第一篇：業(yè)主檔案的建立

入伙裝修期的檔案建立

第一節(jié) 業(yè)主入伙檔案

一、業(yè)主入伙資料,主要包括:

1.《入伙通知書》;

2.房產(chǎn)證或購房合同復(fù)印件;

3.業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書;

4.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位);

6.《業(yè)主(臨時)公約》;

7.《收樓書》存根;

8.《整改項目報告》。

二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括:

1.業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);

2.隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);

3.暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);

4.業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》);

5.辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。

第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案

一、裝修申請審批資料,主要包括:

1.《裝修申請/驗(yàn)收表》;

2.《裝修審批通知書》;

3.裝修圖紙及審批資料;

4.裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件;

二、裝修管理檔案,主要包括:

1.《裝修管理協(xié)議》;

2.裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》);

3.裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》);

4.《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗(yàn)收整改通知書》;

5.裝修竣工驗(yàn)收單(《裝修申請/驗(yàn)收表》)。

以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進(jìn)行管理。

附件一:以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格

1.入伙通知書

2.收樓須知

3.入伙預(yù)交費(fèi)用一覽表

(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個人)

(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)

4.收樓手續(xù)流程條

5.收樓證明書

6.業(yè)主公約

7.委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書

8.業(yè)戶手冊

9.裝修指南

10.住宅質(zhì)量保證書

11.住宅使用說明書

12.收樓書

13.整改項目報告

14.其它入伙代辦手續(xù)簽約表格

15.裝修申請/驗(yàn)收表

16.裝修審批通知書

17.房屋裝修管理規(guī)定

18.裝修管理協(xié)議

19.施工出入證辦證登記表

20.單元施工許可證

21.出入證

22.動火許可證

23.違反裝修規(guī)定整改通知書

24.裝修驗(yàn)收整改通知書

25.裝修巡視檢查記錄表

第二篇：業(yè)主檔案建立流程說明

業(yè)主檔案建立流程說明

1、地產(chǎn)銷售管理部整理入住資料：

① ② ③ ④ ⑤ 《房屋質(zhì)量保證書》

《房屋使用說明書》 《補(bǔ)充協(xié)議》

《業(yè)主領(lǐng)取物品簽收單》 《業(yè)主資料卡》

2、銷售管理部將以上資料移交物業(yè)公司。

3、物業(yè)將資料匯總，待交房時由項目物業(yè)辦交與業(yè)主保存或簽字：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《房屋質(zhì)量保證書》-----------------------1式1份

《房屋使用說明書》-----------------------1式1份 《補(bǔ)充協(xié)議》--1式2份 《業(yè)主領(lǐng)取物品簽收單》-----------------1式1份 《業(yè)主資料卡》------------------------------1式1份 《裝修管理協(xié)議》---------------------------1式2份 《驗(yàn)房單》------1式2份 《流轉(zhuǎn)單》------1式1份 《裝修許可證》------------------------------1式1份 《車位租賃協(xié)議》---------------------------1式2份

4、交房流程：

① 物業(yè)辦核對業(yè)主身份證、購房合同、購房發(fā)票及采暖費(fèi)發(fā)票無誤后，對其他相應(yīng)費(fèi)用進(jìn)行收?。??物業(yè)費(fèi)； ?裝修保證金； ?裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)； ?水費(fèi)、電費(fèi)； ② 物業(yè)辦將《兩書》，水、電卡，大門、房門、管井、信箱和梯控鑰匙交與業(yè)主，業(yè)主在《業(yè)主領(lǐng)取物品簽收單》上簽字，由物業(yè)辦存檔； ③ 業(yè)主填寫《業(yè)主資料卡》，由物業(yè)存檔； ④ 由業(yè)主填寫《補(bǔ)充協(xié)議》和《裝修管理協(xié)議》，此兩種協(xié)議1式2份，物業(yè)辦和業(yè)主各執(zhí)一份； ⑤ 物業(yè)人員拿《驗(yàn)房單》陪同業(yè)主驗(yàn)房； ⑥ 驗(yàn)房后《驗(yàn)房單》第一聯(lián)交回物業(yè)存檔，第二聯(lián)交與售后服務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況維修和存檔； ⑦ 需要租賃車位的業(yè)主，填寫《車位租賃協(xié)議》，物業(yè)辦留存一份存檔； ⑧ 需要裝修的業(yè)主，填寫《裝修許可證》，裝修開始時由業(yè)主帶領(lǐng)施工人員辦理《人員出入證》，所有施工人員必須在物業(yè)登記并留存身份證復(fù)印件； ⑨ 業(yè)主裝修過程中，物業(yè)辦不定時到現(xiàn)場檢查監(jiān)督裝修過程。發(fā)現(xiàn)隱患的，及時下達(dá)《整改通知書》，督促其進(jìn)行整改，對拒不整改的，按照《裝修管理協(xié)議》的相應(yīng)條款進(jìn)行處罰，并在后期對裝修保證金按比例進(jìn)行扣除； ⑩ 業(yè)主在裝修完畢后，到物業(yè)辦登記； ? 物業(yè)辦將裝修完畢的業(yè)主進(jìn)行匯總，上報工程部和售后服務(wù)部，進(jìn)行查驗(yàn)。

