第一篇：四級秘書操作實務(wù)題重點

談一談會議時間長短的問題：會議時間超過兩個小時或者涉及的問題太多，會議效率都會下降。如果議程要求的時間很長，那么可以安排一系列的短時間會議。對待很長的報告，可以要求演講者提交一份書面報告以利于記錄，但在口頭報告時必須只涉及最重要的項目或者只是那些需要集體進行討論的事項。

會議議程編制的原則1按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序2每個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并清楚的標示出來

會議值班工作的主要內(nèi)容1值班電話記錄。主要包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。2值班接待記錄。主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方式等內(nèi)容。3值班日記。主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等進行認真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。做好信息傳遞。及時將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報。值班工作制度 信息處理制度

2、崗位責(zé)任制度

3、交接班制度

值班工作的主要任務(wù)1在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。2要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會等保密性較強的會議更不能讓外人隨意進出。3手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)系、請示。4要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。5要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。6必要時，要負責(zé)監(jiān)督和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。7做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。8必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

為會議記錄做好準備工作1準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。2準備好錄音機和錄音筆補充手工記錄。3要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，在需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。4在開會之前提前到達會場，安排好做會議記錄的地方，迅速做出一張與會人員的座位表，便于識別會議上的發(fā)言人5提前參閱一下其他的會議記錄，揣摩一下其行文結(jié)構(gòu)、細節(jié)內(nèi)容。6再利用錄音機的同時，必須手工記錄，這樣不僅整理記錄的速度快，而且可以防止錄音機中途出故障而漏掉內(nèi)容。

會議記錄的內(nèi)容1會議描述。包括會議類型、時間、地點、日期2與會者姓名。主席的名字在最前面，辦事人員的名字在最后面3缺席者請假條 4宣讀上次會議記錄 5由會議記錄中產(chǎn)生的問題 6通訊情況 7一般事務(wù)8其他事務(wù)9下次會議日期10主席簽名、記錄人員簽名 反饋會議信息的要求1會議的信息反饋要注意點面結(jié)合，正負反饋結(jié)合，不僅要看到成就，更要收集會議未能有效解決的問題和議而未決的事項。2會議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對象3充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。反饋會議信息工作程序1布置會議信息收集工作2會議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)3建立定期的會議信息反饋制度4做好會議信息的反饋匯報工作5抓好會議反饋信息的落實工作 收集會議文件資料的要求1確定會議文件資料的收集范圍2收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全3選擇收集文件渠道，運用收集文件資料的不同方式方法4與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)5收集整理過程中要注意保密

需收集的文件資料1會前準備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件2會議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、提案、會議記錄、會議簡報等3會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀要，傳達提綱、會議新聞報道等 會議文件的立卷歸檔含義：會議文件資料的立卷歸檔是指會議結(jié)束后根據(jù)會議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，分門別類的組成一個或一套案卷，歸入檔案。這是將現(xiàn)行會議文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要步驟，是檔案工作的基礎(chǔ)。意義：1保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。2保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。3保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。4保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

會議財務(wù)管理應(yīng)遵循的原則

1、遵守制度，嚴格手續(xù)

2、量入為出，收支平衡

3、精打細算，厲行節(jié)約

完善會議決定事項的催辦制度

①會議決定事項催辦的意義和目的：使會議精神落到實處，防止有關(guān)單位或部門不重視會議交辦事項，長期推諉、拖延，工作效率低下；或從部門利益出發(fā)采取消極態(tài)度，故意不辦。②檢查催辦工作要求做到：明確催辦人員；健全登記制度，建立催辦登記簿，定期記載催辦事項的進展狀況；建立匯報制度，匯報催辦事項的落實情況。要建立會議決定事項催辦的匯報制度、登記制度等。登記制度應(yīng)該設(shè)置會議決定事項傳達催辦登記表。③會議決定事項催辦方式: 1發(fā)文催辦。催辦文件上需要寫明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內(nèi)容和條文；寫明辦理要求、辦理時限。并要求將辦理結(jié)果及時書面匯報。2電話催辦。優(yōu)點：可以直接找到執(zhí)行的當事人；雙向溝通。3派員催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對面的催辦形式。4約請承辦部門來人匯報。④會議決定事項催辦的基本程序: 對會議決定事項傳達→根據(jù)催辦與登記制度進行催辦→進行反饋。

接待計劃的主要內(nèi)容1確定接待規(guī)格。即確定本次接待有哪些高層管理者出面、其他陪同者、住宿、用車、餐飲的規(guī)格等。2日程安排。包括來訪的起止時間、每天的活動內(nèi)容等。一般以表格的形式列出。3經(jīng)費預(yù)算。包括工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務(wù)費，交通費，參觀、游覽、娛樂費用，禮品費，宣傳、公關(guān)費用，其他費用。4工作人員。根據(jù)接待規(guī)格和活動內(nèi)容確定工作人員的構(gòu)成和數(shù)量。接待計劃的工作程序（1）了解掌握背景資料（2）草擬接待計劃（3）與本單位相關(guān)部門溝通情況（4）與來訪者溝通情況（5）報請上司審批

注意事項（1）遵守本單位接待的規(guī)章制度（2）了解來賓的飲食習(xí)慣（3）做好保密工作 印章頒發(fā)與啟用印章啟用前的準備①選定印章的啟用時間②提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用的通知并附上印模③填寫“印?？ā币皇絻煞荩ㄒ环萘舸妫环萁簧霞墏浒福茉谟≌聠⒂猛ㄖ?guī)定的生效日之前，所刻印章不得使用。印章頒發(fā)與啟用的要點①為安全起見，取公章應(yīng)實行雙人同行制。②取回公章后，立即交辦公室負責(zé)人拆封檢驗，制定專人保管。③使用單位啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門。上級主管部門和使用單位都要把印模和啟用日期的材料立卷歸檔，永久保存。

商務(wù)旅行計劃內(nèi)容（1）出差時間、啟程和返回日期，接站安排；（2）出差線路，住宿安排；

（3）會晤計劃；（4）交通工具的選擇；（5）攜帶的文件；（6）上司和接待人的特別要求；

（7）上司旅行區(qū)域的天氣狀況；（8）行程安排、會晤計劃、會晤人員名單等等；（9）差旅費用；（10）上司住宅電話號碼。

商務(wù)費用報銷的工作步驟1申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途和金額等情況，并親自鑒定。2該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。3一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款，一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。4在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符，并應(yīng)蓋有出具發(fā)票單位的財務(wù)章。5商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷表”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。6如果實施商務(wù)工作時，計劃的費用還不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可以得到報銷。

上司臨時交辦事項的特點意義：①有利于減輕上司工作負擔(dān)，提高上司工作效率②有利于檢出上司后顧之憂，保證上司集中精力抓大事 特點：①廣泛性 ②臨時性 ③具體性 ④緊迫性 上司臨時交辦事項的范圍 文書工作事項 會務(wù)工作事項 信訪工作事項 信息工作事項 調(diào)研工作事項 督查工作事項 聯(lián)絡(luò)工作事項 協(xié)調(diào)工作事項 接待工作事項 其他工作事項

數(shù)碼相機與傳統(tǒng)相機區(qū)別1感光不同 2存儲介質(zhì)不同 3圖像質(zhì)量不同 4輸入輸出方式不同 注意事項 1數(shù)碼相機不適宜拍攝自然風(fēng)光2拍攝時盡量靠近被攝物體3取景要準確4在逆光拍攝時要使用閃光燈進行補光

