第一篇：郵件往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

郵件往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 目的

為了更好地提升工作效率，塑造和諧文化，樹立良好的辦公及溝通形象。根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)化的戰(zhàn)略要求和領(lǐng)導(dǎo)要求，特制訂往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范公司的語言及格式。2 適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 內(nèi)容與要求 3.1 稱呼

3.1.1 開頭需稱呼收件人。

3.1.2 如果收件人有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚職務(wù)或無職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多個收件人的情況下，可稱呼“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事”。3.2 問候語

3.2.1 開頭可使用“您好”、“來函收悉”等問候語。3.2.2 結(jié)尾可使用“祝工作順利”等問候語。3.3 主題

3.3.1 主題應(yīng)簡短、明確，不宜冗長。

3.3.2 主題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。3.3.3 一封，只針對一個主題，不在一封內(nèi)談及多件事情。

3.3.4 回復(fù)對方時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“!”等）來突出主題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要簡單扼要、重點(diǎn)突出，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

3.4.2 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。

3.4.3 選擇恰當(dāng)規(guī)范的語言進(jìn)行表述，應(yīng)符合書面語言表達(dá)，不要使用口語化，避免情緒化用語。3.4.4 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。盡可

能避免拼寫錯誤和錯別字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大寫、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過多使用。

3.4.6 最好在一次中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要輕易發(fā)“補(bǔ)充”或者“更正”之類的。3.4.7 發(fā)送至多人時(shí)，如有必要，需在正文中明確指定一個收件人給出回復(fù)。3.4.8 正文字體大小要適中、字體應(yīng)統(tǒng)一。3.4.9 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的。3.5 附件

3.5.1 如果帶有附件，應(yīng)在正文里提示收件人查閱附件。3.5.2 附件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容。

3.5.3 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時(shí)。3.5.4 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，請?jiān)谡闹姓f明打開方式，以免影響使用 3.6 結(jié)尾簽名

3.6.1 在結(jié)尾一般應(yīng)有簽名。

3.6.2 根據(jù)接收對象的熟絡(luò)程度，合理選擇簽名信息?？砂ㄐ彰⒙殑?wù)、電話、時(shí)間等發(fā)件人的信息。對于熟悉的收件人，簽名應(yīng)該簡化，避免生分。3.7 發(fā)送和抄送

3.7.1 發(fā)送的人，是需要受理并回復(fù)所涉及的主要問題。3.7.2 抄送的人，是有必要知道內(nèi)容，可根據(jù)情況回復(fù)。

3.7.3 發(fā)送、抄送中的各收件人，應(yīng)遵循一定得規(guī)則排列。例如，按部門排列，或按職務(wù)排列。3.7.4 發(fā)送,必須明確發(fā)送人與抄送人，不遺漏需要發(fā)送的人，杜絕發(fā)送與內(nèi)容無關(guān)的人。3.8 回復(fù)

3.8.1 收件人應(yīng)及時(shí)查看，并根據(jù)事件的優(yōu)先級及時(shí)回復(fù)，最遲不應(yīng)超過24小時(shí)。

3.8.2 如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，需及時(shí)回復(fù)“收到了、正在處理，一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)，等”，不應(yīng)讓發(fā)件人一直等待無果。

3.8.3 回復(fù)應(yīng)針對性進(jìn)行回復(fù)，不可籠統(tǒng)。最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上回答?；貜?fù)不能太生硬，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.8.4 回復(fù)字?jǐn)?shù)，一般不得少于10個字。

3.8.5 不要就同一問題多次回復(fù)討論。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，應(yīng)采用電話

溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。

3.8.6 如果只需要單獨(dú)一個人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個人。如果是對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論性響應(yīng)，應(yīng)該群發(fā)給相關(guān)人員，讓大家都知道。

3.8.7 如果對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。

3.8.8 為避免無謂的回復(fù)，可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。3.9 轉(zhuǎn)發(fā)

3.9.1 轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 轉(zhuǎn)發(fā)之前，確保所有收件人需要此消息。只給需要信息的人發(fā)送，不要占用他人的資源。3.9.3 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息，要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

3.10其他注意事項(xiàng)

3.10.1群發(fā)只適合于公司公告、通知等事項(xiàng)，除此類外，不應(yīng)群發(fā)。3.10.2

工作時(shí)間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的。

3.10.3

只是溝通方式的一種，日常溝通不要完全依賴。應(yīng)保持必要的面對面交流和電話溝通。3.10.4

對重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送后最好電話提醒對方關(guān)注或確認(rèn)。3.10.5

除常規(guī)報(bào)表外，發(fā)送以外的信息，需發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可發(fā)送。

3.10.6

應(yīng)靈活使用的自定義群組功能，在選擇自定義群組功能時(shí)，應(yīng)點(diǎn)開，將所有人姓名顯示。當(dāng)有員工發(fā)生異動時(shí)，應(yīng)及時(shí)重新自定義群組。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：XXXX 本標(biāo)準(zhǔn)主要修訂人：

