第一篇：淺談HSE檔案資料的建立和管理

淺談HSE檔案資料的建立和管理

摘 要:對(duì)中國(guó)石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料,就其建立和管理工作進(jìn)行了介紹,并就HSE管理體系與一些傳統(tǒng)管理方式產(chǎn)生的檔案資料的相互滲透和融合問(wèn)題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:HSE管理體系 檔案資料 建立 管理

安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國(guó)際石油石化行業(yè)通用的管理方法,也是切實(shí)落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制,推行風(fēng)險(xiǎn)管理,清潔生產(chǎn),保護(hù)員工身體健康的具體體現(xiàn)。在建立、實(shí)施HSE管理體系過(guò)程中產(chǎn)生了大量檔案資料,而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷(xiāo)售各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的諸多記錄和文件,而這些檔案資料的建立和管理也和新建立的HSE體系一樣,存在一個(gè)探索和完善的過(guò)程。目前HSE檔案資料管理的現(xiàn)狀

HSE體系正式實(shí)施后,大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問(wèn)題是什么記錄保存?什么記錄不保存?例如:各單位危害識(shí)別小組每年都要進(jìn)行HSE危害識(shí)別,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估清單要不要保存,若要保存又如何存檔,是所有的識(shí)別清單都保存,還是只保存重大風(fēng)險(xiǎn)清單?重疊性文件怎么辦?例如,上級(jí)單位檢查組每次來(lái)檢查的方法不一樣,有的對(duì)照HSE體系手冊(cè)、程序文件查資料;有的仍查傳統(tǒng)的規(guī)章制度、檢查標(biāo)準(zhǔn)。被檢查單位勢(shì)必準(zhǔn)備兩套檔案資料,供各檢查組查閱,然而給檔案資料的分類(lèi)保存帶來(lái)了一定困難。

這在HSE體系建立與實(shí)施的初期,相關(guān)檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是,由于檔案資料建立和管理的連續(xù)性和累積性。在其初期必須有一個(gè)好的開(kāi)頭打下好的基礎(chǔ),不然勢(shì)必出現(xiàn)頭重腳輕、虎頭蛇尾的現(xiàn)象,形成錯(cuò)誤模式和習(xí)慣后,再改就難了。然而,在體系實(shí)施成熟期未到來(lái)之前,又很難有一個(gè)完善的歸檔和管理辦法,特別是在集團(tuán)公司、銷(xiāo)售事業(yè)部沒(méi)有下達(dá)具體的、統(tǒng)一的HSE檔案管理標(biāo)準(zhǔn)之前,還要根據(jù)通常的建檔管理規(guī)律和HSE檔案的特點(diǎn),探索適合自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要的檔案管理方法,為建立檔案資料的規(guī)范化管理打好基礎(chǔ),更好地為HSE管理體系的計(jì)劃編制、實(shí)施檢查、改進(jìn)和持續(xù)完善提供基礎(chǔ)資料和科學(xué)依據(jù)。2 促進(jìn)HSE檔案資料規(guī)范管理的幾種途徑 2.1 細(xì)分要素,逐級(jí)追究,完善檔案

體系建立容易,實(shí)施難。體系發(fā)布后,看各級(jí)執(zhí)行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執(zhí)行情況了。因?yàn)榛鶎訂挝涣?xí)慣于舊有的管理方式,往往是不執(zhí)行或是執(zhí)行不到位。而HSE體系的核心是《程序文件》的執(zhí)行,大量的檔案資料也由此產(chǎn)生。因此,管理好檔案資料,也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實(shí)施的脫節(jié)現(xiàn)象,它們是相輔相成的。所以強(qiáng)制執(zhí)行程序文件是非常必要的,即要求所屬各機(jī)關(guān)部門(mén)、基層單位細(xì)分出相關(guān)要素的內(nèi)容,知道誰(shuí)干什么,填寫(xiě)什么,歸入檔案些什么等等。為此,一些省石油分公司制定了《HSE責(zé)任事故及責(zé)任追究制暫行辦法》,追究各級(jí)HSE組織、領(lǐng)導(dǎo)者和執(zhí)行者的責(zé)任,使之在日常生產(chǎn)、施工、改造、維修中自覺(jué)執(zhí)行HSE管理體系的要素內(nèi)容,自覺(jué)填寫(xiě)記錄,自覺(jué)歸入檔案。作為檔案資料,也要求從檔案資料的產(chǎn)生時(shí)開(kāi)始,就是要素清晰,內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完善,職責(zé)明確的檔案資料,為其今后的管理和使用打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。2.2 做好培訓(xùn),從具體檔案管理人員入手

做好“培訓(xùn)”是HSE管理體系建立與全面、正確實(shí)施的關(guān)鍵。做HSE工作的人都有同感,每個(gè)階段的培訓(xùn)都很重要,如同蓋樓房,一層沒(méi)蓋牢,就危及全樓的質(zhì)量。因此,要高度重視每個(gè)環(huán)節(jié)的培訓(xùn)工作。在整個(gè)體系對(duì)外發(fā)布后,再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓(xùn)班,使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責(zé)及資料向誰(shuí)催要、如何入檔等等問(wèn)題。既可以按《HSE程序文件》排序目錄分列入檔,也可以按《油庫(kù)檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》的序列號(hào)分解入檔。

2.3 分區(qū)擺放,遵循入門(mén),做好文件目錄與編號(hào)

