第一篇：如何做好會(huì)議籌備工作

如何做好會(huì)議籌備工作

會(huì)議是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的合成詞。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思有聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議?，F(xiàn)代意義上的會(huì)議，是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情、安排工作的行為過(guò)程。籌備會(huì)議，看似簡(jiǎn)單，其實(shí)里面有著非常復(fù)雜的程序和一定的工作技巧，筆者根據(jù)多年工作的經(jīng)驗(yàn)，就如何籌備好會(huì)議簡(jiǎn)要總結(jié)如下：

會(huì)議組織工作大致可分為會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)基本程序。由于會(huì)議的性質(zhì)、議題、規(guī)模等各有不同，會(huì)議組織工作的具體環(huán)節(jié)和內(nèi)容也有一定的差異。

一、會(huì)議前期的籌備工作

（一）制定會(huì)議預(yù)案。會(huì)議召開(kāi)之前應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議計(jì)劃，對(duì)其必要性、重要性、可行性進(jìn)行論證，對(duì)其整個(gè)過(guò)程制定周密、細(xì)致的會(huì)議預(yù)案，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議預(yù)案中應(yīng)明確下列內(nèi)容：一是會(huì)議名稱(chēng)。擬定會(huì)名，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、主題和人數(shù)等來(lái)考慮，切忌名實(shí)不符。二是會(huì)議主題，即召開(kāi)會(huì)議的原因、目的和指導(dǎo)思想。三是會(huì)議時(shí)間，即會(huì)議的起止日期。四是參會(huì)人員。這要依據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容來(lái)確定參會(huì)人員的范圍，既不過(guò)寬，也不過(guò)嚴(yán)。五是會(huì)場(chǎng)安排。會(huì)場(chǎng)的選擇與布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)容量等情況綜合考慮。六是會(huì)議的其它活動(dòng)。如表彰發(fā)獎(jiǎng)、現(xiàn)場(chǎng)參觀、電子演示、錄像、照相（重要會(huì)議需要提前聯(lián)系新聞媒體）等。

（二）準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料的準(zhǔn)備是開(kāi)會(huì)之前最重要的工作環(huán)節(jié)，也是占用時(shí)間、精力最多的環(huán)節(jié)。一是確定會(huì)議議程。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，合理安排會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中需要的程序，包括領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、文件傳達(dá)、表態(tài)發(fā)言等。二是會(huì)議通知。會(huì)議召開(kāi)之前都要發(fā)出會(huì)議通知，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。會(huì)議通知要寫(xiě)明為何開(kāi)會(huì)、會(huì)名、會(huì)期、時(shí)間與地點(diǎn)，參加人員范圍。如果需要相關(guān)單位準(zhǔn)備發(fā)言材料的，要提前下發(fā)預(yù)備通知，以便準(zhǔn)備。三是相關(guān)文秘材料。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)意圖，撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、工作方案、主持詞、交流材料等。文秘材料準(zhǔn)備期間，要把握好撰寫(xiě)、校對(duì)、印刷、分裝等環(huán)節(jié)。

（三）安排布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)各種相關(guān)因素綜合考慮，尤其要注意以下條件：大小是否合適；座位是否夠用；光線(xiàn)是否充足；照明是否清晰；溫度是否適宜；音響效果是否良好；錄音錄像設(shè)施是否完備等。會(huì)場(chǎng)布置包括主席臺(tái)設(shè)置、座席排列、會(huì)標(biāo)等，基本原則是樸素、大方，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛。要重點(diǎn)做好座次排列，包括主席臺(tái)座次和其他與會(huì)者座次。主席臺(tái)座次以人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者排在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)依左為上、右為下的原則交叉排列。其他座次也應(yīng)按照級(jí)別對(duì)應(yīng)擺放。座次安排須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

二、會(huì)議期間的組織工作

會(huì)議進(jìn)行期間，是會(huì)議組織人員最為活躍的階段。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)中服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握會(huì)議信息，對(duì)會(huì)議實(shí)施有效指揮和控制，使會(huì)議朝著既定的目標(biāo)進(jìn)行。一是簽到。為及時(shí)了解與會(huì)人員的出席情況，會(huì)議開(kāi)始時(shí)要做好簽到工作。二是接待。如果有重要領(lǐng)導(dǎo)或者其他單位與會(huì)人員，在做好會(huì)議室準(zhǔn)備的同時(shí)，要準(zhǔn)備好接待室，在會(huì)議召開(kāi)之前在接待室等候，對(duì)來(lái)人要彬彬有禮、熱情周到地進(jìn)行接待服務(wù)。三是會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是會(huì)議情況最原始、最全面、最真實(shí)的反映，是會(huì)議內(nèi)容和過(guò)程的重要憑證。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，為日后分析研究有關(guān)問(wèn)題、擬定有關(guān)材料等提供依據(jù)和素材。對(duì)于重要會(huì)議的講話(huà)、發(fā)言，有時(shí)還要進(jìn)行錄音、錄像，以便會(huì)后整理、印發(fā)與存檔。四是會(huì)間調(diào)度。會(huì)間調(diào)度是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容以及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。工作人員要及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)行的情況和與會(huì)者的意見(jiàn)、建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者履行會(huì)議議程和任務(wù)。如有頒獎(jiǎng)、上臺(tái)發(fā)言等，要合理安排，保持會(huì)場(chǎng)秩序。五是會(huì)中服務(wù)。要根據(jù)會(huì)議的發(fā)展，適當(dāng)調(diào)整光線(xiàn)、溫度、音響等，做好及時(shí)補(bǔ)充茶水等簡(jiǎn)易服務(wù)。

三、會(huì)議以后的總結(jié)工作

一是安排退場(chǎng)。會(huì)議結(jié)束后，要維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序，安排領(lǐng)導(dǎo)先行退場(chǎng)，其他人員依次離開(kāi)。二是清理會(huì)議文件。會(huì)議過(guò)程中形成的大量文件材料，在會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)回收、整理或立卷歸檔，確保文件的安全與保密。三是編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是反

