第一篇：公文的概念和分類

一、公文的概念和分類

（一）概念

公文，是公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)與運(yùn)載形式，是機(jī)關(guān)或單位實(shí)施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報(bào)和信息溝通的重要作用。公文貫穿機(jī)關(guān)或單位管理工作的始終。我們要向上級(jí)報(bào)告情況，需要寫成文件；向基層單位安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發(fā)下去，備查、備用，便于基層照章執(zhí)行；要告知社會(huì)公眾一個(gè)什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員息息相關(guān)，可以說(shuō)，具備較強(qiáng)的公文寫作能力，是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的基本素質(zhì)要求。當(dāng)前，各部門都十分缺乏優(yōu)秀的文秘工作人員，當(dāng)然也包括學(xué)校。近年來(lái)，我所見(jiàn)到的咱們學(xué)校上報(bào)的各類公文性文字材料，幾乎沒(méi)有規(guī)范的。對(duì)此，局領(lǐng)導(dǎo)不是批評(píng)就是批示，但至今難以規(guī)范。因此，舉辦這次培訓(xùn)，我覺(jué)得很有必要，也很及時(shí)，這對(duì)于全系統(tǒng)重視公文寫作、加強(qiáng)公文寫作、規(guī)范公文寫作，必將具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機(jī)關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會(huì)團(tuán)體公文。

2、按照行文方向劃分：上行文（向上級(jí)單位行文）、平行文（向平級(jí)單位行文）、下行文（向下級(jí)單位行文）。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們?cè)谄鸩莼蛘吖芾砉臅r(shí)，必須要按照該公文的秘密等級(jí)來(lái)處理，涉及秘密問(wèn)題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等全是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。

6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

規(guī)范性公文常用的有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。

非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說(shuō)明、講話稿、簡(jiǎn)報(bào)信息、書(shū)信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。

第二篇：公文分類

公文從系列來(lái)講分為黨的公文、行政機(jī)關(guān)公文；行文方向來(lái)講分為上行文、下行文、平行文。下面以黨的機(jī)關(guān)公文為例，回答你的問(wèn)題，希望有所幫助：黨委系統(tǒng)文件格式規(guī)范第三條

公文的種類。

1、決議。用于經(jīng)會(huì)議通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。

2、決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)作出的決策和安排。

3、意見(jiàn)。用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

4、通知。（1）用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)；（2）用于任免干部；（3）用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；（4）用于批轉(zhuǎn)（印發(fā)）下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；〔批轉(zhuǎn)（印發(fā)）與轉(zhuǎn)發(fā)的不同：批轉(zhuǎn)（印發(fā)）是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的辦法、做法和針對(duì)全局性的工作要求進(jìn)行批示，以上級(jí)名義下發(fā)；轉(zhuǎn)發(fā)是下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件。）（5）用于發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的重要事項(xiàng)，如《中共修文縣委辦公室關(guān)于召開(kāi)××××?xí)h的通知》。

5、通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

6、報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

7、請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：（1）行文目的不同。報(bào)告是為了使上級(jí)機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況；請(qǐng)示是請(qǐng)求上級(jí)的指示和批復(fù)，要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)。（2）行文時(shí)間不同。報(bào)告可以寫于事前，也可以寫于事后；而請(qǐng)示必須寫于事前。（3）行文的處理要求不同。報(bào)告除涉及主要問(wèn)題外，一般的可以不作答復(fù)；請(qǐng)示則需要上級(jí)機(jī)關(guān)回文，表明態(tài)度，使下級(jí)機(jī)關(guān)知道該怎么做。（4）行文的內(nèi)容不同。報(bào)告可以是綜合性的，也可以是專題性的；而請(qǐng)示則要求“一事一文”。）

8、批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。

9、規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范》。

10、函。用于平級(jí)機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，如《關(guān)于×××同志工作調(diào)動(dòng)的函》。

11、會(huì)議紀(jì)要。用于記載會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)。第四條

公文格式。由版頭、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、主題詞、印發(fā)傳達(dá)范圍、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、頁(yè)碼等部分組成。

1、版頭。由單位加“文件”二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。

2、份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”，標(biāo)注于公文首頁(yè)左上角。秘密公文必須標(biāo)明份號(hào)。

3、密級(jí)。分別為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。標(biāo)注于份號(hào)下方。按照國(guó)家保密局關(guān)于《國(guó)家秘密文件、資料和其他物品標(biāo)志的規(guī)定》，應(yīng)當(dāng)在密級(jí)后注明保密期限，如“機(jī)密★×年”。

4、緊急程度。對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明（一般在傳真電報(bào)的緊急程度處）“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

5、發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭下方居中或左下方。與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，一般只標(biāo)明縣委、縣委辦公室的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的發(fā)文要用六角形括號(hào)“〔〕”括起。

