第一篇：秘書筆記

禮賓次序常用的5種方法

1.依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。

2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后

涉外禮賓的準備工作。

1.搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2.注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。

3.擬定來賓訪問日程。

4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。

1.提前約定。

2.通知對方有關(guān)事項。

3.準備工作.4.迎接客人

4.會見、會談

6.送別客人

接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

(1)接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明;

(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;

(3)住宿地點、標準、房間數(shù)量;(4)宴請時間、地點、標準、人數(shù)

(5)會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

(1)日期、時間、地點;(2)活動內(nèi)容;(3)陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃(列支);

(1)工作經(jīng)費;(2)餐飲費;(3)住宿費;(4)交通費;

(5)參觀費;(6)其他不可預(yù)見費用。

進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重

②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律

③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。

④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等

新聞發(fā)布會的注意事項。

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。

2.確定會議主持人，精選發(fā)人4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。

慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。

5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。

1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機密 干擾大 無私人空間

2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。

3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。

5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2.企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益

4.大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。

7.人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8.人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

(1)確定禮賓次序方案

(2)提前通知有關(guān)各方

(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

(1)確定迎候人員

(2)準備迎賓的物品

(3)見面講究禮節(jié)

(4)送行前的拜訪

(5)安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。

(1)約定

(2)通知對方有關(guān)事項

(3)準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

(4)迎接客人

(5)會見、會談

(6)送別客人

4、西餐禮儀

(1)赴宴前的準備

1)接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2)如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3)到別人家赴宴需要帶禮物

4)要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5)要準時赴宴

(2)西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

(3)入席、退席禮節(jié)

1)客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3)暫時離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2)吃雞、蝦、魚的方法

3)吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4)吃意大利面條的方法

5)吃水果的方法

6)喝咖啡或茶的方法

7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8)進餐速度應(yīng)該與大家一致

9)談話聲音一定要輕

(5)西餐的飲酒禮儀

1)上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2)上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

(1)招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

(2)冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

(3)酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

(1)在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

(2)彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

(3)遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

(4)虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

(5)兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

(6)定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

(7)交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。

(8)臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

(1)深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

(2)根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

(3)根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權(quán)利相結(jié)合的分配制度

(4)先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

(5)不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設(shè)計辦公室的工作程序

(1)分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求

(2)設(shè)計平面圖

(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

(4)采光、溫度和通風

9、改進辦公事務(wù)工作程序

(1)定義一個需要加以分析和改進的流程

(2)確定衡量流程的關(guān)鍵指標并對該流程進行評價

(3)尋找所存在問題和差距的原因

(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進方案

(5)實施改進方案

10、改進辦公事務(wù)的流程

(1)確定問題

(2)分析有關(guān)資料

(3)確定造成問題的可能的原因

(4)提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

(1)以書面形式確定緊急情況處理程序

(2)根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓

(3)讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

(4)實行緊急情況模擬演練

(5)明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責

(6)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

(7)保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應(yīng)對措施

(1)準備清楚的書面緊急情況處理程序

(2)用這些程序培訓所有人員

(3)在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

(4)實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

(5)明確員工在緊急情況下的職責

(6)保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

(7)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

(8)保證定期檢查和更新設(shè)備

文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

(1)明確審核范圍

(2)確定是否需要行文

(3)審核文書內(nèi)容

(4)檢查文字表達

(5)檢查文件體式

(6)檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

(1)熟悉庫藏

(2)分析利用需求

(3)選擇檔案利用方式

(4)獲取檔案

(5)提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

(1)電子檔案的收集積累

(2)電子檔案的歸檔

(3)電子檔案的保管

(4)電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，到時會寫。會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導的意圖得以貫徹執(zhí)行。

(1)組建會議籌備委員會

(2)分成籌備小組

(3)形成籌備方案

(4)領(lǐng)導審核方案

2、會務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

(1)開會檢查的程序

1)會議籌備機構(gòu)對會議的準備情況進行自我檢查

2)會議領(lǐng)導小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

3)召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4)匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

(2)現(xiàn)場檢查的程序

1)指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點

2)制作檢查單，以便記錄和匯總

3)按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

4)對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

(1)起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審

(2)主觀秘書進行初審

(3)如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審

(4)審核修改后，主要領(lǐng)導或主管領(lǐng)導進行終審

4、擬訂會議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題(人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題)，出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。

(1)預(yù)測不可預(yù)知的情況

(2)提前準備應(yīng)對的備選方案

(3)討論會議緊急情況

(4)確定會議應(yīng)急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據(jù)會議目標的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結(jié)論的形成。

(1)了解議題和議程

(2)準時宣布開會

(3)有效引導議題

6、處理會議突發(fā)事件的程序

(1)向領(lǐng)導報告

(2)啟動會議應(yīng)急方案

(3)實施應(yīng)急方案

(4)必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援

(5)善后工作(向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通)

7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導人，會議的主持者，領(lǐng)導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

(1)對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

(2)向領(lǐng)導報告會議結(jié)論

(3)總結(jié)定稿

(4)印發(fā)

(5)歸檔(6)組織全體工作人員進行總結(jié)

會議經(jīng)費使用的方法

1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導人提出申請并按照審批權(quán)層層審批

3領(lǐng)導審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票

4支出會議經(jīng)費

5領(lǐng)導審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。

會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標的實現(xiàn)情況

2檢查各小組分工執(zhí)行情況

3檢查個人工作情況

4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題

高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性

2經(jīng)過精心準備

3地點選擇適中

4形式多樣化

5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程

6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選

7嚴格開會、散會時間

8會議作出的決定事項

9會議經(jīng)費支出合理

10會議服務(wù)熱情周到

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員

2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項

3協(xié)調(diào)會議議題

4協(xié)調(diào)會議紀要

5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實

推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題

2嚴格遵守會議時間

3主題明確4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素

6合理安排議題

7掌握會議休息的時機

8適時結(jié)束會 會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn)

2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要

4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限

會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上

組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

(1)遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

(2)遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

(4)遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分2文件材料的準備3會議布置情況4禮儀接待人員的準備5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

(1)聽取會議籌備人員的匯報

1)聽取匯報的領(lǐng)導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2)會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

3)選擇合適的匯報時間。

4)對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

(2)會前現(xiàn)場檢查

1)檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3)設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4)佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5)準備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。

7)遠程會議要加強對設(shè)備的檢查

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)

2.作為安全教育的案例資料

3.便于應(yīng)對各種賠償案件

內(nèi)容：1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人

2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人

辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。

便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫 支 付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應(yīng)商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應(yīng)商

