第一篇：選擇會議場地的六大基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當(dāng)重要。會議策劃者在選擇會議場地時，以下6個基本步驟都需考慮進(jìn)去：

（1）確定會議目的（2）確定會議形態(tài)

（3）決定實質(zhì)上的需求

（4）考慮與會者的期望

（5）選擇何種會議地點與設(shè)備

（6）評估選擇的正確性

第二篇：選擇會議場所的基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅h場地，以下6個基本步驟都需考慮進(jìn)去：

1．確定會議目的。

2．確定會議形態(tài)。

3．決定實質(zhì)上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設(shè)備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關(guān)內(nèi)容說明如下。

確定會議目的 大部分會議的目的是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數(shù)活動是單一目的。例如一般社團(tuán)年會多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動。而一般企業(yè)界會議的特色是激勵性的研討會結(jié)合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

選擇會議場地的工作清單(checklist)

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_會場地。

地區(qū)

1．費用(成本)與便利性。

2．是否鄰近機場。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充足的停車空間。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

環(huán)境

1．當(dāng)?shù)赜泻斡^光點。

2．購物。

3．休閑活動。

4．天候狀況。

5．環(huán)境是否良好。

6．餐廳。

7．當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己谩?/p>

8．社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況。

9．當(dāng)?shù)亟o予外界的評價、過去會議舉行情況。

10．當(dāng)?shù)貢h局或觀光旅游局支持與服務(wù)情況。

11．會議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗、設(shè)備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機器公司與安全方面。

設(shè)備

1．警衛(wèi)人員與服務(wù)人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3．報到處是否容易找到：

(1)是否有足夠房間供工作人員使用。

(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

(3)接待處的人力是否足夠。

4．當(dāng)人數(shù)眾多時是否有足夠的電梯設(shè)備。

5．詢問處是否全天候有人值班。

6．立即回復(fù)有關(guān)電話詢問，盡速轉(zhuǎn)送留言。

7．對客人的服務(wù)：

(1)藥局。

(2)禮品店。

(3)柜臺服務(wù)。

(4)保險箱。

8．舒適、整潔的飯店住房：

(1)家具是否完好。

(2)現(xiàn)代化沖浴設(shè)備。

(3)充足光線。

(4)足夠的衣櫥空間與衣架。

(5)煙霧警示器。

(6)火災(zāi)逃生資料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。

(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。

(10)電梯服務(wù)。

(11)標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房的大小。

(12)是否有特別樓層提供特殊服務(wù)。

(13)豪華套房的數(shù)量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。

(14)訂房的程序和方法。

(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。

(16)每一種類別的房間數(shù)。

(17)有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。

(18)會議房價與一般房價如何。

(19)何時能提供確定的會議房價。

(20)是否需要保證數(shù)量與訂金。

(21)進(jìn)房與退房的時間。

(22)什么時間取消已預(yù)訂的房間。

(23)付款方式。

(24)接受哪幾種信用卡。

(25)萬一取消訂房，退款方式為何。

會場空間(meeringspace)

1．會議室尺寸(面積)。

2．當(dāng)會議室做不同座位安排時，其容量如何。

3．會議室隔音設(shè)備是否良好。

4．電源開關(guān)、冷暖氣控制是否單獨分開。

5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統(tǒng)。

6．固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具。

7．障礙物如圓柱。

8．視聽設(shè)備：

(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。

(2)會議室天花板高度。

(3)是否有裝飾燈架。

(4)裝飾的鏡子是否會反光。

(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。

(6)電源控制位置。

9．火災(zāi)逃生口。

10．公共區(qū)域是否整潔。

11．相同性質(zhì)的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。

12．房間和公用電話是否很方便。

13．洗手間數(shù)量、位置，是否干凈。

14．衣帽問數(shù)量、位置。

15．其他服務(wù)：

(1)足夠空間放置家具和器材。

(2)良好光線。

(3)很容易讓與會者找到。

(4)足夠的電源插座。

(5)安全性。

16；設(shè)備：

(1)桌子：

①1．83米寬x2．44米長。

②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。

(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。

(3)舞臺：

①不同高度的舞臺。

②有地毯和鋪裙邊的舞臺。

(4)講臺：

①站立式講臺。

②有燈光的講臺。

(5)黑板和布告欄。

(6)指示架。

(7)廢紙簍與垃圾桶。

(8)照明燈與輔助燈設(shè)備。

(9)燈光控制盤。

(10)報到臺。

(11)麥克風(fēng)。

餐飲服務(wù)(food＆beverageservice)

