第一篇：淺談建筑工程檔案資料管理

淺談建設(shè)工程檔案資料管理

淺談建設(shè)工程檔案資料管理

安徽省南方建設(shè)集團(tuán)有限公司

方紅鵬

【摘要】工程資料是項目工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。本文介紹了工程資料管理的重要性，并就如何進(jìn)行建設(shè)工程資料管理展開探討。

【關(guān)鍵詞】 工程資料 資料管理 資料收集 資料整理 【引言】

工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘探、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料，是項目建設(shè)全過程中產(chǎn)生的具有保存價值與工程建設(shè)有關(guān)的文件、資料，它是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，它是寶貴的信息資源，它也是人類文明發(fā)展結(jié)果的記錄（建筑實體、工程檔案）。

1、工程資料的重要性

隨著社會的發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過資料來體現(xiàn)，一個工程項目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，淺談建設(shè)工程檔案資料管理

又是對工程進(jìn)行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業(yè)的管理水平。建設(shè)部要求建立并管好城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)對工程項目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認(rèn)識，并明確指出：任何一個工程，如果技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)。足見資料管理的重要性。

2、資料管理工作必備的條件

2.1資料管理工作的態(tài)度

一般人都認(rèn)為資料員的工作看似輕松，其實做好也是不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經(jīng)常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、整潔、完整；怎樣配合好技術(shù)員做好施工組織、方案、技術(shù)交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設(shè)計等進(jìn)行了審核，用字是否恰當(dāng)和規(guī)范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監(jiān)理、業(yè)主用謙虛的態(tài)度及規(guī)范的語言進(jìn)行了溝通；你是否對監(jiān)理、業(yè)主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在

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會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多協(xié)調(diào)，并用熱忱、認(rèn)真的態(tài)度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機(jī)感、責(zé)任感，要珍惜自己的工作。對公司交給你的工作不論大與小，都要用十分的熱忱、盡己所能。仔仔細(xì)細(xì)、認(rèn)認(rèn)真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環(huán)節(jié)都要有補(bǔ)位意識，并加強(qiáng)協(xié)調(diào)和配合，用團(tuán)隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和廣泛涉獵施工資料相關(guān)的書籍和有利于文化素養(yǎng)的書籍。來提升我們自身的素質(zhì)，讓企業(yè)整體文化素養(yǎng)上一個臺階，同時在工作中不斷地總結(jié)、再總結(jié)。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到顧客的認(rèn)可和好評。2.2資料管理必備的專業(yè)技能

當(dāng)然做好資料的管理，做好資料員，不光在態(tài)度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業(yè)知識，因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，所以必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。隨著中國建設(shè)的不斷升溫,建筑資料員社會需求量逐年提高,現(xiàn)在資料員已成為工程行業(yè)必不可少的專業(yè)人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂一般工業(yè)與民用建筑（市政）施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎(chǔ)竣工圖）；了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格；了解工程測量有關(guān)知識，熟悉工程定位測量、施工測量、竣工測量，淺談建設(shè)工程檔案資料管理

并能填寫相應(yīng)的工程測量技術(shù)文件及表格；了解文秘基礎(chǔ)知識，熟悉城市建設(shè)活動的報告、批復(fù)、通知、紀(jì)要等應(yīng)用公文的編寫方法；熟悉城市建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機(jī)在檔案管理中的作用及基本知識。2.3明確資料管理職責(zé)也是做好資料管理的重要前提

對于目前工程資料員來說明確自己的職責(zé)也是充分做好工作的前提。很多建筑資料員沒有一個很好的工作職責(zé)分析導(dǎo)致工作沒有目標(biāo)性。所以明確資料管理職責(zé)是很重要的。工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項目齊全、準(zhǔn)確、真實，無未了事項。表格應(yīng)統(tǒng)一采用本地區(qū)建筑行政管理部門或檔案管理部門的統(tǒng)一格式。工程資料應(yīng)采取分級管理的方式，各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程資料的全過程管理工作，而工程資料的收集、整理和審核工作則有本單位資料員負(fù)責(zé)。首先明確建筑資料員管理的職責(zé)：負(fù)責(zé)工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理； 規(guī)范工程開發(fā)、施工期間的各類圖紙、變更通知、工程合同及其他工程項目方面文件資料的收發(fā)、保管工作；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進(jìn)度計劃的制訂及調(diào)整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理資料的記錄、整理情況，并對現(xiàn)場管理人員的資料收集、管理情況進(jìn)行監(jiān)督；對各種工程資料進(jìn)行科學(xué)的編號、登記；檢查工程部人員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術(shù)資料的收文登記，并根據(jù)具體情況送監(jiān)理、施工單位及其他相關(guān)單位或部門；加

