第一篇：加強(qiáng)和改進(jìn)黨委會(huì)議組織服務(wù)工作

如何有效化解“會(huì)議后排現(xiàn)象”

會(huì)議是部署工作、溝通信息、交流經(jīng)驗(yàn)、討論問(wèn)題及達(dá)成協(xié)議的一種重要社會(huì)活動(dòng)形式?！芭_(tái)上一人念，臺(tái)下眾人聽”，這是我國(guó)多年傳承的基本會(huì)議格局。一些參會(huì)人員每逢開會(huì)總是習(xí)慣性地正坐后排座位，而令靠近主席臺(tái)的前排座位空空如也，或者是稀稀拉拉，只有少數(shù)幾個(gè)人就坐。這就是通常所說(shuō)的“會(huì)議后排現(xiàn)象”。

“會(huì)議后拍現(xiàn)象”的影響和危害不言而喻。首先，有可能導(dǎo)致由于沒有聽到領(lǐng)導(dǎo)的工作部署造成工作的延誤；其次，領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員的空間距離，勢(shì)必成為他們之間的心理距離，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必影響干群關(guān)系的融洽；再次，易造成會(huì)場(chǎng)秩序不好，甚至出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)講話被迫中斷現(xiàn)象，對(duì)會(huì)議發(fā)言人極不尊重；第四，一個(gè)單位的會(huì)風(fēng)直接體現(xiàn)該單位的黨風(fēng)政風(fēng)及其工作作風(fēng)。不良的會(huì)風(fēng)如果傳揚(yáng)出去，將直接影響單位的形象和聲譽(yù)。

出現(xiàn)“會(huì)議后拍現(xiàn)象”的原因是多方面的，但是最主要的是對(duì)會(huì)議本質(zhì)認(rèn)識(shí)不清，表現(xiàn)在會(huì)議沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，也不能解決實(shí)際問(wèn)題，加上會(huì)議形式呆板單一，一些領(lǐng)導(dǎo)把會(huì)議當(dāng)作工作內(nèi)容，以會(huì)議貫徹會(huì)議，以講話落實(shí)講話，發(fā)言、作報(bào)告照本宣科，空語(yǔ)、

第二篇：會(huì)議組織與服務(wù)

會(huì)議組織與服務(wù)

一、名詞解析：

會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計(jì)劃的商議活動(dòng)。

會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。

會(huì)議客體即參加會(huì)議的對(duì)象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

會(huì)議策劃就是為了使會(huì)議取得預(yù)期的目的，而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇出合理可行的方案的過(guò)程。

會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來(lái)并固定下來(lái)，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。

會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過(guò)程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。

閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。

會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。

會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。

會(huì)議引導(dǎo)是指會(huì)議活動(dòng)期間會(huì)務(wù)工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問(wèn)詢的路線、方向和具體的位置。

會(huì)議記錄是如實(shí)記錄會(huì)議的基本情況、會(huì)議中的報(bào)告、會(huì)議上的講話、發(fā)言和決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用文體，是一種重要的事務(wù)文書。

二、填空

1、會(huì)議的特征目的性、組織計(jì)劃性、群體溝通性、交流方式多樣性。

2、會(huì)議活動(dòng)的基本要素：人員、名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、結(jié)果

3、會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位，以及會(huì)議的時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等等。

4、會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議的召開時(shí)間和會(huì)期兩方面。

5、會(huì)議結(jié)果，即會(huì)議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。會(huì)議結(jié)果通?？梢酝ㄟ^(guò)會(huì)議決議、合同、條約、協(xié)定、聲明等文件的形式記載下來(lái)，可以歸檔保存，也可以直接傳達(dá)。

6、會(huì)議的主要方式有現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、座談會(huì)、觀摩會(huì)、報(bào)告會(huì)、調(diào)查會(huì)、電話會(huì)等。會(huì)議方式就是為了提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而采取的各種形式或手段。

7、會(huì)議的工作原則：必要性、高效性、目標(biāo)性、嚴(yán)肅性、節(jié)儉性。

8會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則：科學(xué)合理、總量控制、確保重點(diǎn)、精打細(xì)算、留有余地。

9、會(huì)議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。

10、開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。

11、講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。

12、準(zhǔn)備會(huì)議用品與設(shè)備的要求：制定計(jì)劃、落實(shí)專人負(fù)責(zé)、實(shí)用并節(jié)約成本。

13、會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來(lái)賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。

