第一篇：文秘基礎(chǔ)知識(整合)

文秘基礎(chǔ)知識

（一）1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書

2、行政公文13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 黨的機(jī)關(guān)14種 行政無：指示（取消）、決議、公報(bào)、條例、規(guī)定 黨機(jī)關(guān)無：命令、公告、通告、議案 行政增加（新）：意見

3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)

4、草擬：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。成文日期如二〇〇八年

5、審核重點(diǎn)：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。

6、上行文：由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā) 下行文：由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

7、復(fù)核重點(diǎn)：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言 材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞

9、占有材料的要求：時間不分古今；地域不分中外；性質(zhì)不分正反；類別不分點(diǎn)面。

10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料；②選擇典型材料；③選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料；④選擇生動新穎的材料。

11、使用材料注意：①恰當(dāng)安排材料的先后順序；②確定材料的詳略程度

12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的；②材料本身的意義

13、對主題的要求：①正確；②深刻；③新穎（舉措、例證、詞語）；④集中。

14、應(yīng)用文書標(biāo)題基本模式有二：公文式、一般文章式 公文標(biāo)題構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種” 請示不得兩項(xiàng)式；張貼時省略事由；規(guī)范性公文不用“關(guān)于”（如辦法、條例等）

15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式 目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的；也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。（通告、通知、計(jì)劃、招標(biāo)書、投標(biāo)書）引述來文式這種寫法多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文

16、三段式是公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項(xiàng)、尾語。

17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng)；文章主題與標(biāo)題照應(yīng)；開頭與標(biāo)題；結(jié)尾與標(biāo)題

18、結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式（表彰、批評）、說明式、禿尾

19、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一 20、運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)（質(zhì)樸）

21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)??決定，根據(jù)??特通告如下，依據(jù)??公告如下；為了??現(xiàn)決定；為??通告如下，現(xiàn)就??問題請示如下；現(xiàn)將??（情況）報(bào)告如下，現(xiàn)就??問題請示如下； 現(xiàn)將??（情況）報(bào)告如下，現(xiàn)就??問題提出如下意見，經(jīng)??批準(zhǔn)（同意）

將有關(guān)事項(xiàng)通知如下； 擬采取如下措施；經(jīng)??研究，答復(fù)如下

22、稱為用語： 我（部），貴（局）公函平級尊稱對方，你（?。?，本（部門），該（處）

23、結(jié)尾用語： ①用于請示。如 當(dāng)否，請批示。（當(dāng)否，請批準(zhǔn)×）；如無不妥，請批準(zhǔn)各地執(zhí)行；妥否，請批復(fù)。②用于函。如： 請研究函復(fù)；盼復(fù)；請予復(fù)函；不知尊意如何，盼函告；望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù) ③用于報(bào)告。如： 請指正；請審閱 ④批復(fù)、復(fù)函：此復(fù)；特此專復(fù)；特函復(fù) ⑤知照性公文：特此公告（通告、知、報(bào)）

24、應(yīng)用文書表達(dá)方式：說明>敘述>議論

25、敘述方式：順序（主要）、倒敘

26、議論三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁 立論就是從正面闡述自己觀點(diǎn)的正確性，從而把論點(diǎn)建立起來的說理方法。立論，又叫證明。反駁：反駁論據(jù)、論證、論點(diǎn)。

27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法

28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表

29、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)：硬件（hardware）、軟件（software）系統(tǒng) 外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備 功能：運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備 30、CPU是計(jì)算機(jī) 核心部件，對微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。

31、內(nèi)存儲器： 隨機(jī)（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù)

32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設(shè)備，33、硬盤使用注意事項(xiàng)： ①注意保護(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。②盡量避免對硬盤進(jìn)行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。

34、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和可擦寫光盤

35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD）維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)： ①注意防磁 ②注意使用屏幕保護(hù)程序（時間間隔以短為宜，設(shè)密碼）③顯示器窗口不得朝向門窗

36、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件 應(yīng)用軟件 操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。

37、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計(jì)算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。熱啟動：①“Ctrl+Alt+Del”鍵；②按主機(jī)箱面板上“Reset”鍵

38、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)（熱啟動）。造成“死機(jī)”的原因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷；②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。

39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅(qū)動器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅(qū)動器，選好單擊“確定”按鈕。40、在Windows開始菜單中選擇“程序”→“附件” →“系統(tǒng)工具”→“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。

41、計(jì)算機(jī)病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性

42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用；②不用來路不明的軟件；③安裝防病毒軟件；④不要打開來歷不明的郵件；⑤對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（異地存放；雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件）。

43、菜單的約定： ①命令后“?”。當(dāng)選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進(jìn)一步的選擇。②命令后帶“▼”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇。③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。

44、選取文件或文件夾： 要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標(biāo)單擊第一個對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象；也可以自第一個對象單個拖動鼠標(biāo)到最后對象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。

45、用鼠標(biāo)直接拖動的方法復(fù)制或移動對象： 當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復(fù)制。當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵將對象從一個磁盤直接拖動到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。

46、永久刪除：①清空回收站；②按“Shift+Del”組合鍵；③按住“Shift”鍵，再選擇刪除。

47、Windows XP支持星號（*）和問號（？）兩個通配符，星號表示多個字符，問號一個字符。

48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。

49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系統(tǒng)的文件夾樹。

50、具體設(shè)置方法： ①在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護(hù)程序”選項(xiàng)卡。②單擊該選項(xiàng)卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，將會看到系統(tǒng)提供的所有屏保程序；選取一種屏保程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動態(tài)演示外觀；單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項(xiàng)；利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟動屏保程序之前要等待的時間。③設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。

文秘基礎(chǔ)知識二

51、Word2003啟動操作： ①“開始”菜單； ②單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定” ③快捷方式

52、文件存盤 選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵 如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本 ①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo) ④要選定整個文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊 ⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動即可。⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格 ①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格 ②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬： ①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整； ②使用對話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單（或表格本身）中的“表格屬性”命令，單擊“行”（“列”）選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定（選定不相鄰的矩形區(qū)域）有時需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。60、數(shù)據(jù)輸入 ①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個字符寬（4個漢字），如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會溢出到右邊的單元格內(nèi) 注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。②輸入數(shù)字：Excel將自動使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11” 注意：輸入數(shù)字時，數(shù)據(jù)中的單個句號將會被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號會被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”

號或用圓括號括起來。③輸入日期和時間 a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2 日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00 ④“Enter”確認(rèn)輸入；“Tab”指向右邊的單元格 ⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容；刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除 61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86 ①選定要增加有效檢查的單元格 ②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。③在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。62、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。63、移動、復(fù)制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動。注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復(fù)制一張工作表。64、關(guān)閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。65、改變數(shù)字格式的步驟是： ①選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域 ②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設(shè)置自動折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項(xiàng)卡，選中“自動換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。67、處理標(biāo)題 在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊 即可。67、行列高 ①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。②自動調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。69、單元格地址：相對地址（Excel2000默認(rèn)狀態(tài)），絕對地址、混合地址、三維地址。70、自動求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。71、數(shù)據(jù)排序： ⑴使用“排序”對話框進(jìn)行排序 ①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格； ②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令； ③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”； ④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”； ⑤“確定” ⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序 ↓，降序 ↓。72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注?？梢酝蟿釉摯案竦倪吙蛞詳U(kuò)大備注區(qū)域。74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現(xiàn)一張新幻燈片，同時右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。75、頁面設(shè)置步驟： ①打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片； ②單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令； ③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向； 76、打印步驟“ ①單擊“文件”菜單上的“打印”命令（打開“打印對話框”），可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。②單擊“確定” 77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟： ①打開要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿； ②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格（如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設(shè)計(jì)模板”）； ③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。78、制作新的表格幻燈片步驟： ①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。③在對話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。79、在已有的幻燈片中添加表格 單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件： ①在顯示要插入圖片的幻燈片； ②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對話框”。③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。④單擊“插入”即可。81、啟動幻燈片方法： ①單擊演示文稿滾動條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。④按“F5”鍵。82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片；按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源 85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行；二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網(wǎng)連成一個大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號用戶必不可少的設(shè)備只要。88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。局域網(wǎng)（LAN）：辦公室或?qū)嶒?yàn)室（十米級網(wǎng)），建筑物的網(wǎng)（百米級網(wǎng)），校園網(wǎng)（千米級網(wǎng)）。廣域網(wǎng)（WAN）:城域網(wǎng)（WAN）、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級）。國家網(wǎng)（千公里級）甚至洲際網(wǎng)（萬公里級）。89、因特網(wǎng)主要功能： ①數(shù)據(jù)與信息的查詢（網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢）②高速通信服務(wù)（電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等）③電子教育（遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等）④電子娛樂（播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等）⑤電子購物（網(wǎng)絡(luò)購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費(fèi)方式）⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)（遠(yuǎn)程醫(yī)療和會診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等）90、默認(rèn)的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。頂級域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。機(jī)構(gòu)性域名：com（營利性商業(yè)實(shí)體）、edu（教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施）、gov（非軍事性政府或組織）、net（網(wǎng)絡(luò)資源或組織）、org（非營利性組織機(jī)構(gòu)）、firm（商業(yè)或公司）92、中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)（CERNET）主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營利性政府部門。http:∥004km.cn。93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟： ①打開Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙喗槠聊?，單擊“下一步”。③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。97、發(fā)送郵件步驟： ①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕； ②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址；“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址；保密信件不使用“抄送”。③在“主題”框中輸入郵件的主題； ④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容； ⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中； ⑥單擊“發(fā)送”。98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號（書面、口頭），把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。100、秘書職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性；②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

