō)還是一個(gè)比較難的問(wèn)題，就目前來(lái)看，大多數(shù)檔案館只是停留在館藏檔案的數(shù)字化，進(jìn)行文件級(jí)以及案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，雖然開通了檔案信息網(wǎng)站，但是內(nèi)容不夠豐富，離要求還相差甚遠(yuǎn)。全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息網(wǎng)站建設(shè)還相對(duì)滯后。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題

1．檔案基礎(chǔ)理論問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)理論經(jīng)過(guò)多年的研究與實(shí)踐，基本上已經(jīng)完善。

數(shù)字檔案館的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)理論調(diào)到了挑戰(zhàn)。a)現(xiàn)階段對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)不一致。對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)—，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成在把握數(shù)字檔案館建設(shè)方向上的不一致，這在很大程度上影響了數(shù)字檔案館的實(shí)踐。

b)數(shù)下檔案館的理論研究問(wèn)題。數(shù)字檔案館不僅僅是將傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)化，而是要對(duì)原有檔案館業(yè)務(wù)的優(yōu)化、流程的重組。盡管還要遵循檔案的基本原理，但細(xì)節(jié)上旨定會(huì)有所變化，甚至是重大變革。這方面的理論研究現(xiàn)在少之又少。

c)數(shù)字信息資源的織織、管理與利用問(wèn)題

數(shù)字檔案館主要的管理對(duì)象是電子文件：關(guān)于電子文件的諸多理論與實(shí)踐尚未成熟，人們對(duì)新類型檔案和載體檔案的存檔意識(shí)還很薄弱，對(duì)如何有效地收集、保存并提供利用還缺乏相應(yīng)的理論作指導(dǎo)，2005年9月l日實(shí)施的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA／T 32—2005)對(duì)于公務(wù)電子郵件做出了規(guī)范，但還有大量其他類型的電子文件仍處在混亂的管職當(dāng)中，如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)電于文件的收集、歸檔、管理、提供利用等。

d)服務(wù)理念與方式

數(shù)字檔案館的一個(gè)重要功能是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便快捷地提供檔案信息服務(wù)，尤其是主動(dòng)性、針對(duì)性的服務(wù)。這對(duì)檔案人員傳統(tǒng)的服務(wù)觀念是—個(gè)極大的挑戰(zhàn)，促使檔案人員對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)機(jī)制、服務(wù)理念和模式進(jìn)行改變。目前主動(dòng)性、針對(duì)性的服務(wù)的方式與實(shí)現(xiàn)尚未有理論與實(shí)踐的突破。

e)檔案法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)

面對(duì)數(shù)字檔案館、電子文件產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn)，《檔案法》等

相關(guān)法律法規(guī)中的一些內(nèi)容已不能適應(yīng)，需要及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行必要的補(bǔ)充和完善。電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案公開和上網(wǎng)安全網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)也迫切需要研究制定。

2．檔案工作實(shí)踐問(wèn)題

傳統(tǒng)檔案理論的實(shí)踐已經(jīng)幾十年了，形成丁一整套行之有效的方法、操作、制度等。電子文件管理的實(shí)踐剛剛開始，還處在摸索階段。作為以電子文件管理為主要任務(wù)的數(shù)字檔案館方面的實(shí)踐少之又少。

a)電子文件收集歸檔中真實(shí)性的保障問(wèn)題

電子文件的核心問(wèn)題是其真實(shí)性、原始性、可靠性的確認(rèn)。只是真實(shí)性、原始性的不確定性，影響了電子文件的憑證作用，影響了電子文件處理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。電子文件具有信息與載體可分離的特性，不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，可以在不同的載體上相互轉(zhuǎn)換，這位電子文件具有易更改性，即在流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在被修改的可能，這種修改很可能不留痕跡。電子文件對(duì)信息技術(shù)的軟硬件有較強(qiáng)的依賴性，不同格式的文件轉(zhuǎn)換時(shí)可能造成信息失真．計(jì)算機(jī)軟硬件升級(jí)速度加快，升級(jí)后的軟硬件在讀取電子文件時(shí)也可能造成信息失真。另外電子文件載體壽命相對(duì)較短，在進(jìn)行電子文件遷移過(guò)程中也可能造成信息失真，這些都會(huì)影響到電子文件的真實(shí)性。目前主要利用技術(shù)保障措施，如數(shù)寧簽名、利用元數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行著錄、用戶權(quán)限分配和身份識(shí)別等，以保證電子文件的真實(shí)性。但這些技術(shù)有一定的缺陷，像元數(shù)據(jù)技術(shù)本身就是檔案界正在討論尚未確定的熱點(diǎn)問(wèn)題，數(shù)字簽名則涉及到CA等問(wèn)題。

