第一篇：如何開好例會(huì)

如何開好例會(huì)

老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理,他身邊的員工始終在抱怨公司的氛圍不好,溝通不足.老張非常希望通過自己的努力來改善這一狀況,因此他要求項(xiàng)目組成員無論如何每周都要參加例會(huì)并且發(fā)言,但對例會(huì)應(yīng)如何進(jìn)行,老張卻不知如何規(guī)定,很快項(xiàng)目組成員就抱怨例會(huì)目的不明,效率太低,缺乏效果,等等.而且由于在例會(huì)上意見相左，很多組員開始爭吵，甚至影響到人際關(guān)系的融洽，為此，老張非?？鄲?。

問題一：針對上述情況，分析問題產(chǎn)生的可能原因。

問題二：針對上述情況，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效果。

問題三：針對上述情況，你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)外，老張還可以采取哪些措施來促進(jìn)有效溝通。

問題解答：

問題一：問題產(chǎn)生的可能原因：

1、缺乏對項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格的分析

2、缺乏完整的會(huì)議規(guī)程，會(huì)議目的，議程、職責(zé)不清，缺乏控制，導(dǎo)致會(huì)議效率低下，缺乏效果

3、會(huì)議沒有產(chǎn)生記錄

4、會(huì)議沒有引發(fā)相應(yīng)的活動(dòng)

5、溝通方式單一

6、沒有進(jìn)行沖突管理

問題二：提高項(xiàng)目例會(huì)的效果的方法

1、事先制定一個(gè)例會(huì)制度，在項(xiàng)目溝通計(jì)劃里，確定例會(huì)的時(shí)間，參加人員范圍，一般議事議程等

2、放棄可開可不開的會(huì)議，在決定召開一個(gè)會(huì)議之前，首先應(yīng)該明確會(huì)議是否必須舉行，還是通過其他方式進(jìn)行溝通

3、明確會(huì)議的目的和期望的結(jié)果，明確要開的會(huì)議的目的，是集體討論一些想法，彼此互通信息還是解決面臨的一個(gè)問題，并確定會(huì)議的效果是以信息同步為結(jié)束還是要討論出一個(gè)確定的解決方案。

4、發(fā)布會(huì)議通知，在會(huì)議通知中明確：會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議議程和議題。有一種被廣泛采用的決策方法是：廣泛征求意見，少數(shù)人討論，核心人員決策。許多會(huì)議不需要全體人員參加，因此需要根據(jù)會(huì)議的目的，來確定參會(huì)人員的范圍。實(shí)現(xiàn)應(yīng)明確會(huì)議的議程和要討論的問題?？梢宰寘?huì)人員提前做準(zhǔn)備。

5、在會(huì)議之前把會(huì)議資料發(fā)放到參會(huì)人員手中。對于需要有背景資料支持的會(huì)議，應(yīng)是先將資料發(fā)給參會(huì)人員，以提前閱讀，直接在會(huì)上討論?？梢杂行У毓?jié)約會(huì)議時(shí)間。

6、可以借助視頻設(shè)備。對于有異地成員參加的會(huì)議，或者需要演示的場合，可以借助于一定的視頻設(shè)備，以提高會(huì)議效果。

7、明確會(huì)議規(guī)則。指定主持人，明確主持人的職責(zé)，主持人要對會(huì)議進(jìn)行有效控制，并營造一個(gè)活躍的會(huì)議氣氛。主持人要實(shí)現(xiàn)陳述會(huì)議的基本規(guī)則，例如明確每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，每次發(fā)言只有一個(gè)聲音，主持人根據(jù)會(huì)議的議程規(guī)定控制會(huì)議的節(jié)奏。保證每一個(gè)問題都得到討論。

8、會(huì)議后要總結(jié)，提煉結(jié)論。主持人在會(huì)后總結(jié)問題的討論結(jié)果，重申有關(guān)決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

9、會(huì)議要有紀(jì)要，如果將工作的結(jié)果、完成時(shí)間、責(zé)任人都記錄在案，則有利于檢查工作的完成情況。

10、做好會(huì)議的后勤保障，很多會(huì)議兼有聯(lián)絡(luò)感情的的作用，因此需要選擇一個(gè)合適的地點(diǎn)，提供餐飲、娛樂和禮品，制定一個(gè)有張有弛的會(huì)議議程。對于有客戶和合作伙伴參加的會(huì)憶尤其如此。

問題三：除了項(xiàng)目例會(huì)外，老張還可以采取的有效溝通措施：

1、首先應(yīng)該對項(xiàng)目組成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。

2、對于不同溝通需求和溝通風(fēng)格的成員設(shè)置不同的溝通方式。

3、除了項(xiàng)目例會(huì)之外，可以通過電話、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件、OA軟件進(jìn)行溝通。

4、正式溝通的結(jié)果應(yīng)該形成記錄，對于其中的決定應(yīng)該有人負(fù)責(zé)落實(shí)。

5、可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板。

6、在項(xiàng)目組內(nèi)培養(yǎng)團(tuán)結(jié)的氛圍。

管理者如何開好例會(huì)

時(shí)間：2010-06-25 | 來源：世界工廠網(wǎng) | 責(zé)任編輯：阿里郎 | 閱讀：

一周一次的例會(huì)可能會(huì)讓很多管理者頭疼，因?yàn)橥搅碎_會(huì)時(shí)間同事們都面面相覷，無話可言。原因可能是多方多面的，今天世界工廠網(wǎng)小編就告訴您“如何開好例會(huì)”。

一周一次的例會(huì)可能會(huì)讓很多管理者頭疼，因?yàn)橥搅碎_會(huì)時(shí)間同事們都面面相覷，無話可言。原因可能是多方多面的，今天世界工廠網(wǎng)小編就告訴您“如何開好例會(huì)”。

世界工廠網(wǎng)小編認(rèn)為，強(qiáng)化和規(guī)范公司三級(jí)周例會(huì)(公司周例會(huì)、中層部門周例會(huì)、基層班組周例會(huì))，是搞好公司績效考核工作的重要途徑。要想開好例會(huì)，提高周例會(huì)質(zhì)量，可以從以下幾方面著手。

一、根據(jù)公司總體工作目標(biāo)的分解，把各個(gè)部門、各個(gè)崗位的周工作計(jì)劃制定抓緊抓實(shí)，做到目標(biāo)清晰、責(zé)任明確。以此作為開好周例會(huì)、提高周例會(huì)質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提。

