第一篇：65個(gè)商務(wù)郵件常用語

65個(gè)商務(wù)郵件常用語(中英對照）

1.If you’re any questions please let me know.如有任何問題，請告訴我。2.Please refer tentative schedule as follow: 請參照下面的暫定計(jì)劃

3.Please recheck your record and advise if you find any differences.請重新檢查你的記錄和建議是否有不同。

4.We are following your instruction on the basis of your confirmation我們在您確認(rèn)的基礎(chǔ)上按您的指示行事。

20.Let`s give it a try to make it happen…It is for a good cause讓我們試試吧…這是值得支持的

21.There are a lots of lose ends now…How once you going to execute this?現(xiàn)在有很多問題，我們怎樣處理

22.As I explained over the phone，today,如同我今天在電話中解釋的那樣 23.Since we will have one chance only.既然我們只要一個(gè)選擇 24.Please note and proceed as is,請注意，并按現(xiàn)況繼續(xù) 5.How are you doing tonight 今晚還好吧？ 6.Thanks in advance and best regards.7.Looking forward seeing you soon.8.If there is anything else I can help, please let me know.9.here`s why: 原因如下

10.Please review, and let’s discuss how we should move forward.請檢討，并讓我們一起討論我們應(yīng)該怎樣繼續(xù)。

11.We would like to lock up this business.我們想鎖定這筆生意

12.Once you respond to the above questions, we will decide which option we would like to pursue.你們對上述問題回復(fù)后，我們會立即決定我們會選擇哪個(gè)方案。13.Thanks for your understanding.謝謝您的諒解

14.Also please let me know if you need any other information 另外，你們還需要其他信息嗎？

15.Will get back to you ASAP.會盡快回復(fù)你！16.Let`s discuss this then 到時(shí)我們討論下這個(gè)問題。

17.Please review the below email our US office and advise.請查看以下我們US辦公室發(fā)的E-mail并進(jìn)行回復(fù)

18.Noted and understand all below.19.Please review and advise us with any questions.25.Please see the reply below in red 請看如下紅色的回復(fù)

26.Please check at your side and comment 請你們那邊檢討一下并回復(fù)。27.Noted and understand all below, see reply in bold black(請看黑色粗體回復(fù)）

28.Please forward to JACK for comment and corrective action.評價(jià)和糾正措施提供給JACK

29.This is good news, You did a really good job!

30.Noted all below and attached files with thanks.Here is the summary of our findings:以下是我們的結(jié)果總結(jié)

31.Looking forward to hearing back from you tomorrow(盼明天收到你的回復(fù)）32.Please advise us with your comments 請把你的看法告訴我們 33.Please advise 請回復(fù)

34.Noted all below with thanks, see reply in red.35.Sorry for confusion(混亂）36.We will let you know its result soon.37.Any updates on this request? 關(guān)于這個(gè)問題有什么新的消息嗎 38.We reviewed(it)and have the following comments: 39.As we understand，40.Please review with Jack and advise 請與JACK檢討并回復(fù) 41.Please see corrections in green below 請看如下綠色修正內(nèi)容 42.Can you call me at my cell phone number(+86-137 ****-****)43.FYI=just for your reference/information… 供參考 44.To sum up… 總結(jié)如下…

45.Please discuss the above schedule and let us know the results請檢討以上計(jì)劃并把結(jié)果告訴我們

63.Thanks and best regards, 64.縮寫

LPG=液化氣

LNG=液化天然氣

Rgds=regards 46.Please review and advise with any comment 請檢討，如果有意見請回復(fù) 47.This is most/very important.48.Noted and thanks for reminding.知道了，謝謝提醒。49.Please see the attached pictures first 請先看附件的照片 50.Please see the attached technical data.請看附件的技術(shù)數(shù)據(jù) 51.Noted below with thanks.52.Please review and advise 請檢討并回復(fù) 53.Noted all below with thanks!54.Please review and confirm by reply/return.請檢討并回復(fù)確認(rèn) 55.Please note and(proceed)accordingly 請相應(yīng)照辦

56.so,we would like to proceed as follows 所以，我們想按下列計(jì)劃進(jìn)行 57.Please confirm you understand.請確認(rèn)你能理解