b)電子文件管理原則實(shí)現(xiàn)的問(wèn)題

如何將令程管理原則與前端控制原則在現(xiàn)實(shí)中實(shí)現(xiàn)是急需解決的問(wèn)題。開發(fā)運(yùn)行電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)理想的方法。但電子文件管理系統(tǒng)如何與電子政務(wù)融合、電子文件管理系統(tǒng)如何與原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接．這方面的實(shí)踐也很少。

c)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化問(wèn)題

2005年9月1日國(guó)家檔案局頒市的《紙質(zhì)檔案數(shù)寧化技術(shù)規(guī)范》(DA／T 31—2005)成為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)。圖片、聲音與影像檔案的數(shù)字化規(guī)范尚未頒布。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化代價(jià)高。對(duì)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，目前有原件掃描或者縮微后掃描膠片兩種方式。這兩種方式都需要投入相應(yīng)的設(shè)備，而這些設(shè)備在價(jià)格上比較昂貴。另外在耗材上也是—筆很大的支出。其次檔案信息數(shù)字化效率低：采取原件掃描的方式數(shù)字化，人工干預(yù)的程度高，效率很低。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)策研究

1.加大培訓(xùn)力度，建設(shè)一支電子技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)精通的人才隊(duì)伍，各檔案館的業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。

2.更新觀念，以長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光看待數(shù)字化檔案館的建設(shè)。長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)檔案館重保管輕利用，一部分領(lǐng)導(dǎo)更是認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，不如經(jīng)濟(jì)工作那么重要，見效快，但當(dāng)今社會(huì)處于信息時(shí)代，檔案館的大量信息資源給領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考提供了較大的利用價(jià)值，為方便快捷利用檔案，數(shù)字檔案館建設(shè)勢(shì)在必行。

3.加大投入，不斷完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。沒(méi)有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持，數(shù)字檔案館建設(shè)必須的硬件設(shè)施沒(méi)有保障，該工作只能是紙上談兵。

五、數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)

如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館，使之形成科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的一個(gè)重要問(wèn)題，其發(fā)展趨勢(shì)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來(lái)構(gòu)建數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。

六、結(jié)束語(yǔ)

盡管數(shù)字檔案館的理論研究取得了很大發(fā)展，但是在實(shí)踐方面卻是處于試點(diǎn)起步階段，還有許多關(guān)鍵的理論和技術(shù)問(wèn)題需要解決、許多規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)化的制度體系需要制定。數(shù)字檔案館作為我們的發(fā)展目標(biāo)和方向，超越了時(shí)間、空間和地域的界限，拓寬服務(wù)領(lǐng)域及內(nèi)容，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，從而提高檔案工作的地位和作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 張曉霞：【數(shù)字檔案館---21世紀(jì)的新發(fā)展】【蘭臺(tái)世界】2000年第3期

[2] 王宇輝【21世紀(jì)數(shù)字檔案館發(fā)展之我見】【檔案與建設(shè)】2000年第3期

[3] 徐富榮【談數(shù)字檔案館的建設(shè)】【廣州檔案】2002年第2期

第四篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館

關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9 網(wǎng)友評(píng)論 0 條 點(diǎn)擊進(jìn)入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》（Being Digital）一書中，向人們描述著數(shù)字時(shí)代對(duì)我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來(lái)的各種沖擊時(shí)，人類文明已經(jīng)真實(shí)地邁進(jìn)了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)。檔案管理和利用如何應(yīng)對(duì)及適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動(dòng)化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫(kù)；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過(guò)國(guó)家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來(lái)，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。如果說(shuō)運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個(gè)階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來(lái)談一下我們的觀點(diǎn)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個(gè)特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件?，F(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時(shí)，較多是對(duì)檔案館美好前景的預(yù)測(cè)與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問(wèn)題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理問(wèn)題，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問(wèn)題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無(wú)從談起。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)各級(jí)各類檔案館開始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說(shuō)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)盡顯無(wú)遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過(guò)程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國(guó)檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來(lái)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國(guó)家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，成立館藏信息數(shù)字化部門，專門負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見效快，但投入高，需要很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購(gòu)置少量的設(shè)備，對(duì)重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見效慢，投入較少，對(duì)技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過(guò)計(jì)算機(jī)人工錄入或通過(guò)掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用第一種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問(wèn)題，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會(huì)被開發(fā)出來(lái)，如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無(wú)疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來(lái)面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來(lái)獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過(guò)因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個(gè)人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個(gè)人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系?！吨腥A人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國(guó)家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策?！边@充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對(duì)數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺(tái)統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全省各級(jí)檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)與軟件進(jìn)行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)認(rèn)識(shí)到今天仍然具有指導(dǎo)意義。現(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)類型以檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問(wèn)題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國(guó)第二歷史檔案館在進(jìn)行民國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時(shí)就十分重視數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對(duì)已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對(duì)館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)接入Internet網(wǎng)時(shí)，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問(wèn)題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問(wèn)題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理等。