⑶比較供應(yīng)商交貨的時間⑷供應(yīng)商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應(yīng)商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性 制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定 的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù)

3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致

4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限

2.每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

1.每一項任務(wù)所需費用和其他資源

4.每一項任務(wù)所承擔的人員及負責人。

5.每一項任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學預(yù)測分析及時及早預(yù)報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向

3.對以前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防范措施。

4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置

6.進行對突發(fā)事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能

7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：

1加強領(lǐng)導 統(tǒng)一指揮

2.快速反應(yīng) 控制事態(tài)發(fā)展

3以人為本 保護公眾利益

4公開透明 面對公眾 申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是:

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。

制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預(yù)算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預(yù)算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預(yù)算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預(yù)算方法 測算的依據(jù) 支付預(yù)算標準

政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式

合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案(購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記)

3.管理辦公資源的注意事項(及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況)信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)

登記

(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

(2)登記分為兩種類型;

①總括登記，對存儲信息按批分類登記;

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

編碼

(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

(3)編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼;

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

第二篇：秘書公文寫作筆記（定稿）

秘書公文寫作筆記

緒論：

一、如何提高秘書的寫作能力？ 聽：領(lǐng)導講話、領(lǐng)導工作思路、經(jīng)驗、具體要求；各部門工作進展情況，各問題的出現(xiàn)· 2 記：記錄聽到的，以及學習內(nèi)容，隨手記錄 讀：報刊報紙，了解國家方針政策，領(lǐng)導講話文件 4 寫：寫、練公文

二、注重改進和提高寫作能力的方法 漸進法：從小文章寫起，由簡到繁、由出道精、由少到多 2 綜合法：各種不同的工作的了解 旁觀法：領(lǐng)導不滿意的文章，放置一兩天再來寫 4 討論法：和領(lǐng)導、同事討論 珍藏法：將刊物、文件上的公文收藏學習6 精簡法：從文字上下工夫，不斷簡練

三、注重養(yǎng)成良好的寫作習慣 1 多寫： 2 勤思： 善易：善于變換角度和位置，揣摩領(lǐng)導意圖，替代思考 4 樂創(chuàng)：有創(chuàng)新意識，筆刀文成，耳目一新 第一章 秘書寫作概論 第一節(jié) 秘書寫作的概念

一、秘書寫作的概念：秘書寫作時指秘書崗位從業(yè)人員根據(jù)工作需要，在自己的職責范圍內(nèi)撰寫各類公文及其他實用文書的寫作行為

二、秘書寫作的特征： 職業(yè)寫作：不是秘書自發(fā)行為，而是領(lǐng)導賦予的工作，體現(xiàn)領(lǐng)導意圖，是代表領(lǐng)導機關(guān)的行為 功利寫作：實用，直言要做什么 3 受命寫作： 定向?qū)懽鳎横槍ぷ饕?、群體特點組織內(nèi)容語言等 規(guī)范寫作：邏輯性強，格式規(guī)范，具有程式化特征，制約主觀隨意性，體現(xiàn)專業(yè)性 第二節(jié) 秘書寫作的主體

一、秘書寫作主體的界定：

主體是有認識和實踐能力的人，是實踐活動和認識活動的承擔者 客體是指主體以外的客觀事物，是主體認識和實踐的對象 秘書主體包括：職業(yè)秘書，兼職秘書和領(lǐng)導人

二、秘書寫作主體的內(nèi)涵

（一）寫作主體的角色定位：角色隨著社會關(guān)系的變化而變化，角色理論的中心概念是角色扮演（是指個體根據(jù)自己所處的特點位置，按照角色期待進行的一系列活動）

角色扮演的具體過程：

（1）第一階段是角色定位：定位過高，過低或者是角色錯位

（2）第二個階段是角色領(lǐng)悟：領(lǐng)悟程度越深，與社會期望的差距越小，角色扮演的效果就越好

（3）第三個階段時角色學習：了解角色的硬件（義務(wù)、權(quán)利、行為規(guī)范），培養(yǎng)角色的軟件（態(tài)度、情感、知覺）（4）第四個階是角色實踐：按照自己的角色定位和角色期望創(chuàng)造角色（5）第五個階段是角色評價 秘書的角色定位： 參謀角色：決策層的非決策者 助理角色：最為核心的角色，秘書協(xié)助領(lǐng)導完成工作，是最基礎(chǔ)的，最常見的角色 3 服務(wù)角色：以服務(wù)領(lǐng)導為主，也要服務(wù)大眾 聯(lián)絡(luò)角色：處理協(xié)調(diào)各種關(guān)系，為單位發(fā)展創(chuàng)造一種良好的環(huán)境

寫作角度來講：“三位一體”的虛擬領(lǐng)導主體

“三位一體”是指秘書寫作過程中，集國家、立意（體現(xiàn)領(lǐng)導的想法、自己的特點）表達主體為一體，其中國家、立意主體是統(tǒng)治和管理的需要，參與制作，表達主體是控制文章的過程，特征是：主體的復雜性和多樣性

（二）寫作主體的雙向轉(zhuǎn)化 立意主體與表達主體的雙向轉(zhuǎn)化。立意主體為領(lǐng)導，表達主體為本人，在寫時需站在領(lǐng)導角度，以領(lǐng)導的身份進行立意和行文 職業(yè)人格智慧與個體生存人格智慧的雙向磨合：要領(lǐng)會領(lǐng)導的喜好、品味等，（三）寫作過程的沖突破解

秘書寫作不是個體的寫作行為，而是群體的共同創(chuàng)造，寫什么——怎么寫

具體的臨床寫作中，秘書會遇到創(chuàng)造個性與群體要求的沖突，他授性局限者寫作者思想認識的深刻性和情感體驗的廣闊性 規(guī)范性導致了其形式美感的千篇一律(四)秘書寫作主體的功能特征

（一）認知功能特征：

立意主體的需要屬于功能性需要 表達主體的需要屬于功利性需要

（二）情感的功能特征：實用文體寫作普遍理論認為公文寫作不需要或應(yīng)該拒絕情感

（三）道德功能特征：在具體的臨安寫作中，自始至終貫穿著寫作主體的道德傾向，和道德評價

第三節(jié) 秘書寫作的客體 一 秘書寫作客體的界定

只有那些與寫作主體的創(chuàng)作心理相對應(yīng)的進入寫作者的視野，流淌在寫作者的筆端，用文字符號表達出的對象，才能稱之為寫作客體

寫作客體主要有四種類型：對象化的自然世界、群體化的社會生活、個體化的人生狀態(tài)、外在化的精神產(chǎn)品

二、寫作客體的特征

相對穩(wěn)定性、具體多變性、真實可靠性 第二章 秘書寫作的一般過程 第一節(jié) 寫作準備

一 實現(xiàn)動機轉(zhuǎn)化：秘書寫作主體要有意識地將被動性動機轉(zhuǎn)化為主動性動機 二 明確行為目的：對行文目的的領(lǐng)會要清楚、深刻、全面、準確 三 確定公文主題：主題先行，單一鮮明