5、物業(yè)辦將各種資料進(jìn)行匯總后歸檔，包括：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《車位租賃協(xié)議》---1份

《裝修許可證》------1份 《補(bǔ)充協(xié)議》---------1份 《業(yè)主資料卡》------1份 《業(yè)主領(lǐng)取物品簽收單》------------------------1份 《裝修管理協(xié)議》---1份 《業(yè)主身份證復(fù)印件》----------------------------1份 《代辦人身份證復(fù)印件》------------------------1份 《驗(yàn)房單》-------------1份 《流轉(zhuǎn)單》-------------1份

6、物業(yè)辦將以上資料核對完畢后，進(jìn)行存檔。

第三篇：業(yè)主檔案的制作

（1）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

（2）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

（3）

《業(yè)主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

（5）

《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

（6）

《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

（9）

業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

（10）其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

（2）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

（3）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

4、按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤：

（1）當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

（2）

業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點(diǎn)

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

（1）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

（2）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

（3）

《業(yè)主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

（5）

《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

（6）

《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

（9）

業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

（10）其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

（2）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

（3）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

4、按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤：（1）當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

（2）

業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點(diǎn)

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

（1）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

（2）

經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

（3）

《業(yè)主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

（5）

《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

（6）

《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

（9）

業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

（10）其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

（2）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

（3）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

4、按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤：

（1）當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

（2）

業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第四篇：檔案的建立

檔案的建立

一.總則

1.為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。

二.公司檔案范圍

公司建檔范圍確立為：

1.公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；

3.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；

4.勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；

5.經(jīng)營管理方面的文件材料；

6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

7.產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；

9.基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；

10.科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；

11.教育培訓(xùn)方面的文件材料；

12.信息、情報方面的文件材料；

13.黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存價值的文件材料。

以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。

公司檔案還包括聲像資料：

1.照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成；

2.影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明；

3.錄音檔案：唱片、錄音帶；

4.錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動。

三.公司檔案管理體制

1.公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2.根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3.公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。

四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集：

1.建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；

2.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；

3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

(二).檔案的歸檔、立卷與管理。

1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2.分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7.每年對檔案進(jìn)行一次清理：

1.清除不必要保存的材料；

2.對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

(三).檔案的保管：

1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；

3.做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

(四).檔案的鑒定：

1.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。

2.確定各類檔案的中管期限表。其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(五).檔案的銷毀：

1.對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；

2.辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；

3.銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。

1.公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。

2.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

(六).檔案借閱、利用工作

1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱

2.案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

3.借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

4.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

5.外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

6.公司內(nèi)檔案利用的方式有：

1).提供檔案原件；

2).提供檔案復(fù)印件；

3).提供文獻(xiàn)索引資料。

7.檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。

9.依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。

10.政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。五.附則

1.檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

2.本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

第五篇：建立檔案管理制度

5、建立檔案管理制度

包括5 個制度：

1、立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。

3、檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。4、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

5、機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易,掛到墻壁上容易,但要落實(shí)就不容易,必須認(rèn)真執(zhí)行,才能出成果。

立卷歸檔制度

為加強(qiáng)對局機(jī)關(guān)的檔案管理，使檔案資料更好地為局兩個文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)國家《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，特訂立本制度。

一、歸檔范圍

凡是本單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均屬歸檔范圍，主要有：

1、本單位正式發(fā)文，包括附件、圖表、名冊等，收文中列入歸檔的文件資料；

2、本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會議記錄、匯報材料、計劃、總結(jié)、會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、各項活動照片、音像磁帶等；

