第一篇：辦公自動(dòng)化論文：高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔的思考

辦公自動(dòng)化論文：高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔的思

考

[摘要] 闡述了高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件的特點(diǎn)及高校電子文件管理方面存在的問題。從提前介入、制定管理標(biāo)準(zhǔn)、整合管理部門、加強(qiáng)日常管理和軟、硬件等方面，對(duì)如何做好高校電子文件歸檔提出建議對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化 電子文件 檔案

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的高校開始實(shí)行辦公自動(dòng)化。在辦公自動(dòng)化實(shí)行過程中必將產(chǎn)生大量電子文件，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源，是數(shù)字檔案館管理的主要對(duì)象。但目前，高校電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視，很多管理、教學(xué)、科研方面形成的電子文件游離于檔案的管理之外，給高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作造成了一定的障礙。因此，做好高校電子文件歸檔工作顯得刻不容緩。

一、電子文件及其特點(diǎn)

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）電子文件

具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性，即快捷性。電子文件起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，尤其是文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)更加便捷，進(jìn)一步提高了工作的效率和質(zhì)量。（2）電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識(shí)別。也就是說，特定電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的。（3）電子文件的易更改性。電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)中間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，很容易被人為的修改；電子文件容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會(huì)被破壞，部分喪失或全部喪失應(yīng)有的作用。（4）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、高校電子文件管理存在的問題

目前，高校電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實(shí)踐階段，主要存在以下問題：

1.電子文件實(shí)際管理中缺少成熟的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn) 在具體管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，往往難以適用于電子文件的管理。國家雖已制定、推行《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文

件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，對(duì)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，而計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展又是日新月異，要制定適用高校的普遍適用的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不是一件易事。

2.電子文件管理還未得到充分重視

目前，在很多高校，辦公自動(dòng)化僅處于事務(wù)階段，計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。所謂的文件管理，主要是將電子文件打印成紙質(zhì)文件后對(duì)紙質(zhì)文件的管理，而針對(duì)電子的規(guī)范管理幾乎未曾進(jìn)行，往往是存儲(chǔ)在硬盤中的文件被隨意修改、刪除，通常電子文件散落在計(jì)算機(jī)操作人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理。所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失而逐漸丟失，各種原始信息被逐漸忘卻，造成電子文件信息資源的極大浪費(fèi)。

3.電子文件管理系統(tǒng)功能各異，尚不完善

高校中存在著許多電子文件管理系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等，這些管理系統(tǒng)功能不一，模式各異，影響了高校電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制訂。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理，需要加大設(shè)備、人員、技術(shù)力量的投入，但在目前高校中，這方面的 投入普遍不足。

4.電子文件未能及時(shí)歸檔管理

按傳統(tǒng)管理原則，歸檔案電子文件當(dāng)然由高校檔案部門管理。但是，由于許多高校的檔案部門缺少電子文件管理人員，只能管理傳統(tǒng)的檔案文件，因此，歸檔電子文件只能由職能部門系統(tǒng)管理人員、網(wǎng)絡(luò)中心等信息技術(shù)部門人員來管理。技術(shù)部門人員雖然精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，卻幾乎不具備檔案管理方面知識(shí)，無法準(zhǔn)確把握電子文件價(jià)值，使得電子文件經(jīng)常未能及時(shí)歸檔。

三、電子文件的歸檔管理思考

雖然電子文件具有上述特點(diǎn)，有些方面還和目前紙質(zhì)檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢，正如國際檔案理事會(huì)前主席王剛指出的那樣：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案的理解，也改變了對(duì)檔案的形式、特征、特性、意義的認(rèn)識(shí)。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場革命?！睔w檔是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)，電子文件歸檔質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著數(shù)字檔案館的管理和數(shù)字檔案價(jià)值的發(fā)揮。那么，在高校辦公自動(dòng)化條件下如何進(jìn)行電子文件歸檔管理呢？筆者認(rèn)為要做到以下幾點(diǎn)：