文秘基礎(chǔ)知識四

151、企業(yè)文化的特征： ①獨(dú)特性； ②普遍性； ③可塑性。152、企業(yè)文化的功能： ①激勵功能；②導(dǎo)向功能；③約束功能；④凝聚功能；⑤穩(wěn)定功能；⑹輻射功能。153、企業(yè)形象是企業(yè)內(nèi)外對企業(yè)的整體感覺、印象和認(rèn)識，是企業(yè)狀況的綜合反映。154、CIS即企業(yè)形象識別：企業(yè)理念識別（MI）、企業(yè)行為識別（BI）和企業(yè)視覺識別（VI）3個層次。155、CIS策劃的原則： ①全方位推進(jìn)原則；②以公眾為中心原則；③實(shí)事求是原則；④求異創(chuàng)新原則；⑤兩個效益兼顧原則（在追求經(jīng)營效益的同時，也要積極追求良好的社會效益。）156、MI是CIS的靈魂和整體系統(tǒng)的原動力。MI策劃主要應(yīng)遵循實(shí)踐性原則、個性原則和持久性原則。BI是企業(yè)形象策劃的動態(tài)識別形式。行為識別是理念識別的最主要載體。VI是整個企業(yè)形象識別系統(tǒng)中最形象直觀、最具有沖擊力的部分。157、高性能團(tuán)隊(duì)所具備的條件： ①共同的愿景；②隊(duì)員之間有開放的交流；③隊(duì)員之間需要互相信任，互相尊重；④在不同的領(lǐng)域，不同隊(duì)員可做團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)；⑤要有高效的工作程序；⑥在團(tuán)隊(duì)內(nèi)要求同存異；⑦隊(duì)員做事有共同的方法和工作流程。158、人事檔案保管制度的目的在于保守檔案機(jī)密。其基本內(nèi)容為：材料歸檔制度、核查制度、保衛(wèi)制度、轉(zhuǎn)逆制度。159、歸檔大體程序：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。160、轉(zhuǎn)遞（人員調(diào)離）大致程序： ①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案； ②在檔案底帳上注銷； ③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》； ④按發(fā)文要求包裝、密封。161、人事檔案利用的手續(xù)：查閱手續(xù)、外借手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)。查閱手續(xù)內(nèi)容：首先，由申請閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。注意事項(xiàng)：①下級不得查上級；②不得自查；③群眾不得查黨員；④上級、公檢法可外借。162、人員招聘流程：招聘計(jì)劃階段、招聘信息發(fā)布階段、招聘測試階段、人事決策階段、職工入職階段以及招聘報(bào)告階段。163、招聘計(jì)劃階段內(nèi)容：人員需求清單、招聘渠道信息、發(fā)布時間的范圍、招聘小組人選、應(yīng)聘者測試考核方案，招聘起止時間、新職工上崗時間、費(fèi)用預(yù)算、招聘工作日程安排以及招聘廣告等。164、招聘信息發(fā)布階段原則：覆蓋面廣、發(fā)布及時，針對不同人才層次選擇不同發(fā)布渠道和控制成本。招聘信息的發(fā)布渠道很多，包括內(nèi)部渠道（針對內(nèi)部招聘）、傳統(tǒng)媒體、網(wǎng)上發(fā)布、校園發(fā)布、人才市場發(fā)布等。165、職工入職階段：發(fā)放錄取通知，辦理入職手續(xù)，新職工入職培訓(xùn)，新職工后勤保障工

作，合同簽訂、備案、存檔，新職工上崗、工作介紹或交接等。166、招聘方式為：筆試、面試和心理測試。面試有模式化面試、非指導(dǎo)性面試、狀況面試、壓力式面試等。167、人員招聘原則： ①公開原則；②競爭原則；③平等原則；④能級原則（人的能量有大小之別是，本領(lǐng)有高低之分，工作也自有難易，要求自然也有區(qū)別）；⑤全面原則（指對應(yīng)聘人員從品行、知識、能力、智力、心理、過去的工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績進(jìn)行全面、考核和考察）；⑥擇優(yōu)原則。168、培訓(xùn)職工方式：在職培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)、情景模擬、研討會、案例研究、管理游戲、角色扮演、行為模擬等，培訓(xùn)時，既可按需選擇最有效的一種，也可以在一次培訓(xùn)中綜合運(yùn)用多種培訓(xùn)方式。169、企業(yè)公共關(guān)系基本特征： ①以社會公眾為工作對象；②以塑造形象為工作目標(biāo)（公共關(guān)系核心問題）；③以傳播溝通為工作方式（一方面企業(yè)應(yīng)策動對外傳播，使公眾認(rèn)識、了解自己；另一方面，它又要吸取輿論民意以調(diào)整、改善自身；④以互惠互利為工作原則；⑤以真實(shí)誠懇為工作信條；⑥以注重長遠(yuǎn)為工作方針。170、現(xiàn)代公關(guān)職能：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調(diào)溝通職能和促進(jìn)銷售職能等。171、公關(guān)部門在信息、管理中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。它搜集、儲存和處理同企業(yè)密切相關(guān)的各種信息，是企業(yè)的資料儲存中心；它集中觀測社會環(huán)境的變化，是企業(yè)的環(huán)境香油中心，它分析和預(yù)報(bào)同企業(yè)有關(guān)的發(fā)展趨勢，是企業(yè)的趨勢預(yù)報(bào)中心；它向外發(fā)布企業(yè)的有關(guān)信息，又是企業(yè)的信息發(fā)布中心。172、企業(yè)公關(guān)原則： ①良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)贏得消費(fèi)者信賴。②良好的企業(yè)形象有助于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和吸引力。③良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)獲得社會各界的支持以及政府部門的重視和幫助。④良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)在競爭中贏得優(yōu)勢。174、危機(jī)特征：突發(fā)性、嚴(yán)重危害性、輿論關(guān)注性和不可預(yù)見性。175、公關(guān)危機(jī)管理應(yīng)遵循預(yù)防第一、公眾第一、公開第一和時間第一的原則。176、危機(jī)預(yù)防：①預(yù)測分析；②制定計(jì)劃方案；③加強(qiáng)訓(xùn)練；④建立處理危機(jī)事件的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)（與處理危機(jī)單位建立合作網(wǎng)絡(luò)：醫(yī)院、消防隊(duì)、公安部門、新聞單位、保險公司、銀行等）。177、危機(jī)處理緊急措施：①成立臨時專門機(jī)構(gòu)；②迅速隔離危機(jī)險境；③控制危機(jī)蔓延態(tài)勢。178、會計(jì)的兩個基本職能是核算和監(jiān)督。179、記賬、算賬、報(bào)賬是會計(jì)核算的主要形式。180、監(jiān)督的核心就是要干預(yù)經(jīng)濟(jì)活動，使之遵守國家有關(guān)法律和法規(guī)，保證財(cái)經(jīng)制度的貫徹執(zhí)行。181、秘書應(yīng)了解和掌握的會計(jì)科目： ①資產(chǎn)類。②負(fù)債類。包括短期借款、長期借款、應(yīng)付工資、應(yīng)付福利費(fèi)、應(yīng)交稅金。③所有者權(quán)益類。④損益類。包括管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、所得稅。182、賬戶基本結(jié)構(gòu)：增加額、減少額、余額共3欄。183、通過賬戶記載的金額可提供起初余額、本期增加發(fā)生額、本期減少發(fā)生額、期末余額

4個核算指標(biāo)。期末余額=起初余額+本期增加發(fā)生額-本期減少發(fā)生額 184、會計(jì)憑證：原始憑證（自制原始憑證，外來原始憑證）；記帳憑證（收款憑證，付款憑證，轉(zhuǎn)帳憑證）。185、發(fā)票的基本聯(lián)次為3聯(lián)，第1聯(lián)為存根聯(lián)，開票方留存?zhèn)洳椋坏?聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，手執(zhí)方作為付款或收款原始憑證；第3聯(lián)為記賬聯(lián)，開票方作為記賬原始憑證。作廢時應(yīng)加蓋“作廢”戳記。186、匯集憑證裝訂： ①對于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。②對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記帳憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。187、會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。188、日記賬是一種特殊的明細(xì)賬，逐日逐筆順序登記。189、出納主要工作包括： ⑴辦理銀行存款和現(xiàn)金領(lǐng)取 ⑵負(fù)責(zé)支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)管理。⑶做銀行賬和現(xiàn)金帳，并負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)章。⑷負(fù)責(zé)報(bào)銷差旅費(fèi)的工作。①職工出差分借支和不可借支，若需要借支就必須填寫借支單，然后交總經(jīng)理審批簽名，交由財(cái)務(wù)審核，確認(rèn)無誤后，由出納發(fā)款。②職工出差回來后，據(jù)實(shí)填寫支付證明單，并在單后面貼上收據(jù)或發(fā)票，先交由證明人簽名，然后給總經(jīng)理簽名，進(jìn)行實(shí)報(bào)實(shí)銷，再經(jīng)會計(jì)審核后，由出納給予報(bào)銷。⑸職工工資發(fā)放。190、日?，F(xiàn)金和支票、單據(jù)等應(yīng)當(dāng)存放在上鎖的保險柜中，由專人（一般是現(xiàn)金出納）保管和支出。191、銀行存款賬戶分為存款賬戶、一般存款帳戶、臨時存款帳戶和專用存款帳戶。存款人首先應(yīng)在銀行開立基本存款帳戶?；敬婵顜艟褪侨藗兯f的結(jié)算賬戶。192、除個體工商戶外，所有企業(yè)、單位要向當(dāng)?shù)赜?jì)量部門辦理代碼證。有的地方還要求向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門領(lǐng)取稅務(wù)證。193、支票適用范圍（同城結(jié)算）；種類（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票和普通支票）；付款期限（10、日內(nèi)，雙休日順延）。194、臨柜交款時，交款人必須與銀行柜臺收款員當(dāng)面交接清點(diǎn)，做到一次交清，不得邊清點(diǎn)邊交款。195、支票遺失處理： ⑴一是及時到開戶銀行掛失止付；二請求有關(guān)單位協(xié)助防范。⑵只有現(xiàn)金支票遺失銀行受理掛失，但要搶在支付之前。195、對遺失的空白現(xiàn)金支票、空白轉(zhuǎn)帳支票，銀行也不受理掛失。空白支票遺失聲明不具有法律效力。197、稅收原則具有公平原則、效率原則、適度原則和法治原則。198、稅收特征：強(qiáng)制性、無償性、固定性。199、納稅人是納稅義務(wù)的法人或自然人。200、我國現(xiàn)行稅制中主要有3中稅率，即比例稅率、累進(jìn)稅率和定額稅率。