映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，向與會(huì)者通報(bào)會(huì)議情況的文件形式。編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解會(huì)議全貌和進(jìn)程，便于與會(huì)者之間交流經(jīng)驗(yàn)、溝通信息。四是撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。重要會(huì)議結(jié)束后，要撰擬會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是通過(guò)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、組合和概括，準(zhǔn)確反映會(huì)議精神的議定事項(xiàng)，以便與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的公文，具有較強(qiáng)的規(guī)定性和約束力。五是會(huì)議工作總結(jié)。一次會(huì)議結(jié)束后，工作人員要對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)、認(rèn)真的總結(jié)，以肯定成績(jī)，找出不足，便于做好以后的會(huì)議組織工作

1、確定會(huì)議程序選定會(huì)場(chǎng)

2、確定會(huì)議題目、主持人、參加人員、會(huì)場(chǎng)布置、含會(huì)標(biāo)粘貼。

3、通知參加會(huì)議人員

4、安排后勤、飲料、工作餐、交通工具

5、會(huì)議材料準(zhǔn)備、印刷、檔案袋、筆、本等

第二篇：會(huì)議籌備工作備忘

公務(wù)接待工作要點(diǎn)

接待工作一般按照舉行會(huì)議、舉辦專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)、進(jìn)行商務(wù)洽談、考察參觀、商務(wù)出差等類(lèi)型安排相應(yīng)的接待工作內(nèi)容。

一、接待工作的基本內(nèi)容：

行、住、吃、各項(xiàng)活動(dòng)工作安排，條件允許的也可以適當(dāng)安排參觀當(dāng)?shù)氐拿麆俟袍E、民俗風(fēng)貌等。

二、接待工作的基本要素：

1、明確、統(tǒng)計(jì)人員

確切的人員統(tǒng)計(jì)對(duì)交通工具、住宿、就餐尤其是對(duì)主要活動(dòng)的安排等整個(gè)接待工作方案的制定都是非常重要的一項(xiàng)工作。因?yàn)閹缀踅哟ぷ鞯恼麄€(gè)過(guò)程在很大程度上都是圍繞人員來(lái)作出安排的。

統(tǒng)計(jì)人員時(shí)不但要明確接待對(duì)象的人數(shù)，還要注意了解掌握性別、年齡、健康狀況、職位、到達(dá)及離開(kāi)的時(shí)間。

同時(shí)還要注意明確主辦方在各個(gè)接待環(huán)節(jié)中的參與人員。必要的還要考慮是否邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等嘉賓參加。

2、安排接送的交通工具

詳細(xì)了解到達(dá)離開(kāi)的航班、車(chē)次信息，直達(dá)還是需要中轉(zhuǎn)，起飛、到達(dá)機(jī)場(chǎng)或始發(fā)站的選擇，性?xún)r(jià)比如何，考慮有否不同職位人員的艙位區(qū)別要求，提前預(yù)定及臨時(shí)應(yīng)急處置。要時(shí)刻注意出發(fā)地和到達(dá)地的雷暴、洪汛等氣候情況及有否空管等特殊情況的發(fā)生。必要時(shí)及時(shí)做好應(yīng)急調(diào)整安排。

落實(shí)機(jī)場(chǎng)、車(chē)站接送車(chē)輛和人員及行駛線(xiàn)路的安排。如自備車(chē)不能滿(mǎn)足需求，則要聯(lián)系外借或外租。注意做好團(tuán)隊(duì)中推遲到達(dá)或提前離開(kāi)人員的安排。

3、安排住宿

酒店的選擇

星級(jí)、價(jià)格，能否餐宿一處，與接待方和主要活動(dòng)的安排場(chǎng)所的距離是否便捷等。

注意有否按照職位級(jí)別安排套房、單人房、雙人標(biāo)準(zhǔn)房不同的房型，除夫妻關(guān)系等特殊因素注意性別千萬(wàn)不能混搭。

酒店要及時(shí)做好預(yù)約和盡量在客人到達(dá)前辦理好入住手續(xù)，使客人一到酒店即可拿卡入住。

4、安排就餐

就餐地點(diǎn)的選擇要考慮兼顧風(fēng)味特色、性?xún)r(jià)比、美譽(yù)度、與主活動(dòng)場(chǎng)地的交通、停車(chē)便捷。

確定就餐人數(shù)，男女、老少比例，主客比例。一般情況下10人左右一桌就餐為通行安排。超過(guò)12人就餐,尤其是要安排15-20人之間同一桌就餐的，一般要事先聯(lián)系好酒店包廂。

了解客方的地區(qū)飲食口味，民族飲食習(xí)慣，如回民信奉伊斯蘭教禁忌食用豬肉等。

座位安排 除特別的領(lǐng)導(dǎo)和長(zhǎng)輩外，一般情況下由招待方出席宴請(qǐng)的最高領(lǐng)導(dǎo)或長(zhǎng)輩落座主位。主位一般都是正對(duì)宴會(huì)廳正門(mén)的位子。主位的右手位為主賓位，主位的左手位為副客賓位，主賓位的右手位為副主位，副客賓位的左手位為第二副主位，其他位子安排以此類(lèi)推。主賓及其他客賓的順序安排一般按照職位高低或年長(zhǎng)輩分來(lái)確定。不了解客方人員情況時(shí)可以事先交由客方有關(guān)負(fù)責(zé)人員來(lái)確定。

掌握就餐標(biāo)準(zhǔn) 一般綜合客人規(guī)格、酒店檔次、領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)來(lái)掌握就餐標(biāo)準(zhǔn)范圍。

菜肴數(shù)量 一般情況下，冷菜數(shù)量為就餐人數(shù)的二分之一。熱菜數(shù)量為就餐人數(shù)加1-2個(gè)。以10人一桌為例，冷菜一般安排5個(gè)左右，葷素各半。熱菜一般安排12個(gè)左右。

