第一篇：文書檔案分類方案

文書檔案分類方案

文書檔案是記載了社會(huì)發(fā)展中各種現(xiàn)實(shí)事物發(fā)生的整體過程，通過對(duì)歷史客觀記錄來衡量某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)人供給，同時(shí)是反應(yīng)某一時(shí)期各個(gè)基層、部門建設(shè)和科技成果開發(fā)的主要措施。伴隨著社會(huì)發(fā)展中，人們對(duì)文書檔案認(rèn)識(shí)的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的，是保持文件之間歷史聯(lián)系發(fā)生各種矛盾的過程中能夠充分的考慮和保管，利用相應(yīng)的方便來實(shí)現(xiàn)檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機(jī)關(guān)等因素分開，避免出現(xiàn)不同機(jī)關(guān)文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。

1、年度分類法

就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個(gè)方面：

一是在實(shí)際社會(huì)活動(dòng)中，不僅有通用的公歷年度，其中也有一些特殊行業(yè)和部門是按照工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)的需要來對(duì)檔案在應(yīng)用中采用過去農(nóng)歷方式進(jìn)行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對(duì)這種情況嚴(yán)加分析，避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、發(fā)布日期和收文日期等，這些日期有時(shí)還不屬于同一年度。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個(gè)最能說明文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫成日期為根據(jù)；來往文件中收文以收到日期為根據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準(zhǔn)日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限為根據(jù)；跨年度處理的專門案卷、來往文書等可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。

三是一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期，并將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對(duì)分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件。

四是在年度分類的過程中一般都是通過將一份文件結(jié)合實(shí)踐特征來進(jìn)行整理，這是通過成文時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、批復(fù)時(shí)間、通過實(shí)踐和公布時(shí)間等，不過在目前的分類管理中一般應(yīng)用醉倒的是文件的簽發(fā)時(shí)間。以文件簽發(fā)時(shí)間來判定文件的所屬年度是當(dāng)前對(duì)各個(gè)單位和企業(yè)進(jìn)行總結(jié)的主要方法，同時(shí)也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法

就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

采用組織機(jī)構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設(shè)立的各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個(gè)組織機(jī)構(gòu)具有較穩(wěn)定的基本工作任務(wù)或職責(zé)，其工作活動(dòng)的內(nèi)容及過程應(yīng)同該機(jī)構(gòu)承擔(dān)的相關(guān)職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機(jī)構(gòu)在形成及承辦文件時(shí)留下的標(biāo)記，如收文章、發(fā)文號(hào)等。

組織機(jī)構(gòu)分類法的類別設(shè)置，一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機(jī)構(gòu)分類，需要時(shí)也可以分到第二層組織機(jī)構(gòu)，往往有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)一個(gè)類。如果一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)包括辦公室、人事部、財(cái)會(huì)部、組織部、宣傳部等，采用組織機(jī)構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財(cái)會(huì)部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習(xí)慣或正式文件的規(guī)定，把領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在前面。

3、問題分類法

就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個(gè)全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運(yùn)輸、售后服務(wù)等進(jìn)一步分類。這種分類方法要求問題的概括應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確并且范圍明確，各個(gè)同級(jí)類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。因此，相對(duì)而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是在設(shè)置分類體系和類目時(shí)，要仔細(xì)研究立檔單位的職權(quán)范圍和工作任務(wù)，并依據(jù)檔案的具體情況分門設(shè)類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們?cè)诶斫馍先菀装l(fā)生誤差；三是要正確使用邏輯學(xué)原理設(shè)置類目；四是應(yīng)設(shè)立一個(gè)綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過少問題的文件；五是若一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)問題，應(yīng)研究并確認(rèn)其中的主要問題，將文件歸入相應(yīng)類別。

在實(shí)際工作中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：年度——組織機(jī)構(gòu)分類法、年度——問題分類法、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法、保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法。

