第一篇：總結(jié)會會務(wù)操作要點

1．確定會議的規(guī)模

1)效率

會議的規(guī)模直接制約會議的效率。也就是說，會議人數(shù)越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)。

2)成本

會議規(guī)模與會議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮清楚預(yù)計的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預(yù)算一下隱性成本。

3)效果

會議的規(guī)模與會議的效果密切相關(guān)。有的會議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會人數(shù)和會務(wù)人員，以防會議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會議要求造成聲勢，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)

模才能產(chǎn)生效果。需要加強(qiáng)注意的是，盲目追求規(guī)模定會產(chǎn)生不良影響和效果。

4)場地

一般來說，規(guī)模決定場地，但由于場地的限制，規(guī)模必然受到相應(yīng)的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應(yīng)當(dāng)先考察場地條件。

2．確定會議的時間

1)需要把握的原則

會議的時間問題首先是一個準(zhǔn)確把握會議召開時機(jī)的問題，具體包含3方面含義。

(1)時機(jī)必須成熟。如果說會議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時機(jī)成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當(dāng)解決問題的條件充分具備，時機(jī)完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機(jī)未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。

(2)及時召開。當(dāng)問題迫切需要解決，條件也已具備，時機(jī)已經(jīng)成熟時，會議應(yīng)及時召開。拖而不議，則會錯失良機(jī)，貽誤工作。

(3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀(jì)念性會議放在紀(jì)念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利于推動工作。例如，總結(jié)工作、安排計劃的會議應(yīng)當(dāng)在工作完成之后、計劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經(jīng)理辦公會等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會議的具體時間應(yīng)當(dāng)符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。

2)需要注意的問題

(1)會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。

(2)會議的各項組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成。

(3)學(xué)術(shù)性會議、招標(biāo)性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準(zhǔn)備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。

(4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風(fēng)俗不符或有可能傷害與會者的宗教感情。由法律法規(guī)、組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會期的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的會期召開，非特殊情況不得提前或推遲。

3．確定會議的長度和注意的問題

會期的長短要依據(jù)會議的實際需要來確定。會議的實際需要一般應(yīng)考慮這樣幾個問題。

(1)會議的各項議程是否能夠完成。

(2)會議的發(fā)言是否充分，與會者能否充分表達(dá)意見。

(3)會議中是否會有臨時動議提出，如果提出動議，大致需要花多少時間進(jìn)行討論和表決。

(4)是否需要留出一定的機(jī)動時間，以應(yīng)不測。

會議時間的長短除與會議的實際需要有關(guān)外，還與會議的成本和效率密切相關(guān)，一般情況下，會議的時間越簡短，成本越低，效率越高。因此，在滿足需要原則的前提下，適當(dāng)、合理地壓縮會議的時間，是降低會議成本、提高會議效率的有效手段。

4．確定會議地點的考慮因素

自己的辦公地點可能是最自然也是最易于利用的地點，但它不一定最有助于達(dá)到會議的目的。理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，不僅是旅程最短的，而且也應(yīng)該沒有噪聲和其他使人分心的因素，同時，最好能夠安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常事務(wù)，達(dá)到集中注意力于會議的目的。

選擇會議地點應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。

1)與會者與會場的距離

會議有全國性和地方性之分。一些協(xié)會組織每年都會在國內(nèi)的不同地方主辦會議，因為他們知道有些會員沒有足夠的時間或財力到其他國家參加會議。通過變換會議地點，他們每年都能吸收一些新的與會者，同時也對國內(nèi)各個地區(qū)表現(xiàn)出了一視同仁的立場。

也有一些會議主辦者喜歡每年在同一個城市舉行會議，這樣就可以使與會者能夠相應(yīng)地安排時間和預(yù)算。

2)與會者下榻酒店與會場間的距離

如果選定的會議地點既有會議場所，又有客房，會議承辦者就不必考慮這個問題了，但是如果會議在某個會議中心舉行，這個問題就十分重要。與會者下榻酒店和會場之間交通所需的時間比實際的距離更為重要，這就需要考慮與會者在兩地之間進(jìn)行往返平均需要多長時間?根據(jù)與會者的具體情況和天氣條件，考慮這段路程遠(yuǎn)近是否適合?是否有高效的公共交通工具?還是必須由會議提供往返交通?