面對(duì)重多的檔案資料,要查閱方便,首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類(lèi)劃分為幾個(gè)大的區(qū)域:即HSE組織、教育、檢查、風(fēng)險(xiǎn)管理、設(shè)備管理、應(yīng)急管理、變更管理等,根據(jù)自身情況設(shè)臵,粗細(xì)皆可。總之,幾大資料區(qū)域的設(shè)臵要充分包含HSE體系所規(guī)定的要素內(nèi)容,然后按內(nèi)容做好標(biāo)識(shí)將檔案柜分列開(kāi)來(lái),以便檔案遵循入門(mén)。優(yōu)秀的檔案室,應(yīng)編制一份簡(jiǎn)明扼要的《文件記錄清單》,詳細(xì)列出該資料室所存放資料的名稱(chēng)及供其檢索文件的編號(hào)。既便不查閱資料,也可通過(guò)文件記錄清單,了解整個(gè)檔案室的資料內(nèi)容。關(guān)鍵是檢索文件的編號(hào)要簡(jiǎn)潔易懂,便于文件建立和追溯。要專(zhuān)門(mén)制定《HSE編號(hào)管理辦法》,將油庫(kù)、車(chē)隊(duì)、加油站、安監(jiān)科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中,確保了HSE文件的可追溯性。統(tǒng)一編號(hào)之后,可將文件編號(hào)打印在檔案盒標(biāo)簽上,按區(qū)域、編號(hào)查閱非常方便。

2.4 定期督查,加大檔案資料在考核評(píng)比中的權(quán)重 HSE管理體系執(zhí)行中,日常收發(fā)存,銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的各種記錄清單要存至檔案室,以備查。那么各級(jí)督查組和HSE辦公室就應(yīng)該將基層檔案室做為每次督查的重點(diǎn)之一,抽查程序文件中關(guān)鍵性的條款,查看是否執(zhí)行。檢查中會(huì)發(fā)現(xiàn)由于種種原因而造成的錯(cuò)誤清單,即該填寫(xiě)的不填,不該填的卻寫(xiě)了許多;或者是方法錯(cuò)誤,如:要用工作危害分析法(JHA)卻使用預(yù)危害分析法(PHA),致使分析不準(zhǔn)確,浪費(fèi)了時(shí)間和精力。此時(shí)督查人員在檢查中要履行輔導(dǎo)員的職責(zé),及時(shí)講解、更正被曲解的內(nèi)容。督查完畢后,要將此次成績(jī)記入全年考核成績(jī)之中,加大檔案資料在考核評(píng)比中的權(quán)重,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,以督促HSE體系的具體執(zhí)行。HSE體系繁衍資料的整合與設(shè)臵事例

3.1 危害識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與隱患治理臺(tái)帳的融合HSE程序文件要求,基層生產(chǎn)單位“HSE危害識(shí)別小組”每年要對(duì)工作崗位、要害區(qū)域做一次危害識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,徹底查找重大危害?？梢詫⒋嘶顒?dòng)產(chǎn)生的資料與傳統(tǒng)的隱患治理臺(tái)帳有效的結(jié)合起來(lái),將每年年初所識(shí)別的危害結(jié)果,逐項(xiàng)提出申請(qǐng)、做出《管理方案》,同時(shí)也匯入隱患治理臺(tái)帳。即《HSE管理方案》與《隱患治理臺(tái)帳》統(tǒng)一,各有詳有略,做到有項(xiàng)目、有時(shí)間、有資金、有負(fù)責(zé)人。而各項(xiàng)新改擴(kuò)建、大維修項(xiàng)目所進(jìn)行的危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估清單要附在該項(xiàng)目資料檔案中,單獨(dú)存檔會(huì)造成零亂和不便。3.2 承包商管理文檔的建立

此文檔的內(nèi)容較以往的傳統(tǒng)管理內(nèi)容要豐富得多,基層單位所有新改擴(kuò)建的項(xiàng)目都要納入管理,對(duì)設(shè)備設(shè)施、工藝參數(shù)等的變更要準(zhǔn)確記錄并入檔。再有各項(xiàng)《作業(yè)許可證》的更改,在2004中國(guó)石化集團(tuán)公司下發(fā)的《安全生產(chǎn)監(jiān)督管理制度》中,規(guī)定在用火、進(jìn)入受限空間、破土等作業(yè)許可證中要填寫(xiě)危害識(shí)別內(nèi)容。但應(yīng)當(dāng)區(qū)分的是此危害識(shí)別是局部識(shí)別,不能替代整個(gè)項(xiàng)目。如:卸油棧橋的重建或改造必須做一個(gè)整體的危害識(shí)別,并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)度的大小制定相應(yīng)的控制措施。此外,施工現(xiàn)場(chǎng)承包商的選擇、監(jiān)督、檢查與懲治,要填寫(xiě)《HSE承包商工作現(xiàn)場(chǎng)檢查清單》、《違反HSE安全協(xié)議罰款單》、《不符合整改通知單》等且要及時(shí)整改,不僅僅是簽一個(gè)安全協(xié)議,搞一個(gè)形式上安全教育就萬(wàn)事大吉了,強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督及完工后的驗(yàn)收等等都要從記錄開(kāi)始,全部歸入檔案。

