第一篇：會議組織與管理

導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)，你將能夠： ● 了解和正確認知會議；

● 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； ● 了解大型會議活動的組織和策劃情況。

會議組織與活動管理

一、會議的正確認知

1.會議的現(xiàn)狀

研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經(jīng)快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。”

大多數(shù)企業(yè)認為，通過會議的效率和會后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經(jīng)理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。

通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼?，企業(yè)要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。

2.會議的重要性

會議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。

3.會議的定義

會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術(shù)手段的支撐。

4.會議的作用

會議的作用主要包括：

第一，會議能夠為企業(yè)提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當(dāng)今會議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，通過會議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；

第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會議的形式傳遞； 第五，會議還可以為企業(yè)傳達指示、政策制度和精神；

第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。

5.會議的影響

會議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業(yè)提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會議的波紋效應(yīng)。

所謂波紋效應(yīng)，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會議的頻率

不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會議要隨時召開。

7.會議的規(guī)模

根據(jù)會議的功能不同，會議人數(shù)有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務(wù)虛會是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標召開的會議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因為人數(shù)越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數(shù)不應(yīng)超過10個；培訓(xùn)式的會議，一般建議培訓(xùn)時是小班30個人以內(nèi)效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數(shù)越多越好。

8.會議的結(jié)構(gòu)

會議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個過程。事前

事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結(jié)束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個議題經(jīng)討論達成一致的結(jié)果，最后達成共識結(jié)束會議。

事后

事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結(jié)束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務(wù)工作人員追蹤和落實。

9.會議的成本

會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。

時間成本

會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。

直接會議成本

直接會議成本包括場地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來的隱形損失。

會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。

二、成功會議的準備工作

一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。

1.會議政策

會議政策包含：

第一，尋找解決會議的其他方法； 第二，會議的管理機構(gòu)和機制； 第三，了解會議的目的； 第四，選擇適合的參會人員； 第五，合理安排會議的時間和地點；

第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強調(diào)該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業(yè)在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進行溝通，例如調(diào)研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進行溝通。

會議的管理機構(gòu)和機制是指將負責(zé)落實、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構(gòu)機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責(zé)和落實執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預(yù)期效果。

2.會議程序

企業(yè)在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預(yù)期結(jié)論、會議文件準備和發(fā)放及工作分配落實等方面內(nèi)容。

會議的主題、目標、形式

會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。

咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責(zé)任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結(jié)束和總結(jié)。

會議具體議程

談?wù)摃h議程時經(jīng)常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。

日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。

許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產(chǎn)生與會人員的爭論和矛盾，導(dǎo)致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續(xù)；

第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會議無論是會議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導(dǎo)致企業(yè)會議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關(guān)系人必須到場原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇

關(guān)于會議時間和地點的選取也有一定的要求。

時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。

地點。會議地點選取一定關(guān)乎到會議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會議談?wù)摰膯栴}非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排

會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設(shè)群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1 會議座次安排（奇數(shù)）

圖2 會議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結(jié)論

會議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備

會議所需文件的內(nèi)容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準備和發(fā)放工作同樣不容忽視。

3.會議文化

會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應(yīng)低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示

保證會議成功的準備工作包括： ① 會議政策； ② 會議程序； ③ 會議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃 一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發(fā)布會。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備

人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本

禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動

慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發(fā)布會

隨著溝通信息越來越透明，新聞發(fā)布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關(guān)而且企業(yè)也能夠召開。

新聞發(fā)布會的關(guān)鍵是人選和文稿的準備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準備，然后跟記者溝通，使其按照準備好的文稿內(nèi)容進行播報和播放

第二篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務(wù)、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現(xiàn)什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結(jié)束？怎樣開才算成功或失敗？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務(wù)人員集中開會，強調(diào)會議事項，確保每個人都清楚各自職責(zé)。

5．每一項工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負責(zé)人員。在會務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進度。對會務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細節(jié)做到心中有數(shù)，對會務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時檢查?？傌撠?zé)人應(yīng)該是掌握會議細節(jié)最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據(jù)各項信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

