第一篇：公文格式及辦理知識講座1

公文格式及辦理知識講座

一、公文有哪些規(guī)矩？我們?nèi)绾我?guī)范？

(一)公文文種。這是我們一拿到手里就要明確的問題，公文種類主要有15種。其中命令、公報、公告、議案等不是我們這個級別使用的，不講。平時用得較多的是下面的幾個文種：

1.通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

2.通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

3.報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

4.請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。5.批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。

6.函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

7.紀(jì)要。在2012年4月以前的規(guī)定中叫會議紀(jì)要，現(xiàn)在直接改為紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。各單位都沒統(tǒng)一，我就在這里附帶先講一下，后面就不再涉及。①紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。②標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。③標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

8.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

9.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。很少用，但是意見要比決議的級別高，顯得份量更重一些。

10.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

(二)公文格式。中國式公文是世界上最嚴(yán)謹(jǐn)最精美最天衣無縫的語言系統(tǒng)。打個比方說公文用紙。按規(guī)范要用紙張定量為60—80 g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，輕不得、重不得。紙張白度85%左右，白不得、黑不得。橫向耐折度≥15次，硬不得、軟不得。不透明度≥85%，亮不得、暗不得。pH值為8.5左右，酸不得、堿不得。我們不搞這么復(fù)雜，就用普通A4紙張就行了，一般不要再用16開等其他規(guī)格的紙張。下面就是我們在公文辦理中要遵守的基本格式：

1.文頭。正式公文必須要有紅色文頭，紙張頁面為A4或A3。各單位原則上要印制兩種常用的文頭，一種為單位全稱便簽，我們叫做小文頭，如“XX縣交通投資有限公司”；一種為“單位全稱+文件”，如“XX縣交通投資有限公司文件”，這種文頭需要編發(fā)文號，也就是我們說的大文頭，大文頭都要用文號。

2.標(biāo)題。一般用2號小標(biāo)宋簡體字（有些文件用的華文中宋，這個不行，一定要用方正小標(biāo)宋）。標(biāo)題編排于文頭紅色分隔線下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯

形或菱形。比如《XX縣交通運(yùn)輸局關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文管理的通知》就可以將XX縣交通運(yùn)輸局放一排，內(nèi)容擺一排，不能從完整的短語中間斷開。其實就是一個原則：擺的好看。標(biāo)題中除法規(guī)等能用書名號外，一般不出現(xiàn)其他標(biāo)點(diǎn)符號。

3.字體和字號。公文格式各要素一般用3號仿宋體字，公文中文字的顏色均為黑色。行間距一般為28.8，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。比如一級標(biāo)題在本頁最后一行，或者某一面只有一排字，就可以通過調(diào)整行間距來進(jìn)行編排。也可以使用小三號仿宋體字來編排正文。

4.行數(shù)和字?jǐn)?shù)。如無特殊要求，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整，和上面一條類似。一般要保證公文的頁數(shù)是4的倍數(shù)，只是也是2的倍數(shù)。

5.正文。這有三個規(guī)矩要遵守。一是公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行。二是每個自然段左空二字，回行頂格。三是文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注，標(biāo)注就是加黑的意思。

6.附件說明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）。特別要注意的是附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號，名稱較長的附件需回行時，應(yīng)與上一行附件名稱首字對齊。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字

頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行、附件順序號和附件標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附附件的格式要求和正文的格式一樣。

7.日期和印章。成文日期一般右空四字編排，距正文空三行，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，須端正居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

8.單位署名。一般在成文日期之上、（成文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)什么時候簽的，就是以什么日期為準(zhǔn)），以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位臵。

9.裝訂要求。公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間無誤差、無毛茬、無缺損。包本裝訂公文的封皮與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

10.頁碼。指公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。有一點(diǎn)要注意，如果公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（這種情況一般出現(xiàn)在A3里面）

11.版記。行政公文要素標(biāo)識之一。包括三項：抄送單位，印發(fā)單位和印發(fā)日期等。抄送用四號仿宋字體（前空一字，右空一字。抄送單位之間有等級排序，單位間用逗號隔開，結(jié)尾用句

號）。落款單位（前空一字）日期右空一字。共印漢文XX份版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間部分的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

二、公文有哪些誤區(qū)？我們?nèi)绾我?guī)避？

在公文的辦理中也容易出現(xiàn)一些比較常見的錯誤或問題，我簡單列舉幾個方面的情況：

1.缺少主送機(jī)關(guān)。公文一般要有主送機(jī)關(guān)，就是這個文件要送往哪里？誰受理？部分文件沒有主送機(jī)關(guān)，或者具體到某某領(lǐng)導(dǎo)，都是不規(guī)范的。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位臵（約10mm），居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記?！罢埵尽焙汀皥蟾妗币话阒粚懸粋€主送機(jī)關(guān)，需同時送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送的形式。

2.文種張冠李戴?！罢埵尽焙汀昂保罢埵尽敝贿m應(yīng)于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，向非上級機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項，機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等都用“函”。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如“事宜”、“申請”等都是非公文文種。

2.“報告”夾帶“請示”?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》行文規(guī)則第十五條的第四小條明確要求，請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。因為“報告”是陳述是閱件，不能要求上級予以回復(fù)，故時限性不強(qiáng)；而“請示”是辦件，是送給你來辦理的處理的，有很強(qiáng)的時限性，上級機(jī)關(guān)對請示一般都會很快回復(fù)。所以，報告中夾帶請示事項，該事項極易被延誤。

3.越級請示和報告問題?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》行文規(guī)則第十四條明確規(guī)定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機(jī)關(guān)。向上級機(jī)關(guān)請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，“請示”應(yīng)報送上級機(jī)關(guān)的辦公室按規(guī)定程序處理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)同志個人。因為，公文只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送個人審閱。

4.標(biāo)題標(biāo)注缺乏邏輯。標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成。比如：關(guān)于邀請李所長、王書記參加“12345”工程奠基儀式并致辭的請示報告。標(biāo)題中常出現(xiàn)4方面的錯誤：一是多用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題中除書名號外一般不用標(biāo)點(diǎn)符號，上述標(biāo)題中的頓號、引號都是多余的，應(yīng)該去掉。二是人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文中提到的人物應(yīng)使用全名，黨先政后，書記和所長同時出現(xiàn)，書記應(yīng)排在前面。三是項目不宜使用代號，因為有些項目和工程的代號只有該領(lǐng)域的人才知道，而公文是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。四是文種混用。請示和報告屬于不同的文種，不能混而為一。

要注意的問題還有很多，大家可以上網(wǎng)查看相關(guān)資料進(jìn)行學(xué)習(xí)。

三、公文有哪些要求？我們?nèi)绾瘟鬓D(zhuǎn)？

（一）統(tǒng)一公文格式。各單位要印制符合標(biāo)準(zhǔn)的文頭，所有上行文件必須要用文頭紙進(jìn)行打印。

（二）認(rèn)真起草文稿。各單位要嚴(yán)格按要求起草公文和草擬文稿。原則上由各辦公室負(fù)責(zé)人擬稿，對文稿內(nèi)容負(fù)責(zé)。若由辦公室其他人擬稿，辦公室負(fù)責(zé)人必須仔細(xì)審核把關(guān)后，和擬稿人一起在發(fā)文單上簽字呈報。擬稿要求正確使用文種，遵守行文規(guī)則，符合規(guī)定格式，做到明確政策，情況確定、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、力求簡短。（誰核稿、誰簽字，都要承擔(dān)一定的責(zé)任）

（三）規(guī)范流轉(zhuǎn)程序。我向大家推薦這樣兩套程序，大家可以根據(jù)本單位實際情況進(jìn)行調(diào)整，不壓文、不漏文、不錯文，將文件高效流轉(zhuǎn)起來。

1.收文程序。一是登記。上級發(fā)文、同級來文、下級上報文等各類公文必須先交由辦公室進(jìn)行登記，再按辦文程序呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱。文件登記要詳細(xì)核對并填寫來文機(jī)關(guān)、文種、來文字號、收文日期、收文序號、文件標(biāo)題等，以便日后備查。二是批辦。文件登記入冊并填寫文件處理單后，立即送辦公室主任分辦，辦公室主任按照文件的主次緩急、閱件和辦件以及文件內(nèi)容分辦后，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，領(lǐng)導(dǎo)對來文辦理提出處臵意見后通知局辦公室轉(zhuǎn)送相關(guān)人員落實。三是承辦。在承辦過程中，一般性公文，應(yīng)在5個工作日之內(nèi)辦復(fù)；限定辦理時限的公文，應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦復(fù)；緊急公文，應(yīng)隨到隨辦。辦理結(jié)束，要及時將文件返回辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔。

2.發(fā)文程序。一是審核簽發(fā)。發(fā)文辦理要遵循“先核后簽”的原則。擬稿后，送辦公室初核，再轉(zhuǎn)交辦公室主任復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核或?qū)徍?，重大公文需要報一把手簽發(fā)。二是印制公文。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文由辦公室編發(fā)文件順序號后，再進(jìn)行印制。公文印制成文件正本后，送辦公室蓋印，蓋印后的3份文件正本連同公文擬稿箋留底存檔。三是上報下達(dá)。公文的具體下達(dá)和落實工作由擬稿人負(fù)責(zé)。除涉密或其它原因不宜公開外，原則上要由相關(guān)人員進(jìn)行送達(dá)或分發(fā)。

（四）嚴(yán)肅辦文紀(jì)律

1.嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和篇幅，遵循“確有必要、注重效用”的原則，提高公文法定效力。對可發(fā)可不發(fā)的文件，辦公室可以不予核稿；對于可長可短的文件，核稿時一律從短。

2.切實加快辦理速度。除急件外，辦公室每天分送公文一次。領(lǐng)導(dǎo)在家期間，應(yīng)每天及時簽批公文，出差期間，可以實行電話簽批；并在規(guī)定期限內(nèi)將辦理結(jié)果及公文簽批件返回辦公室存檔。凡經(jīng)督辦仍不將收文返回辦公室或遺失的，辦公室要不定期予以通報。

3.不斷規(guī)范公文格式。各單位一般不得直接越級向局或縣上報公文。所有上報公文必須用文頭紙按規(guī)范公文格式排版蓋印后上報。對越級上報公文和不規(guī)范格式公文，辦公室不予辦理收文登記。

