第一篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在： 1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進(jìn)度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機(jī)構(gòu)按程序辦理。各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)： 1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機(jī)關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進(jìn)行調(diào)整呢？（1）根據(jù)上級要求，必須進(jìn)行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機(jī)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進(jìn)行調(diào)整。（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強(qiáng)對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

第二篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：

1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進(jìn)度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機(jī)構(gòu)按程序辦理。

各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：

1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。

2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機(jī)關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進(jìn)行調(diào)整呢？

（1）根據(jù)上級要求，必須進(jìn)行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機(jī)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進(jìn)行調(diào)整。

（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強(qiáng)對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

（四）序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

（六）一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔XX〕×號。

（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號。

（十）自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見問題

（一）上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名。公文處理規(guī)定要求上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）下行文標(biāo)注了簽發(fā)人姓名。下行文不要標(biāo)注簽發(fā)人。

（三）標(biāo)注不規(guī)范簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標(biāo)題中的常見問題

（一）缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產(chǎn)黨省第九屆委員會第三次全體會議關(guān)于《中共省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的xx大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的xx大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

（二）用發(fā)文字號代替文件名稱如：“關(guān)于××〔1997〕×號文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《“秘書工作”×人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)〔XX〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹“秘書工作”×通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹“秘書工作”×通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決“秘書工作”×的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決“秘書工作”×的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于“秘書工作”×活動實施方案〉的通知》中，后一個“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點符號。除引用文件用書名號外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。

（六）發(fā)文機(jī)關(guān)簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應(yīng)簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“人口計生委”。

七、主送機(jī)關(guān)中的常見問題

（一）缺主送機(jī)關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

（三）多頭主送。主送機(jī)關(guān)不止一個。向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。

（四）主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”。

（二）標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的xx大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔XX〕×號文件（關(guān)于“秘書工作”的請示）收悉?！睉?yīng)為如“你單位關(guān)于“秘書工作”的請示（××〔XX〕×號文件）收悉?！?/p>

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。

九、附件標(biāo)識中的問題

（一）有附件不標(biāo)注。

（二）附件名未標(biāo)全稱。

（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。

（四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注?！瓣P(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標(biāo)注。

十、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中的問題

（一）黨的機(jī)關(guān)公文未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱。

（三）位置不當(dāng)。常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標(biāo)識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機(jī)關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識：“XX年3月20日”，行政機(jī)關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機(jī)關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

十二、機(jī)關(guān)印章使用中的常見問題

（一）當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標(biāo)識中的常見問題

（一）不標(biāo)引主題詞。正式公文都應(yīng)標(biāo)注主題詞。

（二）將標(biāo)題簡單分切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。

（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機(jī)對公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應(yīng)該提供：

1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關(guān)的背景材料，如相關(guān)文件資料等等。

3．黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應(yīng)提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務(wù)會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應(yīng)提供會議紀(jì)要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關(guān)工作或處理相關(guān)問題曾經(jīng)行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，并提供其他部門簽署的意見。

本單位領(lǐng)導(dǎo)是否簽署意見。沒有簽署意見的，應(yīng)簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關(guān)不嚴(yán)。收到下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點：一是是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。六是提供的材料是否準(zhǔn)確、完備、齊全。

（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作被動。文稿校核后，應(yīng)填寫發(fā)文審簽單，由秘書部門負(fù)責(zé)人注批后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。文稿送審應(yīng)安排專門人員呈送，一般按注批單上領(lǐng)導(dǎo)的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)秘書報告。

呈送急件時，如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在市內(nèi)下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉(zhuǎn)呈。如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯(lián)系不上，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可越過此領(lǐng)導(dǎo)向另一位領(lǐng)導(dǎo)呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應(yīng)在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領(lǐng)導(dǎo)姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿后，應(yīng)逐一做好復(fù)核、協(xié)調(diào)工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重要文件，要及時報告辦理進(jìn)度。領(lǐng)導(dǎo)作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領(lǐng)導(dǎo)做出批示或修改。

（四）忽視公文復(fù)核環(huán)節(jié)。有些單位辦文工作人員為了省事，不經(jīng)復(fù)核就進(jìn)行登記編號和印制。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復(fù)核一至兩次。重點復(fù)核文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等項目是否表述準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)審簽手續(xù)是否完備，文件格式是否規(guī)范等，并對文件的重點修改內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)指標(biāo)、專用名稱等再作仔細(xì)復(fù)核。復(fù)核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認(rèn)真在臺賬上進(jìn)行編號，標(biāo)明緊急程度、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)至范圍等。然后再送文印室進(jìn)行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機(jī)關(guān)的請示性公文，經(jīng)辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，并留下聯(lián)系人的聯(lián)系電話。

（二）不進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，一概接受。辦文人員應(yīng)認(rèn)真閱讀請示內(nèi)容，對存在問題作出相應(yīng)處理：

請示件呈送機(jī)關(guān)有2個或2個以上的、請示件送至領(lǐng)導(dǎo)個人而領(lǐng)導(dǎo)個人已經(jīng)予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權(quán)限在具體職能部門的，應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門辦理或請來文單位直接報有關(guān)部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應(yīng)向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。

來文沒有附與請示事項有關(guān)背景材料或需要補充相關(guān)材料的，應(yīng)及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應(yīng)先征求主管部門意見或與相關(guān)單位做好協(xié)商工作。請示事項涉及其他單位的，應(yīng)先做好相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。

請示事項有前卷可查的，應(yīng)先查先卷后再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領(lǐng)導(dǎo)。對請示事項明確，政策依據(jù)充分的請示，可直接呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強(qiáng)的請示，要先與有關(guān)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時可提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會，提出可行性建議，報領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）領(lǐng)導(dǎo)審批時出現(xiàn)不同意見時，不向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，直接將文件送交下一領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，與有關(guān)方面做好領(lǐng)導(dǎo)批示的落實和協(xié)調(diào)工作，必要時再提請秘書部門主要領(lǐng)導(dǎo)或報黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)審定。

（五）回復(fù)來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據(jù)請示件的內(nèi)容及辦理情況，及時、準(zhǔn)確回復(fù)來文單位。回復(fù)方式主要有三種：

回復(fù)政策性強(qiáng)、請示內(nèi)容較為復(fù)雜的請示件，一般采取行文的方式進(jìn)行批復(fù)，同時抄送有關(guān)單位。

領(lǐng)導(dǎo)批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領(lǐng)導(dǎo)批示直接復(fù)印或電傳給來文單位。涉及有關(guān)單位的，應(yīng)同時復(fù)印給有關(guān)單位。

對請示事項領(lǐng)導(dǎo)批示不同意或幾位領(lǐng)導(dǎo)批示意見不一致的，應(yīng)采取電話或面談的方式口頭回復(fù)來文單位，并做好有關(guān)解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進(jìn)行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數(shù)、收文單位、信封編號、發(fā)文字號等是否一致，確保準(zhǔn)確無誤后才能簽收。簽收后要對照發(fā)文通知單，清點文件的發(fā)文字號、份數(shù)、份號是否正確。如有出入，應(yīng)及時與上級機(jī)關(guān)聯(lián)系，弄清原因，立即更改。清點后要進(jìn)行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進(jìn)行登記，所有要素和項目要一一準(zhǔn)確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領(lǐng)導(dǎo)看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導(dǎo)致文件丟失或泄密。文件管理人員要認(rèn)真閱讀和領(lǐng)會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領(lǐng)導(dǎo)（應(yīng)符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發(fā)文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批，應(yīng)配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領(lǐng)導(dǎo)等事項，并及時進(jìn)行催辦。領(lǐng)導(dǎo)簽批后，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)簽批意見及時告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)要閱文室進(jìn)行簽閱讀。特殊情況下可送至領(lǐng)導(dǎo)辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內(nèi)。

（三）分發(fā)、翻印不及時。上級機(jī)關(guān)有明確要求將文件發(fā)至下一級的，應(yīng)按照上級機(jī)關(guān)要求進(jìn)行分發(fā)，填寫文件分發(fā)表。需要翻印的，應(yīng)及時翻印后發(fā)出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領(lǐng)導(dǎo)個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領(lǐng)導(dǎo)手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進(jìn)行清退銷毀。按照上級機(jī)關(guān)清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

第三篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法（轉(zhuǎn)載）

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：

1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進(jìn)度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機(jī)構(gòu)按程序辦理。

各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：

1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。

2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機(jī)關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進(jìn)行調(diào)整呢？

（1）根據(jù)上級要求，必須進(jìn)行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機(jī)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進(jìn)行調(diào)整。

（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強(qiáng)對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

（三）行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：

1．應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文。特別是政府工作安排，不宜送黨委發(fā)文。經(jīng)常出現(xiàn)政府部門拿著政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發(fā)文的現(xiàn)象。如某單位拿著《做好行政事業(yè)單位帶薪休假工作的通知》送交黨委辦公室，這是政府人事工作，也涉及財政管理，純屬政府工作，就應(yīng)該送政府辦公室發(fā)文。還有如《關(guān)于維護(hù)價格穩(wěn)定、保障市場供應(yīng)的通知》、《做好免除城市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)雜費工作的通知》、《關(guān)于做好春節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》等方面的文件，都應(yīng)該送政府辦公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府領(lǐng)導(dǎo)是政府工作的第一責(zé)任人，政府發(fā)文有利于政府責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。

二是政府工作必須實行政務(wù)公開，自覺接受公眾、人大及其常委會的監(jiān)督。如果由黨委辦公室發(fā)文，一方面文件的發(fā)至范圍往往有嚴(yán)格規(guī)定，不利于公眾行使知情權(quán)，另一方面人大及其常委會不便進(jìn)行監(jiān)督。

三是容易造成工作失誤。政府文件的出臺必須經(jīng)過嚴(yán)格的行政程序規(guī)定，重要文件還須經(jīng)過人大及其常委會審議，如果這方面的文件由黨委發(fā)文，容易繞過必要的行政程序和監(jiān)督程序，造成工作失誤。

2．部門行文“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。經(jīng)常有一些部門，為了使部門意志上升為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意志，將部門文件升格為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。一般情況下，本級行文的規(guī)格應(yīng)參照上級行文規(guī)格執(zhí)行。如上級某部門發(fā)文布置某項工作，本級黨委或政府落實此工作時，一般由本級部門行文落實，不升格為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯(lián)合行文的，也不宜由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。

