第一篇：文物檔案的數(shù)字化管理分析

文物檔案的數(shù)字化管理分析

[摘 要]信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子檔案已普及到各個(gè)領(lǐng)域，很多單位、企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作越來(lái)越重視?？旖莸牟樵兎绞?，完整詳盡的檔案內(nèi)容，較長(zhǎng)的保存期限，在線搜索等功能是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，文物檔案的數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨。

[關(guān)鍵詞]文物檔案;數(shù)字化;管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）22-0-01

文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

文物檔案數(shù)字化的建設(shè)是全國(guó)文博信息化建設(shè)發(fā)展的必然所趨，進(jìn)一步規(guī)范文物檔案信息處理和交換工作，建立規(guī)范化的數(shù)字化管理系統(tǒng)。2001年我國(guó)的文物局便出臺(tái)系統(tǒng)規(guī)范文物檔案信息管理的文件。從那時(shí)起，我國(guó)便開始了建立文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的試點(diǎn)工作。當(dāng)時(shí)的調(diào)查項(xiàng)目，主要是對(duì)文物信息進(jìn)行采集，并建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，大力提升對(duì)文物的保護(hù)和利用管理水平。

現(xiàn)在很多博物館已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)站，其內(nèi)容還僅限于對(duì)自身館藏及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的介紹，但是我國(guó)的文物檔案數(shù)字化管理整體還處于初步發(fā)展階段。這樣的現(xiàn)狀與當(dāng)今信息化的要求不相適應(yīng)，甚至與信息時(shí)代的具體需求相差很遠(yuǎn)。集中表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1

文物檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

文物檔案基礎(chǔ)工作需要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是文檔檔案數(shù)字化管理的前提條件。不同地方的博物館文物檔案的發(fā)展水平不等，大多數(shù)地方的文博單位關(guān)于檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作較為薄弱，信息化發(fā)展程度較低。很多文博單位在實(shí)施過(guò)程中，往往看到的是滿足現(xiàn)階段的發(fā)展情況，對(duì)未來(lái)文物檔案數(shù)字化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮不足。目前實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理的文博單位沒有相關(guān)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，各文博單位都是按照自己的需要進(jìn)行檔案管理，隨意行較大，很多工作停留在歸檔階段，至于今后的整理、保管、編排目錄等工作則沒有具體的管理規(guī)范，有時(shí)文博單位的文物檔案數(shù)字化管理集中于某一項(xiàng)工作流程，所有工作環(huán)境的數(shù)字化管理還沒有推廣，這也直接制約了整個(gè)文物檔案信息工作的數(shù)字化推廣及應(yīng)用。

1.2

文物檔案信息數(shù)字化的管理有待成熟

文物檔案工作涉及的信息量很龐大，目前將傳統(tǒng)文物檔案裝換成數(shù)字化的管理方式通常需要通過(guò)兩種方式實(shí)現(xiàn)，即鍵盤錄入和掃描。鍵盤錄入的普遍缺點(diǎn)是錄入速度較慢，且準(zhǔn)確率不高，效率過(guò)低，有時(shí)所需要的人力、物力等方面的過(guò)高。但是，掃描存在的普遍缺點(diǎn)是圖形的質(zhì)量不高，掃描的速度慢，很多漢字的識(shí)別率不高。有的文物檔案信息類別不同，保密的程度也應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重，因此哪些檔案需要數(shù)字化管理，哪些只能通過(guò)傳統(tǒng)管理方式也需要按需進(jìn)行。

文物檔案信息數(shù)字化的管理也存在自身的缺點(diǎn)，沒有個(gè)人筆跡的特征，也沒有新舊區(qū)別，所管理的內(nèi)容很容易被篡改和復(fù)制，檔案信息的真實(shí)性容易被破壞。

1.3

文物檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

過(guò)去傳統(tǒng)的文物檔案管理人員不需要較高的技術(shù)操作，只需要從事簡(jiǎn)單的抄錄及搬運(yùn)。文物檔案的數(shù)字化管理工作實(shí)施后，管理人員需要具備現(xiàn)代化知識(shí)的人員，要有較高的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平，不僅需要大量精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，還需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他們需要進(jìn)行信息錄入、圖片掃描、電子文檔排序或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置。很多文博單位缺乏這類的現(xiàn)代高技術(shù)人才，特別是文物檔案及信息處理型人才緊缺，盡管很多單位已經(jīng)引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺乏相關(guān)人才，設(shè)備也無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.4

