第一篇：文書(shū)檔案的收集整理分類組卷鑒定統(tǒng)計(jì)方法

文書(shū)檔案的收集、整理、分類、組卷、鑒定統(tǒng)計(jì)方法

第一節(jié) 文書(shū)檔案的收集工作

一、文書(shū)檔案收集工作的內(nèi)容，重要性(一)內(nèi)容

廣義講，包括三方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作.具體到一個(gè)立檔單位，保證文書(shū)檔案收集工作的方法是制定文書(shū)檔案歸檔制度，包括歸檔范圍，歸檔時(shí)間和歸檔要求。

1.歸檔范圍

(1)確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素 a本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng) b公文辦理完畢 c具有查考利用價(jià)值(2)內(nèi)容

a上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文

b本級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料 c下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文

d同級(jí)或不相隸書(shū)機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?3)注意問(wèn)題： a 聯(lián)合辦理的公文；

B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí) C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃，總結(jié)，會(huì)議記錄

2.歸檔時(shí)間 一般在第二年6月底之前

3.歸檔要求

a 種類，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)

b 案卷封面填寫(xiě)，卷內(nèi)文件排列，編頁(yè)，目錄及備考； C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)； D 字跡材料要符合耐久性要求； E 公文必須是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1.收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ) 2.收集質(zhì)量決定文書(shū)檔案管理的質(zhì)量 3.充分發(fā)揮檔案作用的保證

二、文書(shū)檔案收集工作的要求

(一)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求 1.齊全完整是指歸檔文件材料在種類，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都保持齊全完整

2.質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀，真實(shí)，而且在制成材料特別是書(shū)寫(xiě)材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。

(二)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能(三)檔案部門(mén)要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

三、文書(shū)檔案收集工作的方法(一)嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收(二)建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集

1.將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任制.2.建立外出開(kāi)會(huì)人員帶回材料歸檔制度.3.保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度

(三)明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整

1.通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集.2.對(duì)于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書(shū)人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交.3.本單位的綜合性文件，如規(guī)章制度，計(jì)劃，總結(jié)，報(bào)表等應(yīng)由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集.一般指不走收發(fā)文程序的文件.4，對(duì)于各部門(mén)形成的文件，應(yīng)由該部門(mén)指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交.第二節(jié) 文書(shū)檔案的整理工作

一、文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容和原則

(一)整理工作的內(nèi)容

通常分為系統(tǒng)化和基本編目?jī)蓚€(gè)部分.系統(tǒng)化指檔案的分類，案卷的排列和檔號(hào)的編制；基本編目指編制案卷目錄

(二)整理工作的原則 1，充分利用原有的整理基礎(chǔ).2，保持文件之間的歷史聯(lián)系.3，便于保管和利用.二、文書(shū)檔案整理工作的方法和步驟

文書(shū)檔案的整理方法包括組卷的整理和歸檔文件整理兩種方法.(一)組卷整理法.1.鑒定

此時(shí)的鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：

一是是否留存，也就是對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒(méi)有保存價(jià)值的文件.鑒定工作的另一部分內(nèi)容是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》.文書(shū)檔案的保管期限有三種：永久，長(zhǎng)期，短期，學(xué)校有永久，50年，30年，15年，5年5種期限，社區(qū)有永久，30年，15年，5年4種期限 2.分類(1)分類的要求 首先，要結(jié)合本單位實(shí)際，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒?，一?jīng)確定，不能隨意變動(dòng)

其次，文書(shū)檔案的分類應(yīng)采用統(tǒng)一的原則，一個(gè)單位內(nèi)部不能采取兩種以上的分類方法.最后，文書(shū)的分類應(yīng)遵循一定的邏輯原則，類目之間不得交叉(2)分類方法

文書(shū)檔案常用的分類方法有三種：年度分類法，組織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法.A，年度分類法 B，組織機(jī)構(gòu)分類法 C，問(wèn)題分類法

(3)文書(shū)檔案的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法

A，年度——組織機(jī)構(gòu)分類法 即將全宗內(nèi)的檔案按不同年度分開(kāi)，在每一年度內(nèi)再按立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)分類.這種方法只適用于機(jī)關(guān)單位，并且是內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變化不大的單位.B，年度——問(wèn)題分類法 即將文書(shū)檔案先按年度分開(kāi)，在每個(gè)年度內(nèi)再按問(wèn)題分類.機(jī)關(guān)采用問(wèn)題分類法時(shí)通常分為黨群工作類，行政管理類，業(yè)務(wù)工作類；企業(yè)單位只有這一種分類方法，通常分為黨群工作類，行政管理類，經(jīng)營(yíng)管理類，生產(chǎn)技術(shù)管理類.C，年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法 這種分類方法比較適合采用歸檔文件進(jìn)行整理的單位.D，保管期限——年度——組織機(jī)構(gòu)分類法 這種方法適用于按規(guī)定需要向檔案館移交檔案的單位.以上類別(文件所屬的機(jī)構(gòu)和問(wèn)題)，歸檔范圍和保管期限就構(gòu)成了一個(gè)完整的文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限表.各單位在修訂歸檔范圍和保管期限表時(shí)，一定要報(bào)區(qū)檔案局審批備案。3.組卷(1)方法