14、會(huì)議簽到的方式：薄式簽到、表式簽到、電子簽到機(jī)簽到、會(huì)議秘書人員代為簽到、簽到卡簽到、名片簽到、座次表簽到。

15、會(huì)議簽到的要求：認(rèn)真準(zhǔn)備、有序組織、及時(shí)統(tǒng)計(jì)、準(zhǔn)確無(wú)誤

16、會(huì)議記錄的種類：按詳細(xì)程度分：詳細(xì)記錄、摘要記錄；召開形式分：報(bào)告式會(huì)議記錄、座談會(huì)式會(huì)議記錄、決議式會(huì)議記錄。

17、會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容：格式分為標(biāo)題、首部、主體和尾部四塊。內(nèi)容包括會(huì)議描述（會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)）、與會(huì)者姓名、會(huì)議過(guò)程和主席、記錄員簽名。

18、會(huì)議信息通常表現(xiàn)為會(huì)議通知、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議報(bào)道，以及會(huì)議的傳達(dá)提綱、要點(diǎn)等形式。

19、會(huì)議信息的收集要本著“準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用”的原則，通過(guò)會(huì)議的正式報(bào)告、研討會(huì)上的討論發(fā)言、與會(huì)者的議案以及會(huì)下的廣泛交談，隨時(shí)獲取有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者參考或供會(huì)議交流。

20、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào): 具有“簡(jiǎn)、真、新、快”的特點(diǎn)。

三、畫圖

會(huì)場(chǎng)的布置形式：分散式，相對(duì)式，半圍式，全圍式

四，簡(jiǎn)答題

1、會(huì)議的作用：

1、集思廣益、科學(xué)決策的作用 2.發(fā)揚(yáng)民主、動(dòng)員群眾、宣傳教育的作用

3.傳達(dá)信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思 路的作用 4.協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進(jìn)生產(chǎn)、推動(dòng)工作的作用 5.國(guó)際交流、跨文化的溝通作用。

2、會(huì)議的種類：1.按會(huì)議的規(guī)模劃分：小型會(huì)議、中型會(huì) 議、大型會(huì)議、特大型會(huì)2.按會(huì)議內(nèi)容劃分：綜合性會(huì)議、專題性會(huì)議。3.按會(huì)議的性質(zhì)劃分：決策性會(huì)議（代表性會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)）、非決策性會(huì)議日常辦公會(huì)議、咨詢性會(huì)議、總結(jié)交流會(huì)、洽談?wù)勁行詴?huì)議、進(jìn)修培訓(xùn)會(huì)、慶典性會(huì)議、商品展示和推介性會(huì)議）。4.按會(huì)議所跨的地域范圍劃分：國(guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地區(qū)性會(huì)議、部門性會(huì)議。5.按會(huì)議的目的劃分：說(shuō)明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問(wèn)題會(huì)議、溝通協(xié)調(diào)會(huì)議、創(chuàng)意會(huì)議。6.按會(huì)議的形式劃分：圓桌會(huì)議、公開討論會(huì)議、代表人會(huì)議、演講型討論會(huì)、小組討論會(huì)、議會(huì)型討論、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電信會(huì)議。7.按會(huì)議的職級(jí)劃分：股東會(huì)議、董事會(huì)、高級(jí)管理人員會(huì)議、中層管理人員會(huì)議、職工大會(huì)、部門會(huì)議。

3、通常出現(xiàn)下列情況時(shí)，需要及時(shí)開會(huì)

1、遇到危機(jī)突發(fā)事件，足以使目前工作停滯，需

要及時(shí)集體協(xié)商、處理；

2、一項(xiàng)決定或一項(xiàng)管理辦法的推出，非經(jīng)會(huì)議的形式不能產(chǎn)生法定效力；

3、事情較為緊急，有關(guān)人員采取逐層、分頭商議的辦法已經(jīng)不通；

4、采取會(huì)議的形式是將特定情況（內(nèi)容）向有關(guān)人員了解或告知的最快捷的方式；

5、需要統(tǒng)一思想，在思想領(lǐng)域已經(jīng)已經(jīng)引發(fā)爭(zhēng)執(zhí)，不能很好的貫徹工作，工作人員已無(wú)心工作。

4、會(huì)議效率不高的主要原因：

1、時(shí)間上的安排、使用不合理；

2、地點(diǎn)上的安排、使用不

合理；

3、開會(huì)對(duì)象選擇不夠精確；

4、主持人的能力較弱，不能控制會(huì)場(chǎng)；

5、開會(huì)的原因和目的不明確。

5、維護(hù)和保持狐疑嚴(yán)肅性和權(quán)威性的做法：

1、明確會(huì)議的議題、目的；

2、制定完善的會(huì)