葷素及烹飪方法的搭配及比例和當(dāng)?shù)靥厣穗鹊陌才?/p>

菜肴的葷素比例要協(xié)調(diào)安排，尤其是在寧波安排10人以上的宴請(qǐng)，葷菜中海魚(yú)、螃蟹、蝦、螺類(lèi)基本可以每樣安排一個(gè)。肉類(lèi)至少一個(gè)，其他蔬菜5-6個(gè)。同一桌的菜肴一般情況下不要重疊，尤其是水產(chǎn)品。除客人在十幾個(gè)人時(shí)魚(yú)類(lèi)可以安排2-3種，如黃魚(yú)、石斑魚(yú)、帶魚(yú)、鯊魚(yú)等，其他一般不能出現(xiàn)蟹、蝦、螺類(lèi)重疊。

一桌菜肴中，還要注意清蒸、清炒、紅燒、鹽水、腌鹵、炸燴、煲湯、羹湯等烹飪方法的搭配。

一桌中如有來(lái)自不同區(qū)域的，要兼顧不同口味的搭配。酒水、飲料、煙品、主食的安排 紅酒要及早醒十幾分

鐘，鮮榨飲料也要提早安排。

招待貴賓必要時(shí)預(yù)先安排好菜單呈領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目點(diǎn)頭。

5、制定活動(dòng)工作方案

在得到有關(guān)需要安排接待工作的信息后，或及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，或根據(jù)不同活動(dòng)先草擬接待及工作方案后向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。

擬定活動(dòng)及接待工作方案的要點(diǎn) 時(shí)間節(jié)點(diǎn) 活動(dòng)項(xiàng)目名稱(chēng)

相應(yīng)工作安排具體內(nèi)容 各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人 完成時(shí)間要求

場(chǎng)地的大小、形狀要求，會(huì)議桌的擺放形式，空調(diào)溫度控制

水果及飲用水 一般公務(wù)場(chǎng)合食用的招待水果可以考慮三方面的因素。一是盡量考慮本地特產(chǎn)；二是時(shí)令性；以上兩點(diǎn)如楊梅、水蜜桃之類(lèi)。三是食用方便，食用后最好不用洗嘴、洗手。首先是水果本身，如香蕉、橘子、車(chē)?yán)遄?、葡萄之?lèi)。其次是像西瓜之類(lèi)要預(yù)先加工切分好。

三、不同類(lèi)型接待工作的重要節(jié)點(diǎn)：

會(huì)議籌備工作要點(diǎn)

工作項(xiàng)目

落實(shí)時(shí)間

經(jīng)辦人

一、確定會(huì)議

1、會(huì)議名稱(chēng)：

2、確定時(shí)間：

3、落實(shí)地點(diǎn)：

4、確定參會(huì)對(duì)象人員：

5、確定會(huì)議主要議程、主持人 及各位領(lǐng)導(dǎo)的文件宣講內(nèi)容

6、確定邀請(qǐng)參會(huì)人員

二、文字材料

1、制發(fā)會(huì)議通知

2、有關(guān)講話(huà)報(bào)告材料

3、會(huì)議議程表

4、會(huì)議主持詞

三、獎(jiǎng)品制備

1、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌制作

2、證書(shū)

3、獎(jiǎng)金確定領(lǐng)發(fā)

四、人員統(tǒng)計(jì)

1、核準(zhǔn)參會(huì)人數(shù)，落實(shí)回執(zhí)工作

2、會(huì)場(chǎng)人數(shù)

3、主桌人數(shù)

4、就餐人數(shù)

五、會(huì)場(chǎng)布置

1、會(huì)議橫幅

2、主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)座次及姓名牌、鮮花、話(huà)筒、證書(shū)放置 領(lǐng)導(dǎo)的文件及獎(jiǎng)牌、3、各單位、部門(mén)人員座位區(qū)域分布安排

4、花木、紅燈籠、中國(guó)結(jié)等點(diǎn)綴品

5、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)前休息場(chǎng)地及果品的落實(shí)

六、住宿安排

七、餐飲安排

1、菜單及標(biāo)準(zhǔn)核定

2、煙酒飲料購(gòu)置及服務(wù)費(fèi)談定

3、就餐場(chǎng)地

4、餐桌區(qū)域分劃和桌號(hào)分配

5、主桌的落實(shí)安排

6、司機(jī)、會(huì)務(wù)人員就餐安排

八、音像器材

1、會(huì)場(chǎng)燈光

2、音響

3、國(guó)歌及頒獎(jiǎng)等樂(lè)曲的選定

4、錄音機(jī)、錄音筆

5、攝像設(shè)備及人員落實(shí)，鏡頭分組編制

6、照相機(jī)、電池、磁帶等

7、集體照、場(chǎng)地、座次

8、照相相片的分組鏡頭編制

9、空調(diào)溫度的控制

九、車(chē)輛安排

1、自備車(chē)輛人員的落實(shí)

2、落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)的停車(chē)場(chǎng)地及車(chē)位

十、經(jīng)費(fèi)及其他

1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2、備用金領(lǐng)用

舉辦專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)籌備工作要點(diǎn)

工作項(xiàng)目

落實(shí)時(shí)間

一、確定活動(dòng)項(xiàng)目

1、活動(dòng)名稱(chēng)：

2、確定時(shí)間：

3、落實(shí)地點(diǎn)場(chǎng)地：

4、確定參加活動(dòng)對(duì)象人員包括邀請(qǐng)參加活動(dòng)人員：

5、確定活動(dòng)主要議程、主持人

經(jīng)辦人

二、文字材料

1、制發(fā)活動(dòng)通知

2、有關(guān)講話(huà)發(fā)言材料

3、活動(dòng)議程表

4、活動(dòng)主持詞

三、獎(jiǎng)品制備

1、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌制作

2、證書(shū)

3、獎(jiǎng)金確定領(lǐng)發(fā)

四、人員統(tǒng)計(jì)

1、核準(zhǔn)參會(huì)人數(shù)，落實(shí)回執(zhí)工作

2、參加活動(dòng)人數(shù)