3.3 提供詳實(shí)資料,促進(jìn)設(shè)備管理

HSE設(shè)備管理檔案要有詳盡資料記錄,才有建立的必要及參考價(jià)值。以油庫(kù)為例:河南石油分公司將在用29個(gè)油庫(kù)的所用設(shè)備以表格的形式登錄在檔,從油庫(kù)的始建日、占地面積到油罐、機(jī)械設(shè)備、輸油管線、防爆電器等設(shè)備的工藝參數(shù)、生產(chǎn)廠家等等都盡攬其中。此外,對(duì)新改擴(kuò)建項(xiàng)目的變更,諸如在乙醇汽油工程改造、油罐防腐、消防道路的改建中的設(shè)備參數(shù)、使用涂料、廠家、改造時(shí)間等等進(jìn)行了詳細(xì)記錄。同時(shí)還一一對(duì)應(yīng)設(shè)臵了設(shè)備責(zé)任牌,大到儲(chǔ)油罐、棧橋、油泵小到消防器材、可燃?xì)怏w報(bào)警器、閥門(mén)等,都有明確的設(shè)備保養(yǎng)時(shí)間、測(cè)試時(shí)間和責(zé)任人,從而確保了設(shè)備完好率,保證了收發(fā)、儲(chǔ)運(yùn)銷(xiāo)。油罐汽車(chē)被稱(chēng)為流動(dòng)的危險(xiǎn)源,每年都有油罐車(chē)在運(yùn)油過(guò)程中發(fā)生各種大小事故。因此,在HSE檔案管理中,要求油罐車(chē)隊(duì)必須嚴(yán)格執(zhí)行HSE程序文件,除日月周三級(jí)車(chē)輛安全檢查之外,還須建立《油罐車(chē)單車(chē)檔案》,主要包括車(chē)輛管理部門(mén)、危害運(yùn)部門(mén)發(fā)放的道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸操作證、從業(yè)證、營(yíng)運(yùn)證記錄、車(chē)檢記錄等。同日還要建立《車(chē)輛維修檔案》,包括罐車(chē)分級(jí)保養(yǎng)記錄大中小維修記錄等,從維修廠家、更換配件、型號(hào)年份、合格證等都要入檔。為日常維修保養(yǎng)提供準(zhǔn)確依據(jù),確保安全運(yùn)營(yíng)。3.4 應(yīng)急檔案管理

應(yīng)急預(yù)案是企業(yè)預(yù)防突發(fā)事故的有力屏障查應(yīng)急檔案,首先是看各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案是否齊全有效,它的編制是否遵循HSE程序要求等。在HSE體系實(shí)施過(guò)程中,要組織人員對(duì)多年沿用的各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行全面修改,剔除空洞、不切實(shí)際的內(nèi)容,整理出防火、防震、防汛、防停電、防停水等各項(xiàng)預(yù)案,組織干部職工進(jìn)行演練,也可按區(qū)域進(jìn)行消防演習(xí)比賽,提高處理突發(fā)事件的能力,將突發(fā)事件的影響損失減少到最小程度。河南石油分公司還簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的演習(xí)總結(jié),在《HSE應(yīng)急管理程序》中明確要求演練結(jié)果填入《HSE重大事故及災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案演練》記錄表,它既方便、實(shí)用又利于存檔,受到基層單位的歡迎。此外,消防車(chē)、泡沫泵、水泵等的定期運(yùn)行記錄,泡沫液、消防蓄水的更換記錄以及消防隊(duì)員定期的訓(xùn)練計(jì)劃和訓(xùn)練成績(jī)等等都要如實(shí)在應(yīng)急檔案中體現(xiàn)并接受查驗(yàn),從而達(dá)到防微杜漸、安全生產(chǎn)的目的。4 結(jié)語(yǔ)

筆者希望通過(guò)上述粗淺的認(rèn)識(shí),能夠給大家?guī)?lái)一些幫助與啟發(fā),一些企業(yè)按此建立檔案,已初見(jiàn)成效,在日常安全數(shù)質(zhì)量管理中發(fā)揮了較好作用,提升了安全數(shù)質(zhì)量管理水平?？傊?HSE管理體系的具體實(shí)施,是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的工作,任重而道遠(yuǎn)。HSE檔案資料的建立和管理工作是不可忽視的重要環(huán)節(jié),只要堅(jiān)持運(yùn)用,在生產(chǎn)實(shí)際中不斷摸索、改進(jìn)和完善,企業(yè)、員工還是受益匪淺的。

第二篇：HSE管理體系的建立

HSE管理體系的建立

1、HSE管理的制度化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)該從教育與約束兩方面培養(yǎng)員工安全行為的養(yǎng)成。一定的制度與標(biāo)準(zhǔn)是約束企業(yè)員工安全行為的前提與保證。而實(shí)現(xiàn)企業(yè)安全生產(chǎn)的保證就是利用 HSE 管理體系建立健全企業(yè)的安全管理制度。首先，應(yīng)收集相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)員工的培訓(xùn)力度，然后建立完善的企業(yè)安全管理制度，使員工對(duì)正確與違規(guī)的操作行為有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并且意識(shí)到自己的操作行為可能會(huì)為自己帶來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰力度，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)安全生產(chǎn)的體制化；其次，為保證安全生產(chǎn)管理的順利進(jìn)行應(yīng)采取有效地措施。如建立預(yù)防體系、安全檢查鑒定委員會(huì)、安全檢查小組 等等。另外，為了提高員工安全生產(chǎn)的積極性，應(yīng)明確各項(xiàng)獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)肅處理違規(guī)操作的員工，有效防止安全事故的發(fā)生。

