公司快遞收發(fā)管理制度

公司快遞收發(fā)管理制度1

1、目的

為了加強(qiáng)公司財務(wù)管理，強(qiáng)化費(fèi)用控制。

2、適用范圍

公司員工費(fèi)用報銷管理。

3、職責(zé)

3.1客服部負(fù)責(zé)制度的制定；

3.2各部門負(fù)責(zé)按照制度執(zhí)行。

4、內(nèi)容

4.1費(fèi)用報銷審批權(quán)限：

4.1.1公司的費(fèi)用開支均由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，財務(wù)核實(shí)，但最終批核權(quán)由總經(jīng)理審批。

4.1.2如遇總經(jīng)理外出，又急需于支付時，可按下列情況處理：

費(fèi)用在300元以下的，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，財務(wù)可予以先行報銷；

費(fèi)用在300元以上的，先由部門經(jīng)理向總經(jīng)理報告，再由總經(jīng)理口頭（電話）或書面（傳真、E-mail）指示財務(wù)人員先行處理。

以上兩種情況，財務(wù)部出納必須待總經(jīng)理回來時，再將有關(guān)單據(jù)交給補(bǔ)簽。

4.1.3具審批權(quán)限的人員，不得簽涉及自己的費(fèi)用，其費(fèi)用由其上級主管負(fù)責(zé)簽批。

4.1.4所有的費(fèi)用開支必須先獲享有審批權(quán)人同意，才能實(shí)施。不得“先斬后奏”。

4.2費(fèi)用報銷流程：

4.2.1當(dāng)費(fèi)用發(fā)生后，受款人必須在三天內(nèi)填寫有關(guān)的.報銷憑證，并辦妥本部門的審批手續(xù)，再送往財務(wù)審核，超出三天的費(fèi)用不予報銷，責(zé)任自負(fù)。

4.2.2.財務(wù)部必須認(rèn)真、負(fù)責(zé)地審查有關(guān)的報銷憑證及原始單據(jù)，重點(diǎn)要審查其內(nèi)容是否真實(shí)合理，計算是否正確無誤，手續(xù)是否完備無缺，有無違反公司規(guī)定和作弊嫌疑。如有異議時，財務(wù)應(yīng)當(dāng)拒絕受理，并退回當(dāng)事人重新辦理。情節(jié)嚴(yán)重的，必須立即報至其部門經(jīng)理及總經(jīng)理。

4.2.3由部門經(jīng)理審批無誤后，經(jīng)財務(wù)審核無誤的單據(jù)，應(yīng)由財務(wù)送給總經(jīng)理審批。

4.2.4財務(wù)在收到經(jīng)獲總經(jīng)理批核的單據(jù)時，應(yīng)在一天內(nèi)，足額地支付有關(guān)款項(xiàng)給受款人，并在費(fèi)用報銷單上簽收。

4.2.5受款人到財務(wù)處領(lǐng)取款項(xiàng)，在收款時，應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清款項(xiàng)。

4.3借款：

4.3.1當(dāng)事人因公辦理涉及到費(fèi)用需借款，必須填寫借款申請單。

4.3.2借款時寫清借款的理由或用途，當(dāng)日借款金額在300元（含）以內(nèi)的經(jīng)部門經(jīng)理審核。借款金額超過300元時，除完成以上程序外，還須上報至總經(jīng)理報準(zhǔn)后方可支付。

4.3.3借款人在辦妥相應(yīng)的事項(xiàng)后，應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，盡快與財務(wù)結(jié)算清楚。

4.3.4、借款人在財務(wù)處已有借款沒有還清時，財務(wù)有權(quán)拒付二次借款。

4.3.5當(dāng)借款人不及時結(jié)清借款之項(xiàng)目時，財務(wù)有權(quán)從薪資中抵扣。

4.4重點(diǎn)費(fèi)用有關(guān)規(guī)定：

4.4.1工資：

4.4.1.1每月15日為職員薪資發(fā)放日。

4.4.1.2薪資計算周期，每月1日至最后一日為一個月周期，每月25日*職當(dāng)月不發(fā)放薪資，計入下一個月薪資內(nèi)。

4.4.1.3客服部在每月5日前，將上月各部門員工的“考勤情況”、“門票領(lǐng)取情況“上報財務(wù)。

4.4.1.4財務(wù)在每月13日前，將所有員工的工資計算完畢，并交總經(jīng)理簽批。

4.4.2交際應(yīng)酬費(fèi)：

4.4.2.1一般人員不能以任何理由請客送禮，確因需請客送禮，應(yīng)當(dāng)掌握分寸，發(fā)生金額在100元以下，事先須經(jīng)部門經(jīng)理同意。如發(fā)生額在200元以上/餐次的，必須先獲總經(jīng)理的批準(zhǔn)。

