第一篇：秘書資格技能答案

職業(yè)技能鑒定國家題庫

秘書四級(jí)操作技能試卷

一、案例分析(第1題20分，第2題30分，共50分)

1.參考答案：

1.著裝正確。（√）

2.能夠提前到會(huì)議地點(diǎn)檢查會(huì)議的準(zhǔn)備情況。（√）

3.沒有將箱子移至較安全的地方而使其擋在了消防栓前造成了隱患。（×）

4.能夠注意通風(fēng)換氣，保持會(huì)議室空氣新鮮。（√）

5.能夠與初萌一起整理會(huì)議室。（√）

6.能夠事先準(zhǔn)備好與會(huì)人員的文件和茶水。（√）

7.能夠做好會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機(jī)、錄音磁帶。（√）

8.知道在會(huì)議桌上擺放人名臺(tái)簽，以便與會(huì)者正確落座和做好記錄。（√）

9.在對(duì)公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀?huì)議記錄事先備好座次表。（√）

10.在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧（使用挑釁性的語言）。（×）

11.能夠指導(dǎo)下屬將會(huì)議室室溫控制在適度的范圍內(nèi)。（√）

12.整理會(huì)議室時(shí)忘了擦拭會(huì)議桌，工作不仔細(xì)。（×）

13.在進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)，能夠同時(shí)運(yùn)用手工記錄和錄音機(jī)記錄以保證記錄的準(zhǔn)確性。（√）

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1.本題滿分為20分

2.每答對(duì)1點(diǎn)給2分，答對(duì)10點(diǎn)即得滿分。

3.如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分。

4.本題要求只作正誤點(diǎn)說明，不作更正性的分析。

2.參考答案：

1．秘書著裝不符合規(guī)范（×）

2．接待臺(tái)整潔有序（√）

3．文件夾有分類，能夠?qū)⑿藕诸惔娣牛ā蹋?/p>

4．接待來訪者不禮貌，沒有抬頭，目光注視，沒有微笑，（×）

5．沒有保密意識(shí)。在打合同時(shí)，客戶來訪，既不調(diào)整電腦頁面，也未倒扣合同文本。（×）

6．對(duì)來訪者說話不禮貌，用語不當(dāng)（×）

5．單手接名片，不規(guī)范（×）

6．接過名片后沒有拜讀，對(duì)遞出方不尊重（×）

7．有工作日志，能記錄預(yù)約客人，能在接待中區(qū)分預(yù)約客和未預(yù)約客（√）

8．對(duì)未預(yù)約客人態(tài)度生硬，溝通能力不強(qiáng)（×）

9．有接待椅和茶具，但沒有向來訪者讓座（×）

10．沒有及時(shí)清理來訪者的茶杯。（×）

10．已經(jīng)接收李先生名片，還稱呼“那位先生”，稱呼語言不禮貌（×）

11．能夠要求來訪者作登記（√）

12．未能及時(shí)將登記所需的筆遞給來訪者，缺乏服務(wù)意識(shí)（×）

13．能夠提醒來訪者下次預(yù)約（√）

14．能夠提前到會(huì)議地點(diǎn)檢查會(huì)議的準(zhǔn)備情況。（√）

07GL10000000-30102010040001

15．能夠事先準(zhǔn)備好與會(huì)人員的文件和茶水。（√）

16．知道準(zhǔn)備好了多媒體和錄音機(jī)、錄音磁帶。（√）

17．在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。（×）

18．遇到問題，越級(jí)請(qǐng)示，不注意與同事搞好團(tuán)結(jié)（×）

19．在檢查會(huì)議地點(diǎn)時(shí)注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。（√）

評(píng)分說明：

1、本題滿分為30分；

2、以上各點(diǎn)每點(diǎn)計(jì)2分，答出上面中的15點(diǎn)，即可給滿分30分；

3、如考生所寫答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每點(diǎn)可給2分，但最多給2分

二、操作題(第3題～第4題，每題15分，第5題20分，共50分)

3.答：

1．刻錄機(jī)的主要性能指標(biāo)

（1）數(shù)據(jù)傳輸速度

（2）緩存容量

（3）兼容性

2．刻錄機(jī)使用注意事項(xiàng)

（1）安裝時(shí)要注意散熱

（2）保持清潔

（3）避免刻錄機(jī)長時(shí)間工作

（4）刻盤過程中要注意不執(zhí)行其他程序、不對(duì)刻錄機(jī)面板按鍵進(jìn)行任何操作、不隨意關(guān)閉刻錄軟件

（5）及時(shí)取出盤片

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)說明：

1．本題滿分15分。

2.性能指標(biāo)每點(diǎn)3分，共9分。使用注意事項(xiàng)每點(diǎn)2分，共6分，答對(duì)3點(diǎn)即可給滿分。

3．每小點(diǎn)必須有進(jìn)一步的解釋與說明，如只答出小點(diǎn)標(biāo)題，每點(diǎn)最多得1分。

4．在敘述中出現(xiàn)錯(cuò)字、別字，每3個(gè)字可扣除1分，但最多扣除3分。

4.答：

一、會(huì)議議程表

宏遠(yuǎn)公司2007年第二次總經(jīng)理辦公會(huì)議程表

宏遠(yuǎn)公司2007年第二次總經(jīng)理辦公會(huì)定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。

1．如何開展公司2007年第一次春季商品的促銷活動(dòng)。

2．春節(jié)慰問老職工的費(fèi)用額度問題。

3．3月份組織青年員工參加野外拓展訓(xùn)練活動(dòng)的費(fèi)用和實(shí)施問題。

4．生產(chǎn)部主管人員調(diào)整問題。

5．研究總經(jīng)理助理的人選問題。

第一項(xiàng)議程的討論時(shí)間為40分鐘，其他每項(xiàng)議程的討論時(shí)間為20分鐘。

總經(jīng)理辦公室 2007年1月30日

（備注：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。第一個(gè)事項(xiàng)比較重要，而且放在前面，這有利于大家開展頭腦風(fēng)暴。應(yīng)把每一個(gè)事項(xiàng)所需的處理時(shí)間清楚地標(biāo)示出來。這樣，會(huì)議主席可以讓某些人晚到，也可以讓某些人提早離開。第二和第三個(gè)問題都有關(guān)費(fèi)用，有一定聯(lián)系，所以安排在一起。一般會(huì)將涉及秘密事項(xiàng)的議程安排在最后。）

二、有關(guān)會(huì)議時(shí)間問題的建議

1．會(huì)議時(shí)間超過兩小時(shí)或者涉及的問題太多，會(huì)議效果都會(huì)下降。

2．如果議程要求的時(shí)間很長，應(yīng)安排一系列的短時(shí)間會(huì)議。

3．報(bào)告內(nèi)容較長，應(yīng)要求演講者提交一份書面報(bào)告以利于記錄，口頭報(bào)告只涉及最重要的項(xiàng)目或需要集體討論的事項(xiàng)。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1．本題滿分15分。

2．會(huì)議議程表的結(jié)構(gòu)完整、事項(xiàng)安排順序正確給7分，其中，標(biāo)題與開頭語正確2分，每項(xiàng)事項(xiàng)1分，共5分。

3．備注內(nèi)容3分。其中第一項(xiàng)1分，2、3項(xiàng)1分，涉密事項(xiàng)1分。

4．第二大點(diǎn)5分。

1、2小點(diǎn)各2分，第3小點(diǎn)1分。

5．若考生答案與參考答案有距離，只要闡述符合情理，即可參照各點(diǎn)分值酌情給分。

6．在敘述中出現(xiàn)錯(cuò)字、別字，每3個(gè)字可扣除1分，但最多扣除3分。

5.答：

1．傳閱方式

（1）閱覽室閱文

（2）會(huì)議傳達(dá)

（3）利用副本

（4）利用刊物公布文書

（5）利用現(xiàn)代化技術(shù)手段

2.傳閱要求

（1）嚴(yán)格傳閱范圍

（2）不能閱文人之間隨意傳遞

（3）合理安排傳閱順序

（4）履行傳閱手續(xù)

（5）選擇合適的閱文方式

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1．本題滿分20分。

2．每點(diǎn)2分。

3．若闡述符合情理,可酌情給分,但總分不能超過20分。

4．在敘述中出現(xiàn)錯(cuò)字、別字，每3個(gè)字可扣除1分，但最多扣除3分。

第二篇：200605秘書三級(jí)技能答案

2006年5月勞動(dòng)和社會(huì)保障部

國家職業(yè)技能鑒定統(tǒng)一考試

秘書(三級(jí))技能試卷標(biāo)準(zhǔn)答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 第一部分案例分析

