第一篇：文書檔案管理教學(xué)大綱要求

《文書檔案管理》教學(xué)大綱要求

一、大綱說明

（一）課程的性質(zhì)與任務(wù)

作為人類實踐活動具有原始記錄性的憑證，檔案對人類認(rèn)識世界和改造世界具有重要意義與價值。以文書、檔案為主要研究對象的文書檔案管理工作，是一項重要的管理性、服務(wù)性、科學(xué)性、文化性與政治性的工作，也是辦公室工作的重要組成部分。

本課程主要內(nèi)容包括：文書處理流程，檔案管理的工作流程、操作技能、分類方法，專門檔案管理的原則、方法。本課程所提供的知識、技能是作為相關(guān)專業(yè)的拓展技能，對于學(xué)生融合自身所學(xué)專業(yè)知識，提升學(xué)生專業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)文書檔案類工作崗位需要奠定基礎(chǔ)。本課程的主要任務(wù)是以文書處理流程、檔案管理八環(huán)節(jié)為主線，聯(lián)系實際，導(dǎo)入實訓(xùn)，列舉案例，幫助學(xué)生全面掌握檔案管理的各種技能、原則、方法，熟悉檔案管理的相關(guān)管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、工具，加深對本單位文書、檔案工作的理解基礎(chǔ)上提出對本單位文書、檔案工作優(yōu)化的意見和建議，并通過對檔案管理工作的思考將了解到的相關(guān)原則、方法應(yīng)用到其他載體、類型的信息資源管理中，為工作和生活提供便利。

本課程是作為開放教育專科工商管理（工商企業(yè)管理方向）、工商管理（市場營銷方向）專業(yè)/職業(yè)延展模塊，3學(xué)分省管專業(yè)選修課。

（二）課程的目的與要求

課程學(xué)習(xí)的目的在于通過項目學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，使學(xué)生對檔案管理工作有較全面、系統(tǒng)的認(rèn)識和正確的理解，了解檔案、檔案管理工作的規(guī)律、特點及管理工作的基本概念、基本理論和基本技能，具備獨立完成對歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、歸檔等項目管理能力，達(dá)到學(xué)以致用的要求，并具備一定檔案信息資源管理、開發(fā)的能力。

（三）本課程與相關(guān)課程的關(guān)系

作為工商管理（工商企業(yè)管理方向）?？?、工商管理（市場營銷方向）?？茖I(yè)選修課程，建議面授教師在課程開始之前補充《文書學(xué)基礎(chǔ)》相關(guān)的知識，或根據(jù)書本前兩章節(jié)進(jìn)行適當(dāng)補充。本課程與工商管理（工商企業(yè)管理方向）?？啤⒐ど坦芾恚ㄊ袌鰻I銷方向）?？茖I(yè)其他課程并無直接關(guān)聯(lián)。

二、大綱本文

第一章 文書檔案管理概述

（一）教學(xué)內(nèi)容

文書與檔案；文書與檔案工作

（二）教學(xué)要求

熟悉文書檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、作用、原則；熟悉文書檔案的性質(zhì)和特點； 掌握文書與檔案的關(guān)系；掌握文書工作與檔案工作的關(guān)系； 了解文書、檔案、文書工作、檔案工作等基本概念。第二章

公務(wù)文書

（一）教學(xué)內(nèi)容

公務(wù)文書的特點與作用；公務(wù)文書的分類；公務(wù)文書種類辨析；公務(wù)文書的體式；公務(wù)文書的行文制度；公文的文稿與文本

（二）教學(xué)要求

熟悉公務(wù)文書格式要求；熟悉公務(wù)文書的行文規(guī)則；熟悉《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的行政機(jī)關(guān)通用的十三種文種的概念、適用范圍、相互之間的區(qū)別、聯(lián)系等；

