第一篇：如何寫檔案論文

如何寫檔案論文

一、檔案論文概說

1、對論文的認(rèn)識

論文是論說辨析某種觀點(diǎn)、某種道理的文章，是在大量占有材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析、綜合、歸納、推理而取得的成果。論文寫作，包括動筆撰寫之前的論據(jù)調(diào)查、知識積累，以致論點(diǎn)的確立，材料的支持，文章的謀篇布局以及語言文字的組織，這整個過程實(shí)際上是一種科研活動。所以寫論文并不僅僅是一般化地寫出一篇文章，而是在從事科學(xué)研究。

2、檔案論文的現(xiàn)狀分析（略）

3、檔案論文的內(nèi)容分類

檔案學(xué)的研究以及由此而確定的檔案論文的內(nèi)容從大的方面來講，可以分為三個部分：一是基礎(chǔ)理論的研究；二是檔案史，包括檔案學(xué)史的研究；三是檔案管理，包括檔案保管與保護(hù)的原則、方法、技術(shù)的研究。這三個方面的研究中，又以第三個方面的研究工作范疇最大，課題最多，變化最快，與實(shí)踐結(jié)合最為緊密。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來越廣，檔案的分類越來越細(xì)，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求越來越高。這就是求我們檔案工作者面對不斷出現(xiàn)的新問題，隨之而調(diào)整、補(bǔ)充、修改、完善我們已有的工作原則和方法，引進(jìn)新的思想和新的技術(shù)，提高檔案工作的管理水平，以先進(jìn)、有效的手段提供檔案信息，滿足與回報社會公眾對檔案利用的需求，推動社會的發(fā)展。

4、檔案論文與檔案業(yè)務(wù)文章

能夠稱作“論文”的文章，是要具有一定的學(xué)術(shù)水平的。目前，我國檔案學(xué)研究的狀況是普及有余，提高則不足。不少地方，不少單位都在搞學(xué)術(shù)研討會，有的搞的還相當(dāng)頻繁，但學(xué)術(shù)研究的水平并未因此而提高。所以劃在“論文”名下的各種各樣的文章水平不一，程度不齊，雖然有的評了獎，有的結(jié)集出了書，但其中真正可以稱之為論文的文章其實(shí)并不多。長期的這樣搞法的最終結(jié)果是把學(xué)術(shù)研究活動庸俗化了，對檔案學(xué)術(shù)活動的開展，對檔案科研水平的提高是不利的。

指出這一問題的目的，是希望我們對此有一個清醒的認(rèn)識，不要被表面上的轟轟烈烈所迷惑而自滿自得。而是激勵我們了解自己在學(xué)術(shù)研究方面還存在的差距，做出更加艱苦的努力，付出更加艱辛的勞動，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)我們的檔案學(xué)術(shù)研究活動。

所以，今后我們開學(xué)術(shù)討論會也好，自己寫文章也好，不一定非要抬出“論文”這樣一頂大帽子，硬是要標(biāo)上“論文”的標(biāo)簽，一是會嚇退不少本來還有嘗試之心的同志，使他們不敢輕易涉足這一領(lǐng)域；二是弄久了，什么文章都叫論文，人們會以為學(xué)術(shù)研究不過就是這么一回事，不需要下什么功夫就發(fā)表了文章甚至匯集成了書，還評上了什么獎。

其實(shí)我們研究問題，涉及檔案業(yè)務(wù)工作的，寫成文章就叫業(yè)務(wù)文章也未嘗不可。開會也好，出書也好，提交文章即可，不必要非算作論文。

5、論文寫作的動因

為什么要寫論文？對此可能許多同志沒有考慮過，不好回答。寫論文是為了進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，或者說是把研究的成果表述出來進(jìn)行交流，最終的目的是為了促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。這些當(dāng)然是官面上的話。實(shí)際上不少同志寫論文最起始的動因并不在此。有的是上邊布置了任務(wù)，必須弄出一篇東西去充數(shù)，有的是為了滿足職稱評定的要求，沒有文章發(fā)表就評不上相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)。不管什么原因，什么動機(jī)，只要去寫，就應(yīng)當(dāng)支持，應(yīng)當(dāng)鼓勵，同時要想寫論文，并且寫好論文，就要了解論文寫作的要求，注意論文寫作的方法。