議計(jì)劃、組織機(jī)構(gòu)；

3、準(zhǔn)備充分；

4、落實(shí)會(huì)議議程。

6、會(huì)議可以節(jié)儉的具體方面：

1、控制會(huì)議時(shí)間；

2、控制會(huì)議規(guī)模；

3、開支要精打細(xì)算；

4、目的務(wù)求明確。

7、會(huì)議籌劃者的主要任務(wù)：

1、制訂計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要，并達(dá)

到會(huì)議預(yù)定的目標(biāo)；

2、制定會(huì)議議程；

3、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況；

4、選擇或提議合適的場(chǎng)所；

5、安排交通事宜；

6、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；

7、招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員；

8、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；

9、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；

10、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；

11、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)；

12、確定印刷公司；

13、安排食品、飲料有關(guān)事宜；

14、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。

15、其它

8、會(huì)議策劃的主要內(nèi)容歸納為“五個(gè)W，一個(gè)H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會(huì)，會(huì)議目標(biāo)是什么。（2）“Who”：就是指參加會(huì)議的人是“誰(shuí)”，即會(huì)議的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會(huì)議。（4）“When”：是指“什么時(shí)候”舉行會(huì)議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會(huì)。（6）“How”：是指會(huì)議將“怎樣”進(jìn)行。

（7）“Budget”：是指會(huì)議預(yù)算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會(huì)務(wù)工作的策劃。

9、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑：（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)

用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)。

10、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（4）餐飲費(fèi)用（5）

旅游費(fèi)用（6）設(shè)備視聽費(fèi)用（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（9）預(yù)計(jì)外支出。

11、會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系：會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)

先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：

會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)順序的總體安排，但不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)，其特點(diǎn)是概括、明了；

會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程；

會(huì)議程序則是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，是會(huì)期較短、議題較少并且較為靈活的會(huì)議只需制定一份會(huì)議議程即可。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。

12、會(huì)議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括

會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。

13、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類：（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署

性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來(lái)信和各類來(lái)訪等的書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。

14、講話稿的寫法，就內(nèi)容來(lái)講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、肯定會(huì)議的重要性；

2、評(píng)價(jià)過(guò)

去的工作；

3、點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問(wèn)題；

4、指明今后的方向和目標(biāo)；

5、評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；

6、提出原則性的意見，向大會(huì)提出希望。

7、就形式來(lái)講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。

15、會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿?huì)議上所做的報(bào)告”。（2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；

總結(jié)過(guò)去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請(qǐng)會(huì)議討論的問(wèn)題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號(hào)召結(jié)束全文。

16、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求：1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始

準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3．按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說(shuō)明。

17、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施：會(huì)議用品和設(shè)施的種類

1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。3.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。6.通訊設(shè)施。如傳真機(jī)、電話機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.交通工具。如大巴、小轎車等接送與會(huì)者的車輛。7.生活衛(wèi)生用品。如茶歇等。9.專門用品。如獎(jiǎng)品、證書、紀(jì)念品、投票箱等。

18、會(huì)議證件的作用：（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和會(huì)場(chǎng)的管理。（2）

便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。

19、會(huì)議證件上的內(nèi)容：1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。3．姓名。4．照片。

5．證件種類，6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)，8．會(huì)議日期

20、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)：

1、內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女

士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。

3、重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。

4、姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。

5、姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。

6、會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會(huì)、代表大會(huì)的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會(huì)議可以采用藍(lán)色襯底。

7、涉外會(huì)議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

21、會(huì)場(chǎng)布置的意義：會(huì)場(chǎng)布置是否合理，對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會(huì)場(chǎng)的布局是否合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛是否與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議效果會(huì)產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會(huì)議的秘書人員必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。

22、會(huì)場(chǎng)布置的內(nèi)容：1.會(huì)場(chǎng)布置的形式：相對(duì)式、全圍式、半圍式、分散式2.安

排會(huì)議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標(biāo)語(yǔ)、氣味等。4.布置主席臺(tái)：主席臺(tái)座位、講臺(tái)、話筒、休息室、主席臺(tái)背景（會(huì)標(biāo)、會(huì)徽等）

23、會(huì)議接站、報(bào)到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性：1.接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性

會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。2.報(bào)到是會(huì)議秘書部門掌握與會(huì)人員準(zhǔn)確到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。3.簽到能保證會(huì)議順利進(jìn)行，按時(shí)召開；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，掌握與會(huì)人員情況。4.引導(dǎo)有利于會(huì)場(chǎng)內(nèi)外正常秩序的建立。

24、會(huì)議接站的工作：接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。

會(huì)議接站的工作主要有以下工作：

（1）確定迎接規(guī)格（2）做好接站準(zhǔn)備（3）豎立接待標(biāo)志（4）掌握抵達(dá)情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會(huì)人員上車

