第一篇：信函寫作原則和技巧

[摘要 ]商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段 ,其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。商務(wù)英語信函的寫作是有規(guī)律可循的 ,首先 ,要堅(jiān)持禮貌、體諒、完整、清楚、簡潔、具體與正確性等原則;其次 ,還要注意 寫作技巧 ,遵循四部式的信函結(jié)構(gòu) ,并善于使用商務(wù)英語信函中的套語和特殊表達(dá)法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文 ,它是貿(mào)易雙方相互了解、進(jìn)行貿(mào)易往來的主要手段 ,在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí) ,它也體現(xiàn)著一個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此 ,商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要 ,但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的 ,即應(yīng)遵循一定的 寫作原則 ,采用一些 寫作技巧 ,從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確 ,語言流暢 ,更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。

一、商務(wù)英語信函的 寫作原則

商務(wù)英語信函是商家開展對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具 ,其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題 ,或是與對(duì)方建立良好的關(guān)系。因此,在商務(wù)英語信函寫作中,應(yīng)遵循7Cs原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。

1.禮貌原則禮貌是商務(wù)場上的重要法則,禮貌周到的信函可贏得對(duì)方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ?” , “I t is our pleasure to?” , “We feel dread fully s orry that ? ” , “We regret that ? ”等禮貌用語。業(yè)務(wù)往來難免有爭端、摩擦,此時(shí)也需要禮貌來作為潤滑劑,化解雙方對(duì)峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時(shí),措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉;在回復(fù)對(duì)方信函時(shí),無論對(duì)方態(tài)度如何,在堅(jiān)持自己立場的同時(shí),都要有禮貌地作答。首先,要善于使用被動(dòng)語句,因?yàn)楸粍?dòng)語態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會(huì)更好。其次,要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí),陳述句、祈使句與疑問句相比,疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、更禮貌。請看下面三句話:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口氣太強(qiáng)硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表達(dá)了自己的意圖 ,又表示了對(duì)對(duì)方的尊重 ,避免了過于直率和盛氣凌人。此外 ,還要善于使用條件句 ,以使建議聽起來更具有試探性 ,語氣更委婉。

2.體諒原則

不少人寫作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同 ,商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果 ,不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整 ,還必須重視對(duì)方的反應(yīng) ,只有站在對(duì)方的立場上思考和處理問題 ,才能獲得滿意的溝通效果。首先 ,應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益。在商務(wù)英語寫作中 ,對(duì)方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這

些利益是否能滿足他們的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句讓對(duì)方對(duì)自己所得的利益一目了然 ,優(yōu)于第一句。其次 ,應(yīng)突出積極因素 ,用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對(duì)方興趣 ,獲得對(duì)方認(rèn)同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 會(huì)更好。

3.完整性原則

在信函寫作中 ,信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用 ,盡可能提供完整的信息 ,讓對(duì)方一目了然。

4.清楚原則清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義 ,甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、簡煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。

(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言 ,英語為一百多個(gè)非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用 ,而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語。因此 ,在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式 ,避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。

(2)起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞 ,這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句話中 ,要避免重復(fù)使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一個(gè) “firm” 的意思是 “strong”,第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。

5.簡潔原則

有力、生動(dòng)的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過程中 ,可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。但縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂 ,要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill oflading提單),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格),EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(de2mand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外,句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句,在保證意思完整的情況下,使行文更加簡潔。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個(gè)詞

“requested” 來代替,這句話改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 則更簡潔。需要指出的是 ,在保證禮貌的前提下 ,還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除 ,不僅不會(huì)改變意思的完整性 ,反而使句子更簡潔。

6.具體原則

在商務(wù)信函中 ,要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很顯然 ,第二句包括了更具體、詳細(xì)的信息 ,使人對(duì)寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過于籠統(tǒng) ,讀后還要再經(jīng)過仔細(xì)揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正確性原則