刻錄機主要性能指標1數(shù)據(jù)傳輸速度 2緩存容量 3兼容性

刻錄機使用的注意事項（1）安裝時注意散熱（2）保持清潔（3）避免刻錄機長時間工作

（4）刻錄過程中盡量不要執(zhí)行其他程序，不要對刻錄機面板按鍵進行操作，不要隨意關(guān)閉刻錄軟件（5）及時取出盤片

閱讀篩選信息資料的方法1留意標題

2、復(fù)印、裁剪

3、摘記

4、標記說明

信息篩選的要求1要分析信息需求，選擇對工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息 2帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的信息3能預(yù)見未來發(fā)展趨勢、能為決策提供超前服務(wù)的信息4剔除虛假、過時、重復(fù)、缺少實際內(nèi)容的信息

篩選信息的程序1看來源

2、看標題

3、看正文

4、決定取舍

文書校對的內(nèi)容1校訂清樣上的錯字、漏字、多字2規(guī)范字體、字號3檢查版式、標題是否端正、頁碼是否連貫，行、字距離是否均勻，版面是否美觀4檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤5檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處 文書校對的要求1把握原則，仔細校對2認真仔細，一絲不茍

3、校對文稿時正確使用校對符號

4、校對一般要進行一校、二校、三校3個校次

文書傳閱的要求1迅速、準確地文書送達閱文人2文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工3傳閱的順次是從管理層到一般人員

傳閱的方式1開辟閱文室

2、會議集中傳達

3、復(fù)印文書副本

4、利用內(nèi)部刊物

5、利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與通訊設(shè)備

文書傳閱的注意事項1嚴格傳閱范圍

2、嚴禁文件橫傳

3、調(diào)控文件運行

4、履行必須的傳閱手續(xù)

5、選擇合適的閱文方式

檔案鑒定工作的要求1逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容

2、綜合分析文件的各方面特征

3、結(jié)合檔案的需求判定檔案價值

分析檔案的價值1分析檔案來源（看檔案的形成者）2分析檔案的內(nèi)容，分析檔案內(nèi)容的重要性、獨特性與時效性3分析檔案的形式特征，看文件名稱和外形特征4分析檔案的技術(shù)因素，看檔案內(nèi)容的技術(shù)水平5分析檔案的功能因素6分析檔案差生時間，文件產(chǎn)生的時間越早越珍貴

? 備忘錄：備忘錄 發(fā)給：XX 發(fā)自：鐘苗 時間 主題 內(nèi)容

? 請示：騰達公司關(guān)于實施員工持股計劃的請示

市國有資產(chǎn)管理局：

根據(jù)政策規(guī)定，本公司作為..擬實行..現(xiàn)將有關(guān)事項請示如下：

以上請示妥否，請批示

XXXX年X月X日（印章）

?宏遠公司2009年第二次總經(jīng)理辦公會議程表

宏遠公司2009年第二次總經(jīng)理辦公會定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1．如何開展公司2009年第一次春季商品的促銷活動。2…

第一項議程的討論時間為40分鐘，其他每項議程的討論時間為20分鐘。

總經(jīng)理辦公室

2009年1月30日

（備注：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。第一個事項比較重要，而且放在前面，這有利于大家開展頭腦風(fēng)暴。應(yīng)把每一個事項所需的處理時間清楚地標示出來。這樣，會議主席可以讓某些人晚到，也可以讓某些人提早離開。第二和第三個問題都有關(guān)費用，有一定聯(lián)系，所以安排在一起。一般會將涉及秘密事項的議程安排在最后。）

?

?

?

? 電子郵件：1．電子郵件格式正確 2… 函：華榮公司人力資源部關(guān)于丁小強人事調(diào)查的函特此函達，請予復(fù)函。復(fù)函：××公司人事部關(guān)于丁小強同志情況的復(fù)函特此函復(fù)。意向書：

意向書

××市星城汽車制造廠（以下簡稱甲方）與宏遠汽車股份有限公司（臺商，以下簡稱乙方），經(jīng)過友好協(xié)商，雙方本著平等互利的原則，達成初步合作意向，主要內(nèi)容如下： 一、十、未盡事宜，雙方將在各方上級批準后，再行具體協(xié)商。

甲方乙方

××市星城汽車制造廠宏遠汽車股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

? ××××年×月×日××××年×月×日 提綱：

XX經(jīng)理：應(yīng)您的要求我擬寫了說明提綱，請您審閱后提出意見：鐘苗 XXXX年X月X日 ? 接站牌 ：XX公司接自XX（城市名稱）來XX（城市名稱）客人（車次/航班次）XXX先生/女士

XXX公司

? 名片：

單位名稱（含部門）可有公司logo

XXX（姓名）職務(wù)（職稱）

單位地址個人手機

單位電話個人郵件地址

單位郵編

會議通知邀請函

尊敬的客戶：為了..敬請回復(fù)并光臨。附：會議日程及路線圖

天地公司（印章）X年X月X日

回執(zhí)

請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地公司大廈行政部鐘苗。

郵編電話口我公司參加此次會議，參加人數(shù)：口我公司不能參加此次會議。

姓名：公司：

第二篇：秘書四級真題

一、案例分析(第1題20分，第2題30分，共50分)

1.請看案例分析素材_秘書四級A-01錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點）。（錄像略）

2.請看案例分析素材_秘書四級B-03錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出15處正誤點）。（錄像略）

二、操作題(第3題～第4題，每題15分，第5題20分，共50分)3.便 條

鐘苗：

劉明副總經(jīng)理下個月要接待福建翔遠公司考察團。請你將制定接待計劃的工作程序以及注意事項用電子郵件發(fā)給我。另外，王鋼總經(jīng)理將要到美國考察，還請你把商務(wù)旅行計劃應(yīng)包括的內(nèi)容列出來，于周五前與上述郵件一起發(fā)給我。謝謝！行政經(jīng)理 ××

××年×月×日

4.便 條

鐘秘書：

定于下周一上午9：00召開的2月份的總經(jīng)理辦公會，目前決定上會的事項有：研究總經(jīng)理助理的人選問題、3月份組織青年員工參加野外拓展訓(xùn)練活動的實施問題、春節(jié)慰問老職工的費用額度問題、生產(chǎn)部主管人員調(diào)整問題以及春節(jié)后如何開展2007年第一次的春季商品促銷活動。請你將擬寫的會議議程于明天一早交給我（注：請考生在備注中說明自己安排事項先后的原因）。另外，我正在修訂公司的會議管理規(guī)定，請你就會議時間的長短問題談?wù)勀愕目捶?。行政?jīng)理××

××年×月×日

5.便 條

鐘苗:

現(xiàn)公司的檔案分類采用分類法，其中所要求的判定檔案文件所屬內(nèi)容有些文員還不掌握。請你以文字形式向他們介紹分類法的特點，說明如何正確判定檔案文件所屬。

行政經(jīng)理 ××

××年×月×日

第三篇：公司法四級秘書考題重點

一、單項選擇題

1、某公司下屬的一分公司以自己的名義對外簽訂的合同，其法律效力如何（）。

A、無效

B、有效，其責(zé)任由分公司獨立承擔(dān)