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強(qiáng)工程部和公司相關(guān)部門的溝通和配合，協(xié)助工程管理人員做好與設(shè)計公司的聯(lián)系，工程圖紙、設(shè)計變更聯(lián)系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；對工程部的聯(lián)系單、通知單、工程圖紙的發(fā)放記錄進(jìn)行登記整理；嚴(yán)格控制工程部用印審核制度，加蓋工程印鑒的文件、工程資料等，須經(jīng)工程部經(jīng)理確認(rèn)后蓋章；做好圖集、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)文件保管工作，并做好借閱登記；所有工程部內(nèi)部資料，未經(jīng)工程部經(jīng)理同意，不得借或復(fù)印外單位；經(jīng)批準(zhǔn)借閱外單位的文件，須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)；到期歸還時，須雙方簽名確認(rèn)；不允許將公司內(nèi)部資料透露他人；為保證文件資料不外泄，資料員有責(zé)任控制人員進(jìn)出資料室；認(rèn)真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發(fā)送的圖紙資料必須留一份連同發(fā)放清單一起存檔。

建筑資料員明確自己職責(zé)不是最重要的，最重要的就是關(guān)于在工程建設(shè)中很好的落實自己的職責(zé)。工程質(zhì)量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質(zhì)量得到保障的前提。

3、加強(qiáng)工程資料管理的相關(guān)措施

3.1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)

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真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強(qiáng)制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。3.2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。3.3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

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移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.4.加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

3.5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

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3.6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。3.7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的

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增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

4、建筑工程資料的收集與整理

4.1工程項目資料的收集

項目建設(shè)階段，必須建立檔案收集程序。項目建設(shè)時期，管理機(jī)構(gòu)、管理人員、管理職能相對不太健全，加之工程資料來源廣，建設(shè)單位、施工企業(yè)、設(shè)計單位、質(zhì)量監(jiān)督、建設(shè)監(jiān)理等各方面的介入，資料必然反復(fù)使用，稍有不慎，就可能造成檔案資料的丟失或損失。項目建設(shè)時期，就應(yīng)該建立嚴(yán)格的檔案資料管理制度，先存檔登記后分發(fā)或辦理借用手續(xù)，入檔資料必須加蓋“存檔”或“收藏”專用印章。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專用技術(shù)人員應(yīng)全力支持檔案管理工作，做到借有期限、借有手續(xù)，禁止將應(yīng)存檔的資料據(jù)為己有或長期存放本部門使用，造成檔案資料的流失；各有關(guān)部門也應(yīng)定期將有關(guān)資料移交檔案管理部門統(tǒng)一管理和收藏。

在資料的收集過程中，應(yīng)注意以下兩個問題：一是檔案資料核查取舍時，要剔除重復(fù)部分，若發(fā)現(xiàn)資料不能表明實際情況時，應(yīng)責(zé)成有關(guān)人員重新撰寫或整理，發(fā)現(xiàn)有偽證或后補(bǔ)充原始記錄的，應(yīng)責(zé)成原資料提供單位重新提供真實資料并加以注明，嚴(yán)禁將不真實或有明顯錯誤的資料入檔。二是檔案內(nèi)不能使用圓珠筆或復(fù)寫紙復(fù)寫材料，淺談建設(shè)工程檔案資料管理

復(fù)印材料必須加蓋復(fù)印章確認(rèn)。檔案要確立臺理的保存期限，按長期、短期核定，短期檔案資料應(yīng)在一定時期內(nèi)重新核定，無繼續(xù)保存價值的資料在辦理核銷手續(xù)后銷毀。4.2工程項目資料的整理