一、以下各點(diǎn)每點(diǎn)2分，答出10點(diǎn)即可給滿分20分。

參考答案：

1．著裝得體（?）

2．了解請(qǐng)示與報(bào)告是兩種文體，不能并用。（?）

3．知道銷售部門不能采用全開放式布局。（?）

4．能夠正確審核文稿。（?）

5．能夠及時(shí)接聽電話。（?）

6．電話接聽用語規(guī)范。（?）

7．能夠?qū)ΡＣ芪募褂妹艽a進(jìn)行管理。（?）

8．離開辦公室時(shí)能夠鎖門。（?）

9．能夠?qū)徍松暾?qǐng)表，遵循辦公用品發(fā)放程序。（?）

10．保密文件沒有及時(shí)關(guān)閉。（?）

11．能夠妥善處理泄密事件。（?）

12．辦公用品應(yīng)由專人發(fā)放，不能讓領(lǐng)用人自己取。

13．能夠?qū)ξ募M(jìn)行歸類。（?）

14．能夠利用庫存卡進(jìn)行庫存控制。（?）

15．庫存達(dá)再定貨量時(shí)沒有及時(shí)定貨。（?）

16．庫存達(dá)最小庫存量時(shí)沒有采取緊急措施定貨。（?）

17．沒有及時(shí)進(jìn)行實(shí)際庫存的檢查。（?）

二、以下各點(diǎn)每點(diǎn)2分，答出15點(diǎn)即可給滿分30分

參考答案：

1．能夠根據(jù)來訪者的情況確定接待規(guī)格。（?）

2．不知道日本是個(gè)很重視性別的國家。（?）

3．不知道日本是個(gè)尊老的社會(huì)，年長者受到尊敬。（?）

4．了解一口流利的英語常會(huì)使日本人刮目相看。（?）

5．對(duì)日本人而言，鞠躬是常見的見面禮節(jié)。（?）

6．知道運(yùn)用多媒體技術(shù)介紹公司產(chǎn)品。（?）

7．能夠運(yùn)用屏保程序保護(hù)顯示器。（?）

8．有保密意識(shí)，新產(chǎn)品的技術(shù)資料屬于公司的機(jī)密。（?）

9．保密文件不能通過E-mail發(fā)送。（?）

10．不能用格式化硬盤的方法清除病毒，這樣會(huì)減少硬盤的使用壽命。（?）

11．能夠主動(dòng)檢查接待工作的準(zhǔn)備情況。（?）

12．菊花一般是日本王室專用花卉，一般人不能送菊花。（?）

卷冊(cè)H：案例分析和工作實(shí)務(wù)部分（秘書國家職業(yè)資格三級(jí)）第1頁（共4頁）

13．不知道日本人送禮避偶就奇數(shù)。（?）

14．宴請(qǐng)日本人可以用白酒。（?）

15．知道日本人送禮忌送梳子。（?）

16．了解給日本人所送禮品的包裝不能草率。（?）

17．了解文房四寶和工藝品是日本人比較歡迎的贈(zèng)禮。（?）

18．了解按日本習(xí)俗，向個(gè)人贈(zèng)禮須在私下進(jìn)行，不宜當(dāng)眾送出。（?）

第二部分工作務(wù)實(shí)

一、（15分）

參考答案：

意向書

某省對(duì)外貿(mào)易辦公室（甲方）與深圳???貿(mào)易有限公司（乙方），經(jīng)雙方協(xié)商同意，確定如下技術(shù)經(jīng)濟(jì)合作關(guān)系：

一、雙方就以下范圍進(jìn)行長期的技術(shù)經(jīng)濟(jì)合作。

1．高科技產(chǎn)品開發(fā)；

2．農(nóng)副產(chǎn)品深加工與綜合利用；

3．外貿(mào)出口；

4．技術(shù)咨詢；

5．高新技術(shù)以及資金等方面的引進(jìn)合作。

二、合作方式：

雙方本著互惠互利共享利益，共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的原則，根據(jù)具體項(xiàng)目協(xié)商，采用具體的多種合作方式。

三、合作程序：

由雙發(fā)商定在適當(dāng)時(shí)間，組團(tuán)考察，根據(jù)考察結(jié)果共同擬定合作項(xiàng)目、方式、內(nèi)容、步驟。

四、甲、乙雙方義務(wù)：

1．甲方負(fù)責(zé)提供其資源、項(xiàng)目、資料和項(xiàng)目的落實(shí)。

2．乙方負(fù)責(zé)提供合作開發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)資料，組織有關(guān)技術(shù)力量，以及協(xié)調(diào)開發(fā)合作項(xiàng)目的有關(guān)關(guān)系。協(xié)助或代理甲方的產(chǎn)品出口，合作項(xiàng)目產(chǎn)品的出口，甲方所需或雙方合作項(xiàng)目所需設(shè)備、技術(shù)的引進(jìn)。

3．雙方確定具體的聯(lián)絡(luò)人員，進(jìn)行經(jīng)常的聯(lián)絡(luò)工作。

此意向書一式四份，各執(zhí)兩份。

甲方：某某省對(duì)外貿(mào)易辦公室乙方：深圳???貿(mào)易有限公司

法人代表：???法人代表：李??

時(shí)間：2003年11月21日時(shí)間：2003年11月21日

甲方聯(lián)系人：黃??乙方聯(lián)系人：李??

電話：（0771）603480電話：（0755）823226

電掛：2083電掛：3809

傳真：（0771）602690傳真：（0755）823230

郵編：530022郵編：618031

聯(lián)系地址：??省??市??路135號(hào)聯(lián)系地址：深圳市??路??大廈206室 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

一、標(biāo)題2分寫“經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作意向書”或“意向書”均給分

二、導(dǎo)語2分沒有導(dǎo)語，或?qū)?dǎo)語按主體處理扣2分。

三、主體8分

1、主體必須分條列項(xiàng)。若沒有寫成條款式，正文部分為0分；

2、若條款缺失，應(yīng)扣除該題的得分；若兩項(xiàng)或幾項(xiàng)內(nèi)容混在一起，混幾項(xiàng)扣幾分。如：兩項(xiàng)混在一起扣2分，三項(xiàng)混在一起扣3分……

3、條款內(nèi)容的前后安排應(yīng)和參考答案的例文大體一致，符合邏輯順序。標(biāo)準(zhǔn)由判卷教師自行掌握。

四、尾部3分

1、甲乙雙方必須左右排列，若上下排列扣3分。

2、名稱、法人代表、日期等若缺失，可酌情扣分

二、（15分）

參考答案：

1．首先要明確這次團(tuán)隊(duì)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)、邀請(qǐng)者、參加出訪的人員和數(shù)量、希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

2．其次要做好團(tuán)隊(duì)出訪前的準(zhǔn)備與組織工作

（1）擬定出訪方案；

（2）確定出訪人員，進(jìn)行編組，制成名單；

（3）為團(tuán)隊(duì)所有成員辦理各種出國手續(xù)；

（4）編制旅程表；

（5）召開全體出訪人員預(yù)備會(huì)。

主要內(nèi)容有：

A.強(qiáng)調(diào)此行的目的、要求；

B.介紹并說明準(zhǔn)備工作的進(jìn)展情況；

C.對(duì)旅行目的地風(fēng)土人情、衣、食、住、行的說明與介紹；

D.提醒攜帶的個(gè)人必備品（包括護(hù)照、簽證、黃皮書、身份證、機(jī)票等）；

E.有關(guān)團(tuán)隊(duì)標(biāo)志、出訪方案和日程安排表的分發(fā)；

F.領(lǐng)隊(duì)及所有成員的自我介紹；

G.提醒出發(fā)當(dāng)天的集合方式、地點(diǎn)、時(shí)間和航班班次及起飛時(shí)間等。

（6）與邀請(qǐng)單位聯(lián)系使其有所準(zhǔn)備；

（7）指定專人負(fù)責(zé)做好訂房和訂票工作；

（8）做好文件資料及必備衣物的準(zhǔn)備；

（9）采用恰當(dāng)方式準(zhǔn)備好出訪經(jīng)費(fèi)。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1.本題滿分15分，2.第1大點(diǎn)2分

3.第2大點(diǎn)共9個(gè)小點(diǎn)，每個(gè)小點(diǎn)1分，共9分。

4.第2大點(diǎn)的第5小點(diǎn)有7項(xiàng)內(nèi)容，每點(diǎn)1分，答出4點(diǎn)即可，共4分。

三、（20分）

參考答案：

備忘錄

發(fā)給：經(jīng)理

發(fā)自：高葉

日期：2006年5月20日

主題：選擇供應(yīng)商需考慮的因素

選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)應(yīng)對(duì)以下要素進(jìn)行綜合比較：

1．價(jià)格和費(fèi)用

（1）價(jià)格問題：比較不同的要價(jià)，要清楚供應(yīng)商初次給出的價(jià)格常會(huì)因某些情況而有水分，某些措施可降低價(jià)格，如批量購買、將其指定為惟一的供貨商等。

（2）后續(xù)費(fèi)用：購買后還會(huì)有費(fèi)用的支出，如存儲(chǔ)所占用空間的費(fèi)用；存儲(chǔ)中的損耗；設(shè)備更新后帶來的存儲(chǔ)用品報(bào)廢；存儲(chǔ)用品占用資金等。

2．質(zhì)量和交貨

（1）貨品的質(zhì)量，要保證購買后能滿足需要。最好選擇可以更換不合格物品的供應(yīng)商。

（2）交貨時(shí)間，能否在需要時(shí)快速交貨并按約定準(zhǔn)時(shí)交貨，以減少庫存費(fèi)用和少占用資金。若事實(shí)證明供應(yīng)商能說到做到，有誠信、很可靠，才能訂貨。

3．服務(wù)和位置

（1）考察供應(yīng)商為客戶所提供的服務(wù)是否方便，如哪些可以滿足單位所需要全部辦公用品和易耗品的供應(yīng)；哪些能電話或傳真訂購；哪些能訂貨后最快交貨；哪些不用每次付費(fèi)而定期結(jié)算；哪些能退貨等等。

