第一篇：【中日雙語】商務(wù)郵件基本講座

【中日雙語】商務(wù)郵件基本講座--禮儀之外還需注意？ 基本以外にも気をつけること

基礎(chǔ)之外也要注意的事情

メールの基本マナー以外にも気をつけておきたいポイントを紹介。文字だけのコミュニケーションだからこそ、ちょっとした気づかいをすることで印象や評価がUP！

這里我們來介紹發(fā)送郵件的基本禮儀之外應(yīng)該注意的問題。正因?yàn)檫@是只有文字的交流，只要能稍微用點(diǎn)心，給人的印象和對自己的評價(jià)也會(huì)上升！

①返信時(shí)の引用について

返事を出すときには「全文引用」と「部分引用」を狀況に応じて使い分けよう?！溉囊谩工悉浃耆·辘谓U緯がわかるので便利。ただ、やり取りを続けていくうちにメールがかなり長くなってしまうのが欠點(diǎn)だ。質(zhì)問に答えるときやアポイントの日時(shí)など重要なことを確認(rèn)するときには「部分引用」を用いながら書いていこう。1つのメールに対して1つの話題が鉄則。別の話題に移るときには、引用を続けず件名も変えて、新しいメールとして書きだすのがマナー。

①關(guān)于回信時(shí)的引用

回信時(shí)請根據(jù)不同情況來區(qū)分使用“全文引用”和“部分引用”。“全文引用”能厘清往來經(jīng)過，很方便。不過，隨著往來的繼續(xù)，郵件也會(huì)越來越長，這是其缺點(diǎn)。要確認(rèn)對問題的答復(fù)以及約定日期時(shí)間等重要事項(xiàng)時(shí)，回信時(shí)就使用“部分引用”。一封郵件對應(yīng)一個(gè)話題這是鐵則。要轉(zhuǎn)移到別的話題時(shí)，要停止引用并改變主題，重寫新郵件，這是禮儀。

②メール形式とは

メールには、文字だけの「テキスト形式」と、色や文字サイズを自由に変えられる「HTML形式」の2種類あるが、ビジネスメールでHTML形式は使わない方が無難。少なくとも相手からテキスト形式で送られたときには同じ形式で返信しよう。HTML形式非対応のメールソフトを使用していたり、ウイルス感染を防ぐためHTML形式の表示を禁止している企業(yè)もあるからだ。メールソフトによっては初期設(shè)定がHTML形式になっているので、一度設(shè)定を見直してみよう。

②關(guān)于郵件形式

郵件分為兩種，一種是只有文字的“文本形式”，另一種是能隨意改變顏色和字體的“網(wǎng)頁形式”，商務(wù)文書不要使用網(wǎng)頁形式，這樣比較保險(xiǎn)。至少對方以文本形式發(fā)送時(shí)，自己也用相同形式回信吧。而且有的公司使用的郵箱不支持網(wǎng)頁形式，要么為了防止感染病毒而禁止顯示網(wǎng)頁形式等。有的郵箱初始設(shè)置默認(rèn)網(wǎng)頁形式，請重新設(shè)置一下。

③私用メールはOK？

會(huì)社から支給されたPCやメールアドレスは、あくまで仕事で使うためのもの。會(huì)社のアドレスを通して送受信されたメールの內(nèi)容は、インターネットの接続履歴も含めて、すべて會(huì)社が管理し閲覧もできると考えておこう。特に社外とのやり取りに関しては、情報(bào)漏えい対策のため厳格にチェックされている場合が多い。私用メールが黙認(rèn)されているからといって、仕事に関係のないメールを頻繁にやり取りしていたことで、ある日突然呼び出しがかかったという例も。

