第一篇：檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)警示與對(duì)策

檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)警示與對(duì)策

談勝祥

近年來(lái)檔案數(shù)字化工作在各級(jí)檔案館廣泛地展開(kāi)，數(shù)字化的含義就是將傳統(tǒng)檔案、資料的目錄和全文轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包含了各種門(mén)類(lèi)檔案目錄信息和全文信息。數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也就是數(shù)字化成果，是建立檔案信息資源的基礎(chǔ)工作，在這個(gè)基礎(chǔ)上，檔案信息資源才能得以深度開(kāi)發(fā)和利用。

各級(jí)檔案館全面開(kāi)展數(shù)字化工作產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)，絕大部分是掃描電子文件，存在著長(zhǎng)期有效保存的問(wèn)題。掃描電子文件也是一種機(jī)讀文件，必須依賴(lài)相應(yīng)的軟硬件設(shè)備。然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子文件依賴(lài)的機(jī)讀環(huán)境也在不斷變化。如果沒(méi)有一定的技術(shù)力量和信息管理機(jī)制的支撐，巨量數(shù)據(jù)將面臨著技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)，隨時(shí)有可能造成數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)報(bào)廢。深刻認(rèn)識(shí)這些風(fēng)險(xiǎn)并采取避難對(duì)策，才能真正保住投入了大量人力、物力的數(shù)字化成果。

一、脫機(jī)載體長(zhǎng)久保存的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

目前檔案館數(shù)字化工作一般都委托給專(zhuān)業(yè)公司，數(shù)字化以后的掃描件一是掛接到應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存放區(qū)域，二是刻錄到光盤(pán)作為數(shù)字化工程完成的交付物。由于數(shù)據(jù)量很大，交付的光盤(pán)數(shù)量也巨大，一般都要上千張，加之有的檔案館為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，往往要求專(zhuān)業(yè)公司刻錄三套甚至四套備份盤(pán)，這對(duì)檔案館而言實(shí)際上增加了管理負(fù)擔(dān)。因?yàn)榇娣诺墓獗P(pán)不僅僅是立放在庫(kù)房的柜子里就相安無(wú)事，而是定期需要進(jìn)行可讀性檢測(cè)，長(zhǎng)期沒(méi)有檢測(cè)的光盤(pán)是不能保證光盤(pán)中的數(shù)據(jù)是否可讀，而光盤(pán)檢測(cè)又是一件費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作。

回顧檔案信息化進(jìn)程中的數(shù)據(jù)丟失案例，對(duì)于當(dāng)前正在大規(guī)模進(jìn)行數(shù)字化的檔案館是一個(gè)很好的風(fēng)險(xiǎn)警示。從過(guò)去的失敗中獲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免重蹈覆轍。

上世紀(jì)九十年代，上海一些區(qū)縣檔案館開(kāi)始了數(shù)字化掃描工作，采用了某一知名公司的軟件和設(shè)備，投入了一定的人力、物力。最終這批掃描件基本廢棄，因文件命名規(guī)則與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)問(wèn)題無(wú)法與后面開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)掛接，所以無(wú)法檢索、利用。而原有的檢索系統(tǒng)又存在一些缺陷，已經(jīng)不適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境而不得不淘汰。

同時(shí)，上海一些企事業(yè)系統(tǒng)要求財(cái)會(huì)電算化的數(shù)據(jù)向檔案室移交、歸檔。當(dāng)時(shí)使用的是五英寸和三英寸軟盤(pán)，這些存放財(cái)會(huì)電算化數(shù)據(jù)的軟盤(pán)隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備和財(cái)務(wù)軟件更新而全部淘汰，里面的數(shù)據(jù)也沒(méi)有機(jī)會(huì)進(jìn)行遷移。此外有的檔案館接收了統(tǒng)計(jì)部門(mén)或其他部門(mén)存放在軟盤(pán)中的人口普查資料和其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，最終因?yàn)檐洷P(pán)的淘汰而造成數(shù)據(jù)全部丟失。之后存放在光盤(pán)或者磁光盤(pán)的移交數(shù)據(jù)也因?yàn)檐浖陀布夹g(shù)的升級(jí)而無(wú)法機(jī)讀。這些案例一再說(shuō)明了采用脫機(jī)載體長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)會(huì)遇上技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，這種技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)就是計(jì)算機(jī)軟硬件發(fā)展的一個(gè)隔代不兼容性問(wèn)題。

雖然在電子文件保存和光盤(pán)載體管理出臺(tái)了一系列的標(biāo)準(zhǔn)，但是有一個(gè)無(wú)法回避的問(wèn)題，檔案館開(kāi)展數(shù)字化加工的檔案其保管期限一般都在三十年以上，相應(yīng)的掃描件如何通過(guò)脫機(jī)載體存放這么長(zhǎng)期限是一個(gè)未知數(shù)。對(duì)于三十年以后的計(jì)算機(jī)設(shè)備是什么狀況誰(shuí)也無(wú)法預(yù)測(cè)，鑒于前三十年的發(fā)展過(guò)程，這些存放巨量信息的載體在三十年內(nèi)被徹底淘汰是大概率事件。如果用靜止的思維去制定電子文件載體保管措施，似乎像刻舟求劍？當(dāng)然有不少人提出用遷移的方法解決技術(shù)更新帶來(lái)的不兼容問(wèn)題，但是否有人真正考量過(guò)遷移的成本和操作性。至少目前很多檔案館經(jīng)過(guò)數(shù)字化后，一是遷移量很大，數(shù)據(jù)的增量都達(dá)到TB級(jí)別。二是數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)格式并不統(tǒng)一，這些數(shù)據(jù)相互之間都有一定的關(guān)聯(lián)，例如目錄信息與全文信息不在同一數(shù)據(jù)庫(kù)中，而是通過(guò)標(biāo)識(shí)符連接。再由于全文信息的格式很多，在原來(lái)生存的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境中實(shí)施數(shù)據(jù)從光盤(pán)或移動(dòng)載體中導(dǎo)入到服務(wù)器與應(yīng)用系統(tǒng)連接，有時(shí)難免出錯(cuò)。如果硬件設(shè)備完全更新、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)也同時(shí)升級(jí)更新，原數(shù)據(jù)可能要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，遷移的出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)更高。

因計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展引發(fā)的脫機(jī)載體的數(shù)據(jù)無(wú)效保存風(fēng)險(xiǎn)還只是一種技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，從現(xiàn)在很多領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用中，這種技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是可以避免的，但投入的成本也很高，需要思考的是這種高成本的數(shù)據(jù)保存方式是否適合目前各個(gè)綜合性檔案館各自為陣的保管模式。

二、檔案館計(jì)算機(jī)機(jī)房及信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的管理風(fēng)險(xiǎn) 檔案館計(jì)算機(jī)機(jī)房的各項(xiàng)設(shè)備；包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、不間斷電源、空調(diào)設(shè)備以及各類(lèi)安全設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保障檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

隨著數(shù)字化工作的快速推進(jìn)，檔案館數(shù)據(jù)量的急劇增大，一方面檔案查詢(xún)效率不斷提高，另一方面管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加。為了合理部署數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和安全因素，檔案館的信息資源的存放有在線(xiàn)、近線(xiàn)和離線(xiàn)三種方式，同時(shí)又不時(shí)有新增數(shù)據(jù)導(dǎo)入和離線(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)出。這種數(shù)據(jù)操作有的通過(guò)程序驅(qū)動(dòng)相應(yīng)設(shè)備自動(dòng)完成，有的依靠機(jī)房管理人員手動(dòng)操作。無(wú)論自動(dòng)還是手動(dòng)操作數(shù)據(jù)，在缺乏校驗(yàn)機(jī)制的情況下，數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)依然存在。

