第一篇：內部資料 文秘基礎知識一

文秘基礎知識

（一）1、應用文書包括行政公文、事務文書、商務文書

2、行政公文13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 黨的機關14種

行政無：指示（取消）、決議、公報、條例、規(guī)定 黨機關無：命令、公告、通告、議案 行政增加（新）：意見

3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)

4、草擬：引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。成文日期如二〇〇八年

5、審核重點：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。

6、上行文：由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)

下行文：由主要負責人或主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

7、復核重點：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

8、應用文四要素：材料、主題、結構與語言

材料是血肉，主題是靈魂、結構是骨骼，語言是細胞

9、占有材料的要求：時間不分古今；地域不分中外；性質不分正反；類別不分點面。

10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料；②選擇典型材料；③選擇真實準確的材料；④選擇生動新穎的材料。

11、使用材料注意：①恰當安排材料的先后順序；②確定材料的詳略程度

12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的；②材料本身的意義

13、對主題的要求：①正確；②深刻；③新穎（舉措、例證、詞語）；④集中。

14、應用文書標題基本模式有二：公文式、一般文章式 公文標題構成“發(fā)文機關+事由+文種”

請示不得兩項式；張貼時省略事由；規(guī)范性公文不用“關于”（如辦法、條例等）

15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式 目的式：常用“為了”、“為”等介詞構成的短語表明行文目的；也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。（通告、通知、計劃、招標書、投標書）引述來文式這種寫法多用于函、批復等回復性公文

16、三段式是公文常常采用的3層次結構形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。

17、文題照應多種形式：文章內容與標題照應；文章主題與標題照應；開頭與標題；結尾與標題

18、結尾：強調式、期求式、希望式（表彰、批評）、說明式、禿尾

19、對結構的要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一 20、運用語言的標準：準確、簡潔、平實（質樸）

21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)??決定，根據(jù)??特通告如下，依據(jù)??公告如下；為了??現(xiàn)決定；為??通告如下，現(xiàn)就??問題請示如下；現(xiàn)將??（情況）報告如下，現(xiàn)就??問題請示如下；

現(xiàn)將??（情況）報告如下，現(xiàn)就??問題提出如下意見，經(jīng)??批準（同意）將有關事項通知如下；

擬采取如下措施；經(jīng)??研究，答復如下

22、稱為用語： 我（部），貴（局）公函平級尊稱對方，你（?。荆ú块T），該（處）

23、結尾用語： ①用于請示。如 當否，請批示。（當否，請批準×）；如無不妥，請批準各地執(zhí)行；妥否，請批復。②用于函。如：

請研究函復；盼復；請予復函；不知尊意如何，盼函告；望協(xié)助辦理，并盡快見復 ③用于報告。如： 請指正；請審閱

④批復、復函：此復；特此專復；特函復 ⑤知照性公文：特此公告（通告、知、報）

24、應用文書表達方式：說明>敘述>議論

25、敘述方式：順序（主要）、倒敘

26、議論三要素：論點、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁

立論就是從正面闡述自己觀點的正確性，從而把論點建立起來的說理方法。立論，又叫證明。反駁：反駁論據(jù)、論證、論點。

27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法

28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表

29、計算機系統(tǒng)：硬件（hardware）、軟件（software）系統(tǒng) 外觀：主機箱、外部設備

功能：運算器、控制器、存儲器、輸入設備、輸出設備

30、CPU是計算機 核心部件，對微機整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標：一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。

31、內存儲器： 隨機（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù)

32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設備，33、硬盤使用注意事項：

①注意保護0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。

②盡量避免對硬盤進行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。

34、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和可擦寫光盤

35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD）維護、保養(yǎng)和防護： ①注意防磁

②注意使用屏幕保護程序（時間間隔以短為宜，設密碼）③顯示器窗口不得朝向門窗

36、計算機軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件 應用軟件

操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。

37、開關機：關閉計算機后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。

熱啟動：①“Ctrl+Alt+Del”鍵；②按主機箱面板上“Reset”鍵

38、“死機”處理：唯一的恢復辦法是重新啟動系統(tǒng)（熱啟動）。造成“死機”的原因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷；②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴重匱乏并導致操作系統(tǒng)崩潰。

39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅動器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅動器，選好單擊“確定”按鈕。

40、在Windows開始菜單中選擇“程序”→“附件” →“系統(tǒng)工具”→“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。

41、計算機病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預見性

42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機專用、專盤專用；②不用來路不明的軟件；③安裝防病毒軟件；④不要打開來歷不明的郵件；⑤對重要數(shù)據(jù)進行備份（異地存放；雙軌質紙質文件）。

43、菜單的約定： ①命令后“?”。當選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進一步的選擇。

②命令后帶“▼”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應繼續(xù)做進一步的選擇。

③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。

44、選取文件或文件夾：

要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標單擊第一個對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象；也可以自第一個對象單個拖動鼠標到最后對象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動光標，則光標所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。

45、用鼠標直接拖動的方法復制或移動對象： 當源文件與目標文件在同一磁盤上時，按住鼠標左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復制。當源文件與目標文件在不同的磁盤上時，按住鼠標左鍵將對象從一個磁盤直接拖動到另一磁盤上完成對象的復制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。

46、永久刪除：①清空回收站；②按“Shift+Del”組合鍵；③按住“Shift”鍵，再選擇刪除。

47、Windows XP支持星號（*）和問號（？）兩個通配符，星號表示多個字符，問號一個字符。

48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。

49、資源管理器采用雙窗格顯示結構，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系統(tǒng)的文件夾樹。

50、具體設置方法：

①在桌面上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護程序”選項卡。

②單擊該選項卡中的“屏幕保護程序”下拉列表，將會看到系統(tǒng)提供的所有屏保程序；選取一種屏保程序，單擊“預覽”按鈕，可顯示該屏幕保護程序的動態(tài)演示外觀；單擊“設置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項；利用“等待”按鈕設置系統(tǒng)啟動屏保程序之前要等待的時間。

③設置完成后，單擊“確定”按鈕即可。

第二篇：文秘基礎知識

一、填空題

1.公文是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的________。（公務文書）

2、公文的法定作者是_________。（合法的制發(fā)機關）

3、國家行政機關的公文種類，按照《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，分為 種（13），即主要有：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、。（通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要）

4、公文一般由 三部分組成。（文頭、正文、文尾）

5、公文的秘密等級依次分為______、_______、________三種。（“秘密”、“機密”、“絕密”）

6、公文按照緊急程度分為________、_________。（“急件”、“特急件“）

7、公文運用語言應當做到準確,______,莊重,得體。（嚴肅）8.對重要事項或者重大行動作出安排,用______.（決定）9.公文辦理分為收文和______。（發(fā)文）

10.______就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。（公文辦理程序）

二、單項選擇題

試題1：公文的主體部分是（）。A: 標題 B: 正文 C: 作者

D: 印章或簽署 答案: B 試題2：向級別與本機關相同的有關主管部門請求批準某事項應使用（）。A: 請示 B: 報告 C: 請示報告 D: 函 答案: D 試題3：（）用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。A: 條例 B: 決定 C: 規(guī)定 D: 公告 答案: C 試題4：函，在文種上屬于（），在公務活動領域上屬于（）。A: 規(guī)范性文件；通用公文 B: 商洽性文件；通用公文 C: 陳述呈請性文件；專用公文 D: 領導指導性文件；專用公文 答案: B 試題5：向非同一組織系統(tǒng)的任何機關發(fā)送的文件屬于（）。A: 上行文 B:平行文 C: 下行文 D: 越級行文 答案: B 試題6：用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項的公文是（）。A: 通知 B: 通告 C: 公告 D: 通報 答案: B 試題7：用于答復下級機關請示事項的公文是（）。A: 指示 B: 請示 C: 批復 D: 命令 答案: C 試題8：根據(jù)文件來源，在一個機關內部可將公文分為（）。A: 收文、發(fā)文

B: 上行文、平行文、下行文 C: 通用公文、專業(yè)公文

D: 本機關制發(fā)的和內部使用的公文 答案: A 試題9：向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問應使用的文種是（）A.請示 B.意見 C.函 D.報告 答案：D 試題10：機關或部門的領導人對來文辦理提出處理意見的活動是收文處理中的（）。A: 擬辦 B: 批辦 C: 承辦 D: 查辦 答案: B 試題11：用于記載會議主要精神和議定事項的公文是（）。A: 決議 B: 會議記錄 C: 會議紀要 D: 議案 答案: C 試題12：主送機關對公文負有（）和答復的責任。A: 轉發(fā) B: 抄送 C: 通報 D: 主辦 答案: D 試題13：下列公文屬于下行文的是()A.報告 B.請示 C.決定 D.函 答案: B 試題14：上行文是指（）。

A: 向具有隸屬關系的上級領導、領導機關報送的文件 B: 向所屬被領導機關或組織發(fā)出的文件

C: 向一切比本機關級別層次高的機關發(fā)出的文件 D: 向一切比本機關級別層次低的機關發(fā)出的文件 答案: A 試題15：公文在制發(fā)的程序上，必須履行法定的（）。A: 審批手續(xù) B: 會簽手續(xù) C: 登記手續(xù) D: 承辦手續(xù) 答案: A

三、多項選擇題

試題1：一般由標題、正文、發(fā)文機關名稱與成文日期構成的文種有（A: 決定 B: 指示 C: 通告 D: 簡報 答案: AC 試題2：下列文種的結構構成中均有主送機關的有（）。A: 指示 B: 通知 C: 通報 D: 批復 答案: ABCD 試題3：公文是一種特殊的文體，這種特殊性表現(xiàn)在（）。A: 采用白話文形式 B: 具有真實性、合法性 C: 具有規(guī)范性、相對確定性

