第一篇：論秘書與會議管理劉依楠

論秘書與會議管理

劉依楠

中心論點(diǎn)：秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，一個(gè)秘書應(yīng)該學(xué)會如何提高會議管理的會議管理。才能提高會議的效率。

一.秘書應(yīng)該做好充分的會前準(zhǔn)備

1.準(zhǔn)備議題，提前發(fā)給與會者，讓與會者提前準(zhǔn)備會議內(nèi)容。

2.會議場所、設(shè)備的準(zhǔn)備，充分保障會議安全、有效的進(jìn)行。

3.明確會議的名稱，方便與會者了解會議的性質(zhì)。

4.制定會議的預(yù)案和計(jì)劃，解決會議突發(fā)事件。

二.具體且明確的此次會議的目標(biāo)

1.明確會議的主要目的和意圖，更好的了解與會者的想法。

2.了解上司想從會議中得到什么信息，進(jìn)而減少分歧。

3.邊聽邊思考，真正了解與會者所提供的信息。

三.確定參與會議人員、時(shí)間、地點(diǎn)的選擇

1.選擇與會者精力充沛的時(shí)間段。進(jìn)而達(dá)到會議的最好效果。

2.選擇和會議的相關(guān)人員，保證會議結(jié)果的專業(yè)性和實(shí)用性。

3.選擇與會者方便、安全的會議環(huán)境。

四.做好會議的總結(jié)工作

1.明確此次會議的討論最終結(jié)果，分發(fā)相關(guān)部門。

2.聽取與會者相關(guān)意見，把正確的信息及時(shí)反饋給上司。

3.保留所有與會者的意見，以便下次會議使用。

第二篇：秘書會議管理內(nèi)容

秘書會議管理內(nèi)容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

3）召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4）匯報(bào)會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)

（2）現(xiàn)場檢查的程序

1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點(diǎn) 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

4）對未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會議討論的文件是否進(jìn)行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審

（2）主觀秘書進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會審

（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

4、擬訂會議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會議工作人員。

（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應(yīng)急方案

5、提示會議按計(jì)劃進(jìn)行

是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護(hù)會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時(shí)宣布開會

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

（2）啟動會議應(yīng)急方案

（3）實(shí)施應(yīng)急方案

（4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對會議的基本評價(jià)和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)

二、事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項(xiàng)

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項(xiàng)內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點(diǎn)

（1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

（2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲、歸檔和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對于辦公條件的要求

（2）設(shè)計(jì)平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風(fēng)

9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價(jià)

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

（5）實(shí)施改進(jìn)方案

10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

（1）確定問題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應(yīng)對措施

（1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時(shí)指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發(fā)布會

14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦

（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查

（6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對辦結(jié)回告進(jìn)行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計(jì)劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序

（4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求

（6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

（7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表

（8）確保計(jì)劃順利實(shí)施

（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計(jì)劃的程序

（1）估量機(jī)會

（2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo)

（3）確定計(jì)劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價(jià)各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計(jì)劃

（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定

（2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實(shí)質(zhì)上就是對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標(biāo)體系

（2）制定目標(biāo)

（3）組織實(shí)施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設(shè)備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)

（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預(yù)算方案程序

（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)

（2）進(jìn)行市場調(diào)研

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價(jià)格

（4）編寫預(yù)算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況

（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

22、信息開發(fā)的主要形式

對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報(bào)

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調(diào)查報(bào)告

23、信息開發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發(fā)方法

（4）選擇開發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標(biāo)

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內(nèi)容

（4）檢查文字表達(dá)

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報(bào)、決定、請示批復(fù)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿、市場調(diào)查報(bào)告

第三篇：淺析秘書的會議管理

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

【摘要】 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。

【關(guān)鍵詞】 秘書

會議管理

溝通協(xié)調(diào)

效率

對策

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個(gè)因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實(shí)務(wù)工作做得如何，而秘書會議事務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題的重要程度直接相關(guān)。

一 會議管理和秘書工作內(nèi)容

（一）秘書工作內(nèi)容

秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動被稱為秘書工作。內(nèi)容包括八個(gè)方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。