③私人郵件也OK？

公司配置的電腦和郵箱地址始終是為工作服務(wù)的。你心里要明白，通過公司地址收發(fā)郵件的內(nèi)容，包括訪問互聯(lián)網(wǎng)歷史在內(nèi)，全都受公司管理，也能被看到。尤其是與公司外部的往來，為防止信息泄露，通常都會(huì)受到嚴(yán)格過濾。不能因?yàn)樗饺肃]件被默許，就頻繁收發(fā)與工作無關(guān)的郵件，說不定哪天就突然被叫出去談話呢。

④メールと電話、どちらを使う？

メールは便利なツールだけど、やはり電話で直接話す方がよいシーンもある。相手がリアルタイムでメールを確認(rèn)できるとは限らないので、急を要する用件の場合は電話で一報(bào)入れよう。また、初めての仕事の依頼やお詫び、謝罪などは、対面または電話で連絡(luò)するのが望ましい。特に大きなトラブルのときほどメールだけで対応を済ませると、相手は軽く見られたと思ってしまうことも。社內(nèi)においても、遅刻や欠勤をメールで連絡(luò)するのは原則NG。無斷欠勤だと判斷されるので注意。

④郵件和電話，用哪個(gè)？

盡管郵件是方便的工具，不過直接打電話也有好的一面。因?yàn)閷Ψ揭膊灰欢ň湍芗皶r(shí)看郵件，緊急事項(xiàng)請打電話通知一聲吧。還有，委任的第一份工作、道歉和謝罪等最好還是當(dāng)面或是電話聯(lián)系。越是重大的紛爭，如果只用郵件來解決的話，可能讓對方覺得你看扁了他。公司內(nèi)部也是，原則上像遲到或缺勤不能用郵件來聯(lián)系。這樣會(huì)被認(rèn)為是無故缺勤，所以要注意。

第二篇：商務(wù)郵件基本禮儀

商務(wù)郵件基本禮儀

電子郵件又稱電子函件或電子信函。近年來，隨著在商務(wù)往來中已成為一項(xiàng)重要的溝通方式。在撰寫商務(wù)郵件時(shí)有幾點(diǎn)是必須要注意的禮儀?，F(xiàn)整理如下，僅供大家學(xué)習(xí)討論。

一、郵件主題：

主題應(yīng)簡明概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、假大空的標(biāo)題，例如：你好、請查收等；

2、主題一定不要空白；

3、主題應(yīng)簡短概括出郵件的內(nèi)容和重要性；

3、一封郵件盡可能只針對一個(gè)主題；

4、主題不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和語句不通順的情況；另外，針對回復(fù)的郵件，要重新添加或更換郵件主題。

二、稱呼與問候

1、郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確題型收件人，此郵件是面向他的；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼：各位同事、各位工程師、各位領(lǐng)導(dǎo)等

2、恰當(dāng)稱呼收件人。如收件人有職位，應(yīng)當(dāng)稱呼其職務(wù)，如X經(jīng)理；同事之間也可以直呼其名；

3、稱呼是第一行，應(yīng)頂格寫；

4、郵件開頭和結(jié)尾最好有問候語

例如：開頭：您好、你好、大家好

結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝工作順利”之類的即可，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。

三、正文部分

1、正文簡明扼要，行文通順；

2、注意郵件語氣，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)；

3、盡可能避免錯(cuò)別字，合理提示重要信息；

4、少用表情符號，在商務(wù)信函中顯得輕佻；

5、注意字體、字號及顏色，應(yīng)該清晰可讀。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名應(yīng)該能夠概括附件的內(nèi)容；

3、正文中應(yīng)對附件做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；

4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5、如果附件較大，建議分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送

五、結(jié)尾簽名

1、每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名；

2、簽名不宜過多，可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真及地址等信息；

3、簽名檔字體應(yīng)與正文文字匹配，字號一般應(yīng)該選擇比正文字體小一些；

第三篇：商務(wù)郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯(lián)系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負(fù)責(zé)對應(yīng)貴司的業(yè)務(wù)。如果您有什么問題，請隨時(shí)與我聯(lián)系，我會(huì)盡我最大的努力幫助您！最誠摯的問候 Michael