2、HSE管理的企業(yè)員工綜合素質(zhì)的提高

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，人才的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越重要，企業(yè)為在競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，就必須加強(qiáng)人才的競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)引進(jìn)人才，為企業(yè)注入可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。為此，企業(yè)的安全文化建設(shè)必須重視企業(yè)員工綜合素質(zhì)的提高。筆者在研究中發(fā)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)一些安全事故的分析，發(fā)現(xiàn)大部分事故都與員工的操作行為有關(guān)，主要表現(xiàn)為員工不按章程操作或是違章操作，因此，員工的安全文化素質(zhì)的提高是避免安全行為發(fā)生的關(guān)鍵。為此，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：首先，加強(qiáng)員工的安全知識(shí)、安全技能以及安全文化教育，為員工創(chuàng)造良好的安全文化氛圍；其 次，建立健全獎(jiǎng)懲制度，促使員工更加主動(dòng)規(guī)范約束自己；第三，加大企業(yè)安全生產(chǎn)的宣傳力度，不斷向員工進(jìn)行安全生產(chǎn)理念的灌輸，使他們明白安全生產(chǎn)的重要性，從而形成人人要安全的良好氛圍。

3、HSE管理的安全觀念的樹(shù)立

企業(yè)中一些重大安全事故的發(fā)生，除了不可預(yù)測(cè)或不可抗力之外，在很大程度上與管理者和員工的安全意識(shí)薄弱有關(guān)。為了預(yù)防安全事故的發(fā)生，就必須從樹(shù)立安全觀念出發(fā)。杜絕管理者的形式主義，員工得過(guò)且過(guò)的工作態(tài)度，如果不能有效改變安全意識(shí)薄弱的現(xiàn)狀，企業(yè)的安全文化建設(shè)就是鏡中月、水中花。因此，為樹(shù)立企業(yè)安全觀念，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一切可以利用的手段，對(duì)員工進(jìn)行教育。利用宣傳教育手段，使企業(yè)形成科學(xué)的安全觀，員工樹(shù)立良好的職業(yè)道德，通過(guò)各種預(yù)防與自救措施的學(xué)習(xí)掌握，在確保自身安全的同時(shí)，保護(hù)企業(yè)與他人 的安全。

4、HSE管理的安全文化活動(dòng)的開(kāi)展

一個(gè)企業(yè)除了依靠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的高效益來(lái)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和提高員工的生活水平外，還應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)與員工之間的感情交融，使員工從內(nèi)心上對(duì)企業(yè)進(jìn)行認(rèn)可。為達(dá)到以上目的，企業(yè)可以通過(guò)組織各種類(lèi)型、豐富多彩的安全文化活動(dòng)來(lái)培養(yǎng)員工的安全意識(shí)，進(jìn)一步的增強(qiáng)員工與企業(yè)之間的凝聚力。在活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程中，要注重實(shí)操，選擇娛樂(lè)性強(qiáng)的激勵(lì)活動(dòng)，例如，可以舉辦各種類(lèi)型的安全知識(shí)競(jìng)賽、安全演講等等。另外還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，活動(dòng)開(kāi)展應(yīng)將重點(diǎn)放在基層和班組上，這樣才能使活動(dòng)收到實(shí)效，使企業(yè)安全文化建設(shè)更加接地 氣。

我國(guó)的石油石化企業(yè)處于發(fā)展的關(guān)鍵期，為進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)發(fā)展規(guī)模，確保企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展，就必須要加強(qiáng) HSE 管理文化建設(shè)。完善石油石化企業(yè)的 HSE 管理安全文化建設(shè)，探索文化建設(shè)的發(fā)展模式，逐步提高石油石化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

第三篇：HSE管理

借鑒國(guó)外石油公司經(jīng)驗(yàn)提高HSE管理水平摘要：石油工業(yè)經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，目前所面臨的主要問(wèn)題是如何更加安全、健康、環(huán)保地開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，因此各大石油公司都十分重視開(kāi)展HSE管理工作，可以預(yù)見(jiàn)，HSE管理體系將是今后我國(guó)乃至全世界企業(yè)安全管理的發(fā)展方向。文中選取具有代表性的三家國(guó)外石油公司SHE管理體系進(jìn)行分析，總結(jié)其經(jīng)驗(yàn)，提出了改進(jìn)中國(guó)企業(yè)HSE管理體系的建議。主要可以采取一下幾個(gè)方面的措施：健全機(jī)構(gòu)，建立和完善HSE管理體系；提高認(rèn)識(shí)，營(yíng)造良好的HSE文化氛圍；加強(qiáng)培訓(xùn)，建設(shè)高水平的HSE管理隊(duì)伍；開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提高應(yīng)急處理能力；強(qiáng)化考核，保證HSE管理工作的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：HSE 管理體系 國(guó)外石油公司 風(fēng)險(xiǎn)管理

一、HSE管理體系的內(nèi)涵

HSE（Health Safety and Environment）是近幾年出現(xiàn)的國(guó)際石油天然氣工業(yè)通行的管理體系，是石油石化工業(yè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。[1]HSE 是它集各國(guó)同行管理經(jīng)驗(yàn)之大成，體現(xiàn)當(dāng)今石油天然氣企業(yè)在大城市環(huán)境下的規(guī)范運(yùn)作，突出了預(yù)防為主、領(lǐng)導(dǎo)承諾、全員參與、持續(xù)改進(jìn)的科學(xué)管理思想，是石油天然氣工業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理，走向國(guó)際大市場(chǎng)的準(zhǔn)行證。HSE是在事前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析其自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)可能發(fā)生的危害、事故和后果，從而采取有效防范措施和控制手段防止其發(fā)生，盡最大努力減少可能發(fā)生的人員傷害、生產(chǎn)事故、財(cái)產(chǎn)損失和環(huán)境污染的有效管理方式。

