第一篇：文書與檔案的管理工作

文書與檔案的管理工作

文書處理流程

1、收文管理：文書接收——〉文書分類——〉收文管理——〉分文管理

2、發(fā)文管理

一、文書接收

1、審核信封或包封外標(biāo)記，確認(rèn)收文機(jī)關(guān)，清點(diǎn)數(shù)量

2、綜合辦公部或職能部門對已收入的公文進(jìn)行清點(diǎn)、核對與檢查，簽收

3、對接收的文件，還應(yīng)檢查文件內(nèi)容是否屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍或業(yè)務(wù)范圍，有不屬于本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍或業(yè)務(wù)范圍的，拒收或作說明后退回（主要針對上級、平級、和不相隸屬機(jī)關(guān)的來文）；下級上報的需要辦理的文件，還要審核是否符合行文規(guī)則，是否符合國家法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，文種、格式是否規(guī)范。

★ OA系統(tǒng)中，應(yīng)對發(fā)文者發(fā)送收文回執(zhí)，回執(zhí)應(yīng)標(biāo)明收文標(biāo)題、數(shù)量、收文日期等相關(guān)信息。文件不宜長時間放置在“收件箱”中，必須對收到的文件進(jìn)行登記，如填寫文件標(biāo)、題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)等內(nèi)容信息，建立收文數(shù)據(jù)庫。

二、文書分類

1、根據(jù)辦文程序、規(guī)定或慣例分類，閱知件與辦理件、急件與平件、秘密文件與非秘密文件。

2、根據(jù)文書秘密等級分：絕密（極為重要，并不得向無關(guān)人員泄露的文件）；秘密（重要，不能向無關(guān)人員透露的文件）；機(jī)密（不宜向外透露的文書）

3、根據(jù)文書的種類分：請示、報告、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報、函、會議紀(jì)要等。

三、收文管理

一般分為：辦理件和閱知件 辦理件：擬辦——批辦——承辦

閱知件：擬辦——（批辦）——組織傳閱

擬辦：有關(guān)人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀活動 針對不同情況提出相應(yīng)的擬辦意見：

（1）對上級來文的擬辦，應(yīng)指明辦理、貫徹落實的部門或具體人員，并提出具體要求，如“擬請XX局研究落實”、“請XX同志批示”，使相關(guān)部門或人員能夠明了自己的任務(wù)和責(zé)任；如果籠統(tǒng)寫為“請各位局長閱示”則容易產(chǎn)生如下困境：各位領(lǐng)導(dǎo)閱文后都批示了意見，且所批意見不一致，導(dǎo)致矛盾、抵觸，降低文件辦理的效率。

（2）對下級機(jī)關(guān)或平行、不相隸屬的來文機(jī)關(guān)的擬辦，需要明確指定負(fù)責(zé)承辦文件的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)人員以及注明辦文時限。如：“擬請XX處XX同志負(fù)責(zé)辦理，在X日X月前辦復(fù)”，責(zé)任到人，明確辦理時限。

（3）對需要聯(lián)合辦理的公文擬辦，應(yīng)明確指定牽頭單位，以免機(jī)構(gòu)之間互相爭辦或相互推諉。必要時，在指定牽頭單位的同時，還應(yīng)明確如此安排的原因，便于主辦和協(xié)辦單位明確責(zé)任，相互協(xié)作，共同完成任務(wù)。例如：“擬請XX處牽頭，XX處、XX處協(xié)助辦理”，牽頭單位是主辦單位，承擔(dān)主要責(zé)任，其他協(xié)辦單位有義務(wù)配合主辦單位完成文件的辦理，也為領(lǐng)導(dǎo)批辦提供基礎(chǔ)。（4）對難以提出具體辦理意見的文件，在擬辦前可先與文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門聯(lián)系溝通，聽取意見后再提出擬辦方案。如各部門意見不一，應(yīng)分述各種分歧意見，認(rèn)真研究其可行性，提出自己的傾向性意見，并說明理由，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。批辦：領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出最終處理意見的決策性活動。

