第一篇：印章證照管理制度

北京景明投資管理有限公司

印章證照管理制度

一、總則

為了規(guī)范公司各類印章、證照管理,保障公司各項工作的正常、順利開展,促使公司內(nèi)部各部門印章、證照管理工作統(tǒng)一化、制度化,避免因印章、證照的無序使用所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)、法律等責(zé)任,特制定本規(guī)定。

二、范圍

隸屬本公司的各種印章的刻制,印章和證照的使用,印章和證照的保管。

三、管理原則

1、印章和證照是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具,印章和證照的管理,關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展。

2、公司公章、法定代表人簽名章、總經(jīng)理簽名章、合同專用章由行政人事部管理,公司財務(wù)專用章由財務(wù)部管理。

3、證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、社保登記證。

4、管理部門應(yīng)建立印章和證照使用臺帳,記錄管理的印章及證照使用情況。

四、印章刻制

1、公司各部門因業(yè)務(wù)需求,需刻制印章的,應(yīng)逐級提出申請,總經(jīng)理同意后方可刻制。

2、刻章申請獲得批準(zhǔn)后,由行政人事部統(tǒng)一刻制,申請部門應(yīng)提供準(zhǔn)確的章名和印章式樣。

3、刻制的章由行政人事部保管,經(jīng)總經(jīng)理同意后,可以由申請部門管理。

4、未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),任何部門和個人不得擅自刻制本部門的印章。

五、印章使用

1、公司印章、證照的使用由總經(jīng)理批準(zhǔn),申請用章的部門或個人應(yīng)需向總經(jīng)理申請。

2、印章、證照的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳,嚴(yán)格審批和登記制度。

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3、需加蓋公章的文件資料已經(jīng)由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的人員簽字的,可直接用印,由印章管理部門登記存檔。

4、法定代表人簽名章、總經(jīng)理簽名章,需法定代表人、總經(jīng)理本人同意后方可用印。

5、合同專用章限于簽訂合同時使用,財務(wù)專用章、法定代表人私章限于銀行票據(jù)和電子繳庫專用繳款書的使用,由公司總經(jīng)理同意后用印。

6、不得在空白表格、證書、信箋等空白件上蓋章。

7、各部門人員要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)手續(xù)使用,凡不按規(guī)定辦理手續(xù)的,一律不得使用。

8、行政人事部管理的印章需在用章申請部門辦公區(qū)域內(nèi)使用時,應(yīng)由綜合部專人負(fù)責(zé)加蓋或監(jiān)督使用。

六、印章借出

1、公司各類印章禁止帶出公司,總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

2、因工作需要,確需將公司各類印章帶出公司使用的,應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由本公司工作人員攜帶,禁止將各類印章交其他單位人員掌管。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。

七、印章作廢與銷毀

1、印章使用過程中因損壞等原因重新刻制的,要將舊印章交公司綜合部。

2、各類印章發(fā)生遺失的,按作廢處理,辦理相關(guān)手續(xù)。

3、印章適用的范圍發(fā)生的變化造成不適用的,按作廢處理。

4、印章作銷毀處理的,由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

八、證照的保管與使用

1、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證由行政人事部保管,稅務(wù)登記證由財務(wù)部保管。

2、各類證照的使用應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,按相關(guān)程序辦理。

3、各類證照帶出公司使用,應(yīng)由公司員工負(fù)責(zé)保管,禁止將證照交付他單位人員保管。

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4、各類證照的復(fù)制品,應(yīng)加蓋限定使用章,并在規(guī)定位置標(biāo)明用途。

5、總經(jīng)理可以批準(zhǔn)使用各類證照的使用。

九、罰則

1、因公章管理不嚴(yán),或使用不當(dāng),或遺失,要追究公章管理人和部門、單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任。給公司造成損失的,要依法追究其責(zé)任。印章及證照管理人在審批手續(xù)不完備的情況下擅自用印的,每發(fā)生一次罰款100元。

2、未經(jīng)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理同意,擅自將印章或證照借出的,每發(fā)生一次罰款200元。

3、印章或證照持有人擅自將印章借與其他單位人員的,每發(fā)生一次罰款500元。

4、印章或證照持有人違反法律、法規(guī)、公司制度規(guī)定,擅自使用印章造成公司損失的,追究其民事、行政、刑事責(zé)任。

十、附則

本制度由行政人事部制訂并負(fù)責(zé)解釋,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施,修訂與終止亦同。