公文的主要特征：?jiǎn)栴}，時(shí)間，責(zé)任者，名稱

公文類型：會(huì)議，案件，信訪，簡(jiǎn)報(bào)

我們工作中通常采用在分類的基礎(chǔ)上以問(wèn)題為主并結(jié)合其它特征進(jìn)行組卷，通常一個(gè)問(wèn)題組成一卷，但不同保管期限的文件不能組在一起。4.卷內(nèi)文件排列

通常采用時(shí)間排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，結(jié)論在前，依據(jù)在后，批復(fù)在前，申請(qǐng)?jiān)诤?，原文在前，?fù)制件在后.5.卷內(nèi)文件編號(hào)

對(duì)排列好順序的文件應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編頁(yè)，每卷編一個(gè)流水號(hào)，有字的頁(yè)就編，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄

按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫(xiě)，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊，用鋼筆填寫(xiě).說(shuō)明：正文與底稿算一份，轉(zhuǎn)發(fā)文整體算一份，批復(fù)與請(qǐng)示算作兩份文件，會(huì)議要抄到議題.7.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表 8.填寫(xiě)案卷封面 9.案卷裝訂 三孔一線法 10.案卷排列及編號(hào)(1)案卷排列方法

A 按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列.即保管期限——年度——問(wèn)題排列法.B 按照文件的作者，收發(fā)文機(jī)關(guān)及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列，即保管期限——年度——組織機(jī)構(gòu)排列法.C 按照案卷所屬的時(shí)間順序排列.(2)案卷編號(hào)

按排列好的順序每個(gè)保管期限大流水編號(hào)，到1000卷左右斷號(hào)，注意不能有重號(hào).11.裝入檔案盒 12.編制檔案檢索工具

(1)案卷目錄 著錄案卷內(nèi)容及成份的一覽表，常采用保管期限——年度的編制方法，案卷號(hào)一般不突破四位數(shù).(2)全引目錄 又稱案卷文件目錄，是將全宗內(nèi)或全宗的一部分案卷及該卷的卷內(nèi)文件目錄匯編成的檢索工具.(3)專題目錄 是以專門(mén)問(wèn)題為線索而編制的檢索工具，與全引目錄編制方法類似.(二)歸檔文件整理法 1.鑒定 同組卷整理法.2.分類 年度——問(wèn)題分類法和年度——保管期限分類法兩種.3.裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整，對(duì)不符合長(zhǎng)期保管要求的要采取補(bǔ)救措施，如裱糊，復(fù)制等.4.文件排列 采用保管期限——年度——問(wèn)題(機(jī)構(gòu))法排列.具體要求同組卷整理法.5.加蓋歸檔文件章并填寫(xiě)檔號(hào)章內(nèi)容 一般在文件首頁(yè)上邊的空白處，使用紅印油.6.文件編號(hào) 包括件號(hào)和頁(yè)號(hào)，件號(hào)按保管期限——年度——類別的順序大流水編號(hào)，填在歸檔文件章內(nèi).7.填寫(xiě)歸檔文件目錄 按編好的文件順序抄寫(xiě)，具體要求同卷內(nèi)目錄填寫(xiě)，時(shí)間項(xiàng)采用8位數(shù)字.8.文件裝盒 按文件順序裝入，裝滿為止.9.填盒內(nèi)備考表

(三)檔號(hào)的編制原則與方法 1.檔號(hào)的編制方法

檔號(hào)通常包括全宗號(hào)，案卷目錄號(hào)(文件目錄號(hào))，案卷號(hào)(年度)，件號(hào)(頁(yè)號(hào))(1)全宗號(hào) 每個(gè)立檔單位全部檔案的代號(hào)

(2)案卷目錄號(hào)(文件目錄號(hào))每本目錄的排列順序號(hào)，通常按目錄產(chǎn)生的時(shí)間順序排列.(3)案卷號(hào)(年度)組卷法每本目錄內(nèi)案卷的排列順序號(hào)，每本目錄均從“1”開(kāi)始，并做到不重，不空，不漏.歸檔文件整理法因不用組卷，此項(xiàng)添文件所屬年度.(4)件號(hào)(頁(yè)號(hào))件號(hào)是針對(duì)不裝訂的案卷，一份文件編一個(gè)號(hào)，頁(yè)號(hào)是針對(duì)裝訂的案卷，一本案卷編一個(gè)流水號(hào).2.檔號(hào)的編制原則

(1)唯一性原則 即四不重原則

(2)合理性原則 即與文書(shū)檔案的分類體系相適應(yīng)(3)穩(wěn)定性原則

(4)簡(jiǎn)明性原則 易記，易寫(xiě)，易識(shí)

第三節(jié) 文書(shū)檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作

一、文書(shū)檔案的鑒定工作

(一)文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn) 1.文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容

