第一篇：商務(wù)郵件規(guī)范

英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語(yǔ)郵件格式規(guī)范

2011-01-05 02:29:01 發(fā)表于：外貿(mào)英語(yǔ)

一般來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form)和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據(jù)英國(guó)傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多?，F(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開(kāi)始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱(chēng)作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)?lái)不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。

一般來(lái)說(shuō)，我們通常使用單行距來(lái)布局一封信，這會(huì)使我們所寫(xiě)的信有一種緊湊感，但有些人在寫(xiě)短信的時(shí)候，更喜歡用雙行距。

根據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量?jī)?yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱(chēng)的信頭，可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽(yù)。

案號(hào)是寫(xiě)信時(shí)所給的、以便查詢(xún)的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來(lái)區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中，日期一定要寫(xiě)全，不能用數(shù)字的形式，因?yàn)槊绹?guó)和英國(guó)的日期標(biāo)示法是不同的。英國(guó)的日期標(biāo)示法是“24thMarch.2002”，而美國(guó)的日期標(biāo)示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號(hào)，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

封內(nèi)名稱(chēng)和地址即收信人的名稱(chēng)和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長(zhǎng)短來(lái)定。

封內(nèi)名稱(chēng)和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會(huì)使信看上去整齊。

開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)是寫(xiě)信人開(kāi)始信文的禮貌用語(yǔ)，一般商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱(chēng)和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號(hào)，而在Gentlemen 后面用冒號(hào)。

信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書(shū)寫(xiě)要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌;語(yǔ)法正確，切中要點(diǎn);段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話(huà)題;打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁(yè)邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結(jié)尾敬語(yǔ)是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語(yǔ)。它只是一種禮貌用語(yǔ)，在信中沒(méi)有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語(yǔ)有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國(guó))等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結(jié)尾敬語(yǔ)必須和信文緊連一起，不能分開(kāi)，更不能把它單獨(dú)放到另一頁(yè)。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫(xiě)信人或其所代表公司的名稱(chēng)或標(biāo)記。公司名稱(chēng)可以打印，而主管人簽名則必須是手寫(xiě)，兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語(yǔ)以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語(yǔ)是：For the attention of 或簡(jiǎn)單的Attention，下面一般要加上橫線(xiàn)。當(dāng)信件是寫(xiě)給特定的人或主辦部門(mén)時(shí)，則用此用語(yǔ)。它在開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標(biāo)題在開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)以下兩行，下加橫線(xiàn)，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞來(lái)表示信文的主題，讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。

經(jīng)辦人代號(hào)在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫(xiě)，可用小寫(xiě)，也可用大寫(xiě)。

附件在經(jīng)辦人代號(hào)以下兩行。寫(xiě)信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫(xiě)信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫(xiě)信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙?huì)給人一種錯(cuò)覺(jué)，即在寫(xiě)信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。

在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語(yǔ)信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無(wú)的。

總之，當(dāng)你書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的時(shí)候，必須謹(jǐn)記：選定一種格式，堅(jiān)持使用，不能變來(lái)變?nèi)?；結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)，所必需的七部分內(nèi)容一個(gè)都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開(kāi)始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱(chēng)的信件，會(huì)留給人一種良好的印象，促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來(lái)，直至交易的達(dá)成。

第二篇：商務(wù)郵件規(guī)范

商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫(xiě)規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹（Email的撰寫(xiě)禮義另外介紹）。撰寫(xiě)郵件有三種方式：寫(xiě)郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫(xiě)格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題（標(biāo)題），內(nèi)容。

一、收件人

1.確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶(hù)抄送。3.確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。

四、內(nèi)容在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線(xiàn)溝通時(shí)都可以省略。但稱(chēng)呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

1、稱(chēng)呼 1)如果有收件人的姓名的話(huà),可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。2)若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長(zhǎng)、×總、×董、×經(jīng)理

2、正文 正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫(xiě)英文信函時(shí),只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn),應(yīng)面對(duì)面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長(zhǎng),應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后, 5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途；

