第一篇：高校檔案整理的質(zhì)量要求

附件3：檔案整理的質(zhì)量要求

檔案整理的質(zhì)量要求

一、“案卷”為單位整理

組卷檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

（一）齊全完整

歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

（二）分類科學(xué)

全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

（三）保持文件內(nèi)在聯(lián)系

1、時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的。分年度時。以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及

法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時間；跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

（2）按專門年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料。應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

（4）臨時性機(jī)構(gòu)，存在時間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少。形成的文件可以不分年度。放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

2、來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

3、內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示

與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

（四）正確劃分保管期限

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。永久保存的文件有以下八個重要方面：

一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

二是本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

三是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的

文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。

四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。

五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

二、按“件”整理

以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

對歸檔文件要逐件裝訂固定，對分類后的歸檔文件按時間、重要程度

排列，其中對成套性文件材料相對集中；編制歸檔文件目錄（可從檔案管理系統(tǒng)中打?。?；將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入檔案盒。

三、歸檔文件分類注意事項

根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意事項。一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件)，部分重要的可定為30年，其他都是10年。

四、排列編目要求

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)。根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。

（一）同一事由的歸檔

文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內(nèi)再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結(jié)、匯報等順序。

（二）不同事由的歸檔文件排列

1、按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結(jié)時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。

2、按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結(jié)、全檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。

3、按事由具有的共同屬性分別集中排列a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。如基層上報的工作總結(jié)、統(tǒng)計、年報、花名冊。

4、密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后

第二篇：論新時期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

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論新時期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求 作者：趙淑琴

來源：《沿海企業(yè)與科技》2005年第10期

[摘 要]文章分析了當(dāng)前形勢下我國高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，就如何提高高校檔案管理人員素質(zhì)，提出了若干對策建議。

[關(guān)鍵詞]高等院校；檔案管理；業(yè)務(wù)素質(zhì)；提高

[中圖分類號]G271．6

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

第三篇：高校畢業(yè)生檔案

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接常見問題答疑

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、學(xué)歷職稱、社會關(guān)系等個人情況的文件資料，它與個人工資待遇、勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。眼下由于畢業(yè)生對人事檔案的重要性認(rèn)識不足，大多數(shù)畢業(yè)生不知該如何妥善地處理自己的檔案。現(xiàn)結(jié)合工作實際，將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接中的一些常見問題解釋如下：

1、畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系？

答：畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案。

由于國家現(xiàn)行政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年。有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而你保留干部身份，辦理轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行。學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，涉及人事關(guān)系的證明等沒辦法出具。

２、哪些機(jī)構(gòu)能保管人事檔案?

答：根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔 1

案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。組織、人事部門所屬的各級人才交流機(jī)構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機(jī)構(gòu)托管。

未就業(yè)的大中專畢業(yè)生和應(yīng)聘到非公有制單位的學(xué)生，根據(jù)需要可以將自己的人事檔案關(guān)系在戶口所在地的人才交流機(jī)構(gòu)托管，亦可將人事檔案關(guān)系交由工作所在地的人才交流機(jī)構(gòu)托管。特別提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業(yè)生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到工作城市，單純的檔案調(diào)動對你無任何意義。你可將人事檔案落在戶口所在地人才交流機(jī)構(gòu)，然后去上述城市工作，這樣依托于檔案的出國政審、轉(zhuǎn)正定級、工資調(diào)整、職稱評審、社會保險等才能得到有效辦理。畢業(yè)生自己保存檔案，檔案的完整性、真實性得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，有可能會使檔案變成“死檔”。