二、檔案論文寫作的“五寫”“五不寫”

1、寫小不寫大

寫小不寫大，是指我們在確定論文的選題時，不要嫌小而貪大。不要動不動就寫出一個大題目，把文章的起點(diǎn)或調(diào)門定得過高，而文章的內(nèi)容又根本無法支撐這么高，這么大的題目。人們會以為，一些大題目的文章肯定是出自專家、教授們之手，而普通的檔案工作者要寫東西，一定是小題目、小文章。有趣的是事實(shí)恰恰相反，一些專家、教授們倒不一定一出手就是大題目的大文章，而我們許多寫作能力并不算強(qiáng)的檔案人員卻往往一寫就寫出挺大的題目，而且越是在基層工作的同志，寫出的文章題目反而越高越大，有的高大得甚至有點(diǎn)嚇人。

從我所接觸到的一些基層檔案室的同志所寫的文章題目中，有此就高大得有點(diǎn)離譜了。像：“我國檔案工作改革的戰(zhàn)略研究”、“面向二十一世紀(jì)的中國檔案工作者應(yīng)具備的能力與素質(zhì)”、“知識經(jīng)濟(jì)對企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)與應(yīng)對措施”、“檔案鑒定工作的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢”、“社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案館、檔案室的性質(zhì)、地位、職能的調(diào)整與變化”等等。

這些同志給自己的文章定下這么大的一個題目肯定有自己的考慮，也可能他們認(rèn)為，文章的題目越大，文章的水平就越高。其實(shí)這是一種錯誤的認(rèn)識。一篇論文水平的高低，簡單地說是要看它是否明確地提出了問題，并且清楚地說明了這個問題，也就是我們常說的：論點(diǎn)突出、論據(jù)充分、分析有理，結(jié)論明確。論點(diǎn)的對與錯有時倒不是主要的評判標(biāo)準(zhǔn)，因為許多業(yè)務(wù)上的問題是可以討論，可以爭辯的，關(guān)鍵是你的文章能否自圓其說，像上面那些大題目的文章，研究問題的出發(fā)點(diǎn)及寫作的勇氣都可褒可獎，但文章的內(nèi)容卻實(shí)在跟不上去，缺乏足夠的材料，沒有有力的論說，不過堆砌了一些空話，使文章本身蒼白無力，成了盛名之下其實(shí)難付的一紙空文。

這些大題目的文章，寫作之前是要下很大功夫去進(jìn)行調(diào)查研究，大量收集材料，反復(fù)分析論證，然后才能動筆去寫。有時這類文章不是憑一個人的能力就可以寫好的。即使請有關(guān)方面的專家、領(lǐng)導(dǎo)去寫，恐怕一個人也干不了。要組織一個班子，集中若干對此問題有研究的人一起搞上一段時間才行。而我們的基層工作的同志根本不具備寫這類文章的客觀條件，即使個人天賦很高，恐怕也難以完成這么大的寫作任務(wù)。

工作的崗位越靠下，文章的題目就越往上。出現(xiàn)這樣一種有意思的情況的原因，是有些同志把寫論文看得過高過重，一說寫論文，自己就先把自己嚇了一跳，于是越想越高、越想越玄，當(dāng)然寫不成功。其實(shí)正如我們前面所說的，我國檔案論文的寫作水平普遍看起來，不算很高，而寫文章又不一定非要頂上一頂“論文”的大帽子。倒不如就定一個小一點(diǎn)的目標(biāo)，寫一篇業(yè)務(wù)研究的文章，與同行們交換看法，交流經(jīng)驗，通報情況也就行了。這樣寫起來心理上的壓力會小得多，而文章又可以寫得很充實(shí)。提交給學(xué)術(shù)討論會也好，參加評獎也好，投寄給報刊發(fā)表也好，成功的可能性反而比較大。因為這樣有實(shí)在內(nèi)容的文章對推動學(xué)術(shù)研究，促進(jìn)事業(yè)發(fā)展是有價值的，也是會受到評委、編輯歡迎的。

