第一篇：文書(shū)與檔案第四章測(cè)試題

文書(shū)與檔案第四章測(cè)試題

一、單選題（16X2）

1.檔案產(chǎn)生的前提條件是

A文字的產(chǎn)生B文件的出現(xiàn)C文書(shū)的產(chǎn)生D國(guó)家出現(xiàn)和文字產(chǎn)生

2.古代新型書(shū)寫(xiě)材料是哪個(gè)朝代（）

A商B漢C唐D宋

3.原始的歷史記錄是（）

A檔案B文書(shū)C材料D原件

4.檔案的本質(zhì)屬性是（）

A原始記錄性B信息屬性C知識(shí)屬性D記錄屬性

5水文、氣象、地震等檔案屬于什么檔案（）

A文書(shū)檔案B科技檔案C專門檔案D專業(yè)檔案

6.審計(jì)檔案屬于什么檔案

A科技檔案B文書(shū)檔案C專門檔案D專業(yè)檔案

7.家譜檔案屬于

A科技檔案B文書(shū)檔案C專門檔案D專業(yè)檔案

8.基本建設(shè)檔案屬于

A科技檔案B文書(shū)檔案C專門檔案D專業(yè)檔案

9.檔案被稱為科學(xué)研究不可缺少的（）

A食糧B食材C糧食D參考資料

10.整個(gè)檔案工作的內(nèi)容分為基礎(chǔ)工作和（）

A收集工作B整理工作

C保管工作D 利用工作

11.檔案工作最起碼的要求()。

A收集好B整理好C鑒定好D維護(hù)檔案的完整與安全

12.檔案管理工作的最終目的是（）。

A收集B整理 C裝門面D發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各方面服務(wù)

13．檔案的最終歸宿是（）。

A銷毀B檔案室C檔案館D檔案柜

14．檔案館工作的前提和基礎(chǔ)是（）。

A檔案室工作B辦公室工作C檔案的收集D檔案的整理

15．整個(gè)國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)是（A檔案室B檔案館C辦公室D傳達(dá)室