（二）會議管理主要工作內(nèi)容

無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個(gè)階段進(jìn)行。

會議按其范圍來分，可概括的分為對內(nèi)會議和對外會議。1.對內(nèi)會議

對內(nèi)會議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對內(nèi)會議，比如業(yè)務(wù)的月報(bào)會、周例會、日報(bào)會、協(xié)調(diào)會等等。（1）會前準(zhǔn)備

秘書在會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作主要有五個(gè)步驟：明確要點(diǎn)、準(zhǔn)備議題、通知開會、會場準(zhǔn)備、安排會議議程。

秘書做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會議地點(diǎn)、會議日期。作為對內(nèi)會議，常常是在上一次會議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。

秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準(zhǔn)備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。

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因?yàn)闀弦懻摰膯栴}不止一個(gè)，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，在進(jìn)行全體人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準(zhǔn)備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時(shí)參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時(shí)是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會場是在發(fā)放會議通知之前就定下的。內(nèi)部會議只需確認(rèn)場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。（2）會間服務(wù)

與會者進(jìn)入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清那個(gè)缺席人及缺席原因，然后報(bào)告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

內(nèi)部會議上，一般會議服務(wù)都是由一名秘書來做，不另安排服務(wù)員。會議中，秘書要做好隨時(shí)接聽打進(jìn)來的電話，根據(jù)需要進(jìn)行處理。（3）會后工作

會議結(jié)束后，秘書的善后和落實(shí)工作也相當(dāng)重要。及時(shí)清理會議室，使一切復(fù)原，一遍其他會議正常進(jìn)行，并下發(fā)會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會議管理工作中的一項(xiàng)重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個(gè)問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項(xiàng)的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對外會議

與對內(nèi)會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（1）會前準(zhǔn)備 1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點(diǎn)的備選方案

外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項(xiàng)活動和與會者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會議活動的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

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會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符，場地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實(shí)地考察會議地點(diǎn)，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

1.2布置會場和安排座次，發(fā)布會議信息

對外會議無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報(bào)審，要對媒體進(jìn)行選擇。一面給企業(yè)帶來不利影響。

1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓

秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據(jù)會議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。

如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場，發(fā)出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過多。在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

1.4準(zhǔn)備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務(wù)，再次檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常。

（2）會中服務(wù)

1.1安排會議值班

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅(jiān)守崗位，保證會議信息的暢通無阻。1.2接待采訪會議的新聞媒體

由會議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

在會議召開期間，邀請有關(guān)報(bào)社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。在會議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

1.3做好會議的記錄工作和簡報(bào)工作

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

標(biāo)題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結(jié)尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會議的簡報(bào)工作

會議簡報(bào)要迅速反映會議的實(shí)際情況，交流會議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會議的信息。要

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反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。1.4反饋會議信息

反饋會前信息、會中信息以及會后傳達(dá)落實(shí)的情況。（3）會后工作

編寫會議紀(jì)要,做好會后督促工作。

會議紀(jì)要要求實(shí)事求是，忠于會議實(shí)際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。

二 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題及原因解析

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題

1.會荒或會海

常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；

2.拖沓

會議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會議流程、時(shí)間表不清晰也會造成會議拖沓；

3.議題繁多，重復(fù)會議

會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標(biāo)卻不治本的方案；

4.地點(diǎn)安排不當(dāng)

有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马?xiàng)必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會前、會下不溝通

會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；

6.會議紀(jì)律亂

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不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實(shí)處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。

（二）會議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因

出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。

1.會議時(shí)間

會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。

2.會議地點(diǎn)

會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。

3.開會對象

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

4.主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。5.會議的準(zhǔn)備工作

開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。

對于會議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。

三 會議管理工作對策思考

知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。

（一）會前準(zhǔn)備

1.會議要規(guī)劃

根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時(shí)間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會的頻率和時(shí)間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會議，如果平時(shí)例會開得好，問題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會議比例則會大幅下降。

2.準(zhǔn)備要充分

要想會議高效，會前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議

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程、時(shí)間表等最好都在會議通知中必須提前一定時(shí)間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長，成本也就越高。

(二)會中服務(wù).流程要合理

會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發(fā)表意見時(shí)貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點(diǎn)盡量少談，盡量談有建設(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要及時(shí)拉回來；四是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補(bǔ)；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn)，想出各種應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

