第一篇：檔案資料管理及考核辦法

建峰浩康檔案資料管理及考核辦法

一、職責(zé)范圍

（一）綜合部是公司檔案管理部門。其職責(zé)是：公司檔案管理人員職責(zé)；認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》；負責(zé)公司各類檔案的日常管理；制定并嚴格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度；負責(zé)與總廠檔案部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，完成其任務(wù)，并負責(zé)對基層兼職文件資料管理員的業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)。

（二）公司各部門、車間在文件資料管理方面的職責(zé)：認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》及公司檔案管理規(guī)定；負責(zé)制定本部門、車間文件資料管理辦法并嚴格執(zhí)行；收集檔案利用事例；配合公司檔案管理人員做好資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

二、檔案資料的借閱

（一）借閱檔案時，借閱人必須履行檔案登記手續(xù)，并當(dāng)面點清。借閱檔案的人員，應(yīng)對所借檔案的安全、保密負責(zé)，不得損壞、丟失、擅自轉(zhuǎn)讓、復(fù)印或泄漏機密檔案并嚴禁在涂改和作任何文字標注。在檔案原件上畫線、圈點、加注、勾抹、涂改或污損的，處5元／頁罰款；私自轉(zhuǎn)借、拆散檔案的處以10元／卷罰款；向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容的，處以50元至100元罰款；失、損毀檔案、視檔案價值處以100元至500元罰款。

（二）借閱機密檔案，必須經(jīng)主管檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)批準；借閱黨務(wù)檔案，必須是中共黨員而且必須經(jīng)主管黨務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準。

（三）會計檔案只能在檔案室查閱，不得借出，特殊情況需借出，須經(jīng)公司財務(wù)負責(zé)人批準。

（四）公司各檔案借閱的期限為：黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基建、設(shè)備類檔案為15天，照片檔案為5天。對逾期不還者處以2元／天罰款，對催期不還者，將通報借閱者所在單位，仍不執(zhí)行著，對所在單位一并考核，如需要續(xù)借必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

（五）借閱檔案必須填寫利用效益登記，對不填報或所填報不實的扣30元／次。

三、檔案資料的整理及移交

（一）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料由綜合部負責(zé)進行搜集、整理、立卷歸檔；技改文件資料由生產(chǎn)管理部負責(zé)組織技改項目負責(zé)人、檔案室一起進行收集、整理、立卷并移交總廠及公司檔案室；財會檔案由財務(wù)部負責(zé)整理、立卷并移交公司檔案室；基建類文件資料、設(shè)備更新改造文件資料由技術(shù)裝備部負責(zé)整理、立卷并移交；各類照片由黨群工作部負責(zé)整理、立卷并移交；錄像資料由安全保障部負責(zé)整理、立卷并移交。

（二）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料在承辦

部門辦理完畢后，必須在10日內(nèi)交回綜合部，由文書負責(zé)在次年5月底前完成立卷并移交檔案室。技改、基建類文件資料在技改基建項目竣工驗收后兩月內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。財會檔案在每年4月底前完成整理立卷并向檔案室移交。設(shè)備更新改造文件資料在設(shè)備更新完成兩日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。照片錄像檔案在相關(guān)事件發(fā)生15日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室交。以上各項要求各相關(guān)部門、車間應(yīng)嚴格執(zhí)行，凡無故延遲向檔案室移交者按5元／日罰款。

（三）照片檔案應(yīng)包括照片說明（事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素）。聲像檔案應(yīng)包括（事由、時間、地點、背景、攝象者六要素）。

（四）歸檔的各類檔案必須為耐久的字跡材料，文件材料有圓珠筆字跡和鉛筆字跡的，必須重描或復(fù)印在份。

（五）歸檔的各類檔案必須按《建峰化工總廠檔案分類細則》及公司檔案管理人員的要求進行整理?？⒐n案的編制必須符合《建峰化工總廠基建、技改項目竣工圖編制規(guī)程》。

（六）未按規(guī)定要求整理檔案，每次扣責(zé)任單位10元。

（七）各類檔案移交時，移交部門必須要求填寫移交清單一式兩份，未填寫移交清單，每次扣責(zé)任單位5元。

（八）由公司檔案室負責(zé)界定應(yīng)歸檔的文件資料范圍，對此類文件資料各單位應(yīng)按照檔案室的規(guī)定及時整理移交，不得存放于本單位，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（九）凡向綜合部移交的文件材料必須按要求整理裝訂成卷，否則不予接收，并扣責(zé)任單位20元／次。

