第一篇：公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法

公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法

今天主要想和大家從公文的文面結(jié)構(gòu)、容易用錯(cuò)和寫錯(cuò)的字、標(biāo)題寫作中一些常見(jiàn)問(wèn)題的處理、公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的規(guī)范、數(shù)字運(yùn)用的規(guī)范、字體和字?jǐn)?shù)的規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的運(yùn)用、公文用印、主題詞的提煉、版記標(biāo)識(shí)等十個(gè)方面就公文寫作中的常見(jiàn)問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)和探討，目的在于進(jìn)一步提高我們公文寫作和處理的能力，促進(jìn)公文寫作和處理的進(jìn)一步規(guī)范。

一、公文的文面結(jié)構(gòu)主要有哪些要素？

公文的文面結(jié)構(gòu)即公文格式問(wèn)題，是公文規(guī)范性的重要體現(xiàn)。按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)[2012]14號(hào)）規(guī)定，由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、引發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼，共18種要素組成。

主要的要素有八個(gè)方面：即版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（落款）、成文日期。

（一）版頭

（1）“紅頭文件”。文件的首頁(yè)上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

（2）“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。

（二）發(fā)文字號(hào)

由機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)代字 + 〔年份〕+ 發(fā)文順序號(hào)

機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)化代稱，一經(jīng)確定，不得隨意改動(dòng)。年份用公元紀(jì)年標(biāo)記，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并用六角方括號(hào)括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“58號(hào)”。寫作“第58號(hào)”或“058號(hào)”均不規(guī)范。

（三）標(biāo)題

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。

機(jī)關(guān)名稱 +（關(guān)于）事由 +（的）文種

如：中共政協(xié)西安市委員會(huì)黨組關(guān)于召開(kāi)政協(xié)西安市

第十三屆委員會(huì)第一次會(huì)議有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示 政協(xié)西安市委員會(huì)辦公廳關(guān)于報(bào)送《關(guān)于我市

節(jié)能減排工作情況調(diào)查報(bào)告》的函

（四）主送機(jī)關(guān)

公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

如：政協(xié)西安市委員會(huì) 或 西安市政協(xié) 或 市政協(xié)

中國(guó)國(guó)民黨西安市委員會(huì) 或 民革西安市委員會(huì)

或 市民革

頂格，后加冒號(hào)。少數(shù)直接面向社會(huì)或全體的文件可省略主送機(jī)關(guān)。

該要素要注意主送機(jī)關(guān)之間的排列順序和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。從系統(tǒng)的角度說(shuō)，應(yīng)按黨→政→軍→群的順序排列，四大班子排序應(yīng)為：黨委、人大、政府、政協(xié)；從級(jí)別的角度說(shuō)，應(yīng)按由高至低的順序排列。不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)；同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開(kāi)。如：以市委或市委辦向下行文，主送機(jī)關(guān)為“各區(qū)縣黨委，市委各部委，市直機(jī)關(guān)各單位，各人民團(tuán)體黨委（黨組）。各主送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)而不是用頓號(hào)隔開(kāi)，是因?yàn)樗鼈冸m處于同一級(jí)別但分屬于不同系統(tǒng)。

當(dāng)公文的主送機(jī)關(guān)為平級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)，可按公文的內(nèi)容與主送機(jī)關(guān)關(guān)系的密切程度安排先后順序。

（五）正文

公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

排印正文時(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)尾隨文后，即點(diǎn)號(hào)不能打頭，標(biāo)號(hào)不要拆開(kāi)。數(shù)字、年份也不能拆開(kāi)回行。

（六）附件、附件說(shuō)明和附注

附件即公文正文的說(shuō)、補(bǔ)充或者參考資料；附件說(shuō)明即公文附件的順序號(hào)和名稱；附注即公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

附件寫在正文下，空一行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。格式為：

附件：序號(hào) + 標(biāo)題 + 件數(shù)（新規(guī)定沒(méi)有件數(shù)）

如：

1、市政協(xié)調(diào)研組人員名單 1件

2、調(diào)查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的標(biāo)題不加書名號(hào)，標(biāo)題與件數(shù)空一字距，其末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果寫作“附件如文”、“附件×份”是錯(cuò)誤的。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

附件不是“副件”，有的對(duì)正件起說(shuō)明、解釋和證實(shí)作用，有的則用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的附件，此類 4 附件實(shí)際是主件。

（七）發(fā)文機(jī)關(guān)（落款）

署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱；政府機(jī)關(guān)僅以版頭和印章為標(biāo)志，不寫落款。

（八）成文日期

署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開(kāi)始執(zhí)行的日期。特殊情況署印發(fā)日期，如電報(bào)。

發(fā)文日期必須寫明年、月、日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、容易用錯(cuò)寫錯(cuò)的字詞如何區(qū)辨？

（一）“二”與“兩”

使用“二”的地方：

1、自然數(shù)。

2、序數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)。

使用“兩”的地方：

1、一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺(tái)機(jī)器”。

2、概數(shù)。如“三兩天”。

（二）“倍”的運(yùn)用

“倍”雖是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見(jiàn)的。一是與“增加了”合用時(shí)的誤用?！霸黾恿恕笔窃谠瓟?shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個(gè)原數(shù)。二是與“增加到”合用時(shí)的誤用?！霸黾拥健笔前ǖ讛?shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因?yàn)椤氨丁敝荒苡糜谠黾?，不能用于降低或減少。如果用于減少，就應(yīng)該加“負(fù)”字。

（三）“以上”與“以下”的運(yùn)用

“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達(dá)方法的數(shù)目概念，習(xí)慣上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)?！被颉笆臍q以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)?！?/p>

（四）“制定”與“制訂”的運(yùn)用

“制定”即制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場(chǎng)合，以制定黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十八次代表大會(huì)，為我們制定了全面建成小康社會(huì)和全面深化改革開(kāi)放的目標(biāo)”

“制訂”即制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：辦公廳相繼制訂了全委會(huì)工作規(guī)則、常委會(huì)工作 規(guī)則等會(huì)議工作制度?！?/p>

（五）“物質(zhì)”與“物資”的運(yùn)用

“物質(zhì)”即能觸及、能見(jiàn)到的客觀存在的東西。多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念。

“物資”即指具體的財(cái)物資源。

（六）“需要”與“須要”的運(yùn)用

“需要”是對(duì)“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動(dòng)詞，后可帶賓語(yǔ)。

“須要”即說(shuō)明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思。詞性為能愿動(dòng)詞，修飾限制動(dòng)詞。

（七）“權(quán)力”與“權(quán)利”的運(yùn)用

“權(quán)力”即可以管轄、統(tǒng)治、支配別人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。

“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定賦予的可以享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利。”

（八）“截止”與“截至”的運(yùn)用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

（九）“違反”與“違犯”的運(yùn)用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

（十）“以至”與“以致”的運(yùn)用

“以至”即到，直到。用于時(shí)間、數(shù)量、范圍的延伸或擴(kuò) 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的開(kāi)頭，表示結(jié)果。

（十一）“象”與“像”的運(yùn)用

在公文寫作中重點(diǎn)要注意，當(dāng)“像”作為比喻詞或作為其它系動(dòng)詞時(shí)不能寫作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的運(yùn)用

“的”、“地”、“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語(yǔ)里都念“de”。

“的”用在名詞前，是定語(yǔ)的標(biāo)志?！暗摹庇袝r(shí)是語(yǔ)氣助詞。（如何辨別？

1、去“的”意不變，為助詞，反之為“的”字結(jié)構(gòu)。

2、“的”字結(jié)構(gòu)后邊都可以加名詞，而助詞則不能加。

“地”用在動(dòng)詞前、形容詞后，是狀語(yǔ)的標(biāo)志；

“得”用在動(dòng)詞后、形容詞前，是補(bǔ)語(yǔ)的標(biāo)志，回答“怎么樣”的問(wèn)題。例如，這一仗，同志們打得勇敢、打得頑強(qiáng)、打得漂亮。

圖例：這樣的表示方法，可以幫助我們清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝葉，主干和枝葉怎樣搭配。一般情況下，用“=”表示主語(yǔ)，用“—”表示謂語(yǔ)，用“彎曲”的線表示賓語(yǔ)，用“（）”表示定語(yǔ)，用“{ }” 表示狀語(yǔ)，用“【】”表示補(bǔ)語(yǔ)。

這些，我只是從一般的情況講的。其實(shí)，字可以作句子成分，詞和詞組可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名詞不僅可以作主語(yǔ)，還可以作賓語(yǔ)、定語(yǔ)。動(dòng)詞不僅可以作謂語(yǔ)，在一定的條件下還可以作主語(yǔ)和賓語(yǔ)。聯(lián)合詞組（兩個(gè)或幾個(gè)并列的詞）六種句子成分都可以作，如名詞性的可以作主語(yǔ)、賓語(yǔ)和定語(yǔ)，動(dòng)詞性的可以作謂語(yǔ)，形容詞性的可以作謂語(yǔ)、定語(yǔ)、狀語(yǔ)、補(bǔ)語(yǔ)；主謂詞組也是六種成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是復(fù)句或多重復(fù)句了。還是先易后難吧！建議大家好好地學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代漢語(yǔ)語(yǔ)法知識(shí)（什么是語(yǔ)法？—語(yǔ)法是現(xiàn)代漢語(yǔ)組詞成句的規(guī)則。普通話是現(xiàn)代漢民族的共同語(yǔ)——以北京語(yǔ)音為標(biāo)準(zhǔn)音，以北方的方言為基礎(chǔ)方言，以典范的現(xiàn)代白話文為語(yǔ)法規(guī)范）。

同時(shí)，請(qǐng)大家抽點(diǎn)時(shí)間學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)修辭和邏輯。語(yǔ)句通不通是語(yǔ)法問(wèn)題；好不好是修辭問(wèn)題；對(duì)不對(duì)是邏輯問(wèn)題?！罢Z(yǔ)法可以使人規(guī)矩，修辭是人敏銳，邏輯是人精巧”。建議大家一定要學(xué)。

（十三）“部署”與“布置”的運(yùn)用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項(xiàng)的安排。

（十四）“既”與“即”的運(yùn)用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對(duì)使用。