58.Based on this information, I need the following to happen:基于這一點(diǎn)，我需要以下事情能做到

59.This is a very urgent matter-please make sure the above happens.這是非常急迫的事情--請確認(rèn)以上能做到

60.Thank you very much for you assistance(支持）

61.This is good news-thanks for the help with regards to this matter 62.Please comment.請?jiān)u價(jià)

IMT=同時(shí)

BP=商業(yè)計(jì)劃

MOQ=最小的訂購批量

IM=網(wǎng)絡(luò)會議

MCU=掩膜

P.S.=附言

pls=please

ASAP=盡快 65.As discussed before,如我們之前討論的 英文商務(wù)郵件必懂句型

1.Initiate a meeting

發(fā)起會議

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。

今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開會討論一下。

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben。

我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下，你和Ben有沒有空？

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time。

十月三十號(周四)，老時(shí)間，開會。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。

下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開會。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project。

我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。

2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions

咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。

如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。

3.Give feedback

意見反饋

Please see comments below。

請看下面的評論。

My answers are in blue below。

我的回答已標(biāo)藍(lán)。

I add some comments to the document for your reference。

我就文檔添加了一些備注，僅供參考。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。

謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計(jì)劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon。

期待您的反饋建議！

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對計(jì)劃方面有什么想法？下一步我們應(yīng)該怎么做？

What do you think about this?

這個(gè)你怎么想？

Feel free to give your comments。

請隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Any question, please let me know。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!

歡迎您的評論和建議！

Please let me know what you think?

歡迎您的評論和建議！

Do you have any idea about this?

對于這個(gè)您有什么建議嗎？

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。

您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了！

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。

如果可以，我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。

4.Attachment

附件

I enclose the evaluation report for your reference。

我附加了評估報(bào)告供您閱讀。

Please check the attached file for today’s meeting notes。

今天的會議記錄在附件里查收。

The attachment is the design document, please review it。

設(shè)計(jì)文檔在附件里，請?jiān)u閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes。其他個(gè)人特征方面的信息請見附件。

5.Point listing

列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。

今天我們要完成的任務(wù)：1…….2……。

Some known issues in this release: 1…….2……。

聲明中涉及的一些問題：1…….2……。

Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策，做出如下考慮：1…….2……。

Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。

以下是對你們團(tuán)隊(duì)的一些問題：1…….2……。

The current status is as following: 1……2……

目前數(shù)據(jù)如下：1……2……

Some items need your attention: 1…….2……。

以下方面需提請注意：1…….2……。

6.Raise question

提出問題

I have some questions about the report XX-XXX

我對XX-XXX報(bào)告有一些疑問。

For the assignment ABC, I have the following questions: …

就ABC協(xié)議，我有以下幾個(gè)問題：……

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對造成的誤解我真誠道歉！

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP。

很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問，但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。

郵件范文

7.Proposal

提議

For the next step of platform implementation, I am proposing…

關(guān)于平臺啟動的下一步計(jì)劃，我有一個(gè)提議……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。我建議我們就一周項(xiàng)目開一個(gè)電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…

Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對突出問題采用A辦法。

8.Thanks note

感謝信

Thank you so much for the cooperation。

感謝你的合作！

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。

對如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關(guān)心！

Your kind assistance on this are very much appreciated。

我們對您的協(xié)助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助！

9.Apology

道歉

1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點(diǎn)拜訪您。

請告知這個(gè)時(shí)間對您是否方便。如不方便，請建議具體時(shí)間。

您誠摯的 Back to Top

<回信>

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter informing us of Mr.Green's visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

謝謝來函告知我方六月2-7日格林先生的來訪。不巧，我們的總經(jīng)理艾得華先生現(xiàn)正在巴黎，到六月中旬才能回來。但他回來后愿意在任何時(shí)間會見格林先生。

<回信>

Dear Mr/Ms，Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.希望收到您的來信。

您誠摯的 Back to Top

2.Dear Mr/Ms，I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我是達(dá)拉斯W/P電子公司的代表，將于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我樂于請您商討我們新的顯示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