4.統(tǒng)一實行歸口管理。各單位要爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，進(jìn)一步明確公文處理中心和公文運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐中心的職能，配齊相關(guān)人員。杜絕其他業(yè)務(wù)科室多頭辦文。辦公室要加強(qiáng)對公文的“五統(tǒng)一”管理，即統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一用印、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一銷毀。凡未經(jīng)辦公室審核的文稿，辦公室有權(quán)拒絕用印。

5.嚴(yán)格公文用印管理。印章使用原則上必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，其他非正式文稿使用印章必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人以上人員簽名登記。未經(jīng)辦公室審核的公文，辦公室應(yīng)該不予用印。

第二篇：公文辦理基礎(chǔ)知識講座

公文辦理基礎(chǔ)知識講座

各級黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位辦公室的工作內(nèi)容可劃分為辦文、辦會、辦事三個方面。辦文（即公文處理）是辦公室最基本的職能之一。

公文是黨政機(jī)關(guān)及工作部門、事業(yè)單位行使管理職能、辦理具體事務(wù)的重要工具，它關(guān)乎著機(jī)關(guān)、單位的對外形象，體現(xiàn)其嚴(yán)格的管理水平和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

公文處理指公文辦理、公文管理、公文整理、公文歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。尤其是公文辦理（或稱公文起草、公文撰寫），如果不嚴(yán)格按照公文要求及格式撰寫，不但起不到公文應(yīng)有的作用，還將直接影響到機(jī)關(guān)、單位的形象，甚至?xí)鸬较麡O、負(fù)面的作用。

一、公文的基礎(chǔ)知識

（一）定義

公文，是公務(wù)活動中所形成和使用的文字材料，是黨和國家方針、政策、法規(guī)、政令及信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是機(jī)關(guān)、單位實施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報和信息溝通的重要作用。

公文貫穿機(jī)關(guān)、單位管理工作的始終。要向上級報告情況，需要寫成文件；要向基層單位安排工作、提工作要求，需要寫成公文印發(fā)下去，備查、備用，便于基層照章執(zhí)行；要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機(jī)關(guān)和事業(yè)單位工作人員息息相關(guān)，可以說，具備較強(qiáng)的公文寫作能力，是每一個機(jī)關(guān)和事業(yè)單位（尤其是辦公室）工作人員的基本素質(zhì)要求。當(dāng)前，各級 各部門都缺乏優(yōu)秀的公文起草（撰寫）工作人員，重視公文寫作、加強(qiáng)公文寫作，對于中青年人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1.按制文機(jī)關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團(tuán)體公文。

2.按行文方向劃分：上行公文（向上級單位行文）、平行公文（向平級單位行文）、下行公文（向下級單位行文）。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3.按保密程度劃分：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們在起草或管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4.按緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。

5.按使用范圍劃分： 通用公文和專用公文。決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要（或稱會議紀(jì)要）等全是通用公文； 司法類公文、經(jīng)濟(jì)類公文、任免類公文、議案、提案、建議等屬專用公文。

6.按公文來源劃分：發(fā)文和收文。

發(fā)文有兩種情況：一種是發(fā)往外單位的文件；另一種是發(fā)至本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的文件。

收文是指本單位收到的由外部單位制發(fā)的文件。7.按公文內(nèi)容性質(zhì)劃分：規(guī)約性公文（如法律、條例、規(guī)定、辦法、章程、細(xì)則等）；決策指揮性公文（如命令、決定、決議、批復(fù)等）；報請商洽性公文（如報告、請示等）；公布知照性公文（如通知、通報、通告、公函等）；日常事務(wù)性公文（如計劃、總結(jié)、簡報、會議記錄等）。

8.按公文的載體劃分：紙質(zhì)公文、電子公文、感光介質(zhì)公文（如照片文件、縮微膠片文件、顯微照片文件等）、磁介質(zhì)公文（如錄音文件、錄像文件、磁盤文件、光盤文件等）。

9.按規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

規(guī)范性公文：根據(jù)國務(wù)院辦公廳2012年7月1日起開始施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（簡稱新《條例》）規(guī)定，我國現(xiàn)行法定通用的規(guī)范性公文有15種，即：命令（令）、決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要（會議紀(jì)要）。規(guī)范性公文具有統(tǒng)一的名稱、標(biāo)準(zhǔn)的格式、明確的適用范圍和統(tǒng)一的行文規(guī)則。不能亂用，更不能在同一公文中出現(xiàn)兩種公文名稱，如“關(guān)于×××請示的報告”“關(guān)于×××意見的通知”“關(guān)于×××通報的通知”“ 關(guān)于×××決定的通知”等。

非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有：調(diào)查報告、工作計劃、工作總結(jié)、工作方案、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等。這里值得強(qiáng)調(diào)的是：我們最常用的工作計劃、工作總結(jié)、工作（實施）方案等屬于 非規(guī)范性公文，不能直接出現(xiàn)在機(jī)關(guān)、單位“紅頭文件”的首頁，首頁應(yīng)為“關(guān)于印發(fā)（上報或報送）×××工作計劃（總結(jié)、方案）的通知（報告）”。一般來說，工作計劃應(yīng)包括指導(dǎo)思想（或總體要求）、目標(biāo)任務(wù)、方法（保障）措施三方面內(nèi)容；工作總結(jié)應(yīng)包括主要工作成績、存在的主要問題、今后（來年、下半年)工作設(shè)想三方面內(nèi)容（并略談工作總結(jié)與述職報告的區(qū)別）；工作方案應(yīng)包括（實施此項工作的）目的意義、指導(dǎo)思想（或總體要求）、目標(biāo)任務(wù)（含時段劃分）、保障（方法）措施、相關(guān)要求等方面內(nèi)容。

二、公文辦理的基本要求

公文撰寫是一項十分嚴(yán)肅的公務(wù)行為，它是“受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言”。做好這項工作，不能僅憑個人良好的愿望和高度的熱情，必須深刻認(rèn)識和理解公文撰寫的特點(diǎn)。公文不同于其他文學(xué)（字）作品，它的撰寫、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進(jìn)行。

（一）確定文種

這是公文辦理首先要明確的。我們在撰寫公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用，在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作背景、目的、受文對象，確定采取哪個文種。一般說來：

1.命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和章程、宣布實施重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。如主席令、國務(wù)院令、通緝令等。這些法規(guī)、規(guī)章的制定，要省級以上的國家機(jī)關(guān)才能制定和通過，因而在市、縣、鎮(zhèn)級，不涉及到命令（令）文種。2.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等。這種文種本系統(tǒng)幾乎不用。

3.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q策事項。

4.公報。適用于公布重要決定或者重大事項。如《中國共產(chǎn)黨第十八屆中央委員會第四次全體會議公報》等。這種文種本系統(tǒng)幾乎不用。

5.公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。如《中華人民共和國海關(guān)關(guān)于簡化進(jìn)出境旅客通關(guān)手續(xù)的公告》等。這種文種基層機(jī)關(guān)、單位很少用。

6.通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。如停水或停電等可采用《通告》文種。

7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8.通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。它是我們最常用的文種。

9.通報。適用于肯定成績、表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

10.報告。適用于向上級匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。它是我們較常用的文種。

11.請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。上級機(jī)關(guān)接到《請示》后，會書面回復(fù)。

12.批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。如《關(guān)于同意設(shè)立××鎮(zhèn)幼兒園的批復(fù)》等。13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。這種文種本系統(tǒng)不用。

14.函。主要適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。如政府的部門與部門之間商洽問題、詢問或答復(fù)問題，通常用《函》。但上下級之間很一般性的商洽問題、詢問或回復(fù)問題，有時也用《函》。

15.紀(jì)要?；蚍Q會議紀(jì)要，適用于記載會議主要情況和議定事項。

以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據(jù)具體情況來確定。

（二）規(guī)范撰寫

公文撰寫要求做到“6個規(guī)范”，即：

1.主題規(guī)范。主題是文章所要表達(dá)的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標(biāo)準(zhǔn)，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產(chǎn)生歧義。

2.使用材料規(guī)范。公文材料的選用標(biāo)準(zhǔn)必須真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當(dāng)前事物本質(zhì)規(guī)律的真實。我們分析問題時，所列舉的現(xiàn)象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現(xiàn)象和個別現(xiàn)象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題、提出的辦法，必須是符合當(dāng)前實際的，必須是有說服力的。不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數(shù)據(jù)和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發(fā)展變化，尤其在這個信息飛速發(fā)展和人的民主法制意識普遍快速增強(qiáng)的時代下，如果總是一成不變、不思進(jìn)取，不思考、不調(diào)研，撰寫公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的選材標(biāo)準(zhǔn)與文學(xué)作品不同，公文強(qiáng)調(diào)真實，強(qiáng)調(diào)掌握最基礎(chǔ)最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學(xué)作品的核心和靈魂。

3.文章結(jié)構(gòu)規(guī)范。公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是：公文標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—正文—發(fā)文機(jī)關(guān)署名—成文時間。其中，正文結(jié)構(gòu)主要包括：開頭、層次、段落、過渡、照應(yīng)、結(jié)尾。

（1）開頭。也稱“導(dǎo)語”或“引言”，要求開宗明義、不兜圈子、開門見山，直接說明針對什么情況、為了什么目的、要干什么，力戒套話空話和“下筆千言，離題萬里”等不良文風(fēng)。常用開頭方法有：A.擺出行文根據(jù)（多用于闡述政策、部署工作的文件）；B.說明行文目的（多用于告知類、規(guī)范類文種）；C.概述行文背景（多用于指示性通知、報告、總結(jié)等文件）；D.引述來文線索（多用于批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報告等文件）；E.交代結(jié)論（先擺出結(jié)論性意見或中心思想，再道出原委，多用于調(diào)查報告、總結(jié)等文件）；F.提出問題（以問題引起下文，多用于調(diào)查報告等文件）。

（2）層次。就是通常所說的先寫什么、后寫什么。公文層次安排常有：A.并列式；B.遞進(jìn)式；C.因果式；D.總分式。

（3）段落。習(xí)慣又稱自然段。安排段落，有助于公文 的條理清晰。一般來說，公文的段落小于層次，往往幾個段落才能表達(dá)公文的一個層次。但有時（層次較少時）層次和段落是統(tǒng)一的，一個段落就是一個層次，即篇段合一的形式。