3．越級行文。越過主管部門或上一級機(jī)關(guān)向上請示。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)、市直部門的二級機(jī)構(gòu)和直屬單位直接向市委市政府請示，都是違反程序的越級行文。一般情況下鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見后上報；市直部門的二級機(jī)構(gòu)和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見后上報。

4．本級部門向下級黨委、政府直接下發(fā)指令性文件。個別部門為了強(qiáng)調(diào)部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經(jīng)常向下級黨委、政府行文，安排工作。這是嚴(yán)重違背公文處理規(guī)定的。沒有同級黨委、政府的明確授權(quán)，部門無權(quán)下發(fā)此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。

5．請示和報告泛濫。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些并不是重大事項，有些也不屬于黨委、政府受理的范圍，卻事無巨細(xì)地上報。這樣的文件，送到領(lǐng)導(dǎo)同志案頭，增加了領(lǐng)導(dǎo)同志的閱文量，浪費了領(lǐng)導(dǎo)同志的精力和時間。

二、文種使用中的常見錯誤

（一）自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。黨的機(jī)關(guān)公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。行政機(jī)關(guān)的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。除此之外的文種，都不能出現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)的公文之中。

（二）誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××年××工作實施方案》的通知”。

（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××機(jī)構(gòu)的報告》，《××舉行××活動的報告》。兩個標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是“向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時也存在“請示”和“函”混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項是用函。可是有些單位當(dāng)有求于對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的報告》或《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應(yīng)為《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的函》。

（四）濫用文種。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種?！皼Q定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強(qiáng)自身建設(shè)、表彰先進(jìn)、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。

三、版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“××（）”的版頭。

（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

四、發(fā)文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。

（二）括弧不對。發(fā)文應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發(fā)×號”。

（四）序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

（六）一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號。

（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號。

（十）自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見問題

（一）上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名。公文處理規(guī)定要求上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）下行文標(biāo)注了簽發(fā)人姓名。下行文不要標(biāo)注簽發(fā)人。

（三）標(biāo)注不規(guī)范

簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標(biāo)題中的常見問題

（一）缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關(guān)于《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

（二）用發(fā)文字號代替文件名稱

如：“關(guān)于××〔1997〕×號文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決××××的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點符號。除引用文件用書名號外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。

（六）發(fā)文機(jī)關(guān)簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應(yīng)簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“人口計生委”。

七、主送機(jī)關(guān)中的常見問題

（一）缺主送機(jī)關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

（三）多頭主送。主送機(jī)關(guān)不止一個。向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。

（四）主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”??；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”。

（二）標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉。”應(yīng)為如“你單位關(guān)于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉?！?/p>

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。

九、附件標(biāo)識中的問題

（一）有附件不標(biāo)注。

（二）附件名未標(biāo)全稱。

（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。

（四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注?！瓣P(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標(biāo)注。

十、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中的問題

（一）黨的機(jī)關(guān)公文未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱。

（三）位置不當(dāng)。常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標(biāo)識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機(jī)關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識：“2005年3月20日”，行政機(jī)關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機(jī)關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

十二、機(jī)關(guān)印章使用中的常見問題

（一）當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標(biāo)識中的常見問題

（一）不標(biāo)引主題詞。正式公文都應(yīng)標(biāo)注主題詞。

（二）將標(biāo)題簡單分切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。

（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機(jī)對公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應(yīng)該提供：

1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關(guān)的背景材料，如相關(guān)文件資料等等。

3．黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應(yīng)提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務(wù)會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應(yīng)提供會議紀(jì)要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關(guān)工作或處理相關(guān)問題曾經(jīng)行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，并提供其他部門簽署的意見。

本單位領(lǐng)導(dǎo)是否簽署意見。沒有簽署意見的，應(yīng)簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關(guān)不嚴(yán)。收到下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點：一是是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。六是提供的材料是否準(zhǔn)確、完備、齊全。

（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作被動。文稿校核后，應(yīng)填寫發(fā)文審簽單，由秘書部門負(fù)責(zé)人注批后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。文稿送審應(yīng)安排專門人員呈送，一般按注批單上領(lǐng)導(dǎo)的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)秘書報告。

呈送急件時，如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在市內(nèi)下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉(zhuǎn)呈。如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯(lián)系不上，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可越過此領(lǐng)導(dǎo)向另一位領(lǐng)導(dǎo)呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應(yīng)在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領(lǐng)導(dǎo)姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿后，應(yīng)逐一做好復(fù)核、協(xié)調(diào)工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重要文件，要及時報告辦理進(jìn)度。領(lǐng)導(dǎo)作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領(lǐng)導(dǎo)做出批示或修改。

（四）忽視公文復(fù)核環(huán)節(jié)。有些單位辦文工作人員為了省事，不經(jīng)復(fù)核就進(jìn)行登記編號和印制。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復(fù)核一至兩次。重點復(fù)核文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等項目是否表述準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)審簽手續(xù)是否完備，文件格式是否規(guī)范等，并對文件的重點修改內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)指標(biāo)、專用名稱等再作仔細(xì)復(fù)核。復(fù)核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認(rèn)真在臺賬上進(jìn)行編號，標(biāo)明緊急程度、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)至范圍等。然后再送文印室進(jìn)行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機(jī)關(guān)的請示性公文，經(jīng)辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，并留下聯(lián)系人的聯(lián)系電話。

（二）不進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，一概接受。辦文人員應(yīng)認(rèn)真閱讀請示內(nèi)容，對存在問題作出相應(yīng)處理：

請示件呈送機(jī)關(guān)有2個或2個以上的、請示件送至領(lǐng)導(dǎo)個人而領(lǐng)導(dǎo)個人已經(jīng)予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權(quán)限在具體職能部門的，應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門辦理或請來文單位直接報有關(guān)部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應(yīng)向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。

來文沒有附與請示事項有關(guān)背景材料或需要補充相關(guān)材料的，應(yīng)及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應(yīng)先征求主管部門意見或與相關(guān)單位做好協(xié)商工作。請示事項涉及其他單位的，應(yīng)先做好相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。

請示事項有前卷可查的，應(yīng)先查先卷后再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領(lǐng)導(dǎo)。對請示事項明確，政策依據(jù)充分的請示，可直接呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強(qiáng)的請示，要先與有關(guān)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時可提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會，提出可行性建議，報領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）領(lǐng)導(dǎo)審批時出現(xiàn)不同意見時，不向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，直接將文件送交下一領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，與有關(guān)方面做好領(lǐng)導(dǎo)批示的落實和協(xié)調(diào)工作，必要時再提請秘書部門主要領(lǐng)導(dǎo)或報黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)審定。

（五）回復(fù)來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據(jù)請示件的內(nèi)容及辦理情況，及時、準(zhǔn)確回復(fù)來文單位?；貜?fù)方式主要有三種：

回復(fù)政策性強(qiáng)、請示內(nèi)容較為復(fù)雜的請示件，一般采取行文的方式進(jìn)行批復(fù)，同時抄送有關(guān)單位。

領(lǐng)導(dǎo)批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領(lǐng)導(dǎo)批示直接復(fù)印或電傳給來文單位。涉及有關(guān)單位的，應(yīng)同時復(fù)印給有關(guān)單位。

對請示事項領(lǐng)導(dǎo)批示不同意或幾位領(lǐng)導(dǎo)批示意見不一致的，應(yīng)采取電話或面談的方式口頭回復(fù)來文單位，并做好有關(guān)解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進(jìn)行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數(shù)、收文單位、信封編號、發(fā)文字號等是否一致，確保準(zhǔn)確無誤后才能簽收。簽收后要對照發(fā)文通知單，清點文件的發(fā)文字號、份數(shù)、份號是否正確。如有出入，應(yīng)及時與上級機(jī)關(guān)聯(lián)系，弄清原因，立即更改。清點后要進(jìn)行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進(jìn)行登記，所有要素和項目要一一準(zhǔn)確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領(lǐng)導(dǎo)看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導(dǎo)致文件丟失或泄密。文件管理人員要認(rèn)真閱讀和領(lǐng)會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領(lǐng)導(dǎo)（應(yīng)符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發(fā)文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批，應(yīng)配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領(lǐng)導(dǎo)等事項，并及時進(jìn)行催辦。領(lǐng)導(dǎo)簽批后，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)簽批意見及時告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)要閱文室進(jìn)行簽閱讀。特殊情況下可送至領(lǐng)導(dǎo)辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內(nèi)。

（三）分發(fā)、翻印不及時。上級機(jī)關(guān)有明確要求將文件發(fā)至下一級的，應(yīng)按照上級機(jī)關(guān)要求進(jìn)行分發(fā)，填寫文件分發(fā)表。需要翻印的，應(yīng)及時翻印后發(fā)出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領(lǐng)導(dǎo)個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領(lǐng)導(dǎo)手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進(jìn)行清退銷毀。按照上級機(jī)關(guān)清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。（劉松山、蔣萬兵）

第四篇：公文寫作中存在的問題及解決辦法

公文寫作中存在的問題及解決辦法

常見問題：

一是反映新情況、新問題而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表達(dá)問題的角度老化； 三是為“新”而新，偏重在文字上玩游戲。主要原因：

一是缺乏“出精品”的意識，因而在新情況面前造成觀察力捕捉力不強(qiáng)； 二是全新精神不強(qiáng)，在寫作上容易出現(xiàn)從眾心理和畏難情緒； 三是思路單一，缺乏積累。捕捉新情況選擇新角度的要領(lǐng)和方法：

一、緊跟黨中央部署和改革開放的新形勢，帶著問題去觀察比較，從變化中捕捉新情況。一要緊跟黨中央新的戰(zhàn)略部署和重要指示的發(fā)表，及時去投入研究，這是捕捉新情況必須要掌握的首要一條；二要從群眾貫徹黨的指示的反映中，觀察新的思想去向；三要從對同類工作的歷史對比觀察中，及時捕捉變化的新情況；四要從工作出現(xiàn)的新問題中來捕捉研究新課題。

