第一篇：員工檔案建立管理標準

員工檔案管理規(guī)定

一、解釋說明

本檔案指研究院為方便對員工基本情況了解和記錄而建立的員工基本情況匯總，并非員工個人人事檔案。

本檔案由研究院人力部門負責建立、維護和保管。并作為員工基本情況的真實反映，員工需如實認真填寫，保證內(nèi)容真實、準確、詳細，并為虛假提報行為負責。

檔案所有權和處置權歸研究院所有，屬單位秘密，其保管和使用必須嚴格遵循本規(guī)定要求。

二、建檔要求

1.檔案分類：

i.按照存儲媒質(zhì)劃分：檔案分電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種。

ii.按照員工狀態(tài)劃分：檔案分為在職檔案和離職檔案兩種。

2.電子檔案：包括以下內(nèi)容

i.身份證、畢業(yè)證、學位證以及相關資格證書（計算機、英語、職稱等）的掃描圖像，圖像類

型為jpeg文件，文件大小不得小于100KB。

ii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、文化程度、聯(lián)系電話、戶口所在地行政區(qū)劃、居住地行政區(qū)劃名稱、家庭詳細地址（具體到門牌號）以及其他內(nèi)容。iii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、政治面貌、婚姻狀況、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、文化程度、所獲證書、職稱情況、工作經(jīng)歷、家庭成員（關系、姓名、工作單位、職位）、家庭地址、本人電話、家庭電話、到單位時間、畢業(yè)證書編號、學歷證書編號，起息日期，檔案編號等。

3.紙質(zhì)檔案：包括以下內(nèi)容

i.，貼近期一寸免冠彩色照片，員工本人手填。

ii.身份證復印件（正反面）一份。

iii.勞動用工合同和保密協(xié)議一份。

iv.相關資格證書復印件。

v.員工入職以來的培訓、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎罰、離職等見證性資料。

4.整理裝訂：

i.紙質(zhì)檔案按員工單獨建檔封裝，并進行編號，避免重名并方便后期維護與查詢。

ii.編號原則：年份+序列號，如20120049，即2012年入職，為研究院第49名入職員工。iii.檔案按照年份封裝，每一年份檔案統(tǒng)一張貼，標明年度、姓名、編號。

5.時間要求：員工入職后，觀察期內(nèi)完成檔案資料的籌備工作，觀察期結(jié)束后，即可正式入員工檔

案庫，統(tǒng)一保存。

三、維護保管

1.維護更新

i.人力部門對員工自入職以來的培訓、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎罰、離職等情況進行全程

跟蹤，并對相應過程或結(jié)果進行編輯存檔，及時更新維護。

ii.對員工個人取得的職稱、證書，進行登記存檔。

iii.檔案的更新須有記錄，每次更新需經(jīng)人力部門負責人簽批。

2.查閱保管

i.檔案為單位秘密，管理人員不得私自隨意將檔案信息外漏或借閱，必須征得研究院領導同意

后，方可查閱。

ii.檔案需在安全的密閉空間保管存放，必須采取一定的安全措施。

iii.檔案需由人力部門專人負責看管。

四、離職處理

1.2.五、1.2.3.員工辦理完離職手續(xù)后，單位有繼續(xù)保留員工檔案的權利。員工離職一年后，可返回單位取走員工檔案。到時未領取的，單位可予以銷毀。附件

第二篇：如何建立員工檔案

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如何建立員工檔案

課程內(nèi)容：

你遇到過員工“人間蒸發(fā)”，無法辭退的情況嗎？發(fā)生突發(fā)事件，聯(lián)系不到員工家屬怎么辦？企業(yè)員工流動太大，如何對員工進行有效管理？——這些正是我們探討員工檔案建立方法與技巧的緣由。

通過本節(jié)課的學習，您會清晰地了解到做好員工檔案建立工作的重要性。我們還將為您提供建立員工檔案的實用技巧。

解決方案：

他山之石，可以攻玉。

下面我們從實戰(zhàn)經(jīng)驗中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達成功。

員工檔案的建立，是企業(yè)人事制度的重要內(nèi)容一般有五個步驟。

面試材料入檔包括面試登記表及相關面試入職表單的歸檔；面試 1.將面試材料入檔。

2.入職員工個人材料的入檔。

3.公司提供的相關材料入檔。

4.做好關聯(lián)材料的存放。

5.將這些內(nèi)容合并為員工檔案，做好存放工作。

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登記表中的基本信息要完備，避免出現(xiàn)緊急時沒法使用的情況；對資料要簽訂真實性保證的協(xié)議，能規(guī)避后期的一些勞動爭議所帶來的風險；面試登記表的內(nèi)容也要詳實、充分。