（4）過渡。層次之間、段落之間發(fā)生了表達(dá)意思的轉(zhuǎn)變，需要承上啟下的過渡。常用的的公文過渡形式有：A.用詞語過渡（如“總之”“因此”“誠然”“綜上所述”“由此可見”等）；B.用句子過渡（如“為此，特制定以下辦法”“現(xiàn)將有關(guān)情況通知如下”“應(yīng)當(dāng)怎樣看待這一年的工作呢？”等）；C.用段落過渡（在較長篇幅的公文中，當(dāng)出現(xiàn)層次轉(zhuǎn)換時，通常安排一個簡短的自然段承上啟下，以示過渡）。

（5）照應(yīng)。指公文內(nèi)容的前后關(guān)照和相互呼應(yīng)。常用的照應(yīng)形式有：A.題文照應(yīng)（開頭要與標(biāo)題相照應(yīng)）；B.前后照應(yīng)（前面提到或暗示的，后面要有著落）；C.首尾照應(yīng)（開頭提出的問題，結(jié)尾要做出回應(yīng)）。

（6）結(jié)尾。指公文的收束段落。公文結(jié)尾好，起到畫龍點(diǎn)睛、深化主題的作用。公文結(jié)尾要求“意盡言止”，有話則說，無話則止，不能向文學(xué)作品追求“回味無窮”“話外有音”效果，切忌畫蛇添足。常用的公文結(jié)尾方式有：A.號召式結(jié)尾；B.總結(jié)式結(jié)尾；C.強(qiáng)調(diào)式結(jié)尾；D.說明式結(jié)尾；E.請求式結(jié)尾。

公文的篇章類型主要有三種：篇段合一式、分層表達(dá)式、條款式。

4.文字表述規(guī)范。公文的用語用字要求簡明、準(zhǔn)確、樸實、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細(xì)致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。所以，很多時候，我們看文學(xué)作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質(zhì)有關(guān)系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規(guī)性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應(yīng)，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5.標(biāo)點(diǎn)符號使用規(guī)范。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：在標(biāo)題中間除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號，標(biāo)題結(jié)尾不加標(biāo)點(diǎn)符號；此外，標(biāo)題中不要過多出現(xiàn)“通知”兩個字，比如省、市層層轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院一個文件的通知，到縣級，可直接說轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院***（文件名）的通知。正文中使用標(biāo)點(diǎn)符號要正確，如：“”與“”以及《》與《》之間不能再加“、”，“1.” 不能標(biāo)為“

1、”等等，請大家下載學(xué)習(xí)國家新的《標(biāo)點(diǎn)符號用法的規(guī)定》。

6.數(shù)字和計量單位使用規(guī)范。數(shù)字除專有名詞（如“十二五”規(guī)劃、“三評三改”活動）外，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時用大寫（漢字），一時用小寫（阿拉伯?dāng)?shù)字）。計量單位采用國家通用的計量單位。同一類別（如長度、面積、質(zhì)量等）的計量單位，文中前后要統(tǒng)一，不能：一會兒是平方米，一會兒又是㎡；一會兒是千克（克），一會兒又公斤（斤）。大數(shù)字可用“萬”來計量，如1524.5萬人。

三、公文的格式要求

根據(jù)2012年7月1日開始施行的新的國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（簡稱“新《標(biāo)準(zhǔn)》”）和國務(wù)院辦公廳2012年4月16日印發(fā)、2012年7月1日起開始施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（簡稱“新《條例》”）精神，公文的統(tǒng)一格式要求為：

（一）開本

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙。

（二）排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，一般每頁22行，每行28個字。

（三）裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。釘位為兩釘釘鋸處釘眼距書芯上下各1/4處；釘鋸與書脊間的距離為3-5mm。

（四）公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁版頭分隔線以上的各要素統(tǒng)稱眉首（版頭）；臵于版頭分隔線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞（含）以下的各要素統(tǒng)稱版記。

1.眉首（版頭）

（1）份號（本系統(tǒng)一般不用，略）。

（2）密級和保密期限（本系統(tǒng)一般不用，略）。（3）緊急程度（本系統(tǒng)一般不用，略）。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的上邊緣至版心的上邊緣距 離為35 mm）；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識（俗稱“紅頭”，通常已提前套印好的）。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字臵于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志文字較少時，盡量拉寬字間距；文字較多時，盡量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，以醒目、美觀、莊重為原則。其作用在于表明公文的責(zé)任者，顯示公文的權(quán)威性與莊重性。

（5）發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（“紅頭”）下空2行，用3號仿宋體，居中排布；發(fā)文機(jī)關(guān)代字要力求明確、簡潔、規(guī)范，且不產(chǎn)生歧義和沖突，特別是不能與上級機(jī)關(guān)、本縣（區(qū)）內(nèi)同級機(jī)關(guān)的代字相互重復(fù)；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用中文六角括號“? ?”括入，不能用[]（）【】等符號；序號不編虛位（即1號不編為01號或001號），不加“第”字。發(fā)文字號對于文件登記、查詢、歸檔、統(tǒng)計、管理等都有重要作用。

（6）簽發(fā)人。簽發(fā)人標(biāo)志只用于上行文。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字編排，簽發(fā)人姓名居右倒數(shù)空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人（領(lǐng)導(dǎo)人）的姓名；簽發(fā)人與發(fā)文字號處于同一行。標(biāo)明簽發(fā)人目的在于表明機(jī)關(guān)發(fā)文的具體責(zé)任者，督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真履行職責(zé)，確保公文內(nèi)容真實準(zhǔn)確，提高公文質(zhì)量，并為聯(lián)系查詢有關(guān)事項提供方便。

（7）版頭分隔線。又稱紅色反線（寬度同版心，即156mm，通常已提前套印好的），距發(fā)文字號之下4 mm處所印的紅色分隔線。這條紅色分隔線是印制空白紅色文件紙時必需的。2.主體

（1）公文標(biāo)題。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成（因有“紅頭”有時可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）。事由要簡明扼要、一目了然，在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間用“關(guān)于”連接，事由與文種之間用“的”連接。紅色反線下空1行，用2號方正小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題（在三行及以上的）一般不排成正梯形或倒梯形，以菱形為宜；或第一行（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）短，第二、三行等長。

（2）主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱、同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。對于上行文，原則上只能標(biāo)寫一個主送機(jī)關(guān)，以便公文的辦理。對于普發(fā)性的下行文，可標(biāo)注同類機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，先領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（管理部門）、后具體職能部門，也就是先面后點(diǎn)（如：各鎮(zhèn)辦中心校、區(qū)直教育單位）。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

（3）公文正文。公文的主體部分，用于闡述公文內(nèi)容，使收文者具體、明確地掌握文件傳遞的信息，正文要求做到一文一事，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，通俗易懂。公文首頁必須顯示正文。編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然 段左空2字，回行頂格，自然段之間不空行。數(shù)字、年份不能分開回行。

正文標(biāo)題格式。要手動輸入，不可按回車鍵直接生成。一級標(biāo)題：一、二、三、……,字體用3號黑體，標(biāo)題后一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。二級標(biāo)題：

（一）（二）

（三）……，字體用3號楷體加重。三級標(biāo)題：1.2.3.……，字體用3號仿宋體加重（數(shù)字序號后不能用“、”）。四級標(biāo)題：(1)(2)(3)……，字體用3號仿宋體（同正文段落字體）。層次序數(shù)少時，可以向下越級使用，但同一公文中越級要相同。

正文中需引用其他公文時，按照先引標(biāo)題，后注明發(fā)文字號的方式引用。如：“根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)食品安全工作的決定》（國發(fā)?2012?20號）精神”。

（4）附件說明及附件。附件說明是指公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文結(jié)尾處必須有附件說明，即正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”（或“附”），后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“附件：1.XXXXX”）;附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號；附件名稱較長需回行時，應(yīng)與上一行附件名稱的首字對齊。

附件是指公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件要單獨(dú)起頁編排，一般與公文正文一起裝訂，并在附件首頁的左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”（或“附”）字樣，下一行開始居中排布附件標(biāo)題（有序號時標(biāo)識序號，標(biāo)題推薦使用2號或3號黑體或方正小標(biāo)宋體，視排版而定）。注意：附件說明和附件的序號及名稱應(yīng)前后標(biāo)識對應(yīng)一致。若附件內(nèi)容 太多，與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件首頁左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。附件與正文是一個有機(jī)整體，附件內(nèi)容太多時可分開裝訂，但要注意不能將兩者分開保存。公文附件是公文內(nèi)容的重要組成部分，與正文具有同等效力。

還有一種情況，就是正文中的一些內(nèi)容（如圖表、名單等），如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后聯(lián)系，造成閱讀不便，因而需抽出來單獨(dú)表述，這也產(chǎn)生了附件。在公文中涉及附件內(nèi)容處要加括號注明“見附件”或“附后”。

需要說明的是，在標(biāo)題和正文中寫明“報送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)”等字樣的公文，在其生效標(biāo)志（成文日期）后所附的內(nèi)容不是公文的附件，而屬于正文，因而前面的“序子話”（俗稱）后不能出現(xiàn)附件說明，后面的內(nèi)容不能標(biāo)注“附件”字樣。

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致。聯(lián)合發(fā)文時，發(fā)文機(jī)關(guān)署名的順序應(yīng)與版頭部分的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)注順序相一致。

（6）成文時間。成文日期是黨政機(jī)關(guān)公文生效的重要標(biāo)志。一般以發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；會議通過的決議、決定等公文以會議正式通過日期為準(zhǔn)（這些公文的成文日期標(biāo)注在標(biāo)題下的“（）”中，寫明通過文件的會議名稱及年月日）。新《標(biāo)準(zhǔn)》要求自2012年7月1日后機(jī)關(guān)發(fā)文的成文日期統(tǒng)一改用阿拉伯?dāng)?shù)字（不再使用漢字?jǐn)?shù)字），將年月日標(biāo)全。落款的成文日期與發(fā)文單位署名兩行對齊或相 互居中（沒有成文日期要比發(fā)文單位名稱矮2字之規(guī)定）。

（7）印章。公文有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)加蓋印章，印章與署名機(jī)關(guān)相符。上行文必須加蓋公章，會議紀(jì)要不加蓋公章。聯(lián)合發(fā)文時，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均需署名并加蓋公章。印章要端正、清晰、居中下壓成文機(jī)關(guān)署名和成文日期。