從周二，即9月29日，我將住在北京的長城賓館，直到周六，即10月4日，在那會有通知給我。如商討日期不方便，請另外建議。

Back to Top

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我們將很高興與您會面并與您商談新的顯示器，但10月6日不太合適。如方便的話，我們愿在10月7日與您會面。

期待與您見面。

您誠摯的 Back to Top

3.Dear Mr./ Ms，I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我現(xiàn)正在漢堡參觀港口，以讓歐洲了解并使用我們的新型集裝箱。

星期三即六月4日，我將到安特衛(wèi)普，我會于當(dāng)天下午2：00打電話給你。

對此約定如不來信，我將認(rèn)為于這個(gè)時(shí)間打電話是方便的。

您誠摯的diploma and other papers with me.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

謝謝昨日來信通知我面試，我將于要求的7月5日，周五下午兩點(diǎn)半到達(dá)，并帶去我的證書及其它書面材料。

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4.Dear Mr./ Ms，Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

杰克巴倫先生，我們的人事主任，讓我向你申請會計(jì)職位表示感謝，并請你于7月5日星期五的下午兩點(diǎn)半來見他。

是否能來，請告知，多謝。

您誠摯的 Back to Top

< 回信>

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my

你誠摯的In my previous email of January 10, I requested that the budget for the next first quarter of 2000 be submitted by January 30, but I still haven’t received your estimate as of today, Will you send this estimate to me in immediately or by Feb 10 at the latest，It seem I still haven’t received your budget estimate for the next first quarter, Could you send it to me as soon as possible.I need it by Feb 10 at the latest.If there are any problems, please let me know by email, thanks.How are you?你好嗎？

Nice to meet you（適用于第一次見面）很高興見到你。

Nice to see you again（適用于曾經(jīng)見過，但不太熟的人）很高興再見到你。How have you been?（適用于有一陣子沒見面的朋友）你過得怎么樣？ Long time no see（適用于很久沒見的朋友）好久不見 How is it going?近況如何。

How’s everything with you?你的一切如何？ Hi!Are you having fun?嗨，你過得愉快嗎？ How have you been(feeling)?你近來如何？ So far so good到目前還好。

Greetings with People Met Often問候常見面的人 Hi, there!嗨，哈羅！

How are you doing? I can’t complain too much你好嗎？我不能太抱怨。（還不錯(cuò)）。How is your business going?你生意做得怎樣？ How are things going?事情進(jìn)行得怎樣？ How is your day going?過得如何？

How are you doing these days? Well, about the same最近好嗎？嗯，差不多一樣。What’s new?近況如何。

How do you feel today?你今天覺得怎樣？

I feel like a new man我覺得好像脫胎換骨了。Are you making progress?你有進(jìn)展嗎？ Have gotten over your cold?你感冒好了嗎？

Did you sleep soundly last night?你昨晚睡得好嗎？

What’s the matter? Don’t you feel well?怎么了？你不舒服嗎？ first, second, next, and finally

If you have any other questions please feel free to contact me I am looking forward to your reply

道歉篇（2）：瑕疵品的道歉 Dear Mr.Brown, 親愛的布朗先生：

We are very sorry to hear that you found defective goods in our shipment.Why are you so cross today?你今天怎么這么容易生氣？

You look tired Had a big night?你看起來很疲倦。昨晚刺激嗎？ How come you look so tired?你怎么看起來這么疲倦？ Why are you in such a good mood?你怎么心情這么好？ You look under the weather today你今天好像不舒服。Is anything wrong?有什么不對勁嗎？ Where are you headed?你去哪里？

I’m on my way to the library我要去圖書館。Where have you been?你去哪里了？ Hello!Nice to meet you.你好，很高興見到你Hello!Glad to see you.你好，很高興見到你How do you do? 你好 Nice talking with you.很高興和你說話Goodbye.再見See you.再見Take care.保重Keep well.保重 Please say hello to your family.請代我向你的家人問好 I hope you will come back to Shenyang again!希望你能再來沈陽做客See you again in the near future.后會有期Hello, how are you doing? 你好嗎? 13 Hello, welcome to Shenyang!你好，歡迎來到沈陽 What's your first impression of Shenyang ? 沈陽給你的第一感覺是什么? 15 How do you like Shenyang ? / How do you find Shenyang ? 你覺得...對于運(yùn)往貴公司的貨物中出現(xiàn)了瑕疵品，我們感到十分抱歉。

