第一篇：如何建立物業(yè)管理檔案及使用方法

如何建立物業(yè)管理檔案及使用方法

物業(yè)管理檔案包括業(yè)主檔案、圖紙檔案、維修檔案、會(huì)計(jì)檔案等。

由于其不動(dòng)產(chǎn)的特點(diǎn)，物業(yè)的管理跨越時(shí)間長(zhǎng)，變數(shù)也多，使得建立和規(guī)范使用檔案成為物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物業(yè)管理檔案的建立和日常管理的過(guò)程中，管理者卻經(jīng)常遇到查詢困難、內(nèi)容缺失嚴(yán)重、借閱混亂等問(wèn)題。在此，筆者結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)物業(yè)管理檔案的建檔、分類、使用方法進(jìn)行了歸納整理，希望能給物管同行帶來(lái)幫助。

物業(yè)管理檔案的作用：

物業(yè)管理檔案主要有兩個(gè)作用其一是憑證。憑證作用是物業(yè)管理檔案最基本的特點(diǎn)，由其形成過(guò)程及內(nèi)容決定，是使檔案優(yōu)于其他各種物業(yè)管理資料的一種作用。通常物業(yè)管理檔案的內(nèi)容從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，文件中保留著真實(shí)確切的時(shí)間標(biāo)記。如果某業(yè)主搞裝修設(shè)計(jì)時(shí)無(wú)法確認(rèn)承重墻、柱的位置，物管即可通過(guò)查閱該房屋原始圖紙幫助業(yè)主確認(rèn)承重結(jié)構(gòu)。

其二是參考。物業(yè)管理檔案是事實(shí)、數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，是真實(shí)的可靠的原始資料，既為同一項(xiàng)目不同時(shí)期的情況提供比較參考，也為同時(shí)期的不同項(xiàng)目之間提供參照。如在年底確定某物業(yè)項(xiàng)目下一年度共用及公共水電費(fèi)使用指標(biāo)時(shí)，通常將同一項(xiàng)目過(guò)去幾年的數(shù)據(jù)和同類型項(xiàng)目的本年度數(shù)據(jù)作為參考，并結(jié)合項(xiàng)目下一年度管理進(jìn)行確定。

檔案的建立：

形式上，物業(yè)管理檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案的特點(diǎn)是方便查詢，紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是可作為有效憑證。內(nèi)容上，物業(yè)管理檔案分登記表格、簽收資料、會(huì)議文件、合同文書(shū)、照片、電子記錄等。類別上，物業(yè)管理檔案分業(yè)主檔案、維修檔案、圖紙檔案、會(huì)計(jì)檔案、合同協(xié)議、報(bào)事檔案、員工檔案等。

對(duì)于建立業(yè)主檔案，筆者的經(jīng)驗(yàn)是主要按資料類別進(jìn)行整理歸類，具體由入伙資料、裝修資料、維修資料及其他資料組成。

業(yè)主檔案中的入伙資料一般由6份資料組成，即《入伙通知書(shū)》、《入伙資料簽收單》、《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主情況登記表》、《管理規(guī)約》和《物業(yè)驗(yàn)收交接表》。該6份資料屬業(yè)主檔案中的必備資料。

業(yè)主檔案中的裝修資料由5份資料組成，即《裝修申請(qǐng)登記表》、《裝修試水表》、《裝修巡查記錄表》、《違章報(bào)告》和《違章整改通知書(shū)》，通常該5份資料視物業(yè)情況而異，如精裝修物業(yè)，即不存在以上資料。