25、會(huì)議報(bào)到是針對(duì)需要集中住宿的大中型會(huì)議而言的，與會(huì)者報(bào)到時(shí)，秘書人員要做

好以下工作：

（1）查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格。（2）請(qǐng)與會(huì)人填寫會(huì)議登記表。（3）分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品。（4）預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。（5）安排與會(huì)者住宿。（6）制作會(huì)議通訊錄的依據(jù)，會(huì)議結(jié)束前發(fā)給與會(huì)人員。

26、會(huì)議簽到有以下作用：（1）便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)，以確定法定性會(huì)議的有效性。（2）

檢查缺席情況，以便及時(shí)通知有關(guān)人員到會(huì)，或通知缺席對(duì)象另行補(bǔ)會(huì)。（3）慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會(huì)議活動(dòng)的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念。（4）與會(huì)者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會(huì)議活動(dòng)的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會(huì)議上，簽到還是一種法律行為。

27、報(bào)道和簽到的聯(lián)系與區(qū)別：聯(lián)系：都是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)辦理的手續(xù)。會(huì)期較

短的會(huì)議，一般只辦理簽到；會(huì)期較長(zhǎng)，并且需要集中接待的會(huì)議，與會(huì)者不僅要簽到，還有辦理報(bào)道手續(xù)。區(qū)別：報(bào)道是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)時(shí)辦理的登記注冊(cè)手續(xù)，但不代表每一項(xiàng)活動(dòng)和會(huì)議都參加；簽到則是與會(huì)者參與了本次會(huì)議或活動(dòng)。

28、會(huì)議記錄的作用：會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查

考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響著據(jù)此形成的有關(guān)公文（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)）的質(zhì)量，而且會(huì)影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。

29、做好會(huì)議記錄準(zhǔn)備工作：

1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

2、準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶或錄音筆來(lái)補(bǔ)充手工記錄。

3、要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。

4、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。

5、在利用錄音機(jī)（筆）的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障。

30、會(huì)議記錄的重點(diǎn)：

1、會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

2、會(huì)議

討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

3、權(quán)威人士或代表人物的言論；

4、會(huì)議開

始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

5、會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

6、對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

31、會(huì)議記錄的方法：（1）根據(jù)需要，采取詳記和略記相結(jié)合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋。（3）與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來(lái)。

32、獲取會(huì)議信息的渠道：

1、各種會(huì)議記錄，如主席團(tuán)會(huì)議記錄、團(tuán)長(zhǎng)會(huì)議記錄、分

組會(huì)議記錄等。

2、召集各團(tuán)組聯(lián)絡(luò)員碰頭會(huì)，匯總情況。

3、收集代表的提案、發(fā)言稿、書面建議等。

4、統(tǒng)計(jì)分析與會(huì)者的簽到、報(bào)到信息。

33、會(huì)議期間安排旅游、娛樂活動(dòng)的意義：任何一個(gè)成功的會(huì)議都需要有休閑活動(dòng)安排，一方面使會(huì)議有張有弛，促進(jìn)會(huì)議成功；另一方面，為與會(huì)者增加溝通的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)交流。

34、會(huì)議期間陪同服務(wù)的意義：

1、表達(dá)尊重和友好

2、便于溝通和交流

3、提供方便

和保障。

35、會(huì)議餐飲主要作用有：

（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會(huì)、客人答謝宴會(huì)等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會(huì)的場(chǎng)合和機(jī)會(huì)，溝通信息、交換意見、商談工作、發(fā)表演講，是當(dāng)前宴會(huì)活動(dòng)的一個(gè)重要特點(diǎn)。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。

36、宴會(huì)的準(zhǔn)備

1、：確定宴請(qǐng)對(duì)象

2、確定邀請(qǐng)范圍

3、確定宴會(huì)規(guī)格和形式

4、確定

宴會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)

5、確定主持人和致辭人

6、發(fā)出邀請(qǐng)

7、擬定菜單

8、宴會(huì)廳的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、會(huì)議交通服務(wù)的意義：會(huì)議交通服務(wù)是對(duì)會(huì)議車輛進(jìn)行科學(xué)調(diào)配以保證會(huì)議用車的工作。它直接關(guān)系到與會(huì)人員的集體活動(dòng)、會(huì)議組織的工作需要、特殊用車的批準(zhǔn)使用，應(yīng)引起會(huì)議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點(diǎn)，滿足需要，可能貽誤會(huì)議的正常活動(dòng)，甚至造成開不成會(huì)的嚴(yán)重后果。