二、訂單確認(rèn)函

Dear(first name)熟人間稱呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛的….最近怎么樣？我收到您號碼為88888的訂單了，并且我已經(jīng)安排我們的生產(chǎn)部門開始加工。他們告訴我他們會(huì)在（）這個(gè)日子完成生產(chǎn)。這個(gè)日子對您來說是否方便呢？ 保持聯(lián)系。Michael

三、發(fā)貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經(jīng)按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號碼為DHL/UPS######。附件所加是發(fā)票和箱單，請檢查。如果您仍有什么疑問，請盡管聯(lián)系我。祝你一切順利！

四、協(xié)商問題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉庫，很抱歉對于您所需的產(chǎn)品我們目前沒有庫存。我的生產(chǎn)部門的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產(chǎn)品。一旦我們完成了生產(chǎn)，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分

第四篇：雙語郵件簡單常用語

1.我同意。I agree.2.我不同意。I don't agree.3.原則上，我同意，但是請?zhí)峁┫嚓P(guān)材料給我。In principle, I agree, but please provide related documents to me.4.我不同意，因?yàn)?...。I don't agree，because....5.我認(rèn)為......。I think that....6.請注意… Please note that……

7.我對這個(gè)提議沒意見。I am fine with this proposal.8.你覺得這個(gè)計(jì)劃如何？What do you think about this plan? 9.請盡管提出您的意見。Please feel free to give your comments.10.謝謝你的參與Thank you for your participation.11.請隨時(shí)讓我知道這事的進(jìn)展。Please keep me informed on this matter.12.謝謝你的及時(shí)回復(fù)Thank you for your prompt reply

13.期待您的反饋和建議Look forward to your feedbacks and suggestions。

14.附上合同草案，請審查并提出意見。Attached please find the draft contract for your review and comment.15.請查收會(huì)議紀(jì)要 Enclosed please find the meeting minutes.16.我附加了評估報(bào)告供您參考I enclose the evaluation report for your reference.17.附上關(guān)于…的最新信息…Attached is the latest information on/regarding/concerning… 18.我不同意你的意見。I don’t agree with you 19.我很高興地匯報(bào)…I am delighted to report that…

20.由于忙于出差，抱歉這么晚才回復(fù)你。Sorry for replying you so late due to the busy business trip.21.據(jù)我所知，……As far as I know/To my knowledge，…… 22.關(guān)于…With regard to / With reference to…… 23.謝謝你提供的信息Thanks for the information 24.應(yīng)你的要求，…As you requested / Per your requirement,… 25.抱歉給您帶來不便。Sorry for the inconvenience。

26.回復(fù)你在2012年11月2日發(fā)的電子郵件，… In reply to your e-mail dated November 2, 2012，,..27.茲確認(rèn)……It is hereby confirmed that…

28.謹(jǐn)告知/通知Please be advised/informed that……

29.我寫此郵件是要確認(rèn)/匯報(bào)/詢問… I am writing to confirm /report/ask…… 30.對此你是否有好主意？Do you have any good idea about this? 31.請告知你是否同意這個(gè)方法。Please advise if you agree with this approach.32.我建議明天上午開個(gè)會(huì)。I suggest we have a meeting tomorrow morning 33.若有疑問，請告訴我。

Any question, please let me know.34.正如我們在電話中討論過的，As we discussed on the phone,…

35.請?jiān)谑碌浊盎貜?fù)上述問題好嗎？Could you please send me your replies to the above questions by end of October?

