第一篇：行政執(zhí)法檔案資料管理制度

行政執(zhí)法檔案資料管理制度

第一條 為了加強我縣司法行政系統(tǒng)行政執(zhí)法檔案資料的管理，充分發(fā)揮檔案資料在行政執(zhí)法中的作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局行政執(zhí)法工作的特點，制定本制度。

第二條 行政執(zhí)法檔案資料是指在行政執(zhí)法活動中產(chǎn)生的，具有一定保存價值的各種文件、圖表、聲像等，主要包括：

（一）執(zhí)法工作計劃、規(guī)劃及安排步署；

（二）執(zhí)法活動的總結(jié)、匯總材料；

（三）行政執(zhí)法案卷；

（四）執(zhí)法人員的培訓(xùn)、考核、發(fā)證材料；

（五）執(zhí)法監(jiān)督材料；

（六）執(zhí)法投訴材料。

第三條 行政執(zhí)法檔案資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，確保檔案資料的完整與安全。

第四條 法制股負(fù)責(zé)對執(zhí)法機構(gòu)的行政執(zhí)法檔案資料進行監(jiān)督并指導(dǎo)開展檔案資料的管理。

第五條 法制股負(fù)責(zé)本部門的行政執(zhí)法檔案資料的管理，其主要職責(zé)是：

（一）做好行政執(zhí)法有關(guān)資料的收集、登記；

（二）做好有關(guān)資料的鑒定與分類；

（三）對存檔資料進行審查、整理、鑒定與統(tǒng)計；

（四）對存檔資料進行保管；

（五）對需移交的檔案資料進行移交。

第六條 對需存檔的資料要及時歸檔，一般每半年進行一次歸檔工作，須移交檔案應(yīng)在歸檔工作后一個月內(nèi)辦理移交。

第七條 檔案資料的銷毀須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可進行，檔案銷毀必須有二人以上在場。

第八條 行政執(zhí)法檔案資料的保管期限分為三年、五年、八年、十年及永久五種，具體要求如下：

序號 材料 保管年限 1 執(zhí)法工作計劃、規(guī)劃、安排步驟 永久 2 執(zhí)法工作總結(jié)、匯總材料 永久 3 執(zhí)法人員的培訓(xùn)、考核、發(fā)證材料 十年 4 執(zhí)法監(jiān)督材料 十年 5 執(zhí)法投訴材料 三年 6 行政處罰案卷

（1）、現(xiàn)場處罰案卷 三年（2）、一般立案案卷 五年（3）、聽證、復(fù)議訴訟案卷 十年（4）、有重大影響、涉外案卷 永久（5）、向司法機關(guān)移送、法院判決案卷 永久 第九條 法制股對檔案資料管理情況，每年進行一次監(jiān)督檢查。

第二篇：行政執(zhí)法檔案資料管理制度

行政執(zhí)法檔案資料管理制度

第一條 為了加強我區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政執(zhí)法檔案資料的管理，充分發(fā)揮檔案資料在行政執(zhí)法中的作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局行政執(zhí)法工作的特點，制定本制度。

第二條 行政執(zhí)法檔案資料是指在行政執(zhí)法活動中產(chǎn)生的，具有一定保存價值的各種文件、圖表、聲像等，主要包括：

（一）打假工作計劃、規(guī)劃及安排步署；

（二）執(zhí)法活動的總結(jié)、匯總材料；

（三）行政執(zhí)法案卷；

（四）執(zhí)法人員的培訓(xùn)、考核、發(fā)證材料；

（五）執(zhí)法監(jiān)督材料；

（六）質(zhì)量投訴材料。

第三條 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政執(zhí)法檔案資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，確保檔案資料的完整與安全。

第四條 辦公室負(fù)責(zé)對執(zhí)法機構(gòu)的行政執(zhí)法檔案資料進行監(jiān)督并指導(dǎo)開展檔案資料的管理。

第五條 執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)設(shè)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的行政執(zhí)法檔案資料的管理，其主要職責(zé)是：