正確性不但指語法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫正確無誤 ,還指使用標(biāo)準(zhǔn)語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂觥Ｉ虅?wù)信函中如果存在拼寫錯(cuò)誤、人稱不一致、時(shí)態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)?shù)葐栴} ,會(huì)使其溝通效果大打折扣。此外 ,還應(yīng)注意使用正式、規(guī)范的語言 ,例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,顯得太過口語化 ,欠正式 ,商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “I

shall”, “We are”;還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,這樣的句子在語法上也是不規(guī)范的 ,應(yīng)該分別加上主語和謂語 ,以使句子結(jié)構(gòu)完整。商務(wù)英語中有一些特定的表達(dá)法 ,它們在普通英語中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語的一個(gè)特征。比如短語 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件 ,在日常用法中 ,沒有必要兩詞連用 ,但在商務(wù)信函中 ,為求精確、嚴(yán)謹(jǐn) ,常成對(duì)使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “勸告”、“建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語與普通用語含義不同的詞還有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提議” 等 ,在商務(wù)里可指 “發(fā)盤”、“報(bào)盤”;同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中 , “policy” 指“保險(xiǎn)單”,而不是 “政策”、“方針”,“average” 指 “海損”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”,用在信用證前面時(shí) ,則表示 “保兌”,如confirmed letter of credit(保兌的信用證)。

二、商務(wù)信函的 寫作技巧

商務(wù)信函的寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其他類型的寫作容易些 ,這是因?yàn)樯虅?wù)英語信函的寫作有一定的框架規(guī)范 ,具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運(yùn)用等方面。

1.要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)

通常 ,商務(wù)信函由四部分組成 ,即引言(introduc2tion)、詳情(details)、應(yīng)答(response)和結(jié)束語(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于禮貌 ,常常通過告知事由或提及彼此以前的聯(lián)系引出正文 ,而不是開門見山談具體的事情 ,以免唐突與失禮。經(jīng)常使用的開篇語有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that ?Thank y ou for y our letter dated?Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項(xiàng) ,應(yīng)該按照主次順序分幾個(gè)段落進(jìn)行說明 ,通常是一個(gè)段落說明一個(gè)事項(xiàng);同時(shí) ,在敘述同一事項(xiàng)時(shí)要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)炔缓玫男畔⒎旁谧詈?。第三部分是?yīng)答。該部分是第二部分的延續(xù) ,可以是要求對(duì)方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價(jià)目表 ,也可以告訴對(duì)方隨函寄去的附件或表示歡迎對(duì)方詢價(jià)或咨詢?？筛鶕?jù)具體情況來確定這一部分內(nèi)容是否有存在的必要。第四部分是結(jié)束語。通常是以一個(gè)相關(guān)的短句結(jié)束全文,是在完成以上三部分之后表示禮節(jié)性的一句客套語。需要注意的是,所有的結(jié)束語必須與正文的內(nèi)容相吻合,否則就會(huì)顯得牽強(qiáng)附會(huì)。如出口商給進(jìn)口商的信中希望對(duì)方接受他們的報(bào)價(jià),可以說: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商務(wù)信函中常用的結(jié)束語有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商務(wù)信函中的習(xí)慣用法

商務(wù)信函中的很多習(xí)慣用法 ,包括信函套語和不同于普通表達(dá)方法的表達(dá)法。商務(wù)信函長期以來形成了許多約定俗成的套語 ,如上面提到的用于信函開頭部分和結(jié)束部分的常用套語。除此之外 ,還有很多 ,如報(bào)實(shí)盤的時(shí)候常這樣表達(dá):We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until ?The validity of the offer is from? to ?當(dāng)認(rèn)為對(duì)方價(jià)格太高時(shí)通常的表達(dá)有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用證付款時(shí)可以這樣表達(dá):The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.類似習(xí)慣的表達(dá)方法還很多。在長期的國際商務(wù)交流中,形成了一系列言簡意賅又很實(shí)用的固定句型和套語,這些已被商界廣泛接受,我們只需平時(shí)多留意、多積累,就可以得心應(yīng)手地撰寫商務(wù)英語信函了。

[參考文獻(xiàn)]

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第二篇：商務(wù)信函的寫作原則與技巧

英語專業(yè)全英原創(chuàng)畢業(yè)論文，是近期寫作，公布的題目可以用于免費(fèi)參考

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159 中美文化差異對(duì)其商務(wù)談判的影響

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161 英漢顏色詞的文化內(nèi)涵與翻譯

162 《荊棘鳥》女性意識(shí)淺析

163 論象征主義在《喜福會(huì)》中的體現(xiàn)