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

本單位采用的分類方法是按年度——機(jī)構(gòu)——保管期限的復(fù)式分類法進(jìn)行分類。文件材料歸類分為以下幾種：

一是分年度：將歸檔文件材料按形成或處理年度分開歸類。

二是分機(jī)構(gòu)：歸檔文件材料在分年度的基礎(chǔ)上，再按其內(nèi)容歸入分類方案中相應(yīng)“機(jī)構(gòu)”類。

三是分保管期限：將歸檔文件材料又在分機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，再按其分類方案中所列對(duì)應(yīng)的保管期限分類。

四是在相同年度、相同保管期限內(nèi)，按“機(jī)構(gòu)”歸類的文件材料較少的，可按順序進(jìn)行綜合歸類。

文書檔案分類一般是通過最低一級(jí)的檔案逐步朝著高級(jí)檔案進(jìn)行分類，這種方法在應(yīng)用的過程中是通過確定歸檔文件先后順序的方式來排列。由于文書檔案在分類中是一個(gè)復(fù)雜的過程，因此需要結(jié)合科學(xué)技術(shù)不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據(jù)，提高文書檔案管理效率和工作質(zhì)量。

第二篇：文書檔案分類與整理

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需 要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與 編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū) 分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號(hào)-編目-排架等步驟。

1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或 個(gè)人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。

2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按 其在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機(jī)構(gòu)或問題 等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式 特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號(hào) 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價(jià)值的 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價(jià)值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方 面的聯(lián)系。如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu) 一定的歷史階段、一個(gè) 一項(xiàng)特定的活動(dòng)、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào) 查、承辦一個(gè)案件、召開一次會(huì)議 不同的文種、載體材料等

區(qū)分不同價(jià)值

要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》（或《機(jī)關(guān)文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要 求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同 的保管期限。如：保存價(jià)值大——重點(diǎn)整理和保管 保存價(jià)值小——根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待 無保存價(jià)值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的 當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》 《規(guī)則》是在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管 理現(xiàn)代化的需要，對(duì)歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規(guī)定?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了 我國檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作 為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件； 來文與復(fù)文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對(duì)破損文件進(jìn)行修校； 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂 “件”內(nèi)排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 復(fù)文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對(duì)齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長(zhǎng)期、短期 2002年：永久、長(zhǎng)期、短期 2003年：永久、長(zhǎng)期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長(zhǎng)期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結(jié)合時(shí)間、重要程度 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 按文件形成時(shí)間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān) 內(nèi)容。歸檔章必備項(xiàng)目為：全宗號(hào)、、保管期限和 件號(hào)；選擇項(xiàng)目為：機(jī)構(gòu)（問題）。全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號(hào)； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號(hào)指歸檔文件的排列順序號(hào)。

填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時(shí)間 歸檔章格式（如圖）全宗號(hào)

機(jī)構(gòu)或問題

保管期限

室編件號(hào)

館編件號(hào)

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條 目。如：來文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。

歸檔文件目錄

件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名

機(jī)構(gòu)：辦公室

日期 頁數(shù)

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔 2004 00001 8號(hào) 號(hào) 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國家檔 浙檔 案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點(diǎn)意見]的通知 理的幾點(diǎn)意見 的通知 0610 案局 56號(hào) 號(hào) 杭政 杭州市人 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設(shè)的決定（市民公約）民政府 建設(shè)的決定（附：市民公約）0220 12號(hào) 號(hào) 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期 限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機(jī) 構(gòu)：行長(zhǎng)辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形 成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號(hào) 年 度 保管期限

機(jī)構(gòu)(問題 機(jī)構(gòu) 問題)問題

起 止 件 號(hào)(室)室(館)館

盒號(hào) 備 考 表

盒內(nèi)文件情況說明 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項(xiàng)內(nèi)容。備注項(xiàng)內(nèi)容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限 或——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統(tǒng)一 按保管期限分別排架。

傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件，根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目 的一個(gè)過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內(nèi)檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成，對(duì)跨或?qū)ｉT的文 件根據(jù)具體情況區(qū)分。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。

（二）常用的復(fù)式分類方法

1）與組織機(jī)構(gòu)分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業(yè)務(wù)類

黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個(gè)特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時(shí)間、通訊者、地區(qū)特征組卷