文秘基礎(chǔ)知識五 201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年；保存期滿，報(bào)經(jīng)國稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)后可以銷毀。202、對與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無色熒光防偽標(biāo)記3項(xiàng)防偽標(biāo)記組成。204、稅收分類： ⑴以課稅對象為標(biāo)準(zhǔn)： ① 流轉(zhuǎn)稅；②所得稅； ③行為稅（對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅）⑵以計(jì)稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)： ①從量稅（以課稅對象的實(shí)物量為計(jì)稅依據(jù)）②從價稅（以課稅對象的價值量為計(jì)稅依據(jù)）205、增值稅是我國第一大稅種。206、文化體育業(yè)（文化業(yè)、體育業(yè)）：3%；娛樂業(yè)（歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝）：5%-20% 207、企業(yè)所得稅33%（原）。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)15%。208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得；②勞務(wù)報(bào)酬所得；③稿酬所得；④儲蓄存款利息、股息、紅利所得；⑤偶然所得。稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率；勞務(wù)報(bào)酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。209、社會保險具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點(diǎn)。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)享有保險。

210、養(yǎng)老保險的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險待遇。我國的失業(yè)保險制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險制度。醫(yī)療保險具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜性。

211、工傷保險制度的實(shí)施原則：無責(zé)任補(bǔ)償原則；因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則；風(fēng)險負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則；個人不交費(fèi)原則；補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則；直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則；一次性補(bǔ)償與長期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱無過失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責(zé)任在誰，都應(yīng)及時對受傷者進(jìn)行無條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動者為他人和社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動報(bào)酬，這是工傷保險的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請（合同期內(nèi)）提供材料： 初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明（原件、復(fù)印件各一份）、交通事故需提供交通大隊(duì)的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理?xiàng)l例》規(guī)定：單位錄用職工，應(yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工住房公積金賬號的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù)；新參加工資的職工從參加工資的第二個月開始繳存的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲余額： ①購買、建造、翻修、大修自住住房的。②離休、退休的。③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關(guān)系的。

④出境定居的。⑤償還購房貸款本息的。⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的。

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國內(nèi)；B股：外國人，外幣；H股：香港股市；F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國家所有，是非營利機(jī)構(gòu)。220、我國的商業(yè)銀行大體分為國有獨(dú)資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經(jīng)濟(jì)政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發(fā)銀行、中國進(jìn)出口銀行、中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。223、利息的計(jì)算方法分為單利和復(fù)利計(jì)算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復(fù)利性質(zhì)，其余各類存款均按單利計(jì)算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習(xí)慣用月利率。224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價法、簡接標(biāo)價法、美元標(biāo)價法。226、直接標(biāo)價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國貨幣的標(biāo)價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價法。227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。228、公司的資本包括注冊資本、發(fā)行資本、認(rèn)購資本和實(shí)繳資本等。229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證書稱為出資證明書。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件： ①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。231、股東可以用貨幣出資，也可以用實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)、土地使用權(quán)等作價出資。232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)： ①股東會是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開一次。②董事會（執(zhí)行董事）與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。③監(jiān)事會：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)包括股東代表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監(jiān)事。233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓： 公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意；不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓；對于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權(quán)。234、一人有限責(zé)任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。235、股份有限公司特征： ⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。⑵股東以所持股份為限對公司承擔(dān)責(zé)任。⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)： ①股東大會應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會。召開股東大會，應(yīng)當(dāng)將會議審議的事項(xiàng)于會議召開20日以前通知各股東。②董事會與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。③監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3。238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓；公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報(bào)所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報(bào)紙上至少公告3次。241、清算程序。公司財(cái)產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會保險費(fèi)用和法定補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財(cái)產(chǎn)。242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定（不在合同法之內(nèi)）。243、合同類別： ①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實(shí)踐性合同 ②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。244、合同基本原則： ①平等、自愿、公平原則。②誠實(shí)、信用原則。③合法原則。245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對方當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件： ①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。②要約的內(nèi)容必須具體、確定。③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費(fèi)用、準(zhǔn)備履行所支出的費(fèi)用、喪失與第三人另訂合同的機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的損失。247、合同法規(guī)定下列免責(zé)條款無效： ①造成對方人身傷害的； ②因故意或者重大過失造成對方財(cái)產(chǎn)損失的。248、合同內(nèi)容約定不明時合同的履行： ①質(zhì)量要求不明確的，按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行、沒有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。②價格或者報(bào)酬不明確的，按照訂立合同時履行地的市場價格履行，依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價或者政府指導(dǎo)價的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔(dān)保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。250、合同的轉(zhuǎn)讓：①合同權(quán)利的轉(zhuǎn)讓；②合同義務(wù)的轉(zhuǎn)移；③合同權(quán)利和義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓。

第二篇：文秘基礎(chǔ)知識

一、填空題

1.公文是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的________。（公務(wù)文書）

2、公文的法定作者是_________。（合法的制發(fā)機(jī)關(guān)）

3、國家行政機(jī)關(guān)的公文種類，按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，分為 種（13），即主要有：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、。（通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要）

4、公文一般由 三部分組成。（文頭、正文、文尾）

5、公文的秘密等級依次分為______、_______、________三種。（“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”）

6、公文按照緊急程度分為________、_________。（“急件”、“特急件“）

7、公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確,______,莊重,得體。（嚴(yán)肅）8.對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排,用______.（決定）9.公文辦理分為收文和______。（發(fā)文）

10.______就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。（公文辦理程序）

二、單項(xiàng)選擇題

試題1：公文的主體部分是（）。A: 標(biāo)題 B: 正文 C: 作者

D: 印章或簽署 答案: B 試題2：向級別與本機(jī)關(guān)相同的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某事項(xiàng)應(yīng)使用（）。A: 請示 B: 報(bào)告 C: 請示報(bào)告 D: 函 答案: D 試題3：（）用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。A: 條例 B: 決定 C: 規(guī)定 D: 公告 答案: C 試題4：函，在文種上屬于（），在公務(wù)活動領(lǐng)域上屬于（）。A: 規(guī)范性文件；通用公文 B: 商洽性文件；通用公文 C: 陳述呈請性文件；專用公文 D: 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；專用公文 答案: B 試題5：向非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)發(fā)送的文件屬于（）。A: 上行文 B:平行文 C: 下行文 D: 越級行文 答案: B 試題6：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)的公文是（）。A: 通知 B: 通告 C: 公告 D: 通報(bào) 答案: B 試題7：用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的公文是（）。A: 指示 B: 請示 C: 批復(fù) D: 命令 答案: C 試題8：根據(jù)文件來源，在一個機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為（）。A: 收文、發(fā)文

B: 上行文、平行文、下行文 C: 通用公文、專業(yè)公文

D: 本機(jī)關(guān)制發(fā)的和內(nèi)部使用的公文 答案: A 試題9：向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問應(yīng)使用的文種是（）A.請示 B.意見 C.函 D.報(bào)告 答案：D 試題10：機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人對來文辦理提出處理意見的活動是收文處理中的（）。A: 擬辦 B: 批辦 C: 承辦 D: 查辦 答案: B 試題11：用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)的公文是（）。A: 決議 B: 會議記錄 C: 會議紀(jì)要 D: 議案 答案: C 試題12：主送機(jī)關(guān)對公文負(fù)有（）和答復(fù)的責(zé)任。A: 轉(zhuǎn)發(fā) B: 抄送 C: 通報(bào) D: 主辦 答案: D 試題13：下列公文屬于下行文的是()A.報(bào)告 B.請示 C.決定 D.函 答案: B 試題14：上行文是指（）。

A: 向具有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件 B: 向所屬被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或組織發(fā)出的文件

C: 向一切比本機(jī)關(guān)級別層次高的機(jī)關(guān)發(fā)出的文件 D: 向一切比本機(jī)關(guān)級別層次低的機(jī)關(guān)發(fā)出的文件 答案: A 試題15：公文在制發(fā)的程序上，必須履行法定的（）。A: 審批手續(xù) B: 會簽手續(xù) C: 登記手續(xù) D: 承辦手續(xù) 答案: A

三、多項(xiàng)選擇題

試題1：一般由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱與成文日期構(gòu)成的文種有（A: 決定 B: 指示 C: 通告 D: 簡報(bào) 答案: AC 試題2：下列文種的結(jié)構(gòu)構(gòu)成中均有主送機(jī)關(guān)的有（）。A: 指示 B: 通知 C: 通報(bào) D: 批復(fù) 答案: ABCD 試題3：公文是一種特殊的文體，這種特殊性表現(xiàn)在（）。A: 采用白話文形式 B: 具有真實(shí)性、合法性 C: 具有規(guī)范性、相對確定性

D: 用議論、說明、敘述多種方式表達(dá) 答案: AD 試題4：公文的基本組成部分有（）。A: 標(biāo)題 B: 文頭 C: 正文 D: 主題詞 答案: ACD 試題5：使用份號的公文有（）。

。）A: 機(jī)密文件 B: 絕密文件 C: 秘密文件 D: 所有文件 答案: AB 試題6：公文的特點(diǎn)有（）。

A: 由法定的作者制發(fā)并具有法定的權(quán)威性 B: 其制發(fā)與履行必須執(zhí)行法定程序 C: 具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用 D: 規(guī)范的體式 答案: ABCD 試題7：公文密級標(biāo)志的位置放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。公文的保密等級分為以下哪幾種?（）。A: 絕密 B: 機(jī)密 C: 秘密 D: 特密 答案: ABC 試題8：公文的標(biāo)題由以下幾部分構(gòu)成（）。A: 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 B: 公文接受單位名稱 C: 公文內(nèi)容 D: 文種 答案: ACD 試題9：下列哪些機(jī)關(guān)可以被選擇作為抄送機(jī)關(guān)（）。A: 向下級機(jī)關(guān)的重要發(fā)文應(yīng)同時抄報(bào)直接上級機(jī)關(guān) B: 向上級請示時抄報(bào)下級機(jī)關(guān)

C: 上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，抄送給另一上級機(jī)關(guān) D: 將所接受的抄送公文抄送給下屬機(jī)關(guān) 答案: AC 試題10：公文的行文方式有（）。A: 逐級行文 B: 越級行文 C: 多級行文 D: 直接行文 答案: ABCD 試題11：公文必須具備的基本數(shù)據(jù)項(xiàng)目包括（）。A: 發(fā)文符號 B: 印章或簽署 C: 主送機(jī)關(guān) D: 成文日期 答案: BD 試題12：下列文種屬于呈請性文件是（）。A: 函 B: 報(bào)告 C: 調(diào)查報(bào)告 D: 議案 答案: BCD 試題13：規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的（）。A: 強(qiáng)制性 B: 權(quán)威性 C: 準(zhǔn)確性 D: 有效性 答案: BCD 試題14：下列文種的結(jié)構(gòu)構(gòu)成中均有主送機(jī)關(guān)的有（）。A: 指示 B: 通知 C: 通報(bào) D: 批復(fù) 答案: ABCD 試題15：我國法定的公布性文件包括（）。(多選題)A: 通知 B.通告 C: 通報(bào) D.公告 答案: BD