“即”相當(dāng)于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

（十五）“和”、“與”、“及”的運(yùn)用

“和”口語(yǔ)色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場(chǎng)合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達(dá)的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

（十六）對(duì)、對(duì)于”，“對(duì)于、關(guān)于”，“經(jīng)過(guò)、通過(guò)”的運(yùn)用 這幾組公文中常用的介詞，用法或功能相近，共性較強(qiáng)，但是否可以通用，要斟酌實(shí)際情況，避免誤用。

“對(duì)于”和“關(guān)于”。表示關(guān)涉用“關(guān)于”，指出對(duì)象用“對(duì)于”；“關(guān)于”有提示作用，組成介詞短語(yǔ)可以做標(biāo)題，尤其在公文標(biāo)題中不可缺少，“對(duì)于”則沒(méi)有這個(gè)功能。

（十七）不當(dāng)使用模糊用語(yǔ)

模糊用語(yǔ)，即語(yǔ)意不夠明確、不夠具體的詞語(yǔ)。在公文中，適當(dāng)使用模糊用語(yǔ)是必要的，它能起到確切詞語(yǔ)所起不到的表達(dá)效果。然而，有些公文是不能使用模糊語(yǔ)言的。

（十八）關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)使用不當(dāng)

關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)是指復(fù)句的分句之間起連接作用的詞語(yǔ)。關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)大都是連詞，如，“因?yàn)椤?、不但—而且、雖然——但是，與其—不如”等；還有少量副詞，如“也、又、都，和、與、同”；還包括一些起連接作用的短語(yǔ)，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

關(guān)聯(lián)詞使用不當(dāng)也是常見(jiàn)的問(wèn)題，值得引起我們足夠的重視。

三、如何處理公文標(biāo)題寫作中的幾個(gè)棘手問(wèn)題

（一）解決轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣問(wèn)題

層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，由于“過(guò)橋”機(jī)關(guān)多，很容易造成該類公文標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問(wèn)題辦法有四：

（1）只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的通知；

（2）直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；

（3）在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號(hào)；

（4）只用本機(jī)關(guān)發(fā)文的標(biāo)題，而將其它機(jī)關(guān)的標(biāo)題概括為文件。

例如：《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于規(guī)范村民委員會(huì)印章使用和管理工作的意見(jiàn)的通知》，省政府再轉(zhuǎn)發(fā)就會(huì)出現(xiàn)“通知的通知的通知”的問(wèn)題。怎么辦？可以直接轉(zhuǎn)發(fā)民政部文件的標(biāo)題，即《陜西省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于規(guī)范村民委員會(huì)印章制發(fā)使用管理工作的意見(jiàn)的通知》（陜辦發(fā)【2001】193號(hào)。

辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)市政府或市政協(xié)同意的文件時(shí)，文件開(kāi)頭要寫“經(jīng)市人民政府同意”或“經(jīng)市政協(xié)同意”。

（二）標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的運(yùn)用問(wèn)題

為了保持標(biāo)題簡(jiǎn)煉和整潔大方，一般地能夠不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

（1）可用書名號(hào)。主要用于法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、11 轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題等。

（2）可用問(wèn)號(hào)。如：《人的正確思想是從哪里來(lái)的？》

（3）可用引號(hào)。如：《中共中央關(guān)于堅(jiān)持“少宣傳個(gè)人”的幾個(gè)問(wèn)題的指示》

（三）長(zhǎng)標(biāo)題的排列

根據(jù)標(biāo)題長(zhǎng)短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個(gè)詞不可斷開(kāi)分在兩行。

如:中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議西安市第十三屆委員會(huì)

常務(wù)委員會(huì)工作報(bào)告

中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議西安市第十三屆委員會(huì)

第二次會(huì)議關(guān)于政協(xié)十二屆委員會(huì) 常務(wù)委員會(huì)工作報(bào)告的決議

(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的數(shù)字運(yùn)用有哪些規(guī)范要求？ 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫成文日期。不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的普發(fā)式公文（決議、決定、條例、意見(jiàn)、規(guī)章等）加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

例：政協(xié)西安市委員會(huì)關(guān)于加強(qiáng)界別工作

發(fā)揮界別作用的意見(jiàn)（2008年8月20日）

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。

(六)公文字體和字?jǐn)?shù)有哪些規(guī)范要求？

主標(biāo)題字號(hào)一般應(yīng)為二號(hào)標(biāo)宋字體，副標(biāo)題的字號(hào)應(yīng)小于主標(biāo)題字，大于或同于正文字。正文用三號(hào)仿宋體。

2011年11月5日，中共中央辦公廳通知“經(jīng)中央批準(zhǔn)，中央文件統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型同時(shí)對(duì)文件版型做出調(diào)整”。從2012年1月1日起不再印發(fā)16開(kāi)紙型中央文件。

以A4紙型編排，每頁(yè)文字22行，每行28字。公文主題詞用三號(hào)標(biāo)宋字體，“主題詞”三字應(yīng)用三號(hào)黑體。

公文中的頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

2011年11月5日，中共中央

(七)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有哪些講究？

1、并列短語(yǔ)中的頓號(hào)、逗號(hào)的使用。

并列短語(yǔ)中各成分之間如果沒(méi)有顯著的停頓，當(dāng)中不需用頓號(hào)。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個(gè)”不寫成“

五、六個(gè)”，“各區(qū)縣”不寫成“各區(qū)、縣”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語(yǔ)各項(xiàng)之間有比較長(zhǎng)的短語(yǔ)或有較大的停頓，中間應(yīng)用逗號(hào)。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光?！?/p>

2、破折號(hào)、省略號(hào)同點(diǎn)號(hào)連用。

破折號(hào)和省略號(hào)都是標(biāo)號(hào)。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來(lái)應(yīng)該用點(diǎn)號(hào)的，可以用了點(diǎn)號(hào)再加破折號(hào)或者省略號(hào)。

3、引號(hào)同點(diǎn)號(hào)連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點(diǎn)號(hào)（多為句終號(hào)）放在引號(hào)之內(nèi)。如：俗話說(shuō)：“到什么山上唱什么歌?！庇终f(shuō)： 14 “看菜吃飯，量體裁衣?！?/p>

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點(diǎn)號(hào)放在引號(hào)的外面。如：我們有些同志喜歡寫長(zhǎng)文章，但是沒(méi)有什么內(nèi)容，真是“懶婆娘的裹腳，又長(zhǎng)又臭”。

4、句內(nèi)括號(hào)與句外括號(hào)的使用。

句內(nèi)括號(hào)（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點(diǎn)號(hào)，點(diǎn)號(hào)應(yīng)放在括號(hào)之后，括號(hào)內(nèi)部可以有逗號(hào)或分號(hào)，但不能有句號(hào)，盡管已經(jīng)是一個(gè)句子。

如：這就是說(shuō)，將群眾的意見(jiàn)（分散的無(wú)系統(tǒng)的意見(jiàn)）集中起來(lái)（經(jīng)過(guò)研究，化為集中的系統(tǒng)的意見(jiàn)），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見(jiàn)，使群眾堅(jiān)持下去，見(jiàn)之于行動(dòng)，并在群眾行動(dòng)中考驗(yàn)這些意見(jiàn)是否正確。

句外括號(hào)（即注釋全句的）前邊正文的點(diǎn)號(hào)用在括號(hào)之前。括號(hào)內(nèi)部如果是句子，可以用句號(hào)。

如：全國(guó)各族人民間的大團(tuán)結(jié)萬(wàn)歲?。ㄩL(zhǎng)時(shí)間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國(guó)共產(chǎn)黨萬(wàn)歲?。ㄈ珗?chǎng)起立。熱烈的經(jīng)久不息的鼓掌，轉(zhuǎn)為歡呼。）

(八)加蓋印章應(yīng)注意哪些問(wèn)題？

發(fā)文機(jī)關(guān)印章是證明公文效力的重要表現(xiàn)形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫?，下騎年蓋月”。區(qū)別不同情況有以下具體 要求：

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

(九)怎樣提煉公文的主題詞？

首先要說(shuō)明的一點(diǎn)是，公文主題詞，中央和國(guó)務(wù)院新近發(fā)出的文件已經(jīng)停用，我市怎么辦，目前還沒(méi)接到通知。

主題詞也稱敘詞，是經(jīng)過(guò)規(guī)范化的詞或詞組，用于文獻(xiàn)的主題標(biāo)引或檢索。

撰寫文稿時(shí)應(yīng)在文中標(biāo)明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容，即確認(rèn)公文涉及了哪些事物和具體對(duì)象及問(wèn)題。

2、認(rèn)真進(jìn)行主題分析，找出公文涉及的主要對(duì)象。弄清其性質(zhì)，弄清其歸屬哪方面問(wèn)題，形成主題概念，對(duì)關(guān)鍵性語(yǔ)句準(zhǔn)確、精煉地進(jìn)行主題概括。

3、在有關(guān)機(jī)關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對(duì)應(yīng)的最專指的主題詞，其詞形務(wù)必與詞表中規(guī)定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒(méi)有與公文主題相對(duì)應(yīng)、專指性強(qiáng)的主題詞時(shí)，要在詞表中選取與公文主題直接相關(guān)，最相鄰的主題詞進(jìn)行相配。組配后有多義性時(shí)，應(yīng)放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進(jìn)行組配時(shí)，也采用最直接的上位詞。

5、應(yīng)有效把握對(duì)公文主題的標(biāo)引深度。一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過(guò)5個(gè)。

6、主題詞的排列次序應(yīng)科學(xué)合理。一般應(yīng)按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進(jìn)行組配時(shí)應(yīng)按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對(duì)象、材料、方法、過(guò)程、條件等，文中有幾個(gè)并列的主體因素時(shí)，一般按語(yǔ)法關(guān)系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對(duì)主題起細(xì)分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問(wèn)題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國(guó)家名、地區(qū)名、地名以及機(jī)構(gòu)名稱等方面的主題詞；

時(shí)間因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問(wèn)題存在的時(shí)間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報(bào)告等。

(十)公文版記如何標(biāo)識(shí)？

公文版記主要內(nèi)容與標(biāo)識(shí)規(guī)范如下：

“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在 主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字。印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉拍數(shù)字標(biāo)識(shí)。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