3)與會議前后旅行的關(guān)系

會議前后的旅行通常不在會議承辦者的考慮范圍之內(nèi)，因此，很容易在選擇會議地點的時候被忽略，重要的問題在于是否要讓與會者進(jìn)行旅行。如果考慮這一因素，會議地點就應(yīng)該臨近主要火車站、機(jī)場，會前旅行應(yīng)該安排得舒適合理。如果大部分與會者都要從外地到會議地點，那么相關(guān)的安排就必須在會議策劃中有所體現(xiàn)。這樣最大的優(yōu)點就是與會者一般不會中途退出，通常會堅持到會議結(jié)束。最好把會議地點選擇在可以讓與會者直達(dá)，而不用轉(zhuǎn)機(jī)的城市。有時候，中途轉(zhuǎn)機(jī)是不可避免的，在這種情況下，旅程的安排就要取決于與會者的靈活程度和接受額外困難的信心。

4)是否曾在此舉辦過會議

這里所涉及的是會議承辦者，如果你是外部承辦者，可能再次使用從前為這個或其他主辦者選擇的會議地點。這樣你會對該會議地點十分熟悉，甚至認(rèn)識其中的一些工作人員。不過，不要對這種優(yōu)勢寄予過高的希望，因為在許多會議地點，工作人員的流動是很頻繁的。不論內(nèi)部承辦者還是外部承辦者，都應(yīng)該清楚會議的主辦者以前是否使用過這個會議地點。如果曾經(jīng)用過，那么過去的經(jīng)歷如何?主辦者對其是否滿意?與會者是否就該會議地點有過任何反饋?該會議地點自該主辦者上一次使用后有何變化?

即使你或會議的主辦者從前使用過某個會議地點，征求一下他人的意見即詢問一下他人是否在此舉辦過會議也是有好處的。你在該會議地點的經(jīng)歷是愉快，還是不盡如人意，并不能僅憑一個人的意見確定。如果你曾不止一次地使用過該會議地點，也可以不必征求他人的意見。

他人的意見對你的判斷有幫助，但不能被當(dāng)作精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)來參考。他們的經(jīng)歷無論好壞都可能反映出個人的特點、具體的會議策劃和其他一些類似的因素，這些可能與你的情況并不相同。一直處于使用狀態(tài)的會議地點也許能夠出具滿意客戶的證明，或者至少提供這些客戶的名字、地址和電話號碼。

5)是否有汽車租賃服務(wù)

雖然與會者在參加會議的過程中一般不需要開車，但是總有一些與會者希望能夠有汽車租賃服務(wù)，以備不時之需。汽車租賃公司可以在會議當(dāng)?shù)氐臋C(jī)場或其他地方設(shè)立辦公室來承接業(yè)務(wù)，但是一定要明確在哪里可以提到車。在會議前后的旅行中，汽車租賃是非常重要的，因為會議地點可能坐落在一些國家公園或歷史名勝附近。

6)提供哪些娛樂活動

與會者對娛樂活動的興趣不斷增長，因此，會議在策劃過程中也更多地注意將娛樂時間納入日程。在會議日程安排上，這段時間對應(yīng)的活動往往是用空白表示。如果選擇某個會議地點是出于對其娛樂設(shè)施的興趣，就應(yīng)該充分利用它們。一些大型的酒店和會議中心往往配備有大量的室內(nèi)娛樂設(shè)施，如網(wǎng)球和保齡球等，以供與會者在天氣不好的時候進(jìn)行娛樂。

并不是所有的娛樂活動都要在會議地點進(jìn)行。舉辦者也可以選擇會場附近的高爾夫球場作為與會者的娛樂場所，為與會者安排一些優(yōu)惠措施并使具享受交通的便利。

對特殊的娛樂活動可能需要收費，但是一般來說，對與會者可以免除這些費用。在會議過程中，承辦者宣布某些酒店的游泳池可以免費使用，這樣就會給與會者一個印象，即無論下榻在哪個酒店，他們都可以免費使用承辦者宣布的這些游泳池。許多與會者去使用這些游泳池的時候被服務(wù)人員要求出示客房鑰匙，落得尷尬的結(jié)局，這樣將是很難堪的，因此，承辦者應(yīng)考慮到類似這樣的細(xì)節(jié)問題。