We will certainly accept the return of these items and send you replacements at once.Please accept our pure-hearted apologies for any inconvenience this may have caused you.I assure you that I have instructed the quality control manager to make certain this does not happen again.我們當(dāng)然會接受退貨，新的貨品也會立即寄出。對于可能給您帶來的不便，請接受我們真誠的道歉。我向您保證，今后在質(zhì)檢人員的認(rèn)真檢查下，不會再發(fā)生此類的事情。

道歉篇（3）：商品毀損的道歉 Dear Ms.Robert, 親愛的羅伯特女士：

We're extremely sorry to hear that the ornamental glass you ordered was broken during the transportation.得知您訂購的裝飾玻璃在運(yùn)輸中毀損一事，我們感到非常遺憾。

We did instruct the forwarding company to handle your products very carefully, but something obviously went wrong in the container.Please wait while we negotiate with the forwarding company about how to settle the matter best.我們確實(shí)有指示運(yùn)輸公司要多加小心，但是顯然貨品在貨柜中出現(xiàn)了問題。對于解決此事的最佳對策，我方正與運(yùn)輸公司進(jìn)行交涉中，這段時(shí)間煩請您等待我們的回復(fù)。

道歉篇（13）：貨物送達(dá)錯(cuò)誤的道歉 Dear Mr.Ives, 親愛的艾夫先生：

Please accept our genuine apologies due to the error in delivery.We feel terribly sorry for delivering your goods to the wrong place.We have sent your goods to the correct address today.對于此次送貨錯(cuò)誤，請接受我們真誠的道歉。把您的貨物寄送到了錯(cuò)誤的地點(diǎn)，我們感到非常地抱歉。

We guess that it must have brought you great trouble because of our fault.We hereby express our deep apologies for this error.今天我們已經(jīng)把貨物寄送至正確的地址了。我們猜想由于我們的過失一定給您帶來不小的麻煩。在此我們表示深深的歉意。

I hope you could forgive us our fault this time and we can guarantee that we will avoid making such mistake again.我希望您能原諒我們這次過錯(cuò)，我們保證會避免再次發(fā)生這類的事情。

I am writing this letter specially to apologize to you due to the error in quantity of the shoes we sent.We have sent you the rest of the shoes you ordered today.此信是為了我們給您發(fā)送的鞋子的數(shù)量錯(cuò)誤，而專門向您道歉的。我們已于今天將送貨不足的鞋子寄送給您了。

I have acknowledged that my fault has brought you great trouble.I hereby express my deep sorry for this matter.得知由于我們的錯(cuò)誤給您帶來了極大的麻煩。在此，我向您表達(dá)深深的歉意。

I promise that this mistake will not happen again.And I would appreciate very much if you could give us a chance to show our sincerity on this matter.我保證這樣的錯(cuò)誤不會再發(fā)生。如果您還愿意給我表達(dá)誠意的機(jī)會，我將不勝感激。道歉篇（8）：延遲回復(fù)的道歉 Dear Mr.Keller, 親愛的凱勒先生：

Please excuse me for getting back to you so late.請?jiān)徫疫@么晚才回復(fù)您的郵件。

I failed to respond to your e-mails in time on account of awfully busy work.I am very sorry for that.I am very happy to accept your proposal and look forward to meeting with you when you come to New York and discussing about the related details.因?yàn)閷?shí)在太忙了，以至于無法及時(shí)回復(fù)您的來信，我對此感到非常抱歉。我非常樂意接受您的提議，期待您到紐約的時(shí)候與您會面，并探討一些有關(guān)的細(xì)節(jié)。

In the morning/afternoon/evening;at the noon/midnight;at 8:00am, on Friday;in 2016 year.