6、簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后標(biāo)注簽發(fā)人姓名，如“簽發(fā)人：×××”。

（標(biāo)注簽發(fā)人應(yīng)注意：一是只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；二是聯(lián)合行文，要標(biāo)明聯(lián)署單位簽發(fā)人姓名，不能只標(biāo)其中一個(gè)單位的簽發(fā)人）

7、標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號(hào)、版頭橫隔線下方，居中排印。

8、主送機(jī)關(guān)。主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。

9、正文。公文的主體部分，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。

10、附件。公文附件應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前標(biāo)明附件的名稱和順序。有的也可在正文中加括號(hào)注明。附件順序應(yīng)在附件首頁(yè)左上方注明。凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報(bào)告、規(guī)章等，其中的“規(guī)章”和“報(bào)告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規(guī)章”和“報(bào)告”的內(nèi)容也應(yīng)視為正文，即不將“報(bào)告”、“意見(jiàn)”標(biāo)為文件附件，若該“報(bào)告”、“意見(jiàn)”本身有附件，則在“報(bào)告”、“意見(jiàn)”正文后，按附件標(biāo)注方法標(biāo)注。

11、發(fā)文機(jī)關(guān)署名。應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方。（多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)水平排列，一般每排3個(gè)機(jī)關(guān)為宜。同級(jí)黨委、政府及其辦公室聯(lián)合行文時(shí)，機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)上下對(duì)齊。）

12、成文日期。成文日期以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽署的日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，首字與發(fā)文機(jī)關(guān)署名第三字對(duì)齊，尾字與正文倒數(shù)第三字對(duì)齊。決議、決定、規(guī)定、意見(jiàn)、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方正中，同時(shí)省去文件落款。

13、印章。除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。請(qǐng)示、報(bào)告、向平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)遞送的函、關(guān)于人事任免的公文必須加蓋印章。印章要蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，上不壓正文，下壓日期，端正、清晰。

14、主題詞。由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，標(biāo)注在公文末頁(yè)下部、抄送機(jī)關(guān)上方，用橫隔線隔開(kāi)。主題詞的標(biāo)引要注意以下幾點(diǎn)：

（1）一份文件的標(biāo)引，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。（2）標(biāo)引順序?yàn)轭悇e詞、類屬詞、文種。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。（3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。（4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標(biāo)“科技 體制 改革 決定”。（5）當(dāng)主題詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別；選用地名（機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作標(biāo)引時(shí)，可不作“△”標(biāo)記。（6）公文的文種作為正式主題詞標(biāo)引時(shí)，應(yīng)置于最末位。在轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)類型的通知中，一般情況下，被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文的文種不作為主題詞標(biāo)引；但如果被轉(zhuǎn)（印）發(fā)的公文屬于黨內(nèi)法規(guī)，其名稱為準(zhǔn)則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細(xì)則等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

15、抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)，名稱標(biāo)注于印制版記上方，用橫隔線隔開(kāi)。抄送機(jī)關(guān)一般按照機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系排序。

16、印制版記。由公文印發(fā)（翻印）機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)（翻印）日期和印制份數(shù)組成，位于公文末頁(yè)下端。在公文末頁(yè)尾部所印的兩條橫線中間，左側(cè)注明印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)名稱，右側(cè)注明印發(fā)（翻印）日期，底線下面右側(cè)注明印制份數(shù)。印制時(shí)間倒數(shù)第三字、印制份數(shù)最后一字與正文倒數(shù)第三字垂直對(duì)齊。第五條

公文版頭。視具體單位加“文件”、“會(huì)議紀(jì)要”、“（）”等。第六條 公文印制。

1、用紙。黨群部門公文用紙幅面為16開(kāi)型（長(zhǎng)260毫米、寬184毫米），左側(cè)裝訂。行政機(jī)關(guān)用紙為A4。

2、排版。一般情況下，文件每頁(yè)23行（頁(yè)碼另占一行），每行25個(gè)字，留有天頭地角（分別為25毫米、7毫米左右）和訂口翻口（分別為28毫米、25毫米左右）。頁(yè)碼標(biāo)注于頁(yè)面下端居中，格式為“1”。

3、字體字號(hào)及體例。（1）密級(jí)、份號(hào)、附件：用黑體四號(hào)字。（2）發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、受文單位、落款、印刷版記：用仿宋三號(hào)字。（3）正文標(biāo)題：用小標(biāo)題宋或華文中宋二號(hào)字。（4）行文時(shí)間：決定、意見(jiàn)等在正文標(biāo)題下居中標(biāo)注行文時(shí)間，用楷體三號(hào)字；通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告等在落款下方標(biāo)注行文時(shí)間，用仿宋三號(hào)字。（5）主題詞：用黑體三號(hào)字。（6）正文內(nèi)容：一般用仿宋三號(hào)字。此外，如正文分為幾個(gè)層次，可按以下體例進(jìn)行排印，第一層次大標(biāo)題，用黑體三號(hào)字；第二層次標(biāo)題，用楷體三號(hào)字；第三層次標(biāo)題，用仿宋加粗三號(hào)字，其余均用仿宋三號(hào)字即可。一般如無(wú)特殊需要，文章層次、體例不要過(guò)于復(fù)雜。

