第一篇：文書檔案的整理方法和步驟

第三部分

文書檔案的整理方法和步驟

文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法 立卷整理的方法和步驟

一、確定分類方案

?分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。?根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置分類方案。復(fù)式分類法

1、年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法

2009年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年

指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年

指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2011年： …… 復(fù)式分類法

年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法

永久

30年

10年

2009年：辦公室…… 1-10

11-20

21-30 業(yè)務(wù)處……31-40

41-50 51-60

指導(dǎo)處…… 同上 2010年：辦公室……業(yè)務(wù)處……

同上排列

指導(dǎo)處…… 2011年： …… 復(fù)式分類法

2、年度—問題—保管期限分類法

2009年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2010年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2011年：

…… 復(fù)式分類法

3、保管期限—年度—問題分類法

永久：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年……

30年：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年……

10年：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年…… 復(fù)式分類法

4、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法

永久：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

……

30年：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

……

10年：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

…… 保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法

?不管采用哪種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性。要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確。

二、鑒定

?確定文件是否留存，剔除沒有保存價(jià)值的文件材料 ?確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷內(nèi)文件排列

根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特 征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個(gè)案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。

?立卷方法：

按公文的主要特征組卷：

問題、時(shí)間、責(zé)任者、名稱 按公文類型組卷

會(huì)議、案件、信訪、簡(jiǎn)報(bào) ?避免出現(xiàn)以下情況：

歸檔的文件不齊全完整

歸檔過細(xì)、重復(fù)歸檔

雜卷

?卷內(nèi)文件排列：

卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問題、文件的重要程度、時(shí)間等方法排列。

?無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： ?正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)印件在后；

?轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后； ?有文件處理單的，放在最前面；

?方針政策性公文在前、業(yè)務(wù)性公文在后；

?上級(jí)機(jī)關(guān)公文在前、本機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)公文在后； ?案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。

四、文件修整 ?修裱破損文件

?復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件 ?超大紙張折疊

?去除易銹蝕的金屬物(見圖示)

五、編頁 ?編頁

（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字，每卷從“1”開始流水編制。

（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示

（4）案卷中如有領(lǐng)導(dǎo)批示的便條，便條上端應(yīng)粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示

?

（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關(guān)材料，應(yīng)裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標(biāo)注內(nèi)容、數(shù)量和頁號(hào)。

（圖示）

填寫卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時(shí)應(yīng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水。

六、編制案卷封皮和備考表 ?案卷封皮： ?立檔單位名稱 ?機(jī)構(gòu)（部門）名稱 ?題名

?文件形成時(shí)間 ?保管期限

?卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) ?案卷順序號(hào)

如何正確擬寫案卷題名 ?題名

文件標(biāo)題。是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個(gè)完整的題名應(yīng)由責(zé)任者、受文者、事由、文種、時(shí)間、地點(diǎn)組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。?一般情況下，文件的題名只有一個(gè)，填寫題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。

?有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分，是對(duì)正題名進(jìn)行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。題名案例分析

（一）?沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題。?沒有題名的，如信。見圖示

?雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示

題名案例分析

（二）?批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)的批示，標(biāo)題中盡量把它揭示出來。?對(duì)于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內(nèi)加以標(biāo)注。?若文件中附有照片也要在題名項(xiàng)中加以說明。

?兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時(shí)需要將兩份文件的內(nèi)容分別揭示出來。見圖式 ?卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護(hù)文件，并便于管理人員和利用者

了解案卷的有關(guān)情況。

七、案卷裝訂

?歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

?頁面過滿時(shí)，則需在頁面左側(cè)貼上紙條以增加裝訂線。見圖式

八、案卷排列 ?案卷的排列

對(duì)這些整理完畢的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的排列，確定在本部門內(nèi)案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。

一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。

保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法

十、編制案卷目錄 ?編制案卷目錄

是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。?案卷目錄的重要作用

第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；

第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；

第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。?案卷目錄格式：卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、部門、備注項(xiàng)目。?案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。