（一）做好行政執(zhí)法有關(guān)資料的收集、登記；

（二）做好有關(guān)資料的鑒定與分類；

（三）對存檔資料進行審查、整理、鑒定與統(tǒng)計；

（四）對存檔資料進行保管；

（五）對需移交的檔案資料進行移交。

第六條 對需存檔的資料要及時歸檔，一般每半年進行一次歸檔工作，須移交檔案應(yīng)在歸檔工作后一個月內(nèi)辦理移交。

第七條 檔案資料的銷毀須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可進行，檔案銷毀必須有二人以上在場。

第八條 行政執(zhí)法檔案資料的保管期限分為三年、五年、八年、十年及永久五種，具體要求如下：

序號 材料 保管年限 1 打假工作計劃、規(guī)劃、安排步驟 永久 2 執(zhí)法工作總結(jié)、匯總材料 永久 3 執(zhí)法人員的培訓(xùn)、考核、發(fā)證材料 十年 4 執(zhí)法監(jiān)督材料 十年 5 質(zhì)量投訴材料 三年 6 行政處罰案卷

（1）、現(xiàn)場處罰案卷 三年（2）、一般立案案卷 五年（3）、聽證、復(fù)議訴訟案卷 十年（4）、有重大影響、涉外案卷 永久（5）、向司法機關(guān)移送、法院判決案卷 永久 第九條 局檔案管理人員對檔案資料管理情況，每年進行一次監(jiān)督檢查。

第三篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理

為了更好地貫徹落實國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定，規(guī)范檔案的管理，確保檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定學(xué)校檔案管理制度。

本制度共分為《檔案管理實施細(xì)則》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制度》和《分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)》七項內(nèi)容，希望學(xué)校各職能科室有關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行。

平昌縣泥龍初中

目

錄

1.檔案管理實施細(xì)則―――――――――――――1 2.歸檔制度―――――――――――――――――5 3.檔案保管制度―――――――――――――――7 4.檔案庫房管理制度―――――――――――――9 5.檔案借閱制度―――――――――――――――10 6.檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度――――――—――11 7.檔案人員崗位責(zé)任制度―――――――――――13 8.檔案員職責(zé)――――――――――――――――14 9.分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)———————————————15

檔 案 管 理 實 施 細(xì) 則

1.總則

1.1 為了加強學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)國家、省、市檔案部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定本細(xì)則。

1.2 檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護學(xué)校歷史真實面貌的一項重要工作。

1.3 學(xué)校在重要工作活動中形成的全部檔案均由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。

2.檔案管理體制

2.1 學(xué)校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理學(xué)校檔案工作，配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作和各項具體的檔案工作事項。

2.2 檔案人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識。

2.3 檔案室由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并納入主管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)和崗位職責(zé)。

2.4 各科室應(yīng)確定兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的積累、整理，并按時向檔案室移交。

3.文件材料的形成與歸檔

3.1 學(xué)校在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、財會、設(shè)備等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。

3.2 根據(jù)學(xué)校檔案的種類、數(shù)量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求。

3.3 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

4.檔案的管理

4.1 檔案的分類。學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、校辦企業(yè)類、會計檔案類、聲像實物類、教師業(yè)務(wù)檔案九種門類。

4.2 檔案編目。學(xué)校檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

4.3 檔案鑒定。根據(jù)上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。

檔案鑒定工作分兩次進行：歸檔前對文件材料價值進行鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。

4.4 檔案統(tǒng)計。建立檔案統(tǒng)計工作，編制檔案基本情況統(tǒng)計表，對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。

4.5.1 檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。

4.5.2 對照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進行管理。

4.5.3 定期對檔案保管狀況進行檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案及時進行修補和復(fù)制。

4.6 建立全宗卷，以積累存儲學(xué)校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。

4.7 檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

5、開發(fā)檔案信息

5.1 在學(xué)校內(nèi)部可實行檔案開架閱覽。

5.2 學(xué)校檔案室應(yīng)根據(jù)需要編輯文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案利用工作。