包括真?zhèn)魏蛢r(jià)值的鑒定，基層檔案部門(mén)進(jìn)行的鑒定主要是價(jià)值的鑒定.2.文書(shū)檔案鑒定工作的原則 從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的，歷史的，發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值.(二)文書(shū)檔案的價(jià)值鑒定 1.文書(shū)檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

主要有檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，形式特征標(biāo)準(zhǔn)，相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，效益標(biāo)準(zhǔn).2.文書(shū)檔案保管期限的確定

檔案的重要程度越高，發(fā)揮的作用越大，它的保管期限越長(zhǎng).根據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定，文書(shū)檔案的保管期限分為永久和定期.有關(guān)永久和定期檔案的保管范圍

(三)文書(shū)檔案鑒定工作的方法和步驟

1.文書(shū)檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地身，從文書(shū)檔案的內(nèi)容，作者，名稱，可靠程度等方面審查.2.文書(shū)檔案鑒定工作的步驟 文書(shū)檔案的鑒定工作由檔案部門(mén)會(huì)同文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行.具體分為三個(gè)步驟：第一步，在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，由文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一，二年后銷毀；第二步，對(duì)歸檔文件確定其保管期限，即確定歸檔文件的“生存期”，這一階段的鑒定工作由文書(shū)立卷人員具體實(shí)施；

第三步，到一定年限后對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審.復(fù)審主要采取兩種形式，即移交復(fù)審和到期復(fù)審.3.到期檔案的復(fù)審工作(1)檔案鑒定銷毀原則

貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則.(2)檔案鑒定銷毀工作組織形式 檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和相關(guān)職能部門(mén)的兼職檔案員組成.(3)檔案的鑒定方法

采取直接鑒定法，以案卷(件)為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷，逐件，逐頁(yè)的進(jìn)行審查鑒定.(4)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)

文書(shū)檔案應(yīng)按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行；(5)檔案銷毀工作

a，檔案銷毀手續(xù)：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀.b，檔案銷毀方法：銷毀檔案與銷毀清冊(cè)登記內(nèi)容核對(duì)無(wú)誤后，到指定地點(diǎn)，二人以上監(jiān)督核銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)審批表上簽字.(6)文書(shū)檔案鑒定銷毀程序

a，組成鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定.b，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)審批表.c，鑒定小組組長(zhǎng)在檔案銷毀審批表上簽署意見(jiàn).d，將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷.e，監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo).f，將銷毀清冊(cè)歸檔保存.鑒定銷毀指導(dǎo)手冊(cè)

鑒定銷毀表格

二、檔案統(tǒng)計(jì)工作

主要介紹統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容：數(shù)量統(tǒng)計(jì)，業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量統(tǒng)計(jì)(歸檔率，完整率，準(zhǔn)確率)，開(kāi)發(fā)利用工作統(tǒng)計(jì)，檔案工作條件統(tǒng)計(jì)。

第二篇：工程項(xiàng)目檔案整理組卷方法

工程項(xiàng)目檔案整理組卷方法

一般一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目的檔案的整理和組卷，可以按照該項(xiàng)目工程的各個(gè)進(jìn)程階段檔案形成的原始過(guò)程來(lái)進(jìn)行整理組卷，盡量保持檔案的完整性和檔案形成的本來(lái)面貌。一個(gè)工程項(xiàng)目從前期的立項(xiàng)申請(qǐng)到后期的竣工驗(yàn)收到辦理完相關(guān)手續(xù)，交付使用，粗略可分為四個(gè)階段，即：

一.前期的立項(xiàng)文件、建設(shè)項(xiàng)目前期管理性文件等

（1）.立項(xiàng)文件：

1.項(xiàng)目建議書(shū)、申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)

2.可行性研究報(bào)告、方案論證、技術(shù)評(píng)估及有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)

3.立項(xiàng)有關(guān)文件

4.計(jì)劃任務(wù)書(shū)

（2）.建設(shè)項(xiàng)目前期管理性文件：

1..建設(shè)用地選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)

2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件

3.劃撥建設(shè)用地文件、土地轉(zhuǎn)讓（拍賣）協(xié)議

4.國(guó)有土地使用證

5.工程放線、驗(yàn)線圖

6.有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得有關(guān)協(xié)議

7.開(kāi)工前審計(jì)批復(fù)

8.規(guī)劃審批申報(bào)表及規(guī)劃批準(zhǔn)文件和圖紙

10.建設(shè)工程施工許可證

9.建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件

11.預(yù)售許可證

（3）.招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、各單位的資責(zé)證書(shū)等

二.勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件等

1.工程地質(zhì)勘察報(bào)告、勘察記錄、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖棉及說(shuō)明、地震調(diào)查

2.地形圖

3.規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)（概念方案、景觀概念設(shè)計(jì)、單體方案設(shè)計(jì)）審批意見(jiàn)

4.初步設(shè)計(jì)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、圖紙、說(shuō)明及批復(fù)（包括圖紙的電子文本）

5.技術(shù)設(shè)計(jì)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

6.設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)