4、數(shù)字。參照中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》執(zhí)行。字體在“word”文檔操作系統(tǒng)下采用“Times New Roman”體。

5、標(biāo)點(diǎn)。參照中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》執(zhí)行。公文常識(shí)秘密等級(jí)和保密期限：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)三十年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)二十年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計(jì)；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計(jì)。成文日期：一般標(biāo)注在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置來(lái)確定。確定成文日期一般有四種辦法：一是一般性的公文，以機(jī)關(guān)首長(zhǎng)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；二是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議討論通過(guò)的日期為準(zhǔn)；三是法律性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；四是聯(lián)合公文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。公文生效標(biāo)志（用印和簽署）：用印和簽署是證明公文生效的標(biāo)志。印章的標(biāo)識(shí)一般有以下三種情況：A 由單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，應(yīng)將印章端正、居中壓在成文日期的上面。B 如果是聯(lián)合行文，需加蓋兩個(gè)印章，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排在前面，兩個(gè)印章壓在成文日期上，但兩枚印章不能重疊相壓。C 聯(lián)合行文需要加蓋三個(gè)以上的印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排在前面，其他各機(jī)關(guān)依次排列，每排三個(gè)為宜。抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)不是公文的主辦單位，不負(fù)責(zé)對(duì)公文的辦理。但抄送機(jī)關(guān)需了解公文的內(nèi)容，以便于工作中的溝通和協(xié)調(diào)。印發(fā)機(jī)關(guān)：印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指文件的印制主管部門，通常是指機(jī)關(guān)辦公室和文秘部門。正本：正本是根據(jù)定稿印制的用作向外發(fā)出的正式文本。副本：發(fā)送給抄送機(jī)關(guān)的文件或復(fù)制出的文件刊登于報(bào)刊的，都可以視為副本。存本：存本指的是發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印刷本。試行本：試行本主要用于法規(guī)性文件，是法規(guī)性文件的一種特殊形式。試行本在試行期間同樣具有法定效用。暫行本：暫行本也主要用于法規(guī)性文件。在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為一時(shí)還來(lái)不及制定詳細(xì)周密的規(guī)定時(shí)，先發(fā)一個(gè)暫行的文件執(zhí)行。在暫行期間具有同等的法定效用。修訂本：修訂本是指已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一段時(shí)間以后，進(jìn)行進(jìn)一步修訂后再行發(fā)布使用的文本。修訂本具有法定效用。公文的結(jié)構(gòu)層次：一般來(lái)講，文中結(jié)構(gòu)層次應(yīng)按“

一、”、“

（一）”、“

1、”、“（1）”的順序使用，字體采用黑體、楷體、仿宋加粗方式使用。首頁(yè)應(yīng)有2行以上正文；末頁(yè)如果無(wú)正文，只有落款，為維護(hù)公文的完整性，應(yīng)在末頁(yè)第2行空兩格注明“（此頁(yè)無(wú)正文）”。印制版記中的“印”與“印發(fā)”：上行文和平行文用“××××年××月××日印”，下行文用“××××年××月××日印發(fā)”。公文落款和印制版記具體位置說(shuō)明：成文日期首字與發(fā)文機(jī)關(guān)署名第三字對(duì)齊，尾字與正文倒數(shù)第三字、印制時(shí)間倒數(shù)第三字以及印制份數(shù)最后一字對(duì)齊。公文制發(fā)程序領(lǐng)導(dǎo)布置——文秘人員草擬——分管主任審核（修改）——領(lǐng)導(dǎo)閱簽（修改）——編號(hào)印發(fā)。