檔案資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規(guī)律，并保存案卷內(nèi)各種文件的有機(jī)聯(lián)系，符合工程特點，便于保管和利用。

檔案資料收集編撰整理的步驟是：收集-整理-核查，決定取舍-編撰-初審-終審-歸檔成卷。

檔案資料收集編撰整理的排序是：原則以時間順序排列，即工程前期-工程施工期-試產(chǎn)期-交工期-正常生產(chǎn)期。

工程項目檔案資料應(yīng)按單項工程組卷，先文件（施工說明）后圖紙。文字材料和圖紙均按專業(yè)分類，如建筑結(jié)構(gòu)工程為：綜合圖件、建筑、結(jié)構(gòu)、機(jī)械、廚衛(wèi)、電氣、通風(fēng)、工藝等，如坑內(nèi)工程為：地質(zhì)、測量、井建、采礦、機(jī)械、電氣、供排水、通風(fēng)、充填等。

檔案資料目錄排列為：總目錄-分類目錄-分項目錄-圖紙資料明細(xì)。

【結(jié)束語】

工程資料管理師項目管理過程中一項很關(guān)鍵的工作，我們要不斷提高工程資料管理水平和質(zhì)量意識，保證工程資料準(zhǔn)確、齊全、及時、完整。這樣就能為創(chuàng)造一流工程、精品工程提供真實、可靠的高質(zhì)量資料。

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【參考文獻(xiàn)】

1．《建筑工程資料管理》；謝咸頌、陳錦平；化學(xué)工業(yè)出版社；2009年9月1版 2．《資料員一本通》；《資料員一本通》編委會；中國建材工業(yè)出版社；2008年5月1版

3．《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》；中華人民共和國建設(shè)部；中國建筑工業(yè)出版社；2002年5月

4.楊敏敏.建設(shè)工程竣工資料管理工作分析［J］商品與質(zhì)量；學(xué)術(shù)觀察，2011年3期

5.李迅.建筑工程文件的資料管理［J］鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)導(dǎo)報，2010年9期

6.張巖.技術(shù)資料管理在質(zhì)量管理工作中的實踐與思考——以某超大型露天礦礦區(qū)建設(shè)工程為例［J］遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010年4期

第二篇：建筑工程檔案資料管理細(xì)則

建筑工程檔案資料管理細(xì)則

一、資料的分類

根據(jù)資料的性質(zhì)把資料進(jìn)行分類,存放于不同的資料盒中,并在資料盒外貼上具體分類標(biāo)簽.1、勘察、測繪、設(shè)計文件

1)工程地質(zhì)勘察報告 2）初步設(shè)計圖紙和說明 3）技術(shù)設(shè)計圖紙和說明 4）審定設(shè)計方案通知書及審查意見 5）施工圖及說明 6）設(shè)計計算書 7）政府部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見

2、招投標(biāo)文件

1)勘察設(shè)計招投標(biāo)文件 2）勘察設(shè)計承包合同 3）施工招投標(biāo)文件 4）施工承包合同 5）工程監(jiān)理招投標(biāo)文件 6）監(jiān)理委托合同

3、開工審批文件

1)建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件 2）建設(shè)工程開工審查表 3）建設(shè)工程施工許可證 4）工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)

4、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

1)工程管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單 2）工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人 3）工程項目施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

5、監(jiān)理文件

1)監(jiān)理規(guī)劃 2）監(jiān)理月報表中的有關(guān)質(zhì)量問題 3）質(zhì)量控制 4）分包資質(zhì)審核 5）監(jiān)理通知 6）合同及其它事項的管理 7）監(jiān)理工作總結(jié)

6、施工文件

1)施工組織設(shè)計及其它專項方案 2）圖紙會審紀(jì)要 3）施工日志 4）工程圖紙變更記錄 5）工程質(zhì)量檢查評定記錄 6）質(zhì)量事故及處理記錄

7、竣工驗收文件

1)單位工程質(zhì)量驗收記錄 2）竣工驗收證明書 3）竣工驗收報告 4）竣工驗收備案表 5）工程質(zhì)量保修書

8、竣工圖

1)建筑竣工圖 2）結(jié)構(gòu)竣工圖 3）裝修工程竣工圖 4）電氣工程竣工圖 5）給排水工程竣工圖 6）采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖 7）燃?xì)夤こ炭⒐D