164 從民族文化心理差異角度看功能對(duì)等論在商標(biāo)翻譯中的運(yùn)用

165 法律英語翻譯中的動(dòng)態(tài)對(duì)等理論分析

166 論《德伯家苔絲》中安吉爾行為的合理性

167 Irony Art in Orwell’s Animal Farm

168 從中西文化差異角度談品牌翻譯

169 從消費(fèi)文化角度看《了不起的蓋茨比》中美國夢的破滅

170 英漢委婉語的跨文化對(duì)比研究

171 希臘羅馬神話對(duì)英語習(xí)語的影響

172 從《生活的藝術(shù)》看林語堂的人生藝術(shù)

173 英漢狀語語序修辭對(duì)比與翻譯

174 互聯(lián)網(wǎng)對(duì)英語翻譯的影響

175 論葉芝詩歌中的女性面具

176 淺談商務(wù)英語于商務(wù)信函中的運(yùn)用

177 英語新聞標(biāo)題的語言特點(diǎn)及翻譯

178 從功能對(duì)等理論看漢語文化負(fù)載詞的英譯

179 如何提高小學(xué)生對(duì)英語學(xué)習(xí)的興趣

180 淺析當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)英語交流中的縮略語

181 從榮格的原型理論看《蠅王》中杰克的形象

182 目的論下的修辭手法翻譯：以《愛麗絲漫游奇境記》兩個(gè)漢語譯本為例

183 中美大學(xué)生道歉策略對(duì)比研究

184 《月下獨(dú)酌》兩種英文譯本之對(duì)比研究

185 《莫比.迪克》中的象征意義

186 中美新聞價(jià)值觀的差異在災(zāi)難性新聞報(bào)道中的體現(xiàn)

187 商務(wù)談判中話語的順應(yīng)性研究

188 On the Manifold Functions of the Scene of Parties in The Great Gatsby

189 從道德角度分析簡?奧斯丁《勸導(dǎo)》中的女主人公安妮?艾略特

190 論散文翻譯中的風(fēng)格再現(xiàn)——以朱純深、張培基英譯《匆匆》為例

191 商務(wù)英語信函中名詞化結(jié)構(gòu)的翻譯

192 從《戀愛中的女人》看勞倫斯的男性霸權(quán)意識(shí)

193 從《動(dòng)物莊園》看喬治·奧威爾反極權(quán)主義思想

194 淺析“蘋果”廣告中的文化因素

195 漢英禁忌語的對(duì)比研究

196 商務(wù)信函的寫作原則與技巧

197 哥特電影的黑暗之美-市場與文化的交接

198 On Individual Differences in Second Language Acquisition

199 順應(yīng)論視角中電影字幕漢英翻譯研究——以李安電影作品字幕翻譯為例

200 A Study on the Cross-Cultural Management in the Sino-American Joint-Venture Enterprises－－With Special Reference to Changan & Ford Motor Company

第三篇：淺談外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函寫作及翻譯技巧

摘 要：中國加入WTO之后，外貿(mào)英語信函作為一種特殊文體，在我國對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展中成為了我國與世界接軌的必要橋梁。商務(wù)英語信函逐漸被從事跨國貿(mào)易的人士青睞，其已經(jīng)成為商務(wù)界人士在全球經(jīng)貿(mào)往來中重點(diǎn)應(yīng)用的商務(wù)信息溝通方式。通過商務(wù)英語信函人們可以很便捷的交流信息、業(yè)務(wù)往來、洽談貿(mào)易、傳遞友誼等，商務(wù)英語信函撰寫的是否成功對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)尤為關(guān)鍵。本文旨在結(jié)合英語語言學(xué)，通過分析外貿(mào)英語信函翻譯的典型例子，重點(diǎn)介紹外貿(mào)英語信函的翻譯技巧，并對(duì)未來英語商業(yè)信件的語體發(fā)展趨勢進(jìn)行了預(yù)測。關(guān)鍵詞：外貿(mào)工作 商務(wù)英語 寫作 翻譯

商務(wù)英語的實(shí)用性很強(qiáng)，外商在這方面不能隨意，要有著嚴(yán)格的規(guī)范。特別是在商務(wù)交往中，規(guī)范的商務(wù)用語往往能給他們留下嚴(yán)謹(jǐn)、成熟的印象，為其成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。談到規(guī)范，就要從最基礎(chǔ)的商務(wù)信件說起，這是從事國際貿(mào)易人士經(jīng)常要處理的。本文簡單闡述了商務(wù)英語信函的寫作及其翻譯技巧。外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的寫作技巧