文物檔案網(wǎng)絡(luò)開放利用效率不高

不少文博單位都已經(jīng)開設(shè)專門的網(wǎng)站，但各網(wǎng)站面臨的情況卻不樂觀，很多網(wǎng)站存在不同程度的問(wèn)題。例如，很多網(wǎng)站的內(nèi)容欠缺系統(tǒng)性和完善性，網(wǎng)站的內(nèi)容僅限于館藏及所設(shè)機(jī)構(gòu)的配備情況，內(nèi)容刻板，更新速度慢，沒有吸引人眼球的創(chuàng)意，瀏覽量不高，專業(yè)知識(shí)及服務(wù)性很低。

文物檔案數(shù)字化管理工作的一些可行性措施

2.1

加強(qiáng)文物檔案數(shù)字化工作人員隊(duì)伍建設(shè)

在未來(lái)的文博單位檔案管理工作中，要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重選拔高素質(zhì)的管理人員來(lái)勝任此項(xiàng)工作。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理及應(yīng)用方面的知識(shí)學(xué)習(xí)，將過(guò)去注重文物收藏工作的傳統(tǒng)觀念徹底革新，組織相關(guān)人員進(jìn)行文物專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)信息基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，提高檔案管理人員的綜合技能，以適應(yīng)當(dāng)今文物檔案數(shù)字化管理的需求。

2.2

加強(qiáng)電子文件安全性、完整性、真實(shí)性

要強(qiáng)化保證文物檔案管理部門的權(quán)威性，將文物檔案管理的工作流程及文件傳輸工作規(guī)范化、制度化。確保文物檔案數(shù)字化管理的設(shè)備及環(huán)境適合工作，以確保外在環(huán)境上文件的安全。為了保證文物檔案數(shù)字化管理的完整性及可讀性，應(yīng)當(dāng)讓技術(shù)人員專門對(duì)記錄電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及早有效的采取維護(hù)措施。對(duì)文物檔案的數(shù)字化管理工作做好保密設(shè)置。電子檔案保存的同時(shí)，紙質(zhì)版本應(yīng)當(dāng)作為備份材料予以保存，確保文物檔案資料的原始性。

2.3

與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理工作

文物檔案電子化管理工作需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)形式不斷創(chuàng)新工作制度，從責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、目標(biāo)管理、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等多方面著手，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不斷強(qiáng)化管理職能，加強(qiáng)文物檔案管理工作的后續(xù)監(jiān)管力度，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

結(jié) 語(yǔ)

文物檔案的數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，從目前我國(guó)文博單位的現(xiàn)狀來(lái)看，存在的問(wèn)題和差距較大。因此，要想建立一個(gè)完善全面的文物檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要不斷創(chuàng)新工作方法，全面提升文物檔案的數(shù)字化設(shè)備，加大關(guān)于檔案管理人員的科技水平及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化檔案管理的綜合性專門人才。不斷革新計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備以順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的水平，最大程度提升文物檔案的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)文物檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉宇.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新研究[J].檔案管理學(xué)，2011（2）.

第二篇：13.《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

國(guó)家檔案局辦公室文件

檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)

國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，我局組織制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際遵照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家檔案局辦公室 2014年12月8日

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則

1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。

1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門的安全管理

2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。

2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。

2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

2.6制定檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過(guò)程。

2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國(guó)境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民，國(guó)家另有規(guī)定的除外。

3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無(wú)犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。

3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理

4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。

4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無(wú)監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

5.3檔案數(shù)字化加工過(guò)程中推薦使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過(guò)國(guó)家安全認(rèn)證的國(guó)產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無(wú)關(guān)的軟件。

5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤、無(wú)線鼠標(biāo)等設(shè)備。

5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問(wèn)行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

5.7檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

5.9檔案數(shù)字化過(guò)程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。6.檔案實(shí)體的安全管理

6.1檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

6.4檔案數(shù)字化過(guò)程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過(guò)程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

6.5檔案數(shù)字化過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無(wú)解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫(kù)（柜），不得在加工工位上留存過(guò)夜。

6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

7.2檔案數(shù)字化成果必須通過(guò)完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無(wú)信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