二、國(guó)外石油公司HSE先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)介紹

（一）殼牌石油公司經(jīng)驗(yàn)介紹

1、殼牌HSE管理體系的承諾和方針

殼牌的HSE承諾和方針是：①關(guān)注作業(yè)安全、關(guān)注與作業(yè)直接相關(guān)人員和作業(yè)外人員的安全；②制定相應(yīng)的健康、環(huán)境、安全標(biāo)準(zhǔn)；③尋求HSE績(jī)效的持續(xù)改進(jìn)；④承諾不在世界自然遺產(chǎn)處進(jìn)行油氣勘探開(kāi)采。

2、完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體制

殼牌公司HSE 管理體系中最關(guān)鍵的一環(huán)是風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)管理要始于項(xiàng)目運(yùn)作的初始階段，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中開(kāi)展適當(dāng)?shù)奈：捌溆绊懝芾矸治?，通過(guò)流程細(xì)化，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)屏障和控制措施，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。（見(jiàn)圖一）

圖一 風(fēng)險(xiǎn)管理流程圖

3、殼牌HSE文化

殼牌提出了“文化階梯”(Culture Ladder)的概念，將HSE管理變成一種企業(yè)文化，體現(xiàn)人的行為和作用在HSE管理中的主體地位。因此，要從人的主觀能動(dòng)性入手，使員工由“要我安全”向“我要安全”轉(zhuǎn)變，從而形成一種把HSE 管理文件落實(shí)到程序上，把對(duì)HSE的認(rèn)識(shí)和理解牢記在頭腦中，使HSE 真正成為一種信念、一種企業(yè)文化的全新HSE 管理理念。[2]

（二）?？松梨诠窘?jīng)驗(yàn)介紹

?？松梨诠舅扇〉腍SE管理體系是整體運(yùn)作管理體系(OIMS)，成型于20世紀(jì)90年代中期。采用OIMS以后，?？松梨诠镜氖鹿拾l(fā)生率銳減。OIMS的4項(xiàng)指導(dǎo)原則是安全原則、健康原則、環(huán)保原則和產(chǎn)品安全原則，該體系使用“事故時(shí)間損耗率”這一指標(biāo)來(lái)評(píng)估員工的安全生產(chǎn)，考察的對(duì)象是員工因工作導(dǎo)致的疾病和工傷所耽誤的工時(shí)，評(píng)估的基準(zhǔn)是20萬(wàn)個(gè)工時(shí)，相當(dāng)于100名員工每周工作40小時(shí)、持續(xù)工作一年。2000年以來(lái)，?？松梨诠镜氖鹿蕰r(shí)間損耗率平均每年下降22%左右，可見(jiàn)該指標(biāo)在事故管理和控制方面是非?？茖W(xué)和有效的。[3]?？松梨诠具€有一套適用于緊急情況的應(yīng)急管理體系，該系統(tǒng)更注重于在社會(huì)震蕩等不可抗拒事件發(fā)生時(shí)，在惡劣環(huán)境下保護(hù)企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備和工作人員人身安全。

(三)康菲石油公司經(jīng)驗(yàn)介紹

康菲公司為施行HSE管理，制訂了《健康、安全和環(huán)保管理體系政策和程序》，作為最高標(biāo)準(zhǔn)，從最高領(lǐng)導(dǎo)到普通員工全部嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，在每個(gè)層面上都進(jìn)行持續(xù)的安全意識(shí)灌輸和強(qiáng)化。安全環(huán)境創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃是康菲公司HSE管理體系的一大特色?？捣乒镜腍SE體系強(qiáng)調(diào)把對(duì)所有項(xiàng)目、產(chǎn)品和施工的安全和環(huán)保問(wèn)題終生負(fù)責(zé)的理念融入到HSE管理中，通過(guò)實(shí)施安全環(huán)境創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃來(lái)進(jìn)一步確保HSE管理體系的實(shí)施，確保HSE行為的不斷優(yōu)化和HSE業(yè)績(jī)的持續(xù)

提升。并且，最高管理層的領(lǐng)導(dǎo)和承諾是成功的重要保障，安全環(huán)境創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃中的每個(gè)要素都建立在這種承諾的基礎(chǔ)之上。計(jì)劃采取階梯進(jìn)步式，只有滿足了某要素的要求后，才能進(jìn)入更高一級(jí)，通過(guò)控制每一級(jí)要素的完成質(zhì)量來(lái)實(shí)現(xiàn)HSE表現(xiàn)的不斷優(yōu)化。

三、借鑒國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)，提高HSE管理水平

（一）健全機(jī)構(gòu)，建立和完善HSE管理體系

建立、健全HSE管理體系需要長(zhǎng)期實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)積累，并不斷結(jié)合企業(yè)的實(shí)際安全生產(chǎn)情況，努力摸索本企業(yè)開(kāi)展HSE管理體系的方法，適時(shí)改進(jìn)HSE行動(dòng)。要制定科學(xué)的規(guī)劃及分階段、詳細(xì)的實(shí)施方案，健全HSE管理組織機(jī)構(gòu)，建立一支專(zhuān)職、有HSE業(yè)務(wù)能力的工作隊(duì)伍，并賦予充分的權(quán)利，保證HSE管理體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。如設(shè)立危害識(shí)別及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門(mén)，環(huán)境管理部門(mén)，審計(jì)管理部門(mén)，溝通、宣傳、推廣部門(mén)，網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)等。