第二篇：會務(wù)接待工作要點

會務(wù)接待工作注意事項：

一、接待是一項展示形象、體現(xiàn)水平、彰顯實力的工作，接待水平從一定程度上反映辦公室整體工作水平，因此，各級領(lǐng)導(dǎo)歷來都高度重視接待工作。

一、接待全過程：

1、接待前準(zhǔn)備；

2、接待過程；

3、接待后安排。

二、接待各個環(huán)節(jié)注意事項

1、接待前：

⑴確定來訪人員人數(shù)、姓名、性別、級別、來訪時間、行程、來訪主要內(nèi)容以及有何具體要求。一般情況下，對方都會有傳真發(fā)過來，接待方必須認(rèn)真核實以上內(nèi)容，并根據(jù)來訪人數(shù)確定1—2具體聯(lián)絡(luò)人，以便及時溝通聯(lián)系。

⑵根據(jù)來訪規(guī)模和分工負(fù)責(zé)的原則，召集負(fù)責(zé)后勤、具體業(yè)務(wù)、公安交通、城管、信訪穩(wěn)定、參觀點等部門負(fù)責(zé)人，安排具體事務(wù)，以便明確職責(zé)，分工負(fù)責(zé)。

①辦公室擬定接待方案。一是接待期間天氣提示。二是目錄。三是來訪人員名單及級別（注意核對姓名）。四是陪同人員名單（注意對等接待）。五是接待路線（行程）安排。六是乘車安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是參觀點簡介。

②后勤安排來訪人員食宿問題。一是就餐安排。一般分為主桌和副桌。主桌要根據(jù)客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和紅酒、煙都要準(zhǔn)備），并注意客人忌口的東西。主桌要擺席卡。副桌一般安排工作人員和駕駛員就餐，可以隨意一些。在就餐的過程中，要隨時注意主桌上菜的速度和酒水是否足夠用。二是住宿安排。住宿房間要根據(jù)對方人數(shù)和性別事先預(yù)定、排定。一定級別的領(lǐng)導(dǎo)要安排套房，并在房間內(nèi)擺放好洗漱用品、鮮花、水果、水、煙等。

③業(yè)務(wù)部門根據(jù)對方來訪目的做好交流準(zhǔn)備。業(yè)務(wù)部門要事先了解對方來訪目的，安排分管人員或業(yè)務(wù)較熟的人員參加座談交流，可以實現(xiàn)準(zhǔn)備講話提綱，準(zhǔn)時參加座談交流。④公安交通部門做好保衛(wèi)及道路暢通工作。⑤城管部門搞好沿線衛(wèi)生保潔工作。⑥信訪部門做好群眾穩(wěn)定工作。

⑦參觀點做好內(nèi)部保潔、安全生產(chǎn)、情況介紹等工作。注意事項：

1、對各參觀點及路線事先要進(jìn)行踩點，做好路線暢通，參觀點準(zhǔn)備充分。

2、在接待前，要注意獲取各部門接待負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話，以便及時聯(lián)系。

3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時、何地待命。

4、講解人員要做好充分準(zhǔn)備，包括音響設(shè)備的事先調(diào)試等。

5、通知新聞媒體做好新聞報道工作。

2、接待中：

⑴安排人員及領(lǐng)導(dǎo)到交界處迎接。要提前10分鐘到達(dá)交界處，以示尊重。⑵引導(dǎo)車要做好引導(dǎo)工作，到達(dá)參觀點后要及時調(diào)度車隊停放。⑶聯(lián)絡(luò)人員每到一個參觀點前就要和下一個參觀點負(fù)責(zé)人聯(lián)系（也可安排打前站車輛），做好大門開放工作。

⑷在參觀過程中，要注意攝像、照相保存資料。

⑸密切關(guān)注沿途的信訪穩(wěn)定工作，防止群眾集體上訪事件發(fā)生。

⑹參觀過程的臨時休息地點要做好各項接待工作。水、煙、水果、濕巾以及衛(wèi)生間的保潔工作。

3、接待后： ⑴禮送客人至交界處（可以贈送禮品）。⑵做好新聞報道工作。⑶做好接待總結(jié)工作。

⑷做好酒店食宿費用結(jié)報工作。

第三篇：總結(jié)會會務(wù)工作理論概要

總結(jié)會的含義

經(jīng)驗總結(jié)交流會即在某項工作進(jìn)行到某一階段或者宣告結(jié)束之后，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為總結(jié)工作、評比表彰先進(jìn)、交流經(jīng)驗和推廣先進(jìn)經(jīng)驗而召開的會議。