二、講區(qū)別，求新意，勇于推出新的經(jīng)驗和理論

三、超出以往，另辟新路，尋求表達(dá)的新角度 框架設(shè)計構(gòu)思過程：

主要任務(wù)，一是提煉和確立主題思想；二是確定思想，選定展開的層次。構(gòu)思中存在的主要問題及原因：

一、構(gòu)思不充分

趕材料，或因下功夫不夠，出現(xiàn)了硬寫的情況。從成文的材料中可以看出填空寫法的痕跡。平時，我們講搞教學(xué)背課的時間比例是四比一，我看構(gòu)思和寫作的時間比例也要在這個比例數(shù)之上。有的作者不要說細(xì)構(gòu)思，就連粗構(gòu)思都沒搞好就草率動筆。

二、對材料的主題提煉和標(biāo)題的制作下的功夫不足

出現(xiàn)了對主題思想把握不準(zhǔn)，缺乏新意。在大小標(biāo)題的提煉制作上平淡、膚淺，甚至還有抄襲別人之嫌，給人一種“熟面孔”的印象和感覺。

三、思路展開不順暢

對層次的劃分有分不開“檔”的情況，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的給人一種硬分或勉強(qiáng)的感覺。

四、對層次內(nèi)容安排輕重分配不當(dāng)，出現(xiàn)前空后累贅的問題

有不少作者頭腦中形成了一個法定的寫作模式，就是第一大層次只能寫抓學(xué)習(xí)提高認(rèn)識，并標(biāo)榜為“先務(wù)虛”。結(jié)果使材料的第一大層次不僅虛了，而且空了，所采寫的例子很難用上去，都壓到后邊幾個層次中去，造成整合堆砌的累贅狀態(tài)。

掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用材料構(gòu)思謀篇的思維特點

一、認(rèn)真研究和掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作構(gòu)思的思維特點

（一）為材料寫作構(gòu)思提供堅實的準(zhǔn)備基礎(chǔ)

四多：多讀書以積累知識；多考慮事理以豐富才能； 多研究觀察以事物的聯(lián)系；多練習(xí)按文思來運用文辭。

平時就要多讀書，搞好革命基本理論和多學(xué)科多專業(yè)知識的儲備；經(jīng)常注意學(xué)習(xí)中央的文件，把握精神實質(zhì)，研究形勢變化而引發(fā)的新情況、新問題；結(jié)合現(xiàn)實生活中的實例多進(jìn)行分析評判是非功過的思維訓(xùn)練。

（二）掌握和運用構(gòu)思機(jī)關(guān)材料所需要的思維方法

我們的思維必須受黨的方針政策、工作重心、會議的議題、集體決定、領(lǐng)導(dǎo)意圖的約束，從內(nèi)容到形式不能摻入作者的主觀思想。常用的思維方法是：分析與綜合、歸納與演譯、發(fā)散與集中、性化與量化、系統(tǒng)與具體、比較與優(yōu)選等邏輯思維方法。不要用自己的觀點學(xué)說，過多注重想象和創(chuàng)作，使寫出的材料有失莊重和嚴(yán)肅。

二、精心提煉，使主題思想準(zhǔn)確新穎

（一）把握“主題”的四性，準(zhǔn)確地加以提煉

客觀性、主觀性、觀念性、時代性

（二）根據(jù)機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作主題表達(dá)語義的顯在性，將主題內(nèi)涵鮮明地凸現(xiàn)出來

1、大標(biāo)題就是本篇的主題思想。

經(jīng)驗材料、典型事跡材料、調(diào)查報告、工作研究

2、兩個部位來表達(dá)主題思想

工作總結(jié)：一是在對前段工作總的形勢的評價上；一個是對下一段工作的總的指導(dǎo)思想概括上。

3、開篇第一段表達(dá)主題

領(lǐng)導(dǎo)講話的主題思想往往體現(xiàn)在開場白的一段話中，即表明這次講話的針對性和要講的幾個點的交待上。

（三）力戒庸、陋、襲，提煉出新穎獨到的主題

1、把所寫的內(nèi)容臵入社會大背景、大環(huán)境中去把握。

從大到小，以社會宏觀來把握一篇材料的價值和走向；從小到大，以它來折射出宏觀社會所需要的精神。

2、提煉和表達(dá)主題不單單是在文字上推敲出花樣。

深化主題是一個思維過程。一是提出問題要尖銳、鮮明，就是要敢于提出自己的觀點。發(fā)前人所未發(fā)，言前人所未言，提出的問題發(fā)人深思，富有超前意識。二是分析問題要深刻全面，使主題自然展開，層層深入，以內(nèi)在的邏輯力量使主題深化。三是解決問題正確合理，以解決問題的較強(qiáng)目的性、透明度和正確的實效，來證明深化主題。

3、運用多向思維開拓文思

4、調(diào)動積累，在借鑒中出新

三、熟練掌握材料結(jié)構(gòu)的方法和要領(lǐng)

（一）按表達(dá)主題的需要來考慮材料結(jié)構(gòu)的安排

1、主題和結(jié)構(gòu)的關(guān)系。主題是全篇的中心，層次劃分必須服從服務(wù)于突出主題。在布局時，要考慮把主體思想貫穿材料全過程，從整體結(jié)構(gòu)上充分給予反映和體現(xiàn)。

2、主題與層次的關(guān)系。每一個層次對于整篇來講，它是一個點、一個步驟，它顯示著作者某個階段思維的凝聚。主題思想要為其在每個層次中的體現(xiàn)賦予任務(wù)和提出要求。每個層次要從不同的側(cè)面、不同程度上發(fā)揮好表達(dá)主題的作用。

3、各個層次之間的關(guān)系。

一個層次，在主題思想指導(dǎo)下，有它相對獨立的內(nèi)容，表達(dá)一個中心意思，這就是層次的單一性和完整性。但是將各個層次從表達(dá)主題的全局來看，就可發(fā)出層次與層次前后連貫，構(gòu)成一種不錯位的承接序列。這就是層次的集體性，即每個層次各有分工，相對獨立。但分則成段，合則成篇，任何一個層次都不能游離于其它層次之外。

（二）按材料的不同種類來確定結(jié)構(gòu)的方式

1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)構(gòu)：

對大階段工作總結(jié)講話結(jié)構(gòu)層次：對總的工作形勢評價－－工作開展的成績、特點－－工作開展的經(jīng)驗體會－－工作中存在的問題－－今后的任務(wù)和要求。

對會議的總結(jié)講話稿結(jié)構(gòu)：會議的基本情況－－會議收獲－－深入貫徹會議需要抓好的幾個問題－－關(guān)于會議貫徹的安排和要求

2、向上級作的工作匯報材料結(jié)構(gòu)：本單位貫徹上級指示，開展某項工作的基本情況－－開展某項工作的經(jīng)驗和體會－－存在的反映的問題和下步工作打算

3、參加上級會議的匯報和傳達(dá)材料的結(jié)構(gòu)：會議基本情況－－會議的主要精神－－關(guān)于傳達(dá)貫徹上級會議精神的建議和方案

（三）按照內(nèi)容的不同來確定安排思路劃分層次

工作經(jīng)驗、先進(jìn)典型事跡材料常用的結(jié)構(gòu)方式：

1、按事物的發(fā)展順序安排層次

每一層次就是一個大的的工作階段，有利于探索每個階段的特點。

2、按平等并列關(guān)系安排層次

材料的各個層次呈現(xiàn)“并列”關(guān)系，各個層次從不同的側(cè)面，不同角度表現(xiàn)工作狀況，揭示觀點，展現(xiàn)經(jīng)驗。

3、按逐層深入的方式安排層次

各個層次之間呈現(xiàn)“遞進(jìn)”關(guān)系，層層深入，使材料步步推進(jìn)，由淺入深。

（四）要考慮到各個層次的均衡協(xié)調(diào)

要盡量考慮劃分為三個層次以上，從整篇材料看，這樣顯得重心穩(wěn)定，而分兩個層次的材料就顯得重心不穩(wěn)。各個層次的分量要基本均衡防止出現(xiàn)前后輕重不一，給人不均勻的感覺。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板敘事方法，講究起伏變化，把所寫內(nèi)容采取優(yōu)化組合，均衡地分配到各個層次中去。

推敲提煉層次標(biāo)題

提煉層次標(biāo)題在機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作中的重要作用：一是有利于作者準(zhǔn)確地駕馭全篇材料，分層有序的集中表達(dá)主題思想。二是有利于提綱挈領(lǐng)地統(tǒng)率材料。在應(yīng)用材料寫作中，材料要靠觀點來串。一篇應(yīng)用材料只要主標(biāo)題和各層次標(biāo)題一列出來，就會綱舉目張了。三是有助于讀者論難地把握材料要點。

一、提煉制作層次標(biāo)題上存在的問題及原因

（一）思路雷同，標(biāo)題相似

（二）標(biāo)題老，套話多?！按罅ψナ裁础?、“在什么上下功夫”、“加大力度”，沒有認(rèn)真研究如何在工作上加大力度

（三）矯揉造作，玩文字游戲?！把芯啃虑闆r”、“解決新問題”、“樹立新觀念”、“講究新思路”、“展示新形象”、“創(chuàng)造新經(jīng)驗”等。

（四）不注重從思想內(nèi)涵上提煉。對層次標(biāo)題的提煉，外部看到的是對文字的錘煉，其實起作用的是從思想內(nèi)涵上的提煉。

二、掌握提煉制作層次標(biāo)題的要領(lǐng)

（一）掌握層次標(biāo)題對主題具有向心性的特點，主題，精心提煉設(shè)計好層次標(biāo)題。

一是從主題思想出發(fā)，明確和研究它對每個層次為體現(xiàn)主題所賦予的表達(dá)任務(wù)，適度、準(zhǔn)確地在標(biāo)題中表達(dá)出來。

二是堅持局部服從服務(wù)于整體，為深刻表達(dá)主題增光添彩。

（三）“煉意”、“裁辭”，搞出體現(xiàn)思想內(nèi)涵的層次標(biāo)題

一是把握好“文以意為主”的原則，正確處理好煉意與煉辭的關(guān)系。在寫材料中要抓住根本，經(jīng)過極其艱苦地思考，把握住最能體現(xiàn)內(nèi)容的新意上，在此基礎(chǔ)上，再對文字表達(dá)進(jìn)行反復(fù)推敲，使之意辭一致，提煉出意深文新的層次標(biāo)題來。