3、主桌人數(shù)

4、就餐人數(shù)

五、場(chǎng)地布置

1、活動(dòng)橫幅、背景制作

2、主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)座次及姓名牌、鮮花、話(huà)筒、證書(shū)放置

領(lǐng)導(dǎo)的文件及獎(jiǎng)牌、3、各單位、部門(mén)人員座位區(qū)域分布安排

4、花木、花籃等點(diǎn)綴品

5、參加活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)前休息場(chǎng)地及果品、飲用水的落實(shí)

六、住宿安排

七、餐飲安排

1、菜單及標(biāo)準(zhǔn)核定

2、煙酒飲料購(gòu)置及服務(wù)費(fèi)談定

3、就餐場(chǎng)地

4、餐桌區(qū)域分劃和桌號(hào)分配

5、主桌的落實(shí)安排

6、司機(jī)、會(huì)務(wù)人員就餐安排

八、音像器材

1、活動(dòng)場(chǎng)地?zé)艄?/p>

2、音響

3、國(guó)歌及頒獎(jiǎng)等樂(lè)曲的選定

4、錄音機(jī)、錄音筆

5、攝像設(shè)備及人員落實(shí)，鏡頭分組編制

6、照相機(jī)、電池、磁帶等

7、集體照、場(chǎng)地、座次

8、照相相片的分組鏡頭編制

九、車(chē)輛安排

1、自備車(chē)輛人員的落實(shí)

2、落實(shí)活動(dòng)地點(diǎn)的停車(chē)場(chǎng)地及車(chē)位

十、經(jīng)費(fèi)及其他

1、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2、備用金領(lǐng)用

十一、活動(dòng)安排在室外的要注意天氣情況，預(yù)先安排好各類(lèi)遮陽(yáng)及雨具

商務(wù)洽談籌備工作要點(diǎn)

工作項(xiàng)目

落實(shí)時(shí)間

經(jīng)辦人

一、確定洽談項(xiàng)目

1、確定時(shí)間

2、落實(shí)地點(diǎn)

3、確定各方參談對(duì)象人員：

4、確定洽談主要議程、主持人

二、文字材料

1、制發(fā)洽談聯(lián)系函

2、有關(guān)洽談文字材料

3、洽談議程表

三、人員統(tǒng)計(jì)

1、核準(zhǔn)參談人數(shù)，落實(shí)回執(zhí)工作

2、主桌人數(shù)

3、就餐人數(shù)

四、會(huì)場(chǎng)布置

1、會(huì)場(chǎng)橫幅或屏幕

2、人員座位區(qū)域分布安排

3、花木、等點(diǎn)綴品

4、水果等果品安排

5、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)前休息場(chǎng)地的落實(shí)

6、空調(diào)溫度的控制

五、住宿安排

六、餐飲安排

1、菜單及標(biāo)準(zhǔn)核定

2、煙酒飲料購(gòu)置及服務(wù)費(fèi)談定

3、就餐場(chǎng)地

4、餐桌區(qū)域分劃和桌號(hào)分配

5、主桌的落實(shí)安排

6、司機(jī)、會(huì)務(wù)人員就餐安排

七、音像器材

1、會(huì)場(chǎng)燈光音響

2、空調(diào)溫度控制

3、錄音機(jī)、錄音筆、照相機(jī)、攝像設(shè)備及人員落實(shí)，4、集體照、場(chǎng)地、座次

八、車(chē)輛安排

1、自備車(chē)輛人員的落實(shí)

2、落實(shí)洽談地點(diǎn)的停車(chē)場(chǎng)地及車(chē)位

九、經(jīng)費(fèi)及其他

1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2、備用金領(lǐng)用

考察參觀接待工作要點(diǎn)工作項(xiàng)目

落實(shí)時(shí)間

經(jīng)辦人

一、確定考察參觀活動(dòng)

1、確定時(shí)間：

2、提前與考察參觀所在單位和部門(mén)聯(lián)系，確定考察參觀地點(diǎn)線(xiàn)路：

3、確定考察參觀對(duì)象人員：

4、確定陪同考察參觀人員，包括考察參觀所在單位和部門(mén)的陪同人員

二、文字、影像材料

1、擬制考察參觀接待方案

2、準(zhǔn)備好有關(guān)文字、影像介紹材料

三、人員統(tǒng)計(jì)

1、參加考察參觀人數(shù)

2、主桌人數(shù)

3、就餐人數(shù)

四、考察參觀現(xiàn)場(chǎng)布置

1、歡迎標(biāo)語(yǔ)或屏幕

2、考察參觀人員休息場(chǎng)地的落實(shí)

3、水果及飲用水的安排

五、住宿安排

六、餐飲安排

1、菜單及標(biāo)準(zhǔn)核定

2、煙酒飲料購(gòu)置及服務(wù)費(fèi)談定

3、就餐場(chǎng)地

4、餐桌區(qū)域分劃和桌號(hào)分配

5、主桌的落實(shí)安排

6、司機(jī)、會(huì)務(wù)人員就餐安排

七、音像器材

照相機(jī)、攝像設(shè)備及人員落實(shí)，八、車(chē)輛安排

1、車(chē)輛及司機(jī)的落實(shí)

2、人員和車(chē)輛較多時(shí)，要安排專(zhuān)人指揮調(diào)度，注意人車(chē)相對(duì)對(duì)應(yīng)固定，安排熟悉行駛線(xiàn)路的司機(jī)作為打頭車(chē)和殿后車(chē)輛，打開(kāi)車(chē)后閃光燈。

3、落實(shí)考察參觀地點(diǎn)的停車(chē)場(chǎng)地及車(chē)位

九、經(jīng)費(fèi)及其他

1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2、備用金領(lǐng)用

商務(wù)出差接待工作要點(diǎn)

工作項(xiàng)目

落實(shí)時(shí)間

經(jīng)辦人

一、確定商務(wù)出差活動(dòng)