四、簡答題

1．公文為什么要標(biāo)注主題詞？

(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。

(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。(四)對提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。2．意見有哪幾種類型？

指導(dǎo)性意見、實(shí)施性意見、評估性意見 3．請示的寫作為什么要堅(jiān)持一文一事？

這是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，也是實(shí)際的需要，如果一文多事，很可能導(dǎo)致受文機(jī)關(guān)無法批復(fù)，也可能因內(nèi)容繁雜而影響批復(fù)的時間。4．收文辦理包括哪些程序? 收文辦理指收到公文后的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三篇：文秘工作基礎(chǔ)知識淺談

文秘工作基礎(chǔ)知識淺談（培訓(xùn)講義）

梁樹堯

（二00九年四月八日）

序 言

人類在創(chuàng)造了文字的同時，就開始用文字（書面語言）進(jìn)行交流，用書面語言來記錄事件、發(fā)表議論、抒發(fā)情懷。隨著時代的不斷進(jìn)步和人類的探索和總結(jié)，逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達(dá)方法，即記敘、議論、說明、和抒情（描寫），古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達(dá)方法。在我國，無論是古代的先秦文學(xué)如諸子散文、詩經(jīng)、楚辭，還是唐詩、宋詞、元曲、明清小說或其他文化現(xiàn)象中的各種文體，也無論是近代還是現(xiàn)代文化現(xiàn)象中的各種文體，都離不開以上幾種表達(dá)方法。當(dāng)然，并非所有的文體都用這幾種方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用記敘、說明和議論，甚至連議論也用得很少，抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠(yuǎn)流長、博大精深的文化領(lǐng)域中，雖然文秘涉及的范圍很廣：黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等凡是有人群的地方都無處不在，但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地，在人們的書面語言交流中起著舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業(yè)管理的，雖不是專職文秘工作人員，但所做的工作中，有相當(dāng)一部分涉及文秘工作，因此學(xué)習(xí)和探討文秘工作十分必要。我今天講的，有的教科書上有，有的教科書上沒有，是根據(jù)本人從事多年文字和新聞工作積累的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)，并且，也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發(fā)，注重于實(shí)用性和可操作性。因時間倉促，準(zhǔn)備不充分，如有謬誤，以教科書為準(zhǔn)。第一章 企業(yè)文秘工作的重要意義和作用

在一個企業(yè)中，文秘工作具有十分重要的作用，相關(guān)政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音，規(guī)章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò)等等，都會在文秘工作中體現(xiàn)出來。換句話說，企業(yè)文秘工作對內(nèi)，在一定程度上可證明企業(yè)的實(shí)力，尤其是體現(xiàn)企業(yè)的文化底蘊(yùn)，規(guī)范化運(yùn)作程度；對外，可以擴(kuò)大企業(yè)知名度，展示企業(yè)形象。為什么這樣說呢？以文秘工作中最基本的部分——公文為例，一份好的公文，對受文單位來說影響重大，如果是質(zhì)量較高的報(bào)告或請示類上行公文，可引起上級的高度重視，如果是通知、規(guī)定之內(nèi)的下行公文，可發(fā)揮較好的指導(dǎo)監(jiān)督作用；如果是公函、倡議、挑戰(zhàn)書之類的平行公文，受文者一定不會等閑視之，而會慎重對待。當(dāng)然，好的公文不僅是內(nèi)容，形式也很重要。形式即格式，一般說來，公文的格式是相對固定的，如果我們的公文格式不規(guī)范，內(nèi)容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度，最起碼第一印象就不好，一是認(rèn)為發(fā)文單位不正規(guī)，其二是認(rèn)為不嚴(yán)肅，對受文單位不尊重，特別是上行文，有些一看就不規(guī)范的公文，也許上級領(lǐng)導(dǎo)連看都不會看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾？由此可見，企業(yè)文秘工作對于企業(yè)的發(fā)展和壯大息息相關(guān)。

文秘工作范圍較廣，包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學(xué)問很深，大學(xué)里有專門的學(xué)科，我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究，從我們的工作實(shí)際出發(fā)，只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。第二章 本公司常見公文的分類

1、從表現(xiàn)形式分：

① 行政性公文：決定、通知、通報(bào)、公告、通告、報(bào)告、請示、公函、總結(jié)、會議紀(jì)要、計(jì)劃、大事記。

② 適用性公文：制度、辦法、規(guī)程、細(xì)則、規(guī)定、規(guī)劃、守則、工作要點(diǎn)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會議方案。

③ 會議公文：提案、會議記錄、會議簡報(bào)、會議記要、經(jīng)驗(yàn)介紹、講話稿、總結(jié)。

④ 社交文書：介紹信、公開信、證明信、表揚(yáng)信、賀信、慰問信、倡議、決心書、保證書、挑戰(zhàn)（應(yīng)戰(zhàn)）書。

⑤ 民事文書：便條、留言條、請假條、借條、欠條、收條。⑥ 商務(wù)文書：協(xié)議、合同、廣告、申請書、招標(biāo)書、投標(biāo)書。⑦ 其他類：海報(bào)、溫馨提示、告示、啟示。

2、從公文來源分： 收文和發(fā)文。

3、從行文方向分：

上行文、平行文、下行文。

4、從發(fā)送和處理時間分： 特急、急件、平。

5、從機(jī)密程度分：

絕密、機(jī)密、秘密、普通。

公文都具有特定的、統(tǒng)一的格式，行文規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。第三章 公文的格式。

1、標(biāo)題完整。

2、受文單位明確（標(biāo)題下空一行頂格寫）。

3、正文規(guī)范（開頭、主體、結(jié)尾）。

4、主題詞（公文中的關(guān)鍵詞、中間隔字，不用標(biāo)點(diǎn)）。

5、附件。

6、落款和日期。有版頭（標(biāo)題上有單位的，只寫時間，加公章，無版頭的寫明發(fā)文單位）。

第四章 本公司幾種常見公文及其寫作

一、報(bào)告

1、報(bào)告的定義及其特點(diǎn)：

報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。

從性質(zhì)和內(nèi)容上分可分為以下5類：

（1）工作報(bào)告：匯報(bào)例行日常工作和專項(xiàng)工作兩種。

（2）情況報(bào)告：匯報(bào)工作中發(fā)出或發(fā)現(xiàn)的某種情況或現(xiàn)象問題。（3）建議報(bào)告：側(cè)重于對今后工作的意見和建議，與請示接近，供上級參考，上級可答復(fù)也可不答復(fù)。

（4）答復(fù)報(bào)告：回答上級的詢問，必須有針對性，不能答非所問。? 物資申購報(bào)告必須寫明：物資名稱、數(shù)量、單位、規(guī)格、型號和期限等（特殊設(shè)備還需寫明產(chǎn)地）。

2、報(bào)告的基本寫法：

報(bào)告由標(biāo)題、主送單位、正文、落款和日期構(gòu)成。（1）標(biāo)題：通常只寫事由和文種，有的可加“緊急”字樣。（2）主送單位：在標(biāo)題下第一行頂格寫受文單位或?qū)ο?。?）正文：一般由三部分組成，即報(bào)告目的、報(bào)告內(nèi)容和結(jié)尾。（4）落款和日期（簽章）。

二、請示

1、請示的定義及其特點(diǎn)：

請示是下級向上級請示某項(xiàng)工作、某個問題，請求批準(zhǔn)某個事項(xiàng)的上行公文（帶請求性）。

2、請示的基本寫法：

（1）標(biāo)題：應(yīng)寫明請示事項(xiàng)和文種（不能用請示報(bào)告）。（2）正文：包括三個部分： a、請示原由。b、請示事項(xiàng)。

c、結(jié)束語。一般用“當(dāng)否，請批示”、“妥否，請批示”、“以上請示，請予審批”等，要謙和得體，不宜使用請“從速批復(fù)”、“盡快解決”、“以解燃眉之急”等等字樣。（3）突出請示的重點(diǎn)。

a、把主要精力用在“怎么說”上面，而不應(yīng)放在“說什么”，也就是技巧問題。同一個請示內(nèi)容，有的得到批復(fù)，有的很快得到了批準(zhǔn)，關(guān)鍵是技巧問題。而技巧集中體現(xiàn)在對請示原因的陳述中，不要光從本單位考慮，而要放在上級的角度，從全局立場去考慮，用上級的道理去說服上級。如何挑選和陳述理由是一份請示的關(guān)鍵。（4）堅(jiān)持“一文一事”的原則。

一份請示中，只能寫明一個請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，不能把多個請示事項(xiàng)列于一份請示中。

例：關(guān)于XX小區(qū)給予XX同志的加薪的請示。

注意：報(bào)告和請示的標(biāo)題必須寫明事由而不能光寫文體。報(bào)告一般不一定回復(fù)，而請示一般都應(yīng)回復(fù)。

三、公函。

1、公函的定義及其特點(diǎn)：

公函是平行單位之間或不相隸屬的單位之間商洽和聯(lián)系工作、詢問和解答問題時所使用的一種文體，屬平行公文，一般不具有指令性，但有時上下級之間也采用“函”的形式聯(lián)系工作，比如“指導(dǎo)函”、“詢問函”等等，這種函就帶有指令性。

“函”的使用范圍十分廣泛，凡是不便使用其他公文文體聯(lián)系工作的，都可能用函，它簡便、簡短、自由、靈活、不受一般公文的嚴(yán)格規(guī)定，可不編文號，可不用文頭。

2、函的種類和寫法。

?、商洽性函：商洽原因 商洽事項(xiàng) ?、詢問性函：詢問原因 詢問內(nèi)容 ?、答復(fù)性函：告辭情況 答復(fù)意見 ?、委托性函：委托原因 委托內(nèi)容

?、告知性函：與答復(fù)性函有些相似，區(qū)別在于，答復(fù)性函是答復(fù)對方詢問的問題，而告知性函則是告知對方代辦或代查事項(xiàng)的情況。告知原因，告知事項(xiàng)。