四、文件資料管理

（一）各部門、車間文件資料應(yīng)放置于專門的庫房（柜）內(nèi)，應(yīng)保持庫房整潔、柜架排列有序。否則扣責(zé)任單位200元。

（二）各部門、車間的文件應(yīng)按要求編流水號進行排列，并在辦公計算機內(nèi)建立文件資檢索目錄，便于方便查找。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（三）各部門要建立健全文件資料的管理臺帳并做到帳卷相符。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（四）質(zhì)量記錄的管理按《建峰浩康質(zhì)量記錄管理規(guī)定》執(zhí)行。

（五）各部門應(yīng)制定文件資料的管理制度并嚴格制度執(zhí)行，否則扣責(zé)任單位20元／次

（六）各部門必須設(shè)一名兼職文件資料管理員，負責(zé)本單任文件資料的日常管理，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（七）各部門、車間保存的文件資料超過保管期限需銷毀的，必須編寫銷毀目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)及公司檔案室，經(jīng)鑒定、審核后方可銷毀，銷毀目錄一式兩份交公司檔案室一份部門

保存一份，否則扣責(zé)任單位20元／次。

五、檢查與考核

綜合部負責(zé)組織每半年對公司各部門檔案管理情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告報公司主管領(lǐng)導(dǎo)，檢查報告應(yīng)包括檢查情況、存在問題及整改措施。如不全，則考核綜合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在檢查月考核中兌現(xiàn)。

（二）本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行、由綜合部負責(zé)解釋。

（三）《關(guān)于印發(fā)化肥廠檔案資料管理及考核辦法的通知》（化肥發(fā)［2003］8號）自本文下發(fā)之日起廢止。

第二篇：物業(yè)檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環(huán)節(jié)。

1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標準有不同的分類。

(一)、物業(yè)資料來源按時間順序分類：

1、設(shè)計規(guī)劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書

(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計等圖紙文件

2、竣工及驗收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項目一覽表

(3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具備件等)

(4)設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明

(5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

(7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗收記錄

(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄

(10)圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知和技術(shù)核定單

(11)項目的重要技術(shù)決定和文件

(12)驗收計劃和驗收會議紀要驗收記錄

(13)返修記錄

(14)驗收總結(jié)報告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標文件

(2)物業(yè)管理投標文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計劃和預(yù)算等)

(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)

4、招商階段信息

(1)招標物業(yè)的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費測算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)

(4)業(yè)主委員會章程

(5)用戶手冊

(6)用戶進戶驗收表

(7)用戶進戶交費單

6、日常管理信息

(1)業(yè)主、租戶變動和更換情況

(2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預(yù)決算

(6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計劃、總結(jié)、報告

(9)人事檔案

(10)保險資料

(11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件

(12)財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業(yè)管理參與者分為：

1、（1）在物業(yè)接管移交時與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。

（2）在業(yè)主入住和進行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。

2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進行科學(xué)的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

三、物業(yè)檔案的管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關(guān)負責(zé)人批準后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規(guī)定進行銷毀。

第三篇：行政管理——文書檔案資料管理

行政管理——文書檔案資料管理

一、文書管理工作知識準備

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括標題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報）單位（部門）、公文字號、主題詞等。

1．公文的標題應(yīng)當(dāng)準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

2．向上級請示的公文一般只寫一個主送單位（部門）；如果需要上報另一個上級單位（部門），可以采用抄報的形式。

3．發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準。4．公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文時，只標明主辦單位（部門）的公文編號。

5．公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數(shù)。6．收、發(fā)文單位（部門）應(yīng)寫明單位（部門）全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位（部門）排列在前。

7．文字一律從左至右橫寫橫排。

8．公文紙一般用16開紙，在左側(cè)裝訂。通告等用紙的大小，根據(jù)實際需要確定行文關(guān)系。

二、達成工作目標的四個工作事項

（一）文書管理

企業(yè)文書是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，發(fā)揮各種職能、處理各種公務(wù)所形成的所有文件材料的總稱。企業(yè)文書可以用來表達企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策意圖，行使職權(quán)；下級向上級報告情況、請示問題；對外聯(lián)系工作、商洽公務(wù)以及制訂計劃、記載各種活動，是企業(yè)行政管理不可缺少的有力工具。