目前我國(guó)的檔案專業(yè)教育，無(wú)論是高等教育，還是各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，都顯得知識(shí)陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合性人才，阻礙了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運(yùn)用。對(duì)此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時(shí)檔案館也必須重視對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要求知識(shí)技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會(huì)支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見?，F(xiàn)在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對(duì)于圖書館部門，檔案部門的動(dòng)作已經(jīng)滯后。中國(guó)數(shù)字圖書館工程現(xiàn)已進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。1999年3月成立的“國(guó)家圖書館文獻(xiàn)數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到5000萬(wàn)至6000萬(wàn)頁(yè)全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000G存儲(chǔ)量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無(wú)法融入信息時(shí)代的快車道，最終將被信息社會(huì)淘汰。因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

第五篇：數(shù)字檔案館調(diào)研報(bào)告

檔案館“十二五”規(guī)劃前期調(diào)研報(bào)告 對(duì)檔案館工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)

1.1 部門職能

高等學(xué)校檔案是高校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，也是衡量高教事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要標(biāo)志，它記載過(guò)去，服務(wù)現(xiàn)在，昭啟未來(lái)。高等院校作為人才聚集地和知識(shí)傳播地，其各類檔案尤其是教學(xué)、科研、黨政管理等檔案的科學(xué)價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值是社會(huì)信息資源中的重要組成部分。通過(guò)檔案，可以再現(xiàn)歷史的面貌和發(fā)展變化的軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日后各項(xiàng)工作的發(fā)展提供依據(jù)。

近年來(lái)在檔案工作人員的努力下,我校檔案工作有了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。高校檔案的收集、整理、傳遞、開發(fā)利用也成為高校發(fā)展一項(xiàng)重要工作,使檔案成為教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、日常管理等的基礎(chǔ)和依據(jù)。為了使檔案工作更好地為高校科研、教學(xué)、管理服務(wù), 確保各門類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要完善檔案管理,嚴(yán)格把好檔案收集、整理、歸檔關(guān)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，采用高校統(tǒng)一規(guī)范的分類法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，這樣可以提高檔案工作的質(zhì)量效率，又可為實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門, 檔案館具有雙重性, 作為職能部門，它負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能，要“對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”,同時(shí)作為業(yè)務(wù)部門,還要“負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案”,具有“保管”的職責(zé)。

1.2 部門工作特點(diǎn)

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門來(lái)說(shuō)，檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分，如干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻(xiàn)，是重要的信息來(lái)源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。隨著檔案工作的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案需求的提高，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單保管，而是采用各種新技術(shù)、新方法來(lái)開發(fā)和利用檔案信息資源，以滿足社會(huì)的需要。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn)，又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書、情報(bào)等其它文獻(xiàn)信息工作，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面[1]：

第一，檔案資源積累過(guò)程的緩慢性。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)逐步積累起來(lái)的，檔案大多數(shù)是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過(guò)程中不得不重視對(duì)它的保護(hù)，這樣無(wú)形中就降低了他的利用率。

第二，檔案管理過(guò)程的階段性。就檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，檔案管理方式也有不少差異。檔案室管理階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性；檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。檔案對(duì)形成者的依附性，使得檔案難以像圖書資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動(dòng)的范圍。

第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及到學(xué)校的政治、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)機(jī)密。所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，過(guò)了這段封閉期后才能有選擇地向社會(huì)開放，檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。本部門工作現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題

2.1主要工作成績(jī)

自2007年12月14日成立以來(lái)，貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館立足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和本校的實(shí)際情況，致力于檔案管理信息化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案收集、整理方式的改革，在全校推廣應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，并投入力量積極開展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站建設(shè)，以期使檔案檢索利用更加貼近學(xué)校發(fā)展需要、貼近教職員工研究查考的需要。館內(nèi)目前設(shè)有館長(zhǎng)室、綜合檔案科、干部檔案科、保密室及3間庫(kù)房，占地面積近1000平方米，現(xiàn)有工作人員共8人，其中碩士研究生學(xué)歷1人，大學(xué)本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人，另有退休返聘人員1人。綜合檔案館館藏檔案包括文書、教學(xué)、科研、基建、聲像、學(xué)報(bào)、設(shè)備、財(cái)會(huì)八大類。