批辦的意見要求高度明確、肯定、具體，批辦意見通常寫為：“同意擬辦意見”、“請XX辦理”、“請XX審閱（閱示）”、“請XX查復(fù)”等；或在確定承辦部門的同時，對如何辦理提出原則性的意見，并簽署姓名和日期。

承辦：對公文的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦理（或回復(fù)），使公文內(nèi)容所針對的事物與問題得以處理和解決的活動。承辦的要求：

(1)確認(rèn)承辦責(zé)任（2）處理好承辦原則性和靈活性的關(guān)系（3）維護(hù)文件的實效性 文件承辦的經(jīng)過和結(jié)果主要可以分為以下不同情況：（1）發(fā)文承辦的，注明復(fù)文號、復(fù)文日期。

（2）會議承辦的，注明會議名稱、會議時間和議定事項。（3）電話回復(fù)的，注明時間、地點(diǎn)、人員、主要內(nèi)容。

（4）當(dāng)面解決的，注明時間、地點(diǎn)、解決方式方法、措施與結(jié)果

發(fā)文管理

1、醞釀、草擬

（1）準(zhǔn)確解讀領(lǐng)導(dǎo)交辦寫作任務(wù)的意圖，廣泛收集、閱讀、選擇材料，設(shè)計表達(dá)文稿主旨（站在發(fā)文機(jī)關(guān)的立場起草文稿）（2）反應(yīng)現(xiàn)實工作需要和實際情況（3）符合文件寫作規(guī)范（4）樹立時間觀念，及時成文

2、審核、簽發(fā) 審核從4方面入手：（1）明確是否有行文的必要（2）確定文稿內(nèi)容是否符合要求：表達(dá)是否規(guī)范、內(nèi)容是否真實、是否符合國家方針、政策、法律等、是否符合機(jī)關(guān)發(fā)文目的（3）核查文稿文面是否符合規(guī)范：文件數(shù)據(jù)項目的表達(dá)和排版格式的外在形式（4）檢查文稿是否符合行文行文規(guī)則：是否符合統(tǒng)一規(guī)范和控制文件行文主體資格、行文關(guān)系和行文方向等一系列制度、規(guī)則。簽發(fā)：（1）正確選擇簽發(fā)類型，明確簽發(fā)責(zé)任（2）堅持先核稿后簽發(fā)（3）保證簽發(fā)的有效性與合法性（4）規(guī)范簽發(fā)意見的位置：必需有簽發(fā)人姓名和批注意見

3、復(fù)核、校對 復(fù)核工作重點(diǎn)：（1）核查文稿的審核人、簽發(fā)人是否合法，有無越權(quán)或侵權(quán)情況；是否規(guī)范地簽注了發(fā)文意見、姓名和日期（2）文件具體的發(fā)授范圍是否必要、是否明確；主送和抄送范圍的選擇是否恰當(dāng)清楚；緊急程度、保密等級是否合理； 印制份數(shù)、發(fā)文字號是否有誤，主題詞標(biāo)注是否準(zhǔn)確規(guī)范等（3）附件材料的件數(shù)、頁數(shù)是否與附件說明一致，是否有遺漏，其內(nèi)容是否完整無缺（4）文書格式是否統(tǒng)一，文體字號、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字、公式、層次序數(shù)、頁碼、表格、注釋的表達(dá)格式是否符合國家有關(guān)規(guī)定，表達(dá)文件內(nèi)容的各數(shù)據(jù)項目的結(jié)構(gòu)格式是否規(guī)范

校對：校對符號、字符、語句、行段、公式、圖表、排版格式等

4、用印、登記

用印的要求：印制定專人保管；監(jiān)管用印過程；印跡必需端正、清晰、完整

5、發(fā)出、公布

文書立卷歸檔管理

公文的去留:從公文之間的整體聯(lián)系上把握其留存價值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；對其中一時不能對保存價值作出肯定性判斷的公文，可采取“寧寬毋嚴(yán)”的原則，允許暫存一段時 間。