（二）檔案管理

檔案管理是文書管理中的一個重要組成部分。企業(yè)中重要的文件資料都具有一定的時效性，需要妥善管理，對這些文件資料的管理就是所謂的檔案管理。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計及施工）

（三）信件管理

處理信件是行政部辦公事務(wù)的主要內(nèi)容，也是日常行政事務(wù)的主要內(nèi)容，所以企業(yè)與外界來往的各類信件，都需經(jīng)行政部統(tǒng)一處理。為了有效地處理往來信件，更好地完成信件管理工作，必須把握信件處理的規(guī)律。

（四）資料管理

企業(yè)的內(nèi)部刊物、圖書資料以及其他資料是企業(yè)文書資料的重要組成部分。內(nèi)部刊物是企業(yè)經(jīng)營管理理念、企業(yè)文化的重要載體，圖書資料是企業(yè)的精神財富。因此，企業(yè)必須加強對圖書資料及內(nèi)部刊物等的管理，使其發(fā)揮更大的作用。

信件與便函的寫作步驟

商業(yè)信件與便函是企業(yè)經(jīng)營中不可缺少的書面溝通工具。

好的信函應(yīng)該通過語氣、短句、標點等元素顯現(xiàn)出“簡潔、熱情、友好”的情緒。信函的表現(xiàn)技巧有以下幾點：使用清晰、簡潔而又準確的語言；不要用官話、行話、抽象的詞語和廢話；用短句；使用自然、幽默、友好的詞匯。

1．信件

商業(yè)信件一般都按照公司的既定格式和慣例要求來書寫，主要包括以下十個操作步驟。（1）判斷信件的類型，確定使用的格式。（2）看是外文信件還是中文信件。（3）信件標題（私人信件沒有）的書寫。（4）敬語和稱呼的書寫。

（5）開頭部分的書寫：告知寫信的目的。（6）中間部分的書寫：提供詳情。

（7）結(jié)尾部分的書寫：表明希望對方采取什么行動。（8）祝福語或附詞的書寫。（9）簽字、日期的書寫。

（10）另附內(nèi)容（如果有的話；商業(yè)信件最好沒有）。2．便函

商業(yè)便函一般比較短，正規(guī)性也要比信件低一些。書寫要求與信件基本相同，即簡潔、準確、通順、易懂；關(guān)鍵的一點，是便函把需要傳達的議題、要點醒目地突現(xiàn)出來。便函的書寫主要包括以下十個操作步驟。

（1）確定目標：為什么要寫這個便函。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計及施工）

（2）什么類型的便函：問候函、問訊函、招待函、邀請函、致謝函、通知函、任職函、請假條、約會函、預(yù)訂函等。

（3）組織材料。（4）稱呼的書寫。（5）開頭：說明原因。

（6）中間部分的書寫：寫出對方必須知道的事情，不是絕對必要的內(nèi)容不要寫。（7）結(jié)尾部分的書寫：向?qū)Ψ奖硎靖兄x或提出要求。（8）敬語、謝語的書寫：根據(jù)情況確定是否需要。（9）簽字、日期的書寫。

（10）添加附件：如活動項目、日程安排。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計及施工）

第四篇：檔案資料整編管理細則

文件化質(zhì)量保證程序用表及使用說明

第一條 現(xiàn)場監(jiān)理工作資料分類目錄：

一、施工單位審報類：

1、施工組織設(shè)計及方案報審表(監(jiān)A-01)

類別號AA

2、分包單位資格審查申請表(監(jiān)A-02)

類別號AB

3、工程開工報告(監(jiān)A-03)

類別號AC

4、工程測量放線報驗單(監(jiān)A-04)

類別號AD

5、工程材料設(shè)備報驗單(監(jiān)A-05)

類別號AE

6、工程進場施工設(shè)備報驗單(監(jiān)A-06)

類別號AF

7、工程報驗單(監(jiān)A-07)

類別號AG

8、復(fù)（停）工申報表(監(jiān)A-08)

類別號AH

9、工期順延申報表(監(jiān)A-09)