3、結(jié)束 1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話(huà)或EMAIL聯(lián)系我.2)最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)： 如：希望我們能夠達(dá)成合作 3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

第三篇：商務(wù)郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛(ài)的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯(lián)系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)貴司的業(yè)務(wù)。如果您有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)與我聯(lián)系，我會(huì)盡我最大的努力幫助您！最誠(chéng)摯的問(wèn)候 Michael

二、訂單確認(rèn)函

Dear(first name)熟人間稱(chēng)呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛(ài)的….最近怎么樣？我收到您號(hào)碼為88888的訂單了，并且我已經(jīng)安排我們的生產(chǎn)部門(mén)開(kāi)始加工。他們告訴我他們會(huì)在（）這個(gè)日子完成生產(chǎn)。這個(gè)日子對(duì)您來(lái)說(shuō)是否方便呢？ 保持聯(lián)系。Michael

三、發(fā)貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經(jīng)按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號(hào)碼為DHL/UPS######。附件所加是發(fā)票和箱單，請(qǐng)檢查。如果您仍有什么疑問(wèn)，請(qǐng)盡管聯(lián)系我。祝你一切順利！

四、協(xié)商問(wèn)題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉(cāng)庫(kù)，很抱歉對(duì)于您所需的產(chǎn)品我們目前沒(méi)有庫(kù)存。我的生產(chǎn)部門(mén)的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產(chǎn)品。一旦我們完成了生產(chǎn)，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分

第四篇：商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)

商務(wù)郵件 一．注意事項(xiàng)

寫(xiě)作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語(yǔ)言水平的體現(xiàn)，正常商務(wù)交流的前提。商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面5步即可輕松搞定

1.搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址

發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱(chēng)呼對(duì)方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，簡(jiǎn)單明了地寫(xiě)清楚是什么事即可。

2.明確郵件目的

一般來(lái)講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息、表達(dá)歉意、通知、提

醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢(xún)問(wèn)原因、提出建議。

3.正文內(nèi)容直奔主題

商務(wù)郵件不需要過(guò)多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說(shuō)明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開(kāi)具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過(guò)長(zhǎng)，闡述清楚即可，不需要過(guò)多修飾。

4.注意語(yǔ)氣和措辭

除了文字不出錯(cuò)，說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶(hù)溝通則需要用正式。5.檢查文字

確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯(cuò)誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬(wàn)不要因?yàn)槲母迳嫌绣e(cuò)誤字體而給對(duì)方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護(hù)航，寫(xiě)出一封較為滿(mǎn)意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。

二、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。3.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。

5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母字符（如“*！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

7.最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

三、關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候 1.恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。稱(chēng)呼是第一行頂格寫(xiě)。2.Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

“你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩個(gè)寫(xiě)。結(jié)尾常見(jiàn)寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的。若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。

四、正文

1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱(chēng)是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重。2.注意Email的論述語(yǔ)氣

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3.Email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

五、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。

6.如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

六、語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。七．結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過(guò)多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。注意：關(guān)于文件收件人及抄送

1、如果發(fā)給多個(gè)客戶(hù)，職位高的郵箱地址放最前，再根據(jù)職位依次排列。

2、公司文檔發(fā)給客戶(hù)，一般收件人為客戶(hù)，要抄送給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。

3、如果該郵件需要提供給公司領(lǐng)導(dǎo)知道，又不想讓客戶(hù)知道，可以選擇添加密送給公司領(lǐng)導(dǎo)。

八、郵件的格式

1．事務(wù)郵件： XX經(jīng)理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。附件是**/某某文件請(qǐng)查閱附件/今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請(qǐng)您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯(lián)系我。

恭祝商祺！

中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移動(dòng)電話(huà): 地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號(hào)三層320-323

2．問(wèn)候郵件 X經(jīng)理/總：

您好！

生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來(lái)去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會(huì)了才會(huì)有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽(yáng)光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時(shí)刻送給您。

祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第五篇：英文商務(wù)郵件

英文商務(wù)郵件范文

針對(duì)外貿(mào)中的郵件往來(lái)，整理了以下英文書(shū)信模版。主要涵蓋“主動(dòng)跟新買(mǎi)家建立聯(lián)系”、“對(duì)新買(mǎi)家要求建立業(yè)務(wù)聯(lián)系的回復(fù)”、“向老客戶(hù)介紹公司新的產(chǎn)品信息”、“回復(fù)對(duì)某個(gè)產(chǎn)品的查詢(xún)”、“無(wú)法提供對(duì)方查詢(xún)中所要求的產(chǎn)品時(shí)”、“查詢(xún)對(duì)方公司的產(chǎn)品”、“幾種報(bào)盤(pán)”、“信用證相關(guān)”、“報(bào)價(jià)相關(guān)”等模版。

A、主動(dòng)跟新買(mǎi)家建立聯(lián)系

Dear Mr.Jones:

We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles.We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles.We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present.You may also visit our online company introduction at Http://004km.cn which includes our latest product line.Should any of these items be of interest to you, please let us know.We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.We look forward to receiving your enquires soon.Sincerely, John Roberts

1.調(diào)查

Credit Information

Dear _______，We would like to _______(我方目的).We understand that _______(了解情況).So we want to ask you if they are _______(咨詢(xún)情況)so that we may take steps to _______(采取措施后達(dá)到的目的).We will be obliged if you will kindly give us the information about _______(相關(guān)信息).Any information you provide will be highly appreciated and kept in strict confidence.We shall be pleased to oblige if you need our services at this end.We are awaiting your early reply.Yours sincerely, ×××

2.推銷(xiāo) Salesmanship

Dear _______，We have imported _______(產(chǎn)品名稱(chēng))._______(產(chǎn)品引人注目點(diǎn))is well-known and universally acknowledged.So, we feel sure that you may be interested in them, and this kind of new products will _______(銷(xiāo)售情況).We are mailing you _______(附件名稱(chēng)).If you have interest in our products and find a good market for the new products, please let us know.We are offering you good products on generous terms in order that you can _______(對(duì)方受惠處).We are looking forward to your early reply.Yours sincerely, ×××

3.建立貿(mào)易關(guān)系

Establishing Business Relations

Dear_______，We have obtained your name and address from _______(信息來(lái)源)and are glad to establish business relations with you.We _______(業(yè)務(wù)情況), moreover, there is a good demand for _______(產(chǎn)品名稱(chēng)).So, we feel sure we can sell large quantities of_______(產(chǎn)品名稱(chēng)).As to our standing, we are permitted to mention the _______(資信單位)as a reference.Please let us have all necessary information regarding _______(相關(guān)信息).If _______(交易條件), we would _______(下何種訂單).Yours sincerely, ××× 4.詢(xún)盤(pán) Inquiry

Dear _______，Thank you for your _______(貴方信息).We have connected with a number of our customers in this area and many of them have interest in ______(產(chǎn)品名稱(chēng)).So, there is a large demand for _______(產(chǎn)品名稱(chēng))here.Would you please make us an offer for _______(產(chǎn)品名稱(chēng)).If your quotation is attractive to the customers, we will place a _______(訂單類(lèi)型)order with you.We look forward to your favorable reply.Yours sincerely, ××× 5.報(bào)盤(pán) Offer

Dear _______，We were very pleased to receive your letter of _______(日期)answering _______(詢(xún)問(wèn)情況), and as requested, enclose _______(附件名稱(chēng)).We think our products are _______(產(chǎn)品性能)._______(交易條件).We therefore advise you to place your order with us at once.We look forward to your reply.Yours sincerely, ××× 6.還盤(pán) Counter-offer

Dear _______，We thank you for your letter of _______(日期)offering us _______(產(chǎn)品數(shù)量)of the subject goods at _______(報(bào)價(jià)).Although we are in urgent need of such product, we find your price _______(對(duì)方價(jià)格情況).Your quoted price will _______(此報(bào)價(jià)的結(jié)果).To tell you the truth, we have received quotations _______(百分?jǐn)?shù))lower than yours.Should you be prepared to reduce your price by, say,_______(百分?jǐn)?shù)), we might come to terms.Considering _______(鑒于因素), we make you such a counter-offer._______(希望對(duì)方考慮報(bào)價(jià)原因).We hope you will consider our counteroffer most favorably and let us know your acceptance as soon as possible.Hope to hear from you soon.Yours faithfully, ×××