16.國(guó)家整個(gè)檔案事業(yè)的主體是（）

A.檔案館工作B辦公室工作C.檔案室工作 D信息收集工作

二、多選題（2X6）

1．按照檔案的載體形式，檔案科分為（）。

A甲骨檔案B金石檔案 C照片檔案D歷史檔案

2．按檔案的內(nèi)容成分，可分為（）。

A文書(shū)檔案B科技檔案C專門檔案D政務(wù)檔案

3．下列屬于科技檔案的是（）。

A地質(zhì)檔案B醫(yī)療檔案C環(huán)境檔案D交通運(yùn)輸檔案

4.檔案的價(jià)值包括（）

A憑證價(jià)值B查找價(jià)值C情報(bào)價(jià)值D利用價(jià)值

1）。

5.檔案工作的基本性質(zhì)表現(xiàn)在（）

A管理性B服務(wù)性C政治性D實(shí)用性

6．我國(guó)檔案館包括（）。

A國(guó)家綜合檔案館 B國(guó)家專門檔案館C企業(yè)檔案館 D事業(yè)檔案館

三、簡(jiǎn)答題（5X6）

1.國(guó)家檔案全宗的含義？

2.檔案的作用和價(jià)值是什么？

3.檔案工作的基本性質(zhì)？

4.檔案工作的基本原則？

5.檔案管理工作的三個(gè)階段？

6.檔案館的性質(zhì)和地位？

四、公文改錯(cuò)題（6X2）（不用修改符號(hào)）

1.關(guān)于擬建科學(xué)館的請(qǐng)示報(bào)告

縣政府：

我校是××××鎮(zhèn)的中心小學(xué)。學(xué)校建筑面積1.2萬(wàn)平方米，在校學(xué)生、教職工800多名。多年來(lái)學(xué)校防火設(shè)施比較簡(jiǎn)陋，除簡(jiǎn)易防火工具外，僅有消防栓l處，且因年久失修，達(dá)不到噴射要求，一旦發(fā)生事故，后果不堪設(shè)想。市消防部門多次檢查、提出建議，但因缺少資金一直沒(méi)有按重點(diǎn)防火單位標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。為確保安全，做到常備無(wú)患，急需修建地下消防栓4處(3棟教學(xué)樓各1處，實(shí)驗(yàn)室l處)，需撥款5萬(wàn)元(計(jì)劃附后)。此外，為加強(qiáng)學(xué)生動(dòng)手能力的培養(yǎng)，擬建一座科學(xué)館，急需資金50萬(wàn)元(計(jì)劃附后)。

特此報(bào)告，請(qǐng)批準(zhǔn)。

××縣××鎮(zhèn)××小學(xué)

二00三年3月3日

2.關(guān)于申請(qǐng)撥給災(zāi)區(qū)貸款專項(xiàng)指標(biāo)的報(bào)告

省行：

×月×日，××地區(qū)遭受了一場(chǎng)歷史上罕見(jiàn)的洪水襲擊，×江兩岸鄉(xiāng)、村同時(shí)發(fā)生洪水，災(zāi)情嚴(yán)重。經(jīng)初步不完全統(tǒng)計(jì)，農(nóng)田受災(zāi)總面積達(dá)38000多畝，各種農(nóng)作物損失達(dá)100多萬(wàn)元，農(nóng)民個(gè)人損失也很大。災(zāi)后，我們立即深入災(zāi)區(qū)了解災(zāi)情，并發(fā)動(dòng)干部群眾積極開(kāi)展生產(chǎn)自救。同時(shí)，為幫助受災(zāi)農(nóng)民及時(shí)恢復(fù)生產(chǎn)，我們采取了下列措施：

一、對(duì)恢復(fù)生產(chǎn)所需的資金，以自籌為主。確有困難的，先從現(xiàn)有農(nóng)貸指標(biāo)中貸

款支持。

二、對(duì)受災(zāi)嚴(yán)重的困難戶，優(yōu)先適當(dāng)貸款，先幫助他們解決生活問(wèn)題。到×月×日止，此項(xiàng)貸款已達(dá)××萬(wàn)元。

由于這次災(zāi)情過(guò)于嚴(yán)重，集體和個(gè)人的損失都很大，短期內(nèi)恢復(fù)生產(chǎn)有一定的困難，僅靠正常農(nóng)貸指標(biāo)難以解決問(wèn)題。為此，請(qǐng)省行下達(dá)專項(xiàng)救災(zāi)貸款指標(biāo)××萬(wàn)元，以便支持災(zāi)區(qū)迅速恢復(fù)生產(chǎn)。

以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)批示。

××銀行××市支行

一九九八年×月×日

五、公文寫(xiě)作（14）

請(qǐng)根據(jù)下述材料，按照公文格式在要求，以XX市教育局的名義擬寫(xiě)一份轉(zhuǎn)發(fā)性通知。2009年6月8日，XX市教育局?jǐn)M向各高等學(xué)校、各區(qū)縣教育局轉(zhuǎn)發(fā)一份發(fā)文字號(hào)為“X教監(jiān)[2009]23號(hào)”的通知，內(nèi)容是轉(zhuǎn)發(fā)《教育部關(guān)于做好2009年普通高等學(xué)校招生執(zhí)法監(jiān)察工作的通知》（教監(jiān)[2009]7號(hào)），通知要求各單位進(jìn)一步加大招生執(zhí)法監(jiān)察的力度，強(qiáng)化對(duì)招生工作重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)崗位、重點(diǎn)時(shí)段的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅招生紀(jì)律，保證招生錄取工作健康有序進(jìn)行。

第二篇：文書(shū)檔案分類與整理

本文由雪娃娃喝茶貢獻(xiàn)