7.有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、白蟻防治、衛(wèi)生、水、電、燃?xì)獾龋徍伺鷾?zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議

三.施工技術(shù)文件

1..土建（建筑與結(jié)構(gòu)）

a.施工技術(shù)準(zhǔn)備

◆ 施工組織設(shè)計(jì)（總監(jiān)批準(zhǔn)方案）

◆ 圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底文件

◆ 施工預(yù)算編制和審查

◆ 施工日志

b.施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

◆ 工程定位測(cè)量記錄、規(guī)劃部門(mén)放樣驗(yàn)線單

◆ 基槽開(kāi)挖線測(cè)量資料

◆ 施工安全、環(huán)保措施

c.地基處理記錄

◆ 驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄

◆ 試樁及樁基施工記錄（樁位測(cè)試、偏差實(shí)測(cè)）

d.工程圖紙變更記錄

◆ 設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄

◆ 設(shè)計(jì)變更記錄

◆ 工程洽商記錄

e.施工試驗(yàn)記錄

◆ 混凝土施工記錄

f.隱蔽工程檢查記錄

◆ 隱蔽工程驗(yàn)收記錄（樁基、土建、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻）

g.施工記錄

◆ 施工日志、大事記

◆ 圖紙會(huì)審與設(shè)計(jì)變更、技術(shù)聯(lián)系單及各種技術(shù)文件（工程量簽證、材料限價(jià)單、造價(jià)文件等）

◆ 施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)

◆ 工程測(cè)試、材料試驗(yàn)、混凝土、砂漿試驗(yàn)及配比單

◆ 原材料、構(gòu)件、半成品出廠證明、質(zhì)保及復(fù)驗(yàn)報(bào)告

h.工程質(zhì)量事故處理記錄

i.施工驗(yàn)收記錄

◆ 單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄（樁基、地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾、屋面、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻）

◆ 分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄（樁基、地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾、屋面、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻）

2.水、電、暖通設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、電梯等

a.◆ 開(kāi)工、竣工報(bào)告

b.◆ 圖紙會(huì)審、技術(shù)交底

c.◆ 室外管線測(cè)量記錄

d.◆ 隱蔽工程驗(yàn)收記錄

e.◆ 分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

f.◆ 測(cè)試、調(diào)試記錄

g.◆ 材料設(shè)備供貨合同及生產(chǎn)許可證、出廠合格證、使用說(shuō)明及復(fù)驗(yàn)報(bào)告

3.項(xiàng)目監(jiān)理文件：

◆ 工程監(jiān)理（管理）文件

◆ 監(jiān)理月報(bào)及監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

◆ 工程開(kāi)工、復(fù)工審批表及工程暫停令

◆ 工程監(jiān)理（管理）文件

◆ 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告

◆ 工程監(jiān)理總結(jié)

◆ 工程質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告

四.竣工驗(yàn)收文件

1.文字材料

◆ 工程竣工總結(jié)、設(shè)計(jì)總結(jié)、施工總結(jié)、質(zhì)量評(píng)價(jià)文件

◆ 工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

◆ 單位工程竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)

◆ 工程竣工決算及審核材料

◆ 竣工驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)（規(guī)劃、環(huán)保、消防、檔案等專項(xiàng)驗(yàn)收文件和證書(shū)）◆ 其它有關(guān)部門(mén)竣工驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)

◆.項(xiàng)目評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)申報(bào)材料、批準(zhǔn)文件及證書(shū)

2.項(xiàng)目竣工圖（長(zhǎng)期）：

◆ 設(shè)計(jì)變更通知單

◆ 總平面、豎向布置圖

◆ 室外管網(wǎng)綜合圖

◆ 室外專業(yè)管線（供排水、電、電信、燃?xì)?、照明等）竣工圖

◆ 室外道路、綠化竣工圖

◆ 土建竣工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、裝修）

◆ 水電竣工圖（給排水、電氣、電訊、智能化等）

◆ 暖通、空調(diào)竣工圖

◆ 機(jī)電設(shè)備竣工圖

3.聲像及電子文件

◆ 工程照片

◆ 錄音、錄象材料

◆ 光盤(pán)、磁盤(pán)

◆ 竣工圖CAD文件等

以上內(nèi)容是一般工程項(xiàng)目所要經(jīng)歷的工程進(jìn)程的大致過(guò)程和內(nèi)容，具體到某個(gè)項(xiàng)目工程時(shí)，可能會(huì)有所不同，請(qǐng)結(jié)合檔案管理的原則具體情況具體分析，進(jìn)行整理、組卷工作。