（2）供應(yīng)商所在地點(diǎn)，盡量近一些，交通便利，以方便聯(lián)絡(luò)和交貨。

4．安全和可靠性

（1）安全問題：供應(yīng)商能否保證貨品安全包裝、存放、運(yùn)輸和交貨的安全。

（2）可靠性：供應(yīng)商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票、單據(jù)是否齊全。還應(yīng)了解商家規(guī)模大小、經(jīng)商史上的信譽(yù)度等。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1． 備忘錄格式4分。缺一要素扣1分。

2． 四個(gè)要點(diǎn)每點(diǎn)4分，共16分。其中每個(gè)要點(diǎn)下的小點(diǎn)各2分。

第三篇：0910秘書三級(jí)技能答案

職業(yè)技能鑒定國家題庫

秘書三級(jí)操作技能試卷答案

一、案例分析（滿分50分。

2.到賓館拜訪客人敲門及姿態(tài)正確。（√）

3.涉外接待握手不規(guī)范。（×）

更正與分析：涉外接待握手應(yīng)等待對(duì)方先出手。

4.主動(dòng)報(bào)出自己的身份和來訪意圖。（√）

5.引導(dǎo)客人乘電梯姿態(tài)正確。（√）

6.引領(lǐng)客人上車座位安排正確、手勢(shì)正確。（√）

7.途中不應(yīng)詢問客人物品價(jià)格。（×）

更正與分析：詢問客人的隨身物品價(jià)格是不禮貌的表現(xiàn)。也會(huì)給自己帶來尷尬。

8.不應(yīng)詢問客人的宗教信仰。（×）

更正與分析：涉外接待中宗教是敏感話題必須回避。

9.上茶過滿。（×）

更正與分析：待客應(yīng)該遵循“茶要半，酒不勸”的原則。

10.水杯使用不當(dāng)。（×）

更正與分析：使用一次性水杯，衛(wèi)生、也可以為多數(shù)人接受。

11.正確引導(dǎo)客人到吸煙區(qū)吸煙。（√）

12.溝通語言正確。（√）

13.對(duì)身體突發(fā)不適感的客人處理方式正確。（√）

14.正確進(jìn)行通風(fēng)。（√）

15.辦公區(qū)備有急救藥箱。（√）

16.急救藥箱內(nèi)的藥品沒及時(shí)更新。（×）

17.正確撥打急救電話，簡潔準(zhǔn)確進(jìn)行溝通。（√）

18.沒有及時(shí)匯報(bào)。（×）

更正與分析：臨時(shí)突發(fā)的事故秘書必須在第一時(shí)間報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，獲取指示。這是正確解決事件的保證。

19.不應(yīng)填寫《工傷情況報(bào)告表》。（×）

更正與分析：《工傷情況報(bào)告表》只對(duì)應(yīng)使用在本單位員工在工作中的傷亡事故。

20.應(yīng)對(duì)媒體的方式不正確。（×）

更正與分析：應(yīng)對(duì)媒體的原則是及時(shí)主動(dòng)、透明、準(zhǔn)確、真實(shí)。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1.本題滿分為30分。

2.每答對(duì)1點(diǎn)給2分，答對(duì)15點(diǎn)即得滿分。有更正與分析的點(diǎn)是必答點(diǎn)。

3.應(yīng)做而沒有做出更正與分析的點(diǎn)不予給分。

4.如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分。

二、操作題（滿分50分。第3題～第4題，每題15分，共30分，第5題20分）

3題.答：

備 忘 錄

至：行政經(jīng)理

自：高葉

主題：會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

日期：××年×月×日

內(nèi)容：

一、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

1．準(zhǔn)備是否充分

必須逐項(xiàng)檢查。

2．會(huì)議期間能否排除各種干擾

3．環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。

4．文件材料準(zhǔn)備

5．會(huì)場布置情況的檢查

檢查會(huì)場布置、會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)座次、名簽安排安全保衛(wèi)及設(shè)備、措施是否完善，以及進(jìn)場、退場路線的安排。

6．保衛(wèi)工作的檢查

確保所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠、消防設(shè)施齊全有效。確保會(huì)場的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)。

7．檢查的其他內(nèi)容

二、應(yīng)注意的問題（或原則）

1．全面周到，注重細(xì)節(jié)，逐項(xiàng)落實(shí)。

2．眼見為實(shí)，實(shí)地檢驗(yàn)。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1．本題滿分15分。

2．第一大點(diǎn)“會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容”，其中第一小點(diǎn)2分；其他各小點(diǎn)（2~7）每點(diǎn)1分，答出5點(diǎn)即可得滿分，共10分。

3．第二大點(diǎn)“注意的問題”共5分。第一小點(diǎn)2分，第二小點(diǎn)3分。

4．備忘錄格式正確3分。

5．若考生答案與參考答案有距離，只要闡述符合情理，即可參照各點(diǎn)分值酌情給分但最多不超過2分。

6．在敘述中出現(xiàn)錯(cuò)字、別字，每3個(gè)字可扣除1分，但最多扣除3分。

4題.參考答案：

1.涉外贈(zèng)禮首先應(yīng)明確關(guān)系親疏與性別、明確送禮的原因、受禮者的特點(diǎn)；

2.禮品應(yīng)具有本地或本國特色；

3.注意不同國家的禮俗禁忌；

4.按照財(cái)務(wù)規(guī)定經(jīng)濟(jì)實(shí)用；

5.電子郵件格式正確；

6.有適當(dāng)?shù)臏贤ㄓ谜Z。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1.本題總分為15分；

2.分?jǐn)?shù)分配情況為：第1點(diǎn)6分，第2、3、4、5點(diǎn)每點(diǎn)2分，共8分，第6點(diǎn)1分；

3.錯(cuò)字別字每3個(gè)扣除1分，最多扣除3分。

4.考生言之成理可酌情加分，但總分不能超過3分。

5題.參考答案：

各位學(xué)員、各位朋友：

大家好！今天是各位來超市報(bào)到的第一天，這意味著您將成為超市這一大家庭中的一員。首先，我代表超市董事會(huì)和總經(jīng)理對(duì)你們的到來表示熱烈的歡迎，希望你們?cè)谶@一次的學(xué)習(xí)培訓(xùn)中刻苦認(rèn)真，不做表面文章，真正有所收獲，為以后步入工作崗位奠定扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，并將理論知識(shí)與今后的實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來，在實(shí)踐中予以完善、予以創(chuàng)新。因?yàn)槲ㄓ袆?chuàng)新，我們超市才會(huì)有大的提高；唯有創(chuàng)新，我們超市才會(huì)有較大的發(fā)展。同時(shí)也唯有創(chuàng)新，您才會(huì)感到自我價(jià)值得到了實(shí)現(xiàn)，您的綜合素質(zhì)才會(huì)得到全面的提升。

我們超市是一個(gè)前進(jìn)中求發(fā)展、發(fā)展中求壯大的公司。公司成立于2002年，經(jīng)過多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，目前，我們擁有十余個(gè)連鎖店。為了將我們品牌做大、做強(qiáng)，滿足廣大消費(fèi)者的生活需求，提高人民的生活質(zhì)量，也為了進(jìn)一步擴(kuò)大我們的規(guī)模，向規(guī)模要效益，我公司最大的門店也將于××××年8月18日隆重開業(yè)，它將是我市規(guī)模最大、功能最全，首家“生鮮食品加強(qiáng)型”的社區(qū)超市，這是我公司發(fā)展壯大中的一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)。我們超市將把“立足社區(qū)，拓展城鎮(zhèn)”作為發(fā)展戰(zhàn)略，以“與顧客交朋友”作為我們的服務(wù)宗旨，按照“高起點(diǎn)，嚴(yán)管理，避強(qiáng)手，穩(wěn)發(fā)展”的經(jīng)營思路來打造我們的營銷空間。力爭年銷售額達(dá)到2億元。

我們的目標(biāo)十分明確，思路十分清晰，規(guī)劃十分科學(xué)合理。只要大家齊心協(xié)心，通力合作，超市的前景肯定是廣闊的，前途肯定是光明的。從今天開始的5天學(xué)習(xí)培訓(xùn)，在某種意義上，是我們公司培訓(xùn)、發(fā)現(xiàn)和發(fā)展人才的開始。你有多大的才能，超市就給您多大的舞臺(tái)，這也是一個(gè)展示自我的絕好機(jī)會(huì)，希望各位員工珍惜這次機(jī)會(huì)，服從老師安排，積極上進(jìn)，扎實(shí)學(xué)習(xí)，高質(zhì)量完成好培訓(xùn)任務(wù)，發(fā)揮不怕苦，不怕累，勇于領(lǐng)先的工作作風(fēng)，學(xué)有所樂，學(xué)有所成。最后，就各位身體健康，學(xué)習(xí)進(jìn)步，預(yù)祝超市第一期學(xué)習(xí)培訓(xùn)取得圓滿成功。謝謝大家。