無論哪類函，都必須注意兩點(diǎn)：

第一、一函一事，中心突出，有的放矢，及時準(zhǔn)確。第二、直述原由，行文簡潔，語言明快、措辭得體。

四、通知

1、通知的定義及特點(diǎn)。

通知是機(jī)關(guān)或單位向特定的受文對象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉喻性公文。具有以下特點(diǎn)：

?、運(yùn)用范圍廣泛，在所有的公文中，通知應(yīng)用范圍最廣泛，上至高層單位、下至基層單位，大到國家重大事件，小到一個小單位的一般事項(xiàng)，都可用通知行文。

?、文體功用的曉喻性

有所告曉，有所要求，“曉”和“喻”。?、知照事項(xiàng)的時間性。

在所有的公文中，通知的時間性最強(qiáng)，即使是規(guī)定性通知，也不象其他規(guī)范性公文那樣有較長的時效性。

例：停水通知、、、、、、、（原因、事項(xiàng)、時間、要求??）2通知的寫法：

標(biāo)題：主送單位（個人）、正文、落款、日期。

a、標(biāo)題：由事由和文種組成。b、主送單位，標(biāo)題下第一行頂格寫。c、正文：由原由、事項(xiàng)、要求三部分組成。d、落款和時間（右下方）。通知屬下行文，不宜向上級或同級或不相隸屬單位發(fā)通知。

五、通告（公告）① 通告與公告的區(qū)別：

通告的發(fā)布者通常是國家機(jī)關(guān)中的業(yè)務(wù)（職能）部門，也可以是基層企事業(yè)單位、人民團(tuán)體。行文關(guān)系可以是平行文，也可以是下行文。公告的發(fā)布者一般是國家立法機(jī)關(guān)或行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，具有較強(qiáng)的權(quán)威性，有的還有強(qiáng)制性。公告的受文者十分廣泛而籠統(tǒng)，行文關(guān)系又十分明確，原則上可稱為下行文。

從以上情況看，我們企業(yè)來說，通常不用公告而只用通告這種文體。② 通告的寫法：

通告一般由標(biāo)題、正文、落款和日期構(gòu)成。

a、標(biāo)題有三種寫法：一是由發(fā)文（單位）、事由和文種三部分組成，二是由事由和文種組成，三是直接標(biāo)出文種。

例： XXX關(guān)于XXXXX的通告；關(guān)于XXXXXX的通告；通 告。b、通告的正文：由通告緣由、通告事項(xiàng)、通告要求三部分組成。緣由指目的意義，后寫“特作如下通告”或“通告如下”引起下文。通告事項(xiàng)要寫明讓一定范圍內(nèi)群從遵守或周知的事項(xiàng)，一般可用條列項(xiàng)來寫，有的結(jié)尾還寫執(zhí)行的時間、范圍和有效期，或者提出希望和號召。

六、制度

制度的分類很多，按內(nèi)容分有工作、學(xué)習(xí)、管理等，按范圍有國家、單位、個人等，按時間分有長期、短期等。我們在這里討論的只是適用于本公司的制度，即工作崗位責(zé)任制度，這種制度是把責(zé)任和制度結(jié)合在一起的，是責(zé)、權(quán)、利在一個崗位上的有機(jī)結(jié)合，可使員工責(zé)任明確、具體，增強(qiáng)責(zé) 任感。

例如：秩序維護(hù)隊(duì)門崗制度、工程維修值班制度等等。① 制度的特點(diǎn)：

a、規(guī)定性：限定員工可以做什么，不可以做什么。b、程序性：要求員工必須按一定程序和規(guī)則操作。② 制度的寫法：

a、標(biāo)題：由發(fā)文單位、事由、文種和類別（制度）三部分組成。b、正文：分三個部分：

寫明發(fā)制度的緣由； 寫明各種具體條文 ； 寫明實(shí)施范圍、生效日期和解釋權(quán)等等。

要求：文字必須簡潔易懂，具體準(zhǔn)確，切忌重復(fù)和廢話。標(biāo)題下寫明時間，加括號。

七、規(guī)定

規(guī)定的使用范圍較廣，黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。凡是需要規(guī)范人們的行為，要求有關(guān)人員遵守和執(zhí)行的事情，都可以用規(guī)定行文。

① 規(guī)定的基本格式由標(biāo)題、發(fā)文單位及日期、正文三部分組成。

a、標(biāo)題：由發(fā)文單位，事由和文種組成。

例：XXX小區(qū)（發(fā)文單位）客戶中心檔案管理（事由）規(guī)定（文種）。b、正文：由開頭、主體和結(jié)語組成。

開頭寫制定規(guī)定的原因，并以“特作制定如下規(guī)定”、“特作如下規(guī)定”等語承上啟下。

主體部分寫明規(guī)定的具體內(nèi)容，一般是分條行文。結(jié)語部分寫實(shí)施說明。

例：本規(guī)定自X年X月X日生效、本規(guī)定自X年X月X日執(zhí)行。

八、守則

守則是面對全體人員公布的一種應(yīng)自覺遵守的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則，此外，還可以是具體操作規(guī)范，如《配電房操作守則》、《員工守則》之類就是規(guī)范本行業(yè)的守則。

守則一般由標(biāo)題、正文、署名和日期三部分組成。

① 標(biāo)題： 由執(zhí)行守則的對象加文種組成，如《員工守則》； ② 正文：將有關(guān)的要求（包括應(yīng)該做的和不應(yīng)該做的）內(nèi)容以條為序依次寫明。

③ 署名和日期，一般寫在正文右下方，也可寫在標(biāo)題之下，外加括號。因守則是員工自我教育的一種方式，所以一般應(yīng)通過群眾醞釀討論。要求：條文應(yīng)明確，具體通俗，不可多也不可長，以便記憶和檢查。

九、計(jì)劃（規(guī)劃）

1、計(jì)劃與規(guī)劃的區(qū)別

① 從內(nèi)容上看，計(jì)劃比較單一具體；規(guī)劃比較全面、原則。② 從時間上看，計(jì)劃期限較短，時限要求嚴(yán)格；規(guī)劃期限較長，時限要求不嚴(yán)格。

③ 從性質(zhì)上看，計(jì)劃是定任務(wù)、時間的，限時完成，有較強(qiáng)的約束性；規(guī)劃是定方向和遠(yuǎn)景的，富有理想性和鼓動性。

舉例：a、公司二00八——二0一0發(fā)展規(guī)劃； b、公司二00九發(fā)展和計(jì)劃

2、計(jì)劃的寫法，與規(guī)劃的寫法基本一致。① 標(biāo)題：由制訂單位、內(nèi)容和文種構(gòu)成；

② 正文：包括現(xiàn)實(shí)情況分析，要達(dá)到的目的，采取的對策和措施等三個部分。

③ 結(jié)尾：在正文的右下方寫制定計(jì)劃的日期，日期也可以寫在標(biāo)題的下方。

十、會議記錄

會議記錄是比較常用的文種。公司要求：公司和項(xiàng)目上召開的各種會議都要有會議記錄。

1、會議記錄的特點(diǎn)：會議記錄是一種配合會議的召開而使用的文書，是記錄會議的組織情況，議程、內(nèi)容等基本情況而形成的書面材料，是傳達(dá)貫徹執(zhí)行會議精神的重要依據(jù)，會議形成的會議紀(jì)要等重要文件，一般都要依會議記錄為藍(lán)本。

會議記錄一般分為摘要式記錄和詳細(xì)記錄兩種，但詳細(xì)記錄只是相對而言，并非是有言必錄。

2、怎樣寫會議記錄？

會議記錄通常采用專用稿紙，無專用稿紙的也要如同專用稿紙一樣，寫明會議的基本情況，即：會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席人數(shù)（人數(shù)較少時可直接記下出席人的姓名或由出席人簽名）、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人。

記錄內(nèi)容：包括會議議題，討論過程，會議發(fā)言或講話的重點(diǎn)，作出的決定等等。會議結(jié)束時，應(yīng)另起一行寫“散會”、“完”或“結(jié)束”等字樣作為標(biāo)示。

十一、會議紀(jì)要

1、會議記要的特點(diǎn)：

會議記要是根據(jù)宗旨、議程、文件、記錄、用精練、準(zhǔn)確、鮮明的語言，把重要內(nèi)容加以概括的文章。而會議記錄只是一種書面材料。

2、怎樣寫會議紀(jì)要？

① 標(biāo)題：多采用引題，正題和副題組成，也可只有正題。例：同心同德 共謀發(fā)展（引題）。

著力打造XX小區(qū)物業(yè)品牌 為創(chuàng)建和諧社區(qū)而奮斗（正題）。XX物業(yè)公司與業(yè)主代表座談會紀(jì)要（副題）。② 正文：采用三層意思表述；

a、會議召開的時間、地點(diǎn)、參會人員、主持人，主要認(rèn)識及情況說明。b、會議召開討論的重要問題和參會者的重要發(fā)言，要具體、深刻、真實(shí)。

c、結(jié)尾，對整個會議作結(jié)論、總結(jié)，也可意盡言止。

十二、總結(jié)

1、總結(jié)的定義

當(dāng)做了一個階段的工作或者完成了某項(xiàng)任務(wù)后，進(jìn)行回顧、檢查和研究，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并把它條理化，寫出帶規(guī)律性的書面材料，叫做總結(jié)。

2、總結(jié)的作用

① 積累經(jīng)驗(yàn)、提高認(rèn)識、改進(jìn)工作。

② 鼓舞教育群眾（員工）、調(diào)動群眾的積極性。③ 交流信息、匯報(bào)工作、提供經(jīng)驗(yàn)。④ 加強(qiáng)科學(xué)管理、提高管理者的素質(zhì)。

3、總結(jié)的種類

① 按內(nèi)容分：綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)，結(jié)合性總結(jié)也叫全面總結(jié)，專題性總結(jié)也叫經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

② 按時限分：可分為全過程總結(jié)和階段性總結(jié)。③ 按功用分：可分為匯報(bào)工作的總結(jié)和推廣以驗(yàn)的總結(jié)。④ 按范圍分：可分為單位總結(jié)和個人總結(jié)。

4、總結(jié)的寫法

總結(jié)的寫法不拘一格，常見的有條文式、小標(biāo)題式和普通式三種。① 條文式：將總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)和主次輕重逐條排列，行文簡要，眉目清楚。