掌握公文文稿、公文文本的概念； 了解公務(wù)文書的分類。第三章 公務(wù)文書處理

（一）教學(xué)內(nèi)容

文書處理程序；收文辦理；發(fā)文辦理；辦結(jié)文書的處理；文書運轉(zhuǎn)管理

（二）教學(xué)要求

熟悉簽收、登記、收文審核、擬辦等收文處理環(huán)節(jié)以及草擬、發(fā)文審核、簽發(fā)等收文處理環(huán)節(jié)及其要求；熟悉文書清退、銷毀、暫存的概念和處理原則；

了解文書處理、收文辦理、發(fā)文辦理、文書管理的概念。第四章 文書整理與歸檔

（一）教學(xué)內(nèi)容

文書整理歸檔的意義與范圍；文書整理歸檔的范圍和原則；文書整理歸檔的方法步驟

（二）教學(xué)要求

結(jié)合2001年頒布施行的《歸檔文件整理規(guī)則》掌握文書整理歸檔的方法和步驟；結(jié)合2006年頒布實施的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》掌握文書檔案歸檔的范圍及原則；熟悉“件”的概念，并能夠明白哪些文件可以組成件；熟悉歸檔文件的分類、著錄、編目、編號等環(huán)節(jié)

了解文書整理歸檔、文件分類、文件排列、編號、全宗號、件號、文件編目等基本概念。

第五章 檔案的收集與鑒定

（一）教學(xué)內(nèi)容

檔案的收集；檔案的鑒定

（二）教學(xué)要求

結(jié)合2006年頒布實施的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確機(jī)關(guān)文件歸檔與不歸檔范圍；結(jié)合2006年頒布實施的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》熟悉檔案鑒定的原則、方法；

了解檔案收集、鑒定的基本內(nèi)容。第六章 檔案的整理與保管

（一）教學(xué)內(nèi)容

檔案整理工作；檔案的保管

（二）教學(xué)要求

熟悉檔案保管的任務(wù)、條件；熟悉立檔單位及其構(gòu)成條件、全宗、全宗的劃分、全宗補充形式、全宗內(nèi)檔案劃分的一般方法、案卷目錄、檔號等概念及編制方法。

第七章 檔案的檢索與利用

（一）教學(xué)內(nèi)容

檔案的檢索；檔案的利用；檔案的編研

（二）教學(xué)要求

熟悉檔案檢索的內(nèi)容、檔案檢索效率評價的指標(biāo)、檔案檢索工具的分類和作用； 掌握檔案利用的方式；掌握檔案編研的成果的概念、特點。第八章 專門檔案管理

（一）教學(xué)內(nèi)容

人事、信訪檔案管理；會計檔案管理；科技檔案管理

（二）教學(xué)要求

結(jié)合《干部檔案工作條例》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》對人事檔案歸檔范圍、鑒定、保管、轉(zhuǎn)遞、查閱進(jìn)行講解，要求學(xué)生能夠了解；

結(jié)合《會計檔案管理辦法》對會計檔案的收集、保管、整理、鑒定、銷毀進(jìn)行講解，要求學(xué)生能夠了解。

第九章 新型載體檔案管理

（一）教學(xué)內(nèi)容

音像檔案管理、電子檔案管理；

（二）教學(xué)要求

了解照片檔案構(gòu)成、種類，照片檔案的整理，照片檔案、錄音錄像檔案的保護(hù)，了解光盤檔案的種類、優(yōu)點及維護(hù)；了解電子文檔的含義，生成、來源途徑，了解電子文檔的管理原則，了解電子檔案鑒定、管理，電子檔案的檢索、利用及提供利用方式。