四 收集研究材料：秘書掌握材料的多少和熟練程度，決定公文信息量的大小，也決定著公文的深度和質(zhì)量

資料分為三類：依據(jù)類、佐證類、輔助類 五 選擇行文文種：根據(jù)行文目的以及行文關(guān)系來選用文種 第二節(jié) 撰擬公文 一 構(gòu)思篇章結(jié)構(gòu)：

第一步：設(shè)情以位體——確定主題，安排結(jié)構(gòu) 第二步：酌事以取類——甄別材料，安排位置 第三步：措辭以舉要——提煉文字，列出提綱

構(gòu)思階段所要完成四大任務(wù)：一是統(tǒng)籌內(nèi)容、二是聯(lián)線收尾、三是關(guān)聯(lián)左右、四是取舍素材 常用的公文結(jié)構(gòu)形式以及構(gòu)思方法： 并列式：主題，側(cè)面。歸納法 遞進式：由淺到深。剝繭法 總分式：總結(jié)，分析。演繹法 構(gòu)思的注意事項：

一是通觀全局：明確行為目的才能立足現(xiàn)實，成竹在胸 二是開闊思路：創(chuàng)造力

三是注意剪裁：不必要的意思想法，不明確不典型的材料 二 擬定寫作提綱

（一）寫作提綱的用途：

用于征求立意主體的意見，避免寫作成果偏離立意主體的發(fā)文意圖用于思路的條理化和合理安排的材料

（二）寫作提綱的內(nèi)容：一般包括初擬標題，主要思想觀點以及主要事項，重點章節(jié)的布局以及主要內(nèi)容，段落層次的大體安排，開頭結(jié)尾的方式以及需要過度以及照應(yīng)的地方

（三）寫作提綱的詳略：取決于文稿的長短、重要程度，寫作主體的熟悉程度以及寫作習慣 三 起草撰寫成文

初稿的撰寫順利與否，決定了完成既定任務(wù)的效率和質(zhì)量 首先使自己盡快進入寫作狀態(tài)，其次力爭達到嚴、準、精、快 嚴：保持政治上的嚴肅性，和政策上的嚴密性 準：內(nèi)容準確，體式規(guī)范

精：文字精煉，言簡意賅，條理清楚，邏輯嚴密 快：思路順暢，盡快脫稿 第三節(jié) 審改定稿 一 審核修改的重要性

審核修改是文章草擬完成之后的精加工，是寫作主體不斷深化認識，不斷完善表達的過程 從寫作規(guī)律來看，草擬的文章必須修改

從寫作實踐來看，古今中外的文章精品大多得力于修改 二 審核修改能力的培養(yǎng)和鍛煉

對文稿的審核修改是寫作能力的一個重要組成部分，被稱為“改動工夫”主體明確，材料恰當，機構(gòu)合理，語言準確規(guī)范 需從三個方面不斷培養(yǎng)和鍛煉： 一是培養(yǎng)自己的鑒賞識別能力，二是掌握更多的知識和信息，收集資料，平時積累 三是在實踐中鍛煉和強化審核修改能力 三 修改文稿的方式 1 自己改：時間比較緊急的文稿，一般采取朗讀的方式，時間較寬裕的采取冷卻處理的方法，也可采用推敲斟酌法 2 請別人改，云山蒼蒼，江水泱泱，先生之風，山高水長 3 集體討論修改

第三章 秘書寫作的思維和語言

第一節(jié) 秘書寫作主體的思維特點：被動性和規(guī)約性 第二節(jié) 秘書寫作的思維方式：

一 目的性思維：首先體現(xiàn)為審時度勢的思維取向，把握公文所產(chǎn)生的原因背景功能目的措施，其次體現(xiàn)為遵命運思的傾向

二 對象化思維：圍繞作者想要處理的那一件事

三 模式化思維：公文寫作也要求有獨到的見解，但并不刻意求新求異；公文寫作只用敘述、議論、說明三種方式

四 替代思維：站在他人的立場，設(shè)身處地替他人思考的一種思維方式，與代言作者身份密切相關(guān)，是一種被動的限制的組織性的思維

五邏輯思維：是人在認識過程中借助于概念、判斷、推理反映現(xiàn)實的思維方式 概念的準確性：概念的思維形式是語氣詞

判斷的準確性：對事物要有準確的判斷，判斷的思維形式是句子 大量運用推理：必須是真的，符合現(xiàn)實的，推理方式必須正確 第三節(jié) 秘書寫作語言運用

一 秘書寫作語言的特點：公文語言與其他各類文章語體相比，風格迥異，個性鮮明 二 秘書寫作語言運用的要求：

（一）準確

秘書寫作符合事物本來面貌的語言，就是準確地語言，準確即言實相符，不悖事理，用詞準確恰當，表意明確周密；公文所用語言要十分講求措辭和用理得妥帖，十分注意詞語多反映的概念在概念和外延的準確度。如何做到公文語言的準確性呢？ 1 措辭恰當： 一，詞無歧義 二，言不費解

三，仔細辨析同義詞和近義詞，弄清其詞義范圍大小，程度深淺和分量輕重，根據(jù)表達需要，選用最恰當?shù)摹? 慎用文學語言 恰當?shù)氖褂媚：Z言，利用模糊詞和公文表達的專用語

模糊詞：①表時間的：最近、近來、當前、過去、往日、長期、初期等沒有標明明確的時間段

表范圍：個別、有些、大多數(shù)、少數(shù)、有關(guān)、局部、一部分 表程度：巨大、重大、特大、一定、稍微、差不多、充分、足夠 表頻率：經(jīng)常、不斷、往、多久、仿佛、一再 表數(shù)量：一伙、一系列、多次、屢次、表趨向：繼續(xù)、持續(xù)、增長、減少、減輕、強化等

（二）準確：

語言簡練就是簡明扼要，言簡意賅，力求以較少的文字表達較豐富的內(nèi)容，做到以少勝多，以簡代繁、言簡意賅，文約而意簡（精簡字數(shù)，注意選用通俗易懂的語言）1 使用套語，8種 適當使用約定俗成的規(guī)范化語言 3 盡可能使用短語 4 適當使用一些文言用語“來函收悉” 5 反復錘煉語言