2.時(shí)間要緊湊

要事先規(guī)定會議時(shí)間，一般的會議不要超過一小時(shí)，較長的會議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會時(shí)間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時(shí)

會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀h臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會議精神，要及時(shí)發(fā)放會議決議：一可增強(qiáng)會議時(shí)效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。

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4.手段要先進(jìn)

會前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會后督促

1.執(zhí)行要檢查

會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。

2.結(jié)果要獎懲

對不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表揚(yáng)、獎勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習(xí)慣。

參考文獻(xiàn)

[1]樓宇生 《通用秘書學(xué)》 同濟(jì)大學(xué)出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995? [3]袁維國 《秘書學(xué)》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國秘書史》 武漢大學(xué)出版社，2009-04

第四篇：論秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

摘要：本文根據(jù)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的現(xiàn)狀，而提出此研究方向。通過探討秘書對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)和參謀的作用，他們之間存在著主動性與被動性的關(guān)系。深入研究了秘書的服務(wù)性和參謀性，主要分析了服務(wù)性與參謀性之間的關(guān)系，以及秘書該如何把握好主動性與被動性，使秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系呈現(xiàn)出和諧的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：服務(wù)性參謀性辯證統(tǒng)一相互促進(jìn)

論秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵因素，做秘書工作首先要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，真正弄清并正確掌握二者的的關(guān)系，秘書才能保持認(rèn)識上的清醒和工作上的主動。秘書處于承上啟下的地位，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的左右手。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該呈現(xiàn)出一種融洽、和諧和友誼的關(guān)系。可是秘書與領(lǐng)導(dǎo)在共事的過程中，秘書如何做到與領(lǐng)導(dǎo)和諧相處，既建立友誼和感情又不放棄原則，喪失人格，這是一個(gè)很難處理的問題，但這又是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題，如果處理不妥不僅不能為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，容易與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生矛盾，失去為領(lǐng)導(dǎo)工作的機(jī)會。甚至?xí)驗(yàn)槊つ康姆模梢恍┎辉摳苫蛘哌`法的事情。那么，研究與處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系就有了現(xiàn)實(shí)的意義。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間存在著什么樣的關(guān)系呢？怎么樣處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系使之和諧呢？本文將對此進(jìn)行研究，希望能夠?qū)γ貢幚砗门c領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有所幫助。

秘書是人的一種職務(wù)，擔(dān)任這種職務(wù)的人，是受組織的委派，在領(lǐng)導(dǎo)者身邊為其工作，而從事辦文、辦會、辦事的助理性、參謀性工作。秘書活動就是輔助領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作較之其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有著顯著的輔助性，這是秘書工作的根本屬性。在任何一個(gè)社會組織中，秘書人員均處于領(lǐng)導(dǎo)近身，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動的需求和目標(biāo)，開展直接而全面的服務(wù)工作，是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施有效管理和活動的不可或缺的參謀與助手。

秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是工作性質(zhì)的被動。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，秘書工作的變化總是隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而變化，而且領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展變化直接影響和制約著秘書的工作的變化。這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。二是工作時(shí)空的被動。不同時(shí)期、不同地方、不同領(lǐng)導(dǎo)對秘書和秘書活動的要求是不同的。秘書活動要服從領(lǐng)導(dǎo)日程，秘書工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)。秘書不能離開領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨(dú)工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞的工作；而且秘書一切活動都必須通過領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動才能發(fā)揮作用、產(chǎn)生效益。

秘書的服務(wù)職能主要表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待失誤；節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)等。領(lǐng)導(dǎo)者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持。這就決定了秘書工作的主動性。我國古代的謀士、諫官、幕僚，當(dāng)代各國的智囊團(tuán)、思想庫等，都是決策的輔助力量。在諸多輔助力量中，秘書處于特殊的地位，發(fā)揮著重要的作用。中共中央1985年提出新時(shí)期秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，提出要“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策”，進(jìn)一步肯定了秘書工作的參謀作用。

秘書的參謀作用主要表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨福皇占⒀芯糠答佇畔?，為領(lǐng)導(dǎo)再決策提供依據(jù)等。

秘書工作既有主動性的一面，也有被動性的一面。被動性就是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，主動性就是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，起參謀作用。秘書工作的主動性與被動性辯證統(tǒng)一的。秘書人員必須正確認(rèn)識被動性與主動性的關(guān)系。