（8）附注。指對文件內(nèi)容或有關(guān)事項、要求的注解和說明。如：涉及公文的印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明時，可加附注“此件公開發(fā)布”“此件發(fā)至縣處級”等；“請示”件應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，便于收文者聯(lián)系、答復(fù)。如有附注，編排在成文時間的下一項，居左空2字加“（）”書寫。3.版記

（1）主題詞。臵于版記中的首條分隔線之上，“主題詞”3字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字（現(xiàn)各級機(jī)關(guān)發(fā)文均省去）。

（2）版記中的分隔線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線。其中，末條分隔線要與公文最后一頁下面的版心下邊緣重合。版記一般要求放在偶數(shù)頁（這樣奇數(shù)頁可能出現(xiàn)很多空白甚至幾乎全空白，且出現(xiàn)純版記頁。因而很多機(jī)關(guān)單位對此不講究）。

（3）抄送（送）。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號仿宋體字標(biāo)識“抄送”或“送”，后標(biāo)全角冒號；抄送的各機(jī)關(guān)之間用頓號（同一系統(tǒng)內(nèi)同級機(jī)關(guān)之間）或逗號（不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間）隔開，回行時與冒號后的抄送 機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。

（4）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位臵，用4號仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)可為機(jī)關(guān)辦公廳（室）或文秘部門，沒有專門的文秘部門，印發(fā)機(jī)關(guān)就寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱）。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。印發(fā)時間與成文日期可以存在時間差，體現(xiàn)出公文辦理的效率。

（5）頁碼。一般用4號半角宋體體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙面印刷的公文，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁不標(biāo)，公文附件與公文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

以上所講述的公文辦理方面的基礎(chǔ)知識，供大家共同學(xué)習(xí)、共同探討、共同提高。對存在的不足之處甚至值得商榷的地方，敬請各位同仁批評指正。

謝謝大家！

第三篇：公文寫作知識講座

公文寫作知識講座

一、公文概述

1.公文的定義

公文，即“公務(wù)文件”，我們經(jīng)常接觸的通知、報告、請示、計劃、總結(jié)等等，都屬于公文的范疇。公文是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在處理公務(wù)中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的應(yīng)用文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

2、公文的特點(diǎn)

一是公文必須由法定的作者制成和發(fā)布。法定作者指的就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位。二是公文具有法定的權(quán)威和行政的約束力。公文一經(jīng)發(fā)布，就要認(rèn)真貫徹落實，有令必行，有禁必止。

三是公文有較強(qiáng)的實用性和時效性。公文是用來據(jù)以辦事、解決實際問題的。一個通知、一個會議紀(jì)要，常常給下級單位以工 作上的指導(dǎo)和幫助，一份報告，常常成為上級機(jī)關(guān)科學(xué)決策的依據(jù)。公文還要有一定的時效性。通過公文請示問題，部署工作，都要適時，既不能早了，也不能晚了。

四是公文有特定的體式和處理程序。公文以說明為主，一般圍繞某事為什么要辦，為什么不能辦，要辦的措施、辦法和要求來加以說明。公文從寫作體裁、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、措詞用語到書寫編排、用紙規(guī)格等，都應(yīng)該符合規(guī)范化的要求。如公文的標(biāo)題一般用“根據(jù)XXX”、“遵照XXX（說明行文依據(jù)）”、“為（為了）XX（說明行文目的）”；末尾一般用“請審批”、“請指示”、“請認(rèn)真執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“以上報告（或以上意見）當(dāng)否，請指示”等等。這些體式和習(xí)慣用語都不要隨意改變。

五是公文的語言要求簡明、準(zhǔn)確、樸實。公文的語言文字特點(diǎn)必須邏輯嚴(yán)密，言簡意賅，要言不煩，直截了當(dāng)，一看一聽就懂，不雜亂，不費(fèi)解。關(guān)鍵的語言不能隨意簡縮。做到文如其事，恰如其分，準(zhǔn)確地反 映客觀實際，引用事例、數(shù)據(jù)、文字等要真實無誤。

3、公文的種類

一般公文可以分為正式公文和參照性公文兩大類。正式公文，也叫“正式行文”、“正式文件”等。指國家有關(guān)主管部門規(guī)定的公文文種，它具有法定的權(quán)威與效力，采用統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)印格式，俗稱“紅頭文件”。參照性公文，也叫“參照行文”、“非正式文件”等，指規(guī)定以外的公文文種，其權(quán)威與效力比較靈活，有些在公務(wù)活動中只起參考作用，沒有執(zhí)行與否的要求，對收文一方也不具有行政上的約束力，標(biāo)印格式也沒有統(tǒng)一的要求。正式公文包括以下13種：命令（令）；議案；決定；指示；公告，通告；通知；通報；報告；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要。參照性公文主要包括：計劃；總結(jié)；調(diào)查報告；簡報；會議記錄；述職報告；規(guī)章制度，領(lǐng)導(dǎo)講話等等。

二、通知的寫作

（一）通知的概念與作用

通知是把需要告知有關(guān)單位和人員的事 項，用書面形式表現(xiàn)出來的一種知照性公文。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和使用干部。

通知的應(yīng)用范圍非常廣泛，按其性質(zhì)不同，可分為六種類型：一是發(fā)布性通知，如《郵電部關(guān)于發(fā)布<電信終端設(shè)備進(jìn)網(wǎng)審批管理規(guī)定>的通知》；二是指導(dǎo)、布臵性通知，如《市政局黨委關(guān)于學(xué)習(xí)、貫徹市委八屆四次全會精神的通知》；三是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，批轉(zhuǎn)用于上級批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)下級的公文，如《ｘｘ市人民政府批轉(zhuǎn)財政局〈關(guān)于企業(yè)財務(wù)檢查情況和今后意見的報告〉的通知》。轉(zhuǎn)發(fā)用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，如《北京市國有資產(chǎn)管理局轉(zhuǎn)發(fā)國家國有資產(chǎn)管理局關(guān)于做好境外國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)年檢登記工作的通知的通知》；四是告知性通知，如《市政局黨委關(guān)于調(diào)整局保密委員會成員的通知》、《公司關(guān)于年終財產(chǎn)清查的通知》；五是會議通 知；六是任免干部通知。

通知作用主要是知照。即將某些事項，包括工作或活動的計劃安排、情況、問題、政策、規(guī)定、意見等等，告知有關(guān)單位和人員。其具體的作用因通知的種類不同而不同。指導(dǎo)、布臵性通知，帶有必須遵照執(zhí)行、不得隨意違反的強(qiáng)制性與約束力，有關(guān)單位可作為開展工作或活動、處理問題、安排事務(wù)的依據(jù)，具有指導(dǎo)、規(guī)范、宣傳、教育作用。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，或認(rèn)可某一單位的好經(jīng)驗，或通過某一單位的某些情況，提醒有關(guān)單位和人員注意某些問題，或傳達(dá)上級有關(guān)文件精神，其指導(dǎo)、宣傳、教育的作用，也是十分明顯的。告知性通知與會議通知除了知照作用，還可作為憑據(jù)。

（二）通知的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

通知一般包括標(biāo)題、主送單位、正文、落款四部分。有的通知如發(fā)送的面較廣，內(nèi)容為告知事項或會議通知，也可不寫主送單位。

１、標(biāo)題：一般由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成，發(fā)文單位一般在文頭上有，標(biāo)題中不再出現(xiàn)。如《關(guān)于開展評選思想政治工作創(chuàng)新獎的通知》，《關(guān)于舉辦學(xué)習(xí)黨的十六大精神領(lǐng)導(dǎo)干部調(diào)訓(xùn)班的通知》。除臨時性的會議或告知性通知外，一般不單獨(dú)用“通知”作標(biāo)題。

２、主送單位：即被通知的單位，在標(biāo)題之下提行頂格書寫。主送單位可以有幾個，這幾個單位如果是平級的，用頓號隔開；不平級的可以從高到低，依次排列；不同類別間的單位用逗號隔開；同類單位都要通知的，可用“各”字概括。如《市政局黨委關(guān)于在黨員中開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動的通知》要發(fā)到全局，主送單位是：局屬各單位黨委（總支、支部）。

３、正文：通知的正文因類型不同，也不一樣。

①貫徹執(zhí)行類通知：上級機(jī)關(guān)對下級單位傳達(dá)事項、布臵工作時使用。這種通知必須具體明確、切實可行，要把道理講清楚，任務(wù)提明確。寫這類通知既要能提高下級機(jī)關(guān)對該項工作的認(rèn)識，又要提出具體的指示性意見，使下級在實際貫徹中有所遵循。具 體寫法是：

開頭：首先說明發(fā)本通知的原委、依據(jù)及發(fā)此通知的目的；

然后，寫明通知的事項、內(nèi)容，即通知什么問題，一般是通過一個承上啟下的過渡句式（如“為了……現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：”；或“為此，特作如下通知”），引起下文，寫通知的事項和內(nèi)容。這部分一般分條列項地說明具體辦什么事和應(yīng)該怎樣執(zhí)行各項要求，務(wù)必具體、可操作而不失空泛；

正文末尾，一般有一個提出要求和希望的結(jié)語。

例：關(guān)于給予北京地鐵五號線工程政策性優(yōu)

惠有關(guān)問題的通知

市計委：

為加快北京地鐵五號線工程建設(shè)，市政府同意給予北京地鐵五號線工程政策性優(yōu)惠，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：

一、北京地鐵五號線工程免交：耕地占用稅、城市基礎(chǔ)設(shè)施“四源”建設(shè)費(fèi)、防洪費(fèi)、市政公用設(shè)施建設(shè)費(fèi)、城市建設(shè)工程許 可證執(zhí)照費(fèi)、合同預(yù)算審查費(fèi)、招投標(biāo)管理費(fèi)、質(zhì)量管理監(jiān)督費(fèi)、臨時占道費(fèi)、勞動保險統(tǒng)籌基金。