（三）平實

在語言運用上，提倡質(zhì)樸無華，開門見山，平易自然，通俗易懂（感情樸實、用詞樸素）使用限制性詞語，少用修飾性的定語和狀語 第四章 秘書寫作規(guī)律

規(guī)律是事物之間的本質(zhì)的聯(lián)系 一 主體客體統(tǒng)一規(guī)律

（一）主體的主觀認識與客體的客觀實際統(tǒng)一

（二）主體的寫作動機與現(xiàn)實的實戰(zhàn)需要統(tǒng)一

（三）主體提升的政策措施與具體的工作環(huán)境統(tǒng)一 二 被動主動轉(zhuǎn)換規(guī)律

動機轉(zhuǎn)化（秘書寫作動機都來自外部，由外部需要轉(zhuǎn)化為內(nèi)部需要）行為轉(zhuǎn)化（自己主動加強自身修養(yǎng)）第五章 秘書人員的修煉

一 講政治、明事理：高度的政治責任感，完善制度保障建立機制

二．常留心，勤學習：學習理論掌握思想武器；學習政治，掌握政府動向；學習業(yè)務(wù)，掌握單位業(yè)務(wù)

三 善于思考，能創(chuàng)新：一總覽全局，二換位思考，三努力創(chuàng)新 四 多練習，熟能生巧 中篇 法定公文寫作訓練 第一章 法定公文概述 第一節(jié) 公文及其發(fā)展歷程 一 公文的概念及分類

公文：及公務(wù)文書的簡稱，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物，從某種意義上來說，人類社會的燦爛文明歷史就是憑借那些卷帙浩繁的不同形式的文書記載而傳之于世的。

人類社會某一族發(fā)展到統(tǒng)一文字的階段，必然首先產(chǎn)生公文這一管理及傳播工具

（一）法定公文的概念

廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料

狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所用的公文，主要指《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的文種，是具有法定效力個規(guī)范體式的文書，包括：決議，決定，命令，公報，公告，通知，意見，通知，通報，報告，請示，批復，議案，函，紀要等15種 公文指內(nèi)務(wù)和外務(wù)或者是政務(wù)（領(lǐng)導來訪）和事務(wù)（日常性工作）公文形成的主體和使用者是黨政機關(guān)

公文形成的目的是行使職權(quán)和實施管理的工具 公文形成的條件行使職權(quán)和實施管理的過程中 公文的特征是具有法定效力和規(guī)范體例

（二）公文的種類（共15種）

（三）公文及其相關(guān)概念辨析

在機關(guān)工作中，常常出現(xiàn)“文書”“文件”和“公文”這三個基本概念是一致的，但根據(jù)不同場合用法不同

1文書：包括公文文書和私人文書，還可以指一種職業(yè)，外延較大，是一個整體的概念，涵蓋了公私活動

2公文：最早稱為“書契”“簡牘”和“文案”，三國時已形成統(tǒng)稱 3 文件：大約出現(xiàn)在清末，習慣上指一些重要的文獻資料，從廣義上講，文件與文書所表達的概念是相同的，本質(zhì)上沒什么區(qū)別，相對來講，公文的外延要小于文書、文件，它僅是指公務(wù)文書，二 公文的發(fā)展歷程 起源 演變

（二）特定格式

公文的特定格式包括信函格式、命令格式和紀要格式三種 信函格式：一般非普發(fā)型公文，某一特殊對象、事情所需的特殊解決方法，常用于答復解釋說明某一事件。文體寫作

第一節(jié)：行政公文的概述

（一）概念：我們今天所謂的公文是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體在公務(wù)活動中使用的具有規(guī)范體式和法律效力的公務(wù)文書，按最新的規(guī)定，分為15類，命令、決定、公告、通知、通告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、決議、公報

（二）外觀：紙張——標準A4紙，頁邊距——上37下35左28右26，眉首——行政公文紅色反線及其以上部分，主體——紅色反線一下（不含）及主題詞（不含）之間的各要素，版記——主題詞及其以下部分。正文3號仿宋字，每頁22行，每行28個字

（三）格式的標識：1 格式內(nèi)容：公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成

具體寫作 一 命令：

（1）分類：公布令、行政令、嘉獎令、任免令

（2）寫作方法：命令一般有四部分構(gòu)成：標題、令號、正文、落款 ①標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，《國務(wù)院關(guān)于在我國統(tǒng)一實行法定計量單位的命令》

事由+文種，《關(guān)于XX的命令》

發(fā)文機關(guān)名稱+文種?！吨腥A人民共和國令》

②編號：一是按年編順序號，二是從領(lǐng)導人任職開始編流水號 ③正文：公布令和授銜令：篇設(shè)合一，交代根據(jù)，對象，生效時間

行政令和任免令：發(fā)令緣由和命令事項

嘉獎令：一是嘉獎對象的主要事跡，二是對嘉獎對象的事跡進行分析，指出其意義，三是嘉獎的依據(jù)以及嘉獎方法，四是提出要求

文本模板：

XX機關(guān)關(guān)于XX事件命令

XX﹝XX﹞XX號

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（開頭提出原因），為此，命令如下：

（一）Xxxxxxxxx

（二）xxxxxxxxxxxxxx（提出命令內(nèi)容）

XXX

（成文日期）XX年XX月XX日

二 決定

（一）分類：指揮性決定；獎懲性決定；知照性決定

（二）寫作方法：一般由標題、主送機關(guān)、正文、生效標識四部分組成 ①標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種?！秶鴦?wù)院關(guān)于授予江浙省榮譽稱號的決定》

事由+文種?！蛾P(guān)于開除XXX公職的決定》

②主送機關(guān)：可以是一個或多個，面對全體人員公開發(fā)出時，可以不寫主送機關(guān) ③正文：⑴布置指揮性決定的正文：決定緣由，決定事項，執(zhí)行要求

⑵獎懲性決定的正文。（懲戒性）一寫出受處分的單位或個人的基本情況，二寫出所犯錯誤的事實，三，要對所犯錯誤的根源性質(zhì)危害做簡要分析，四要寫出被處分對象對錯誤的認識以及根據(jù)有關(guān)規(guī)定所給予的處分，有時，也可在結(jié)尾部分根據(jù)情況向受處分單位或個人提出一些希望或要求 ⑶告知性決定的正文：開頭寫決定的根據(jù)，主體寫決定內(nèi)容，結(jié)尾交代相關(guān)問題或要求，采取自然結(jié)尾的方式。文本模板：