第十章 文書與檔案的計算機(jī)輔助管理

（一）教學(xué)內(nèi)容

文書與檔案計算機(jī)輔助管理的發(fā)展和應(yīng)用、功能

（二）教學(xué)要求

了解文書與檔案計算機(jī)輔助管理的內(nèi)容、特點、功能

第二篇：文書與檔案管理教學(xué)大綱

《文書與檔案管理》教學(xué)大綱

1、課程性質(zhì)、地位和作用 《文書與檔案管理基礎(chǔ)》是文秘專業(yè)學(xué)生必修的專業(yè)課。通過本課程的學(xué)習(xí)學(xué)生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進(jìn)行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質(zhì)檔案管理和新型載體檔案管理等。該門課程是文秘專業(yè)的主干課程，在本專業(yè)課程體系中居于重要地位。

2、課程教學(xué)對象、目的和要求

本課程適用于大學(xué)?？茖哟挝拿貙I(yè)學(xué)生。通過本課程的教學(xué)，學(xué)生能比較系統(tǒng)地掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能按照文書處理與檔案管理的工作程序，進(jìn)行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質(zhì)檔案管理和新型載體檔案管理等。

文書與檔案管理課程從總體上可以分為：文書工作概述、現(xiàn)行文書、一般公文辦理、機(jī)要文件處理、辦公自動化與文書工作、檔案工作概述、機(jī)關(guān)文書立卷、立卷編目與平時歸卷、組合案卷與編目定卷、案卷歸檔、機(jī)關(guān)檔案制度與管理科學(xué)化等內(nèi)容。

3、課程的相關(guān)課程及其關(guān)系

學(xué)習(xí)本課程前的相關(guān)課程包括：秘書學(xué)、秘書寫作。

本課程既是對管理需學(xué)基礎(chǔ)課程的拓展，又是對秘書寫作課程的具體運用。因此，應(yīng)在學(xué)完前兩門課程之后開設(shè)，并在教學(xué)中注意知識上的交叉與銜接。

4、課程內(nèi)容及學(xué)時分配

本課程教學(xué)總時數(shù)為54學(xué)時，其中講授學(xué)時為30學(xué)時，實訓(xùn)為24學(xué)時。第一章總論

教學(xué)時數(shù)：2學(xué)時。

教學(xué)要求：了解辦公室文書與檔案管理工作的基本過程；掌握文書與檔案工作的基礎(chǔ)知識，遵循文書與檔案工作的基本原則；明確文書檔案人員的基本素質(zhì)與要求。教學(xué)重點：文書與檔案的概念；文書工作與檔案管理的基本原則。教學(xué)難點：文書工作與檔案管理工作的基本原則。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)文書與檔案

一、文書與檔案的含義

二、文書與檔案的性質(zhì)、特點與作用

三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別 第二節(jié)文書工作與檔案管理

一、文書工作與檔案管理的含義

二、文書工作與檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容

三、文書工作與檔案管理的基本原則和要求

四、文書工作與檔案管理的聯(lián)系與區(qū)別

第三節(jié)文書工作與檔案管理的組織結(jié)構(gòu)與人員

一、文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)

二、文書工作與檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

三、文書工作與檔案管理工作人員 思考題：

1、什么是文書現(xiàn)實執(zhí)行性？什么是檔案的原始記錄性？

2、文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什么？ 第二章文書的體式與稿本 教學(xué)時數(shù)：2學(xué)時。

教學(xué)要求：了解文書的文體特征及表達(dá)要素；熟悉文書稿本的種類、特征；掌握現(xiàn)行國家行政機(jī)關(guān)公文格式，能夠按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定處理公文；會用國家行政機(jī)關(guān)公文格式印制公文，懂得各種文稿、文本的特征及使用。教學(xué)重點：文書的文本；文書的格式；文書的稿本類型。教學(xué)難點：各種文稿、文本的特征及使用。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)文書的文體