（二）提高認(rèn)識(shí)，營(yíng)造良好的HSE文化氛圍

首先，要加大體系宣傳教育力度，轉(zhuǎn)變職工思想觀念。HSE重在“以人為本，全員參與”，因此在體系的建立與運(yùn)行過(guò)程中，必須進(jìn)行廣泛的宣傳教育，培養(yǎng)全員HSE意識(shí)，促進(jìn)廣大員工積極投入體系的建立與運(yùn)行。第二，要突出領(lǐng)導(dǎo)示范作用，努力營(yíng)造HSE文化氛。結(jié)合各單位的具體情況，制定切實(shí)可行的運(yùn)行方案，全體領(lǐng)導(dǎo)帶頭實(shí)施，嚴(yán)格按照方案開(kāi)展工作，起到良好的示范作用。此外，可重點(diǎn)組織開(kāi)展“安全生產(chǎn)月”、“崗位責(zé)任知識(shí)競(jìng)賽”和“操作規(guī)程獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策”等活動(dòng)，通過(guò)這些活動(dòng)，倡導(dǎo)安全的生產(chǎn)、工作、生活方式，引起員工對(duì)安全工作的重視，促進(jìn)員工HSE意識(shí)的提高，營(yíng)造良好的HSE管理氛圍。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，建設(shè)高水平的HSE管理隊(duì)伍

企業(yè)要高度重視HSE培訓(xùn)工作，首先，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)分專(zhuān)業(yè)、崗位和工種的培訓(xùn)教材，進(jìn)一步提高HSE培訓(xùn)的針對(duì)性和操作性，注重模擬練習(xí)和實(shí)戰(zhàn)操作。其次，要加強(qiáng)培訓(xùn)基地建設(shè)，統(tǒng)一培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)培訓(xùn)時(shí)間，給培訓(xùn)以制度保證。第三，要分層次開(kāi)展培訓(xùn)工作，有重點(diǎn)地抓好各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、技術(shù)管理人員、操作人員的體系知識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的HSE管理領(lǐng)導(dǎo)能力，豐富各級(jí)技術(shù)管理人員的HSE管理方法和管理技巧，強(qiáng)化一線操作人員的崗位操作技能及故障處理和應(yīng)急突變能力。

（四）開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提高應(yīng)急處理能力

“所有事故都是可以預(yù)防的”，通過(guò)預(yù)防達(dá)到“零事故”，這是 HSE管理體系的管理理念。但是在實(shí)際工作中，由于受到人的不安全行為或物的不安全狀態(tài)等因素的影響，經(jīng)常發(fā)生一些事故。[4]所以，要未雨綢繆，做好事故風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作和風(fēng)險(xiǎn)削減措施，進(jìn)行事前控制，一旦發(fā)生事故，要確保將事故損失降到最低。首先針對(duì)工程設(shè)計(jì)、施工安裝、生產(chǎn)運(yùn)行、檢修施工、工藝設(shè)備變更、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)，深入細(xì)致開(kāi)展全過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估，完善相應(yīng)的崗位事故應(yīng)急預(yù)案，對(duì)缺少的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行增補(bǔ)；其次是組織職工對(duì)事故預(yù)案進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓職工掌握突發(fā)事故可能產(chǎn)生的原因及應(yīng)采取的措施；再次是組織職工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬演習(xí)，提高職工處理突發(fā)事故的能力，做到熟練操作。

（五）強(qiáng)化考核，保證HSE管理工作的順利實(shí)施

首先，要健全HSE考核指標(biāo)，并統(tǒng)一納入領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績(jī)考核指標(biāo)和專(zhuān)業(yè)管理考核指標(biāo)體系。HSE考核指標(biāo)除了包括事故指標(biāo)外，重點(diǎn)要確定易量化，易分解、能實(shí)現(xiàn)且有一定挑戰(zhàn)性的過(guò)程指標(biāo)，同時(shí)必須明確各個(gè)部門(mén)、各級(jí)人員在HSE管理工作中承擔(dān)的責(zé)任和任務(wù)。如工程管理部門(mén)除了考慮工程質(zhì)量事故，還應(yīng)該確定承包方資質(zhì)健全率指標(biāo)、現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)不安全行為控制指標(biāo)等。其次，要定期評(píng)估指標(biāo)完成情況，根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行考核，一方面可以對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲；另一方面通過(guò)考核，可以了解公司HSE管理體系的整體運(yùn)行情況及欠缺之處，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，保證HSE管理工作的順利實(shí)施及持續(xù)改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孔曉東，石化企業(yè)建立HSE體系需抓好的幾項(xiàng)工作，安徽科技，2004（9）：48