38、會(huì)議交通服務(wù)的主要內(nèi)容：

1、籌齊會(huì)議用車

2、擬定會(huì)議用車制度和紀(jì)律

3、合理

調(diào)度會(huì)議用車

4、確保會(huì)議進(jìn)程按計(jì)劃實(shí)施

5、對(duì)駕駛?cè)藛T的管理

6、對(duì)車輛的維修

7、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)

8、意外事故的應(yīng)急處理措施等。

39、送別會(huì)議代表的主要內(nèi)容：（1）結(jié)清會(huì)務(wù)費(fèi)用：餐費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等。（2）分

發(fā)回程票：火車票、機(jī)票、船票等。（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。（4）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。

40、會(huì)議文件的內(nèi)容：會(huì)議文件包括會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議正式文件和

參閱文件、會(huì)議總結(jié)等。主要工作包括以下幾項(xiàng)：1.整理分發(fā)會(huì)議記錄。2.形成大會(huì)決議、簡(jiǎn)報(bào)或紀(jì)要3.寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況4.收全會(huì)議材料，匯編會(huì)議文件，并分類、立卷、歸檔（四點(diǎn)）

41、會(huì)議評(píng)估的常用方法：1．定量和定性評(píng)估方法2．問(wèn)卷調(diào)查評(píng)估方法 3．資料的收集與處理方法 4．資料的分析方法。

第三篇：如何組織會(huì)議工作

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議是否必要。能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決？

2、確定會(huì)議的目的。你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？

3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。

4、收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。

5、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。

6、根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。

7、在正式開會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。

二、會(huì)議期間控制

1、敘述會(huì)議的目的。

2、核對(duì)并記錄與會(huì)者。

3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見。

4、給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會(huì)。

5、控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。

6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。

7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。

8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。

9、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。

10、確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。

三、會(huì)后工作

1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。

2、根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

第四篇：黨委機(jī)關(guān)會(huì)議會(huì)務(wù)工作組織(省委辦公廳培訓(xùn)教材)

黨委機(jī)關(guān)會(huì)議會(huì)務(wù)工作組織

省委辦公廳培訓(xùn)教材

（2011年7月16日）

概述

黨委機(jī)關(guān)會(huì)議是指黨委召開的黨代表大會(huì)、黨代表會(huì)、黨委全體委員會(huì)、黨委工作會(huì)議、黨委專題工作會(huì)議等。

會(huì)務(wù)工作是整個(gè)會(huì)議服務(wù)的重要組成部分，是使會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證，也是各級(jí)黨委辦公室的重要工作之一。實(shí)踐證明，會(huì)務(wù)工作的水平高低，服務(wù)的周到與否，將直接影響會(huì)議的效果。

廣義的會(huì)務(wù)工作包含：會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作、會(huì)議的文件起草工作、會(huì)議的后勤保障工作、會(huì)議的宣傳報(bào)道工作、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作等，我們今天主要講會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作，即平時(shí)一般所指的會(huì)務(wù)工作。

一、會(huì) 前 準(zhǔn) 備

（一）會(huì)議的確認(rèn)

接到領(lǐng)導(dǎo)的指示后，要當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)：

⒈會(huì)議名稱

⒉會(huì)議內(nèi)容

⒊會(huì)議時(shí)間

⒋參會(huì)范圍

⒌會(huì)議日程

（二）落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)

⒈賓館條件與會(huì)議規(guī)格要相適應(yīng)

⒉賓館的床位與會(huì)議規(guī)模要相符合⒊賓館有合適的會(huì)場(chǎng)和分組會(huì)議室

⒋不熟悉的地點(diǎn)要到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察

（三）擬定會(huì)議建議方案

會(huì)議方案是會(huì)務(wù)工作的總體綱要，編制會(huì)議通知和會(huì)務(wù)須知都必須以會(huì)議方案為基礎(chǔ)，會(huì)議的籌備也必須嚴(yán)格按照會(huì)議方案的分工進(jìn)行，所以在會(huì)議地點(diǎn)確定后，要及時(shí)擬定會(huì)議建議方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

擬定會(huì)議建議方案的注意事項(xiàng)

⒈建議方案中應(yīng)包括：會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)，參會(huì)范圍，會(huì)議日程，會(huì)務(wù)工作分工，會(huì)議要求等；

⒉文字要簡(jiǎn)單明了，但內(nèi)容卻要周到全面，盡可能想得周到、詳細(xì)些，一旦領(lǐng)導(dǎo)審定，即可具體操作；

⒊方案中要明確分工，每項(xiàng)工作都要落實(shí)到具體單位，避免疏漏，以保證會(huì)議的籌備工作井然有序。

（四）印制證件

會(huì)議方案確定后，應(yīng)盡快印制好會(huì)議出席證、列席證、工作證、車證等必要的證件，召開黨代會(huì)時(shí)出席證、列席證上應(yīng)有代表照片。