一、文體的分類

二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)文書文體的特征 第二節(jié)文書格式的含義

一、文書格式的含義

二、文書格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義

三、現(xiàn)行國家行政機(jī)關(guān)公文格式 第三節(jié)文書的稿本

一、文書的文稿

二、文書的文本 思考題：

1、成文的日期怎樣確定？

2、文書正文寫作的要求有哪些？

3、劃分出公文標(biāo)題的三要素，并按標(biāo)題排列要求進(jìn)行排列 第三章文書的種類 教學(xué)時數(shù)：2學(xué)時。

教學(xué)要求：了解確定文書種類的意義與依據(jù)；掌握法定文書、機(jī)關(guān)常用文、企業(yè)常用文等通用文書的適用范圍及特點；熟悉各種專用文書的用法；了解雜體文書的種類，會使用雜體文書。

教學(xué)重點：文書的種類，不同類型文書的適用范圍及特點。教學(xué)難點：雜體文書的適用范圍和用法。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)文書種類的劃分及選用

一、文書種類劃分的意義

二、文書種類的劃分

三、文書種類的選用 第二節(jié)通用文書

一、法定文書

二、機(jī)關(guān)常用文書

三、企業(yè)常用文書 第三節(jié)專用文書

一、司法文書

二、人事文書

三、會計文書

四、信訪文書 第四節(jié)雜體類文書

一、迎送類禮儀文書

二、信函類文書 思考題：

1、簡述公告與通告的區(qū)別。

2、簡述請示與報告的區(qū)別。

3、舉例說明廣告的種類。第四章文書的形成 教學(xué)時數(shù)：4學(xué)時。教學(xué)要求：了解文書形成的重要性、思想準(zhǔn)備、材料準(zhǔn)備等內(nèi)容；理解文書形成的基本原理、文書形成中的主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言；掌握文書形成過程及要求；會用文書形成的基本原理分析和評價公務(wù)文書；熟悉文書的形成過程，能按照要求撰寫比較簡要的公務(wù)文書。教學(xué)重點：文書形成的基本原理；文書的形成過程和要素。教學(xué)難點：用文書形成的基本原理對公務(wù)文書的分析和評價。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)文書形成的基本原理

一、客觀反映與實用性的原理

二、美觀與方便處理的原理

三、約定俗成與時代性原理 第二節(jié)文書形成的步驟

一、文書形成的步驟

二、擬定提綱 三．草擬初稿

四、征求意見

五、反復(fù)修改

六、謄抄文稿

七、確定標(biāo)印

第三節(jié)文書形成的要素

一、主題確定

二、材料選用

三、結(jié)構(gòu)安排

四、語言表達(dá) 思考題：

1、主題的作用、依據(jù)、要求是什么？

2、如何篩選加工材料？

3、簡述文書形成的基本步驟。第五章文書的處理

教學(xué)時數(shù)：6學(xué)時（其中實訓(xùn)2學(xué)時）。

教學(xué)要求：熟悉行文制度，掌握現(xiàn)行行政機(jī)關(guān)的行文要求；加深對行文關(guān)系和行文方式的理解；掌握發(fā)文和收文處理的環(huán)節(jié)；能準(zhǔn)確判斷機(jī)關(guān)所選擇的行文關(guān)系和行文方式的正誤；能獨立進(jìn)行收文和發(fā)文處理。

教學(xué)重點：行文制度；文書的處理程序及。教學(xué)難點：行文要求。教學(xué)內(nèi)容： 第一節(jié)行文制度

一、正確認(rèn)識行文關(guān)系

二、合理確定行文方式

三、嚴(yán)格遵守行文規(guī)則 第二節(jié)文書的處理程序

一、文書處理程序的概念

二、文書處理程序的特點

三、文書的處理程序圖 第三節(jié)發(fā)文處理

一、草擬

二、審核

三、簽發(fā)

四、復(fù)核

五、繕印

六、用印

七、登記

八、分發(fā)