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文書(shū)檔案分類與 整理

文書(shū)檔案整理工作

一、定義

文書(shū)檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需 要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過(guò)分類、組合、排列與 編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過(guò)程。是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工 作。文書(shū)檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書(shū)檔案整理工作的全過(guò)程來(lái)看，主要包括區(qū) 分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號(hào)-編目-排架等步驟。

1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或 個(gè)人分開(kāi)，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。

2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按 其在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式 特征的工作，包括填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號(hào) 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價(jià)值的 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價(jià)值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方 面的聯(lián)系。如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu) 一定的歷史階段、一個(gè) 一項(xiàng)特定的活動(dòng)、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào) 查、承辦一個(gè)案件、召開(kāi)一次會(huì)議 不同的文種、載體材料等

區(qū)分不同價(jià)值

要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》（或《機(jī)關(guān)文 件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要 求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同 的保管期限。如：保存價(jià)值大——重點(diǎn)整理和保管 保存價(jià)值小——根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待 無(wú)保存價(jià)值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的 當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》 《規(guī)則》是在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管 理現(xiàn)代化的需要，對(duì)歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規(guī)定?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了 我國(guó)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作 為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件； 來(lái)文與復(fù)文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對(duì)破損文件進(jìn)行修校； 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂 “件”內(nèi)排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 復(fù)文在前，來(lái)文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對(duì)齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長(zhǎng)期、短期 2002年：永久、長(zhǎng)期、短期 2003年：永久、長(zhǎng)期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長(zhǎng)期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。事由原則 結(jié)合時(shí)間、重要程度 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 按文件形成時(shí)間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在 文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān) 內(nèi)容。歸檔章必備項(xiàng)目為：全宗號(hào)、、保管期限和 件號(hào)；選擇項(xiàng)目為：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號(hào)； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書(shū)檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號(hào)指歸檔文件的排列順序號(hào)。

填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時(shí)間 歸檔章格式（如圖）全宗號(hào)

機(jī)構(gòu)或問(wèn)題

保管期限

室編件號(hào)

館編件號(hào)

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條 目。如：來(lái)文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。

歸檔文件目錄

件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名

機(jī)構(gòu)：辦公室

日期 頁(yè)數(shù)

備 注

檔辦 國(guó)家檔案 [2004] 國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔 2004 00001 8號(hào) 號(hào) 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國(guó)家檔 浙檔 案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點(diǎn)意見(jiàn)]的通知 理的幾點(diǎn)意見(jiàn) 的通知 0610 案局 56號(hào) 號(hào) 杭政 杭州市人 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設(shè)的決定（市民公約）民政府 建設(shè)的決定（附：市民公約）0220 12號(hào) 號(hào) 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期 限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國(guó) 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機(jī) 構(gòu)：行長(zhǎng)辦公室（問(wèn)題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填 寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形 成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號(hào) 年 度 保管期限

機(jī)構(gòu)(問(wèn)題 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題)問(wèn)題

起 止 件 號(hào)(室)室(館)館

盒號(hào) 備 考 表

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件齊全完整程度； 盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項(xiàng)內(nèi)容。備注項(xiàng)內(nèi)容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限 或——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統(tǒng)一 按保管期限分別排架。

傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件，根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目 的一個(gè)過(guò)程 立卷工作是文書(shū)工作的重要組成部分

一、全宗內(nèi)檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成，對(duì)跨或?qū)ｉT的文 件根據(jù)具體情況區(qū)分。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。

3、問(wèn)題分類法 將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分門別類。

（二）常用的復(fù)式分類方法

1）與組織機(jī)構(gòu)分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問(wèn)題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業(yè)務(wù)類

黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個(gè)特征”，即問(wèn)題、作者、名稱（文種）、時(shí)間、通訊者、地區(qū)特征組卷

1、按問(wèn)題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問(wèn)題或同一類性質(zhì)的問(wèn)題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時(shí)間組卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組 成案卷

6、按地區(qū)組卷 將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來(lái)組成一個(gè)案卷 市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、1999年會(huì)議記錄 如“╳ ╳市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、時(shí) 間和名稱三個(gè)立卷特征