XX關(guān)于XXXX的決定（發(fā)文機關(guān)+事由+標題）

國發(fā)﹝XX﹞XX號

XXXX：（主送機關(guān)）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（簡要說明決定的原因目的和依據(jù)意義）

XXXXXXXXXXXXXXXXXX（說明決定的內(nèi)容）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（說明意義或者要求）

國務(wù)院XX XX年XX月XX日

三 決議

（一）內(nèi)容：分為三種，審議批準型決議，方針政策性決議，專門事項性決議 四 紀要

（一）會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的，具有紀實性、紀要性、條理性的特點

（二）會議紀要主要由標題正文和生效標識三部分組成

①標題：常見的是會議名稱+文種《全國政法工作會議紀要》，非公文式標題，可以用主題+副題的方式。

②正文：開頭——簡要交代會議概況，包括召開會議的時間地點，組織者，與會人員，主持人，會議主要內(nèi)容等；主體——交代會議討論的問題及結(jié)果，會議議定的事項等；結(jié)尾處提出希望號召，要求有關(guān)單位認真貫徹會議精神，努力完成會議提出的各項任務(wù)。③生效標識：作者是會議主持機關(guān) 文本模板：

XX會議紀要（會議名稱+標題）XX年XX月XX日（題注）

XXXXXXXXXX（概述會議基本情況）

XXXXXXXXXXXXXXXX（主體部分，寫明會議主要情況和議定事項）四 意見

（一）內(nèi)容：意見是對重要問題提出意見和處理辦法時使用的公文，有以下特點：所涉及的事項是重要的，寫作的重心是對策和措施，文種的作用力不強，往往具有參考性和原則性，分為指導性意見、建議性意見和評估性意見

（二）意見由標題、主送機關(guān)、正文和生效標識組成 ①標題：三項式——《XX市人民政府關(guān)于XX的意見》；二項式——《關(guān)于XX的若干意見》

②主送機關(guān)：根據(jù)行文方向不同，主送機關(guān)可以是上級機關(guān)、平行機關(guān)或是下級機關(guān) ③正文：前言——交代行文緣由，包括背景、原因、目的、中心思想；主體——具體意見，主要是具體問題的主張辦法、措施等；結(jié)尾——寫明對意見所附帶說明的問題或?qū)κ芪恼叩南Ｍ鸵蟆?/p>

④生效標識：成文日期及加蓋印章 文本模板：

關(guān)于XXX的若干意見（標題）XX﹝XX﹞XX號（發(fā)文字號）XXXX：（主送機關(guān)）

為XXXXXXXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)提出以下意見：

一、XXXXXXXXXX

二、XXXXXXXX（意見具體內(nèi)容）

XXXXXXXXXXXXX如無不妥，請批準實行

（發(fā)文機關(guān)）XXXXXX（成文日期）XX年XX月XX日

第三篇：秘書資格考試復習筆記

秘書資格考試復習筆記(三級)第一章 商務(wù)溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié) 2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。

（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節(jié)期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談?wù)?、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經(jīng)費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。

（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339 老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上 12.會談時就某些實質(zhì)性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中

注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題 來源:考試大-秘書資格考試

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上 12.會談時就某些實質(zhì)性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上 12.會談時就某些實質(zhì)性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中

18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：管理者的角色轉(zhuǎn)換、員工—知識擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境P344 19.網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境有三個網(wǎng)：企業(yè)內(nèi)部的Intranet、企業(yè)的供應(yīng)商間的Extranet、企業(yè)外部的Internet P344下

20.基于Internet的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公司內(nèi)部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務(wù)的自動化程度，而且降低了企業(yè)管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心。P345 22.Intranet的應(yīng)用有兩種形式：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信 P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網(wǎng)絡(luò)溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內(nèi)與圈外。P347 27.網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題：?？嫉谝缓腿c：溝通信息呈超負荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349

28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行 第二章 辦公環(huán)境的管理

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優(yōu)點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P352 3.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現(xiàn)

4.發(fā)生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。5.第二題：改進日常辦公事務(wù)工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應(yīng)認真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認真核對一遍。P358上 7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358 8.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應(yīng)商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數(shù)量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

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第三章 常用事務(wù)文書的擬寫

1.選擇題：市場調(diào)查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中 2.市場調(diào)查報告有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告、經(jīng)驗調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。P367 3.市場調(diào)查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調(diào)查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現(xiàn)目標、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預(yù)見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結(jié)構(gòu)與寫法開始看到第372頁的注意事項?？春?，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結(jié)的類型;按內(nèi)容分，由學習總結(jié)、工作總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）P372 9.總結(jié)的結(jié)構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗式等多種形式。P374 11.在總結(jié)中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標書、企業(yè)承包招標書、勞務(wù)招標書、技術(shù)引進或轉(zhuǎn)讓招標書。P376下

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呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結(jié)構(gòu)和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法 16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關(guān)于投標書的結(jié)構(gòu)和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務(wù)活動

1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經(jīng)費預(yù)算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務(wù)組是負責會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下 4.開遠程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會 P385中

7.遠程會議的優(yōu)點：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)？

答：在總協(xié)調(diào)中，先要準備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導會議進程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發(fā)言時要與領(lǐng)導導向相同。秘書還應(yīng)做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領(lǐng)導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當?shù)刂馁e館、會議廳等 P395下

15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 P396上 1.信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔任。P396 2.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準備的材料。P396中

3.信息發(fā)布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 來源:考試大-秘書資格考試第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下

2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內(nèi)容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點（縱深發(fā)）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預(yù)測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個，構(gòu)成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) P408 老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關(guān)材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)（向內(nèi)部各機構(gòu)和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種 P412 1.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 2.檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

1.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。2.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413 大事記的內(nèi)容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構(gòu)沿革 同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414 24.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務(wù)的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個大標題

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

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第四篇：秘書與公文寫作筆記整理

秘書與公文寫作 第一章 事業(yè)單位概況

一、事業(yè)單位概述

1、事業(yè)單位的定義與基本特征

（1）定義：事業(yè)單位，是指國家以社會公益為目的的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。（《事業(yè)單位登記管理暫行條例》國務(wù)院第252、411號令）

（2）功能特征：公益性；服務(wù)性（最基本、最鮮明）；知識密集性；公立公有性（3）事業(yè)單位的活動特征（與其他黨政機關(guān)、其他單位的區(qū)別）三大活動特征：

①設(shè)立目的：設(shè)立事業(yè)單位是為了向社會提供某方面的公共服務(wù)。

②履行職責：事業(yè)單位的職責是為國民經(jīng)濟和社會各方面提供服務(wù)，包括改善社會生產(chǎn)條件，增進社會福利，滿足廣大人民群眾的物質(zhì)文化生活需要，等等。