就介紹到這里，謝謝大家！

第二篇：公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題

公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題

（一）文種使用不規(guī)范

一是生造文種。把沒(méi)列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計(jì)劃”等，有的甚至把“安排”、“要點(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不

是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯(cuò)誤的。

二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示” 的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告” 的反而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時(shí)使

用，除比較常見(jiàn)的“關(guān)于……請(qǐng)示報(bào)告”外，還有“關(guān)于…

請(qǐng)示函”、“關(guān)于…決定（批復(fù)）的通知（通報(bào)、決議）”等。

（二）公文結(jié)構(gòu)上的不規(guī)范

一是結(jié)構(gòu)不嚴(yán)。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無(wú)力。

四是過(guò)渡脫節(jié)。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規(guī)范

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。如“關(guān)于印發(fā)《xx同志在XX會(huì)議上講話》的通知”、關(guān)于印發(fā)《安徽電信備品備件管理體系建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號(hào)都不應(yīng)該使用，公文處理辦法明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

（四）公文標(biāo)題不規(guī)范

標(biāo)題用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問(wèn)題，避免介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法。

（五）語(yǔ)言、語(yǔ)法不規(guī)范

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號(hào)，“1.”下面是圓號(hào)，而“

（一）”和“（1）”括號(hào)外面是不帶頓號(hào)和點(diǎn)號(hào)。引用文號(hào)格式不對(duì)。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號(hào)文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號(hào)）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡(jiǎn)稱。“抄報(bào)”現(xiàn)象依然存在。目前，行政公文無(wú)論是對(duì)上級(jí)還是對(duì)下級(jí)抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數(shù)字使用不正確。公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

附件標(biāo)注不符合規(guī)定。附件是公文的有機(jī)組成部分，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識(shí)、附件序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等毛病。語(yǔ)言啰嗦，常有口語(yǔ)化的現(xiàn)象。公文的語(yǔ)體特點(diǎn)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、規(guī)范、莊重。

不少公文存在不合語(yǔ)法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當(dāng)、語(yǔ)序不當(dāng)?shù)让　?/p>

用詞不當(dāng)。主要有詞義誤用、生造詞語(yǔ)、詞語(yǔ)使用不當(dāng)?shù)让　?/p>

第三篇：公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題解析

公文寫作中常見(jiàn)問(wèn)題解析

公文寫作是要求一名機(jī)關(guān)工作人員具備的基本素質(zhì)，應(yīng)該說(shuō)我們每天都在和它打交道，工作總結(jié)、計(jì)劃，活動(dòng)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話等。公文是辦理公務(wù)的重要工具之一，是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。寫作要求極具規(guī)范性，國(guó)家也專門出臺(tái)了《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》，對(duì)公文種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔、管理等方面都做了全面的規(guī)范要求。我單位也進(jìn)行過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)，但在實(shí)際工作中，我感覺(jué)還是有許多拿捏不準(zhǔn)的地方，近幾天，我上網(wǎng)查找了相關(guān)資料，現(xiàn)將學(xué)習(xí)心得和各位作以交流。今天，我將和大家交流四個(gè)方面的問(wèn)題，一是公文中的稱謂；二是公文中的簡(jiǎn)稱使用；三是公文中數(shù)字的用法；四是常用詞語(yǔ)辨析。

一、公文中的稱謂

正確使用稱謂語(yǔ)是交際深入進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，惟有?名正?，才能?言順?。在公文寫作中，由于受語(yǔ)言簡(jiǎn)約性要求的制約，行文中的稱謂語(yǔ)常常隱匿于?抬頭?和?落款?之中，使全篇的語(yǔ)句成為?無(wú)主句?。且不足以表現(xiàn)雙方的微妙關(guān)系，因此，在強(qiáng)調(diào)發(fā)文的主體、發(fā)文的受體，或語(yǔ)意轉(zhuǎn)折時(shí)，稱謂語(yǔ)就被凸現(xiàn)出來(lái)。這時(shí)，表述者就要斟酌選擇稱謂用語(yǔ)，使行文得體。

受不同行文的語(yǔ)體規(guī)范及稱謂語(yǔ)的語(yǔ)用效果制約，公文行文中的稱謂語(yǔ)運(yùn)用有極強(qiáng)的習(xí)慣性。習(xí)慣性就是規(guī)律性。

1、下行文的稱謂習(xí)慣。

下行文自稱一般用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，顯其莊嚴(yán)肅穆，而不用帶第一人稱代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等。一般來(lái)說(shuō)，用第一人稱表述，表述者臵身事內(nèi)，顯得真實(shí)、親切、富有人情味；用第三人稱表述，表述者臵身事外，顯得客觀、冷穆。用本機(jī)關(guān)名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴(yán)肅，或嚴(yán)謹(jǐn)縝密，或威嚴(yán)果斷的語(yǔ)體規(guī)。

下行文對(duì)稱一般用?你（們）?、?你縣?等，而不用受文機(jī)關(guān)名稱，有叮嚀囑咐、嚴(yán)而可親之感。

2、上行文的稱謂習(xí)慣。上行文自稱一般用帶第一人稱

代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等，而不用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，有真實(shí)、懇切之感；對(duì)稱用?上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)?或受文機(jī)關(guān)名稱，而不用?你（們）?、?你部?、?你省?等，有尊重、避諱之意。上行文的自稱和對(duì)稱與下行文正好來(lái)了個(gè)換位，這與第一人稱、第三人稱不同的表意功能有關(guān)。任何一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)都希望下級(jí)機(jī)關(guān)為自己提供真實(shí)、準(zhǔn)確的情況，因此，上行文在向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，自稱宜用?我（們）?、?我省?、?我市?、?我部?、?我局?等帶?我?字的稱謂，形成第一人稱表述，以示真實(shí)、準(zhǔn)確。若用本機(jī)關(guān)名稱作自稱，變成第三人稱表述，則有臵身事外，事不關(guān)己之感，且語(yǔ)氣生硬。對(duì)稱用?上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)?或受文機(jī)關(guān)名稱，有尊重、避諱之意；若用?你（們）?、?你部?、?你省?、?你市?、?你縣?等，則有吩咐、指點(diǎn)、督促之

3、平行文的稱謂習(xí)慣。平行文自稱一般用?我（們）?、?我市?等，對(duì)稱用?你（們）?、?你部?、?你市?等，顯得親切平易，不打官腔。平行文的語(yǔ)體規(guī)范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說(shuō)話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚(yáng)。

4、領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)稱謂。在公文中介紹領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)，該怎么介紹呢？咱們拿介紹劉主席為例?，F(xiàn)在我有兩種介紹方法，大家分別聽(tīng)一下。副主席劉毅和劉毅副主席。大家同意前一個(gè)的請(qǐng)舉手，同意后一個(gè)的舉手。一個(gè)是職務(wù)在前、姓名在后，一個(gè)是姓名在前、職務(wù)在后。兩者在表達(dá)效果上有些區(qū)別：前者是客觀性表述，后者則含有敬意（敬稱）。公文一般采用前一種方式，即客觀性表述；當(dāng)然，如果介紹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也可使用敬稱。

介紹離職領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常用到?原?字，?原?的位臵也有講究。例如，?原科協(xié)副主席李恒寶?和?科協(xié)原副主席李恒寶?，前者表示科協(xié)已不存在，當(dāng)然李恒寶也不是副主席了；后者表示雖然副主席換了，但科協(xié)仍然存在。所以大家一定要甄別使用。與此類似的還有?前?字，如?前蘇聯(lián)?。但是?前?只用于國(guó)家、政黨及其政要等，我們的?級(jí)別?不夠，只能用?原?而不能用?前?。

采用客觀性表述時(shí)，很多人習(xí)慣在職務(wù)和姓名之后加上?同志?二字，如?副主席劉毅同志?。其實(shí)，這是口語(yǔ)的習(xí)慣說(shuō)法，書面語(yǔ)中這個(gè)?同志?是多余的。

公文使用?同志?一詞還需注意兩點(diǎn)。①這個(gè)詞有特指和泛指兩種含義。干部任免文件中，如果是黨委任免干部，被任免人姓名之后要加?同志?二字，這里的?同志?特指黨內(nèi)干部，是?黨內(nèi)互稱同志?的體現(xiàn)；如果是行政任免，一般不加?同志?，因?yàn)樾姓刹坎灰欢ǘ际屈h員。以上是特指的例子；而領(lǐng)導(dǎo)講話或工作報(bào)告里的?同志們?則是泛指。②主送本系統(tǒng)、本單位的公文，對(duì)于眾所熟知的領(lǐng)導(dǎo)，可以僅用?同志?稱謂而不必冠以職銜。例如印發(fā)省科協(xié)黨組書記、副主席康捷在某次會(huì)議上的講話，標(biāo)題可擬為《關(guān)于印發(fā)康捷同志在××?xí)h上的講話的通知》。這樣既節(jié)約用字，又淡化?官位?意識(shí)。

二、公文中的簡(jiǎn)稱使用

簡(jiǎn)稱又稱縮略語(yǔ)，它是事物的名稱或固定詞組簡(jiǎn)化了的稱謂。簡(jiǎn)稱不單純是全稱在數(shù)量上的減少，而是全稱的科學(xué)概括和濃縮。使用簡(jiǎn)稱以后，絲毫不影響全稱的特定含義。在公文寫作中，為使語(yǔ)言表達(dá)簡(jiǎn)潔凝練，富于概括性和表現(xiàn)力，往往要使用簡(jiǎn)稱。特別是那些內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長(zhǎng)的公文，諸如會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作總結(jié)、綜合性簡(jiǎn)報(bào)等，更是如此。

（一）單位名稱

公文中要經(jīng)常涉及機(jī)關(guān)單位名稱的表述問(wèn)題，不僅版頭部分用，發(fā)文字號(hào)中用，公文標(biāo)題、落款（發(fā)文機(jī)關(guān)署名）以及印章中也要用。至于正文部分的寫作，使用得就更多。但在表述時(shí)究竟是用其全稱還是規(guī)范化簡(jiǎn)稱，并無(wú)硬性規(guī)定，一般情況下二者是通用的。但有時(shí)需要根據(jù)具體情況作適當(dāng)處理。主要有以下幾點(diǎn)：

