第一篇：萬科集團(tuán)證照、印章及介紹信管理辦法

萬科集團(tuán)證照、印章及介紹信管理辦法（MHKG-ZG-ZD-005）

印鑒管理流程印鑒使用部門A印鑒保管部門B總部綜合管理部C公司各單位及部門印鑒刻制申請公司管理層D匯總各單位/部門的印鑒刻制申請按照審批權(quán)限列表進(jìn)行審批綜合管理部負(fù)責(zé)保管公司印章、公司法人章、公司合同章；財(cái)經(jīng)部負(fù)責(zé)包管公司財(cái)務(wù)印章（備案章）、法人代表授權(quán)委托人章；公司各部門負(fù)責(zé)保管本單位印章及相應(yīng)業(yè)務(wù)印章。印鑒刻制印模備案印鑒刻制印鑒保管印鑒下發(fā)提出用印申請按照審批權(quán)限列表進(jìn)行審批核對用印審批單印鑒使用登記Y印鑒使用交承辦人繼續(xù)辦理其他業(yè)務(wù)加蓋印鑒單位/部門撤銷或人員變更交還印鑒收回印鑒按照審批權(quán)限列表對印鑒是否需要銷毀進(jìn)行審批印鑒污損，提出重新刻制申請并交還舊印鑒印模備案、登記印鑒銷毀印鑒銷毀及重新刻制是否需要重新刻制N結(jié)束 1.目的

1.1.為了規(guī)范集團(tuán)證照管理，便于各類證照的新辦、變更、年審，特制定證照管理制度。

1.2.為加強(qiáng)各類印章的保管、使用等方面的管理，規(guī)范印章的刻制、領(lǐng)用、保管、使用、交接、回收、銷毀，明確印章的權(quán)限和使用程序，特制定本印章管理制度。

1.3.為了規(guī)范集團(tuán)介紹信使用管理，特制定介紹信管理制度。2.適用范圍

萬科控股集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。

3.術(shù)語與定義

無

4.職責(zé) 4.1.綜合管理部

4.1.1.負(fù)責(zé)營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證件的新辦、變更和年審。4.1.2.負(fù)責(zé)對印章的刻制、領(lǐng)用、保管、使用、交接、回收、銷毀實(shí)行全面管理。

4.1.3.負(fù)責(zé)管理公司公章、合同專用章、總裁/總經(jīng)理簽名章。4.2.財(cái)經(jīng)部

4.2.1.負(fù)責(zé)稅務(wù)登記證的新辦、變更和年審。

4.2.2.負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章。4.3.其他部門

4.3.1.負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)相關(guān)證照的辦理。勞動(dòng)、社保相關(guān)證照由人力資源部辦理；房屋產(chǎn)權(quán)證由客戶關(guān)系部辦理；銷售許可證由營銷部辦理；國有土地使用權(quán)證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證由開發(fā)部辦理；建設(shè)工程施工許可證由項(xiàng)目部/項(xiàng)目公司辦理。4.3.2.負(fù)責(zé)管理部門印章。5.程序和內(nèi)容 5.1.證照管理規(guī)定

5.1.1.證照的類型。公司證照包括：企業(yè)開辦時(shí)股東的出資協(xié)議、公司章程、各種政府批復(fù)、驗(yàn)資報(bào)告和營業(yè)執(zhí)照正副本；公司稅務(wù)登記證正副本；法人代碼證書正副本；房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證書正副本；公司業(yè)務(wù)經(jīng)營中諸如《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《開工證》、《銷售許可證》、《土地使用權(quán)證》、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》等各種證書以及各類專項(xiàng)工程的驗(yàn)收合格證、介紹信等證件。5.1.2.證照的新辦、變更、年審。

5.1.2.1.營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證件的新辦、變更和年審由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理；