二、從七方面強(qiáng)化周例會(huì)紀(jì)律：

1、每周必須召開(形式可以多種多樣)。

2、由例會(huì)主持人(正常情況由總經(jīng)理、部門經(jīng)理、班組長主持)作為周例會(huì)責(zé)任人(主要責(zé)任：

1、保證例會(huì)按時(shí)召開。

2、保證參加會(huì)議人員無特殊情況不缺席。

3、保證按規(guī)定程序人人發(fā)言。

4、保證會(huì)議記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、全面。

5、保證會(huì)議紀(jì)要不弄虛作假。)。

3、主要圍繞周工作計(jì)劃完成情況進(jìn)行

4、無特殊情況不許請假(有簽到表)。

5、到會(huì)者必須按設(shè)計(jì)的程序發(fā)言，能夠量化的工作一定要用數(shù)據(jù)表示，所有工作問題不能用“大概”、“幾乎”、“假如”等模棱兩可的語言表達(dá)，態(tài)度要明確，界面要清晰，不爭成績、不推責(zé)任、不做老好人。

6、每個(gè)人必須帶好筆和記錄本，并且按會(huì)議記錄格式做好與自己工作有關(guān)內(nèi)容的記錄(散會(huì)時(shí)會(huì)議責(zé)任人檢查)。

7、專人做好整個(gè)會(huì)議記錄。會(huì)后3小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要(電子版和紙質(zhì)版)，一份存檔，一份交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)(電子版?zhèn)魃霞?jí)文員存檔，紙質(zhì)版交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱看)。會(huì)議記要必須列出：哪些已經(jīng)完成的工作向上級(jí)匯報(bào)，哪些工作問題需要上級(jí)的支持才能完成(原則：與完成上級(jí)下達(dá)的工作任務(wù)有關(guān)的工作向上匯報(bào)。本部門通過努力也不能解決的問題向上級(jí)匯報(bào))。

7、上級(jí)每個(gè)月必須旁聽下級(jí)例會(huì)一次(監(jiān)督會(huì)風(fēng)和會(huì)議質(zhì)量)。

三、從四方面規(guī)范例會(huì)流程：

1、根據(jù)周工作計(jì)劃匯報(bào)工作完成情況。

2、對沒有完成的工作做出說明(什么原因沒有完成，什么時(shí)候能夠完成，用什么辦法完成，需要上級(jí)或者其他部門什么支持)。

3、下周的工作計(jì)劃是什么(完成計(jì)劃可能碰到的問題和需要的支持)?

4、有什么合理化建議。

四、三級(jí)例會(huì)的時(shí)間原則安排：

1、總體原則：下級(jí)例會(huì)先于上級(jí)例會(huì)，便于上級(jí)掌握下級(jí)整體工作并以此安排例會(huì)內(nèi)容

1、基層班組例會(huì)周六上午開(班組長召集所屬員工參加。時(shí)間控制在60分鐘以內(nèi))

2、中層部門周例會(huì)周六下午開(部門經(jīng)理召集各班組長參加，時(shí)間控制在90分鐘以內(nèi))

3、公司高層周例會(huì)(總經(jīng)理或者授權(quán)副總經(jīng)理召開，時(shí)間控制在2小時(shí)以內(nèi))

五、建立暢通的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

1、公司辦公室設(shè)專人進(jìn)行管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

2、平臺(tái)設(shè)“周工作計(jì)劃”和“周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要”獨(dú)立版塊，公司三級(jí)周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要每周二上午11：00前都會(huì)及時(shí)出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)上。上及總經(jīng)理、下及普通員工，任何一個(gè)人都可以從平臺(tái)上了解公司各部門、各崗位的工作情況，這對提高員工的主人翁意識(shí)、集體意識(shí)，加強(qiáng)部門協(xié)作有非常積極的意義。

3、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容一律保留三年

高質(zhì)量的三級(jí)周例會(huì)，幾乎可以對公司所有部門、所有崗位的工作進(jìn)行無縫考核。避免了績效考核過程中表格過多、憑印象過多、時(shí)間過多，考核者走過場、流于形式，被考核者通過表格弄虛作假的被動(dòng)局面。

績效考核非常重要，績效考核的模式也應(yīng)該是多種多樣的。每個(gè)企業(yè)都有適合自身的績效考核模式。就看我們怎么去探索了。但是不管什么模式的績效考核，都要盡量避免流于形式、走過場和弄虛作假，只有這樣，才能不負(fù)績效考核是為了更好推動(dòng)工作的使命!

第二篇：如何開好工地例會(huì)范文

如何開好工地例會(huì)

在工程監(jiān)理中，工地例會(huì)的作用是不言自明的，但是如何召開工地例會(huì)，各監(jiān)理單位、各總監(jiān)均存在不同的看法。工地例會(huì)如何能夠有效地解決問題，達(dá)到預(yù)期效果，我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

按照《建設(shè)監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定，例會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員、會(huì)議程序和內(nèi)容均應(yīng)在第一次工地會(huì)議中由各方協(xié)商確定。1 例會(huì)的時(shí)間安排 1.1時(shí)間間隔

一般以一周為適宜，如果工程規(guī)模較小或工種較單調(diào)，可以適當(dāng)調(diào)整為兩周一次或每半個(gè)月一次，但不應(yīng)再減少。1.2時(shí)間長短

可靈活控制，在切實(shí)解決問題的基礎(chǔ)上，盡量不要拖延時(shí)間，避免講空話。1.3特別注意

會(huì)議應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)開始，維護(hù)監(jiān)理例會(huì)的嚴(yán)肅性，必要時(shí)可以實(shí)行點(diǎn)名和獎(jiǎng)懲制度。避免因?yàn)閹讉€(gè)人遲到耽誤所有入會(huì)者的時(shí)間。2 例會(huì)的地點(diǎn)

按照慣例，一般均將工程現(xiàn)場會(huì)議室作為工地例會(huì)的召開地點(diǎn)，但有時(shí)根據(jù)工程情況，為解決某一主要問題，可以選擇施工現(xiàn)場甚至材料供應(yīng)地等有關(guān)地點(diǎn)召開例會(huì)。