業(yè)主檔案中的維修資料分“保修期內(nèi)維修資料”和“維修資金維修資料”。保修期內(nèi)的維修資料由《工程維修聯(lián)系單》和《維修檔案?jìng)渫怼方M成。啟用維修資金維修物業(yè)的相關(guān)資料則相對(duì)較多較雜，主要有《工程維修聯(lián)系單》、《維修備忘表》、《維修申請(qǐng)書(shū)》、《維修資金申請(qǐng)委托書(shū)》、《業(yè)主身份證復(fù)印件》、《業(yè)主房產(chǎn)證復(fù)印件》、《維修預(yù)算公示》、《施工合同》、《維修工程施工方案》、《業(yè)主簽名表》、《業(yè)主簽名達(dá)標(biāo)證明》、《維修資金首付款收據(jù)》、《維修資金使用預(yù)算表》、《維修資金使用申請(qǐng)表》、《工程維修驗(yàn)收證明》、《漏水及維修照片》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《維修資金使用結(jié)算明細(xì)表》、《尾款收據(jù)》、《維修資金使用結(jié)算表》等20份資料組成。其他資料有《催費(fèi)通知單存根聯(lián)》、《律師函》、《協(xié)調(diào)記錄》等。

無(wú)論是業(yè)主檔案，還是圖紙檔案或其他檔案，通常在建檔前，就必須明白各類檔案的內(nèi)容，即各類檔案中必須存在和可能存在的資料到底有哪些，只有搞明白各類檔案資料的內(nèi)容，才能使檔案在建立起來(lái)之后分類清晰，在收集、整理和查詢時(shí)有的放矢。

檔案的使用：

建立物業(yè)管理檔案最終的目的是為管理服務(wù)，即方便管理。從檔案本身的作用來(lái)說(shuō)，無(wú)論是憑證作用還是參考作用，都需要通過(guò)查詢才能得到體現(xiàn)。

建立方便查詢的電子檔案

物業(yè)管理檔案的管理屬于一項(xiàng)時(shí)間跨度較長(zhǎng)的工作。如同一時(shí)期的物業(yè)項(xiàng)目，有的業(yè)主裝修入住已經(jīng)幾年了，有的業(yè)主卻還沒(méi)有交房；有的業(yè)主首次裝修還沒(méi)有進(jìn)行，有的業(yè)主卻要進(jìn)行二次裝修。特別是一些有關(guān)時(shí)間或數(shù)據(jù)性的資料，倘若每次都必須翻閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也不利于紙質(zhì)檔案的保存（經(jīng)常翻閱紙質(zhì)資料，勢(shì)必造成紙質(zhì)資料的破損）。因此，在建立紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還需建立方便查詢的電子檔案。以物業(yè)的圖紙資料為例，當(dāng)某部門（人員）需要借閱相關(guān)圖紙時(shí)，我們可以通過(guò)電腦查詢圖紙檔案的保存狀況、位置后，再進(jìn)行下一步工作，如查詢結(jié)果是“未移交”或“已借出”，自然就無(wú)需到檔案柜中搜羅圖紙了。

物管企業(yè)建電子檔案，一般有兩種方式。一種是物業(yè)管理軟件的形式，即物業(yè)軟件中包含電子檔案的內(nèi)容，我們只需在每日工作中按程序進(jìn)行錄入就可以了；還有一種是普通“Excel”表格的形式，即首先我們根據(jù)工作的特點(diǎn)和要求，對(duì)“Excel”表格進(jìn)行必要的設(shè)置，然后再逐一錄入。

第二篇：物業(yè)管理企業(yè)信用檔案

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案

一、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息手段，將物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的基本情況，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，經(jīng)營(yíng)中違規(guī)、違法劣跡及受到的處罰等情況按規(guī)定格式進(jìn)行記錄，并向社會(huì)公示，接受社會(huì)監(jiān)督。

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的指導(dǎo)思想是：通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立客觀公正的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)，為各級(jí)政府部門和社會(huì)公眾監(jiān)督物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場(chǎng)行為提供依據(jù)，為社會(huì)公眾查詢企業(yè)和個(gè)人信用信息提供服務(wù)，為社會(huì)公眾對(duì)物業(yè)管理領(lǐng)域違法違規(guī)行為的投訴提供途徑。目的是為了整頓和規(guī)范物業(yè)管理市場(chǎng)秩序，規(guī)范物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場(chǎng)行為，增強(qiáng)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用意識(shí)，提高行業(yè)誠(chéng)信度和服務(wù)水平。