1、確定商務(wù)出差時(shí)間：

2、確定商務(wù)出差對(duì)象人員

3、確定接待陪同人員

二、擬制來(lái)客接待方案

三、人員統(tǒng)計(jì)

1、來(lái)客人數(shù)

2、主桌人數(shù)

3、就餐人數(shù)

四、住宿安排

五、餐飲安排

1、菜單及標(biāo)準(zhǔn)核定

2、煙酒飲料購(gòu)置及服務(wù)費(fèi)談定

3、就餐場(chǎng)地

4、餐桌區(qū)域分劃和桌號(hào)分配

5、主桌的落實(shí)安排

6、司機(jī)及服務(wù)人員就餐安排

六、音像器材

照相機(jī)、攝像設(shè)備及人員落實(shí)，七、車(chē)輛安排

1、自備或外借、外租車(chē)輛及司機(jī)的落實(shí)

八、經(jīng)費(fèi)及其他

1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2、備用金領(lǐng)用

第三篇：如何做好酒店開(kāi)業(yè)籌備工作

如何做好酒店開(kāi)業(yè)籌備工作

酒店籌開(kāi)(籌備開(kāi)業(yè))是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的，是為今后酒店成功運(yùn)營(yíng)、降低運(yùn)營(yíng)成本等打好基礎(chǔ)的重要階段。具體而言，籌開(kāi)的主要包括：了解酒店施工進(jìn)度、制訂籌開(kāi)進(jìn)度計(jì)劃、人員和培訓(xùn)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算編制、各部門(mén)運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的編制、物品采購(gòu)和制作、開(kāi)業(yè)廣告和推廣計(jì)劃、證照辦理、開(kāi)業(yè)慶典計(jì)劃、場(chǎng)地驗(yàn)收、模擬營(yíng)運(yùn)、開(kāi)業(yè)前的檢查等，因此，責(zé)任重大且極具挑戰(zhàn)性。它要求總經(jīng)理、管理團(tuán)隊(duì)既要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，又要考慮周全，在人、財(cái)、物等方面做好充分準(zhǔn)備，做到捋順關(guān)系、任務(wù)明確、責(zé)任到人。捋順協(xié)調(diào)好各種關(guān)系

在項(xiàng)目上，要想把做好、做順，捋順、協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系是外派管理團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是站穩(wěn)腳跟的基礎(chǔ)。這種關(guān)系既包括與業(yè)主的關(guān)系、與團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的關(guān)系，還包括與社會(huì)各界的關(guān)系。總經(jīng)理要學(xué)會(huì)吃“三明治”，協(xié)調(diào)處理好各種關(guān)系。

與業(yè)主方面的關(guān)系：酒店管理與業(yè)主方的關(guān)系，是項(xiàng)目中極其重要的關(guān)系。如果雙方不能做到相互理解、信任、寬容、接納，就會(huì)在合作過(guò)程出現(xiàn)矛盾和摩擦。因此，作為管理派駐的總經(jīng)理，我們要向業(yè)主闡明彼此之間的目標(biāo)是共同的，最終獲益者實(shí)際上是業(yè)主，要讓他看到我們是負(fù)責(zé)任的。同時(shí)，了解業(yè)主投資酒店的目的是我們今后合作策略的依據(jù)之一，在一些問(wèn)題上要有原則地妥協(xié)，有禮節(jié)地爭(zhēng)取。

如果面對(duì)的是私企業(yè)主，除了與本人處好關(guān)系外，還要注重與其身邊得力的人甚至其親屬處理好關(guān)系，這往往會(huì)收到意想不到的效果。

而與國(guó)企或方面的業(yè)主合作，因項(xiàng)目具體負(fù)責(zé)人大部分不是拍板人而是執(zhí)行人，他們要逐級(jí)請(qǐng)示、匯報(bào)，因此，管理團(tuán)隊(duì)要給執(zhí)行人留一些時(shí)間和協(xié)商的余地，以防止出現(xiàn)“中梗阻”現(xiàn)象，最終達(dá)到預(yù)想的目標(biāo)和效果。

與管理團(tuán)隊(duì)的關(guān)系：管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的關(guān)系也是作為一

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 個(gè)總經(jīng)理必須重視的。派駐的管理團(tuán)隊(duì)是酒店管理管理能力、職業(yè)素質(zhì)的代表，業(yè)主隨時(shí)都在關(guān)注著這個(gè)團(tuán)隊(duì)的和諧和能力。因此，管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)非常重要，總經(jīng)理在人員選配、使用上，要以人為本，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)與對(duì)外統(tǒng)一性，把愿景與團(tuán)隊(duì)目標(biāo)結(jié)合起來(lái)，“志同道合”辦大事。了解項(xiàng)目施工進(jìn)度

總經(jīng)理和工程總監(jiān)在進(jìn)駐項(xiàng)目后，第一項(xiàng)就是要到施工現(xiàn)場(chǎng)多走走多看看。只有在詳細(xì)了解工程進(jìn)度的基礎(chǔ)上，才能準(zhǔn)確安排籌開(kāi)進(jìn)度，并與施工進(jìn)度進(jìn)行有效銜接，避免因步驟不一致而造成的延誤和損失。

總經(jīng)理要與籌建辦開(kāi)會(huì)了解工程進(jìn)度及機(jī)電設(shè)備狀況，索取酒店工程進(jìn)度表、酒店平面施工圖等，以保證各級(jí)管理人員熟悉酒店布局和各自負(fù)責(zé)的場(chǎng)所，編制流程和制定本部門(mén)的籌開(kāi)計(jì)劃。設(shè)計(jì)酒店組織架構(gòu)

作為總經(jīng)理，要根據(jù)酒店規(guī)模與設(shè)施確定落實(shí)酒店組織框架，這是今后籌備酒店美好藍(lán)圖的基礎(chǔ)。只有結(jié)合項(xiàng)目情況落實(shí)人員編制，才能實(shí)施招工計(jì)劃，并預(yù)測(cè)每個(gè)部門(mén)、每個(gè)工種所需人員情況及勞動(dòng)費(fèi)用支出情況和員工食宿安排情況。