2008年12月31日，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷下，經(jīng)過(guò)檔案館工作人員的努力，我校試卷保密室獲得貴州省國(guó)家統(tǒng)一考試試卷保密室合格證，是繼貴州大學(xué)、貴州師范大學(xué)之后的貴州省第三家獲得試卷保密室合格證的高校。

2009年1月9日，在省直機(jī)關(guān)保密工作第十一協(xié)作組、省直國(guó)家安全工作第三協(xié)作組 2008總結(jié)表彰暨移交工作會(huì)議上，我校榮獲了省教育廳、第十一協(xié)作組組長(zhǎng)單位貴陽(yáng)中醫(yī)學(xué)院頒發(fā)的“2008先進(jìn)單位”稱號(hào)。我校院辦副主任、檔案館副館長(zhǎng)黃竹慧、檔案館工作人員朱青榮獲貴州省直機(jī)關(guān)工作保密論文征文競(jìng)賽一等獎(jiǎng)；我校部分檔案工作者分獲二等獎(jiǎng)、優(yōu)秀獎(jiǎng)。

2009年4月8日，經(jīng)貴州省檔案局決定，貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開，中共貴州省委組織部部務(wù)委員尹新黔、貴州省檔案局局長(zhǎng)王傳福以及貴州省檔案局經(jīng)科處、貴州省教育廳、貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組各成員單位院校檔案工作人員參加了本次會(huì)議。這既是對(duì)我校檔案工作發(fā)展的一種肯定，同時(shí)也是對(duì)我校檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)的一種鼓勵(lì)，是我們轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、調(diào)整發(fā)展思路、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、妥善解決問(wèn)題的契機(jī)。

2.2省內(nèi)外高校同類部門工作經(jīng)驗(yàn)借鑒

2.2.1 本部門與省內(nèi)高校同類部門對(duì)比分析

貴州省內(nèi)高校目前僅有三家設(shè)立檔案館，分別是貴州大學(xué)檔案館、貴州師范大學(xué)檔案館和我校檔案館。

貴州大學(xué)檔案館成立于2004年11月，即原貴州大學(xué)和原貴州工業(yè)大學(xué)合并時(shí)，由兩校的干部人事檔案室、綜合檔案室合并組建而成。貴州大學(xué)檔案館為正處級(jí)建制單位，下設(shè)辦公室、人事檔案科、綜合檔案科。現(xiàn)有在編工作人員11人，其學(xué)歷結(jié)構(gòu)是：大學(xué)本科學(xué)歷5人，大專學(xué)歷6人；職稱結(jié)構(gòu)是：副高職稱1人，中級(jí)職稱8人，初級(jí)職稱1人。全館總面積977平方米，館藏有人事檔案9339卷、綜合檔案（含黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、出版、外事、實(shí)物等類檔案）29878卷，配置有復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。

1991年初，貴州師范大學(xué)根據(jù)國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，理順了領(lǐng)導(dǎo)體制，成立了綜合檔案室，隸屬校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，由校長(zhǎng)分管。除原有的黨政管理類檔案外，綜合檔案室集中統(tǒng)一管理了學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像等九大類檔案。2005年初學(xué)校成立檔案館，在原有綜合檔案的基礎(chǔ)上，將人事檔案并入檔案館集中統(tǒng)一管理。2004年初，省政府決定將貴州省理工職業(yè)學(xué)校并入我校。根據(jù)教育部有關(guān)規(guī)定，檔案館接收了該校的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。檔案館現(xiàn)有專職檔案工作人員7人，其中本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人；副高級(jí)職稱1人，中級(jí)職稱2人，初級(jí)職稱3人。檔案館現(xiàn)有辦公室、檔案庫(kù)房、閱覽室，面積近1000平方米，有適應(yīng)工作需要的規(guī)范的各種檔案裝具，另配有服務(wù)器電腦、掃描儀、打印機(jī)、照片打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、吸塵器等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

根據(jù)以上情況分析，貴州師范大學(xué)檔案館和我校情況比較接近，我校也接收了貴州省計(jì)劃管理干部學(xué)院的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。從檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)立來(lái)看，我校設(shè)立較為齊全，但缺少公開閱覽室，檔案的利用開發(fā)受到一定局限。

