第一篇：英文商務(wù)郵件禮儀

關(guān)于英文商務(wù)email的問題

“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮 儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。寫 Email 就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封 Email 的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封 Email，時(shí)刻站在對方立場考慮，將心比心。同時(shí)勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。

以下職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！

一、關(guān)于郵件主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；

2．標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook 用，才能顯示完你的標(biāo)題；

3.標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先 生收”；

4．一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后 整理；

5．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；

6． 回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE、一大串。RE

二、關(guān)于稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵 件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

1.2 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x 經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x 先生”、“x 小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文 名。稱呼全名也是不禮貌 的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

2．Email 開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè) Bes t Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地 方不妥，對方也能平靜的看待。

三、職場的電子郵件禮儀

1.Email 正文要簡明扼要，行文通順 Email 正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只 作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人 晦澀難懂的語句。

2.注意 Email 的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不 同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。郵 “ 件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email 正文多用 1234 之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4 的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再 發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否 有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對一些 信息進(jìn)行提示。合理的提 示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影 響閱讀。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清 楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用¤之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

四、夾帶附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；

4.附件數(shù)目不宜超過 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；

6.如果附件過大（不宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送；

7.尊重對方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件； 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給 他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

8.選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用 五號(hào)或 10 號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

五、結(jié)尾簽名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的 朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4 行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你 聯(lián)系。引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司 的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個(gè)簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過 于正式的簽名檔會(huì)讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在 OUTLOOK 中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

六、郵件回復(fù)

1.及時(shí)回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是不可少的，這是 對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是 2 小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中 在特定時(shí)間處理，但一般不要超過 24 小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了”，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)做 出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工 作。2.進(jìn)行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免 再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

3.回復(fù)不得少于 10個(gè)字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已 知道” 等字眼，這是非 常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10個(gè)字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3 次，這只能說明交流不暢，說 不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話 溝通等其它方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE 越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5．要區(qū)分 Reply 和 Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知 道；不要讓對方幫你完成 這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú) 溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的 RE 來 RE 去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

6.主動(dòng)控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在 文末添上以下語句：“全 部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

七、正確使用發(fā)送，抄送，密送 正確使用發(fā)送，抄送，要區(qū)分 To 和 CC 還有 BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1．To 的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響 應(yīng)。

2．而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC 的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果 CC 的人有建議，當(dāng)然可以回 Email。

3．而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC 的人了的。這個(gè)可能用 在非常的場合。

4．TO，CC 中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職 位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

6．轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

八、注意事項(xiàng)

1．在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息；

2．轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，或 者未經(jīng)授權(quán)的接收人；

3．如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息；

4．不要將 RE 了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦；

5．對外重要文件必須經(jīng)高階主管認(rèn)可簽字轉(zhuǎn)為 PDF 文件，或由高階主管親 自發(fā)送；

6．所有的電子郵件應(yīng)自我 Double check 后才發(fā)出。

【點(diǎn)評】

1、溝通的效果，面對面最好，電話次之，郵件最差；

2、以后發(fā)送的郵件切記不要出現(xiàn)無標(biāo)題之類，這樣給收件人后期查詢帶來很多 不便，同時(shí)也給收件人留下一個(gè)不好的印象；

3、如果前后發(fā)送同一個(gè)主題的郵件，但是郵件的內(nèi)容有所變化，應(yīng)在郵件標(biāo)題 中有所提示，如（更新）字樣，當(dāng)然，最好的方式是一步到位；

4、準(zhǔn)確把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；

5、一個(gè)郵件通常只包含一件事情；

6、郵件的征文應(yīng)突出主題，便于收件人閱讀所要表達(dá)的重點(diǎn)，如果內(nèi)容太多，可在郵件正文簡明扼要的概括下內(nèi)容要點(diǎn)，并注明詳細(xì)內(nèi)容請參看附件；

7、特殊格式的文件，需注明打開的方式，這樣給使用者會(huì)帶來更多的方便；

8、對財(cái)務(wù)人員來說，在報(bào)送報(bào)表、應(yīng)收賬款等情況時(shí)，可注明“**年**月** 公司**報(bào)表”，在報(bào)送應(yīng)收賬款時(shí)，可注明“**公司應(yīng)收賬款表（截止**月* *日）”，這樣可以使人更加方便的閱讀，也便于后期查看；