總結(jié)會會務(wù)工作的一般程序

1．制定會議計劃

1)確定會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質(zhì)和方向，是

會議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出；二是領(lǐng)導(dǎo)提出會議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領(lǐng)導(dǎo)審定。會議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強(qiáng)的針對性。

2)確定會名、規(guī)模、規(guī)格人員名單

(1)確定會議名稱。會議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成：會議主辦單位的名稱、會議的主題、會議的類型。

(2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格。會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

(3)提出參加會議的范圍或人員名單。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。

3)擬訂會議的時間與會期

(1)提出會議召開的時間。召開會議的時間應(yīng)當(dāng)在會議議題確定下來之后，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點。

①要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

②主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會議，緊急會議除外。

③會見會談性會議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后，再確定會議召開的時間。

(2)確定會期。會期是指召開會議時間的長短。確定會期應(yīng)當(dāng)與會議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會。為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。

4)擬定會議地點

會議地點的重要性更是不容置疑的。會議地點的物質(zhì)條件——設(shè)施、環(huán)境和工作人員對會議的成功舉辦起著關(guān)鍵的作用。一般情況下，會議組織者和策劃委員會將直接參與會議的選址工作，不過，還有很多時候，會議地點的選擇是由其他人來完成的。

選擇會議地點應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。

(1)與會者與會場的距離。

(2)與會者下榻酒店與會場間的距離。

5)擬訂會議的議程與日程安排

(1)會議議程的擬訂。擬訂會議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預(yù)備會議或主席團(tuán)會議通過之后才能正式生效。

一般議程的順序是：宣布議程；說明人員缺席情況；宣讀并通過上次會議的備忘錄；財務(wù)主管報告；其他報告；新的議題；有關(guān)人事任免；提名并選舉新的負(fù)責(zé)人；通知有關(guān)事項；宣布休會。

(2)會議日程的安排。會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內(nèi)容、地點。

6)準(zhǔn)備會議文件

會議文件的準(zhǔn)備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負(fù)責(zé)起草，有的是由秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書配合業(yè)務(wù)部門起草。承擔(dān)文件起草的秘書應(yīng)了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯。

7)落實后勤工作

會務(wù)后勤服務(wù)是會務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、參加人數(shù)較多的會議，如后勤工作做得不好，將會嚴(yán)重影響會議的效果。

準(zhǔn)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。

(1)會議經(jīng)費項目預(yù)算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、娛樂費用等。在預(yù)算時，應(yīng)堅持節(jié)約原則，精打細(xì)算，減少開支，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開支標(biāo)準(zhǔn)。

(2)落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。

(3)制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。

(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。

2．一般總結(jié)會會務(wù)流程

1)成立會議的組織機(jī)構(gòu)

大中型會議的組織和管理工作單靠一兩個人是無法完成的，必須成立相應(yīng)的會務(wù)組織機(jī)構(gòu)。一般來說，會務(wù)組織籌備機(jī)構(gòu)包括以下幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既要牢記本崗位的職責(zé)，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。

(1)會務(wù)組。負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。

(2)秘書組。負(fù)責(zé)制定會議計劃，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要、簡報，發(fā)放會議通知，進(jìn)行會議文件的立卷歸檔等。

(3)接待組。負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通工具安排、醫(yī)療服務(wù)等工作。

(4)宣傳組。負(fù)責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道等工作。

(5)財務(wù)組。負(fù)責(zé)會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付賬工作。

(6)保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。

2)會前準(zhǔn)備工作

制發(fā)會議通知、準(zhǔn)備會議文件和用品、選擇與布置會場等。

3)會間工作

保證會議按既定日程和議程展開，合理調(diào)度工作。

4)會后工作

文件資料歸檔、財務(wù)結(jié)賬、清理駐地、會場、發(fā)文等，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3．重要會務(wù)工作的流程