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第二篇：證照印章管理制度

證照印章管理制度

為進(jìn)一步加強證照印章的使用和管理，保障公司的合法權(quán)益，確保各項工作有利進(jìn)行，特制定本制度。

一、證照管理

（一）職責(zé)與范圍

1、行政部是公司證照的管理部門和責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對公司所有證照統(tǒng)一管理。

2、行政部指派專人負(fù)責(zé)公司所有證照的申辦、登記、變更、年審年檢、注銷。

（二）證照管理

1、證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時履行正式交接手續(xù)，交由行政部保管，證照的移交由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督并填寫移交記錄，證照交接完成后，行政部證照使用專管員及時建檔登記。

2、建檔登記項目包括證照名稱、編號、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時間、有效期限、年審年檢情況等。

3、建立證照目錄表備案，并對公司證照實行動態(tài)信息進(jìn)行更新管理。

（三）證照使用

1、行政部負(fù)責(zé)將各類證照錄入《證照登記表》并進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2、行政部必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)立即向總經(jīng)辦報告，并及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)。

3、各部門如需使用公司證照，以郵件形式說明使用范圍和使用時間，填寫《證照使用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦批準(zhǔn)，方可攜帶外出，使用完畢后，應(yīng)于1個工作日內(nèi)交回，證照專管員應(yīng)在登記表上注明交回時間并簽字。

4、各類證照未經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動、復(fù)印、外借，更不允許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。

二、印章管理

（一）印章的分類、刻制和啟用

1、印章的分類：

（1）公司公章（包括項目公司）；

（2）各類專用章：合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章；（3）專用私章：法定代表人專用私章；（4）部門印章；

2、印章的刻制要遵守國家的有關(guān)政策，并遵循先進(jìn)、適用的原則。印章的刻制由申請部門根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，（刻制新印章，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)刻制。

3、刻制好的印章在啟用前，由行政部做好戳記，并留樣保存，以便備查，然后由行政部發(fā)啟用通知，通知中注明啟用日期、發(fā)放公司、使用范圍和啟用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、專用章、專用私章由行政部責(zé)保管，各部門印章應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人保管。

2、公司印章保管人不得將印章交由他人代管，若因事請假，應(yīng)由保管人向行政部負(fù)責(zé)人請示指定專人代管。

（三）印章的審批和核對

1、印章的使用要十分審慎，必須每次使用都履行審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。所有涉及公司信息發(fā)布、對外政策，權(quán)利義務(wù)的文件需總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可蓋章。

2、特殊情況不能及時辦理審批手續(xù)的，應(yīng)由辦事人與行政部負(fù)責(zé)人溝通并說明情況，在征得同意后，辦理用印手續(xù)，但須在事后2日內(nèi)補辦審批手續(xù)。

3、印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行審閱、了解用印內(nèi)容，經(jīng)核對無誤辦理用印登記手續(xù)后方可用印，同時應(yīng)將加蓋公章的文件資料留檔備案，確實沒有留存資料的，要詳細(xì)登記用印情況。

4、原則上，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。但因業(yè)務(wù)要求，需要蓋有印章的空白憑證帶出公司的，必須有總經(jīng)理的特別批準(zhǔn)；此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證；此類憑證要逐頁編號，裝訂成冊，并須有存根。

（四）印章使用規(guī)范

1、用印時，用印位置準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡端正清晰，印章名稱與用印落款一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。

2、介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

3、對外簽署的合同、各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表、統(tǒng)計報表）及其他需用印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得使用印章

5、涉及個人財產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料不得使用印章。

三、證照印章外帶規(guī)定

證照印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)填寫《證照印章使用登記表》并說明外帶事項，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由行政部與用印部門各派至少一名人員共同外出使用。

四、證照印章歸檔管理

（一）證照、公章、法定代表人印章、財務(wù)專用印、合同專用印等相關(guān)文件、資料、附件資料及證照印章審批單作為使用憑據(jù)由行政部留存，每年1月15日前將上一年相關(guān)檔案整理后交公司檔案室歸檔。

（二）《證照/印章使用登記表》及各證照印章的啟用及停用文件，由行政部進(jìn)行編號歸檔并保存，以備公司查閱。

五、證照印章的遺失和報廢

（一）保管人必須妥善保管證照印章，如有遺失，保管人應(yīng)及時將遺失情況說明資料以書面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