C、有效，其責(zé)任由總公司責(zé)任

D、有效，其責(zé)任由分公司承擔(dān)，總公司負連帶責(zé)任

2、設(shè)立有限責(zé)任公司時，若股東不按規(guī)定繳足所認繳的出資，應(yīng)向已足額繳納出資的股東承（）。A、違約責(zé)任B、填補責(zé)任

C、賠償責(zé)任D、連帶責(zé)任

3、某股份有限公司向股東交付股票的時間應(yīng)在（）。

A、股東足額支付股款后B、創(chuàng)立大會決定設(shè)立公司后

C、該股份有限公司登記成立后D、第一次股東大會結(jié)束后

4、股份有限公司董事會會議應(yīng)有過半數(shù)的董事會出席方可舉行。那么，董事會的決議必須符合（）才能有效。

A、出席會議的董事的過半數(shù)通過B、全體董事的過半數(shù)通過

C、出席會議的董事的2/3以上通過D、全體董事的2/3以上通過

5、股份公司董事應(yīng)本人參加董事會會議，董事因故不能出席董事會會議，可以書面委托

()代為出席董事會，委托書中應(yīng)當載明授權(quán)范圍。

A、代理人B、股東

C、其他董事D、監(jiān)事

6、有限責(zé)任公司是股東以（）為限對公司承擔(dān)責(zé)任，公司以（）對公司債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的公司。

A、個人全部財產(chǎn)；其特定資產(chǎn)B、其出資額；其全部財產(chǎn)

C、其出資額；其經(jīng)營資產(chǎn)D、其個人全部財產(chǎn)；其全部資產(chǎn)

7、以募集方式設(shè)立股份有限公司的，發(fā)起人認購的股份不得少于公司股份總數(shù)的（）。

A、15%B、20%C、25%D、35%

8、有限責(zé)任公司股東會的首次會議由（）召集和主持。

A、發(fā)起人B、董事長C、執(zhí)行董事D、出資最多的人

9、有限責(zé)任公司由（）個以下股東出資設(shè)立。

A、20B、30C、40D、5010、股份有限公司設(shè)監(jiān)事會，其成員不得少于（）人

A、3B、4C、5D、611、公司法規(guī)定，有限責(zé)任公司注冊資本的最低限額為人民幣（）萬元。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。

A、3B、4C、5D、1012、根據(jù)公司法規(guī)定，下列有關(guān)有限責(zé)任公司股東出資的表述中，正確的是（）。

A、經(jīng)全體股東同意，股東可以用勞務(wù)出資

B、不按規(guī)定繳納所認繳出資的股東，應(yīng)對已足額繳納出資的股東承擔(dān)違約責(zé)任

C、股東在認繳出資并經(jīng)法定驗資機構(gòu)驗資后，不得抽回出資

D、股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資，應(yīng)經(jīng)全體股東同意

13、根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責(zé)任公司下列事項發(fā)生變更時，應(yīng)當向公司登記機關(guān)辦理變更登記的是（）。

A、公司法定代表人B、公司經(jīng)理

C、公司董事D、公司監(jiān)事

14、甲、乙、丙共同出資設(shè)立了A有限責(zé)任公司。2006年5月，丙與丁達成協(xié)議，將其在A公司的出資全部轉(zhuǎn)讓給丁，甲、乙均不同意。下列解決方案中，不符合《公司法》規(guī)定的是（）。

A、由甲或乙購買丙的出資

B、由甲和乙共同購買丙的出資

C、如果甲、乙均不愿意購買，丙無權(quán)將出資轉(zhuǎn)讓給丁

D、如果甲、乙均不愿意購買，丙有權(quán)將出資轉(zhuǎn)讓給丁

15、下列關(guān)于一人有限責(zé)任公司的表述中，不符合《公司法》對其所作特別規(guī)定是（）。

A、一人有限責(zé)任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元

B、一人有限責(zé)任公司的股東可以分期繳納公司章程規(guī)定的出資額

C、一個自然人只能投資設(shè)立一個一人有限責(zé)任公司

D、一人有限責(zé)任公司的股東不能證明公司財產(chǎn)獨立于股東自己財產(chǎn)的，應(yīng)當對公司債務(wù)承擔(dān)連帶責(zé)任

16、根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責(zé)任公司下列人員中，可以提議召開股東會臨時會議的有（）

A、總經(jīng)理B、董事長C、30%的董事D、代表20%表決權(quán)的股東

17、下列關(guān)于國有獨資公司組織機構(gòu)的表述中，符合《公司法》規(guī)定的是（）。

A、國有獨資公司不設(shè)股東會

B、國有獨資公司必須設(shè)1名董事長和1名副董事長

C、國有獨資公司董事長由董事會選舉產(chǎn)生

D、國有獨資公司監(jiān)事由董事長任命

18、下列公司組織機構(gòu)中關(guān)于公司職工代表的表述中，不符合《公司法》規(guī)定的是（）。

A、股份有限公司公司董事會成員中應(yīng)當包括公司職工代表

B、股份有限公司公司監(jiān)事會成員中應(yīng)當包括公司職工代表

C、國有獨資公司董事會成員中應(yīng)當包括公司職工代表

D、國有獨資公司監(jiān)事會成員中應(yīng)當包括公司職工代表

19、甲、乙、丙、丁欲共同設(shè)立一個有限責(zé)任公司，并在擬定公司章程時約定了各自的出資方式。下列有關(guān)各股東的部分出資方式中，符合公司法制度規(guī)定的是（）。

A、甲以其獲得的某知名品牌特許經(jīng)營權(quán)評估作價20萬元出資

B、乙以其企業(yè)商譽評估作價30萬元出資

C、丙以其享有的某項專利權(quán)評估作價40萬元出資

D、丁以其設(shè)定了抵押權(quán)的某房產(chǎn)作價50萬元出資

20、甲公司的分公司在其經(jīng)營范圍內(nèi)以自己的名義對外簽訂了一份貨物買賣合同。根據(jù)《公司法》的規(guī)定，下列關(guān)于該合同的效力及其責(zé)任承擔(dān)的表述中，正確的是（）。

A、該合同有效，其民事責(zé)任由甲公司承擔(dān)

B、該合同有效，其民事責(zé)任由分公司獨立承擔(dān)

C、該合同有效，其民事責(zé)任由分公司承擔(dān)，甲公司負補充責(zé)任

D、該合同無效，甲公司和分公司均不承擔(dān)民事責(zé)任

二、多項選擇題

1、根據(jù)公司法的規(guī)定，下列有關(guān)有限責(zé)任公司監(jiān)事會的表述中，正確的是（）。

A、監(jiān)事會會議由監(jiān)事會主席召集和主持B、監(jiān)事會每至少召開2次會議

C、監(jiān)事會決議應(yīng)當經(jīng)半數(shù)以上監(jiān)事通過D、監(jiān)事任期為3年，連選可以連任

2、子公司和分公司有下列哪些區(qū)別（）。

A、子公司是法人企業(yè)，分公司不是

B、子公司能對外獨立承擔(dān)民事責(zé)任，分公司不能

C、子公司能夠以自己的名義獨立從事生產(chǎn)經(jīng)營活動，分公司不能

D、子公司是企業(yè)所得稅的納稅人，分公司不是

3、根據(jù)《公司法》的規(guī)定，有限責(zé)任公司股東會會議對下列事項做出的決議中，必須經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過的有（）。