在總結(jié)會中，發(fā)言人、會議的形式和參觀交流是會務(wù)工作的重點。

1)發(fā)言人

(1)發(fā)言主題。

在對發(fā)言人發(fā)出邀請的時候，應(yīng)該向?qū)Ψ浇榻B會議的目的。一些發(fā)言人可能準(zhǔn)備了很精彩的發(fā)言，但是卻與會議的主題不符。發(fā)言人對會議目的了解得越多，他們的發(fā)言就能與會議聯(lián)系得越緊密。

要明確發(fā)言人的演講主題，是會議組織者提供，還是自選，這要看話題和發(fā)言人哪一個更重要。如果發(fā)言人占據(jù)首要地位，那么他就有選擇話題或至少提出相關(guān)建議的權(quán)利。當(dāng)然，在選題方面不能給發(fā)言人全部的自由，因為有的話題可能不適合該會議。而發(fā)言人并不知道哪些題目不適合與會者，因此，會議組織者應(yīng)該負(fù)責(zé)提供這方面的信息。但要意識到，發(fā)言人可能在聽說所有這些禁忌后將決定不接受會議的邀請。另一方面，通過討論，會議組織者也可提出一個該發(fā)言人從前沒有涉及過的有趣話題。也可以先確定話題，由會議組織者擬定發(fā)言的內(nèi)容和方式。在這種情況下，會議組織者應(yīng)該向候選發(fā)言人說明向其發(fā)出邀請的原因。

(2)邀請發(fā)言人注意事項。

要做好邀請發(fā)言人的工作，還要考慮以下幾點。

①是否同意錄音。不是所有的會議都需要錄音，但是給會議錄音現(xiàn)在正在成為一種潮流。根據(jù)法律，會議方面在進(jìn)行這類錄音之前必須得到相關(guān)發(fā)言人簽字同意許可。

②是否需要特殊的設(shè)備。會議方面有必要確認(rèn)發(fā)言人需要哪些特殊設(shè)備，這些信息可以通過建議表來收集。值得注意的是，該建議表通常在確定發(fā)言人選的幾個月前就收集上來了，而在這個過程中發(fā)言人可能又有了新的需求。會議方面應(yīng)該讓所有的發(fā)言人在一個規(guī)定日期前提出對設(shè)備的需求，在該時限之后，這類需求只能在特殊的情況下才能被會議方面接受，這樣將更有利于統(tǒng)一管理。

③最終確認(rèn)。前面是從會議組織者的角度討論準(zhǔn)備過程，但是發(fā)言人方面的準(zhǔn)備工作也不可忽略。很多會議組織者往往都一廂情愿地認(rèn)為，只要自己邀請發(fā)言人參加會議，對方就會準(zhǔn)時出席。顯然，比較合理的做法是跟發(fā)言人確認(rèn)他們是否成行以及時間安排和發(fā)言內(nèi)容。

(3)與會人員自由發(fā)言討論或提出問題并解決。

在會議上發(fā)言是與會成員交流思想、表明立場和觀點的主要途徑。對于與會者來說，也是他們的基本權(quán)利，同時也是會議的核心內(nèi)容。沒有發(fā)言，會議就沒有意義。在安排與會人員自由發(fā)言討論或提出問題商討解決方案時，應(yīng)注意以下幾點。

①主題引導(dǎo)。

要安排符合會議總精神的主題，但不要過分重復(fù)主題。相同內(nèi)容的發(fā)言不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會人員的情緒，減弱會議效果。當(dāng)然，如果有實際需要，例如，為了加強(qiáng)某種聲勢，反映某種呼聲，也可以同一主題的發(fā)言集中安排在一起。

與會者發(fā)言要有廣泛的代表性，或以部門考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會總目的為前提。

此外，為了保證會議發(fā)言踴躍有序，會議工作人員還應(yīng)該做一定的輔助工作，如需印制發(fā)言稿，應(yīng)提前準(zhǔn)備或詢問發(fā)言人的準(zhǔn)備情況，并將發(fā)言次序和時間告訴發(fā)言人。

②各級別間發(fā)言的平衡。

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言可能內(nèi)容全面，理論性較強(qiáng)，而部門經(jīng)理或做具體工作的員工的發(fā)言可能內(nèi)容具體，材料豐富、生動。把兩者適當(dāng)?shù)卮┎灏才?，會使現(xiàn)場氣氛更加活躍，效果也會更好。