（二）公司證照印章發(fā)生遺失時，應(yīng)在報刊上刊登掛失聲明（注明起止日期和作廢日期），同時進(jìn)行證照、印章的補辦。

（三）公司部門證照印章發(fā)生遺失時，應(yīng)正式發(fā)文告知合作單位（注明起止日期和作廢日期）。

（四）有下列情況時，印章須停用并報廢：機構(gòu)名稱、圖樣改變； 印章使用損壞。

（五）印章永久停用需報廢時，由印章保管人填寫《印章報廢審批表》，呈行政部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽核后，由行政部負(fù)責(zé)人和兩名以上員工共同在場的情況下，對印章進(jìn)行銷毀。

六、法律責(zé)任

（一）在證照、印章管理中存在以下行為之一的，公司將處以500-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。情節(jié)嚴(yán)重導(dǎo)致公司重大損失的，公司將追究法律責(zé)任并移交司法機關(guān)處理。

（二）任何單位及個人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準(zhǔn)、未經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。

（三）印章的責(zé)任人及保管人應(yīng)當(dāng)按本制度要求規(guī)范使用印章。對未能嚴(yán)格、規(guī)范使用印章以及濫用、誤用印章的，由印章管理人及保管人承擔(dān)直接責(zé)任。

第三篇：印章、證照管理制度

印章、證照管理制度

（2016年3月13日修訂）

第一條 印章包括公司公章、財務(wù)專用章、法人私章等印章；證照包括營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、組織機構(gòu)代碼證（正、副本）、稅務(wù)登記證（地稅、國稅）正、副本，銀行開戶許可證、機構(gòu)信用代碼證、貸款卡等公司開展經(jīng)營活動所需的各種證照。

第二條 公司的印章由專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅交他人托管，印章的保管要安全。如果需要使用公章，需填寫《印章使用登記表》。

第三條 公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機構(gòu)代碼（正、副本）、稅務(wù)登記證（含國稅、地稅）、貸款卡、銀行開戶許可證等及其它證照由行政管理部統(tǒng)一管理（現(xiàn)只有開戶許可證在行政部管理）。

第四條 按印章、證件的類別建立獨立完整的印章、證照檔案記錄表。印章、證照使用前應(yīng)登記使用日期、經(jīng)辦人、審批人、用途等。

第五條 公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本不得外借，不得與其他單位、組織及第三人共同使用。

第六條 不得擅自以公司的名義為本人、其他單位、個人提供擔(dān)保、貸款、抵押，也不得擅自以公司名義向其他單位、組織或個人借款。

第七條 公司印章不得攜帶外出使用，如有特殊原因，須由總經(jīng)理審批，并在登記本上簽字并做好登記記錄。印章外出期間，借用人 只可對印章用于登記事由，并對印章的安全及使用承擔(dān)一切責(zé)任。印章借用之后應(yīng)及時歸還，因印章未及時歸還造成的一切后果，由借用人負(fù)責(zé)。

第八條 公司現(xiàn)行的印章、印鑒未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和授權(quán)，不得擅自重刻、復(fù)制、注銷。如需啟用新印章、印鑒，必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意和授權(quán)。

第九條 任何人不得利用公司印章、證照簽訂各種假經(jīng)濟(jì)合同，不得利用印章、證照進(jìn)行違法活動等等。

第十條 印章、證照丟失時應(yīng)立即向行政部報告，并依法公告作廢，重新刻制。

第十一條 嚴(yán)禁在空白的介紹信、合同、公文用紙等上加蓋印章。第十二條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行?，F(xiàn)行有關(guān)印章管理辦法與本規(guī)定有抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

第四篇：證照及印章管理制度

鄭新中博關(guān)于開展證照及印章、檔案管理專項檢查

自查自糾報告

為有效防范證照及印章、檔案管理中存在問題，2014年1月23日，根據(jù)鄭新公司《關(guān)于開展證照及印章檔案管理專項檢查的通知》的有關(guān)要求，我公司在焦愛林總經(jīng)理的親自組織和領(lǐng)導(dǎo)下，對證照及印章、檔案管理情況進(jìn)行了一次自查，現(xiàn)將自查結(jié)果報告如下：