A、修改公司章程B、減少公司注冊資本

C、更換公司董事D、變更公司形式

4有限責(zé)任公司成立后，應(yīng)當向出資人簽發(fā)出資證明書，出資證明書必須記載下列事項

()。

A、股東的姓名或者名稱及住所B、股東繳納的出資額

C、股東出資日期D、出資證明書編號

5、根據(jù)公司法的規(guī)定，下列各項中，受公司章程約束的有（）

A、公司的經(jīng)理B、公司的副經(jīng)理

C、公司的董事D、公司的財務(wù)負責(zé)人

6、股份有限公司的認股人遇有下列（）情形，可以抽回股本。

A、公司未按期募足股份

B、發(fā)起人未按期召開創(chuàng)立大會

C、創(chuàng)立大會決議不設(shè)立公司

D、發(fā)起人未繳足股款

7、股份有限公司在下列（）情況下，應(yīng)當提議召開臨時股東大會。

A、董事人數(shù)不足公司法規(guī)定的人數(shù)或公司章程所規(guī)定人數(shù)的2/3時

B、公司未彌補的虧損達到實收股本總額的1/3時

C、持有公司股份10%以上的股東請求時

D、董事會認為必要時或者監(jiān)事會提議召開時

8、下列事項中，必須經(jīng)股份有限公司股東會決議并經(jīng)出席會議的股東所持表決權(quán)的三分之二以上通過的是（）。

A、公司利潤的分配方案B、公司解散

C、向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資D、修改公司章程

9、某股份公司擬成立監(jiān)事會，根據(jù)公司法規(guī)定，下列人員中不能擔(dān)任監(jiān)事會成員的有

()。

A、公司董事長王某B、公司聘任的臨時工張某

C、公司所在市的總工會副主席劉某D、公司的副總經(jīng)理陳某

10、根據(jù)《公司法》的規(guī)定，設(shè)立有限責(zé)任公司，應(yīng)當具備下列（）條件。

A、股東符合法定人數(shù)B、股東出資達到法定資本最低限額

C、股東共同制定公司章程

D、有公司名稱，建立符合有限責(zé)任公司要求的組織機構(gòu)

一、單項選擇題

1、C2、A3、C4、B5、C6、B7、D8、D9、D10、A11、A12、B13、A14、C15、B16、D17、A18、A19、C20、A

二、多項選擇題

1、ACD2、ABD3、ABD4、ABCD5、ABCD6、ABC7、ABCD8、BD9、ACD10、ABCD

第四篇：秘書四級專業(yè)技能部分復(fù)習(xí)重點

秘書四級考試

專業(yè)技能部分

第一部分 會議管理

1、會議議程、日程 1（1）主要內(nèi)容：會議議程是會議的概略安排，主要包括：開幕式；來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會議日程是根據(jù)議程做出的具體安排。（2）制定會議議程程序：

（a）明確會議目標及與會人員。（b）安排議程時間。議程時間長分為若干短時間會議；重要的事情放在前面；存在重大爭議的話題放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）確定每一項議程

a)議程達到的目標 b)與會者準備及貢獻 c)時間安排 d)演講者

e)提前分發(fā)議題

（d）決定會議討論形式

a)典型會議式 b)頭腦風(fēng)暴式 c)團隊列名式

（e）決定會議決策方式（3）會議議程編制的注意事項

（a）注意各議程的習(xí)慣性順序和公司對議程有無相關(guān)規(guī)定（b）在確定會議議程前還需明確會議活動的人員、時間、地點等安排（c）宣布議程，說明會議常務(wù)性內(nèi)容（d）將同類性質(zhì)的議程安排在一起（e）保密性較強的議題安排在后面

2、會議地點備選方案 1（1）會議地點選擇

（a）交通便利

（b）場地大小與會議規(guī)模相符（c）有良好配置（d）不受外界干擾（e）應(yīng)有停車場所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）確定會議目的與形態(tài)（b）實質(zhì)需求與與會者期望

（c）列出需要清單，確定會議場地

a)所在地區(qū)情況，是否便利，成本如何 b)會場環(huán)境 c)設(shè)施情況

（d）負責(zé)人核對、確認地點（e）簽訂書面合同

3、會場布置

（1）整體布局

（a）確定會場形式（b）合理擺放桌椅（c）布置附屬設(shè)備（2）座次安排

4、傳遞會議信息

（1）傳遞會議通知信息。主要包括：會議名稱、主辦者、會議內(nèi)容、參加對象、時間與地點等，通知樣本需要作為檔案保留。（2）分發(fā)、傳遞會議文件（3）溝通傳遞會議有關(guān)情況

（a）會場內(nèi)外的溝通（b）辦好會議簡報（c）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息（d）發(fā)布新聞信息

（4）注意事項：發(fā)布會議信息之前要進行報審，要對媒體進行選擇。

5、安排會議食宿

（1）餐飲常識要點

（a）經(jīng)濟實惠，吃好不貴（b）統(tǒng)一標準，照顧少數(shù)群體（c）事先擺放座位卡

（d）提前通知與會者座位情況（2）會議住宿常識

（a）提前編制住房分配方案（b）適當照顧病老殘弱和領(lǐng)導(dǎo)（c）統(tǒng)籌安排所有人員情況（d）有時還要注意集中便于討論（e）交由領(lǐng)導(dǎo)審核額

6、會議嘉賓邀請 1（1）嘉賓類型。上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員；重要客戶和利益相關(guān)方；名流；潛在貢獻者（2）注意事項

（a）事先與嘉賓取得聯(lián)系確認是否能夠出席（b）正式邀請函（c）邀請不卑不亢

（d）了解嘉賓背景，處理好嘉賓間關(guān)系（e）寧可邀請，而不排斥的原則（f）人數(shù)不宜過多（3）程序

（a）開會確定邀請嘉賓名單（b）擬訂請柬

（c）聯(lián)絡(luò)嘉賓，確認參會情況（d）開會之前再次聯(lián)系，確定接送（4）相關(guān)連接

（a）嘉賓的安全保衛(wèi)。人身安全保衛(wèi)、私人物品保衛(wèi)、文件保衛(wèi)、駐地保衛(wèi)、設(shè)施保衛(wèi)、車輛保衛(wèi)。

（b）嘉賓接待。接站工作：安排專人提前20分鐘接站；領(lǐng)導(dǎo)到停車處接待；

7、會議值班工作（注意與事務(wù)值班相區(qū)別）

（1）值班工作的內(nèi)容

（a）值班電話記錄，主要包括：來電時間、單位、姓名、內(nèi)容等（b）值班接待記錄，主要包括：來訪人員姓名、單位、事由、聯(lián)系方法等

（c）值班日記，主要包括：外來的信函、電報、反應(yīng)情況等進行登記，保證值班工作的連續(xù)性。（d）做好信息傳遞。（2）值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證信息的及時流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息處理制度，對信息進行基本處理的程序；崗位職責(zé)制度；交接班制度。（b）明確值班工作任務(wù) 搜集資料，傳遞信息 b)控制人員出入

c)有公司和部門領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系電話，及時溝通 d)堅守崗位，人不離崗 e)協(xié)助服務(wù)人員做好工作 f)做好各種協(xié)調(diào)工作

g)必要時建立領(lǐng)導(dǎo)帶班制度（c）編制會議值班表。值班表應(yīng)報送主管領(lǐng)導(dǎo)審批，之后根據(jù)實際情況安排值班。