二、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍

根據(jù)國(guó)家建設(shè)部《關(guān)于建立房地產(chǎn)企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的通知》(建住房函[2002]192號(hào))及其他有關(guān)規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員。

全國(guó)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案建設(shè)按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、分步實(shí)施、信息共享”的原則，由國(guó)家建設(shè)部統(tǒng)一部署。各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門負(fù)責(zé)組織所轄區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作，具體職責(zé)分工是：

(1)建設(shè)部負(fù)責(zé)全國(guó)一級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理。中國(guó)物業(yè)物業(yè)管理師資料：http://edu.21cn.com/kcnet610/物業(yè)管理師培訓(xùn) http:///kcnet610/管理協(xié)會(huì)受建設(shè)部委托承擔(dān)系統(tǒng)管理部門的工作，負(fù)責(zé)一級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案信息的采集、整理、更新及日常管理工作。

(2)地方物業(yè)管理行政主管部門負(fù)責(zé)二級(jí)資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理。

(3)建設(shè)部信息中心負(fù)責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理工作，并為各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門和物業(yè)管理企業(yè)提供由建設(shè)部統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)專用軟件。

三、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標(biāo)和要求

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標(biāo)是：以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng)，并通過(guò)中國(guó)住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站的互聯(lián)互通。

國(guó)家建設(shè)部對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的要求是：

(1)各級(jí)物業(yè)管理主管部門要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，積極組織、指導(dǎo)和推動(dòng)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。

(2)擴(kuò)大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。凡是從事物業(yè)管理的企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員都應(yīng)當(dāng)納入物業(yè)管理企業(yè)信用系統(tǒng)。凡是具有資質(zhì)等級(jí)(包括臨時(shí)資質(zhì))的物業(yè)管理企業(yè)都要全部上網(wǎng)。

(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準(zhǔn)確。應(yīng)當(dāng)有效利用政府掌握的信息資源，把物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違規(guī)、違法劣跡以及受到的處罰等情況按

規(guī)定記入信用檔案。要將信用檔案建設(shè)與企業(yè)資質(zhì)管理結(jié)合起來(lái)，把是否如實(shí)、及時(shí)提供信用信息作為企業(yè)資質(zhì)年檢、晉級(jí)審批和執(zhí)(從)業(yè)注冊(cè)資格的條件。

(4)及時(shí)做好信用檔案記錄信息的更新工作。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息每季度至少更新一次。物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員應(yīng)在每季度后28日內(nèi)提交更新數(shù)據(jù)。各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)及時(shí)將企業(yè)(項(xiàng)目)情況變動(dòng)、良好行為記錄、不良行為記錄及公眾投訴等情況記人物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)。

(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證信息傳遞暢通、資源共享。要按照“統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化”的要求，對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)和完善，并與全國(guó)物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)聯(lián)通。

(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報(bào)送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系，主要采用電子郵件方式。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立信用檔案專用電子郵箱，具備條件的要建立企業(yè)網(wǎng)站，或在中國(guó)住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)、中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)網(wǎng)以及地方主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站上建立網(wǎng)頁(yè)。

四、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容

物業(yè)管理企物業(yè)管理師資料：http://edu.21cn.com/kcnet610/物業(yè)管理師培訓(xùn) http:///kcnet610/業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容主要包括企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的基本情況、業(yè)績(jī)及良好行為記錄、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違法違規(guī)行為、服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題及其他不良行為記錄和公眾投訴及處理情況等。

五、信用檔案記錄內(nèi)容的采集

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)記錄的內(nèi)容，主要通過(guò)政府部門、協(xié)會(huì)、物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員、其他中介機(jī)構(gòu)及社會(huì)公眾等多種途徑依法采集。核準(zhǔn)資質(zhì)等級(jí)或通過(guò)年檢的物業(yè)管理企業(yè)以及獲準(zhǔn)注冊(cè)的物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案記錄內(nèi)容及更新信息，可從其資質(zhì)申報(bào)、年檢、執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)資料中采集。除此以外的信用檔案記錄內(nèi)容及更新信息，由行政主管部門和行業(yè)協(xié)會(huì)組織物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員按時(shí)報(bào)送。