1、按問題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時(shí)間組卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問題或幾個(gè)問題的來往文件組 成案卷

6、按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來組成一個(gè)案卷 市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、1999年會(huì)議記錄 如“╳ ╳市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、時(shí) 間和名稱三個(gè)立卷特征

三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯(lián)系；

2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一立卷的文 件；

3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少；

4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時(shí)進(jìn)行修整。

(二)卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)

1、卷內(nèi)文件排列 按重要程度或時(shí)間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持 來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。

2、卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁碼用頁碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號(hào)章，并逐件編序號(hào)。

（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順 序 號(hào) 文號(hào) 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號(hào) 20號(hào) 浙農(nóng)銀 [2004] 36號(hào) 36號(hào) 浙文辦 [2004] 12號(hào) 12號(hào) 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號(hào) 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 理省級(jí)認(rèn)定的通報(bào) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過檔案管理省級(jí)認(rèn)定單位 的通報(bào) 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標(biāo)題）案卷標(biāo)題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號(hào)

全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)

1、案卷標(biāo)題的擬寫 包括本卷文件的主要責(zé)任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定

2、檔號(hào)的編制 檔號(hào)是各種順序號(hào)的總稱，一個(gè)檔號(hào)代表了某一份具體檔 案實(shí)體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號(hào)的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁（張）號(hào) 全宗號(hào)-案卷類別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁（張）號(hào) 檔號(hào)編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則

四、類內(nèi)案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個(gè)類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。基本方法有： 按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列； 按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排 列； 按照案卷所屬的時(shí)間順序排列； 按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、、頁數(shù)、期限、備注等項(xiàng) 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時(shí)，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為 便于查找和利用，對(duì)案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。

（全宗名稱）

公積金個(gè)人住房抵抻貸款

檔號(hào)（合同編號(hào)）借 款 人 身份證號(hào) 保管期限

個(gè)貸檔案卷內(nèi)目錄 序號(hào)

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請(qǐng)審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復(fù)印件 自籌資金復(fù)印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協(xié)議書 價(jià)格審批表 房屋轉(zhuǎn)讓合同 賣方三證復(fù)印件 其它

件數(shù) 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結(jié)果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號(hào)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號(hào)

參保單位 年 度

案 卷 號(hào) 保管期限

參保管理檔案卷內(nèi)目錄

序號(hào) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復(fù)印件 報(bào)到證（或調(diào)令、勞動(dòng)用工合同）復(fù)印件 一寸證件照 職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限核 定表 原證歷本封面 調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件 醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡 退休人員審批表 養(yǎng)老保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限審批表 事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表 退休證復(fù)印件 批準(zhǔn)退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數(shù)

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀?/p>

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個(gè)部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；

2、本單位領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，社會(huì)知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

3、本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底 片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門制作的底片冊(cè)里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊(cè)里。

(五)保管期限與密級(jí) 保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為 永久、長(zhǎng)期、短期三種。具體按照《國家檔案局關(guān)于機(jī) 關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照 《保密法》及其實(shí)施辦法執(zhí)行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問題分開，其次是進(jìn)行底片編 號(hào)。底片號(hào)格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

2、可以以一張底片或一組底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)順 序號(hào)。如果是一組底片編一個(gè)順序號(hào)，則在一組內(nèi)每張 底片上再編一個(gè)分號(hào)。

3、底片號(hào)可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號(hào)。

5、按底片號(hào)順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標(biāo)明底片號(hào)。

照片的整理

1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進(jìn)行分類，使同一 內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在 的聯(lián)系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按序嵌進(jìn)影集。

3、照片的編號(hào)，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)枺?全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

4、照片的分類號(hào)、序號(hào)以及底片號(hào)等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號(hào)說明、文字說明及拍攝時(shí)間 和攝影者。

2、符號(hào)說明包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)。其中參見號(hào)是 指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

3、照片的文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個(gè)要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡(jiǎn)潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對(duì)由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫一個(gè)總說明，其中的每一個(gè)單張還需 編寫的分說明?？傉f明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右 側(cè)書寫。