類別號AI

10、（）月工作量申報核驗表(監(jiān)A-10)

類別號AJ

11、＿＿月合同外工作量申報核驗表(監(jiān)A-11)類別號AK

12、____月甲供材料耗用清單(監(jiān)A-12)

類別號AX

13、項目月付款申報表(監(jiān)A-13)

類別號AL（合同外）

AL（合同內(nèi)）

14、乙供工程材料價格申報表(監(jiān)A-14)

類別號AM

15、索賠申報表(監(jiān)A-15)

類別號AN

16、施工單位申報表(監(jiān)A-16)

類別號AP

17、砼澆筑申報表(監(jiān)A-17)

類別號AQ

18、技術(shù)核定單(監(jiān)A-18)

類別號AR

19、現(xiàn)場簽證單(監(jiān)A-19)

類別號AS

20、工程材料供應(yīng)商資格審查單(監(jiān)A-20)

類別號AT

21、工程材料計劃報審表(監(jiān)A-21)

類別號AV

22、工程進度計劃報審表(監(jiān)A-22)

類別號AY

二、監(jiān)理管理類

1、監(jiān)理通知單(監(jiān)B-01)

類別號BT

2、不合格工程項目通知(監(jiān)B-02)

類別號BE

3、安全隱患通知單(監(jiān)B-03)

類別號BA

4、工程停工指令(監(jiān)B-04)

類別號BG

5、設(shè)計變更通知單(監(jiān)B-05)

類別號BS

6、監(jiān)理例會記錄(監(jiān)B-06)

類別號BH

7、工程備忘錄(監(jiān)B-07)

類別號BB

8、工程質(zhì)量整改通知單(監(jiān)B-08)

類別號BZ

9、監(jiān)理合理化建議申報表(監(jiān)B-09)

類別號BJ

三、監(jiān)理內(nèi)部工作資料類

1、實測項目檢查記錄表(監(jiān)C-01)

類別號CC

2、砼試塊成型記錄表(監(jiān)C-02)

類別號CH

3、監(jiān)理值班記錄(監(jiān)C-03)

類別號CB

4、分部分項工程驗收記錄(監(jiān)C-04)

類別號CY

5、工程材料取樣復(fù)檢記錄(監(jiān)C-05)

類別號CJ

6、砼、砂漿配合比試配記錄(監(jiān)C-06)

類別號CS

四、合同管理類

1、工程勘察、設(shè)計、施工、分包、供貨合同及施工委托書。

2、招投標文件、招標答疑會議紀要、圖紙會審紀要。

3、監(jiān)理合同、特別授權(quán)文件、監(jiān)理規(guī)劃、大綱、實施細則。

五、工程管理文件類：

類別號JV

1、監(jiān)理月報、監(jiān)理年報。

2、分部分項工程質(zhì)量評定報告。

3、工程質(zhì)量安全事故報告，工程質(zhì)量安全事故處理報告。

4、單位工程質(zhì)量綜合評估報告。

5、監(jiān)理音像資料。

6、各種施工技術(shù)方案。

7、沉降觀測記錄。

8、天氣記錄。

9、投資及進度控制資料。

10、監(jiān)理日記。

第二條 監(jiān)理表格分類及使用說明

一、施工單位申報類（A表類）

本類表格由施工單位在項目監(jiān)理部領(lǐng)取，按有關(guān)事項分類填寫，一式三份，報監(jiān)理部 批示完畢后，由監(jiān)理部發(fā)往施工單位，由施工單位填寫回執(zhí)欄，各自存檔，監(jiān)理方二份，施工方一份，方可組織實施。

1、施工組織設(shè)計及方案報審表（類別號AA－）

本表由施工單位按有關(guān)規(guī)定及要求報審施工組織設(shè)計或有關(guān)技術(shù)方案時填寫，與附件同時送交監(jiān)理部。

2、分包單位資格審查申請表（類別號AB－）

本表由工程施工總承包單位按合同或業(yè)主要求，選定某項工程分包單位后，將證明分包單位資質(zhì)等級、技術(shù)能力及其他需要證明其具備相應(yīng)履約能力的資料作為附件，與此表同時報送監(jiān)理部，監(jiān)理部作出審查意見之后，報業(yè)主確認后，發(fā)往施工單位。