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

1.本題總分為20分；

2.分?jǐn)?shù)分配情況為：

（1）稱謂（2分，沒有稱謂或稱謂未頂格均扣2分，）

（2）主體（18分，根據(jù)背景材料可以自由發(fā)揮。結(jié)構(gòu)混亂，語言表達(dá)不通暢可酌情扣分，扣分在2——15分之間。）

3.錯(cuò)字別字每3個(gè)扣除1分，最多扣除3分。

4.考生言之成理可酌情加分，最多不超過5分。

第四篇：秘書技能測試試題及答案【中級(jí)】（精選）

一、填空題（1~2題。每空2分，滿分6分。請(qǐng)將正確答案填入題中的劃線處）

1．存儲(chǔ)密度大、體積小、重量輕、存取速度較快的存儲(chǔ)器是___________。

2．計(jì)算機(jī)病毒可分三類：_________、_________和復(fù)合型。

二、選擇題（3~6題。每題2分,滿分8分。請(qǐng)將正確答案選出來，把相應(yīng)的字母填入括號(hào)中）

3．下列操作系統(tǒng)中不具有漢字處理功能的是（）。

A.SPDOSB.UCDOSC.PC—DOSD.CCDOS

4．計(jì)算機(jī)開機(jī)的正確操作過程應(yīng)當(dāng)是（）。

A.先外設(shè)，后主機(jī)B.先主機(jī)，后外設(shè)

C.先顯示器，后打印機(jī)D.先打印機(jī)，后顯示器

5．發(fā)現(xiàn)軟磁盤已染上計(jì)算機(jī)病毒，最徹底的清除方式是（）。

A.將磁盤在消毒液中浸泡B.使用鹿皮擦拭磁盤

C.將磁盤重新格式化D.將磁盤上內(nèi)容復(fù)制到硬盤

6．用Word編輯文書文件，移動(dòng)文字操作須使用“編輯”菜單中的（）和（）功能。

A.剪切B.復(fù)制C.粘貼D.清除

三、翻譯題（7~10題。每題2分，滿分8分。請(qǐng)將下列句子譯成漢語，并寫在相應(yīng)的題下面）

7．Heguaranteestofulfilthetaskontime.8．Themeetingwillbeholdattwoclocktomorrowafternoon.9．Iwouldliketobookastandardroominyourhotel.10．Iamveryinterestedinyournewproduct.四、簡答題（11~12題。每題6分，滿分12分）

11．鼠標(biāo)器有哪些基本操作功能，簡要說明各操作功能的應(yīng)用。

12．使用復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印時(shí)，出現(xiàn)復(fù)印制品圖像模糊的原因是什么？

第二部分（共30分）

五、修改題（13~17題。每題2分，共10分。請(qǐng)按照公文標(biāo)題或正文的規(guī)范要求進(jìn)行修改，并將修改后的標(biāo)題或正文寫在相應(yīng)的題下面）

13．公文正文：公司召開迎新座談會(huì)，座談會(huì)是在熱烈中進(jìn)行的。

14．公文正文：因?yàn)樘岬膯栴}不明確，我們要花很長時(shí)間來搜集材料，造成了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)忙于解答問題，走不出辦公室。

15．公文正文：現(xiàn)將《提綱》轉(zhuǎn)發(fā)你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，參照?qǐng)?zhí)行。

16．公文標(biāo)題：組建“中新實(shí)業(yè)發(fā)展公司”的請(qǐng)示報(bào)告。

17．公文標(biāo)題：×局關(guān)于完全地開展增收節(jié)支活動(dòng)的通知。

六、擬寫題（18題。滿分20分）

18．下面一篇詢問性的函，有幾處不妥。請(qǐng)?jiān)诓蛔儎?dòng)原文內(nèi)容的基礎(chǔ)上加以修改（注意不要在原文上修改，另外寫出改好的便函），并擬出標(biāo)題。

××市稅務(wù)局：

你局×字[19××]號(hào)文第×條認(rèn)為：“經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)內(nèi)合資企業(yè)自開業(yè)之日起，可享受免稅×年的待遇?！蔽闹械摹昂腺Y企業(yè)”是專指中外合資企業(yè)，還是也指中外、中中合作企業(yè)？請(qǐng)解釋。請(qǐng)代向×局長問候。

致禮！

××市經(jīng)發(fā)區(qū)管委會(huì)辦公室

20××.×.×

第三部分(共36分)

七、情景題(19~20題。每題18分，滿分36分)

19．周五下午2時(shí)，H公司總裁將來你公司就技術(shù)合作一事進(jìn)行商談，請(qǐng)你制訂出接待方案。

20．秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？

第一部分

一、填空題

1．內(nèi)存貯器2．系統(tǒng)引導(dǎo)型、文件型

二、選擇題

3.C4.A5.C6.C

三、翻譯題

7．他在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保證完成任務(wù)。

8．會(huì)議定于明天下午2：30舉行。

9．我想在你們飯店訂一間標(biāo)準(zhǔn)房。

10．我對(duì)你們的新產(chǎn)品很感興趣。

四、簡答題

11．（1）移動(dòng)，也叫指向，通過在工作臺(tái)上移動(dòng)鼠標(biāo)，將屏幕上的指針移到屏幕上某一特定位置。

（2）點(diǎn)按，也叫單擊，通過按一下鼠標(biāo)按鈕，完成鼠標(biāo)箭頭所指的某一項(xiàng)目的。

（3）雙擊，連續(xù)再次快速點(diǎn)按鼠標(biāo)按鈕，可以激活一個(gè)鼠標(biāo)箭頭所指的應(yīng)用程序。

（4）拖拉，按一下鼠標(biāo)器按鈕不放，同時(shí)移動(dòng)鼠標(biāo)器使箭頭到一個(gè)新的位置。

12．（1）光學(xué)系統(tǒng)松動(dòng)，位移或污染。

（2）光源系統(tǒng)不同步。

（3）顯影裝置和顯影劑的故障。

（4）清潔效果不良。

（5）感光板的污染或疲勞等。

第二部分

五、修改題

13．“熱烈”后面加“的氣氛”三字。

14．“辦公室”后面加“的現(xiàn)象”三字。

15．“實(shí)際”后面加“情況”一詞。

16．刪掉“報(bào)告”二字。

17．將“完全”改成“全面”。

六、擬寫題

18．關(guān)于經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)合資企業(yè)享受免稅待遇有關(guān)問題的函

××市稅務(wù)局：

你局×字[19××]號(hào)文第×條規(guī)定“經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)內(nèi)合資企業(yè)自開業(yè)之日起，可享受免稅×年的待遇?！蔽闹械摹昂腺Y企業(yè)”是專指中外合資企業(yè)，還是也指中外、中中合作企業(yè)？請(qǐng)予解釋。

××市經(jīng)發(fā)區(qū)管委會(huì)辦公室

20××.×.×

第三部分

七、情景題

19．（1）安排好會(huì)談等有關(guān)事宜：

①搞清楚來賓的情況和來意。

②根據(jù)來賓意圖及本機(jī)關(guān)實(shí)際情況安排好商談日程。

③安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見來賓。

④安排雙方商談。

⑤安排來賓考察、參觀。

⑥做好安全保衛(wèi)工作。

⑦準(zhǔn)備好送給來賓的紀(jì)念品。

⑧準(zhǔn)備好新聞報(bào)道工作。

（2）安排好生活接待工作：

①安排好食與宿。

②安排好車輛使用。

③辦好返程車、船、機(jī)票預(yù)定工作。

④安排好就醫(yī)保健工作。

⑤安排好來賓業(yè)余活動(dòng)。

20．①禮貌地與通話人說：“請(qǐng)稍等”，用手蓋住送話器，熱情歡迎來訪者，請(qǐng)客人坐下稍候。

②盡快與通話人結(jié)束電話，記錄好電話內(nèi)容。

③請(qǐng)客人再稍候，馬上去總經(jīng)理辦公室迅速處理好急件。

④辦完急件回來接待來訪者，并做好談話記錄。

⑤禮貌地送走客人。

⑥整理好電話內(nèi)容和來訪者談話內(nèi)容即電話內(nèi)容和來訪者意見后，向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)。

第五篇：秘書資格復(fù)習(xí)題

秘

書

—國家職業(yè)資格培訓(xùn)（四級(jí)秘書）

哈爾濱廣播電視大學(xué)

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 導(dǎo)

語

1、辦公室工作： 上情下達(dá)、下情上達(dá)，溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外。

是行政綜合部門（參謀部、不管部），其主要職能是：聯(lián)系、協(xié)調(diào)、溝通、服務(wù)。

2、秘書工作：參與政務(wù)、管理事務(wù)。

總體可概括為： 辦會(huì)、辦事、辦文。

3、秘書人員素質(zhì)：三能—能干、能寫、能說

四勤—腦勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

會(huì)議管理

提要

學(xué)習(xí)內(nèi)容主要是會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后總結(jié)三部分。通過本章學(xué)習(xí)使秘書人員明白在會(huì)議各階段應(yīng)當(dāng)完成的工作，掌握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開好會(huì)議的方法與技巧。

第一節(jié)

會(huì)前籌備

一、學(xué)會(huì)擬定會(huì)議議程、日程

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1、會(huì)議議程

是為完成議題而作出的會(huì)議順序計(jì)劃，即會(huì)議要討論、解決問題的統(tǒng)一安排。

第一節(jié)

會(huì)前籌備

（1）小型會(huì)議議程

主持人宣布開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)講話（報(bào)告），會(huì)議發(fā)言討論，會(huì)議總結(jié)，宣布散會(huì)。

（2）大、中型會(huì)議議程

開幕式，領(lǐng)導(dǎo)和來賓致詞，領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告，分組討論，大會(huì)發(fā)言，參觀或其他活動(dòng)，宣讀決議，閉幕式。

2、會(huì)議日程

是根據(jù)會(huì)議議程每天作出的具體安排。它是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。第一節(jié)