對企業(yè)而言，要請面試官和部門領導填寫面試記錄表，寫下對面試者的意見；另外，相關領導允許面試者入職的，要請他做招聘入職審批。這兩者都便于HR在以后的工作中翻閱入職原因，了解入職情況，作為以后錄用、爭論的參考。

入職員工個人材料中，首先是相關證件、證書的歸檔，員工需提供原件，由HR親自復印。

入職登記表也是重要內(nèi)容，員工需重新填寫基本信息，在之前遺漏或更新的內(nèi)容要完善；請員工填寫上家企業(yè)的薪資，可以作為以后薪資調(diào)整的參照；員工社保情況也要填寫清楚；員工入職登記表的內(nèi)容需每年更新，保持同步。

此外，員工需提供上家單位的離職證明，并放入檔案。這既是員工工作經(jīng)驗的證明；也有利于防范可能發(fā)生的勞動糾紛。

員工的體檢表要放入檔案中，既是員工身體狀況的證明，也有利于防范可能發(fā)生的勞動糾紛，如員工原先就患有某種疾病，想據(jù)此找

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公司麻煩時，則可舉證。

員工檔案中也要包括公司給予的內(nèi)容，公司與員工簽訂的勞動合同肯定要入檔保存。

以下材料也要入檔備案：

1.員工獎懲記錄，包括過失單和獎勵表；

2.員工變化情況，包括薪資變化單和崗位變動記錄；

3.員工轉(zhuǎn)正情況，包括轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正總結(jié)；

4.此外，員工績效考核表、員工專利申請、保險繳納情況以及附加協(xié)議等，都要存檔保存。

對于特別情況，如特殊調(diào)薪、特殊入職原因等，都要在簡歷首頁甚至檔案袋的封皮上寫明備注；便于HR依據(jù)事態(tài)進行追蹤；也易于確定責任歸屬。

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培訓檔案一般存放在培訓部門，在員工離職后，再將該員工的相關培訓情況與他其余的檔案裝訂起來，統(tǒng)一歸檔。

合理化建議的檔案等，可以作為員工發(fā)展、考評、調(diào)薪的參考，在具體應用時，抽取應用部分，關聯(lián)存檔。

存放關聯(lián)材料時要注意，這些檔案各部門調(diào)用頻繁；HR要嚴格遵守檔案借閱制度，員工檔案的其他內(nèi)容要保密；因此，此類關聯(lián)性材料都不能直接放在員工檔案中。

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與以上所講的公司人力資源部建立的員工個人檔案不同，由國家人事部門建立的人事檔案在員工入職后可以調(diào)入所屬人才服務中心在公司名下存放，調(diào)入對象一般包含本地員工及重點員工；只有擁有人事權的企業(yè)才可以自己保管員工人事檔案；對于大量的對于大批量的、崗位級別較低的外地員工，HR更不需要調(diào)入他們的人事檔案。檔案存放有許多技巧，可以將檔案按部門、姓氏進行分類；通過折頁標注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于歸類，也便于查找。

企業(yè)電子檔案則只需有基本家庭信息及員工主要變更情況。

離職檔案的存放，要保持一定的時長，一般為兩年。基礎崗位離職檔案統(tǒng)一裝訂存檔。優(yōu)秀員工檔案可以分開存放，便于對優(yōu)秀員工進行跟蹤。

最后，我們把這幾個步驟串起來，就形成了“建立員工檔案”的完整流程。

或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導圖，004km.cn

能讓你更加形象的理解和明白該如何建立員工檔案。

（思維導圖可以下載后放大看，更清楚！）

相關課程：

如何制定有競爭力的薪酬 如何設計面試評分表 如何發(fā)揮薪酬的激勵作用 如何保證薪酬公平性 如何做好對“空降兵”的授權

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想學習以上課程可以掃描下面的二維碼，里面有詳細內(nèi)容及海量課程