7.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

第三篇：簡(jiǎn)論加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及措施

簡(jiǎn)論加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及措施

摘 要：檔案數(shù)字化管理范圍十分廣泛，通過(guò)數(shù)字化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，更促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)數(shù)字化的要求，才能使檔案在新的形勢(shì)下發(fā)揮應(yīng)有的作用?；诖耍疚暮?jiǎn)述了檔案數(shù)字化管理的主要特征，對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；特征；必要性；措施

檔案數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。為了充分發(fā)揮其作用，以下就加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行探討。

一、檔案數(shù)字化管理的主要特征

1、數(shù)字化管理模式

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

2、提高檔案使用的效率

檔案管理的最終目的是對(duì)檔案的信息進(jìn)行使用。采用數(shù)字化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。

3、以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，并且對(duì)于檔案完整性的保持具有巨大優(yōu)勢(shì)。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性

1、檔案數(shù)量和增長(zhǎng)速度的要求

隨著改革開發(fā)的深入發(fā)展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，檔案數(shù)量越來(lái)越多，增長(zhǎng)速度也越來(lái)越快，傳統(tǒng)的檔案管理手段暴露出許多問(wèn)題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，給保管和提供利用帶來(lái)了很多困難，只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才能解決這些問(wèn)題。

2、檔案記錄方式多樣化的要求

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢(shì)，越來(lái)越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以聲像型、機(jī)讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)，因此需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的措施

1、建立健全檔案數(shù)字化管理制度

1.1檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2樹立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2、科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

3、充分利用相關(guān)資源

3.1統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會(huì)直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。

3.2保證資源的準(zhǔn)確性及完備性。檔案本身就具有嚴(yán)肅性的特性，對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。并且檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的?入過(guò)程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3充分應(yīng)用二維碼進(jìn)行管理。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息。通過(guò)充分應(yīng)用二維碼，可以解決大量檔案數(shù)字化和移動(dòng)終端互通互聯(lián)的技術(shù)性問(wèn)題。

3.4定期的檢查和更新。隨著科技的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)強(qiáng)化檔案更新，因此在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案更新需要相關(guān)技術(shù)支持，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。

4、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人員的培養(yǎng)

4.1引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)人才。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的各種技術(shù)難題，從而組建一支集數(shù)字化專業(yè)管理人才與基本操作人員為一體的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。

4.2加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅(jiān)力量。因此在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，過(guò)去檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)，因此對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

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第四篇：數(shù)字化檔案共享服務(wù)

數(shù)字化檔案共享服務(wù)工作探析

1、引言：

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代。越來(lái)越多的城建檔案館開展了檔案數(shù)字化工作，將大量館藏紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字化檔案進(jìn)行保管。那么，對(duì)這些數(shù)字化檔案的利用便成了數(shù)字化項(xiàng)目完成后的重要工作，而數(shù)字化檔案共享服務(wù)更是城建檔案館完成由傳統(tǒng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)型成新型服務(wù)模式的關(guān)鍵。

2、目前我館的數(shù)字化檔案共享模式：

目前我館的數(shù)字化檔案共享服務(wù)仍然采用傳統(tǒng)的檔案查詢流程來(lái)完成。即由申請(qǐng)服務(wù)方提供介紹信、身份證原件及申請(qǐng)函，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由檔案工作人員將數(shù)字化檔案導(dǎo)出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請(qǐng)服務(wù)方。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用模式，這樣的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式可以一次性完整提供項(xiàng)目檔案資料，而且數(shù)字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務(wù)模式并不能充分開發(fā)數(shù)字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對(duì)獲取檔案信息的需求。

3、在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案共享服務(wù)：

要發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要作用，推動(dòng)數(shù)字檔案的社會(huì)共享，就必須將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，這也是我館接下來(lái)的數(shù)字化檔案共享工作的重心之一。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”加強(qiáng)了普及性。根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)發(fā)布的第41次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》中顯示，截至2017年12月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬(wàn)人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，可以擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍，真正讓數(shù)字化檔案利用走進(jìn)千家萬(wàn)戶，走進(jìn)人民群眾的生活中。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”體現(xiàn)了便捷性。它將傳統(tǒng)的“一對(duì)一”服務(wù)轉(zhuǎn)型成“一對(duì)多”服務(wù)，用戶無(wú)需上門、排隊(duì)、等待，通過(guò)計(jì)算機(jī)、筆記本電腦甚至手機(jī)就能在任何能夠連通網(wǎng)絡(luò)的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實(shí)時(shí)傳輸?shù)皆O(shè)備上保存、利用，體現(xiàn)出了智慧城市人們的數(shù)字化生活的便捷性。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”更有利于收集反饋、改進(jìn)服務(wù)。在離線的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進(jìn)服務(wù)方式、提升服務(wù)質(zhì)量方面難免有所欠缺。而將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”后，可以通過(guò)收集網(wǎng)站的數(shù)據(jù)以及用戶反饋信息等來(lái)確定用戶的需求方向，并針對(duì)性改進(jìn)服務(wù)、提高用戶滿意度。