二是精心反復(fù)提煉，制作出“舉”精之要的層次標(biāo)題。標(biāo)題是不是最能體現(xiàn)和表達(dá)材料的思想內(nèi)涵和意義。

三是堅持創(chuàng)新，不斷提煉和制作出意新語新的層次標(biāo)題。

段落開篇的寫作方法

意義：文章的開頭可以提示文章的題旨，文章的結(jié)尾體現(xiàn)其主旨。

文章開頭寫作的難點：一是機(jī)關(guān)應(yīng)用材料本身是反映黨委、領(lǐng)導(dǎo)工作實踐的嚴(yán)肅文體，但又要在層次進(jìn)入上體現(xiàn)新穎活潑，這兩者關(guān)系不好處理。二是同一工作內(nèi)容，在同一時期內(nèi)，諸多單位都要反映。有的是處復(fù)一年的反映，材料層次進(jìn)入既要有本單位的特點，又要防止和別的材料進(jìn)入雷同，這種情況難解決。三是材料的層次進(jìn)入，不是一個開關(guān)，而有若干個。開頭的次數(shù)多，方式不能單一，而且要有變化，搞好若干個層次進(jìn)入方式的優(yōu)化組合，達(dá)到這方面的標(biāo)準(zhǔn)要求更難。

一、在機(jī)關(guān)應(yīng)用材料層次進(jìn)入中存在的問題

（一）層次開頭進(jìn)入方式的“俗”和“平”。

（二）進(jìn)入手法的單一呆板，缺乏變化。

（三）“解題”現(xiàn)象的出現(xiàn)?！敖忸} ”是多余的。

二、層次進(jìn)入的寫作要領(lǐng)

層次標(biāo)題列出后，可以直接進(jìn)入，或擺出矛盾；或直接敘述；或列出體會。堅持開頭要提示文章主題這個總的指導(dǎo)原則。

（一）材料層次進(jìn)入的基本原則

一是新奇引入。二是富有氣勢。三是開門見山。機(jī)關(guān)應(yīng)用材料，不同于文藝作品，它要考慮表達(dá)的明快，宣傳的快捷，所以在材料進(jìn)入上講求開門見山。

（二）幾種材料層次進(jìn)入的方法

按時間順序進(jìn)入、直敘、論證、以事件導(dǎo)入、以推出新情況進(jìn)入、以擺出問題、揭露矛盾來進(jìn)入、以引用偉人語錄、名人名言來進(jìn)入、以提問進(jìn)入、以經(jīng)驗和體會進(jìn)入。

（三）講究變化，優(yōu)化組合，增強(qiáng)材料多層次進(jìn)入的整體綜合效果

從整篇材料看，一般至少三個層次，至少要有三次材料層次進(jìn)入的機(jī)會。三個層次進(jìn)入的方式要多樣、和諧。

第五章 背景材料的運用

作用：具有堅實的依托作用，井架了材料表達(dá)的厚度；井繩對比性，駕馭材料表達(dá)的力度；特殊的背景材料的運用，大大井繩了材料的個性色彩和吸引力；

一、運用背景材料方面存在的問題

一是忽視背景材料的運用；二是用法單一，把背景材料僅僅當(dāng)與一個“牌子”和“標(biāo)簽”。

二、運用背景材料的要領(lǐng)

（一）增強(qiáng)運用背景材料的意識，把運用好背景材料貫穿到材料形成的全過程。

注意從弄清眼前情況的來龍去脈上去了解有價值的歷史背景；從工作難度中了解其所處的環(huán)境背景；從其獨特的經(jīng)歷和變化中，掌握其具有個性特征的背景。

（三）緊緊圍繞深入表達(dá)主題精選精用

背景材料的運用是為了表達(dá)主題，深化指導(dǎo)思想服務(wù)的。

第一種是為襯托和表達(dá)英雄人物所處環(huán)境特殊的背景材料。

第二種是在典型人物遇到思想矛盾和斗爭時插入有關(guān)的背景材料，來襯托其在思想斗爭中得到幫助和升華。

第三種是表明被寫單位的超前意識是有淵源的，而且是不斷在改革中完善和發(fā)展的。

（三）按照材料表達(dá)需要，運用背景材料

用在以下幾個部位：一是在材料的開關(guān)，即導(dǎo)語部分；二是在導(dǎo)入問題時所運用的背景材料；三是在揭露矛盾時運用背景材料；四為了說明問題而插入的地理背景材料。五在材料中進(jìn)到有關(guān)工作發(fā)展?fàn)顟B(tài)或業(yè)務(wù)技術(shù)性很強(qiáng)的項目時，需要加以說明而插入的背景材料；六在材料展開中，涉及到與典型人物相聯(lián)系的單位或個人時，需要給予介紹說明所插入的背景材料。這種插入的原則是哪個部位需要就在哪里運用。

第七章

增強(qiáng)機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作的指導(dǎo)性

第一節(jié) 指導(dǎo)性在機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作中的重要意義

一、機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作具有特定的指向性

１在寫的材料給誰看的問題上指向性很強(qiáng)

２機(jī)關(guān)應(yīng)用材料的選材和主題提煉的視角始終要指向現(xiàn)實社會生活中特定的范圍

二、讀者對機(jī)關(guān)應(yīng)用材料的閱讀在于把握內(nèi)容、獲取信息、指導(dǎo)行動

三、指導(dǎo)社會實踐是機(jī)關(guān)應(yīng)用材料寫作的最根本的實用價值

第二節(jié) 在把握機(jī)關(guān)應(yīng)用材料指導(dǎo)性上存在的問題

一、僅于完成寫材料的任務(wù)，忽視對指導(dǎo)性思考

二、在寫作中，過多地考慮如何對被 寫單位或個人評功擺好，忽視從對同類單位或個人的分析和研究中尋求指導(dǎo)性

三、雖然也注意了對指導(dǎo)性的研究，但經(jīng)常出現(xiàn)“慢半拍”的現(xiàn)象

第三節(jié) 增強(qiáng)指導(dǎo)性充分發(fā)揮機(jī)關(guān)應(yīng)用材料的作用和效能

一、要弄清指導(dǎo)性在不同材料中的各自體現(xiàn)

（一）在為領(lǐng)導(dǎo)寫的講話材料中，指導(dǎo)性重點體現(xiàn)在兩個部位，一是對講話針對性問題的列舉上。二是對工作的部署，完成任務(wù)的指令性要求和要注意的問題上。

（二）在反映新情況的材料中，指導(dǎo)性重點體現(xiàn)在對新情況和難點問題的分析和為讀者提供的認(rèn)識和解決新情況、新問題的新思路和新辦法上。

（三）在先進(jìn)典型事跡材料中，指導(dǎo)性主要體現(xiàn)在典型的先進(jìn)思想性和可學(xué)性上。

（四）在經(jīng)驗材料寫作中，指導(dǎo)性體現(xiàn)在對共性問題的研究，有針對性地提供好的工作方法和管用的經(jīng)驗上。

（五）在工作研究的材料中，指導(dǎo)性體現(xiàn)在通過對工作熱點、難點問題的研究，推出的研究戰(zhàn)果上。

二、強(qiáng)化幾個意識，使機(jī)關(guān)材料的指導(dǎo)性建立在堅實的基礎(chǔ)之上

緊跟意識；超前意識；量需而作；克難意識；深究意識。

量需而作，要把握住兩個方面的需求：一是要把握住領(lǐng)導(dǎo)干部在抓工作中的需要。從他們的困惑和苦衷中捕捉到抓工作應(yīng)該突破的瓶頸和難點，有針對性地研究和探討，給領(lǐng)導(dǎo)及時提出工作建議和提供決策依據(jù)。二是要把握群眾在思想、工作和生活中需要解決的“扣結(jié)”

和實際問題，有針對性地尋求已經(jīng)解決得好并取得經(jīng)驗的單位，及時進(jìn)行總結(jié)，給其他單位以提示和指導(dǎo)。

要勇于攻克難點：一是不搞急功近利，要把寫作的重點放在攻克和反映難點問題上，攻克難點要付出很大代價，而且有時藥費了很多時間和精力，也不一定能出好的結(jié)果。二是要深入一線，在和領(lǐng)導(dǎo)、群眾同甘共苦中捕捉難點。

......

第五篇：公文處理工作目前存在的問題及分析

公文處理工作目前存在的問題及分析

?國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?(國發(fā)?2000?23號，以下簡稱?辦法?)和?甘肅省實施?國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?細(xì)則?(甘政發(fā)?2007?62號，以下簡稱?細(xì)則?)發(fā)布以來，各市州、各部門、各有關(guān)單位(以下統(tǒng)稱“報文單位”)認(rèn)真按?辦法?和?細(xì)則?規(guī)定處理報送公文，保證了各項工作的正常運轉(zhuǎn)。但近年來特別是今年以來，由于機(jī)構(gòu)改革、人事變動等因素，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文在文種、格式等方面不同程度地出現(xiàn)了一些問題，公文質(zhì)量呈下降趨勢，退文增多。各市州政府公文相對規(guī)范，各部門、各有關(guān)單位的公文錯誤較多，不僅造成了人力、物力浪費，而且嚴(yán)重影響了工作效率。據(jù)統(tǒng)計，2010年上半年，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文共1311份，因錯退回重報597份，占報送公文總數(shù)的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度報送公文總數(shù)的43％；第二季度310份，占第二季度報送公文總數(shù)的54％)?，F(xiàn)將具體情況通報如下：

一、2010年上半年報送公文中存在的主要問題

(一)公文格式不規(guī)范。

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識不規(guī)范。部分單位聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、字體、位臵不符合?辦法?和?細(xì)則?規(guī)定。

2.發(fā)文字號不正確。部分單位行文時，發(fā)文字號不統(tǒng)一，有的單位不按規(guī)定編制發(fā)文字號，有的單位在發(fā)文字號中加入處室代字，影響了公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

3.上行文簽發(fā)人標(biāo)識不符合規(guī)定。?辦法?和?細(xì)則?規(guī)定，以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主持工作的負(fù)責(zé)人是指由上級機(jī)關(guān)任命主持本機(jī)關(guān)全局工作的人。但有相當(dāng)一部分單位沒有嚴(yán)格執(zhí)行此規(guī)定，由非主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件。有的單位聯(lián)合行文，只有主辦單位簽發(fā)人姓名，沒有聯(lián)合行文單位其他簽發(fā)人姓名。