計(jì)算機(jī)機(jī)房的設(shè)備管理和數(shù)據(jù)管理，一是需要管理人員具備相應(yīng)的技術(shù)能力，二是責(zé)任心，三是管理措施保障。

現(xiàn)行機(jī)房建設(shè)的維運(yùn)安全措施一般都有替代功能，當(dāng)某一設(shè)備發(fā)生故障，備用的設(shè)備就會(huì)接替運(yùn)行。如果有的檔案館沒(méi)有這種安全措施，服務(wù)器崩潰影響檔案館正常工作的風(fēng)險(xiǎn)是很高的，嚴(yán)重的可導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

雖然發(fā)生火災(zāi)、地震、或恐怖襲擊等極端情況的概率很小，萬(wàn)一真的極端情況發(fā)生了，對(duì)目前一些檔案館也可能是致命的。盡管這些檔案館采用了異地備份，通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)甚至光盤(pán)將所有的數(shù)據(jù)下載，并送至結(jié)對(duì)的檔案館存放，以備極端情況出現(xiàn)以后進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。但是這些脫機(jī)數(shù)據(jù)并未經(jīng)過(guò)有效性檢測(cè)，也沒(méi)有進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)原測(cè)試，這些數(shù)據(jù)能否復(fù)原還是個(gè)懸念。

更多的數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)是在數(shù)據(jù)導(dǎo)入或通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)寫(xiě)入或?qū)С觥h除的操作中出現(xiàn)了某些數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)冗余，造成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和實(shí)體檔案不能一一對(duì)應(yīng)，長(zhǎng)期操作錯(cuò)誤的積累將導(dǎo)致檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率下降，有一部分檔案會(huì)因此查不到。

信息系統(tǒng)是檔案館所有應(yīng)用軟件系統(tǒng)的總和，其中主要的風(fēng)險(xiǎn)是能否選對(duì)軟件公司。低質(zhì)量的應(yīng)用軟件故障率很高，不僅會(huì)增加管理人員與軟件公司交涉的精力，而且會(huì)影響整個(gè)檔案局館的工作。一旦合作的軟件公司撤離或倒閉，應(yīng)用軟件系統(tǒng)得不到維護(hù)而可能導(dǎo)致廢棄，更嚴(yán)重的是應(yīng)用軟件系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)由于加密等原因，使得后續(xù)的軟件公司無(wú)法接手這些數(shù)據(jù)，造成大量全文數(shù)據(jù)的廢棄。

三、建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制和檔案信息資源保管體系

建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制是為了避免管理風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，相比電子檔案的保存，數(shù)字化產(chǎn)生的電子掃描件的保存要容易些。因?yàn)殡娮訏呙杓](méi)有復(fù)雜的元數(shù)據(jù)羈絆，其數(shù)據(jù)的格式、應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)用以及運(yùn)行環(huán)境是可控的。檔案館在開(kāi)展數(shù)字化工作之前就應(yīng)該進(jìn)行數(shù)據(jù)規(guī)劃，確定數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存和利用方式，對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

1、建立數(shù)據(jù)規(guī)劃及實(shí)施方案

事實(shí)上風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制是建立在風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)之上，也就是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)具備一定的認(rèn)知能力，在可預(yù)見(jiàn)的情況下制定排除危機(jī)的預(yù)案。數(shù)據(jù)規(guī)劃就要考慮檔案館可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總量，每年的增量，數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)量、數(shù)據(jù)的格式以及數(shù)據(jù)在線(xiàn)、近線(xiàn)和離線(xiàn)存放的規(guī)則。一些檔案館沒(méi)有數(shù)據(jù)規(guī)劃，配置的存儲(chǔ)設(shè)備或離線(xiàn)存儲(chǔ)的載體過(guò)于冗余，結(jié)果不僅是浪費(fèi)，而且還可能產(chǎn)生以為多備份幾套就會(huì)保險(xiǎn)的心理，而疏于管理。沒(méi)有數(shù)據(jù)規(guī)劃對(duì)設(shè)備的配置也是盲目的，例如某一檔案館數(shù)據(jù)總量不足1TB，數(shù)字化開(kāi)展后每年的增量也不超過(guò)1TB，數(shù)字化的數(shù)據(jù)除了磁帶、移動(dòng)硬盤(pán)、同時(shí)備份幾套光盤(pán)之外，又配置了20TB的磁盤(pán)陣列，這顯然很不合理。根據(jù)檔案館最大數(shù)據(jù)量測(cè)算，這個(gè)磁盤(pán)陣列可以用20年，且不說(shuō)這個(gè)設(shè)備能否真的可以用20年，就磁盤(pán)陣列的價(jià)格下降速度幾乎過(guò)二年就打?qū)φ鄣男星槎裕速M(fèi)了大量的資金。相反大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用、操作系統(tǒng)、WEB服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)和硬件服務(wù)器的維護(hù)，都需要購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的服務(wù)，可能一些檔案館不太清楚，也沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的服務(wù)，一旦出現(xiàn)故障，服務(wù)器崩潰就不知所措。

數(shù)據(jù)規(guī)劃的實(shí)施方案是對(duì)數(shù)據(jù)安全的一種操作規(guī)定，包括數(shù)據(jù)全備、增備、異地備份的操作要求和檢測(cè)要求，使檔案館管理人員對(duì)數(shù)據(jù)安全能夠完全自主掌控。目前一些檔案館的數(shù)據(jù)操作還不得不依賴(lài)外包公司的技術(shù)人員，檔案館的管理人員無(wú)法真正參與數(shù)據(jù)管理，這本身就是一個(gè)很大風(fēng)險(xiǎn)。

數(shù)據(jù)規(guī)劃應(yīng)依靠專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司幫助完成，其中包含了數(shù)據(jù)總量預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)備份策略、數(shù)據(jù)安全防范措施、數(shù)據(jù)遷移方法和突發(fā)極端事件的應(yīng)對(duì)預(yù)案。

2、采用技術(shù)手段進(jìn)行事故報(bào)警

在以往發(fā)生服務(wù)器故障造成數(shù)據(jù)丟失的事件，并非缺少備份措施和管理制度。由于很多備份設(shè)備都是無(wú)人執(zhí)守，自動(dòng)執(zhí)行備份時(shí)，難免發(fā)生錯(cuò)誤，但由于種種原因管理人員并未發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)出錯(cuò)，直到服務(wù)器出了故障，數(shù)據(jù)庫(kù)重新安裝，導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)時(shí)才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有問(wèn)題，為時(shí)已晚。

計(jì)算機(jī)機(jī)房的正常運(yùn)行，離不開(kāi)弱電動(dòng)力系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施。這些設(shè)施一旦出現(xiàn)故障就會(huì)影響應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器的正常工作，例如空調(diào)損壞，機(jī)房溫度過(guò)高會(huì)燒毀服務(wù)器一些重要部件。將機(jī)房所有運(yùn)行設(shè)備，包括數(shù)據(jù)備份都連上監(jiān)管系統(tǒng)，只要一發(fā)生故障就報(bào)警，使管理人員及時(shí)趕來(lái)處理，避免造成更大的傷害。