4、將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”存在的問(wèn)題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數(shù)字化檔案并非無(wú)條件向社會(huì)大眾開放查檔，因此如何確保數(shù)字化檔案共享服務(wù)對(duì)象的授權(quán)至關(guān)重要。

4.2 如何保證數(shù)據(jù)可靠性。如何確保通過(guò)數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性是數(shù)據(jù)安全工作的重心。如果通過(guò)數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)據(jù)可以被篡改、刪減，那么所提供的數(shù)字化檔案就不具備數(shù)據(jù)可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務(wù)的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗(yàn)。如何充分挖掘數(shù)字化檔案的服務(wù)價(jià)值，如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案共享服務(wù)的便捷性，這是數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”的主要工作內(nèi)容，也是社會(huì)大眾接觸數(shù)字化檔案共享服務(wù)最直接的用戶體驗(yàn)。

5、對(duì)存在問(wèn)題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過(guò)人工審批申請(qǐng)。在通過(guò)技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，仍必須加入人工核驗(yàn)，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請(qǐng)人必須填寫相關(guān)的檔案利用申請(qǐng)信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理人員核實(shí)后上傳給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，獲得批準(zhǔn)后方可提供數(shù)字化檔案服務(wù)。申請(qǐng)信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中可保存一段時(shí)間，避免同一申請(qǐng)人短時(shí)間重復(fù)審批。

5.2 要確?？煽啃钥梢酝ㄟ^(guò)在提供的數(shù)字化檔案上加蓋電子簽章，由專業(yè)的電子簽章來(lái)確保數(shù)字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種安全保障技術(shù)，目的就是通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗(yàn)必須在確保數(shù)據(jù)安全的前提下不斷進(jìn)行平臺(tái)迭代升級(jí)。隨著科技發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷完善，數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)也應(yīng)隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化以確保數(shù)據(jù)安全、提高用戶體驗(yàn)為目的不停地迭代升級(jí)，從而不斷提高平臺(tái)安全性和用戶體驗(yàn)。

6、總結(jié)：數(shù)字化檔案共享服務(wù)是新時(shí)代下隨著網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)展出現(xiàn)的新型服務(wù)，其服務(wù)模式和服務(wù)理念都有別于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務(wù)”的服務(wù)宗旨，站在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的服務(wù)角度上，抓住傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的核心內(nèi)容，以數(shù)據(jù)安全為底線，不斷去探索新的檔案數(shù)字化共享服務(wù)模式。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的開發(fā)利用，為解決城市發(fā)展難題、實(shí)現(xiàn)城市智慧化管理，進(jìn)而為人民提高數(shù)字化生活質(zhì)量做出更大的貢獻(xiàn)。

第五篇：審計(jì)檔案的數(shù)字化

審計(jì)檔案的數(shù)字化

審計(jì)業(yè)務(wù)電子檔案（以下簡(jiǎn)稱電子檔案）是審計(jì)檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過(guò)程大抵可以分為以下四個(gè)階段：即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。1.審計(jì)項(xiàng)目資料的收集整理

一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來(lái)說(shuō)，它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計(jì)過(guò)程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集三大類審計(jì)文書：審計(jì)實(shí)施類文書，包括原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、匯總工作底稿、審計(jì)證據(jù)、取證清單、審計(jì)報(bào)告等；審計(jì)項(xiàng)目管理類文件，包括審計(jì)方案、復(fù)核意見、審計(jì)決定、審計(jì)意見采納情況等；審計(jì)項(xiàng)目往來(lái)文件，包括審計(jì)過(guò)程中與上級(jí)機(jī)關(guān)、本級(jí)政府、各有關(guān)部門之間的請(qǐng)示、報(bào)告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目場(chǎng)景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會(huì)實(shí)錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來(lái)收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對(duì)全部材料進(jìn)行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。