9、來往函件

1)監(jiān)理公司來往函件 2)與施工單位來往函件

10、現(xiàn)場簽證資料

1）工程量收方記錄 2）零星記工

二、資料的收集與整理

檔案資料應(yīng)由工程部專職或兼職資料員進(jìn)行統(tǒng)一收集與整理，并妥善保管。

1、檔案資料管理人員應(yīng)主動收集齊全所有工程資料原件。

2、所有資料應(yīng)根據(jù)分類建立查閱目錄，并即時進(jìn)行編碼登記，編碼須按順序用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

3、檔案資料整理時書寫的字體必須是仿宋體且字跡清晰工整。

三、資料的收發(fā)

1、須下發(fā)的公司文件或資料由檔案管理員在發(fā)文簿上登記下發(fā)給相關(guān)單位資料管理人員并要求簽字。收到的設(shè)計類、技術(shù)類文件由檔案管理人員簽收并登記，其它涉及經(jīng)濟(jì)、工期的相關(guān)文件及函件由工程部經(jīng)理審閱同意后簽收。

2、檔案資料管理員在收到文件后，應(yīng)立即將文件交工程部經(jīng)理審閱，并根據(jù)需要復(fù)印送達(dá)相關(guān)人員。

四、資料的保管

1、檔案資料收集整理后應(yīng)立即放入檔案柜，不得放置于其外。

2、檔案資料柜的鑰匙由檔案管理人員保管，不得外借他人。

3、工程部其它人員須使用或借閱檔案資料的，應(yīng)在檔案管理員處登記，并及時歸還。

4、工程完工備案后，應(yīng)將本工程檔案資料完整移交公司檔案庫封存。

房地產(chǎn)開發(fā)有限公司

工程部

二〇一三年四月二十一日

第三篇：建筑工程檔案資料有效管理措施

建筑工程檔案資料有效管理措施

摘 要：根據(jù)建筑工程檔案特點，從更新觀念、加強(qiáng)法制意識、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的建筑檔案管理制度等方面提出了加強(qiáng)建筑工程檔案管理的有效措施。從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項目科學(xué)管理提供保障。

關(guān)鍵詞：建筑工程、檔案資料、檔案管理

建筑工程檔案是建設(shè)工程中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線鋪設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，其重要性也越來越被人們所重視。

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱俊工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的特征

1.真實性和全面性。真實性是對所有文件、檔案資料的共同要求，但對建設(shè)工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。建設(shè)工程文件和檔案資料只有全面反映建設(shè)工程的各類信息，形成一個完整的系統(tǒng)，才更有實用價值，片面地引用往往會起到誤導(dǎo)作用。所以，建設(shè)工程文件和檔案資料必須真實反映建設(shè)工程的情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復(fù)雜性。建設(shè)工程項目周期長且影響因素多，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強(qiáng)且互相穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個特性決定了建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及

（1）相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

3.繼承性和實效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。新的項目在建設(shè)中可以吸取以前的經(jīng)驗和教訓(xùn)，避免重犯以前的錯誤。同時，建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的實效性，其作用會隨著時間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達(dá)有關(guān)部門，否者會造成嚴(yán)重后果。

4.隨機(jī)性。建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項目建設(shè)的整個過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個階段和環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機(jī)性。

5.多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件和檔案資料涉及建筑、市政、消防等各個專業(yè)，也涉及力學(xué)、電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對象而存在，且同時綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強(qiáng)制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)

（2）單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單

（3）位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結(jié) 語

當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

第四篇：建筑工程竣工檔案資料內(nèi)容

請問各位仁，本人正在做第一個工程的竣工資料.現(xiàn)在我已準(zhǔn)備好了:

1、工程前期法定程序資料

2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件及檢查資料

3、基礎(chǔ)、主體、裝修、屋面、水電等分部工程資料

現(xiàn)在就是說在工程就要竣工時究竟還有什么資料要做，其分別應(yīng)在什么時候就要求做好？ 如：

1、施工單位首向要向業(yè)主提交的工程竣工報告，這份資料是什么內(nèi)容，需要哪些單位簽字，我在資料軟件上面怎么沒有看見得有，而只有工程竣工驗收報告

2、消防驗收證明文件應(yīng)在什么時候搞好？

3、建設(shè)工程驗收檔案認(rèn)可書應(yīng)在什么時候搞好？

4、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告，質(zhì)檢站應(yīng)該在什么時候給我們？