36.如果您計(jì)劃參加,可否請您回復(fù)本郵件？Would you please reply to this e-mail if you plan to attend? 37.以下方面需提請注意:Some items need your attention: 38.如果你還有任何疑問，請盡管聯(lián)系我。If you have any further questions, please feel free to contact me.39.非常感激你的理解和配合。Your understanding and cooperation will be highly appreciated.40.您能立即注意此事，我們將非常感激。Your prompt attention to this issue will be highly appreciated.41.項(xiàng)目進(jìn)展如何？How is the project going on? 42.非常感謝您的幫助!Really appreciate your help!43.致相關(guān)人員/敬啟者：To Whom It May Concern：

44.我對XX-XXX報(bào)告有一些疑問。I have some questions about the report XX-XXX 45.抱歉我回復(fù)遲了I apologize for the late response 46.對造成的誤解我真誠道歉。I sincerely apologize for this misunderstanding!47.歡迎給出評論和建議Your comments and suggestions are appreciated!48.請看下面的郵件Please see the email below.49.目前狀況如下：The current status is as follows： 50.抱歉通知得太倉促。Sorry for the short notice.51.占用您的時(shí)間了，謝謝您。Thank you for your time.52.具體事宜配合項(xiàng)目部開展。Please cooperate with project department on the items to ensure the execution.53.剛才向您匯報(bào)的兩個(gè)項(xiàng)目可施工性審查的問題沒有匯報(bào)完。We didn't finish the report about the two project constructability issues to you.54 關(guān)于說到的兩個(gè)問題，我們想法如下：About the two issues, here's our thought: 55.以上匯報(bào)想法不知妥否？ Are the thoughts above okay? 56.請示您的意見！We hereby ask for your comments.57.感謝您的關(guān)心和支持！Thanks for your care and support.58.按項(xiàng)目進(jìn)度和BP方審批的節(jié)點(diǎn)要求，可施工性審查應(yīng)該在12月份完成。According to project progress and BP approval milestone requirements, constructability review should be finished in December.59.附件是今晚的賽科射線作業(yè)表，共有2作業(yè)：Attached is SECCO radiography work for tonight, totally two radiography works.60.請審閱！待您的意見反饋后，將發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員。Please review!We will issue the report after you review and feedback.61.上午我會(huì)代表公司致歡迎詞，以及出席晚上的宴請。In the morning, I will deliver a welcoming speech on behalf of SECCO, and will attend the dinner in the evening as well.62.在大家的支持與配合下，我們按計(jì)劃順利完成了為期5天的BSI換證審核。With everyone’s support and cooperation, we finished the 5-day BSI certificate update audit as planed.63.本次審核沒有發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，提出觀察項(xiàng)12個(gè)。具體內(nèi)容詳見附件。In this audit, no noncompliance was found.The audit raised 12 observations.Please see the attachment for details.64.在此，對在本次審核中認(rèn)真準(zhǔn)備、積極配合的各位部門協(xié)調(diào)員和支持我們工作的部門領(lǐng)導(dǎo)一并表示真摯的感謝！We hereby would like to express sincere thanks to the department coordinators who carefully got prepared and actively cooperated and department leaders who supported our work!65.據(jù)現(xiàn)有信息，整個(gè)流程需要大概300工作日，謝謝。As current information we got, the whole process needs about 300 working days.Thanks.66.張工：請從技術(shù)角度幫助明確，我們銷售的哪些產(chǎn)品目前可以確認(rèn)將被課征消費(fèi)稅，哪些產(chǎn)品可能將被課征消費(fèi)稅？Mr.Zhang, please clarify from the technical perspective which products we sell are confirmed to have consumption tax levied on them and which products may have consumption tax levied on them? 67.正如上周討論的，我知道這周后面一些才能參加我們的會(huì)議，As discussed last week I will not be able to attend our meeting until later this week, 68.下面是我的一些意見：Some comments from me are listed below: 69.借此機(jī)會(huì)，我希望貴公司一如既往地做好安全工作。I would like to take this opportunity to hope that your company will carry out safety work as well as before.70.如果你同意，行動(dòng)項(xiàng)清單應(yīng)該要在會(huì)前一到兩天發(fā)給相關(guān)經(jīng)理。If you agree, then the action list should be issued to the managers one or two days before the meeting, 71.另外，各部門提供的情況是否經(jīng)過其主任或經(jīng)理校核？In addition, have the things provided by each department been verified by its director or manager? 72.祝旅途愉快。Hope you have a good trip.73.我建議我們今早九點(diǎn)半開會(huì), 你有沒有空? I would like to suggest that we have the meeting at 9:30 this morning, would you be available?

