第一篇：文書檔案管理之七 現(xiàn)代新型電子檔案

電子文件性質(zhì)代碼：R——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；O——正式電子文件；N——無紙電子文件；T ——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；M——多媒體文件；P——計(jì)算機(jī)程序；D——數(shù)據(jù)文件。

第二篇：文書檔案管理(兼職檔案員)

文書檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它包括收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議記錄、電話記錄、技術(shù)文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書檔案是指本企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時(shí)期的劃分。

（1）、舊政權(quán)檔案：指中華人民共和國(guó)成立前的歷代封建王朝、中華民國(guó)時(shí)期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運(yùn)動(dòng)至1949年中華人民共和國(guó)成立的整個(gè)新民主革命時(shí)期形成的檔案。

（3）、建國(guó)后檔案：中華人民共和國(guó)成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體，它是檔案部門對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。集團(tuán)公司本級(jí)有2個(gè)全宗號(hào)，2002年以前形成的檔案全宗號(hào)是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號(hào)是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構(gòu)成者，也就是形成全宗的單位或個(gè)人。

5、檔案工作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個(gè)檔案工作者必須具備必要的科學(xué)文化知識(shí)。必須加強(qiáng)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業(yè)務(wù)基本功；二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機(jī)關(guān)工作、為基層工作、為施工生產(chǎn)服務(wù)的思想，積極、熱情、主動(dòng)、細(xì)致地搞好檔案利用工作，積極為各項(xiàng)工作創(chuàng)造條件；三是要求檔案工作者加強(qiáng)黨性觀念，堅(jiān)持歷史唯物主義，堅(jiān)持實(shí)事求是，保護(hù)檔案的真實(shí)面貌，切實(shí)做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時(shí)需用）

1、全宗代號(hào)：同一全宗代號(hào)的流水號(hào)，例2002年的全宗代號(hào)1，2003年的全宗代號(hào)為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團(tuán)有限公司

3、責(zé)任者：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)責(zé)任者分五類，中鐵十七局集團(tuán)有限公司黨委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司、中鐵十七局集團(tuán)有限公司紀(jì)委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司工會(huì)、中鐵十七局集團(tuán)有限公司團(tuán)委，工程項(xiàng)目等臨時(shí)機(jī)構(gòu)責(zé)任者就是工程項(xiàng)目規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4、保管期限代號(hào)：代號(hào)1代表永久，代號(hào)2代表30年（長(zhǎng)期），代號(hào)3代表10年（短期）

5、目錄號(hào)：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各職能部門的目錄號(hào)是部門代號(hào)++保管期限代號(hào)，例集團(tuán)公司企管部，其部門代號(hào)為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號(hào)為5—2009—2。工程項(xiàng)目部等臨時(shí)機(jī)構(gòu)的目錄號(hào)是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱+保管期限代號(hào)。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號(hào)為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號(hào)為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號(hào)為鄭西指—1。

6、檔案號(hào)：目錄號(hào)+案卷流水號(hào)

7、張數(shù)：每一件歸檔文件的總張數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數(shù)計(jì)算。

8、：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書處理與平時(shí)立卷。

1、文書處理與檔案工作的關(guān)系

文書處理與檔案工作既有區(qū)別，又有聯(lián)系，是不可分割的統(tǒng)一體。文書處理是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書處理的必然歸宿；文書處理是現(xiàn)行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書處理及歸檔程序

（1）收文辦理過程：收文、登記分發(fā)、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發(fā)文辦理過程：擬稿、核稿、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉(zhuǎn)化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研。

3、文書處理工作的基本要求是：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全（保密），并且要把好文書處理工作的“四關(guān)”：一是把好發(fā)文關(guān)；二是把好收文關(guān)；三是把好文件收集關(guān)；四是把好平時(shí)立卷關(guān)。

4、平時(shí)立卷。

（1）從文件材料處理程序來說，文件材料的平時(shí)立卷屬于它的終端環(huán)節(jié)，而從檔案工作來說，文件材料的平時(shí)立卷又是積累檔案的開端。（2）對(duì)歸檔的文件要做到“四個(gè)清楚”、“十個(gè)完整”、“二個(gè)檢查”。“四個(gè)清楚”指發(fā)文清楚、收文清楚、領(lǐng)導(dǎo)手中文件清楚、業(yè)務(wù)部門的文件清楚；“十個(gè)完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請(qǐng)示件與批復(fù)件完整、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件完整、賬內(nèi)件與賬外件完整；“二個(gè)檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時(shí)間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見附表）。也可參照公司辦[2009]147號(hào)文件。