第四節(jié)收文處理

一、簽收

二、登記

三、審核

四、擬辦

五、批辦

六、承辦

七、催辦

八、注辦 思考題：

1、如何正確使用簿冊式、聯(lián)串式和卡片式這三種登記文件的方式？

2、在審核文件時，重點應(yīng)審核哪些內(nèi)容與方面？ 第六章文書的整理與歸檔

教學(xué)時數(shù)：6學(xué)時（其中實訓(xùn)4學(xué)時）。

教學(xué)要求：知道文書整理的含義、整理歸檔的條件范圍和質(zhì)量要求，了解文書整理與歸檔的重要意義；熟悉文書整理工作改革的內(nèi)容和具體要求，理解文書整理的基本原則及文書整理工作改革的意義，認(rèn)識和區(qū)分文書“件”與“卷”、“案盒”與“案卷”的區(qū)別；掌握文書整理與歸檔的方法和步驟；掌握分類方案的編制要求，會編制文書整理分類方案；掌握文書系統(tǒng)整理的方法要求。

教學(xué)重點：文書整理歸檔的含義、范圍原則與方法步驟。教學(xué)難點：分類方案的編制要求。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)文書整理歸檔及其意義

一、文書整理歸檔的含義

二、文書整理歸檔的意義

三、文書整理歸檔工作的改革

第二節(jié)文書整理歸檔的范圍和原則要求

一、文書整理歸檔的范圍

二、文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求 第三節(jié)文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

二、初步整理

三、系統(tǒng)整理

四、歸檔 思考題：

1、文書整理歸檔的范圍是什么？

2、如何確定“案盒”內(nèi)文書？

3、歸檔的質(zhì)量要求是什么？ 第七章檔案的收集與鑒定

教學(xué)時數(shù)：4學(xué)時（其中實訓(xùn)2學(xué)時）。教學(xué)要求：了解機(jī)關(guān)檔案室在檔案收集工作中的作用，檔案保管期限表的編制方法及檔案鑒定的程序與組織；理解檔案館的收集工作，檔案保管期限表的含義與意義及影響檔案價值的因素；掌握歸檔制度，檔案保管期限表的內(nèi)容與作用及檔案鑒定方法；知道檔案收集及鑒定工作的程序，掌握檔案收集的方法，能編制檔案保管期限表，并能運用檔案保管期限表鑒定檔案。

教學(xué)重點：檔案保管期限表的含義與意義及影響檔案價值的因素。

教學(xué)難點：檔案制度和檔案收集的方法，檔案保管期限表鑒定檔案的運用。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)檔案收集工作

一、檔案收集工作的內(nèi)容和要求

二、機(jī)關(guān)檔案室的收集工作

三、檔案館的收集工作 第二節(jié)檔案鑒定工作

一、檔案鑒定工作的原則

二、檔案保管期限表

三、檔案鑒定方法 思考題：

1、館藏檔案的主要來源、收集范圍和收集要求是什么？

2、如何編制檔案保管期限表？

3、選擇一份文件，試從內(nèi)容、形式以及社會意義等方面分析其價值。第八章檔案的整理與保管

教學(xué)時數(shù)：8學(xué)時（其中實訓(xùn)4學(xué)時）。

教學(xué)要求：了解檔案保管的重要性、檔案保管的物質(zhì)條件及檔案庫房管理的有關(guān)內(nèi)容；理解全宗、案卷目錄、檔號和全宗卷的含義；掌握檔案分類常用的方法和復(fù)式分類法，檔案編號的方法，案卷目錄、歸檔文件目錄的內(nèi)容，檔號的結(jié)構(gòu)；知道檔案整理和保管工作的主要內(nèi)容及其在整個檔案管理工作中的地位；會用檔案分類、編號的有關(guān)知識要求，對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類、編號和排列。

教學(xué)重點：檔案常用分類法和復(fù)式分類法，檔案編號的方法，案卷目錄、歸檔文件目錄的內(nèi)容，檔號的結(jié)構(gòu)。

教學(xué)難點：用檔案分類、編號的有關(guān)知識要求，對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類、編號和排列。教學(xué)內(nèi)容： 第一節(jié)檔案分類