見圖示

十一、檔案裝盒

1.將檔案按室編卷號(hào)順序裝入檔案盒。

2.檔案盒盒脊設(shè)置全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)等項(xiàng)目，需用紅色印章標(biāo)明。

3.裝盒應(yīng)松緊適度

第二篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來的一個(gè)過程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史

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面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無關(guān)的和無保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時(shí)間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;b.收集工作應(yīng)立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單位應(yīng)隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

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要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；

（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件；

（7）請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問題：（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

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一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。

（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

（4）無落款日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

文書檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期。

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（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所做的決定、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。c.本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管。

主要包括：a.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料b.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要參

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照?qǐng)?zhí)行的文件材料。c.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件材料。

（三）按機(jī)構(gòu)（問題）分類法

機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。按問題分類時(shí)，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報(bào)應(yīng)按問題合并歸檔，不能歸“電報(bào)類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列；上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，下級(jí)來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個(gè)作者，一

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個(gè)問題（即一個(gè)事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，批請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對(duì)具有保存價(jià)值，沒有及時(shí)歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項(xiàng)目的填寫

a.全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門、或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種；

d.件號(hào)：即歸檔文件的排列順序號(hào)； e.盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，即室編件號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。

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文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號(hào)。

日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)數(shù)。

備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對(duì)齊。

一般采用線繩裝訂，文件較?。?-39頁）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。

檔案盒封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號(hào)：用鉛筆分保管期限的流水號(hào)。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第三篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別，也是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對(duì)經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當(dāng)前時(shí)間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個(gè)月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸此類。

第二類:自傳材料。報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績(jī)的各類鑒定（帶成績(jī)的歸在第4類中）；調(diào)任時(shí)審計(jì)材料（經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報(bào)告）；后備干部登記表。

第四類:學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類。其中：

1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報(bào)考登記表，入學(xué)考試各科成績(jī)表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級(jí)分類的1類中。

2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等材料。評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、申（呈）報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級(jí)分類2類中。

3、反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級(jí)分類3類中。

4、培訓(xùn)材料：為其兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間明確為兩個(gè)月以上）歸二級(jí)分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認(rèn)定材料也歸在第五類。這里重點(diǎn)講一下關(guān)于確認(rèn)出生日期和參加工作時(shí)間如何確認(rèn)。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實(shí)歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個(gè)人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個(gè)：一個(gè)是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號(hào)）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項(xiàng)；對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！敝薪M部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號(hào)）規(guī)定，“對(duì)個(gè)別干部的出生日期、參加工作時(shí)間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)。”干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團(tuán)志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個(gè)文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號(hào)）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個(gè)文件更改了出生日期的，檔案中必須有個(gè)人申請(qǐng)、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調(diào)查報(bào)告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊(cè)、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級(jí)黨委（黨組）或組織人事部門的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時(shí)間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認(rèn)干部參加工作時(shí)間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動(dòng)人事部關(guān)于確定建國(guó)前干部參加革命工作時(shí)間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號(hào)）、《國(guó)家教委、人事部、勞動(dòng)部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算問題的通知》（教高［1990］001號(hào)）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號(hào)）、《人事部、勞動(dòng)部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時(shí)間和工齡計(jì)算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號(hào)）、《勞動(dòng)人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識(shí)青年插隊(duì)期間工齡計(jì)算問題的通知》（勞人培［1985］23號(hào)）等等。

第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎(jiǎng)勵(lì)材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀(jì)材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(guó)(境)等材料，以及各種代表會(huì)議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對(duì)外國(guó)永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國(guó)（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級(jí)審批表（五年考核稱職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級(jí)工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動(dòng)工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補(bǔ)貼審批表、完善艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級(jí)和調(diào)整艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動(dòng)調(diào)整工資，要在職務(wù)變動(dòng)工資審批表標(biāo)表明工資文號(hào)，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級(jí)表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。任免：要求有副科級(jí)以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；按規(guī)定逐項(xiàng)如實(shí)、準(zhǔn)確填寫。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機(jī)關(guān)或參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。省管干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點(diǎn)說明兩個(gè)問題：