如我們監(jiān)理的某工程，承包單位自查、自檢工作不到位，一再依賴監(jiān)理人員的檢查，造成隱蔽驗(yàn)收需要多次整改才能達(dá)到要求，不但增加了監(jiān)理人員的工作量，也使工程進(jìn)度拖延、存在質(zhì)量隱患，我們及時(shí)下達(dá)了《監(jiān)理通知》，但承包單位整改力度不大，此次工地例會(huì)恰逢鋼筋、模板工程隱蔽驗(yàn)收，于是我們將工程的施工現(xiàn)場作為此次例會(huì)地點(diǎn)，針對施工單位屢教不改的情況，召集所有入會(huì)人員指出現(xiàn)場存在的諸多問題；由總監(jiān)提出，征得業(yè)主同意，決定下達(dá)停工整改令。再如，我們發(fā)現(xiàn)某工程已經(jīng)澆搗的樓面混凝土存在裂縫問題，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)商品混凝土的供應(yīng)存在很大的問題，便將商品混凝土攪拌站作為會(huì)議地點(diǎn)。所以說工地例會(huì)的召開地點(diǎn)可以隨主要議題而定。Gongcheng.studyez.com 3 例會(huì)的參加人員

根據(jù)《建設(shè)監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定，參加工地例會(huì)的單位分別是：建設(shè)單位、承包單位、監(jiān)理單位。具體可歸納為： 3.1承包單位

項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、各工種負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員、施工員，必要時(shí)可以通知施工單位領(lǐng)導(dǎo)及各班組長、材料供應(yīng)商等參加。3.2監(jiān)理單位

總監(jiān)及現(xiàn)場監(jiān)理工程師、監(jiān)理員，必要時(shí)可請單位領(lǐng)導(dǎo)或其它相關(guān)人員參加。3.3建設(shè)單位

建設(shè)單位駐地工程師及其它駐現(xiàn)場人員，必要時(shí)可請相關(guān)人員參加。

同時(shí)，需要時(shí)，設(shè)計(jì)人員、建設(shè)方面的領(lǐng)導(dǎo)、專家等等都可以作為邀請對象。4 例會(huì)的程序和內(nèi)容

到場人員首先按規(guī)定簽到，注明姓名、單位名稱、負(fù)責(zé)的工作、聯(lián)系電話等。由總監(jiān)理工程師主持會(huì)議。

會(huì)議舉行的程序和內(nèi)容，如下： 1.1承包單位發(fā)言

⑴匯報(bào)由上次例會(huì)至今的工程進(jìn)展情況，對工程的進(jìn)度、質(zhì)量和安全工作進(jìn)行總結(jié)，并分析進(jìn)度超前或滯后的原因；⑵質(zhì)量、安全方面以及資料上報(bào)等方面存在的問題，所采取的措施；⑶匯報(bào)下階段進(jìn)度計(jì)劃安排，克服現(xiàn)階段進(jìn)度、質(zhì)量、安全問題的措施。⑷提出需要建設(shè)單位和監(jiān)理單位解決的問題。

應(yīng)注意的是，匯報(bào)中需將各個(gè)專業(yè)的情況逐一介紹，避免工地例會(huì)重視土建專業(yè)、忽視設(shè)備安裝專業(yè)的問題，隨著科技發(fā)展，現(xiàn)代建筑中各設(shè)備安裝專業(yè)新技術(shù)、新材料的應(yīng)用迅猛增長，存在的問題可能更多，總監(jiān)應(yīng)引起重視。1.2監(jiān)理單位發(fā)言

⑴對照上次例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要，逐條分析入會(huì)各方是否已實(shí)施了承諾；⑵對承包單位分析的進(jìn)度和質(zhì)量、安全等情況做出評(píng)價(jià)，主要是指出漏報(bào)的問題以及原因是否正確、整改的措施是否可行；⑶同時(shí)，安全生產(chǎn)、文明施工是一個(gè)長期的任務(wù)，必需對施工單位的安全教育情況進(jìn)行分析，加強(qiáng)監(jiān)理自身的保護(hù)；⑷對工程量核定和工程款支付情況進(jìn)行闡述；⑸對承包單位提出的需要監(jiān)理方答復(fù)的問題進(jìn)行明確答復(fù)；⑹提出需要建設(shè)單位或承包單位解決的問題。學(xué)易網(wǎng)http://gongcheng.studyez.com提供工程類考試輔導(dǎo) 4.3建設(shè)單位發(fā)言

建設(shè)單位指出承包單位和監(jiān)理單位工作中需要改正的問題，并對承包單位和監(jiān)理單位提出的問題給予明確答復(fù)。4.4特別注意

入會(huì)各方在給出解決問題的措施時(shí)，均應(yīng)說明解決問題的具體期限，并嚴(yán)守承諾，使方案能落到實(shí)處，達(dá)到會(huì)議的目的。在下一次的例會(huì)中由各方對照檢查，未按期落實(shí)的應(yīng)說明原因，由入會(huì)各方商討處理方法。5 整理會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由監(jiān)理機(jī)構(gòu)整理。整理紀(jì)要時(shí)需注意：⑴注明該例會(huì)為第幾次工地例會(huì)、例會(huì)召開的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人，并附會(huì)議簽到名單。⑵用詞準(zhǔn)確、簡略、嚴(yán)謹(jǐn)，書寫清楚，避免歧義。⑶分清問題的主次，條理分明。

會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，首先送總監(jiān)審閱、簽字，之后送承包單位和建設(shè)單位及被邀請參加的其它單位代表審閱簽字、簽字時(shí)應(yīng)注明日期，若某一方的改動(dòng)超出會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)征得其他各方的同意。

各方均簽字完畢后由監(jiān)理人員打印、蓋章、分發(fā)，分發(fā)時(shí)需請接收人員簽字、并注明接收的日期和份數(shù)。經(jīng)各方簽字的原稿應(yīng)由監(jiān)理單位妥善保管，供需要時(shí)查閱。

開好工地例會(huì)，整理好會(huì)議紀(jì)要，切實(shí)解決工程施工中存在的問題，是做好監(jiān)理工作的重要一環(huán)。它有助于監(jiān)理工作的正常開展，同時(shí)也在一定程度上樹立了監(jiān)理單位的威信，必需引起監(jiān)理人員的高度重視。

第三篇：怎么開好質(zhì)量例會(huì)

怎么開好質(zhì)量例會(huì)

分步閱讀

質(zhì)量例會(huì)是一個(gè)企業(yè)日常質(zhì)量工作反映、通報(bào)、溝通、調(diào)整、安排的一個(gè)平臺(tái)，而質(zhì)量例會(huì)開的好壞會(huì)影響到會(huì)議的效率，也會(huì)影響企業(yè)質(zhì)量管理工作的優(yōu)劣。那么一個(gè)企業(yè)應(yīng)該如何開好質(zhì)量例會(huì)呢？會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都需要做些什么工作呢？

會(huì)前籌備工作

【檢查前期工作完成情況】

對前期的會(huì)議紀(jì)要決議到期工作事項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)檢，主要是對完成情況和完成效果進(jìn)行點(diǎn)檢。如果決議工作未完成，還需要對未完成的原因進(jìn)行調(diào)查和分析。