8、接待新聞媒體

（1）基本原則

（a）新聞實事求是，符合會議內(nèi)容（b）注意保密，內(nèi)外有別（c）重要觀點須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批（d）主動積極

（e）綜合考慮傳遞方式和內(nèi)容（f）隨時收集外界信息

（g）為媒體溝通會提供必需的資料（2）工作內(nèi)容

（a）撰寫新聞稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后向媒體發(fā)送（b）邀請媒體前來采訪（c）召開記者會（3）工作程序

（a）媒體人員登記（b）發(fā)放會議材料

（c）安排新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動（d）安排媒體溝通會（4）應(yīng)對媒體負面報道

（a）快速做出反應(yīng)

（b）聘請專業(yè)公司危機公關(guān)（c）負責(zé)人出面

（d）不要推測未知事實（e）不要隱瞞真相（f）對媒體敞開大門（g）統(tǒng)一口徑（h）頻繁溝通

9、會議記錄 a)（1）會議記錄的準備工作。準備好記錄的相關(guān)設(shè)備和物資，提前到達會場，了解會場座次，提前熟悉會議議程（2）會議記錄的內(nèi)容。

（a）標題。會議名稱+文種（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一會概況：會議名稱，地點，時間，參與人員，主持人等

b)正文，主要包括會議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會議決議等 c)結(jié)尾，另起行，寫明散會時間（c）尾部，主持人簽字和記錄人簽字（3）會議記錄的要求

（a）速度

（b）真實。準確、清楚、突出重點（c）資料性?？砷L期保存。

10、會議資料的收集整理

（1）收集會議文件資料的要求

（a）確定收集范圍（b）收集要及時

（c）確定合適的收集渠道（d）嚴格收集登記程序（e）注意保密（2）需要收集的資料

（a）會前分發(fā)的（b）會中產(chǎn)生的（c）會后產(chǎn)生的

（3）會議文件的立檔歸卷

（a）立檔的意義

a)便于查找利用 b)反應(yīng)工作進程 c)便于保存管理

d)保證秘書工作連續(xù)性

11、會議紀要

（1）會議紀要的種類。辦公會議紀要、工作會議紀要、協(xié)調(diào)會議紀要、研討會議紀要

（2）會議紀要的內(nèi)容

（a）會議情況簡述

（b）對會議精神的闡發(fā)（3）會議紀要的擬寫要求

（a）實事求是，忠于會議實際（b）內(nèi)容集中概括

（c）調(diào)理明晰，一目了然

（4）會議紀要工作程序。完善會議記錄-起草-確定印發(fā)范圍-接受者確認-領(lǐng)導(dǎo)簽字-打印成文-印制、分發(fā)、歸檔

12、會議成本報銷

（1）原則。

（a）遵守制度，嚴格手續(xù)（b）量入為出，收支平衡（c）精打細算，厲行節(jié)約

（2）清點費用發(fā)票-核實發(fā)票-填寫報銷單，粘貼發(fā)票-領(lǐng)導(dǎo)簽字-財務(wù)報銷-結(jié)清費用

第二部分 事務(wù)管理

1、制定接待計劃

（1）確定接待規(guī)格

（a）來訪者的身份和目的（b）對方與己方的關(guān)系（c）突然的變化（d）上一次接待標準（2）接待計劃的主要內(nèi)容

（a）接待規(guī)格（b）日程安排（c）經(jīng)費預(yù)算（d）工作人員（3）工作程序

（a）了解掌握背景資料

a)了解來訪目的

b)了解來訪者基本情況（b）草擬接待計劃。需要與來訪者一方進行協(xié)商，并須經(jīng)征得上司同意。

a)主要陪同人員 b)住宿 c)宴請 d)會見，會談地點 e)參觀游覽地點

（c）與本單位溝通有關(guān)情況（d）與來訪者溝通（e）報請上司批準（4）注意事項

（a）嚴格遵守單位規(guī)章制度

（b）了解客人飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱（c）注意保密工作

2、團體接待常識

（1）用車禮儀

（a）乘車禮儀

a)若駕駛者為主人，上座為副駕駛，其次依次是后排右座、左座、中座。七座車則為最后一排。

b)駕駛者為司機，上座為后排右座，其他依次。副駕駛位秘書、警衛(wèi)等人員座位。

（b）乘車次序

a)上車。主賓先上，接待方需給主賓拉開車門，等賓客上車再關(guān)上車門，最后上車

b)下車。如果外面有人開門，則應(yīng)該讓主賓先下車；如果沒有人開門，則應(yīng)該秘書先下車給主賓開門。

（2）見面禮儀

（a）主方先做自我介紹，由身份自高向低介紹。（b）主方應(yīng)主動伸手握手，秘書馬上接過客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任務(wù)與要求

（a）辦理上司交代的事項

a)臨時會議通知

b)詢問情況并回復(fù)領(lǐng)導(dǎo) c)委托的接待工作 d)轉(zhuǎn)告上司指示

（b）上傳下達，溝通內(nèi)外

（c）認真處理來電來函，只傳達不表態(tài)。（d）負責(zé)接待工作

（e）掌握上司外出活動情況（f）協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作（2）值班工作規(guī)范（a）堅守值班崗位（b）認真處理事務(wù)（c）做好值班記錄（d）熱情接待來訪者（e）加強安全防衛(wèi)（3）值班實務(wù)處理

（a）做好公務(wù)接洽

a)公務(wù)接洽的職責(zé)范圍。

b)處理辦法。簡單事務(wù)直接處理，重要事務(wù)請示后處理 c)建立健全公務(wù)接洽制度。崗位責(zé)任制度和登記管理制度（b）匯報情況

a)問明情況，做好記錄 b)重要情況，及時匯報 c)謹防假冒，避免失誤（c）處置突發(fā)事件

a)盡快反應(yīng) b)準確了解情況 c)主動做好預(yù)測

（4）制作值班表

（a）值班表內(nèi)容

a)值班日志。記錄值班情況和經(jīng)歷 b)值班報告。值班期間重大突發(fā)情況 c)來人登記與接待記錄 d)電話記錄 e)交接班

4、安排上司的差旅事務(wù)

（1）制定商務(wù)旅行計劃

（b）時間、接站安排（c）路線、住宿安排（d）會晤計劃

（e）交通工具的選擇（f）需要攜帶的文件（g）其他特別要求

（h）目的地的天氣狀況

（i）差旅費用、現(xiàn)金、外幣、支票等（j）行程安排、會議計劃等（2）制作旅程表（a）日期（b）時間（c）地點（d）交通工具（e）具體事項（f）備注

（3）準備上司不同場合的發(fā)言稿（4）辦理出國手續(xù)

5、完成上司臨時交辦的事項

（1）臨時事項的特點

（a）廣泛性（b）臨時性（c）具體性（d）緊迫性

（2）臨時事項的范圍

（a）文書工作（b）會務(wù)工作（c）信訪工作（d）信息工作（e）調(diào)研工作（f）督查工作（g）聯(lián)絡(luò)工作（h）協(xié)調(diào)工作（i）接待工作（3）臨時事項的原則