5.1.2.2.稅務(wù)登記證由財(cái)經(jīng)部負(fù)責(zé)辦理。

5.1.2.3.其他證照按管理權(quán)限由相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。如：勞動(dòng)、社保相關(guān)證照由人力資源部辦理；房屋產(chǎn)權(quán)證由客戶關(guān)系部辦理；銷售許可證由營銷部辦理；國有土地使用權(quán)證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證由開發(fā)部辦理；建設(shè)工程施工許可證由項(xiàng)目部/項(xiàng)目公司辦理等。

5.1.3.證照管理

5.1.3.1.證照的保管。公司所有證照原件由公司文檔管理員統(tǒng)一保管，并登記造冊（附表1：《證件存檔登記表》），所有證照的原件出借、復(fù)印件申領(lǐng)、管理人員變更移交等，均須登記備案。

5.1.3.2.證照的移交。證件辦理移交時(shí)，原各項(xiàng)登記資料必須一并完整移交。5.1.3.3.證照的借用。公司證照的正本原則上不得帶出公司，如因特殊情況需帶出時(shí)，須報(bào)總裁/總經(jīng)理同意并辦理借用登記手續(xù)后方可借用；如需將證照副本帶出公司，須報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借用登記手續(xù)后方可辦理（附表2：《證照外借、復(fù)印件申領(lǐng)審批單》）。證照正、副本用完后及時(shí)歸還，并辦理撤銷手續(xù)。

5.1.3.4.證照的復(fù)印。公司證照復(fù)印件由文檔管理員統(tǒng)一復(fù)印和保管，領(lǐng)取復(fù)印件需辦理登記手續(xù)（附表3：《證照外借、復(fù)印件申領(lǐng)登記表》）。

5.2.印章管理規(guī)定 5.2.1.印章類型 5.2.1.1.公司公章； 5.2.1.2.公司各職能部門公章（以下簡稱：部門公章）；

5.2.1.3.各種專用章，包括：財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章、法定代表人名章、總裁/總經(jīng)理簽名章等；

5.2.1.4.集團(tuán)子公司公章及子公司各部門公章。5.2.2.印章管理部門

5.2.2.1.印章主管部門是集團(tuán)總公司綜合管理部。

5.2.2.2.綜合管理部代表集團(tuán)總公司對印章的刻制、領(lǐng)用、保管、使用、交接、回收、銷毀實(shí)行全面管理。

5.2.3.印章刻制的審批

5.2.3.1.印章的刻制實(shí)行審批制度。需要刻制印章的單位或部門，需由本單位或本部門提交書面申請（附表4：《印章刻制申請表》），報(bào)集團(tuán)總公司綜合管理部經(jīng)理審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁/總經(jīng)理審批后，方可刻制。

5.2.3.2.印章由綜合管理部委托具有印章刻制相關(guān)資質(zhì)的單位刻制。5.2.3.3.刻制印章的內(nèi)容必須與《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》核準(zhǔn)登記的名稱完全一致，部門專用章應(yīng)與公司內(nèi)部的規(guī)定名稱一致，規(guī)格和式樣要符合政府規(guī)定或市場規(guī)律。

5.2.3.4.政府或銀行指定的單位印章（公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章）刻制完成后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定對刻制好的印章辦理備案手續(xù)。

5.2.3.5.所有印章刻制完成后，均需在總裁/總經(jīng)理審批同意的《印章刻制申請表》和《印章備案登記表》（附表5）上印上印章模樣，并由綜合管理部存檔。

5.2.4.印章的領(lǐng)用和交接。

5.2.4.1.領(lǐng)用印章的單位或部門負(fù)責(zé)人必須與綜合管理部簽訂《印章管理責(zé)任狀》（附表6），并作為本單位或部門印章管理負(fù)責(zé)人，協(xié)助綜合管理部執(zhí)行印章管理規(guī)定。其他領(lǐng)用印章的人員必須與所在單位和部門簽訂《印章管理責(zé)任狀》，并按照印章管理規(guī)定做好印章管理工作。