【做好質(zhì)量指標(biāo)統(tǒng)計(jì)工作】

對周期內(nèi)的內(nèi)外部質(zhì)量指標(biāo)，如一次交驗(yàn)合格率、質(zhì)量損失率、廢品損失率、工廢/料廢、返工返修、零公里故障等企業(yè)內(nèi)外部質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行收集和分析。.【分析周期內(nèi)的質(zhì)量事故】 按單位、產(chǎn)品、市場等不同的方式，對產(chǎn)品的質(zhì)量問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、拍照、記錄、原因分析等，并制作成PPT，對質(zhì)量問題的部位和現(xiàn)象進(jìn)行展示，對造成的原因進(jìn)行分析，并制定整改措施。【會(huì)前明確會(huì)議議題】

在會(huì)前需要質(zhì)量部門經(jīng)理確定會(huì)議需要討論和決議的事項(xiàng)，并由質(zhì)量管理人員提前將相關(guān)的會(huì)議資料提前發(fā)給相關(guān)單位和相關(guān)人員，讓他們提前對會(huì)議討論和決議的事項(xiàng)提前了解、提前思考，提高會(huì)議的效率?！狙埞靖邔宇I(lǐng)導(dǎo)參加】

如果會(huì)中會(huì)討論一些關(guān)鍵的議題，而這些議題可能會(huì)引起非常大的分歧，難以形成統(tǒng)一意見，但如果這些議題的討論結(jié)果又會(huì)對質(zhì)量工作造成巨大影響。那么就提前將自己的想法與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通，征得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意，并邀請他來參與會(huì)議。領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，非常容易決定會(huì)議的走向，由于你的想法已提前獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，那么會(huì)議最終決議將是你期待的結(jié)果。

會(huì)中實(shí)施工作

【簽到了解出勤情況】

打印簽到表，要求與會(huì)人員簽到。簽到的目的有幾個(gè)方面：一是現(xiàn)場掌控出勤情況，關(guān)鍵對誰沒到能夠清楚的反應(yīng)；二是若有相關(guān)的考核制度，則作為相關(guān)考核的依據(jù)，提升其他部門對質(zhì)量例會(huì)的重視程度；三是方便記錄會(huì)議責(zé)任人，如果在后期其他部門未對決議事項(xiàng)不執(zhí)行，或是找借口說不知道，而會(huì)議簽到表就是有力的反駁證據(jù)了?！緦η捌诠ぷ鬟M(jìn)行通報(bào)】.首先要對前期的工作完成情況、完成質(zhì)量，未完事項(xiàng)及原因、處罰情況等進(jìn)行通報(bào)，對前期會(huì)議決議情況進(jìn)行通報(bào)，對質(zhì)量指標(biāo)完成情況進(jìn)行通報(bào)。【對當(dāng)期工作內(nèi)容討論】

注意主持人要在會(huì)議進(jìn)程中對發(fā)言時(shí)間、進(jìn)度、主題的控制和把握，不能任由參與人員任意發(fā)言，與會(huì)議主題不一致的內(nèi)容要進(jìn)行阻止。還要引導(dǎo)大家針對關(guān)鍵的討論事項(xiàng)進(jìn)行發(fā)言，避免出現(xiàn)冷場情況。【安排會(huì)議記錄人員】

確定會(huì)議記錄人員，對會(huì)中各單位的發(fā)言主要內(nèi)容進(jìn)行記錄，對會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行記錄（這項(xiàng)工作非常重要，會(huì)議的目的其實(shí)就是形成決議）。

會(huì)后跟蹤工作

【形成會(huì)議紀(jì)要】

確定各種決議事項(xiàng)的工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、目標(biāo)、輸出物、責(zé)任人，并由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。質(zhì)量部門要對決議事項(xiàng)完成情況進(jìn)行過程跟蹤，對過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋、溝通和協(xié)調(diào)，為決議事項(xiàng)的順利實(shí)施創(chuàng)造條件。.

第四篇：店長如何開好例會(huì)

店長如何開好例會(huì)

????店長的疑惑??????

某品牌在城市的步行街占據(jù)了人流密集的一家旺鋪，雖說人流來來往往，穿梭不息，店員們也是工作勤奮，難得清閑，可是店里的業(yè)績卻從沒出現(xiàn)過驚喜，一直表現(xiàn)平平。而開在旁邊的另一個(gè)品牌店，定位差不多、品牌知名度差不多，店鋪面積差不多，顧客層次差不多，人流差不多，不打聽也罷，一打聽卻發(fā)現(xiàn)人家的業(yè)績足足比自己多出一半！這家店的店長小李開始陷入了沉思，經(jīng)過數(shù)天的思考，她羅列了店鋪日常運(yùn)營中存在的幾大問題：

1．每天都制定營業(yè)目標(biāo)，但是一個(gè)月中有20天完不成目標(biāo)；

2．雖然每天都向員工提出要求，但是同一件事，今天的例會(huì)講了，明天還需要重復(fù)，后天再重復(fù)，店員卻還是做不好；

3．員工對新品總是需要很長時(shí)間才能熟悉；

4．盡管有銷售政策激勵(lì)，員工的激情還是提不上來；

5．每早開早會(huì)，晚上開檢討會(huì)，例會(huì)效果不大，員工總嫌耽誤事。

店長不曾關(guān)注的問題

——例會(huì)

小李很用心，把日常工作碰到的問題做了詳細(xì)的總結(jié)，通過這些總結(jié)，我們可以清晰的分析出小李現(xiàn)在最需要提高的不是銷售技能、高深的管理技能，而是一項(xiàng)實(shí)際有效的例會(huì)技術(shù)。

例會(huì)天天開，卻最容易被很多店長所忽視，覺得開得好壞都是例行公事，其實(shí)不然，任何一名創(chuàng)造高效業(yè)績的店長都深知它的意義。例會(huì)是每天工作的必修課，例會(huì)開得成功與否直接決定了當(dāng)天的業(yè)績、甚至一周的業(yè)績能否達(dá)成，決定了店長下達(dá)的工作要求能否有效的落實(shí)，決定了團(tuán)隊(duì)一天的工作激情，也決定了店長的威望。因此小李碰到的問題最根本還是例會(huì)技術(shù)不到位。好的例會(huì)始于充分的準(zhǔn)備