三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯(lián)系；

2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一立卷的文 件；

3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少；

4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過(guò)大過(guò)小、有無(wú)金屬物 等，及時(shí)進(jìn)行修整。

(二)卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)

1、卷內(nèi)文件排列 按重要程度或時(shí)間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持 來(lái)文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。

2、卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁(yè)碼用頁(yè)碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從 001開(kāi)始編起。一般每卷不超過(guò)2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號(hào)章，并逐件編序號(hào)。

（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順 序 號(hào) 文號(hào) 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號(hào) 20號(hào) 浙農(nóng)銀 [2004] 36號(hào) 36號(hào) 浙文辦 [2004] 12號(hào) 12號(hào) 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國(guó)農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁(yè)號(hào) 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管 2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管 理省級(jí)認(rèn)定的通報(bào) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過(guò)檔案管理省級(jí)認(rèn)定單位 的通報(bào) 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫(xiě)備考表

備考表放在案卷最后，用來(lái)登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫(xiě)檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標(biāo)題）案卷標(biāo)題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁(yè) 歸檔號(hào)

全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)

1、案卷標(biāo)題的擬寫(xiě) 包括本卷文件的主要責(zé)任者、問(wèn)題、名稱。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問(wèn)題的決定

2、檔號(hào)的編制 檔號(hào)是各種順序號(hào)的總稱，一個(gè)檔號(hào)代表了某一份具體檔 案實(shí)體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號(hào)的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào) 全宗號(hào)-案卷類別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào) 檔號(hào)編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則

四、類內(nèi)案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個(gè)類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列； 按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排 列； 按照案卷所屬的時(shí)間順序排列； 按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng) 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書(shū)檔案按卷整 理的要求經(jīng)過(guò)分類、組卷、排列、編目等程序，同時(shí)，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為 便于查找和利用，對(duì)案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書(shū) 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。

（全宗名稱）

公積金個(gè)人住房抵抻貸款

檔號(hào)（合同編號(hào)）借 款 人 身份證號(hào) 保管期限

個(gè)貸檔案卷內(nèi)目錄 序號(hào)

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請(qǐng)審批書(shū) 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復(fù)印件 自籌資金復(fù)印件 商品房購(gòu)銷合同 收入證明 公證書(shū) 公有住房買賣協(xié)議書(shū) 價(jià)格審批表 房屋轉(zhuǎn)讓合同 賣方三證復(fù)印件 其它

件數(shù) 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結(jié)果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁(yè)

歸檔號(hào)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號(hào)

參保單位 年 度

案 卷 號(hào) 保管期限

參保管理檔案卷內(nèi)目錄

序號(hào) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復(fù)印件 報(bào)到證（或調(diào)令、勞動(dòng)用工合同）復(fù)印件 一寸證件照 職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限核 定表 原證歷本封面 調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件 醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡 退休人員審批表 養(yǎng)老保險(xiǎn)視作繳費(fèi)年限審批表 事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表 退休證復(fù)印件 批準(zhǔn)退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁(yè)數(shù)

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀?/p>

2、芯頁(yè)：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說(shuō)明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說(shuō)明三個(gè)部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；

2、本單位領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，社會(huì)知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

3、本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底 片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門制作的底片冊(cè)里，照片及其 文字說(shuō)明一同整理并存放在照片冊(cè)里。

(五)保管期限與密級(jí) 保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為 永久、長(zhǎng)期、短期三種。具體按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī) 關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照 《保密法》及其實(shí)施辦法執(zhí)行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問(wèn)題分開(kāi)，其次是進(jìn)行底片編 號(hào)。底片號(hào)格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

2、可以以一張底片或一組底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)順 序號(hào)。如果是一組底片編一個(gè)順序號(hào)，則在一組內(nèi)每張 底片上再編一個(gè)分號(hào)。

3、底片號(hào)可用鐵筆橫向刻寫(xiě)在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號(hào)。