北京地鐵五號線工程建設(shè)占用土地按劃撥建設(shè)用地處理，建設(shè)中需砍伐屬于市園林局所有的苗木時，免交綠化苗木損失費(fèi)。

二、北京地鐵五號線工程免交渣土消納費(fèi)中的管理費(fèi)；掘路修復(fù)費(fèi)只收人工費(fèi)和材料費(fèi)，其他費(fèi)用免收。

三、北京地鐵五號線工程緩交城市污水處理費(fèi)。

北京市人民政府辦公廳

二○○一年二月二十七日

②批示性通知：包括“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”兩種形式。“批轉(zhuǎn)”用于上級單位認(rèn)為某一下級單位上報的報告或其他文件，具有普遍意義，于是對下級單位的文件加上批語，用通知的形式發(fā)給所屬各下級單位，作工作借鑒、參考或執(zhí)行?！稗D(zhuǎn)發(fā)”則是上級機(jī)關(guān)單位、同級機(jī)關(guān)單位或不相隸屬機(jī)關(guān)單 位發(fā)來的公文，對本機(jī)關(guān)所屬下級機(jī)關(guān)單位具有指示、指導(dǎo)或參考作用，加上按語，用通知的形式轉(zhuǎn)發(fā)給下級機(jī)關(guān)。這類通知應(yīng)寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件名稱，對文件做出簡要評價，說明批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的緣由和目的，提出希望和要求。內(nèi)容大都比較簡短，但也有的在提出希望和要求時，結(jié)合本單位、本部門的實際情況，突出強(qiáng)調(diào)應(yīng)重視文件的某一精神或某個方面的意義；還有的就文件中的主要問題作進(jìn)一步的闡發(fā)或補(bǔ)充說明，并提出帶有指示性的意見。由于被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件的重要程度不同，因此，寫這類通知時必須注意區(qū)別不同情況，既要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要根據(jù)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的實際，還要考慮針對性。行文措詞應(yīng)該得體。例如，對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件評價用語有“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等的區(qū)別；對下級機(jī)關(guān)的希望和要求用語有“參考”、“參照執(zhí)行”、“研究執(zhí)行”、“遵照辦理”、“認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等的不同。這些用語在行文中需要精心選擇。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文本身列在通知后面作為附件。如關(guān) 于印發(fā)《北京市不在職革命傷殘軍人免費(fèi)乘坐市內(nèi)公共電汽車、地鐵具體辦法》的通知.③一般告知性通知：這類通知是上級機(jī)關(guān)對有關(guān)事宜需要下級機(jī)關(guān)知道或辦理時用的，內(nèi)容著重寫清楚通知的事項，或具體說明如何辦理，達(dá)到什么目的。如啟用印章、人事任免及機(jī)構(gòu)設(shè)臵等。

④會議通知：這種通知應(yīng)寫清召開會議的有關(guān)事項，以便與會人員作好準(zhǔn)備并如期赴會，開好會議。內(nèi)容一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地址、報到地點(diǎn)、攜帶材料等。

三、報告的寫作

（一）報告的概念與要求

報告是下級單位向上級機(jī)關(guān)單位或者業(yè)務(wù)主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時使用的一種陳述性公文。它與開大會時領(lǐng)導(dǎo)同志作的報告或請先進(jìn)人物作的報告是截然不同的兩種文體。報告的主要作用是：反映情況、傳遞信息；匯報工作，爭取支持；說明情況，答復(fù)詢問。

定期或不定期地向上級機(jī)關(guān)或上級主管部門匯報工作、反映情況、提出建議，是一個單位的職責(zé)。為了方便上級領(lǐng)導(dǎo)人閱讀、辦理，報告要盡量做到簡明扼要，不宜展開過多的政策理論分析，或者說，不必在報告中給上級講大道理、做思想工作，篇幅不宜過長，一般不要超過三千字。報告是向上級匯報工作的文種，上級領(lǐng)導(dǎo)可以只看不答復(fù)，因此在報告中不得夾雜請求上級答復(fù)的事項，以免貽誤工作。

（二）報告的種類

報告可分為情況報告、事件報告和答復(fù)報告等，情況報告應(yīng)寫明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本經(jīng)驗，再寫明存在的主要問題和下步工作意見。對于事件報告，側(cè)重寫明事件發(fā)生的全過程及其來龍去脈，分析事件發(fā)生的原因，說明其后果，并提出解決問題的方法和措施。對于答復(fù)報告，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)針對性，緊緊圍繞上級機(jī)關(guān)的詢問和要求，寫清問題，表明態(tài)度，提出意見。

（三）情況報告和事件報告寫法

1、情況報告的寫法

情況報告是就某一方面或一段時間內(nèi)的工作或客觀情況向上級做專題匯報時使用。它可以寫于工作進(jìn)行之中，也可以寫于工作結(jié)束或告一段落之后。

情況報告可以分為綜合性情況報告和專題報告。

綜合性報告是就某一段時間內(nèi)所做的工作、所發(fā)生的情況綜合起來向上級作的匯報。它以時間為選材范圍，如年終報告。正文一般寫明以下幾方面的內(nèi)容：①開頭說明這段時間里工作的總體情況，主要的成績和問題。②主體部分一般橫向分為若干層次，分述各個方面工作的進(jìn)展情況。③根據(jù)實際情況，還可以對某些問題、趨勢作總的說明和預(yù)測。

專題情況報告是就某一方面、某一項工作所發(fā)生的問題或情況，加以敘述和說明，向上級所作的專門匯報。

⑴標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由加文種組成，如：《xx單位關(guān)于“三個代表”專題教育情況的報告》，有時發(fā)文機(jī)關(guān)可省略。⑵主送機(jī)關(guān)：頂格寫在正文前第一行。

⑶正文：主要包括三點(diǎn)：一是基本情況；二是主要特點(diǎn)或收獲；三是存在的主要問題，有時根據(jù)需要，扼要地寫明今后的打算。

在這幾部分中，主要特點(diǎn)或收獲（即成績）部分是重點(diǎn)。正文部分通常是歸納出幾個小標(biāo)題，依次分項來寫。寫時要緊扣標(biāo)題，先概述，再細(xì)述；先綜述，再分述，并用典型事例或數(shù)字說明基本觀點(diǎn)。在小標(biāo)題的擬制上，除了應(yīng)抓住主要特點(diǎn)，寫出規(guī)律性的體會以外，還要注意以下幾點(diǎn)：

一是按照一定的邏輯層次列標(biāo)題。比如從開始到結(jié)束或從重點(diǎn)到一般；或從主要工作到次要工作等。如《關(guān)于京滬高速公路工程建設(shè)有關(guān)事宜的報告》中分這樣幾部分來寫：

一、工程簡要概況

二、工程進(jìn)展情況和計劃安排

三、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任制和保障措施

四、當(dāng)前存在的主要問題

二是要有真材實料，力戒空話套話。小 標(biāo)題的歸納，既要有一定的說理，更要注重用事實說話，避免套話、空話、廢話。

三是語言講究洗練和準(zhǔn)確對稱。如《關(guān)于警示教育的情況報告》中歸納了這樣幾個小標(biāo)題：

一、以查問題為主，突出“實”。

二、注重清理思想，突出“疏”。

三、抓好配合活動，突出“活”。

四、加強(qiáng)教育監(jiān)督，突出“?！?。

這4個小標(biāo)題既注重了語言的對稱，同時也能準(zhǔn)確地傳情達(dá)意，將這次警示教育不同階段的特點(diǎn)，用“實”、“疏”、“活”、“?！钡戎攸c(diǎn)詞語來概括，既突出了工作的特點(diǎn)，同時語言也比較洗練。

⑷結(jié)尾慣用語：“特此報告”、“以上報告，請審閱”等。

2、事件報告的寫法

事件一般指突發(fā)事件，如群體性上訪，重大安全事故等。寫法一般分成三部分內(nèi)容：一是事件發(fā)生的全過程；二是對事件性質(zhì)的分析；三是由事件總結(jié)出的教訓(xùn)，提出下一步的防范措施。寫作時應(yīng)把握以下幾個 問題：

一是事件發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)在迅速處臵的同時，及時向上級報告；二是要真實反映事件發(fā)生的全過程。事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、原因、狀態(tài)、趨勢等基本情況，都要寫清楚。如果對一些重要情節(jié)和事發(fā)原因不是很清楚，務(wù)必抓緊與有關(guān)方面核實，千萬不可憑主觀推理、判斷來反映情況；三是分析問題要客觀。就是說反映情況要實事求是，不帶偏見。特別是涉及當(dāng)事的雙方，更要注意這一點(diǎn)。沒有根據(jù)的，一句也不要講；有根據(jù)的，也只能寫實，并留有余地；問題沒調(diào)查清楚的，不要講決斷的話；四是要深入總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出下一步的防范措施。

（四）寫好報告應(yīng)注意的問題

１、要突出重點(diǎn)內(nèi)容，如綜合報告，要把各個方面的工作情況詳略得當(dāng)?shù)亟M織在有限的篇幅中，必須突出重點(diǎn)，不能平分秋色，一個單位工作很多，但畢竟只有一兩項工作在現(xiàn)實中起主導(dǎo)作用，因此，我們要把這起主導(dǎo)作用的方面作為重點(diǎn)反映出來，把其他情況放在次要的位臵上，不然，什么東 西都往報告里塞，結(jié)果會適得其反。

２、要體現(xiàn)一個“專”字。專題報告要一事一報，自始至終圍繞一項工作、一件事情、一個方面的情況去敘述說明，不能在一個專題報告中同時講幾件互不相干的事情。

３、要以陳述為主，提出必要的看法。以陳述為主，就是實事求是地敘述事實。提出必要的看法，就是報告中反映的情況，講觀點(diǎn)要有材料，材料和觀點(diǎn)要緊密聯(lián)系，做到有分析、有判斷，不搞現(xiàn)象羅列，數(shù)字堆砌。

４、要不失時機(jī)。一些重要的工作和問題，應(yīng)在事情的發(fā)展過程中及時向上級做出報告，不要等工作結(jié)束、事件平息后才反映，那樣就失去意義了。

四、請示的寫作

（一）請示的概念與作用

請示是下級機(jī)關(guān)單位請求上級機(jī)關(guān)單位或業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)單位對某項工作或某個問題給予指示、答復(fù)時使用的。

請示的意義和作用在于：陳述意見，請求指示；提出問題，請求幫助；說明情況，請求裁決；提出建議，請求解決。

請示有兩種：一種是請求給予指示，一種是請求批準(zhǔn)。

1.向上級機(jī)關(guān)請求批示

對上級機(jī)關(guān)的有關(guān)方針政策指示不了解時；在執(zhí)行政策、法律和上級指示中，出現(xiàn)了新的情況，遇到疑難問題，無章可循，且關(guān)系重大，須領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予指示才能辦理的事項；或因情況特殊，難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，提出政策性措施，有待上級機(jī)關(guān)批示后再行實施的事項；因意見分歧，無法形成共識，達(dá)成統(tǒng)一，難以開展工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