7．總負責(zé)人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應(yīng)對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務(wù)方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項目負責(zé)人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務(wù)沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責(zé)到何種程度，好像誰都負責(zé)又好像沒人負責(zé)。

④會議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒有及時報告總負責(zé)人，總負責(zé)人無法對整個會議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險象環(huán)生”。

評述：會議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會議進程隨時完善的基礎(chǔ)。而會議總負責(zé)人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務(wù)實，要特別關(guān)注以下七個關(guān)鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點關(guān)注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。

④會議紀律。

⑤當(dāng)?shù)貧夂颉⒔煌案浇糜尉包c介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應(yīng)將會議期間有關(guān)食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應(yīng)視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質(zhì)性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認為就是女性。

③與會者職務(wù)出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時以電話確認。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認并匯報總負責(zé)人，總負責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)。

2．對邀請函確認要分多次跟蹤（至少三次）、反復(fù)提示：

①邀請函發(fā)出后立即確認是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認航班；

④重要嘉賓及發(fā)言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發(fā)言準確時間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規(guī)性事項也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容。

②事先沒有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發(fā)言時間提示牌）。

④與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數(shù)），導(dǎo)致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內(nèi)容及時進行適當(dāng)修正。

會議現(xiàn)場

1．按與會人數(shù)準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴謹?shù)臍鈩荨?/p>

4．會場門口簽到處設(shè)立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結(jié)束時間。

5．投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應(yīng)的會議音樂，提前選擇并請總負責(zé)人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預(yù)演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當(dāng)天提前一小時再次進行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風(fēng)。根據(jù)會議需求情況進行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會議開始前都應(yīng)該有專人負責(zé)檢查會場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當(dāng)會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應(yīng)有兩個服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發(fā)言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據(jù)需要準備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設(shè)備時，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預(yù)演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調(diào)整燈光有所準備。

12．空調(diào)溫度控制：注意場內(nèi)溫度的變化，及時調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調(diào)得較低，隨著與會者增多，會場內(nèi)溫度會自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務(wù)組提前一小時到會場，對賓館會務(wù)各個環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預(yù)留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項工具如在會議進行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴謹往往在這些細處得到體現(xiàn)。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時，靈活應(yīng)對。

3．會議總負責(zé)人需做好細致的“幕后”策劃、設(shè)計和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關(guān)的情況，如每個發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現(xiàn)的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調(diào)一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會（多一點說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導(dǎo)會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發(fā)言人的評述都很有學(xué)問可講。

小型工作會議

1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應(yīng)明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點，明確每項任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應(yīng)不晚于第3天即形成紀要發(fā)給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執(zhí)行情況。

9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協(xié)助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時間，避免一個人發(fā)言說個不?；蛘吲c主題無關(guān)。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務(wù)”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發(fā)給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

當(dāng)把“找錯”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。

第三篇：會議營銷的組織與管理

會議營銷的組織與管理

一、什么是會議營銷？

會議營銷就是通過會議、講座、集中聯(lián)誼的形式對消費者進行宣傳并時宜而達成銷售產(chǎn)品的目的。

二、會議營銷的優(yōu)勢：

單一性：操作簡單并可以控制。

高產(chǎn)性：投入比較低，產(chǎn)出比較大。

靈活性：沒有太多的時間規(guī)劃和控制。

針對性：鎖定目標客戶，一對一的溝通，零距離的感化。服務(wù)性：個性化和人性化服務(wù)。

節(jié)約性：費用可以控制。

連續(xù)性：建立一個銷售鏈通道。

感染性：會場的氣氛可以感染購買心理。

長久性：培養(yǎng)忠誠客戶群。

三、會議營銷要素：

1.目標人群

這是首要的，沒有了目標人群，其他策劃活動再精彩也是歸于零，無任何意義。目標人的數(shù)量多少、質(zhì)量好壞則直接影響著會議營銷活動的效果。因此，如何尋找目標人群，如何邀請到數(shù)量更高的目標人群就成為會議營銷活動成敗的根本條件；