一是第四類、第九類材料的二級(jí)分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級(jí)分類法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(guó)(境)材料;4.參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二級(jí)分類。二是內(nèi)容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類；

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；

5、中央和地方各級(jí)黨委委員簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時(shí)間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時(shí)，是在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號(hào)”改成了“序號(hào)”；二是把“材料制成時(shí)間”改成了“材料形成時(shí)間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號(hào)和類別名稱。3.“類號(hào)”下再依次填寫排列序號(hào)。規(guī)范的序號(hào)欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號(hào)用漢字的“一”至“十”，二級(jí)類號(hào)用

（一）至

（四），順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。5.“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時(shí)間為準(zhǔn)。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。8.書寫目錄時(shí)，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術(shù)加工 1.對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。3.幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時(shí)只要求檔案材料左邊、下邊對(duì)齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對(duì)齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第四篇：文書檔案整理方法要點(diǎn)

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實(shí)體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號(hào) 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機(jī)關(guān)檔案工作需要把握的幾個(gè)基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據(jù)我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對(duì)于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，也可以建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等。(我們常說的業(yè)務(wù)主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國(guó)家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動(dòng)中形成的,辦理完畢,應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個(gè)方面：

1、本單位制發(fā)的正式文件(包括代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的文件)。是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有利用價(jià)值、憑證價(jià)值、查考價(jià)值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號(hào)的文件，例如：會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內(nèi)：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等。

2、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上亦應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進(jìn)行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個(gè)的文件材料放在一起,注意幾點(diǎn)：

(1)一般以文件形成日期為準(zhǔn)。

(2)計(jì)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬。

2、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時(shí)應(yīng)注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復(fù)制件為一件;（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;（5）來文與復(fù)文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規(guī)則》中，對(duì)于文件裝訂的順序做了明確的規(guī)定，裝訂時(shí)應(yīng)做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機(jī)構(gòu)(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們?cè)谑兄睓C(jī)關(guān)推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）”這兩種分類方法。

1、二級(jí)分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡(jiǎn)單、機(jī)構(gòu)規(guī)模較小、文件數(shù)量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯(lián)、黨史辦等

2、三級(jí)分類法：即“--機(jī)構(gòu)（問題--保管期限”分類法。機(jī)構(gòu)(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機(jī)構(gòu)”，即使用“—機(jī)構(gòu)--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復(fù)雜、機(jī)構(gòu)規(guī)模較大、文件數(shù)量較多”的單位。例如：人力資源與社會(huì)保障局、農(nóng)牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級(jí)分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級(jí)分類方案：

2、分問題：在三級(jí)分類方法中，按照分類方案二級(jí)類目所設(shè)置的問題，根據(jù)文件所涉及的內(nèi)容按問題分開。二級(jí)分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應(yīng)歸入其內(nèi)容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個(gè)以上問題時(shí)，應(yīng)歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會(huì)議形成的文件，應(yīng)歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會(huì)議形成的文件，應(yīng)歸入相應(yīng)的問題類目中；

第五、外來文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容所針對(duì)的問題，歸入相應(yīng)的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規(guī)定，根據(jù)文件的利用價(jià)值，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴(yán)禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內(nèi)的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應(yīng)歸入辦結(jié)年 , 標(biāo)時(shí)也應(yīng)標(biāo)辦結(jié),像 1999年的會(huì)議通知放在 2000年會(huì)議召開一并整理時(shí),在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機(jī)構(gòu)（問題）:此項(xiàng)為可選項(xiàng),如是三級(jí)分類則必填,否則可不填。

5、頁數(shù):填寫該份文件總頁數(shù),有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個(gè)流水號(hào)時(shí) , 可將文件各部分的頁數(shù)相加, 如文件頁碼不全 , 數(shù)清頁數(shù)或簡(jiǎn)單標(biāo)注頁碼均可。