74.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。I would like to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.75.期待您的反饋建議!Look forward to your feedbacks and suggestions soon.76.你對計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做? What is your opinion on the schedule? What steps we shall take next?

77.如果可以, 我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.78.請看下面的評論。Please see comments below.79.我附加了評估報(bào)告供您閱讀。.I enclosed the evaluation report for your reference.80.關(guān)于平臺啟動(dòng)的下一步計(jì)劃, 我有一個(gè)提議…… For the next step of platform implementation, I am proposing…

81.我建議我們就一周項(xiàng)目開一個(gè)電話會(huì)議。I suggest we have a weekly project meeting over the phone call.82.我們對您的協(xié)助表示感謝。Your kind assistance is very much appreciated.83.對造成的誤解我真誠道歉!I would like to sincerely apologize for this misunderstanding!84.很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問, 但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。.I would like to apologize for the late asking but we need to make sure the correctness of our implementation ASAP.85.請隨意提出您的建議。Feel free to give your comments.86.今天的會(huì)議記錄在附件里。Attached please find today's meeting minutes.87.我寫信是要確認(rèn)/詢問/通知你….I am writing to confirm /enquire/inform you…

88.關(guān)于我們今天在電話中的談話……With reference to our telephone conversation today… 89.這是針對你今天早上來信的回復(fù)。This is in response to your e-mail today.90.請確保個(gè)人信息不會(huì)外泄且只供內(nèi)部使用。Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.91.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目計(jì)劃開會(huì)討論一下。I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.92.如果獲取文件有任何問題，請與我聯(lián)系。Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.93.謝謝你，希望能聽到更多你對評估和計(jì)劃的建議。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.94.這個(gè)你怎么想？What do you think about this? 95.有如何問題，歡迎和我們聯(lián)系。Any question, please don’t hesitate to let me know.96.我的回答已標(biāo)藍(lán)。My answers are in blue below.97.我就文檔添加了一些備注，僅供參考。I added some comments to the document for your reference.98.如果可以，我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter.99.我附加了評估報(bào)告供您閱讀。I enclosed the evaluation report for your reference.100.我下周休假，將授權(quán)于A。I will have vacation next week and would like to delegate my authority to A.

第五篇：商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)

商務(wù)郵件 一．注意事項(xiàng)

寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現(xiàn)，正常商務(wù)交流的前提。商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面5步即可輕松搞定

1.搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址

發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。

2.明確郵件目的

一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息、表達(dá)歉意、通知、提

醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢問原因、提出建議。

3.正文內(nèi)容直奔主題

商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了文字不出錯(cuò)，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式。5.檢查文字

確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯(cuò)誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因?yàn)槲母迳嫌绣e(cuò)誤字體而給對方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護(hù)航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。

二、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。

5.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

7.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

三、關(guān)于稱呼與問候 1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。結(jié)尾常見寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

四、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對對方的尊重。2.注意Email的論述語氣

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

五、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

六、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。注意：關(guān)于文件收件人及抄送

1、如果發(fā)給多個(gè)客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據(jù)職位依次排列。

2、公司文檔發(fā)給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)。

3、如果該郵件需要提供給公司領(lǐng)導(dǎo)知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領(lǐng)導(dǎo)。

八、郵件的格式

1．事務(wù)郵件： XX經(jīng)理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯(lián)系我。

恭祝商祺！

中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移動(dòng)電話: 地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號三層320-323

2．問候郵件 X經(jīng)理/總：

您好！

生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會(huì)了才會(huì)有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時(shí)刻送給您。

祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上