5、按底片號(hào)順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁(yè)，并在芯頁(yè)的插袋 上標(biāo)明底片號(hào)。

照片的整理

1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來(lái)進(jìn)行分類，使同一 內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在 的聯(lián)系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按序嵌進(jìn)影集。

3、照片的編號(hào)，以影集每頁(yè)從上到下，自左至右依次編 流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)枺?全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

4、照片的分類號(hào)、序號(hào)以及底片號(hào)等除在文字說(shuō)明欄中 寫(xiě)清外，每張照片的背面都應(yīng)寫(xiě)明，以便查找利用。

文字說(shuō)明的編寫(xiě)

1、照片的說(shuō)明，主要包括符號(hào)說(shuō)明、文字說(shuō)明及拍攝時(shí)間 和攝影者。

2、符號(hào)說(shuō)明包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)。其中參見(jiàn)號(hào)是 指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

3、照片的文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫(xiě)文字說(shuō)明要綜合六個(gè)要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語(yǔ)言流暢，文字簡(jiǎn)潔。

5、編寫(xiě)說(shuō)明一般以單張照片為單元，而對(duì)由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫(xiě)一個(gè)總說(shuō)明，其中的每一個(gè)單張還需 編寫(xiě)的分說(shuō)明?？傉f(shuō)明在該組照片的第一張照片的上方 書(shū)寫(xiě)，分說(shuō)明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右 側(cè)書(shū)寫(xiě)。

數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進(jìn)行整理、編寫(xiě)說(shuō) 明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說(shuō)明刻成光盤進(jìn)行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先 后時(shí)間順序逐件編號(hào)，可跨編制流水號(hào)，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項(xiàng) 目。

三、實(shí)物檔案的整理 包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可 以總的編一個(gè)大流水號(hào)，并編制實(shí)物檔案目錄。

講課到此結(jié)束 謝謝！

第三篇：文書(shū)檔案與管理范文

文書(shū)工作通常也叫文書(shū)處理工作，主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。行文規(guī)則：各機(jī)關(guān)在公文擬制過(guò)程中所必修遵循的原則擬辦：對(duì)收到的文件提出初步處理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)審核和批示時(shí)參考。一般由辦公室主任負(fù)責(zé)。批辦：指單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文如何辦理提出的最終的批示意見(jiàn)和要求。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦的結(jié)果體現(xiàn)為批示的意見(jiàn)。收文承辦：根據(jù)來(lái)文要求或領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，按文件內(nèi)容要求進(jìn)行具體實(shí)施、或另起草文件、或?qū)?lái)文進(jìn)行翻印和轉(zhuǎn)發(fā)等的工作。簽發(fā)指機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后的審定并簽署印發(fā)，文件據(jù)此生效。檔案：指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。歸檔：指文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序劃的過(guò)程。

1.文書(shū)、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別，文件與檔案的聯(lián)系、文書(shū)工作與檔案的聯(lián)系。（1）①共同點(diǎn)：內(nèi)容上都反映了人們的社會(huì)活動(dòng)，都是在處理事務(wù)過(guò)程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規(guī)范。②區(qū)別：

A.文書(shū)與文件是同義的，只是在習(xí)慣用法上有差別。B.文書(shū)：一般用于表達(dá)集合概念，不用于表達(dá)某一份文字材料。如文書(shū)處理、文書(shū)部門、文書(shū)工作、文書(shū)材料。而不會(huì)說(shuō)“這份文書(shū)”、“XX號(hào)文書(shū)”、“市政府文書(shū)”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號(hào)文件，文件處理、文件材料。不會(huì)說(shuō)文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書(shū)。D.當(dāng)僅指“公務(wù)文書(shū)”時(shí)，文書(shū)、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。③文書(shū)工作是檔案的工作的基礎(chǔ)。④檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展。