2.向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)

完成上級機(jī)關(guān)交辦的事項，或?qū)嵤┍締挝恢匾椖慷鄙偃肆?、財力、物力，不滿足這些條件就難以完成的，報請上級行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)使用的。

請示與報告都是下級單位呈送上級單位的上行文，在格式和寫法上有相似之處，但其區(qū)別也是明顯的。

一是請示著重于提出問題和請求，報告 著重于陳述情況和意見；二是請示的內(nèi)容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需簡短，報告涉及內(nèi)容面較廣泛，篇幅可較長；三是請示必須事前行文，獲得上級批復(fù)后方可行事，不得先斬后奏；報告一般是在工作進(jìn)行中和過后行文；四是請示一定要有請求事項，上級單位如果同意，必須行文批復(fù)；報告則主要是陳述情況或意見，供上級了解、掌握、參考，一般不提請求事項，即使有所請求，上級也不一定非得給予批復(fù)。

現(xiàn)實生活中，常有把請示與報告混為一談的現(xiàn)象，有的甚至干脆寫成“請示報告”，這是不對的。還有一些單位向不相隸屬的同級或低一二級的單位聯(lián)系公務(wù)，為了表示謙虛，取得對方的好感，特意使用“請示”，也是不合規(guī)范的。請示僅限于下級單位對直接上級單位使用，其他可以用“函”。

請示的作用與報告基本上相同，即一方面下級單位通過請示，可以讓上級單位了解自己的有關(guān)情況與請求；另一方面，上級單位可以利用下級單位呈送的請示，作為指導(dǎo) 該單位和同類單位有關(guān)工作的依據(jù)。發(fā)文單位使用請示，一定要有其具體目的，收文單位收到請示后，也一定要及時研究，做出同意或不同意，批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)的決定，并用“批復(fù)”文種給予答復(fù)。

（二）請示的寫法

１、請求批準(zhǔn)的請示

用途：請求上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或幫助解決工作中的某些問題、困難時使用。

①標(biāo)題：《關(guān)于xxx（事由）的請示》，事由部分應(yīng)準(zhǔn)確地揭示出請示的事項。比如，請求上級撥款，標(biāo)題中就應(yīng)涉及到款項的問題，如《關(guān)于請撥組織老干部考察所需費(fèi)用的請示》，不能寫為《關(guān)于組織老干部考察活動的請示》，前者的請示事項是錢，后者給人的印象好象是請求上級批準(zhǔn)這一活動。標(biāo)題的事由也不能太羅嗦，如《關(guān)于7月3日舉辦慶祝香港回歸聯(lián)歡活動急需資金3萬元的請示》。

②主送單位。主送單位要頂格寫。主送單位只能是一個，而且必須是有權(quán)接受、批準(zhǔn)請示事項的直接上級。如果寫兩個或兩個 以上單位，很可能這幾個單位都互相推委，不先表態(tài)，反而貽誤了工作。主送單位不宜為領(lǐng)導(dǎo)個人，如xx董事長或xx總經(jīng)理，可以用集合概念，如總經(jīng)理、書記等等。

③正文：依次由四個層次組成：

請示的理由：即“為什么要請示？”說明請示事項的依據(jù)、原因，說明問題提出的必要性。這部分要把理由講充分，道理說透徹，原因談明白，為請示得到批示、指示提供充足的理由。

請示的事項：即“請示什么問題？”對要解決的問題的敘述以及對具體要求的說明。如果內(nèi)容簡單，可與緣由部分連在一起，一貫到底。如果內(nèi)容較復(fù)雜，則另行起文，分段表述。請示事項一定要明確，如請款不能簡單地說“請領(lǐng)導(dǎo)給予支持”、“請領(lǐng)導(dǎo)撥款”，就是不說數(shù)額。

解決的辦法：明確提出本單位對解決這一問題的意見，以供上級單位做出判斷和抉擇時參考。這些意見要有根有據(jù)，切合實際，必要時可引證有關(guān)政策或規(guī)定的條文，努力使自己的意見中肯、可行。

提出要求：具體提出對上級的要求，包括希望按某個最佳方案批示；希望上級盡快答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題；在未正式批復(fù)前，建議上級同意暫時按什么政策執(zhí)行等。

最后，另起一行，寫上期請用語，如“妥否，請批示”，“是否妥當(dāng)，請批示”，“以上意見當(dāng)否，請批復(fù)”，然后再另起一行，寫明發(fā)文單位名稱，并在上面蓋章。

例：關(guān)于暫緩調(diào)高旅游專項資金在交通建設(shè)附加費(fèi)中分配比例的請示 市人民政府：

今年4月7日，xx市委、市政府《關(guān)于加快發(fā)展旅游業(yè)的決定》（x字［xx］8號），同意建立旅游建設(shè)發(fā)展專項資金，其部分資金來源于交通建設(shè)附加費(fèi)的分配，并將此分配比列從原來的5％調(diào)高到10％。對此，我委認(rèn)為該措施無疑有利于籌集資金，促進(jìn)旅游業(yè)發(fā)展。但當(dāng)初決定征收旅業(yè)交通建設(shè)附加費(fèi)的目的，主要是籌集地鐵資金，現(xiàn)要提高旅游專項資金往交通建設(shè)附加費(fèi)中 的分配比例，必然減少地資金的來源。地鐵工程建設(shè)投資高達(dá)30億元，籌資任務(wù)十分艱巨，而今年地鐵資金缺口更大，需開拓更多的資金來源。因此，任何減少籌集地鐵資金的做法都會異致工期拖長和投資增大，不利于工程建設(shè)。

鑒此，我委建議在地鐵建設(shè)期內(nèi)，暫緩調(diào)高旅游專項資金在交通建設(shè)附加費(fèi)中的分配比例，仍執(zhí)行旅游專項資金在交通建設(shè)附加費(fèi)中占5％的分配比例不變。專此請示，請批復(fù)。

Xx市計委

Xx年x月x日

２、請求指示的請示：

用途：用于某些無政策依據(jù)，或不了解、不明確某些政策而不知如何開展工作、采取措施時；或是涉及方針、政策界限等方面的重大問題，請求上級給予明確或具體解釋時使用。具體寫法與前面說的請求批準(zhǔn)的請示寫法上大同小異。

（三）請示的寫作要求

寫作請示，除了按寫作報告時必須注意的中心思想明確，內(nèi)容具體準(zhǔn)確，表述清楚扼要等幾點(diǎn)外，還應(yīng)特別注意：

１、一文一事

即每份請示只涉及一件事情，不能一文數(shù)事并報，也不能多頭請示，需要幾個單位辦理的不同問題不能綜合在一起請示。

２、逐級請示

即一般情況下，只能向直接領(lǐng)導(dǎo)或主管本單位的上級單位請示，不得越級行文。特殊情況下，需要越級請示的，也必須把該文抄報越過的單位，不得避開或瞞著直接領(lǐng)導(dǎo)或主管單位。

3.應(yīng)提出自己的建議和意見，態(tài)度一定要明確。就語氣而言，只能用請求性語氣，不能用決定性語氣。不能這樣寫“如何解決，請領(lǐng)導(dǎo)批示”、“請批示！”“我們認(rèn)為必須如何如何，請批示”。

五、會議紀(jì)要的寫作

（一）會議紀(jì)要的概念及作用

會議紀(jì)要是一種法定公文，用于傳達(dá)會議的主要精神和記載要求與會者共同遵守執(zhí)行的議定事項。也就是說，會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及精神、議定的事項，加以文字歸納整理，以上傳下達(dá)，統(tǒng)一各方思想，指導(dǎo)協(xié)調(diào)和推動工作。會議紀(jì)要是在會議記錄及其他有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)歸納、提煉、整理而成的，既可以反映有關(guān)情況和問題，又可以用來指導(dǎo)工作和統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方面的步調(diào)。會議紀(jì)要發(fā)給下級，類似通知，要求貫徹執(zhí)行，報送上級，類似會議情況報告，可向上級反映情況。會議紀(jì)要在會議記錄的基礎(chǔ)上經(jīng)過篩選、整理，其作用和會議簡報有所不同，會議簡報主要用于反映會議動態(tài)，溝通情況，其內(nèi)容只具有參考性，不像會議紀(jì)要兼有反映情況、溝通信息功能的同時，還具有指揮的權(quán)威性。

（二）會議紀(jì)要的種類

會議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，可分為例行會議紀(jì)要，工作會議紀(jì)要和協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。

（三）會議紀(jì)要的寫法

會議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成。

(1)標(biāo)題

由會議名稱和文種組成。如《地鐵建設(shè)安全工作會議紀(jì)要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標(biāo)題之下，位臵居中，并用括號括起。也可在文末右下角標(biāo)明日期。

(3)正文

1、導(dǎo)語：對會議基本情況做扼要地敘述。如會議的名稱、目的、時間、地點(diǎn)、與會人員、議程及會議效果等。

2、主體：主要寫會議所研究的問題、討論的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。一般采取“撮要分條式”，即開頭介紹會議的基本情況，如會議召開的時間、地點(diǎn)、中心議題及主持人、參加人等。然后分條列項，把會議的議定事項歸納成幾個問題逐一寫清。

具體有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議，討論的問題比較集中，意見也比較一致，對會議的發(fā)言、討論的情況進(jìn)行綜合概述。

二是摘錄法。主要用于座談會、學(xué)術(shù)討論會等。按照會議進(jìn)程或討論順序摘要整理出來。

三是歸納法。多適用于較大型的會議，討論的問題比較多，涉及的范圍比較廣，需要把許多意見和問題加以分類整理，分項或列題寫出。

無論哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點(diǎn)。

3、結(jié)尾：內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神。也可以不寫結(jié)尾，主體部分寫完，全文自然結(jié)束。

（四）會議紀(jì)要寫作要求與技巧

會議紀(jì)要的寫作要求，總的來說就是既要做到全面完整，又要抓住主流、本質(zhì)；既 26 來源于原始記錄，又體現(xiàn)了對原始記錄的綜合、分析、提煉、概括。