5.2.4.2.印章負(fù)責(zé)人離職或工作調(diào)動(dòng)時(shí)，需對所保管印章與公司指定印章接收人進(jìn)行交接，交接時(shí)必須按公司要求辦理印章交接手續(xù)，新的印章負(fù)責(zé)人需要重新與綜合管理部簽訂《印章管理責(zé)任狀》。

5.2.5.印章的保管。

5.2.5.1.原則上實(shí)行印章保管和印章審批分開?？偛?總經(jīng)理、公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部門的第一負(fù)責(zé)人是用章審批人。

5.2.5.2.公司公章、合同專用章、總裁/總經(jīng)理簽名章由綜合管理部專人管理。5.2.5.3.財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章由財(cái)經(jīng)部專人管理。5.2.5.4.公司各部門印章由部門負(fù)責(zé)人管理。

5.2.5.5.印章管理人應(yīng)具備以下條件：責(zé)任心強(qiáng)，為人正直，做事細(xì)心；是公司的正式員工（已轉(zhuǎn)正員工）。

5.2.6.印章的使用 5.2.6.1.公司級章的使用 5.2.6.1.1.公司級章的定義

5.2.6.1.1.1.公司級章包括公司公章、合同專用章、總裁/總經(jīng)理簽名章。5.2.6.1.2.公司級章的使用范圍

5.2.6.1.2.1.以公司名義向下屬部門/子公司下發(fā)文件。5.2.6.1.2.2.以公司名義對外簽定合同、協(xié)議。

5.2.6.1.2.3.以公司名義對外發(fā)出公函、申請、請示、報(bào)告、通知等。5.2.6.1.2.4.以公司名義對外聯(lián)系工作出具介紹信和法律文書等。5.2.6.1.2.5.其他情況。5.2.6.1.3.公司級章的使用規(guī)定

5.2.6.1.3.1.公司級章的使用由部門或子公司申請，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。（附表7：《用（借）印審批單》）

5.2.6.1.3.2.公司級章的使用必須登記。登記項(xiàng)目應(yīng)包括：用印日期、事由、批準(zhǔn)人、用印人。（附表8：《公文用印登記表》）

5.2.6.1.3.3.所有加蓋公司級章的文件、資料等必須設(shè)立分類檔案并做好登記。

5.2.6.1.3.4.不得在空白介紹信、空白紙張、空白合同以及其他空白文本上蓋章。如遇特殊情況，經(jīng)總裁/總經(jīng)理審批后方可用印，且應(yīng)予以登記。事畢，用印人應(yīng)向印章管理人匯報(bào)使用情況，并將空白加印文本使用內(nèi)容的復(fù)印件和未使用的空白加印文本一并交還印章管理人。印章管理人應(yīng)立即在未使用的空白加印文本上注明“作廢”字樣并存檔。

5.2.6.1.3.5.公司級章原則上不得帶出公司，若因特殊情況需帶印章時(shí)，須報(bào)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)后（附表9：《印章外借登記表》，方可將印章帶出公司，用完后及時(shí)歸還，并將使用印章的文件復(fù)印后交給綜合管理部保存?zhèn)洳榧稗k理撤銷手續(xù)。

5.2.6.2.財(cái)務(wù)類專用章的使用 5.2.6.2.1.財(cái)務(wù)類專用章的定義

5.2.6.2.1.1.財(cái)務(wù)類專用章包括財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章。5.2.6.2.2.財(cái)務(wù)類專用章的使用范圍

5.2.6.2.2.1.就有關(guān)財(cái)政、稅務(wù)、銀行等方面業(yè)務(wù)代表公司用章，或簽發(fā)財(cái)務(wù)支票時(shí)，使用財(cái)務(wù)類專用章。

5.2.6.2.3.財(cái)務(wù)類專用章的使用規(guī)定

5.2.6.2.3.1.財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由會(huì)計(jì)人員管理，法人人名章由出納人員管理，時(shí)常使用時(shí)必須兩個(gè)人同時(shí)在場使用。

5.2.6.2.3.2.財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人人名章不得外借，如有需要必須由法人或財(cái)務(wù)總監(jiān)同意方可出借。