第三篇：公文分類

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是機(jī)關(guān)實(shí)施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報(bào)和信息溝通的重要作用。公文貫穿機(jī)關(guān)管理工作的始終。我們要向上級(jí)報(bào)告情況，需要寫成文件；我們要向鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發(fā)下去，備查、備用，便于基層照章執(zhí)行；我們要告知社會(huì)公眾一個(gè)什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個(gè)機(jī)關(guān)告知人員息息相關(guān)，可以說(shuō)，具備較強(qiáng)的公文寫作能力，是每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員的基本素質(zhì)要求。當(dāng)前，各級(jí)各部門都十分缺乏優(yōu)秀的文秘工作人員，有許多年輕人因?yàn)榫邆漭^好的文字功底，而被選拔進(jìn)市、縣黨委、政府機(jī)關(guān)工作，從而改變了自己的生活環(huán)境和人生境遇，一些機(jī)關(guān)還因?yàn)檫x不到合適的文秘人員而發(fā)愁。由此可見(jiàn)，重視公文寫作、加強(qiáng)公文寫作，對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機(jī)關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會(huì)團(tuán)體公文。今天講的，重點(diǎn)是行政機(jī)關(guān)公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們?cè)谄鸩莼蛘吖芾砉臅r(shí)，必須要按照該公文的秘密等級(jí)來(lái)處理，涉及秘密問(wèn)題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等全是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

第四篇：公文分類

文件寫作與處理

（一）公文的分類

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以對(duì)公文作有實(shí)際意義的類別劃分。

1、根據(jù)形成和作用的具體公文活動(dòng)領(lǐng)域的不同，公用可以分為通用公文、專用公文兩類。其中通用公文是指各類國(guó)家機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)組織在工作中普遍形成和使用的公文，如命令、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函等。專用公文是指在一定專用機(jī)構(gòu)或在一定專項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的公文，如涉外公文、軍事公文等。

2、根據(jù)主要傳遞方向的不同，公文可以分為下行為、上行文、平行文三類。其中，下行文是指向所屬被領(lǐng)導(dǎo)被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送的公文，如命令、指示等；上行文是指向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送的公文，如報(bào)告、請(qǐng)示等；平行文是指不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，包括：向同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)或向非同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的任何級(jí)別的機(jī)關(guān)主送的公文，如函。

以上三種分類是我們平時(shí)用的較多的，還可以根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不同、秘密等級(jí)、緩急程度等來(lái)分類。

（二）通用公文的文體與格式

通用公文屬于特殊的應(yīng)用文，由法定作者在公文活動(dòng)中為

行駛法定職權(quán)而制作，功能用在于有效地傳遞和存儲(chǔ)權(quán)威性、憑證性信息，以使受文者準(zhǔn)確理解并貫徹執(zhí)行或解決某一具體問(wèn)題，從而更好地發(fā)揮現(xiàn)實(shí)效用。通用公文一般具體一下屬性，一是廣泛實(shí)用性，二是直接針對(duì)性，三是全面真實(shí)性，四是規(guī)范性。

通用公文的格式遵循國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月正式批準(zhǔn)發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999）。

該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文用紙幅面尺寸的規(guī)定是：“公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm”。

該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文中各要素的定位采用以漢字的字和行作為橫向、縱向的坐標(biāo)來(lái)確定公文中各要素的具體位置?！白帧笔菢?biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位；“行”是標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。

該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文中圖文顏色的規(guī)定是：除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。對(duì)排版的要求是：正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

該標(biāo)準(zhǔn)還將公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)板塊。其中眉首要素包括：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。主體要素包括：

公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、特殊情況說(shuō)明、附注。版記的要素情況：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。

第五篇：公文分類

每一類公文都可以根據(jù)實(shí)際需要，依照一定的標(biāo)準(zhǔn)再具體分為若干種。

為了使各種公文都能有穩(wěn)定的性質(zhì)、特定的用途，并使更多的人能對(duì)這些性質(zhì)和用途有準(zhǔn)確的了解，以便于正確有效地形成和辦理公文，客觀上需要人們對(duì)常用的每一種公文都賦予一個(gè)能概括表明其性質(zhì)、用途的統(tǒng)一規(guī)范的稱謂，這種稱謂就是文種。

由于文種是經(jīng)過(guò)統(tǒng)一規(guī)范的，稱謂統(tǒng)一，含義精確，準(zhǔn)確揭示了發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)關(guān)與主要受文者的工作關(guān)系。

行義的目的和要求，表明了公文的具體用途，因此，正確選擇并在公文上標(biāo)明文種，將會(huì)給公文的形成和辦理帶來(lái)便利，并有助于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和有效性。

?條例?第七條規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公交種類上要有：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等14種。

?辦法?第九條規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告。請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)。函、會(huì)議紀(jì)要等13種。

（一）常用公文文種的適用范圍

1．條例。對(duì)于國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)而言，可作為國(guó)家法律、地方性法規(guī)、民族自治地方有關(guān)法規(guī)文件的名稱。