公文整理必須堅持以下原則：遵循公文的自然形成原則，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，保證歸檔文件的齊全、完整、便于保管和整理。

在歸檔的文件材料中，應(yīng)將`每份文件的正件和附件、印件和定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種蚊子形成的同一文件立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

文書歸檔，按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限等進(jìn)行整理，并在“文書保存本”做好登記。

卷內(nèi)文件材料應(yīng)按并列順序，依次編寫夜號，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的頁面材料的背面的左上角打印頁號。

永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄放在卷首。

一、分類方法

1、分年度

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年卷；跨年度的總結(jié)放在這針對的最后一年卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、分組織機(jī)構(gòu)

首先，將公文分成黨、政、工、團(tuán)等不同性質(zhì)的組織機(jī)構(gòu)大類別；其次，在大類別中`，每一類別再按組織機(jī)構(gòu)繼續(xù)分類。

二、檔號的表示方法

A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。

三、檔案保存期限常識

1、永久保存

（1）公司章程（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會及股東會記錄（5）財務(wù)報表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計圖（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書

2、十年保存

（1）預(yù)算、決算書（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存十年的文書

3、五年保存

（1）期滿或解約的合同（2）其他經(jīng)核定須保存5年的文書

第二篇：新時期文書檔案管理工作的重要性（精選）

新時期文書檔案管理工作的重要性

一、文書檔案管理工作的必要性

文書檔案是一個企業(yè)或者部門的極為重要的文件，這關(guān)系到部門的長遠(yuǎn)發(fā)展和日常經(jīng)營，因此，我們必須要加強(qiáng)對于文書檔案管理工作的管理，并且深化研究和總結(jié)，不斷完善相關(guān)的工作，只有不斷創(chuàng)新工作方式，革新工作思路，才能夠促使各項文書管理工作科學(xué)到位，進(jìn)而協(xié)助和組織好各類其他工作，讓公司和企業(yè)的發(fā)展更加科學(xué)和合理，從而提高部門的競爭力，并且有效增強(qiáng)工作人員們的工作效率和辦事效率。在當(dāng)今時代下，文書檔案管理工作又有了新的時代內(nèi)涵，這項工作比以往有了更加重要的意義，但是，目前社會上的許多公司和部門并沒有做好相關(guān)的文書檔案管理工作，許多工作內(nèi)容都落后于時代的發(fā)展，而且工作效率十分低下，因此，我們必須要對文書檔案管理模式和管理方法進(jìn)行探討，從而讓各項工作更好地服務(wù)于社會。

二、文書檔案管理建設(shè)中的問題

（一）管理不規(guī)范。在目前社會上的很多機(jī)構(gòu)和組織之中，檔案管理工作都是一項極其重要的工作，而且是一項基礎(chǔ)性的工作，但是，這些部門并沒有做好檔案的相關(guān)工作，檔案管理之中存在著一系列不規(guī)范的問題，這也是各大社會組織的通病。一般而言，檔號、檔案標(biāo)題存在著填寫的問題，目錄方面也不科學(xué)、不規(guī)范，相關(guān)的檔案管理條例和檔案管理規(guī)章制度也不健全，這些都是導(dǎo)致文書檔案管理效率低下，檔案內(nèi)容問題頻發(fā)的重要原因。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時代的發(fā)展，他們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的文書檔案管理模式，因而也就不能做到管理模式的創(chuàng)新和管理方法的創(chuàng)新，最終導(dǎo)致固步自封，失去了工作上的優(yōu)勢，致使整個組織的工作效率低下。