1．公共區(qū)：

(1)清潔與外觀。

(2)備菜區(qū)是否干凈。

(3)在最忙時段是否有足夠人力。

(4)工作人員態(tài)度。

(5)有效、快速的服務(wù)。

(6)各式菜單。

(7)價格范圍。

(8)預(yù)訂的方式(reservationpolicy)。

(9)是否可能增加食物放置區(qū)域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。

2．大型活動：

(1)費用(成本)。

(2)創(chuàng)意性。

(3)質(zhì)量與服務(wù)。

(4)多樣菜單。

(5)稅和小費。

(6)在活動前要求漲價。

(7)特別服務(wù)。

(8)特制菜單。

(9)提供主題宴會(themeparty)的建議。

(10)獨特的茶點。

(11)素食和節(jié)食者的食物。

(12)餐桌布置。

(13)舞池。

(14)宴會桌的尺寸。

(15)8人座／10人座。

3．酒的規(guī)定：禁止服務(wù)時段。

4．現(xiàn)金交易酒吧規(guī)定：

(1)調(diào)酒師費用和最低計費小時。

(2)出納人員費用。

(3)點心價格。

(4)保證數(shù)量規(guī)定。

(5)何時需要提供保證數(shù)量。

(6)準(zhǔn)備的份量超過保證，數(shù)量的最大極限。

第三篇：會議的場地選擇

會場的選擇要根據(jù)會議的性質(zhì)，規(guī)模，與會者情況，可供選擇會場的會議住宿、交通、接待條件等眾多方面來決定會場的選擇：

酒店按類型劃分主要分為商務(wù)型酒店和度假型酒店

商務(wù)型酒店：

這類酒店無論在外部設(shè)計，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：

這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

第四篇：選擇會議場地的技巧

選擇會議場地的技巧

選擇到一個與會議匹配的會議場地，無疑會對會議的影響和效果增色不少。總結(jié)會務(wù)通多年選擇會議場地的技巧經(jīng)驗，好的會議場地是大小適中的會議場地，遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅h場地，環(huán)境適合的會議場地，以及設(shè)備齊全的適用的會議場地。

一、選擇大小適中的會議場地

會議場地的大小是根據(jù)會議的規(guī)模而定。一般中、小型會議可以選擇本單位的會議室、辦公室或會議廳，而中型以上的會議，則需要選擇會堂、禮堂或體育場館等場所。選擇會議場地時，必須首先考慮其容納人數(shù)的多少，一般來說其容量應(yīng)與參加會議的人數(shù)大體相當(dāng)，不宜過大，也不宜過小。因為過大的會議場地會使會議顯得不夠緊湊，因而影響會議的氣氛；過小的場所則顯得過分擁擠，給與會者造成不舒適的感覺。

二、選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅h場地

選擇會議場地的場址，首先，要考慮與會者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考慮會議主辦單位離會址也不宜過遠(yuǎn)，以致給會務(wù)工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會議，還要考慮到會議場地與住宿地點的距離，一般來講兩者之間的距離越近越方便。

三、選擇環(huán)境適合的會議場地

為了使與會人員能夠?qū)Ｏ滦膩黹_會，保證會議的質(zhì)量，在選擇會議場地時，除了要考慮會議場地的大小、距離的遠(yuǎn)近之外，環(huán)境也應(yīng)當(dāng)是考慮的重要因素之一。一般來講，應(yīng) 當(dāng)選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環(huán)境的會議場地。嘈雜喧囂的鬧市區(qū)肯定不是召開會議的理想環(huán)境。尤其是一些重要的會議，一方面需要安靜的環(huán)境，另一方面 也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠(yuǎn)。