4.公文標(biāo)題不規(guī)范。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由及文種三部分組成，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。但有的公文標(biāo)題省略發(fā)文機(jī)關(guān)，有的隨意使用標(biāo)點符號，有的文字冗長，且詞不達(dá)意；有的介詞或動詞重復(fù)；有的標(biāo)題與正文之間的距離過大，不符合公文規(guī)范。

5.公文文種和主送單位錯誤。下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，文種一般用“請示”、“報告”、“意見”等，并不得主送上級機(jī)關(guān)辦公廳(室)，但有的單位向省政府報送請示性文件時，主送單位寫成省政府辦公廳；有的單位報送公文使用“建議”這種不屬于行政機(jī)關(guān)公文種類的文種；個別單位使用便箋紙印制上行文。

6.公文附件標(biāo)注不當(dāng)。公文附件是對正文的重要補充，與正文都是公文的重要內(nèi)容。有的單位行文時分不清正文和附件的關(guān)系，常將正文的內(nèi)容作為附件標(biāo)注。比較突出的問題是將上報的工作總結(jié)、請求批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的主體內(nèi)容作為附件；單獨裝訂的附件沒有標(biāo)注發(fā)文字號；有的附件前后標(biāo)注不一致，位臵不準(zhǔn)確。

7.公文附注標(biāo)識不準(zhǔn)確。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，其中“請示”應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。但有相當(dāng)一部分單位擬制的公文，沒有按規(guī)定標(biāo)注附注，或位臵不正確、要素不全。

8.印章加蓋錯誤。?細(xì)則?規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容納印章時，應(yīng)調(diào)整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得在空白頁標(biāo)注“此頁無正文”。但省政府收到的聯(lián)合上報公文都是將行文單位的印章全部加蓋，且仍存在空白頁標(biāo)注“此頁無正文”的現(xiàn)象。

9.版記標(biāo)識不規(guī)范。版記主要包含主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、二維條碼等要素，是公文的重要組成部分。但有少數(shù)單位對版記的標(biāo)注重視不夠，主要存在以下問題：一是主題詞標(biāo)引錯誤。絕大多數(shù)單位標(biāo)引主題詞，既沒有遵循主題詞標(biāo)注的原則，也不能準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容。二是抄送機(jī)關(guān)的范圍比較混亂，有的將內(nèi)部發(fā)文范圍和存檔情況反映在上報公文上；有的主送省政府的公文，又將省政府領(lǐng)導(dǎo)同志列入抄送范圍。三是位臵不準(zhǔn)確。版記應(yīng)臵于公文最后一面，版記的最后一個要素臵于最后一行，但多數(shù)單位沒有按照這一規(guī)定進(jìn)行標(biāo)注。

(二)行文不符合規(guī)則。

1.報告中夾帶請示事項。有相當(dāng)一部分單位在呈送省政府的“報告”中提出一些請求幫助解決的困難和問題，違反了“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)定。

2.請示一文多事。有的單位報送的“請示”一文多事，涉及多個部門的職能，在公文辦理時無法確定主辦部門，影響了公文的正常運轉(zhuǎn)。

3.越級報送公文。個別單位對應(yīng)逐級行文的正常事項，進(jìn)行越級請示和報告，沒有根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。

4.本應(yīng)聯(lián)合行文的各自行文。有的單位對同一事項本應(yīng)聯(lián)合其他部門行文卻自行行文，違反了行文規(guī)則。

(三)文字錯誤和文印質(zhì)量較差。

1.錯字漏字現(xiàn)象頻出。有的單位對公文審校不嚴(yán)不細(xì)，公文中經(jīng)常出現(xiàn)錯字漏字，有的甚至在標(biāo)題中出現(xiàn)錯字別字。

2.單位名稱簡稱不規(guī)范。省政府辦公廳于2010年3月就省政府機(jī)構(gòu)規(guī)范化簡稱專門發(fā)文進(jìn)行了規(guī)范，但有少數(shù)單位上報的公文中，對涉及到的單位名稱仍不使用規(guī)范化簡稱。

3.字母詞使用不正確。部分單位沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)?國務(wù)院辦公廳秘書局關(guān)于加強(qiáng)對行政機(jī)關(guān)公文中涉及字母詞審核把關(guān)的通知?(國辦秘函?2010?14號)，在報送的公文中沒有嚴(yán)格規(guī)范地使用字母詞。

4.公文印刷質(zhì)量較差。有的單位公文印刷質(zhì)量不高，字跡模糊不清，給公文處理造成一定難度。

二、進(jìn)一步規(guī)范公文報送工作的要求

為了盡快扭轉(zhuǎn)公文報送中存在的文件多、質(zhì)量差、效率低、程序亂的局面，進(jìn)一步規(guī)范公文報送工作，報文單位要切實履行好公文審核、報送職責(zé)，嚴(yán)格規(guī)范公文的格式，提高公文質(zhì)量，確保公文運轉(zhuǎn)順暢。

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，切實重視公文處理工作。機(jī)關(guān)公文是政府公務(wù)活動的重要工具，是依法行政、保證機(jī)關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的重要手段。公文質(zhì)量體現(xiàn)著機(jī)關(guān)形象和行政效率，也是機(jī)關(guān)作風(fēng)的具體反映。報文單位要高度重視公文的制發(fā)、報送工作，明確責(zé)任，嚴(yán)把出口關(guān)。主要負(fù)責(zé)人要經(jīng)常過問公文處理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正；分管負(fù)責(zé)人要切實負(fù)起責(zé)任，嚴(yán)格遵守公文處理的規(guī)則和要求，嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)。要選派政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事文秘工作，從源頭上杜絕公文差錯發(fā)生。

(二)嚴(yán)格遵守公文處理的相關(guān)規(guī)定，努力提高機(jī)關(guān)公文處理水平。?辦法?和?細(xì)則?是報文單位制發(fā)、處理公文的基本準(zhǔn)則。各報文單位要認(rèn)真執(zhí)行?辦法?和?細(xì)則?規(guī)定，結(jié)合各自的工作實際，研究和制定公文處理的具體措施，對容易出現(xiàn)差錯的問題嚴(yán)肅對待，切實加以糾正，健全和完善公文處理機(jī)制，不斷提高機(jī)關(guān)公文處理的水平。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭學(xué)習(xí)，模范遵守，經(jīng)常檢查和糾正公文處理中存在的不規(guī)范、不細(xì)致、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。文秘人員要熟記?辦法?和?細(xì)則?的規(guī)定，熟練掌握公文處理的基本技能，努力成為處理公文的行家里手。

(三)切實發(fā)揮文秘部門在公文處理中的職能作用，不斷提高公文質(zhì)量。各報文單位文秘部門要切實負(fù)起責(zé)任，充分發(fā)揮公文審核、把關(guān)的職能作用，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任，實行分工負(fù)責(zé)制，確保公文制發(fā)、處理更加規(guī)范。嚴(yán)格把好公文審核關(guān)，該上報的上報，不該上報的堅決不報，確保公文審核把關(guān)不流于形式；嚴(yán)格把好文種關(guān)，凡上報的公文文種僅限于“請示”、“報告”、“意見”，一般不使用其他文種；嚴(yán)格把好會簽關(guān)，對涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應(yīng)積極協(xié)調(diào)協(xié)辦單位取得一致意見后會簽上報；嚴(yán)格把好報送關(guān)，由專人負(fù)責(zé)報送公文，進(jìn)一步加強(qiáng)公文報送過程中出現(xiàn)問題的溝通協(xié)調(diào)。

(四)注重加強(qiáng)機(jī)關(guān)文秘人員能力建設(shè)，著力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的文秘干部隊伍。提高公文質(zhì)量，關(guān)鍵在于培養(yǎng)一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的文秘隊伍。要積極適應(yīng)不斷發(fā)展變化的新形勢，采取崗位培訓(xùn)、專家授課、觀摩學(xué)習(xí)等多種形式，對文秘人員加強(qiáng)培訓(xùn)和交流，不斷提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，以適應(yīng)崗位要求和工作需要。

各報文單位要及時將培訓(xùn)需求和見學(xué)計劃報省政府辦公廳。省政府辦公廳將適時舉辦公文處理培訓(xùn)班，與報文單位建立公文處理交流見學(xué)制度，通過以學(xué)代訓(xùn)的形式，提高文秘干部的業(yè)務(wù)水平。

為規(guī)范公文處理工作，市政府及辦公廳根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，相繼制發(fā)了一系列與之配套的工作制度和文件，對有關(guān)原則和規(guī)范進(jìn)行了具體說明?？傮w看執(zhí)行良好，但也存在以下問題：一是職責(zé)不清。有些區(qū)、部門和單位對明顯屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，也要求市政府或辦公廳發(fā)文。二是公文辦理拖沓。對轉(zhuǎn)辦的公文，有的既不按時限要求反饋辦理情況，也不及時提出落實意見，還有的在部門之間運轉(zhuǎn)時間過長，耽誤辦理時間。三是公文質(zhì)量差。有些上報的公文無發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、無單位落款、無公章、無頁碼，嚴(yán)重失去了公文的嚴(yán)肅性；有的公文文種使用不當(dāng)、體例格式不規(guī)范，報告中常常夾帶請示事項；請求以市政府或辦公廳名義下發(fā)的公文，單位對代擬文稿審核不嚴(yán)，標(biāo)題與內(nèi)容不符，語言不規(guī)范，且表述粗糙，數(shù)字引用失準(zhǔn)，缺乏條理性，全局觀念不強(qiáng)。四是不按要求和規(guī)定報送文件。有些報送的文件因不合規(guī)定被退回后，采用直接呈批的方式處理，造成領(lǐng)導(dǎo)批辦與部門承辦的公文逆行、脫節(jié)等。針對上述問題，市政府領(lǐng)導(dǎo)十分重視并多次批示，要求各級領(lǐng)導(dǎo)、單位必須引起重視，采取措施，解決問題。鑒于此，為提高公文辦理質(zhì)量，加強(qiáng)公文報送管理，確保公文處理工作有序、高效、正常運轉(zhuǎn)，現(xiàn)就有關(guān)事宜通知如下：