② 小標(biāo)題式：正文部分按邏輯關(guān)系，分為幾個小標(biāo)題，逐層深入地進(jìn)行總結(jié)。這種寫法條理清楚，一目了然。

③ 全文貫通式：前后貫通，可以不列條款，不分章節(jié)，按時間或事物發(fā)展順序，全文貫通，一氣呵成。

總結(jié)一段由標(biāo)題、正文、署名和日期三個部分組成。① 標(biāo)題：

由總結(jié)的單位和總結(jié)的內(nèi)容組成，通過標(biāo)題給讀者以鮮明的印象。例：《成都市永和金典物業(yè)有限公司（總結(jié)單位）二00八年工作（總結(jié)內(nèi)容）總結(jié)（文種）》，總結(jié)的標(biāo)題不同于其他文體，一定要標(biāo)明時間和內(nèi)容，有的雖然沒有標(biāo)明總結(jié)字樣，但內(nèi)容體現(xiàn)出總結(jié)的性質(zhì)。

例：《繼往開來??》

② 正文：這是總結(jié)的中心部分，一般有以下幾個方面的內(nèi)容。a、基本情況概述。簡略地記述所要總結(jié)內(nèi)容的基本情況，必要時還要 介紹背景。

b、主要成績和經(jīng)驗(yàn)。這是全文的主要內(nèi)容和重點(diǎn)，也是總結(jié)的目的所在，要對成績和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行細(xì)致的分析，并把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的高度，從中找出帶規(guī)律性的東西，這一部分要寫得詳實(shí)、具體，觀點(diǎn)鮮明，重點(diǎn)突出，條理分明。

c、存在的問題和教訓(xùn)。在總結(jié)成績、經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，找出工作中的差距，對存在的問題和差距作認(rèn)真的分析,找出原因,以期達(dá)到吸取教訓(xùn)、改進(jìn)工作之目的。

d、今后的努力方向。經(jīng)過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確任務(wù)和方向，提出今后的打算。

③ 署名和日期：一般在正文的右下方寫明總結(jié)的單位和年月日，也可以在標(biāo)題下面署名。這是寫總結(jié)不可缺少的部分。因?yàn)槭鹈腿掌谑钱?dāng)事者在某一個歷史階段工作的標(biāo)記，是今后開展工作的重要依據(jù)，千萬不可忽視。

十三、決心書（保證書）

1、決心書（保證書）是個人、單位為響應(yīng)上級的號召開展工作、完成任務(wù)而提出的保證做好工作、完成任務(wù)的決心的一種應(yīng)用文體。

2、寫法如下：

① 標(biāo)題：在第一行寫“決心書”或“保證書”字樣，字體大些。② 稱呼：在標(biāo)題下空兩行頂格寫接受決心和保證的上級單位或領(lǐng)導(dǎo)的名稱，可以“尊敬的”、“敬愛的”等修飾詞，后加冒號。

③ 正文：稱呼后下一行空兩格起行文。正文是決心書或保證書的主體，保證有幾條，決心有幾點(diǎn)，最好分行寫開，以便條目清楚。

④ 結(jié)語可以寫“請予批準(zhǔn)”或“此致敬禮”等，也可不寫。⑤ 署名和日期，在結(jié)語后右下方寫署名，如果是多人，最好是人人簽名。如果是單位，寫上名稱后還要加蓋公章，署名下方寫日期。

另外，與本公司有關(guān)的還有：協(xié)議、合同、倡議、投標(biāo)書、挑戰(zhàn)（應(yīng)戰(zhàn)）書、調(diào)解書及訴訟類文書等等，因?yàn)闀r間有限，以后有機(jī)會再共同學(xué)習(xí)探討。

第五章 本公司常見公文中存在的問題

一、內(nèi)容

1、標(biāo)題成分殘缺。

2、正文（主體）言之無物。

3、語言表達(dá)不清楚。

4、措辭不嚴(yán)謹(jǐn)。

5、語句不通順。

6、其他語法方面的錯誤。舉例：（以上各舉一至二例，略）

二、格式

1、標(biāo)題（闡述）

2、字號（闡述）

3、頁邊距（闡述）

4、行距（闡述）

5、封面（闡述）

6、落款和日期闡述）。

舉例：（以上各舉一至二例，略）

第六章 公文的格式要求

一、字號

1、通常情況下，正式文稿一般都用4號字，特殊情況下可用小四或五 號，五號以下的字在正式文稿中一般不用。小三號以上在正文中也一般不用，只適應(yīng)于標(biāo)題或小標(biāo)題，但在一些特殊情況下可用，比如：需張貼的通知、告示之類，重要的還需加大字號或進(jìn)行放大等特殊處理。

2、在什么情況下可用小四或五號呢？ ① 文本一頁多一點(diǎn)需調(diào)為一頁的。② 根據(jù)受文對象的需要和便于傳閱、印發(fā)的。③ 需要對正文作注釋的。

3、小標(biāo)題一般要加粗或增大0.5—1個字號。

二、字距和行距

1、字距一般都是電腦設(shè)置固定的，不需調(diào)整，行距需要根據(jù)文稿的要求進(jìn)行調(diào)整。

2、四號字的行距一般為30-35磅，小四號為25—30磅，五號字為20-25磅）。行距過寬一是不美觀規(guī)范，二是浪費(fèi)成本；行距過窄：一是不美觀規(guī)范，二是閱讀吃力，容易出錯（舉例）。

三、頁邊距

： 指上、下、左、右的邊距，一般不得少于22mm，不得多于26mm。邊距過寬，一是不美觀規(guī)范，二是浪費(fèi)成本；邊距過窄，不僅影響美觀、不規(guī)范，而且無法裝訂（舉例）。

四、重點(diǎn)標(biāo)示

文稿中需要標(biāo)注的重點(diǎn)部分（包括字、詞、句、段），可用以下幾種方法表示：

1、字體加粗，字號不變。

2、字號加大（0.5—1）。

3、字下加點(diǎn)（標(biāo)準(zhǔn)著重號）。

4、字句下劃橫線。

注意：一份文稿中，切忌同時使用兩種或兩種以上的標(biāo)示，一是影響頁面美觀，二是對受文者的不尊重，同時標(biāo)示的地方不宜過多，那樣相反顯示不出重點(diǎn)。

五、文稿打印

本著節(jié)約，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，一般情況下，兩頁以上的文稿都需雙面打印（封面除外），兩頁以上的重要文稿如文件、協(xié)議、合同、標(biāo)書、公函等必須雙面打印。其理由是：

① 節(jié)約成本。② 體現(xiàn)行文嚴(yán)謹(jǐn)。

③ 在一定程度上防止摻假、增刪、篡改和偽造等。

第七章 公文的校對和審查

1、一份公文擬好初稿后，必須進(jìn)行認(rèn)真校對，再送領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改。然后再校對定稿。

2、修改、校對的內(nèi)容：

① 觀點(diǎn)是否明確。② 立意是否正確。③ 表述是否準(zhǔn)確。④ 邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。⑤ 措詞是否得體。⑥ 層次是否清楚。⑦ 語句是否通順。⑧ 標(biāo)點(diǎn)是否正確。⑨ 有無錯別字。⑩ 語法、句法有無明顯錯誤。⑾ 格式是否規(guī)范等。

3、公文形成的一般流程：領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)—擬稿—修改—校對—領(lǐng)導(dǎo)審閱— 再修改—再校對—打印—再校對—署名（簽章）。

第八章 公文的裝訂和印發(fā)

1、凡兩頁以上（包括2頁）的文稿都需裝訂。

2、裝訂的原則：準(zhǔn)確、整齊、美觀、大方、得體。

3、未正式定稿的公文只需在左上角成對角線處裝訂一顆釘即可。已正式定稿的公文，將第一頁左邊折回20mm—22mm，成一直線，沿直線上下各訂釘一顆，距上、下邊45mm左右，釘要釘直。

1、一般用A4的紙張印發(fā)。

2、抄報(bào)、抄送、下發(fā)和存檔。① 抄報(bào)：上級部門、單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。② 抄送：同級單位、部門或相關(guān)人員。③ 下發(fā)：下級單位或相關(guān)人員。④ 存檔：本級。

第九章 公文的建卷歸檔

公司保職能部門、各項(xiàng)目的所有公文都必須分類建卷歸檔，根據(jù)公司實(shí)際情況，大致按以下類別建卷。

一、公司本級

1、收文類

（1）上級（政府、主管部門的規(guī)章、制度、指導(dǎo)函、通知等）。（2）同級（同行業(yè)對等公司，開發(fā)企業(yè)、招標(biāo)書、公函、協(xié)議、合同 等）。

（3）下級（物業(yè)服務(wù)中心、職能部門的報(bào)告、請示、計(jì)劃、總結(jié)、申請、情況說明等）。

2、發(fā)文類

（1）、上行文（地方政府、主管部門的請示、報(bào)告、情況說明等）。（2）、平行文（同行業(yè)、相關(guān)單位的公司、投標(biāo)書、協(xié)議、合同等）。（3）、下行文（物業(yè)服務(wù)中心的各類文件，規(guī)章制度、簡報(bào)、表揚(yáng)、通知等等）。

二、物業(yè)服務(wù)中心

1、收文類

（1）上級（公司、地方政府、主管部門、職能部門、居委會的通知、公函等）。

（2）同級（業(yè)委會、治保會、老齡協(xié)會等相關(guān)單位的公函、通知等）（3）下級（普通員工的工作計(jì)劃、決心書、保證書、心得體會、辭職報(bào)告等）。

2、發(fā)文類

（1）上級（公司、地方政府、主管部門、職能部門、居委會的通知、公函等）。

（2）同級（業(yè)委會、治保會、老齡協(xié)會等相關(guān)單位的公函、通知等）。（3）下級（客服中心辦公室、秩序維護(hù)隊(duì)、工程班、保潔班部門崗位職責(zé)、規(guī)章制度等等）。

2、詳細(xì)建卷

無論是公司和物業(yè)服務(wù)中心的公文，除以上兩大類別，還應(yīng)按不同文 種詳細(xì)分類建卷。

： ① 按通知、通告、會議記錄、規(guī)章制度、文件、簡報(bào)、公函、請示、總結(jié)、計(jì)劃等建卷。

② 按職能部門分管的工作職責(zé)分類建卷。如：財(cái)務(wù)部大體可分規(guī)章制度類（包括各種制度）

賬務(wù)類（包括會計(jì)賬、出納賬、明細(xì)賬、分類帳、現(xiàn)金日記賬、日報(bào)表、月報(bào)表、支出票據(jù)、收入票據(jù)等等）。