四、選擇設(shè)備齊全適用的會議場地

會議場地內(nèi)設(shè)備在這里主要包括召開會議所必須的設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)備如消防設(shè)備等。在選擇會議場地時，首先應(yīng) 察看這些設(shè)備是否齊備，性能是否良好；其次，根據(jù)會議內(nèi)容的具體要求需要添加一些特殊設(shè)備時，應(yīng)考慮到會議場地內(nèi)原有設(shè)備是否適用。例如，在用電量大的情況 下，是否會超出電源負(fù)荷。如果召開的是展示會，要考慮在場內(nèi)能否設(shè)置展臺等。

選擇會議場地的技巧除了以上幾點外，也要考慮到會議的實際預(yù)算，盡可能的貼近預(yù)算，節(jié)約會議成本。

會務(wù)通，是上海大型的會務(wù)咨詢交流平臺，依托會務(wù)通長期合作的眾多優(yōu)質(zhì)滬上會議場地資源，可提供商務(wù)會議場地、企業(yè)年會議場地地、團(tuán)體宴會議場地地、活動展覽場地等預(yù)訂。多年的會議服務(wù)及選擇會議場地的技巧經(jīng)驗，會務(wù)通不僅能幫企業(yè)客戶尋找到最適合開會的會議場地，而且能提供專業(yè)的會議組織和策劃等一站式會議服務(wù)。

第五篇：選擇會議地址的步驟有哪些？

舉辦會議首先要選擇地區(qū)和城市，然后選擇場館和設(shè)施。根據(jù)會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。一般來說，選擇會議地址有如下步驟：

a、初步篩選確定侯選名單

b、背景調(diào)查

c、實地考察

d、最終選擇

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據(jù)會議的目標(biāo)來確定選擇目標(biāo)。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。如果我們的目標(biāo)之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區(qū)酒店合適，因為度假區(qū)酒店里讓與會者分心的活動和地點太多。當(dāng)然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調(diào)查分析階段，除非你已經(jīng)到實地進(jìn)行了考察，否則千萬不要簽訂任何協(xié)議。

背景調(diào)查

確定侯選名單后，應(yīng)對名單上的會議地址進(jìn)行一番調(diào)查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會議地點（尤其是對于小規(guī)模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。美國曾經(jīng)就有一個全國性協(xié)會的下屬分支機構(gòu)把一個分會放在動物園召開，并提供午餐。當(dāng)時，這個協(xié)會正在舉行年會，作為分會主辦方的一個分支機構(gòu)提議把會議改在晚上去動物園召開，結(jié)果受到熱烈歡迎。許多機構(gòu)會把一些特殊活動放在主題公園舉辦，屆時主題公園將關(guān)閉部分對外餐飲服務(wù)以滿足特殊活動的需要，與會者在就餐后將在公園停留幾個小時。

實地考察

在最終確定地點之前，去實地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網(wǎng)絡(luò)、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但是俗話說，百聞不如一見，也就是說，這些都比不上親自到現(xiàn)場走一走看一看有效。比如，如果你從未到過美國田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區(qū)走入舉辦展覽的會議大廳大概需要10到15分鐘的時間。這個酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務(wù)設(shè)施。它不象機場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實地考察應(yīng)該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇

最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點的過程，當(dāng)你選擇了一個地點也就意味著你已否定了其他侯選地點。盡管如此，仍有幾點你需要注意。首先，當(dāng)你完成實地考察返回后要盡快和各個考察地點取得聯(lián)系。不管你最終選擇誰，你都應(yīng)該給它們發(fā)一封感謝信。這既是基本的禮貌問題，也是為將來有可能使用該地點留下伏筆，同時，說不定哪天你就會和它們有業(yè)務(wù)上的往來。

除感謝信外，你還應(yīng)該把自己實地考察時沒有想到的問題也同時傳達(dá)過去。問題提出得越早，得到的答復(fù)也就越早，在做最終決定時可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點聯(lián)系，以便那些被篩選出局的地點可以與另外的會議團(tuán)隊合作。