一、各級領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持公文處理工作

公文處理與領(lǐng)導(dǎo)工作息息相關(guān)，是治國安邦、傳遞政令、溝通信息、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策、落實各項工作的重要工具和手段?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》對領(lǐng)導(dǎo)提出了明確要求：“應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查?！弊龊霉奶幚砉ぷ?，人才是關(guān)鍵。各級領(lǐng)導(dǎo)不僅要把好公文審批關(guān)，而且要有意識選拔一批政治過硬、精明能干、有一定文字基礎(chǔ)的同志充實到文秘工作隊伍中來，并有計劃、有目的開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高他們的綜合素質(zhì)和工作能力；要解決他們工作、生活中的困難，在政治上關(guān)心他們的成長，使他們能夠全身心地投入工作。

二、嚴(yán)格遵守公文處理程序

（一）發(fā)文

發(fā)文的一般程序是：草擬-審核-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-用印-登記-分發(fā)。

草擬：一般文稿安排1-2 人起草；重要文稿必須由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組成3-5 人寫作班子起草，起草時要嚴(yán)格遵守《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定，并實行實名制。

審核：各辦公部門必須指定責(zé)任核稿員，專門負(fù)責(zé)把好文稿的行文關(guān)、法核關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)。

簽發(fā)：文稿由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)簽發(fā)或定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得對其做實質(zhì)性修改；經(jīng)復(fù)核確需對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。

復(fù)核：公文正式印制前，文秘部門或分管文秘工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

繕?。何挠〈蜃秩藛T要嚴(yán)格按《國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)（GB T 9704-1990）》印制公文。

用?。汗谋仨毤由w公章，這是公文生效、具有權(quán)威性和憑證作用的標(biāo)志。

登記、分發(fā)：利用黨政辦公網(wǎng)，自動完成。

（二）收文

收文的一般程序是：簽收-登記-審核-擬辦-批辦-承辦-催辦。

要充分利用黨政辦公網(wǎng)辦理公文。

各區(qū)、部門和單位要對照以上公文處理程序檢查本單位的執(zhí)行情況，不符的要堅決糾正。凡上報市政府的公文，應(yīng)按規(guī)定的渠道報送，與黨政辦公網(wǎng)聯(lián)通的單位必須用電子文報送。對個人自帶呈送的公文，市政府辦公廳不予受理；如遇緊急情況確需專人報送的，應(yīng)由本區(qū)、本部門和本單位辦公室負(fù)責(zé)文秘工作的同志專送；發(fā)送傳真文件，必須事先與市政府辦公廳有關(guān)處室、局溝通聯(lián)系。

三、堅決制止文件升級

屬本級政府、本部門和本單位職權(quán)范圍決定的事項，非特殊情況不必請示市政府；需要向下級部署或請求同級部門協(xié)調(diào)的事項，一律由本級政府、本部門和本單位自行發(fā)文或聯(lián)合有關(guān)部門發(fā)文；向省歸口部門請示、報告業(yè)務(wù)工作，除省明確要求及特殊情況外，一律由部門直接上報；經(jīng)市政府批準(zhǔn)召開的全市專業(yè)性工作會議，除辦公廳主辦外，一律由主辦單位發(fā)會議通知；屬于領(lǐng)導(dǎo)小組、指揮部、組委會等常設(shè)、非常設(shè)臨時機(jī)構(gòu)工作范圍內(nèi)的事項，一律自行發(fā)文。

四、提高公文質(zhì)量

各區(qū)、部門和單位負(fù)責(zé)文秘工作的領(lǐng)導(dǎo)和辦公室負(fù)責(zé)人要切實負(fù)起責(zé)任，嚴(yán)格把好公文的政策、文字、體例格式關(guān)以及公文報送關(guān)，提倡寫短文，直述不曲，少說空話、套話。向市政府請示事項涉及幾個部門的，主辦部門要事先協(xié)調(diào)取得一致意見；經(jīng)協(xié)調(diào)意見不一致的，要說明各方理由，提出建設(shè)性意見，以供領(lǐng)導(dǎo)決策。向市政府上報情況，要注意材料的完整性，不但要說清現(xiàn)象，還要分析原因，提出建議及具有可操作性的實施方案。建議以市政府名義召開的會議，要附送會議方案，需要領(lǐng)導(dǎo)講話的，要將代擬稿一并報上。同時，對內(nèi)要做好提高公文質(zhì)量和按規(guī)定程序行文的宣傳工作，形成層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)的良好氛圍。

五、提高公文運轉(zhuǎn)效率

各區(qū)、部門和單位對市政府辦公廳轉(zhuǎn)辦或交辦的公文，必須按規(guī)定的時間和要求，指定專人落實。對急辦的公文，要及時反饋辦理結(jié)果。不能按時辦理的，要說明原因，提出完成計劃，并定期報告辦理進(jìn)度，以便市政府領(lǐng)導(dǎo)掌握具體情況，及時正確決策。

六、堅持不合格公文退回重辦制度

市政府辦公廳對各區(qū)、部門和單位報送的文件和代擬文稿，凡不使用單位規(guī)范文頭、不編文號、無簽發(fā)人、不注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式、不加蓋印章、語法邏輯錯誤、文字表述粗糙和辦理電子公文轉(zhuǎn)辦回辦不分的，將堅決退回重辦。并適時對公文收退情況和文稿質(zhì)量進(jìn)行通報。

年初以來，特別是

《七臺河市人民政府辦公室關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理程序的通知》（七政辦發(fā)〔2008〕24號）下發(fā)后，全市各級行政機(jī)關(guān)能夠認(rèn)真執(zhí)行“八項規(guī)定”，公文制發(fā)質(zhì)量和運轉(zhuǎn)效率有了明顯提高，處理程序日趨規(guī)范。但從近期報送的公文中發(fā)現(xiàn)，一些普遍性的問題仍未得到有效解決。對此，市政府領(lǐng)導(dǎo)多次作出批示，并對提高公文質(zhì)量提出明確要求。為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理，促進(jìn)公文制發(fā)和運行規(guī)范化、科學(xué)化，現(xiàn)就部分單位報送公文存在的主要問題通報如下：

一、文種使用不當(dāng)

（一）混用問題。上行文經(jīng)常混用的文種是“報告”、“請示”和“意見”。表現(xiàn)在報告中夾帶請示事項，如市糧食局《關(guān)于請求撥補所屬三個事業(yè)單位工資及保險費的報告》（七糧字〔2008〕34號），應(yīng)為“請示”而寫成“報告”。

（二）使用不當(dāng)問題。超出范圍另設(shè)文種，如市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局《關(guān)于對白酒無證生產(chǎn)企業(yè)予以取締的建議》（七質(zhì)技監(jiān)發(fā)〔2008〕42號），應(yīng)為“意見”而寫成“建議”。

二、公文格式不規(guī)范

（一）發(fā)文字號問題。字號中年份用六角括號“〔〕”括

起，但用方括號“［］”的居多。如市畜牧獸醫(yī)局《關(guān)于2008年畜牧業(yè)投資項目所需資金的請示》（七牧發(fā)［2008］38號），市發(fā)改委、市交通局《關(guān)于我市農(nóng)村公路改造工程存在問題的報告》（七發(fā)改發(fā)［2008］195號），市供銷社《關(guān)于供銷社系統(tǒng)茄子河區(qū)紅衛(wèi)供銷社改制遺留問題的請示》（七供合字［2008］4號），市國土資源局《關(guān)于對桃山水庫二期工程壓覆煤炭資源采礦權(quán)和資產(chǎn)進(jìn)行評估的請示》（七國土資呈［2008］72號），市外事僑務(wù)辦《關(guān)于印制歸僑僑眷證經(jīng)費的請示》（七外僑發(fā)［2008］10號）。機(jī)關(guān)代字和簽發(fā)人應(yīng)用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字，但字號字體使用不當(dāng)?shù)膯栴}也較突出。如市房產(chǎn)局《關(guān)于撥付廉租住房建設(shè)資金的請示》（七房呈字〔2008〕8號）發(fā)文字號全部用了3號仿宋體加黑，市供銷社七供合字〔2008〕4號發(fā)文字號全部用了3號楷體字，市環(huán)衛(wèi)處《關(guān)于購置車輛的請示》（七環(huán)衛(wèi)字〔2008〕18號）發(fā)文字號全部用了4號宋體字。聯(lián)合上行文以主辦單位注明簽發(fā)人姓名即可，不用全部標(biāo)注。如市發(fā)改委、市交通局七發(fā)改委〔2008〕195號，簽發(fā)人姓名標(biāo)注了兩個單位領(lǐng)導(dǎo)，且用了3號仿宋體字。

（二）標(biāo)題問題。多數(shù)公文標(biāo)題字體沒有使用統(tǒng)一規(guī)定的2號小標(biāo)宋簡體字，而普遍使用2號黑體字、2號宋體字或2號宋體加黑字。

（三）正文問題。有的公文文字校對不細(xì)、數(shù)字核實不準(zhǔn)。如市體育局2008年11月20日提交市長辦公會議研究的《關(guān)于七臺河市體育中心綜合體育館建設(shè)情況的匯報》材料中，標(biāo)題“七臺河市體育中心”寫成“七臺河體市育中心”。市外事僑務(wù)辦七外僑發(fā)〔2008〕10號文件中，申請經(jīng)費“27000.00元”寫成“270000.00元”。市行政執(zhí)法局《關(guān)于12319指揮中心專項經(jīng)費的請示》（七城執(zhí)發(fā)〔2008〕57號），“懇請市政府”寫成“肯請市政府”。市財政局《關(guān)于政府購買城市社區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)所需資金的意見》（2008第186號），主送“市政府”寫成“局領(lǐng)導(dǎo)”。

（四）附件問題。有附件的公文應(yīng)該在正文結(jié)束后空一行左空兩字標(biāo)注“附件”兩個字，后用全角冒號。如市糧食局七糧字〔2008〕34號只標(biāo)注一個“附”字且左未空兩字。如果附件標(biāo)題內(nèi)容超過一行，第二行應(yīng)該與附件對齊而不是頂格。如市畜牧獸醫(yī)局《關(guān)于申請撥付2008年畜牧業(yè)投資項目所需資金的請示》（七牧發(fā)〔2008〕39號）。還有公文附件裝訂串頁、倒裝出現(xiàn)空白頁現(xiàn)象。如市國土資源局《關(guān)于黑龍江省國土資源主干網(wǎng)升級改造所需費用的請示》（七國土資呈〔2008〕169號）。