3、各科、所、中心形成的資料，如價格、收費(fèi)管理、檢查、認(rèn)證、評估、信訪、財務(wù)、信息等；

4、雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如：指數(shù)、監(jiān)測、成本測算、基建報表等。

二、歸檔時間

1、日常工作中形成的文件資料，經(jīng)清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；

2、凡專題會議、專題項目(含基建工程)等，在任務(wù)完成后及時交檔案室歸檔；

3、會計檔案在當(dāng)年整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案室歸檔；

4、檔案室須在次年六月底前完成本單位上文件資料的立卷歸檔工作。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全；

2、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項工作中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；

3、歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；

4、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；

5、歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)明對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和制作者。

四、檔案整理

檔案室在接到各部門檔案后要及時進(jìn)行整理，按照上級規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際組卷。案卷質(zhì)量要求：

1、組卷科學(xué)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合本局實(shí)際進(jìn)行合理組卷，做到分類適當(dāng)、問題單

一、類型鮮明、不混、保管期限準(zhǔn)確；

2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排列。

3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁面上編寫頁碼；

4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準(zhǔn)確、案卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀。

五、閱檔要求

1、凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，原則上限在閱覽(檔案)室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理手續(xù)，閱后要及時歸還；

2、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不得擅自翻閱；

3、要愛護(hù)檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動；

4、外單位人員不得擅自進(jìn)入檔案室；

5、檔案室由專人管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。

機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《湖北省機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)法律

法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位檔案管理各項規(guī)章制度。?

2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度，制訂落實(shí)檔案管理規(guī)劃。

?

3、負(fù)責(zé)收集整理和保管本機(jī)關(guān)各門類檔案，修訂完善機(jī)關(guān)歸檔制度，做到收集齊全、整理科學(xué)、保管安全。

?

4、開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀和保密工作。

?

5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)。

?

6、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。

檔案保管制度

1、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜，機(jī)關(guān)檔案任何人不得據(jù)為己有。

2、檔案保管必須配置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。

3、定期對室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，采取適當(dāng)措施保護(hù)檔案安全。

4、保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內(nèi)要設(shè)溫濕度計，每天定時測定記錄，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。

5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符。

6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。

檔案保密制度

1、經(jīng)常學(xué)習(xí)《保密法》，加強(qiáng)保密教育，增強(qiáng)保密觀念，自覺保守黨和國家機(jī)密。

2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料。

3、不得在公共場所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容，不得在非保密本上記錄保密事項。

4、機(jī)關(guān)人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記。

5、根據(jù)不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進(jìn)入編研范圍。

6、剔除銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，有二人參加監(jiān)銷。嚴(yán)禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。

檔案利用制度

1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動了解機(jī)關(guān)各項工作對檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。

2、室藏檔案要編制案卷級、文件級手檢式和機(jī)檢式目錄等檢索工具，以方便利用。

3、做好檔案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集等，主動地為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)。

4、查閱檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾劃、折疊或作其它標(biāo)記；嚴(yán)禁污損、拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為。未經(jīng)批準(zhǔn)不得摘抄、復(fù)制檔案資料

5、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理相關(guān)手續(xù)。

6、做好利用登記和利用效果登記。

檔案統(tǒng)計制度

1、檔案統(tǒng)計工作應(yīng)堅持實(shí)事求是的原則，做到及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)，不得虛報、瞞報和偽造。

2、建立各門類檔案統(tǒng)計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數(shù)據(jù)和報表。

3、按時準(zhǔn)確填報上級機(jī)關(guān)及業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的《檔案工作基本情況統(tǒng)計年報》和各種臨時性調(diào)查、統(tǒng)計材料。

4、定期對有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)各項工作。

檔案移交制度

1、在本單位歸檔范圍內(nèi)接收本機(jī)關(guān)各科室檔案資料，時間為每年3月底前接收上應(yīng)歸檔的檔案資料，重大活動和重要文件為辦理完畢后隨時歸檔。

2、對散存于個人手中的對機(jī)關(guān)工作有保存價值的檔案資料隨時接收。

3、機(jī)關(guān)檔案原則上由各科室整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢索工具一式三份與檔案一同移交檔案室，向檔案館移交時同時移交檔案電子版、全宗介紹、立卷說明等材料。

4、交接檔案時，應(yīng)依據(jù)檔案檢索工具填寫移交清冊一式兩份，辦理交接手續(xù)。

5、凡在機(jī)關(guān)檔案向檔案館移交前移出檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并在檢索工具和“立卷說明”中備注清楚，說明檔案去向與移出原因。