全國(guó)人民代表大會(huì)或全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)制定的作為國(guó)家法律的條例，主要用于調(diào)整或明確長(zhǎng)期施行的國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的關(guān)系或規(guī)則。省、直轄市人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)制定的作為地方性法規(guī)的條例，主要用于調(diào)整或明確其所轄區(qū)域內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的關(guān)系或規(guī)則。民族自治地方的自治區(qū)、自治州、自治縣人民代表大會(huì)制定的自治條例和單行條例，分別用于：確定本地區(qū)實(shí)行民族區(qū)域自治的基本原則、機(jī)構(gòu)設(shè)臵，自治機(jī)關(guān)的職權(quán)、工作制度以及其他有關(guān)重大事項(xiàng)；在法律規(guī)定的范圍內(nèi)根據(jù)當(dāng)?shù)孛褡宓木唧w情況調(diào)整或確定某些具體的關(guān)系或規(guī)則。對(duì)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)而言，條例可作為國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)的名稱，用于對(duì)某一方面的行政工作作比較全面系統(tǒng)的規(guī)定。

對(duì)于黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言，條例可作為黨內(nèi)規(guī)章的名稱，用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。

2．規(guī)定?？勺鳛閲?guó)家法律、地方性法規(guī)、行政法規(guī)和規(guī)章以及黨內(nèi)規(guī)章和機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)章 制度的名稱。

用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)作出規(guī)定，如確立活動(dòng)規(guī)則，提出處理問(wèn)題的準(zhǔn)則與規(guī)程，明確有關(guān)單位或人員的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任，對(duì)其他法律、法規(guī)和規(guī)章的內(nèi)容予以補(bǔ)充等。

3．命令。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉 獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

4．指示。適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。

5．決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更 或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

6、決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。7．意見(jiàn)。用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8．批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

9．通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。實(shí)踐中常用于：總結(jié) 推廣先進(jìn)典型的經(jīng)驗(yàn)；褒揚(yáng)先進(jìn)模范事跡；總結(jié)并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種 教訓(xùn)；批評(píng)具有一定典型性的錯(cuò)誤思想、錯(cuò)誤觀念、錯(cuò)誤做法、錯(cuò)誤行為；告知性質(zhì)重要、涉及面較寬的事物的動(dòng)態(tài)、動(dòng)向。

10．通知。適用于批轉(zhuǎn)有關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文波布規(guī)范 性公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

11．公告。用于地位較高、影響較大的機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。12．公報(bào)。用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。13．通告、用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

14．請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。實(shí)踐中主要用于：請(qǐng)求上級(jí)明確有關(guān)方針、政 策或要求；請(qǐng)求上級(jí)指示處臵重大問(wèn)題或因無(wú)原則規(guī)定難以處理的問(wèn)題的原則與方法； 請(qǐng)求上級(jí)允許根據(jù)具體情況變通處理有關(guān)問(wèn)題；請(qǐng)求上級(jí)協(xié)調(diào)與有關(guān)方面的復(fù)雜矛盾關(guān)系；

請(qǐng)求上級(jí)分配任務(wù)、布臵工作；請(qǐng)求上級(jí)核準(zhǔn)編制、經(jīng)費(fèi)；請(qǐng)求上級(jí)審批工作計(jì)劃和其他方案；請(qǐng)求上級(jí)任免有關(guān)干部；請(qǐng)求上級(jí)審定有關(guān)項(xiàng)目；請(qǐng)求上級(jí)審查批準(zhǔn)本礬關(guān)制定的共需由上級(jí)機(jī)關(guān)審批后方能生效的重要規(guī)范性公文；請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)按規(guī)定必須履行審批程序的其他事項(xiàng)等。

15．報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。實(shí)踐中常具體用于：向上級(jí)反映工作的進(jìn)展情況；反映工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況、動(dòng)向或問(wèn)題；匯報(bào)

有關(guān)政策法令或指示的執(zhí)行情況和有關(guān)任務(wù)的完成情況；提出糾正有關(guān)偏向的具體意見(jiàn)和建 議；提出轉(zhuǎn)發(fā)公文的建議；答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)；檢討工作中的錯(cuò)誤；依照?qǐng)?bào)告制度的規(guī)定匯報(bào) 各方面的綜合情況及工作計(jì)劃；將有關(guān)事項(xiàng)或公文報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)備案等。

16．議案。用于各級(jí)人民政府（須以政府而非政府部門名義）按照法律程序向同級(jí)人民代表 大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

17．函。用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn) 等。

18會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況與議定事項(xiàng)。

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)時(shí)使用的公文。

一、報(bào)告的使用范圍

報(bào)告使用范圍很廣。按照上級(jí)部署或工作計(jì)劃，每完成一項(xiàng)任務(wù)，一般都要向上級(jí)寫報(bào)告，反映工作中的基本情況、工作中取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在的問(wèn)題以及今后工作設(shè)想等，以取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的指導(dǎo)。

二、報(bào)告的特點(diǎn)

1．內(nèi)容的匯報(bào)性：一切報(bào)告都是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作，讓上級(jí)機(jī)關(guān)掌握基本情況并及時(shí)對(duì)自己的工作進(jìn)行指導(dǎo)，所以，匯報(bào)性是“報(bào)告”的一個(gè)大特點(diǎn)。