5.3 在檔案信息開發(fā)與提供利用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。

6、附則

6.1 本細(xì)則根據(jù)工作需要可另行補充。6.2 本細(xì)則由灌南縣小窯中學(xué)檔案室負(fù)責(zé)解釋。6.3 本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。

歸 檔 制 度

為了完整系統(tǒng)地保存學(xué)校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)，特制定本制度。

1、文件材料的歸檔范圍

1.1 凡是反映學(xué)校工作活動、具有參考價值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學(xué)校制定的《文件材料歸檔范圍》執(zhí)行）。

1.2 代管和學(xué)校有關(guān)的撤銷學(xué)校的全部檔案。1.3 與學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。

2、文件材料的歸檔要求

2.1 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整。

2.2 應(yīng)歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍(lán)及紅墨水等書寫材料。

2.3 歸檔的文件材料必須是原件。

2.4 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，并進行科學(xué)的分類、立卷、編目。

2.5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。2.6 文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。

3、文件材料的歸檔時間 3.1 1—3大類檔案在第二年五月底前歸檔。

3.2 會計檔案在會計終了后，由財會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。

3.3 設(shè)備檔案在設(shè)備開箱時必須會同檔案人員進行技術(shù)資料核對登記，與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。

4、文件材料的歸檔份數(shù)

4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。

4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5、學(xué)校檔案室應(yīng)對文件材料的形成，積累，整理和歸檔工作進行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。

檔 案 保 管 制 度

為了保護好學(xué)校的檔案，維護檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用柜內(nèi)。

4.定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護設(shè)施。

6.檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14－24攝氏度，相對濕度45－60％之間。

7.檔案庫房不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

8.檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈。9.庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。10.應(yīng)保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物。11.檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

檔案庫房管理制度

1.檔案庫房是機要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內(nèi)。

2.檔案庫房是存放學(xué)校檔案資料的專用庫房，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。

3.庫房內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，及時更換驅(qū)蟲藥物，定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠實用。

4.庫房里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風(fēng)順暢。5.檔案人員每天對庫房溫濕度進行檢查、記錄并采取措施，使庫房溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。

6.對庫房里的檔案資料做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取必要的措施。

檔 案 借 閱 制 度

為了維護檔案的完整與安全，服務(wù)于學(xué)校的各項工作，特制定本制度。

1、學(xué)校所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2、學(xué)校人員查閱檔案必須辦理登記手續(xù)。

3、在借閱檔案時，應(yīng)做到以下幾點：（1）按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，定期歸還；（2）應(yīng)該愛護檔案，不得遺失；

（3）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁隨意更改和涂寫；

4、借閱和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案人員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

5、檔案如丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7、調(diào)離學(xué)校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

8、外單位人員借閱學(xué)校檔案，須持所在單位介紹信和本人有效證件，并辦理有關(guān)手續(xù)。

檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度

為了對庫藏檔案的收進、移出能夠做到心中有數(shù)和保證檔案質(zhì)量，保護好有價值的檔案，結(jié)合學(xué)校的實際情況，特制定本制度。

1.檔案統(tǒng)計

1.1 對檔案的收進、移出、保管和利用等情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理學(xué)校報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

1.2 統(tǒng)計工作應(yīng)認(rèn)真、求實、準(zhǔn)確、及時。2.檔案鑒定

2.1 檔案鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)進行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。

2.2 鑒定小組的任務(wù)：負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定檔案保管期限的原則

3.1 對學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價值并能反映學(xué)校職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

3.2 凡是在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4.鑒定工作應(yīng)定期進行。5.檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補充。

6.銷毀檔案程序

6.1 鑒定小組應(yīng)列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報告并報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊及報告的檔案應(yīng)保存。

6.2 銷毀檔案時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷，在銷毀過程中主觀失密或?qū)W(xué)校造成損失的，將根據(jù)國家和單位有關(guān)規(guī)定進行處理。

檔案員崗位責(zé)任制度

1.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，鉆研業(yè)務(wù)。2.及時認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關(guān)于檔案工作的各項方針、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。

3.制訂學(xué)校檔案工作計劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。4.制定各項檔案管理制度。