確定人員編制，要科學(xué)、合理地設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)，綜合考慮各種相關(guān)因素，要以既不浪費(fèi)人力資源，又不影響經(jīng)營(yíng)水準(zhǔn)的原則進(jìn)行。要確保酒店順利開(kāi)業(yè)并使管理走上正

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 常運(yùn)營(yíng)的軌道，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)需要等安排人員逐步到位。

落實(shí)員工宿舍等計(jì)劃

“兵馬未動(dòng)糧草先行”，員工安居才會(huì)樂(lè)業(yè)。業(yè)內(nèi)酒店員工因?yàn)樽》亢蜕顥l件差而紛紛跳槽的例子并不鮮見(jiàn)。有的酒店工資雖然不高但食宿條件較好，員工往往愿意留下。我們要說(shuō)服業(yè)主予以配合，在酒店招工前，全面規(guī)劃好員工宿舍及餐廳等保障設(shè)施。

制定經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)清單

飯店開(kāi)業(yè)前事務(wù)繁多，經(jīng)營(yíng)物品的采購(gòu)是一項(xiàng)非常耗費(fèi)精力的，僅靠某一個(gè)部門(mén)去完成此項(xiàng)任務(wù)難度很大，各經(jīng)營(yíng)部門(mén)應(yīng)協(xié)助其共同完成。

無(wú)論是采購(gòu)部還是酒店其他部門(mén)，在制定酒店各部門(mén)采購(gòu)清單時(shí)，都應(yīng)考慮到以下問(wèn)題：

1.本酒店的具體情況

采購(gòu)的物品種類(lèi)、數(shù)量與建筑的特點(diǎn)有著密切的關(guān)系。例如，客房樓層需配置車(chē)，但對(duì)于別墅式建筑的客房，車(chē)就無(wú)法發(fā)揮作用。樓層是否設(shè)立間，也影響著清潔設(shè)備的配置數(shù)量。此外，客房部某些設(shè)備用品的配置，還與客房部的勞動(dòng)組織及相關(guān)業(yè)務(wù)量有關(guān)等。

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 2.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家旅游局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)，是制定采購(gòu)清單的主要依據(jù)，一定要據(jù)此采購(gòu)。

3.本酒店的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)市場(chǎng)定位

總經(jīng)理應(yīng)要求相關(guān)部門(mén)除了要從本酒店的實(shí)際出發(fā)，根據(jù)設(shè)計(jì)的星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，參照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理的標(biāo)準(zhǔn)要求制定采購(gòu)清單，還應(yīng)根據(jù)本酒店的目標(biāo)市場(chǎng)定位情況，考慮目標(biāo)客源市場(chǎng)對(duì)客房用品的需求、對(duì)就餐環(huán)境的偏愛(ài)，以及在消費(fèi)時(shí)的行為習(xí)慣來(lái)制定采購(gòu)清單。

4.行業(yè)發(fā)展趨勢(shì) 酒店管理人員應(yīng)密切關(guān)注本行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，在物品配備方面應(yīng)有一定的超前意識(shí)，不能過(guò)于傳統(tǒng)和保守。

5.其他相關(guān)因素

在制定物資采購(gòu)清單時(shí)，有關(guān)部門(mén)和人員還應(yīng)考慮其他相關(guān)因素，如：出租率、配置標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)主對(duì)經(jīng)營(yíng)物品的要求、資金支付能力、洗衣廠配置、周轉(zhuǎn)量等。采購(gòu)清單的設(shè)計(jì)必須規(guī)范，通常應(yīng)包括下列欄目：部門(mén)、編號(hào)、物品名稱(chēng)、規(guī)格、單位、數(shù)量、參考供貨單位、備注等。

如果是國(guó)企或方面作為業(yè)主的酒店，采購(gòu)必須采取市場(chǎng)招標(biāo)形式。管理團(tuán)隊(duì)要對(duì)物品規(guī)格要有更多的細(xì)化，以采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、符合酒店要求的物品。

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 在提交采購(gòu)清單完畢后，應(yīng)協(xié)助或要求業(yè)主將確定的供應(yīng)商樣品提供給酒店陳列，一方面可以貨比三家，另一方面可以保障物品到貨時(shí)的真實(shí)性。同時(shí)，也是開(kāi)業(yè)后對(duì)供應(yīng)商選擇的一個(gè)參照。

協(xié)助采購(gòu)

酒店管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)盡量避免直接承擔(dān)采購(gòu)任務(wù)，但由于這項(xiàng)對(duì)酒店的開(kāi)業(yè)及開(kāi)業(yè)后的運(yùn)營(yíng)影響較大，因此，應(yīng)密切關(guān)注并適當(dāng)參與采購(gòu)，這在很大程度上能確保所購(gòu)物品符合酒店各部門(mén)的要求。

酒店各部門(mén)經(jīng)理要定期對(duì)照采購(gòu)清單，檢查各項(xiàng)物品的到位情況，且檢查的頻率應(yīng)隨著開(kāi)業(yè)的臨近而逐漸提高。

在酒店開(kāi)業(yè)前期，如果各部門(mén)所需用的物品還沒(méi)有到位，應(yīng)及時(shí)與業(yè)主方召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，綜合物品清單，并將任務(wù)分配到各個(gè)采購(gòu)員，規(guī)定到貨日期。

制定各類(lèi)制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)

管理酒店就像管理一座城市，除了“憲法”(員工手冊(cè))外，必須要有各種輔助性“地方法規(guī)”(規(guī)章制度)，還要有各部門(mén)的具體業(yè)務(wù)流程(崗位職責(zé)、程序)，使各項(xiàng)管理做到“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”。同時(shí)，還要搞好企業(yè)文化建設(shè)。由于管理有比較完整的標(biāo)準(zhǔn)，各新開(kāi)酒店根據(jù)市場(chǎng)定位、接待對(duì)象等現(xiàn)實(shí)要求加以