2.會場

會場大小是否舒適、距離是否適當(dāng)、交通是否方便、知名度是否較高、條件和配套設(shè)施是否合理、費用是否合理等等，都直接影響會議的順利進行和效果；

3.會議內(nèi)容

會議內(nèi)容的流程是否科學(xué)、內(nèi)容是否精彩、氣氛是否有感染力、訴求點是否有震撼力，這些都關(guān)系著本次活動能否取得滿意的結(jié)果；

4.主持人

一個優(yōu)秀的主持人往往能很好的調(diào)動和控制現(xiàn)場氣氛，讓活動或節(jié)目對參會人員產(chǎn)生極有的震撼。所以在做會議銷售的保健品行業(yè)，高水平、懂業(yè)務(wù)的主持人非常的吃香，有的企業(yè)不惜重金向電視臺聘請主持人；

5.活動組織者

活動組織者可以是主持人、也可以是專門的會務(wù)人員或一個班子。會議前期、后期工作，包括會議中的銷售問題都由他們完成，一支高素質(zhì)、嚴紀律、訓(xùn)練有互派 員工隊伍是戰(zhàn)無不勝、攻無不克的。他們的優(yōu)秀與否，就是活動優(yōu)秀與否的一個保證。

四、會議營銷的標準流程：

1.制定方案要點，選擇場地、主講嘉賓。根據(jù)會議的層次、人數(shù)、規(guī)模制定不同的活動策劃方案，包括人員分工、邀約顧客，場地選擇，會場控制，會后總結(jié)等都必須明確。制定一個完整、詳細的策劃方案，就等于成功了一半。

2.電話邀約：

2.1溝通前的準備：了解顧客的姓名、聯(lián)系方式、家庭情況。

2.2目標顧客選擇標準：有一定的經(jīng)濟基礎(chǔ)，重點客戶重點記錄

2.3工作人員心理調(diào)節(jié)準備：用以感染顧客。

3.拜訪邀約 ：

3.1前期準備：

電話確定（時間、地點、對象）---->個人準備（邀請函、證件、產(chǎn)品資料、個人儀表）---->自我心理調(diào)節(jié)準備---->顧客拜訪。

3.2拜訪流程：

預(yù)約時間---->合適方式登門拜訪---->與顧客交流----> 邀請參會。

4.人員準備：

4.1發(fā)放邀請函。實行家訪式拜訪，進行一對一溝通，提高尋找目標客戶的準確率；

4.2電話確定到會名單，對家訪做進一步的補充和鞏固，提高到會率；

4.3分工明確，責(zé)任到人，發(fā)揚團隊精神，充分調(diào)動工作人員的積極性。

5.現(xiàn)場布置：

5.1會場入口提供指示牌，并有專人負責(zé)引導(dǎo)和維護現(xiàn)場秩序；

5.2物資準備，包括燈光、音響、桌椅、條幅、產(chǎn)品、宣傳資料、易拉寶、禮品等；

5.3工作人員統(tǒng)一服裝，統(tǒng)一形象；

6.接待：

接待做到十要、五心、四聲。

十要：

接待要熱情；言語要溫和；態(tài)度要尊重；心理要自信；表達要準確；吐字要清晰；交談要用心；贊美要真誠；講解要到位；溝通要及時。

五心：

信心：對公司、產(chǎn)品、自己有信心。

愛心：將愛心奉獻給每一位顧客。

細心：注意觀察顧客表情與內(nèi)心世界，把握銷售良機。熱心：解答各種產(chǎn)品疑問。

耐心：尊重顧客，反復(fù)溝通。

四聲：

顧客來時有招呼聲；

介紹產(chǎn)品有介紹聲；

發(fā)生誤會有解釋聲；

顧客離開有道別聲；

7.會議現(xiàn)場操作：

7.1以主講嘉賓講座為主，忠誠顧客發(fā)言（一般2—6人）為輔；

7.2添加游戲、舞蹈、抽獎、有獎問答等互動節(jié)目，以活躍會場氣氛；

7.3設(shè)立專柜，加大產(chǎn)品的展示度，為產(chǎn)品銷售提供一個好的場地；

8會后總結(jié)：

8.1 對會議整體方案進行總結(jié)