（二）管理手段比較落后。隨著科技的發(fā)展，人類社會已經(jīng)步入了信息時代，計算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，深入到了人們的日常生活之中，在文書檔案管理工作中，我們也應(yīng)當(dāng)利用好現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)這個重要助力，為各項資源建立網(wǎng)絡(luò)化存儲檔案，從而讓我們更加清晰的存入和取出相關(guān)信息，另外，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們還可以讓檔案的管理變得更加清晰化和條理化，在我國目前的許多部門和機(jī)構(gòu)當(dāng)中，工作人員都已經(jīng)采用了計算機(jī)檢索模式，這種做法大大提高了工作人員們的工作效率。然而，仍然后很多文書管理部門并沒有跟上時代的發(fā)展，他們沒有在文書檔案管理工作中引入計算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)，檔案的管理仍然是以手工檢索為主，這就導(dǎo)致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，長此以往，就會導(dǎo)致組織各項工作的開展與社會脫節(jié)，不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。

（三）管理工作人員的素質(zhì)比較低下。在文書檔案管理工作中，有很多工作人員的工作素質(zhì)比較低下，他們不但缺乏專業(yè)的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，這對于各項工作的開展是極為不利的。為了保障文書檔案工作的順利開展，各個組織需要一批專業(yè)素質(zhì)過硬，能夠熟練掌握現(xiàn)代工作技術(shù)和信息技術(shù)的專業(yè)性人才，并且他們需要具備豐富的工作經(jīng)驗和實踐能力。然而，在文書檔案的管理中，人才隊伍的建設(shè)并沒有達(dá)到要求，許多檔案管理部門招聘了一些臨時工或者兼職人員，造成了文書檔案管理的不規(guī)范，從而為以后各項工作的開展造成了一系列的麻煩。

三、文書檔案管理工作質(zhì)量的提升策略

文書檔案工作對于企業(yè)和組織的長遠(yuǎn)發(fā)展具有著極其關(guān)鍵的作用，我們必須要深入研究檔案管理工作的質(zhì)量提升方法，并且多加實踐，進(jìn)行相關(guān)的總結(jié)，必須要科學(xué)合理開展各項工作，讓文書檔案能夠真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值，而不僅僅是把他們進(jìn)行簡單收集和堆疊。

（一）健全體制，促進(jìn)檔案管理的有效性。長久以來，文書檔案的管理工作一直沒有得到有效提高，導(dǎo)致組織的管理出現(xiàn)一系列的差錯和混亂，這其中最為主要的原因就是沒有健全相關(guān)的文書檔案管理體制，這就導(dǎo)致各項管理工作變得混亂不堪。因此，我們必須要立足于時代的發(fā)展，同時充分考慮企業(yè)和組織的內(nèi)部發(fā)展情況，建立起有效的檔案管理體制，幫助文書檔案管理工作走向正規(guī)，例如，我們可以設(shè)置出檔案責(zé)任管理制度、電子檔案存儲制度和檔案定期檢查制度等等，與此同時，必須要深化各項制度的落實工作，不能夠讓制度僅僅淪為一紙空文。

（二）技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理的信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，所涉及到的事情是很復(fù)雜的，而且手續(xù)繁多，工作人員的工作量十分巨大，這已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)今時代快速發(fā)展的步伐，因此，我們必須要把檔案管理工作與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，讓文書檔案的管理工作變的更加具有效率，我們必須要把傳統(tǒng)的檔案變得更加信息化和電子化，能夠錄入網(wǎng)絡(luò)的檔案和文書需要盡力落實到網(wǎng)絡(luò)之中，不但能夠?qū)崿F(xiàn)永久的保存，而且不用擔(dān)心存取不方便的問題，通過這一系列工作，整個社會組織能夠達(dá)到高效管理和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）大力宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，從而增強(qiáng)員工們的職業(yè)素養(yǎng)。為了提高文書檔案管理工作的有效性，我們必須要進(jìn)行法律法規(guī)的宣傳工作，從而幫助員工們建立起相關(guān)的法律素養(yǎng)，例如，我們可以組織他們學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，從而了解檔案法中有關(guān)文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)他們的法律意識，讓他們在日常的工作之中提高自覺性和警惕性。