2、文件材料的歸檔時(shí)間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時(shí)間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時(shí)歸檔。

（3）紙質(zhì)文件材料。集團(tuán)公司機(jī)關(guān)形成的紙質(zhì)文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項(xiàng)目部形成的紙質(zhì)文件材料在移交竣工資料時(shí)一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、模糊不清或破損的應(yīng)予修復(fù)。

3、歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級(jí)文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發(fā)文稿紙（首頁(yè)）必須有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽字，必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水進(jìn)行書寫和簽批，計(jì)算機(jī)生成部分使用噴墨或激光打印機(jī)打印，應(yīng)歸有修改痕跡的最后定稿，末頁(yè)落款處加蓋公章。正本的發(fā)文時(shí)間必須與定稿首頁(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)時(shí)間一致，若不一致要在備注項(xiàng)說明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數(shù)民族文字材料）應(yīng)與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標(biāo)題后歸檔。

7、各種會(huì)議記錄必須采用統(tǒng)一的活頁(yè)會(huì)議記錄用紙，一次會(huì)議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。紅頭文件因編研需要?dú)w檔二份。

9、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

10、上級(jí)或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁(yè)一并歸檔。

11、文件材料統(tǒng)一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機(jī)進(jìn)行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團(tuán)公司機(jī)關(guān)的本級(jí)行文（紅頭文件）由文書科兼職檔案員移交，函件、上級(jí)來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項(xiàng)目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質(zhì)的歸檔文件材料時(shí)，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時(shí)要編制“移交清冊(cè)”一式兩份，并對(duì)歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認(rèn)真核對(duì)后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊(cè)及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進(jìn)行過錄入的，移交清冊(cè)可自動(dòng)生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見公司辦[2009]147號(hào)文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準(zhǔn)確鑒定保管期限，請(qǐng)各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據(jù)本部門工作需要?jiǎng)澐直９芷谙?，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據(jù)公司辦[2009]147號(hào)文按“就長(zhǎng)不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無須批準(zhǔn)。

2、借閱其他部門形成的檔案須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權(quán)限向本單位分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批。

4、黨委會(huì)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的會(huì)議記錄只限形成部門借閱。

5、無特殊需要不借出原件。

第三篇：文書檔案管理之一 文書與檔案基礎(chǔ)（xiexiebang推薦）

1.公文的種類：

命令、令；議案；決定；意見；公告、通告；通知；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:（1）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。（2）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（3）公示

適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（4）通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（5）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（6）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（7）議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

（8）報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（9）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（10）批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

（11）意見

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法。（12）函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（13）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

2.文書檔案的版本

公文在草擬、修改、審核、簽發(fā)和印制的過程中，會(huì)產(chǎn)生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供討論、征求意見、修改審核的原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用、一般標(biāo)記有“討論稿”、“草案”、“初稿”、“征求意見稿”等字樣。（2）定稿

指經(jīng)機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人履行法定程序?qū)徍瞬⑴鷾?zhǔn)簽發(fā)的文件稿本

（3）正本

指根據(jù)定稿按規(guī)定格式印制的供向外發(fā)出的正式文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的復(fù)制件或復(fù)份。正本復(fù)份的內(nèi)容和外形特征和正本基本相同，只存在送達(dá)對(duì)象和使用目的上的差別，正本送達(dá)主送機(jī)關(guān)，副本送達(dá)抄送機(jī)關(guān)或由本機(jī)關(guān)留存?zhèn)洳?、歸檔，它具有正式公文的法定效用、復(fù)制件的公文副本（抄本、復(fù)印本），因不能再現(xiàn)公文的全部特征，故不具備正式公文的法定效用，只作為參考、備查，一般有“副本”字樣標(biāo)記。（5）存本

指發(fā)文機(jī)關(guān)留底存檔的文本。存本指不對(duì)外發(fā)送的，一般不加蓋印章或簽署。起存檔及正本核對(duì)查清的作用。（6）試行本