4.4.2.2一次的金額應(yīng)控制在人均50元以內(nèi)，如發(fā)生額在元以上的，必須有證明人簽字。

4.4.2.3一次發(fā)生的交際費(fèi)，必須如實(shí)填寫清楚所應(yīng)酬的項(xiàng)目方可報支。

4.4.2.4市內(nèi)交通費(fèi)：

（1）因公事外出的車費(fèi)可實(shí)報實(shí)銷；

但必須注明起止地和事由。

（2）交通工具均以公交車、專線、小巴、BRT為主；

4.4.2.5出租車費(fèi)一般不予報銷，但特殊原因需打出租車時，應(yīng)事先經(jīng)部門經(jīng)理同意方可。

4.5費(fèi)用報銷的有關(guān)規(guī)定：

4.5.1每次報銷費(fèi)用，必須在事項(xiàng)結(jié)束起3日內(nèi)，特殊情況一周內(nèi)完成，過期財務(wù)可不予報銷。

4.5.2有關(guān)費(fèi)用必須按相關(guān)“費(fèi)用報銷憑證”準(zhǔn)確、如實(shí)地填寫，具體要求如下：

4.5.2.1報銷憑證一律使用鋼筆或水筆填寫：

4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字書寫，字體要清楚。

4.5.2.3所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫：

4.5.2.4填報日期按填寫當(dāng)日的日期填寫：

4.5.2.5附件張數(shù)按所附單據(jù)數(shù)量填寫：

4.5.2.6大、小寫金額必須填寫一致，不得涂改：

4.5.2.7發(fā)票、收據(jù)必須分開填寫有關(guān)“費(fèi)用報銷憑證”；

4.5.2.8凡涉及購物或非本人事項(xiàng)的報銷，必須有本部門同事作驗(yàn)收或證明人的簽名；

4.5.3如填報未符合上述要求，財務(wù)部有權(quán)要求經(jīng)辦人重新填報。

4.5.4所有費(fèi)用報銷，必須憑“發(fā)票”或“收據(jù)”為原始憑證，如確實(shí)無法取得原始票據(jù)的，須以“支付證明單”代替，并必須注明未能取得票據(jù)的原因。

4.5.5如遇有票據(jù)丟失的，將視同沒有發(fā)生費(fèi)用，相關(guān)的損失由票據(jù)丟失人承擔(dān)。

4.5.6所有票據(jù)必須真實(shí)，如發(fā)現(xiàn)作弊時，財務(wù)將按票面金額的兩倍處罰當(dāng)事人。

4.6關(guān)于辦公用品的采購及維修：

4.6.1各部門所需辦公用品必須于每月3日前上報客服部文員，由客服部進(jìn)行審核匯總，上報總經(jīng)理審批。

4.6.2客服部根據(jù)審批采購計劃，填寫“借款單”，到財務(wù)借備用金采購。

4.6.3所采購的物品必須統(tǒng)一保管，領(lǐng)用物品時填寫領(lǐng)用表。

5、其它

5．1本規(guī)定由客服部制訂并歸口管理；

5．2本規(guī)定將會根據(jù)公司實(shí)際情況隨時修訂；

5．3本規(guī)定自簽發(fā)之日起實(shí)施。

公司快遞收發(fā)管理制度2

1.目的

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時、準(zhǔn)確、高效。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.權(quán)責(zé)

3.1人力資源部負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對收取的快遞件進(jìn)行登記，及時通知收件人領(lǐng)取，對于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)(保管期限為簽收快遞件當(dāng)天17：15前)。

3.2收發(fā)快遞相關(guān)人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。

4.內(nèi)容

4.1.1快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性價比高的快遞公司。前臺對寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行評定。

4.1.2填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料(地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等)。

4.1.3檢查與包裝：人力資源部負(fù)責(zé)對寄件的檢查審核，并把所寄物品的.屬性進(jìn)行詳細(xì)登記，檢查審核通過后，由寄件人按照快遞公司的包裝要求進(jìn)行包裝，并把快遞單貼于包裝盒上。

4.1.4前臺(電話)通知快遞公司來公司收件，并保留寄件單據(jù)。

4.2寄件規(guī)定

4.2.2重型物件(達(dá)5kg以上的非貴重配件)、產(chǎn)品樣品、普通資料類原則上均選一般的快遞公司(非順豐快遞)，若是特急件，分管副總審批后可選順豐快遞等郵寄方式。

4.2.3普通信函、賀卡等均選郵政，以信方式郵寄。

4.2.4嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。

4.2.5嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

4.2.6前臺每月對所有寄件費(fèi)用按部門進(jìn)行統(tǒng)計，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

4.3收件規(guī)定

4.3.1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由前臺簽收、登記后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。

4.3.2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，前臺應(yīng)及時通知收件人辦理付款手續(xù)收件。

4.3.3貴重物品和公司秘密文件，原則上由前臺通知收件人到前臺自領(lǐng)，如收件人無法領(lǐng)取時，由前臺與收件人確認(rèn)后再辦理代收手續(xù)。