一、檔案常用分類方法

二、檔案分類方案的編制

三、復(fù)式分類法及其應(yīng)用 第二節(jié)檔案的排架與編目

一、檔案編號與排架

二、案卷目錄的編制

三、檔號

第三節(jié)檔案保管

一、檔案保管的重要性

二、檔案保管的物質(zhì)條件

三、檔案的庫房管理 思考題：

簡析檔案常用分類方法的種類及其適用條件。第九章檔案的檢索

教學(xué)時數(shù)：6學(xué)時（其中實訓(xùn)2學(xué)時）。

教學(xué)要求：了解檔案計算機(jī)檢索的特點；理解檔案著錄工作的含義與內(nèi)容，檔案標(biāo)引工作的含義與規(guī)則；掌握常用檔案檢索工具的功能、結(jié)構(gòu)和編制方法；知道檔案著錄的格式和著錄符合，檔案標(biāo)引的步驟和方法，及檔案檢索工具體系的構(gòu)成；會用有關(guān)知識對文件進(jìn)行著錄，會編制常用的檔案檢索工具。

教學(xué)重點：常用檔案檢索工具的功能、結(jié)構(gòu)和編制方法。

教學(xué)難點：用有關(guān)知識對文件進(jìn)行著錄，編制常用的檔案檢索工具。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)檔案著錄與標(biāo)引

一、檔案著錄工作

二、檔案標(biāo)引工作

三、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》 第二節(jié)檔案檢索工具

一、檔案檢索體系

二、檔案檢索工具的種類

三、檔案檢索工具的編制 第三節(jié)檔案的計算機(jī)檢索

一、檔案計算機(jī)檢索的特點

二、檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)的功能與流程

三、檔案計算機(jī)檢索結(jié)構(gòu)及其設(shè)計要求 思考題：

1、簡述分類標(biāo)引的步驟與方法。

2、聯(lián)系實際說明建立檔案檢索體系的理由。

3、檔案的計算機(jī)檢索有何特點？ 第十章檔案的提供和利用 教學(xué)時數(shù)：4學(xué)時。教學(xué)要求：了解檔案提供利用的形式與特點；熟悉檔案的間接利用工作以及常用的參考資料的編撰；掌握檔案利用工作的基本概念和常用方式；了解網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)；會用檔案咨詢服務(wù)、檔案目錄服務(wù)、檔案編研服務(wù)；掌握檔案原件服務(wù)、檔案復(fù)制服務(wù)。教學(xué)重點：檔案利用工作的基本概念和常用方式。教學(xué)難點：檔案咨詢服務(wù)、檔案目錄服務(wù)、檔案編研服務(wù)。教學(xué)內(nèi)容：

第一節(jié)檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

二、檔案提供利用工作的要求

三、檔案用戶的特點和利用規(guī)律 第二節(jié)檔案的直接利用工作

一、閱覽服務(wù)

二、外借服務(wù)

三、復(fù)制服務(wù)

四、咨詢服務(wù)

五、電子化服務(wù)

第三節(jié)檔案的間接利用工作

一、間接利用工作的特點

二、間接利用工作的主要形式 思考題：

1、檔案為什么不提倡外借？

2、檔案咨詢工作的程序是怎樣的？

3、大事記由哪幾部分組成，各有什么要求？ 第十一章專門檔案的管理與利用 教學(xué)時數(shù)：6學(xué)時。

教學(xué)要求：了解音像檔案的管理；熟悉人事檔案、會計檔案和電子檔案的管理；知道專門檔案的種類、作用及管理方法；掌握人事檔案、會計檔案分類的基本方法。教學(xué)重點：音像檔案；人事檔案、會計檔案和電子檔案的管理。教學(xué)難點：人事檔案、會計檔案分類的基本方法和管理。教學(xué)內(nèi)容: 第一節(jié)人事檔案的管理和利用