[2] 辛恬，殼牌公司HSE管理經(jīng)驗(yàn)分享，安全.健康和環(huán)境，2007（6）：9-11

[3] 趙旭.董立，借鑒篇-跨國(guó)公司HSE管理體系完整豐富，中國(guó)石油和化工

[4] 路芳銀，如何做好HSE管理體系的有效實(shí)施，石油化工安全環(huán)保技術(shù)，2008

（3）：1-2

第四篇：淺談HSE管理

1988年7月，英國(guó)北海平臺(tái)大爆炸，給人們安全意識(shí)上了一課，事故發(fā)生在石油平臺(tái)一側(cè)的中部，天然氣壓縮間上方不遠(yuǎn)的職工宿舍里，下了白班的工人們正在休息，突然一聲巨響，整個(gè)平臺(tái)頓時(shí)一片黑暗，接著又燃起了沖天大火，不久又是一連串的連鎖爆炸發(fā)生得非常突然，僅幾十秒鐘，大火便吞噬了整座平臺(tái)，人們不僅來(lái)不及放下救生艇，甚至幾乎沒(méi)有時(shí)間發(fā)出求救信號(hào)，在這座石油平臺(tái)上工作的230余名職工中只有67人幸免于難。這些重大事故引起了國(guó)際工業(yè)界的普遍關(guān)注，大家都深深認(rèn)識(shí)到，石油石化作業(yè)是高風(fēng)險(xiǎn)的作業(yè)，必須采取有效、完善的HSE管理系統(tǒng)才能避免重大事故的發(fā)生。1991年，在荷蘭海牙召開(kāi)了第一屆關(guān)于油氣勘探、開(kāi)發(fā)的健康、安全、環(huán)保國(guó)際會(huì)議，HSE這一概念逐步為大家所接受。

每次學(xué)習(xí)前，老師都會(huì)跟學(xué)員們講一段安全經(jīng)驗(yàn)分享，讓大家從中領(lǐng)悟到一些安全經(jīng)驗(yàn)。雖然一周的HSE安全管理體系學(xué)習(xí)，是為了辦理新疆油田公司長(zhǎng)期入網(wǎng)證，但我們也從中受益匪淺，包括自身的安全意識(shí)也得到了一定的提高。在學(xué)習(xí)HSE管理體系的過(guò)程中，費(fèi)春梅、宋述健為了更好的掌握HSE管理體系，做好考試的準(zhǔn)備，幾乎每天復(fù)習(xí)到凌晨2點(diǎn)，通過(guò)此次學(xué)習(xí)，取得了法人證書(shū)、安全領(lǐng)導(dǎo)證書(shū)、安全管理員證書(shū)，為新疆油田公司長(zhǎng)期入網(wǎng)的進(jìn)入奠定了基礎(chǔ)。在此，希望和大家一起分享HSE管理體系的部分內(nèi)容：

1、動(dòng)火作業(yè)許可：

動(dòng)火報(bào)告就分為一級(jí)動(dòng)火，二級(jí)動(dòng)火，三級(jí)動(dòng)火。工業(yè)動(dòng)火作業(yè)時(shí)，較平常更需注意火災(zāi)和爆炸的危險(xiǎn)，防止因不慎操作而導(dǎo)致人員傷害及財(cái)產(chǎn)損害，并且組織“五交底”工作，向作業(yè)單位明確動(dòng)火施工現(xiàn)場(chǎng)的危險(xiǎn)狀況，協(xié)助作業(yè)單位開(kāi)展危害識(shí)別、制定安全措施。在現(xiàn)場(chǎng)維修施工中，如氧氣瓶與乙炔瓶的間隔距離不得小于 5米，很多規(guī)定，讓我們的安全意識(shí)得到了提高。

2、臨時(shí)用電管理：

用電安全目的是規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)非標(biāo)準(zhǔn)配置的臨時(shí)用電線路的安裝和使用，非標(biāo)準(zhǔn)配置的臨時(shí)性用電線路，是指除按標(biāo)準(zhǔn)成套配置的，有插頭、連線和插座的專(zhuān)用接線排和接線盤(pán)以外的，必須按規(guī)定進(jìn)行審批、備案，歷時(shí)用電超過(guò)6個(gè)月，應(yīng)按照相關(guān)工程設(shè)計(jì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)配置線路。

3、進(jìn)入受限空間：

受限空間可為生產(chǎn)區(qū)域內(nèi)的爐、塔、釜、罐、倉(cāng)、槽車(chē)、管道、煙道、隧道、下水道、溝、坑、井、池、涵洞等封閉或半封閉的空間或場(chǎng)所。

進(jìn)入受限空間作業(yè)應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)護(hù)，不得在無(wú)監(jiān)護(hù)人的情況下作業(yè)，作業(yè)監(jiān)護(hù)人員不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)或作與監(jiān)護(hù)無(wú)關(guān)的事情。監(jiān)護(hù)人員和作業(yè)人員應(yīng)明確聯(lián)絡(luò)方式并始終保持有效的溝通。進(jìn)入特別狹小空間作業(yè)，作業(yè)人員應(yīng)系安全可靠的保護(hù)繩，監(jiān)護(hù)人可通過(guò)系在作業(yè)人員身上的保護(hù)繩進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。比如，在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)入分離器內(nèi)進(jìn)行防腐，就是進(jìn)入受限空間，需要辦理相關(guān)手續(xù)。

4、管線打開(kāi)作業(yè)：

管線打開(kāi)作業(yè)指在生產(chǎn)、作業(yè)區(qū)域內(nèi)對(duì)任何可能存在介質(zhì)的封閉管線進(jìn)行的作業(yè)。解開(kāi)法蘭、從法蘭去掉螺絲、打開(kāi)管線與設(shè)備連接等等都是屬于管線打開(kāi)作業(yè)。管線打開(kāi)前應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采取安全措施，必要時(shí)制定安全工作方案和應(yīng)急預(yù)案。凡是沒(méi)有辦理作業(yè)許可證，沒(méi)有按要求編制安全工作方案，沒(méi)有落實(shí)安全措施，禁止管線打開(kāi)作業(yè)。

5、起重吊裝作業(yè)：

在我們加熱爐、分離器產(chǎn)品驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)，很多時(shí)候都會(huì)用到起重吊裝作業(yè)，在此次學(xué)習(xí)中，也讓我們從中學(xué)到很多規(guī)范和要求，相信在以后的產(chǎn)品驗(yàn)收中一定會(huì)起到應(yīng)有的作用。