2、寫熟不寫生

寫熟就是說要選擇那些自己熟悉的內(nèi)容去寫，不寫生是說不要寫那些自己生疏的、不甚了解的，沒有親身體驗的東西。特別是對我們許多基層檔案工作者來說一定要結(jié)合自己的工作去撰寫論文。前面我們講了，檔案學(xué)研究的內(nèi)容可以分成三個方面，其中第三個方面，檔案管理原則、方法、技術(shù)的研究是范疇最大、課題最多、變化最快、與實(shí)踐結(jié)合最緊密的。而恰恰是在這方面的研究工作中，我們基層檔案工作者具有很大優(yōu)勢，得天獨(dú)厚之處就在于自己直接參與檔案的收集、管理、利用全過程的具體操作，不管是具體搞其中哪一項工作，都能最貼近地感知這項工作中的每一個細(xì)小的變化。只要自己是個論文寫作的有心人，有寫論文的興趣和要求，那么稍加留意，就能獲取許多上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)、高等學(xué)校的專家、學(xué)者們渴望占有而又不易捕捉到有研究價值的寶貴材料，而手里有了這些材料才具備進(jìn)行研究、撰寫文章的基礎(chǔ)。對于那些經(jīng)常在面上跑的人來說，真正想研究點(diǎn)問題，這是很值得羨慕的優(yōu)越條件。

所以，我們在基層工作的檔案工作者要看到自己具有實(shí)踐經(jīng)驗這樣有利的條件，在尋找、選擇論文的選題時，不要好高騖遠(yuǎn)，把眼光拉近一點(diǎn)，就琢磨自己眼前的事，手底下正干著的事，因為這正是你的長項。只有這樣做，才能更容易找到適合自己寫作的論題，才能把自己的論文寫好。

3、寫實(shí)不寫虛學(xué)術(shù)論文講究的是論，要論出一定的道理。但決不是不著邊際、不觸及實(shí)質(zhì)性問題的空論。有的文章缺乏實(shí)際內(nèi)容，只務(wù)虛不務(wù)實(shí)，看似冠冕堂皇，但看過之后卻什么印象也沒有。因此，寫論文一定選取實(shí)實(shí)在在的問題去寫，在說明你要論述的問題時要有實(shí)實(shí)在在的材料，該有論據(jù)的要擺出事實(shí)，該有統(tǒng)計數(shù)字的要拿出數(shù)據(jù)。在使用統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，一定要注意數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

4、寫新不寫陳論文的內(nèi)容一定要有新意。因此，不要去寫那些陳舊的、別人寫過多少遍的東西。新意到那里去抓？可以從兩個方面入手。①當(dāng)一項新的工作開始或一項新的任務(wù)剛被提出的同時，一定會有新的問題出現(xiàn)：②對日常工作中一些長久不變的原則和方法有了自己的想法、有了新的認(rèn)識或在自己的工作中試用了某種不同于前的措施，也可以寫文章加以介紹。能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)新問題、產(chǎn)生新想法，是寫出有新意的論文的前提條件。因此，檔案工作者在工作時，既要沉得下去，踏踏實(shí)實(shí)地干好自己的本職工作，又要拔得出來，站在更高的層面上去觀察和分析問題。寫出論文的新意并不是去趕潮流，不是把檔案界以外的新知識、新觀點(diǎn)、新方法生搬硬套地拿過來，摻上一些檔案工作的名詞就弄出一篇文章。

5、寫短不寫長對論文寫作來說，只要能夠表述出同樣的內(nèi)容，那么，文字越少、越精煉，就越是好文章。寫論文不需要鋪墊，不需要渲染，不需要細(xì)致入微的描寫，也不需要感人至深的抒情。論文最好實(shí)開門見山，直陳其事，意盡而止。即把你要講的問題說清楚就行了，文章分量的大小，價值的高低，并不取決于文章字?jǐn)?shù)的多少，而是取決于文章的內(nèi)容。