1、視行文關(guān)系而定。下行文的版式中，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱既可用全稱，也可用簡(jiǎn)稱，但上行文版式中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般只能使用全稱。以黨委名義所發(fā)的文件，如系采用《中共××文件》形式的版頭，例如《中共中央文件》其發(fā)文機(jī) 3

關(guān)名稱可以使用簡(jiǎn)稱。但如系采用《中國(guó)共產(chǎn)黨××委員會(huì)（）》形式的版頭，其發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則需用全稱，以示鄭重。

2、視文字繁簡(jiǎn)而定。例如公文版頭、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)署名（落款）中所涉及的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，究竟以使用全稱還是簡(jiǎn)稱為宜，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況酌定。一般而言，如果機(jī)關(guān)名稱字?jǐn)?shù)較多，為簡(jiǎn)潔起見(jiàn)，則通常應(yīng)當(dāng)使用簡(jiǎn)稱，以使行文趨于簡(jiǎn)潔，并求得文面布局的醒目、勻稱、美觀。但需要注意的是，發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字必須是簡(jiǎn)稱，而且是高度濃縮了的稱謂；印章中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則應(yīng)使用全稱，以示莊重、嚴(yán)肅。

3、視內(nèi)容性質(zhì)而定。就一般而言，對(duì)于系統(tǒng)或機(jī)關(guān)單位內(nèi)部運(yùn)行的公文，其發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以使用簡(jiǎn)稱，既不會(huì)令人費(fèi)解，又會(huì)使行文顯得簡(jiǎn)練，便于接受；但對(duì)于那些政策性、規(guī)定性較強(qiáng)的公文以及會(huì)議性公文，如公報(bào)、決議、會(huì)議紀(jì)要等，則應(yīng)以使用全稱為宜，以體現(xiàn)行文的莊重性和嚴(yán)肅性。

4、要注意講究規(guī)范。根據(jù)公文處理法規(guī)的規(guī)定，在公文寫作中第一次使用機(jī)關(guān)名稱時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱并用括號(hào)注明簡(jiǎn)稱，下文再出現(xiàn)相同名稱時(shí)，則始可用簡(jiǎn)稱。

（二）簡(jiǎn)稱形式

一般來(lái)講，公文寫作中使用的簡(jiǎn)稱，其構(gòu)成形式主要有以下幾種：

1、標(biāo)數(shù)概括。這種簡(jiǎn)稱具有多種表現(xiàn)形式，其總的特點(diǎn)是由數(shù)詞加名詞或名詞化的詞、詞組這樣兩部分組成，如?講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣?簡(jiǎn)稱為?三講?，?一個(gè)國(guó)家，兩種制度?簡(jiǎn)稱為?一國(guó)兩制?，?堅(jiān)持社會(huì)主義道路，堅(jiān)持人民民主專政，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持馬列主義、毛澤東思想?簡(jiǎn)稱為?四項(xiàng)基本原則?等；在這一總的特點(diǎn)之下又可將其劃分為如下三種類型：一是單重式。這種標(biāo)數(shù)概括簡(jiǎn)稱通常由一個(gè)數(shù)詞加名詞或名詞化的詞、詞組構(gòu)成，例如?兩個(gè)務(wù)必?、?五條禁令?、?三個(gè)代表?等；二是雙重式，即由兩個(gè)數(shù)詞加名詞或名詞化的詞、詞組構(gòu)成，如?一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)?、?雙增雙減?、?一國(guó)兩制?、?三大紀(jì)律八項(xiàng)注意?、?八榮八恥?等；三是多重式，即由三個(gè)或

三個(gè)以上的數(shù)詞加名詞或名詞性的詞組構(gòu)成，如?五講四美三熱愛(ài)?、?兩參一改三結(jié)合?、?五有六定七不準(zhǔn)?等

2、取前舍后。如?清華大學(xué)?簡(jiǎn)稱為?清華?、?蹲點(diǎn)調(diào)查?簡(jiǎn)稱為?蹲點(diǎn)?；?蹲坑守候?簡(jiǎn)稱為?蹲坑?、?非典型肺炎?簡(jiǎn)稱?非典?等。

3、舍前取后。如?中國(guó)人民解放軍?簡(jiǎn)稱為?解放軍?、?高致病性禽流感?簡(jiǎn)稱為?禽流感?等。

4、選取全稱中有代表性的語(yǔ)素或詞。如?中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)?簡(jiǎn)稱為?中共中央?，?全國(guó)人民代表大會(huì)?簡(jiǎn)稱為?全國(guó)人大?，?國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)?簡(jiǎn)稱為?國(guó)家語(yǔ)委?，?科學(xué)技術(shù)?簡(jiǎn)稱為?科技?、?調(diào)查研究?簡(jiǎn)稱為?調(diào)研?、?中央電視臺(tái)?簡(jiǎn)稱?央視?、?非典型肺炎?簡(jiǎn)稱?非典?等。

5、合并相同成分。亦即省略兩個(gè)詞中的一個(gè)相同的語(yǔ)素，如?企業(yè)、事業(yè)?簡(jiǎn)稱為?企事業(yè)?，?離休、退休干部?簡(jiǎn)稱為?離退休于部?，?復(fù)員軍人、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、退伍軍人?簡(jiǎn)稱為?復(fù)轉(zhuǎn)退軍人?；?病害、蟲害?簡(jiǎn)稱為?病蟲害?等。

6、標(biāo)義概括。例如1987年公安部頒發(fā)的《公安機(jī)關(guān)辦理刑事案件程序規(guī)定》簡(jiǎn)稱為?一百二十條?，它沒(méi)有從表面上將其簡(jiǎn)稱為?規(guī)定?，而是根據(jù)該法規(guī)的條款數(shù)目(共計(jì)120條)而進(jìn)行歸納，此即所謂?標(biāo)義概括?。

7、取全稱首尾。亦即將全稱的首字和尾字保留，省略其余的內(nèi)容，如?中華人民共和國(guó)?簡(jiǎn)稱?中國(guó)?，?掃除文盲?簡(jiǎn)稱?掃盲?，?歸國(guó)華僑?簡(jiǎn)稱?歸僑?，?微型計(jì)算機(jī)?簡(jiǎn)稱?微機(jī)?，?整頓黨風(fēng)?簡(jiǎn)稱?整風(fēng)?，?外交部長(zhǎng)?簡(jiǎn)稱?外長(zhǎng)?、?軍人家屬?簡(jiǎn)稱?軍屬?等。

8、舍全稱首尾。例如?中央企業(yè)?簡(jiǎn)稱?央企?，?快速記錄?簡(jiǎn)稱?速記?，?物理化學(xué)?簡(jiǎn)稱?理化?，?歷史地理?簡(jiǎn)稱?史地?，?人民警察?簡(jiǎn)稱?民警?等。

（三）注意事項(xiàng)

1、要有可接受性。亦即所使用的簡(jiǎn)稱必須是已經(jīng)約定俗成或者為公眾所認(rèn)可的，否則不宜使用。如?奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)?簡(jiǎn)稱?奧運(yùn)會(huì)?，?調(diào)查研究?簡(jiǎn)稱?調(diào)研?。

2、新創(chuàng)簡(jiǎn)稱應(yīng)力求表意準(zhǔn)確、清晰，切忌含糊隱約，生僻晦澀，令人難解其意。例如?整辦?，究竟指?整黨辦公室?，還是?整頓市容辦公室?，令人費(fèi)解。

據(jù)報(bào)載，?文革?時(shí)期，哈爾濱市一機(jī)構(gòu)的門前掛有?三兩辦?的牌子，?三兩辦?所指究竟為何，讓人莫名其妙。后經(jīng)詢查，方知是?兩個(gè)階級(jí)、兩條道路，兩種思想斗爭(zhēng)辦公室?。這種含混模糊的簡(jiǎn)稱，還是以不用為好。

3、使用簡(jiǎn)稱，尤其是新創(chuàng)或較少使用的簡(jiǎn)稱，除?知名度?較高者如?一國(guó)兩制?、?四項(xiàng)基本原則?、?一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)?等外，必須先用全稱，并用括號(hào)標(biāo)注說(shuō)明。對(duì)此，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條第六項(xiàng)已作出明確規(guī)定。如不予標(biāo)注說(shuō)明，就會(huì)給人以突兀之感，不知所指。

如有一篇會(huì)議紀(jì)要寫道：?五月份除搞好選舉和開(kāi)好人代會(huì)外，集中精力，認(rèn)真抓好經(jīng)濟(jì)工作<包括縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)企業(yè)，兩戶一體和農(nóng)業(yè))?？h四大部門及咨詢處的領(lǐng)導(dǎo)同志分片深入下去，直接聽(tīng)取鄉(xiāng)、廠長(zhǎng)的匯報(bào)。重點(diǎn)抓新建廠、大廠、虧損廠、倒退廠和第一季度進(jìn)展不大的地區(qū)?？簇?zé)任制和‘三權(quán)、?三制’是否落實(shí)。要開(kāi)展時(shí)間過(guò)半任務(wù)完成超半的競(jìng)賽活動(dòng)，對(duì)好的單位要進(jìn)行表彰。?這段簡(jiǎn)短的文字，總計(jì)使用了?兩戶一體?、?四大部門?、?三權(quán)?、?三制?等四個(gè)簡(jiǎn)稱。這些簡(jiǎn)稱，其具體含義究竟為何，并非所有人都能理解，如不作出必要的說(shuō)明，往往容易造成文勢(shì)不通，前后阻滯，給閱者準(zhǔn)確理解和把握公文內(nèi)容帶來(lái)困難。

4、要盡量避免使人產(chǎn)生歧義。例如將?上海市測(cè)繪研究所?簡(jiǎn)稱?上測(cè)所?，?人造肉加工廠?簡(jiǎn)稱?人肉廠?，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域嚴(yán)重犯罪活動(dòng)辦公室?簡(jiǎn)稱?打經(jīng)辦?等，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決加以避免。

三、公文中數(shù)字的用法

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：?公文中的數(shù)字，除了成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。?