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 補(bǔ)充、完善即可。

做好調(diào)查并制定經(jīng)營(yíng)策略

市場(chǎng)調(diào)查是每家酒店開(kāi)業(yè)前必須要做的，也是酒店制定經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)策略、行動(dòng)計(jì)劃、市場(chǎng)定位、經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)。管理團(tuán)隊(duì)要通過(guò)對(duì)周邊市場(chǎng)的考察，了解周邊酒店市場(chǎng)的設(shè)備、設(shè)施、物品、服務(wù)、客源、收費(fèi)及運(yùn)作情況，并對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真分析，從而制定本酒店的經(jīng)營(yíng)方針，確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和建立體系。這是做好經(jīng)營(yíng)策略的依據(jù)。

確定各部門(mén)管轄區(qū)域

各部門(mén)經(jīng)理到崗后，首先要熟悉酒店的平面布局，要實(shí)地察看，然后再根據(jù)實(shí)際情況，確定酒店各部門(mén)的管轄區(qū)域及主要職責(zé)范圍，以書(shū)面的形式將具體的建議和設(shè)想呈報(bào)總經(jīng)理。在進(jìn)行區(qū)域及責(zé)任劃分時(shí)，各部門(mén)管理人員應(yīng)從大局出發(fā)，具有良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與服務(wù)意識(shí)。

按專(zhuān)業(yè)化的分工要求，酒店的清潔要?dú)w口管理，這有利于標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、效率的提高、投入的減少、設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)及人員的管理。各部門(mén)職責(zé)的劃分要明確，并要以書(shū)面的形式加以確定。在全店的基建清潔中，酒店各部門(mén)除了要負(fù)責(zé)各自區(qū)域的所有基建清潔外，還要負(fù)責(zé)大堂等相關(guān)公共區(qū)域的清潔。

因開(kāi)業(yè)前基建清潔的成功與否，直接影響著對(duì)飯店成y2t2d 丹東酒店 004km.cn 品的保護(hù)，酒店各部門(mén)應(yīng)在開(kāi)業(yè)前與飯店最高管理層及相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)，共同確定各部門(mén)的基建清潔計(jì)劃，然后由客房部的PA組對(duì)各部門(mén)員工進(jìn)行清潔知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為各部門(mén)配備所需器具及清潔劑，并對(duì)清潔過(guò)程進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。

各部門(mén)皆要參與驗(yàn)收

酒店各部門(mén)的驗(yàn)收，由工程部牽頭、各部門(mén)共同參加。酒店各部門(mén)參與驗(yàn)收，能在很大程度上確保裝潢質(zhì)量達(dá)到酒店所要求的標(biāo)準(zhǔn)。酒店各部門(mén)在參與驗(yàn)收前，應(yīng)根據(jù)本酒店的情況設(shè)計(jì)一份酒店各部門(mén)驗(yàn)收檢查表，并對(duì)參與的部門(mén)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。驗(yàn)收后，各部門(mén)要留存一份檢查表，以便日后的跟蹤檢查。

建立各部門(mén)財(cái)產(chǎn)檔案

酒店開(kāi)業(yè)前，就要開(kāi)始建立各部門(mén)的財(cái)產(chǎn)檔案，這對(duì)日后酒店各部門(mén)的管理，包括各項(xiàng)成本控制、固定資產(chǎn)保留、各項(xiàng)審計(jì)等，都具有特別重要的意義。若忽視該項(xiàng)，將失去掌握第一手資料的機(jī)會(huì)。

安全保障

酒店安全是“重中之重”的?！皼](méi)有安全，就沒(méi)有效益”是酒店人常掛在嘴邊的警語(yǔ)。消費(fèi)者到酒店消費(fèi)，主要考慮的是安全，包括食品安全、環(huán)境安全、人身安全等。

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 因此，酒店開(kāi)業(yè)前，要考慮到各種安全問(wèn)題，要根據(jù)酒店項(xiàng)目的需要、環(huán)境、特點(diǎn)，建立有效、快捷的安全體系和危機(jī)處理體系，以保障酒店、消費(fèi)者、員工等各方面的安全。

部門(mén)的模擬運(yùn)轉(zhuǎn)

酒店各部門(mén)在各項(xiàng)準(zhǔn)備基本到位后，即可進(jìn)行部門(mén)模擬運(yùn)轉(zhuǎn)。這既是對(duì)準(zhǔn)備的檢驗(yàn)，又能為正式的運(yùn)營(yíng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，酒店開(kāi)業(yè)前最好做一次消防演練，防患于未然。

開(kāi)業(yè)前的準(zhǔn)備 1.召開(kāi)員工大會(huì)。

2.實(shí)地演練開(kāi)始，全面進(jìn)入正常營(yíng)業(yè)狀態(tài)。3.最后一次檢查位置、配套設(shè)施設(shè)備與實(shí)際動(dòng)作是否有相抵觸的地方。

4.落實(shí)邀請(qǐng)嘉賓名單。

5.確定開(kāi)業(yè)慶典物品清單和當(dāng)日程序等。

6.召開(kāi)管理人員開(kāi)業(yè)當(dāng)日任務(wù)分配會(huì)議，發(fā)放任務(wù)分配一覽表。

7.開(kāi)業(yè)頭一天模擬慶典彩排。

y2t2d 丹東酒店 004km.cn 注意事項(xiàng)

要堅(jiān)持每天施工現(xiàn)場(chǎng)的巡視，注意觀察，提出現(xiàn)場(chǎng)建議;一定要倡議建立有業(yè)主方、施工單位的工程聯(lián)席會(huì)議，有問(wèn)題可及時(shí)處理;根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)需要制定管理團(tuán)隊(duì)人員到位計(jì)劃，人員入職最好按30%、50%、80%比例進(jìn)入，以便控制成本。

總經(jīng)理進(jìn)駐后要與業(yè)主講明責(zé)權(quán)并要授權(quán);各項(xiàng)預(yù)算計(jì)劃要先報(bào)管理審核、備案后，再遞交業(yè)主方。