2.公文的特點(diǎn)是什么？公文按辦理時(shí)限、行文方向、機(jī)密程度可分為哪些類別？（1）公文特點(diǎn)1由法定作者制發(fā)2具有法定的權(quán)威性和時(shí)效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時(shí)秘書(shū)人員應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項(xiàng)：①領(lǐng)會(huì)發(fā)文目的，為什么要起草這份公文。即領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。②把握主題思想，即主要寫(xiě)什么內(nèi)容。③明確行文對(duì)象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語(yǔ)等。④明確行文的時(shí)間要求。

4.文書(shū)工作的主要任務(wù)是什么？收文、發(fā)文處理的程序包括哪些環(huán)節(jié)？1）文書(shū)工作的主要任務(wù)發(fā)文的擬制、收文辦理、發(fā)文辦理，文件辦理過(guò)程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽(tīng)等工作。2）收文處理的環(huán)節(jié)：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發(fā)文處理程序：交擬、起草、會(huì)商、審核、簽發(fā)、發(fā)文登記、膳印和校對(duì)、用印和簽署、核發(fā)、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應(yīng)由文書(shū)人員“中轉(zhuǎn)”。（1）簽收的范圍1機(jī)要部門送來(lái)的密件和急件都要進(jìn)行簽收；2郵局（或快遞公司）送來(lái)的掛號(hào)件等；3外單位派人直接送來(lái)的重要文件。擬辦和批辦有什么區(qū)別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對(duì)收文如何處理提出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考 批辦人： 單位領(lǐng)導(dǎo) 批辦的作用：是對(duì)收文如何處理作出的權(quán)威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書(shū)人員的職責(zé)是什么？①呈送：根據(jù)文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對(duì)擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問(wèn)題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無(wú)署名和簽上時(shí)間，督促及時(shí)辦理④送達(dá)：根據(jù)擬辦、批辦意見(jiàn)，將收文送有關(guān)部門和人員落實(shí)辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級(jí)指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件；帶有密級(jí)的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開(kāi)的出版物；一般性的各類簡(jiǎn)報(bào)；事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請(qǐng)柬等；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細(xì)，但比較費(fèi)時(shí)。集中傳閱：把領(lǐng)導(dǎo)等閱讀人員集中起來(lái)，利用開(kāi)會(huì)時(shí)間等進(jìn)行閱讀，也較常用。設(shè)立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設(shè)立一個(gè)閱文室。

7.文件轉(zhuǎn)化為檔案需具備哪些條件？我國(guó)最早的檔案是甲骨檔案，產(chǎn)生于殷商時(shí)代。（1）文件必須完畢，即完成了文書(shū)處理程序； 2）文件需對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值;3）文件需按照一定的規(guī)律保存起來(lái)，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來(lái)。8.檔案按內(nèi)容和形成時(shí)間分，可分別分為哪些類別？按檔案內(nèi)容分：文書(shū)檔案和專門檔案。按檔案形成時(shí)間分：建國(guó)前檔案和建國(guó)后檔案。建國(guó)前檔案又稱為歷史檔案—舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價(jià)值包括哪些？檔案作用的發(fā)揮有哪些規(guī)律？1）檔案的基本價(jià)值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內(nèi)容和形式的所決定的，俗話說(shuō)“口說(shuō)無(wú)憑，立字為證”，就是對(duì)檔案憑證價(jià)值的充分肯定。參考作用：檔案作為過(guò)去各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，為現(xiàn)實(shí)和今后各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的開(kāi)展提供了參考借鑒的豐富資料。“前事不忘，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說(shuō)明了檔案的參考價(jià)值。2）檔案作用的發(fā)揮規(guī)律1檔案作用范圍的遞增律（擴(kuò)展律）：檔案的作用范圍隨著時(shí)間的推移而不斷擴(kuò)大。2檔案機(jī)密程度的遞減律3檔案作用發(fā)揮的條件 10.檔案工作包括哪8個(gè)環(huán)節(jié)？檔案工作的原則是什么？維護(hù)檔案的安全：①檔案的物質(zhì)安全，盡量延長(zhǎng)檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內(nèi)容不失密。（1）檔案工作的環(huán)節(jié)-檔案實(shí)體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理②維護(hù)檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機(jī)構(gòu)有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務(wù)，是檔案室與檔案館的最主要區(qū)別。

