第一篇：《公文管理規(guī)范》

《公文管理規(guī)范》的操作指引第1號

--關于公文審核與流轉(zhuǎn)指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

第一條 目的:為了明確公文審核意見填寫要求，加強公文傳遞過程管理，并提高公文

審批效率，作為《公文管理規(guī)范》的補充。

第二條 適用范圍:適用于集團所有公文的呈批過程的傳遞、審核及管理。

第三條 公文的呈批要求：

（一）公文應寫明審批的相關部門；

（二）公文審核不得越級或越權(quán)審批；

（三）公文呈批需引用公司規(guī)定的表格。

第四條 公文的擬定要求：

（一）為提升公文的審批效率，各項文件呈批前，發(fā)起部門應盡量通過事前溝通的方

式與相關部門達成一致，再發(fā)起公文呈批，以減少公文呈批過程中因反復修改造成時間流失。

第五條 公文審核的重點：

（一）審核人員應對文件內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、數(shù)據(jù)的準確性、建議/方案的合理性

等進行審核?？紤]公文的內(nèi)容是否合法、是否符合公司規(guī)定要求。

（二）公文審核應把握重點，審核人應仔細閱讀文件內(nèi)容，并出具審核意見。對涉及

權(quán)利義務、違約責任、糾紛處理、金額及計算公式、收（付）款條件等，以及將作為長期執(zhí)行的方案、費用標準等，須進行重點審閱。

第六條 公文的審核要求：

（一）審核人應特別關注文件中各項金額是否真實、合理，有無出現(xiàn)筆誤，是否與其

他文件沖突，文件中不同段落的同一事項金額前后是否一致，大小寫金額是否一致。

（二）審核人應對文件內(nèi)容涉及的法律風險進行預測與評估，對公文內(nèi)容有關的法律

法規(guī)不了解時，應主動征詢法律事務部的意見，再填寫自已的審核意見。

（三）各審核人應了解公文審核失誤自身負有一定的責任，因此簽署審核意見應清晰、明確，盡量避免出現(xiàn)簡單的“按規(guī)定執(zhí)行”或“請XX部門審批”等模糊意見。

（四）在填寫審核審見后，須簽署本人姓名及審核日期；只簽署姓名不簽署審核意見

時，表示審核人已同意所簽署文件的內(nèi)容。

（五）中間環(huán)節(jié)的審核人應仔細審閱前面各審核人的意見，再提出自已的審核意見；

當前面的審核意見不清晰或不完整時，審核人有權(quán)利、有義務建議前面的審核人補充填寫意見。

（六）終審人認為前面的各專業(yè)意見不足以支持形成終審意見時，終審人有權(quán)退回前

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面的審核人，要求相關人員寫明意見。

第七條 其他要求：

（一）為了防止文件流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失，公文呈批人需參照《公文管理規(guī)范》建立《文

件傳遞登記表》，由收文部門簽名和填寫收文日期，以利于追溯。

（二）各部門、各分管領導對于需簽署意見的公文，原則上應在一個工作日內(nèi)提供意見。

（三）文件在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失時，若是公司內(nèi)部文件，則公文呈報部門需立即重新

提報相同的文件再次呈批；若是外來文件，公文呈報部門需與外部單位溝通盡快取得相同文件再行呈批。

第八條 附件

參見《公文管理規(guī)范》規(guī)定的表單。

第二篇：公文格式管理規(guī)范

公文格式管理規(guī)范

版本:編制：

審核：

企管部復審： 批準：

1、目的為規(guī)范公司日常公文管理行為，充分體現(xiàn)公司標準化公文服務形象，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

2、適用范圍

本制度適用于公司所有中心、部門的呈、收、發(fā)文管理。

3、名詞解釋

無

4、文件執(zhí)行者

4.1由行政管理部負責本制度的制訂、監(jiān)督、執(zhí)行和完善，并落實本制度培訓；

4.2中心、部門：按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式及發(fā)文的權(quán)限自行發(fā)文，所發(fā)文件以月為單位交行政管理部備案且接受其督導。