D: 用議論、說明、敘述多種方式表達 答案: AD 試題4：公文的基本組成部分有（）。A: 標題 B: 文頭 C: 正文 D: 主題詞 答案: ACD 試題5：使用份號的公文有（）。

。）A: 機密文件 B: 絕密文件 C: 秘密文件 D: 所有文件 答案: AB 試題6：公文的特點有（）。

A: 由法定的作者制發(fā)并具有法定的權威性 B: 其制發(fā)與履行必須執(zhí)行法定程序 C: 具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用 D: 規(guī)范的體式 答案: ABCD 試題7：公文密級標志的位置放在公文標題的左上方醒目處。公文的保密等級分為以下哪幾種?（）。A: 絕密 B: 機密 C: 秘密 D: 特密 答案: ABC 試題8：公文的標題由以下幾部分構成（）。A: 發(fā)文機關名稱 B: 公文接受單位名稱 C: 公文內容 D: 文種 答案: ACD 試題9：下列哪些機關可以被選擇作為抄送機關（）。A: 向下級機關的重要發(fā)文應同時抄報直接上級機關 B: 向上級請示時抄報下級機關

C: 上級機關向受雙重領導的下級機關行文，抄送給另一上級機關 D: 將所接受的抄送公文抄送給下屬機關 答案: AC 試題10：公文的行文方式有（）。A: 逐級行文 B: 越級行文 C: 多級行文 D: 直接行文 答案: ABCD 試題11：公文必須具備的基本數(shù)據(jù)項目包括（）。A: 發(fā)文符號 B: 印章或簽署 C: 主送機關 D: 成文日期 答案: BD 試題12：下列文種屬于呈請性文件是（）。A: 函 B: 報告 C: 調查報告 D: 議案 答案: BCD 試題13：規(guī)范的公文體式是用以維護公文的（）。A: 強制性 B: 權威性 C: 準確性 D: 有效性 答案: BCD 試題14：下列文種的結構構成中均有主送機關的有（）。A: 指示 B: 通知 C: 通報 D: 批復 答案: ABCD 試題15：我國法定的公布性文件包括（）。(多選題)A: 通知 B.通告 C: 通報 D.公告 答案: BD

四、簡答題

1．公文為什么要標注主題詞？

(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關主題的文件。

(三)標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。(四)對提高秘書工作人員業(yè)務素質有重要作用。2．意見有哪幾種類型？

指導性意見、實施性意見、評估性意見 3．請示的寫作為什么要堅持一文一事？

這是《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，也是實際的需要，如果一文多事，很可能導致受文機關無法批復，也可能因內容繁雜而影響批復的時間。4．收文辦理包括哪些程序? 收文辦理指收到公文后的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三篇：文秘基礎知識(整合)

文秘基礎知識

（一）1、應用文書包括行政公文、事務文書、商務文書

2、行政公文13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 黨的機關14種 行政無：指示（取消）、決議、公報、條例、規(guī)定 黨機關無：命令、公告、通告、議案 行政增加（新）：意見

3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)

4、草擬：引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。成文日期如二〇〇八年

5、審核重點：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。

6、上行文：由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā) 下行文：由主要負責人或主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

7、復核重點：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

8、應用文四要素：材料、主題、結構與語言 材料是血肉，主題是靈魂、結構是骨骼，語言是細胞

9、占有材料的要求：時間不分古今；地域不分中外；性質不分正反；類別不分點面。

10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料；②選擇典型材料；③選擇真實準確的材料；④選擇生動新穎的材料。

11、使用材料注意：①恰當安排材料的先后順序；②確定材料的詳略程度

12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的；②材料本身的意義

13、對主題的要求：①正確；②深刻；③新穎（舉措、例證、詞語）；④集中。

14、應用文書標題基本模式有二：公文式、一般文章式 公文標題構成“發(fā)文機關+事由+文種” 請示不得兩項式；張貼時省略事由；規(guī)范性公文不用“關于”（如辦法、條例等）

15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式 目的式：常用“為了”、“為”等介詞構成的短語表明行文目的；也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。（通告、通知、計劃、招標書、投標書）引述來文式這種寫法多用于函、批復等回復性公文

16、三段式是公文常常采用的3層次結構形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。

17、文題照應多種形式：文章內容與標題照應；文章主題與標題照應；開頭與標題；結尾與標題

18、結尾：強調式、期求式、希望式（表彰、批評）、說明式、禿尾

19、對結構的要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一 20、運用語言的標準：準確、簡潔、平實（質樸）

21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)??決定，根據(jù)??特通告如下，依據(jù)??公告如下；為了??現(xiàn)決定；為??通告如下，現(xiàn)就??問題請示如下；現(xiàn)將??（情況）報告如下，現(xiàn)就??問題請示如下； 現(xiàn)將??（情況）報告如下，現(xiàn)就??問題提出如下意見，經(jīng)??批準（同意）

將有關事項通知如下； 擬采取如下措施；經(jīng)??研究，答復如下

22、稱為用語： 我（部），貴（局）公函平級尊稱對方，你（省），本（部門），該（處）

23、結尾用語： ①用于請示。如 當否，請批示。（當否，請批準×）；如無不妥，請批準各地執(zhí)行；妥否，請批復。②用于函。如： 請研究函復；盼復；請予復函；不知尊意如何，盼函告；望協(xié)助辦理，并盡快見復 ③用于報告。如： 請指正；請審閱 ④批復、復函：此復；特此專復；特函復 ⑤知照性公文：特此公告（通告、知、報）

24、應用文書表達方式：說明>敘述>議論

25、敘述方式：順序（主要）、倒敘

26、議論三要素：論點、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁 立論就是從正面闡述自己觀點的正確性，從而把論點建立起來的說理方法。立論，又叫證明。反駁：反駁論據(jù)、論證、論點。

27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法

28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表

29、計算機系統(tǒng)：硬件（hardware）、軟件（software）系統(tǒng) 外觀：主機箱、外部設備 功能：運算器、控制器、存儲器、輸入設備、輸出設備 30、CPU是計算機 核心部件，對微機整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標：一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。

31、內存儲器： 隨機（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù)

32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設備，33、硬盤使用注意事項： ①注意保護0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。②盡量避免對硬盤進行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。

34、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和可擦寫光盤

35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD）維護、保養(yǎng)和防護： ①注意防磁 ②注意使用屏幕保護程序（時間間隔以短為宜，設密碼）③顯示器窗口不得朝向門窗

36、計算機軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件 應用軟件 操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。

37、開關機：關閉計算機后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。熱啟動：①“Ctrl+Alt+Del”鍵；②按主機箱面板上“Reset”鍵

38、“死機”處理：唯一的恢復辦法是重新啟動系統(tǒng)（熱啟動）。造成“死機”的原因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷；②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴重匱乏并導致操作系統(tǒng)崩潰。

39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅動器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅動器，選好單擊“確定”按鈕。40、在Windows開始菜單中選擇“程序”→“附件” →“系統(tǒng)工具”→“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。

41、計算機病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預見性

42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機專用、專盤專用；②不用來路不明的軟件；③安裝防病毒軟件；④不要打開來歷不明的郵件；⑤對重要數(shù)據(jù)進行備份（異地存放；雙軌質紙質文件）。

43、菜單的約定： ①命令后“?”。當選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進一步的選擇。②命令后帶“▼”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應繼續(xù)做進一步的選擇。③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。

44、選取文件或文件夾： 要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標單擊第一個對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象；也可以自第一個對象單個拖動鼠標到最后對象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動光標，則光標所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。

45、用鼠標直接拖動的方法復制或移動對象： 當源文件與目標文件在同一磁盤上時，按住鼠標左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復制。當源文件與目標文件在不同的磁盤上時，按住鼠標左鍵將對象從一個磁盤直接拖動到另一磁盤上完成對象的復制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。

46、永久刪除：①清空回收站；②按“Shift+Del”組合鍵；③按住“Shift”鍵，再選擇刪除。

47、Windows XP支持星號（*）和問號（？）兩個通配符，星號表示多個字符，問號一個字符。

48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。

49、資源管理器采用雙窗格顯示結構，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系統(tǒng)的文件夾樹。

50、具體設置方法： ①在桌面上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護程序”選項卡。②單擊該選項卡中的“屏幕保護程序”下拉列表，將會看到系統(tǒng)提供的所有屏保程序；選取一種屏保程序，單擊“預覽”按鈕，可顯示該屏幕保護程序的動態(tài)演示外觀；單擊“設置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項；利用“等待”按鈕設置系統(tǒng)啟動屏保程序之前要等待的時間。③設置完成后，單擊“確定”按鈕即可。

文秘基礎知識二

51、Word2003啟動操作： ①“開始”菜單； ②單擊“開始”，選擇“運行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定” ③快捷方式

52、文件存盤 選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵 如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本 ①將鼠標指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。③要選定一段文本，可以用鼠標雙擊選定欄，也可以在該段內任意位置三擊鼠標 ④要選定整個文檔，可以用鼠標在選定欄中三擊 ⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標向選定文本塊的右下角移動即可。⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格 ①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格 ②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬： ①使用鼠標進行調整； ②使用對話框進行精確調整。單擊“表格”菜單（或表格本身）中的“表格屬性”命令，單擊“行”（“列”）選項卡，精確調整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設置”命令，可以打開頁面設置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡等選項卡，可進行相應設置。