本標(biāo)準(zhǔn)審核人：

本細(xì)則批準(zhǔn)人：

第二篇：英語回復(fù)往來郵件格式

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第三篇：公司往來郵件發(fā)送禮儀

公司往來郵件發(fā)送禮儀

關(guān)于主題

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，這是最失禮的 簡明扼要，不宜太長 寫明來自“云智通”，不用注明時(shí)間

標(biāo)題要反映文章內(nèi)容和重要性，切忌使用含糊不清的標(biāo)題，如“王先生收” 一封郵件只針對一個主題

回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)題，不要RE：RE：太多 千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順

關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)稱呼收件人：先尊稱對方職務(wù)，不清楚職務(wù)尊稱“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的話不要都用“Dear xxx”.2.最簡單的開頭可用“Hi”，“您好”“你好”問候語是稱呼后換行空兩格 3.結(jié)尾常見“Best Regards”“祝您順利”“此致敬禮等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先說明自己身份，然后說明事由，然后簡明扼要說清楚事情。

如果事情復(fù)雜，最好用1.2.3.4的羅列幾個段落進(jìn)行明確說明，確保每段簡短表達(dá)明確。一次郵件把相關(guān)信息全部說清說準(zhǔn)確，避免再發(fā)“補(bǔ)充”“更正”之類的郵件。

盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送之前務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，這是對別人的尊重。在較長的郵件中，重要信息如：時(shí)間、金額、需要確認(rèn)的信息用粗體或醒目的顏色進(jìn)行提示，但不要過多，影響閱讀。6.不要使用：）等字符表情，除非你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)輕松氣氛的場合。

7.字體要用系統(tǒng)自帶字體，中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial，字號用五號或10號，不要用稀有字體，不要用背景信紙。

附件

1.如果郵件帶附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看。2.附件名應(yīng)按內(nèi)容命名。

3.如果多個附件，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，如果特殊格式文字，正文明說明打開方式。結(jié)尾簽名

1.設(shè)置電子簽名檔 2.不要只用一個簽名檔

回復(fù)技巧

1.及時(shí)回復(fù)郵件，銷售人員設(shè)置手機(jī)郵箱，技術(shù)人員設(shè)置來件提醒，理想回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，最晚不要隔天。

2.如果無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)及時(shí)回復(fù)郵件說明“郵件收到，我們正在處理，有結(jié)果會及時(shí)回復(fù)”，要及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)收到了。

3.如果出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)，或事先把相關(guān)工作轉(zhuǎn)交給其它人代理。

4.針對性回復(fù)，在一個事件上回復(fù)郵件時(shí)要確保之前的往來郵件內(nèi)容信息完整，在對方列出問題時(shí)，需要把問題復(fù)制再在后面加上你的回答，最好用顏色區(qū)分一下。

5.回復(fù)內(nèi)容不得少于10個字，但對于較為復(fù)雜的問題也不要內(nèi)容太多，可用電話溝通。6.區(qū)分回復(fù)Reply和回復(fù)全部Reply All，如果對方郵件發(fā)送你還抄送了其它人，提出要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全部，不要讓對方幫你完成這件事情，如果問題不清楚或仍有不同意見，則應(yīng)與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要把你們溝通過程發(fā)給他人。7.主動控制郵件的來往，回復(fù)時(shí)在正文末加上“盼復(fù)”“全部辦妥”“僅供參考，無需回復(fù)”等語句。

正確使用發(fā)送TO、抄送CC、密送BCC及轉(zhuǎn)發(fā)FW

1.TO是受理這封郵件所涉及的主要問題的人，應(yīng)對郵件做出回復(fù)響應(yīng)。

2.CC 是只需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件做出響應(yīng)，一般是發(fā)件人的團(tuán)隊(duì)同事、直屬領(lǐng)導(dǎo)或郵件內(nèi)容相關(guān)的人。

3.BCC 是不想讓收件人知道這封郵件發(fā)給了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人應(yīng)遵循一定規(guī)則排列，按部門、職位等級從高到低。5.只給需要信息的人發(fā)送郵件。

6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息，轉(zhuǎn)發(fā)前要確保所有收件人需要此信息，此外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，如商業(yè)信息、公司信息、帳戶信息等。不要把公司內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，轉(zhuǎn)發(fā)前要進(jìn)行修改和整理。

工作郵件往來利于信息的留存和查詢，更是事情進(jìn)展的記錄，發(fā)送郵件時(shí)要明確郵件的目的，重要事情一定要郵件確認(rèn)，以避免口頭溝通后期無證可查，如需要同事或領(lǐng)導(dǎo)知曉、支持可CC給他們，事情開始、階段性發(fā)展和結(jié)論一定要CC直屬領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)同事。養(yǎng)成良好的收發(fā)郵件習(xí)慣是一個人專業(yè)程度的直接體現(xiàn)，也是一個公司整體形像的重要組成部分。