③運行方式：事業(yè)單位的運行是通過向社會提供服務(wù)，以加快國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，從而有進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的運行成果主要體提供非物質(zhì)形態(tài)產(chǎn)品之上，但提供非物質(zhì)形態(tài)產(chǎn)品的單位不一定就是事業(yè)單位。與行政單位的區(qū)別：

（1）內(nèi)涵不同——行政單位是國家機關(guān)，而事業(yè)單位是社會服務(wù)組織。

（2）擔負的職責不同——行政單位是負責對國家各項行政事務(wù)進行組織、管理和指揮；而事業(yè)單位是為了社會的公益目的從事教育、文化、衛(wèi)生、科技等活動。

（3）編制和工資待遇的來源不同——行政單位使用行政編制、由國家行政經(jīng)費負擔。事業(yè)單位使用事業(yè)編制，由國家事業(yè)經(jīng)費負擔。事業(yè)單位有全額撥款的，有部分撥款的，還有事業(yè)單位企業(yè)化管理的。行政單位人員的工資按《公務(wù)員法》由國家負擔，而事業(yè)單位則根據(jù)不同的管理模式實行不同的待遇。

二、事業(yè)單位改革

1、事業(yè)單位的現(xiàn)狀及存在問題

2、存在的問題（1）資源配置非社會化（2）編制缺乏法制化、科學化（3）管理體制行政化、所有制單一（4）人事制度一統(tǒng)化、分配平均化

3、事業(yè)單位改革的目標、主要任務(wù)

（1）目標：基本優(yōu)先；服務(wù)公平；區(qū)域均衡；門類齊全（2）主要任務(wù)：總體上：建立一套完善的管理運作機制 第一，服務(wù)體系健全；第二，公益目標明確；第三，投入機制合理；第四，監(jiān)督制度完善；第五，治理結(jié)構(gòu)規(guī)范；第六，微觀運行高效。

4、事業(yè)單位改革的內(nèi)容

（1）分類推進事業(yè)單位的改革機構(gòu)

分為三類：管理類：原則上納入行政機構(gòu)序列進行管理； 公益類：按照精簡、統(tǒng)一、效能的原則，合理布局結(jié)構(gòu)； 經(jīng)管類：逐漸轉(zhuǎn)為企業(yè)。

（2）深化事業(yè)單位的人事改革制度

①領(lǐng)導人員的選拔任用制度改革。由原來的單一的委任制向多種用人制度（委任制、聘任制：主要的、基本的用人制度、選任制、考任制）轉(zhuǎn)變 ②除公益類事業(yè)單位外，其他都實行聘任制

③除涉密單位和政策性安置人員外，其他所有事業(yè)單位人員一律向社會公開招聘

④逐步實現(xiàn)單個轉(zhuǎn)變：由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變；由行政依附關(guān)系向等級人事主體關(guān)系轉(zhuǎn)變；由國家用人向單位用人轉(zhuǎn)變

二、事業(yè)單位的崗位設(shè)置和考核

1、總原則：科學設(shè)崗、按需設(shè)崗、找崗聘用、競聘上崗、擇優(yōu)聘用

2、設(shè)置類別：管理崗位；專業(yè)技術(shù)崗位；工勤技能崗位

3、崗位設(shè)置等級：（1）管理崗位。管理崗位分為10個等級，即一至十級職員崗位。根據(jù)人事部的規(guī)定，事業(yè)單位現(xiàn)行的部級正職、部級副職、廳級正職、廳級副職、處級正職、處級副職、科級正職、科級副職、科員、辦事員依次分別對應(yīng)管理崗位一到十級職員崗位。（2）專業(yè)技術(shù)崗位：專業(yè)技術(shù)崗位分為13個等級，包括高級崗位、中級崗位、初級崗位。高級崗位分為7個等級，由高到低分為一至七級，其中正高級崗位包括一至四級，副高級崗位包括五至七級；中級崗位分為3個等級，由高到低分為八至十級；初級崗位分為3個等級，由高到低分為十一至十三級，其中十三級是員級崗位。

（3）工勤技能崗位：工勤技能崗位包括技術(shù)工崗位和普通工崗位，其中技術(shù)工崗位分為5個等級，即一至五級。人事部公布的《事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法》的實施意見規(guī)定，事業(yè)單位中的高級技師、技師、高級工、中級工、初級工，依次分別對應(yīng)一至五級工勤技能崗位。普通工崗位不分等級。

4、事業(yè)單位工作人員的考核（1）考核的內(nèi)容：德、能、勤、績

（2）考核的等級標準：四級：優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格

（3）考核的方法、程序：①方法：三結(jié)合：領(lǐng)導和群眾相結(jié)合；平時與定期相結(jié)合；定性與定量相結(jié)合 第二章 秘書寫作概論

一、秘書寫作的特點

1、概念：通用公文；實用文體

2、秘書寫作的特點：是職責寫作；是被動的寫作；是集體寫作：①寫作動機來自于集體②寫作內(nèi)容是集體的③寫作過程——起草、修改、定稿敬多人參與；是法定寫作；是模式化寫作

二、秘書寫作的種類

三、秘書寫作的要求

1、注重實踐性；

2、認識長期性；

3、把握綜合性：文章綜合性、知識綜合性、素養(yǎng)綜合性；

四、秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1、良好的思想政治素養(yǎng)，堅定的政治立場

2、政策理論水平

3、專業(yè)知識

4、知識結(jié)構(gòu)

5、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L 第三章 行政公文概述

一、行政公文概述

1、公文概念——“公”，指公務(wù)；“文”，指文書。公文是公務(wù)文書的簡稱。我們現(xiàn)在所說的公文，泛指各機關(guān)、團體、組織及企事業(yè)單位按有關(guān)規(guī)定制成的用于公務(wù)活動的程式性文書。（1）共產(chǎn)黨的公文（中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文）計有14個文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要；

（2）人大機關(guān)的公文（國家權(quán)力機關(guān)的公文）計有14個文種：公告、決議、決定；法、條例、規(guī)則、實施辦法；議案；建議、批評意見；請示、批復、報告、通知、通報、函、意見、會議紀要