2.2.2 本部門與省外先進(jìn)院校同類部門對(duì)比分析

我們選取了位于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館作為參照，進(jìn)行對(duì)比分析。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室成立于1984年12月，2002年12月建立校檔案館，內(nèi)設(shè)收集科、管理科、編研科和人事檔案室?，F(xiàn)有在編人員11人，其中正高職稱1人、副高職稱1人、中級(jí)職稱6人。2000年建成學(xué)校專用檔案樓，建筑面積1350平方米，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等設(shè)備；其中庫(kù)房520平方米，庫(kù)內(nèi)安裝有354節(jié)密集架、8組24臺(tái)空調(diào)機(jī)及防火、防盜、去濕等現(xiàn)代化設(shè)施。1978年復(fù)校以來(lái)的檔案均按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、排架，共分為黨群、行政、教學(xué)、科研、校產(chǎn)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、人物、聲像、字畫等十三大類。檔案館從2001年開始使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)，2005年開始引進(jìn)“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，并于2007年在全校推廣使用，目前全校所有院（系、所）、部門均已使用檔案管理軟件進(jìn)行歸檔工作，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化邁出了重要一步。除計(jì)算機(jī)檢索外，檔案館編制了案卷目錄、專題目錄、部門移交目錄等檢索工具；編制了專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格通知匯編、干部任免通知匯編、學(xué)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料匯編、校級(jí)發(fā)文匯編；編寫了文書檔案、學(xué)籍檔案的查閱指南；建立了學(xué)生檔案查詢、出國(guó)人員檢索表等輔助數(shù)據(jù)庫(kù)。從以上情況分析，作為國(guó)內(nèi)設(shè)立較早的財(cái)經(jīng)類高校檔案館之一的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，無(wú)論是從檔案館的功能、檔案館管理的檔案種類，還是檔案館開發(fā)利用的程度，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先。尤其是對(duì)于電子文件的管理和應(yīng)用，應(yīng)該是我校今后一段時(shí)期努力的重點(diǎn)和方向。

2.3 存在主要問(wèn)題

2.3.1 重管理輕宣傳

近年來(lái)，隨著我校檔案館建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)以及貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開,檔案管理工作的重要性日益突顯,檔案的價(jià)值已愈來(lái)愈被人們重視和認(rèn)可。檔案管理規(guī)章制度不斷健全,基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到完善,高校檔案管理制度化、現(xiàn)代化已達(dá)到一定水平。但與此同時(shí)，卻也忽略了檔案宣傳工作的開展。這里所說(shuō)的檔案宣傳,除了《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳之外,主要是指對(duì)館藏檔案內(nèi)容的宣傳。由于高校檔案部門不注意館藏內(nèi)容的宣傳,使大多數(shù)師生員工不知道檔案部門究竟有些什么東西,因此不能結(jié)合工作需要去檔案室查找有關(guān)材料。人們不知道檔案館里有什么,能不能為自己所用,怎么用等等,致使大多數(shù)教職工始終對(duì)檔案館望而卻步,認(rèn)為那是神秘、不可接近的地方,當(dāng)然更沒(méi)有什么自己需要的東西,導(dǎo)致檔案利用者較少,利用率較低。

2.3.2重收集輕鑒定

檔案收集活動(dòng)是檔案工作的起點(diǎn),沒(méi)有檔案收集就沒(méi)有檔案,更談不上檔案的開發(fā)利用。由于我校檔案館新近成立，為了搞好檔案收集工作,我校檔案部門制定了各種規(guī)章制度，指定了各單位、各部門提交檔案的規(guī)范格式并定期對(duì)了各單位、各部門的專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我校檔案館館藏正日益豐富，歸檔率也逐月遞增。但我們?cè)陉P(guān)注檔案數(shù)量的同時(shí)卻忽略了檔案質(zhì)量的控制,忽略了檔案價(jià)值鑒定工作的開展,也就是說(shuō)忽略了檔案的“優(yōu)化”,其結(jié)果是給檔案整理編目工作增加了負(fù)擔(dān),浪費(fèi)了人力、物力和庫(kù)房空間,也影響了那些真正具有價(jià)值的檔案被及時(shí)有效地利用。