8.2 對工作人員的分工、職責(zé)科學(xué)化、規(guī)范化等方面進行總結(jié)；

8.3 對會議的費用、物資管理、現(xiàn)場使用、會場清理進行總結(jié)；

8.4 對主講嘉賓和主持人的現(xiàn)場表現(xiàn)，包括講話風(fēng)格、語言、表情、肢體動作、現(xiàn)場調(diào)控能力等進行總結(jié)；

8.5 對會后產(chǎn)品銷售情況進行總結(jié)；

9.售后服務(wù)：

9.1對已購買產(chǎn)品的顧客，應(yīng)主動拜訪、聯(lián)絡(luò)，了解顧客使用后感受。

9.2對于潛在的購客，要在時間、精力允許的情況下去回訪，回訪的工作重點在于留住老顧客，開發(fā)新顧客。

第四篇：會議組織管理規(guī)定

會議組織管理規(guī)定

一、目的為了指導(dǎo)和規(guī)范公司會議的組織活動，保證會議的順利舉行，特制訂本規(guī)定。

二、適應(yīng)范圍

本規(guī)定適應(yīng)于公司的所有正式會議過程，主要包含公司內(nèi)部會議和公司大型會議活動。

三、內(nèi)容

1.公司內(nèi)部會議的組織

1.1由會議發(fā)起人確定會議的主題，時間，地點，與會人員，希望取得的成果等，并指定會議組織者和主持者。

1.2會議組織者將會議的主題、時間、地點及其他要求提前至少30分鐘通知所有與會人員，并與之確認能否準時參加會議。如不能參加會議，了解其原因并及時向會議發(fā)起人匯報、征詢意見。

1.3會議組織者應(yīng)詢問與會人員是否需要相關(guān)演示器材，如需要，應(yīng)提前準備并調(diào)試，確保能正常使用。

1.4會議主持者應(yīng)提前熟悉會議內(nèi)容的相關(guān)要求。

1.5會議開始前5分鐘開始入場，無特殊原因不能遲到或早退。

1.6會議召開過程中要遵守會場紀律，不得喧嘩、不得瞌睡、手機調(diào)無聲，如必須接打電話，應(yīng)請示經(jīng)同意后離開會場接打。

1.7會議召開前確定會議記錄人員。會議結(jié)束后，記錄員要盡快整理會議記錄，形成會議紀要，并通過電子郵件發(fā)送給所有與會人員及特別要求的相關(guān)人員。

1.8會議結(jié)束后，會議組織者負責(zé)會議室的整理整頓工作。

2.公司大型會議活動的組織

2.1公司確定會議的主題，時間、地點、與會人員，形成會議籌備小組，并指定組長；制訂會議籌備方案。

2.2籌備工作：

1）

2）確認會議日期和會議日程安排；聯(lián)系酒店，預(yù)定客房和會議室。發(fā)出會議邀請：會議開始前2周將會議邀請發(fā)送給每一位受邀者，并要求其給予書面回復(fù)確認是否準時參加以及有無特殊要求等。會議邀請應(yīng)至少包含：會議主題、時間、地點（含行車路線）、日程安排、接待人聯(lián)系方式等。

3）確定會場布置方案，羅列所需設(shè)備器材等信息，并安排具體人員負責(zé)準備。在會議開始前1天，按預(yù)定方案布置會場，調(diào)試設(shè)備。組長應(yīng)持續(xù)跟進準備進度，保證問題及早解決。

4）

5）

6）安排專人準備會議所需的書面材料。既要全面，同時也要避免浪費。制訂應(yīng)急預(yù)案。提前了解與會人員信息，安排專人專車負責(zé)與會人員的接送工作，保障所有與會人員安全準時的參加會議。