又稱試驗(yàn)推行本，指規(guī)范性公文正本的一種特殊形式，在規(guī)定的試驗(yàn)推行期間具有正式公文的法定效用。一般在公文標(biāo)題后標(biāo)有“試行”的字樣。（7）修訂本

指已發(fā)布生效的公文，經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)重新修正補(bǔ)充后再發(fā)布的文本，是規(guī)范性公文正式正本的一種特殊形式。修訂本生效之日，即是原文本廢止之時(shí)。一般在公文標(biāo)題后標(biāo)有“修訂本”字樣。

3．公文的分類：

（1）按公文的來源分類 機(jī)關(guān)或部門的文件，按照公文的來源可以分為外機(jī)關(guān)發(fā)來的和本機(jī)關(guān)撰制的兩大類。其中，本機(jī)關(guān)撰制的公文又可分為向外機(jī)關(guān)發(fā)出的和在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的兩種類型。因此，按照公文的來源，可將公文劃分為外來文件、對(duì)外文件和內(nèi)部文件三類。

（2）按公文的行文關(guān)系分類

行文關(guān)系是指機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。這種關(guān)系根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個(gè)單位的對(duì)外文件來說，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、下行文和平行文三類。

①上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如報(bào)告、請(qǐng)示，還包括某些函、意見等。上行文可分為逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文（即同時(shí)向幾層次的上級(jí)行文）、越級(jí)上行文。

②下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要，還包括部分意見和某些函等。下行文可分為逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文、直達(dá)到底的下行文?？上蚬姽_的公文，如公告和通告，也可視為下行文。

③平行文：指向同級(jí)機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)傳遞的公文，如議案、函。（3）按公文的密級(jí)程度分類

按照公文的密級(jí)程度可將公文分為普通文件、秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件。（4）按公文的性質(zhì)和作用分類

按照公文本身的性質(zhì)和作用可將文件分為指導(dǎo)性文件（如命令、決定、批復(fù)、意見等）、報(bào)請(qǐng)性公文（如請(qǐng)示、報(bào)告、意見、議案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通報(bào)、通知等）、商洽性公文（如函）、記錄性公文（如會(huì)議紀(jì)要）。（5）按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文內(nèi)容分類

按照公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文內(nèi)容可將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨內(nèi)文件三類。常見的公文分類還有：以文件的急緩程度，可將公文分為特急件、急件和平件；以文件的使用范圍，可將公文分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；以文件的發(fā)送目的，可將公文分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；以文件的處理要求，可將公文分為需辦文件（辦件）和參閱文件（閱件）等。4.公文的書寫格式

一份標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的公文，必須包括以下項(xiàng)目：發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間和主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素。公文的格式主要指公文構(gòu)成要素在公文文面上的位置和書寫樣式。

公文的格式一般包括眉首、主體和版記三個(gè)部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版頭部分，又叫文頭。位于公文首頁(yè)紅線以上，包括公文的格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)識(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng)。

①公文格式代碼又稱公文檢索代碼，是指代表公文類型的標(biāo)識(shí)符號(hào)，由9位阿拉伯?dāng)?shù)字 組成。標(biāo)識(shí)于公文首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。按一定的規(guī)則將公文逐一編制代碼，使每份公文都有唯一的標(biāo)識(shí)，以便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。目前，公文檢索代碼的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)尚未公布。②公文份號(hào)指同一公文在其總印數(shù)中的序號(hào)（主要針對(duì)秘密公文）。有份號(hào)，在登記、分送和清退時(shí)均可對(duì)號(hào)清點(diǎn)，便于查明責(zé)任，加強(qiáng)公文管理。份號(hào)由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識(shí)在公文檢索代碼的下方，前面冠以“No”符號(hào)。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，可用“0”補(bǔ)齊。

③秘密等級(jí)（簡(jiǎn)稱密級(jí)）指公文秘密程度的等級(jí)，分有絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。由公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容的秘密程度來劃定。秘密等級(jí)標(biāo)注在公文份號(hào)的下方。

④緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。分特急。加急。急件三種。緊急程度標(biāo)注在密級(jí)之下。需要說明的是，有的急件是標(biāo)題的文種前面標(biāo)明的，如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于切實(shí)減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)的緊急通知》。