1.積極主動(dòng)，有針對(duì)性地開展電子文件歸檔管理工作。高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調(diào)研，搞清楚本校哪些機(jī)構(gòu)將集中產(chǎn)生哪些類型的電子文件，了解這些電子文件的特點(diǎn)及用途。同時(shí)，還可以在這些系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就參與進(jìn)來，對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從檔案的角度提出要求。比如，對(duì)于高校教務(wù)處、學(xué)生處、科研處等部門，檔案部門就應(yīng)該格外加以關(guān)注，由于這些部門信息系統(tǒng)的采用，將產(chǎn)生大量的電子文件。高校在招標(biāo)采購這些管理系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要積極參與評(píng)標(biāo)過程，在對(duì)商家進(jìn)行考核的過程中，其要對(duì)電子檔案的管理提出要求。檔案部門的參與將有利于電子檔案的管理。

2.制訂好電子文件歸檔管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)

高校應(yīng)根據(jù)《電子公文歸檔管理理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理理規(guī)范》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定《高校電子文件歸檔細(xì)則》、《電子文件歸檔與電子檔案管理理規(guī)范》、《高校電子文件與電子檔案利用制度》等，以加強(qiáng)對(duì)電子文件從形成、歸檔，到開發(fā)利用的全程管理。由于電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質(zhì)文件，電子文件與紙質(zhì)檔案也存在很大差別。它們不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也相去甚遠(yuǎn)，所以必須根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等。管理標(biāo)準(zhǔn)可以由高校檔案部門會(huì)同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門、職能部門等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。

3.整合學(xué)校內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，解決好電子文件歸檔技術(shù)難題

長期以來，高校電子文件歸檔工作沒有很大進(jìn)展，關(guān)鍵在于檔案部門缺少電子文件管理人才，而且技術(shù)部門只懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，卻幾乎不具備檔案管理方面知識(shí)。要解決這個(gè)問題，在高校目前情況下，可以采用二步走的方式：第一步，在學(xué)校“網(wǎng)絡(luò)信息中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專職技術(shù)人員，對(duì)全校檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。這樣既節(jié)省資金，也可以解決檔案館人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術(shù)支持。第二步，高校檔案人員要有計(jì)劃地參加各類培訓(xùn)，使得檔案人員既懂得檔案管理知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備維護(hù)等知識(shí)，成為電子文件歸檔的主力軍。

4.做好電子文件日常歸檔管理工作

鑒于電子文件本身也存在著目前技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨(dú)使用，并不安全，電子文件的日常管理要做

到以下三方面：（1）檔案部門要督促電子文件形成部門、網(wǎng)絡(luò)信息中心等部門做好電子文件按時(shí)歸檔；（2）對(duì)已歸檔的電子文件檔案部門要做好校對(duì)鑒定工作，并解決好電子文件的保存問題，對(duì)于長久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失；（3）實(shí)行“雙套制”管理，即具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。

5.加強(qiáng)軟、硬件設(shè)施的建設(shè)

在硬件管理上，高校檔案部門要購置與校園網(wǎng)兼容的檔案管理軟件，進(jìn)一步改善計(jì)算機(jī)保管設(shè)施及服務(wù)器，確保電子數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、傳輸過程中的穩(wěn)定與安全?？蓮娜肟?、傳輸和使用幾方面采取安全保護(hù)措施，電子文件的制作者，管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性?？刹捎眉用芗夹g(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防火墻、防寫措施、檔案備份、安裝殺毒軟件等。在軟件管理理上，分配專人負(fù)責(zé)校園網(wǎng)信息收集體工作，及時(shí)收集備份轉(zhuǎn)換，避免時(shí)間久后，信息的隱藏和丟失。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈月婷.電子文件檔案化管理問題淺析[j].黑龍江檔案，2010，（1）：77.[2]侯軍.高校電子文件的特點(diǎn)與歸檔管理[j].山東檔案，2008，（6）：25.[3]余浠婉.高校電子文件歸的思考[j].機(jī)電兵船，2010，（2）：48.