（一）應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字情況

根據(jù)《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，阿拉伯?dāng)?shù)字是指?0、1、2、3、4、5、6、7、8、9?等。

1、公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如，公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、1949年10月l日、15時(shí)20分45秒等。年份一般不用簡(jiǎn)寫，如: 1980—1995年不能寫作1980—95年、2005年，不應(yīng)簡(jiǎn)寫成05年。

2、記數(shù)與計(jì)量(包括正負(fù)整數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、百分比、約數(shù)等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45萬(wàn)元，500多種、60多萬(wàn)斤等。

3、物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并正確使用法定計(jì)量單位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯?dāng)?shù)字，不能換行。非物理量，一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如235元，11個(gè)月、l00名。但小學(xué)和初中教科書、非專業(yè)書刊的計(jì)量單位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部隊(duì)番號(hào)、文件編號(hào)、證件號(hào)碼和其他序號(hào)，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如:92493部隊(duì)、葫科協(xié)發(fā)“2010”號(hào)文件、T37/T38次快車，HP—3000型電子計(jì)算機(jī)、90號(hào)汽油、維生素B1等。

5、引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁(yè)碼，除古籍應(yīng)與所據(jù)版本一致外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如:列寧:《新生的中國(guó)》，見(jiàn)《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁(yè)，北京，人民出版社，1990。

6、表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如:3萬(wàn)～8萬(wàn)，不能寫成 ?3～８萬(wàn)?；5%～15%不能寫成?5～15%?。

應(yīng)用時(shí)還要注意：第一，一個(gè)數(shù)值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現(xiàn)在一組具有統(tǒng)計(jì)意義數(shù)字中的一位數(shù)（一、二……九)可以用漢字，如一個(gè)人，四種產(chǎn)品，六條意見(jiàn)，重復(fù)三遍。第二，5位以上的數(shù)字，尾數(shù)零多的，可改寫為以萬(wàn)、億作單位的數(shù)，一般不得以

十、百、千、十萬(wàn)、百萬(wàn)、千萬(wàn)、十億等作單位(千克、千米、千瓦等法定計(jì)量單位不在此列)。如：34000可以改寫為3.4萬(wàn)。第三，一個(gè)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的多位數(shù)不能移行。

（二）應(yīng)當(dāng)使用漢字的情況

根據(jù)《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，漢語(yǔ)數(shù)字通常是指?一、二、三、四、五、六，七、八、九、十?及其大寫?壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾?等數(shù)字。

1、數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有修辭色彩的語(yǔ)句。例如：?十二五?規(guī)劃、一律、二萬(wàn)五千里長(zhǎng)征、第三世界、相差十萬(wàn)八千里、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無(wú)主、七上八下、八國(guó)聯(lián)軍、九死一生、十萬(wàn)火急、零點(diǎn)方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會(huì)等。

2、鄰近的多個(gè)數(shù)字（一、二……九)并列連用，表示概數(shù)(連用的多個(gè)數(shù)字之間不應(yīng)用頓號(hào)隔開(kāi))。例如七八十種、一千七八百元、五六萬(wàn)套、三四天、五六米、七八個(gè)、十五六歲、三四百里、四十五六歲。

3、星期幾一律用漢字，如星期三。

4、中國(guó)歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、夏歷月日、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。如:萬(wàn)歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時(shí)為了表達(dá)得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如:藏歷陽(yáng)木龍年八月二十六日（1964年10月1日）、日本慶應(yīng)三年(1867年)等。

5、行政機(jī)關(guān)公文和軍隊(duì)系統(tǒng)公文成文時(shí)間用漢語(yǔ)數(shù)字。但黨委系統(tǒng)公文成文日期應(yīng)按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

6、含有月日簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日或其他特定意義的詞組，應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號(hào)?〃?隔開(kāi)，并外加引號(hào)。如: ?一〃二八?事變（１月２８日）、?一二〃九運(yùn)動(dòng)?(12月9月)等。涉及其他月份時(shí)，不用間隔號(hào)，是否使用引號(hào)，視事件的知名度而定。一般來(lái)說(shuō)，知名度高的事件如?五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié)、三八婦女節(jié)?不需外加引號(hào)，而?五二○?聲明、?九一三?事件就需要外加引號(hào)加以說(shuō)明。

7、用?幾、多、余、左右、上下、約?等表示約數(shù)時(shí)，使用漢語(yǔ)數(shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬(wàn)左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計(jì)意義和比較意義的數(shù)字，用?多、約?等表示約數(shù)時(shí)，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如:該省從機(jī)動(dòng)財(cái)政中拿出近2000萬(wàn)元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥3萬(wàn)多噸、柴油1400噸，用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

四、公文中常用詞語(yǔ)辨析

用詞準(zhǔn)確是起草公文的基本要求，但是達(dá)到這個(gè)要求有時(shí)并不容易。究其原因，往往是對(duì)一些詞語(yǔ)的詞義及用法不甚了解。筆者根據(jù)工作實(shí)際，挑出公文中容易用錯(cuò)的一些詞語(yǔ)試加辨析。

1、主管、分管

這兩個(gè)詞的意思很接近，但在詞性上有區(qū)別。?分管?是動(dòng)詞，?主管?兼有動(dòng)詞、名詞兩種詞性。常用詞組如?財(cái)務(wù)主管?、?一級(jí)主管?，?主管?都是名詞；作為動(dòng)詞，主管的意思是?負(fù)主要責(zé)任管理（某一方面）?，口語(yǔ)中用得較多。

起草班子成員分工的文件，應(yīng)使用動(dòng)詞?分管?，如?副主席劉毅分管學(xué)會(huì)部和科技館?。

2、出席、列席、參加

出席和列席都是參加，區(qū)別在于：法定成員參加本組織的會(huì)議叫做出席，其他人員（上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)除外）參加叫做列席。例如召開(kāi)局黨委會(huì)議，局黨委委員出席會(huì)議，非黨委成員——哪怕是局領(lǐng)導(dǎo)——只能列席。原則上，列席人員沒(méi)有表決權(quán)等。

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議也叫出席，不能?降格?為列席，盡管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不參與表決。這種?出席?，姑且算做特例

3.制訂、制定

前者強(qiáng)調(diào)過(guò)程，后者側(cè)重結(jié)果（含有確定下來(lái)的意思）。兩者在詞義上難以區(qū)分，基本可以通用。

?制定?即制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場(chǎng)合，以制定黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：?黨的第十六次代表大會(huì)，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會(huì)的總?cè)蝿?wù)和政治路線。?

?制訂?即制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：?我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。?

4.施行、實(shí)施

詞義十分接近。對(duì)于法令、政策和規(guī)章制度，既可施行，也可實(shí)施。只不過(guò)在習(xí)慣上，?本條例（規(guī)定、辦法等）自公布之日起施行?用?施行?；而條例?施行?之后，還可以制訂?實(shí)施?細(xì)則。

同?制訂?、?制定?一樣，筆者認(rèn)為?施行?、?實(shí)施?的使用只有習(xí)慣上的區(qū)別，而沒(méi)有對(duì)錯(cuò)之分。語(yǔ)言中的?習(xí)慣勢(shì)力?非常強(qiáng)大，有些用法單從語(yǔ)法上、邏輯上很難判定誰(shuí)是誰(shuí)非。例如，紀(jì)要是把會(huì)議、會(huì)談的情況?記?下來(lái)，但習(xí)慣上寫成?紀(jì)要?而不是?記要?；?年輕（人）?、?年青?和?青年?，分清他們之間的差別很傷腦筋。還有極難區(qū)分的?作?和?做?。?寫作?、?作文?、?作報(bào)告?都用?作?，?做文章?卻用?做?；?做人?用?做?，?作為……的人?卻用?作?；?當(dāng)做?、?叫做?只用?做?，而?做客?和?作客?、?做成?和?作成?、?做法?和?作法?的用法都是規(guī)范的……如此等等，連語(yǔ)言學(xué)家也為之頭疼。諸如此類解釋不清的問(wèn)題，只好歸為?習(xí)慣用法?。掌握習(xí)慣用法，只有?不講道理?地死記硬背，舍此似無(wú)更好的辦法。

?施行?付諸實(shí)施，執(zhí)行。多用于法規(guī)性文件?附則?的末尾，與時(shí)間結(jié)合用以表明文件的時(shí)效。例：本條例自公布之日起施行。多用于發(fā)布令的結(jié)尾，例：《物業(yè)管理?xiàng)l例》已經(jīng)2003年5月28日國(guó)務(wù)院第9次常務(wù)會(huì)議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它?僅指事物，?其他?既可指物、指事也可指人（《詞典》第1070頁(yè)）。?他?用于指物并不鮮見(jiàn)，如：他鄉(xiāng)、他日、他山之石。筆者意見(jiàn)，一律使用?其他?而不用?其它?，似乎更加保險(xiǎn)。

?他?也不僅限于指代男性。古漢語(yǔ)沒(méi)有?她?字，?她?是?五四?時(shí)期劉半農(nóng)先生發(fā)明的，所以古典小說(shuō)里無(wú)論男女一律都用?他?作代詞；現(xiàn)代漢語(yǔ)中，?他?同樣可以用

做不分性別的泛指，例如指稱有男有女的若干人時(shí)，用?他們?而不用?他（她）們?或?他們和她們?。

6、權(quán)利、權(quán)力

權(quán)力總與職務(wù)相關(guān)聯(lián)，有職才能有權(quán)（力），所以樹立正確的權(quán)力觀只是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部提出的要求。普通人享有的是?權(quán)利?，如公民的權(quán)利、黨員的權(quán)利等，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)干部作為普通公民、黨員的時(shí)候，這些權(quán)利同樣享有。權(quán)利同義務(wù)相對(duì)應(yīng)，具有法定性。公文中使用?權(quán)利?的場(chǎng)合比?權(quán)力?要多一些。?權(quán)力?即可以管轄、統(tǒng)治、支配別人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。權(quán)利?即指一定的人被規(guī)定賦予的可以享受的權(quán)益。如：?公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利。?