會(huì)前籌備

3、議程和日程的作用

掌握會(huì)議的議題和進(jìn)程，了解會(huì)議的計(jì)劃和信息；是加強(qiáng)溝通的平臺(tái)，是加強(qiáng)管理的工具。

（二）案例分析（見p2-3）

（三）工作程序

1、議程的制定

（1）會(huì)議目標(biāo)和參加者

要明確會(huì)議的目的和出席會(huì)議者。

（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

一是按照議題的 會(huì)前籌備

的重、急，輕、緩安排會(huì)序。二是將議題的預(yù)計(jì)處理時(shí)間標(biāo)明。

（3）與會(huì)者要明確每一項(xiàng)議程

2、會(huì)議日程的編制

一是遵循慣例；二是靈活掌握；三是分清主次。

（四）注意事項(xiàng)

1、議程和日程的區(qū)別

議程是對(duì)會(huì)議要通過的文件，要解決的問題的概略安排。日程是會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

2、正確處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議。會(huì) 前 籌 備

（五）相關(guān)鏈接—P7 議程、日程樣式

二、掌握會(huì)議地點(diǎn)的備選

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1、如何選會(huì)議地點(diǎn)

交通便利、規(guī)格相宜、會(huì)場及設(shè)備良好、價(jià)格合理適中

2、會(huì)議賓館酒店的劃分

星級(jí)、類型、功能、地點(diǎn)

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按會(huì)議目的和規(guī)格選會(huì)場

會(huì) 前 籌 備

事前踩點(diǎn)比較

簽訂預(yù)約合同（訂金）

（四）注意事項(xiàng)

一是注意收集會(huì)議場地的信息 ；二是要實(shí)地考察會(huì)議場地。

三、布置會(huì)場和安排座次

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1、會(huì)場

徽標(biāo)、會(huì)標(biāo)、布局裝飾

集中舒適、方便安全

2、座次

領(lǐng)導(dǎo)座次、會(huì)議代表座次、其他人員座次（如來賓座席、媒體記者、工作人員）

會(huì) 前 籌 備

（1）主席臺(tái)座次。按職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果依次安排座次，職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有時(shí)需在前排邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

（3）名簽擺放。在每個(gè)座位的左側(cè)放置領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議代表姓名臺(tái)簽。（水杯、面巾放在右側(cè)）

（4）其他人員座次。

（二）相關(guān)鏈接 會(huì) 前 籌 備

1、會(huì)場布局類型。P18-19

2、會(huì)場座席的區(qū)劃。

四、發(fā)布會(huì)議信息

1、會(huì)議信息主要內(nèi)容。

（1）會(huì)議信息。會(huì)議報(bào)名的時(shí)間、地點(diǎn)，參會(huì)費(fèi)用，會(huì)務(wù)聯(lián)系人及電話，會(huì)議報(bào)道及議程、日程等；

（2）與會(huì)者的信息。出席人員姓名、單位、職務(wù)，往返時(shí)間及航班車次，參會(huì)材料等；

會(huì) 前 籌 備

（3）會(huì)議宣傳報(bào)道及交流內(nèi)容。新聞發(fā)布、媒體報(bào)道、交流材料、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等。

五、會(huì)議食宿安排

1、會(huì)議的餐飲安排

（1）餐飲標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算。

（2）就餐方式。以自助為主，桌餐為輔。

（3）確定食譜、菜譜。

（4）會(huì)中的茶歇。高規(guī)格的會(huì)議要安排茶歇。會(huì) 前 籌 備

2、會(huì)議住宿安排

（1）原則：安全、舒適、便捷。

（2）提前制定住宿房間安排表（方案）。

（3）需要考慮的情況。價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)、樓層朝向、領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓、老弱婦幼、民族等。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

1、邀請(qǐng)?jiān)瓌t：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)客戶、關(guān)系緊密者等。

（1）確定嘉賓名單。會(huì) 前 籌 備

（2）會(huì)前發(fā)正式邀請(qǐng)函。

（3）嘉賓人數(shù)的把握。

2、嘉賓的接待

（1）接待原則。對(duì)等接待，按接待規(guī)格“迎來送往”；熱情周到，細(xì)致得體，有禮有度。

（2）接站。人員安排和車輛安排。

（3）具體接待工作。體現(xiàn)出嘉賓的規(guī)格和待遇。

七、會(huì)議的資料準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料

（1）會(huì)務(wù)資料。會(huì)務(wù)手冊(cè)、接送站表、用餐表、分組討論表、會(huì)務(wù)聯(lián)系電話等 會(huì) 前 籌 備

（2）會(huì)議代表資料袋。會(huì)議指南、會(huì)議材料、分組名單、代表證、文具、用餐券等。

2、會(huì)議用品。會(huì)場設(shè)備檢查、燈光電氣、多媒體儀器等。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

1、會(huì)議通用禮儀：文書禮儀、迎送禮儀、參會(huì)禮儀、服務(wù)禮儀

2、主持人禮儀、與會(huì)者禮儀、九、會(huì)議常用設(shè)備檢查

全權(quán)委托會(huì)場提供方負(fù)責(zé)，保證設(shè)備、音響正常。

會(huì) 前 籌 備

小結(jié)

１、上情下達(dá)，下情上達(dá)，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外

２、腦勤、手勤、眼勤、腿勤

3、關(guān)鍵詞：世事洞明皆學(xué)問，人情練達(dá)即文章

在生活中學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中學(xué)會(huì)生存

秘

書

—國家職業(yè)資格四級(jí)

哈爾濱廣播電視大學(xué)

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

會(huì)議過程中的服務(wù)：會(huì)議值班、接待新聞媒體、會(huì)議記錄、收集意見建議、印發(fā)會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議合影等等。

一、會(huì)議值班

１、會(huì)議值班的內(nèi)容

（１）電話記錄。記錄來電時(shí)間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。

（２）接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、事由。第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

（３）填寫值班日記。綜合前兩項(xiàng)的內(nèi)容記要點(diǎn)。（４）作好信息傳遞。重要事項(xiàng)要迅速報(bào)告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、編制會(huì)議值班表

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

１、接待媒體采訪的基本原則。客觀、事實(shí)求是 第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

、會(huì)議內(nèi)容的保密度的把握，做到內(nèi)外有別、會(huì)議報(bào)道的主要提法和觀點(diǎn)要報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定、宣傳口徑，報(bào)道角度及內(nèi)容，新聞稿要認(rèn)真準(zhǔn)備，主動(dòng)配合。

２、接待采訪的工作內(nèi)容

（１）由秘書撰寫新聞稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，送媒體發(fā)表。

（２）邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)記者到會(huì)采訪、報(bào)道。第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

三、安排會(huì)議討論、茶歇、代表合影等

１、安排好分組討論，收集并反饋意見。

２、重要會(huì)議安排茶歇。

３、會(huì)中在恰當(dāng)時(shí)間安排會(huì)議代表合影。

４、注意編制會(huì)議通訊錄。

四、做好會(huì)議記錄和簡報(bào)工作

１、會(huì)議記錄

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部 第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

標(biāo)題。常用的即是文種—會(huì)議記錄；

另一種是會(huì)議名稱+文種

正文。開頭+主體+結(jié)尾

開頭：會(huì)議名稱、地點(diǎn)、主持人、參加人，出、缺席情況，記錄人等。

主體：會(huì)議議題，發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容，會(huì)議決議，表決方式及結(jié)果。

結(jié)尾：會(huì)議結(jié)束，散會(huì)時(shí)間。

尾部。主持人、記錄人簽字。第二節(jié)

會(huì)中服務(wù)

２、會(huì)議簡報(bào)

會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容。反映會(huì)議實(shí)際情況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議信息。

會(huì)議簡報(bào)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

會(huì)議簡報(bào)的標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確、醒目、靈活。

其開頭多用敘述式和結(jié)論式，主體部分要突出會(huì)議的主要精神和會(huì)議決定，內(nèi)容要單一精練。

小

結(jié)

小結(jié)

１、會(huì)中服務(wù)。值班、接待、會(huì)議記錄

２、注重：溝通、聯(lián)系、協(xié)調(diào)、服務(wù)

３、關(guān)鍵詞：完善自我、超越自我第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)

要點(diǎn)：

會(huì)后文件的收集、整理、立卷歸檔，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算，會(huì)議決議的催辦等。

一、會(huì)議文件資料收集整理

1、會(huì)議文件立卷歸檔范圍

會(huì)議相關(guān)的正式文件資料。議程、日程和會(huì)議程序，出席、列席及分組名單，會(huì)議通知、電話記錄等，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告（講話）、會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等，會(huì)議總結(jié)、與會(huì)代表名冊(cè)、通訊錄、會(huì)議音像資料等。會(huì)后落實(shí)

2、會(huì)議文件立卷

收集資料，對(duì)資料進(jìn)行甄別整理，分類歸卷，案卷的編目歸檔。

二、會(huì)議紀(jì)要

1、會(huì)議紀(jì)要的編寫

會(huì)議紀(jì)要

是記載和傳達(dá)會(huì)議情況及其議定事項(xiàng)的書面材料。是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成會(huì)議材料。

紀(jì)要的作用

一是對(duì)上匯報(bào)工作；二是對(duì)下指導(dǎo)工作。會(huì)后落實(shí)

（1）會(huì)議紀(jì)要的種類

辦公會(huì)議紀(jì)要，工作會(huì)議紀(jì)要，協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要，研討會(huì)議紀(jì)要等。

（2）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容

一是對(duì)會(huì)議情況的簡述，如會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議討論的問題及會(huì)議成果；

