關(guān)于會(huì)議籌備工作的若干思考

會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。結(jié)合工作實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)。關(guān)于會(huì)議籌備具體要做好以下九個(gè)方面。

一、確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，比如“**集團(tuán)2016年服務(wù)工作會(huì)議”“**單位效益工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中，會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。

二、確定會(huì)議步驟

會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序作出的安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不可隨意變動(dòng)。

三、草擬會(huì)議通知

會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、材料的數(shù)量、打印規(guī)格、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知最好由會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。

四、辦理會(huì)議報(bào)批

重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議議程、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)和人員級(jí)別和準(zhǔn)備情況等。

五、下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參會(huì)人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話、車次和航班號(hào)以及返程日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前1-2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能按時(shí)參會(huì)。

六、準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里重點(diǎn)講一下主持詞的準(zhǔn)備。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖淡會(huì)議的主題。

七、選擇布置會(huì)場(chǎng)

開會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“**集團(tuán)2016年工作會(huì)議”。二是桌簽的擺放。主席臺(tái)上擺放桌簽的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他桌簽按照先左后右的順序分別依次擺放。三是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果想向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多放幾排座位。此外，還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。

八、明確人員分工

會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分為三個(gè)小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、校對(duì)、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料的打印、分發(fā)以及會(huì)議的簽到等工作。三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等。

九、會(huì)前全面檢查

會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置情況；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。（完）