第三篇：建立員工健康檔案

4、建立員工健康檔案：分公司辦公室負責保管員工健康證，并建立員工健康檔案，記錄

員工個人信息、從事的崗位、健康證辦理的年限、最近一次體檢時間、到期日期等信息，具體見附表《員工健康證信息臺賬》。

5、健康證的年檢：健康證有效期為一年，分公司辦公室負責員工健康證的年檢，保證健

康證合格有效。通常在員工健康證到期前，分公司辦公室聯(lián)系當?shù)丶部刂行牡氖跈嘀付▎挝?，統(tǒng)一組織健康年檢。

6、年檢結(jié)果的處理：根據(jù)國家有關法律規(guī)定，患有傳染性疾病的人員不得從事直接接觸

食品飲料生產(chǎn)的工作。如直接解除食品飲料生產(chǎn)的員工在任職過程中患有法律規(guī)定的傳染性疾病，公司將有權將其調(diào)離崗位，安排至不直接接觸食品飲料生產(chǎn)的崗位，員工必須服從崗位安排。分公司辦公室將健康證年檢情況及時通知所屬部門，如查出不合格人員應上報總經(jīng)理。健康證年檢不合格的人員，如果屬于暫時性的，管理者應安排休息，待身體恢復復檢合格后才能繼續(xù)上崗；如果是難以治愈的有礙食品安全的疾病，管理者應安排其他適合的崗位，決不可繼續(xù)留在原崗位。分公司辦公室應將健康證年檢不合格的情況和相應人員安排情況詳細記錄在《員工健康證信息臺帳》中。

7、監(jiān)督檢查：質(zhì)檢科對每年的健康證年審情況進行監(jiān)督管理。重點檢查是否從事直接接

觸食品崗位的人員都納入了健康證的管理，健康證年檢不合格的人員，是否進行了妥善的安排。如果發(fā)現(xiàn)不合格的情況，應立即指出并責令作出正確處理，并對違規(guī)的部門或生產(chǎn)車間進行考核扣罰。

第四篇：如何建立企業(yè)員工培訓檔案

如何建立企業(yè)員工培訓檔案？

對于培訓來說,少不了要對全年的培訓工作有個總結(jié)與自我評估,在現(xiàn)在許多還沒有辦法做到用6SIGMA來評估培訓投資收益的時候,培訓的一些數(shù)據(jù)在工作總結(jié)中就發(fā)揮了很大的作用,透過對培訓記錄的總結(jié)和分析,領導層心里應該還是有數(shù)的:雖然不能明確知道培訓帶來了多少利潤的增長,但無疑,沒有培訓,公司的情況將會更差。

對于培訓檔案建設方面的日常工作,可以從以下幾個方面入手:

1、全年培訓課程記錄統(tǒng)計表

設計一張EXCEL表格,統(tǒng)計匯總整個已實施課程的情況,具體項目依次可包括序、培訓類別、培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、課程時數(shù)、主辦單位、講師、學員對象、參加人數(shù)、實到人數(shù)、出勤率、培訓費用、人均培訓費用、評估方式、培訓滿意度、總時數(shù)、備注。如下圖所示:

這個表建立之后,關鍵就是在日常中及時填寫更新,每次課程結(jié)束之后就要把課程相應信息錄入到此表中,記住,是所有的培訓,包括免費獲得培訓,包括臨時開辦的學習會。

2、單項課程資料包

單項課程包的含義是每一次課程都要按照培訓作業(yè)流程將各項表單、資料歸檔,分課程保存。對于每項課程,內(nèi)部課程需要存檔的資料包括: A、培訓申請表(內(nèi)訓都需要申請審批,培訓是成本)、培訓課程計劃(附在申請表后面供領導參考評估,內(nèi)容包括課程開辦的原因與目標、課程要素時間、地點、對象等介紹、講師的介紹、課程效果評估方法、培訓費用等);B、開課通知單:審批之后就發(fā)布開課通知單,列清各項培訓要素,有必要者可根據(jù)學員對象列上具體學員名單,一一對應。講師邀請函也可做一份,以顯示對講師的尊重。C、培訓簽到表:配合開課通知單的學員名單一一對應簽到;D、課程教材、講義:包括紙質(zhì)版、電子版、課程相關的其他資料,如案例、討論、表格等;E、培訓評估表或心得報告:培訓結(jié)束后要進行效果評估,將學員提交的評估資料整理歸檔;F、培訓總結(jié)報告:培訓結(jié)束后要對本次培訓課程進行總結(jié),出勤情況、學員滿意度情況、學員的反饋、培訓工作存在的問題以及改進措施等。講師感謝函也可發(fā)出一份,向講師表示感謝并反饋本次培訓結(jié)果。