1.各項管理制度健全。

2.保管人員發(fā)生變化后，交接手續(xù)完備。目前營業(yè)執(zhí)照、采礦許可證、安全生產(chǎn)許可證由我公司綜合辦公室喬春花專人保管，保管地點：綜合辦公室。各種證件嚴(yán)格按照規(guī)定流程使用，審批手續(xù)完備。必須經(jīng)總經(jīng)理簽字，再由使用者簽字后方可使用。建立有完善的使用臺賬。

3.稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證由我公司財務(wù)科出納王更林專人保管, 保管地點：財務(wù)科。使用并且建立有完善的使用臺賬。

4.各項證照發(fā)生變更時能及時進(jìn)行變更。

5.各項證照均能按時年檢，年檢合格。

6.注冊資金到位。

7.我公司無合同章及各科室和其他印章。

2014年1月23日

第五篇：公司印章、證照管理制度

印信、證照管理制度（暫行）

一、目的：印章與證照是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為進(jìn)一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護(hù)印章與證照的嚴(yán)肅性，加強印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，保障公司的合法權(quán)益與經(jīng)營活動的正常運行，特制定本制度。

二、適用范圍：本制度適用于公司各部門所有的印章和證照

三、管理部門：綜合管理部

四、職責(zé)范圍：

（一）綜合管理部負(fù)責(zé)建立健全公司印章、證照管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。

（二）負(fù)責(zé)本制度的實施與監(jiān)督。

五、內(nèi)容：

（一）印章、證照分類：公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門章等。證照包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機構(gòu)代碼證（正本、副本、IC卡）、銀行開戶許可證、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復(fù)印件）等。

（二）印章的刻制與注銷：凡因工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門，由申請部門填寫《刻制印章申請表》向綜合管理部提出申請，綜合管理部經(jīng)理確認(rèn)同意并批準(zhǔn)后方可刻制或更換。印章刻制或新證照辦理或更換由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，刻制標(biāo)準(zhǔn)或證照辦理應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。

（三）申請新辦的印章或證照須在綜合管理部進(jìn)行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復(fù)印工作，由綜合管理部進(jìn)行存檔后，原件由使用部門簽收方可進(jìn)行辦理。印章刻好后由綜合管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。

（四）印章、證照的管理：

1、公司的所有印章、證照，均由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、留樣與存檔，印章應(yīng)注明啟用時間、廢止時間、廢止原因等，證照應(yīng)注明年檢年審時間，均應(yīng)明確相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。

2、由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由綜合管理部登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。綜合管理部應(yīng)對公司各類印章和證照保管明細(xì)進(jìn)行匯總并定期更新，明細(xì)表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。

3、所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時向綜合管理部報告。

4、公司營業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、稅務(wù)登記證（正副本）、組織機構(gòu)代碼證（正副本、IC卡）由綜合管理部負(fù)責(zé)管理及使用。

5、銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購買憑證由財務(wù)室出納員負(fù)責(zé)管理及使用。

6、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)室會計負(fù)責(zé)管理及使用。

7、綜合管理部專人保管《印章規(guī)范使用表》，財務(wù)專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸公司財務(wù)專管。

8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時向綜合管理部書面報告，并與綜合管理部商量補救措施。

9、各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責(zé)任均由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并一并追究所在部門主要負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。

10、印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補刻：公司印章遺失應(yīng)于發(fā)現(xiàn)當(dāng)日登報掛失并報綜合管理部備案，然后憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應(yīng)向綜合管理部出具書面申請。

（五）印章、證照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財務(wù)專用章的手續(xù)均要填寫《用印申請表》。按《用印申請表》內(nèi)容填寫完整，且由申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，否則將不予審批。

（六）介紹信管理：

1、介紹信種類：存根介紹（法人授權(quán)書、法人證明書等）、信箋介紹、證明信。

2、介紹信一般由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔保存。

3、開具介紹信要按照印章使用程序嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門經(jīng)理簽字后綜合管理部審核；重要事宜需由各級主管簽署意見后，由綜合管理部報總經(jīng)理審批；使用存根介紹必須經(jīng)總經(jīng)理審批，如使用已由法人代表簽字的空白授權(quán)書，須報總經(jīng)理或法人代表本人同意。

4、因情況變化，介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信，應(yīng)及時退還。

5、如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)及時向綜合管理部反映，及時采取相應(yīng)措施。公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，公司綜合管理部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來，向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。

六、本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。

七、本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。