⑤收文處理標(biāo)識(shí)包括收文單位名稱、收文編號(hào)、收文時(shí)間、檔號(hào)等項(xiàng)目，標(biāo)注于公文首頁(yè)版頭右上方空白處，由收文單位加蓋收文處理章標(biāo)識(shí)。

⑥發(fā)文單位版頭（簡(jiǎn)稱文頭）是發(fā)文單位制發(fā)正式公文時(shí)使用的有固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文單位版頭由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）加“文件”兩字組成。如國(guó)務(wù)院文件、XX縣政府文件等。發(fā)文單位版頭居中套紅印在公文首頁(yè)上部，版頭下面有一間隔橫線，將文頭區(qū)和行文區(qū)分開。

⑦發(fā)文字號(hào)指發(fā)文單位編排的公文代號(hào)，由發(fā)文單位代子、發(fā)文（加括號(hào)）和發(fā)文順序號(hào)組成。如中發(fā)（1998）5號(hào)，表示中共中央1998年第5號(hào)發(fā)文。國(guó)發(fā)（1990）19號(hào)，表示國(guó)務(wù)院1990年第19號(hào)發(fā)文。幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文時(shí)，只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)。編制發(fā)文字號(hào)是為了統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，發(fā)文字號(hào)在查找和引用時(shí)可作為公文的代號(hào)使用。發(fā)文字號(hào)的書寫位置：有版頭的公文，標(biāo)在公文版頭之下，間隔橫線之上，居中書寫；使用信箋頭的公文，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，靠右側(cè)書寫；“命令、令”公文則在標(biāo)題下面居中書寫。

⑧在公文中標(biāo)注簽發(fā)人的姓名，表示公文生效并對(duì)該內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)，一般供上行文選用。簽發(fā)人的姓名標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)的右側(cè)。（2）主體部分

主體部分反映公文的主要內(nèi)容，又叫公文的行文部分，位于首頁(yè)紅線以下與末頁(yè)主題詞之間。包括公文標(biāo)題、題注、主送單位、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、單位印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項(xiàng)內(nèi)容。

①公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、完整地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位名稱和公文文種，即標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文單位（責(zé)任者）、事由和文種組成。如《XX縣檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的決定》，其中“XX縣檔案局”是發(fā)文單位，“關(guān)于加強(qiáng)檔案工作 ”是事由，“決定”是文種。標(biāo)題起著提示的作用，使人一看便知公文是哪個(gè)單位發(fā)的，說的是什么問題，屬于何種公文。公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分，一般都要寫完整，但也有部分省略的情況，比如根據(jù)具體情況，有的可以省略發(fā)文單位，有的省略事由，只保留文種。

②題注是對(duì)公文標(biāo)題的注釋說明。主要用來注明法規(guī)性公文或經(jīng)會(huì)議討論通過的公文產(chǎn)生的法定程序和時(shí)間等。題注位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書寫，用圓括號(hào)括住。如《中華人民共和國(guó)專利法》的題注是：（1984年3月12日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第四次會(huì)議通過）。公文若采用題注的形式，一般就不再用主送單位、發(fā)文單位簽署、成文日期等項(xiàng)目。

③主送單位指受理公文的單位。位于標(biāo)題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫，末尾加冒號(hào)。在文件中，標(biāo)題與中文之間的稱呼，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”即為主送單位。

④正文是公文的主體或中心，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文包括導(dǎo)語、正文主體與結(jié)束語三部分。

⑤無正文說明指由于篇幅所限，當(dāng)公文生效標(biāo)識(shí)（即落款）與正文不能同處在一個(gè)頁(yè)面上時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。其位置是在發(fā)文單位落款的左上方第一行頂格書寫“此頁(yè)無正文”。⑥附件說明用來說明附屬在公文正件之后有關(guān)材料的名稱及件數(shù)。附件也是某些公文的重要部分。一些用于發(fā)布法規(guī)性公文的命令或轉(zhuǎn)發(fā)某一公文的通知，附件往往起著主要公文的作用，正文只起著批準(zhǔn)、發(fā)布或按語的作用。附件說明位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標(biāo)識(shí)之上，注明所附材料的名稱及件數(shù)。然后，再另起一頁(yè)附上所列的附件材料。