六、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案投訴處理

各級(jí)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，應(yīng)當(dāng)接受社會(huì)公眾按照統(tǒng)一格式提交的有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)方面的網(wǎng)上投訴。信用檔案管理部門對(duì)收到的投訴信息進(jìn)行登記、整理和分類，并根據(jù)投訴對(duì)象和投訴內(nèi)容，分別提交有關(guān)部門進(jìn)行核查，或轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)處理。信用檔案管理部門根據(jù)核查結(jié)果和企業(yè)反饋情況，確定該宗投訴及其處理結(jié)果是否公示和記入該企業(yè)信用檔案。

投訴信息轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)后，被投訴企業(yè)應(yīng)在15天內(nèi)將處理意見(jiàn)反饋給信用檔案管理部門，反饋意見(jiàn)應(yīng)由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門簽章。無(wú)正當(dāng)理由不按期反饋的，可作為不良記錄記入企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案并進(jìn)行公示。

第三篇：檔案的建立

檔案的建立

一.總則

1.為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。

二.公司檔案范圍

公司建檔范圍確立為：

1.公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；

3.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；

4.勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；

5.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；

6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

7.產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；

9.基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；

10.科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；

11.教育培訓(xùn)方面的文件材料；

12.信息、情報(bào)方面的文件材料；

13.黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。

公司檔案還包括聲像資料：

1.照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成；

2.影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明；

3.錄音檔案：唱片、錄音帶；

4.錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。

三.公司檔案管理體制

1.公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2.根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3.公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。

四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集：

1.建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限；

2.對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

(二).檔案的歸檔、立卷與管理。

1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2.分類。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：

1.清除不必要保存的材料；

2.對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

(三).檔案的保管：

1.防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案；

3.做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

(四).檔案的鑒定：

1.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

2.確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。(五).檔案的銷毀：

1.對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；

2.辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；

3.銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。

1.公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。

2.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

(六).檔案借閱、利用工作

1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱

2.案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

3.借閱期限不得超過(guò)棗星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

4.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

5.外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

6.公司內(nèi)檔案利用的方式有：

1).提供檔案原件；

2).提供檔案復(fù)印件；

3).提供文獻(xiàn)索引資料。

7.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。

9.依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

10.政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。五.附則

1.檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

2.本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

第四篇：消防安全檔案建立

消防檔案

區(qū)域內(nèi)單位必須加強(qiáng)和完善消防制度建設(shè)，嚴(yán)格按照公安部61號(hào)令要求建立和完善各項(xiàng)消防檔案。尤其是要體現(xiàn)防火巡查、檢查制度和火災(zāi)隱患整改制度，制作專門記錄。

形式：分類整理，檔案盒選用優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，內(nèi)裝活頁(yè)夾分裝的各項(xiàng)檔案，采用彩色封皮，封皮注明檔案名稱，各使用本單位形象標(biāo)識(shí)。

內(nèi)容：檔案至少包括消防安全基本情況檔案（至少1盒）、四個(gè)能力分項(xiàng)檔案（4盒）。消防安全基本情況檔案應(yīng)包括單位基本情況，行政許可文件，組織機(jī)構(gòu)和消防安全管理人，各項(xiàng)消防安全制度（，消防設(shè)施、滅火器材情況，專職、義務(wù)消防隊(duì)及裝備情況等。四個(gè)能力分項(xiàng)檔案包括檢查、巡查記錄，消防設(shè)施定期檢測(cè)、維修保養(yǎng)記錄，火災(zāi)隱患及整改情況記錄，動(dòng)火證記錄，燃?xì)?、電氣設(shè)備檢測(cè)（包括防雷、防靜電）記錄，消防獎(jiǎng)懲情況記錄；滅火和應(yīng)急疏散演練預(yù)案及演練記錄，演練圖片，演練錄像（選定）；消防安全培訓(xùn)教材，培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)保障或制度，培訓(xùn)簽到或培訓(xùn)圖片，培訓(xùn)錄像（選定）。