例會(huì)開好了，店鋪的很多問題就能迎刃而解，那么如何開好一次有效的例會(huì)？例會(huì)需要充分的準(zhǔn)備，正所謂“不打無準(zhǔn)備之仗”。對于一線工作的店長們，每天的早會(huì)需要確定的是例會(huì)的目的、主要議題、例會(huì)時(shí)間和例會(huì)必要的資料準(zhǔn)備。

確定例會(huì)的目的性。即例會(huì)的召開，要有清晰的目的性，也就是要明確例會(huì)舉行的目的和意義在哪里？每一次例會(huì)的目的都是有側(cè)重性的，除了落實(shí)業(yè)績指標(biāo)外是要落實(shí)某一項(xiàng)服務(wù)？還是為了做促銷準(zhǔn)備？或是啟發(fā)店員如何利用客流少的空場時(shí)間？

確定例會(huì)的主要議題。即例會(huì)要分析哪些問題，解決哪些問題。是回顧以往工作，找出提升點(diǎn)，還是表揚(yáng)優(yōu)秀員工，發(fā)揚(yáng)閃光點(diǎn)；是“腦力激蕩”激發(fā)團(tuán)隊(duì)智慧，還是傳達(dá)要求，落實(shí)公司政策？例會(huì)的議題確定很重要，因?yàn)?，它主?dǎo)著例會(huì)的方向，使例會(huì)的針對性更強(qiáng)。例會(huì)只有明確了清晰的主要議題，在例會(huì)召開的過程中才不易跑題，才能在預(yù)定的議題范圍內(nèi)和時(shí)間范圍內(nèi)，順利達(dá)到預(yù)期的效果。

確定例會(huì)的召開時(shí)間。即例會(huì)議題與內(nèi)容確定后，預(yù)估開會(huì)的時(shí)間并提前告知所有店員。

準(zhǔn)備必要的例會(huì)資料。即在例會(huì)舉行之前，要把所需的銷售報(bào)表、店鋪表格、業(yè)績回顧等資料、記錄本等，準(zhǔn)備齊全，做到會(huì)前的胸有成足。

讓你事半功倍的例會(huì)結(jié)構(gòu)

眾多的店長在日常的例會(huì)中，經(jīng)常存在結(jié)構(gòu)不清的問題，想到什么說什么，導(dǎo)致傳達(dá)不到位，導(dǎo)購不知道店長要重點(diǎn)表達(dá)什么，這就大大影響開會(huì)的效果。

例會(huì)的結(jié)構(gòu)其實(shí)很簡單，把握了例會(huì)結(jié)構(gòu)，可以讓你條理清晰、傳達(dá)有效、輕松發(fā)揮。例會(huì)依次包括如下四個(gè)部分：生意目標(biāo)，服務(wù)目標(biāo)，貨品目標(biāo)和運(yùn)作目標(biāo)。但是當(dāng)我們的店長在具體操作的過程中，經(jīng)常講服務(wù)的時(shí)候講貨品，講運(yùn)作的時(shí)候又開始講服務(wù)，以至于自己不清晰，員工更是一頭霧水。

下表詳細(xì)舉例了各個(gè)模塊的具體內(nèi)容。

清晰了例會(huì)的結(jié)構(gòu)，開一次例會(huì)，特別是早會(huì)就可以按如下的步驟開展：

創(chuàng)造全新業(yè)績的七大例會(huì)技術(shù)

好的例會(huì)毋庸置疑的會(huì)影響到員工一天的工作激情，影響團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)是否一致、執(zhí)行是否到位，是否能達(dá)成業(yè)績。好的例會(huì)同樣也離不開一流的例會(huì)技術(shù)。例會(huì)主要有七大主要技術(shù)，如下圖所示：

例會(huì)技術(shù)之一

——具體性

具體性的要求主要表現(xiàn)在以下５個(gè)方面：數(shù)據(jù)具體；目標(biāo)具體；方法具體；行動(dòng)具體；回顧具體。

1.數(shù)據(jù)具體

與員工溝通時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)用到以下語句：

“今天我們要完成的比昨天更高！”

“今天的ＶＩＰ沒有完成目標(biāo)任務(wù)?！?/p>

“在服務(wù)上你應(yīng)該努力改進(jìn)?！?/p>

“Ａ款和Ｂ款是近期最好賣的衣服，我們應(yīng)該作為本周的主推?！?/p>

分析：你是否經(jīng)常只說到這里就打?。慨?dāng)你缺乏數(shù)據(jù)的具體性，你所要表達(dá)的意思就大打折扣。當(dāng)你在制定目標(biāo)時(shí)，你打算今天的業(yè)績要完成得比昨天更高，你需要告訴你的員工今天需要多賣１件主推款還是多做一個(gè)ＶＩＰ，或是加強(qiáng)我們的搭配技巧把聯(lián)單做到2.0，等等。

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)店鋪?zhàn)觯郑桑袥]有達(dá)成，你需要告訴員工目標(biāo)任務(wù)是多少，我們做了多少，差了多少。數(shù)據(jù)的具體性可以讓你更有說服力。

當(dāng)你告訴員工服務(wù)需要改進(jìn)的時(shí)候，舉例而言，你需要明確的指出：今天你一次都沒有對顧客微笑，詢問顧客方面，你只問了一名顧客，而且是在大家的提醒下完成的。

當(dāng)你說到Ａ款和Ｂ款是近期最好賣的時(shí)候，你需要告知員工，這兩款在上周的具體銷量是多少，在本季的銷售產(chǎn)品中排名多少，用具體的數(shù)據(jù)來加強(qiáng)員工認(rèn)同主推款和銷售主推款的信心。

2.目標(biāo)具體

當(dāng)我們的店長在開例會(huì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)告知員工：“今天我們的目標(biāo)是達(dá)到XX的生意額，A需要完成XX,B需要完成XX,C需要完成XX?！?/p>

分析：很多店長會(huì)認(rèn)為目標(biāo)制定已經(jīng)到位了，總體目標(biāo)定完了，每個(gè)人都有了相應(yīng)的任務(wù)分配。其實(shí)不然，這樣的目標(biāo)分配，會(huì)讓員工覺得目標(biāo)是純粹的數(shù)字，他們還是不會(huì)明確該如何達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。目標(biāo)的具體性要求讓每一個(gè)員工了解達(dá)成ＸＸ的目標(biāo)，需要通過什么樣的具體方法和具體分解目標(biāo)來完成。比如A員工今天要完成２５００元的目標(biāo)任務(wù)，那么我們就需要讓員工明確今天需要出售至少２件主推款，或賣一個(gè)２０００元的上衣配搭一條５００元的下裝來完成，或者完成２張VIP來達(dá)成目標(biāo)。