⑦發(fā)文單位署名（又稱落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的單位名稱。

⑧成文日期指公文形成的時(shí)間。成文日期是公文生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能將2005年11月18日寫成05年11月18日。⑨在公文上蓋印成為用印，是制文單位對(duì)公文生效和確認(rèn)無誤的憑證。各單位的印章均由其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)，印章的規(guī)格、樣式，由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定。印章一般蓋在公文的末尾，年、月、日的中間。

⑩注釋或特殊要求說明用來說明公文中某些在其他區(qū)域不便說明的各種項(xiàng)目。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，以及說明公文的閱讀范圍和使用方法等。

公文的閱讀范圍主要指公文發(fā)送范圍內(nèi)規(guī)定的閱讀對(duì)象，一般寫在成文日期的左下方，文尾部分“主題詞”之上，用圓括號(hào)，如（發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）、（發(fā)至省軍級(jí)）等。（3）版記部分 公文的版記即公文的文尾部分，位于公文末頁(yè)下部，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、印發(fā)說明和頁(yè)碼等項(xiàng)目。

①主題詞指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范用詞。公文標(biāo)注主題詞是為了辦公自動(dòng)化的需要。1985年以來，中央和地方的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)推行了各種公文標(biāo)注主題詞的制度，這一制度標(biāo)志著公文管理進(jìn)入了現(xiàn)代化階段。

各單位使用的主題詞，來自1997年12月20日國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》。該表分有15大類，1049個(gè)主題詞。

公文主題詞的標(biāo)注位置在注釋或特殊要求說明的左下方，文尾橫線的上端。一份公文根據(jù)其內(nèi)容一般選用兩三個(gè)主題詞，最多不超過5個(gè)。詞目之間留有一個(gè)字的間距。②抄送單位指除主送機(jī)關(guān)外的，其他需要告知公文并要求協(xié)助辦理的有關(guān)單位。抄送單位標(biāo)注在主題詞的下方，并用于圖文區(qū)等長(zhǎng)的橫線將其和主題詞隔開。抄送單位名稱使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

③印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指具體負(fù)責(zé)印制公文的主管部門，一般應(yīng)當(dāng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門。如果發(fā)文機(jī)關(guān)沒有單設(shè)的辦公機(jī)構(gòu)或文秘部門，也可直接標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。

印發(fā)時(shí)間不是指公文的成文時(shí)間，而是指公文實(shí)際付印的日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)實(shí)際位于抄送機(jī)關(guān)之下，無抄送機(jī)關(guān)的就直接位于主題詞之下。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，后加“印發(fā)”兩字。

公文如需翻印，還應(yīng)當(dāng)在“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”之下標(biāo)識(shí)翻印機(jī)關(guān)的名稱和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要標(biāo)明“翻印”兩字。

④印發(fā)說明（又稱印制版記）主要指公文印制情況的記載，包括公文制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。印制單位一般是各單位的辦公廳（室），要使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；制發(fā)時(shí)間是秘書部門起印公文的時(shí)間，年、月、日要寫全；印制份數(shù)是該公文所印的數(shù)量。印發(fā)說明位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)標(biāo)注制發(fā)時(shí)間，行尾空一個(gè)字。在制發(fā)時(shí)間下方畫一條圖文區(qū)等長(zhǎng)的間隔線作底線，在底線下面靠右側(cè)的地方標(biāo)注印制份數(shù)。

⑤頁(yè)碼指公文用紙頁(yè)的順序編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在各頁(yè)圖文區(qū)的下端。正面為單數(shù)，位于右下角；反面為雙數(shù)，位于左下角；沒有圖文區(qū)的頁(yè)面不標(biāo)頁(yè)碼。

第四篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對(duì)從事文書管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)言之，檔案是指社會(huì)組織與個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所直接形成并具有保存價(jià)值的原始記錄。

3.公務(wù)文書

4.事務(wù)文書

5.上行文

6.下行文

二、單項(xiàng)選擇題

1.下列選項(xiàng)中不屬于文書性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實(shí)性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項(xiàng)中不屬于文書特點(diǎn)的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項(xiàng)中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項(xiàng)中不屬于檔案特點(diǎn)的是（）。