第二篇：加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思考

本文作者：閔濤 好范文原創(chuàng)投稿

加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思考

閔濤

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文件大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文肪有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。

一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔的工作中，密切結(jié)合本單位辦公造化與信息管理工作的實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設(shè)之中。

1、建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時(shí)，檔案部門要與辦公造化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

2、由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點(diǎn)”。

必須強(qiáng)調(diào)的是：無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性；同時(shí)，檔案部門都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。

二、建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系

1、保障電子文件的真實(shí)性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。

2、保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說明與描述上的完全一致。

3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級(jí)換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。

4、保障電子文件的安全性。一般應(yīng)于次年的6月底之前，將上一形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔移交；有條件的單位，負(fù)責(zé)電子文件形成的計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門則應(yīng)當(dāng)于電子文件形成后的3個(gè)月內(nèi)，將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線移交。

檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長期保存的載體。

對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在存儲(chǔ)電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。在存儲(chǔ)涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級(jí)與保密期限，并嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。

三、建立“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式

電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應(yīng)當(dāng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，各部門各司其職、各揚(yáng)所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，對(duì)于鑒定電子文件的價(jià)值富有“話語權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠 效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的作用；而計(jì)算機(jī)與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

四、提高電子文件歸檔管理人員的素質(zhì)

從某種意義上說，電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識(shí)匱乏，年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與

技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，盡快提高檔案工作人員對(duì)電子文件管理基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識(shí)，用豐富的檔案專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識(shí)及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強(qiáng)的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。

第三篇：淺議CAD電子文件歸檔管理論文

在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，設(shè)計(jì)生產(chǎn)的主要成果就是設(shè)計(jì)文件，CAD出圖率在有的單位或項(xiàng)目中已高達(dá)100％，但驗(yàn)收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收，電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中或簡單收集在一起，隨著時(shí)間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復(fù)利用查找相當(dāng)困難。而設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)文件的重復(fù)利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。

一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀

1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會(huì)更細(xì)致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。

2.電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確

在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操作，有的由檔案管理人員管理。實(shí)踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因?yàn)闄n案管理人員經(jīng)過多年實(shí)踐與培訓(xùn)，具備了相當(dāng)強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計(jì)算機(jī)的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作原理及特點(diǎn)，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生。

3.歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性

有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資料。

二、CAD電子文件歸檔前瞻

CAD電子文件是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的產(chǎn)物，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時(shí)、有效收集電子文件，科學(xué)管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責(zé)。

1.CAD電子文件的特點(diǎn)

信息的非人工識(shí)讀性。電子文件第一次使用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)——數(shù)字式代碼，對(duì)于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識(shí)讀它。

信息對(duì)系統(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。

信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動(dòng)態(tài)文檔所取代，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新信息。

信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。

信息的可操作性。電子文件可以隨時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時(shí)空界限。

2.CAD電子文件非實(shí)體歸檔的可行性、必要性

電子文件不論實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲(chǔ)位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。

檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲(chǔ)能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全部裝進(jìn)一只皮箱不再是神話。

在電子文件制作時(shí)，我們可以得心應(yīng)手地使用所需要的存儲(chǔ)于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易熒杓菩幸瞪杓仆賈?、文贾貜?fù)利用率較高。如在設(shè)計(jì)過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并對(duì)設(shè)計(jì)中的任何部分加以修改；可以使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項(xiàng)目有些技術(shù)條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設(shè)計(jì)效率。

三、完善CAD電子文件歸檔管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置資源

各單位應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實(shí)性、可讀性保障原則，參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度。

明確歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，入庫前后都要進(jìn)行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時(shí)、有效歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一，必要時(shí)輔以一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，保證電子檔案的質(zhì)量。

統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會(huì)帶有隨意性。在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺(tái)，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號(hào)、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識(shí)等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長久利用。

合理配置資源包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用都要由電子文件管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施完成，盡快培訓(xùn)一批檔案人員來負(fù)責(zé)電子文件的管理。

2.尊重并貫徹前端控制思想

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理4.5明確要求：“對(duì)電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實(shí)踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細(xì)節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價(jià)值，在工程項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計(jì)圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤。