三、平時要下功夫有心寫文章的人，平時需要多看文章，看人家在寫什么，實(shí)怎么寫的；寫文章還要勤練，一炮打響的先例并不多。所以，要寫出好的論文，一是要多讀，二是要勤寫。

第二篇：檔案論文

淺談煤炭企業(yè)檔案資源管理在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用 摘要：在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向檔案信息化發(fā)展，作為市場競爭主體的煤炭企業(yè)，必須在檔案利用上開辟新途徑，只有利用好檔案信息，經(jīng)營好產(chǎn)品才能在市場上進(jìn)行自主籌資、自主投資、自主地進(jìn)行利潤分配。企業(yè)檔案服務(wù)職能已從行政服務(wù)向社會化服務(wù)邁進(jìn)，更是與煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有著密不可分的聯(lián)系。因此，做好檔案信息資源管理的開發(fā)利用，對經(jīng)營發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的作用。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)檔案信息管理生產(chǎn)經(jīng)營

檔案是社會組織或個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。檔案來源于一定的機(jī)關(guān)、組織和個人。他體現(xiàn)了機(jī)關(guān)、組織和個人的意志。檔案文件信息材料是有條件的轉(zhuǎn)化過來的。隨著煤炭企業(yè)的發(fā)展，檔案信息管理工作隨之不斷開拓發(fā)展，在此，筆者就煤炭企業(yè)檔案信息管理在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用談幾點(diǎn)看法。

一、開發(fā)利用檔案信息資源的意義

檔案的形成必須具備以下三個條件：①必須是辦理完畢的；②具有查考和憑證價值的；③集中保存。檔案的主體形成是文件，但表現(xiàn)形式是多種多樣的。比如說文字、圖象、聲音、照片及其他各種形式的原始記錄。簡而言之，主要是確定性和原始記錄性。檔案是人們在社會實(shí)踐中直接形成的，其內(nèi)容就是對社會實(shí)踐活動的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄。它不是自然界形成的，而是人類在社會實(shí)踐中形成的原始記錄。正是由于歷史檔案的原始記錄，人類才能根據(jù)檔案保存和記錄了解這些文化知識、才能得知過去的歷史。因此，保存檔案的根本目的，就在于提供生產(chǎn)、生活中的利用價值。

二、檔案信息資源管理的社會地位

從時態(tài)上講，檔案是過去已經(jīng)形成的而不是正在形成或尚未形成的東西。檔案，尤其是它內(nèi)容的真實(shí)可靠性不是絕對的，準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)、正確是相對的不能因此全盤否定檔案的真實(shí)可靠性。種種不客觀、不真實(shí)、甚至偽造的檔案本身也是一種歷史的真實(shí)，是一種客觀存在的事實(shí)。檔案的真實(shí)可靠性有至少2層含義：

（1）如檔案的內(nèi)容無失實(shí)、歪曲、作偽之處，對同一歷史事實(shí)均有記載的各種信息中它就是最真實(shí)、可靠的。因為檔案是直接的原始記錄，是第一手的原生信息。

（2）如有失實(shí)、歪曲、作偽乃至偽造之處，其不實(shí)之客觀事實(shí)，也恰是由檔案這一實(shí)存形態(tài)來予以記錄、固化并示之世人的。檔案只要其自身存在，就沒有“假”的，“假”的也是“真”的。

由于檔案是歷史的憑證和原始的情報材料，所以人們把檔案稱做真實(shí)的歷史記錄。這是從大量的實(shí)踐中得出的理性認(rèn)識。對檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)該辯證地理解：

一方面，因為檔案是由于在歷史上執(zhí)行特有任務(wù)時，作為表達(dá)工具所使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，所以檔案信息在反映歷史活動的客觀過程方面是真實(shí)的；另一方面，由于生成檔案時特定的歷史背景，檔案形成者認(rèn)識的局限或其他原因，檔案所記述的信息內(nèi)容有的是真實(shí)的，也有的是不真實(shí)的或不完全真實(shí)的。但是即使檔案內(nèi)容有虛假部分，它還是反映了當(dāng)時的歷