5.負(fù)責(zé)學(xué)校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。

6.參與學(xué)校設(shè)備開箱驗收工作，確保歸檔文件材料的齊全完整。7.做好檔案統(tǒng)計工作，對檔案收進、移出進行登記。

8.認(rèn)真開展檔案利用工作，編寫適應(yīng)工作需要的檔案參考資料。9.做好檔案的統(tǒng)計鑒定工作。

10.加強對檔案庫房的管理，定期對庫房檔案進行檢查。11.對學(xué)校內(nèi)部科室、所屬單位檔案工作進行培訓(xùn)、監(jiān)督和指導(dǎo)。

12.加強檔案保密工作，嚴(yán)格遵守保密制度。

檔

案

員

職

責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，并對學(xué)校形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。

二、努力學(xué)習(xí)檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作能力，主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的支持。

三、歸檔材料要做到準(zhǔn)確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質(zhì)量符合要求。

四、充分發(fā)揮檔案的作用，認(rèn)真編制、完善檢索工具，做到查閱迅速準(zhǔn)確。

五、做好檔案統(tǒng)計工作，對庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。

六、定期進行檔案鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復(fù)文件要銷毀的應(yīng)造清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簽字見證，方可銷毀。

七、嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴大檔案的利用范圍。

八、堅持做好庫房的“八防”工作，措施落實，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理。

檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

一、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的 規(guī)定、要求。

二、組織制定本單位檔案工作的長期和短期目標(biāo)、任務(wù)，并加以貫徹落實。

三、組織召開本單位檔案工作會議，聽取匯報，研究部署工作，及時幫助解決存在的問題，同時向主要負(fù)責(zé)人匯報并提出建議。

四、組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高本單位檔案管理水平。

五、組織開展對本系統(tǒng)和所屬單位的檔案工作的監(jiān)督和 指導(dǎo)。

六、積極主動地與檔案行政管理部門聯(lián)系，解決本單位檔案工作中存在的業(yè)務(wù)問題。

第四篇：檔案資料管理制度（模版）

檔案資料管理制度

1、檔案資料在收、發(fā)、借閱、存檔各環(huán)節(jié)中，應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。

2、檔案資料的寄出與收回由檔案管理人員與部門負(fù)責(zé)人一同清點，并簽字確認(rèn)。

3、鄭州收到資料后發(fā)電子版回執(zhí)單給檔案管理人員，雙方進行核對。

4、開標(biāo)后項目負(fù)責(zé)人13日內(nèi)把報送鄭州的資料匯編和向有關(guān)行政監(jiān)督部門的備案資料（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、資料匯編）交予檔案管理人員處并簽字確認(rèn)。

5、所有檔案資料均要在開標(biāo)后14日內(nèi)清查，要在部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進行核對，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施。必須做到資料齊全。

6、在開標(biāo)后第15日向有關(guān)行政監(jiān)督部門報送資料。

7、各項目負(fù)責(zé)人對自己所提交的資料要有詳細(xì)的目錄。

8、所有保存文檔要按月份分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單。

9、若檔案管理人員離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

10、內(nèi)部人員需查閱檔案資料要進行資料借閱登記，查閱后歸還于檔案管理人員。

11、所有檔案資料如需外借，均應(yīng)由經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

12、公司電腦里的工作文檔不得外拷。

第五篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

（1）歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料: a.工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

b.設(shè)備檔案是鑒定評價（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

（2）檔案保密制度

a.檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。b.凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

c.凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

d.對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

（3）檔案工作人員崗位職責(zé)

a.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識。b.負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務(wù)。

c.按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進館的檔案。

d.積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

e.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（4）檔案管理制度

a.非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

b.檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

c.做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

d.對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。e.凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機使用。

f.檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

（5）檔案安全制度

a.嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)

妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

b.每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

（6）檔案資料查閱利用制度

a.本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。

b.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。

c.檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。d.查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

e.查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。

（7）檔案的收集

a.檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。b.工程檔案資料按項目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

c.設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

d.應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

e.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

f.項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

g.本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。