3、工程開工報告（類別號AC－）

本表由施工單位在分部分項工程開工前，將經(jīng)批準的施工方案、勞動力組織計劃、原材料檢驗證明、特種人員上崗證明等資料作為附件，填寫后報監(jiān)理部。

4、工程測量放線報驗單（類別號AD－）

本表由施工單位在工程測量放線完畢后，將有關(guān)圖表作為附件，填寫后報監(jiān)理部復(fù)驗。

5、工程材料設(shè)備報驗單（類別號AE－）

本表由施工單位在工程材料設(shè)備（包括甲供）進場，按有關(guān)規(guī)定抽樣復(fù)檢后，將有關(guān) 試驗報告或外觀檢測數(shù)據(jù)表作為附件，填寫后報監(jiān)理部核驗。

細目： 水 泥AE－S 鋼 材AE－G 地 材AE－D 防水材料AE－F 裝飾裝修AE－X 電氣材料AE－H 水暖器材與衛(wèi)生潔具：AE－N 設(shè) 備AE－B

6、工程進場施工設(shè)備報驗單（類別號AF－）

本表由施工單位按施工組織設(shè)計及方案或投標文件中要求進場有關(guān)設(shè)備后，將有關(guān)設(shè) 備生產(chǎn)能力技術(shù)參數(shù)填寫后報監(jiān)理部，附樣本資料，出廠合格證或測試報告等。

7、工程報驗單（類別號AG－）

本表由施工單位在有關(guān)工程工序完成后填報。

細目： 鋼筋工程：AG－G 模板工程：AG－M 電梯工程：AG－S 鋼筋焊接：AG－H 預(yù)埋預(yù)留：AG－Y 樁基工程：AG－J 砌筑工程：AG－Q 防水工程：AG－F 建筑電氣：AG－D 門窗工程：AG－C 裝飾工程：AG－Z 土方工程：AG－T 通風(fēng)與空調(diào)：AG－K 樓地面工程：AG－L 采暖衛(wèi)生及煤氣工程：AG－S

8、復(fù)（停）工申請表（類別號AH）

本表由施工單位在停工原因消除或發(fā)生不能繼續(xù)施工事項后填寫，附件有關(guān)證明材料 報監(jiān)理部。

1、工期順延申請表（類別號AI－）

本表由施工單位在按合同發(fā)生順延工期的原因后，將有關(guān)證明材料作為附件填報，要求相應(yīng)順延某項工程工期，報監(jiān)理部。

10、（）月工作量申報核驗表（類別號AJ）

＿＿＿＿月合同外工作量申報核試驗表（類別號AK）

＿＿＿＿月甲供材料耗用清單（類別號AX）

項目月付款申報表（類別號AL）合同外為AL（外），合同內(nèi)AL。

上述表格在每月25日由施工單位將本月形象進度中完成工作量分為合同內(nèi)與合同外兩部分分別填報，將有關(guān)月工程量預(yù)算書作為附件；由監(jiān)理部審核后簽付進度款。

11、工程材料價格申報表(類別號AM)本表由施工單位按合同或招投標文件要求，由乙方采購，甲方確認價格后 的材料，在采購前，由乙方將有關(guān)材料生產(chǎn)廠商資信證明、報價清單作為附件，由監(jiān)理部會同業(yè)主代表共同確認，作為結(jié)算依據(jù)。

12、索賠申報單（類別號AN）

本表由施工單位按合同或招投標文件要求，發(fā)生業(yè)主或由業(yè)主過錯引起施工單位產(chǎn)生 損失，需向業(yè)主索賠事項，將有關(guān)證明材料作為附件報送監(jiān)理部，由監(jiān)理部組織業(yè)主與施工單位協(xié)商解決。

13、施工單位申報表（類別號AP）

本表適用于沒有專用表格，施工單位需要請示、批復(fù)的其他事項，由施工單位填報監(jiān) 理部。

14、砼澆筑申報表（類別號AQ）

本表由施工單位在鋼筋、模板分項工程報驗合格后，砼攪拌站計量系統(tǒng)經(jīng)驗收合格，原材料已報檢復(fù)驗合格后，填報監(jiān)理部。

15、技術(shù)核定單（類別號AR）

本表由施工單位在按設(shè)計文件要求無法施工或設(shè)計文件出現(xiàn)明顯錯誤或自相矛盾時填 寫報送監(jiān)理部。由監(jiān)理部會同業(yè)主或通過設(shè)計單位解決。