5、正文

5.1公文種類：

⑴ 【命令】：適用于公布公司的行政法規(guī)及規(guī)章制度；宣布施行重大強制性的行政措施；嘉獎有關部門及人員。

⑵ 【決定】：適用于對公司重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項。

⑶ 【公告】：適用于向公司全員宣布重要事項或者法定事項。

⑷ 【通告】：適用于向公司一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。

⑸ 【通知】：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關部門、人員周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。

⑹ 【通報】：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。⑺ 【報告】：適用于向上級部門、領導匯報工作，反映情況，答復上級部門、領導的詢問。

⑻ 【請示】：適用于向上級部門、領導請求指示、批準。

⑼ 【函】：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主

管部門請求批準和答復審批事項。

⑽ 【會議紀要】：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：標題、單位（部門稱呼）、正文、主送、抄送、附件、種類、發(fā)文時間、公文字號等。

5.2.2公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

5.2.3發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；中心聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)的日期為準。

5.2.4擬文均以A4紙型/WORD文檔/固定LOGO/種類規(guī)范等要求進行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的內(nèi)容）。

5.3公文發(fā)布

5.3.1通知、通報、通告、公告等按（附件一）【通知類標準格式】及其要求擬文。

5.3.2請示、報告等按（附件二）【請示類標準格式】及其要求擬文。

5.3.3會議紀要按（附件三）【會議紀要標準格式】及其要求擬文。

5.3.4規(guī)章制度類公文按（附件四）【制度類標準格式】及其要求擬文。

5.3.5外部信函/傳真按（附件五）【外部信函/傳真標準格式】及其要求擬文。

5.3.6 紅頭文件類公文按（附件六）【紅頭文件標準格式】及要求擬文。

5.3.7演示類文件按（附件七）【演示類文件標準格式】及其要求擬文。

5.4字體規(guī)范

5.4.1公文原則上均采用宋體（演示類除外），即：標題為小二號（加粗），主題為小四號，落款為小四號（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文設臵值均建議采用22-24磅之間。

5.4.3公文的撰寫，文字一律從左至右橫排，正文中的數(shù)字均以漢字格式書寫（文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比除外）。

5.5公文編號

具體內(nèi)容按照（附件九）【各中心、部門文件編號一覽表】原則進行。例如：行政管理部2010年03月份第一號通知類文件編號格式為：大[2010]行管通字03001號。詳細分解為：大（即大同通訊簡稱）+中括號（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部簡稱）+通字（即通知類簡稱）+03001號（即03月份第01號文件）。

5.6保密等級：

5.6.1公文保密等級均以公司《檔案管理制度》之規(guī)定條款為準。

5.6.2III級：屬絕密類公文，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件，如投資計劃、措施、經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃、項目等文件，原則上限制在公司副總裁級別以上和相關工作人員范圍內(nèi)；絕密類公文一般由總裁（或其它被授權(quán)人）指定知密范圍。

5.6.3II級：屬機密類公文，公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況和技術(shù)資料、銷售資料、供應商資料、客戶資料等文件，原則上限制在公司中心總監(jiān)級以上和相關工作人員范圍內(nèi)，由公文主管中心總監(jiān)授權(quán)知密范圍。

5.6.4I級：屬秘密類公文，公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息，由文件簽發(fā)人標明密級，并確定保密期限，保密期限內(nèi)由公文主管部門經(jīng)理授權(quán)知密范圍，保密期限屆滿，自行解密。

5.7公文審批流程及管理規(guī)定

5.7.1通知類發(fā)布性文件統(tǒng)一由部門名義擬文，中心或部門助理對格式和編號把關，由部門經(jīng)理審核，中心總監(jiān)審批；涉及需其它中心會簽的文件，相關部門經(jīng)理/中心總監(jiān)會簽。

5.7.2請示類文件遵循逐級遞簽原則, 統(tǒng)一由部門名義擬文，中心總監(jiān)審核，相關中心總監(jiān)批示，需報副總裁或總裁批示的，均以最終批示內(nèi)容為執(zhí)行標準。