秘書的被動服務(wù)是基礎(chǔ)，是秘書發(fā)揮其他作用的基礎(chǔ)。只有做好服務(wù)這個(gè)本職工作，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)參謀作用。小平同志曾經(jīng)說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級?！鳖I(lǐng)導(dǎo)首先需要的是一個(gè)助手。領(lǐng)導(dǎo)工作的重要性和復(fù)雜性，決定了需要有人為其當(dāng)助手。秘書的助手職責(zé)就決定了需要他對于領(lǐng)導(dǎo)的從屬性、輔助性地位。因而，自覺服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、樂于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、善于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是秘書人員的基本素質(zhì)和整體風(fēng)格。秘書對于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有一種服務(wù)感。

領(lǐng)導(dǎo)活動過程中，有許多繁雜而具體的事務(wù)工作，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事事都直接去處理。因此大量的日常事務(wù)的處理，就自然落在了作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員身上。如果沒有各種事務(wù)的有序的處理，機(jī)關(guān)的有效管理，領(lǐng)導(dǎo)職能的實(shí)現(xiàn)和秘書參謀作用的發(fā)揮就只能是一句空話。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)辦事服務(wù)這一過程中，可以接觸到一手的有關(guān)信息，了解整個(gè)事情的詳細(xì)資料，在完成好服務(wù)后，也充分知曉了有關(guān)材料。此時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的建議，不僅容易讓領(lǐng)導(dǎo)樂意聽你講述，也讓你的你的建議更具有可接受性。秘書也起到了參謀的作用。

宏遠(yuǎn)公司是一家民營企業(yè)，老板林宏遠(yuǎn)是一個(gè)依靠改革開放春風(fēng)發(fā)展起來的企業(yè)家。他招聘了個(gè)大學(xué)畢業(yè)生小劉為他的秘書。小劉是從名牌大學(xué)畢業(yè)的，在學(xué)校時(shí)也很優(yōu)秀，曾經(jīng)加入校外聯(lián)部和社團(tuán)聯(lián)合會辦公室。剛剛來時(shí)小劉很是虛心，不僅把林總交代的事情辦得很好，而且還不時(shí)向老板請教，給了林總很好的印象。時(shí)間過了不久，林總漸漸覺得小劉不對勁了：現(xiàn)在交代他的事情好像沒以前辦得那么好了；對于資料收集得多，可是資料沒以前那么整理得讓他一目了然；有些時(shí)候，他把資料交給自己，還會對這個(gè)資料發(fā)表一下評論。林總私下問了下辦公室主任才知道了小劉的不對勁的原因。這天林總把小劉叫到了辦公室，語重心長的對他說：“小劉，我聽說你現(xiàn)在不僅承擔(dān)著秘書的工作，還干著資料分析員、策劃團(tuán)隊(duì)i的工作。對嗎？”小劉不知道林總想說什么，只好點(diǎn)了下頭。林總又接著說：“年輕人多接觸不同的工作，上進(jìn)是好事?？墒俏移刚埖哪愕某踔允切枰粋€(gè)秘書為我打理好日常的事物，你的工作的好壞影響著我對資料的把握，進(jìn)而影響著我的決策。你對資料的分析，與策劃團(tuán)隊(duì)的接觸是為了更好把握情況，進(jìn)而向我提出你的建議，我很感謝你想給我參謀建議這份心?？墒俏蚁Ｍ忝靼赚F(xiàn)在你的秘書身份，你安心幫我處理好我其他的繁雜的事情，這才是你的本職工作。懂了吧？”一席話把小劉說得實(shí)在不好意思極了，以前老想著給林總好的建議，看似幫忙，其實(shí)首先讓林總的工作有序，為他服好務(wù)才是基礎(chǔ)。最基本的服務(wù)都沒做好，怎么會有以后的參謀建議呢？

秘書的參謀活動即主動服務(wù)可以更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，影響秘書的被動服務(wù)效果。發(fā)揮參謀作用，是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)