二是項(xiàng)目電子資料的收集。電子資料是指審計(jì)過(guò)程中以電子計(jì)算機(jī)形成的文檔、圖表，以數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)形成的數(shù)碼照片、音視頻資料，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)采集的審計(jì)數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲(chǔ)的，制作電子檔案可以直接調(diào)用。基于電子資料存在形態(tài)的特殊性，立卷責(zé)任人應(yīng)注意做到隨時(shí)收集，隨時(shí)整理，專門儲(chǔ)存，搞好保密，同時(shí)做好備份。2.審計(jì)業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化

資料數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在，要讓它成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)進(jìn)而制作電子檔案，必須有一個(gè)數(shù)字化的過(guò)程。對(duì)不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料，其數(shù)字化過(guò)程大概有以下幾種：報(bào)告表格的ＯＣＲ識(shí)別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。

一是ＯＣＲ文字圖表識(shí)別。文字圖表的ＯＣＲ識(shí)別是制作電子檔案的一項(xiàng)量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對(duì)于審計(jì)過(guò)程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表，可以通過(guò)“尚書”、“清華”等比較成熟的ＯＣＲ軟件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)文檔。

二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)照片、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目時(shí)拍攝的場(chǎng)景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計(jì)檔案中有一些資料，如有關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)報(bào)告的批示、審計(jì)意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實(shí)可信。

三是音頻、視頻的采集。對(duì)審計(jì)過(guò)程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會(huì)紀(jì)錄等音頻、視頻資料，可以通過(guò)數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)音視頻文件。這將更增加審計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。3.資料整理編輯

一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺(tái)。模版應(yīng)當(dāng)以上級(jí)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準(zhǔn)，并且根據(jù)電子檔案的特色和電子（包括經(jīng)過(guò)數(shù)字化的）資料的需要來(lái)定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》對(duì)檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定；其次，科學(xué)合理地組織相關(guān)資料；第三，界面和操作使用的設(shè)計(jì)均要體現(xiàn)友好性。

根據(jù)上述要求，模板制作時(shí)首先要按三大類審計(jì)文書劃分三個(gè)單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計(jì)報(bào)告為中心的審計(jì)項(xiàng)目文檔體系，把審計(jì)工作報(bào)告、審計(jì)小組報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)意見書、審計(jì)方案、審計(jì)通知書等文檔串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達(dá)回證、雙向承諾書、證詞、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)項(xiàng)目的場(chǎng)景、重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、聽證會(huì)記錄等圖片資料串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入鏈接，把證言、聽證會(huì)錄音錄像等音視頻資料、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文檔表格等歸集起來(lái)。在模板中，適當(dāng)運(yùn)用“書簽”工具設(shè)計(jì)好跳轉(zhuǎn)回接，運(yùn)用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁(yè)面，增加電子檔案操作應(yīng)用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置，原因首先是字體花里胡哨會(huì)影響電子檔案的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，其次是由于在最終顯示時(shí)字體是由用于瀏覽的計(jì)算機(jī)所決定的。

二是整理鏈接資料。

考慮到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁(yè)*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應(yīng)用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進(jìn)一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網(wǎng)頁(yè)、圖像等資料與模板掛接起來(lái)。對(duì)于一般性網(wǎng)頁(yè)，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動(dòng)把縮略圖與源圖片鏈接起來(lái)。4.刻錄光盤

經(jīng)過(guò)以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來(lái)存儲(chǔ)。CD-R光盤標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)空間為650M，可以讀取萬(wàn)次以上，保存期長(zhǎng)達(dá)百年，價(jià)廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲(chǔ)電子檔案的載體。當(dāng)然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)軟硬件配置應(yīng)當(dāng)盡可能高。

光盤刻錄過(guò)程需要注意三點(diǎn)：一是網(wǎng)頁(yè)、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時(shí)不要選擇“資料光盤”格式而應(yīng)當(dāng)選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復(fù)制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進(jìn)行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時(shí)不要進(jìn)行其他的計(jì)算機(jī)操作，并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動(dòng)運(yùn)行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對(duì)系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng)，利用一個(gè)干凈利落的系統(tǒng)專門進(jìn)行光盤刻錄。