A.原始性 B.價(jià)值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項(xiàng)中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項(xiàng)。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項(xiàng)中不屬于公務(wù)文書特點(diǎn)的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項(xiàng)、通報(bào)情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項(xiàng)和要求的公文，下列選項(xiàng)中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報(bào)

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項(xiàng)中對(duì)發(fā)文字號(hào)表述正確的是（）。D A.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第2號(hào) B.國(guó)辦發(fā)（1996）02號(hào)

C.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第02號(hào) D.國(guó)辦發(fā)〔1996〕2號(hào)

三、問答題

1.請(qǐng)簡(jiǎn)述文書工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書的作用與特點(diǎn)。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時(shí)作業(yè)二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對(duì)文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理四個(gè)方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見和部門職責(zé)，對(duì)來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國(guó)機(jī)關(guān)文書和檔案規(guī)則改革的一項(xiàng)重要舉措，彌補(bǔ)了我國(guó)文書、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會(huì)議關(guān)、外出會(huì)議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報(bào)刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號(hào)組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時(shí)效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號(hào)登記法 C.分類流水號(hào)登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號(hào) E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價(jià)值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號(hào)使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級(jí)查找利用提供條件，編號(hào)中的號(hào)包括（）等。

A.全宗號(hào) B. C.保管期限 D.件號(hào) E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書運(yùn)轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區(qū)別。

5.簡(jiǎn)述文書整理歸檔的方法步驟。

平時(shí)作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項(xiàng)選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收 B.對(duì)其他機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收

C.對(duì)歷史檔案的接收 D.對(duì)歷史檔案的征集

E.對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項(xiàng)決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價(jià)值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析

3.檔案室或檔案館對(duì)于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗(yàn)收時(shí)檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫(kù)房管理的特點(diǎn)和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡(jiǎn)單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計(jì) B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對(duì)歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計(jì) B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫(kù)房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫(kù) B.科技檔案房 C.圖書資料庫(kù) D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用，是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價(jià)值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時(shí)間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲(chǔ)存性強(qiáng)

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案參考資料有哪些特點(diǎn)。

4.請(qǐng)簡(jiǎn)述人事檔案的特點(diǎn)及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書與檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的特點(diǎn)。

平時(shí)作業(yè)四

技能測(cè)試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作情況的調(diào)查報(bào)告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經(jīng)濟(jì)開發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會(huì)會(huì)議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會(huì)會(huì)議的請(qǐng)示

4．某省人民政府關(guān)于召開全省外事工會(huì)會(huì)議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業(yè)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

第五篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國(guó)家檔案局令第8號(hào)發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。

同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個(gè)不是收文登記的形式？(2分)

簿冊(cè)式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個(gè)方面。(2分)

向上、向下

對(duì)內(nèi)、對(duì)外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁(yè)碼時(shí)，凡沒有頁(yè)碼（單頁(yè)除外）的，需要補(bǔ)充編制頁(yè)碼，再（）計(jì)算頁(yè)數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個(gè)不是文件的載體？(2分)

竹簡(jiǎn)

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項(xiàng)不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時(shí)應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際內(nèi)容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫(kù)房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號(hào)

[單選]

13、《檔案目錄》封面項(xiàng)目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號(hào) [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對(duì)作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示；

XX公司信息簡(jiǎn)報(bào)。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對(duì)收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個(gè)標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會(huì)議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

XX地區(qū)來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號(hào)，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

[單選]

26、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對(duì)外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級(jí)

發(fā)文字號(hào)

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對(duì)發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個(gè)或若干個(gè)案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時(shí)間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動(dòng)組合法

問復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時(shí)常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問題—保管期限

—文號(hào)—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時(shí)（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為30年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為10年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號(hào)

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號(hào)

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項(xiàng)目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個(gè)人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號(hào)章時(shí)，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡(jiǎn)稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時(shí)應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)；

頁(yè)數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)；

著錄“任免通知”時(shí)可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁(yè)文件可不打頁(yè)碼。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

44、歸檔時(shí)間是指文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時(shí)間，移交歸檔的時(shí)間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

49、檔號(hào)章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號(hào)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)