展的客觀要求。秘書部門具有貼近領(lǐng)導(dǎo)、綜合服務(wù)、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨(dú)厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀(jì)，領(lǐng)導(dǎo)者要在紛繁復(fù)雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準(zhǔn)確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。秘書發(fā)揮好參謀工作以后，讓領(lǐng)導(dǎo)的工作效率得到提高，工作績效得到上級的肯定，讓領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)愉悅的心情，那么秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊服務(wù)更有一個(gè)和諧的環(huán)境，能夠真誠，高效的服務(wù)。對秘書而言，不僅僅是工作的順利完成，更有工作提升的機(jī)會。

小王是某大學(xué)英語系畢業(yè)生，畢業(yè)后應(yīng)聘進(jìn)了某公司擔(dān)任秘書。進(jìn)公司時(shí)她沒有告訴經(jīng)理她大學(xué)時(shí)曾經(jīng)輔修法律的經(jīng)歷。在平時(shí)的工作中，小王勤勤懇懇，不僅沒有遲到早退的現(xiàn)象，平時(shí)下班后反而主動留在辦公室加班，以更方便了解公司的狀況。小王虛心向前輩學(xué)習(xí)，加上自身?xiàng)l件本身很優(yōu)異，沒過多久，小王就成了經(jīng)理的得力助手，幫經(jīng)理把平時(shí)的工作處理得妥妥當(dāng)當(dāng)，幾乎沒出什么差錯(cuò)，讓小王深得經(jīng)理的信任。某天公司召開高層會議討論一份合同，可是法律顧問不知為何沒能趕來，但這份合同的審閱時(shí)間又相當(dāng)?shù)募逼龋诟魑恢鞴茉跒檫@份合同簽訂與否而爭論不休時(shí)，坐在經(jīng)理身邊記錄的小王向經(jīng)理小聲的提了一句她的看法，經(jīng)理一聽有理，就讓她大聲的繼續(xù)講出來。小王根據(jù)自己以前在學(xué)校學(xué)的法律知識和平時(shí)對公司情況的了解對此份進(jìn)行了詳細(xì)的分析，一一指出了其中的利弊，得出此份合同不宜簽訂的結(jié)論。由于她平時(shí)的表現(xiàn)大家都看在眼里，所以幾位主管對她的發(fā)言也也就沒說什么不滿。特別是經(jīng)理，他看到小王平時(shí)的工作都完成得很好，現(xiàn)在又說得那么條條是道，所以相信小王這次的參謀意見是正確的，并采納了小王的意見。后來的事實(shí)證明小王的判斷是正確的，小王為公司挽回了損失，也讓公司同仁看到了她的實(shí)力，她得到提升也就是意料之中的事情了。從這里我們可以看到，秘書在做好自己的本職工作后，再給領(lǐng)導(dǎo)一些參謀建議對秘書自身的發(fā)展是有很大好處的。

秘書對領(lǐng)導(dǎo)的被動服務(wù)與主動參謀二者是相輔相成，相互促進(jìn)的。只看到秘書工作的被動性，看不到秘書工作的主動性，是一種片面的認(rèn)識。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識必然導(dǎo)致秘書人員把自己完全置于被動應(yīng)付的地位，滿足與領(lǐng)導(dǎo)叫干什么就干什么，工作中遇到什么就什么，沒有半點(diǎn)主動性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認(rèn)秘書工作有被動性，無限夸大秘書工作的主動性，秘書人員就有可能離開自己的輔助地位，擺脫領(lǐng)導(dǎo)意圖控制，產(chǎn)生越權(quán)行為，同樣會導(dǎo)致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣的貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又要充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性的貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創(chuàng)秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，也才是一名合格的秘書。秘書與領(lǐng)導(dǎo)也就會呈現(xiàn)出一種和諧的局面。