史情況，反映了檔案形成者的認(rèn)識水平和本來的意圖。就此而言，檔案仍不失為其形成者活動的真實(shí)的歷史記錄。

因此，檔案工作者和檔案利用者即生產(chǎn)經(jīng)營者有著密切的聯(lián)系，它是檔案工作者聯(lián)系群眾、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營的紐帶。檔案工作人員既要重視檔案的信息利用，又要重視其在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用。實(shí)踐證明，檔案利用工作開展的如何，直接體現(xiàn)為檔案管理工作發(fā)展的順利與否。當(dāng)前我國正處于社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的歷史發(fā)展時期，檔案事業(yè)要發(fā)展，檔案管理工作要開創(chuàng)新局面，最重要的一環(huán)就是要搞好檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的利用工作，要使檔案管理工作在建設(shè)和諧社會中作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

三、檔案信息管理服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營，要體現(xiàn)它的潛藏價值

隨著煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷的提高，產(chǎn)品從原來的單一煤炭向煤化工及其他高附加值產(chǎn)品轉(zhuǎn)化。檔案信息的利用在生產(chǎn)經(jīng)營中更是不可忽視。無論是文書、聲象、科技還是會計檔案，都是全體職工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展史上的真實(shí)記錄和原始寫照。陜北礦業(yè)公司是以煤炭生產(chǎn)為主的國有大型煤炭企業(yè)，身為煤炭企業(yè)的職工，就以煤炭產(chǎn)品為例，從煤礦建井、生產(chǎn)到品牌的創(chuàng)立；現(xiàn)在的陜北礦業(yè)公司前身為蘭州軍區(qū)后勤部陜北礦業(yè)管理局，成立于1994年2月，于1998年12月整體移交陜西省經(jīng)貿(mào)委，2002年轉(zhuǎn)入陜西省煤炭工業(yè)局，2004年2月加入陜西煤業(yè)集團(tuán)，2005年7月改制為陜西陜北礦業(yè)有限責(zé)任公司；從20年前的軍辦小煤礦發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值為16億元的國有煤礦企業(yè)，連續(xù)21年實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)無事故，各項工作均取得了優(yōu)異的成績，產(chǎn)能規(guī)模迅速擴(kuò)張，安全基礎(chǔ)不斷強(qiáng)化，項目建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，職工生活明顯改善，多項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)連創(chuàng)歷史新高，企業(yè)保持了持續(xù)、健康、快速的發(fā)展態(tài)勢。2010年，陜北礦業(yè)公司韓家灣煤礦被授予“國家級安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化煤礦”、“全國煤炭系統(tǒng)文明煤礦”等榮譽(yù)稱號。陜北礦業(yè)公司一步步的成長，其創(chuàng)業(yè)的艱難、走過的歷程、寫下的歷史、都真實(shí)地在檔案中記載。這些珍貴的檔案資料是難以用金錢買到無價之寶。檔案信息資源是一種重要的資產(chǎn)，它在生產(chǎn)經(jīng)營中是不可缺失的資源，更是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展中提供著真實(shí)的依據(jù)和原始的信息。

四、檔案信息資源管理與生產(chǎn)經(jīng)營的目標(biāo)

（1）就企業(yè)檔案而言，關(guān)鍵是其的確定性和恒定性。即檔案內(nèi)容信息的清晰，確定性和其載體的固化，檔案記錄的內(nèi)容是清清楚楚，明明白白，而這些信息內(nèi)容又是以固化的物質(zhì)載體形成而存在的。檔案館（室）所保存的各類檔案主要是服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營活動。企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)部門的工作人員對檔案都抱有一種“倚重”的心里?？萍紮n案更是如此。例如去年年底到今年年初，陜北礦業(yè)韓家灣礦一盤區(qū)1101工作面開拓前遇到煤炭賦存及地質(zhì)結(jié)構(gòu)不明了、水文地質(zhì)狀況不明等問題，各領(lǐng)導(dǎo)及設(shè)計部門都憂心如焚，經(jīng)到檔案室查閱當(dāng)時礦井相關(guān)地質(zhì)勘查資料，所幸這部分檔案保存完整，經(jīng)檔案管理工作人員認(rèn)真查找，終于找到了那些珍貴的科技圖紙，結(jié)果可想而知，井下問題迎刃而解。從事實(shí)中證明，檔案信