7）與會人員的食宿要本著安全、舒適、經(jīng)濟、方便的原則予以安排，并充分照顧、尊重與會人員的風(fēng)俗習(xí)慣、個人習(xí)慣等。

2.3會議進行過程中要組織工作人員做好后勤保障工作和應(yīng)急準備，保證會議的順利舉行。

2.4善后工作：

1）會議順利結(jié)束后要安排人員和車輛將與會人員送達車站或機場，保證所有與會人員的安全順利離開。

2）

安排工作人員及時有序收拾會場，將能夠再使用的物品回收到公司交由 2 / 3

相關(guān)人員保管，避免浪費。

3）

4）與酒店方結(jié)算賬務(wù)。總結(jié)本次會議所取得的成果，作為以后工作的范本；汲取本次會議中存在的不足，及時糾正并在以后的工作中做出相應(yīng)的改進。

本規(guī)定最終解釋權(quán)歸大笨閑逛所有。/ 3 大笨閑逛 2012/7/28

第五篇：會議組織管理規(guī)定

會議組織管理規(guī)定

第一條 目的：規(guī)范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作中存在的問題。

第二條

分類：例會、月度進度匯報會、動員會、研討會、鑒定/評審會、專題會、評比會、總結(jié)會

第三條

會議的籌辦部門：各級綜合辦公室。第四條 會議內(nèi)容

一、例會

傳達上級單位有關(guān)指示、精神，圍繞本單位工作任務(wù)層層分解工作，分析存在問題，提出問題解決方案和下周工作計劃及近期目標，著重檢查上周計劃完成情況，制定下周計劃。

二、月度進度匯報會

相關(guān)職能部門、各項目對照工作節(jié)點，對當(dāng)月工作完成情況及下月進度安排進行講解。由于客觀不可克服原因未完成進度的，應(yīng)在會上提出，會上研究討論處理方案。對于在會前協(xié)商無法達成一致的工作，在會上予以提出，由領(lǐng)導(dǎo)小組進行工作協(xié)調(diào)，最終確定進度安排及責(zé)任部門、協(xié)辦部門。

三、年中/工作總結(jié)計劃會

對工作進行總結(jié)，分析存在問題，對企業(yè)發(fā)展進行戰(zhàn)略性思考，并提出下一階段發(fā)展計劃。

第五條

會議的舉辦單位 周會：綜合辦公室、各項目

月度進度匯報會：各項目經(jīng)理部（公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實際情況參加會議）年中/工作總結(jié)計劃會：綜合辦公室 第六條 會議提擬與審批

一、公司、項目部周（月）例會無須提擬、審批。

二、公司專題會、例會由公司總經(jīng)理直接提擬，綜合辦公室負責(zé)組織。第七條 會議組織與安排

一、會議通知時間提前一天以上，緊急會議除外。

二、會議通知形式一般為電話通知，明確通知參會人員，與會時間，與會地點，與會內(nèi)容，會議的其他要求，對于重大會議須書面通知。

三、對于重大會議必須擬定會議議程。第八條 會議要求

一、所有參會人員均不得缺席、遲到、早退，必須在《會議簽到表》簽到，簽到核實后交由人事主管保存，對于未參會人員進行相應(yīng)的懲處。

二、每次會議需用專用會議記錄本記錄，對于重要的會議必須產(chǎn)生會議紀要，會議紀要必須在會議結(jié)束兩個工作日內(nèi)產(chǎn)生，并以電子郵件形式發(fā)送至各主要與會人員，并存檔。會議紀要必須包含：會議時間、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細的會議內(nèi)容（發(fā)言內(nèi)容）、商議結(jié)果等。

三、所有參會人員應(yīng)將手機設(shè)置為無聲或靜音。

四、凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加或請假未批準而不參加的人員，視為缺席，作曠工處理。

五、所有參會人員，在會議召開10分鐘內(nèi)未到者，記為早退。

六、凡通知參會人員參會時因被通知者手機關(guān)機、無人接聽、欠費等情況時，通知人員每隔一小時通知一次（通知三次）并做好電話記錄，因被通知人員個人原因而缺席會議者，按曠工處理。

七、凡因通知人員未通知，造成參會人員遲到或缺席者，追究相關(guān)人員責(zé)任。