（3）部隊公文（中國人民解放軍機關(guān)公文）計有11個文種：軍事命令；通令；指示；通知；通報；請示；報告；計劃；批復；公函；布告

2、行政公文的概念：行政機關(guān)的公務(wù)文書（法定效力、規(guī)范體式）

3、行政公文的特點：權(quán)威性；規(guī)范性；程序性；實效性

4、行政公文的分類政府機關(guān)的公文（國家行政機關(guān)公文）計有13個文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 從行文方向分，可分為：上行文；下行文；平行文 按緊急程度分：特急件；急件；常規(guī)件 按密級分：絕密；機密；秘密；普通；公布

二、行政公文的行文規(guī)則

1、上行文（下級機關(guān)單位主送上級機關(guān)單位的公文）的行文規(guī)則（1）按隸屬關(guān)系，逐級行上，一般不得越級

（2）“請示”應(yīng)一文一事，只寫一個主送機關(guān)，其他機關(guān)用抄送形式（3）“報告”中不得夾帶請示事項

（4）下級政府機關(guān)不得向上級機關(guān)負責人送“請示”“報告”“意見”等（5）受雙層領(lǐng)導的，寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)

（6）“意見”用于上行文的，要按“請示”性的公文的程序要求辦理

2、下行文（上級機關(guān)單位主送下級機關(guān)單位的公文）的行文規(guī)則（1）政府各部門之間，政府的某一部門與下一級政府之間不得用下行文

（2）政府部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自各自向下行文（如果向下行文，上級部門應(yīng)責令撤銷）

（3）向下級機關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)發(fā)的重要公文，應(yīng)同時向直接上級機關(guān)抄送一份（4）上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，必須向其受雙重領(lǐng)導的與上級抄送一份

（5）“意見”作為下行文時，文中有明確要求的下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，應(yīng)參照執(zhí)行

3、平行文（發(fā)文機關(guān)單位主送平級機關(guān)單位或不相隸屬機關(guān)單位的公文）的行文規(guī)則（1）“函”與其他公文一樣，同樣具有制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力（2）“意見”作為平行文，提出的意見僅供對方參考

4、聯(lián)合行文規(guī)則——同級別

（1）同級政府、同級政府部門、上級政府部門與下級政府，可聯(lián)合行文（2）政府與同級的黨委、軍隊、機關(guān)可聯(lián)合行文（3）同級黨、政等部門之間可聯(lián)合行文

（4）政府與同級的人民團體、事業(yè)單位可聯(lián)合行文

三、行政公文的處理

1、公文處理的概念、原則、要求

（1）概念：指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等（2）原則：實事求是；精簡；高效（3）要求：及時；準確；安全（保密）

2、行政公文的辦理（1）發(fā)文辦理

①草擬。注意六點：符合國家法律法規(guī)；情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，力求精簡；公文的文種恰當；擬定緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急原因，根據(jù)需要確定緊急程度；人名、地名、數(shù)字、引文正確；結(jié)構(gòu)層次敘述正確 ②審核。是否需要行文；行文是否恰當；是否符合法規(guī)

③簽發(fā)。以單位制發(fā)的上行文，由主要負責人簽發(fā)；下行文或平行文由負責人或負責人制定的其他負責人簽發(fā)

④復核。簽發(fā)手續(xù)；附件材料；格式 ⑤發(fā)印（印刷）⑥用印

⑦登記。發(fā)文序號、日期、發(fā)文機關(guān)、文件標題、發(fā)文字號、密級、緊急程度、附件、份數(shù)、擬稿、虛擬稿 ⑧分發(fā)（2）收文辦理 ①簽收

②登記。收文日期、來文機關(guān)、發(fā)文字號、標題、密級、緊急程度、份數(shù) ③審核。是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合法規(guī)；行文的格式規(guī)則是否恰當 ④擬辦。對上級來文提出擬辦的意見 ⑤批辦。負責人對來文作出批示 ⑥承辦。核心環(huán)節(jié)。管轄部門具體辦理 ⑦催辦（3）公文歸檔（4）公文管理

①國務(wù)院《辦法》規(guī)定公文由文秘部門或文秘專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀 ②文秘部門應(yīng)建立健全本機關(guān)

③上級機關(guān)公文，除絕密級和注明不得翻印的，其他的經(jīng)負責人批準，可以翻印，注明翻印機關(guān)、份數(shù)、日期

④公開發(fā)布的要文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準

⑤公文復印件作為正式公文使用時，應(yīng)加蓋復印機關(guān)的證明章 ⑥公文被撤銷、廢止、視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力

⑦不具備歸檔和存藏價值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)辦公廳的批準，可以銷毀

⑧銷毀密級公文，應(yīng)到指定場所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷，其中絕密公文應(yīng)登記

⑨機關(guān)合并時，公文合并管理；機關(guān)撤銷時，公文應(yīng)移交檔案部門

四、行政公文的格式

1、用紙、排版、印裝、要求

（1）用紙：采用國際標準A4紙型（210mm*297mm）

頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）：37mm±1mm；訂口（左白邊）：28mm±1mm 版心尺寸：156mm*225mm（2）排版：正文：3號仿宋體，每頁22行，每行28字（3）印刷：應(yīng)兩面印，頁碼套正，墨色達標，均勻，字面不花，無劃斷

2、行政公文各要素的標準規(guī)則（眉首、主體、版記）（1）眉首：①公文份數(shù)序號 例: 0000001 ②秘密等級和保密期限 例：絕密★1年 ③緊急程度 例: 特急 急件 ④發(fā)文機關(guān)標識 例: 中共中央文件

⑤發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。例: 中發(fā)〔2004〕1號 ⑥簽發(fā)人（其中第1、2、3、6這四項是選擇項）

(2)主體，七個要素①公文標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，例：國務(wù)院關(guān)于??的通知 ②主送機關(guān)

③公文正文，一般區(qū)分為開頭、主文、結(jié)語三部分。

④附件說明 例： 附件：1.××××××××× 2.××××××××× ⑤成文日期 例: 二○○四年二月十四日 ⑥公文生效標識（即印章）

⑦附注 例：（此件發(fā)至縣、團級，傳達至全體黨員）

3、各要素的標識規(guī)則

（1）眉首（2）主體（3）版記——主題詞（①《國務(wù)院主題詞表》②最多不超過五個③順序：類別詞、類屬詞、文件）、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、日期

五、行政公文的常用語（模式化用語）

1、起首語：為、為了、根據(jù)、按照、遵照、依據(jù)、建議、關(guān)于、由于、目前、當前、茲、茲有、茲將、茲介紹、茲派等

2、銜接語：根據(jù)?決定、根據(jù)?將通告如下、為了?現(xiàn)決定、為此、現(xiàn)就?情況如下、現(xiàn)將?報告如下、經(jīng)?批準（同意）、現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下、現(xiàn)就?提出如下意見、擬采取如下措施、經(jīng)?研究答復如下、以上各點、綜上所述、由此可見、總而言之