2.3.3重整理輕編研

檔案整理工作是整個(gè)檔案工作中最為耗時(shí)費(fèi)力的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案人員要對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理、組卷,要注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類正確,問(wèn)題突出,要擬寫案卷標(biāo)題,最后還要“三孔一線”將案卷裝訂的結(jié)實(shí)美觀。遇有卷內(nèi)紙張大小不一的,還要裁裁剪剪,補(bǔ)補(bǔ)貼貼,有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)整齊,甚至把有用的文件內(nèi)容也切掉了。過(guò)于繁瑣的整理工作流程,耗費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間、精力,卻無(wú)暇顧及檔案編研工作,缺乏高質(zhì)量的編研材料,導(dǎo)致檔案利用工作始終停留在你來(lái)我查,只能提供單一的原件或復(fù)印件的低層次水平上。

2.3.4重部門輕個(gè)人

只重視為校內(nèi)單位、各部門提供檔案利用服務(wù),忽略了對(duì)個(gè)體檔案用戶的宣傳和服務(wù)。以本校檔案利用登記為例,90%的借閱利用都是部門工作查考以及學(xué)校編史修志之用,而極少有個(gè)人用戶查閱與己有關(guān)的諸如工資改革、職務(wù)任免、職稱聘任、體制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,試試探探,不知自己到底有無(wú)權(quán)利查閱。過(guò)去，由于檔案部門過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案工作的政治性和機(jī)要性,把檔案工作神秘化,實(shí)行自我封閉,把工作對(duì)象和工作內(nèi)容限制在黨政機(jī)關(guān)或紅頭文件上,使得大部分教職員工對(duì)檔案有一種神秘感,認(rèn)為檔案館就是保管人事檔案的地方,不可涉足、分不清人事檔案和文書檔案的界線。在他們的印象中,檔案館只是校方的檔案保管和服務(wù)機(jī)構(gòu),個(gè)人無(wú)權(quán)利用。狹隘的服務(wù)面使館藏檔案得不到充分的開發(fā)利用,并最終成為阻礙檔案館發(fā)展的瓶頸。

2.3.5重查借閱登記,輕利用效果反饋。

查借閱登記是檔案提供利用必做的功課。在檔案利用服務(wù)中,檔案人員往往很注重借閱情況登記,但在檔案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否達(dá)到目的,對(duì)利用服務(wù)是否滿意,或者對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式及需求的檔案內(nèi)容有無(wú)意見、建議等等,卻往往不加考慮,無(wú)從知曉。也就是說(shuō),服務(wù)方與利用方缺乏溝通,利用方的需求和意愿服務(wù)方無(wú)從了解,必然導(dǎo)致工作的盲目性,在利用工作中暴露出來(lái)的問(wèn)題得不到及時(shí)解決,不能最大限度滿足利用者需求。影響本部門工作的“十二五”環(huán)境因素變化分析

3.1 宏觀環(huán)境分析

當(dāng)前,高校也受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊,內(nèi)外環(huán)境的鮮明對(duì)比,與社會(huì)其他行業(yè)人員經(jīng)濟(jì)收入和物質(zhì)分配差距的拉大,打破了檔案人員的心理平衡,影響到他們的思想情緒和工作積極性,從而產(chǎn)生了悲觀情緒。因此,一部分同志為了實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值“跳槽”了,造成了檔案部門隊(duì)伍不穩(wěn)定的狀況,這是造成高校檔案利用率低下的原因之一。

同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。信息化技術(shù)在檔案方面的應(yīng)用,使電子文件在信息采集、管理及利用各方面與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的不同,從而帶來(lái)管理模式、運(yùn)作程序、技術(shù)方法等諸方面的變革。數(shù)字檔案館、網(wǎng)站的建設(shè),網(wǎng)上提供利用已成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的方向，這給檔案館今后的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.2 微觀環(huán)境分析

檔案產(chǎn)生于不同的地點(diǎn)，由各單位、各部門的檔案員整理和管理，在完成檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，其中包括了檔號(hào)設(shè)置、著錄規(guī)則、實(shí)體排架、檔案保護(hù)等各項(xiàng)工作的實(shí)踐性操作。由于檔案實(shí)體保管在物理?xiàng)l件上的分散性以及各單位、各部門習(xí)慣于各自管理模式的差異性所致，要改變?cè)凶龇ú⒔y(tǒng)一按一個(gè)全宗的標(biāo)準(zhǔn)管理，工作難度之大不言而喻。本部門“十二五”期間工作的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)和具體思路 4.1 總體思路

檔案館“十二五”期間工作的總體思路是：全面貫徹黨的十七大和十七屆三中全會(huì)精神，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀。突出創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)師生主題，繼續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、資源建設(shè)、法制建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)，抓好館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)、檔案信息資源的整合、檔案規(guī)范化管理等。