5.7.3合同類文件主要以公司制定的合同審批流程及專業(yè)法律意見為參考依據(jù)。

5.7.4普通類申請表原則上均根據(jù)各申請表所標識的審批權(quán)限逐級審批。

5.7.5人事異動審批權(quán)限根據(jù)人力資源發(fā)展中心公布的【員工異動管理制度】相關條款執(zhí)行。

5.8公文發(fā)行

5.8.1行政管理部屬唯一代表公司公共事務類公文發(fā)布部門，凡屬休假、授權(quán)、停電、網(wǎng)絡故障、公告等范疇的通知/通告類公文均由行政管理部負責發(fā)布。

5.8.2各中心、部門凡屬上述范疇的公文均應初步擬文并發(fā)送或知會到總部前臺（含涉及上述相關公文的批復件），由前臺文員編輯文檔格式后統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.3企業(yè)管理部屬唯一代表公司“制度、流程”的公文發(fā)布部門，相關中心、部門擬制的制度、流程審批完畢后均須統(tǒng)一交由企業(yè)管理部編號發(fā)文。

5.8.4公司級重要文件、通知由總裁辦公室統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.5除上述指定部門外，其它通知公告、政策資源、業(yè)務信息等各類發(fā)文均以所屬中心、部門名義發(fā)布，科室無任何發(fā)文權(quán)限。

5.9公文管理

5.9.1為便于公司文件的管理與查閱，各中心、部門應設定專門的文件收發(fā)人，文件收發(fā)人將按程序批準后的各類公文發(fā)布給特定的收文對象并存檔，以月為單位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部門文件收發(fā)員每月5號前（遇周末則順延一天）應將所有公文原稿及電子版本歸類整理送至行政管理部存檔（按時間順序依次整理成目錄），有領導批示的，應附批復件。

5.9.3屬于密級文件，各管理人員須用獨立的文件夾書面裝訂，并妥善保管，確保其相關規(guī)定的保密性。

5.9.4公文日常瀏覽：公共事務類、制度流程類公文屬必讀文件；其它類公文原則上屬選擇性瀏覽范疇。

5.9.5為提高工作效率，在公司“OA辦公系統(tǒng)”進行公文流轉(zhuǎn)時，文件發(fā)起人必須將會簽流程標注在備注欄中，讓所有會簽人清晰明白會簽后下一步直接流轉(zhuǎn)至哪位會簽者，以避免每次文件流回到發(fā)起人，浪費時間和資源。

5.10公文檢查

行政管理部將不定期對有關部門的文件（含郵件發(fā)文）進行檢查，如發(fā)現(xiàn)下列情況的將予以處理或處罰。

5.10.1公司下發(fā)的文件、通知如在保存期內(nèi)發(fā)現(xiàn)遺失現(xiàn)象，每缺少一份文件將處以文件收發(fā)員50元之罰款。

5.10.2隨意擺放保密文件或?qū)⒈Ｃ茑]件公開，經(jīng)查實后將予以責任人每次

100元的處罰，連續(xù)兩次違反者給予降職或開除處理。

5.10.3保密文件如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)缺少頁數(shù)的現(xiàn)象，每缺少1頁對責任人罰款100元。

5.10.4崗位異動人員須將其責任保管的文件及部門、中心郵箱有關資料與交接責任人完全移交后，經(jīng)雙方簽字認可,否則，交接責任人將承擔因此引致的全部責任。

5.10.5發(fā)布類公文如出現(xiàn)格式不符、錯字、別字、標點符號使用明顯不正確或字句表述嚴重不清晰者，對部門或中心負責人給予50元/次處罰。

5.10.6擬文部門未經(jīng)部門或中心簽字批準自行發(fā)文的，對發(fā)文人罰款100元/次。

5.10.7凡違反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之規(guī)定情形的，對發(fā)文人罰款50元/次。

5.10.8為提高公司“OA辦公系統(tǒng)”速度，公文發(fā)起人要及時“結(jié)束”自己公文流轉(zhuǎn)中已批復返回的文件，如在檢查中發(fā)現(xiàn)已批復文件滯留一周以上的，給予文件發(fā)起者50元/次處罰。