3、研究頂層設(shè)計(jì)，突破檔案信息資源長(zhǎng)久保存的困境 全國(guó)各級(jí)檔案館開(kāi)展的數(shù)字化工作產(chǎn)生的信息量是極其巨大，目前這種各自為陣的保管模式隱含了諸多風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前社會(huì)信息化已經(jīng)到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和存儲(chǔ)設(shè)備也是日新月異。如何利用這些新技術(shù)解決檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)長(zhǎng)久保存問(wèn)題，這更需要檔案行政主管部門(mén)牽頭研究的。在一定的行政區(qū)域中建立這么一個(gè)檔案數(shù)據(jù)中心，將分散的資源、分散的投入集中在一起，通過(guò)強(qiáng)大的技術(shù)力量和優(yōu)越的設(shè)備條件，使得現(xiàn)在產(chǎn)生的數(shù)字化成果得以有效保存。因?yàn)殡S著數(shù)據(jù)量的不斷增加，一般檔案館越來(lái)越難以勝任巨量數(shù)據(jù)的保管。

在進(jìn)行檔案數(shù)字資源集約式管理的研究中，不僅要研究技術(shù)的實(shí)現(xiàn)方案，還要研究傳統(tǒng)檔案館管理模式如何適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大數(shù)據(jù)管理模式。其中對(duì)于各級(jí)檔案館而言，要改變觀念，需要以開(kāi)放的心態(tài)共同完成檔案信息資源體系的建設(shè)。

第二篇：檔案數(shù)字化問(wèn)題及對(duì)策（范文）

法院訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問(wèn)題及完善建議

伴隨著法院信息化建設(shè)的不斷深入和迅猛發(fā)展，作為信息儲(chǔ)存的檔案也正經(jīng)受著由此帶來(lái)的數(shù)字沖擊。面對(duì)浩瀚的法院庫(kù)藏紙質(zhì)訴訟檔案是否需要“一個(gè)不能少”的全部進(jìn)行數(shù)字化處理，擺在了法院檔案管理人員面前。但是數(shù)字化了的大量檔案信息不但占有非常大的服務(wù)器儲(chǔ)存空間，且大多檔案數(shù)字信息都是“躺在庫(kù)里”睡大覺(jué)，長(zhǎng)年不被檢索利用，成為信息化建設(shè)中的一種樣子工程。如果將如此龐大的庫(kù)藏紙質(zhì)檔案都進(jìn)行數(shù)字化加工，勢(shì)必費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、耗費(fèi)大量資金，效益也不突顯。筆者以法院訴訟檔案數(shù)字化的范圍為視角，提出完善建議，以突出數(shù)字化訴訟檔案利用率、減少成本、提高效益。

一、訴訟檔案數(shù)字化的含義

（一）訴訟檔案數(shù)字化的基本含義廣義是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，以及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。人民法院訴訟檔案的數(shù)字化主要是指通過(guò)數(shù)字化電子掃描技術(shù)將訴訟當(dāng)事人和法院審判活動(dòng)中形成的紙質(zhì)案卷材料加工成圖像形式儲(chǔ)存起來(lái)，以電子文檔的形式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享、提供便捷利用服務(wù)。

（二）訴訟檔案數(shù)字化的范圍。由于法院訴訟檔案生成的特殊性，目前，法院系統(tǒng)對(duì)訴訟檔案的數(shù)字化建設(shè)主要是針對(duì)兩個(gè)階段形成的紙質(zhì)檔案而言的：一是法院在全面開(kāi)展檔案數(shù)字化處理工作之后新產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案；二是數(shù)字化開(kāi)展之前的原有庫(kù)藏紙質(zhì)訴訟檔案。

二、法院訴訟檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

就筆者所在法院來(lái)說(shuō)，在信息時(shí)代的大背景下，全國(guó)各地法院都加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛與高校、軟件開(kāi)發(fā)商等合作，開(kāi)發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》等為代表的信息管理系統(tǒng)，使法院能夠進(jìn)行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪(fǎng)管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計(jì)劃與控制，并進(jìn)行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進(jìn)司法公正提供了有力保障。

“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國(guó)范圍來(lái)看，由于沒(méi)有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)程差異較大，很多法院尤其是筆者所在法院還未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時(shí)，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時(shí)間，又不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。因此，今后一段時(shí)期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

三、法院訴訟檔案實(shí)行數(shù)字化的必要性

訴訟檔案是相對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案而言的，從法院工作實(shí)際來(lái)看，雖然訴訟檔案數(shù)字化制作是必要的，但如果不加選擇地將訴訟檔案全部進(jìn)行數(shù)字化，勢(shì)必造成資源的浪費(fèi)和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的問(wèn)題：

首先是利用率低。檔案保管的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，因此，對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化也要考慮實(shí)際利用率。從筆者多年從事檔案工作的實(shí)際以及結(jié)合全省法院檔案工作利用情況來(lái)看，對(duì)于庫(kù)藏的大量訴訟檔案，無(wú)論是本單位，還是當(dāng)事人、外單位，實(shí)際借閱較多的是近兩三年的，并且多是上訴案件、申訴、復(fù)查及信訪(fǎng)案件。庫(kù)藏中大量的調(diào)解、撤訴等案卷更是長(zhǎng)年不被檢索利用，還有很大一部分案卷超過(guò)了應(yīng)銷(xiāo)毀的期限，如果將這些訴訟檔案也不加選擇地全部進(jìn)行數(shù)字化加工，被數(shù)字化了的這部分檔案就只是在庫(kù)房里堆放，利用的機(jī)率微乎其微。

其次是占用大量服務(wù)器空間。目前對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要采用的是圖像掃描方式，即將文字、圖表等資料通過(guò)掃描儀輸入計(jì)算機(jī)，并采用高比率圖像壓縮技術(shù)將這些數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在服務(wù)器上。這種技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)是數(shù)字化加工速度快，能基本保持實(shí)物原貌，但缺點(diǎn)是占用服務(wù)器存儲(chǔ)空間大。各地法院訴訟檔案數(shù)字化處理基本上都是以此種圖像形式存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式在服務(wù)器中所占空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于電子文檔所占空間。如果對(duì)庫(kù)藏訴訟檔案全部進(jìn)行數(shù)字化加工處理，勢(shì)必占用極大的服務(wù)器儲(chǔ)量，且大大增加今后數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的壓力，減緩計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度。

再者是投資大、耗時(shí)長(zhǎng)。檔案數(shù)字化加工處理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，需要專(zhuān)業(yè)的人才，要添置專(zhuān)門(mén)的硬件設(shè)備，資金投入量較大。在不采用外包加工的情況下，僅在訴訟檔案數(shù)字化加工成本投入上，每個(gè)法院資金投放量少則幾十萬(wàn)，多者上百萬(wàn)，掃描工作周期較長(zhǎng)。就當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下，如果要拿出這么大一筆經(jīng)費(fèi)，投入如此大的人力、物力、財(cái)力和精力，對(duì)大多法院來(lái)說(shuō)都不是件易事，是件需要認(rèn)真考量的大事情。