二是對(duì)會(huì)議主要精神的闡述，這是會(huì)議紀(jì)要的主體部分。

（3）會(huì)議紀(jì)要的起草及要求 會(huì)后落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議的正式文件，內(nèi)容要求簡明扼要、觀點(diǎn)鮮明、重點(diǎn)突出。

一是實(shí)事求是，注重實(shí)際；

二是集中概括，提煉歸納；

三是條理清晰，一目了然。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算及方法

1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算

會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算依據(jù)是會(huì)前經(jīng)費(fèi)預(yù)算及開支預(yù)算。會(huì)議結(jié)束后，秘書和會(huì)務(wù)人員應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)審定的預(yù)算進(jìn)行結(jié)算，超過預(yù)算指標(biāo)，又無正當(dāng)理由 會(huì)后落實(shí)

由的不予報(bào)銷。

2、會(huì)議成本（核算）

會(huì)議成本主要指直接經(jīng)費(fèi)支出。

會(huì)議的直接費(fèi)用=會(huì)場租用及布置費(fèi)+設(shè)備租用費(fèi)+郵電通訊費(fèi)+培訓(xùn)費(fèi)+交通參觀費(fèi)+食宿費(fèi)+資料費(fèi)+宣傳公關(guān)費(fèi)+紀(jì)念品+其他符合規(guī)定的支出費(fèi)用（10項(xiàng)）

3、會(huì)議財(cái)務(wù)管理原則

一是遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)；

二是量入為出，收支平衡；

三是精打細(xì)算，厲行節(jié)約。

會(huì)后落實(shí)

小結(jié):

1、會(huì)后落實(shí)。會(huì)議文件的整理歸檔；

2、會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的起草；

3、關(guān)鍵詞：智商、情商、財(cái)商的培養(yǎng)與鍛煉。秘

書

—國家職業(yè)資格四級(jí)

哈爾濱廣播電視大學(xué)

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年1月

第二章

事務(wù)管理

秘書“參與政務(wù)、管理事務(wù)”的職能主要是側(cè)重體現(xiàn)在事務(wù)管理上。要系統(tǒng)了解四級(jí)秘書的日常性辦公室事務(wù)工作的內(nèi)容，能夠熟練掌握辦事的工作程序和操作技巧。

第一節(jié)

接

待

一、接待工作

1、接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度提出來的。秘書要根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。

接待規(guī)格有三種：高、低、對(duì)等。第一節(jié)

接

待

（1）高規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）要高的接待。

（2）低規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）要低的接待。

（3）對(duì)等接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）相當(dāng)?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。

2、接待規(guī)格的確定

接待規(guī)格一般是根據(jù)來賓的身份和來訪的目的而定的。

第一節(jié)

接

待

秘書提出意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，最終由領(lǐng)導(dǎo)確定接待規(guī)格。

要考慮的因素:一是雙方的關(guān)系；二是突發(fā)情況影響原定的接待規(guī)格；三是參照以前接待的標(biāo)準(zhǔn)。注意三種接待規(guī)格靈活運(yùn)用。

3、接待方案計(jì)劃的主要內(nèi)容

接待主要是：確定接待規(guī)格和相關(guān)陪同人員，安排活動(dòng)日程，提出經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

注意：主要領(lǐng)導(dǎo)和來賓的接待

第一節(jié)

接

待

4、接待計(jì)劃

制訂接待計(jì)劃要包括以下內(nèi)容：

主要陪同人員和工作人員。

住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量。

宴請(qǐng)地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。

會(huì)見及會(huì)談地點(diǎn)、與會(huì)人員。

參觀游覽及活動(dòng)安排、陪同車輛安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握內(nèi)外有別的“度”。

二、安排迎送來訪的團(tuán)體

1、用車禮儀

第一節(jié)

接

待

接待車輛種類：小車、商務(wù)車、中巴、大客車

乘小車禮儀

—P97

2、見面禮儀

迎候—握手—介紹—秘書及工作人員接行李—安排乘車

案例—P98

3、迎送團(tuán)體的方式

迎接：一是主陪人到機(jī)場、車站迎接，以示重視；二是委派副職去迎接，主陪人在賓館等候。第一節(jié)

接

待

送別：一是宴請(qǐng)送別?？稍谇耙惶焱砩吓e行告別宴會(huì)或提前話別。二是委托副職前往送別。

三、安排來賓住宿、行程及交通

1、根據(jù)客人級(jí)別確定住宿、餐飲、用車標(biāo)準(zhǔn)。

2、預(yù)定住宿賓館酒店，預(yù)定宴請(qǐng)酒店。

3、按照客人的要求制定活動(dòng)計(jì)劃、日程。

4、中、西餐用餐禮儀

四、安排來賓訪問、活動(dòng) 第一節(jié)

接

待

1、參觀、訪問、交流；

2、游覽、觀光、文娛活動(dòng)；

3、購物、健身活動(dòng)。

小結(jié)：

1、接待。規(guī)格、人員、計(jì)劃、禮儀、預(yù)算

2、關(guān)鍵詞：熱情、細(xì)致、禮貌、周到。

第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

掌握布置辦公室的方法，了解辦公環(huán)境中的安全隱患，掌握排除隱患的措施。

一、辦公室的布置

1、辦公室種類的劃分

一是按職能分為：行政、黨務(wù)、業(yè)務(wù)、其他部門等辦公室；

二是按分布形式分為：集中式、分散式等。

2、布置辦公室的基本要求 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（1）光線充足、通風(fēng)好，便于溝通聯(lián)系；

（2）統(tǒng)一辦公座椅及設(shè)備，公共辦公用品；

（3）部門主管的位置在員工座位的最后面；

（4）辦公區(qū)、接待區(qū)和休息區(qū)要分別安排。

3、辦公室布置的原則

（1）有利於溝通

（2）便于監(jiān)督

（3）營造和諧、團(tuán)結(jié)、舒適的環(huán)境 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

二、營造安全、健康的辦公環(huán)境

1、安全隱患及檢查的內(nèi)容

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)《勞動(dòng)合同法》，了解工作單位規(guī)章制度，樹立安全意識(shí)，保護(hù)自身合法權(quán)益。

（2）觀察和掌握工作場所的安全隱患，并及時(shí)報(bào)告和排除。（3）掌握辦公設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)方法，出現(xiàn)故障及時(shí)修理和排出。第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（4）辦公區(qū)域的常見的安全隱患

電路、水、火警、網(wǎng)絡(luò)安全及其它設(shè)備故障等等。

小結(jié)

1、辦公室布置

2、安全、舒適辦公環(huán)境

關(guān)鍵詞：細(xì)節(jié)決定成敗

多為成功想辦法，不為失敗找理由 第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

了解印章和介紹信管理，掌握值班工作、零用現(xiàn)金管理及報(bào)銷手續(xù)，鍛煉獨(dú)立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合稱。（公章、鋼印、名章等）公章是單位對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志。

2、印章的作用

標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用

3、印章種類和管理

種類：正式印章、套印章、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人名章、專用章等。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

印章的管理：

?專人負(fù)責(zé)。指定專職文秘人員管理使用印章，注意保管和使用登記。

?確保安全。要有專門的文件檔案柜及印章盒存放印章，文件柜鎖的鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。?保持清潔。使用印章要注意使用方法，避免損壞，保持印章圖案和印文的清晰。

4、介紹信

是公用文書信件。是用來介紹被派遣人員的姓名、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

5、介紹信的管理

專人負(fù)責(zé)—保管安全—嚴(yán)格手續(xù)

6、印章和介紹信的使用

（1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)—辦理簽批手續(xù)—秘書人員嚴(yán)格執(zhí)行印信使用的規(guī)章制度—有效監(jiān)督

（2）公文用印只在文本落款處蓋章—壓年蓋月；在帶存根的公函和介紹信上要蓋騎縫章、落款章。

（3）用印和開介紹信要辦理登記手續(xù)，填寫字跡要工整，用鋼筆和毛筆書寫。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)

1、理財(cái)能力的培養(yǎng)

秘書要熟悉并掌握信用卡、支票、匯款等業(yè)務(wù)方法。會(huì)辦理公務(wù)活動(dòng)、出差、旅行等支票、現(xiàn)金結(jié)算報(bào)銷手續(xù)。

2、零用現(xiàn)金的管理

“小金庫” ：凡違反國家財(cái)經(jīng)法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，侵占、節(jié)流國家和單位收入，未列入單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門帳內(nèi)或未納入預(yù)算管理，私存私放的各種現(xiàn)金。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

?秘書人員要嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不準(zhǔn)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。? 對(duì)零用現(xiàn)金、款項(xiàng)，秘書要進(jìn)行使用登記，用后及時(shí)報(bào)銷。

報(bào)銷的票據(jù)要請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。

? 案例（P135）

四、安排領(lǐng)導(dǎo)的差旅事務(wù)

1、公出、旅行

2、出國考察

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

五、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作

1、臨時(shí)事宜

2、臨時(shí)交辦適宜的范圍

3、辦事原則

4、注意事項(xiàng)

六、管理時(shí)間，提高效率（P154）

時(shí)間管理是指在同樣的時(shí)間消耗的情況下，為提高時(shí)間利用率而進(jìn)行的一系列控制工作。

1、個(gè)人時(shí)間管理的技巧

用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí)，圖2-4： 第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

重要而緊迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暫不做D。

關(guān)鍵詞：善于管理時(shí)間，提高工作效率。

七、辦事的學(xué)問與技巧

秘書工作任務(wù)，“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，即是當(dāng)參謀，會(huì)辦事。要做到會(huì)想事、會(huì)辦事、辦成事。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