規(guī)范要求在使用前起重機(jī)各項(xiàng)性能均應(yīng)檢查合格。吊裝作業(yè)不得超過(guò)核驗(yàn)核定負(fù)荷，以及最大吊臂長(zhǎng)度限定要求；禁止起吊超載、重量不清的貨物和埋置物件。在大雪、暴雨、大霧等惡劣天氣及風(fēng)力達(dá)到六級(jí)時(shí)應(yīng)停止起吊作業(yè)；任何情況下，嚴(yán)禁起重機(jī)帶載行走，無(wú)論任何人發(fā)出緊急停車(chē)信號(hào)，都應(yīng)立即停車(chē)。

6、高處作業(yè)許可：

高處作業(yè)是指在墜落高度基準(zhǔn)面2米以上位置進(jìn)行的作業(yè)。高度在2－5米，稱(chēng)為一級(jí)高處作業(yè)；高度在5－15米，稱(chēng)為二級(jí)高處作業(yè)；高度在15－30米，稱(chēng)為三級(jí)高處作業(yè)；高度在30米以上，稱(chēng)為特級(jí)高處作業(yè)。凡進(jìn)行高處作業(yè)，必須辦理高處作業(yè)許可證。

7、腳手架作業(yè)：

近年來(lái)，工人或從腳手架高空墜落身亡，或因腳手架坍塌事故造成群死群傷悲劇屢見(jiàn)報(bào)端。在我國(guó)施工系統(tǒng)每年發(fā)生的傷亡事故中，約有三分之一的傷亡事

故直接或間接地與架設(shè)工具及其使用的問(wèn)題有關(guān)。因此，腳手架作業(yè)人員應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)并具有相應(yīng)資質(zhì)，在搭建、拆除、移動(dòng)、改裝作業(yè)時(shí)應(yīng)在技術(shù)負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)下進(jìn)行。

8、挖掘作業(yè)許可：

挖掘作業(yè)包括油氣生產(chǎn)設(shè)施、公用工程、隧道、地下室、基礎(chǔ)以及其它在挖掘坑或溝期間可能碰到的地下裝置或設(shè)備。

挖掘工作開(kāi)始前，應(yīng)保證現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)人員擁有最新的地下設(shè)施布置圖，明確標(biāo)注地下設(shè)施的位置、走向及可能存在的危害。挖掘結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)要求及時(shí)回填，并恢復(fù)地面設(shè)施。

轉(zhuǎn)眼間短暫的一周學(xué)習(xí)結(jié)束了，在這一周里，讓我認(rèn)識(shí)到，一套完整的安全管理體系必將是公司發(fā)展的基礎(chǔ)，只有不斷的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，才能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而最終引導(dǎo)企業(yè)走向成功。

第五篇：物業(yè)檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料集中移交給單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的部門(mén)的工作。物業(yè)資料來(lái)源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類(lèi)。

(一)、物業(yè)資料來(lái)源按時(shí)間順序分類(lèi)：

1、設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息

(1)土地購(gòu)買(mǎi)合同、土地使用證等權(quán)屬證書(shū)

(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類(lèi)項(xiàng)目批準(zhǔn)證書(shū)

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件

2、竣工及驗(yàn)收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項(xiàng)目一覽表

(3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、場(chǎng)地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具備件等)

(4)設(shè)施技術(shù)手冊(cè)、使用說(shuō)明及質(zhì)保證明

(5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報(bào)警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

(7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測(cè)記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗(yàn)收記錄

(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄

(10)圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單

(11)項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件

(12)驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要驗(yàn)收記錄

(13)返修記錄

(14)驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標(biāo)文件

(2)物業(yè)管理投標(biāo)文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計(jì)劃和預(yù)算等)

(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書(shū))

4、招商階段信息

(1)招標(biāo)物業(yè)的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書(shū)

(3)租金及管理費(fèi)測(cè)算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書(shū)、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)

(4)業(yè)主委員會(huì)章程

(5)用戶手冊(cè)

(6)用戶進(jìn)戶驗(yàn)收表

(7)用戶進(jìn)戶交費(fèi)單

6、日常管理信息

(1)業(yè)主、租戶變動(dòng)和更換情況

(2)各部門(mén)工作(操作)規(guī)范，管理制度

(3)各部門(mén)工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預(yù)決算

(6)保安、清潔、綠化等項(xiàng)目的承包合同等

(7)用戶來(lái)往信件、投訴和處理資料

(8)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

(9)人事檔案

(10)保險(xiǎn)資料

(11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件

(12)財(cái)務(wù)報(bào)表、工資報(bào)表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業(yè)管理參與者分為：

1、（1）在物業(yè)接管移交時(shí)與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。

（2）在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過(guò)政府主管部門(mén)獲取的相關(guān)信息。

2．整理：是指把處于相對(duì)零亂、分散的檔案，經(jīng)過(guò)分類(lèi)組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類(lèi)、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)與保存。一個(gè)有序的資料庫(kù)是一個(gè)完整的樹(shù)形圖，從大分類(lèi)到小分類(lèi)，再至細(xì)分、排序。歸檔要及時(shí)，分類(lèi)要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來(lái)源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價(jià)值清、結(jié)構(gòu)類(lèi)型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費(fèi)用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時(shí)通過(guò)提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

三、物業(yè)檔案的管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對(duì)業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級(jí)別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)說(shuō)明書(shū)和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符臺(tái)防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷(xiāo)毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對(duì)確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。