⒈制發(fā)證件的原則

⑴證件制作要規(guī)范，確保證件的嚴(yán)肅性；

⑵重要會(huì)議證件上應(yīng)有照片、姓名單位，便于保衛(wèi)人員識(shí)別；

⑶證件發(fā)放要嚴(yán)格控制，并按編號(hào)進(jìn)行登記，以便查對(duì)；

⑷證件丟失，應(yīng)先報(bào)告保衛(wèi)組備案后，再補(bǔ)發(fā)；

⒉證件分類

出席證－發(fā)會(huì)議正式代表和特邀

代表，可以有照片、姓名單位

列席證－發(fā)會(huì)議列席代表

來(lái)賓證－發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)的來(lái)賓

工作證－發(fā)會(huì)議工作人員，按活

動(dòng)范圍分兩種

記者證－發(fā)記者，按活動(dòng)范圍分兩種

（五）收集名單

待通知發(fā)出后，要重點(diǎn)組織對(duì)代表名單的收集，收集名單時(shí)要注意核對(duì)清楚代表的姓名、性別、單位、職務(wù)。

名單收齊后，一般視情況可按照省領(lǐng)導(dǎo)、各市（州）領(lǐng)導(dǎo)、省級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的順序編造名冊(cè)，并交總務(wù)組安排住房。

（六）人員編組

⒈分組原則

⑴地域組合⑵行業(yè)組合⑶混合編組

⒉小組規(guī)模

⑴小組的規(guī)模要適中，根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議室多少確定，一般在30人左右為好，以保證代表都能充分發(fā)表意見；

⑵省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)除主要領(lǐng)導(dǎo)外，可以分散編入各小組中。

⒊小組召集人的確定

小組召集人可在市（州）和省級(jí)部門主要負(fù)責(zé)人中確定，全委會(huì)的小組召集人應(yīng)是黨委委員、候補(bǔ)委員。

（七）安排座次

大中型會(huì)議，應(yīng)依照會(huì)議名單順序?yàn)榇戆才抛巍Ｗ闻哦ê?，在?huì)議桌上擺放座簽，同時(shí)印制座位圖發(fā)給參會(huì)人員。

⒈安排座次應(yīng)遵循的規(guī)則

⑴按照職務(wù)大小

⑵從前到后

⑶從左到右

⑷從中間到兩邊

⑸按地域、行業(yè)相對(duì)集中

⑹按姓氏筆畫為序

⒉副省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)排名順序

⑴省委書記

⑵成都軍區(qū)司令員、政委

⑶省長(zhǎng)、省人大主任、省政協(xié)主席

⑷省委副書記

⑸成都軍區(qū)副司令員、副政委

⑹成都軍區(qū)空軍司令員、政委

⑺省委常委

⑻省人大副主任

⑼省政府副省長(zhǎng)

⑽省政協(xié)副主席

⑾省高級(jí)人民法院院長(zhǎng)、省人民檢察院檢察長(zhǎng)

⑿省軍區(qū)司令員、政委

⒀省老領(lǐng)導(dǎo)

⒁全國(guó)人大常委、全國(guó)政協(xié)常委

⒊省委全委會(huì)議排名順序

⑴省委常委

⑵省委委員（按姓氏筆畫為序）

⑶省委候補(bǔ)委員（按得票多少為序）

⑷不是省委委員、候補(bǔ)委員的省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

⑸省委、省人大、省政府、省政協(xié)秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)

⑹省紀(jì)委常委

⑺不是省委委員、候補(bǔ)委員的市(州)委書記，市(州)長(zhǎng)

⑻不是省委委員、候補(bǔ)委員的省級(jí)部門主要負(fù)責(zé)同志

⑼部分科研單位、高等院校及大型企業(yè)黨委書記

⒋省上召開的重要會(huì)議排名順序

⑴副省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)

⑵省委、省人大、省政府、省政協(xié)秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)

⑶市(州)委書記，市(州)長(zhǎng)

⑷黨委部門主要負(fù)責(zé)同志

⑸政府部門主要負(fù)責(zé)同志

⑹群團(tuán)部門主要負(fù)責(zé)同志

⑺金融部門主要負(fù)責(zé)同志

⑻新聞部門主要負(fù)責(zé)同志

⑼部分科研單位、高等院校及大型企業(yè)黨委書記

⒌主席臺(tái)座位排序

⑴單數(shù)排列

⑵雙數(shù)排列

⑶雙數(shù)按單數(shù)排列

（八）編制會(huì)議須知

會(huì)議須知是告知參會(huì)人員應(yīng)知曉事項(xiàng)和應(yīng)遵守規(guī)定的會(huì)議重要文件之一，包括：日程安排、分組名單、住房安排、常用電話、注意事項(xiàng)、作息時(shí)間等，會(huì)議須知編好后送領(lǐng)導(dǎo)審定后即印刷裝訂成冊(cè)。