2．語(yǔ)言的陳述性：因?yàn)閳?bào)告具有匯報(bào)性，是向上級(jí)講述做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)，存在什么問(wèn)題，今后有什么打算，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有什么意見(jiàn)、建議，所以行文上一般都使用敘述方法，即陳述其事，而不是像請(qǐng)示那樣采用祈使、請(qǐng)求等法。

3.行文的單向性：報(bào)告時(shí)下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,是為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行宏觀領(lǐng)導(dǎo)提供依據(jù), 一般不需要受文機(jī)關(guān)的批復(fù), 屬于單項(xiàng)行文.4.成文的事后性：多數(shù)報(bào)告都是在事情做完或發(fā)生后, 向上級(jí)機(jī)關(guān)作出匯報(bào), 是事后或事中行文.5.雙向的溝通性：報(bào)告雖不需批復(fù),卻是下級(jí)機(jī)關(guān)以此取得上級(jí)機(jī)關(guān)的支持 指導(dǎo)的橋梁;同時(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)也能通過(guò)報(bào)告獲得信息, 了解下情, 報(bào)告成為上級(jí)機(jī)關(guān)決策 指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作的依據(jù).三、類別及功用

1．例行報(bào)告（日?qǐng)?bào)、周報(bào)、旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等）。例行報(bào)告不能變成“例行公事”，而

要隨著工作的進(jìn)展，反映新情況，新問(wèn)題，寫出新意。

2．綜合報(bào)告；全面匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作情況，可以和總結(jié)工作、計(jì)劃安排結(jié)合起來(lái)。要有分析，有綜合，有新意，有重點(diǎn)。

3．專題報(bào)告：指向上級(jí)反映本機(jī)關(guān)的某項(xiàng)工作、某個(gè)問(wèn)題，某一方面的情況，要求上級(jí)對(duì)此有所了解的報(bào)告。所寫的報(bào)告要迅速，及時(shí)，一事一報(bào)。呈報(bào)、呈轉(zhuǎn)要分清寫明。（如：薪酬調(diào)查報(bào)告）

報(bào)告的格式和寫法：

標(biāo)題，包括事由和公文名稱。

上款，收文機(jī)關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)人。

正文，結(jié)構(gòu)與一般公文相同。從內(nèi)容方面看，報(bào)情況的，應(yīng)有情況、說(shuō)明、結(jié)論三部分，其中情況不能省略；報(bào)意見(jiàn)的，應(yīng)有依據(jù)、說(shuō)明、設(shè)想三部分，其中以建設(shè)想不能省去。從形式上看，復(fù)雜一點(diǎn)的要分開(kāi)頭、主體、結(jié)尾。開(kāi)頭使用多的是導(dǎo)語(yǔ)式、提問(wèn)式給個(gè)總概念或引起注意。主體可分部分家二級(jí)標(biāo)題或分條加序碼。

結(jié)尾，可展望、預(yù)測(cè)，亦可省略，但結(jié)語(yǔ)不能省。

打報(bào)告要注意做到：

情況確鑿，觀點(diǎn)鮮明，想法明確，口吻得體，不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

注意結(jié)語(yǔ)：

呈轉(zhuǎn)報(bào)告的要寫上“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地參照?qǐng)?zhí)行。”最后寫明發(fā)文機(jī)關(guān)，日期。

目前寫報(bào)告容易出錯(cuò)的地方有兩處：

1.結(jié)尾處有“特此報(bào)告”一類結(jié)語(yǔ)，由于詞語(yǔ)既無(wú)實(shí)際意義，也無(wú)結(jié)構(gòu)作用，應(yīng)當(dāng)去除。如果寫成“以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)指示”，就更錯(cuò)誤，因?yàn)槿缟鲜?，?bào)告是無(wú)須上級(jí)回復(fù)處理的文種，所以，即使協(xié)商這句話也是白搭，上級(jí)不會(huì)答復(fù)你。

2.同理，報(bào)告后面加附注標(biāo)明“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”也屬?gòu)U話。再次，寫報(bào)告要避免太長(zhǎng)，一般應(yīng)控制在3000字以內(nèi)。報(bào)告范例】 范文

××市人民政府關(guān)于治理××河水質(zhì)污染問(wèn)題的報(bào)告 ××省人民政府：

省政府轉(zhuǎn)來(lái)××××××委員會(huì)提出的關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報(bào)告，經(jīng)市政府調(diào)查研究，對(duì)報(bào)告中提出的有關(guān)問(wèn)題及解決方案報(bào)告如下：