12.什么是歸檔范圍？一個(gè)企業(yè)的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個(gè)單位收到或形成的所有文件材料中需要?dú)w檔的有哪些2）企業(yè)歸檔范圍-反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價(jià)值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行或具有重要參考價(jià)值的收文；下級(jí)報(bào)送的重要材料。無(wú)論來(lái)自上級(jí)還是同級(jí)或下級(jí)單位，只要與本企業(yè)工作有直接關(guān)系的，都應(yīng)納入歸檔范圍。登載于上級(jí)簡(jiǎn)報(bào)、新聞媒體（網(wǎng)站、報(bào)紙、電視等）上的本企業(yè)需執(zhí)行，或反映本企業(yè)工作活動(dòng)的材料。如通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)、新聞媒體發(fā)布的指導(dǎo)性文件、有關(guān)本企業(yè)工作活動(dòng)的記述、獎(jiǎng)勵(lì)、表?yè)P(yáng)或批評(píng)等。

13.文書(shū)檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯(lián)系有哪些？（1）文件在來(lái)源方面的聯(lián)系——文件之間的首要聯(lián)系

同一單位形成的檔案不能分散。因?yàn)槲募际怯梢欢ǖ臋C(jī)關(guān)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的，形成文件的單位，構(gòu)成了文件來(lái)源方面的聯(lián)系。

2文件在時(shí)間方面的聯(lián)系-人們的工作活動(dòng)都有一定的過(guò)程和階段，不同時(shí)期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。文件整理歸檔工作一般都分進(jìn)行。（3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系-文件是在工作活動(dòng)過(guò)程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動(dòng)內(nèi)容。關(guān)于同一工作活動(dòng)的文件必然有著緊密的聯(lián)系。整理時(shí)把內(nèi)容相關(guān)的文件材料集中放在一起，便于今后按問(wèn)題查閱檔案，也符合人們的查閱習(xí)慣。

如上級(jí)到本單位檢查工作，必會(huì)形成：檢查通知、接待方案、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內(nèi)容上共同反映了檢查活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果。（4）文件在形式方面的聯(lián)系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)保存，便于保管利用優(yōu)先于保持檔案文件之間的聯(lián)系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個(gè)主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請(qǐng)示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號(hào)包括哪幾部分？全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)

會(huì)填寫(xiě)歸檔章、歸檔文件目錄，會(huì)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開(kāi)；第二步：同一的文件按內(nèi)容或機(jī)構(gòu)分類；第三步：同一內(nèi)容或機(jī)構(gòu)的文件按不同的保管期限分開(kāi)；如果文件數(shù)量較多，可先按機(jī)構(gòu)分開(kāi)，再按問(wèn)題分開(kāi)。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時(shí)間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件應(yīng)重要程度結(jié)合時(shí)間順序排列在一起。

第四篇：文書(shū)與檔案教案

▲案例導(dǎo)入：

天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書(shū)將按照收文處理程序進(jìn)行收文。秘書(shū)高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書(shū)處理的一些規(guī)范，并對(duì)文書(shū)收文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請(qǐng)學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書(shū)，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書(shū)處理的程序

文書(shū)在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書(shū)進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）簽收：

文書(shū)部門收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書(shū)單或送文登記簿簽字，以表示文書(shū)收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細(xì)講授，具體內(nèi)容見(jiàn)課件）

（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）

對(duì)收進(jìn)的文件在《收文登記表》上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見(jiàn)課件）

登記注意事項(xiàng)和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細(xì)心?！锵录?jí)單位上報(bào)公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。