消 防 安 全 制 度 登 記

消防安全基本情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況；

（二）建筑物或者場(chǎng)所施工、使用或者開(kāi)業(yè)前的消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料；

（三）消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人；

（四）消防安全制度；

（五）消防設(shè)施、滅火器材情況；

（六）專職消防隊(duì)、義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備配備情況；

（七）與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況；

（八）新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料；

（九）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。

消防安全管理情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書(shū)；

（二）消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的報(bào)告以及維修保養(yǎng)的記錄；

（三）火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；

（四）防火檢查、巡查記錄；

（五）有關(guān)燃?xì)狻㈦姎庠O(shè)備檢測(cè)（包括防雷、防靜電）等記錄資料；

（六）消防安全培訓(xùn)記錄；

（七）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；

（八）火災(zāi)情況記錄；

（九）消防獎(jiǎng)懲情況記錄。

前款規(guī)定中的第（二）、（三）、（四）、（五）項(xiàng)記錄，應(yīng)當(dāng)記明檢查的人員、時(shí)間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等；第（六）項(xiàng)記錄，應(yīng)當(dāng)記明培訓(xùn)的時(shí)間、參加人員、內(nèi)容等；第（七）項(xiàng)記錄，應(yīng)當(dāng)記明演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加部門以及人員等。

第五篇：設(shè)備檔案建立

設(shè)備檔案的資料：

1)設(shè)備計(jì)劃階段的調(diào)研、經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析、審批文件和資料；

2)設(shè)備選型的依據(jù)；

3)設(shè)備出廠合格證和檢驗(yàn)單；

4)設(shè)備裝箱單；

5)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單、領(lǐng)用單和開(kāi)箱驗(yàn)收單等；

6)設(shè)備安裝質(zhì)量檢驗(yàn)單、試車記錄，安裝移交驗(yàn)收單及有關(guān)記錄；

7)設(shè)備調(diào)動(dòng)、借用、租賃等申請(qǐng)單和有關(guān)記錄；

8)設(shè)備歷次精度檢驗(yàn)記錄、性能記錄和預(yù)防性試驗(yàn)記錄等；

9)設(shè)備歷次保養(yǎng)記錄、維修卡、大修理內(nèi)容表和完工驗(yàn)收單；

10)設(shè)備故障記錄；

11)設(shè)備事故報(bào)告單及事故修理完工單；

12)設(shè)備維修費(fèi)用記錄；

13)設(shè)備封存和啟用單；

14)設(shè)備普查登記表及檢查記錄表；

15)設(shè)備改進(jìn)、改裝、改造申請(qǐng)單及設(shè)計(jì)任務(wù)通知書(shū)。

特種設(shè)備注冊(cè)登記與使用管理規(guī)則

第十九條 使用單位應(yīng)當(dāng)建立完整、準(zhǔn)確的特種設(shè)備技術(shù)檔案，并長(zhǎng)期保存。使用單位變更時(shí)，應(yīng)隨機(jī)移送技術(shù)檔案。技術(shù)檔案內(nèi)容至少包括：

一、《特種設(shè)備注冊(cè)登記表》；

二、設(shè)備及其部件的出廠隨機(jī)文件；

三、安裝、大修、改造的記錄及其驗(yàn)收資料；

四、運(yùn)行使用、維修保養(yǎng)和常規(guī)檢查的記錄；

五、驗(yàn)收檢驗(yàn)報(bào)告與定期檢驗(yàn)報(bào)告；

六、設(shè)備故障與事故的記錄。

特種設(shè)備安全監(jiān)察條例：特種設(shè)備使用單位應(yīng)當(dāng)建立特種設(shè)備安全技術(shù)檔案。安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；

（二）特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄；

（三）特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；

（四）特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；

（五）特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄；

（六）高耗能特種設(shè)備的能效測(cè)試報(bào)告、能耗狀況記錄以及節(jié)能改造技術(shù)資料。