③各種聲音平衡。

做到在一天的會議里可以聽到不同地區(qū)的發(fā)言，使與會者全面了解情況。

2)會議的形式問題

一般說來，各種形式的會議有自己的模式和程序。會議性質(zhì)、會議目的以及與會人員身份決定了會議的形式。

(1)現(xiàn)場形式。是在事情發(fā)生地的現(xiàn)場召開會議，便于觀摩學(xué)習(xí)或研究解決問題。常見的現(xiàn)場辦公會、經(jīng)驗交流會、現(xiàn)場觀摩會等就是這種形式。

(2)移場形式。是由兩個以上的地點場所完成會議議題的會議。一般是主議題在一個地點完成，分議題在另一地點場所完成。這種形式要嚴(yán)格控制，要從實際需要出發(fā)。

(3)筆談形式。是“以文代會”的形式，以書面的形式討論問題，交換看法。這種形式與會者并不集中在一起直接對話，而是通過筆談的形式間接對話。

(4)座談形式。是指有些會議需要聽取意見，征集建議，交流思想，把有關(guān)人員召集起來開會，需要采取座談會的形式。這種會議形式，暫沒有議決結(jié)果，與會者大多是不同群體的代表、有關(guān)方面的專家、負(fù)責(zé)人或主管人員。

(5)并會形式。是指為了精簡會議，有些會議采取合并召開的形式。把相關(guān)的幾個會議合并在一起，用一個單元或更長一點的時間舉行，提高效率。這種形式可以減少領(lǐng)導(dǎo)人到會和講話的次數(shù)，把幾個講話稿合起來。

(6)“套會”形式。中指有些會議采取“會中會”的套會形式，可以在與會代表中劃出一部分人員，在某一時段召開專門會議。

(7)遠(yuǎn)程形式。是運用電視、電話、廣播等傳輸手段舉行會議。這種形式突破了空間限制，節(jié)省時間和會議經(jīng)費，擴(kuò)大會議的宣傳面。范圍較大和時間緊急的會議常采用這種形式。

3)參觀活動相關(guān)問題

(1)情況介紹。先準(zhǔn)備好簡明生動、印刷精美的宣傳小冊子。

(2)現(xiàn)場觀摩。參觀者參觀現(xiàn)場，如生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程、環(huán)境或營業(yè)大廳、員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施、組織的科技開發(fā)(實驗)中心、服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

(3)實物展覽。參觀組織的成果展覽室，陳列室可以陳列資料、模型、樣品等實物。此外，參觀活動內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。

(4)選擇參觀路線。參觀路線的選擇要求做到以下幾點。

①能引起參觀者的興趣。

②能保證參觀者的安全。

③對組織正常工作干擾小。

第四篇：會議會務(wù)承辦操作細(xì)則

公司會務(wù)操作細(xì)則

一、適用范圍

本細(xì)則適用于公司黨委會議、董事長辦公會議、總經(jīng)理辦公會議、專題會議的會務(wù)承辦與操作。

二、議題確定 1．根據(jù)公司《會議管理制度（試行）》規(guī)定，凡有需要會議研究的相關(guān)事項，各領(lǐng)導(dǎo)、各部室、各分公司均可提出議題。

2．議題主辦部室事先調(diào)查研究和準(zhǔn)備，并與相關(guān)部室或單位協(xié)商意見

3．公司綜合部文秘人員定期（一般半月一次）發(fā)放議題單，征詢意見，由各部室根據(jù)實際需要填寫。

提交程序：

□主辦人員草擬議題及匯報材料→ □部室負(fù)責(zé)人初核→→ □其他部室會稿→→ □主管領(lǐng)導(dǎo)審核→→ □綜合部校核→→

□主持人審查確定議題是否上會→ □主持人確定會議召開時間、地點、參加人員、列席人員、會議準(zhǔn)備要求并在議題單上簽批

二、會議準(zhǔn)備

1．綜合部文秘人員按批準(zhǔn)的議題單，擬會議通知單，填寫時間、地點、參加人員、列席人員、議題及主要內(nèi)容

2．按照通知單，通知議題主辦部室落實匯報人員、準(zhǔn)備匯報材料、確定匯報方式

3．按照通知單，通知參加會議人員，并提供草案材料復(fù)印件

4．會議室準(zhǔn)備：

□服務(wù)人員落實，通知開會時間 □會議標(biāo)題或橫幅確定、制作、懸掛 □會議宣傳標(biāo)語確定、制作、懸掛 □會議電源、插座、照明燈調(diào)試 □空調(diào)或暖風(fēng)準(zhǔn)備