5.2.6.2.3.3.財(cái)務(wù)人員外出時(shí)必須將本人所管理印章妥善保管。

5.2.6.2.3.4.財(cái)務(wù)人員使用支票、收據(jù)、發(fā)票時(shí)用一張蓋一張，不得先前加蓋保存。

5.2.6.2.3.5.財(cái)務(wù)人員不得用財(cái)務(wù)類專用章與外界簽訂任何形式的合同、協(xié)議、承諾等法律文件。

5.2.6.2.3.6.財(cái)務(wù)類專用章由集團(tuán)統(tǒng)一制作，任何部門不得私自制作。5.2.6.2.3.7.財(cái)務(wù)類專用章由財(cái)經(jīng)部統(tǒng)一管理使用。5.2.6.3.部門印章的使用。5.2.6.3.1.部門印章的使用范圍

5.2.6.3.1.1.以部門名義與總公司其他部門及子公司進(jìn)行工作聯(lián)系，對部門內(nèi)部頒發(fā)通知、下達(dá)工作指令時(shí)，用部門印章。

5.2.6.3.2.部門印章的使用規(guī)定 5.2.6.3.2.1.部門印章不得用在對外發(fā)出的文件，如對方有特殊要求須蓋部門印章的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可外發(fā)文件及信函。

5.2.6.3.2.2.部門印章不能代表公司對外出具文件或進(jìn)行簽約等。5.2.6.3.2.3.部門印章的使用須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.2.6.3.2.4.部門印章的管理參照公司級章的管理辦法，由各部門自行制定。5.2.7.印章的回收和銷毀。

5.2.7.1.印章丟失時(shí)，必須在24小時(shí)內(nèi)登報(bào)申請予以作廢。

5.2.7.2.已撤銷的單位或部門，其印章由綜合管理部統(tǒng)一回收并按印章銷毀程序進(jìn)行銷毀。

5.2.7.3.印章污損需要重新刻制時(shí)，原印章應(yīng)由綜合管理部統(tǒng)一回收并按印章銷毀程序進(jìn)行銷毀。

5.2.7.4.印章銷毀程序：綜合管理部印章管理人回收擬銷毀印章，并提出銷毀申請（見附表10：《印章銷毀申請表》），經(jīng)印章原保管單位/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁/總經(jīng)理認(rèn)可，在印章銷毀證明書（附表11）上留存待銷毀印章印模后，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、印章原使用單位/部門負(fù)責(zé)人、印章原保管人現(xiàn)場監(jiān)督，對印章進(jìn)行銷毀。

5.2.8.違規(guī)責(zé)任。單位或部門負(fù)責(zé)人、印章保管人、使用人有以下行為之一者，按公司有關(guān)行政處罰措施進(jìn)行處罰；造成損失的，將追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將移交司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。5.2.8.1.私刻印章。

5.2.8.2.未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用印章或?yàn)E用印章。5.2.8.3.私自保存應(yīng)回收、銷毀的印章。5.2.8.4.因失職行為導(dǎo)致印章丟失、被盜、損毀。5.2.8.5.違反本規(guī)定的其他行為。5.3.介紹信管理規(guī)定

5.3.1.各部門凡需使用公司介紹信者，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（附表12），辦理登記手續(xù)后方能使用（附表13）。

5.3.2.介紹信要統(tǒng)一編號(hào)并蓋騎縫章。介紹信的存根要妥善保管，并按保密要求歸檔。

5.3.3.原則上不得開出空白介紹信。各部門如有特殊情況，必須攜帶空白介紹信外出時(shí)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核并經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)，在存根上加以注明，并由用信人簽字。