（四）努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。我們必須要定期對員工們進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，而且應(yīng)當(dāng)定期組織文書檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗和管理經(jīng)驗，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)自身的不足，改進(jìn)工作方法，提高工作效率。

總而言之，文書檔案管理工作是一項十分重要的環(huán)節(jié)，各組織和部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于文書檔案管理工作的重視程度，并且需要加強(qiáng)對于這方面的實踐和探索，從而充分發(fā)揮單位文書檔案的重要作用，實現(xiàn)單位和組織的現(xiàn)代化發(fā)展。

第三篇：文書檔案分類與整理

本文由雪娃娃喝茶貢獻(xiàn)

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需 要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與 編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。是一項重要的基礎(chǔ)工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū) 分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。

1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或 個人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。

2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個單位內(nèi)的全部檔案按 其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機(jī)構(gòu)或問題 等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式 特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價值的 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方 面的聯(lián)系。如：一個單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu) 一定的歷史階段、一個 一項特定的活動、處理一項業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào) 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等

區(qū)分不同價值

要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》（或《機(jī)關(guān)文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要 求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同 的保管期限。如：保存價值大——重點(diǎn)整理和保管 保存價值小——根據(jù)條件區(qū)別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的 當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時，應(yīng)充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》 《規(guī)則》是在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管 理現(xiàn)代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規(guī)定?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了 我國檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢下實現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學(xué)化的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作 為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復(fù)文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對破損文件進(jìn)行修校； 對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對過大的文件進(jìn)行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂 “件”內(nèi)排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 復(fù)文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結(jié)合時間、重要程度 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān) 內(nèi)容。歸檔章必備項目為：全宗號、、保管期限和 件號；選擇項目為：機(jī)構(gòu)（問題）。全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號指歸檔文件的排列順序號。

填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式（如圖）全宗號

機(jī)構(gòu)或問題

保管期限

室編件號

館編件號

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條 目。如：來文與復(fù)文件為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

歸檔文件目錄

件號 責(zé)任者 文號 題 名

機(jī)構(gòu)：辦公室

日期 頁數(shù)

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國家檔 浙檔 案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點(diǎn)意見]的通知 理的幾點(diǎn)意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設(shè)的決定（市民公約）民政府 建設(shè)的決定（附：市民公約）0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期 限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機(jī) 構(gòu)：行長辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形 成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號 年 度 保管期限

機(jī)構(gòu)(問題 機(jī)構(gòu) 問題)問題

起 止 件 號(室)室(館)館

盒號 備 考 表

盒內(nèi)文件情況說明 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項內(nèi)容。備注項內(nèi)容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限 或——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統(tǒng)一 按保管期限分別排架。

傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內(nèi)檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成，對跨或?qū)ｉT的文 件根據(jù)具體情況區(qū)分。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。

（二）常用的復(fù)式分類方法

1）與組織機(jī)構(gòu)分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業(yè)務(wù)類

黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區(qū)特征組卷

1、按問題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷

6、按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實際工作中，一般是運(yùn)用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運(yùn)用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運(yùn)用了作者、時 間和名稱三個立卷特征

三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯(lián)系；

2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一立卷的文 件；

3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少；

4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進(jìn)行修整。

(二)卷內(nèi)文件的排列和編號

1、卷內(nèi)文件排列 按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持 來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。

2、卷內(nèi)文件編號 文件頁碼用頁碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。

（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順 序 號 文號 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號 20號 浙農(nóng)銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 理省級認(rèn)定的通報 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過檔案管理省級認(rèn)定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標(biāo)題）案卷標(biāo)題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號

全宗號 目錄號 案卷號

1、案卷標(biāo)題的擬寫 包括本卷文件的主要責(zé)任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定

2、檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號 全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則

四、類內(nèi)案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列； 按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排 列； 按照案卷所屬的時間順序排列； 按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標(biāo)題、、頁數(shù)、期限、備注等項 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設(shè)置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。