9、日常在發(fā)送郵件時(shí)，可以在 word 里面先進(jìn)行輸入，然后再復(fù)制到郵箱里，一方面在 word 里面便于編輯，另一方面 word 提供了自動(dòng)保存功能，可以使 我們更高效的工作，最后還可以利用 word 提供的【工具】-【拼寫和語法】 來檢查是否存在語法錯(cuò)誤；郵件溝通較之面對面交流的一大優(yōu)勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準(zhǔn) 確無誤得表達(dá)你的意圖，而不必?fù)?dān)心發(fā)音不標(biāo)準(zhǔn)或語法錯(cuò)誤等讓人尷尬的掉鏈子情況 發(fā)生?！?/p>

第二篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一.郵件正文內(nèi)容

（一）郵件正文包括稱呼，問候語，正文，結(jié)束敬語，個(gè)人簽名。

1.稱呼：首行頂格寫，要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系。不能太親昵，但是要充分表示尊重。在不知道對方性別時(shí)，可以稱呼職務(wù)。

2.問候語：隔一行頂格寫，語氣要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系，表 示充分尊重。

3.正文：（1）隔行首字空兩格。

（2）如果附有文件，簡要介紹文件內(nèi)容。

(3)正文要內(nèi)容簡潔，注意語氣，注重上下級關(guān)系，表示尊重。當(dāng)正文內(nèi)容較多時(shí)，可以分段，標(biāo)注，列條。務(wù)必保證正文條理清晰，內(nèi)容有序。正文內(nèi)容要全面，不能追補(bǔ)郵件。重要的信息可以采用加粗，彩色的方式來凸顯。正文中不可使用表情符號(hào)，以免給對方留下不好的印象。

4.結(jié)尾祝福語：正文隔一行頂格寫，語氣同問候語。（通?？捎米：茫?/p>

5.個(gè)人簽名：頂格。表明自己所屬部門，項(xiàng)目組，電話，QQ|/MSN/微信號(hào)。內(nèi)容一般不超過四項(xiàng)。

6.全文字體為五號(hào)宋體。二．附件

（一）附件應(yīng)首先做，并且在正文中提醒對方查收。特殊文件的打開方式應(yīng)予提示。

（二）附件名：【個(gè)人姓名】--附件內(nèi)容

（三）附件數(shù)不多于四個(gè)。附件大小不大于2MB。三．郵件回復(fù)

（一）緊急郵件：2小時(shí)內(nèi)回復(fù)。

一般郵件：24小時(shí)內(nèi)回復(fù)。

（二）回答郵件問題：列出原文問題，然后回答。

（三）收到對方郵件及時(shí)回復(fù)，回復(fù)字?jǐn)?shù)大于10個(gè)。四．傳送方式

（一）抄送，無需回復(fù)。

（二）密送時(shí)要記得給自己送一份以檢驗(yàn)對方是否接收到。

第三篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

示例：

有錯(cuò)別字

標(biāo)題太長

亂碼 無主題 無發(fā)件人

空白

無發(fā)件人

?

主題簡短明了 有發(fā)件人

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”??

2)如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內(nèi)容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述

3)正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。

3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1)如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)； 4)附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

示例：

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四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

1.結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計(jì)在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

4.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

1)在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

2)如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十

層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

六、發(fā)送前的注意事項(xiàng)

電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等，如果客戶端有多個(gè)電子信箱，還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信箱和外部信箱。

七、回復(fù)郵件

忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯(cuò)誤。直接回復(fù)對方發(fā)來的郵件時(shí)，稱號(hào)和署名也是必要的。

第四篇：英文商務(wù)郵件

英文商務(wù)郵件范文

針對外貿(mào)中的郵件往來，整理了以下英文書信模版。主要涵蓋“主動(dòng)跟新買家建立聯(lián)系”、“對新買家要求建立業(yè)務(wù)聯(lián)系的回復(fù)”、“向老客戶介紹公司新的產(chǎn)品信息”、“回復(fù)對某個(gè)產(chǎn)品的查詢”、“無法提供對方查詢中所要求的產(chǎn)品時(shí)”、“查詢對方公司的產(chǎn)品”、“幾種報(bào)盤”、“信用證相關(guān)”、“報(bào)價(jià)相關(guān)”等模版。

A、主動(dòng)跟新買家建立聯(lián)系

Dear Mr.Jones:

We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles.We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles.We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present.You may also visit our online company introduction at Http://004km.cn which includes our latest product line.Should any of these items be of interest to you, please let us know.We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.We look forward to receiving your enquires soon.Sincerely, John Roberts