5.3.4.用信人因故沒有使用的介紹信，應(yīng)交回綜合管理部，將信貼在原存根處，一并歸檔保存。5.4.附則。

5.4.1.本制度由萬科集團(tuán)綜合管理部起草和修訂，經(jīng)由集團(tuán)總裁辦公會(huì)審批并經(jīng)總裁簽署后發(fā)布。

5.4.2.本制度自 年 月 日起施行。

6.支持性文件：無

7.相關(guān)記錄：

7.1.《證照存檔登記表》

MHKG-ZG-BD-006 MHKG-ZG-BD-007 MHKG-ZG-BD-008 MHKG-ZG-BD-009 MHKG-ZG-BD-010 MHKG-ZG-BD-011 MHKG-ZG-BD-012 MHKG-ZG-BD-013 MHKG-ZG-BD-014 MHKG-ZG-BD-015 MHKG-ZG-BD-016 MHKG-ZG-BD-017 MHKG-ZG-BD-018 MHKG-ZG-BD-019 7.2.《證照外借、復(fù)印件申領(lǐng)審批單》

7.3.《證照外借、復(fù)印件申領(lǐng)登記表》

7.4.《印章刻制申請表》

7.5.《印章備案登記表》

7.6.《印章管理責(zé)任狀》

7.7.《用（借）印審批單》 7.8.《公文用印登記表》

7.9.《印章外借登記表》

7.10.《印章銷毀申請表》 7.11.《印章銷毀證明書》

7.12.《開具介紹信審批單》 7.13.《介紹信開具登記表》 7.14.《介紹信》

第二篇：印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

總則

為規(guī)范公司印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書的管理，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，減少、避免經(jīng)濟(jì)糾紛，特制定本管理規(guī)定。

一、適用范圍

1.本管理規(guī)定所指印章管理包括對公司公章、法人印章、公司合同章、公司財(cái)務(wù)章、人事專用章的管理。

2.本管理規(guī)定所指證照包括公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)法定代表人證明書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證（復(fù)印件）、安全生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書、稅務(wù)登記證、社保登記證、信用等級證書、開戶許可證以及相關(guān)榮譽(yù)證書等。

二、管理原則

1.印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書等應(yīng)由專人保管，實(shí)行申請、審批、登記使用制度，并做到記錄詳細(xì)、保管妥善、資料須按時(shí)立卷歸檔。

2.所有使用公司印章、證照、開具介紹信和法人授權(quán)委托書都必須經(jīng)公司總經(jīng)理確認(rèn)同意。凡涉及重大人事、資金、投資、擔(dān)保、機(jī)構(gòu)調(diào)整、重要經(jīng)濟(jì)合同或資產(chǎn)變更等重大事項(xiàng)或需用法定代表人印章或開具法人授權(quán)委托書的，須經(jīng)法定代表人本人或委托授權(quán)人簽字同確認(rèn)。

三、印章的管理及使用

1.公司公章、法定代表人印章由總經(jīng)理親自保管或安排專人保管，一般情況不得攜帶外出，特殊情況確需攜帶印章外出的，應(yīng)提前提交申請并說明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出。

2.蓋章前印章保管人員須核對需要蓋章的文件內(nèi)容是否與之前談好的內(nèi)容相符，做到第1頁，共3頁

不隨意蓋章，不蓋空白件。

3.公司印制的文件（包括內(nèi)發(fā)文件、上行文件、對外函件）須根據(jù)實(shí)際簽發(fā)的內(nèi)容和份數(shù)使用印章。

4.合同文件用印須填報(bào)《合同用印申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。

四、證照管理

1.公司開戶許可證、稅務(wù)登記證、社保登記證、信用等級證由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，其余證照由公司總經(jīng)理保存。

2.借用公司證照必須填報(bào)《借用證照申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借用。借用后須按時(shí)歸還所借證照，逾期不能歸還必須向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行告知。

3.向外單位提交加蓋公司印章的證照復(fù)印件或公司法定代表人身份證復(fù)印件，須填報(bào)《借用證照登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在復(fù)印件上按批準(zhǔn)項(xiàng)目注明用途后方可提交。

五、介紹信管理

1.公司介紹信由人事行政部統(tǒng)一管理。

2.開具介紹信必須填報(bào)《介紹信申請表》經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開具。