以上這些東西統(tǒng)一歸檔于檔案袋,就是一個比較完整的單項課程資料包,各項資料較為齊全。外訓課程需要存檔的資料包括: 外訓申請表和課程信息(外部機構的課程資料)、培訓講義、培訓評估表和心得報告

3、員工個人培訓檔案

建立每一位員工的培訓記錄,通過這個記錄可以很快得到員工參加了哪些培訓課程、參加培訓的總時數(shù)有多少、花費的培訓費用有多少,每次培訓后的評估結(jié)果如何,這些數(shù)據(jù)對于在需要了解員工學習情況時會有用處,尤其是在晉升評審、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動的時候會有參考價值。

如果沒有IT系統(tǒng)的支持,可以用EXCEL表格建立每一位員工的每一次培訓記錄,然后將EXCEL導入ACCESS數(shù)據(jù)庫,利用ACCESS數(shù)據(jù)庫里面的報表功能,將EXCEL表格一行一行的信息通過報表功能轉(zhuǎn)換為一頁的東西,這樣便于打印,也便于整體瀏覽。如果有IT系統(tǒng)那就更方便了。

4、其他檔案 其他檔案包括: A、內(nèi)部講師資料庫:將擔任內(nèi)部講師的員工基本信息拷貝出來,然后加上內(nèi)部講師的一些信息,如時間、級別、可授課程、授課次數(shù)與時數(shù)等。

B、培訓供應商資料庫:包括培訓公司名稱、公司的性質(zhì)、關鍵/優(yōu)勢業(yè)務領域、地址、聯(lián)系人/聯(lián)系方式、供應商說明(是否合作過,評價如何,有何特別要說明的地方)、供應商資質(zhì)(根據(jù)你的需要把供應商分級別管理,在有需要時可優(yōu)先與資質(zhì)級別高的供應商聯(lián)絡洽談)C、課程庫: 根據(jù)公司的培訓課程體系,按體系分類建立文件夾,將整年的培訓課件和資料打包放進文件夾內(nèi),慢慢充實你的課程體系,因為這些課程都是上過的,更具有可實施性,所以,不是將一些相關的其他課件放入,必須是與你公司有關的,或自己上過,或請人來上過,以后在修訂課程的時候可標識版本號。培訓檔案建立完善后，可以根據(jù)你培訓計劃的課程,隨便抽一個課程,審查你是否有開課申請、開課通知、簽到、教案、評估資料,隨便抽一個員工,看他是否經(jīng)過了上崗培訓、考核資料、其他培訓記錄等，你都可以很好的做出總結(jié)與評估。

第五篇：管理制度和檔案建立與管理

管理制度和檔案建立與管理 管理制度和檔案建立與管理

第一節(jié) 管理規(guī)章制度

我公司是南充從事物業(yè)管理工作較早，管房面積較大的企業(yè)。從探索起步，逐漸自成一套行之有效的管理方法，在不斷總結(jié)自管小區(qū)的經(jīng)驗基礎上，建立起一套物業(yè)管理的規(guī)章制度。根據(jù)天合家園小區(qū)物業(yè)管理項目的特點和政府有關文件的規(guī)定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家園小區(qū)管理制度匯編”。管理規(guī)章制度總體歸納為三大部分。即：

一、眾約定部分

本部分主要是為居民提供指引，規(guī)范業(yè)主使用人的社區(qū)行為的共同約定（待成立管委會后經(jīng)其審批后正式執(zhí)行）。

二、人事管理體系文件

1、崗位職責：

本部分是根據(jù)服務中心人員配備、崗位設置的情況，規(guī)范企業(yè)管理行為，制定的規(guī)章制度。

2、考核制度：

考核制度是結(jié)合具體崗位職責，參照國家有關標準，從量到細化，全面衡量每個員工的工作狀況和工作能力，是人事管理體系的重要組成部分。

3、管理運作制度：

三、質(zhì)量保證體系文件

根據(jù)導入的ISO9002質(zhì)量保證模式，按照該標準中19項要素的要求和服務中心的業(yè)務流程，逐項落實，構成的一套完整科學的質(zhì)量保證體系文件。