（五）主題詞問題。主題詞普遍用的比較混亂。均未按國務(wù)院公文主題詞表標(biāo)注主題詞，全憑主觀意識在使用，不分類屬、類別詞的應(yīng)用，大多未用統(tǒng)一的字體和格式。

（六）印章和成文日期問題。有的公文不加蓋印章或加蓋印章不規(guī)范；蓋章不應(yīng)該再標(biāo)注單位名稱；部分單位成文日期也不規(guī)范。如市糧食局七糧字〔2008〕34號同時多處不符合規(guī)定，成文日期使用了阿拉伯?dāng)?shù)字“2008年7月12日”，排版時數(shù)字字間距出現(xiàn)空白處，沒有頁號，第二層次標(biāo)題未用3號仿宋體字，而用半角4號仿宋體字。市國土資源局七國土資呈〔2008〕72號成文日期“二OO八年”寫成“二00八年，且未右空四個字。市環(huán)衛(wèi)處七環(huán)衛(wèi)字〔2008〕18號、市糧食局七糧字〔2008〕34號、市質(zhì)監(jiān)局七質(zhì)技監(jiān)發(fā)〔2008〕42號、市房產(chǎn)局《關(guān)于撥付二OO八年下半年廉租住房租金補貼所需資金的請示》（七房呈字〔2008〕18號）印章與正文間距明顯過大。市畜牧獸醫(yī)局七牧發(fā)〔2008〕39號、市環(huán)衛(wèi)處七環(huán)衛(wèi)字〔2008〕18號正文與印章沒有壓縮行間距同處一頁，同時采取了不規(guī)范的“此頁無正文”方式標(biāo)識。

（七）缺項多項問題。有的“請示”不注明簽發(fā)人姓名，或使用字體不規(guī)范；有的不注明聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系電話；有的不標(biāo)注主題詞。如市畜牧獸醫(yī)局七牧發(fā)〔2008〕38號，無簽發(fā)人及姓名，發(fā)文字號字體沒有使用3號仿宋字，而用4號仿宋字；市行政執(zhí)法局七城執(zhí)發(fā)〔2008〕57號，無聯(lián)系人和聯(lián)系電話。并且以上兩個單位在蓋章處加注單位名稱又蓋上了印章。市食品安全辦《關(guān)于將市食品安全委員會更名為市食品藥品安全委員會的請示》（七食安委辦發(fā)〔2008〕11號），無簽發(fā)人及姓名，且未用正式請示文件頭。

（八）頁面設(shè)置、段落行距問題。上報公文頁面設(shè)置、段落行距多數(shù)單位都較規(guī)范，但仍有的公文只設(shè)置了一部分頁面，有的文件段落根本沒有設(shè)置行距，或者設(shè)置數(shù)據(jù)錯誤。有些公文只將部分?jǐn)?shù)字進(jìn)行了設(shè)置，文件字號以及后面的印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)經(jīng)常忽略。如市供銷社七供合字〔2008〕4號無印發(fā)份數(shù)，市房產(chǎn)局七房呈字〔2008〕8號無印發(fā)日期。

三、行文不規(guī)則

（一）上行文直報。有些部門將需要市政府審批的事項特別是項目資金或辦公經(jīng)費的“請示”文件，以部門或部門負(fù)責(zé)人的名義，未在市政府辦公室登記的情況下，直接報送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人，公文脫離正常運轉(zhuǎn)渠道體外循環(huán)，形成了一些“倒流文”和“帳外文”。如市外事僑務(wù)辦七外僑發(fā)〔2008〕10號、市行政執(zhí)法局七城執(zhí)發(fā)〔2008〕57號、市林業(yè)局《關(guān)于辦公樓防水工程建設(shè)資金的請示》（七林發(fā)〔2008〕59號）、市公安局《關(guān)于建設(shè)DNA實驗室和理化實驗室配套設(shè)備所需資金的請示》（七公字〔2008〕109號）、市衛(wèi)生局《關(guān)于政府購買社區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)所需資金的請示》（七衛(wèi)字〔2008〕243號）。

（二）越級行文。屬于本部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，卻報送市政府審批或要求市政府辦公室轉(zhuǎn)辦，增加了公文處理的時間。還有的部門下屬單位和一些與市政府沒有行文關(guān)系的企業(yè)事業(yè)單位越級向市政府行文。如市交警支隊《關(guān)于延緩施劃市中心區(qū)主要街路停車泊位情況匯報》（七公交字〔2008〕51號）、市園林處《關(guān)于調(diào)撥防火設(shè)備的請示》（七園發(fā)〔2008〕45號）、美華焦化公司《關(guān)于欣源小區(qū)恢復(fù)供氣急需公安機(jī)關(guān)配合開鎖的請示》（美字〔2008〕第68號）。

四、公文處理效率低 有些部門請示市政府審批的事項或向省政府、省直部門請示報告的文件（包括代擬稿），在本部門拖延了很長時間，不給市政府領(lǐng)導(dǎo)研究決策和市政府辦公室審核預(yù)留充足的時間，卻要求市政府領(lǐng)導(dǎo)和市政府辦公室像“照快相”一樣，立等可取，使一些本應(yīng)正常運轉(zhuǎn)的公文到市政府辦公室卻成為應(yīng)急件。市政府機(jī)關(guān)公文處理工作目前存在的上述問題，雖然不是普遍現(xiàn)象，但必須引起高度重視。各級各部門要以此為鑒，加強(qiáng)辦公人員的培訓(xùn)，認(rèn)真分析原因，對照問題找差距，采取有力措施加以解決。今后，市政府辦公室將嚴(yán)格按照國務(wù)院和省政府公文處理辦法有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對公文的規(guī)范管理，凡不按公文處理辦法規(guī)定和七政辦發(fā)〔2008〕24號“八項規(guī)定”要求報送市政府的公文，市政府辦公室將一律退回報文單位。同時建立報告和通報制度，定期向市政府領(lǐng)導(dǎo)同志報告各部門執(zhí)行公文處理辦法的情況，并向各部門通報公文存在的問題。

國家行政機(jī)關(guān)的公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。本人通過在辦公室工作的經(jīng)歷，對機(jī)關(guān)公文處理存在的一些問題有了一定的認(rèn)識，為提高我們的公文處理水平，盡可能避免公文處理中的偏差，下面本人就根據(jù)?國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?（以下簡稱?辦法?）、?國家行政機(jī)關(guān)公文格式?（以下簡稱?格式?）和?國家食品藥品監(jiān)督管理局公文格式細(xì)則?（以下簡稱?細(xì)則?）對行政機(jī)關(guān)公文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我縣公文處理實際工作中存在的一些不規(guī)范現(xiàn)象和問題。分析如下：

一、制發(fā)公文中存在的問題及分析

（一）公文格式組成部分中常見的問題

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)套紅居中印在公文首頁，字體要莊重（行政機(jī)關(guān)推薦使用小標(biāo)宋體），各級部門包括食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)有些單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識并未使用小標(biāo)宋體，而用的是宋體、華文中宋等；字號要適當(dāng)，一般不能超過22㎜×15㎜。原則上下級的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識字號應(yīng)小于上級；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的位臵，?格式?提出了兩種：第一種是用于平行文或下行文，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機(jī)關(guān)位臵應(yīng)自上頁邊起留出天頭37㎜＋25㎜=62㎜的距離。第二種僅限于上行文，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上級機(jī)關(guān)批示文件用。多數(shù)單位未分上下行文，向上級報送的文件都是用下（平）行文紅頭(縣級部門最為嚴(yán)重)，應(yīng)予以糾正。

2.發(fā)文字號。發(fā)文字號標(biāo)注應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下方居中位臵。其中，國家行政機(jī)關(guān)上行文的發(fā)文字號在橫線上居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號“??”,而經(jīng)常用方括號“[]”，如“×食藥監(jiān)[2007]×號”，正確的應(yīng)為“×食藥監(jiān)?2007?×號”。3.簽發(fā)人。主要是用于上報公文。國家行政機(jī)關(guān)上報公文的發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字標(biāo)識，后用全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。問題主要出現(xiàn)在左右沒按要求空1字，還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體，而用仿宋體，更為嚴(yán)重的是有些單位在使用上行文時，連簽發(fā)人都沒有，而是按平行文或下行文制作。國家行政機(jī)關(guān)公文的“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，這個是大部分單位所忽視的。

4.標(biāo)題。標(biāo)題位于橫隔線下空2行居中位臵，字體一般用2號小標(biāo)宋體字；國家行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題中除法律、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題如出現(xiàn)多行現(xiàn)象時，標(biāo)題的段落應(yīng)作調(diào)整。常見的問題一是標(biāo)題與橫隔線只空1行；二是字體字號不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加粗的；有用小二號字的，不一而足。三是標(biāo)題中濫用頓號、逗號等標(biāo)點符號，不倫不類。5.正文。位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。正文中引用公文時應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，引用的發(fā)文字號要用圓括號括起來；?辦法?和?細(xì)則?規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、二、三、……”、“

（一）（二）

（三）……”、“1.2.3.……”、“（1）（2）（3）……”，?格式?規(guī)定正文中第一層次標(biāo)題使用3號黑體字，第二層次標(biāo)題使用3號楷體字，正文中其他文字一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。常見的問題主要出現(xiàn)在引用公文時只引用標(biāo)題或只引用發(fā)文字號，而且引用發(fā)文字號時沒用圓括號括起；第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點寫成了頓號；有的第一層次標(biāo)題使用的仿宋體加黑或宋體，第二層次標(biāo)題也是用仿宋體或宋體。

6.成文日期。成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。但在實際操作中，成文日期常見的問題是將“零”寫作“O”，如“二O一O年二月一日”，正確的寫法應(yīng)為“二〇〇七年二月一日”。

7.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體字或宋體字標(biāo)注，且詞目之間空格不均。規(guī)范的“主題詞”是用3號黑體字、居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

8.抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在主題詞下1行、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上方，左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)注“抄送”，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。常見的問題是有的公文還將“報送”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；有的是抄送機(jī)關(guān)間用頓號隔開，再有就是最后一個抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號。

（二）錯用文種

依據(jù)?辦法?，行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應(yīng)使用非法定文種。我們在制發(fā)公文過程中經(jīng)常見到?××局2007年工作要點?、?××局精神文明創(chuàng)建工作實施方案?等文件標(biāo)題，這均是錯誤的用法。正確的用法應(yīng)是加用法定文種，下發(fā)的如?××局關(guān)于印發(fā)2010年工作要點的通知?，上報的如?××局關(guān)于報送2010年工作總結(jié)的報告?等。