（九）報(bào)到準(zhǔn)備

會(huì)務(wù)人員應(yīng)在報(bào)到前進(jìn)駐開會(huì)地點(diǎn)，把證件、會(huì)議須知和文件等裝入文件袋備發(fā)，并做好其他報(bào)到的準(zhǔn)備工作。

（十）布置會(huì)場(chǎng)

⒈黨委會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)莊嚴(yán)、大方、樸素 ；

⒉主席臺(tái)應(yīng)布置在會(huì)場(chǎng)最醒目的位置，以確保主持人的視野開闊，能掌握整個(gè)會(huì)場(chǎng)情況； ⒊會(huì)標(biāo)懸掛在主席臺(tái)正上方，紅底白字，字體為粗宋或大黑；

⒋黨代會(huì)的會(huì)場(chǎng)要懸掛黨徽，兩邊擺放旗幟；

⒌為了美化會(huì)場(chǎng)、烘托氣氛，在主席臺(tái)臺(tái)沿和背后應(yīng)擺放花卉和植物；

⒍會(huì)場(chǎng)形式由會(huì)議類型所決定

一般有長(zhǎng)方型、園桌型、回字型；

⒎排與排之間要保持足夠的距離，方便代表的進(jìn)出，特別是主席臺(tái)和回字型會(huì)場(chǎng)內(nèi)圈，應(yīng)保證領(lǐng)導(dǎo)能正面行走；

⒏合理的設(shè)置通道，通道要保持一定的寬度，保證代表迅速入場(chǎng)；

⒐人場(chǎng)口要留有一定的空間，起疏散分流作用，避免造成入場(chǎng)時(shí)的混亂；

⒑在沒有專門主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)內(nèi)，可考慮將主席臺(tái)位置墊高，以便會(huì)議主持人掌握會(huì)場(chǎng)情況。

（十一）音響設(shè)備檢查

⒈會(huì)前要對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)檢查、試聽，并注意各個(gè)角落的效果，以保證會(huì)議的音響效果；

⒉需要播放音樂時(shí)，應(yīng)事前找準(zhǔn)磁帶的位置。要作好錄音準(zhǔn)備，重要的會(huì)議，要安排攝影、攝像，以留存資料；

⒊按照某些會(huì)議的要求，還應(yīng)安裝多媒體系統(tǒng)，多媒體系統(tǒng)的擺放，應(yīng)保證主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員都能輕松方便的觀看。

二、會(huì) 期 服 務(wù)

（一）會(huì)議報(bào)到

⒈報(bào)到是會(huì)務(wù)工作最集中、最繁忙的階段，因此，必須集中力量做到報(bào)到前的一切準(zhǔn)備工作。要與發(fā)文組、總務(wù)組密切配合，協(xié)同一致，使報(bào)到工作有條不紊，忙而不亂；

⒉代表來(lái)時(shí)，要逐一登記、發(fā)放證件、文件、指定住房并向其簡(jiǎn)介會(huì)議安排情況等； ⒊要隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到進(jìn)展，如發(fā)現(xiàn)代表請(qǐng)假和換人，要對(duì)名單和座位圖、座次牌進(jìn)行修改，并及時(shí)告訴發(fā)文組、總務(wù)組和小組聯(lián)絡(luò)員；

⒋報(bào)到結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)報(bào)到情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將報(bào)到結(jié)果報(bào)會(huì)議秘書組負(fù)責(zé)人。對(duì)未按時(shí)報(bào)到的代表，要及時(shí)聯(lián)系詢問(wèn)原因并督促其盡快到會(huì)。

（二）會(huì)中聯(lián)絡(luò)

⒈會(huì)務(wù)組要在會(huì)議秘書處的領(lǐng)導(dǎo)下，做好承上啟下、左右聯(lián)系、互相溝通、平衡協(xié)調(diào)等工作；

⒉要加強(qiáng)和各方面的聯(lián)系，注意傾聽代表的意見和要求，和各工作機(jī)構(gòu)密切協(xié)作、主動(dòng)配合，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作；

⒊要注意掌握會(huì)議的進(jìn)展情況和及時(shí)處理臨時(shí)出現(xiàn)的特殊情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行； ⒋隨時(shí)掌握代表請(qǐng)假情況，對(duì)主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)，要在前一天進(jìn)行核對(duì)并給以提醒； ⒌對(duì)會(huì)議中的臨時(shí)變動(dòng)，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并立即通知有關(guān)人員。