16、現(xiàn)場簽證單（類別號AS）

本表由施工單位在施工過程中完成合同外工程或因設(shè)計變更原因造成返工，需在合同 外另增工程量，填報后報監(jiān)理部，由監(jiān)理部會同業(yè)主確認。

17、工程材料供應(yīng)商資質(zhì)審查表（類別號AT）

本表由施工單位在擬采購材料前將有關(guān)材料供應(yīng)商生產(chǎn)資質(zhì)及其他資信證明作為附 件，填寫后報送監(jiān)理部。

18、工程材料計劃報審表（類別號AV）

本表由施工單位按施工進度計劃每月25日將下月甲供材料設(shè)備計劃報監(jiān)理部，監(jiān)理部 審查批準后，交業(yè)主按計劃供應(yīng)。

19、工程進度計劃報審表（類別號AY）

本表由施工單位按施工組織設(shè)計及其合同要求每月25日將下月進度計劃附后報審，作 為業(yè)主各項工作配合依據(jù)。

二、監(jiān)理管理類（B類表）

本類表格由監(jiān)理部在監(jiān)理工作進行過程中，填寫一式三份，由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理部各存一份。

1、監(jiān)理通知單：（類別號BT）

本表適用于無專用表格，需要通報有關(guān)單位（包括業(yè)主）或需要有關(guān)單位完成某項工 作時，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項目總監(jiān)簽發(fā)。

2、不合格工程項目通知（類別號BE）

本表適用于分部分項工程達不到合同要求，需要返工或局部修整無法達到要求需要拆除的情況，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項目總監(jiān)簽發(fā)。

3、安全隱患通知單（BA－）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)安全隱患或違規(guī)操作可能引發(fā)安全事故時填寫，由項目總 監(jiān)簽發(fā)。

4、工程停工指令（BG－）

本表在工程施工過程中施工單位嚴重違規(guī)操作，可能引發(fā)質(zhì)量安全事故或者工程質(zhì)量 進度長期達不到合同要求，需要停工整頓；或者業(yè)主有關(guān)工程工作不到位，甲供材料設(shè)備不能進場，造成施工無法進行。由監(jiān)理部酌情填寫，項目總監(jiān)簽發(fā)。

5、設(shè)計變更通知單（BS－）

本表根據(jù)業(yè)主要求或設(shè)計單位變更通知，監(jiān)理部審核后，將有關(guān)設(shè)計要求文件作為附件發(fā)往施工單位。

6、監(jiān)理例會記錄（類別號BH）

本表由監(jiān)理部將現(xiàn)場各種工程會議形成決定或達成口頭協(xié)議，當(dāng)場記錄，三方簽署后各存一份。

7、工程備忘錄（類別號BB）

本表適用于無專用表格，而需要書寫記錄的各方協(xié)商決定或達到協(xié)議。

8、工程質(zhì)量整改通知單（類別號BZ－）

本表適用于施工現(xiàn)場分部分項工程施工過程中發(fā)生違規(guī)操作，經(jīng)整改后達到可以要求事項，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項目總監(jiān)簽發(fā)。

9、監(jiān)理合理化建議報審表（類別號BJ）

本表適用監(jiān)理根據(jù)有關(guān)技術(shù)規(guī)范，功能要求對設(shè)計文件及施工重大方案審查后提出技 術(shù)可行，可節(jié)約投資的合理化建議報業(yè)主，經(jīng)采納后作為合理化建議獎結(jié)算依據(jù)。

三、監(jiān)理內(nèi)部工作資料類

1、實測項目檢查記錄表（類別CC－）

本表在分部分項工作完成后，需要實測實量，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫后存檔，作為分項工程質(zhì)量評定依據(jù)。

2、砼、砂、漿試塊成漿記錄表（類別號CH）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師按有關(guān)規(guī)定在砼澆筑現(xiàn)場抽取試塊后編號填表以便核查試壓結(jié)果。