檔案管理員：張?zhí)m琴2009.11.11

第三篇：文書(shū)檔案分類方案

文書(shū)檔案分類方案

文書(shū)檔案是記載了社會(huì)發(fā)展中各種現(xiàn)實(shí)事物發(fā)生的整體過(guò)程，通過(guò)對(duì)歷史客觀記錄來(lái)衡量某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)人供給，同時(shí)是反應(yīng)某一時(shí)期各個(gè)基層、部門(mén)建設(shè)和科技成果開(kāi)發(fā)的主要措施。伴隨著社會(huì)發(fā)展中，人們對(duì)文書(shū)檔案認(rèn)識(shí)的不斷增加，文書(shū)檔案分類是與檔案整體工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的，是保持文件之間歷史聯(lián)系發(fā)生各種矛盾的過(guò)程中能夠充分的考慮和保管，利用相應(yīng)的方便來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理效率。在文書(shū)檔案工作中，分類是通過(guò)將文件按照不同的形式和形成機(jī)關(guān)等因素分開(kāi)，避免出現(xiàn)不同機(jī)關(guān)文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。

1、分類法

就是根據(jù)形成和處理文件的，是通過(guò)將全宗內(nèi)的所有文書(shū)檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過(guò)形成年限逐次排開(kāi)。運(yùn)用分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書(shū)檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過(guò)程中需要注意一下幾個(gè)方面：

一是在實(shí)際社會(huì)活動(dòng)中，不僅有通用的公歷，其中也有一些特殊行業(yè)和部門(mén)是按照工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)的需要來(lái)對(duì)檔案在應(yīng)用中采用過(guò)去農(nóng)歷方式進(jìn)行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問(wèn)題，因此在分類的過(guò)程中需要對(duì)這種情況嚴(yán)加分析，避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、發(fā)布日期和收文日期等，這些日期有時(shí)還不屬于同一。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個(gè)最能說(shuō)明文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫(xiě)成日期為根據(jù)；來(lái)往文件中收文以收到日期為根據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準(zhǔn)日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限為根據(jù)；跨處理的專門(mén)案卷、來(lái)往文書(shū)等可放入關(guān)系最密切的或最后結(jié)案的。

三是一些文件由于某種原因沒(méi)有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期，并將其妥善歸類。在文書(shū)檔案的管理工作中，對(duì)分類要求日益增加。文書(shū)檔案在管理中一般都是通過(guò)以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件。

四是在分類的過(guò)程中一般都是通過(guò)將一份文件結(jié)合實(shí)踐特征來(lái)進(jìn)行整理，這是通過(guò)成文時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、批復(fù)時(shí)間、通過(guò)實(shí)踐和公布時(shí)間等，不過(guò)在目前的分類管理中一般應(yīng)用醉倒的是文件的簽發(fā)時(shí)間。以文件簽發(fā)時(shí)間來(lái)判定文件的所屬是當(dāng)前對(duì)各個(gè)單位和企業(yè)進(jìn)行總結(jié)的主要方法，同時(shí)也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法

就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

采用組織機(jī)構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設(shè)立的各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個(gè)組織機(jī)構(gòu)具有較穩(wěn)定的基本工作任務(wù)或職責(zé)，其工作活動(dòng)的內(nèi)容及過(guò)程應(yīng)同該機(jī)構(gòu)承擔(dān)的相關(guān)職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機(jī)構(gòu)在形成及承辦文件時(shí)留下的標(biāo)記，如收文章、發(fā)文號(hào)等。

組織機(jī)構(gòu)分類法的類別設(shè)置，一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機(jī)構(gòu)分類，需要時(shí)也可以分到第二層組織機(jī)構(gòu)，往往有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)一個(gè)類。如果一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)包括辦公室、人事部、財(cái)會(huì)部、組織部、宣傳部等，采用組織機(jī)構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財(cái)會(huì)部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習(xí)慣或正式文件的規(guī)定，把領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在前面。

3、問(wèn)題分類法

就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書(shū)檔案劃分成各個(gè)類別。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問(wèn)題（事由）分類。如一個(gè)全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運(yùn)輸、售后服務(wù)等進(jìn)一步分類。這種分類方法要求問(wèn)題的概括應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確并且范圍明確，各個(gè)同級(jí)類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。因此，相對(duì)而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問(wèn)題分類法時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是在設(shè)置分類體系和類目時(shí)，要仔細(xì)研究立檔單位的職權(quán)范圍和工作任務(wù)，并依據(jù)檔案的具體情況分門(mén)設(shè)類；二是分類層次和類目不宜過(guò)多過(guò)碎，否則人們?cè)诶斫馍先菀装l(fā)生誤差；三是要正確使用邏輯學(xué)原理設(shè)置類目；四是應(yīng)設(shè)立一個(gè)綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過(guò)少問(wèn)題的文件；五是若一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)問(wèn)題，應(yīng)研究并確認(rèn)其中的主要問(wèn)題，將文件歸入相應(yīng)類別。

在實(shí)際工作中，由于全宗內(nèi)文書(shū)檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書(shū)檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來(lái)使用。各單位最常用的分類方法主要有：——組織機(jī)構(gòu)分類法、——問(wèn)題分類法、——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法、保管期限————機(jī)構(gòu)分類法。

文書(shū)檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書(shū)檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