1、準(zhǔn)確把握會議要點(diǎn)。這是會議紀(jì)要寫作的關(guān)鍵。會議紀(jì)要的精髓在于“要”。掌握會議要點(diǎn),關(guān)鍵在于抓住與會人員達(dá)成的共識和議定的事項。一次工作會議，涉及的問題很多。寫會議紀(jì)要時，必須明確宗旨，即會議所集中解決的幾個主要問題，切不可面面俱到。要把基本的觀點(diǎn)、議定的事項、準(zhǔn)備落實的措施反映出來。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議研究了”、“會議認(rèn)為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。整理會議紀(jì)要要忠實于會議確定的原則和精神，抓住重點(diǎn)，切忌把整理者的意愿夾進(jìn)紀(jì)要。

2、綜合提煉會議結(jié)論。要善于抓住表態(tài)性的結(jié)論性意見；要善于抓住領(lǐng)導(dǎo)或權(quán)威人士發(fā)言的精神實質(zhì)；要善于抓住多數(shù)與會人員的意見；要善于抓住會議主持人的總結(jié)性發(fā)言。但要注意語言加工,擇其精要，不 27 要直接引用或大量羅列參會人員的原始發(fā)言。

3、格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)清楚。會議紀(jì)要除文頭和文尾外,其結(jié)構(gòu)有:標(biāo)題、會議概況、議定事項、結(jié)尾四部分。議定事項是會議紀(jì)要的主體部分,多數(shù)分為會議精神和議定事項兩部分,即共識與措施兩方面。

會議紀(jì)要要注意條理化、理性化。這是會議紀(jì)要與會議記錄的一個主要區(qū)別。會議記錄一般要把每個人的發(fā)言盡量客觀、詳細(xì)地記錄下來，而會議紀(jì)要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程。所謂條理化，就是要對會議討論的意見，盡力給予理論上的概括，提綱挈領(lǐng)，畫龍點(diǎn)睛。紀(jì)要要分條分層次敘述，避免籠而統(tǒng)之，雜亂無章，前后矛盾的現(xiàn)象。

4、言簡意明。會議紀(jì)要語言要明確暢達(dá),防止含糊其辭產(chǎn)生歧義,特別是開頭部分應(yīng)當(dāng)十分明確。在每一個問題或段落的開頭,常常使用規(guī)范性用語,如“會議認(rèn)為”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議要求”、“會議傳達(dá)”、“會議號召”等，以突出會議與主旨。會議紀(jì)要寫作范例：

抓住機(jī)遇 擴(kuò)大開放

沿長江五市對外開放研討會紀(jì)要

一九九六年七月

沿長江五市(重慶、岳陽、武漢、九江、蕪湖)對外開放研討會，于1996年7月15-16日在廬山經(jīng)緯賓館舉行。這次會議是在黨中央和國務(wù)院作出以上海浦東為龍頭，進(jìn)一步開放長江沿岸城市的戰(zhàn)略決策之后，由《求是》雜志社經(jīng)濟(jì)部、江西省體改委、九江市人民政府聯(lián)合召開的，來自五市的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面的負(fù)責(zé)同志及部分新聞單位的代表共40余人參加了會議。與會代表圍繞著如何搞好沿長江對外開放的問題，進(jìn)行了熱烈發(fā)言和深入討論。

與會代表一致認(rèn)為，搞好沿長江的對外開放意義深遠(yuǎn)重大。……。

擴(kuò)大沿長江的對外開放，對五市來說是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。為此，代表們指出，……（略）。

擴(kuò)大開放，必須深化改革。代表們提出，與沿海地區(qū)相比，沿長江城市在對外開放方面已滯后了一步，舊的體制嚴(yán)重阻礙著對外開放的步伐。因此，應(yīng)……

開放是促進(jìn)和帶動一切的重要途徑和手段，代表們認(rèn)為，應(yīng)……

搞好長江的開放開發(fā)，必須走聯(lián)合協(xié)作的路子。代表們認(rèn)為，……

投資環(huán)境建設(shè)是對外開放的重要內(nèi)容，代表們認(rèn)為應(yīng)把它放在對外開放的重要地位，作為一項持久的基礎(chǔ)性工作來抓。既要……，又要……。還要……

六、公函的寫作

（一）函的概念與作用

函，即信函，也叫書信。做為法定公文的函，是不相隸屬的單位之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)所使用的一種文體。

函的用途，具體說有以下幾項：

一是平行機(jī)關(guān)之間、不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜；二是向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請 求批準(zhǔn)有關(guān)事項，如市政局向公安局、環(huán)保局等有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項時用“函”，有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門做出答復(fù)時，也使用“函”。三是上下級之間詢問和答復(fù)一般性的問題時，也可使用函。

（二）函的種類

函從形式上分有兩種：一種是公函，屬正式公文，有文件版頭，有發(fā)文字號，使用完后立卷歸檔。一種是便函。用來處理一般性事項的信件，使用機(jī)關(guān)信箋，加蓋機(jī)關(guān)印章即可。

從行文方向上分也有兩種：一是去函，即主動地與有關(guān)單位商洽工作、詢問事項或提出請求；二是復(fù)函，是針對來函的問題向來函單位回答相應(yīng)的商請或詢問事項。

（三）函的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

包括標(biāo)題、主送單位、正文、落款四部分。

１、標(biāo)題：由發(fā)文單位、事由＋文種組成。有時，發(fā)文單位可省略，如《xx單位關(guān)于xxxx事項的函》，如果是復(fù)函，在標(biāo)題中應(yīng)當(dāng)標(biāo)明，如《xx單位關(guān)于xxxx問題的

復(fù)函》。

２、主送單位：頂格書寫?？梢允瞧叫袡C(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)，也可以是上級機(jī)關(guān)。

３、正文：通常包括開頭、主體、結(jié)語三部分。

①開頭：如屬主動發(fā)函，開頭應(yīng)先寫明發(fā)函緣由，如果是答復(fù)性函，則應(yīng)寫明所要答復(fù)的來函的標(biāo)題，或來函所提的事項、問題。如：“你單位ｘ月ｘ日來函已悉，經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下”。開頭用不著寫“你們好”等問候語。

②主體：去函具體書寫要告知的事項或者要商洽的問題、要請求的事項；復(fù)函則針對來函的內(nèi)容做出答復(fù)，或表態(tài)同意，或提出不同意見并簡要說明其理由。要寫得清楚、明白、誠懇，以取得對方的理解和支持。請求批準(zhǔn)函，則主要包括請求批準(zhǔn)的事項、理由等，事項要明確，理由要客觀、充分。一般情況下，最好一函一事，這樣便于對方處理答復(fù)，多項事情，特別是彼此間毫無聯(lián)系的一些事，可以分別發(fā)函。

③結(jié)語：去函可寫：“請予研究”、32 “請予大力協(xié)助”或“特此函告，希即函復(fù)”、“即請函復(fù)”，也可只寫禮貌性的慣用語，如“為盼”、“是荷”等。復(fù)函可寫“特此函復(fù)”、“專此回復(fù)”“此復(fù)”等。結(jié)語也可不寫。結(jié)語一般不寫“此致敬禮”、“祝你們?nèi)f事如意”等。

４、落款：寫明發(fā)文單位名稱及發(fā)文日期。一律寫全稱，加蓋印章。

（四）函的寫作中需注意的問題

1．內(nèi)容專一，陳述為主。寫作要有鮮明的針對性。圍繞所提問題和公務(wù)事項來寫，內(nèi)容必須單一集中，做到一事一議。在內(nèi)容的具體處理上，要層次分明，前后連貫，把問題和事情說明白、寫清楚，不能羅列事項，漫無邊際。要就事論事，無須講過多的道理，要直截了當(dāng)?shù)匕咽虑楹蛦栴}講清，做到言簡意賅。

2.語氣懇切，明確具體

在函件的往來中，要互相尊重，行文語氣熱情，態(tài)度懇切實在，致函一方要把自己的意見告訴對方，不能強(qiáng)加于人，不能提出苛求；復(fù)函方也要持和氣共事的態(tài)度，商量辦

理，即使致函方要求不合理，也辦理拒復(fù)或用簡單頂回去的辦法回復(fù)。在行文中掌握用語分寸，以示禮貌。文字要明確具體，對所問、所復(fù)、所告的事項，須寫得清清楚楚、明明白白，具體周到，使對方一目了然。不要使用含含糊糊的語詞，否則容易使對方產(chǎn)生誤解，有時還得往來查詢，以致延時誤事。

第四篇：公文辦理

收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。

一、主送本機(jī)關(guān)的文件，抄送本機(jī)關(guān)的重要文件，以及注有密級的簡報、資料等，均應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行登記。

二、來文可按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦件一般包括上級機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)的指示、通知，下級機(jī)關(guān)的請示、報告，同級機(jī)關(guān)需要答復(fù)的來文。閱件一般包括抄送文件、簡報、資料和不需要本機(jī)關(guān)辦理的其他參閱文件。

三、需要辦理的公文應(yīng)根據(jù)來文內(nèi)容，分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)人批示后辦理。需要送領(lǐng)導(dǎo)人批辦的公文，承辦人應(yīng)提出具體的擬辦意見，領(lǐng)導(dǎo)人對公文如何辦理應(yīng)作出明確批示。緊急公文應(yīng)明確承辦期限。文書部門應(yīng)根據(jù)時限要求對承辦單位和承辦人進(jìn)行督促催辦，以防止拖延積壓或漏辦。

四、抄送件、簡報、資料等閱件，屬一般的可分送給有關(guān)部門閱存，重要的應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱。

五、需要傳閱或批辦的公文，承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的閱讀范圍或領(lǐng)導(dǎo)批示，安排傳閱或批辦，領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。

第二十二條 發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

一、草擬公文的要求：

(一)要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。

(二)行文所依據(jù)的事實要確實，行文的指導(dǎo)思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項的時間、地點(diǎn)、范圍、原因、理由要交代清楚。

(三)根據(jù)行文目的和內(nèi)容，確定適當(dāng)?shù)墓姆N類，要注意區(qū)分請示與報告、通知與函。

(四)草擬文稿應(yīng)根據(jù)行文目的與公文種類，構(gòu)思公文的層次結(jié)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)奈淖郑η髮哟畏置?，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字樸實精煉，書寫工整。引用公文應(yīng)注明引文的時間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號。使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并在括號中注明簡稱稱謂。要使用規(guī)范的漢字。公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者內(nèi)，一般用漢字書寫。同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。