5.0 附件舉例

附件一：【通知類標準格式】

附件二：【請示類標準格式】

附件三：【會議紀要標準格式】

附件四：【規(guī)章制度標準格式】

附件五：【外部信函/傳真標準格式】

附件六：【紅頭文件標準格式】

附件七：【PPT文件標準格式】

附件八：【各中心、部門文件編號一覽表】

第三篇：公文管理不規(guī)范

4.公文管理不規(guī)范。公司發(fā)文只有一個文號，未區(qū)分上行文和下行文。

一、文號

根據(jù)整改意見，同時為了提高公司文件和資料的規(guī)范性，我公司在日后發(fā)展中會按文件類別發(fā)不同文號并通知個部門在行文時采用。具體格式如下：

（1）公司文件，如：皖信技發(fā)[201X]X號，用于公司對外行文，對內(nèi)下發(fā)公司的通知，決定等，辦公室擬稿，相關部門或領導審簽，總經(jīng)理簽發(fā)；（2）任命文件，如：皖信技人發(fā)[201X]X號，用于公司的人事任免、員工轉(zhuǎn)正、員工晉升等，人事部擬稿，相關部門或領導審簽，總經(jīng)理簽發(fā)；（3）公司計劃，如：皖信技計發(fā)[201X]X號，用于公司下發(fā)月度，計劃等，辦公室擬稿，業(yè)務部主任，副主任審簽，總經(jīng)理簽發(fā)。

二、上行文和下行文

1、上行文：指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。如請示、報告。其行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文三種。（1）逐級行文

即下級機關僅向具有隸屬關系的上一級機關行文，是上行文最常用的方式。除特殊情況外，下級機關一般僅向其直接上級機關行文，以保持正常的領導與被領導關系。（2）多級行文

即下級機關在必要時，向具有隸屬關系的上一級機關和更高一級的上級機關行文。這種行文方式只在個別特殊情況下，如遇有重大問題時才可使用。

（3）越級行文

即下級機關在非常必要時，越過有隸屬關系的上一級機關，僅向更高級的上級機關行文，越級行文的同時，應將公文同時報給被越過的上級機關。這種方式只能在下列特殊情況下采用： ①由于發(fā)生特殊緊急情況，如嚴重自然災害等，逐級上報會延誤時機，造成更大損失的問題；

②向具有隸屬關系的上一級機關請示多次，長期未能得到解決的問題；

③隸屬下級機關與上級機關之間有爭議而無法解決的問題；

④上級機關交辦的，并指定越級上報的事項； 對上一級機關進行檢舉、揭發(fā)的問題；(6)詢問與請示極個別的、必要的具體問題等。行文標準： 我公司上行文流程：

由需行文的部門擬稿→填寫發(fā)文紙→辦公室主任初審后→再由辦公室交相關領導審閱→最后由總經(jīng)理簽發(fā)→辦公室編寫文號→發(fā)文登記本上登記→打印發(fā)文→歸檔保存

2、下行文：下行文就是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬的下級機關的一種行文，下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。（1）行文標準：（2）我公司下行文流程：

主辦部門擬稿→填寫發(fā)文紙→辦公室核稿→分管領導初審，主要領導簽發(fā)→辦公室印刷，按要求分發(fā)→歸檔保存

第四篇：公司公文管理規(guī)范

文章標題：公司公文管理規(guī)范

根據(jù)山東省辦公廳魯政辦明電[2005]88號《關于規(guī)范向省政府報送公文的通知》和集團公司×××號《印發(fā)和》規(guī)定，為進一步規(guī)范公司公文管理，切實增強公文管理的時效性、正確性和嚴肅性，不斷提高各類公文編制、簽發(fā)的質(zhì)量，便于各類情況信息的及時上傳下達、溝通反饋，減少隨意性，避免因多頭報送、越級報送

等不規(guī)范行為造成工作延誤，文秘部落結(jié)合近期公司公文管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，現(xiàn)就公司公文管理做如下規(guī)定，望各單位認真貫徹執(zhí)行。

一、公司內(nèi)部行文

（一）辦公室自擬公文

1、公司領導和辦公室安排的材料，辦公室承接人為材料編制的第一責任人，負責督辦審核、校對、印制、下發(fā)或上報的全過程。

2、公文初稿形成后，填寫公文發(fā)文稿紙（寫明文件名稱、主題詞、發(fā)文范圍、份數(shù)、擬稿部門、主送、抄送部門等），送交辦公室主任或分管副主任審閱，并簽署核稿意見。