四是超出制定行業(yè)規(guī)范的精神。因此，人民法院在進(jìn)行庫(kù)藏訴訟檔案數(shù)字化的過(guò)程中應(yīng)充分考慮這些規(guī)定和要求，不盲目對(duì)庫(kù)藏檔案全部進(jìn)行數(shù)字化。五是不被業(yè)內(nèi)廣泛認(rèn)同。從國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)和要求來(lái)看，并沒(méi)有把館藏、庫(kù)藏檔案全部數(shù)字化作為一種必須進(jìn)行落實(shí)的內(nèi)容予以倡導(dǎo)。即使是國(guó)內(nèi)的專(zhuān)業(yè)檔案館，也沒(méi)有將所有館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化加工的。

四、法院訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不能滿(mǎn)足需求。訴訟檔案電子化管理的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，由于訴訟檔案的專(zhuān)業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿(mǎn)足未來(lái)訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全存在問(wèn)題。訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性沒(méi)有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒(méi)有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。

（三）數(shù)字檔案公開(kāi)與保密存在問(wèn)題。隨著司法公開(kāi)的不斷深入，檔案數(shù)字化的不斷完善，數(shù)字化檔案如何向法院內(nèi)部人員、行政機(jī)關(guān)、當(dāng)事人提供調(diào)閱、如何公開(kāi)必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、由最高法院統(tǒng)一規(guī)定。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，如何對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化，已經(jīng)數(shù)字化的涉密檔案如何保存，經(jīng)過(guò)怎樣的授權(quán)才能訪(fǎng)問(wèn)等等涉及到許多統(tǒng)一規(guī)定的地方。在全面的規(guī)定出臺(tái)后，還要有過(guò)硬的技術(shù)設(shè)備和措施來(lái)保障數(shù)字檔案公開(kāi)，不影響保密問(wèn)題。因?yàn)橐坏┍Ｃ苄畔⑿孤痘蛭唇?jīng)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)，將造成不可預(yù)估的損失，將給司法威信帶來(lái)嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

（四）數(shù)字檔案安全與真實(shí)性存在問(wèn)題。隨著裁判文書(shū)公開(kāi)、審判流程公開(kāi)、網(wǎng)上調(diào)檔等司法公開(kāi)的不斷要求，法院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的交互極具增加，如何保護(hù)法院內(nèi)網(wǎng)安全，保護(hù)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)不受攻擊，保護(hù)數(shù)字化檔案信息不受篡改成為全省乃至全國(guó)法院亟需解決的問(wèn)題。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。數(shù)字檔案將長(zhǎng)期保存在軟件系統(tǒng)內(nèi)，一旦被黑客或未經(jīng)授權(quán)的人篡改、偽造將造成電子檔案的真實(shí)性大打折扣。

（五）數(shù)字檔案效果與利用存在問(wèn)題。隨著法院信息化的高速發(fā)展，如何進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的效果，如能否有更高的清晰度，能否與實(shí)體檔案同步形成，能否讓數(shù)字化的檔案調(diào)閱、管理更加智能化，這些都是新時(shí)期需要及時(shí)解決的新問(wèn)題。

（六）檔案信息化建設(shè)管理理念落后。盡管檔案工作的重要性逐漸被人們認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在還存在一些單位對(duì)檔案工作不重視。檔案工作僅僅滿(mǎn)足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態(tài)。部分干警認(rèn)為，信息化工作是干不了審判執(zhí)行的或沒(méi)有審判執(zhí)行資格的人干的，是可有可無(wú)的后勤保障工作；從事信息工作的人員，感到工作不少辛苦，但工作成績(jī)不如審判執(zhí)行明顯，個(gè)人進(jìn)步出路窄，干時(shí)間長(zhǎng)了，荒廢了審判執(zhí)行業(yè)務(wù)劃不來(lái)，干好了別人頂替不了，自己走不了，干差了挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)面子不好看，工作得過(guò)且過(guò)，不求進(jìn)取，一有機(jī)會(huì)就想法調(diào)離檔案工作崗位。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，訴訟案件的種類(lèi)和數(shù)量呈幾何數(shù)字的增長(zhǎng)，這樣的觀念已經(jīng)嚴(yán)重不能適應(yīng)時(shí)代對(duì)法院檔案工作的要求。這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。再加上歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂。在實(shí)際工作中得不到很好的落實(shí)，歸檔卷宗項(xiàng)目填寫(xiě)不齊全，排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫(xiě)不全，甚至部分案件質(zhì)量評(píng)查表未于卷宗裝訂入冊(cè)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，許多法院的檔案管理人員都是兼職檔案員，大部分的檔案員是由綜合辦的內(nèi)勤人員擔(dān)任，在年終考核時(shí)，檔案工作不被列為必要的考核項(xiàng)目。此外檔案管理員頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒(méi)有按期歸還，有些卷宗材料放置較長(zhǎng)時(shí)間得不到及時(shí)整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，這些都造成了檔案管理的混亂。勢(shì)必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（七）硬件建設(shè)不能滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需求?；鶎臃ㄔ狠^重視審判辦公大樓、法庭建設(shè)以及購(gòu)置必要的車(chē)輛裝備等，由此背負(fù)了一定債務(wù)。雖然中央加強(qiáng)兩院工作的《決定》對(duì)保障人民法院辦公辦案經(jīng)費(fèi)作了規(guī)定，但由于地方財(cái)政困難，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對(duì)不足?；鶎臃ㄔ涸诠ぷ髡窘ㄔO(shè)、網(wǎng)線(xiàn)布置、電腦購(gòu)置都處于一個(gè)比較低的水平，僅滿(mǎn)足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設(shè)備較少，不能滿(mǎn)足檔案信息化的需求。

（八）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了較高要求，檔案人員不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備法律知識(shí)、文史知識(shí)，熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)、縮微、電子檢索等信息技術(shù)。是專(zhuān)業(yè)復(fù)合型的人才。實(shí)踐中檔案管理人員由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少, 這是法院檔案信息化建設(shè)又一瓶頸。

五、訴訟檔案數(shù)字化管理的完善建議

（一）通過(guò)利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開(kāi)展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類(lèi)傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由最高院牽頭，通過(guò)統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使全國(guó)法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱。同時(shí)與公安、法院部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在設(shè)定查詢(xún)權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)和完善法院信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。加快完善法院專(zhuān)線(xiàn)網(wǎng)和局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)法院網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和全面覆蓋，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能，提高網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。加快網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工程，重點(diǎn)建設(shè)符合國(guó)家安全保密要求、滿(mǎn)足法院檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。

（三）要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃。要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，大力推進(jìn)檔案電子化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案電子化工作，充分發(fā)揮檔案室的各項(xiàng)功能和作用。加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量。法院檔案室要分階段完成案卷級(jí)目錄錄入和檔案文件級(jí)目錄錄入，盡快實(shí)現(xiàn)全部檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索。與此同時(shí)規(guī)范檔案移交程序。法院各科室在向院檔案室移交檔案時(shí)，必須嚴(yán)重按照檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行，第三人不得隨便進(jìn)出檔案室和接觸檔案，檔案管理人員做到嚴(yán)格保密。積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。法院檔案室要從重要科室檔案入手，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)照片、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢(xún)，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理。根據(jù)新形勢(shì)下檔案管理要求，檔案室要根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強(qiáng)對(duì)全院電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。今后，法院各科室在向檔案室移交檔案時(shí)，必須將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可。積極采取措施，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理。

（五）充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。向法院提供網(wǎng)上查詢(xún)和使用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。促進(jìn)檔案信息資源共享。以政務(wù)網(wǎng)站為主體，利用法院統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達(dá)的檔案工作信息網(wǎng)。