一、解決××河水質(zhì)污染問(wèn)題的關(guān)鍵是盡快建成污水處理廠?，F(xiàn)在××河的污染主要是××區(qū)排放的污水所致。×區(qū)的排放量為2 5萬(wàn)噸，污水比較集中，因污水處理廠未能及時(shí)建立，致使污水直接排入××河，造成了××河的污染。

為解決××河的污染，市政府已抓緊×區(qū)污水處理廠建設(shè)，爭(zhēng)取在19××年建成?！羺^(qū)污水處理廠原設(shè)計(jì)概算為831 6萬(wàn)元，按現(xiàn)行價(jià)格估算約為1100萬(wàn)元，已于19××年×月開(kāi)工，建成了8項(xiàng)附屬設(shè)施，計(jì)完成投資200萬(wàn)元。市政府今年安排的300萬(wàn)元投資已全部落實(shí)，×區(qū)城環(huán)局正在組織實(shí)施。

根據(jù)××河河道以南人口密集區(qū)的地下水污染和環(huán)境問(wèn)題，在污水處理廠未建成之前，利用現(xiàn)有污水管道，把污水引到某區(qū)污水處理廠以西，污水直接排入污水處理廠的出口，這就避開(kāi)了污染區(qū)。

二、電熱廠的粉煤灰也是污染源之一。對(duì)于電熱廠儲(chǔ)灰廠的選址，必須考慮到對(duì)地下水和環(huán)境的污染。選址已責(zé)成×區(qū)電熱廠抓緊做工作，爭(zhēng)取盡快報(bào)市政府有關(guān)部門審批。對(duì)南儲(chǔ)灰廠滲漏對(duì)地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以減少對(duì)地下水的污染。

××市人民政府

二×××年×月×日

一、函的概念

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過(guò)這種情況并不多見(jiàn).二、函的特點(diǎn)

（一）溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒(méi)有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒(méi)有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

（三）單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。

（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

（四）結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢（）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題

函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。例文一 洽事宜函

中國(guó)科學(xué)院*研究所關(guān)于 建立全面協(xié)作關(guān)系的函 *大學(xué)：

近年來(lái)，我所與你校雙方在一些科學(xué)研究項(xiàng)目上互相支持，取得了一定的成績(jī)，建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進(jìn)一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)研究、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見(jiàn)：

一、定期舉行所、校之間學(xué)術(shù)討論與學(xué)術(shù)交流。（略）

二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點(diǎn)，對(duì)雙方共同感興趣的課題進(jìn)行協(xié)作。（略）

三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對(duì)所方研究生、科研人員的培訓(xùn)予以幫助。（略）

四、雙方科研教學(xué)所需要高、精、尖儀器設(shè)備，在可能的條件下，予對(duì)方提供利用。（略）

五、加強(qiáng)圖書(shū)資料和情報(bào)的交流。

以上各項(xiàng)，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)一步磋，達(dá)成協(xié)議，以利工作。特此函達(dá)，務(wù)希研究見(jiàn)復(fù)。

中國(guó)科學(xué)院*研究所（蓋章）一九九五年×月×日

“請(qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批復(fù)或批準(zhǔn)時(shí)使用的頻率極高的一個(gè)上行文種、公文。請(qǐng)示必須具備以下四個(gè)條件：1.必須是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。2.請(qǐng)示的問(wèn)題必須是自己無(wú)權(quán)作出決定和處理的。3.必須是為己向上請(qǐng)決求準(zhǔn)。

“請(qǐng)示”按其行文目的、作用的不同，基本上分為兩類：

一．是直請(qǐng)性的請(qǐng)示，即直接向自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)；

二．是批轉(zhuǎn)性的指示，即把有關(guān)某一方面工作的意見(jiàn)，以“請(qǐng)示”上報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)，要求批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位予以辦理。格式：

1、標(biāo)題

2、稱謂

3、正文：請(qǐng)示的原因、請(qǐng)求的原因及作法。

4、結(jié)尾常用結(jié)束詞：“當(dāng)否”、“請(qǐng)批復(fù)”，“妥否”、“請(qǐng)批示”。最后署名、日期。

通知分類：

根據(jù)適用范圍的不同，可以分為六大類：

1.發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。

2.批轉(zhuǎn)性通知：用于上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。

3.轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。4.指示性通知：用于上級(jí)機(jī)關(guān)指示下級(jí)機(jī)關(guān)如何開(kāi)展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾 通知的寫法：

由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區(qū)別，我們?cè)诜诸悤r(shí)已經(jīng)有意識(shí)地對(duì)各種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。(一)通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān) 1．通知的標(biāo)題

通知的標(biāo)題一般采用公文標(biāo)題的常規(guī)寫法，由發(fā)文機(jī)關(guān)＋主要內(nèi)容＋文種組成。如?中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費(fèi)變相出國(guó)(境)旅游的通知?。