六、授權(quán)委托書管理

1.公司法人授權(quán)委托書由公司總經(jīng)理或授權(quán)委托人進(jìn)行管理。

2.開具法人授權(quán)委托書必須填報(bào)《授權(quán)委托書申請表》，明確申請事由、擬定代理人、代理事項(xiàng)、代理權(quán)限、代理期限，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后

方可開具。

七、附則

1.本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋及修訂；

2.本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行，如有與公司其它規(guī)定相抵觸的，則以本制度為準(zhǔn)；

3.本制度經(jīng)總經(jīng)理（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改亦同。

第三篇：印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

總則

為規(guī)范公司印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書的管理，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，減少、避免經(jīng)濟(jì)糾紛，特制定本管理規(guī)定。

一、適用范圍

1.本管理規(guī)定所指印章管理包括對公司公章、法人印章、公司合同章、公司財(cái)務(wù)章、人事專用章的管理。

2.本管理規(guī)定所指證照包括公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)法定代表人證明書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證（復(fù)印件）、安全生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書、稅務(wù)登記證、社保登記證、信用等級證書、開戶許可證以及相關(guān)榮譽(yù)證書等。

二、管理原則

1.印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書等應(yīng)由專人保管，實(shí)行申請、審批、登記使用制度，并做到記錄詳細(xì)、保管妥善、資料須按時(shí)立卷歸檔。

2.所有使用公司印章、證照、開具介紹信和法人授權(quán)委托書都必須經(jīng)公司總經(jīng)理確認(rèn)同意。凡涉及重大人事、資金、投資、擔(dān)保、機(jī)構(gòu)調(diào)整、重要經(jīng)濟(jì)合同或資產(chǎn)變更等重大事項(xiàng)或需用法定代表人印章或開具法人授權(quán)委托書的，須經(jīng)法定代表人本人或委托授權(quán)人簽字同確認(rèn)。

三、印章的管理及使用

1.公司公章、法定代表人印章由總經(jīng)理親自保管或安排專人保管，一般情況不得攜帶外出，特殊情況確需攜帶印章外出的，應(yīng)提前提交申請并說明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出。

2.蓋章前印章保管人員須核對需要蓋章的文件內(nèi)容是否與之前談好的內(nèi)容相符，做到 1

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印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

不隨意蓋章，不蓋空白件。

3.公司印制的文件（包括內(nèi)發(fā)文件、上行文件、對外函件）須根據(jù)實(shí)際簽發(fā)的內(nèi)容和份數(shù)使用印章。

4.合同文件用印須填報(bào)《合同用印申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。

四、證照管理

1.公司開戶許可證、稅務(wù)登記證、社保登記證、信用等級證由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，其余證照由公司總經(jīng)理保存。

2.借用公司證照必須填報(bào)《借用證照申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借用。借用后須按時(shí)歸還所借證照，逾期不能歸還必須向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行告知。

3.向外單位提交加蓋公司印章的證照復(fù)印件或公司法定代表人身份證復(fù)印件，須填報(bào)《借用證照登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在復(fù)印件上按批準(zhǔn)項(xiàng)目注明用途后方可提交。

五、介紹信管理

1.公司介紹信由人事行政部統(tǒng)一管理。

2.開具介紹信必須填報(bào)《介紹信申請表》經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開具。

六、授權(quán)委托書管理

1.公司法人授權(quán)委托書由公司總經(jīng)理或授權(quán)委托人進(jìn)行管理。

2.開具法人授權(quán)委托書必須填報(bào)《授權(quán)委托書申請表》，明確申請事由、擬定代理人、代理事項(xiàng)、代理權(quán)限、代理期限，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、相關(guān)職能部門審核并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后 2

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印章、證照、介紹信、法人授權(quán)委托書管理規(guī)定

方可開具。

七、附則

1.本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋及修訂；

2.本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行，如有與公司其它規(guī)定相抵觸的，則以本制度為準(zhǔn)； 3.本制度經(jīng)總經(jīng)理（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改亦同。