商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)公司的評(píng)估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí),也可以用這種方式來評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。

一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(hào)(ReferenceNumber)、日期(Date)、信內(nèi)地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation)、主題(Subject)、正文(Body of the letter)、結(jié)尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據(jù)公司習(xí)慣和信函具體內(nèi)容有所增減。因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意如下一些問題。

1.1 讀者

了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。

1.2 遣詞

簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會(huì)更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確地解釋某些概念,也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

1.3 造句

句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時(shí)也是這樣一個(gè)情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會(huì)被人忽略漏看。商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15～18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個(gè)單詞,讀者看到這種句子要么會(huì)跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會(huì)錯(cuò)誤地理解句意，因此長句應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同的句子組成。太多長句會(huì)使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。

標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。

1.4 分段

信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)得越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會(huì)撇開中間的段落只看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。1.5 外觀外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報(bào)告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體,但是如果同時(shí)使用多種字體,寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字號(hào)要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——對(duì)某些單詞或習(xí)語起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的翻譯技巧

本文以一個(gè)簡單的商業(yè)回復(fù)信函為例來介紹一些商務(wù)英語信函的翻譯技巧。回函內(nèi)容：一是我方獲悉貴公司的名稱和地址。二是愿與貴公司建立商業(yè)合作關(guān)系。三是本公司經(jīng)營五金產(chǎn)品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷售渠道。四是為使貴公司對(duì)我公司有更好了解，先寄去我公司宣傳冊一本。五是盼早日回復(fù)。商務(wù)英語信函格式，跟普通英語不同，以啟始用語為例。

2.1 建立貿(mào)易關(guān)系

(1)我們愿與貴公司建立商務(wù)關(guān)系。

(2)我們希望與您建立業(yè)務(wù)往來。

(3)我公司經(jīng)營電子產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，希望與貴方建立商務(wù)關(guān)系。例句：

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.(2)We hope to establish business relations with you.(3)Our company handles electronic product import and export business form, hoping to entering into business relations with you.2.2 自我推薦

本公司經(jīng)營這項(xiàng)業(yè)務(wù)已多年，并享有很高的國際信譽(yù)。例句：

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.2.3 推銷產(chǎn)品

(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。

(2)我們盼望能成為貴公司的……供應(yīng)商。

(3)我們的新產(chǎn)品剛剛推出上市，相信您樂于知道。

(4)相信您對(duì)本公司新出品的……會(huì)感興趣。例句：

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.(4)You will be interested in our new product…….2.4 索取資料

(1)我們對(duì)貴方的新產(chǎn)品……甚感興趣，希望能寄來貴公司的產(chǎn)品目錄及價(jià)目表。

(2)我們從紐約時(shí)報(bào)上看到貴公司的廣告，但愿能收到產(chǎn)品的價(jià)目表及詳細(xì)資料。

(3)獲知貴公司有……已上市，希望能賜寄完整的詳細(xì)資料。

(4)如蒙賜寄貴公司新產(chǎn)品的詳細(xì)資料，我們將深表感激。

(5)如蒙賜寄有關(guān)……的樣品和價(jià)目表，我們將甚為感激。例句：

(1)We are interested in your new product…and shall be pleased

to have a catalog and price list.(2)We have seen your advertisement in The New York Times

and should be glad to have your price lists and details of your terms.(3)Hear that you have listed……,hoping to receive the full

details.(4)we will be grateful if you send your new product details.(5)We should be obliged if you would send us patterns(or samples)and price lists of your….2.5 寄發(fā)資料

(1)欣寄我方目錄，提供我方各類產(chǎn)品的詳細(xì)情況。

(2)欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。例句：

(1)We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.2.6 附寄資料

(1)隨函附上本公司新出品的……樣品，請查收。

(2)隨函附上購貨合同第××號(hào)兩份，希查收，諒無誤。請會(huì)簽并退我方一份備案。

(3)我們很高興地附上詢價(jià)單第××號(hào)，請貴方報(bào)離岸價(jià)格。

(4)我們確認(rèn)向貴方購買……隨函附上訂單確認(rèn)書供參照。例句：

(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one copy for our file.(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offer FOB prices.(4)We confirm having purchased......from you , enclosing the