第四篇：郵件規(guī)范

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現(xiàn)狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關(guān)人群發(fā)送，不知何時(shí)抄送直屬領(lǐng)導(dǎo)； 3． 內(nèi)容不夠規(guī)范，如：稱呼、開頭語、結(jié)束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點(diǎn)/主旨不明確； 5． 對外發(fā)送的附件圖片雜亂、不規(guī)整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務(wù)電子郵件的寫作。結(jié)合我們員工在使用電子郵件時(shí)存在的上述幾點(diǎn)問題，本文將簡要敘述電郵格式及應(yīng)遵循的有關(guān)原則。

一．標(biāo)題

◆不要缺失標(biāo)題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內(nèi)談及多件事情?！粢从赤]件內(nèi)容和重要性，不要使用含糊不清的標(biāo)題，如 “某某收”?！艋貜?fù)郵件時(shí)，可根據(jù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RE RE”或者“答復(fù) 答復(fù)”一大串?！粽_地標(biāo)題寫法，例如“關(guān)于xx會議的通知”、“xx項(xiàng)目預(yù)警”等。標(biāo)題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標(biāo)題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結(jié)尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。◆開頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點(diǎn)的開頭結(jié)尾語，可向?qū)Ψ降乐x或問候，如“感謝您出差期間的關(guān)照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應(yīng)盡量簡單明了地表達(dá)。如果事情確實(shí)復(fù)雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明，如有需要可單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述?！糇鹬貙Ψ?，經(jīng)常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強(qiáng)烈的標(biāo)點(diǎn)或字眼?！舯M量避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送前自行檢查，確認(rèn)行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息?！艉侠硖崾局匾畔?，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進(jìn)行提示，但不要過多。◆對于與技術(shù)相關(guān)信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述?？偟膩碚f，郵件正文應(yīng)遵循五大原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務(wù)辦公的，切勿使用電子郵件對他人或?qū)λ艘庖娺M(jìn)行評論。

四．附件

◆附件文件應(yīng)按文件內(nèi)容準(zhǔn)確命名。

◆正文中應(yīng)提示收件人查看附件，并對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時(shí)。◆附件為產(chǎn)品、零件圖像時(shí)，應(yīng)注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發(fā)放的圖片信息直接代表公司形象。◆附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。◆如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五．結(jié)尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息，簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。例如： 六．回復(fù)技巧

◆及時(shí)回復(fù)Email。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”已收悉。我們正在處理，有結(jié)果立刻回復(fù)”等等?！暨M(jìn)行針對性回復(fù)。答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然?！舨灰屯粏栴}多次反復(fù)討論。如果雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時(shí)應(yīng)采用電話等方式及時(shí)交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉(zhuǎn)發(fā)

轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，先確認(rèn)該郵件內(nèi)容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦?！?抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報(bào)事件結(jié)果的，需要部門主管決策的郵件，都應(yīng)發(fā)送或抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)。非特殊情況，應(yīng)盡量避免越級匯報(bào)。

綜上，準(zhǔn)確規(guī)范的郵件，不僅能反應(yīng)發(fā)件人的業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)發(fā)件人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，對內(nèi)有助于建立良好的工作關(guān)系，對外對對最終達(dá)成貿(mào)易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第五篇：郵件規(guī)范說明

郵件規(guī)范說明

一、主題

一封郵件只針對一件事情，一個主題，如要多個問題，不能空白。

回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容調(diào)整主題，不要：RERERE一大串。

二、寫信開頭及稱謂

（一）郵件開頭分為：（對內(nèi)）上級領(lǐng)導(dǎo)、平級同事、所轄員工、不確定級別

1.給領(lǐng)導(dǎo)寫信：xxxx職位名字您好！例如：xxx副總您好！

2.給平級同事寫信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.給所轄員工寫信：xxxx你好！

4.不確定級別的同事：xxxx你好！

（對外）稱謂xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）關(guān)于附件

1.郵件如有附件，要在正文里說明。

2.正文里應(yīng)說明附件的數(shù)量、文件名字。

3.特殊格式的附件要說明打開方式。

三、郵件內(nèi)容

郵件內(nèi)容要簡明扼要、通順、意思表達(dá)清楚。

涉及多行要添加編碼。

要使用規(guī)范的禮貌用語：請、抱歉、謝謝等。

四、郵件落款統(tǒng)一格式

公司名字、部門名稱、電話、傳真、手機(jī)要求中英文對照格式。

五、郵件回復(fù)

1.收到郵件后必須當(dāng)天回復(fù)，不能當(dāng)天回復(fù)的，要郵件說明具體回復(fù)日期和理由！

2.休假不能查收和回復(fù)郵件時(shí)，要設(shè)置成自動回復(fù)，進(jìn)行告知。

3.同一件事，郵件溝通3次以上，說明不能很快有結(jié)果，可以嘗試別的溝通方式。

4.要根據(jù)郵件內(nèi)容區(qū)分：單獨(dú)回復(fù)、全部回復(fù)。

5.要區(qū)分好收件人、抄送人等情況的區(qū)別。

6.禁止發(fā)送垃圾郵件或者違法鏈接。