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第四篇：證照印章管理制度

證照印章管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)證照印章的使用和管理，保障公司的合法權(quán)益，確保各項(xiàng)工作有利進(jìn)行，特制定本制度。

一、證照管理

（一）職責(zé)與范圍

1、行政部是公司證照的管理部門和責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對公司所有證照統(tǒng)一管理。

2、行政部指派專人負(fù)責(zé)公司所有證照的申辦、登記、變更、年審年檢、注銷。

（二）證照管理

1、證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時(shí)履行正式交接手續(xù)，交由行政部保管，證照的移交由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督并填寫移交記錄，證照交接完成后，行政部證照使用專管員及時(shí)建檔登記。

2、建檔登記項(xiàng)目包括證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢情況等。

3、建立證照目錄表備案，并對公司證照實(shí)行動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行更新管理。

（三）證照使用

1、行政部負(fù)責(zé)將各類證照錄入《證照登記表》并進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2、行政部必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)立即向總經(jīng)辦報(bào)告，并及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。

3、各部門如需使用公司證照，以郵件形式說明使用范圍和使用時(shí)間，填寫《證照使用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦批準(zhǔn)，方可攜帶外出，使用完畢后，應(yīng)于1個(gè)工作日內(nèi)交回，證照專管員應(yīng)在登記表上注明交回時(shí)間并簽字。

4、各類證照未經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不允許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。

二、印章管理

（一）印章的分類、刻制和啟用

1、印章的分類：

（1）公司公章（包括項(xiàng)目公司）；

（2）各類專用章：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章；（3）專用私章：法定代表人專用私章；（4）部門印章；

2、印章的刻制要遵守國家的有關(guān)政策，并遵循先進(jìn)、適用的原則。印章的刻制由申請部門根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，（刻制新印章，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)刻制。

3、刻制好的印章在啟用前，由行政部做好戳記，并留樣保存，以便備查，然后由行政部發(fā)啟用通知，通知中注明啟用日期、發(fā)放公司、使用范圍和啟用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、專用章、專用私章由行政部責(zé)保管，各部門印章應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人保管。

2、公司印章保管人不得將印章交由他人代管，若因事請假，應(yīng)由保管人向行政部負(fù)責(zé)人請示指定專人代管。

（三）印章的審批和核對

1、印章的使用要十分審慎，必須每次使用都履行審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。所有涉及公司信息發(fā)布、對外政策，權(quán)利義務(wù)的文件需總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可蓋章。

2、特殊情況不能及時(shí)辦理審批手續(xù)的，應(yīng)由辦事人與行政部負(fù)責(zé)人溝通并說明情況，在征得同意后，辦理用印手續(xù)，但須在事后2日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。

3、印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行審閱、了解用印內(nèi)容，經(jīng)核對無誤辦理用印登記手續(xù)后方可用印，同時(shí)應(yīng)將加蓋公章的文件資料留檔備案，確實(shí)沒有留存資料的，要詳細(xì)登記用印情況。

4、原則上，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。但因業(yè)務(wù)要求，需要蓋有印章的空白憑證帶出公司的，必須有總經(jīng)理的特別批準(zhǔn)；此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證；此類憑證要逐頁編號(hào)，裝訂成冊，并須有存根。

（四）印章使用規(guī)范

1、用印時(shí)，用印位置準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡端正清晰，印章名稱與用印落款一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。

2、介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

3、對外簽署的合同、各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）及其他需用印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得使用印章

5、涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料不得使用印章。

三、證照印章外帶規(guī)定

證照印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)填寫《證照印章使用登記表》并說明外帶事項(xiàng)，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由行政部與用印部門各派至少一名人員共同外出使用。

四、證照印章歸檔管理

（一）證照、公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用印、合同專用印等相關(guān)文件、資料、附件資料及證照印章審批單作為使用憑據(jù)由行政部留存，每年1月15日前將上一年相關(guān)檔案整理后交公司檔案室歸檔。