4、施工安全評價書應(yīng)在什么時候搞好？

4、規(guī)劃驗收又是在什么時候申報

建筑工程竣工檔案資料內(nèi)容及排列順序

（一）綜合性文件材料

一、工程概況表

二、工程證、側(cè)面照片、建設(shè)前原貌照片

三、建設(shè)項目可行性報告

四、工程報建申請、審批文件、圖紙

五、公安、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、消防審批文件※

六、規(guī)劃、施工許可執(zhí)照

七、投、招標(biāo)文件材料

八、工程設(shè)計、勘測、施工合同、協(xié)議書

十、工程地質(zhì)勘察報告

十一、工程施工任務(wù)通知單

十二、工程預(yù)算※、決算

十三、工程審計文件

十四、工程監(jiān)理合同、監(jiān)理報告（監(jiān)理工程）

十五、質(zhì)監(jiān)站工程質(zhì)量等級證明

十六、工程建設(shè)錄象、照片

十七、建設(shè)單位自存的檔案中應(yīng)有征地扭虧為拆遷的全部文件材料，重點和大型工程的拆遷

圖案要移交一套給市城建檔案館

（二）質(zhì)量保證資料

一、鋼材出廠合格證、試驗報告

二、焊接試（檢）驗報告、焊條（劑）合格證

三、水泥出廠合格證和試驗報告

四、磚出廠合格證和試驗報告

五、防水材料合格證、試驗報告

六、構(gòu)件合格證（試驗報告）

七、混凝土試塊試驗報告

八、砂漿試塊試驗報告

九、土壤試驗、打樁記錄

十、地基記錄

十一、結(jié)構(gòu)吊裝、結(jié)果驗收（包括隱蔽工程驗收）

十二、竣工圖（此項排列在技術(shù)管理資料后面）

1、竣工總平面圖

2、地下工程（基礎(chǔ)、樁基、地下室）竣工圖

3、建筑竣工圖

4、結(jié)構(gòu)竣工圖

（三）技術(shù)管理資料

一、圖紙會審記錄

二、施工組織設(shè)計（施工方案）

三、技術(shù)交底

四、設(shè)計變更及技術(shù)核定

五、測量成果

六、工程質(zhì)量評定

七、施工日記

八、質(zhì)量事故分析處理

九、施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)