天地公司銷售部經(jīng)理多了兩個(gè)秘書，小李和小張，說是秘書其實(shí)還不算，她們應(yīng)聘秘書職位通過了前面幾關(guān)考核，現(xiàn)在在試用期，三個(gè)月后決定最終的錄取結(jié)果。小李比較沉穩(wěn)，對經(jīng)理交代的事情都完成得很好，與銷售部的同事相處得也很好。小張比較活潑，對經(jīng)理吩咐的任務(wù)還是能完成，只不過沒有小李的活漂亮，她這個(gè)樂天派每天工作完成之余。纏著同事問這問那，有時(shí)還老想跟著他們往外跑業(yè)務(wù)，對于她的行為，有些同事覺得還好，有些就不看好了，秘書還是安安分分的好，老跑來跑去像什么樣啊。很快三個(gè)月過去了，出乎很多人意料的，經(jīng)理選擇了小張，老老實(shí)實(shí)干事的小李沒能留下。經(jīng)理在會議上給大家講了原因，為大家解惑。經(jīng)理說：“我需要的是秘書，她要能為我處理好日常的事務(wù)，像打接電話與客戶聯(lián)系，收集資料等等。這是最基本，這點(diǎn)小李要比校張干得好?？墒?，我需要的秘書不僅僅只是聽從我的命令干事，我希望她可以向我發(fā)表她的看法，她對我的工作比較了解，我一個(gè)人畢竟不能面面俱到的都想到，我需要她給我參謀，給我建議。小張這三個(gè)月來，通過與你們的接觸，給了我很多她的看法。所以我會留下她。但是小張你的秘書本職工作可要干好了?！毙埣仁歉吲d又是不好意思的笑了?？磥砻貢膊粌H僅是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)就可以了，必要時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)的參謀呢。

從上面的分析中，我們已經(jīng)清楚的看到了秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間服務(wù)性與參謀性的關(guān)系，那么該如何處理他們之間這種關(guān)系，讓秘書與領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出一種和諧的局面呢？

筆者認(rèn)為秘書與領(lǐng)導(dǎo)間既然存在著主動性與被動性的關(guān)系，而且兩者是辨證統(tǒng)一的。那么就該如此對待：首先，自覺地承認(rèn)秘書工作的從屬性、被動性，是選擇秘書職業(yè)應(yīng)有的認(rèn)識。人們都希望自己掌握自己，盡管事實(shí)上很少有人能做到。人們都希望能夠創(chuàng)造性地工作，并作出更出色的成果，盡管世界上絕大多數(shù)人未必能做到這一點(diǎn)。秘書應(yīng)該從思想上認(rèn)識和接受他對于領(lǐng)導(dǎo)而言的被動與主動的角色的疊加。其次，秘書圍繞與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身輔助，積極主動創(chuàng)造性地開展工作。秘書平時(shí)接觸最多的是領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)最多的也是領(lǐng)導(dǎo)。作為秘書必須圍繞與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身輔助，贏得領(lǐng)導(dǎo)的好感和信任。這既為開拓性、創(chuàng)造性地開展工作打下良好的基礎(chǔ)，也為更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)需要創(chuàng)造便利條件。要想做到這一點(diǎn)，就必須堅(jiān)持把優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿意服務(wù)作為秘書工作追求的最高目標(biāo)。再次，服從于領(lǐng)導(dǎo)是秘書工作必須遵循的，在被動性的客觀情況下，能否做出創(chuàng)造性的貢獻(xiàn)，乃是對每個(gè)從事秘書工作同志的要求?！熬佑谂浣堑牡匚?，應(yīng)具有主角意識”。這里所說的主角意識，不是要與主角換位，而是站在主角的立場和角度去觀察，研究分析和處理問題，這樣所提出的參謀意見才能達(dá)到總攬的全局，高屋建瓴的境地。當(dāng)鄰導(dǎo)感到本單位或本部門工作起色不佳時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)提出有效建議；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者因缺乏信息而決斷無力時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)把收集起來的信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者需要了解發(fā)展趨勢和前景時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)盡可能減少日常事務(wù)對領(lǐng)導(dǎo)的干擾?？傊?，秘書應(yīng)跟上級領(lǐng)導(dǎo)者的思路，抓住領(lǐng)導(dǎo)者的思路，這樣才能盡可能地配合好領(lǐng)導(dǎo)，推動整個(gè)單位的有益發(fā)展。

綜上所述，要處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間工作被動和主動的關(guān)系應(yīng)該做到：作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，秘書是處于被動地位的。盡管秘書可以向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見和建議，但必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，在行動上必須堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)，奉命行事，不得我行我素，自行其是；但作為秘書工作主體的人，只有充分發(fā)揮主觀能動性，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需要，只有主動，才有所作為，而有作為，才能有地位。這樣才能讓秘書與領(lǐng)導(dǎo)有一種和諧的關(guān)系。