（a）積極主動，千方百計

（b）既要符合政策，又要靈活應(yīng)對（c）件件有著落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)價值性 b)時效性 c)層次性 d)針對性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明確信息收集范圍 b)熟悉信息來源

c)選擇信息收集方法 d)查找信息（c）注意事項

a)收集各種形態(tài)的信息 b)建立通訊聯(lián)系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息篩選

（a）篩選信息的常用方法

a)留意標題 b)復(fù)印、剪裁 c)摘記 d)標記說明（b）篩選的要求

a)要選擇對工作具有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)，帶有傾向性動向性或突發(fā)性的信息，能遇見未來趨勢，為決策提供服務(wù)的信息。

（c）工作程序

b)看來源 c)看標題 d)看正文 e)決定取舍

（3）信息分類，根據(jù)信息內(nèi)容性質(zhì)不同的異同、分門別類地組織起來的一種科學(xué)方法。

（a）信息分類的方法

a)字母分類法。按照作者姓名、單位名稱、信息標題等字母順序分類組合

b)地區(qū)分類法。按照信息形成地區(qū)字母先后順序 c)主題分類法。按信息內(nèi)容分類 d)數(shù)字分類法。按照一定規(guī)則給已有信息編排數(shù)字，用索引卡標出其類別

e)時間分類法。按信息形成日期分類（b）信息分類的要求

a)講究科學(xué)性、邏輯性系統(tǒng)性和實用性

b)認真確定分類體系，明確分類標準和分類層次 c)準確歸類，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息內(nèi)容 b)選擇分類方法。

? 字母分類法。規(guī)則簡單易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息較多查找費時，不易估計儲存容量。

? 地區(qū)分類法。便于查找具有區(qū)域特征的信息，但需具有一定的地理知識，比較局限

? 主題分類法。相關(guān)內(nèi)容集中存放，方便檢索，但不易掌握標準。

? 數(shù)字分類法。按數(shù)字順序排列，規(guī)則簡單，適宜電腦儲存，但需建立索引卡，花費時間。

? 時間分類法?？勺龃笮托畔⑾到y(tǒng)的細分規(guī)則，但需要與索引系統(tǒng)配合使用。

c)瓣類。即按照一定標準進行類別劃分。d)歸類。根據(jù)一定規(guī)范要求，（d）注意事項

a)利用顏色、標簽分類別 b)建立交叉參照卡

（4）信息校核，對經(jīng)過初步甄選的信息進行進一步的校驗審核，分析信息可靠性與準確性，認定信息真實性。（a）信息校核的要求

a)以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)

b)校核要排除主觀因素的干擾（b）工作程序

a)確定校核的內(nèi)容，根據(jù)信息用途確定校核的具體內(nèi)容 b)選擇校核方法。溯源法、邏輯法、核對法、比較法等 c)核實、分析信息 d)做出判斷（c）注意事項

a)各種方法相互補充使用

b)綜合運用知識，保證信息可靠

（5）信息傳遞

（a）方向。內(nèi)向傳遞，為了協(xié)調(diào)合作，在單位內(nèi)部進行信息交流；外向傳遞，利用媒介傳遞信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握傳遞方式、時間、地點 主動、不失時機將信息傳遞給接受者 保密信息在保密范圍內(nèi)傳遞 保證內(nèi)容不失真 工作程序

確定傳遞信息內(nèi)容 選擇并確定傳遞方式

? 信件，具有憑證作用，便于閱讀參考，但花費時間較多，不便于交流。

? 備忘錄，使用方便，便于查閱參考，但信息量少，不便于交流

? 報告，正式。? 通知 ? 指示 ? 新聞稿 ? 傳閱單 ? 新聞發(fā)布會 ? 聲明

c)確定傳遞方法

? 語言傳遞 ? 文字傳遞 ? 電訊傳遞

? 可視化輔助物傳遞 d)進行信息傳遞 e)確認傳遞質(zhì)量

（6）信息儲存

（a）工作程序

a)登記?？偫ǖ怯?，反映儲存全貌；個別登記，按順序逐件登記。b)編碼。順序編碼，按信息順序或者規(guī)定順序；分組編號，利用數(shù)字進行單獨編碼 c)排列。

d)保存。手工保存、計算機存儲、電子化儲存 e)保管。（b）儲存的意義 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文書擬寫與處理

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知2、3、4、5、（1）批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類型

（a）轉(zhuǎn)批通知。轉(zhuǎn)批下級機關(guān)公文，重點在“批”。

（b）轉(zhuǎn)發(fā)通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級或者不相隸屬機關(guān)公文，重點在“轉(zhuǎn)”。（c）印發(fā)通知。印發(fā)本機關(guān)或聯(lián)合行文公文的通知，為了引起重視或貫徹執(zhí)行，重點在“公布”。

報告

（1）報告的概念。匯報工作，反應(yīng)情況答復(fù)上級詢問（2）報告的特點。

（a）匯報性（b）陳述性

（3）報告與請示的區(qū)別

（a）性質(zhì)不同。報告為反映工作，匯報情況；請示是請求上級批準或者請求指示。

（b）行文時限不同。報告可在事前、事后、事中行文；請示只能在事前。

（4）報告的類型

（a）匯報工作報告（b）反映情況報告（c）答復(fù)情況報告 請示

（1）請示的特點

（a）一文一事（b）請批對應(yīng)（c）事前行文（2）請示的類型

（a）求示性請示（b）求批性指示（3）注意事項

（a）主送一個機關(guān)（b）逐級請示（c）語氣溫和恭謙 問答函

（1）概念。問答函是進行詢問或者答復(fù)的函（2）類型。

（a）詢問函。特此函達，請予復(fù)函。（b）答復(fù)函。收悉。特此復(fù)函。簡報（1）概念。內(nèi)部事務(wù)文書。（2）簡報的特點。

（a）簡（b）快（c）新（d）實

（3）簡報的類型

（a）工作簡報（b）會議簡報（c）動態(tài)簡報

6、意向書

（1）意向書的特點

（a）協(xié)商性（b）靈活性（c）簡略性

7、訂貨單

（1）概念。由買賣雙方填寫。（2）特點。

（a）嚴肅性（b）協(xié)約性

8、檔案分類

（1）含義。根據(jù)檔案來源、時間等異同將檔案劃分為若干層次和類別構(gòu)成體系的工作。（2）分類方法。

（a）分類法。適用于機構(gòu)界限不清，檔案數(shù)量少的單位（b）組織機構(gòu)分類法。內(nèi)部機構(gòu)比較穩(wěn)定的單位

（c）問題分類發(fā)。適用于只能分工不清，檔案數(shù)量少的單位（3）檔案分類的綜合運用

（a）——組織機構(gòu)法（b）——問題分類法（c）組織機構(gòu)——問題分類法（d）問題——分類法（4）工作程序

（a）了解文件形成情況（b）分析檔案形成單位情況（c）選擇檔案分類方法（d）文件歸類

9、檔案檢索工具的編制

（1）工作內(nèi)容。檔案檢索工具是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

（2）檔案檢索工具的含義。是揭示檔案內(nèi)容和成分，報道和查找檔案的工具。

（3）檢索工具的類型

（a）歸檔文件目錄（b）分類目錄（c）主題目錄（d）人民目錄（e）全宗指南

10、檔案鑒定

（1）內(nèi)容。按照一定的原則、方法和標準，判斷檔案的價值，確定檔案的保管年限，提出無價值檔案的工作。

（2）期限。永久；長期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件閱讀檔案內(nèi)容

（b）綜合分析檔案各方面特征（c）綜合檔案的需求判定檔案價值（4）工作程序

（a）判斷文件是否需要保存

（b）分析檔案價值。來源、內(nèi)容、形式特征、技術(shù)因素、功能因素。（c）確定文件保管期限（d）對保管文件進行復(fù)審

11、檔案保管

（1）注意事項

（a）庫房安排集中，查閱方便為原則

（b）建立檔案保管制度。包括定期檢查制度、安全制度、檔案進出庫房登記制度、設(shè)備管理制度、衛(wèi)生制度。

第五篇：2015年秘書四級考試重點復(fù)習(xí)指導(dǎo)