?權(quán)力‘在職權(quán)范圍內(nèi)的支配和管理指揮的力量。有的是強(qiáng)制力，如國(guó)家權(quán)力；有的是支配力量，如大會(huì)主席權(quán)力。例：我國(guó)憲法規(guī)定，一切權(quán)力屬于人民，人民行使國(guó)家權(quán)力的機(jī)關(guān)是人民代表大會(huì)。

?權(quán)利?公民或法人依法行使的權(quán)力和應(yīng)享受的利益（與?義務(wù)?相對(duì)）。例：依照我國(guó)憲法的規(guī)定，我國(guó)公民的基本權(quán)利有：選舉權(quán)和被選舉權(quán)；言論，出版、集會(huì)、結(jié)社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的權(quán)利；批評(píng)、建議、檢舉、申訴的權(quán)利；通信自由和通信秘密的權(quán)利；社會(huì)經(jīng)濟(jì)權(quán)利以及受教育的權(quán)利等。?權(quán)利?與?權(quán)力?的區(qū)別：權(quán)力，著重于?力量?上，帶有某種權(quán)威性；權(quán)利，著重于?權(quán)益?上，具有某種享有性。

7、蒞臨、光臨

光臨是敬詞。稱賓客的來(lái)到。蒞臨是來(lái)到、來(lái)臨的意思。特用于下級(jí)對(duì)上級(jí)光臨的一種褒義詞，屬于客套的書面語(yǔ)。后者是強(qiáng)調(diào)上級(jí)對(duì)下級(jí)的關(guān)系的。

8、按照、根據(jù)

它們是近義詞，側(cè)重點(diǎn)不同。按照一般來(lái)說(shuō)不必有自己的意見(jiàn)，別人如何說(shuō)如何做你照做說(shuō)行。同依照、遵循、遵照。它們均可用作動(dòng)詞，都有?以某事物為依據(jù)、依照?的意思。?按照?可用于上級(jí)的指示、精神、命令等外，還可用于情況、季節(jié)、次序、時(shí)間、道理等，適用范圍更大，是中性詞。

例：我一定按照你說(shuō)的去做。

根據(jù)是在別人的意見(jiàn)上加以評(píng)判采納。同依據(jù)，證據(jù)，它們都有?作為行動(dòng)、言論的憑據(jù)?的意思。?依據(jù)?側(cè)重指?結(jié)論或言行的憑據(jù)?。

例：這一理論沒(méi)有事實(shí)根據(jù)。

9、當(dāng)前、目前

當(dāng)前和目前都是現(xiàn)在的意思，當(dāng)前比較緊急重要，目前是比較平緩的，沒(méi)有緊迫性。

10、擔(dān)綱、擔(dān)任

?擔(dān)綱?不只是?擔(dān)任?，而是擔(dān)任主角或主力。?擔(dān)綱?不能及物，不能說(shuō)?擔(dān)綱主角（主力）?，因?yàn)橛迷~重疊；?擔(dān)任?則可用?擔(dān)任主角（主力）?。句中既無(wú)所謂?主角（主力）?之說(shuō)，又不好說(shuō)?承擔(dān)重任?，故?擔(dān)綱?改為?擔(dān)任?為好。

11、罰款、罰金 看一則報(bào)道：《南京16起涉毒案昨集中宣判無(wú)業(yè)男制毒被判12年半》：?（倪某）2003年因犯非法持有毒品罪被判處有期徒刑1年半，罰款1萬(wàn)元。??……對(duì)戴某……判處有期徒刑8年，罰款6000元……?

?罰款?，是指行政機(jī)關(guān)強(qiáng)制違法者繳納一定數(shù)量的錢，是一種行政處罰；?罰金?，是指司法機(jī)關(guān)強(qiáng)制罪犯繳納一定數(shù)量的錢，是一種刑事處罰，常作為附加刑使用。文中的?罰款?應(yīng)改為?罰金?。

12、囑托、囑咐

囑托，有托付的意思，托人之意，而囑咐，則是吩咐，對(duì)對(duì)象的口氣要降下來(lái)一些。

13、游覽、游歷

?游覽?是玩、觀光；?游歷?不僅去觀光，還要學(xué)習(xí)一些東西。

14、條例、規(guī)定、辦法

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點(diǎn)是所涉及事物和問(wèn)題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時(shí)間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強(qiáng)；對(duì)制定與發(fā)布機(jī)關(guān)的地位有較嚴(yán)格限制，如行政系統(tǒng)只有國(guó)務(wù)院有權(quán)使用，“國(guó)務(wù)院

各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱”條例“（見(jiàn)1987年4月21日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限”用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度“（見(jiàn)1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》）；一般屬于”自主的“規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

”規(guī)定“的特點(diǎn)是使用范圍廣泛，對(duì)制定和發(fā)布機(jī)關(guān)的地位無(wú)嚴(yán)格限制；所涉及事物和問(wèn)題不如條例重大，范圍相對(duì)窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對(duì)性強(qiáng)；一般既可是”自主的“規(guī)范性公文，也可以是”補(bǔ)充的“規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權(quán)補(bǔ)充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對(duì)其加以細(xì)化和完善），也可以是”執(zhí)行的“規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對(duì)這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對(duì)有關(guān)概念和問(wèn)題做出精細(xì)的解釋說(shuō)明）。但從實(shí)際使用情況看，規(guī)定更適合作為”自主的“和”補(bǔ)充的“規(guī)范性公文。

”辦法“比”規(guī)定“所涉及的事物和問(wèn)題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對(duì)輕一些；針對(duì)性更強(qiáng)，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細(xì)，更重直接的可操作性；除了一部分為”自主的“公文外，大部為”執(zhí)行的“規(guī)范性公文，如各種”實(shí)施辦法"即均具備這種性質(zhì)。

15、起草、草擬

?草擬?指粗略地?cái)M出草案，多指各種計(jì)劃，工程設(shè)計(jì)，論文提綱等的擬定。?起草?多指方針、政策、法令、決定、規(guī)章制度等文件的擬稿。一般重大的國(guó)家法令的起草，要成立起草委員會(huì)或起草小組。

16、合計(jì)、總計(jì)

我個(gè)人學(xué)習(xí)體會(huì)是這樣的：如果只有一個(gè)總和，那么那一欄就是?合計(jì)?。如果在合計(jì)的基礎(chǔ)上再匯總，那么就是?總計(jì)?。

?合計(jì)?與?總計(jì)?不能隨便對(duì)調(diào)位臵。因?yàn)?合計(jì)?是對(duì)于一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的團(tuán)體而言，如六年級(jí)男、女生人數(shù)和，而總計(jì)是跨團(tuán)體而言，如一至六年級(jí)所有男生的和。

沒(méi)見(jiàn)過(guò)專門的規(guī)定，但一般同時(shí)使用時(shí)，合計(jì)所包含的范圍小，總計(jì)的范圍大。

17、部署、布臵

?部署?即指全局重大工作的安排。布臵?即指全局具體工作和事項(xiàng)的安排。

例：關(guān)于?兩氣東送?管線的安全維護(hù)工作已經(jīng)做了布臵。使用?布臵?要注意與?部署?的區(qū)別，前者多用于具體事宜，后者側(cè)重于全局性、戰(zhàn)略性的工作安排。例：關(guān)于我省經(jīng)濟(jì)振興工作，已按國(guó)家東北振興本地經(jīng)濟(jì)的戰(zhàn)略部署做了具體布臵。

18、以至、以致

以至為即到，直到。用于時(shí)間、數(shù)量、范圍的延伸或擴(kuò)大。以致即弄得，由此而造成，用于下半句的開(kāi)頭，表示結(jié)果。?以致?用于下半句的開(kāi)頭，表示下面的結(jié)果是由上述原因所帶來(lái)的。例：該人由于不斷賭博，不聽(tīng)勸告，以致家庭不和，愛(ài)人與其離婚。

?以至?表示在時(shí)間、數(shù)量、范圍上的延伸或擴(kuò)大。例：XX市反貪局局長(zhǎng)李某變得很快，由?反腐精英?墮落成一個(gè)貪污犯，滿打滿算沒(méi)過(guò)半年，以至許多人感到驚訝不已。

19、物質(zhì)、物資

?物質(zhì)?即能觸及、能見(jiàn)到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念。物資?即指具體的財(cái)物資源。

20、必須、必需

?必須?表示事實(shí)上、道理上的必要，帶有命令語(yǔ)氣，一般用于下行文所講主張、所提要求部分。例：?各級(jí)黨委、政府和政法部門，對(duì)經(jīng)濟(jì)投機(jī)詐騙犯罪活動(dòng)必須引起高度注意。?

?必需?一定要有的，不可少的。例：組織現(xiàn)崗的文書工作人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)是加強(qiáng)文書隊(duì)伍建設(shè)所必需的。在使用指令性語(yǔ)氣時(shí)，應(yīng)用?必須?而不要用?必需?。

21、鑒于、基于

?鑒于?考慮到，覺(jué)察到。多用于引出事情的情況、原因、理由等。例：鑒于今年財(cái)務(wù)較緊，修建海河二號(hào)大橋的項(xiàng)目，擬待財(cái)政狀況稍寬裕后再行安排。

?基于?常用于承接上文理由、原因、情況等，以引起下文對(duì)主觀意見(jiàn)的表述。例：基于上述理由，來(lái)函所提的意見(jiàn)需重新考慮。

22、予以、給予

?予以?給予。例：根據(jù)鄉(xiāng)、鎮(zhèn)各自的人員配備情況，縣里在可能條件下對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的人口普查工作將予以幫助。?給予?給予通常作一個(gè)動(dòng)詞用，帶動(dòng)詞賓語(yǔ)。例：上述開(kāi)支應(yīng)給予報(bào)銷。

23、公布、發(fā)布

?公布?公開(kāi)發(fā)布、公開(kāi)宣布，對(duì)象多指法規(guī)、規(guī)章和其他需要大家周知的事項(xiàng)，一種程式性用語(yǔ)。例：中央關(guān)于加強(qiáng)未成年人思想道德建設(shè)的決定精神公布后，立刻得到全國(guó)人民的擁護(hù)。

?發(fā)布?公開(kāi)宣布。側(cè)重于法規(guī)、指示、通知文件的發(fā)布用語(yǔ)。例：2004年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。