3、公文初稿經(jīng)辦公室主任或分管副主任審核并交擬稿人修改后，呈報公司領導會稿、簽發(fā)。

4、公司領導簽發(fā)后，由秘書組進行登記、編號，送交打印室印制，按規(guī)定印發(fā)或上報、上掛電子平臺、存檔。

5、擬稿人凡不按規(guī)定程序行文，造成的一切后果由擬稿人按辦公室規(guī)定自行承擔責任。

（二）各部門、各單位自擬公文

1、各部門、各單位將打印好的公文初稿送交辦公室，由辦公室承辦人初步審查后，提出修改意見并填寫公文發(fā)文稿紙（同“辦公室自擬公文”第二條），送交辦公室分管負責人審閱及簽署核稿意見。

2、公文初稿經(jīng)辦公室分管副主任審核后，交公文擬稿部門、單位修改，由其簽署擬稿人，公文文稿起草部門、單位為該公文的第一責任人，負責督辦公文審核、校對、印制、下發(fā)或上報的全過程，辦公室承辦人為連帶責任人。

3、擬稿部門、單位將審核、修改后的文稿呈報公司領導會稿、簽發(fā)。

4、公司領導簽發(fā)后，由秘書組進行登記、編號，由擬稿人送交打印室印制并校對，按規(guī)定印發(fā)或上報，辦公室承辦人負責上掛電子平臺、存檔。

5、嚴禁各部門、各單位不經(jīng)辦公室審核直接將公文文稿報送公司領導或其它如多頭報送、越級報送、代擬發(fā)文稿紙、自編公文文號等違規(guī)行為，否則由此引發(fā)的一切后果由本部門、本單位自行承擔責任。

（三）呈報公司領導公文

1、除公司領導明確要求直接報送其本人和確需直接報送的文件外，各部門、各單位一律不得將公文直接報送公司領導特別是主要領導個人，應按程序?qū)M報公司領導審閱或簽發(fā)的公文先報送至公司辦公室，由辦公室呈報公司領導閱示。

2、所報送公文內(nèi)容力求簡潔扼要、準確無誤，所用紙型、字號要符合規(guī)定，附件正確齊全，請示類和情況報告類公文要分開報送，情況報告類公文不得夾帶請示事項。

3、嚴格控制報送公司領導公文的數(shù)量，凡屬本部門、本單位職責范圍的事項和可協(xié)商解決的問題，盡量自行解決，向公司領導報送的請示類公文不能只提問題，還要提出可行性強的參考意見和解決方案。

二、呈報上級部門公文

向集團公司及以上部門、單位報送的各類公文，必須經(jīng)公司主管領導簽發(fā)后方可上報，具體程序參照本管理規(guī)范第一項“公司內(nèi)部行文”規(guī)定執(zhí)行，嚴禁未經(jīng)簽發(fā)私自上報行為，三、公司電子辦公系統(tǒng)行文

（一）公文按規(guī)定程序由公司領導簽發(fā)、印制完畢后，需要在電子辦公系統(tǒng)發(fā)布的，由承辦人通知信息中心辦理。

（二）辦公室信息中心管理人員為公司電子辦公系統(tǒng)的技術(shù)和安全支持責任人，負責電子辦公系統(tǒng)服務器的管理及系統(tǒng)維護，確保服務器安全運轉(zhuǎn)和網(wǎng)絡安全，保證辦公系統(tǒng)使用正常。

（三）嚴禁信息中心管理人員未經(jīng)批準私自將公文上掛辦公平臺或發(fā)生公文漏掛、錯掛等事件，否則由此引發(fā)的一切后果由其按辦公室規(guī)定自行承擔責任。

四、集團公司電子辦公系統(tǒng)公文接收

集團公司辦公系統(tǒng)文件的收發(fā)實行專人負責、值班秘書聯(lián)責制度，接收公文后及時進行打印、登記、轉(zhuǎn)送文書按規(guī)定辦理，及時與集團公司信息中心聯(lián)系，保證辦公系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，堅決杜絕公文漏收、錯收等事件發(fā)生，否則由此引發(fā)的一切后果由責任人按辦公室規(guī)定自行承擔責任。