2015年秘書四級考試重點復(fù)習(xí)指導(dǎo)

擬訂會議議程、日程

(一)會議議程和會議日程的含義及作用

1.會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)做報告;分組討論：大會發(fā)言;參觀或其他活動;會議總結(jié)，宣讀決議;閉幕式。

2.會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程作出逐日的具體安排，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3.會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題、會議順序計劃，獲得有效信息。

(二)會議議程的制定程序

會議議程的制定程序是：明確目標和參加者一安排各議程事項的時間一確定每一項議程一決定會議討論形式一決定會議決策的方式。

(三)會議日程的編制方法

(1)制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

(2)制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、餐飲安排。

(3)宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

(5)保密性較強的議題一般放在后面。

(四)注意事項

1.會議議程和會議日程的區(qū)別

會議議程和會議日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，且一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.會議臨時動議

如果有特殊原因需要研究臨時動議，要和與會代表、相關(guān)人士解釋清楚，盡量節(jié)省時間，控制好節(jié)奏，提高效率。

提供會議地點的備選方案

(一)會議地點選擇的要求

會議地點的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應(yīng)考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符;

(3)場地要有良好的設(shè)備配置;

(4)場地應(yīng)不受外界干擾;

(5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所;

(6)場地租借的成本必須合理。

(二)會議場地選擇的工作程序

會議場地選擇的工作程序是：確定會議目的與形態(tài)→了解會議的實質(zhì)需求和與會者的期望→確定會議場地→對會議地點進行確認→簽訂書面合同。

(三)注意事項

1.廣泛收集會議地點的信息

2.實地考察會議地點的注意事項

實地考察會議地點的注意事項有：

(1)會見能作決策的人，有利于解決以后可能出現(xiàn)的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。布置會場和安排座次

(一)會場整體布局安排

1.會場整體布局的要求會議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式，營造出和諧的氛圍;

(3)中大型會議要保證一個絕對的中心;

(4)小型會場要注意集中和方便。

2.會場整體布局安排

會場整體布局的方法：

(1)確定會場形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設(shè)備。

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1.主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應(yīng)設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免主持人同與會人員背向的現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

(1)安排主席臺的座次

會議主席臺就坐者都是主辦方的負責(zé)人、貴賓或主席團成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例：

1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。3)主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

(2)安排場內(nèi)其他人員的座次

1)小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠離入口處、正對門的位置。

2)中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左右排列法。是以參會人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

發(fā)布會議信息

(一)會議信息的內(nèi)容和分類

1.會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議記錄和紀要的內(nèi)容;會議宣傳報道的內(nèi)容;會議決議的內(nèi)容。

2.會議信息的分類

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發(fā)布會議信息的工作程序

發(fā)布會議信息的工作程序是：傳遞會議通知信息→分發(fā)傳遞會議文件→溝通傳遞會議有關(guān)情況。

安排會議食宿

1.會議餐飲的常識

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標準，確定好伙食標準和進餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2.安排會議餐飲

(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或搞服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應(yīng)的工作。

3.會議餐飲的類型和標準

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點。

(5)招待會。招待會應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會議住宿的常識和工作程序

1.會議住宿的常識

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當照顧;

(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

(4)有時還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合與會人員具體情況列出住宿表;

(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會議住宿

要點：

(1)安排方式的選擇;

(2)預(yù)定會議住宿的程序;

(3)確定會議住宿的程序。

3.會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務(wù)標準安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會者的住宿標準應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一個房間。

(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。邀請會議嘉賓

(一)會議嘉賓的類型和要求

1.會議嘉賓的類型

會議嘉賓的類型包括：

(1)組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員;

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方;

(3)社會名流和影視明星;

(4)對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。

2.嘉賓邀請的要求

會議嘉賓邀請的要求有：

(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場;

(2)要發(fā)出正式邀請函;

(3)要做到有禮貌;

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系;

(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能遵守“寧可邀請，而不排斥”的原則;

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

(二)邀請會議嘉賓的工作程序

(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責(zé)組織實施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作得精美。

(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認其參會情況。

(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。準備會議資料、會議用品

(一)會議資料的類型和準備

1.會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2.會議資料的準備

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會議用品的類型和準備

1.會議用品的類型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

1)會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

備，以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺展板、簽字用具等。

2.會議用品的準備

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準備好獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。安排會議禮儀服務(wù)

(一)會議禮儀的種類

會議禮儀包括：通用禮儀、主持人禮儀、會議發(fā)言者禮儀、會議參加者禮儀。其中會議的通用禮儀又包括：會議文書禮儀、迎送禮儀、參會禮儀、服務(wù)禮儀。

(二)安排會議禮儀服務(wù)的工作程序

1.選擇會議禮儀服務(wù)人員

2.分解工作程序

3.培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

培訓(xùn)的內(nèi)容包括：

(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn);

(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn);

(3)對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4.準備服裝用具

5.禮儀執(zhí)行

檢查會議常用的視聽設(shè)備

(一)會議常用的視聽設(shè)備

會議常用的視聽設(shè)備有多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設(shè)備等。

(二)檢查會議常用視聽設(shè)備的工作程序

1.確定工作人員的職責(zé)

2.預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備

即在需要使用視聽設(shè)備的會議之前，對燈光調(diào)整和幻燈片放映等進行預(yù)演，以確保相關(guān)人員都清楚地知道操作的過程。通過預(yù)演，可能會發(fā)現(xiàn)有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺、燈光、投影機等需要重新布置等問題。

(三)注意事項

(1)會議承辦者應(yīng)在會前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢問具體的解決程序。

(2)在會議召開前由專門人員負責(zé)檢查所有設(shè)備。

(3)會議檢查人員應(yīng)該有一個可以請求緊急幫助的電話號碼，以便與相關(guān)部門進行聯(lián)絡(luò)。

(4)應(yīng)該在會場準備一些備用的設(shè)備(如燈泡)。

(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障要及時請有關(guān)的公司和專業(yè)服務(wù)機構(gòu)派人修理。

(6)有些設(shè)備在出現(xiàn)故障時修理起來比較費時，這時最好更換新設(shè)備，等到會議結(jié)束后再對其進行修理。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會議值班工作的內(nèi)容

會議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發(fā)生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

接待采訪會議的新聞媒體

(一)接待新聞媒體的基本原則和內(nèi)容

1.接待新聞媒體的基本原則

(1)報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容吻合。

(2)掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。對于會議內(nèi)容中涉及的機密問題，應(yīng)嚴守保密原則，不能在報道中泄露機密。