（六）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容，要積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念。為適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)多創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多取經(jīng)，開(kāi)闊視野。配備政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)水平高、具有現(xiàn)代化管理技能的專(zhuān)職檔案員，按照最高人民法院《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)全國(guó)法院機(jī)關(guān)檔案工作信息化建設(shè)的意見(jiàn)》文件提出的具體要求及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃的做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔等工作；建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制，誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《人民法院訴訟檔案管理辦法》，制定具體的操作辦法和措施，保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（七）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。觀念的落后是最大的落后。在法院檔案信息化建設(shè)中, 每個(gè)干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,法院檔案信息化是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須占領(lǐng)制高點(diǎn)，拓寬大視野，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性, 切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問(wèn)題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。各位檔案管理人員也要樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí), 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過(guò)渡。認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇, 加強(qiáng)工作責(zé)任感, 樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想,不斷加強(qiáng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，訴訟檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢(shì)和選擇。然而，法院檔案信息化建設(shè)還存在諸多瓶頸，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化任重而道遠(yuǎn)，這就需要檔案法院系統(tǒng)以及相關(guān)檔案管理人員的不懈努力，克服困難，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務(wù)

第三篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問(wèn)題與對(duì)策

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問(wèn)題與對(duì)策

一、問(wèn)題的提出

數(shù)字化工作中最常遇見(jiàn)的問(wèn)題可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面： 1.如何保證數(shù)字化檔案的能夠忠實(shí)地還原原件？ 2.如何保證數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存？

3.如何減少數(shù)字檔案加工、存儲(chǔ)和利用的成本？ 4.如何對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理？ 5.如何有效地利用數(shù)字化檔案？

問(wèn)題的解答和對(duì)策 1.對(duì)于問(wèn)題1的解答和對(duì)策

開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作有兩重目的。其目的之一是長(zhǎng)期保管，這里存在兩種不同情形：第一，“替代性保管”——使用數(shù)字化復(fù)本替代原件長(zhǎng)期保存和使用；第二，“復(fù)本保管”——為重要檔案原件制作異地保管的數(shù)字化復(fù)本。其目的之二則是利用。以利用為目的的檔案數(shù)字化同樣區(qū)分為兩種情況：網(wǎng)絡(luò)利用和非網(wǎng)絡(luò)利用。非網(wǎng)絡(luò)利用范圍相對(duì)有限，主要集中在文獻(xiàn)資料的出版和發(fā)行；而網(wǎng)絡(luò)利用是數(shù)字化檔案利用的主要形式。

從目前來(lái)看，數(shù)字化工作的主要目的是以利用為主，保管為輔。無(wú)論是利用還是保管，我們認(rèn)為所選的圖像格式必須具有良好的還原性、安全性，即識(shí)讀、顯示出來(lái)的數(shù)字文件在內(nèi)容上應(yīng)與原件完全一致，能夠通過(guò)數(shù)字簽名等技術(shù)固化數(shù)字文件的內(nèi)容，防止保管、利用過(guò)程中的信息篡改。此外，所選格式必須預(yù)期較低的遷移頻率和遷移損耗，否則，數(shù)字檔案會(huì)隨信息遷移而失去原真性，甚至成為無(wú)法利用的“數(shù)字垃圾”。目前很多地方的數(shù)字化圖像以黑白和灰度圖像為主，彩色圖像多用于照片檔案，且分辨率很低。各檔案館進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，基本上遵照“紙質(zhì)檔案掃描方式主要采用黑白（二值）方式掃描。當(dāng)黑白方式掃描清晰度較差時(shí)，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。??照片檔案掃描方式可選擇彩色或者灰度兩種方式掃描”的原則進(jìn)行，采用的圖像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF為主。對(duì)于普通紙質(zhì)檔案，其掃描分辨率一般定為150dpi左右，部分檔案館標(biāo)準(zhǔn)更低，只有50～100dpi。照片檔案掃描分辨率一般定為300dpi左右。

針對(duì)上述情況，我們采取的做法是在國(guó)家檔案局《數(shù)字化加工規(guī)范》之上，制定了杭州市《加工規(guī)范》，要求制止檔案掃描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片檔案要求采用600dpi以上的分辨率，歸檔格式采用JPG格式，全部采用光盤(pán)保存，利用格式采用Djvu格式，全部存放在存儲(chǔ)設(shè)備上。由于Djvu自身采用了分層顯示、高壓縮比、格式及算法開(kāi)放等諸多優(yōu)點(diǎn)，很快得到了推廣和采。

對(duì)于問(wèn)題2的解答和對(duì)策

對(duì)于數(shù)字化文件的長(zhǎng)期保存，主要從兩個(gè)方面加以解決：一是管理系統(tǒng)的層面，二是文件格式的層面。

首先，我們要建立起一個(gè)能夠承擔(dān)長(zhǎng)期數(shù)字檔案長(zhǎng)期維護(hù)的一個(gè)可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)TDR系統(tǒng)，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足這樣的需求，而OAIS參考模型是數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)和數(shù)字保存領(lǐng)域重要的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字資源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循這一模型，有利于在一個(gè)統(tǒng)一的概念、術(shù)語(yǔ)和模型框架下，進(jìn)行TDR的規(guī)劃建設(shè)，易于開(kāi)展分布式TDR之間數(shù)字資源的共享，以及規(guī)范化的管理和發(fā)展。在TDR中，一個(gè)非常重要的功能就是對(duì)AIP的維護(hù)、更新、技術(shù)仿真以及遷移。要做到這點(diǎn)，必須從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)手段同時(shí)入手。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的是一個(gè)不管地自我進(jìn)化的一個(gè)實(shí)體，我們?cè)诮ㄔO(shè)TDR時(shí)需要考慮到對(duì)原有標(biāo)準(zhǔn)的繼承和過(guò)度，我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注虛擬化技術(shù)。虛擬化技術(shù)不僅僅能夠?yàn)槲覀児?jié)省運(yùn)維成本，在TDR系統(tǒng)中，更為重要的功用是能夠?qū)υ械南到y(tǒng)環(huán)境進(jìn)行模擬和測(cè)試，使得我們面對(duì)突然的技術(shù)升級(jí)時(shí)有充分的適應(yīng)期和緩沖期。目前，我們已經(jīng)全面對(duì)服務(wù)器進(jìn)行了虛擬化，未來(lái)將對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行虛擬化，通過(guò)計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源的統(tǒng)一虛擬化，通過(guò)內(nèi)容管理平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)管理，為構(gòu)建TDR系統(tǒng)打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

文件格式層面，我們必須堅(jiān)定地采用開(kāi)放的格式標(biāo)準(zhǔn)，這是必須遵守的底線(xiàn)和原則。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面我們認(rèn)為國(guó)家檔案局頒布的《電子文件長(zhǎng)期保存版式文件技術(shù)規(guī)范》是一個(gè)非常好的起點(diǎn)，它從標(biāo)準(zhǔn)的角度明確了電子文件的長(zhǎng)期保存格式，為未來(lái)我們統(tǒng)一歸檔格式打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。不足之處在于僅規(guī)范了原生型電子文件的格式規(guī)范，而未對(duì)其他類(lèi)型的電子文件的格式規(guī)范做出要求，所以盡快針對(duì)數(shù)字化加工的格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行重新修訂和增補(bǔ)非常重要。同時(shí)在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，應(yīng)積極地參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定，否則技術(shù)再先進(jìn)市場(chǎng)也不認(rèn)可，TD-SCDMA移動(dòng)通信標(biāo)準(zhǔn)和UOF文檔格式就是最好的例子。