本公文管理規(guī)范自下發(fā)之日起實行。

二00五年九月二十

《公司公文管理規(guī)范》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司公文管理規(guī)范。

第五篇：公文寫作管理規(guī)范范本

公文寫作管理規(guī)范

一、目 的

為使公司的公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學化，建立規(guī)范、嚴謹、高效的公文處理程序，提高公文處理的效率和公文質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

二、適用范圍

全體員工。

三、職責權(quán)限

1.總經(jīng)辦負責公司公文處理和指導各部門公文處理工作。2.公文起草部門需按照此辦法進行相關行文和呈報。3.行政部負責公司公文的最終歸檔、管理及銷毀工作。

四、內(nèi)容

1.公文種類及適用范圍

公司公文（包括傳真、電子郵件）是公司在公務來往中形成的具有約束力、體式規(guī)范的文書，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題、指導或商洽工作、維持本公司正常運轉(zhuǎn)不可缺少的重要工具。公司公文一經(jīng)發(fā)出，對公司而言即具有相應的法律效力。這種效力表現(xiàn)為要受到公文內(nèi)容的約束。種類主要包括：通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。1.1 通知 1.1.1 定義

是發(fā)布規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)所屬部門的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬部門的公文；傳達要求所屬部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項，任免和聘用人員使用的公文。各部門提交的通知按公司統(tǒng)一制定的模版詳見《通知模版》。1.1.2 種類

可細分為發(fā)布性通知、知照性通知、告知性通知、頒發(fā)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、批示性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、任免性通知、緊急性通知等。1.1.3 適用范圍

通知一般屬于下行文。只有需要同級單位元或不相隸屬單位知道或參與的事項時使用的通知才屬平行文。1.2 通報 1.2.1 定義

是用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況所使用的公文。1.2.2 種類

1.5 批復 1.5.1 定義

是用于批準所屬部門請示重要事項的公文。如不同意則使用“復函”。1.5.2 種類

批復包括指示性批復、決定性批復、解答性批復、表態(tài)性批復、規(guī)定性批復、資助性批復、法律性批復、轉(zhuǎn)發(fā)性批復等。1.5.3 適用范圍

屬于下行文，是專門用來答復下級部門的請示。批復的主送、行文對象就是發(fā)出請示的下級部門。有時也抄送給少數(shù)有關部門。以批復的形式答復的請示事項，一般是比較重要但涉及面不是很廣的事項。如事項意義重大，涉及面廣，可采用通知等其它文種形式進行。1.6 意見 1.6.1 定義

適用于對重要問題提出見解和處理方法。1.6.2 種類

意見可分為直發(fā)性意見、請批性意見、指導性意見、建設性意見、計劃性意見等。1.6.3 適用范圍

可用于上行文、下行文和平行文，既有報請性又有指揮性。其作為上行文，類似于請示，可向上級匯報提出對某個重要問題的見解和處理意見，但其適用范圍沒請示廣泛，只限于對重要問題提出見解和處理辦法。意見作為下行文，類似于指示，可對下級部門布置工作，明確處理問題的辦法。指示只提出原則和要求，具有方向性，而意見提出具體的處理辦法，具有可操作性。

意見的適用主要有三種情況： a.對重要事項提出指導性的見解； b.對一個階段的工作提出原則性要求；

c.對帶有全局性的問題提出處理辦法和政策性措施。1.7 函 1.7.1 定義

是不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題；向無隸屬關系的有關主管部門請求批準事項時使用的文種。答復所屬部門一般審批事項的請示可以用“復函”。1.7.2 種類

a.按性質(zhì)分，分為公函和便函； b.按發(fā)文的目的分，分為發(fā)函和復函；

c.按內(nèi)容分，分為申請函、審批函、答復函、詢問函、告知函、商洽函、催辦函等。1.7.3 適用范圍

3.5 報送上級的檔、送同級部門的函件、下發(fā)所屬部門的重要性文件、轉(zhuǎn)發(fā)文件、專題會議紀要等應以公司的發(fā)文代字行文。

3.6 總經(jīng)辦辦公會應發(fā)相應文頭名稱的會議紀要。

3.7 公司領導主持的專題會議以公司名義發(fā)專題會議紀要；公司領導講話以工作情況通報形式印發(fā)，或以公司新聞形式在“XXX”發(fā)布。3.8 一般會議通知不編正式文號。