本單位采用的分類方法是按——機(jī)構(gòu)——保管期限的復(fù)式分類法進(jìn)行分類。文件材料歸類分為以下幾種：

一是分：將歸檔文件材料按形成或處理分開(kāi)歸類。

二是分機(jī)構(gòu)：歸檔文件材料在分的基礎(chǔ)上，再按其內(nèi)容歸入分類方案中相應(yīng)“機(jī)構(gòu)”類。

三是分保管期限：將歸檔文件材料又在分機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，再按其分類方案中所列對(duì)應(yīng)的保管期限分類。

四是在相同、相同保管期限內(nèi)，按“機(jī)構(gòu)”歸類的文件材料較少的，可按順序進(jìn)行綜合歸類。

文書(shū)檔案分類一般是通過(guò)最低一級(jí)的檔案逐步朝著高級(jí)檔案進(jìn)行分類，這種方法在應(yīng)用的過(guò)程中是通過(guò)確定歸檔文件先后順序的方式來(lái)排列。由于文書(shū)檔案在分類中是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，因此需要結(jié)合科學(xué)技術(shù)不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據(jù)，提高文書(shū)檔案管理效率和工作質(zhì)量。

第四篇：文書(shū)檔案鑒定申請(qǐng)

文書(shū)檔案鑒定申請(qǐng)

一、科技成果鑒定申請(qǐng)表(一式五份)(申請(qǐng)鑒定單位蓋章)

二、計(jì)劃任務(wù)書(shū)或合同書(shū)

三、研究工作報(bào)告(研究工作總結(jié))

四、研究技術(shù)報(bào)告(包括技術(shù)方案、技術(shù)特征、總體性能指標(biāo)與國(guó)內(nèi)外同類技術(shù)的比較、技術(shù)難度、技術(shù)成熟度、對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的推動(dòng)作用、推廣應(yīng)用情況及條件和前景、存在的問(wèn)題和下一步的改進(jìn)方法)

五、國(guó)家和省認(rèn)定的測(cè)試單位出具的分析測(cè)試報(bào)告及重要的試驗(yàn)、測(cè)試記錄，文書(shū)檔案鑒定申請(qǐng)。

六、設(shè)計(jì)工藝圖表

七、具有科技查新資格的科技信息機(jī)構(gòu)出具的科技查新報(bào)告

八、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門(mén)備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))

九、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告

十、經(jīng)濟(jì)效益分析報(bào)告

十一、用戶使用情況報(bào)告(使用情況證明)

十二、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告

十三、行業(yè)主管部門(mén)要求出具的其它材料

第一、三、四、七、十、十一為每個(gè)項(xiàng)目必備材料，其余的根據(jù)項(xiàng)目需要提供，鑒定材料《文書(shū)檔案鑒定申請(qǐng)》。

上述資料和有關(guān)文件的內(nèi)容必須真實(shí)可靠，引用文獻(xiàn)資料和他人技術(shù)必須說(shuō)明來(lái)源，材料文件統(tǒng)一用A4打英裝訂整齊、符合檔案部門(mén)的要求。

1、《科技成果鑒定申請(qǐng)表》;

2、計(jì)劃任務(wù)書(shū)或合同書(shū);

3、技術(shù)總結(jié)報(bào)告(提綱附后);

4、技術(shù)指標(biāo)測(cè)試分析報(bào)告及主要實(shí)驗(yàn)、測(cè)試記錄報(bào)告(包括原始記錄);

5、設(shè)計(jì)與工藝圖表;

6、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn));

7、國(guó)內(nèi)外同類技術(shù)的背景材料和對(duì)比分析報(bào)告;

8、查新檢索報(bào)告;

9、經(jīng)濟(jì)效益(一次性直接效益)、社會(huì)效益分析報(bào)告及證明材料;

10、用戶使用情況報(bào)告(三個(gè)以上);

11、涉及污染環(huán)境和勞動(dòng)安全等問(wèn)題的成果，需有關(guān)主管機(jī)構(gòu)出具證明。

以上技術(shù)資料內(nèi)容必須真實(shí)可靠，必須打印，裝訂整齊，符合檔案部門(mén)的要求。

韶關(guān)市科技成果技術(shù)研究報(bào)告提綱（供參考）

技術(shù)研究報(bào)告提綱（軟科學(xué)類、計(jì)算機(jī)軟件成果除外）：

①任務(wù)來(lái)源(計(jì)劃項(xiàng)目應(yīng)寫(xiě)清計(jì)劃名稱及其編號(hào)，計(jì)劃外的說(shuō)明是橫向或自選項(xiàng)目)、目的意義。

②應(yīng)用領(lǐng)域和技術(shù)原理。

③技術(shù)工藝流程及技術(shù)特點(diǎn)。

④主要技術(shù)性能指標(biāo)(寫(xiě)明合同要求的主要性能指標(biāo)和實(shí)際達(dá)到的性能指標(biāo))。

⑤與國(guó)內(nèi)外同類技術(shù)的對(duì)比分析。

⑥成果的創(chuàng)造性、先進(jìn)性(創(chuàng)新點(diǎn))。

⑦完成情況及經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益分析、推廣應(yīng)用的條件和前景、對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的意義。