四、各部分制度名稱

一）、公眾約定

1、天合家園小區(qū)業(yè)主公約；

2、天合家園小區(qū)樓宇使用及維護管理規(guī)定；

3、天合家園小區(qū)住宅裝修管理規(guī)定；

4、天合家園小區(qū)治安管理規(guī)定；

5、天合家園小區(qū)綠化養(yǎng)護管理規(guī)定；

6、天合家園小區(qū)消防管理規(guī)定；

7、天合家園小區(qū)交通車輛、停車場管理規(guī)定；

8、天合家園小區(qū)供水、供電、供氣管理規(guī)定；

9、天合家園小區(qū)公用天線和有線電視管理體制規(guī)定；

10、天合家園小區(qū)文體娛樂場所管理規(guī)定；

11、天合家園小區(qū)暫住人員管理規(guī)定；

12、天合家園小區(qū)非住人員管理規(guī)定；

13、天合家園小區(qū)飼養(yǎng)家畜、家禽及寵秀管理規(guī)定；

14、天合家園便民超市管理規(guī)定。

二）、人事管理體系文件

1）、崗位職責

1、物業(yè)管理服務中心經(jīng)理職責；

2、工程技術部主任崗位職責；

3、維修工崗位職責；

4、社區(qū)文化部主任崗位職責；

5、社區(qū)文化部工作人員崗位職責；

6、電腦資料員崗位職責；

7、會計員崗位職責；

8、出納員崗位職責；

9、環(huán)境清潔部主任崗位職責；

10、保潔員崗位職責；

11、綠化園藝工崗位職責；

12、安全交通部主任崗位職責；

13、保安隊長崗位職責；

14、保安員崗位職責；

15、交通、車輛管理員崗位職責；

16、消防員崗位職責；

17、便民服務人員崗位職責；

18、采購員崗位職責；

19、倉管員崗位職責；20、信息中心值班調(diào)度工作人員崗位職責；

21、信息中心工作人員崗位職責。

2）、考核制度

1、員工工作考核及獎懲制度；

2、員工崗位責任年考核表；

3、員工崗位責任月考核成績匯總表；

4、服務中心服務人員月考核表；

5、服務中心經(jīng)理崗位月考核表；

6、會計員崗位月考核表；

7、經(jīng)營管理部主任月考核表；

8、工程技術部主任月考核表；

9、維修工月考核表；

10、安全交通部主任月考核表；

11、保安員月考核表；

12、交通、車輛管理人員崗位月考核表；

13、車管負責人崗位月考核表；

14、環(huán)境清潔部主任崗位月考核表；

15、綠化園藝工崗位月考核表；

16、環(huán)境清潔部班長崗位月考核表；

17、保潔員崗位月考核表；

18、社區(qū)文化部主任崗位月考核表；

19、社區(qū)文化部人員崗位月考核表；20電腦資料員崗位月考核表；

21、出納員崗位月考核表。3)、管理運作制度

1、員工守則；

2、管理人員文明服務準則；

3、員工辦公制度；

4、服務中心考勤制度；

5、服務中心員工培訓制度；

6、服務中心廉潔制度；

7、天合家園小區(qū)社會文化工作制度；

8、服務中心便民服務制度；

9、服務中心便民活動管理規(guī)定；

10、服務中心接待來訪投訴定期回訪工作制度；

11、服務中心器械設備管理制度；

12、服務中心水、電、機械設備維修、保養(yǎng)制度；

13、天合家園小區(qū)保安隊獎罰規(guī)定；

14、天合家園小區(qū)保安隊紀律規(guī)定；

15、天合家園小區(qū)保安隊隊容儀表規(guī)定；

16、天合家園小區(qū)保安隊學習與訓練制度；

17、服務中心員工宿舍管理制度；

18、服務中心文件檔案管理制度；

19、服務中心財務管理制度；20、服務中心財務公開制度；

21、財務中心財務監(jiān)督制度；

22、突發(fā)事件的處理程序。

第二節(jié)檔案的建立和管理

在日新月異高速變化的現(xiàn)代社會中，信息已成為一種有價值的基礎性資源。物業(yè)檔案資料是物業(yè)信息的重要組成部分，也是物業(yè)管理中的基礎工作，在日常管理中起著憑證和參考的作用。

根據(jù)物業(yè)管理的內(nèi)容，考慮到在實際工作中工作的連貫性和區(qū)域性，便于查閱、參考。擬按各部門工作的內(nèi)容，對檔案資料進行建立、分類、排列：