58、打印預覽屏幕上顯示的是實際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定（選定不相鄰的矩形區(qū)域）有時需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。60、數(shù)據(jù)輸入 ①輸入文字：Excel默認單元格寬度是8個字符寬（4個漢字），如果輸入文字超過默認寬度，就會溢出到右邊的單元格內 注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。②輸入數(shù)字：Excel將自動使用科學計數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11” 注意：輸入數(shù)字時，數(shù)據(jù)中的單個句號將會被作為小數(shù)點處理，正號會被忽略，負數(shù)前加“-”

號或用圓括號括起來。③輸入日期和時間 a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2 日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00 ④“Enter”確認輸入；“Tab”指向右邊的單元格 ⑤清除單元格，只是刪除單元格內內容；刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除 61、設定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86 ①選定要增加有效檢查的單元格 ②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設置選項卡”。③在“允許”框中選擇檢驗方式，如“小數(shù)”。④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。62、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。63、移動、復制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的工作表標簽，然后按住鼠標左鍵拖動。注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復制一張工作表。64、關閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關閉”命令變?yōu)椤瓣P閉所有文件”命令，單擊即可。65、改變數(shù)字格式的步驟是： ①選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域 ②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項卡，在“分類”下拉列表選擇一項，比如“數(shù)值”。③在右側區(qū)域進行相應的設置，按“確定”。66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設置自動折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，單擊“確定”即可。67、處理標題 在Excel中這一功能的實現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實現(xiàn)。步驟：按實際寬度選擇要居中的標題，單擊 即可。67、行列高 ①Excel中，單遠格默認寬度是“8.38”。②自動調整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。69、單元格地址：相對地址（Excel2000默認狀態(tài)），絕對地址、混合地址、三維地址。70、自動求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認”即可。71、數(shù)據(jù)排序： ⑴使用“排序”對話框進行排序 ①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格； ②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令； ③單擊“主要關鍵字”右側的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項按鈕中選中“升序”或“降序”； ④在“次要關鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”； ⑤“確定” ⑵使用工具按鈕進行排序：升序 ↓，降序 ↓。72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。73、在幻燈片窗格的下側是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖動該窗格的邊框以擴大備注區(qū)域。74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現(xiàn)一張新幻燈片，同時右側的任務窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿沾案瘛?5、頁面設置步驟： ①打開要進行頁面設置和打印的幻燈片； ②單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令； ③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應的“寬度”和“高度”。在“方向”選項區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向； 76、打印步驟“ ①單擊“文件”菜單上的“打印”命令（打開“打印對話框”），可設置打印機類型、打印范圍和內容。②單擊“確定” 77、應用和更好模板的具體步驟： ①打開要應用設計模板的演示文稿； ②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設計”，在右側會出現(xiàn)“幻燈片設計”任務窗格（如已打開“幻燈片設計”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設計模板”）； ③在“幻燈片設計”任務窗格中，已用設計模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設計模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。78、制作新的表格幻燈片步驟： ①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標題和表格”版式。②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。③在對話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。79、在已有的幻燈片中添加表格 單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件： ①在顯示要插入圖片的幻燈片； ②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對話框”。③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。④單擊“插入”即可。81、啟動幻燈片方法： ①單擊演示文稿滾動條左側的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。④按“F5”鍵。82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進入下一張幻燈片；按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進入上一張幻燈片。83、計算機網(wǎng)絡最主要的目的是提供不同計算機和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡通信的協(xié)議。84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源 85、Tcp/LP協(xié)議特點：一是標準化，幾乎任何網(wǎng)絡軟件或設備都能在該協(xié)議上運行；二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網(wǎng)連成一個大型互聯(lián)網(wǎng)絡。86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡接口卡，又稱網(wǎng)絡適配器。87、調制解調器是用于實現(xiàn)計算機局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡設備，是撥號用戶必不可少的設備只要。88、按網(wǎng)絡覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。局域網(wǎng)（LAN）：辦公室或實驗室（十米級網(wǎng)），建筑物的網(wǎng)（百米級網(wǎng)），校園網(wǎng)（千米級網(wǎng)）。廣域網(wǎng)（WAN）:城域網(wǎng)（WAN）、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級）。國家網(wǎng)（千公里級）甚至洲際網(wǎng)（萬公里級）。89、因特網(wǎng)主要功能： ①數(shù)據(jù)與信息的查詢（網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢）②高速通信服務（電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等）③電子教育（遠程教育、培訓，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等）④電子娛樂（播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等）⑤電子購物（網(wǎng)絡購物、質量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結帳與各類電子消費方式）⑥各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務（遠程醫(yī)療和會診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應、失物招領、迷失兒童與老人的尋找等）90、默認的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強機構內部網(wǎng)絡安全性的一個或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權的數(shù)據(jù)通過。91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。頂級域名：機構性域名、地理性域名。機構性域名：com（營利性商業(yè)實體）、edu（教育機構或設施）、gov（非軍事性政府或組織）、net（網(wǎng)絡資源或組織）、org（非營利性組織機構）、firm（商業(yè)或公司）92、中國教育和科研計算機網(wǎng)（CERNET）主要服務于學校、科研和學術機構以及非營利性政府部門。http:∥004km.cn。93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內容保存為一個文本文件。

94、脫機收藏夾步驟： ①打開Web站點，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。②選中“允許脫機使用”復選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機收藏夾向導”簡介屏幕，單擊“下一步”。③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。97、發(fā)送郵件步驟： ①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕； ②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址；“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址；保密信件不使用“抄送”。③在“主題”框中輸入郵件的主題； ④在文本編輯區(qū)內輸入郵件的主題內容； ⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中； ⑥單擊“發(fā)送”。98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕擞靡欢ǖ恼Z言符號（書面、口頭），把信息、思想和情感進行傳遞的過程。99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。100、秘書職業(yè)特點：①非權利支配性；②非職責限定性③認同疏導性

文秘基礎知識四

151、企業(yè)文化的特征： ①獨特性； ②普遍性； ③可塑性。152、企業(yè)文化的功能： ①激勵功能；②導向功能；③約束功能；④凝聚功能；⑤穩(wěn)定功能；⑹輻射功能。153、企業(yè)形象是企業(yè)內外對企業(yè)的整體感覺、印象和認識，是企業(yè)狀況的綜合反映。154、CIS即企業(yè)形象識別：企業(yè)理念識別（MI）、企業(yè)行為識別（BI）和企業(yè)視覺識別（VI）3個層次。155、CIS策劃的原則： ①全方位推進原則；②以公眾為中心原則；③實事求是原則；④求異創(chuàng)新原則；⑤兩個效益兼顧原則（在追求經(jīng)營效益的同時，也要積極追求良好的社會效益。）156、MI是CIS的靈魂和整體系統(tǒng)的原動力。MI策劃主要應遵循實踐性原則、個性原則和持久性原則。BI是企業(yè)形象策劃的動態(tài)識別形式。行為識別是理念識別的最主要載體。VI是整個企業(yè)形象識別系統(tǒng)中最形象直觀、最具有沖擊力的部分。157、高性能團隊所具備的條件： ①共同的愿景；②隊員之間有開放的交流；③隊員之間需要互相信任，互相尊重；④在不同的領域，不同隊員可做團隊領導；⑤要有高效的工作程序；⑥在團隊內要求同存異；⑦隊員做事有共同的方法和工作流程。158、人事檔案保管制度的目的在于保守檔案機密。其基本內容為：材料歸檔制度、核查制度、保衛(wèi)制度、轉逆制度。159、歸檔大體程序：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。160、轉遞（人員調離）大致程序： ①取出應轉走的檔案； ②在檔案底帳上注銷； ③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》； ④按發(fā)文要求包裝、密封。161、人事檔案利用的手續(xù)：查閱手續(xù)、外借手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)。查閱手續(xù)內容：首先，由申請閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章，負責人簽字。最后，由人事檔案部門審核批準。注意事項：①下級不得查上級；②不得自查；③群眾不得查黨員；④上級、公檢法可外借。162、人員招聘流程：招聘計劃階段、招聘信息發(fā)布階段、招聘測試階段、人事決策階段、職工入職階段以及招聘報告階段。163、招聘計劃階段內容：人員需求清單、招聘渠道信息、發(fā)布時間的范圍、招聘小組人選、應聘者測試考核方案，招聘起止時間、新職工上崗時間、費用預算、招聘工作日程安排以及招聘廣告等。164、招聘信息發(fā)布階段原則：覆蓋面廣、發(fā)布及時，針對不同人才層次選擇不同發(fā)布渠道和控制成本。招聘信息的發(fā)布渠道很多，包括內部渠道（針對內部招聘）、傳統(tǒng)媒體、網(wǎng)上發(fā)布、校園發(fā)布、人才市場發(fā)布等。165、職工入職階段：發(fā)放錄取通知，辦理入職手續(xù)，新職工入職培訓，新職工后勤保障工