（全宗名稱）

公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）借 款 人 身份證號 保管期限

個貸檔案卷內(nèi)目錄 序號

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復(fù)印件 自籌資金復(fù)印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協(xié)議書 價格審批表 房屋轉(zhuǎn)讓合同 賣方三證復(fù)印件 其它

件數(shù) 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結(jié)果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號

全宗號

目錄號

案卷號

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號

參保單位 年 度

案 卷 號 保管期限

參保管理檔案卷內(nèi)目錄

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫(yī)療保險用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復(fù)印件 報到證（或調(diào)令、勞動用工合同）復(fù)印件 一寸證件照 職工基本醫(yī)療保險視作繳費(fèi)年限核 定表 原證歷本封面 調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件 醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡 退休人員審批表 養(yǎng)老保險視作繳費(fèi)年限審批表 事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表 退休證復(fù)印件 批準(zhǔn)退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數(shù)

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀?/p>

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；

2、本單位領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

3、本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底 片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊里。

(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關(guān)于機(jī) 關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照 《保密法》及其實施辦法執(zhí)行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問題分開，其次是進(jìn)行底片編 號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順 序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內(nèi)每張 底片上再編一個分號。

3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號。

5、按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標(biāo)明底片號。

照片的整理

1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進(jìn)行分類，使同一 內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在 的聯(lián)系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進(jìn)行排列，按序嵌進(jìn)影集。

3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張?zhí)枺?全宗號-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。

2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。

3、照片的文字說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明?？傉f明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右 側(cè)書寫。

數(shù)碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進(jìn)行整理、編寫說 明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說明刻成光盤進(jìn)行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨編制流水號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項 目。

三、實物檔案的整理 包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可 以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。

講課到此結(jié)束 謝謝！

第四篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。行文規(guī)則：各機(jī)關(guān)在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)審核和批示時參考。一般由辦公室主任負(fù)責(zé)。批辦：指單位領(lǐng)導(dǎo)對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦的結(jié)果體現(xiàn)為批示的意見。收文承辦：根據(jù)來文要求或領(lǐng)導(dǎo)意見，按文件內(nèi)容要求進(jìn)行具體實施、或另起草文件、或?qū)砦倪M(jìn)行翻印和轉(zhuǎn)發(fā)等的工作。簽發(fā)指機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對審核過的文稿進(jìn)行最后的審定并簽署印發(fā)，文件據(jù)此生效。檔案：指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。歸檔：指文書部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別，文件與檔案的聯(lián)系、文書工作與檔案的聯(lián)系。（1）①共同點(diǎn)：內(nèi)容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務(wù)過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規(guī)范。②區(qū)別：

A.文書與文件是同義的，只是在習(xí)慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達(dá)集合概念，不用于表達(dá)某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當(dāng)僅指“公務(wù)文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎(chǔ)。④檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。

2.公文的特點(diǎn)是什么？公文按辦理時限、行文方向、機(jī)密程度可分為哪些類別？（1）公文特點(diǎn)1由法定作者制發(fā)2具有法定的權(quán)威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應(yīng)注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領(lǐng)會發(fā)文目的，為什么要起草這份公文。即領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內(nèi)容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務(wù)是什么？收文、發(fā)文處理的程序包括哪些環(huán)節(jié)？1）文書工作的主要任務(wù)發(fā)文的擬制、收文辦理、發(fā)文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環(huán)節(jié)：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發(fā)文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發(fā)、發(fā)文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發(fā)、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應(yīng)由文書人員“中轉(zhuǎn)”。（1）簽收的范圍1機(jī)要部門送來的密件和急件都要進(jìn)行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區(qū)別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考 批辦人： 單位領(lǐng)導(dǎo) 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權(quán)威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責(zé)是什么？①呈送：根據(jù)文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達(dá)：根據(jù)擬辦、批辦意見，將收文送有關(guān)部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級機(jī)關(guān)的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細(xì)，但比較費(fèi)時。集中傳閱：把領(lǐng)導(dǎo)等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進(jìn)行閱讀，也較常用。設(shè)立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設(shè)立一個閱文室。