7.下訂單 Order

Dear_______，We acknowledge with thanks the receipt of your quotation dated_______(日期)and noted the total_______(幣種、金額)_______(地點(diǎn)).We agree to this price, and would ask you to accept this order-letter as our official order.The payment is being made by_______(付款方式)today.In view of_______(鑒于條件), we should appreciate it if you agree to_______(我方要求).We look forward to your reply as soon as possible.Yours faithfully, ×××

8.接受訂單

Accepting the Order

Dear _______，Thank you for your order _______(產(chǎn)品名稱(chēng)、型號(hào)).The goods are _______(產(chǎn)品狀況)and will be delivered on time.It is a pleasure to _______(樂(lè)意之事)and we hope you will be satisfied with the _______(滿(mǎn)意之處)of our goods.On receiving your credit from the bank, we will make up your order.We will have the pleasure of receiving further orders from you.Yours sincerely, ×××

9.拒絕訂單 Declining the Order

Dear _______，Thank you for your order _______(產(chǎn)品型號(hào))for _______(產(chǎn)品名稱(chēng))which we received today.We regret that, owing to _______(原因)，we are unable to fill your order.Moreover, our manufacturers can not undertake to entertain your order for future delivery owing to _______(進(jìn)一步原因).We will, however, contact you once supply improves.In the meantime, please feel free to send us your specific enquires for other types of _______(其他型號(hào)產(chǎn)品).You can be assured of our best attention at all times.Yours faithfully, ×××

10.支付方式 Terms of Payment

Dear _______, We have thoroughly considered the terms of payment discussed with your _______(人名).We are in agreement with your proposals and hereby give you the terms and conditions which have been agreed upon as follows:(1)Your terms of payment are _______(支付方式).(2)The price quoted to us are _______(價(jià)格條款).The above terms of payment were approved by _______(批準(zhǔn)單位或個(gè)人)and will be acted upon accordingly.The relative order is now being prepared and will be sent to you in the course of _______(時(shí)間).Your early reply would be very appreciated.Yours faithfully, ××× 11.催款 Reminder

Dear _______，Account _______(號(hào)碼)As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we have not received payment of the above account already _______(欠款拖期)overdue.We think you may not have received the statement of account we sent you on _______(日期)showing the balance of _______(幣種、金額)you owe.We send you a copy and hope it may have your early attention.We hope your early reply.Yours faithfully, ××× 12.更改信用證 Amending the L/C

Dear _______，We have received your L/C No._______(訂單號(hào))issued by _______(開(kāi)證行)for the amount of _______(金額)covering _______(產(chǎn)品名稱(chēng)).After reviewing the L/C, we found that _______(出錯(cuò)地方).We, therefore, are writing this letter, asking you to amend the L/C to read, “ _______”(修改款項(xiàng)).We shall be glad if you see to it that amendment is cabled without any delay, as our goods have been packed ready for shipment for quite some time.We look forward to your early reply.Sincerely, ××× 13.理賠

Settlement of Claims

Dear _______，On _______(日期), I placed a large order for your expensive _______(產(chǎn)品名稱(chēng)).Unfortunately, our customers reflected _______(反映的問(wèn)題).We are very disappointed with this order.We can’t sell them.On the advice of _______(人名)I am returning _______(產(chǎn)品名稱(chēng)).Please arrange _______(補(bǔ)救措施)as soon as possible.We look forward to your early reply.Yours, ××× 14.代理 Agency

Dear_______，We_______(公司性質(zhì)).We would like to inform you that we want to get the potential market for _______(產(chǎn)品名稱(chēng))in this area.So, we want to become a sole agency.We would, however, be willing to engage in trial collaboration with your company to see how the agreement works.We are very interested in _______(感興趣之事)with your factory for the promotion of your products in _______(地點(diǎn)).We look forward to your early reply.Yours sincerely, ×××