作，合同簽訂、備案、存檔，新職工上崗、工作介紹或交接等。166、招聘方式為：筆試、面試和心理測試。面試有模式化面試、非指導性面試、狀況面試、壓力式面試等。167、人員招聘原則： ①公開原則；②競爭原則；③平等原則；④能級原則（人的能量有大小之別是，本領有高低之分，工作也自有難易，要求自然也有區(qū)別）；⑤全面原則（指對應聘人員從品行、知識、能力、智力、心理、過去的工作經(jīng)驗和業(yè)績進行全面、考核和考察）；⑥擇優(yōu)原則。168、培訓職工方式：在職培訓、課堂培訓、互聯(lián)網(wǎng)培訓、情景模擬、研討會、案例研究、管理游戲、角色扮演、行為模擬等，培訓時，既可按需選擇最有效的一種，也可以在一次培訓中綜合運用多種培訓方式。169、企業(yè)公共關系基本特征： ①以社會公眾為工作對象；②以塑造形象為工作目標（公共關系核心問題）；③以傳播溝通為工作方式（一方面企業(yè)應策動對外傳播，使公眾認識、了解自己；另一方面，它又要吸取輿論民意以調整、改善自身；④以互惠互利為工作原則；⑤以真實誠懇為工作信條；⑥以注重長遠為工作方針。170、現(xiàn)代公關職能：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調溝通職能和促進銷售職能等。171、公關部門在信息、管理中發(fā)揮著獨特的作用。它搜集、儲存和處理同企業(yè)密切相關的各種信息，是企業(yè)的資料儲存中心；它集中觀測社會環(huán)境的變化，是企業(yè)的環(huán)境香油中心，它分析和預報同企業(yè)有關的發(fā)展趨勢，是企業(yè)的趨勢預報中心；它向外發(fā)布企業(yè)的有關信息，又是企業(yè)的信息發(fā)布中心。172、企業(yè)公關原則： ①良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)的產品和服務贏得消費者信賴。②良好的企業(yè)形象有助于增強企業(yè)的凝聚力和吸引力。③良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)獲得社會各界的支持以及政府部門的重視和幫助。④良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)在競爭中贏得優(yōu)勢。174、危機特征：突發(fā)性、嚴重危害性、輿論關注性和不可預見性。175、公關危機管理應遵循預防第一、公眾第一、公開第一和時間第一的原則。176、危機預防：①預測分析；②制定計劃方案；③加強訓練；④建立處理危機事件的關系網(wǎng)絡（與處理危機單位建立合作網(wǎng)絡：醫(yī)院、消防隊、公安部門、新聞單位、保險公司、銀行等）。177、危機處理緊急措施：①成立臨時專門機構；②迅速隔離危機險境；③控制危機蔓延態(tài)勢。178、會計的兩個基本職能是核算和監(jiān)督。179、記賬、算賬、報賬是會計核算的主要形式。180、監(jiān)督的核心就是要干預經(jīng)濟活動，使之遵守國家有關法律和法規(guī)，保證財經(jīng)制度的貫徹執(zhí)行。181、秘書應了解和掌握的會計科目： ①資產類。②負債類。包括短期借款、長期借款、應付工資、應付福利費、應交稅金。③所有者權益類。④損益類。包括管理費用、財務費用、所得稅。182、賬戶基本結構：增加額、減少額、余額共3欄。183、通過賬戶記載的金額可提供起初余額、本期增加發(fā)生額、本期減少發(fā)生額、期末余額

4個核算指標。期末余額=起初余額+本期增加發(fā)生額-本期減少發(fā)生額 184、會計憑證：原始憑證（自制原始憑證，外來原始憑證）；記帳憑證（收款憑證，付款憑證，轉帳憑證）。185、發(fā)票的基本聯(lián)次為3聯(lián)，第1聯(lián)為存根聯(lián)，開票方留存?zhèn)洳?；?聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，手執(zhí)方作為付款或收款原始憑證；第3聯(lián)為記賬聯(lián)，開票方作為記賬原始憑證。作廢時應加蓋“作廢”戳記。186、匯集憑證裝訂： ①對于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。②對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記帳憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。187、會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。188、日記賬是一種特殊的明細賬，逐日逐筆順序登記。189、出納主要工作包括： ⑴辦理銀行存款和現(xiàn)金領取 ⑵負責支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)管理。⑶做銀行賬和現(xiàn)金帳，并負責保管財務章。⑷負責報銷差旅費的工作。①職工出差分借支和不可借支，若需要借支就必須填寫借支單，然后交總經(jīng)理審批簽名，交由財務審核，確認無誤后，由出納發(fā)款。②職工出差回來后，據(jù)實填寫支付證明單，并在單后面貼上收據(jù)或發(fā)票，先交由證明人簽名，然后給總經(jīng)理簽名，進行實報實銷，再經(jīng)會計審核后，由出納給予報銷。⑸職工工資發(fā)放。190、日常現(xiàn)金和支票、單據(jù)等應當存放在上鎖的保險柜中，由專人（一般是現(xiàn)金出納）保管和支出。191、銀行存款賬戶分為存款賬戶、一般存款帳戶、臨時存款帳戶和專用存款帳戶。存款人首先應在銀行開立基本存款帳戶?；敬婵顜艟褪侨藗兯f的結算賬戶。192、除個體工商戶外，所有企業(yè)、單位要向當?shù)赜嬃坎块T辦理代碼證。有的地方還要求向當?shù)囟悇詹块T領取稅務證。193、支票適用范圍（同城結算）；種類（現(xiàn)金支票、轉賬支票和普通支票）；付款期限（10、日內，雙休日順延）。194、臨柜交款時，交款人必須與銀行柜臺收款員當面交接清點，做到一次交清，不得邊清點邊交款。195、支票遺失處理： ⑴一是及時到開戶銀行掛失止付；二請求有關單位協(xié)助防范。⑵只有現(xiàn)金支票遺失銀行受理掛失，但要搶在支付之前。195、對遺失的空白現(xiàn)金支票、空白轉帳支票，銀行也不受理掛失。空白支票遺失聲明不具有法律效力。197、稅收原則具有公平原則、效率原則、適度原則和法治原則。198、稅收特征：強制性、無償性、固定性。199、納稅人是納稅義務的法人或自然人。200、我國現(xiàn)行稅制中主要有3中稅率，即比例稅率、累進稅率和定額稅率。

文秘基礎知識五 201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應當保存5年；保存期滿，報經(jīng)國稅機關查驗后可以銷毀。202、對與發(fā)票案件有關情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復制。203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標記、無色熒光防偽標記3項防偽標記組成。204、稅收分類： ⑴以課稅對象為標準： ① 流轉稅；②所得稅； ③行為稅（對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅）⑵以計稅標準為標準： ①從量稅（以課稅對象的實物量為計稅依據(jù)）②從價稅（以課稅對象的價值量為計稅依據(jù)）205、增值稅是我國第一大稅種。206、文化體育業(yè)（文化業(yè)、體育業(yè)）：3%；娛樂業(yè)（歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝）：5%-20% 207、企業(yè)所得稅33%（原）。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術產業(yè)15%。208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得；②勞務報酬所得；③稿酬所得；④儲蓄存款利息、股息、紅利所得；⑤偶然所得。稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進稅率；勞務報酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。209、社會保險具有強制性、保障性、福利性和普遍性的特點。職工在試用期內也應享有保險。

210、養(yǎng)老保險的享受待遇：累進繳納養(yǎng)老保險15年以上，并達到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險待遇。我國的失業(yè)保險制度屬于強制性失業(yè)保險制度。醫(yī)療保險具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費用結算方式的復雜性。

211、工傷保險制度的實施原則：無責任補償原則；因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則；風險負擔、互助互濟原則；個人不交費原則；補償與預防、康復相結合原則；直接經(jīng)濟損失和間接經(jīng)濟損失相區(qū)別的原則；一次性補償與長期補償相結合原則。

212、無責任補償原則，又稱無過失補償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責任在誰，都應及時對受傷者進行無條件的一定經(jīng)濟補償。因工受傷是勞動者為他人和社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經(jīng)濟損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動報酬，這是工傷保險的內容。

213、工傷認定申請（合同期內）提供材料： 初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明（原件、復印件各一份）、交通事故需提供交通大隊的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復印件、有效期內的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理條例》規(guī)定：單位錄用職工，應當自錄用之日起30日內到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工住房公積金賬號的設立或者轉移手續(xù)；新參加工資的職工從參加工資的第二個月開始繳存的住房公積金，月繳存余額為職工本人當月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內的存儲余額： ①購買、建造、翻修、大修自住住房的。②離休、退休的。③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關系的。