數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進(jìn)行整理、編寫說 明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說明刻成光盤進(jìn)行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先 后時(shí)間順序逐件編號(hào)，可跨編制流水號(hào)，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項(xiàng) 目。

三、實(shí)物檔案的整理 包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可 以總的編一個(gè)大流水號(hào)，并編制實(shí)物檔案目錄。

講課到此結(jié)束 謝謝！

第三篇：檔案整理分類方案

檔案整理分類方案

為加強(qiáng)本公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實(shí)際情況，特制定本方案。第一條 本方案規(guī)定了檔案分類的原則和方法、檔號(hào)標(biāo)識(shí)及歸檔范圍和保管期限。

第二條 檔案分類原則是以公司所有在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。本方案適用于本辦公室檔案實(shí)體的分類、整理和排架管理。

第三條 本方案共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級(jí)類目代號(hào)。

1、公司文件（代號(hào)：01）

2、辦證管理（代號(hào)：02）

3、合同管理（代號(hào)：03）

4、基本建設(shè)（代號(hào)：04）

5、檢驗(yàn)報(bào)告（代號(hào)：05）

6、行政管理（代號(hào)：06）

7、人事檔案（代號(hào)：07）

8、體系文件（代號(hào)：08）

9、聲像實(shí)物檔案（代號(hào)：09）

第四條 二級(jí)類目的設(shè)置方法如下：

1、公司文件、辦證管理、合同管理類的二級(jí)類目，按職能部門設(shè)置；

2、基本建設(shè)類的二級(jí)類目，按廠區(qū)或基建項(xiàng)目設(shè)置；

3、檢驗(yàn)報(bào)告類的二級(jí)類目，按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置；

4、行政管理類的二級(jí)類目，按類別、部門/廠區(qū)、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他設(shè)置；

5、人事檔案類的二級(jí)類目，按部門/人名設(shè)置；

6、體系文件類二級(jí)類目按廠區(qū)、類別和年限設(shè)置；

7、聲像檔案類的二級(jí)類目，按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級(jí)類目按領(lǐng)導(dǎo)類、榮譽(yù)類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、文體活動(dòng)類設(shè)置；實(shí)物檔案類的二級(jí)類目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置；

8、專業(yè)檔案類的二級(jí)類目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。

第五條歸檔文件 1.本部門在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

2.整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。3.歸檔：在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

3.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

3.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

3.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4.組件（件的組織）

4.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

4.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

第六條 分類

1.辦公室應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

2.歸檔文件一般采用—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。a）按分類 將文件按其形成分類?？缫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬?？缧纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？甾k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成無法考證時(shí)，為其歸檔，并在附注項(xiàng)加以說明。b）按機(jī)構(gòu)分類 將文件按其形成分類。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。c）按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。

3.排列 a)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。c)會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

4.編號(hào) a)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。5.4.3 檔號(hào)按照以下要求編制： a）全宗號(hào)：DX。b）檔案門類代碼·：歸檔文件檔案門類代碼由。為文件形成，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2017”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用2位漢語拼音字母，如行政辦公室代碼“XZ”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。f)歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。g)歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。歸檔章中全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)。5.編目

5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。f）日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。修整、裝訂、編頁、裝盒和排架編輯 6.修整

6.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.2歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.3 歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.4 對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。7.裝訂

7.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。7.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。7.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。7.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。7.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

7.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。8.編頁

8.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

8.2 頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

9.裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。9.1 檔案盒

9.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。9.1.2 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。9.1.3備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

10.排架 10.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。10.2 歸檔文件按—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。10.3 歸檔文件按—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。11.歸檔電子文件的整理要求編輯

11.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。

11.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理符合要求。

11.3歸檔電子文件整理，應(yīng)符合實(shí)用性。12.歸檔文件目錄式樣

12.1(資料性附錄)歸檔文件目錄 序號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題名 日期 密級(jí) 頁數(shù) 備注

12.2檔案歸檔完成同時(shí)需在電腦上同時(shí)備份檔案明細(xì)，并注明存取地點(diǎn)，便于查詢。

第四篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長(zhǎng)，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第五篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級(jí)來文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。