3.9 因特殊情況必須越級行文時，應抄送越過的部門。向下級部門的重要行文，可同時抄送直接上級部門。3.10 同級部門、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和下屬部門不得聯(lián)合行文。聯(lián)合行文用主辦部門的發(fā)文字號，發(fā)文部門主辦部門在前，聯(lián)合行文部門均要加蓋公章。3.11 凡對政府及其它上級部門行文，原則由公司報送，所屬部門不得越級直接報送，且不能將下屬部門的請示以轉(zhuǎn)報形式報總經(jīng)辦。

3.12 凡主送總經(jīng)辦的請示、報告，一律用正式檔送交總經(jīng)辦秘書組按公文運轉(zhuǎn)規(guī)定處理。除領導直接交辦或特殊交辦的事項外，不能將報送的檔直接送公司領導個人或其它職能部門。3.13 請示、報告要分開，請示問題應一文一事，不要一文數(shù)事，更不要把請示的問題夾在報告、紀要、簡報等其它文種中。請示的公文應一文一事；一般只寫一個主送部門，對如需同時送其它部門，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級部門；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業(yè)務性較強的公文，在報請上級或主管部門審批的同時，可抄送有關部門。請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話號碼。

3.14 向上級部門行文，常用“請示”、“報告”和“意見”。請求需答復的事項，必須用“請示”；匯報無需上級答復的事項，應用“報告”；回復對一般問題、事情的看法，可以用“意見”。4.公文格式

公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。

4.1 涉及公司商業(yè)秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號；涉及商業(yè)秘密的檔可標明“秘密”。

4.2 緊急檔應根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

4.3 發(fā)文部門標識應由發(fā)文部門全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。4.4 發(fā)文字號應包括企業(yè)代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文，只標明主辦部門發(fā)文字號。4.5 上報的請示，必須有部門領導人確認。

4.6 公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標明公文種類，標題中除法規(guī)性檔使用書名號外，一般不用0標點符號。

4.7 公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。

4.8 除會議紀要、通知外，其它公文須加蓋印章。聯(lián)合上報公文，可由主辦部門加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)公文，聯(lián)合發(fā)文部門都加蓋印章。

5.3 翻印

上級部門標有密級的公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)董辦批準，可以翻印，翻印件同正式檔一樣管理。翻印時，要注明翻印部門、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。6.公文歸檔

6.1 公文辦畢后，應及時將公文定稿、正本和有關材料進行整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。6.2 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理歸檔，其它部門保存復制件或其它形式的公文副本。6.3 在XXX上發(fā)布的公文，由發(fā)布部門先行歸檔保管，再在規(guī)定的時間轉(zhuǎn)交行政部進行統(tǒng)一管理。6.4 具有長期或永久保存價值的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的，必須制成紙質(zhì)檔。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)檔一并歸檔。

6.5 公文復制作為正式檔使用時，應加蓋公司公章鮮章并由復制部門第一負責人簽字確認，視同正式文件妥善保管。7.公文管理

7.1 沒有存查價值和不歸檔的公文，經(jīng)過簽定和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記。7.2 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。7.3 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別登記造冊，并經(jīng)總經(jīng)理批準，可以銷毀。

7.4 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

7.5 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規(guī)定移交行政部。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

五、附則

1.如有員工未經(jīng)許可擅自將公司相關公文泄露給第三方，按違反公司保密協(xié)議相關規(guī)定處理； 2.行文不按此辦法執(zhí)行的，總經(jīng)辦秘書組可不做檔呈送處理，由此導致的工作延誤由公文起草部門自行負責；

3.本辦法由行政部負責解釋，本辦法自頒布之日起生效。

六、附件

1.《會議紀要模版》 2.《通知模版》 3.《請示模版》