（四）建筑設(shè)備安裝工程竣工資料

技術(shù)管理資料（采暖衛(wèi)生、煤氣、電氣安裝、通風(fēng)空調(diào)、電梯安裝）《分別都按十一項收集整理》

一、設(shè)備安裝工程圖紙會審記錄

二、施工組織設(shè)計（施工方案）

三、技術(shù)交底記錄

四、設(shè)計變更通知書

五、分項工程質(zhì)量檢驗評定表

六、分部工程質(zhì)量檢驗評定

七、質(zhì)量保證資料核查表

八、單位工程觀感質(zhì)量評定表

九、單位工程質(zhì)量綜合評定表

十、安裝技術(shù)記錄（施工日記）

十一、重大質(zhì)量事故處理鑒定記錄

采暖衛(wèi)生與煤氣工程質(zhì)量保證資料

一、材料、設(shè)備出廠合格證

1、水衛(wèi)暖安裝材料、設(shè)備進(jìn)場驗收登記

2、材料、設(shè)備出廠合格證匯集

二、管道、設(shè)備強(qiáng)度焊接檢查和嚴(yán)密性試驗記錄

1、管道（設(shè)備）強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗記錄

2、隱蔽工程驗收記錄

3、焊接*射線探傷檢查報告

4、伸縮器安裝預(yù)拉舒暢記錄

三、系統(tǒng)清洗、記錄

四、排水管灌水、通水試驗記錄

1、室內(nèi)（外）排水管灌水試驗記錄

2、室內(nèi)給排水管道（消防系統(tǒng)）通水試驗記錄

五、鍋爐烘、煮爐、設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄

六、竣工圖

建筑電氣安裝工程質(zhì)量保證資料

一、主要電氣設(shè)備、材料合格證

1、電氣安裝進(jìn)場驗收登記

2、材料、設(shè)備出廠合格證匯集

二、電器設(shè)備試驗、調(diào)整記錄

1、電力系統(tǒng)通電試驗記錄

2、照明系統(tǒng)通電試驗記錄

3、消防系統(tǒng)通電試驗記錄

4、自動上水系統(tǒng)通電試驗記錄

三、絕緣、接地電阻測試記錄

1、絕緣電阻安裝試驗記錄

2、接地電阻安裝試驗記錄

四、電氣安裝隱蔽工程驗收記錄

五、竣工圖

通風(fēng)與空設(shè)工程質(zhì)量保證資料

一、材料、設(shè)備出廠合格證

1、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備材料進(jìn)場驗收登記

2、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備材料出廠合格證匯集

二、空調(diào)調(diào)試報告

按質(zhì)監(jiān)站編制的資料規(guī)范第6.3.2條規(guī)定做

三、制冷管道試驗記錄

按質(zhì)監(jiān)站編制的資料規(guī)范第6.3.3要規(guī)定做

四、竣工圖

電梯安裝工程質(zhì)量保證資料

一、材料、設(shè)備出廠合格證

1、電梯安裝材料進(jìn)場驗收登記

2、電梯安裝材料設(shè)備廠合格證匯集按質(zhì)監(jiān)站編制的資料第6.4.3、6.4.4條規(guī)定做

二、電梯安裝記錄

三、絕緣、接地電阻測試記錄、調(diào)整、試驗報告；空調(diào)、超載運(yùn)行記錄

四、竣工圖

1、摟主的主題很實際、現(xiàn)實。各地區(qū)的竣工資料不盡相同；工程實體資料2、2樓的朋友已基本列出。

2、在我們地區(qū)還需增加保溫節(jié)能分部資料；住宅樓應(yīng)增加分戶驗收資料。

以下是按我們地區(qū)的有關(guān)規(guī)定回復(fù)；

3、消防驗收證明文件應(yīng)在什么時候搞好？

工程竣工后；持工程前期手續(xù)中的工程選址審批報告、規(guī)劃許可證、建設(shè)許可證、消防申請報表、電器驗收合格報告、到所屬的消防部門辦理。

4、建設(shè)工程驗收檔案認(rèn)可書應(yīng)在什么時候搞好？規(guī)劃驗收又是在什么時候申報 均在工程竣工驗收合格后辦理。

5、施工安全評價書應(yīng)在什么時候搞好？

工程簽訂合同后正式開工前辦理。

消防驗收證明文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后，再由當(dāng)?shù)叵啦块T去驗收，驗收合格后再出具消防驗收合格文件

第五篇：物業(yè)檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環(huán)節(jié)。

1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類。

(一)、物業(yè)資料來源按時間順序分類：

1、設(shè)計規(guī)劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書

(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準(zhǔn)證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計等圖紙文件

2、竣工及驗收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項目一覽表

(3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機(jī)工具備件等)

(4)設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明

(5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

(7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗收記錄

(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄

(10)圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知和技術(shù)核定單

(11)項目的重要技術(shù)決定和文件

(12)驗收計劃和驗收會議紀(jì)要驗收記錄

(13)返修記錄

(14)驗收總結(jié)報告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標(biāo)文件

(2)物業(yè)管理投標(biāo)文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計劃和預(yù)算等)

(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)

4、招商階段信息

(1)招標(biāo)物業(yè)的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費測算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)

(4)業(yè)主委員會章程

(5)用戶手冊

(6)用戶進(jìn)戶驗收表

(7)用戶進(jìn)戶交費單

6、日常管理信息

(1)業(yè)主、租戶變動和更換情況

(2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預(yù)決算

(6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計劃、總結(jié)、報告

(9)人事檔案

(10)保險資料

(11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件

(12)財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業(yè)管理參與者分為：

1、（1）在物業(yè)接管移交時與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。

（2）在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。

2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細(xì)分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

三、物業(yè)檔案的管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實行原始資料和計算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。