⑧結(jié)論。

第五篇：文書(shū)檔案分類與整理

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文書(shū)檔案分類與 整理

文書(shū)檔案整理工作

一、定義

文書(shū)檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需 要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過(guò)分類、組合、排列與 編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過(guò)程。是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工 作。文書(shū)檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書(shū)檔案整理工作的全過(guò)程來(lái)看，主要包括區(qū) 分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號(hào)-編目-排架等步驟。

1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或 個(gè)人分開(kāi)，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。

2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按 其在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門(mén)別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門(mén)別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式 特征的工作，包括填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號(hào) 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價(jià)值的 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價(jià)值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方 面的聯(lián)系。如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu) 一定的歷史階段、一個(gè) 一項(xiàng)特定的活動(dòng)、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào) 查、承辦一個(gè)案件、召開(kāi)一次會(huì)議 不同的文種、載體材料等

區(qū)分不同價(jià)值

要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》（或《機(jī)關(guān)文 件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要 求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同 的保管期限。如：保存價(jià)值大——重點(diǎn)整理和保管 保存價(jià)值小——根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待 無(wú)保存價(jià)值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的 當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》 《規(guī)則》是在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管 理現(xiàn)代化的需要，對(duì)歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規(guī)定?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了 我國(guó)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作 為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件； 來(lái)文與復(fù)文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對(duì)破損文件進(jìn)行修校； 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂 “件”內(nèi)排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 復(fù)文在前，來(lái)文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對(duì)齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長(zhǎng)期、短期 2002年：永久、長(zhǎng)期、短期 2003年：永久、長(zhǎng)期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長(zhǎng)期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。事由原則 結(jié)合時(shí)間、重要程度 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 按文件形成時(shí)間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在 文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān) 內(nèi)容。歸檔章必備項(xiàng)目為：全宗號(hào)、、保管期限和 件號(hào)；選擇項(xiàng)目為：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號(hào)； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書(shū)檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號(hào)指歸檔文件的排列順序號(hào)。

填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時(shí)間 歸檔章格式（如圖）全宗號(hào)

機(jī)構(gòu)或問(wèn)題

保管期限

室編件號(hào)

館編件號(hào)

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條 目。如：來(lái)文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。

歸檔文件目錄

件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名

機(jī)構(gòu)：辦公室

日期 頁(yè)數(shù)

備 注

檔辦 國(guó)家檔案 [2004] 國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔 2004 00001 8號(hào) 號(hào) 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國(guó)家檔 浙檔 案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點(diǎn)意見(jiàn)]的通知 理的幾點(diǎn)意見(jiàn) 的通知 0610 案局 56號(hào) 號(hào) 杭政 杭州市人 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設(shè)的決定（市民公約）民政府 建設(shè)的決定（附：市民公約）0220 12號(hào) 號(hào) 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期 限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國(guó) 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機(jī) 構(gòu)：行長(zhǎng)辦公室（問(wèn)題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填 寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形 成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號(hào) 年 度 保管期限

機(jī)構(gòu)(問(wèn)題 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題)問(wèn)題

起 止 件 號(hào)(室)室(館)館

盒號(hào) 備 考 表

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項(xiàng)內(nèi)容。備注項(xiàng)內(nèi)容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限 或——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統(tǒng)一 按保管期限分別排架。

傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件，根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門(mén)別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目 的一個(gè)過(guò)程 立卷工作是文書(shū)工作的重要組成部分

一、全宗內(nèi)檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進(jìn)行分門(mén)別類。一般文件歸入文件形成，對(duì)跨或?qū)ｉT(mén)的文 件根據(jù)具體情況區(qū)分。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門(mén)別類。

3、問(wèn)題分類法 將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分門(mén)別類。

（二）常用的復(fù)式分類方法

1）與組織機(jī)構(gòu)分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問(wèn)題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業(yè)務(wù)類

黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個(gè)特征”，即問(wèn)題、作者、名稱（文種）、時(shí)間、通訊者、地區(qū)特征組卷

1、按問(wèn)題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問(wèn)題或同一類性質(zhì)的問(wèn)題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時(shí)間組卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組 成案卷

6、按地區(qū)組卷 將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來(lái)組成一個(gè)案卷 市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、1999年會(huì)議記錄 如“╳ ╳市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、時(shí) 間和名稱三個(gè)立卷特征

三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯(lián)系；

2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一立卷的文 件；

3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少；

4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過(guò)大過(guò)小、有無(wú)金屬物 等，及時(shí)進(jìn)行修整。

(二)卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)

1、卷內(nèi)文件排列 按重要程度或時(shí)間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持 來(lái)文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。

2、卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁(yè)碼用頁(yè)碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從 001開(kāi)始編起。一般每卷不超過(guò)2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號(hào)章，并逐件編序號(hào)。