勘測設(shè)計(jì)階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時(shí)機(jī)。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)文件形成之時(shí)起，檔案管理者即介入，進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運(yùn)行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進(jìn)行適時(shí)歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準(zhǔn)確。

3.紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔

據(jù)《清華大學(xué)自動(dòng)輸入及管理系統(tǒng)TH－DAIMS使用指南》統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行系列產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，新型號(hào)圖紙80％可以采用同一系列原圖圖紙，無須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設(shè)計(jì)電子文件始終處于動(dòng)態(tài)過程，其內(nèi)容在不斷變化，設(shè)計(jì)人員受計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量影響，常會(huì)刪除一些過時(shí)信息，為確保歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確，必須實(shí)行歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)歸檔完整的電子文件。

4.重視技術(shù)鑒定

工程項(xiàng)目電子文件的歸檔與驗(yàn)證應(yīng)同步進(jìn)行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對(duì)信息的真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體的性能的檢測。

可讀性鑒定目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯(cuò)。進(jìn)行可讀性鑒定時(shí)不僅要確認(rèn)文件在當(dāng)時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無差錯(cuò)讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容，如關(guān)于電子文件使用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導(dǎo)”，不可遺漏。

對(duì)于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實(shí)、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時(shí)可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，管理人員可借助計(jì)算機(jī)中記錄下來的時(shí)間進(jìn)行比較和鑒定。從文件的相關(guān)性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個(gè)甚至幾十個(gè)地方的情況會(huì)越來越多，即使在同一主機(jī)內(nèi)，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。

對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機(jī)會(huì)多，因此對(duì)于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電子文件，應(yīng)先殺毒，再接收，避免危及整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

1、CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求。GB／T 17678.1－1999.2、電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測試。GB／T 17679－1999 CAD.3、馮惠玲。擁有新記憶——電子文件管理研究。檔案學(xué)1998.4、茆榮珍。水利勘測設(shè)計(jì)電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對(duì)策。治淮，2002.11.

第四篇：醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理論文

【關(guān)鍵詞】 電子文件;檔案

近年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的逐步完善，電子計(jì)算機(jī)已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上辦結(jié)。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個(gè)急需解決的課題。電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題

1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全

電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作

對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.1.4 人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

1.2 造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面

1.2.1 思想認(rèn)識(shí)問題

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

1.2.2 管理工作滯后問題

目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。

然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。對(duì)電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議

電子文件歸檔的目的就是要使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子信息時(shí)代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個(gè)方面的工作。

2.1 更新觀念，適應(yīng)形勢

做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設(shè)的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。目前，發(fā)達(dá)國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網(wǎng)和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的。因此，作為當(dāng)今信息時(shí)代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。

2.2 認(rèn)真收集，保護(hù)原稿

不論紙質(zhì)檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關(guān)，是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)。收集工作是否到位，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對(duì)文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除，要保護(hù)好原稿。

2.3 做好鑒定，確定價(jià)值

電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價(jià)值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實(shí)的、有價(jià)值的電子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好歸檔

電子文件的歸檔，必須按照程序進(jìn)行。首先，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行收集、分類和整理;其次，對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設(shè)有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時(shí)間上，由各單位自定，按期限進(jìn)行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。

2.5 加強(qiáng)防患，確保安全

存儲(chǔ)載體的安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對(duì)歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲(chǔ)的安全。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和殺毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權(quán)限等的防患工作。控制環(huán)境的溫度和濕度，及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。

2.6 加強(qiáng)培養(yǎng)，提高素質(zhì)

電子文件是一種新型的信息載體，其歸檔技術(shù)、編排技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、毒防治技術(shù)等都是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，培養(yǎng)和造就一大批具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能的人才是當(dāng)務(wù)之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計(jì)算機(jī)或數(shù)字通信等專業(yè)技術(shù)專業(yè)人員，另一方面是加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選送進(jìn)修學(xué)習(xí)，使他們迅速掌握檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。