第五篇：論禮儀修養(yǎng)與秘書工作關(guān)系

論禮儀修養(yǎng)與秘書工作關(guān)系

摘要：秘書的工作最大特點(diǎn)是跟“人”打交道，不管是輔助領(lǐng)導(dǎo)，還是與“人”打交道，歸根結(jié)底，都是人際關(guān)系?？梢娒貢Y儀的重要性。態(tài)度落落大方 舉止溫文而雅，為人謙遜有禮，這是一個(gè)好的秘書應(yīng)必須具備的禮儀素養(yǎng)；有道德，有文化 有修養(yǎng)是做好秘書的基本前提。

關(guān)鍵詞：秘書 禮儀 關(guān)系

禮儀是在人際交往中，以一定的、約定俗成的程序方式來表現(xiàn)的律己敬人的過程，涉及穿著、交往、溝通等內(nèi)容。從個(gè)人修養(yǎng)的角度來看，禮儀可以說是一個(gè)人內(nèi)在修養(yǎng)和素質(zhì)的外在表現(xiàn)。從交際的角度來看，禮儀可以說是人際交往中適用的一種藝術(shù)、一種交際方式或交際方法，是人際交往中約定俗成的示人以尊重、友好的習(xí)慣做法.。從傳播的角度來看，禮儀可以說是在人際交往中進(jìn)行相互溝通的技巧。因此對于社會中的一部分群體文秘人員來說，禮儀顯得尤為重要。

一、禮儀與秘書工作的關(guān)系

（一）秘書禮儀與秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)

秘書禮儀與秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書的天職，輔助領(lǐng)導(dǎo)的手段多種多樣，以禮儀輔助領(lǐng)導(dǎo)是其中之一。領(lǐng)導(dǎo)是決策者，并依法享有一定的權(quán)力，這使領(lǐng)導(dǎo)既沒必要也不可能事必躬親。領(lǐng)導(dǎo)又因作為一種機(jī)構(gòu)的代表權(quán)力的象征，需要在行政時(shí)要有相關(guān)的禮儀。秘書的崗位是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，由秘書安排各種禮儀事項(xiàng)自然再順理成章不過了。

（二）秘書禮儀與社會交往活動

秘書是某個(gè)社會組織中專為領(lǐng)導(dǎo)處理各種人際關(guān)系的輔助者，社會交往活動是其主要工作內(nèi)容之一。秘書工作的特點(diǎn)是跟人打交道，無論是他的服務(wù)對象—領(lǐng)導(dǎo)，還是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中要形成的各種關(guān)系，歸根結(jié)蒂都是人際關(guān)系，處理好各種不同關(guān)系是秘書工作藝術(shù)的體現(xiàn)。

（三）秘書禮儀與秘書自身提高禮儀是社會的規(guī)范，秘書禮儀與整個(gè)社會的文明程度有密切關(guān)系。由于工作特點(diǎn)，秘書人員的地位特殊，他既在單位內(nèi)部起聯(lián)系溝通作用，又在社會上成為本單位的窗口和代表，所以禮儀在秘書人員身上是“全方位”地體現(xiàn)的。

二、秘書禮儀的內(nèi)容

知道了秘書禮儀的重要性那么秘書禮儀的內(nèi)容有哪些呢？怎樣把握秘書禮儀呢？秘書禮儀內(nèi)容涉及范圍較廣，主要包括辦公禮儀、接待禮儀、外勢禮儀、社交禮儀、形象禮儀等。

下面從以下五個(gè)方面具體的闡述秘書禮儀的具體情況：

（一）辦公文書禮儀

在現(xiàn)代社會，雖然大多數(shù)社會組織辦公室利用電子計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代通信設(shè)、備和辦公機(jī)器的綜合系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。但是，它們?nèi)匀灰蕾囉诿貢藛T的實(shí)際操作和具體的文書寫作。而禮儀類文書就是社會組織和企事業(yè)單位社交行為和禮儀活動的重要組成部分。它即是秘書部門與廣大公眾溝通的傳播載體，也是一種禮儀行為。

1、行政公文禮儀

公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位辦理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用文書?？梢云鸬交ネㄐ畔ⅰ⒙?lián)絡(luò)感情、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的作用。秘書撰寫行政公文時(shí)要注意的禮儀要求：