24、切忌、切記

?切忌?切實(shí)避免或防止。例：要全面地觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題，切忌片面性。

?切記?牢牢記住。例：切記歷史教訓(xùn)，不能再犯錯(cuò)。

25、申述、申訴

?申述‘詳細(xì)說(shuō)明。例：這就有必要將事情的前因后果作如下申述。

?申訴?說(shuō)明或提出自己的意見(jiàn)。用于國(guó)家工作人員和黨、政、團(tuán)體成員對(duì)所受處分不服時(shí)，向原機(jī)關(guān)或上級(jí)機(jī)關(guān)表示自己意見(jiàn)的一種舉動(dòng)。例：黨員有權(quán)向黨的上級(jí)組織直至中央提出請(qǐng)求、申訴和控告，并要求有關(guān)組織給予負(fù)責(zé)的答復(fù)。

26、呈報(bào)、呈請(qǐng)

?呈報(bào)?向上級(jí)呈送報(bào)告、總結(jié)之類的文件。例：茲呈報(bào)我局《二○一一年工作總結(jié)》一式三份，請(qǐng)查收。

?呈請(qǐng)?向上級(jí)呈送請(qǐng)求批準(zhǔn)性的文件及事宜。例：此題事關(guān)重大，將我們的意見(jiàn)呈請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)后再作答復(fù)。

27、擬定、擬訂

?擬定?①起草制定，跟?擬訂?不同，?擬訂?指正在起草、擬議的過(guò)程中，用于進(jìn)行體；?擬定?指?擬訂?的過(guò)程已經(jīng)結(jié)束，用于完成體。例：擬定了一個(gè)學(xué)習(xí)計(jì)劃草案。②打算、想要。例：擬定15日出發(fā)赴河南登封市公安局參觀學(xué)習(xí)。

28、審定、審訂

?審訂?審閱修訂。例：我市城市整體規(guī)劃方案，已初步完成，尚待邀請(qǐng)專家協(xié)助審訂。

?審議?審查討論。對(duì)象多指計(jì)劃、提案、報(bào)告等。例：全國(guó)人民代表大會(huì)審議批準(zhǔn)了 2003年的決算報(bào)告和2004年的預(yù)算草案。

?審定?審查決定。對(duì)象多指計(jì)劃、提案、方案、設(shè)計(jì)等。例：工作計(jì)劃一經(jīng)審定，必須認(rèn)真組織實(shí)施。

29、亟待、亟須

?亟待?急迫地等待。例：社會(huì)生活中，腐敗現(xiàn)象有所滋長(zhǎng)，社會(huì)主義精神文明和民主法制建設(shè)面臨著不少亟待解決的問(wèn)題。

?亟須?急迫須要。例：違章施工，問(wèn)題嚴(yán)重，亟須立即糾正。

30、采納、采用

?采納?認(rèn)為合適而接受（意見(jiàn)、建議、要求等）。例：廠長(zhǎng)已經(jīng)采納了我們的合理化建議。

?采用?認(rèn)為合適而加以利用。例：漢語(yǔ)拼音方案歷史發(fā)展的另外一個(gè)方面，即采用拉丁字母為漢字注音，已經(jīng)經(jīng)歷了350多年的歷史。

31、責(zé)成、責(zé)令

?責(zé)成?要求某人或某機(jī)關(guān)辦成某事。多用于上級(jí)對(duì)下級(jí)行文。例：房改問(wèn)題應(yīng)責(zé)成專人負(fù)責(zé)，迅速落實(shí)各項(xiàng)措施，不能拖拖拉拉，?空打雷、不下雨?。

?責(zé)令?指定某人或某機(jī)構(gòu)辦某事，用于上級(jí)對(duì)下級(jí)的行文，帶有一定的強(qiáng)制性。例：對(duì)販賣假煙的商版，除沒(méi)收

其假煙和非法所得，處以罰款外，并責(zé)令停止?fàn)I業(yè),吊銷執(zhí)照。

32、務(wù)虛、務(wù)實(shí)

?務(wù)虛?在公務(wù)活動(dòng)中，主要是指進(jìn)行某項(xiàng)工作之前，為保證工作的順利進(jìn)行，從思想、政策上進(jìn)行研究討論，它與?務(wù)實(shí)?相對(duì)。

?務(wù)實(shí)?在公務(wù)活動(dòng)中，主要是指按照領(lǐng)導(dǎo)的決策要求，實(shí)實(shí)在在地去完成。有時(shí)也含有對(duì)這一項(xiàng)工作在技術(shù)、設(shè)備、人力、物力、辦法、措施上如何具體組織進(jìn)行所做的討論研究，所以，在這一點(diǎn)上，它與?務(wù)虛?是相對(duì)的。

33、隸屬于、隸屬

有人習(xí)慣在?隸屬?后面加上介詞?于?，如?總局隸屬于國(guó)務(wù)院國(guó)資委管理?。隸屬是?（區(qū)域、機(jī)構(gòu)等）受管轄；從屬?的意思，這個(gè)詞本身就是帶有被動(dòng)含義的及物動(dòng)詞。所以，上句話應(yīng)改為?總局隸屬國(guó)務(wù)院國(guó)資委?，?管理?二字也刪去。

順帶提一句：?從屬?是不及物動(dòng)詞，后面要加?于?。

34、?凱旋?不要?歸來(lái)?

?凱旋歸來(lái)?在公文中很常見(jiàn)，可惜用得不對(duì)。凱旋是?勝利?和?歸來(lái)?的組合，?旋?的本意就是返回、歸來(lái)。?凱旋?詞條的例句?歡迎凱旋的體育健兒?，初讀起來(lái)可能不太順口，但是明白這個(gè)詞的含義后，就會(huì)慢慢習(xí)慣的。

與此類似的還有?懸殊?。懸殊形容?有差距，而且差距很大?，如?貧富懸殊?、?雙方力量懸殊?的用法都是正確的。在?懸殊?前面加上?相差?或者在后面加上?很大?，都是不規(guī)范的。

35、慎用?接見(jiàn)?

某單位公文中有句話，大意是某月某日局長(zhǎng)接見(jiàn)了幾名上訪職工。顯然，這里的?接見(jiàn)?應(yīng)改為?接待?。?接見(jiàn)?一詞?官味?較濃，說(shuō)局長(zhǎng)?接見(jiàn)?職工，難免招致?領(lǐng)導(dǎo)高高在上?的非議。領(lǐng)導(dǎo)親自處理職工來(lái)訪原本是件好事，然而用詞不當(dāng)卻傷害了原意的表達(dá)。

后面我講了幾個(gè)用詞不當(dāng)而產(chǎn)生的笑話和誤解，有時(shí)還會(huì)造成很嚴(yán)重的后果，因此在公文寫作中，要嚴(yán)格遵守行文

格式和要求，我們每個(gè)人都要認(rèn)真對(duì)待，因?yàn)檫@不僅體現(xiàn)個(gè)人素質(zhì)，而是代表的單位形象、甚至是利益問(wèn)題。

以上是我的學(xué)習(xí)心得，不當(dāng)之處，請(qǐng)批評(píng)指正。祝工作愉快，身體康健！

第四篇：公文寫作常見(jiàn)問(wèn)題

公文寫作的基礎(chǔ)知識(shí)與常見(jiàn)問(wèn)題分析

公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文 按其時(shí)限要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文種

我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：

決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè): 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。

上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；

不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)的有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。公司常用的主要公文種類 1.決定:適用于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，如機(jī)構(gòu)設(shè)立與撤銷；變更或撤銷公司不適當(dāng)決定。

2.通報(bào):傳達(dá)重要精神或者通報(bào)有關(guān)重要情況，也適用于對(duì)全系統(tǒng)各單位或個(gè)人的表彰與批評(píng)。

表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡＋先進(jìn)事跡意義＋表彰決定＋希望號(hào)召 批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)＋錯(cuò)誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求 情況通報(bào)：緣由目的＋情況信息＋希望要求

3.請(qǐng)示:適用于下級(jí)向上級(jí)的請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)；也適用于分公司必須以公文形式向總公司的請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。

應(yīng)用范圍

（1）遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示；（2）處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)；

（3）遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助；

（4）對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答；（5）下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分岐，要上級(jí)仲裁；（6）請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作。

注意事項(xiàng)

（1）主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式；

（2）只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人；（3）不得越級(jí)；

（4）必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，留下聯(lián)系人聯(lián)系電話 ；（5）常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等）。

句子成分

4.報(bào)告：適用于下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)單位所反映問(wèn)題的詢問(wèn)。又分：工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、回復(fù)報(bào)告、備案報(bào)告。

5.批復(fù)：適用于批準(zhǔn)分公司以公文形式上報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)。注意：主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。6.函：適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，不在公司內(nèi)部使用。又分：公函和便函發(fā)函和復(fù)函

注意：主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。

7.通知：適用于總、分公司批轉(zhuǎn)至下級(jí)公司和的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)公司和有關(guān)部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；人事任免等。

8.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議事項(xiàng)。決策型、交流型、研討型。注意：會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋公章。

公文的格式 印刷用紙和技術(shù)要求：

用A4型紙（297X210），正文用3號(hào)仿宋體，每頁(yè)22行，每行26-28個(gè)字。

幾種常見(jiàn)公文的寫作要點(diǎn)

1.請(qǐng)示：請(qǐng)示就是需要上級(jí)批示或批復(fù)的事項(xiàng)。寫請(qǐng)示要注意幾個(gè)問(wèn)題：

一是只能一事一請(qǐng)，不能在一個(gè)請(qǐng)示里夾帶多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)。二是一請(qǐng)一報(bào)，一個(gè)請(qǐng)示只能報(bào)一個(gè)主送單位，不能多頭報(bào)送。三是一般不越級(jí)請(qǐng)示。

四是要簡(jiǎn)短精煉，簡(jiǎn)潔明了地講明目的、原因、困難，對(duì)請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)的事項(xiàng)要寫明白。

針對(duì)公司的情況，大體上要說(shuō)明：為什么目的、干什么事情，什么人、什么時(shí)間、在什么地點(diǎn)，需多少花費(fèi)，預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外。