1、怎么樣辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事

? 辦事要記住“三句話”（三要素）：

一是辦什么事；二是什么時(shí)間完成；三是去哪、找誰辦事等注意事項(xiàng)。

? 辦事結(jié)果要“三比較”：兩利相權(quán)取其重，兩弊相權(quán)取其輕，利弊相權(quán)取其利。? 把握好辦事“三形式”：辦理單一事項(xiàng)；交叉辦事；穿插辦事。? 辦完事向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)“三注意”：不失真、不吹噓、不邀功。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理 小結(jié)：

1、印信管理，專人負(fù)責(zé)

2、現(xiàn)金管理，遵守制度

3、時(shí)間管理，輕重緩急

4、事務(wù)管理，“三三三三”

關(guān)鍵詞：認(rèn)真準(zhǔn)備、講究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事。

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

了解辦公用品訂購、接收、管理的知識(shí)，掌握數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等的使用與保養(yǎng)。

一、訂購、管理辦公用品（略）

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

數(shù)碼相機(jī)也稱數(shù)字式相機(jī)，是光、機(jī)、電一體化技術(shù)的產(chǎn)物。

1、工作原理

數(shù)碼相機(jī)的核心部件是CCD-圖像傳感器。它將光信號(hào)轉(zhuǎn)化為模擬信號(hào)，再通過模數(shù)轉(zhuǎn)換芯片轉(zhuǎn)成數(shù)字信號(hào)，經(jīng)壓縮存入相機(jī)的硬盤卡，通過數(shù)據(jù)線傳給計(jì)算機(jī)。CCD相當(dāng)于傳統(tǒng)相機(jī)的膠卷 第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

2、數(shù)碼相機(jī)與光學(xué)相機(jī)的區(qū)別

數(shù)碼相具有輸出、即拍即顯和聲音記錄功能。與傳統(tǒng)相機(jī)相比，數(shù)碼相機(jī)具有以下特點(diǎn)：

（1）感光不同。

（2）存儲(chǔ)介質(zhì)不同。

（3）圖像質(zhì)量不同。

（4）輸入輸出方式不同。

3、性能指標(biāo)分析

（1）分辨率。分辨率越高圖像質(zhì)量越好。一般人物照200萬像素即可；產(chǎn)品物體300萬像素；專業(yè)攝影500萬像素以上的相機(jī)。

（2）變焦。有光學(xué)變焦能力的鏡頭是好相機(jī)（3倍）

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

（3）鏡頭。鏡頭的好壞控制著光圈大小，圖像銳化好、色彩還原度好都取決于鏡頭取景能力。

（4）相當(dāng)感光度。使用高感光度的相機(jī)拍攝光圈要小一點(diǎn)、或快門速度快一些；使用低感光度相機(jī)則相反。

（5）存儲(chǔ)卡。當(dāng)今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。對(duì)于普通使用者選擇128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD顯示屏。主要是取景、照片預(yù)覽和菜單 第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

（7）連接方式。數(shù)碼相機(jī)均使用USB接口來從相機(jī)下載照片，同時(shí)帶有視頻AV輸出端子，以便在電視上欣賞照片。

（8）色彩位數(shù)。又稱色彩深度。是用來表示顏色的二進(jìn)制數(shù)的位數(shù)。它的值越高，表示的顏色越多，照片的圖像越細(xì)膩、質(zhì)量越好。一般普及相機(jī)色彩位數(shù)是16-24BIT,專業(yè)相機(jī)在24-36BIT。

（9）連續(xù)拍攝。數(shù)碼相機(jī)在拍攝時(shí)，將光信號(hào)轉(zhuǎn)為數(shù)碼信號(hào)，并保存在存儲(chǔ)介質(zhì)上，每次需較長時(shí)間，所以拍攝速度不是很快。連續(xù)拍好。第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

4、實(shí)際操作。

拍照：從實(shí)際出發(fā)，選擇相關(guān)設(shè)備，取景拍照。

數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)連接：拍攝的照片必須由數(shù)據(jù)線導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)中，才能作為圖像素材通過應(yīng)用軟件進(jìn)行處理。

編輯圖片：常用的處理圖片的軟件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改變圖片的色澤、亮度、清晰度等。

三、掃描儀的使用（略）

秘

書

—

國家職業(yè)資格四級(jí)

哈爾濱廣播電視大學(xué)

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 第五節(jié)

信息管理

熟悉信息收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)工作的內(nèi)容，方法與要求，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、篩選、校核、傳遞、存儲(chǔ)信息。提高信息素養(yǎng)和能力。

一、信息的收集

1、信息的含義。信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。是物質(zhì)一種存在方式。

2、信息的特征?？陀^性、時(shí)效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性。

3、信息的種類 第五節(jié)

信息管理

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將信息劃分為以下類型：

（1）按性質(zhì)分為

自然信息和社會(huì)信息。

（2）按表現(xiàn)形式分為

語言、文字、聲像、計(jì)算機(jī)語言、微縮信息。

（3）按內(nèi)容和社會(huì)領(lǐng)域分為

政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、軍事、科技、體育信息等。

（4）按穩(wěn)定狀態(tài)劃分為

靜態(tài)、動(dòng)態(tài)信息

（5）按在秘書工作中的作用分為

預(yù)測、動(dòng)態(tài)、反饋信息等。第五節(jié)

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序?yàn)椋菏占?、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用等六個(gè)環(huán)節(jié)。

5、信息收集的渠道

大眾傳媒、圖書館、互聯(lián)網(wǎng)、商家和客戶、貿(mào)易渠道、信息機(jī)構(gòu)、社會(huì)關(guān)系等渠道。

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

是對(duì)收集到的大量信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷其價(jià)值，決定取舍。

第五節(jié)

信息管理

2、工作中常備的信息資料

辦公室常備的資料有：工具書、參考書、通訊錄、報(bào)紙期刊、文獻(xiàn)資料。

3、篩選信息資料的方法

（1）關(guān)注標(biāo)題。

（2）復(fù)印、剪裁。

（3）網(wǎng)上檢索。

（4）做資料卡片（摘記卡片）。第五節(jié)

信息管理

4、篩選信息的程序

（1）看信息來源

（2）看信息的標(biāo)題

（3）看正文

（4）最后決定信息的取舍

經(jīng)過篩選的信息要分別處理。選中的信息分輕重緩急加工處理利用；暫時(shí)不用的，進(jìn)行暫存?zhèn)洳椤?/p>

三、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向

內(nèi)向和外向傳遞。

第五節(jié)

信息管理

2、信息傳遞的要素

（1）信源

即信息的來源。分為原生源和再生源。

（2）信道。是傳遞信息的通道。

（3）信宿。是信息傳遞的終點(diǎn)。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必須有接受者（個(gè)體、群體）。

3、信息傳遞的方法

（1）語言傳遞。（2）文字傳遞。（3）電訊傳遞。（4）可視化輔助物傳遞。第五節(jié)

信息管理

四、信息的存儲(chǔ)

小結(jié)：

1、信息管理

含義、種類、工作程序、收集

2、信息的篩選

常備資料、篩選方法、篩選

3、信息的傳遞

方向、要素、方法

關(guān)鍵詞：開闊視野，提升信息素養(yǎng)和技能。

第三章

文書擬寫與處理

有關(guān)公務(wù)文書、事務(wù)文書與商務(wù)文書的擬寫。

公務(wù)文書如通知、報(bào)告、函；事務(wù)文書：簡報(bào)、會(huì)議記錄；商務(wù)文書：意向書、訂貨單、產(chǎn)品說明書等。重點(diǎn)：公務(wù)文書

第一節(jié)

文書擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知，統(tǒng)稱為批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這種公文是復(fù)合體公文。

2、公文含義

狹義一般指“行政”性公文；廣義指行政性公文和應(yīng)用性公文。（如：計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、規(guī)定、辦法等）

第一節(jié) 文書擬寫

3、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的3種類型

（1）批轉(zhuǎn)通知。是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知。其特點(diǎn)是上級(jí)機(jī)關(guān)采用了下級(jí)的公文，一批轉(zhuǎn)的形式通知下級(jí)，關(guān)鍵在于“批”字。

（2）轉(zhuǎn)發(fā)通知。是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文的通知。應(yīng)在上級(jí)機(jī)關(guān)同意后，以“轉(zhuǎn)發(fā)語”的形式通知下級(jí)機(jī)關(guān)。關(guān)鍵在于“轉(zhuǎn)”字。

（3）印發(fā)通知。是印發(fā)本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制定公文的通知。是以“按語”形式通知下級(jí)機(jī)關(guān)，重點(diǎn)在于“公布”。第一節(jié)

文書擬寫

4、通知的擬寫

批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)是：

標(biāo)題＋主送機(jī)關(guān)＋正文＋落款＋成文日期＋轉(zhuǎn)發(fā)文件原文

標(biāo)題

（1）批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知常常采用四元素標(biāo)題：

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)＋原發(fā)文機(jī)關(guān) ＋事由 ＋文種

（見案例）

（2）印發(fā)通知一般采用三元素標(biāo)題：

發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由 ＋文種

主送機(jī)關(guān)

即受文辦理單位，要求頂格書寫。

正文

與事項(xiàng)性通知相比，批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知的正文比較特殊，其結(jié)構(gòu)是：