息只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益，給生產(chǎn)經(jīng)營帶來了不可計量的效益。

（2）檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展。檔案信息資源的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的。無論那個企業(yè)，發(fā)展是一個必然趨勢，企業(yè)檔案信息管理工作也要順應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的需要。所以，檔案管理的工作方法必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案管理工作的外延，深化檔案管理工作的內(nèi)涵。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)的檔案管理工作機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，檔案工作人員要激活機(jī)制堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展理念；敢于否定自己，善于完善自己，從單純的檔案信息資源管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技、生產(chǎn)經(jīng)營一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換。提高辦事效率，充分發(fā)揮職工的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新的動力源之一。

（3）檔案信息資源要管理創(chuàng)新，更要全面提升檔案資源管理在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用。原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性。①從形成上看。檔案是人們在社會實(shí)踐中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會實(shí)踐具有直接的原始記錄作用。保留著真切的歷史標(biāo)記。②從內(nèi)容上看，真實(shí)記錄作者的觀點(diǎn)，立場，方法。煤炭企業(yè)每有礦井建設(shè)、巷道搬遷、設(shè)備更新、技術(shù)改造、井下事故發(fā)生等大小事情，相關(guān)人員第一時間總是想到查閱檔案資料。各類線路、供電系統(tǒng)圖、地質(zhì)測量圖等以及有關(guān)的規(guī)程措施、技術(shù)參數(shù)指標(biāo)全部搬來研究，直至確定一套切實(shí)可行的方案?？萍紮n案如此，文書檔案、會計檔案、經(jīng)營檔案等，也在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用。每一項制度、措施的審批、機(jī)構(gòu)改制、干部任免、財務(wù)決算、經(jīng)濟(jì)審核、合同簽訂、土地、房屋普查、資質(zhì)認(rèn)證和資產(chǎn)評估等，無一不需要檔案信息資料做先鋒，確保生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)順利完成。

檔案信息作為歷史的真實(shí)記錄，具有無可辯駁的可信度。站在陜北礦業(yè)公司新的歷史起點(diǎn)，一方面廣大職工應(yīng)積極學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，堅定不移地實(shí)施管理強(qiáng)企、人才強(qiáng)企、科技強(qiáng)企、文化強(qiáng)企戰(zhàn)略，另一方面我們應(yīng)繼續(xù)圍繞公司“快速發(fā)展、三年翻番”戰(zhàn)略部署這一核心，大力實(shí)施“二次創(chuàng)業(yè)”，以煤為主，廣開思路，謀求發(fā)展，擴(kuò)大產(chǎn)業(yè)規(guī)模，提升競爭實(shí)力，檔案管理工作力爭在煤炭資源整合及其他產(chǎn)業(yè)方面的合作開發(fā)上有所突破，到“十二·五”末再為企業(yè)造輝煌業(yè)績，為陜西煤業(yè)化工集團(tuán)打造中國一流的安全節(jié)能環(huán)保能源化工企業(yè)作出新的更大的貢獻(xiàn)。

作為檔案工作者，我們要跟得上企業(yè)快速發(fā)展、跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐。檔案信息資源管理是一項系統(tǒng)工程，是一項功在當(dāng)今、利在后世的偉業(yè)?，F(xiàn)代社會是法制化、經(jīng)濟(jì)化的社會，我們煤炭企業(yè)檔案信息管理工作要在生產(chǎn)實(shí)踐中始終堅持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，積極探索開發(fā)利用檔案信息資源的新途徑，使檔案信息管理工作更好地為煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的、更大的作用，做出新的更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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第三篇：檔案論文

機(jī)關(guān)檔案室文書檔案鑒定工作的思考

檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關(guān)系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運(yùn)。以期以來，檔案的鑒定是檔案工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，也是一個難題，一直困擾著檔案人。為此，筆者根據(jù)幾年來在檔案部門的工作體會，以機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作為切入點(diǎn)，分析原因，探討解決的辦法。筆者就文書檔案鑒定提出自己的幾點(diǎn)思考。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作中存在的問題