④出境定居的。⑤償還購房貸款本息的。⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的。

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國內；B股：外國人，外幣；H股：香港股市；F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機構、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產屬國家所有，是非營利機構。220、我國的商業(yè)銀行大體分為國有獨資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經(jīng)濟政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發(fā)銀行、中國進出口銀行、中國農業(yè)發(fā)展銀行。222、非銀行金融機構主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。223、利息的計算方法分為單利和復利計算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復利性質，其余各類存款均按單利計算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習慣用月利率。224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。225、匯率的表示方法有直接標價法、簡接標價法、美元標價法。226、直接標價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎，將其折合為一定數(shù)額的本國貨幣的標價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標價法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標價法。227、公司的住所是指公司的主要辦事機構所在地。228、公司的資本包括注冊資本、發(fā)行資本、認購資本和實繳資本等。229、股東以其出資額為限度公司承擔責任，公司以其全部資產對公司的債務承擔責任的其余法人。有限責任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權利證書稱為出資證明書。有限責任公司的股東有最高人數(shù)限制。230、有限責任公司的設立條件： ①股東符合法定人數(shù)，有限責任公司由50人以下股東共同出資設立。②有限責任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。231、股東可以用貨幣出資，也可以用實物、工業(yè)產權、非專利技術、土地使用權等作價出資。232、有限責任公司的組織機構： ①股東會是公司的最高權力機關，每年至少召開一次。②董事會（執(zhí)行董事）與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務執(zhí)行機構，董事會成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。③監(jiān)事會：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機關，其成員不少于3人。監(jiān)事會應當包括股東代表和適當比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監(jiān)事。233、股權轉讓： 公司法不允許股東向公司轉讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉讓股份。股東向股東以外的人轉讓其出資時，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意；不同意轉讓的股東應該購買給轉讓的出資，否則視為同意轉讓；對于經(jīng)同意轉讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權。234、一人有限責任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。235、股份有限公司特征： ⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。⑵股東以所持股份為限對公司承擔責任。⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。⑷股份有限公司的設立程序較為復雜。236、設立股份有限公司，應當有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。237、股份有限公司的組織機構： ①股東大會應當每年召開一次年會。召開股東大會，應當將會議審議的事項于會議召開20日以前通知各股東。②董事會與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務執(zhí)行機關，其成員為5人-19人。③監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機關，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3。238、股份發(fā)行原則：必須同股同權、同股同利。股票發(fā)行價價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。239、股東持有的股份可以依法轉讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內不得轉讓；公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應向公司申報所持有的本公司的股份，并在任職期內不得轉讓。240、公司合并包括吸收合并和新設合并。公司應當自做出合并決議起10日內通知債權人，并于30日內在報紙上至少公告3次。241、清算程序。公司財產在分別支付清算費用、職工的工資、社會保險費用和法定補償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務后剩余財產。242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護等有關身份關系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定（不在合同法之內）。243、合同類別： ①根據(jù)合同的成立是否以交付標的物為成立條件，可分為諾成性合同與實踐性合同 ②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。244、合同基本原則： ①平等、自愿、公平原則。②誠實、信用原則。③合法原則。245、要約是一方當事人以訂立合同為目的，向對方當事人提出合同條件，希望對方當事人接受的意思表示。構成要約須符合下列條件： ①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。②要約的內容必須具體、確定。③要約中應當明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費用、準備履行所支出的費用、喪失與第三人另訂合同的機關所產生的損失。247、合同法規(guī)定下列免責條款無效： ①造成對方人身傷害的； ②因故意或者重大過失造成對方財產損失的。248、合同內容約定不明時合同的履行： ①質量要求不明確的，按照國家標準、行業(yè)標準履行、沒有國家標準、行業(yè)標準，按照通常標準或者符合合同目的特定標準履行。②價格或者報酬不明確的，按照訂立合同時履行地的市場價格履行，依法應當執(zhí)行政府定價或者政府指導價的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔保方式有定金、保證、抵押、質押和留置。250、合同的轉讓：①合同權利的轉讓；②合同義務的轉移；③合同權利和義務一并轉讓。

第四篇：文秘工作基礎知識淺談

文秘工作基礎知識淺談（培訓講義）

梁樹堯

（二00九年四月八日）

序 言

人類在創(chuàng)造了文字的同時，就開始用文字（書面語言）進行交流，用書面語言來記錄事件、發(fā)表議論、抒發(fā)情懷。隨著時代的不斷進步和人類的探索和總結，逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達方法，即記敘、議論、說明、和抒情（描寫），古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達方法。在我國，無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經(jīng)、楚辭，還是唐詩、宋詞、元曲、明清小說或其他文化現(xiàn)象中的各種文體，也無論是近代還是現(xiàn)代文化現(xiàn)象中的各種文體，都離不開以上幾種表達方法。當然，并非所有的文體都用這幾種方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用記敘、說明和議論，甚至連議論也用得很少，抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長、博大精深的文化領域中，雖然文秘涉及的范圍很廣：黨政機關、軍隊、企事業(yè)單位、人民團體等凡是有人群的地方都無處不在，但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地，在人們的書面語言交流中起著舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業(yè)管理的，雖不是專職文秘工作人員，但所做的工作中，有相當一部分涉及文秘工作，因此學習和探討文秘工作十分必要。我今天講的，有的教科書上有，有的教科書上沒有，是根據(jù)本人從事多年文字和新聞工作積累的點滴經(jīng)驗，并且，也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發(fā)，注重于實用性和可操作性。因時間倉促，準備不充分，如有謬誤，以教科書為準。第一章 企業(yè)文秘工作的重要意義和作用

在一個企業(yè)中，文秘工作具有十分重要的作用，相關政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音，規(guī)章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯(lián)絡等等，都會在文秘工作中體現(xiàn)出來。換句話說，企業(yè)文秘工作對內，在一定程度上可證明企業(yè)的實力，尤其是體現(xiàn)企業(yè)的文化底蘊，規(guī)范化運作程度；對外，可以擴大企業(yè)知名度，展示企業(yè)形象。為什么這樣說呢？以文秘工作中最基本的部分——公文為例，一份好的公文，對受文單位來說影響重大，如果是質量較高的報告或請示類上行公文，可引起上級的高度重視，如果是通知、規(guī)定之內的下行公文，可發(fā)揮較好的指導監(jiān)督作用；如果是公函、倡議、挑戰(zhàn)書之類的平行公文，受文者一定不會等閑視之，而會慎重對待。當然，好的公文不僅是內容，形式也很重要。形式即格式，一般說來，公文的格式是相對固定的，如果我們的公文格式不規(guī)范，內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度，最起碼第一印象就不好，一是認為發(fā)文單位不正規(guī)，其二是認為不嚴肅，對受文單位不尊重，特別是上行文，有些一看就不規(guī)范的公文，也許上級領導連看都不會看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾？由此可見，企業(yè)文秘工作對于企業(yè)的發(fā)展和壯大息息相關。

文秘工作范圍較廣，包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學問很深，大學里有專門的學科，我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究，從我們的工作實際出發(fā)，只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。第二章 本公司常見公文的分類

1、從表現(xiàn)形式分：

① 行政性公文：決定、通知、通報、公告、通告、報告、請示、公函、總結、會議紀要、計劃、大事記。

② 適用性公文：制度、辦法、規(guī)程、細則、規(guī)定、規(guī)劃、守則、工作要點、簡報、調查報告、會議方案。

③ 會議公文：提案、會議記錄、會議簡報、會議記要、經(jīng)驗介紹、講話稿、總結。

④ 社交文書：介紹信、公開信、證明信、表揚信、賀信、慰問信、倡議、決心書、保證書、挑戰(zhàn)（應戰(zhàn)）書。

⑤ 民事文書：便條、留言條、請假條、借條、欠條、收條。⑥ 商務文書：協(xié)議、合同、廣告、申請書、招標書、投標書。⑦ 其他類：海報、溫馨提示、告示、啟示。

2、從公文來源分： 收文和發(fā)文。

3、從行文方向分：

上行文、平行文、下行文。

4、從發(fā)送和處理時間分： 特急、急件、平。

5、從機密程度分：

絕密、機密、秘密、普通。

公文都具有特定的、統(tǒng)一的格式，行文規(guī)范嚴謹。第三章 公文的格式。

1、標題完整。

2、受文單位明確（標題下空一行頂格寫）。

3、正文規(guī)范（開頭、主體、結尾）。

4、主題詞（公文中的關鍵詞、中間隔字，不用標點）。

5、附件。

6、落款和日期。有版頭（標題上有單位的，只寫時間，加公章，無版頭的寫明發(fā)文單位）。

第四章 本公司幾種常見公文及其寫作

一、報告

1、報告的定義及其特點：

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。

從性質和內容上分可分為以下5類：

（1）工作報告：匯報例行日常工作和專項工作兩種。

（2）情況報告：匯報工作中發(fā)出或發(fā)現(xiàn)的某種情況或現(xiàn)象問題。（3）建議報告：側重于對今后工作的意見和建議，與請示接近，供上級參考，上級可答復也可不答復。

（4）答復報告：回答上級的詢問，必須有針對性，不能答非所問。? 物資申購報告必須寫明：物資名稱、數(shù)量、單位、規(guī)格、型號和期限等（特殊設備還需寫明產地）。

2、報告的基本寫法：

報告由標題、主送單位、正文、落款和日期構成。（1）標題：通常只寫事由和文種，有的可加“緊急”字樣。（2）主送單位：在標題下第一行頂格寫受文單位或對象。（3）正文：一般由三部分組成，即報告目的、報告內容和結尾。（4）落款和日期（簽章）。

二、請示

1、請示的定義及其特點：

請示是下級向上級請示某項工作、某個問題，請求批準某個事項的上行公文（帶請求性）。

2、請示的基本寫法：

（1）標題：應寫明請示事項和文種（不能用請示報告）。（2）正文：包括三個部分： a、請示原由。b、請示事項。

c、結束語。一般用“當否，請批示”、“妥否，請批示”、“以上請示，請予審批”等，要謙和得體，不宜使用請“從速批復”、“盡快解決”、“以解燃眉之急”等等字樣。（3）突出請示的重點。

a、把主要精力用在“怎么說”上面，而不應放在“說什么”，也就是技巧問題。同一個請示內容，有的得到批復，有的很快得到了批準，關鍵是技巧問題。而技巧集中體現(xiàn)在對請示原因的陳述中，不要光從本單位考慮，而要放在上級的角度，從全局立場去考慮，用上級的道理去說服上級。如何挑選和陳述理由是一份請示的關鍵。（4）堅持“一文一事”的原則。

一份請示中，只能寫明一個請求批準事項，不能把多個請示事項列于一份請示中。

例：關于XX小區(qū)給予XX同志的加薪的請示。

注意：報告和請示的標題必須寫明事由而不能光寫文體。報告一般不一定回復，而請示一般都應回復。

三、公函。

1、公函的定義及其特點：

公函是平行單位之間或不相隸屬的單位之間商洽和聯(lián)系工作、詢問和解答問題時所使用的一種文體，屬平行公文，一般不具有指令性，但有時上下級之間也采用“函”的形式聯(lián)系工作，比如“指導函”、“詢問函”等等，這種函就帶有指令性。