（二）《證照/印章使用登記表》及各證照印章的啟用及停用文件，由行政部進(jìn)行編號(hào)歸檔并保存，以備公司查閱。

五、證照印章的遺失和報(bào)廢

（一）保管人必須妥善保管證照印章，如有遺失，保管人應(yīng)及時(shí)將遺失情況說明資料以書面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（二）公司證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)在報(bào)刊上刊登掛失聲明（注明起止日期和作廢日期），同時(shí)進(jìn)行證照、印章的補(bǔ)辦。

（三）公司部門證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)正式發(fā)文告知合作單位（注明起止日期和作廢日期）。

（四）有下列情況時(shí)，印章須停用并報(bào)廢：機(jī)構(gòu)名稱、圖樣改變； 印章使用損壞。

（五）印章永久停用需報(bào)廢時(shí)，由印章保管人填寫《印章報(bào)廢審批表》，呈行政部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽核后，由行政部負(fù)責(zé)人和兩名以上員工共同在場的情況下，對印章進(jìn)行銷毀。

六、法律責(zé)任

（一）在證照、印章管理中存在以下行為之一的，公司將處以500-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。情節(jié)嚴(yán)重導(dǎo)致公司重大損失的，公司將追究法律責(zé)任并移交司法機(jī)關(guān)處理。

（二）任何單位及個(gè)人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準(zhǔn)、未經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。

（三）印章的責(zé)任人及保管人應(yīng)當(dāng)按本制度要求規(guī)范使用印章。對未能嚴(yán)格、規(guī)范使用印章以及濫用、誤用印章的，由印章管理人及保管人承擔(dān)直接責(zé)任。

第五篇：印章、證照管理制度

印章、證照管理制度

（2016年3月13日修訂）

第一條 印章包括公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人私章等印章；證照包括營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正、副本）、稅務(wù)登記證（地稅、國稅）正、副本，銀行開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、貸款卡等公司開展經(jīng)營活動(dòng)所需的各種證照。

第二條 公司的印章由專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅交他人托管，印章的保管要安全。如果需要使用公章，需填寫《印章使用登記表》。

第三條 公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機(jī)構(gòu)代碼（正、副本）、稅務(wù)登記證（含國稅、地稅）、貸款卡、銀行開戶許可證等及其它證照由行政管理部統(tǒng)一管理（現(xiàn)只有開戶許可證在行政部管理）。

第四條 按印章、證件的類別建立獨(dú)立完整的印章、證照檔案記錄表。印章、證照使用前應(yīng)登記使用日期、經(jīng)辦人、審批人、用途等。

第五條 公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本不得外借，不得與其他單位、組織及第三人共同使用。

第六條 不得擅自以公司的名義為本人、其他單位、個(gè)人提供擔(dān)保、貸款、抵押，也不得擅自以公司名義向其他單位、組織或個(gè)人借款。

第七條 公司印章不得攜帶外出使用，如有特殊原因，須由總經(jīng)理審批，并在登記本上簽字并做好登記記錄。印章外出期間，借用人 只可對印章用于登記事由，并對印章的安全及使用承擔(dān)一切責(zé)任。印章借用之后應(yīng)及時(shí)歸還，因印章未及時(shí)歸還造成的一切后果，由借用人負(fù)責(zé)。

第八條 公司現(xiàn)行的印章、印鑒未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和授權(quán)，不得擅自重刻、復(fù)制、注銷。如需啟用新印章、印鑒，必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意和授權(quán)。

第九條 任何人不得利用公司印章、證照簽訂各種假經(jīng)濟(jì)合同，不得利用印章、證照進(jìn)行違法活動(dòng)等等。

第十條 印章、證照丟失時(shí)應(yīng)立即向行政部報(bào)告，并依法公告作廢，重新刻制。

第十一條 嚴(yán)禁在空白的介紹信、合同、公文用紙等上加蓋印章。第十二條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行?，F(xiàn)行有關(guān)印章管理辦法與本規(guī)定有抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。