一是全面推進(jìn)館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理。在檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理探索實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步總結(jié)完善，帶動(dòng)全校檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)管理水平的普遍提高。

二是夯實(shí)館室功能建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。抓住我?！笆逡?guī)劃” 的有利契機(jī)，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持，將檔案事業(yè)發(fā)展、檔案館庫(kù)建設(shè)列入學(xué)校工作計(jì)劃，以創(chuàng)建為目標(biāo)，大力推進(jìn)檔案館功能建設(shè)和館庫(kù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂2010-2015年檔案信息化實(shí)施意見，同步啟動(dòng)數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上取得明顯成效。同時(shí)，把檔案信息安全作為重點(diǎn)，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。

四是切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強(qiáng)各單位、各部門檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門檔案管理水平。

4.2 發(fā)展目標(biāo)

檔案是反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案，只有通過(guò)檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的功能。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種知識(shí)資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識(shí)管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進(jìn)行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識(shí)傳播的效率和檔案信息的利用率。

盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，一直積極主動(dòng)開發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅(jiān)持以“服務(wù)·創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本,以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點(diǎn),努力把我校檔案工作提高到一個(gè)新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財(cái)經(jīng)大學(xué)而努力。

4.3 重點(diǎn)任務(wù)

4.3.1加強(qiáng)敬業(yè)精神和職業(yè)道德教育

加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段,大力推行“五個(gè)一樣”的服務(wù)，即：對(duì)來(lái)館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)樣，生人熟人一個(gè)樣，來(lái)人來(lái)函一個(gè)樣，上班下班一個(gè)樣，難查易查一個(gè)樣。以周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。

4.3.2 啟動(dòng)貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂(lè)園，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見書》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對(duì)文書檔案和學(xué)生成績(jī)等利用較高的檔案的電子化。4.3.3 做好電子文件的規(guī)范化管理。

起草并下發(fā)《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

4.3.4 健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

進(jìn)一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案兼職隊(duì)伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱的評(píng)定和考核。

4.3.5加強(qiáng)檔案的收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時(shí)移交檔案館，確保檔案完整入庫(kù)。實(shí)現(xiàn)本部門“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對(duì)策措施

5.1 解放思想,更新觀念,開拓前進(jìn)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義事業(yè)離不開檔案，學(xué)校工作離不開檔案，要堅(jiān)定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險(xiǎn)轉(zhuǎn)變成改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)積極開發(fā)信息資源，千方百計(jì)為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來(lái)的觀念；把不太重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會(huì)效益又重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。

5.2 加強(qiáng)法制建設(shè),實(shí)現(xiàn)依法治理

高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高?？茖W(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開展。要搞好高校檔案工作,就必須把檔案工作納入法制的軌道,加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè),健全和完善檔案的法規(guī)體系,用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。《檔案法》的頒布與實(shí)施,使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過(guò)法制監(jiān)督,才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道,更好地促進(jìn)高校檔案的開發(fā)和利用。

5.3加強(qiáng)宣傳,開展用戶教育 這里所說(shuō)的檔案宣傳,首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。其次,也是著重要強(qiáng)調(diào)的,就是加強(qiáng)自我宣傳,開展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案,必須知道:一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點(diǎn)在目前來(lái)講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳,向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別,介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù),介紹檢索工具及使用方法等等。可采取在全院范圍內(nèi)舉辦檔案檢索與利用講座,利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳,使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù),這樣才能激發(fā)各部門及個(gè)體用戶對(duì)利用檔案的愿望與熱情,消除人們對(duì)檔案工作的神秘感,引導(dǎo)更多的人利用檔案。

5.4開展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過(guò)時(shí)的文件”,開展現(xiàn)行文件利用服務(wù),實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件,就是指已經(jīng)產(chǎn)生,正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來(lái)說(shuō)現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年遞減。除了黨和國(guó)家機(jī)密、法律規(guī)定,學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項(xiàng)和科技、商業(yè)秘密,凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策,事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益,群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題、政策規(guī)定,以及上級(jí)主管部門要求公開的事項(xiàng)如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù),即設(shè)置閱文室,提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上,開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù),即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù),以解答問(wèn)題的形式向利用者提供服務(wù)。

開展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會(huì)服務(wù)功能,提升了檔案工作的社會(huì)影響力,而且可以有效提高檔案利用率,促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問(wèn)題。

5.5加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人,在檔案管理過(guò)程中,人始終是最重要的,檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì),是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹立人才資源是第一資源的思想,在配備檔案專職人員時(shí),既要注重人員的素質(zhì),又要注重業(yè)務(wù)水平。