1、綜合辦公室

可以分為上級文、服務中心內(nèi)部發(fā)文、計劃總結(jié)、人事檔案、管理合同、抵押貸款合同、物業(yè)權屬資料、物業(yè)保險合同、公司內(nèi)部管理制度、服務中心主要活動音像記錄等。人事檔案按漢語拼音，或按姓氏筆畫進行排列；管理合同、低壓貸款合同、物業(yè)權屬資料、物業(yè)保險合同按建筑分類，并作為永久檔案保留、其余的按排列。對于物業(yè)保險，在保險處列一個清單，列名各個保險的有效期限，以便復審和續(xù)保。

2、工程技術部

建立工程圖紙檔案、設備檔案、工程承包合同、工程招投標書或報價單、設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄、綠化養(yǎng)護技術資料等等。工程圖紙、設備資料、綠化資料按空間位置，如門牌號碼來排列。而工程合同、標書或報價單等按所涉及的物業(yè)歸類，然后按年排列，因為這些檔案資料提供的成本資料有時間性，用于新工程時必需考慮它的時間性。

3、經(jīng)營管理部

建立市場調(diào)查資料檔案、租賃合同、租賃申請表、客戶遷入遷出核查表、廣告促銷資料、客戶投訴處理記錄等。市場調(diào)查資料、廣告促銷資料、客戶投訴記錄和來往信件等按年排列，租賃合同、租賃申請表可以按建筑、然后按單元排列，并且單列出一個租期到期日表，以方便了解哪些租約到期而應該續(xù)租或終止租約。而過期的租約單獨放到一邊，按租戶的姓名字母順序排列?？蛻敉端抻涗浐蛠硗偶劝唇ㄖ缓蟀纯蛻舻男彰帜疙樞蚺帕?，這一類的文件每年更新，舊的記錄三年后可以銷毀。

4、安全交通部

建立巡邏檢查記錄，門衛(wèi)登記記錄、停車場管理資料等檔案。這些資料一般按各個建筑分類。

5、財務部

各類帳冊、發(fā)票存根、支出憑證、預算報告、月度收支報告、年財務報表等等其它財務記錄按各個建筑分類，以便按建筑單獨核算。

二 物業(yè)檔案資料的管理

（一）、檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完整、不遺漏。所謂完整、從空間上講是指物業(yè)構成上的方方面面，從地下到樓頂，從主體到配套，從建筑物到環(huán)境，從時間上講是自始至終，從物業(yè)的規(guī)劃設計到售后服務的資料都必需齊全。及時、即要不失時機，做到“六時”：

1、物業(yè)接管時。此時是全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業(yè)基本情況的最佳時機。

2、樓宇入伙時。此時是全面掌握業(yè)主或使用人基本情況和物業(yè)使用情況的最佳時機。

3、上門訪問時。通過主動上門訪問，與業(yè)主或使用人進行對話和溝通，核對已有記錄，注記變動情況。

4、接待投訴時。通過日常接待和處理投訴，掌握動態(tài)變化，修正原有記錄。

5、維修更新時。此時應將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。

6、檢查評比時。此時應將已經(jīng)建立的物業(yè)檔案進一步整理完善，以備查考。

（二）、建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

為了避免服務中心在服務物業(yè)管理活動原始記錄的隨意性，必須建立起標準化的圖、檔、卡、冊、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時要相對穩(wěn)定、分類妥善管理。

1、圖是指在實地查丈的基礎上，對照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等

2、檔是指在管理活動中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，房屋接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測估計算表，分戶過戶報告，買賣過戶通知單，交換過戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來訪記錄以及各類統(tǒng)計資料表格等。

3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。卡的特點是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設備手冊（大手冊）、房屋使用手冊（小手冊）、綠化管理手冊、業(yè)主和使用人交費記錄手冊等。

5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設立的各類表格。包括：房屋驗收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進度表、居民情況登記表、房屋裝修申請表、居民欠費情況表。

（三）、建立動態(tài)管理機制

由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必需建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)、都要要求有關人員進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)注記。動態(tài)注記可分為以下兩種：

1、隨時動態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務隨時進行的動態(tài)注記。例如，大手冊、小手冊中的各項內(nèi)容，設備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

2、定期動態(tài)。即按規(guī)定期限進行的動態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計資料每年結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計一次。房屋完損等級除了大修、中修、綜合維修時注記外，每需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊上全面動態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計數(shù)字。每年上門核對一次小手冊的有關內(nèi)容，如有變動及時注記，等等。