3.方法具體

當(dāng)?shù)赇伒臉I(yè)績因?yàn)樘鞖狻⒌镜雀鞣N原因下滑時(shí)，或者當(dāng)?shù)赇佇枰獩_刺更好的業(yè)績時(shí)，店長往往會(huì)針對目標(biāo)業(yè)績提出相應(yīng)的工作方法。比如：“由于最近的天氣一直陰雨綿綿，客流大大減少，從今天開始，同事們要提高銷售的聯(lián)單率和提高我們的VIP顧客銷售?！?/p>

分析：業(yè)績受天氣影響時(shí)，店長的方法是提高聯(lián)單率和加強(qiáng)VIP，這都是非常好的想法。問題在于店長只是提了建議，而沒有給到員工具體的操作方法，以至于方法很難在實(shí)際中應(yīng)用起來。我們換一種說法看看是不是會(huì)更好：“最近受天氣影響生意比較冷清，進(jìn)店的客人比較少，我們應(yīng)該盡量提高聯(lián)單，同時(shí)做更多的VIP顧客生意來提升業(yè)績。那么如何提高聯(lián)單呢？我們是不是可以通過沒有客人的時(shí)候大家都來試穿衣服，自己模擬顧客演練銷售過程，更多的熟悉衣服的特性、搭配和銷售技巧。至于增加我們的VIP顧客銷售,我們是不是可以從今天開始每人每天打10個(gè)VIP顧客電話，告知顧客到了新款，邀約他們前來購物?”

4.行動(dòng)具體

當(dāng)我們的店長在例會(huì)上確定了服務(wù)目標(biāo)是詢問顧客姓氏時(shí)，往往會(huì)這樣說：“今天，我們在服務(wù)上推行的是詢問顧客姓氏，從現(xiàn)在開始，我們每一位員工都要開始行動(dòng)起來！”

分析：店長如果僅僅停留在告訴員工今天的服務(wù)目標(biāo)是詢問顧客姓氏，而沒有告知每一位員工該如何推行時(shí)，員工在實(shí)施過程中往往缺乏統(tǒng)一有效的行動(dòng)。優(yōu)秀的店長會(huì)鼓勵(lì)員工來分享如何來詢問顧客姓氏，是在員工介紹完自己還是試衣環(huán)節(jié)？并且通過員工演示來強(qiáng)化員工印象，讓每一位員工都明確如何針對不同風(fēng)格的客人詢問姓氏？如何針對客人進(jìn)店后的各種具體情形下來達(dá)成服務(wù)目標(biāo)。

行動(dòng)的具體化讓店長的工作更加具有執(zhí)行力，讓員工的行動(dòng)更迅速有效。

5.回顧具體

我們的店長在回顧業(yè)績或員工表現(xiàn)時(shí)，經(jīng)常說：“今天我們都很努力，業(yè)績完成的很不錯(cuò)”。分析：我們在回顧工作的時(shí)候，主要的目的是總結(jié)回顧做得好的地方和改進(jìn)不好的地方，那么這樣說起不到應(yīng)有的效果?；仡櫟木唧w性表現(xiàn)在我們應(yīng)該針對當(dāng)天的目標(biāo)，把做到的，沒有做到的，誰做到了，誰沒有做到，都給員工一個(gè)總結(jié)，回顧越具體，越能讓員工了解你關(guān)注著他們的表現(xiàn)，就會(huì)越努力地去實(shí)現(xiàn)你制定的目標(biāo)。針對員工表現(xiàn)的回顧，我們簡單舉例作為示范：“今天訂了主推款的目標(biāo)，完成的情況是A推了2件B推了1件C沒有推出，A針對每一位顧客，都拿出主推款鼓勵(lì)試穿，而C基本沒有向顧客推薦，今天我們提倡的是贊美顧客，尋找顧客亮點(diǎn)，這一點(diǎn)B做的很好，對每一位顧客都進(jìn)行了合適的贊美，并且完成了3張VIP?！?/p>

我們在表達(dá)的時(shí)候具備具體的目標(biāo)、具體的數(shù)據(jù)分析、具體的實(shí)施方法、具體的行動(dòng)跟進(jìn)和具體的回顧總結(jié)時(shí)，相信我們的業(yè)績目標(biāo)就成為一個(gè)看得到、觸得到、達(dá)得成的具體目標(biāo)，督導(dǎo)對于店鋪業(yè)績的把控也穩(wěn)在掌握。

例會(huì)技術(shù)之二

——達(dá)致性

目標(biāo)一致，才能行動(dòng)一致。例會(huì)的達(dá)致性表現(xiàn)在例會(huì)的目標(biāo)、方法和運(yùn)作等需要獲得每一個(gè)員工的認(rèn)可，達(dá)致性還表現(xiàn)在員工目標(biāo)和總業(yè)績目標(biāo)的一致，目標(biāo)和方法的一致性。達(dá)致性主要表現(xiàn)在以下三方面：

1)目標(biāo)達(dá)致：團(tuán)隊(duì)對于目標(biāo)的認(rèn)可，要上下達(dá)成對目標(biāo)的認(rèn)可。

2)方法達(dá)致：員工對達(dá)成目標(biāo)的方法的認(rèn)可。

員工對目標(biāo)的認(rèn)可需要基于相對應(yīng)的方法之上，比如，今天的目標(biāo)業(yè)績是2萬，那么如果店長推出3套高貨值的衣服，并且告訴員工針對不同風(fēng)格的顧客可以推出其中的一款衣服時(shí)，試問員工對達(dá)成目標(biāo)是不是有了信心，同時(shí)也有了方法。

3)運(yùn)作模式達(dá)致：針對目標(biāo)，員工之間分工、配合、行動(dòng)一致。

目標(biāo)最終需要員工來達(dá)成，需要員工之間的分工、配合，在運(yùn)作上，例會(huì)需要多問員工的感受，詢問員工對目標(biāo)和達(dá)成目標(biāo)的方法是否認(rèn)同。結(jié)合員工的反饋修正目標(biāo)和方法，最終達(dá)成雙方認(rèn)同、可實(shí)現(xiàn)的業(yè)績目標(biāo)和工作方法。

例會(huì)技術(shù)之三

——跟進(jìn)性

例會(huì)需要跟進(jìn)，需要通過跟進(jìn)去檢查例會(huì)確定的各項(xiàng)目標(biāo)有沒有達(dá)成，確立的方法有沒有很好的落實(shí)。例會(huì)的跟進(jìn)包括如下3項(xiàng)關(guān)鍵工作：