對(duì)于問(wèn)題3的解答和對(duì)策

在我們檔案局、檔案館合二為一，且屬于黨委或者政府序列的機(jī)關(guān)單位的特殊情況下，自行對(duì)館藏檔案進(jìn)行加工顯然是不合適的。我們的做法是通過(guò)服務(wù)外包的形式大力培育中介機(jī)構(gòu)來(lái)完成此項(xiàng)工作，目前杭州市已有檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)30多家，從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度上說(shuō)，這以及是一個(gè)完全競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)。在一個(gè)完全競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)狀態(tài)下，商品的價(jià)格會(huì)自發(fā)地限定在一個(gè)價(jià)格范圍之內(nèi)，而且價(jià)格是比較低廉的。目前杭州市紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的成本約每頁(yè)0.25元（包括了前處理、加工、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)）。通過(guò)市場(chǎng)的完全競(jìng)爭(zhēng)使得我們?cè)跀?shù)字化加工上的成本降到了一個(gè)相對(duì)合理的位置。但隨之而來(lái)的問(wèn)題在于，眾多的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)出于對(duì)市場(chǎng)的爭(zhēng)奪以及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)等因素，會(huì)出現(xiàn)惡性壓價(jià)以及加工質(zhì)量較低等問(wèn)題，而行政許可法的設(shè)立使得檔案局無(wú)法限制這類(lèi)服務(wù)機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)準(zhǔn)入。我們目前的做法是對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)采取登記備案制度，但收效甚微。同時(shí)也在考慮今后將定期發(fā)布對(duì)中介機(jī)構(gòu)服務(wù)水平和質(zhì)量的分析評(píng)定報(bào)告，以期各家服務(wù)機(jī)構(gòu)提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。

由于我們?nèi)娌捎昧薉jvu各式，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)資源，目前已完成約XX個(gè)全宗約800萬(wàn)頁(yè)檔案的掃描，而僅占據(jù)了大約600GB的磁盤(pán)空間，所以我們的存儲(chǔ)系統(tǒng)容量從全國(guó)范圍來(lái)說(shuō)都不算大，同時(shí)由于采用了虛擬服務(wù)器，能夠非常靈活地分配存儲(chǔ)資源，所以我們的存儲(chǔ)系統(tǒng)資源利用率非常高。由于Djvu文件小，便于在網(wǎng)絡(luò)快捷利用，完全能夠滿(mǎn)足在1Mbps帶寬的ADSL線(xiàn)路上的瀏覽和傳輸（當(dāng)然Djvu這個(gè)優(yōu)勢(shì)會(huì)隨著寬帶的帶寬逐漸提高而減?。?。4.問(wèn)題4的解答和對(duì)策

如何有效地管理數(shù)字化檔案是一個(gè)非常重要但是很少被關(guān)注的問(wèn)題，原因在于大家都認(rèn)為自己的數(shù)字化檔案已經(jīng)很好地被管理了。從電子文件的定義去分析，紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也可被視之為一種電子文件。既然是屬于電子文件，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也應(yīng)當(dāng)要遵循電子文件的管理模式，也同樣要遵循電子文件管理的原則，也同樣要前端控制、全程控制、全過(guò)程元數(shù)據(jù)記錄和行為跟蹤記錄。所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，目前絕大部分的數(shù)字化文件的管理是不到位的，其安全性的保障也是令人擔(dān)憂(yōu)的。

在ICA發(fā)布的《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范及功能需求》中，明確地提出了ERMS系統(tǒng)要能夠進(jìn)行混合式檔案管理。所謂混合式檔案管理，就是指能夠?qū)υ碗娮游募?、間接型電子文件以及實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。而目前由于檔案數(shù)字化加工采用外包形式，第三方中介機(jī)構(gòu)的加工系統(tǒng)過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法對(duì)數(shù)字化過(guò)程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行完整地、全過(guò)程的記錄，導(dǎo)致了數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。而且在各個(gè)機(jī)關(guān)，文書(shū)人員在收發(fā)紙質(zhì)文件時(shí)，很少會(huì)及時(shí)就將紙質(zhì)文件數(shù)字化而是統(tǒng)一交到檔案室由檔案室工作人員來(lái)完成或者由第三方中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)完成，同樣造成了數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。所以我們認(rèn)為現(xiàn)階段數(shù)字化文件不具有憑證作用，不能僅僅因?yàn)樗羌堎|(zhì)檔案的數(shù)字化圖像，容易遭到篡改，更重要的因素在于，我們沒(méi)有制定一個(gè)規(guī)范性的數(shù)字化加工的流程規(guī)范。所以我們?cè)诮ㄔO(shè)電子文件中心時(shí)，要求各單位文書(shū)人員在做發(fā)文或者收文登記時(shí)，就完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作，同時(shí)后臺(tái)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。同時(shí)在建設(shè)ERMS系統(tǒng)時(shí)，我們要考慮各類(lèi)安全措施的應(yīng)用，如訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)字簽名、防擴(kuò)散的使用。通過(guò)構(gòu)建一個(gè)安全的系統(tǒng)環(huán)境來(lái)保證其產(chǎn)生和管理的電子文件，無(wú)論是原生型的，還是間接型的，在未來(lái)都能夠保證其憑證作用。

在硬件系統(tǒng)建設(shè)特別是存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)中，我們注意到檔案館的存儲(chǔ)建設(shè)不應(yīng)當(dāng)要求磁盤(pán)高響應(yīng)時(shí)間和短磁盤(pán)尋道時(shí)間，也就是說(shuō)高性能不應(yīng)當(dāng)成為我們主要考慮的因素。我們更加應(yīng)當(dāng)關(guān)注存儲(chǔ)系統(tǒng)的法規(guī)遵循能力（盡管目前我們國(guó)家還未出臺(tái)類(lèi)似于塞班斯法案SOX或者美國(guó)聯(lián)邦健康保險(xiǎn)攜帶和責(zé)任法案HIPAA），不但要構(gòu)建一個(gè)安全的軟件系統(tǒng)環(huán)境，如何構(gòu)建一個(gè)安全的、遵循法規(guī)的硬件系統(tǒng)環(huán)境同樣值得關(guān)注。

問(wèn)題5的解答和對(duì)策

不得不承認(rèn)，相對(duì)于數(shù)字圖書(shū)館的圖書(shū)數(shù)字化后所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案數(shù)字化所產(chǎn)生的社會(huì)效益依舊處于非常低的水平，經(jīng)濟(jì)效益更是無(wú)從談起，投入與產(chǎn)出及不成比例，這是我們目前面臨的一個(gè)非常尷尬的境遇。我們注意到，常春檔案局采用了按需掃描的模式用以控制和節(jié)省數(shù)字化加工過(guò)程產(chǎn)生的成本，著對(duì)于經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足的地區(qū)具有很大的示范效應(yīng)，也能夠一定程度上解決檔案數(shù)字化投入產(chǎn)生比嚴(yán)重失衡的局面。同時(shí)也引出一個(gè)需要考慮的問(wèn)題，暨檔案數(shù)字化的目的究竟是以利用為主還是以保管為主，還是為了電子文件管理的需要？我們認(rèn)為對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，各地區(qū)有各地區(qū)不同的答案，不能一概而論。