綜上所述，電子文件作為一種新型的信息載體，它以其自身獨(dú)特的記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高。它的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的檔案工作理念、技術(shù)和方法帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的一場新的變革。盡管電子文件也存在某些不足與缺點(diǎn)，然而，其利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對(duì)性地采取有效措施，不斷地改進(jìn)和完善各項(xiàng)管理工作，電子文件的歸檔工作就一定能夠做好。

第五篇：論大數(shù)據(jù)背景下的電子文件歸檔

淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子文件的歸檔管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主題詞：

一、引言

隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)將成幾何級(jí)數(shù)增長。據(jù)估計(jì)，2007年，人類大約存儲(chǔ)了超過300艾字節(jié)的數(shù)據(jù)，而到2013年，世界上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)預(yù)計(jì)能達(dá)到1.2澤字節(jié)。其中，非數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)只占不到2%?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)悄然來臨，并給各行各業(yè)帶來了數(shù)據(jù)使用方式的根本性變革。這場變革也必然對(duì)檔案界產(chǎn)生深刻影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各行各業(yè)都面臨著對(duì)龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到對(duì)自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。其中，數(shù)據(jù)的爆炸式增長也必然帶來電子文件的爆炸式增長，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源,是數(shù)字檔案館管理的主要對(duì)象。但是,目前電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視, 很多重要的電子文件無法確定其保管的職責(zé)而游離在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，處于檔案的管理之外,這樣勢必給我們進(jìn)行的檔案數(shù)字化建設(shè)造成不可彌補(bǔ)的損失。因此,在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好電子文件的捕獲和歸檔工作刻不容緩。

二、何謂“大數(shù)據(jù)”

（一）大數(shù)據(jù)的概念

與云計(jì)算一樣，“大數(shù)據(jù)”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近幾年被人們熱議的話題。半個(gè)世紀(jì)以來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)全面融入社會(huì)生活，信息呈幾何式增長，量的積累引起了質(zhì)的改變。而最先經(jīng)歷信息爆炸的學(xué)科是，如天文學(xué)和基因?qū)W。創(chuàng)造出了“大數(shù)據(jù)”這個(gè)概念，進(jìn)而發(fā)展到所有的領(lǐng)域中。最初，大數(shù)據(jù)這個(gè)概念是指需要處理的信息量過大，超過了一般電腦處理數(shù)據(jù)所能使用的內(nèi)存量，因此工程師必須改進(jìn)處理數(shù)據(jù)的工具。今天，大數(shù)據(jù)是人們大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以做到的事情，而這些事情在小規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上是無法完成的。大數(shù)據(jù)是人民獲得新的認(rèn)知、創(chuàng)造新的價(jià)值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機(jī)構(gòu)以及政府與公民關(guān)系的方法。

（二）大數(shù)據(jù)，大挑戰(zhàn)

2013 年 1 月 29 日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了首批 90個(gè)智慧城市試點(diǎn)，由家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設(shè)正式起步。建設(shè)智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受災(zāi)害”以及“多用信息多利民眾”幾項(xiàng)原則。檔案館作為永久保存檔案，并提供檔案為社會(huì)服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，儲(chǔ)存有海量的信息資源，是信息資源的聚焦體，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社會(huì)檔案意識(shí)的低下等原因，這些信息資源寶藏并沒有得到有效地開發(fā)和利用。智慧城市的建設(shè)是檔案信息資源得以更好開發(fā)和利用的真正機(jī)會(huì)，是檔案館真正融入城市、提高形象的難得機(jī)遇。智慧城市依賴信息的使用，檔案館要想真正融入智慧城市的建設(shè)，就需要盤活檔案館保存的信息，使這些信息融入智慧城市的信息 流，為決策層、為公眾所用，要盤活各個(gè)檔案館保存的海量的大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件以指數(shù)級(jí)的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道這些浩瀚的電子文件中蘊(yùn)藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這