很多例會(huì)之所以沒有效果，有時(shí)并不是內(nèi)容不好，在很多方面，往往都是因?yàn)槔龝?huì)中提及的內(nèi)容、確定的事項(xiàng)沒有人跟蹤與落實(shí)而已，因此，店長要想圓滿而有效果，就必須講求會(huì)后的“秋后算帳”。例會(huì)結(jié)束后，要讓員工對自己制定的業(yè)績目標(biāo)和其他目標(biāo)進(jìn)行簽字確認(rèn)。作為店長要針對會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，讓員工“簽字畫押”，例會(huì)內(nèi)容的落實(shí)才有依據(jù)，同時(shí)給予員工必要的急迫感、壓力感。確認(rèn)的東西一定要落實(shí)兌現(xiàn)。對于例會(huì)中最終簽字確認(rèn)的內(nèi)容，一定要根據(jù)上圖的步驟跟蹤落實(shí)到底，杜絕那種“光打雷不下雨”或“雷聲大，雨點(diǎn)小”的“半截子”工程。只有對例會(huì)中形成的目標(biāo)和指標(biāo)有所獎(jiǎng)懲，注重落實(shí)了，以后所開例會(huì)才能被越來越引起重視，越來越有效率和效果。例會(huì)技術(shù)之四

——參與性

無論是督導(dǎo)指導(dǎo)店長開例會(huì)還是店鋪日常的例會(huì)需要明確的一點(diǎn)是例會(huì)不是店長的獨(dú)角戲，例會(huì)的最終目的是在思想上達(dá)成一致的目標(biāo)，行為上達(dá)成所有員工統(tǒng)一的行動(dòng)。因此獲得員工的認(rèn)同和積極的參與配合是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。例會(huì)的參與性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)如下：

（1）引導(dǎo)

作為管理者，首先要引導(dǎo)你的員工參與到例會(huì)中來，你可以通過開放式的問題，諸如：昨天業(yè)績很不錯(cuò)，XX,你覺得是哪方面做得好？我們要達(dá)成這樣的業(yè)績，大家覺得我們應(yīng)該給自己訂立一個(gè)什么樣的目標(biāo)呢？

（2）聆聽

聆聽，是溝通的基礎(chǔ)，通過聆聽，充分了解員工的想法和態(tài)度，找出你需要的信息，加以放大。

（3）有效發(fā)問

采用開放式的有效發(fā)問，引導(dǎo)出你所想表達(dá)的話題，把你想告知員工的話變成員工自己的感悟和他們嘴巴里的話。

（4）給予總結(jié)和深入

員工參與過程中的提議和想法，不一定完全是你需要的內(nèi)容，此時(shí)需要有效的放大符合例會(huì)議題和思想的意見，并通過有效發(fā)問深入引導(dǎo)員工表達(dá)出你需要的想法，最后對員工的寶貴意見一一做總結(jié)，而該總結(jié)也就是你對例會(huì)需要達(dá)成的要點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)。

例會(huì)技術(shù)之五

——投入感

員工的投入感一定程度上決定了例會(huì)的好壞，讓員工具備良好的投入感，需要管理者具備如下幾點(diǎn)：

真誠

精神飽滿

感染力

正面心態(tài)、表情自然

只有當(dāng)我們真誠、精神飽滿、心態(tài)正面積極、賦有感染力的時(shí)候才能帶動(dòng)你的員工全身心地參與到例會(huì)中，達(dá)到熱情激情的工作狀態(tài)。

例會(huì)技術(shù)之六

——激勵(lì)性

打造員工激情從早會(huì)開始，激情的打造需要店鋪管理者做好如下幾點(diǎn)：

當(dāng)員工有良好表現(xiàn)時(shí)，要積極給予回應(yīng)；

語音、語調(diào)要鼓勵(lì)員工；

做一名啦啦隊(duì)長。

第五篇：淺談怎樣開好工地例會(huì)

淺談怎樣開好工地例會(huì)

工地例會(huì)作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息，協(xié)調(diào)處理、解決合同履行中存在問題的一種會(huì)議方式，在日常監(jiān)理工作中得到了業(yè)主、施工單位的一致認(rèn)可。建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范也對工地例會(huì)如何開好做出了明確規(guī)定。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會(huì)議效果達(dá)不到預(yù)期目的，解決不了工程中的實(shí)際問題，使工地例會(huì)失去了應(yīng)有的作用和意義。監(jiān)理單位作為會(huì)議的主持方對開好工地例會(huì)負(fù)有義不容辭的責(zé)任。在此，談?wù)勎覀冊陂_好工地例會(huì)方面的體會(huì)。希望同行指教。

明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議紀(jì)律，并按此嚴(yán)格實(shí)施

監(jiān)理方在工地第一次會(huì)議中應(yīng)與各方確定好工地例會(huì)制度，其中對人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議紀(jì)律須著重說明。例會(huì)召開時(shí)，現(xiàn)場參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場，同時(shí)監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員也應(yīng)到場。根據(jù)議題需要，邀請?jiān)O(shè)計(jì)單位、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加。由于個(gè)別負(fù)責(zé)人員平時(shí)因工作關(guān)系不能常駐工地，不能全面了解工程情況，而通過參加工地例會(huì)，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場，以便盡快拍板解決工程實(shí)際問題，項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對確保例會(huì)的成功召開起到表率作用。

至于例會(huì)內(nèi)容在建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范中做了明確要求，即：①檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因；，②檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；③檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；④檢查工程量核定及工程款支付情況；⑤解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；⑥其他有關(guān)事宜。隨著(建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》的施行，對工程現(xiàn)場進(jìn)行安全管理已成為監(jiān)理工作的一部分，故在例會(huì)中也應(yīng)加入對這方面進(jìn)行檢查分析的內(nèi)容，以便督促整改。對會(huì)議內(nèi)容的約定是工地例會(huì)能否開好的重要一環(huán)，其中對整改落實(shí)情況的回顧及對新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是通過會(huì)議對：工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全進(jìn)行控制管理的體現(xiàn)，檢查工程量核定及工程款支付情況是處理施工方關(guān)切、保持其工作積極性的重要手段，協(xié)調(diào)解決建設(shè)過程中的矛盾則是理順各方關(guān)系、保證施工順利進(jìn)行所必不可少的。所以說總監(jiān)在主持例會(huì)時(shí)應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決，提高會(huì)議解決實(shí)際問題的效果，增加會(huì)議對各方的吸引力。

