第一篇：商務(wù)郵件基本禮儀

商務(wù)郵件基本禮儀

電子郵件又稱電子函件或電子信函。近年來，隨著在商務(wù)往來中已成為一項重要的溝通方式。在撰寫商務(wù)郵件時有幾點是必須要注意的禮儀?，F(xiàn)整理如下，僅供大家學(xué)習(xí)討論。

一、郵件主題：

主題應(yīng)簡明概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、假大空的標(biāo)題，例如：你好、請查收等；

2、主題一定不要空白；

3、主題應(yīng)簡短概括出郵件的內(nèi)容和重要性；

3、一封郵件盡可能只針對一個主題；

4、主題不可出現(xiàn)錯別字和語句不通順的情況；另外，針對回復(fù)的郵件，要重新添加或更換郵件主題。

二、稱呼與問候

1、郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確題型收件人，此郵件是面向他的；在多個收件人的情況下可以稱呼：各位同事、各位工程師、各位領(lǐng)導(dǎo)等

2、恰當(dāng)稱呼收件人。如收件人有職位，應(yīng)當(dāng)稱呼其職務(wù)，如X經(jīng)理；同事之間也可以直呼其名；

3、稱呼是第一行，應(yīng)頂格寫；

4、郵件開頭和結(jié)尾最好有問候語

例如：開頭：您好、你好、大家好

結(jié)尾常見的寫個“祝工作順利”之類的即可，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。

三、正文部分

1、正文簡明扼要，行文通順；

2、注意郵件語氣，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)；

3、盡可能避免錯別字，合理提示重要信息；

4、少用表情符號，在商務(wù)信函中顯得輕佻；

5、注意字體、字號及顏色，應(yīng)該清晰可讀。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名應(yīng)該能夠概括附件的內(nèi)容；

3、正文中應(yīng)對附件做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；

5、如果附件較大，建議分割成幾個小文件分別發(fā)送

五、結(jié)尾簽名

1、每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名；

2、簽名不宜過多，可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真及地址等信息；

3、簽名檔字體應(yīng)與正文文字匹配，字號一般應(yīng)該選擇比正文字體小一些；

第二篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一.郵件正文內(nèi)容

（一）郵件正文包括稱呼，問候語，正文，結(jié)束敬語，個人簽名。

1.稱呼：首行頂格寫，要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系。不能太親昵，但是要充分表示尊重。在不知道對方性別時，可以稱呼職務(wù)。

2.問候語：隔一行頂格寫，語氣要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系，表 示充分尊重。

3.正文：（1）隔行首字空兩格。

（2）如果附有文件，簡要介紹文件內(nèi)容。

(3)正文要內(nèi)容簡潔，注意語氣，注重上下級關(guān)系，表示尊重。當(dāng)正文內(nèi)容較多時，可以分段，標(biāo)注，列條。務(wù)必保證正文條理清晰，內(nèi)容有序。正文內(nèi)容要全面，不能追補(bǔ)郵件。重要的信息可以采用加粗，彩色的方式來凸顯。正文中不可使用表情符號，以免給對方留下不好的印象。

4.結(jié)尾祝福語：正文隔一行頂格寫，語氣同問候語。（通?？捎米：茫?/p>

5.個人簽名：頂格。表明自己所屬部門，項目組，電話，QQ|/MSN/微信號。內(nèi)容一般不超過四項。

6.全文字體為五號宋體。二．附件

（一）附件應(yīng)首先做，并且在正文中提醒對方查收。特殊文件的打開方式應(yīng)予提示。

（二）附件名：【個人姓名】--附件內(nèi)容

（三）附件數(shù)不多于四個。附件大小不大于2MB。三．郵件回復(fù)

（一）緊急郵件：2小時內(nèi)回復(fù)。

一般郵件：24小時內(nèi)回復(fù)。

（二）回答郵件問題：列出原文問題，然后回答。

（三）收到對方郵件及時回復(fù)，回復(fù)字?jǐn)?shù)大于10個。四．傳送方式

（一）抄送，無需回復(fù)。

（二）密送時要記得給自己送一份以檢驗對方是否接收到。

第三篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

目錄

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

五、正確使用發(fā)送、抄送、密送

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄利用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用….才能顯示完你的標(biāo)題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳杰雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理陳杰雷。4.標(biāo)題要真能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“黑！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

7.主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標(biāo)題太長

亂碼 無標(biāo)題 無發(fā)件人

空白

主題簡短明了 有發(fā)件人

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1）郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”......2）如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)該按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3）不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4）稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

1）最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

2）結(jié)尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)該使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內(nèi)容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

1）若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以表示對對方的尊重，點名身份影丹簡介扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰害的拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式這類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

2）Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情：如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

3）正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

1）根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系：郵件是對內(nèi)還對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)念A(yù)期進(jìn)行論述，以免引起對方不適。2）尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。

3）電子郵件可輕易的轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交代完整信息

最好才一次郵件中巴先關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，這會讓人很反感

合理提示重要信息。不要動不用就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。8.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1）如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人看附件；

2）附件文件應(yīng)該按有異議的名字命名，最好能夠概括福建的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；

3）正文中對附件內(nèi)容要做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4）附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多適應(yīng)打包壓縮成一個文件；

5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6）如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。

示例：

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

1.結(jié)束語必不可少，如果怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計在簽名里。2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶鄧群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方閑的疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。4.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)別收件人、抄送人、密送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.To，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列：按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

1）在你轉(zhuǎn)發(fā)信息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

2）如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3）不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

第四篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標(biāo)題太長

亂碼 無主題 無發(fā)件人

空白

無發(fā)件人

?

主題簡短明了 有發(fā)件人

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”??

2)如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結(jié)尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內(nèi)容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述

3)正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。

3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1)如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4)附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。

示例：

?

?

?

?

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

1.結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

4.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

1)在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

2)如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十

層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

六、發(fā)送前的注意事項

電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標(biāo)點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信箱和外部信箱。

七、回復(fù)郵件

忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因為發(fā)信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯誤。直接回復(fù)對方發(fā)來的郵件時，稱號和署名也是必要的。

第五篇：商務(wù)郵件禮儀.格式

郵件禮儀

目錄

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

五、正確使用發(fā)送、抄送、密送

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標(biāo)題太長

亂碼 無主題 無發(fā)件人

空白

無發(fā)件人

?

主題簡短明了 有發(fā)件人

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”??

2)如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結(jié)尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內(nèi)容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述

3)正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。

3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件 1)如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4)附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。

示例：

?

?

?

?

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

1.結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

4.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC3.4.5.1)的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

2)如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對