3、監(jiān)理值班記錄（類別號CB－）

本表由監(jiān)理部正常工作時間之外，連續(xù)施工需夜間及節(jié)假日值班，由值班人填寫存檔。

4、分部分項工程驗收記錄（類別號CY－）

本表由監(jiān)理部在每天填寫已驗收的工程，作為驗收工程臺賬備查。

5、工程材料取樣復(fù)驗記錄（類別號CC）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師在進場材料（含焊接頭）取樣后登記，作為臺賬備查。

6、砼、砂漿配合比試配記錄（類別號CS）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師現(xiàn)場取樣后，送試驗室試配，登記作為臺賬。

陜西郵電建設(shè)監(jiān)理有限公司

第一項目部

2000/4/30

第五篇：機械設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

機械設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

第八條 資料歸檔原則

1、歸檔的設(shè)備管理工作和和各類設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須具有長期參考價值和憑證作用。

2、歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和各類設(shè)備從申購到改造的全過程，保證材料完整、準確、系統(tǒng)。

3、歸檔的文件材料必須遵循自然形成規(guī)律、保持有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。

第九條須歸檔的文件材料

1、須歸檔的文件材料：設(shè)備采購申請表、采購合同、發(fā)票、發(fā)貨清單、開箱驗收單、合格證、制造資質(zhì)、制造許可證、安裝說明書、使用說明書、隨機圖樣、統(tǒng)一編號、設(shè)備管理制度、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)規(guī)程、檢查規(guī)程、安全技術(shù)交底、使用登記證、履歷書、運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、大修記錄、更新改造記錄、缺陷記錄、事故記錄、報廢申請。

2、歸檔的重點是高價值設(shè)備所形成的資料。

第十條不須歸檔的文件材料

1、未定稿、未報批的管理性文件。

2、未生效的合同、協(xié)議書。

3、重復(fù)文件。

4、無參考價值的文件。

5、設(shè)備廣告、宣傳材料等。

第四章立卷歸檔

第十一條設(shè)備資料員負責(zé)對設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋，按第六條第一項所列，收集、整理、保存須歸檔的資料。

第十二條為便于查詢，每卷檔案的封面應(yīng)有設(shè)備名稱、設(shè)備型號、出廠編號、自編號、立檔日期；每卷檔案的首頁應(yīng)有統(tǒng)一標準的目錄。

第十三條隨機圖紙資料由設(shè)備主辦施工員審核校對，與實物不符的，應(yīng)做好修改記錄。

第十四條新進設(shè)備，開箱前應(yīng)通知設(shè)備資料員到場登記收集有關(guān)資料圖紙。

第十五條設(shè)備改裝、改造后，圖紙應(yīng)及時修改。

第十六條設(shè)備在現(xiàn)場產(chǎn)生形成的各種資料，應(yīng)及時交設(shè)備資料員，須存檔保存的經(jīng)整理后存檔。

第十七條歸卷的檔案分類按先后橫向、自上而下、從左到右排列。

第十八條設(shè)備外調(diào)時，設(shè)備檔案隨機調(diào)出，并做好交接手續(xù)。第十九條外地設(shè)備調(diào)入時，與調(diào)出地設(shè)備資料員索取設(shè)備檔案，并做好交接手續(xù)。

第五章檔案資料的借閱

第二十條資料圖紙的借閱必須辦理借閱手續(xù)。

第二十一條設(shè)備資料員認真按《資料圖紙借閱登記表》資料名稱、圖號、張數(shù)、借閱日期、借閱期限等內(nèi)容，借閱人在登記表中簽

字。

第二十二條資料圖紙的借閱須本部門班長職務(wù)以上人員辦理，非本部門人員、外單位人員禁止借閱。

第二十三條保密文件的借閱需保設(shè)備主管同意。

第二十四條借閱期限不超過一個月，到期后未歸還的，設(shè)備資料員催促借閱人歸還。丟失、損壞或拒不歸還的，視情況處借閱人50至200元罰款處分。

第二十五條未填寫登記表或私自將資料圖紙借閱他人，造成無法追回的，視情況處設(shè)備資料員50至200元罰款處分。

第六章附則

第二十六條本規(guī)定自簽發(fā)之日起實行。

第二十七條本規(guī)定與公司上級規(guī)定相抵觸的，按上級規(guī)定執(zhí)行。

簽發(fā)人機電部

2011年9月20日