(五)草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機(jī)關(guān)、發(fā)文范圍、擬稿人、核稿人、簽發(fā)人、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印刷份數(shù)等。

二、公文審核。文稿在送領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)前，應(yīng)由有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或秘書部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

審核的重點(diǎn)：

(一)是否需要行文，行文的名義、公文種類是否適當(dāng)；

(二)文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)以及上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與本機(jī)關(guān)發(fā)過的公文是否銜接；

(三)依據(jù)的事實是否充分、確實，政策、措施和要求是否明確具體、切實可行；

(四)處理程序是否完備，涉及其他部門的問題是否協(xié)商一致，行文關(guān)系及公文格式是否條例規(guī)定；

(五)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ǖ倪壿?，?biāo)點(diǎn)符號是否正確。

審核時如發(fā)現(xiàn)有不妥之處，必須進(jìn)行修改。屬于重要的原則性問題，應(yīng)退回原承辦部門修改。不必行文的，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后通知原承辦部門或人員。

三、公文簽發(fā)。各級國家行政機(jī)關(guān)發(fā)出的公文，應(yīng)由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；重要的或涉及面廣的，由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。有的公文(如會議通過的公文等)，可由秘書長或辦公廳(室)主任根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。聯(lián)合行文，應(yīng)由行文機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人分別在同一稿件上簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，要在“簽發(fā)人”欄內(nèi)寫明具體意見和簽署姓名、時間，不要以劃圈代替簽發(fā)。

四、草擬、修改、審核和簽批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。

五、公文簽發(fā)后付印。印件頁面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。

六、公文校對以原稿為準(zhǔn)，重點(diǎn)校對文字和格式，非承辦入不得擅自改動原文，如對內(nèi)容有疑問或發(fā)現(xiàn)錯漏，應(yīng)請承辦人予似核對。

七、蓋印。監(jiān)印員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)和應(yīng)發(fā)份數(shù)蓋印。鉛印公文一般由專門機(jī)要印制單位用機(jī)器套印。委托其他單位套印公文時，應(yīng)指定專門人員現(xiàn)場監(jiān)印。

八、公文的秘密等級，應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和印發(fā)范圍，由承辦人提出建議，簽發(fā)人核定。

九、上一級機(jī)關(guān)的發(fā)文，除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的外，經(jīng)下一級機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任批準(zhǔn)，可以翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。翻印時要注明翻印的機(jī)關(guān)、時間和份數(shù)。

第六章立卷、銷毀

第二十三條 公文辦完后，機(jī)關(guān)文書部門應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

立卷的范圍：本機(jī)關(guān)工作活動中形成的重要文件、會議文件、會議記錄以及反映本機(jī)關(guān)職能活動需要立卷的有關(guān)材料(包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物)等。

第二十四條公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為重點(diǎn)，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值分類進(jìn)行整理，保證齊全、完整，正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

第二十五條 立好的案卷，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)存檔的公文。

第二十六條沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不錯銷、漏銷。

第五篇：公文寫作知識講座(ppt)

公文寫作知識講座（ppt）

目錄

一、公文寫作常識

1、什么是公文？

2、什么是黨政機(jī)關(guān)公文？

3、公文有哪些特點(diǎn)？

4、公文有什么作用？

5、公文有哪些種類？

6、什么是公文寫作？

7、寫公文的目的有哪些？

8、公文寫作的基本要求有哪些？

9、好公文的特征（標(biāo)準(zhǔn)）有哪些？

10、“三要素說”和“四段論說”的內(nèi)容是什么？

11、公文寫作的一般步驟有哪些？

12、寫作公文的人員必須具備哪些素質(zhì)？

13、公文寫作與撰寫其他文稿（新聞稿、論文等）有什么區(qū)別？

二、公文寫作技巧（意見、決定、通知）

1、模仿法（“照葫蘆畫瓢”）

2、歸納、演繹法（總分法）

3、文稿開頭的寫法

4、文稿主體部分寫法

5、文稿結(jié)尾部分寫法

一、公文寫作常識

1、什么是公文？公文，即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務(wù)的重要工具。

2、什么是黨政機(jī)關(guān)公文？黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

3、公文有哪些特點(diǎn)？ 一般來講，公文有五個特點(diǎn)：（1）公文有法定的作者；(2)公文有法定的權(quán)威；(3)公文有特定的效用；(4)公文有規(guī)范的體式；(5)公文有規(guī)定的處理程序。

4、公文有什么作用？ 公文有五大作用：(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用；(2)行為規(guī)范作用；(3)傳遞信息作用；(4)公文聯(lián)系作用；(5)憑證記載作用。

5、公文有哪些種類？

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第八條規(guī)定，公文種類共有15種，分別是：

（1）決議。（2）決定。（3）命令（令）。（4）公報。（5）公告。（6）通告。（7）意見。（8）通知。（9）通報。（10）報告。（11）請示。（12）批復(fù)。（13）議案。（14）函。（15）紀(jì)要。

6、什么是公文寫作？是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。在機(jī)關(guān)起草的實踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊伍條件。

7、寫公文的目的有哪些？

（1）讓別人（上級）對本部門（單位）工作有所了解。如：工作總結(jié)、匯報等。

（2）讓別人（下級，被領(lǐng)導(dǎo)者）對政策規(guī)定認(rèn)識清楚，自覺遵守，貫徹執(zhí)行。如：規(guī)定、決議、倡議書等。

（3）讓別人（下級或服務(wù)對象）對安排部署的工作或需要周知的事項清晰明白并能執(zhí)行，如：意見、通知等。

3（4）讓別人（上級）覺得請求的事項合情合理，非辦不可。如：請示、報告（含請求上級才拿的意見）。注意“請示”與“報告”的區(qū)別。

（5）讓別人（聽眾、下級等）聽明白“為什么、做什么、要求是什么”，起到統(tǒng)一思想、明確工作任務(wù)和要求的作用。如：領(lǐng)導(dǎo)講話（含會議講話、工作報告、祝酒詞、賀詞，主持詞等)、會議發(fā)言等。

（6）讓別人（上級、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位等）了解本部門工作開展情況，相互交流經(jīng)驗、溝通信息，營造氛圍、推介自我、樹立形象。如：信息、簡訊、調(diào)查研究、新聞報道等。

8、公文寫作的基本要求有哪些？(1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。(2)要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

(3)在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。

9、好公文的特征（標(biāo)準(zhǔn)）有哪些？（1）簡潔明了、短小精悍。

（2）論理深刻、深入淺出。（釋理）

（3）要素齊全、慮事周到。（格式上必備要件齊全，內(nèi)容上必須詳盡全面，“主旨、依據(jù)、分旨”三要素，“敘由、敘案、申述、結(jié)論”四段論）。

（4）有質(zhì)有文、一氣呵成。

10、“三要素說”和“四段論說”的內(nèi)容是什么？ 在公文內(nèi)容上，有“三要素說”，即“主旨、依據(jù)、分旨”三要素。主旨、依據(jù)要素集中體現(xiàn)在公文的開頭，公文分旨含蓋公文的主體部分和結(jié)尾(有的公文結(jié)尾也表現(xiàn)為主旨)。同時，主旨又分為目的主旨與意圖主旨，依據(jù)分為事實依據(jù)與理論依據(jù)，分旨分為辦法與事項等各個二級要素，往下還可以繼續(xù)分解為三層以至更多層次的要素。

所謂“四段論說”，即“敘由、敘案、申述、結(jié)論”：“敘由”就是提出問題，“敘案”就是分析問題，“申述”就是提出解決問題的主張并加以論證，“結(jié)論”就是最后概括全文主旨。結(jié)合實際也無非就是由目的意義、方法措施、組織保障等方面組成，每個方面又要根據(jù)實際內(nèi)容再細(xì)化、具體化，關(guān)鍵是做到目的明確、意義鮮明、方法具體、措施得當(dāng)、保障有力、周全細(xì)致、無懈可擊，讓人看過挑不出毛病，能夠取得預(yù)期效果。

11、公文寫作的一般步驟有哪些？(1)明確發(fā)文主旨。(2)收集有關(guān)材料。

(3)擬出寫作提綱?！按罴茏印?。

(4)認(rèn)真起草正文。

(5)反復(fù)檢查修改。(主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、文字、標(biāo)點(diǎn)等)修改要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有耐心和精益求精的精神。

12、寫作公文的人員必須具備哪些素質(zhì)？（1）具有一定的政治理論水平。

（2）要熟悉和掌握政策法令。

（3）要熟悉本機(jī)關(guān)、本部門的業(yè)務(wù)和有關(guān)情況。（4）要有廣博的知識。

（5）要懂得一些語法、邏輯、修辭知識。

（6）多寫多練，刻苦實踐。

13、公文寫作與撰寫其他文稿（新聞稿、論文等）有什么區(qū)別？

（1）目的不同。（2）效力不同。（3）表達(dá)方式不同。（4）閱讀對象不同。

二、公文寫作技巧（意見、決定、通知）

1、模仿法（“照葫蘆畫瓢”）

2、歸納、演繹法（總分法）

3、文稿開頭的寫法（1）“自問自答式”（2）“為了?”式。（3）“根據(jù)?”式。

（4）“為了?式”＋“根據(jù)?式”。（5）問題式。

4、文稿主體部分寫法

（1）列出第一層、第二層的小標(biāo)題（內(nèi)容的提綱，搭起“骨架”）。各大標(biāo)題之間一般是并列關(guān)系；大標(biāo)題與小標(biāo)題之間是遞進(jìn)關(guān)系，有層層深入之意，越往下越具體。

（2）填充每個標(biāo)題下的內(nèi)容。（“血肉”）。“合并同類項”，將相關(guān)的“素材”加工成文字段落，用于支撐“標(biāo)題”，文字內(nèi)容與標(biāo)題是密切相關(guān)的。

（3）注意上下文的銜接和“勻稱性”。文稿是一個整體，上下不能脫節(jié)，不能重疊，不能矛盾，歸類要合理，符合邏輯；同時篇幅要大體相當(dāng)。忌頭重腳輕，肚大腿細(xì)。

5、文稿結(jié)尾部分

（1）總結(jié)式。對全文做概要總結(jié)，進(jìn)一步突出“主旨”。（2）要求式。對部署的工作提出具體的要求。（3）口號式。讓我們?，努力奮斗（工作報告、決議、講話等）