一是要注重檔案人員的知識(shí)更新。通過(guò)辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完美自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強(qiáng)針對(duì)性、實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。

二是要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。不斷提高檔案專業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、各類型的人才，既注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)面實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、精通業(yè)務(wù)的中高級(jí)研究人才，又注重引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5.6加強(qiáng)館藏建設(shè),大力豐富、優(yōu)化館藏

首先,豐富館藏,打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開展利用工作的前提,但這并不是片面強(qiáng)調(diào)檔案越多越好,而是要求檔案門類齊全,結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象,即低價(jià)值檔案較多,公務(wù)性檔案多,紙質(zhì)檔案多;價(jià)值大的檔案少,特色檔案少,非紙質(zhì)檔案少。檔案部門在進(jìn)行館藏建設(shè)時(shí)要注意完善館藏結(jié)構(gòu),從檔案門類看,不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案,還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看,不僅有紙質(zhì)檔案,還要有照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案,另外還要順應(yīng)時(shí)代潮流,及早起步,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集和整理。

其次,在豐富館藏的同時(shí)必須重視優(yōu)化館藏,即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價(jià)值鑒定,是優(yōu)化館藏的重要途徑,各高校應(yīng)高度重視,成立檔案鑒定小組,保證有計(jì)劃、有步驟地開展此項(xiàng)工作,把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān),以達(dá)到優(yōu)化館藏,方便利用的目的。

經(jīng)過(guò)大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為,豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個(gè)方面內(nèi)容:

第一,增加館藏?cái)?shù)量。檔案館自開始運(yùn)作以來(lái)，一直積極地接收各單位、各部門檔案,征集檔案史料,充實(shí)館藏各類資料。

第二,提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館關(guān),同時(shí)豐富檔案載體,使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶,甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。

第三,克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無(wú)價(jià)值檔案的存在,占據(jù)了檔案館庫(kù)存有限的空間,使館庫(kù)無(wú)法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館。所以,消腫精檔也是豐富館藏的一個(gè)內(nèi)容。

5.7加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè),以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作

當(dāng)今是信息時(shí)代,信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制,使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來(lái)講,實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開展電子檔案的收集、保管和利用工作,另一方面對(duì)于庫(kù)存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中,可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實(shí)施的具體步驟,選擇在兩個(gè)不同層次上分別進(jìn)行:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是開展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項(xiàng)工作,夯實(shí)基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化,并最終以此為依托,借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù),最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放，未建館的不向社會(huì)開放。其它單位或個(gè)人需要利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”?？梢?，高校檔案的利用絕非完全的開放，利用過(guò)程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問(wèn)題，科研檔案要注意個(gè)人成果的保護(hù)問(wèn)題等。

5.8增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)

檔案工作是項(xiàng)服務(wù)性的工作,服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門被動(dòng)服務(wù)的狀況,應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變。第一,在服務(wù)思想上,由過(guò)去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為主；第二,在服務(wù)形式上,由過(guò)去“坐等調(diào)卷”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會(huì),多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)；第三,在服務(wù)工具上,由過(guò)去檢索工具單一,不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù),轉(zhuǎn)向逐步建立一個(gè)形式統(tǒng)一,內(nèi)容穩(wěn)定,功能健全的檢索體系,以滿足不同角度,不同方面利用檢索的需要。

做好高校檔案工作,其目的就是為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù),離開這一點(diǎn),高校檔案就變成死檔案,檔案工作就沒(méi)有生命力。因此,我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開發(fā)和利用工作,以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對(duì)學(xué)生開展愛國(guó)主義思想教育,以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量分析,提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源,為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料,為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評(píng)提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源,滿足社會(huì)和各方面對(duì)畢業(yè)生有關(guān)情況的了解,為畢業(yè)生工作后的提干,工資晉升以及出國(guó)提供原始的學(xué)歷證明等。

檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時(shí)代的巨大變革,為檔案利用工作帶來(lái)了機(jī)遇,更帶來(lái)了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機(jī)遇,直面挑戰(zhàn),更新觀念,走出“誤區(qū)”,打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式,積極探索,大膽實(shí)踐,努力開創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面,更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)。總之,要充分發(fā)揮高校檔案的作用,就應(yīng)進(jìn)一步深化高校檔案的改革,切實(shí)加強(qiáng)高校檔案的開發(fā)利用,使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。

十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進(jìn)，扎實(shí)工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項(xiàng)任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國(guó)內(nèi)財(cái)經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。

[1] 周景偉，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。

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