審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

（三）分送

分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

過(guò)程：

1、填寫(xiě)《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負(fù)責(zé)人審核；

2、根據(jù)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門閱辦；

（具體見(jiàn)學(xué)?！妒瘴奶幚肀怼芳笆腥肆Y源局表格。）

（四）傳閱：

有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)；

b、來(lái)文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。

（取幾份學(xué)校的收文，提問(wèn)學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）

（五）擬辦

對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

擬辦的意見(jiàn)是一種參謀性意見(jiàn)或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見(jiàn)要抓住中心，有針對(duì)性、考慮全面、切實(shí)可行，文字表述要簡(jiǎn)明精練。

（講授此條時(shí)，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見(jiàn)。）

并不是所有文件都要擬辦意見(jiàn)（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項(xiàng)，舉例子說(shuō)明禮儀的恰當(dāng)和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件；

機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等；

ｂ下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件；

ｃ平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問(wèn)題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問(wèn)讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。擬辦要求：科學(xué)合理、簡(jiǎn)明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見(jiàn)和要求。

單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫(xiě)在《收文處理表》“批示意見(jiàn)”一欄內(nèi)。

（七）承辦：

貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過(guò)程。

（1）確認(rèn)承辦范圍（2）按批辦意見(jiàn)辦理（3）及時(shí)快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果

（八）催辦（文件跟進(jìn)，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會(huì)議催辦。（會(huì)議紀(jì)要）(6)簡(jiǎn)報(bào)催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過(guò)電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結(jié)果。

（十）歸檔

及時(shí)歸檔。（授課時(shí)融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結(jié)：提問(wèn)學(xué)生，前面講述的案例中，如果你是秘書(shū)，你應(yīng)該怎樣去做呢？回憶本節(jié)課程學(xué)習(xí)的收文處理過(guò)程。

▲作業(yè)：編制收文處理流程表。

第五篇：文書(shū)與檔案職責(zé)

（二）文書(shū)工作

文書(shū)工作是辦公室工作的重要組成部分，文書(shū)工作總的任務(wù)是準(zhǔn)確及時(shí)、安全地處理文書(shū)事務(wù)，組織公文運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮公文的作用，為有效地推進(jìn)工作服務(wù)。

學(xué)校文書(shū)工作的具體任務(wù)是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；

第二，做好發(fā)文處理包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、封發(fā)等工作；

第三，做好文書(shū)管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學(xué)校的各種會(huì)議記錄。

（三）值班工作

學(xué)校辦公室要做好值班的工作。負(fù)責(zé)安排值班、值班檢查、值班統(tǒng)計(jì)；每天查看值班記錄，了解值班情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

（四）會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的籌辦、組織以及與此有關(guān)的服務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是使會(huì)議正常進(jìn)行、取得預(yù)期效果的保證。

搞好會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵是：

1、會(huì)前要做好充分準(zhǔn)備:這是保證會(huì)議開(kāi)好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會(huì)名、會(huì)期、會(huì)址（3）準(zhǔn)備會(huì)議文件（4）提名與會(huì)人員（5）編輯與會(huì)人員名單（6）確定會(huì)議議程（7）制定會(huì)議通知（8）選擇、布置會(huì)場(chǎng)及安排座位、座次。

2、會(huì)中嚴(yán)密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發(fā)（3）安排發(fā)言（4）會(huì)議記錄（5）會(huì)議紀(jì)要與編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)（6）生活保障與安全。

3、會(huì)后要妥善處理好有關(guān)事宜：主要有（1）會(huì)議總結(jié)（2）文件處理（3）會(huì)議決議的貫徹落實(shí)（4）其它事務(wù)性處理。

做好會(huì)務(wù)工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準(zhǔn)備；

2、要進(jìn)行周密安排；

3、要做好周到服務(wù)；

4、要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。

（五）檔案工作

學(xué)校檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理學(xué)校檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。學(xué)校檔案工作的基本任務(wù)是：

1、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策及法規(guī)，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2、制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

3、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校的各類檔案及有關(guān)資料。

4、做好檔案的編研和開(kāi)發(fā)利用工作。

5、指導(dǎo)學(xué)校各科室有關(guān)人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。