6、室編件號(hào):在同一期限內(nèi)按文件排列順序從‘1’開始流水標(biāo)注室編件號(hào)。

7、館編件號(hào):文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號(hào):一般單位不需填寫。室藏檔案數(shù)量很大的單位為了方便存取、倒架、統(tǒng)計(jì)等工作 , 可將檔案盒流水編號(hào)，標(biāo)于盒脊和歸檔章內(nèi)。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內(nèi);

3、不同類別的文件應(yīng)裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應(yīng)裝人同一盒中 , 按機(jī)構(gòu)(問題)分類時(shí) , 不同機(jī)構(gòu)(問題)的文件不應(yīng)裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內(nèi)應(yīng)附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)文件進(jìn)行必要的注釋說明，同時(shí)填寫檢查人、整理人、整理時(shí)間。

2、蓋印封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱;

3、蓋印檔號(hào)：盒脊各檢索項(xiàng)包括全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。各項(xiàng)目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對(duì)檔案進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，可以進(jìn)行檔案利用成果申報(bào)工作。例如：編寫《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《工作要點(diǎn)和工作總結(jié)匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設(shè)爭(zhēng)取達(dá)到庫房、辦公、閱覽三室分設(shè)，并做到“八防”和安全保衛(wèi)

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進(jìn)行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統(tǒng)一著錄。

第五篇：文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

一、概念

文書檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強(qiáng)制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。目前我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。簡(jiǎn)單地說，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報(bào)、合同、協(xié)議等等）。

歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟

1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求

歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項(xiàng)重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國(guó)家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）和《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》（鄂檔[2001]45號(hào)）的規(guī)定，在計(jì)算機(jī)和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管、利用和移交進(jìn)國(guó)家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國(guó)家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。

2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟

歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理?；静襟E為：收集、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié)。

三、歸檔文件的整理方法

1、收集。即是對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話： 一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；

二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收； 三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收； 四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；

五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收； 六是常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收； 七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收； 八是結(jié)合年終檢查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。

那么，是不是所有收集起來的材料都要?dú)w檔呢？回答是否定的。國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確界定了機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料：

（1）上級(jí)文件材料。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。

（2）本機(jī)關(guān)的文件材料。這是重點(diǎn)，也更加符合8號(hào)令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料等。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對(duì)本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。如報(bào)來的重要工作計(jì)劃，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。

強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。機(jī)關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

2、裝訂

（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指?jìng)髡婕＃?）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。

3、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。分類方案的設(shè)置：

一般機(jī)關(guān)按“—機(jī)構(gòu)或問題—保管期限”三級(jí)分類；歸檔文件少的單位可按“—保管期限”兩級(jí)分類。保管期限最低一級(jí)類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國(guó)家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定： 永久保管的文書檔案主要包括：

（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（2）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：

（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長(zhǎng)期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長(zhǎng)期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時(shí)間先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：

發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；

收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前； 正件與附件為一件，正件在前； 請(qǐng)示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；

轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前； 原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前； 無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。

（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按—類別—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列順序?yàn)閺纳系较?，從左到右?/p>

5、編號(hào)

（1）檔號(hào)的編制。由全宗號(hào)—號(hào)—類別號(hào)—保管期限—件號(hào)組成。

在編制檔號(hào)時(shí)，注意五點(diǎn)：

①全宗號(hào)是指區(qū)檔案館給各單位的代號(hào)。②號(hào)是指歸檔文件形成的。

③類別號(hào)用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號(hào)。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件號(hào)（即文件的排列順序號(hào)）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號(hào)。即同一個(gè)保管期限的，件號(hào)都是從“1”開始。也就是說，同一、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)；同一、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)；同一、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)。這三句話，大家一定要牢牢記住。

檔號(hào)舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁數(shù)的編制：

頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。（3）歸檔章的編制

歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍(lán)色筆填寫。歸檔章規(guī)范式樣

規(guī)格：16＊45mm（全宗號(hào)）

（）

（室編件號(hào)）(機(jī)構(gòu)或問題）

（保管期限）

（館編件號(hào)）