1．檔案保管期限劃定過寬，片面追求室藏量。檔案的保管期限是檔案價值的外在標(biāo)志。準(zhǔn)確地劃分機(jī)關(guān)檔案的保管期限是做好檔案鑒定工作的基礎(chǔ)。長期以來，機(jī)關(guān)檔案人員在檔案保管期限表制訂過程中，對本部門形成的各類檔案的價值缺乏深入的研究，僅僅是簡單地照搬照抄國家檔案局1987年發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》的有關(guān)規(guī)定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學(xué)的現(xiàn)象，應(yīng)是短期的劃為長期，應(yīng)是長期的劃為永久，導(dǎo)致室藏永久、長期檔案比例過大。這種現(xiàn)象機(jī)關(guān)

檔案部門尤為突出，給今后檔案移交進(jìn)館工作帶來很大壓

力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數(shù)量少，檔案人員沒有實(shí)踐經(jīng)驗，又缺乏理論知識，在收集檔案時總是抱著?歸總比不歸好?的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數(shù)量，給檔案管理造成負(fù)面影響。正如國家檔案局原副局長劉國能同志在分析我國館藏檔案的現(xiàn)狀后指出?我國檔案館藏素質(zhì)存在一些問題，一些重復(fù)文件和不需長期、永久保存的檔案進(jìn)了館，占用了有限的庫房和投入?，?檔案鑒定問題已經(jīng)越來越迫切地擺在了各級檔案部門的面前，需要趕快著手加以解決?。并因此呼吁檔案館要?認(rèn)真把檔案鑒定工作開展起來，不然包袱會越來越重，影響會越來越大?。

2．部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員對檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識。有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為歸檔的目的就是為了利用，需要時能及時提供就行了，對檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來，由于檔案數(shù)量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴(kuò)容檔案室的庫房面積，而不是通過鑒定銷毀部分過期或無保存價值的檔案來增加庫房空間，往往采用檔案存放空間換取檔案的無限期保管。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為收集仍是目前檔案室的一項基礎(chǔ)工作，檔案鑒定銷毀不必急于進(jìn)行，對于銷毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對過期檔案鑒定銷毀工作缺乏認(rèn)識，也有對檔案人員能否勝任鑒定工作的擔(dān)心，更有的是不愿在任期內(nèi)出現(xiàn)錯銷檔案而造成自己工作上的被動。同樣，檔案人員也不愿承擔(dān)鑒定工作的重大責(zé)任，?怕?字當(dāng)

頭，怕歸檔不全，怕出錯，怕麻煩，能拖則拖，況且不進(jìn)行鑒定銷毀工作既無法規(guī)約束，也不受考核限制，誰也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯。因此，在實(shí)際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無鑒定工作和鑒定結(jié)果。

3．大量超期檔案沒有鑒定。

4．鑒定標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范缺乏可操作性。檔案鑒定工作在我國起步較晚，長期以來，鑒定工作處于停滯或半停滯狀態(tài)。雖然發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》，但由于現(xiàn)行檔案保管期限表規(guī)定的條款及檔次太少，標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)，界限模糊，靈活性太大，諸如‘重要的’、‘一般的’、‘主要的’、‘其它的’等詞很難把握。因此，在實(shí)際操作時，檔案工作人員往往不能對歸檔文件材料的保管期限作出比較準(zhǔn)確的界定，在很大程度上取決于檔案人員對這些條文的理解程度和把握水平。而目前機(jī)關(guān)檔案室的文檔人員不是專職檔案員，身兼數(shù)職，大都未經(jīng)過正規(guī)的檔案教育，加上文檔人員調(diào)動頻繁，新手較多，不少是?半路出家?，缺乏鑒定工作的理論指導(dǎo)和實(shí)踐經(jīng)驗，較難承擔(dān)鑒定工作的重任。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作的措施