7.文件轉(zhuǎn)化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產(chǎn)生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內(nèi)容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內(nèi)容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發(fā)揮有哪些規(guī)律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內(nèi)容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現(xiàn)實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料?！扒笆虏煌笫轮畮煛?、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發(fā)揮規(guī)律1檔案作用范圍的遞增律（擴(kuò)展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴(kuò)大。2檔案機(jī)密程度的遞減律3檔案作用發(fā)揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環(huán)節(jié)？檔案工作的原則是什么？維護(hù)檔案的安全：①檔案的物質(zhì)安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內(nèi)容不失密。（1）檔案工作的環(huán)節(jié)-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統(tǒng)計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理②維護(hù)檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機(jī)構(gòu)有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務(wù)，是檔案室與檔案館的最主要區(qū)別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業(yè)的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要?dú)w檔的有哪些2）企業(yè)歸檔范圍-反映本企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業(yè)工作有直接關(guān)系的，都應(yīng)納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網(wǎng)站、報紙、電視等）上的本企業(yè)需執(zhí)行，或反映本企業(yè)工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發(fā)布的指導(dǎo)性文件、有關(guān)本企業(yè)工作活動的記述、獎勵、表揚(yáng)或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯(lián)系有哪些？（1）文件在來源方面的聯(lián)系——文件之間的首要聯(lián)系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機(jī)關(guān)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的，形成文件的單位，構(gòu)成了文件來源方面的聯(lián)系。

2文件在時間方面的聯(lián)系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯(lián)系。文件整理歸檔工作一般都分進(jìn)行。（3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內(nèi)容。關(guān)于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯(lián)系。整理時把內(nèi)容相關(guān)的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習(xí)慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內(nèi)容上共同反映了檢查活動的過程與結(jié)果。（4）文件在形式方面的聯(lián)系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)保存，便于保管利用優(yōu)先于保持檔案文件之間的聯(lián)系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進(jìn)行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內(nèi)容或機(jī)構(gòu)分類；第三步：同一內(nèi)容或機(jī)構(gòu)的文件按不同的保管期限分開；如果文件數(shù)量較多，可先按機(jī)構(gòu)分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應(yīng)重要程度結(jié)合時間順序排列在一起。

第五篇：文書與檔案教案

▲案例導(dǎo)入：

天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進(jìn)行收文。秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對文書收文程序的各個環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書處理的程序

文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對外單位發(fā)給本單位的所有文書進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）簽收：

文書部門收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細(xì)講授，具體內(nèi)容見課件）

（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）

對收進(jìn)的文件在《收文登記表》上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）

登記注意事項和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細(xì)心。★下級單位上報公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。

審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

（三）分送

分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

過程：

1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負(fù)責(zé)人審核；

2、根據(jù)部門負(fù)責(zé)人意見，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門閱辦；

（具體見學(xué)校《收文處理表》及市人力資源局表格。）

（四）傳閱：

有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；

b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。

（取幾份學(xué)校的收文，提問學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）

（五）擬辦

對收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。

擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見要抓住中心，有針對性、考慮全面、切實可行，文字表述要簡明精練。

（講授此條時，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見。）

并不是所有文件都要擬辦意見（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項，舉例子說明禮儀的恰當(dāng)和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實的文件；

機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計劃、方案、財務(wù)預(yù)決算等；

ｂ下級機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請求性文件；

ｃ平級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學(xué)合理、簡明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領(lǐng)導(dǎo)人對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。

單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內(nèi)。

（七）承辦：

貫徹落實文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。

（1）確認(rèn)承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果

（八）催辦（文件跟進(jìn)，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會議催辦。（會議紀(jì)要）(6)簡報催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結(jié)果。

（十）歸檔

及時歸檔。（授課時融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結(jié)：提問學(xué)生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應(yīng)該怎樣去做呢？回憶本節(jié)課程學(xué)習(xí)的收文處理過程。

▲作業(yè)：編制收文處理流程表。