（三）主送機(jī)關(guān)錯誤

上行文多頭主送，如請示、報告等上行文中主送機(jī)關(guān)出現(xiàn)：州食品藥品監(jiān)督管理局、縣人民政府；還有的在向上請示的同時抄送下級機(jī)關(guān)；下行文亂抄濫送，不分有無關(guān)系、有無必要，隨意抄送上下左右諸多單位，有的把向下級機(jī)關(guān)發(fā)的一般性公文無必要地抄送上級機(jī)關(guān)，還有的對收文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一一抄送；有的主送與抄送不分，已屬主送的機(jī)關(guān)，在抄送中再次列出。

二、收文辦理中存在的問題及分析

收文辦理一般包括如簽收、登記、擬辦、分辦、傳閱、承辦、催辦等。收文處理因為領(lǐng)導(dǎo)及辦公室工作人員不夠重視等原因，不按程序進(jìn)行的現(xiàn)象比較多，主要表現(xiàn)在：對來文不做登記即進(jìn)行辦理；無擬辦意見，直接由主要領(lǐng)導(dǎo)批辦，而應(yīng)先對所收文提出辦理意見，然后按領(lǐng)導(dǎo)同志的排序由后向前遞送；超范圍傳閱或應(yīng)傳閱的人員未傳閱，一般原則是按領(lǐng)導(dǎo)同志排序由前向后遞送；承辦人未對辦理情況進(jìn)行注辦；辦公室對辦理情況未進(jìn)行督辦催辦。收文處理未按程序進(jìn)行，直接影響到上級精神的貫徹和工作部署的落實。辦公室在進(jìn)行文件處理時，一定要注意嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，保證機(jī)關(guān)工作的規(guī)范化。

三、規(guī)范公文處理，提高公文質(zhì)量的措施

公文處理工作是辦公室的中心工作之一，也是一項既繁瑣又需要認(rèn)真細(xì)致的工作。公文處理的質(zhì)量直接關(guān)系到發(fā)文機(jī)關(guān)的形象。因此，我們必須重視公文處理，把努力提高公文處理質(zhì)量作為一項重要工作來抓。

（一）加強(qiáng)公文處理主要機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)管理

負(fù)責(zé)公文處理的主要機(jī)構(gòu)要切實主管好本機(jī)關(guān)的公文處理工作。同時，要擔(dān)負(fù)起指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作，要將對公文處理的構(gòu)成要素及工作過程的優(yōu)化落實到實處，實行全面的質(zhì)量把關(guān)和檢查。實踐證明在公文處理中一個字或一個數(shù)字的失誤都會給工作造成嚴(yán)重的損失，影響到發(fā)文單位的信譽、權(quán)威以及工作效率，因此必須加強(qiáng)對公文處理活動的業(yè)務(wù)管理，使每個參與實際工作的人員都能切實負(fù)起責(zé)任，杜絕一切錯誤，防患于未然。

（二）提高公文處理人員的責(zé)任意識和業(yè)務(wù)水平

要保證公文處理活動的質(zhì)量，必須提高公文處理人員的質(zhì)量意識，使每一個參與者都能把好自己這一關(guān)。第一我們要抓好對?辦法?的學(xué)習(xí)，結(jié)合本部門的實際情況抓好?辦法?的落實；第二，必須加強(qiáng)對本系統(tǒng)工作人員公文處理能力的培養(yǎng)，公文處理是一項政治性、政策性很強(qiáng)的工作，這就要求這項活動的工作人員有正確的政治方向，高尚的職業(yè)道德，良好的理論修養(yǎng)，較高的政策水平，以及實事求是的工作作風(fēng)。公文處理工作又是一項專業(yè)性、業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，這就要求工作人員要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，并要精通本單位的各項業(yè)務(wù)，了解工作的范圍和職責(zé)，掌握先進(jìn)的科技知識和文、史、哲知識，當(dāng)好“雜家”、“通才”，成為復(fù)合型的人才。此外，還要熟練地掌握公文處理的基本業(yè)務(wù)知識，提高公文處理的辦事能力，在工作中精益求精，善于學(xué)習(xí)和積累，摸索規(guī)律，廣為借鑒，不斷提高。只有這樣，才能不斷提高機(jī)關(guān)公文處理水平，更好地為食品藥品監(jiān)管這一中心工作服務(wù)。

鳳陽縣食品藥品監(jiān)督管理局

二○一○年十一月

全州林業(yè)系統(tǒng)公文報送中存在的主要問題

阿壩州林業(yè)局辦公室

上半年，州林業(yè)局辦公室在接收各縣林業(yè)局、森工企業(yè)局和直屬單位報送的公文時，發(fā)現(xiàn)部分單位在公文報送中存在一些問題，現(xiàn)將這些問題通報給各單位，請你們在今后的公文報送中引起重視，避免發(fā)生類似錯誤。下半年，州林業(yè)局對不符合要求的公文將實行退文處理。

一、請示報告不分。某局來文?關(guān)于請求撥付災(zāi)后重建資金的報告?，該文件的文種應(yīng)為“請示”，口語中所謂的“報告”在正式公文中實際多為“請示”?！罢埵尽奔从姓埱笾?，標(biāo)題中不應(yīng)再加“請求”字樣，該文件標(biāo)題可改為?關(guān)于撥付災(zāi)后重建資金的請示?。同樣，如果是“報告”，直接寫?關(guān)于××××的報告?不用再加“呈報”之類的詞語。

二、報告中混雜請示事項。某局來文?關(guān)于林業(yè)有害生物越冬蟲情及請求補助防控經(jīng)費的報告?，該文從主體內(nèi)容上看，應(yīng)屬于報告情況，但結(jié)尾卻提出了解決資金的請求?！皥蟾妗焙汀罢埵尽痹趦?nèi)容上有聯(lián)系，如果文件重在請示事項，則調(diào)查情況可作為請示理由，標(biāo)題可改為?關(guān)于解決林業(yè)有害生物防控經(jīng)費的請示?；如果文件重在匯報情況，則請示內(nèi)容只能作為工作建議，上級機(jī)關(guān)沒有必須回復(fù)的義務(wù)，標(biāo)題可改為?關(guān)于林業(yè)有害生物越冬蟲情的報告?。

三、生造文種。某局來文?關(guān)于××××的情況匯報?，“匯報”不是公文文種，不得作為正式公文，只能作為非公文性質(zhì)的匯報材料使用，標(biāo)題可改為?關(guān)于××××情況的報告?。

四、文種使用不當(dāng)。某局來文?關(guān)于呈報×××上訪反映有關(guān)情況調(diào)查報告的函?，“函”是不相隸屬單位之間行文時使用的文種，標(biāo)題改為?關(guān)于×××上訪反映有關(guān)情況的調(diào)查報告?。

五、越級請示報告。某局?關(guān)于購買麻醉槍的請示?直接報送省林業(yè)廳，被省林業(yè)廳退文，向省林業(yè)廳行文必須經(jīng)州林業(yè)局轉(zhuǎn)報。

六、文件格式不當(dāng)。①上行文無簽發(fā)人，或者不是主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。②聯(lián)合請示同時主送兩個以上單位，即多頭請示，無法確定主辦單位，應(yīng)該確定一個單位為主送單位，其余單位為抄送單位。③請示類公文應(yīng)當(dāng)一文一事，一事一請，一般不得抄送下級機(jī)關(guān)?！罢埵尽睉?yīng)在附注處注明聯(lián)系人和電話，但很多單位在報送請示時未注明聯(lián)系人和電話。④轉(zhuǎn)發(fā)性公文標(biāo)題過長。如?×××林業(yè)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)阿壩州林業(yè)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)四川省林業(yè)廳關(guān)于做好×××工作的通知的通知的通知?，可直接簡化為?×××林業(yè)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)四川省林業(yè)廳關(guān)于做好×××工作通知的通知?。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

七、其他問題。部分單位報送的公文中還存在用語不簡潔、邏輯不嚴(yán)密、“關(guān)于”與“對”兩介詞連用、“截止”與“截至”不分、數(shù)據(jù)表述本數(shù)不清、零與〇混用、未加蓋公章、發(fā)文字號標(biāo)注不正確、文號重復(fù)、附件格式標(biāo)注不準(zhǔn)確等問題。

一、信息報送工作存在的主要問題

筆者認(rèn)為當(dāng)前一些單位在信息工作上主要存在以下幾點問題。

一是報送成績多，反映問題少。一些基層單位報送反饋的信息多數(shù)是反映本單位在工作中好的做法以及取得的工作成績，很少有反映本單位工作中存在的問題以及反映黨政機(jī)關(guān)各項工作舉措在執(zhí)行中存在偏差的。有的即使反映問題也多是采取變通的方法，以匯報本單位在工作中如何克服這些問題做好工作來反映問題，而不是直接地去揭露問題。

二是報送數(shù)量多，質(zhì)量高的少。一些部門為做好信息工作，對報送信息規(guī)定了一定數(shù)量，提出了相關(guān)考核要求，督促了信息工作的完成。而在實際工作中，往往存在由于本單位工作相對較多，信息工作人員為完成上級規(guī)定的任務(wù)，只突出完成信息數(shù)量，而很少在質(zhì)量上下功夫，導(dǎo)致一些信息反饋大多是一個模式，沒有創(chuàng)新意識，缺乏對工作的深入研究。（剩余1620字）

公文處理的有關(guān)規(guī)定及要求，積極采取措施提高公文質(zhì)量，我們從行文規(guī)則、公文內(nèi)容、語言文字和體例格式等方面進(jìn)行認(rèn)真評選，希望各中央企業(yè)進(jìn)一步提高認(rèn)識，嚴(yán)格按照《評價辦法》和國資委有關(guān)公文處理的規(guī)定及要求，扎實工作，繼續(xù)努力，爭先創(chuàng)優(yōu)。同時，希望受表彰的企業(yè)發(fā)揚成績，總結(jié)經(jīng)驗，再創(chuàng)佳績。對受表彰企業(yè)的相關(guān)部門，所在企業(yè)可給予一定的物質(zhì)獎勵。

二〇一一年七月十二日