（三）大會(huì)簽到

重要會(huì)議都應(yīng)進(jìn)行簽到，將出席、列席和缺席會(huì)議的人數(shù)、人員及時(shí)統(tǒng)計(jì)，并將結(jié)果填

寫“代表出席情況報(bào)告表”，在會(huì)議開始前送主持人。

（四）會(huì)場(chǎng)服務(wù)

⒈會(huì)議召開前，會(huì)務(wù)人員要提前對(duì)會(huì)場(chǎng)布置、照明、座簽、音響再進(jìn)行一次檢查，確保無(wú)誤；

⒉代表入場(chǎng)時(shí)要引導(dǎo)就座，特別應(yīng)注意對(duì)主席臺(tái)的引導(dǎo)；

⒊會(huì)議中，負(fù)責(zé)會(huì)內(nèi)、會(huì)外必要的聯(lián)系或傳呼電話等事宜，并承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情； ⒋和保衛(wèi)人員密切配合，維持會(huì)場(chǎng)秩序，制止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，機(jī)密會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格控制知密范圍。

（五）散會(huì)檢查

大會(huì)結(jié)束后，要和保衛(wèi)人員、服務(wù)員檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)遺失的文件和其它物品，應(yīng)及時(shí)設(shè)法交還失主，對(duì)涉密文件要對(duì)文件編號(hào)和發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記后退還發(fā)文組。

三、會(huì) 后 工 作

（一）通報(bào)情況

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)人員應(yīng)將會(huì)議傳達(dá)的范圍、會(huì)后需印發(fā)的文件和要辦的其他事宜通報(bào)值班室，以便解釋答復(fù)各地詢問(wèn)。

（二）收集資料

⒈大會(huì)結(jié)束后應(yīng)收集會(huì)議發(fā)出的各種資料一套，做為資料留存；

⒉錄音磁帶要加以清理，磁帶合上要標(biāo)明何人何時(shí)在何會(huì)議上的講話并編好順序，長(zhǎng)期保存；

⒊各種照片等資料也要注意收集整理。

（三）總結(jié)提高

會(huì)議結(jié)束后，對(duì)辦會(huì)工作要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，肯定成績(jī)和找出差距。特別對(duì)辦會(huì)中有改進(jìn)或創(chuàng)新性作法的要認(rèn)真總結(jié)，對(duì)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都應(yīng)實(shí)事求是的分析，得出客觀的結(jié)論，使今后的工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

第五篇：會(huì)議組織與服務(wù)

期末考核：會(huì)議組織與服務(wù)

職業(yè)場(chǎng)景：

天地公司將在1月5日召開200人客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)，時(shí)間是2天1晚，你作為這次會(huì)議的籌備負(fù)責(zé)人，接到這個(gè)任務(wù)這后，小陳有些不知所措，應(yīng)該先準(zhǔn)備什么呢？會(huì)議應(yīng)該如何召開呢？小陳陷入苦惱中。如果你是小陳，應(yīng)如何完成任務(wù)呢？

需要完成的任務(wù)指引：

1．撰制會(huì)議方案：會(huì)議酒店名稱、房間、用餐、娛樂和交通安排、以及各項(xiàng)預(yù)算。突出選擇該酒店的特色。

2．準(zhǔn)備會(huì)議的文件：客戶邀請(qǐng)函、日程安排、會(huì)議指南等。

3、如何布置會(huì)場(chǎng)：會(huì)場(chǎng)擺放形式、名牌、橫幅、茶歇安排等。

4．會(huì)間的各項(xiàng)服務(wù)工作（接待、簽到、指引、會(huì)議記錄等）。

考核要求：

① 分組討論，共同完成考核任務(wù)。

② 根據(jù)職業(yè)場(chǎng)景，撰寫會(huì)議方案，注意方案的可操作性。

③ 擬寫帶回執(zhí)的客戶邀請(qǐng)函、會(huì)議通知書。

④ 列出會(huì)議前期準(zhǔn)備的文件與工作事項(xiàng)。

考核方法：

① 會(huì)議方案占50分，根據(jù)會(huì)議方案的可操作性、完整性灼情給分；

②客戶邀請(qǐng)函、會(huì)議通知占15分，根據(jù)會(huì)議通知內(nèi)容的完整性、格式的正確性、回執(zhí)單是否準(zhǔn)確灼情給分；

③ 會(huì)議準(zhǔn)備資料與注意事項(xiàng)占20分；

④ 團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力占15分。