再如：人力資源部門應(yīng)分為：員工檔案、員工培訓(xùn)、人員編制、工資架構(gòu)、勞動合同、獎勵懲罰、人才招聘、人才儲備等等。

③ 物業(yè)服務(wù)中心的檔案分類更為詳細(xì)。

按部門分，客戶中心除了上及下達(dá)的各種文件及其他資料歸類存檔外，還應(yīng)有：

（1）業(yè)主基礎(chǔ)資料；（2）項(xiàng)目基本情況（包括文字、工程圖紙、各類表格等）；（3）業(yè)主投訴記錄；（4）回訪記錄；（5）事故處理記錄；（6）重大事件記錄；（7）各種會議記錄；（8）工作總結(jié)；（9）規(guī)章制度；（10）崗位職責(zé)；（11）人員編制；(12)員工進(jìn)出；（13）工程報(bào)修記錄；⒁大中修記錄；⒂ 派工單；⒃ 水電表讀數(shù)記錄；⒄ 秩序維護(hù)隊(duì)交接班記錄；⒅ 車輛檔案；⒆ 設(shè)施設(shè)備登記；⒇ 消防設(shè)施安全檢查記錄；還有收費(fèi)單據(jù)及明細(xì)賬、各類合同及協(xié)議等等。

④ 以上公文都必須規(guī)范，用統(tǒng)一的檔案盒存放，檔案夾上貼上醒目的、統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)簽、注明并編號。

⑤ 每卷檔案的首頁注明檔案目錄，以便隨時找到所需資料。⑥ 檔案必須由專人管理，任何人要查閱，借用資料必須打條立據(jù)，定 時歸還。重要資料需由本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱和借用。

⑦ 檔案盒外表必須保證整潔、美觀，內(nèi)容必須完整、詳實(shí)，如應(yīng)人為原因造成檔案資料的損壞或丟失，由保管人承擔(dān)一切后果。

⑧ 單位負(fù)責(zé)人要定期不定期地對本單位的檔案進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。

作業(yè)題（100分）

1、談?wù)勎拿毓ぷ髟谄髽I(yè)管理中的意義和作用（20分）。

2、請按照常用公文的規(guī)范格式寫一個通知（20分）、一份通告（20分）、一份報(bào)告（20分）、一份請示（20分）。內(nèi)容自定。

3、四月十七日前將以上作業(yè)交公司辦公室參加評比。

（完）

第四篇：文秘基礎(chǔ)知識試題

文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。

2、秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機(jī)要性。

3、秘書工作的主要內(nèi)容？(風(fēng)險題)答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務(wù)。（4）調(diào)查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機(jī)要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協(xié)調(diào)作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導(dǎo)思想：

答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù)；三是為廣大人民群眾服務(wù)。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準(zhǔn)確。（2）迅速。（3）求實(shí)。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質(zhì)：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強(qiáng)的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務(wù)的思想。（4）嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。

8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識：

答：（1）基礎(chǔ)知識。（2）社會知識。（3）專業(yè)知識。（4）業(yè)務(wù)知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應(yīng)具備的能力：

答：（1）調(diào)查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達(dá)能力。（4）口頭表達(dá)能力。（5）組織協(xié)調(diào)能力。（6）辦事能力。（7）管理事務(wù)的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。

11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則？

① 全面服務(wù)。②實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。

12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。１

4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。（３）向下級打的電話比

較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動復(fù)述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。（２）問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。

（３）所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會商工作應(yīng)在會簽之前進(jìn)行。20、什么是傳達(dá)范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個范圍，一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個等級，23、會議報(bào)到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報(bào)到；②委托他人代為報(bào)到；③電話報(bào)到。

24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？

答：

1、熱情相待。

2、按政策辦事。

3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。

4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強(qiáng)。

26、為別人作介紹時應(yīng)注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應(yīng)當(dāng)先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應(yīng)注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談？”

28、當(dāng)你有幾機(jī)說話時,應(yīng)注意哪幾點(diǎn)？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達(dá)要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項(xiàng)？

答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等；拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應(yīng)當(dāng)說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應(yīng)當(dāng)視電話的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告訴對方“你打錯了?！被蛘摺拔覀冞@里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機(jī)要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。30、打電話時的注意事項(xiàng)？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說“喂請找×××?！被颉奥闊┠阏乙幌隆痢痢?。”如果你是和對方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)“自報(bào)家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進(jìn)入正題，開始交談。②如果是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)主動提醒對方記錄。③聲音應(yīng)當(dāng)不高不低，嘴與話筒應(yīng)當(dāng)保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應(yīng)當(dāng)簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關(guān)的話應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？ 答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。

32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？

答：１、文字協(xié)調(diào);２、情況協(xié)調(diào);會議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。

33、協(xié)調(diào)工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。３、從實(shí)際出發(fā)的原則。４、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計(jì)算機(jī)的保密，需要從以下幾個方面加強(qiáng)工作：

1、操作人員的要求。

2、計(jì)算機(jī)的放置。

3、計(jì)算機(jī)在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學(xué)能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實(shí)際操作能力、管理能力等。

38、什么是創(chuàng)造性思維？

答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所進(jìn)行的新探索，并能創(chuàng)造出新的思維形態(tài)。

39、你怎樣認(rèn)識靈感？

答：有人認(rèn)為，靈感是指一切創(chuàng)造性活動過程的某種創(chuàng)造力極為高漲的狀態(tài)，不僅有突發(fā)性、創(chuàng)造性，而且還以創(chuàng)造者頑強(qiáng)意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當(dāng)靈感產(chǎn)生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產(chǎn)生有隨機(jī)性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。

一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負(fù)責(zé)承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。B、參謀作用。C、協(xié)調(diào)作用。D、樞紐作用。E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴(yán)肅紀(jì)律，切忌麻痹大意，掉以輕心?！斌w現(xiàn)的是秘書工作的哪一條原則？

A、準(zhǔn)確。B、迅速。C、保密。D、求實(shí)。

3、秘書工作的職業(yè)道德第一條是：

A、忠誠老實(shí)，實(shí)事求是。B、克己為公，不謀私利。C、謙虛謹(jǐn)慎，埋頭苦干。D、嚴(yán)格遵守紀(jì)律，勇于自我批評。

4、調(diào)查研究的注意事項(xiàng)，其中是重要的一項(xiàng)，即首要的一項(xiàng)是：

A、要有正確的態(tài)度和方法。B、謙虛謹(jǐn)慎，模范地執(zhí)行黨的方針、政策。C、調(diào)查研究要深入。

D、堅(jiān)持實(shí)事求是。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現(xiàn)在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務(wù)。C、知己知彼，“百戰(zhàn)不殆”。D、為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經(jīng)作過批示的領(lǐng)導(dǎo)同志通報(bào)，這個“倒流”傳閱的過程稱為： A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關(guān)部門辦理后，對承辦部門應(yīng)適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅(qū)車前往催辦

9、兩個及兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署，聯(lián)名簽署文件的

過程稱作：

A、簽發(fā) B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴(yán)重的損害。我們把這種密級稱為： A、神密 B、機(jī)密 C、奧密 D、秘密 E、絕密

11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應(yīng)選擇哪種處理方式： A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話

B、接起另一個電話，視電話內(nèi)容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒 D、12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？ A、立即把電話掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓(xùn)他，再把電話掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦?！痹賿鞌嚯娫?/p>

13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？ A、訓(xùn)斥他（她）一頓，然后掛斷電話

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正

C、“神經(jīng)病，你搞清楚了再打好不好??？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法 B、是指用鋼筆書寫漢字的方法 C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對 C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對 B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復(fù)印機(jī)就是：

A、不帶高壓電的復(fù)印機(jī) B、完全使用110伏電源的復(fù)印機(jī) C、利用靜電原理進(jìn)行復(fù)印的機(jī)器

18、傳真機(jī)是：

A、現(xiàn)代化通信的一種最重要的手段 B、是流傳也久的運(yùn)用最廣泛的通信設(shè)備

C、是利用電話線路傳輸數(shù)字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經(jīng)思考后作用的決定

C、是為解決眼前或?qū)砜赡馨l(fā)生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點(diǎn)是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機(jī)要性 E、獨(dú)立性

2、秘書工作的主要內(nèi)容有11條，其中前三條是： A、出差到外地進(jìn)行考查 B、進(jìn)行檔案的管理 C、辦理會務(wù)

D、撰擬文稿 E、處理電文

3、秘書工作的“三服務(wù)”具體主要指哪三服務(wù)？ A、為所有領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

B、為人民政府服務(wù)

C、為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

D、為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù) E、為廣大人民群眾服務(wù)

4、秘書工作有四條原則，它們是： A、服務(wù) B、準(zhǔn)確 C、迅速 D、求實(shí) E、保密

5、秘書工作者的政治素質(zhì)，應(yīng)努力做到以下方面： A、堅(jiān)決擁護(hù)中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo) B、具有較高的理論水平C、具有較強(qiáng)的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學(xué)習(xí)上努力 E、具有全心全意為人民服務(wù)的思想 F、嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律

6、秘書工作者應(yīng)該具備哪些基礎(chǔ)知識？

A、環(huán)保知識 B、法律知識 C、基礎(chǔ)知識 D、社會知識 E、專業(yè)知識 F、業(yè)務(wù)知識 G、輔助知識

7、秘書人員應(yīng)具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：A、飲酒陪客的能力

B、娛樂、向?qū)У哪芰?C、調(diào)查研究能力

D、文字表達(dá)能力 E、組織協(xié)調(diào)能力

F、救助他人的能力

8、要進(jìn)行調(diào)查研究，就要準(zhǔn)備調(diào)查計(jì)劃，請選出調(diào)查計(jì)劃的四個內(nèi)容？ A、指導(dǎo)思想

B、旅差費(fèi)及行禮準(zhǔn)備

C、調(diào)查內(nèi)容、對象及方法 D、調(diào)查時間、路線 E、注意事項(xiàng)

F、帶好洗漱工具

9、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循哪兩條原則？ A、全面服務(wù)

B、實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂 C、及時準(zhǔn)確，內(nèi)容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義： A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發(fā)信件，分發(fā)報(bào)刊的服務(wù)機(jī)構(gòu) C、是上傳下達(dá)，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的重要環(huán)節(jié) E、是單位安全保衛(wèi)的先鋒