第二篇：商務(wù)郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯(lián)系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負(fù)責(zé)對應(yīng)貴司的業(yè)務(wù)。如果您有什么問題，請隨時(shí)與我聯(lián)系，我會盡我最大的努力幫助您！最誠摯的問候 Michael

二、訂單確認(rèn)函

Dear(first name)熟人間稱呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛的….最近怎么樣？我收到您號碼為88888的訂單了，并且我已經(jīng)安排我們的生產(chǎn)部門開始加工。他們告訴我他們會在（）這個(gè)日子完成生產(chǎn)。這個(gè)日子對您來說是否方便呢？ 保持聯(lián)系。Michael

三、發(fā)貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經(jīng)按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號碼為DHL/UPS######。附件所加是發(fā)票和箱單，請檢查。如果您仍有什么疑問，請盡管聯(lián)系我。祝你一切順利！

四、協(xié)商問題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉庫，很抱歉對于您所需的產(chǎn)品我們目前沒有庫存。我的生產(chǎn)部門的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產(chǎn)品。一旦我們完成了生產(chǎn)，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分

第三篇：商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)

商務(wù)郵件 一．注意事項(xiàng)

寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現(xiàn)，正常商務(wù)交流的前提。商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面5步即可輕松搞定

1.搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址

發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。

2.明確郵件目的

一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息、表達(dá)歉意、通知、提

醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢問原因、提出建議。

3.正文內(nèi)容直奔主題

商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準(zhǔn)備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了文字不出錯(cuò)，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式。5.檢查文字

確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯(cuò)誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因?yàn)槲母迳嫌绣e(cuò)誤字體而給對方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護(hù)航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。

二、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。

5.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

7.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

三、關(guān)于稱呼與問候 1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。結(jié)尾常見寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

四、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對對方的尊重。2.注意Email的論述語氣

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

五、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

六、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。注意：關(guān)于文件收件人及抄送

1、如果發(fā)給多個(gè)客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據(jù)職位依次排列。

2、公司文檔發(fā)給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)。

3、如果該郵件需要提供給公司領(lǐng)導(dǎo)知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領(lǐng)導(dǎo)。

八、郵件的格式

1．事務(wù)郵件： XX經(jīng)理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯(lián)系我。

恭祝商祺！

中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移動電話: 地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號三層320-323

2．問候郵件 X經(jīng)理/總：

您好！

生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時(shí)刻送給您。

祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第四篇：商務(wù)郵件規(guī)范

商界人士在使用電子郵件對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題（標(biāo)題），內(nèi)容。

一、收件人

1.確認(rèn)傳送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶抄送。3.確認(rèn)抄送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內(nèi)容在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

1、稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理

2、正文 正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時(shí),只對一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時(shí)候，只對部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長,應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后, 5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途；

3、結(jié)束 1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.2)最好的結(jié)尾要著眼未來： 如：希望我們能夠達(dá)成合作 3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進(jìn)行處理，不僅會浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

第五篇：商務(wù)郵件規(guī)范

英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語郵件格式規(guī)范

2011-01-05 02:29:01 發(fā)表于：外貿(mào)英語

一般來說，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form)和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據(jù)英國傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會縮進(jìn)更多?，F(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會給查找?guī)聿槐悖?，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。

一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時(shí)候，更喜歡用雙行距。

根據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭，可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽(yù)。

案號是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中，日期一定要寫全，不能用數(shù)字的形式，因?yàn)槊绹陀娜掌跇?biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thMarch.2002”，而美國的日期標(biāo)示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長短來定。

封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會使信看上去整齊。

開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務(wù)英語書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號，而在Gentlemen 后面用冒號。

信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點(diǎn);段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國)等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是：For the attention of 或簡單的Attention，下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí)，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡單的幾個(gè)詞來表示信文的主題，讓收信人先對所談內(nèi)容有所了解。

經(jīng)辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經(jīng)辦人代號以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙o人一種錯(cuò)覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽(yù)。

在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無的。

總之，當(dāng)你書寫商務(wù)英語書信的時(shí)候，必須謹(jǐn)記：選定一種格式，堅(jiān)持使用，不能變來變?nèi)?；結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)，所必需的七部分內(nèi)容一個(gè)都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件，會留給人一種良好的印象，促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來，直至交易的達(dá)成。