“函”的使用范圍十分廣泛，凡是不便使用其他公文文體聯(lián)系工作的，都可能用函，它簡便、簡短、自由、靈活、不受一般公文的嚴格規(guī)定，可不編文號，可不用文頭。

2、函的種類和寫法。

?、商洽性函：商洽原因 商洽事項 ?、詢問性函：詢問原因 詢問內容 ?、答復性函：告辭情況 答復意見 ?、委托性函：委托原因 委托內容

?、告知性函：與答復性函有些相似，區(qū)別在于，答復性函是答復對方詢問的問題，而告知性函則是告知對方代辦或代查事項的情況。告知原因，告知事項。

無論哪類函，都必須注意兩點：

第一、一函一事，中心突出，有的放矢，及時準確。第二、直述原由，行文簡潔，語言明快、措辭得體。

四、通知

1、通知的定義及特點。

通知是機關或單位向特定的受文對象告知有關事項的曉喻性公文。具有以下特點：

?、運用范圍廣泛，在所有的公文中，通知應用范圍最廣泛，上至高層單位、下至基層單位，大到國家重大事件，小到一個小單位的一般事項，都可用通知行文。

?、文體功用的曉喻性

有所告曉，有所要求，“曉”和“喻”。?、知照事項的時間性。

在所有的公文中，通知的時間性最強，即使是規(guī)定性通知，也不象其他規(guī)范性公文那樣有較長的時效性。

例：停水通知、、、、、、、（原因、事項、時間、要求??）2通知的寫法：

標題：主送單位（個人）、正文、落款、日期。

a、標題：由事由和文種組成。b、主送單位，標題下第一行頂格寫。c、正文：由原由、事項、要求三部分組成。d、落款和時間（右下方）。通知屬下行文，不宜向上級或同級或不相隸屬單位發(fā)通知。

五、通告（公告）① 通告與公告的區(qū)別：

通告的發(fā)布者通常是國家機關中的業(yè)務（職能）部門，也可以是基層企事業(yè)單位、人民團體。行文關系可以是平行文，也可以是下行文。公告的發(fā)布者一般是國家立法機關或行政領導機關，具有較強的權威性，有的還有強制性。公告的受文者十分廣泛而籠統(tǒng)，行文關系又十分明確，原則上可稱為下行文。

從以上情況看，我們企業(yè)來說，通常不用公告而只用通告這種文體。② 通告的寫法：

通告一般由標題、正文、落款和日期構成。

a、標題有三種寫法：一是由發(fā)文（單位）、事由和文種三部分組成，二是由事由和文種組成，三是直接標出文種。

例： XXX關于XXXXX的通告；關于XXXXXX的通告；通 告。b、通告的正文：由通告緣由、通告事項、通告要求三部分組成。緣由指目的意義，后寫“特作如下通告”或“通告如下”引起下文。通告事項要寫明讓一定范圍內群從遵守或周知的事項，一般可用條列項來寫，有的結尾還寫執(zhí)行的時間、范圍和有效期，或者提出希望和號召。

六、制度

制度的分類很多，按內容分有工作、學習、管理等，按范圍有國家、單位、個人等，按時間分有長期、短期等。我們在這里討論的只是適用于本公司的制度，即工作崗位責任制度，這種制度是把責任和制度結合在一起的，是責、權、利在一個崗位上的有機結合，可使員工責任明確、具體，增強責 任感。

例如：秩序維護隊門崗制度、工程維修值班制度等等。① 制度的特點：

a、規(guī)定性：限定員工可以做什么，不可以做什么。b、程序性：要求員工必須按一定程序和規(guī)則操作。② 制度的寫法：

a、標題：由發(fā)文單位、事由、文種和類別（制度）三部分組成。b、正文：分三個部分：

寫明發(fā)制度的緣由； 寫明各種具體條文 ； 寫明實施范圍、生效日期和解釋權等等。

要求：文字必須簡潔易懂，具體準確，切忌重復和廢話。標題下寫明時間，加括號。

七、規(guī)定

規(guī)定的使用范圍較廣，黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位均可使用。凡是需要規(guī)范人們的行為，要求有關人員遵守和執(zhí)行的事情，都可以用規(guī)定行文。

① 規(guī)定的基本格式由標題、發(fā)文單位及日期、正文三部分組成。

a、標題：由發(fā)文單位，事由和文種組成。

例：XXX小區(qū)（發(fā)文單位）客戶中心檔案管理（事由）規(guī)定（文種）。b、正文：由開頭、主體和結語組成。

開頭寫制定規(guī)定的原因，并以“特作制定如下規(guī)定”、“特作如下規(guī)定”等語承上啟下。

主體部分寫明規(guī)定的具體內容，一般是分條行文。結語部分寫實施說明。

例：本規(guī)定自X年X月X日生效、本規(guī)定自X年X月X日執(zhí)行。

八、守則

守則是面對全體人員公布的一種應自覺遵守的道德規(guī)范和行為準則，此外，還可以是具體操作規(guī)范，如《配電房操作守則》、《員工守則》之類就是規(guī)范本行業(yè)的守則。

守則一般由標題、正文、署名和日期三部分組成。

① 標題： 由執(zhí)行守則的對象加文種組成，如《員工守則》； ② 正文：將有關的要求（包括應該做的和不應該做的）內容以條為序依次寫明。

③ 署名和日期，一般寫在正文右下方，也可寫在標題之下，外加括號。因守則是員工自我教育的一種方式，所以一般應通過群眾醞釀討論。要求：條文應明確，具體通俗，不可多也不可長，以便記憶和檢查。

九、計劃（規(guī)劃）

1、計劃與規(guī)劃的區(qū)別

① 從內容上看，計劃比較單一具體；規(guī)劃比較全面、原則。② 從時間上看，計劃期限較短，時限要求嚴格；規(guī)劃期限較長，時限要求不嚴格。

③ 從性質上看，計劃是定任務、時間的，限時完成，有較強的約束性；規(guī)劃是定方向和遠景的，富有理想性和鼓動性。

舉例：a、公司二00八——二0一0發(fā)展規(guī)劃； b、公司二00九發(fā)展和計劃

2、計劃的寫法，與規(guī)劃的寫法基本一致。① 標題：由制訂單位、內容和文種構成；

② 正文：包括現(xiàn)實情況分析，要達到的目的，采取的對策和措施等三個部分。

③ 結尾：在正文的右下方寫制定計劃的日期，日期也可以寫在標題的下方。

十、會議記錄

會議記錄是比較常用的文種。公司要求：公司和項目上召開的各種會議都要有會議記錄。

1、會議記錄的特點：會議記錄是一種配合會議的召開而使用的文書，是記錄會議的組織情況，議程、內容等基本情況而形成的書面材料，是傳達貫徹執(zhí)行會議精神的重要依據(jù)，會議形成的會議紀要等重要文件，一般都要依會議記錄為藍本。

會議記錄一般分為摘要式記錄和詳細記錄兩種，但詳細記錄只是相對而言，并非是有言必錄。

2、怎樣寫會議記錄？

會議記錄通常采用專用稿紙，無專用稿紙的也要如同專用稿紙一樣，寫明會議的基本情況，即：會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)（人數(shù)較少時可直接記下出席人的姓名或由出席人簽名）、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人。

記錄內容：包括會議議題，討論過程，會議發(fā)言或講話的重點，作出的決定等等。會議結束時，應另起一行寫“散會”、“完”或“結束”等字樣作為標示。

十一、會議紀要

1、會議記要的特點：

會議記要是根據(jù)宗旨、議程、文件、記錄、用精練、準確、鮮明的語言，把重要內容加以概括的文章。而會議記錄只是一種書面材料。

2、怎樣寫會議紀要？

① 標題：多采用引題，正題和副題組成，也可只有正題。例：同心同德 共謀發(fā)展（引題）。

著力打造XX小區(qū)物業(yè)品牌 為創(chuàng)建和諧社區(qū)而奮斗（正題）。XX物業(yè)公司與業(yè)主代表座談會紀要（副題）。② 正文：采用三層意思表述；

a、會議召開的時間、地點、參會人員、主持人，主要認識及情況說明。b、會議召開討論的重要問題和參會者的重要發(fā)言，要具體、深刻、真實。

c、結尾，對整個會議作結論、總結，也可意盡言止。

十二、總結

1、總結的定義

當做了一個階段的工作或者完成了某項任務后，進行回顧、檢查和研究，找出經(jīng)驗教訓，并把它條理化，寫出帶規(guī)律性的書面材料，叫做總結。

2、總結的作用

① 積累經(jīng)驗、提高認識、改進工作。

② 鼓舞教育群眾（員工）、調動群眾的積極性。③ 交流信息、匯報工作、提供經(jīng)驗。④ 加強科學管理、提高管理者的素質。

3、總結的種類

① 按內容分：綜合性總結和專題性總結，結合性總結也叫全面總結，專題性總結也叫經(jīng)驗總結。

② 按時限分：可分為全過程總結和階段性總結。③ 按功用分：可分為匯報工作的總結和推廣以驗的總結。④ 按范圍分：可分為單位總結和個人總結。

4、總結的寫法

總結的寫法不拘一格，常見的有條文式、小標題式和普通式三種。① 條文式：將總結的內容按性質和主次輕重逐條排列，行文簡要，眉目清楚。

② 小標題式：正文部分按邏輯關系，分為幾個小標題，逐層深入地進行總結。這種寫法條理清楚，一目了然。

③ 全文貫通式：前后貫通，可以不列條款，不分章節(jié)，按時間或事物發(fā)展順序，全文貫通，一氣呵成。

總結一段由標題、正文、署名和日期三個部分組成。① 標題：

由總結的單位和總結的內容組成，通過標題給讀者以鮮明的印象。例：《成都市永和金典物業(yè)有限公司（總結單位）二00八年工作（總結內容）總結（文種）》，總結的標題不同于其他文體，一定要標明時間和內容，有的雖然沒有標明總結字樣，但內容體現(xiàn)出總結的性質。