1.調(diào)查

Credit Information

Dear _______，We would like to _______(我方目的).We understand that _______(了解情況).So we want to ask you if they are _______(咨詢情況)so that we may take steps to _______(采取措施后達(dá)到的目的).We will be obliged if you will kindly give us the information about _______(相關(guān)信息).Any information you provide will be highly appreciated and kept in strict confidence.We shall be pleased to oblige if you need our services at this end.We are awaiting your early reply.Yours sincerely, ×××

2.推銷 Salesmanship

Dear _______，We have imported _______(產(chǎn)品名稱)._______(產(chǎn)品引人注目點(diǎn))is well-known and universally acknowledged.So, we feel sure that you may be interested in them, and this kind of new products will _______(銷售情況).We are mailing you _______(附件名稱).If you have interest in our products and find a good market for the new products, please let us know.We are offering you good products on generous terms in order that you can _______(對方受惠處).We are looking forward to your early reply.Yours sincerely, ×××

3.建立貿(mào)易關(guān)系

Establishing Business Relations

Dear_______，We have obtained your name and address from _______(信息來源)and are glad to establish business relations with you.We _______(業(yè)務(wù)情況), moreover, there is a good demand for _______(產(chǎn)品名稱).So, we feel sure we can sell large quantities of_______(產(chǎn)品名稱).As to our standing, we are permitted to mention the _______(資信單位)as a reference.Please let us have all necessary information regarding _______(相關(guān)信息).If _______(交易條件), we would _______(下何種訂單).Yours sincerely, ××× 4.詢盤 Inquiry

Dear _______，Thank you for your _______(貴方信息).We have connected with a number of our customers in this area and many of them have interest in ______(產(chǎn)品名稱).So, there is a large demand for _______(產(chǎn)品名稱)here.Would you please make us an offer for _______(產(chǎn)品名稱).If your quotation is attractive to the customers, we will place a _______(訂單類型)order with you.We look forward to your favorable reply.Yours sincerely, ××× 5.報(bào)盤 Offer

Dear _______，We were very pleased to receive your letter of _______(日期)answering _______(詢問情況), and as requested, enclose _______(附件名稱).We think our products are _______(產(chǎn)品性能)._______(交易條件).We therefore advise you to place your order with us at once.We look forward to your reply.Yours sincerely, ××× 6.還盤 Counter-offer

Dear _______，We thank you for your letter of _______(日期)offering us _______(產(chǎn)品數(shù)量)of the subject goods at _______(報(bào)價(jià)).Although we are in urgent need of such product, we find your price _______(對方價(jià)格情況).Your quoted price will _______(此報(bào)價(jià)的結(jié)果).To tell you the truth, we have received quotations _______(百分?jǐn)?shù))lower than yours.Should you be prepared to reduce your price by, say,_______(百分?jǐn)?shù)), we might come to terms.Considering _______(鑒于因素), we make you such a counter-offer._______(希望對方考慮報(bào)價(jià)原因).We hope you will consider our counteroffer most favorably and let us know your acceptance as soon as possible.Hope to hear from you soon.Yours faithfully, ×××

7.下訂單 Order

Dear_______，We acknowledge with thanks the receipt of your quotation dated_______(日期)and noted the total_______(幣種、金額)_______(地點(diǎn)).We agree to this price, and would ask you to accept this order-letter as our official order.The payment is being made by_______(付款方式)today.In view of_______(鑒于條件), we should appreciate it if you agree to_______(我方要求).We look forward to your reply as soon as possible.Yours faithfully, ×××

8.接受訂單

Accepting the Order

Dear _______，Thank you for your order _______(產(chǎn)品名稱、型號(hào)).The goods are _______(產(chǎn)品狀況)and will be delivered on time.It is a pleasure to _______(樂意之事)and we hope you will be satisfied with the _______(滿意之處)of our goods.On receiving your credit from the bank, we will make up your order.We will have the pleasure of receiving further orders from you.Yours sincerely, ×××

9.拒絕訂單 Declining the Order

Dear _______，Thank you for your order _______(產(chǎn)品型號(hào))for _______(產(chǎn)品名稱)which we received today.We regret that, owing to _______(原因)，we are unable to fill your order.Moreover, our manufacturers can not undertake to entertain your order for future delivery owing to _______(進(jìn)一步原因).We will, however, contact you once supply improves.In the meantime, please feel free to send us your specific enquires for other types of _______(其他型號(hào)產(chǎn)品).You can be assured of our best attention at all times.Yours faithfully, ×××