我們遇到的第二個(gè)尷尬境遇是，數(shù)字化檔案的開(kāi)放利用與保密法之間的矛盾。由于很多地區(qū)的檔案局（館）普遍存在人手不足的情況，對(duì)檔案的開(kāi)放鑒定工作非常緩慢，（以我們杭州為例，自行添加，此處省略）使得大量本因解密開(kāi)放的檔案仍處于不開(kāi)放狀態(tài)，但其內(nèi)容的公開(kāi)以不會(huì)對(duì)社會(huì)或者個(gè)人造成任何影響，而保密法的定密過(guò)于寬泛又導(dǎo)致這些數(shù)字化成果無(wú)法在互聯(lián)網(wǎng)得到有效利用，僅限于政務(wù)網(wǎng)或者館內(nèi)局域網(wǎng)的利用進(jìn)一步限制了利用人群的數(shù)量。

在強(qiáng)調(diào)政府信息公開(kāi)的今天，如何豐富館藏，提升檔案數(shù)字化成果的利用率，解決與保密法之間的矛盾非常緊迫，否則檔案館在信息化的浪潮下有被圖書(shū)館和互聯(lián)網(wǎng)邊緣化的可能，檔案的數(shù)字化工作有可能會(huì)變得毫無(wú)意義。

第四篇：法院檔案數(shù)字化問(wèn)題及對(duì)策建議

法院檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

【中文關(guān)鍵字】檔案數(shù)字化；公開(kāi)與保密； 【全文】

近年來(lái)，江蘇大部分法院都開(kāi)展了庫(kù)存卷宗、現(xiàn)存訴訟卷宗數(shù)字化掃描和處理工作，掃描圖片和全省法院系統(tǒng)檔案軟件進(jìn)行了掛接，檔案數(shù)字化率大大提高。卷宗調(diào)閱也不僅停留在實(shí)體利用階段，部分法院已經(jīng)能夠?qū)呙璧脑V訟檔案和檔案軟件進(jìn)行掛接并投入使用。但是檔案數(shù)字化仍然面臨一些不容忽視的問(wèn)題，如卷宗掃描圖片質(zhì)量清晰度不高，實(shí)體卷宗調(diào)閱仍然占多數(shù)，數(shù)字化檔案軟件智能化程度不夠等等。因此，后一段時(shí)期內(nèi)，訴訟檔案全面數(shù)字化甚至實(shí)現(xiàn)從案件受理開(kāi)始全程同步數(shù)字化需要全面規(guī)范、不斷完善的。

檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案公開(kāi)與保密問(wèn)題

隨著司法公開(kāi)的不斷深入，檔案數(shù)字化的不斷完善，數(shù)字化檔案如何向法院內(nèi)部人員、行政機(jī)關(guān)、當(dāng)事人提供調(diào)閱、如何公開(kāi)必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、由最高法院統(tǒng)一規(guī)定。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，如何對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化，已經(jīng)數(shù)字化的涉密檔案如何保存，經(jīng)過(guò)怎樣的授權(quán)才能訪(fǎng)問(wèn)等等涉及到許多統(tǒng)一規(guī)定的地方。在全面的規(guī)定出臺(tái)后，還要有過(guò)硬的技術(shù)設(shè)備和措施來(lái)保障數(shù)字檔案公開(kāi)，不影響保密問(wèn)題。因?yàn)橐坏┍Ｃ苄畔⑿孤痘蛭唇?jīng)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)，將造成不可預(yù)估的損失，將給司法威信帶來(lái)嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

（二）數(shù)字檔案安全與真實(shí)性問(wèn)題

江蘇省法院數(shù)字化檔案基于法院內(nèi)網(wǎng)，完全與因特網(wǎng)隔離，總體是安全的。但是隨著裁判文書(shū)公開(kāi)、審判流程公開(kāi)、網(wǎng)上調(diào)檔等司法公開(kāi)的不斷要求，法院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的交互極具增加，如何保護(hù)法院內(nèi)網(wǎng)安全，保護(hù)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)不受攻擊，保護(hù)數(shù)字化檔案信息不受篡改成為全省乃至全國(guó)法院亟需解決的問(wèn)題。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。數(shù)字檔案將長(zhǎng)期保存在軟件系統(tǒng)內(nèi)，一旦被黑客或未經(jīng)授權(quán)的人篡改、偽造將造成電子檔案的真實(shí)性大打折扣。

（三）數(shù)字檔案效果與利用問(wèn)題

江蘇省法院《訴訟檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》已經(jīng)對(duì)各級(jí)法院訴訟檔案數(shù)字化過(guò)程提出了明確的要求，保證了三級(jí)法院數(shù)字化加工的檔案規(guī)范、統(tǒng)一，符合省檔案局“五星”級(jí)測(cè)評(píng)與驗(yàn)收要求，基本滿(mǎn)足了當(dāng)前需求。但是，隨著法院信息化的高速發(fā)展，如何進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的效果，如能否有更高的清晰度，能否與實(shí)體檔案同步形成，能否讓數(shù)字化的檔案調(diào)閱、管理更加智能化，這些都是新時(shí)期需要及時(shí)解決的新問(wèn)題。

檔案數(shù)字化對(duì)策和建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度

切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把訴訟檔案電子化建設(shè)作為法院“一把手”工程。應(yīng)出臺(tái)更詳細(xì)的訴訟檔案數(shù)字化管理的具體規(guī)定，讓各級(jí)法院管理好現(xiàn)有的數(shù)字化檔案，防止泄密問(wèn)題。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；不交叉使用優(yōu)盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；不在計(jì)算機(jī)上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題需維修時(shí)，應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行維修，現(xiàn)場(chǎng)有專(zhuān)門(mén)人員監(jiān)督；不使用具有無(wú)線(xiàn)互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)。

（二）加大投入，積極推進(jìn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見(jiàn)效的工作，根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，并為檔案室購(gòu)置與其信息化建設(shè)相配套的計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備將檔案整理、掃描、錄入等基礎(chǔ)性工作外包給服務(wù)公司進(jìn)行處理，減輕檔案工作人員的工作量。進(jìn)一步加強(qiáng)和完善法院信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能，提高網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。加快網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工程，重點(diǎn)建設(shè)符合國(guó)家安全保密要求、滿(mǎn)足法院檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。

（三）加強(qiáng)規(guī)范，完善使用

要依照《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)法院檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，保障法院檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。由最高院牽頭，通過(guò)統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使全國(guó)法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱。訴訟當(dāng)事人及其代理人通過(guò)各級(jí)法院的對(duì)外門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容。與公安、法院部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在設(shè)定查詢(xún)權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

要加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容，要積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念。為適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)多創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多取經(jīng)，開(kāi)闊視野。

第五篇：檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數(shù)字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過(guò)程中，檔案數(shù)目無(wú)誤，檔案實(shí)體的安全，接收時(shí)要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，建立電子/紙質(zhì)接收登記和入庫(kù)登記本，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等狀況，對(duì)所接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、檢查，與客戶(hù)進(jìn)行書(shū)面交接并簽字確認(rèn)。

實(shí)體記錄：檔案的物理位置（庫(kù)排架位置）、檔案的數(shù)量，檔案年代、全宗號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)、檔號(hào)、存放箱號(hào)等信息。