例：《繼往開來??》

② 正文：這是總結的中心部分，一般有以下幾個方面的內容。a、基本情況概述。簡略地記述所要總結內容的基本情況，必要時還要 介紹背景。

b、主要成績和經(jīng)驗。這是全文的主要內容和重點，也是總結的目的所在，要對成績和經(jīng)驗進行細致的分析，并把感性認識上升到理性認識的高度，從中找出帶規(guī)律性的東西，這一部分要寫得詳實、具體，觀點鮮明，重點突出，條理分明。

c、存在的問題和教訓。在總結成績、經(jīng)驗的基礎上，找出工作中的差距，對存在的問題和差距作認真的分析,找出原因,以期達到吸取教訓、改進工作之目的。

d、今后的努力方向。經(jīng)過總結經(jīng)驗教訓，明確任務和方向，提出今后的打算。

③ 署名和日期：一般在正文的右下方寫明總結的單位和年月日，也可以在標題下面署名。這是寫總結不可缺少的部分。因為署名和日期是當事者在某一個歷史階段工作的標記，是今后開展工作的重要依據(jù)，千萬不可忽視。

十三、決心書（保證書）

1、決心書（保證書）是個人、單位為響應上級的號召開展工作、完成任務而提出的保證做好工作、完成任務的決心的一種應用文體。

2、寫法如下：

① 標題：在第一行寫“決心書”或“保證書”字樣，字體大些。② 稱呼：在標題下空兩行頂格寫接受決心和保證的上級單位或領導的名稱，可以“尊敬的”、“敬愛的”等修飾詞，后加冒號。

③ 正文：稱呼后下一行空兩格起行文。正文是決心書或保證書的主體，保證有幾條，決心有幾點，最好分行寫開，以便條目清楚。

④ 結語可以寫“請予批準”或“此致敬禮”等，也可不寫。⑤ 署名和日期，在結語后右下方寫署名，如果是多人，最好是人人簽名。如果是單位，寫上名稱后還要加蓋公章，署名下方寫日期。

另外，與本公司有關的還有：協(xié)議、合同、倡議、投標書、挑戰(zhàn)（應戰(zhàn)）書、調解書及訴訟類文書等等，因為時間有限，以后有機會再共同學習探討。

第五章 本公司常見公文中存在的問題

一、內容

1、標題成分殘缺。

2、正文（主體）言之無物。

3、語言表達不清楚。

4、措辭不嚴謹。

5、語句不通順。

6、其他語法方面的錯誤。舉例：（以上各舉一至二例，略）

二、格式

1、標題（闡述）

2、字號（闡述）

3、頁邊距（闡述）

4、行距（闡述）

5、封面（闡述）

6、落款和日期闡述）。

舉例：（以上各舉一至二例，略）

第六章 公文的格式要求

一、字號

1、通常情況下，正式文稿一般都用4號字，特殊情況下可用小四或五 號，五號以下的字在正式文稿中一般不用。小三號以上在正文中也一般不用，只適應于標題或小標題，但在一些特殊情況下可用，比如：需張貼的通知、告示之類，重要的還需加大字號或進行放大等特殊處理。

2、在什么情況下可用小四或五號呢？ ① 文本一頁多一點需調為一頁的。② 根據(jù)受文對象的需要和便于傳閱、印發(fā)的。③ 需要對正文作注釋的。

3、小標題一般要加粗或增大0.5—1個字號。

二、字距和行距

1、字距一般都是電腦設置固定的，不需調整，行距需要根據(jù)文稿的要求進行調整。

2、四號字的行距一般為30-35磅，小四號為25—30磅，五號字為20-25磅）。行距過寬一是不美觀規(guī)范，二是浪費成本；行距過窄：一是不美觀規(guī)范，二是閱讀吃力，容易出錯（舉例）。

三、頁邊距

： 指上、下、左、右的邊距，一般不得少于22mm，不得多于26mm。邊距過寬，一是不美觀規(guī)范，二是浪費成本；邊距過窄，不僅影響美觀、不規(guī)范，而且無法裝訂（舉例）。

四、重點標示

文稿中需要標注的重點部分（包括字、詞、句、段），可用以下幾種方法表示：

1、字體加粗，字號不變。

2、字號加大（0.5—1）。

3、字下加點（標準著重號）。

4、字句下劃橫線。

注意：一份文稿中，切忌同時使用兩種或兩種以上的標示，一是影響頁面美觀，二是對受文者的不尊重，同時標示的地方不宜過多，那樣相反顯示不出重點。

五、文稿打印

本著節(jié)約，嚴謹?shù)脑瓌t，一般情況下，兩頁以上的文稿都需雙面打?。ǚ饷娉猓?，兩頁以上的重要文稿如文件、協(xié)議、合同、標書、公函等必須雙面打印。其理由是：

① 節(jié)約成本。② 體現(xiàn)行文嚴謹。

③ 在一定程度上防止摻假、增刪、篡改和偽造等。

第七章 公文的校對和審查

1、一份公文擬好初稿后，必須進行認真校對，再送領導審閱、修改。然后再校對定稿。

2、修改、校對的內容：

① 觀點是否明確。② 立意是否正確。③ 表述是否準確。④ 邏輯是否嚴謹。⑤ 措詞是否得體。⑥ 層次是否清楚。⑦ 語句是否通順。⑧ 標點是否正確。⑨ 有無錯別字。⑩ 語法、句法有無明顯錯誤。⑾ 格式是否規(guī)范等。

3、公文形成的一般流程：領導授權—擬稿—修改—校對—領導審閱— 再修改—再校對—打印—再校對—署名（簽章）。

第八章 公文的裝訂和印發(fā)

1、凡兩頁以上（包括2頁）的文稿都需裝訂。

2、裝訂的原則：準確、整齊、美觀、大方、得體。

3、未正式定稿的公文只需在左上角成對角線處裝訂一顆釘即可。已正式定稿的公文，將第一頁左邊折回20mm—22mm，成一直線，沿直線上下各訂釘一顆，距上、下邊45mm左右，釘要釘直。

1、一般用A4的紙張印發(fā)。

2、抄報、抄送、下發(fā)和存檔。① 抄報：上級部門、單位或相關領導。② 抄送：同級單位、部門或相關人員。③ 下發(fā)：下級單位或相關人員。④ 存檔：本級。

第九章 公文的建卷歸檔

公司保職能部門、各項目的所有公文都必須分類建卷歸檔，根據(jù)公司實際情況，大致按以下類別建卷。

一、公司本級

1、收文類

（1）上級（政府、主管部門的規(guī)章、制度、指導函、通知等）。（2）同級（同行業(yè)對等公司，開發(fā)企業(yè)、招標書、公函、協(xié)議、合同 等）。

（3）下級（物業(yè)服務中心、職能部門的報告、請示、計劃、總結、申請、情況說明等）。

2、發(fā)文類

（1）、上行文（地方政府、主管部門的請示、報告、情況說明等）。（2）、平行文（同行業(yè)、相關單位的公司、投標書、協(xié)議、合同等）。（3）、下行文（物業(yè)服務中心的各類文件，規(guī)章制度、簡報、表揚、通知等等）。

二、物業(yè)服務中心

1、收文類

（1）上級（公司、地方政府、主管部門、職能部門、居委會的通知、公函等）。

（2）同級（業(yè)委會、治保會、老齡協(xié)會等相關單位的公函、通知等）（3）下級（普通員工的工作計劃、決心書、保證書、心得體會、辭職報告等）。

2、發(fā)文類

（1）上級（公司、地方政府、主管部門、職能部門、居委會的通知、公函等）。

（2）同級（業(yè)委會、治保會、老齡協(xié)會等相關單位的公函、通知等）。（3）下級（客服中心辦公室、秩序維護隊、工程班、保潔班部門崗位職責、規(guī)章制度等等）。

2、詳細建卷

無論是公司和物業(yè)服務中心的公文，除以上兩大類別，還應按不同文 種詳細分類建卷。

： ① 按通知、通告、會議記錄、規(guī)章制度、文件、簡報、公函、請示、總結、計劃等建卷。

② 按職能部門分管的工作職責分類建卷。如：財務部大體可分規(guī)章制度類（包括各種制度）

賬務類（包括會計賬、出納賬、明細賬、分類帳、現(xiàn)金日記賬、日報表、月報表、支出票據(jù)、收入票據(jù)等等）。

再如：人力資源部門應分為：員工檔案、員工培訓、人員編制、工資架構、勞動合同、獎勵懲罰、人才招聘、人才儲備等等。

③ 物業(yè)服務中心的檔案分類更為詳細。

按部門分，客戶中心除了上及下達的各種文件及其他資料歸類存檔外，還應有：

（1）業(yè)主基礎資料；（2）項目基本情況（包括文字、工程圖紙、各類表格等）；（3）業(yè)主投訴記錄；（4）回訪記錄；（5）事故處理記錄；（6）重大事件記錄；（7）各種會議記錄；（8）工作總結；（9）規(guī)章制度；（10）崗位職責；（11）人員編制；(12)員工進出；（13）工程報修記錄；⒁大中修記錄；⒂ 派工單；⒃ 水電表讀數(shù)記錄；⒄ 秩序維護隊交接班記錄；⒅ 車輛檔案；⒆ 設施設備登記；⒇ 消防設施安全檢查記錄；還有收費單據(jù)及明細賬、各類合同及協(xié)議等等。