一、人事檔案的收集與鑒別

二、人事檔案的整理

三、人事檔案的利用

第二節(jié)會計檔案的管理與利用

一、會計檔案的收集

二、會計檔案的整理與鑒定

三、會計檔案的提供利用 第三節(jié)聲像檔案的管理與利用

一、聲像檔案的作用與特點

二、照片檔案的管理

三、錄音、錄像檔案的管理 思考題：

1、照片檔案由哪幾部分組成？

2、錄音、錄像檔案的保管有什么要求？

3、獨立完成照片檔案的整理、分類的全過程。

5、考核

本課程為考試課程，采用閉卷形式考核，考試時間為100分鐘。考核內(nèi)容重在考核學(xué)生基本概念、基本理論、問題分析。

6、教材與主要參考書 6.1本課程使用的教材為《文書工作與檔案管理》，由趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版。

6.2主要參考教材：《文書與檔案管理基礎(chǔ)》，馬永飛著，高等教育出版社出版，2006版；《文書工作與檔案管理》，吳鳳祥等編，高等教育出版社，2001年版。

第三篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務(wù)文書

4.事務(wù)文書

5.上行文

6.下行文

二、單項選擇題

1.下列選項中不屬于文書性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項中不屬于文書特點的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項中不屬于檔案特點的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項中不屬于公務(wù)文書特點的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項、通報情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項和要求的公文，下列選項中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項中對發(fā)文字號表述正確的是（）。D A.國辦發(fā)〔1996〕第2號 B.國辦發(fā)（1996）02號

C.國辦發(fā)〔1996〕第02號 D.國辦發(fā)〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書的作用與特點。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業(yè)二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對文書運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運轉(zhuǎn)管理四個方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見和部門職責(zé)，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國機(jī)關(guān)文書和檔案規(guī)則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應(yīng)及時對日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會議關(guān)、外出會議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書運轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區(qū)別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對本機(jī)關(guān)需要歸檔檔案的接收 B.對其他機(jī)關(guān)需要歸檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫房管理的特點和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點和優(yōu)點是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲存性強(qiáng)

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請簡述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4.請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書與檔案計算機(jī)輔助管理的特點。

平時作業(yè)四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點工作情況的調(diào)查報告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經(jīng)濟(jì)開發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關(guān)于召開全省外事工會會議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業(yè)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

第四篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機(jī)關(guān)發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內(nèi)、對外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（）計算頁數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實際內(nèi)容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財務(wù)統(tǒng)計報表

XX地區(qū)來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發(fā)文字號

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨裝盒

保管期限為30年的文件單獨裝盒

保管期限為10年的文件單獨裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù)；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對

錯

第五篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導(dǎo)作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認(rèn)清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級各類之間因文件往來而構(gòu)成的關(guān)系。各個不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國各級各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達(dá)行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會商與會簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標(biāo)注文件管理信息、復(fù)核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復(fù)制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復(fù)文⑵文件修整①修裱破損文件②復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項目 ②編號項目?必備項目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項目—機(jī)構(gòu)（問題）項?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責(zé)任者③文號④題名⑤日期⑥頁數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，實際業(yè)務(wù)工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。⒕鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)：鑒定檔案價值時使用最廣泛的基本標(biāo)準(zhǔn)是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。載體材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應(yīng)采用耐用性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。文件材料應(yīng)字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應(yīng)折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個模塊。

23.在現(xiàn)代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務(wù)文書和公務(wù)文書。24.檔案室國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點：一是檔案來源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會實踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關(guān)系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認(rèn)識檔案咨詢服務(wù)的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務(wù)的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復(fù)檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認(rèn)識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務(wù)①選址適當(dāng)②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風(fēng)和扎實的業(yè)務(wù)基本功。⑵了解檔案外借服務(wù)①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲階段的主要內(nèi)容。①著錄標(biāo)引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區(qū)若干個檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。