針對(duì)接收檔案形成檔案管理臺(tái)賬，保持檔案的完整性。

準(zhǔn)備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫(xiě)記錄清單，雙方簽字確認(rèn)。質(zhì)量管理措施：根據(jù)用戶(hù)的電子或紙質(zhì)的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進(jìn)行比對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有誤，打印出勘誤表由客戶(hù)簽字確認(rèn)。

接收客戶(hù)檔案的電子目錄文件、光盤(pán)等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數(shù)字化加工之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行基本整理，包括盒內(nèi)文件排序、標(biāo)盒流水號(hào)、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫(xiě)頁(yè)碼、做好前期基本整理工作，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

檔案整理流程：

1.對(duì)每盒檔案的文件順序按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行排列，具體的排列順序由本單位客戶(hù)提供標(biāo)準(zhǔn)；

2.盒內(nèi)文件順序排列好后，對(duì)每頁(yè)檔案進(jìn)行編頁(yè)，一盒一個(gè)大流水號(hào)，采用2B鉛筆統(tǒng)一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁(yè)面的左上角；

3.檔案拆裝：根據(jù)采購(gòu)方的檔案分類(lèi)對(duì)檔案進(jìn)行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，核對(duì)檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁(yè)、圖表頁(yè)），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類(lèi)接收清單和出庫(kù)登記本，拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯(cuò)亂,裝訂的標(biāo)準(zhǔn)是左對(duì)齊、下對(duì)齊。

4.檔案修復(fù)：有破損的地方在備考表中注明，對(duì)于卷邊或邊緣破損嚴(yán)重的檔案、過(guò)于窄小的文件頁(yè)，用宣紙?jiān)跈n案四周加邊或接邊，并按照裱補(bǔ)原則，先加長(zhǎng)邊，后加短邊；對(duì)于多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開(kāi)；對(duì)于粘連嚴(yán)重、無(wú)法分開(kāi)的則登記，不在分開(kāi)。

5.對(duì)于裝訂成冊(cè)、不便拆裝的文件，可直接采用專(zhuān)業(yè)的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對(duì)整理完成的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶(hù)，以備查驗(yàn)。7.檔案整理清單表單（整理人、、盒號(hào)、卷數(shù)、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄）

傳統(tǒng)組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內(nèi)目錄。簡(jiǎn)化組卷目錄著錄分為：卷內(nèi)目錄 案卷目錄與卷內(nèi)目錄簡(jiǎn)述：

案卷目錄:要體現(xiàn)出本案卷內(nèi)所有文件的主題，也就是概括本案卷內(nèi)所有文件的中心思想。

卷內(nèi)目錄:與案卷目錄不同，卷內(nèi)目錄要反映的內(nèi)容是每一件的文件

主題。著錄項(xiàng)目: 案卷目錄:、檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、起止日期、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、等字段

卷內(nèi)目錄:、全宗號(hào)、目錄號(hào)、檔號(hào)、件號(hào)、文號(hào)、文件題名、文件日期、頁(yè)數(shù)、等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個(gè)人著錄同樣的數(shù)據(jù)，校對(duì)時(shí)用軟件對(duì)比兩個(gè)人的數(shù)據(jù)是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）： 由于檔案的數(shù)量較多，導(dǎo)致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤或不規(guī)范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質(zhì)量管理軟件，對(duì)檔案錄入進(jìn)行準(zhǔn)確性的質(zhì)檢。即兩個(gè)人著錄同一內(nèi)容的目錄，由軟件進(jìn)行自動(dòng)對(duì)比，如有錯(cuò)誤自動(dòng)返紅顯示，第三個(gè)人與原檔案文件對(duì)照進(jìn)行更改。

四、檔案掃描規(guī)范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書(shū)檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進(jìn)行掃描（分辨率也稱(chēng)DPI）,掃描圖像分為彩色儲(chǔ)格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專(zhuān)業(yè)的寬幅圖紙掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行加工。

b.利用普通掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行多頁(yè)掃描，在圖像處理時(shí)將多頁(yè)圖像拼接，還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開(kāi)始依次為：全宗號(hào)-、期限、件號(hào)。在件號(hào)的文件夾內(nèi)保存該件每一頁(yè)的掃描圖像。圖像與件號(hào)命名：不足5位前面用0補(bǔ)齊，如圖像：00001.jpg、件號(hào)：00001。

注意事項(xiàng)：

1.掃描完成后的圖像應(yīng)避免出現(xiàn)掃缺、漏掃、掃重等情況。2.掃描時(shí)要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時(shí)適時(shí)掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過(guò)早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進(jìn)行掃描。

5.掃描時(shí)仔細(xì)對(duì)應(yīng)文件頁(yè)碼編排順序，如發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)頁(yè)、編漏頁(yè)等情況，及時(shí)交給整改人員進(jìn)行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實(shí)體檔號(hào)相對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾內(nèi)的圖像絕不能有“張冠李戴”的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(2)圖像處理人員： 圖像處理概述：圖像處理主要是針對(duì)掃描完成后的電子圖像進(jìn)行加工處理，利用圖像處理軟件可對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無(wú)其它干擾信息。

1.圖像處理時(shí)要求保留頁(yè)面全部?jī)?nèi)容(包括頁(yè)面內(nèi)容與頁(yè)碼)。2.每一頁(yè)圖像都需要旋轉(zhuǎn)為正常閱讀視角。

3.對(duì)角度傾斜的圖像進(jìn)行糾斜，糾正后即可進(jìn)行下一步操作(不能影響圖像清晰度)。對(duì)角度傾斜且需要旋轉(zhuǎn)的圖像進(jìn)行操作時(shí)，要先糾斜后旋轉(zhuǎn)。4.圖像周?chē)荒苡羞^(guò)多的白邊，如果白邊過(guò)多影響美觀必須進(jìn)行裁取為合適的頁(yè)面大小，如A4大小就得按A4大小的比例進(jìn)行裁取。

5.彩色圖像處理時(shí)如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像邊緣無(wú)字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質(zhì)檢人員（可讓掛接人員用時(shí)進(jìn)行）

經(jīng)過(guò)掃描、圖像處理后的電子圖像，質(zhì)檢員就可以進(jìn)行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描與圖像處理最終的一次質(zhì)量檢驗(yàn)，也是特別精細(xì)的一道工序。要做一名優(yōu)秀的質(zhì)檢員必須具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的責(zé)任心才能把質(zhì)檢工作做好。圖像終檢方法：利用ACDSee 及柯達(dá)映像軟件對(duì)處理完成的圖像進(jìn)行逐頁(yè)質(zhì)檢，該工序主要針對(duì)圖像處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)、質(zhì)檢，終檢主要對(duì)圖像處理后的電子圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，（包括圖像是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到處理人員手中進(jìn)行返工處理（并詳細(xì)記錄錯(cuò)誤率），返工完成后質(zhì)檢人員要對(duì)返工后的圖像進(jìn)行再次質(zhì)檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）掛接：將錄入完成的成品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)掛接軟件或其他工具將其與質(zhì)檢完成的掃描圖像進(jìn)行掛接，來(lái)實(shí)現(xiàn)目錄與圖像的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。以方便各單位、各部門(mén)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)加工檔案進(jìn)行正確、快速的查詢(xún)與檢索。

終檢：在掛接的同時(shí)核對(duì)掃描的頁(yè)數(shù)與目錄頁(yè)數(shù)與文件的目錄是否一致，如不一致需對(duì)與原件進(jìn)行校對(duì)并修改。

五、刻盤(pán)

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤(pán)。