3、引述語：悉，收悉，電悉，文悉，破悉，欣悉

4、批轉(zhuǎn)語：批示，批閱，審批，批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)

5、稱謂語：我（部、局、校?），貴（部?），你（局?），本（部?），該（局?）

6、經(jīng)辦語：經(jīng)，業(yè)經(jīng)，未經(jīng)，擬，擬定，施行，實行，試行，可行，執(zhí)行，參照執(zhí)行，貫徹執(zhí)行，審定，審議，審發(fā)，審核，會議討論，會議聽取，會議認為，會議指出

7、表態(tài)語：不同意，原則同意，同意，擬同意，不行，可辦，可行，照辦，批準，原則批準

8、結(jié)束語：上行——請批示；如無不妥，請批示各地執(zhí)行；是否，請批復；特此報告；以上報告；請審閱；請指示

平行——特此函達；請予研究復函；專此函達，盼復；不知尊意如何，盼函告；專此函復 下行——此復；特此專復；特此公告；特此通告；特此通報；情（望）遵照執(zhí)行

六、行政公文的結(jié)構(gòu)

1、標題：（1）三元素標題：發(fā)文機關(guān)+事由+文種（2）兩元素標題：事由+文種

（3）四元素標題：發(fā)文機關(guān)+表態(tài)用語+原發(fā)文機關(guān)+事由+文種，（4）五元素標題：發(fā)文機關(guān)+表態(tài)用語+原發(fā)文機關(guān)+事由+文種，地方政府用得多 原則：（1）標題中不許有標點符號，除法規(guī)、規(guī)章外

（2）字數(shù)多可分行，分行時注意詞或詞組要完整，不要硬性拆開，無論單行還是多行，都要居中排列

2、主送機關(guān)：”主送機關(guān)“位于標題左下方，頂格，后邊用冒號，黑字體

3、正文

（1）發(fā)文緣由：寫發(fā)文的目的、意義、根據(jù)或背景（2）事項：公文的核心內(nèi)容。格式：一段式或條款式

（3）結(jié)尾：①專用屬語，如“妥否，請批示”“特此回復”（多用上行文）②提出希望，如“望遵照執(zhí)行”（多用下行文）③規(guī)定實施日期，如“本公告自公布之日起實行” ④禿尾

4、附件：不是所有公文都要求有附件，有附件的有兩種情況（1）補充說明正件中的內(nèi)容的材料，如：報表、照片、典型材料（2）補充正件主要內(nèi)容的，如“要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，隨文發(fā)布的法規(guī)等

5、落款：即印章

6、成文日期：位于印章下方

7、附注：如：傳達范圍，引文出處，名詞解釋

《辦法》對”請示“有特殊要求，文末必須有附注，在圓括號內(nèi)寫明聯(lián)系人的姓名、電話 第四章 常用行政公文的寫作

一、通知

（一）通知的概念：下行文或平行文（不能上行文）

（二）通知的特點：適用范圍廣、使用頻率高、很強的時效性、發(fā)布形式的靈活性

（三）通知的種類：批轉(zhuǎn)通知：對下級機關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)通知：對上級來文的處理；傳達通知：對本機關(guān)的事物，包括印發(fā)通知，事項通知，會議通知；任免通知

（四）通知的適用范圍（通知的作用）1．批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。

2．轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。3．傳達要求下級機關(guān)辦理或者執(zhí)行的事項。4．傳達需要有關(guān)單位周知的事項。

5．發(fā)布本機關(guān)、單位制定的規(guī)章制度，印發(fā)本機關(guān)單位的有關(guān)文件。6．公布任免事項。

（五）通知的結(jié)構(gòu)，由五部分組成：標題、主送機關(guān)、成文、落款、日期

1、標題（1）三要素組成：發(fā)文機關(guān)+事由+文種，如國務(wù)院關(guān)于?的通知（2）兩要素組成：事由+文種（落款上加蓋發(fā)文機關(guān)的章）（3）四要素組成：轉(zhuǎn)送通知

2、主送機關(guān)，一般為下級機關(guān)，不能免寫

（1）主送機關(guān)單一或不超過三個時，應(yīng)直接寫名稱或依序排列

（2）主送機關(guān)超過三個時，用抽象概括的寫法，并用逗號、頓號區(qū)分類別。例如：各省、市、自治區(qū)黨委，各大軍區(qū)，國務(wù)院各部委黨組

3、正文，“一般由發(fā)文緣由+通知事項+結(jié)尾”構(gòu)成（1）發(fā)文緣由

（2）通知事項——主體部分

（3）結(jié)尾：提出要求，希望；習慣用語,“特此通知”“請遵照執(zhí)行”等；其他說明；沒有結(jié)尾（禿尾）

4、附件（“附件”兩字在下一頁開頭頂格寫黑體字）

5、落款（右下方，單位在上，日期在下）

（六）通知的具體寫法

1、批轉(zhuǎn)通知的寫法

正文格式：批語+轉(zhuǎn)發(fā)語，常用“現(xiàn)將?批轉(zhuǎn)給你們，請參照執(zhí)行”

2、轉(zhuǎn)發(fā)通知：“轉(zhuǎn)述批語+轉(zhuǎn)發(fā)語”）意義、執(zhí)行要求，常用“現(xiàn)將?印發(fā)給你們，情?”

3、傳達通知

（1）印發(fā)通知，正文結(jié)構(gòu)：發(fā)文緣由+印發(fā)語，常用“現(xiàn)將?印發(fā)給你們，情?”（2）事項通知，“發(fā)文緣由+通知事項+結(jié)尾” ①發(fā)文緣由——意義、根據(jù)、背景等

②通知事項——a、指示性——政策性、權(quán)威性、原則性 b、周知性——具體明確，層次清晰 ③結(jié)尾——提出希望、要求或慣用語或禿尾（3）會議通知“發(fā)文緣由+通知事項+結(jié)尾” ①發(fā)文緣由——召開會議的意義、根據(jù)、背景等

②通知事項——包括：開會的目的，議題（專題），與會人員，會議名稱，地點，會期，報到時間，與會者應(yīng)做的準備工作，食宿費用，籌備單位，聯(lián)系方式 ③結(jié)尾

第五篇：秘書資格考試復習筆記(三級)關(guān)于錄像

關(guān)于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；實現(xiàn)應(yīng)準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，主義站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。

（一）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。

（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進區(qū)鄉(xiāng)領(lǐng)導書說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導叫出來匯報。領(lǐng)導在為吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。