10.支付方式 Terms of Payment

Dear _______, We have thoroughly considered the terms of payment discussed with your _______(人名).We are in agreement with your proposals and hereby give you the terms and conditions which have been agreed upon as follows:(1)Your terms of payment are _______(支付方式).(2)The price quoted to us are _______(價(jià)格條款).The above terms of payment were approved by _______(批準(zhǔn)單位或個(gè)人)and will be acted upon accordingly.The relative order is now being prepared and will be sent to you in the course of _______(時(shí)間).Your early reply would be very appreciated.Yours faithfully, ××× 11.催款 Reminder

Dear _______，Account _______(號(hào)碼)As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we have not received payment of the above account already _______(欠款拖期)overdue.We think you may not have received the statement of account we sent you on _______(日期)showing the balance of _______(幣種、金額)you owe.We send you a copy and hope it may have your early attention.We hope your early reply.Yours faithfully, ××× 12.更改信用證 Amending the L/C

Dear _______，We have received your L/C No._______(訂單號(hào))issued by _______(開證行)for the amount of _______(金額)covering _______(產(chǎn)品名稱).After reviewing the L/C, we found that _______(出錯(cuò)地方).We, therefore, are writing this letter, asking you to amend the L/C to read, “ _______”(修改款項(xiàng)).We shall be glad if you see to it that amendment is cabled without any delay, as our goods have been packed ready for shipment for quite some time.We look forward to your early reply.Sincerely, ××× 13.理賠

Settlement of Claims

Dear _______，On _______(日期), I placed a large order for your expensive _______(產(chǎn)品名稱).Unfortunately, our customers reflected _______(反映的問題).We are very disappointed with this order.We can’t sell them.On the advice of _______(人名)I am returning _______(產(chǎn)品名稱).Please arrange _______(補(bǔ)救措施)as soon as possible.We look forward to your early reply.Yours, ××× 14.代理 Agency

Dear_______，We_______(公司性質(zhì)).We would like to inform you that we want to get the potential market for _______(產(chǎn)品名稱)in this area.So, we want to become a sole agency.We would, however, be willing to engage in trial collaboration with your company to see how the agreement works.We are very interested in _______(感興趣之事)with your factory for the promotion of your products in _______(地點(diǎn)).We look forward to your early reply.Yours sincerely, ×××

第五篇：商務(wù)郵件基本禮儀

商務(wù)郵件基本禮儀

電子郵件又稱電子函件或電子信函。近年來，隨著在商務(wù)往來中已成為一項(xiàng)重要的溝通方式。在撰寫商務(wù)郵件時(shí)有幾點(diǎn)是必須要注意的禮儀?，F(xiàn)整理如下，僅供大家學(xué)習(xí)討論。

一、郵件主題：

主題應(yīng)簡明概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、假大空的標(biāo)題，例如：你好、請查收等；

2、主題一定不要空白；

3、主題應(yīng)簡短概括出郵件的內(nèi)容和重要性；

3、一封郵件盡可能只針對一個(gè)主題；

4、主題不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和語句不通順的情況；另外，針對回復(fù)的郵件，要重新添加或更換郵件主題。

二、稱呼與問候

1、郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確題型收件人，此郵件是面向他的；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼：各位同事、各位工程師、各位領(lǐng)導(dǎo)等

2、恰當(dāng)稱呼收件人。如收件人有職位，應(yīng)當(dāng)稱呼其職務(wù)，如X經(jīng)理；同事之間也可以直呼其名；

3、稱呼是第一行，應(yīng)頂格寫；

4、郵件開頭和結(jié)尾最好有問候語

例如：開頭：您好、你好、大家好

結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝工作順利”之類的即可，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。

三、正文部分

1、正文簡明扼要，行文通順；

2、注意郵件語氣，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)；

3、盡可能避免錯(cuò)別字，合理提示重要信息；

4、少用表情符號(hào)，在商務(wù)信函中顯得輕佻；

5、注意字體、字號(hào)及顏色，應(yīng)該清晰可讀。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名應(yīng)該能夠概括附件的內(nèi)容；

3、正文中應(yīng)對附件做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；

4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5、如果附件較大，建議分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送

五、結(jié)尾簽名

1、每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名；

2、簽名不宜過多，可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真及地址等信息；

3、簽名檔字體應(yīng)與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)該選擇比正文字體小一些；