confirmation order for your reference.結(jié)語

商務(wù)英語的翻譯不同于一般的文學(xué)翻譯。對(duì)這類特殊用途的英語的翻譯通常采用以讀者為中心的歸化策略，對(duì)原文的形式、內(nèi)容、語言等方面進(jìn)行過濾。了解了這些特點(diǎn)，將有助于商務(wù)英語的翻譯。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃宇馳.談商務(wù)英語廣告翻譯的創(chuàng)譯原則[J].湖南經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2006(01).[2] 沈妍斌.英語形合、漢語意合在商務(wù)翻譯中的運(yùn)用探究[J].經(jīng)濟(jì)師,2009(06).[3] 黃雪芳.商務(wù)英語信函的詞匯特征分析[D].廣東外語外貿(mào)大學(xué),2006(10).[4] 張金玲.從漢英翻譯的角度研究商務(wù)信函語言特點(diǎn)[D].哈爾濱工程大學(xué),2004(01).[5] 張晶晶.試論國際商務(wù)英語翻譯的標(biāo)準(zhǔn)[D].上海海事大學(xué),2007(03).《中國商貿(mào)》 CHINA

第四篇：商業(yè)信函寫作（范文）

商業(yè)信函的寫作要求

商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確，不隱不曲。商業(yè)信函的寫作要求是：

1、主題突出，觀點(diǎn)明確

商業(yè)信函是為開展某項(xiàng)商業(yè)業(yè)務(wù)而寫的，具有明顯的目標(biāo)。信文內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞這一目標(biāo)展開，不要涉及無關(guān)緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向?qū)Ψ教岢龅膯栴}要明確，回答對(duì)方的詢問也要有針對(duì)性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業(yè)信函往來涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任，所談事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，交待清楚。例如答復(fù)對(duì)方訂貨要求時(shí)，必須將供應(yīng)商品的規(guī)格、性能、供貨日期、價(jià)格與折扣條件、交貨方式、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

2、面向?qū)Ψ浆?/p>

為促進(jìn)雙方經(jīng)銷往來，信函應(yīng)給對(duì)方一個(gè)好的印象。因此，在寫信之前，要設(shè)身處地想一想：對(duì)方的需要：對(duì)方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對(duì)方的需求，還要考慮對(duì)方的地位、身份、專業(yè)知識(shí)、文化程度，接受能力等，使對(duì)方正確理解信中所談內(nèi)容。

態(tài)度誠懇是指信文內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時(shí)即使對(duì)方提出的要求不能接受，也應(yīng)用委婉地語氣加以

解釋，以求保持良好關(guān)系，不致?lián)p害以后的買賣來往。

3、實(shí)事求是，謙恭有禮

經(jīng)商往來要求實(shí)事求是，遵守職業(yè)道德，維護(hù)企業(yè)與個(gè)人的信譽(yù)，不得蓄意欺騙對(duì)方或設(shè)下圈套誘使對(duì)方上鉤，以謀求不正當(dāng)利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對(duì)方，講究文明禮貌。例如，收到對(duì)方來函，應(yīng)盡快給以答復(fù)，拖延回信的做法是不禮貌的。

4、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合

結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，要做到這一點(diǎn)應(yīng)在動(dòng)筆之前，首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結(jié)構(gòu)松散，首尾脫節(jié)。

商業(yè)信函的特點(diǎn)是開門見山?？稍谛诺拈_頭直接進(jìn)入主題而不落俗套。在信的結(jié)尾可提出各種希望等。

5、語氣平和，用詞準(zhǔn)確

為了達(dá)到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業(yè)信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞要準(zhǔn)確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確，常常會(huì)使對(duì)方引起誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟(jì)損失。例如提請對(duì)方供貨時(shí)，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣，報(bào)價(jià)不能籠統(tǒng)地說“合理價(jià)格”或“市場價(jià)格”，而應(yīng)說明具體價(jià)格為多少，用何種貨幣，怎樣結(jié)

算，有沒有各種附加收費(fèi)，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復(fù)對(duì)方的來信，最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號(hào)，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等，因?yàn)閬硇趴赡懿恢挂环狻?/p>

此外，信文用字應(yīng)規(guī)范化，還要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6、清楚簡潔，注意修辭

信文內(nèi)容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節(jié)省時(shí)間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業(yè)信函以實(shí)用為宗旨，它不象文學(xué)作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會(huì)影響意思的表達(dá)和信息的交流。