(3)報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯或失誤。

(4)要準備得全面周到、主動積極。

(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

(6)在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

(7)在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必需的信息資料。

2.接待新聞媒體的工作內(nèi)容

(1)由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

(2)在會議召開期問，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺等媒體派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

(3)在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

(二)接待新聞媒體的工作程序

接待采訪會議新聞媒體的程序是：媒體人員登記→為媒體人員提供簡單的會議材料→安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動→安排媒體溝通會。

(三)注意事項

1.妥善處理新聞媒體對有關(guān)情況的負面報道

正確的做法如下：

(1)快速作出反應(yīng);

(2)聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機;

(3)讓負責(zé)人出面;

(4)對未知的事實不要推測;

(5)不要隱瞞事實真相;

(6)為媒體采訪敞開大門;

(7)統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話;

(8)頻繁溝通。

2.匯總新聞媒體的各種報道 做好會議的記錄工作和簡報工作

(一)做好會議的記錄工作

1.會議記錄的內(nèi)容

會議記錄的內(nèi)容有：

(1)會議描述;

(2)與會者姓名;

(3)缺席者請假條;

(4)宣讀上次會議記錄;

(5)在會議記錄中產(chǎn)生的問題;

(6)通訊記錄;

(7)一般事務(wù);

(8)其他事務(wù);

(9)下次會議日期;

(10)主席簽名。

2.會議記錄的要求

會議記錄的要求是：

(1)速度要求;

(2)真實性要求;

(3)資料性要求。

3.會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

(1)標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

(2)正文。首部+主體+結(jié)尾。

(3)尾部。右下方寫明“主持人：(簽字)”;“記錄人：(簽字)”。

4.會議記錄的注意事項

(1)會議記錄的重點應(yīng)將主要討論的觀點、決議、決定、重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來。而其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄，無須有言必錄。

(2)如果當時漏記了內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議

主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語作出簡要的解釋。

(3)不管是誰提出了一個動議或附議了一個動議或提出了任何行動、意見，都應(yīng)把人名記錄下來。

(4)可設(shè)計一張表格來記錄會議上的信息。

(二)做好會議的簡報工作

1.會議簡報的內(nèi)容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息;要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2.會議簡報的要求

會議簡報的要求是：

(1)真實準確;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生動活潑。

3.會議簡報的結(jié)構(gòu)和寫作要求

會議簡報的結(jié)構(gòu)與其他的簡報一樣分成報頭、報核、報尾3個部分。會議簡報的標題應(yīng)簡明、準確、醒目、生動、形式靈活。單行和雙行標題都可。會議簡報的導(dǎo)語多用敘述式和結(jié)論式。主體部分要突出會議的主要精神和會議決定，內(nèi)容要單一精煉。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會議值班工作的內(nèi)容

會議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發(fā)生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關(guān)知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時，應(yīng)該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應(yīng)對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應(yīng)該根據(jù)場合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

安排來訪者食宿、交通、行程

(一)安排來訪者食宿、交通的相關(guān)知識

1.中餐禮節(jié)常識

(1)使用餐具的禮儀

使用餐具的禮儀包括：1)使用筷子的禮節(jié);2)使用湯匙的禮節(jié)。(2)席間禮節(jié)

(3)關(guān)于敬酒的禮儀

2.交通安全保障常識

(二)安排來訪者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情況

2.確定餐飲、住宿、用車標準3.預(yù)訂餐廳、住宿房間

(1)接待來訪團體，接風(fēng)和送行需要正式的宴請，其他時間的可以簡單一些。正式宴請時需注意：1)時間和地點事先確定;2)宴請的人員事先確定;3)宴請的桌次、座次事先確定;4)菜單事先確定;5)發(fā)請柬。

(2)預(yù)訂住宿房間。

4.根據(jù)對方要求調(diào)整方案 安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關(guān)知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時，應(yīng)該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應(yīng)對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應(yīng)該根據(jù)場合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

合理布置辦公室

(一)辦公室布置的要求

1.布置辦公室的基本要求

(1)采用一間大辦公室。

(2)使用同樣大小的桌子。

(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

(5)將自動售貨機等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

(6)預(yù)留充分的空問。

(7)主管座位應(yīng)位于員工座位之后方。

(8)勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

(9)裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。

(10)常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2.辦公室布置的三大原則

辦公室布置的三大原則是：

(1)有利于溝通;

(2)便于監(jiān)督;

(3)協(xié)調(diào)、舒適。

3.辦公室布置的具體要求

(1)辦公桌的排列應(yīng)按照直線對稱的原則和工作程序的順序。

(2)各座位間的通道要適宜。

(3)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。

(4)光線應(yīng)來自左方，以保護視力。

(5)常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

(6)電話最好是5平方米空間范圍內(nèi)一部。

(二)辦公室布置的工作程序

(1)對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。

(3)根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

(4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

(5)對設(shè)備的安放提出合理建議。營造健康、安全的辦公環(huán)境

(一)安全檢查的內(nèi)容

工作環(huán)境是由許多方面的因素和條件構(gòu)成的，諸如工作區(qū)的空間、采光、溫度、通風(fēng)、噪音、裝修、裝飾，工作區(qū)的辦公桌椅、柜架、各種辦公設(shè)備、飲水設(shè)備、辦公用品和耗材，工作所需的文件、資料、檔案、書籍，工作中人們的關(guān)系、氛圍等。在這些因素和條件中，有些應(yīng)是用人單位提供給職工的，這是《中華人民共和國勞動法》中的規(guī)定。例如，工作場所的溫度是否達到了要求，門窗是否嚴密安全，照明是否滿足工作的必須，噪音干擾、空氣污染是否超標，辦公家具和設(shè)備是否夠用等，這些因素和條件同時也是辦公環(huán)境安全檢查的內(nèi)容。

(二)辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患。

(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患。

(3)辦公家具方面的隱患。

(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患。

(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

(7)火災(zāi)或消防中的隱患。

(三)健康、安全辦公環(huán)境的基本要求

(1)辦公區(qū)建筑必須堅固安全。

(2)光線應(yīng)充足。

(3)溫度要適宜。

(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)。

(5)辦公室空間及座位空問要適當。

(6)辦公室噪音要低。

(7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)辦公設(shè)備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求。

(10)辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置。

(11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。

(12)辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。

(13)建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進出規(guī)定、保密規(guī)定等。

(14)室內(nèi)應(yīng)有符合組織目標的裝飾、標識和適當?shù)木G色植物。

(四)營造健康、安全辦公環(huán)境的工作程序

(1)確定安全檢查周期，定期檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除。(3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直到解決。

(五)注意事項

1.上崗前應(yīng)了解的辦公場所的安全規(guī)定

(1)國家或地方有關(guān)安全生產(chǎn)和勞動保護的規(guī)定，如《中華人民共和國勞動法》。(2)用人單位制定的安全規(guī)定和環(huán)保規(guī)定，如有關(guān)吸煙場地的規(guī)定。

(3)組織所租用的寫字樓、場地等業(yè)主制定的相關(guān)規(guī)定，如寫字樓制定的出現(xiàn)火警情況的疏散程序等。

2.安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

進行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分的隱患，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如，計算機不能工作了，應(yīng)填寫“設(shè)備故障表”;如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。