批語（轉(zhuǎn)發(fā)語、按語）+轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）＋（意義+ 執(zhí)行要求）

第一節(jié)

文書擬寫

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā) 文件原文

這類文件發(fā)原文位于成文日期下，其標(biāo)題居中排布。

二、報(bào)告

1、報(bào)告，是匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文。

2、報(bào)告的特點(diǎn)

（1）匯報(bào)性。報(bào)告都是用來向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的。擬寫報(bào)告注意用“匯報(bào)工作”的語氣。

第一節(jié)

文書擬寫 語氣。

（2）陳述性。此類公文在表達(dá)方式上，只能運(yùn)用敘述和說明來陳述事項(xiàng)。

3、報(bào)告的類型

（1）匯報(bào)工作報(bào)告。內(nèi)容包括：回報(bào)例行工作、成績經(jīng)驗(yàn)、問題教訓(xùn)、今后打算、匯報(bào)交辦事項(xiàng)的結(jié)果等。

（2）反映情況報(bào)告。其內(nèi)容包括：反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動(dòng)向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時(shí)采用這種報(bào)告。

第一節(jié)

文書擬寫

3、報(bào)告的類型

（1）匯報(bào)工作報(bào)告。內(nèi)容包括：回報(bào)例行工作、成績經(jīng)驗(yàn)、問題教訓(xùn)、今后打算、匯報(bào)交辦事項(xiàng)的結(jié)果等。

（2）反映情況報(bào)告。其內(nèi)容包括：反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動(dòng)向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時(shí)采用這種報(bào)告。

（3）答復(fù)詢問報(bào)告。它是被動(dòng)行文，須要針對(duì)上級(jí)來文詢問的內(nèi)容或交辦的事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)。第一節(jié)

文書擬寫

4、報(bào)告的擬寫

報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題＋主送機(jī)關(guān)＋正文+落款＋成文日期

標(biāo)題采用三元素形式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由 ＋文種

如《哈爾濱電大學(xué)生學(xué)習(xí)情況的報(bào)告》

主送機(jī)關(guān)

直接上級(jí)機(jī)關(guān)，負(fù)責(zé)受理報(bào)告的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)。還有的機(jī)關(guān)需要送則采用抄送。

正文

其結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋報(bào)告事項(xiàng)＋結(jié)尾

第一節(jié)

文書擬寫

5、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

（1）性質(zhì)要求不同。匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問用報(bào)告，報(bào)告機(jī)關(guān)不必等上級(jí)機(jī)關(guān)的答復(fù)；請(qǐng)示則是為了某一問題請(qǐng)求上級(jí)指示或批準(zhǔn)的公文。請(qǐng)示機(jī)關(guān)必須要等待上級(jí)機(jī)關(guān)明確回復(fù)。

（2）行文實(shí)現(xiàn)不同。報(bào)告可以在事前、事后或工作進(jìn)行中行文。而指示必須在事前行文。第一節(jié)

文書擬寫

三、請(qǐng)示

1、請(qǐng)示，是向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。

使用請(qǐng)示要慎重，凡屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)或上級(jí)機(jī)關(guān)以往政策中明確的問題，應(yīng)不在請(qǐng)示之列。

2、請(qǐng)示的特點(diǎn)

（1）一文一事。請(qǐng)示行文必須一文一事，這就是說，向上級(jí)請(qǐng)示解決問題，要一事行一個(gè)請(qǐng)示文。

（2）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)。沒有請(qǐng)示就沒有批復(fù)。一請(qǐng)示，一批復(fù)。而報(bào)告是沒有批復(fù)的。第一節(jié)

文書擬寫

（3）事前行文。請(qǐng)適應(yīng)在問題發(fā)生或處理前行文。不可事后行文，先斬后奏。

3、請(qǐng)示的類型

請(qǐng)示可分為兩種：

（1）求示性請(qǐng)示。是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予政策、認(rèn)識(shí)上的指示的請(qǐng)示。

（2）求批性請(qǐng)示。是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批準(zhǔn)、認(rèn)可的請(qǐng)示。

這第二種請(qǐng)示是大量的。主要是涉及機(jī)構(gòu)變化、人事任免、項(xiàng)目安排、財(cái)務(wù)等問題。第一節(jié)

文書擬寫

4、示例分析—P241

5、請(qǐng)示的擬寫要點(diǎn)

其結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題＋主送機(jī)關(guān)＋正文＋落款＋日期＋附注

標(biāo)題一般采用三元素形式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由 ＋文種

請(qǐng)示不能寫單元素標(biāo)題，以《請(qǐng)示》作為公文標(biāo)題的寫法是錯(cuò)誤的。

正文的結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋請(qǐng)示事項(xiàng)＋結(jié)尾

開頭 要說明請(qǐng)示的意義和根據(jù)；

事項(xiàng) 是正文的核心，請(qǐng)示事項(xiàng)應(yīng)具有可行性和可操作性

結(jié)尾 “當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”等。第一節(jié)

文書擬寫

四、問答函

1、函的概念

是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)。

2、函的類型

詢問函、答復(fù)函兩種。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的擬寫要點(diǎn)

其結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題＋主送機(jī)關(guān)＋正文＋落款＋日期

標(biāo)題有兩種形式:

發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種

事由＋文種 第一節(jié)

文書擬寫

正文結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋事項(xiàng) ＋尾語

尾語

詢問函尾語常用：“請(qǐng)速回復(fù)”、“請(qǐng)予復(fù)函”

答復(fù)函尾語常用：“此復(fù)”、“特此函復(fù)”

五、簡報(bào)

1、簡報(bào)的概念

是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反應(yīng)情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”、“摘報(bào)”、“簡訊”、“內(nèi)部參考”等。

2、見報(bào)的特點(diǎn)

第一節(jié)

文書擬寫

一是簡明扼要。即內(nèi)容集中、用途明確、篇幅簡短、文字精練；

二是快捷迅速。講究時(shí)效性，便于有關(guān)部門及時(shí)作出判斷，指導(dǎo)工作。

三是內(nèi)容新鮮。報(bào)道新情況、宣傳新典型、提供新信息、表達(dá)新觀點(diǎn)。

四是真實(shí)準(zhǔn)確。內(nèi)容真實(shí)可靠，準(zhǔn)確無誤。

3、類型

工作簡報(bào)、會(huì)議簡報(bào)、動(dòng)態(tài)簡報(bào)

4、示例分析

P251—

第一節(jié)

文書擬寫

5、簡報(bào)擬寫要點(diǎn)

其結(jié)構(gòu)是：報(bào)頭＋報(bào)核＋報(bào)尾

（1）報(bào)頭 它設(shè)在第一頁的上方約占1/3的位置，下邊用橫線與正文隔開。包頭包括以下內(nèi)容：

簡報(bào)名稱、秘密等級(jí)、期號(hào)、編印單位、日期

（2）報(bào)核 即簡報(bào)中間部分。結(jié)構(gòu)是：

（按語）＋標(biāo)題＋導(dǎo)語＋主體＋結(jié)尾

注意：文字簡練、內(nèi)容真實(shí)、針對(duì)性強(qiáng)、一事一報(bào)

六、意向書

P253略

小結(jié)：常用公務(wù)、事務(wù)文書5種。商務(wù)文書略。

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知—批轉(zhuǎn)下級(jí)文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文

2、報(bào)告—下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)

3、請(qǐng)示—下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示

4、問答函—不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題

5、簡報(bào)—是匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況的事務(wù)文書

關(guān)鍵詞：終身學(xué)習(xí)、開放式學(xué)習(xí)、創(chuàng)新性學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)；

勤學(xué)、多寫、善思

第二節(jié)

收發(fā)文處理

了解文書繕印、校對(duì)、傳閱工作的內(nèi)容和要求，能夠高效率、高質(zhì)量地繕印、校對(duì)、傳閱文件。

一、繕印文件

（一）相關(guān)知識(shí)

1、含義

繕印是對(duì)文件進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。

2、文書繕印的要求

文字準(zhǔn)確工整

符合文件標(biāo)準(zhǔn)

裝訂整潔牢固

底稿保存

注意保密 收發(fā)文處理

（二）工作程序

1、確定印制文書，不得擅自改動(dòng)。

2、確定印制格式，注意字體大小。

3、打字、打印、復(fù)印、裝訂。

4、做好文件交接。

二、校對(duì)文書

（一）相關(guān)文書

1、含義

校對(duì)是根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正。收發(fā)文處理

2、校對(duì)的內(nèi)容

（1）校訂清樣的錯(cuò)字、漏字、多字。

（2）規(guī)范文件的字體、字號(hào)。

（3）檢查版式、標(biāo)題、頁碼，行、字距。

（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否準(zhǔn)確。

（5）檢查版式是否與穩(wěn)重格式統(tǒng)一。

3、校對(duì)的要求

（1）認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍。收發(fā)文處理

（2）正確使用校對(duì)符號(hào)。

（3）一般要進(jìn)行三個(gè)校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、準(zhǔn)備好原稿和校樣。

2、選定校對(duì)方案。如：看校、讀校、對(duì)校等。

3、核對(duì)校正。

三、用印—見第二章第三節(jié)內(nèi)容

四、傳閱文書 收發(fā)文處理

（一）相關(guān)知識(shí)

1、傳閱的含義

在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

2、傳閱要求

（1）迅速、準(zhǔn)確送達(dá)閱文人。（2）傳閱要分輕重緩急。（3）穿越順序從管理層到一般人員。

（二）工作程序