4.3.4前臺簽收所有快遞件必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。

4.3.5公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺保管(保管期為一年)，便于對賬和查詢。

4.3.6為了保證前臺已簽收快遞件的安全和維護(hù)公司前臺的形象，要求收件人(代收人)必須在前臺通知后即時將快遞件從前臺領(lǐng)走，如當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人罰款50元。

4.3.7前臺已簽收的快遞件并通知收件人來領(lǐng)取的，如當(dāng)天未領(lǐng)走造成遺失或損壞由收件人自行負(fù)責(zé)。

4.4遺損件索賠

4.4.1寄(收)件人發(fā)現(xiàn)所寄(收)快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄(收)件人須給予相關(guān)配合。

4.4.2前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務(wù)水。

4.5附件

4.5.1《快遞件收發(fā)(簽收)登記表》

公司郵件快遞收發(fā)管理制度

1.總則： 為了充分利用互聯(lián)網(wǎng)的信息化運(yùn)作優(yōu)勢，提高信息傳遞、處理效率，確保安全；節(jié)約公司的快遞成本，規(guī)范快遞物品 的收發(fā)管理，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。

2.適用范圍：本公司所有員工均屬之

3.定義： 3.1 快遞物品：指員工因工作需要，向外部寄送文件，資料，配件，樣品以及其他貨品等。（銷售儀器和銷售試劑的發(fā)貨除外）

4.組織與職責(zé)：

4.1：值班門衛(wèi)：負(fù)責(zé)公司郵件、零散快遞物品的收發(fā)管理。

4.2：物流部： 負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的寄發(fā)管理。4.3：各部門： 遞。

4.4：各部門負(fù)責(zé)對本部門的快遞費(fèi)進(jìn)行管控。5．流程圖：(略)6.執(zhí)行說明：

6.1 快遞的簽收與發(fā)送 寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快

6.1.1 快遞的接收

6.1.1.1 值班門衛(wèi)收到文件，資料，貨物等快遞物品時，要及 時通知轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門人員。6.1.1.2 物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對。

6.1.1.3 除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，電話通 知本人是否接受，同意的可指定委托人代為簽收。原則上各部門 人員應(yīng)代收。6.1.2 快遞的寄發(fā)

6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，資料，貨物及其他物 品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發(fā)登記表》進(jìn)行登記，經(jīng)部 門負(fù)責(zé)人審批后交物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。各（需求部門于每日 16:30 前送至物流部）

6.1.2.2 未經(jīng)登記或需快遞物品無部門負(fù)責(zé)人審批的，物流部可 拒接受理，對于不合格的件退回發(fā)件人。

6.1.2.3 快遞公司的選擇： 選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本； 寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù)責(zé)任的選擇性價比高 的快遞公司，以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快 遞。

6.1.2.4 各需求人員必須在《郵件快遞寄發(fā)登記表》上詳細(xì)注明 收件人姓名，地址，所寄物品名稱，以及快遞承運(yùn)單位及快遞單 號，以備查驗(yàn)核對，如資料登記不清或不完整者，物流部有權(quán)要 求當(dāng)事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且物流要求無效者，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品，并將情況報備部門負(fù)責(zé)人處理。6.1.2.5 填寫快遞單： 用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資 料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。

7.寄件相關(guān)規(guī)定：

7.1.1 物件分類： A 類：緊急件；B 類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或 物品等）類：普通件（如資料、文件、普通配件等）類： ；C ；D 普通信函、賀卡等。

7.1.2 快遞公司選擇參照表 序 號 1 2 寄 件 類 選擇快遞公司 型 A B 發(fā)順豐快遞 發(fā) EMS 或順豐快 遞 3 4 C D 發(fā)一般的快遞公司 郵政（發(fā)平信）

（物流部將提供各快遞公司的優(yōu)勢特點(diǎn)及價格，供參考選 擇）

7.1.3 普通物品、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞 公司（非順豐快遞），若是特急件貴重配件或物品，方可選順豐 快遞等郵寄方式。

7.1.4 嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的 10 倍處 罰。

7.1.5 為便于寄回公司物品損壞時的索賠，外派人員必須選擇有 資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。

7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知發(fā) 出之日起將不再支付快遞公司到付付款，公司任何人不得選擇到 付付款方式，否則造成的耽誤損失由經(jīng)辦人承擔(dān)。7.1.7 如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品（含退換、返修儀器及試 劑）產(chǎn)生的費(fèi)用，動用到物流部備用金的，將歸各業(yè)務(wù)部門費(fèi)用 核算。

8.執(zhí)行時間： 凡以往發(fā)文與本文不一致的，以本文為準(zhǔn)《郵件快遞收發(fā)管理制度》從下發(fā)之日起執(zhí)行。

9.附件

9.1 《郵件快遞寄發(fā)登記表》 9.2 《郵件快遞簽收登記表》