□音響、話筒準(zhǔn)備及調(diào)試

□投影儀、幕布、激光筆準(zhǔn)備、與電腦連接PPT調(diào)試完成□會議桌椅準(zhǔn)備

□桌簽準(zhǔn)備、按位置擺放

□服務(wù)人員落實，通知開會時間 □茶水、熱水、水杯準(zhǔn)備 □水果準(zhǔn)備 □濕巾準(zhǔn)備5．匯報準(zhǔn)備

□議題印制、擺放

□匯報材料按參加人數(shù)復(fù)印擺放 □展版擺放

三、會議召開

1．承辦人員提前10分進(jìn)場檢查

2．參會人員填寫簽到表，請假人員核實

3．匯報人員等候4．會議記錄5．錄音

6．?dāng)z影與攝像

7．主持人在會議記錄上簽字

四、會后事務(wù)

1．整理會議紀(jì)要，匯報人審核，主持人審定簽發(fā)（按一周內(nèi)或定時，董事長辦公會、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)；專題會議紀(jì)要由相關(guān)部門整理，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，必要時報總經(jīng)理簽發(fā)）

2．編號、登記，印發(fā)（專題會紀(jì)

要由主辦部室送發(fā)）

3．匯報材料底稿及會議記錄歸

檔。

4．錄音存盤5．會議簡報6．會議展版制作

7．會議議定事項督辦（會議決

定的事項，承辦單位、部門必須嚴(yán)格執(zhí)行，并及時報送執(zhí)行情況。督查部檢查督辦）

第五篇：公司會務(wù)部工作要點

公司會務(wù)部工作要點

公司會務(wù)部工作要點

“科學(xué)定量”和“明碼實價”是保定市局全面提升銷售網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平工作的重頭戲。自市局網(wǎng)絡(luò)提升工作會議后，高碑店卷煙營銷部嚴(yán)格按照保煙專司[]49號文件精神，積極發(fā)動、廣泛動員，分別召開了黨組專題會議、中層干部會議和全體職工大會，并成立了由一把手任組長的領(lǐng)導(dǎo)小組。高碑店卷煙營銷部諸項網(wǎng)建工作正在有條不紊地開展，同時帶動穩(wěn)固、和諧的客戶關(guān)系不斷走向前進(jìn)。

一、科學(xué)定量做到異常單據(jù)數(shù)量最小化。

科學(xué)定量按照全省安排，軟件在11月12日安裝后，14日訪銷時開始運

行。在前期客戶核量時，我區(qū)客戶經(jīng)理參照了三月歸檔及數(shù)量取整的因素，個別的客戶月供貨基數(shù)存在偏差，以至于在銷售中出現(xiàn)了一定數(shù)量的異常訂單。這說明我們科學(xué)定量工作還存在不少的漏洞，必須不斷加以改進(jìn)和提高。

為了充分發(fā)揮科學(xué)定量對經(jīng)營工作的指導(dǎo)作用，消除大量的異常訂單，高碑店營銷部重點做好以下工作：①客戶經(jīng)理在走訪過程中，一方面了解前期出現(xiàn)異常訂單的真實原因，確實與客戶零售能力有出入的，對訂貨限量進(jìn)行調(diào)整；一方面對因節(jié)假日或婚慶原因而可能出現(xiàn)的訂貨量變化信息，做到提前預(yù)測。②市場經(jīng)理要求客戶經(jīng)理每天早上計算分配到轄區(qū)的卷煙貨源總量及低檔煙數(shù)量，及時和電訪員溝通，銷售中貨源做到均衡投放，避免異常訂單的出現(xiàn)。③客戶經(jīng)理必須指導(dǎo)零售戶每次訂貨前安排好訂貨計劃，均衡訂貨，盡量不要突破每次的訂貨限量。④客戶經(jīng)理及時維護(hù)新增零售戶及停訪停送戶的月供貨