④ 以上公文都必須規(guī)范，用統(tǒng)一的檔案盒存放，檔案夾上貼上醒目的、統(tǒng)一規(guī)格的標簽、注明并編號。

⑤ 每卷檔案的首頁注明檔案目錄，以便隨時找到所需資料。⑥ 檔案必須由專人管理，任何人要查閱，借用資料必須打條立據(jù)，定 時歸還。重要資料需由本單位負責人批準后方可查閱和借用。

⑦ 檔案盒外表必須保證整潔、美觀，內容必須完整、詳實，如應人為原因造成檔案資料的損壞或丟失，由保管人承擔一切后果。

⑧ 單位負責人要定期不定期地對本單位的檔案進行檢查、監(jiān)督和指導。

作業(yè)題（100分）

1、談談文秘工作在企業(yè)管理中的意義和作用（20分）。

2、請按照常用公文的規(guī)范格式寫一個通知（20分）、一份通告（20分）、一份報告（20分）、一份請示（20分）。內容自定。

3、四月十七日前將以上作業(yè)交公司辦公室參加評比。

（完）

第五篇：文秘基礎知識試題

文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領導的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領導意圖協(xié)議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協(xié)調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統(tǒng)有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業(yè)知識。（4）業(yè)務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協(xié)調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據(jù)。②為實現(xiàn)科學管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。１

4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比

較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關的領導同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：

1、熱情相待。

2、按政策辦事。

3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。

4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦?！边@樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××?！被颉奥闊┠阏乙幌隆痢痢??！比绻闶呛蛯Ψ铰?lián)系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協(xié)調的內容主要包括哪三方面？ 答：政策協(xié)調、業(yè)務協(xié)調和事務協(xié)調。

32、協(xié)調的方法有哪些？

答：１、文字協(xié)調;２、情況協(xié)調;會議協(xié)調;面商協(xié)調。

33、協(xié)調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發(fā)的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：

1、操作人員的要求。

2、計算機的放置。

3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創(chuàng)造性思維？

答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所進行的新探索，并能創(chuàng)造出新的思維形態(tài)。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創(chuàng)造性活動過程的某種創(chuàng)造力極為高漲的狀態(tài)，不僅有突發(fā)性、創(chuàng)造性，而且還以創(chuàng)造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。

一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、內外聯(lián)系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。B、參謀作用。C、協(xié)調作用。D、樞紐作用。E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心?！斌w現(xiàn)的是秘書工作的哪一條原則？

A、準確。B、迅速。C、保密。D、求實。

3、秘書工作的職業(yè)道德第一條是：

A、忠誠老實，實事求是。B、克己為公，不謀私利。C、謙虛謹慎，埋頭苦干。D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。

4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：

A、要有正確的態(tài)度和方法。B、謙虛謹慎，模范地執(zhí)行黨的方針、政策。C、調查研究要深入。

D、堅持實事求是。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現(xiàn)在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。C、知己知彼，“百戰(zhàn)不殆”。D、為領導的科學決策提供依據(jù)。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經(jīng)作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為： A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅車前往催辦

9、兩個及兩個以上機關聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關的領導同志聯(lián)名簽署，聯(lián)名簽署文件的

過程稱作：

A、簽發(fā) B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為： A、神密 B、機密 C、奧密 D、秘密 E、絕密

11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應選擇哪種處理方式： A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話

B、接起另一個電話，視電話內容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒 D、12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？ A、立即把電話掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓他，再把電話掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦?！痹賿鞌嚯娫?/p>

13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？ A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷電話

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正

C、“神經(jīng)病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法 B、是指用鋼筆書寫漢字的方法 C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對 C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對 B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復印機就是：

A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機 C、利用靜電原理進行復印的機器

18、傳真機是：

A、現(xiàn)代化通信的一種最重要的手段 B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備

C、是利用電話線路傳輸數(shù)字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經(jīng)思考后作用的決定

C、是為解決眼前或將來可能發(fā)生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性 E、獨立性

2、秘書工作的主要內容有11條，其中前三條是： A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理 C、辦理會務

D、撰擬文稿 E、處理電文

3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？ A、為所有領導服務

B、為人民政府服務

C、為直接領導服務

D、為與本系統(tǒng)有關的部門及其成員服務 E、為廣大人民群眾服務

4、秘書工作有四條原則，它們是： A、服務 B、準確 C、迅速 D、求實 E、保密

5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面： A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力 E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律

6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？

A、環(huán)保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識 E、專業(yè)知識 F、業(yè)務知識 G、輔助知識

7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：A、飲酒陪客的能力

B、娛樂、向導的能力 C、調查研究能力

D、文字表達能力 E、組織協(xié)調能力

F、救助他人的能力

8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個內容？ A、指導思想

B、旅差費及行禮準備

C、調查內容、對象及方法 D、調查時間、路線 E、注意事項

F、帶好洗漱工具

9、現(xiàn)代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？ A、全面服務

B、實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂 C、及時準確，內容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義： A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發(fā)信件，分發(fā)報刊的服務機構 C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執(zhí)行領導決策，協(xié)調各部門關系的重要環(huán)節(jié) E、是單位安全保衛(wèi)的先鋒

11、值班工作電話記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆

B、記錄要字跡清楚，內容完整 C、來電時間

D、來電單位、姓名及職務、電話號碼等 E、來電內容

F、領導批示和處理意見 G、接電話記錄人

12、簽收是文件運轉過程中的環(huán)節(jié)之一，它包含哪兩層意思？ A、發(fā)送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為： A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急）D、加急 E、特急

14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機密 E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯(lián)系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法： A、按描述的人物立卷

B、按影響的大小立卷 C、按問題立卷

D、按作者立卷 E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數(shù)的多少劃分，可分為哪三類？ A、規(guī)定性會議 B、小型會議 C、紀念性會議 D、大型會議 E、特大型會議 F、表彰會

17、內賓接待工作的四項原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂 E、簡樸大方 F、節(jié)省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節(jié)，初次相見，握手作為認識的先導；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法： A、同是男性之間握手，應當有力，表示熱情友好 B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領導或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去

E、對女性和領導都要尊重，無論是否愿意，都應該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重 C、如雙方身份相同，年齡接近，應先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人 D、如雙方地位相近，年齡有別，應先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應先把漂亮年輕的女性介紹給男性 20、我們在聽講時，應注意哪幾個方面？

A、要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉 B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕蘇，較難纏的人，不要厭煩，而應委婉回絕，機智找到中斷談講的理由 D、不管再嚕蘇，都應盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打電話時，請你把正確的做法選出來： A、“您是××單位（或家），請您找一下××人” B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？” D、打電話的機會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹…… E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權威性或立法件

B、擔保作用 C、面子作用

D、憑信作用

23、協(xié)調的內容主要包括三方面：

A、政策協(xié)調 B、口頭協(xié)調 C、文件協(xié)調 D、業(yè)務協(xié)調 E、事務協(xié)調

24、國家秘密具有如下性質和特點：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀律觀念 D、國家利益觀念 E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆 E、硯

三、判斷題：

1、在我國現(xiàn)階段，秘書通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領導的助手。

2、秘書調查人員的素質，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進行調查研究的方法有10種，其中：發(fā)函或問卷調查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關系的信息，能反映國內外形勢發(fā)展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報。

6、秘書值班的主要任務就是接聽電話、收發(fā)信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽電話人人都會，拿起電話，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回電話，要穩(wěn)重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應。

11、處理電話內容時的注意事項，一般人不在就算了，不要自作主張，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務文書或公務文件。它是機關、團體、企事業(yè)單位在公務活動中形成和使用的文書材料；是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規(guī)，請求和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運轉過程中的環(huán)節(jié)之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環(huán)節(jié)之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進行登記，記載文件的來源、內容、去向及處理結果等。

16、摘要，就是將多余的內容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環(huán)節(jié)之一。指需要請領導同志批示的文件，辦文部門根據(jù)領導同志的分工，呈請主管領導同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發(fā)至級限，是指文件發(fā)布的層次，領導機關是分層次設置的，文件也應是分層次發(fā)布的，根據(jù)文件的內容，該發(fā)至哪一級限就發(fā)至哪一級限，不能任意擴大，也不能一味控制級限影響文件效用的發(fā)揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規(guī)格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權。

21、會議前的準備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預則立，不預則廢”。會議前的準備工作好壞，對會議質量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責范圍之內；二是提交會議討論的議題，一般應有簡要的文字材料，經(jīng)領導審核后，提前印發(fā)給有關領導閱讀，準備意見。

23、會議報到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；二是委托他人代為報到；三是電話報到。

24、迎送外賓時，如安排獻花，通常由團員或男青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之后獻上。

25、擋駕，是減輕領導工作負擔的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關系，秘書時常要代為領導陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規(guī)格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協(xié)調工作的原則是：服從全局的原則；維護團結的原則；從實際出發(fā)的原則；認真負責的原則。