些電子文件中“淘金”比紙質(zhì)文件還困難。面對(duì)著巨量的電子文件，我國長期以來提倡的“直接鑒定法”將在此遇到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，文件鑒定人員逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實(shí)在是無能為力。后來檔案界比較認(rèn)同電子文件的宏觀鑒定 方法，即從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價(jià)值文件的能力，而不是直接地對(duì)文件加以處理。按照這種思路，在確定一個(gè)機(jī)構(gòu)是電子文件管理的對(duì)象后，就需要對(duì)這個(gè)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集，對(duì)這些電子文件進(jìn)行收集只完成了電子文件管理的第一步，而且在現(xiàn)今條件下，收集這些電子文件也并不難，困難的是如何快速的從這些電子文件中檢索出所需要的文件？如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行分類？如何鑒定哪些是值得歸檔保存的？如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行編研從而抽取出其中的知識(shí)因子以供社會(huì)利用？要解決上述問題，檔案工作者除了從管理方面尋求解決辦法外還要尋求技術(shù)的幫助。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從技術(shù)上提供解決這些問題的辦法。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，這個(gè)量級(jí)可以達(dá)到每天數(shù) TB 并逐漸向 PB 數(shù)量級(jí)擴(kuò)大，大數(shù)據(jù)軟件可以為機(jī)器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術(shù)。除此之外大數(shù)據(jù)技術(shù)還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案界有應(yīng)對(duì)越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

1.2.2 處理非結(jié)構(gòu)化電子文件需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用呈現(xiàn)出非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大幅增長的特點(diǎn)，至 2012 年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有例將達(dá)到整個(gè)數(shù)據(jù)量的 75%以上，同時(shí)，由于數(shù)據(jù)顯性或隱性的網(wǎng)絡(luò)化存在，使得數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)聯(lián)無所不在。一直以來，人們對(duì)數(shù)據(jù)的管理采用的是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，比較有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服務(wù)器，O 指 Oracle 的數(shù)據(jù)庫，E 指 EMC的存儲(chǔ)模式）模式，檔案行業(yè)也如此，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代，IOE模式已經(jīng)不適合做大數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)應(yīng)用除了數(shù)據(jù)規(guī)模巨大之外，還意味著擁有龐大的文件數(shù)量，因此如何管理文件系統(tǒng)層累積的元數(shù)據(jù)是一個(gè)難題，處理當(dāng)會(huì)影響系統(tǒng)的擴(kuò)展能力和性能。面對(duì)著快速增長的非結(jié)構(gòu)化文件，檔案工作者在進(jìn)行電子文件管理時(shí)困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，如 SQL 已經(jīng)可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對(duì)象的存儲(chǔ)架構(gòu)可以在一個(gè)系統(tǒng)中管理十億級(jí)別的文件數(shù)量，還不會(huì)像傳統(tǒng)存儲(chǔ)一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

三、電子文件的歸檔

1、電子文件歸檔概念

歸檔是將經(jīng)鑒定具有檔案價(jià)值的文件由形成部門向檔案部門移交的過程。無論是紙質(zhì)文件的管理還是電子文件的管理，還是電子文件的管理，歸檔工作都是十分重要的環(huán)節(jié)，都標(biāo)志著文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的全面移交。不同的是，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，文件生命周期的階段性相對(duì)較為明顯，歸檔通常在文件的生命周期運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，歸檔環(huán)節(jié)可能會(huì)前移至電子文件生成或收到之際，甚至在此之前，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)階段便開始予以規(guī)劃和設(shè)定，加上電子文件自身的技術(shù)特性、多種多樣的載體形式以及計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，使得電子文件的歸檔工作要比紙質(zhì)文件的歸檔工作更為復(fù)雜。

2、電子文件的歸檔方式

邏輯歸檔（logical filing）是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔（physical

filing）是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔有助于充分利用機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。物理歸檔可以實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

電子文件的歸檔方式也可分為在線歸檔，離線歸檔和近線歸檔。在線歸檔（On-line Filing）也稱網(wǎng)絡(luò)歸檔。一是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門本地載體的過程；二是指邏輯歸檔。離線歸檔（Off-line Filing）指將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門的過程，是物理歸檔的另一種方式。近線歸檔（Near-line Filling）外延相對(duì)較廣泛，主要定位于在線歸檔和離線歸檔之間的應(yīng)用。就是指將那些并不是經(jīng)常用到，或者說數(shù)據(jù)的訪問量并不大的電子文件存放在性能較低的存儲(chǔ)設(shè)備上。但同時(shí)對(duì)這些的設(shè)備要求是尋址迅速、傳輸率高。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子文件歸檔管理