基數(shù)，確保數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。⑤對于科學(xué)定量實施過程中出現(xiàn)的各客戶經(jīng)理所負(fù)責(zé)線路內(nèi)的異常單據(jù)，營銷部從11月20日起10天進(jìn)行匯總、張榜公示，并直接列入客戶經(jīng)理的日常工作考核內(nèi)容。⑥我們把科學(xué)定量的重要依據(jù)放在”一戶一量，按需核量”上。11月底之前，根據(jù)銷售檔次重新對客戶進(jìn)行分類，查找各檔次客戶之間的差距，對月供貨量基數(shù)進(jìn)行微調(diào)、歸檔、審批，確立更加符合實際的供貨量。

二、明碼實價做到宣傳到位百分百。

卷煙時實明碼實價的目的是為了穩(wěn)定市場價格，遏制無序競爭，創(chuàng)建規(guī)范、有序的卷煙經(jīng)營秩序，營造公平競爭的卷煙市場格局，提升零售戶的營利水平。為了夯實明碼實價的社會效應(yīng)，高碑店營銷部主要做了如下工作：①我們把11月21日至30日作為明碼實價再宣傳階段?？蛻艚?jīng)理在走訪市場時，明碼實價作為一項重點拜訪內(nèi)容，務(wù)必使

所有零售戶知曉“什么是明碼實價？”“如何做到明碼實價”“明碼實價給零售戶帶去的好處在哪里？”等內(nèi)容。②客戶經(jīng)理在入戶拜訪過程中，幫助零售戶進(jìn)行卷煙商品的合理擺放，為后期粘貼卷煙標(biāo)簽或價目表做好準(zhǔn)備。③從12月1日起，市場經(jīng)理在市場調(diào)研中，將在每個客戶經(jīng)理線路內(nèi)抽查20個零售戶，考核明碼實價的宣傳到位工作。如客戶經(jīng)理轄區(qū)內(nèi)有2名零售戶對明碼實價感到陌生，或者不陌生但不理解，營銷部都要相應(yīng)扣減該客戶經(jīng)理輔助考核分值分，以次累加，力爭使每個零售戶都達(dá)到從熟悉到理解，從理解到歡迎的提高認(rèn)識過程。[那一世范文網(wǎng)-http://]

三、成立圓周監(jiān)督式的卷煙營銷協(xié)會。

卷煙營銷協(xié)會是零售戶的自律組織，它著力于建立暢銷的管理機(jī)制，體現(xiàn)自律和監(jiān)管的功能。對這一新生事物，我們營銷部門人員通過各種資料，進(jìn)行了認(rèn)真的學(xué)習(xí)和探討工作，認(rèn)為卷煙營

銷協(xié)會建立的是一種“圓周監(jiān)督”的工作機(jī)制。

高碑店營銷部在以下幾方面建立和完善這種工作機(jī)制：①積極鼓勵、引導(dǎo)誠信、守法的卷煙零售戶加入卷煙營銷協(xié)會，充分發(fā)揮零售戶之間互相監(jiān)督、誠信經(jīng)營的功能。②卷煙營銷部作為零售戶唯一合法、穩(wěn)定的卷煙供應(yīng)商，以零售戶為中心開展工作，保證市場卷煙供應(yīng)，對卷煙營銷協(xié)會工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)。③營銷協(xié)會作為自律組織，協(xié)會會員要督導(dǎo)其周圍零售戶卷煙經(jīng)營行為，不降價或變相降價銷售，共同維護(hù)明碼實價。④卷煙營銷協(xié)會要定期反映零售戶的銷售動態(tài)，對高碑店卷煙營銷部訪銷、配送、專賣的工作可以提出合理性意見，對不滿意的服務(wù)人員可進(jìn)行工作投訴。營銷部、協(xié)會、零售戶三者之間，相互監(jiān)督，互為促進(jìn)，共同維護(hù)公平競爭的卷煙市場，就充分體現(xiàn)出圓周監(jiān)督工作機(jī)制的效能。

目前，我們按照市局的工作安排，正在有條不紊的開展科學(xué)定量和明碼實價工作，該項工作雖然任務(wù)重、時間緊，但是由于我局上下統(tǒng)一思想、齊心協(xié)力，現(xiàn)在發(fā)展前景良好，大家正在以高昂的熱情，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為紐帶，構(gòu)建穩(wěn)固的客商關(guān)系；以利益“雙贏”為依托，創(chuàng)建新型的伙伴關(guān)系，為保定煙草網(wǎng)建工作邁向一個新臺階貢獻(xiàn)力量。月二十一日