３、畢業(yè)了，我的檔案該怎樣轉(zhuǎn)遞？

答：普通高等院校一般是按照《就業(yè)協(xié)議書》（即三方協(xié)議）簽發(fā)《報到證》，轉(zhuǎn)遞檔案的。

（1）、若您的就業(yè)單位是國有企業(yè)或機(jī)關(guān)事業(yè)單位等有人事檔案管理權(quán)的單位，您的檔案將被寄送到工作單位；

（2）、若您的就業(yè)單位是非公企業(yè)，您的檔案將被寄送到單位所在地的人才交流機(jī)構(gòu)；

（3）、若您離校時未就業(yè)，檔案將被寄送到您入學(xué)前戶籍所在地的人才交流機(jī)構(gòu)。

國家政策規(guī)定高校畢業(yè)生檔案應(yīng)通過“機(jī)要交通”或由檔案管理

部門派專人送取，不得郵寄或交高校畢業(yè)生及其他個人自帶。對本人自帶的高校畢業(yè)生檔案，人才交流機(jī)構(gòu)概不接收。

４、畢業(yè)之后，我應(yīng)如何查詢自己的檔案去向？

答：畢業(yè)生檔案一般是按《報到證》簽往地轉(zhuǎn)發(fā)的。凡報到證簽發(fā)到扎魯特旗人才交流中心的高校畢業(yè)生，在學(xué)校發(fā)出檔案５～７個工作日后，可向扎魯特旗人才交流中心電話查詢自己的檔案是否到達(dá)。確認(rèn)檔案已到達(dá)的，由學(xué)生本人或其家人到人才交流中心辦理畢業(yè)生備案登記；若檔案未到，請向?qū)W校了解你檔案轉(zhuǎn)出的具體時間和轉(zhuǎn)往地。扎魯特旗人才交流中心聯(lián)系電話：0475-7230521。

如在區(qū)外高校就讀的畢業(yè)生，學(xué)校通常會將檔案發(fā)至《報到證》的簽往地，即：內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。如果要將檔案轉(zhuǎn)回扎魯特旗，需要到旗人才交流中心開具《調(diào)檔函》后，持畢業(yè)生《報到證》原件及學(xué)生本人身份證復(fù)印件到內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心報到，然后將檔案通過機(jī)要轉(zhuǎn)發(fā)到扎魯特旗人才交流中心。

5、畢業(yè)好幾年了，現(xiàn)在不知檔案在哪里，我該怎么辦？答：緊急補救 教您幾招：

第一招：把檔案留在人才交流機(jī)構(gòu)但一直沒有理會的，建議盡快與人才交流機(jī)構(gòu)聯(lián)系，辦理相關(guān)手續(xù)后將檔案關(guān)系理順。遇個人信息或聯(lián)系方式變更，及時通知檔案托管單位做好登記，保持聯(lián)絡(luò)暢通；

第二招：“口袋檔案”要盡快交到工作單位或政府所屬人才交流機(jī)構(gòu)。如果檔案袋被打開，里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實，如果檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認(rèn)；

第三招：“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉(zhuǎn)交新的單位或其委托的人才交流機(jī)構(gòu)；

第四招：對于那些不知檔案去向的，畢業(yè)生要與參加工作前最后一個學(xué)校的相關(guān)部門聯(lián)系，外地畢業(yè)生也可向原戶籍所在地的人事部門或人才交流機(jī)構(gòu)咨詢，已經(jīng)多次變換工作單位的人要向第一家用人單位咨詢。

6、檔案托管手續(xù)如何辦理？

答：畢業(yè)生以個人名義辦理人事檔案托管，先向人才交流中心提出申請，由人才交流中心向所在院校發(fā)出調(diào)檔函，收到檔案后經(jīng)審核符合委托檔案管理條件的，人才交流中心與畢業(yè)生簽訂《委托保管人事檔案協(xié)議》，并辦理有關(guān)手續(xù)。

7、畢業(yè)生委托人才交流機(jī)構(gòu)人事代理后享有哪些服務(wù)?答：(1)、負(fù)責(zé)人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù);

(2)、辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級；

(3)、檔案工資調(diào)整；

(4)、技術(shù)職稱申報；

(5)、考研、出國政審；

(6)、出具各種人事證明等。

第四篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進(jìn)檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機(jī)管理制度

一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛護(hù)設(shè)備。

四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。

五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運用微機(jī)管理工作。

七、自覺維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

二、檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設(shè)施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補或復(fù)制。

五、檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

檔案保密制度

一、認(rèn)真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

三、檔案室是機(jī)要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。

五、需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊，寫出銷毀報告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

一、本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查（借）閱。

二、利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。

四、利用者需摘抄(復(fù)制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄(復(fù)制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。

六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。

七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統(tǒng)計制度

一、檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。

三、對當(dāng)年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)章制度）統(tǒng)計一次。

五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一式兩份，一份上報上級機(jī)關(guān)，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫檔案鑒定報告和說明。

三、實行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認(rèn)無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護(hù)書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀(jì)錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。

第五篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進(jìn)檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機(jī)管理制度

一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛護(hù)設(shè)備。

四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。

五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運用微機(jī)管理工作。

七、自覺維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

三、實行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認(rèn)無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護(hù)書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀(jì)錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。