信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)使互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今社會(huì)生活中的應(yīng)用日益普及，計(jì)算機(jī)成為了人們辦公、學(xué)習(xí)不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增長，大數(shù)據(jù)時(shí)代儼然已經(jīng)來臨。在此背景下，各單位生產(chǎn)出越來越多的電子文件，對(duì)于電子文件的歸檔與保存已經(jīng)成為各單位在進(jìn)行文件歸檔過程當(dāng)中極為重要的一環(huán)。面對(duì)洶涌而來的電子文件，檔案檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案歸檔管理。

1、大數(shù)據(jù)背景下電文件歸檔面臨的問題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子文件來源復(fù)雜，種類繁多，隨著技術(shù)的革新，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，如何保證電子文件的長久保存與利用，尤其是對(duì)于專業(yè)軟件形成的特殊文件，有著技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用上難題。在大數(shù)據(jù)的席卷下，由于各級(jí)組織、機(jī)構(gòu)不同程度地存在著電子文件歸檔方法不恰當(dāng)、管理方法不科學(xué)、管理制度不健全、管理系統(tǒng)功能不完善等問題，直接威脅著電子文件檔案信息的有效收集、長期留存，影響著信息資源的整合與利用，給電子文件的歸檔管理帶來了嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

第一，當(dāng)前電子文件的真實(shí)完整難以保證。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件在很多方面取代了紙質(zhì)文件。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進(jìn)行修改，然后立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案管理人員、技術(shù)人員等進(jìn)行共享。電子文件易于修改，而且改動(dòng)后難以留下痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對(duì)其原件的判別難于實(shí)現(xiàn)，在不同時(shí)間不同地點(diǎn)，不同人可以獲得相同的文件，因而對(duì)于原件的辨認(rèn)是一件難度頗大的工作，因而時(shí)常造成真假難辨的局面。

第二、在電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用等管理活動(dòng)在各單位仍不普遍，絕大多數(shù)單位仍以紙質(zhì)文件為主要管理對(duì)象，電子文件管理沒有得到應(yīng)有的重視。

電子文件收集歸檔的方法和手段雖有不少，但多停留在研究層面、制度層面或起步階段，實(shí)際操作中還受到諸多因素的制約。行業(yè)內(nèi)真正實(shí)施電子文件網(wǎng)上在線歸檔的單位為數(shù)不多。有些正在實(shí)施，有些剛剛起步，更多的還在觀望。電子文件的歸檔管理理論和方法有待在實(shí)踐中進(jìn)一步探索和完善。其中，具體問題如下：

第二，某些機(jī)構(gòu)實(shí)施了建設(shè)電子文件的歸檔保存，但存在保存電子文件不完整紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致，無法及時(shí)、準(zhǔn)確查找，無法讀取，利用超出權(quán)限等問題，中保存不完整問題最為突出。不完整主要表現(xiàn)為僅歸檔保存了電子文件本身（內(nèi)容），而忽略了背景、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)，電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可讀性面臨著巨大風(fēng)險(xiǎn)。

第三，建設(shè)業(yè)務(wù)部門在電子文件歸檔及其管理實(shí)踐中缺乏可以依據(jù)和參考的規(guī)范，城建電子文件管理仍處于自我探索、經(jīng)驗(yàn)管理的階段，導(dǎo)致不同機(jī)構(gòu)管理方式差異較大、管理水平參差不齊。

第四，在承認(rèn)建設(shè)電子文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢的同時(shí)，城建檔案館、建設(shè)單位與其他文件形成者就當(dāng)前城建檔案館接收保存電子文件的必要性，接收電子文件內(nèi)容、類型與格式，接收的優(yōu)先級(jí)，具體管理方式等問題尚未達(dá)成共識(shí)，影響了歸檔接收工作開展的進(jìn)程。