2.報(bào)告：報(bào)告的特點(diǎn)是閱知性，不是批復(fù)、答復(fù)性，看的人可以簽署意見(jiàn)，也可以不簽署意見(jiàn)或表態(tài)。

（1）分類：一是工作報(bào)告，是按照上級(jí)單位要求或公司要求所做的報(bào)告；二是情況報(bào)告，即在工作中遇到了問(wèn)題，或覺(jué)得應(yīng)該讓上級(jí)知道某個(gè)重要事項(xiàng)的當(dāng)前情況（貫徹落實(shí)會(huì)議精神的報(bào)告）；三是建議報(bào)告，即在工作中發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)、做法，認(rèn)為應(yīng)讓上級(jí)采納或推廣，可以寫建議報(bào)告；四是回復(fù)性報(bào)告，回答上級(jí)問(wèn)詢、落實(shí)上級(jí)臨時(shí)交辦的某項(xiàng)工作（關(guān)于整改情況的報(bào)告）；五是備案報(bào)告（上級(jí)的規(guī)范性文件要求的備案）。

寫法

一是要有導(dǎo)語(yǔ)：說(shuō)明依據(jù)什么寫這個(gè)報(bào)告，或者為什么要寫這個(gè)報(bào)告（依據(jù)上級(jí)的什么通知精神，或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。

二是總體結(jié)構(gòu)一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問(wèn)題；第五，今后工作的建議。也可以先寫成效（或做法），再寫問(wèn)題，最后寫建議，總共由三個(gè)部分完成。

回復(fù)報(bào)告的寫法比較直接，上級(jí)問(wèn)什么問(wèn)題，我們就答什么問(wèn)題，一條一條的答（比如意見(jiàn)整改報(bào)告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規(guī)范我們是怎么整改的，擠占專項(xiàng)資金我們是怎么整改的）。

三是結(jié)尾：報(bào)告結(jié)尾寫“專（特）此報(bào)告，請(qǐng)閱”；一般不能寫“當(dāng)（妥）否，請(qǐng)閱（批）示”；備案報(bào)告寫“請(qǐng)予審查”。

注意：切忌報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

3.通知：通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達(dá)指示、部署工作、實(shí)施管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等，都需要印發(fā)通知。通知屬下行文，要下級(jí)單位（或受文對(duì)象）明確做什么、怎么做（這與請(qǐng)示、報(bào)告不同，一定要細(xì)，避免執(zhí)行過(guò)程中的反復(fù)詢問(wèn)），要具有可操作性。例如寫一個(gè)會(huì)議通知，開(kāi)會(huì)的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、會(huì)議內(nèi)容（議程）、其他要求等等，要逐一說(shuō)清楚，讓執(zhí)行的人一看就明白。

4.批復(fù)：批復(fù)的正文一般都很簡(jiǎn)短，不必像通知那樣詳細(xì)闡述意義或道理，也不必像請(qǐng)示那樣充分說(shuō)明理由，而只是答復(fù)問(wèn)題。一般由“引語(yǔ)”和“答復(fù)意見(jiàn)”兩部分組成：引語(yǔ)即引述請(qǐng)示名稱或請(qǐng)示主要事項(xiàng)來(lái)作為批復(fù)的依據(jù)，多為“××收悉”等語(yǔ)。

“答復(fù)意見(jiàn)”即針對(duì)請(qǐng)示問(wèn)題所作的具體答復(fù)，也很簡(jiǎn)短。如果答復(fù)意見(jiàn)稍多，須分項(xiàng)來(lái)寫。“答復(fù)意見(jiàn)”如是同意意見(jiàn)，必要時(shí)還可加上幾點(diǎn)指示或說(shuō)明；如是不同意見(jiàn)，要說(shuō)明不同意的理由，以便于下級(jí)理解和接受。

常用非規(guī)范性公文有：工作計(jì)劃、工作總結(jié)、講話稿、調(diào)查報(bào)告、匯報(bào)材料、禮儀講話、簽報(bào)等，下面分別作簡(jiǎn)單介紹。1.工作計(jì)劃類

是對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的某項(xiàng)工作或全面工作進(jìn)行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。

計(jì)劃、規(guī)劃、方案、要點(diǎn)，都屬于計(jì)劃類公文范疇。計(jì)劃類公文必須具備目標(biāo)、措施、步驟、檢查與考核等四要素。

計(jì)劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來(lái)越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重點(diǎn)工作任務(wù)分解、擬辦事項(xiàng)分解、主要經(jīng)營(yíng)指標(biāo)分解、辦理責(zé)任分解等都可以采用圖表式。

計(jì)劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨便列幾條交差。

2、作總結(jié)類

工作總結(jié)的特點(diǎn)是實(shí)踐性、經(jīng)驗(yàn)性、自述性、理論性。不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認(rèn)識(shí)，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問(wèn)題。

工作總結(jié)一般包括本（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進(jìn)度、取得哪些成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、存在的不足和教訓(xùn)、下一步工作計(jì)劃（個(gè)人總結(jié)寫努力方向）。

個(gè)人總結(jié)要抓住主要問(wèn)題，把握寫的側(cè)重點(diǎn)，突出收獲最大、成績(jī)最突出或者感受體會(huì)最深的東西，切忌寫成流水帳。

工作總結(jié)類材料，要注意亮點(diǎn)的提煉和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。要讓閱讀者看出，與別的單位相比我們有什么亮點(diǎn)、與去年相比有哪些做得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常見(jiàn)問(wèn)題分析 文種的誤用

主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

1、目的不同

報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級(jí)批復(fù)；請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。

2、內(nèi)容不同

請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況，說(shuō)明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。

3、性用語(yǔ)不同

報(bào)告用 “特此報(bào)告”等；請(qǐng)示用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。

4、事例

這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

（1）請(qǐng)示、報(bào)告混用 如《關(guān)于請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席開(kāi)業(yè)典禮的報(bào)告》（2）請(qǐng)示、報(bào)告并用 如《關(guān)于召開(kāi)----會(huì)議的請(qǐng)示報(bào)告》

公文的語(yǔ)言特點(diǎn)：莊重、平實(shí)、明確、簡(jiǎn)約、得體

第五篇：新版公文制作與常見(jiàn)問(wèn)題解決辦法

新版公文制作與常見(jiàn)問(wèn)題解決辦法

公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

新版黨政機(jī)關(guān)公文格式新標(biāo)準(zhǔn)從2012年7月1日開(kāi)始執(zhí)行，為進(jìn)一步規(guī)范我公司公文行文格式，幫助辦公室文秘人員盡快掌握公文制作的正確方法，按照上級(jí)公文寫作規(guī)范要求，特開(kāi)展此次培訓(xùn)課程，下面我將結(jié)合我們?nèi)粘９ぷ髦谐３霈F(xiàn)的以下問(wèn)題，講解一下公文制作和處理的新標(biāo)準(zhǔn)。

一、公文排版形式

（一）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210mm*297mm。

2.公文頁(yè)邊和版心尺寸 文件—頁(yè)面設(shè)臵—頁(yè)邊距： 上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米

版心：1.56厘米*2.25厘米（不含頁(yè)碼）頁(yè)腳設(shè)臵為2.8厘米，勾選“奇偶頁(yè)不同”選項(xiàng)。

（二）字?jǐn)?shù)及字體

2標(biāo)題文字多于一行時(shí)，回行文字應(yīng)該與上一行附件名稱的首字（不是序號(hào)）對(duì)齊。

（五）成文日期。2012版國(guó)標(biāo)規(guī)定，公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不編虛位，即（1不編為01）。成文日期右空4字，字體為三號(hào)仿宋。成文日期確定的原則為會(huì)議通過(guò)的決議、決定等以會(huì)議正式通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)。經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（六）印章。2012版國(guó)標(biāo)規(guī)定“請(qǐng)示等上行文要加蓋公章。加蓋機(jī)關(guān)印章時(shí)，印章上弧距正文2mm-4mm，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位臵?！?/p>

按照加蓋公章要“上不壓正文，下要騎年蓋月”和“印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)”的基本要求，因此，發(fā)文機(jī)關(guān)署名上方的空白區(qū)域高度不得低于69.4磅，可以空3行或?qū)⒖瞻讌^(qū)域的行距直接設(shè)臵為80磅，即可達(dá)到上述要求。

（七）附注

附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)，對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明。居左空兩字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行，回行時(shí)頂格，字體采用三號(hào)仿宋字體。

（八）附件

公文的附件應(yīng)該在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”二字用三號(hào)黑體，不加冒號(hào)。附件的名稱應(yīng)與附件說(shuō)明的名稱保持一致，與紅頭文件頁(yè)之間不能出現(xiàn)空頁(yè)。

四、版記設(shè)置

抄送機(jī)關(guān)與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期都是四號(hào)仿宋字體，左右各空一個(gè)漢字。

（一）抄送機(jī)關(guān)的位置。抄送機(jī)關(guān)的位臵在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的上方。抄送機(jī)關(guān)的名稱間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后用句號(hào)結(jié)束，當(dāng)抄送機(jī)關(guān)較多，一行排列不完，回行時(shí)應(yīng)與上一行冒號(hào)后的首字對(duì)齊。

（二）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位置。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在公文的最后一頁(yè)的最后一行，與版心下邊緣對(duì)齊。

（三）版記分隔線設(shè)置。選中版記中的所有文字，單擊菜單欄中的“格式——邊框和底紋”，選擇實(shí)心線和寬度1磅，單擊右邊預(yù)覽圖的上部和底部，確定即可。版記中的分隔線。兩頭分隔線高度為0.35mm的反線，中間分隔線的高度為0.25mm的正線。

（四）版記頁(yè)必須在偶數(shù)頁(yè)上，如若不然加空白頁(yè)。

五、注意事項(xiàng)

1.發(fā)文字號(hào)。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“??”。發(fā)文字號(hào)序號(hào)不編虛位，即（1不編為001），不加“第”字，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。發(fā)文編號(hào)一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行，標(biāo)題距離紅色分隔線兩行，主送機(jī)關(guān)距離標(biāo)題一行距離。

2.印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話的公文，時(shí)間應(yīng)臵于領(lǐng)導(dǎo)人姓名之上，用三