會(huì)議紀(jì)律對完善和堅(jiān)持例會(huì)制度提供有效保障。以往在開工地例會(huì)時(shí)，我們往往碰到與會(huì)人員缺席遲到、大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會(huì)議進(jìn)程、影響會(huì)議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會(huì)議紀(jì)律也是必不可少的。在有些工程中，業(yè)主直接將例會(huì)的到會(huì)率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo)，將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對于原合同中沒有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會(huì)議紀(jì)律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下，在第一次工地會(huì)議時(shí)宣布日后工地例會(huì)的會(huì)議紀(jì)律，并講明對違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施。對于制定的規(guī)則，各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，一視同仁。

掌握工程信息，了解各方關(guān)切的存在問題，做好會(huì)議準(zhǔn)備

為求實(shí)效，會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作是必不可少的。作為主持人的總監(jiān)通過日常巡視、查看資料、談話等方式，在專業(yè)監(jiān)理工程師的協(xié)助下掌握包括進(jìn)度、質(zhì)量、安全、設(shè)計(jì)變更、違約索賠等信息，及時(shí)收集匯總有關(guān)情況，為召開會(huì)議做好準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備工作中，要做好以下幾個(gè)方面的工作：

(1)了解上次會(huì)議決定的落實(shí)情況，對仍懸而未決的問題分析原因。

(2)認(rèn)真收集、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù)，運(yùn)用橫道圖、S形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進(jìn)度計(jì)劃的比較，獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃工期的差別；據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因、偏差對后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃的可行措施。

(3)通過對例會(huì)周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測實(shí)量，利用其具體數(shù)據(jù)來反映例會(huì)周期內(nèi)施工質(zhì)量情況。對收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計(jì)方法，對工程質(zhì)量進(jìn)行靜動(dòng)態(tài)的分析，找出影響工程質(zhì)量的各類因素，并對癥下藥，找到解決問題的方法。

(4)對材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場驗(yàn)收情況和試塊試件見證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

(5)了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù)、施工場地機(jī)械分配使川等矛盾，對矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握，從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場。

(6)掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn)、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護(hù)、施工機(jī)具運(yùn)行狀況、施工人員的安全意識(shí)和安全行為等各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，思考解決辦法。

(7)對工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準(zhǔn)備工作。

(8)對施工單位提交的索賠報(bào)告進(jìn)行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準(zhǔn)備。

(9)準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單、通信錄、上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計(jì)表等資料：對遺漏報(bào)驗(yàn)的工程資料列好清單。

為了使工地例會(huì)順利召開，事先應(yīng)通知各方做好準(zhǔn)備，比如讓施工單位做好匯報(bào)工作用的《工程周報(bào)》，周報(bào)內(nèi)可以對上個(gè)周期內(nèi)的形象進(jìn)度完成情況、質(zhì)量和安全問題整改落實(shí)情況及下周計(jì)劃安排做出說明。同時(shí)，在會(huì)前及時(shí)與涉及會(huì)議內(nèi)容的有關(guān)單位通報(bào)情況，交換意見。尤其在涉及工程聯(lián)系單審核及索賠事宜的處理時(shí)，必須與業(yè)主溝通，協(xié)調(diào)立場，確定處理原則，避免會(huì)上陷于被動(dòng)?？偙O(jiān)對會(huì)議內(nèi)容做好充分準(zhǔn)備工作后，就為較順利的主持會(huì)議打下基礎(chǔ)。

沉穩(wěn)主持，善于傾聽，協(xié)調(diào)立場，明確措施，恰當(dāng)表態(tài)

會(huì)議簽到完成后，總監(jiān)就可按照第一次工地會(huì)議中規(guī)定的例會(huì)議程開始主持會(huì)議。

(1)在涉及檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時(shí)，應(yīng)著重傾聽有關(guān)單位未按時(shí)完成事項(xiàng)的原因，以及進(jìn)一步解決問題的打算：在完成對有關(guān)原因的分析后，確定單個(gè)或多個(gè)責(zé)任人再次落實(shí)的時(shí)間，確保問題不落實(shí)不放過。這樣，才能達(dá)到例會(huì)的效果，使各方真正重視例會(huì)。

(2)由施工單位對上個(gè)例會(huì)周期內(nèi)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況進(jìn)行總結(jié)，做出自我分析，表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施。監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位說明的情況，結(jié)合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關(guān)問題，分析改進(jìn)措施的利弊，達(dá)成共識(shí)，確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時(shí)間。對施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱，對施工方的合理要求應(yīng)提請業(yè)主早日給予答復(fù)。比如建議業(yè)主早日對甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。

(3)業(yè)主、監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量、安全問題，提出整改要求和批改落實(shí)時(shí)間。如施工方對有關(guān)整改要求提出異議，則應(yīng)了解其原因，統(tǒng)一意見，明確落實(shí)整改的時(shí)間及措施。

(4)認(rèn)真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵(lì)各方換位思考存在問題，協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn)，提出有效的解決辦法；必要時(shí)對各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，避免交叉作業(yè)時(shí)因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭斗的情況。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則；如不成熟，則表明會(huì)后繼續(xù)討論，避免影響會(huì)議進(jìn)展。

(5)對施工方關(guān)心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報(bào)，并做出相應(yīng)解釋。對可能產(chǎn)生違約、工期、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警，對已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋。對提出的疑義，應(yīng)做適當(dāng)解釋，不宜或不易說明的則應(yīng)表明會(huì)后商討。

(6)安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級(jí)主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容。

如有條件，在會(huì)議上可以在說明有關(guān)問題時(shí)插放圖表、影像資料，加深與會(huì)人員印象，促進(jìn)問題的解決。

總監(jiān)在主持會(huì)議中，要注意用詞恰當(dāng)，語氣確切。同時(shí)，在例會(huì)中協(xié)調(diào)處理造價(jià)控制等問題時(shí)，應(yīng)按事先達(dá)成的原則進(jìn)行；對進(jìn)度、質(zhì)量、安全等問題商討時(shí)，應(yīng)與業(yè)主方達(dá)成默契，爭取業(yè)主方最大支持，確?？刂颇繕?biāo)實(shí)現(xiàn)。

會(huì)議后應(yīng)形成紀(jì)要備查

工地例會(huì)應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄，會(huì)議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會(huì)議記錄整理。主要內(nèi)容有：會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；會(huì)議主持人；出席者姓名、單位、職務(wù)；會(huì)議內(nèi)容及決議事項(xiàng)，包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位，負(fù)責(zé)人和時(shí)限要求：其它事項(xiàng)。

會(huì)議紀(jì)要的審簽、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡明扼要；紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn)；會(huì)議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。