最后要養(yǎng)成寄信前至少檢查一遍的習(xí)慣。除核實(shí)內(nèi)容是否完整、事實(shí)是否準(zhǔn)確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對(duì)方理解和接受，經(jīng)過檢查認(rèn)為滿意后，再簽名寄出。

中文商務(wù)信函寫作格式

對(duì)秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對(duì)書信內(nèi)容所涉業(yè)務(wù)或相關(guān)背景的熟悉，還應(yīng)了解中外書信的基本規(guī)范。

中文書信內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對(duì)受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對(duì)某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。（頂格寫，后面加冒號(hào)。）

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順?biāo)臁钡?；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對(duì)象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實(shí)在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語，以提領(lǐng)全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。（在啟詞下面另起一行空兩格。）

4、酬應(yīng)過渡 正文結(jié)束時(shí)，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡，如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務(wù)請函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。（過渡一下更符合禮儀規(guī)范）

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同，書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時(shí)，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計(jì)算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對(duì)某些特殊對(duì)象，署名后應(yīng)有具名語，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對(duì)受件者的尊重。(通常中文

信函寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。

7、日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯(cuò)日期，也許會(huì)因此而誤事。（寫信日期-般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商務(wù)信函的寫作格式

如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來信，表示謝意，對(duì)于來信中提到的問題答復(fù)等等；

③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出 的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取Ｈ绻纫驅(qū)Ψ皆儐?，又要回答?duì)方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。(3)結(jié)尾

結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

第五篇：英文寫作---信函

信函

信函（Letter）是用以交涉事務(wù)、增進(jìn)了解、聯(lián)絡(luò)友誼、交流思想的重要工具。英語信函主要包括私人信函（Personal Letters）和公務(wù)信函（Business Letters）兩大類。公務(wù)信函，一般用來處理或討論重要事務(wù)，包括邀請信（Invitation Letter）、感謝信（Thankyou Letter）、道歉信（Letter of Apologies）、祝賀信（Letter of Congratulations）等。按照一般的格式英語信函主要由六個(gè)部分組成：信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)句、簽名；有的信函還包括附言和附件部分（常用P.S.表示）。信頭（Heading）

信頭由發(fā)信人地址和發(fā)信日期兩部分組成，通常寫在第一頁的右上角。行首可以縮進(jìn)去寫，也可以齊頭寫；行尾可用也可不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。值得注意的是，英語書信中的地址與中文正好相反，應(yīng)該由小到大，先寫門牌號(hào)碼、街名，再寫城市名、州（?。┟?、郵編、最后再寫國名。如： No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China

日期的寫法英、美兩種格式都可以，英國順序?yàn)椤叭?、月、年”，美國順序則為“月、日、年”，如： 27 Sep., 2006（英）Sep.27, 2006（美）

信內(nèi)地址（Inside Address）

包括收信人的姓名和地址，一般置于信紙的左上角。在私人信函中，這一部分經(jīng)常省略。其格式和發(fā)信人的姓名、地址一樣。稱呼（Salutation）

稱呼位于收信人地址之下的一至二行，頂格寫起，自成一行。在私人信函中后面用逗號(hào)，在公務(wù)信函中則用冒號(hào)。

正文（The Body of the Letter）信件的主要內(nèi)容。

結(jié)句（Complimentary Closure）

類似于中文中的“此致”“敬禮”這類的話，主要是一些套語。一般是正文結(jié)束隔兩行另起，獨(dú)立成行，位于信紙的右角，也可以略居中右方。簽名

寫信人的名字一般簽在結(jié)尾語下面一至二行處。在私人信函中只需親筆簽名就可以了，而在公務(wù)信函中，發(fā)信人的親筆簽名應(yīng)該寫在結(jié)尾套語和打印的姓名之間。

以上幾點(diǎn)是英語信函的共同特征。

范文：致歉信

No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China Sep.27, 2006

Dear professor Jackson:

I am indeed very sorry that I missed the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday.I feel badly about it and want you to know what happened.On my way to class that day, I had a flat tire, and I had to go with the mechanic when he repaired it.It took me more than one hour to get it done.A copy of the bill is enclosed.I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation.I would appreciate your allowing me to take a make up examination.I will come to your office during your office hour on Monday to discuss this possibility with you.Once again, I’m sorry for any inconvenience caused.Sincerely yours,Alice