11、值班工作電話記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆

B、記錄要字跡清楚，內(nèi)容完整 C、來電時間

D、來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等 E、來電內(nèi)容

F、領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見 G、接電話記錄人

12、簽收是文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的環(huán)節(jié)之一，它包含哪兩層意思？ A、發(fā)送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構(gòu)成公文的項(xiàng)目之一，亦稱急緩程序。一般分為： A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急）D、加急 E、特急

14、密級，是構(gòu)成公文的項(xiàng)目之一。指文件（電報(bào)）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機(jī)密 E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯(lián)系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法： A、按描述的人物立卷

B、按影響的大小立卷 C、按問題立卷

D、按作者立卷 E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數(shù)的多少劃分，可分為哪三類？ A、規(guī)定性會議 B、小型會議 C、紀(jì)念性會議 D、大型會議 E、特大型會議 F、表彰會

17、內(nèi)賓接待工作的四項(xiàng)原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂 E、簡樸大方 F、節(jié)省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節(jié)，初次相見，握手作為認(rèn)識的先導(dǎo)；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法： A、同是男性之間握手，應(yīng)當(dāng)有力，表示熱情友好 B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領(lǐng)導(dǎo)或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動把手伸過去

E、對女性和領(lǐng)導(dǎo)都要尊重，無論是否愿意，都應(yīng)該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認(rèn)識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應(yīng)注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應(yīng)先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應(yīng)先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重 C、如雙方身份相同，年齡接近，應(yīng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人 D、如雙方地位相近，年齡有別，應(yīng)先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應(yīng)先把漂亮年輕的女性介紹給男性 20、我們在聽講時，應(yīng)注意哪幾個方面？

A、要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉 B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕蘇，較難纏的人，不要厭煩，而應(yīng)委婉回絕，機(jī)智找到中斷談講的理由 D、不管再嚕蘇，都應(yīng)盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打電話時，請你把正確的做法選出來： A、“您是××單位（或家），請您找一下××人” B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？” D、打電話的機(jī)會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹…… E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權(quán)威性或立法件

B、擔(dān)保作用 C、面子作用

D、憑信作用

23、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括三方面：

A、政策協(xié)調(diào) B、口頭協(xié)調(diào) C、文件協(xié)調(diào) D、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào) E、事務(wù)協(xié)調(diào)

24、國家秘密具有如下性質(zhì)和特點(diǎn)：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應(yīng)樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀(jì)律觀念 D、國家利益觀念 E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆 E、硯

三、判斷題：

1、在我國現(xiàn)階段，秘書通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手。

2、秘書調(diào)查人員的素質(zhì)，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進(jìn)行調(diào)查研究的方法有10種，其中：發(fā)函或問卷調(diào)查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點(diǎn)有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關(guān)系的信息，能反映國內(nèi)外形勢發(fā)展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報(bào)。

6、秘書值班的主要任務(wù)就是接聽電話、收發(fā)信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽電話人人都會，拿起電話，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回電話，要穩(wěn)重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應(yīng)。

11、處理電話內(nèi)容時的注意事項(xiàng)，一般人不在就算了，不要自作主張，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務(wù)文書或公務(wù)文件。它是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成和使用的文書材料；是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規(guī)，請求和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的環(huán)節(jié)之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環(huán)節(jié)之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進(jìn)行登記，記載文件的來源、內(nèi)容、去向及處理結(jié)果等。

16、摘要，就是將多余的內(nèi)容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環(huán)節(jié)之一。指需要請領(lǐng)導(dǎo)同志批示的文件，辦文部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的分工，呈請主管領(lǐng)導(dǎo)同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發(fā)至級限，是指文件發(fā)布的層次，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)是分層次設(shè)置的，文件也應(yīng)是分層次發(fā)布的，根據(jù)文件的內(nèi)容，該發(fā)至哪一級限就發(fā)至哪一級限，不能任意擴(kuò)大，也不能一味控制級限影響文件效用的發(fā)揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規(guī)格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權(quán)。

21、會議前的準(zhǔn)備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。會議前的準(zhǔn)備工作好壞，對會議質(zhì)量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責(zé)范圍之內(nèi)；二是提交會議討論的議題，一般應(yīng)有簡要的文字材料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提前印發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀，準(zhǔn)備意見。

23、會議報(bào)到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報(bào)到；二是委托他人代為報(bào)到；三是電話報(bào)到。

24、迎送外賓時，如安排獻(xiàn)花，通常由團(tuán)員或男青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)人與客人握手之后獻(xiàn)上。

25、擋駕，是減輕領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預(yù)約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關(guān)系，秘書時常要代為領(lǐng)導(dǎo)陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規(guī)格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協(xié)調(diào)工作的原則是：服從全局的原則；維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則；從實(shí)際出發(fā)的原則；認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。

第五篇：文秘專業(yè)寫作基礎(chǔ)知識推薦

文秘專業(yè)寫作基礎(chǔ)知識推薦

導(dǎo)讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于《文秘專業(yè)寫作基礎(chǔ)知識推薦》的內(nèi)容，具體內(nèi)容：秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)。下面是我為您精心整理的。篇一文秘專業(yè)寫作基礎(chǔ)知識從大的方面看，在我國，黨政機(jī)關(guān)通用公文的結(jié)構(gòu)一般分為三個部分：公文版頭...秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)。下面是我為您精心整理的。

篇一

文秘專業(yè)寫作基礎(chǔ)知識

從大的方面看，在我國，黨政機(jī)關(guān)通用公文的結(jié)構(gòu)一般分為三個部分：公文版頭部分、公文本體部分、公文文尾部分。

公文版頭部分，包括版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識)、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等六項(xiàng)。黨的機(jī)關(guān)公文截至目前，尚沒有標(biāo)注保密期限。

公文本體部分，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等七項(xiàng)。

公文文尾部分，包括印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等四項(xiàng)。

下面，以黨的機(jī)關(guān)公文為例，對公文結(jié)構(gòu)的組成部分作些介紹。

(1)版頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機(jī)關(guān)名稱，也和以并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名

稱可以并用本民族的文字和漢字印制。

(2)份號。公文印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號。

(3)密級。公文的秘密等級，標(biāo)注于份號下方。

(4)緊急程度。對公文送達(dá)和辦理的時間要求。

(5)發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

(6)簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

(7)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種三要素組成，位于發(fā)文字號下方。

(8)主送機(jī)關(guān)。主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，須格排印。

(9)正文。公文的主體，用來表達(dá)公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。

(10)附件。公文附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱。

(11)發(fā)文機(jī)關(guān)署名。應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。

(l2)成文日期。一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期;特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

(13)印章。除會議紀(jì)要和印有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

(14)印發(fā)傳達(dá)范圍。加括號標(biāo)注于成文日期在下方。比如，“(此件發(fā)至省、軍級)”，“(此件發(fā)至縣、團(tuán)級)”。

(15)主題詞。按上級機(jī)關(guān)的要求和《公文主題詞表》(中共中央辦公廳秘書局編制，中國檔案出版社 1998 年出版)標(biāo)注，位于抄送機(jī)關(guān)上方。

(16)抄送機(jī)關(guān)。指陳主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。

(17)印制版記。由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文未頁下端。

篇二

怎么做個合格秘書

1、知道領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍和全部活動，了解領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)和意向。

2、領(lǐng)導(dǎo)不在仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)處理領(lǐng)導(dǎo)的公事及私事。

3、幫領(lǐng)導(dǎo)安排活動日程、協(xié)調(diào)約會而不用領(lǐng)導(dǎo)催促和費(fèi)神;會安排自己的時間。

4、沒有領(lǐng)導(dǎo)的提醒，能主動執(zhí)行和堅(jiān)決完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

5、對待領(lǐng)導(dǎo)的朋友、來訪者有禮有節(jié);能尊重人、肯幫助人，把別人的事放在心上。

6、富有想象力和創(chuàng)造力;能提出一些新的想法和建議供領(lǐng)導(dǎo)參考;經(jīng)常采用新的方法來提高自己的工作方法和領(lǐng)導(dǎo)的工作方法;能制訂新的工作制度和工作程序;工作有條有理。

7、有機(jī)智，能主動解決問題而不麻煩領(lǐng)導(dǎo);不怕困難。

8、能提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率;能及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件;能從其他領(lǐng)導(dǎo)及時的取來領(lǐng)導(dǎo)需要的文件。

9、具備秘書的基本技能(如文件歸檔、處理電話、速記等)而無可指責(zé)。

10、在危急關(guān)頭能沉著，在緊急狀態(tài)下能冷靜，當(dāng)承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，能夠平靜的像平時一樣繼續(xù)工作。

11、忠誠，做領(lǐng)導(dǎo)值得信賴的人。

12、有較廣的知識面和閱讀面;能經(jīng)常提請領(lǐng)導(dǎo)注意與公司有關(guān)或個人相關(guān)的出版物。

13、做成為一個有價值的信息來源者，而這些信息是領(lǐng)導(dǎo)很難獲得、無法獲得或不能獲得的。

14、有進(jìn)修計(jì)劃，能主動要求了解更多的關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)的家庭、領(lǐng)導(dǎo)朋友、領(lǐng)導(dǎo)的工作或行業(yè)。

15、發(fā)言清晰，口頭表達(dá)能力強(qiáng)，能書面或口頭簡要的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況;能清楚而正確的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示;能主動了解關(guān)于某項(xiàng)政策和行動和想法，并象領(lǐng)導(dǎo)一樣正確的傳達(dá)給別人。

16、不計(jì)時間將每天的工作做完;能根據(jù)需要自愿在夜間或周末加班。

17、能象管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委托別人去做并督促別人去完成。

18、在沒有領(lǐng)導(dǎo)插手的情況下，能處理好領(lǐng)導(dǎo)的每日例行公事。

19、能記住一些重要的日期(如周年紀(jì)念日、生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代領(lǐng)導(dǎo)為上級、同事、下級安排好慶?；顒?。

20、在調(diào)研工作中稱職;能主動收集資料，調(diào)查某件事情的經(jīng)過，并寫出有事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告。

篇三

文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的嚴(yán)肅的工作，它要求從事這項(xiàng)工作的文書工作人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：

(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

(二)熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。

(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識

文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等?；A(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實(shí)際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。

二是實(shí)際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力

文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

1、文字綜合處理能力

2、書寫能力

3、速記能力

4、印制能力

5、校對能力

6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

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