（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順 序 號(hào) 文號(hào) 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號(hào) 20號(hào) 浙農(nóng)銀 [2004] 36號(hào) 36號(hào) 浙文辦 [2004] 12號(hào) 12號(hào) 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國(guó)農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁(yè)號(hào) 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管 2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管 理省級(jí)認(rèn)定的通報(bào) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過(guò)檔案管理省級(jí)認(rèn)定單位 的通報(bào) 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫(xiě)備考表

備考表放在案卷最后，用來(lái)登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫(xiě)檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標(biāo)題）案卷標(biāo)題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁(yè) 歸檔號(hào)

全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)

1、案卷標(biāo)題的擬寫(xiě) 包括本卷文件的主要責(zé)任者、問(wèn)題、名稱。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問(wèn)題的決定

2、檔號(hào)的編制 檔號(hào)是各種順序號(hào)的總稱，一個(gè)檔號(hào)代表了某一份具體檔 案實(shí)體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號(hào)的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào) 全宗號(hào)-案卷類別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào) 檔號(hào)編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則

四、類內(nèi)案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個(gè)類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列； 按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排 列； 按照案卷所屬的時(shí)間順序排列； 按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng) 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書(shū)檔案按卷整 理的要求經(jīng)過(guò)分類、組卷、排列、編目等程序，同時(shí)，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為 便于查找和利用，對(duì)案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書(shū) 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。

（全宗名稱）

公積金個(gè)人住房抵抻貸款

檔號(hào)（合同編號(hào)）借 款 人 身份證號(hào) 保管期限

個(gè)貸檔案卷內(nèi)目錄 序號(hào)

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請(qǐng)審批書(shū) 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復(fù)印件 自籌資金復(fù)印件 商品房購(gòu)銷合同 收入證明 公證書(shū) 公有住房買(mǎi)賣協(xié)議書(shū) 價(jià)格審批表 房屋轉(zhuǎn)讓合同 賣方三證復(fù)印件 其它

件數(shù) 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結(jié)果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁(yè)

歸檔號(hào)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號(hào)

參保單位 年 度

案 卷 號(hào) 保管期限

參保管理檔案卷內(nèi)目錄

序號(hào) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復(fù)印件 報(bào)到證（或調(diào)令、勞動(dòng)用工合同）復(fù)印件 一寸證件照 職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限核 定表 原證歷本封面 調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件 醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡 退休人員審批表 養(yǎng)老保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限審批表 事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表 退休證復(fù)印件 批準(zhǔn)退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁(yè)數(shù)

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀?/p>

2、芯頁(yè)：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說(shuō)明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說(shuō)明三個(gè)部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；

2、本單位領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，社會(huì)知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

3、本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底 片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門(mén)制作的底片冊(cè)里，照片及其 文字說(shuō)明一同整理并存放在照片冊(cè)里。

(五)保管期限與密級(jí) 保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為 永久、長(zhǎng)期、短期三種。具體按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī) 關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照 《保密法》及其實(shí)施辦法執(zhí)行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問(wèn)題分開(kāi)，其次是進(jìn)行底片編 號(hào)。底片號(hào)格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

2、可以以一張底片或一組底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)順 序號(hào)。如果是一組底片編一個(gè)順序號(hào)，則在一組內(nèi)每張 底片上再編一個(gè)分號(hào)。

3、底片號(hào)可用鐵筆橫向刻寫(xiě)在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號(hào)。

5、按底片號(hào)順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁(yè)，并在芯頁(yè)的插袋 上標(biāo)明底片號(hào)。

照片的整理

1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來(lái)進(jìn)行分類，使同一 內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在 的聯(lián)系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按序嵌進(jìn)影集。

3、照片的編號(hào)，以影集每頁(yè)從上到下，自左至右依次編 流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)枺?全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

4、照片的分類號(hào)、序號(hào)以及底片號(hào)等除在文字說(shuō)明欄中 寫(xiě)清外，每張照片的背面都應(yīng)寫(xiě)明，以便查找利用。

文字說(shuō)明的編寫(xiě)

1、照片的說(shuō)明，主要包括符號(hào)說(shuō)明、文字說(shuō)明及拍攝時(shí)間 和攝影者。

2、符號(hào)說(shuō)明包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)。其中參見(jiàn)號(hào)是 指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

3、照片的文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫(xiě)文字說(shuō)明要綜合六個(gè)要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語(yǔ)言流暢，文字簡(jiǎn)潔。

5、編寫(xiě)說(shuō)明一般以單張照片為單元，而對(duì)由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫(xiě)一個(gè)總說(shuō)明，其中的每一個(gè)單張還需 編寫(xiě)的分說(shuō)明?？傉f(shuō)明在該組照片的第一張照片的上方 書(shū)寫(xiě)，分說(shuō)明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右 側(cè)書(shū)寫(xiě)。

數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進(jìn)行整理、編寫(xiě)說(shuō) 明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說(shuō)明刻成光盤(pán)進(jìn)行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先 后時(shí)間順序逐件編號(hào)，可跨編制流水號(hào)，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項(xiàng) 目。

三、實(shí)物檔案的整理 包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可 以總的編一個(gè)大流水號(hào)，并編制實(shí)物檔案目錄。

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