也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由主要內(nèi)容＋文種組成標(biāo)題。如?關(guān)于印發(fā)?規(guī)范國(guó)有土地租賃若干意見(jiàn)?的通知?(國(guó)土資發(fā)?1999?222號(hào))。

發(fā)布規(guī)章的通知，所發(fā)布的規(guī)章名稱要出現(xiàn)在標(biāo)題的主要內(nèi)容部分，并使用書(shū)名號(hào)。

批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的公文，所轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容要出現(xiàn)在標(biāo)題中，但不一定使用書(shū)名號(hào)。如?國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革意見(jiàn)的通知?。2．通知的主送機(jī)關(guān)

通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛，因此，主送機(jī)關(guān)較多，要注意主送機(jī)關(guān)排列的規(guī)范性。如人事部?關(guān)于解除國(guó)家公務(wù)員行政處分有關(guān)問(wèn)題的通知?的主送機(jī)關(guān)：

各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動(dòng))廳(局)、監(jiān)察廳(局)；國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事(干部)部門、監(jiān)察局(室)： 由于級(jí)別、各稱不同，主送機(jī)關(guān)的稱法和排列非常復(fù)雜，這個(gè)序列顯然是經(jīng)過(guò)深思熟慮后確定下來(lái)的。

(二)通知的正文

1．通知緣由

發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來(lái)表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如?國(guó)務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問(wèn)題的通知?，采用了根據(jù)與目的相結(jié)合的開(kāi)頭方式；?國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國(guó)家信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知?，采用的是以“為了”領(lǐng)起的“目的式”開(kāi)頭方式。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，根據(jù)情況，可以在開(kāi)頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達(dá)轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開(kāi)頭，無(wú)需說(shuō)明緣由。

發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無(wú)明顯的開(kāi)頭部分，一般也不交代緣由。

2．通知事項(xiàng)

這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時(shí)需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關(guān)系之后職權(quán)的變動(dòng)

等。

3．執(zhí)行要求

發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無(wú)必要，可以沒(méi)有這一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結(jié)尾部分。

通知的應(yīng)用極為廣泛。下達(dá)指示、布臵工作、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、任免干部、決定具體問(wèn)題，都可以用通知。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)可以用通知；平行機(jī)關(guān)之間有時(shí)也可以用通知。

會(huì)議通知

按市委辦公廳通知，市委定于本月二十五日（星期六）下午二時(shí)在友誼電影院召開(kāi)干部會(huì)議，傳達(dá)中央領(lǐng)導(dǎo)同志在黨的第XX次全國(guó)代表大會(huì)上的講話精神，并布臵有關(guān)文件的學(xué)習(xí)計(jì)劃。先送上會(huì)議入場(chǎng)券一張，請(qǐng)于下午一時(shí)正，在大門口集體乘車前往。

此致

X X X 黨委辦公室

一九八二年九月二十日

通知，是轉(zhuǎn)發(fā)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文，印發(fā)上級(jí)或本級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)指示，任免和聘用干部，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，以及要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或周知事項(xiàng)的公文。

××市環(huán)保局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)?××縣環(huán)保局關(guān)于開(kāi)展環(huán)保自檢互檢工作的總結(jié)報(bào)告?的通知 各縣(區(qū))環(huán)保局，各直屬單位：

××縣環(huán)保局是我省環(huán)保工作的先進(jìn)單位，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。近年來(lái)，他們通過(guò)開(kāi)展環(huán)保自檢和互檢，有效地推動(dòng)了環(huán)保工作的深入開(kāi)展，并取得了良好效果。他們的經(jīng)驗(yàn)基本也適于我市?，F(xiàn)將?××縣環(huán)保局關(guān)于開(kāi)展環(huán)保自檢互檢工作的總結(jié)報(bào)告?轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望參照?qǐng)?zhí)行，以推動(dòng)我市環(huán)保工作的深入開(kāi)展。

××市環(huán)保局

一九九九年二月十六日

[簡(jiǎn)析](1)體式規(guī)范。文中已明確寫出“現(xiàn)將?××縣環(huán)保局關(guān)于開(kāi)展環(huán)保自檢互檢工作的總結(jié)報(bào)告?轉(zhuǎn)發(fā)給你們”，故不必再于正文之后落款之前標(biāo)出附件標(biāo)題；××縣“總結(jié)報(bào)告”也不以“附件”出現(xiàn)，而是該“通知”的直接發(fā)出件，即為同一件。

(2)理由充分。××縣與××市無(wú)隸屬關(guān)系，但××縣的環(huán)保工作做得好，并是全省的先進(jìn)單位，而且“他們的經(jīng)驗(yàn)基本也適于”××市。所以，予以“轉(zhuǎn)發(fā)”是正常的。