（1）內(nèi)容具體明確，特別是在上行公文中，如需提供上級參考解決問題的意見時(shí)，應(yīng)盡可能具體明確，不應(yīng)給上級部門帶來被動。但不能在行文中使用要挾的言辭。比如“立即”、“馬上”、“火速”等詞語。

（2）使用規(guī)范詞語，注意使用經(jīng)過長期實(shí)踐具有生命力的，為大眾所能明白易懂的詞語。如稱謂詞語中的“本”、“貴”、“該”，結(jié)束詞語中的“為荷”，征詢詞語中的“當(dāng)否”、“妥否”等。

（3）正確使用習(xí)慣用語，要根據(jù)文種和行文關(guān)系，在結(jié)尾部分正確選好習(xí)慣用語。

（4）公文以實(shí)用為目的，以傳遞策令為內(nèi)容，這就決定的它的用語特點(diǎn)是平實(shí)、簡明、莊重，在這一總的要求下，對不同的文種又有所區(qū)別，以保持文種與用語的嚴(yán)格一致。

2、禮儀類辦公信函

與其他公務(wù)文書相比，其突出特點(diǎn)表現(xiàn)為專、短、快、多、活等五個(gè)特點(diǎn)。秘書人員撰寫辦公信函時(shí)要注意的禮儀：

（1）

（2）用語要得體，分寸要得當(dāng)。簡明扼要，完整無誤

（二）辦公會務(wù)禮儀

秘書在日常工作中所必不可少的一件事，就是要組織會議或者參加會議。當(dāng)然要搞好會務(wù)工作需要各種素養(yǎng)和能力，其中十分重要的就是禮儀方面的素養(yǎng)。秘書在具體做好會務(wù)工作時(shí)，必須要堅(jiān)持以下四項(xiàng)會務(wù)性禮儀原則：

1、增強(qiáng)禮儀意識，進(jìn)行充分準(zhǔn)備。

2、注重禮儀規(guī)范，周密的計(jì)劃。

3、恪守禮儀準(zhǔn)則，周到地向與會者提供服務(wù)。

4、把握禮儀核心，進(jìn)行安全防護(hù)。

（三）秘書應(yīng)酬接待禮儀

一個(gè)社會組織要想獲得現(xiàn)代社會競爭的勝利，它必須具備善于進(jìn)行辦公往來交際的高手秘書。而一個(gè)出色的秘書，除了應(yīng)當(dāng)具備良好的專業(yè)知識、技能，扎實(shí)的文化素養(yǎng)，豐富的經(jīng)驗(yàn)外，還必須熟悉應(yīng)酬接待的禮儀規(guī)范，并在實(shí)踐過程中加以遵守利用。無論是在商務(wù)應(yīng)酬、信訪接待、訪問活動都需要禮貌、誠摯的交談。

（四）秘書人員涉外禮儀

涉外禮儀也可稱為國際禮儀，與我國傳統(tǒng)禮儀相比，它的特點(diǎn)體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一強(qiáng)調(diào)對個(gè)人的尊重，對個(gè)人隱私的尊重；第二強(qiáng)調(diào)女士優(yōu)先。

（五）同事禮儀

辦公室是秘書工作的主要地點(diǎn)，辦公室內(nèi)部人員之間團(tuán)結(jié)、協(xié)作、正常、健康的關(guān)系，便十分重要的了。秘書又具有協(xié)調(diào)職能所以更應(yīng)該注意同事間的交往。同事之間的交往，應(yīng)該注意以下各項(xiàng)禮節(jié)。

1、互相理解、互相尊重

2、注意保持同事間交往的距離。

3、信守承諾、待人真誠

結(jié)語：人際交往，貴在有禮。加強(qiáng)個(gè)人禮儀修養(yǎng)，處處注重禮儀，恰能使你在社會交往中左右逢源，無往不利；使你在尊敬他人的同時(shí)也贏得他人對你的尊敬，從而使人與人之間的關(guān)系更趨融洽，使人們的生存環(huán)境更為寬松，使人們的交往氣氛更加愉快。

參考文獻(xiàn)：《秘書禮儀》周鵬主編 合肥工業(yè)大學(xué)出版社 2005.12

《高等職業(yè)技術(shù)院校文秘專業(yè)任務(wù)驅(qū)動型教材-秘書禮儀》 羅春娜 2009、