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第四篇：如何做好展覽籌備工作

如何做好展覽籌備工作 與經(jīng)濟(jì)流通的其他領(lǐng)域一樣，展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律：好的展覽會(huì)供不應(yīng)求，是賣(mài)方市場(chǎng)；差的展覽會(huì)供過(guò)于求，是買(mǎi)方市場(chǎng)。好的展覽會(huì)展覽工作效率高，展出效益好。這類(lèi)展覽會(huì)一般都是專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，規(guī)模都相當(dāng)大（就所在專(zhuān)業(yè)/行業(yè)而言），并且有一定的歷史。好的展覽會(huì)是靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)、靠嚴(yán)格管理、靠長(zhǎng)期努力造就的。由于展出效益好，參展的需求很旺盛。但是，展覽會(huì)的組織者為了保證展出質(zhì)量，會(huì)對(duì)展出者和參觀者進(jìn)行嚴(yán)格的控制。首先是對(duì)申請(qǐng)參展者進(jìn)行資格審查，有可能需要等待幾年才能參展。其次，組織者對(duì)已參展者進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外，對(duì)參觀者也進(jìn)行控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會(huì)的質(zhì)量和效益。

鑒于以上情況以及展覽籌備周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，在做出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作。第一，盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請(qǐng)。好的展覽會(huì)可能有很多的申請(qǐng)參展者在等候。展覽會(huì)組織者的公開(kāi)原則是按先來(lái)后到排序，并基本按此原則接納新的參展者。因此應(yīng)盡早報(bào)名排隊(duì)。但是，排隊(duì)等候的實(shí)際情況可能并不十分透明，組織者很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此，展出者還可以做些公關(guān)工作，爭(zhēng)取優(yōu)先參展。當(dāng)然也要做好長(zhǎng)期排隊(duì)的準(zhǔn)備。就世界最好的展覽會(huì)而言，連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因?yàn)檎褂[會(huì)面積有限，現(xiàn)在參展者大都不愿退出，便只有等待因違反展出規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對(duì)于舉辦單獨(dú)展覽會(huì)的展出者而言，也應(yīng)盡早落實(shí)場(chǎng)地，好的展場(chǎng)都很擁擠，尤其是好的展覽時(shí)間，不提前幾年是租不到場(chǎng)地的。

第二，做好長(zhǎng)期工作的打算，制定展覽工作計(jì)劃，按部就班地開(kāi)展各項(xiàng)工作。在所有的營(yíng)銷(xiāo)方式中，展覽可能是環(huán)節(jié)最多，周期最長(zhǎng)的一種方式，而且各個(gè)環(huán)節(jié)互相連接。所有這些工作不可以（也不可能）等到最后時(shí)刻再做，不可以（也不可能）忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的長(zhǎng)期工作計(jì)劃安排，經(jīng)費(fèi)、人員（籌備人員、展出人員）、工作項(xiàng)目（聯(lián)絡(luò)、調(diào)研、展品、運(yùn)輸、設(shè)計(jì)、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等）、工作日程等等要統(tǒng)籌考慮安排?？傊褂[項(xiàng)目的合適與否將直接影響展出者能否實(shí)現(xiàn)展出意圖，以及在多大程度上實(shí)現(xiàn)展出意圖，因此應(yīng)對(duì)展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個(gè)調(diào)研、決策過(guò)程，即收集研究展覽資料，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析比較，最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為：根據(jù)綜合展覽資料進(jìn)行研究、選擇，根據(jù)具體展覽資料進(jìn)行研究、選擇，通過(guò)直接詢(xún)問(wèn)有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇以及通過(guò)實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。這4個(gè)層次的關(guān)系是后者比前者需要更大的投入，所產(chǎn)生的結(jié)果也更準(zhǔn)確。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無(wú)論如何，展出者應(yīng)該用科學(xué)的態(tài)度和方法來(lái)完成展覽選擇工作。

第五篇：關(guān)于會(huì)議籌備工作的若干思考

關(guān)于會(huì)議籌備工作的若干思考

會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。結(jié)合工作實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)。關(guān)于會(huì)議籌備具體要做好以下九個(gè)方面。

一、確定會(huì)議名稱(chēng)

會(huì)議名稱(chēng)也就是會(huì)議的題目，比如“**集團(tuán)2016年服務(wù)工作會(huì)議”“**單位效益工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱(chēng)一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中，會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。

二、確定會(huì)議步驟

會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序作出的安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不可隨意變動(dòng)。

三、草擬會(huì)議通知

會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、材料的數(shù)量、打印規(guī)格、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)等要素。會(huì)議通知最好由會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。

四、辦理會(huì)議報(bào)批

重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開(kāi)會(huì)的理由、會(huì)議議程、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)和人員級(jí)別和準(zhǔn)備情況等。

五、下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專(zhuān)人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門(mén)、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參會(huì)人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話(huà)、車(chē)次和航班號(hào)以及返程日期、車(chē)次和航班號(hào)等。會(huì)前1-2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能按時(shí)參會(huì)。

六、準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見(jiàn)的文件；二是講話(huà)材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)材料、書(shū)面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里重點(diǎn)講一下主持詞的準(zhǔn)備。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語(yǔ)化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒(méi)有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩(shī)詞，或過(guò)分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話(huà)要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話(huà)要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話(huà)中套話(huà)，使人聽(tīng)不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話(huà)語(yǔ)，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖淡會(huì)議的主題。

七、選擇布置會(huì)場(chǎng)

開(kāi)會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來(lái)定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱(chēng)一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“**集團(tuán)2016年工作會(huì)議”。二是桌簽的擺放。主席臺(tái)上擺放桌簽的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他桌簽按照先左后右的順序分別依次擺放。三是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果想向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多放幾排座位。此外，還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。

八、明確人員分工

會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分為三個(gè)小組，一是秘書(shū)組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿等材料的起草、校對(duì)、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料的打印、分發(fā)以及會(huì)議的簽到等工作。三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等。

九、會(huì)前全面檢查

會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽(tīng)取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置情況；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。（完）