1．改進(jìn)和完善檔案鑒定的操作標(biāo)準(zhǔn)。做好鑒定工作的前提和關(guān)鍵就是要有詳細(xì)具體，便于操作的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。首先，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該按照國家統(tǒng)一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結(jié)合單位的職能活動、自身工作實(shí)際，尊重?以我為主?的原則，并結(jié)合10年后移交進(jìn)館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。同時注意根據(jù)時間推移和部門情況的變動定期進(jìn)行調(diào)整，提高文件處臵期限表的時效性，使其真正成為鑒定工作的指導(dǎo)性文件。

2．嚴(yán)把檔案鑒定的第一道?歸檔鑒定?關(guān)。檔案室檔案鑒定一般要經(jīng)過歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定和到期鑒定三個鑒定過程。歸檔鑒定由機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，兼職檔案員具體操作，即按照文件價值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。在此基礎(chǔ)上再依據(jù)制定的保管期限表劃分檔案的永久、長期和短期。檔案的歸檔鑒定是保證案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作和重要措施，是立卷部門的把關(guān)鑒定，把的好，可以大大減輕進(jìn)館鑒定和到期鑒定的工作量。

3．加強(qiáng)和完善檔案鑒定組織。主要由兩個方面構(gòu)成，一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時吸收文書工作部門和業(yè)務(wù)部門中工作經(jīng)驗豐富、思想認(rèn)識水平高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參加，其負(fù)責(zé)人一般由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)兼任。具體鑒定由鑒定小組根據(jù)鑒定的對象、目的、任務(wù)、方法、程序、時限及要求等，進(jìn)

行統(tǒng)一部署實(shí)施。另一方面，在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，多聯(lián)系，多溝通。如鑒定過程中有爭議的，可由上級檔案行政管理部門組織有關(guān)部門、專家鑒定，也可委托有檔案鑒定資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。

4．提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。檔案鑒定工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)，難度較高的工作，要以戰(zhàn)略眼光進(jìn)行檔案隊伍建設(shè)，這對提高檔案鑒定工作水平乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的。為此，要采取人員配臵和教育培訓(xùn)雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續(xù)性，檔案人員要保持相對穩(wěn)定，這樣有利于檔案工作的開展。其次，建議上級檔案行政管理部門加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)和教育，開展工作經(jīng)驗交流和專題研究，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，為機(jī)關(guān)文書檔案鑒定工作逐步走向有序和規(guī)范打下基礎(chǔ)。

總之，機(jī)關(guān)文書檔案鑒定要制度化、規(guī)范化。納入檔案評比升級的考核范圍，列入檔案人員的考核。建立起經(jīng)?；⒅贫然?、科學(xué)化的檔案鑒定秩序，進(jìn)而提高室藏質(zhì)量，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。

第四篇：檔案管理學(xué)論文

試論《高等學(xué)校檔案管理辦法》對成人高校檔案管理的影響 摘要:《高等學(xué)校檔案管理辦法》是指導(dǎo)新時期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn),對促進(jìn)和規(guī)范高校檔案管理,特別是成人高校的檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)意義。本文從分析其內(nèi)容變化入手,試圖從改變檔案管理模式、加快檔案信息化步伐和搞好電子信息檔案管理工作三方面談?wù)剛€人對提高成人高校檔案管理工作水平的幾點(diǎn)認(rèn)識。

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月發(fā)布的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化

1.擴(kuò)大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象

21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)?！?特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。明確了高

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校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強(qiáng),有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作,又是一項服務(wù)性工作。要做好這項工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強(qiáng)檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)

新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)?！皯?yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容

高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽

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視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)

校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)

隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。

新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時代發(fā)展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機(jī)查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇?！边@個規(guī)定可以從根本

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上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。

對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有

關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí),體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。

1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任

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感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。大力加強(qiáng)電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑隨著人類進(jìn)入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本

變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn),這對高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強(qiáng)檔案管理意識,加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項工作做好服務(wù)和保障工作。

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第五篇：檔案論文2

關(guān)于信息時代的電子檔案管理探討引言

當(dāng)今世界是一個電子信息發(fā)達(dá)的時代，電子計算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作?；诖?，筆者對如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了如下探討。2 電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

2.1 與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可 1

以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

（3）電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

2.2 基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有獨(dú)特的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機(jī)管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一

份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

（4）電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.2 要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

3.3 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.4 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔

案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。結(jié)語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。